PLANEACINDios no te hubiera dado la capacidad de soar sin darte tambin la posibilidad de convertir tus sueos en realidad

Definicin Es determinar los objetivos y elegir los cursos de accin para lograrlos, con base a la investigacin y la elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

Importancia La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a travs de ella se prevn las contingencias y cambios que puede deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

FUNDAMENTOS DE LA IMPORTANCIA1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de recursos.2.- Reduce los niveles de incertidumbre que se puede presentar en el futuro, mas no lo elimina.3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con mayor garanta de xito.

4.- Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades.5.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa.6.- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

7.- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa

PARA QUE SIRVEN LOS PLANES? Para que la organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos.Para que los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos.Para que pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.Ayuda a fijar prioridades

Permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin.Ayuda a tratar los problemas de cambio en el ambiente externo.

FLEXIBILIDADEQUILIBRIOUNIDADCONTINUIDADPRECISIONSENCILLEZREALIDAD COMPARABILIDADPRINCIPIOS

En conclusin, la planeacin es: El proceso de establecer lo que la organizacin quiere lograr en el futuro, por medio de la misin y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, polticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.

PLANEACIONSE OCUPA DE LOS FINES:QUE DEBE HACERSE?

SE OCUPA DE LOS MEDIOS:COMO DEBE HACERSE?

PLANEACIONES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.

PlaneacinDa sentido de direccinFacilita el controlReduce la incertidumbreVisualiza los cambios

La planeacin y el control son inseparables.Los planes establecen los estndares de control.Cualquier control sin planes carece de sentido.

ESTRECHA RELACIN Planeacin y ControlPlaneacinInstrumentacinde los planesControlAccincorrectivaDesviacin

OBJETIVOSFacilitar el control:

Al planear se desarrollan objetivos y por suparte, en la funcin de control secomparar el desempeo real contra losobjetivos.Sin la planeacin no puede haber control.

Reducir la incertidumbre:

Obliga a los administradores a ver hacia elfuturo, anticipar los cambios, considerar suimpacto y desarrollar las respuestasadecuadas.

Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:

Evita que dos personas realicen la mismaactividad y que el proceso para surealizacin sea muy largo, confuso otardado.

Establecer el esfuerzo coordinado:

Cuando todos lo que estn involucradossepan hacia dnde se dirige laorganizacin y qu es lo que debenaportar para lograr los objetivosorganizacionales, pueden empezar acoordinar sus actividades, cooperar unoscon otros y trabajar en equipos.

Tipos de planesPlanes por su mbito de influenciaPlanes por su horizonte temporalPlanes por su especificidadPlanes por su uso de frecuencia

Planes por su mbito de influenciaPlanes estratgicos: buscan lograr las metas generales de la organizacin, colocndola en trminos de su ambiente y afecta a todas las reas funcionales.Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organizacin. Se derivan de los planes estratgicos.

Planes por su horizonte temporalPlanes a corto plazo. Cubren periodo menores a un ao.

Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres aos.

Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres aos.

Planes por especificidadPlanes especficos. Son aquellos que estn claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de accin.

Planes por su uso de frecuenciaPlanes de uso nico.

Planes de uso permanente.

PASOS DE LA PLANEACION Atencin a las Oportunidades ClientesNuestras fortalezasNuestras debilidadesMercadoCompetencia Establecimientos de Objetivos Para la empresa Para los departamentos

Desarrollo de Premisaspara implementarPronsticos Polticas Planes Identificacin de alternativasPara el cumplimientos de los objetivos de la organizacin

Evaluacin de alternativasPara cumplir metas al menor costo y con mayor utilidades.Eleccin de una alternativa Seleccin del curso de accin que se seguir

Formulaciones de Planes de apoyoPara compra de equipoCompra de materiales Contratacin y capacitacin del personal Elaboracin de presupuestosInversiones en bienes de capital Gastos de operaciones para los planes Volumen y precios de venta

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

Respuesta a las preguntas:

Quines somos?A qu nos dedicamos?En qu nos diferenciamos?Por qu y para qu hacemos lo que hacemos?Para quin lo hacemos?Cmo lo hacemos?Qu valores respetamos? La razn de ser de la organizacin MISIN

Debe ser una frmula:

Ambiciosa: Un retoClara: De fcil interpretacinSencilla: para que todos la comprendanCorta, para que se pueda recordar fcilmenteCompartida: Consensuada por las personas de la organizacinLa razn de ser de la organizacin MISIN

Algunas recomendaciones para una sesin de trabajo de elaboracin de la MISIN

Deben participar los mximos responsables de la organizacinTrabajo individual, en grupos y todos juntosAconsejable, un facilitador externoImportante, conseguir que todos participen: Es ms importante la participacin que el debateLo ms importante es recoger los elementos que el grupo considere indispensables. La redaccin vendr despusSe trata de encontrar una frmula sinttica con la que se sientan identificados. Signo de identidad: es el DNIEs mejor no agotar la imaginacin: sesiones cortas y con resultados provisionales

La declaracin de la misin incluye:

Que es lo que hacemos (cul es el negocio)En dnde lo hacemos (cul es el mercado)Para quin lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cmo lo hacemos)

PROPOSITOEl propsito estratgico se enfoca en el ambiente interno de la organizacin e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que sta puede hacer para aprovecharlos.

La misin se deriva del propsito estratgico, se enfoca en el exterior e implica la razn de ser de la organizacin en trminos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

La visin es la orientacin que la alta direccin le da a la empresa; es decir, expresa cmo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.Sin VISIN no hay futuro. Planificar mirando hacia atrs es resignarse a mejorar el pasado.Una accin sin visin...carece de sentido.Una visin sin accin...es un sueo.Una visin con accin... puede cambiar al mundo. (Joel Arthur Barker)VISIN

VISIONDebe cubrir ciertas caractersticas:Ser formuladas por la alta direccin,Conocida y compartida por todos los colaboradores,Sustentarse en los valores de la organizacin, Ser positiva y alentadora y, lo ms importante, Orientar a todos los miembros de la organizacin durante la transicin de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.

Respuesta a las preguntas:

Qu y cmo queremos ser dentro de x aos?En qu nos queremos convertir?Para quin trabajaremos?En qu nos diferenciaremos?Qu valores respetaremos? Es el futuro de la organizacin dentro de X aos (concretos)VISINcompartida

Debe ser una frmula:

Con visin de futuro, no de mejorar el pasadoCoherente con la MISINAmbiciosa: Un reto, pero realista, viableClara: De fcil interpretacinSencilla: para que todos la comprendanAtractiva: para provocar ilusinCompartida: Consensuada por las personas de la organizacinEs el futuro de la organizacin dentro de X aos (concretos)VISINcompartida

Algunas recomendaciones para una sesin de trabajo de elaboracin de la VISIN

Grupo de personas implicadas: mximo 20 Trabajo individual, en grupos y todos juntosAconsejable, un facilitador externoImportante, conseguir que todos participen: Es ms importante la participacin que el debateEs necesario no distraerse en el pasado, sino mirar al futuroSi se detectan barreras (dudas, indefiniciones, problemas...) hay que identificarlas, dibujar los escenarios posibles y decidir.La transformacin de la VISIN en realidad implica revisar la forma de hacer las cosas, la estructura organizativa y la estrategia

VISIN Compartida

PREMISASLas premisas de planeacin son las condiciones previstas en que operan los planes.Esto incluye supuestos o pronsticos sobre las condiciones futuras que afectarn la operacin de los planes.

PREMISASLa tcnica ms conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:fortalezas,oportunidades,debilidades yamenazas.Esto es parte del anlisis del ambiente interno y externo de la organizacin.

METASMetas: Son generales y expresan deseos que la alta direccin busca satisfacer.Son fines a los que se quiere llegar.Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo.Surgen de los objetivos.Las metas se fijan basados en el desempeo pasado con adaptacin de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.

OBJETIVOSObjetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).Los objetivos son el fin determinado.Son los que permiten alcanzar metas. Constituyen el plan bsico de la empresa.

ESTRATEGIASLa estrategia es la determinacin del propsito, misin y objetivos bsicos a largo plazo de una empresa, as como la adopcin de cursos de accin y de los recursos necesarios para cumplirla.Es una gua de accin para la organizacin y todos sus miembros.

TCTICASLa tctica es un esquema especfico de empleo de recursos dentro de una estructura general. Por lo tanto, la planificacin tctica esta constitua por el conjunto de acciones especficamente desarrollados por los mandos intermedios en el corto y mediano plazo y que bsicamente deben concentrarse en los siguientes aspectos: El empleo de lo recursos empresariales disponibles para alcanzar los objetivos propuestosLa determinacin de actividades concretas y limitacin de atribuciones en el mbito operativoDeterminacin de los responsables a corto y mediano plazo

REGLASReglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.Son normas que dictan la accin o la abstraccin y no permiten la excepcin o la eleccin personal.Ejemplo: No fumar.

POLTICASPolticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.La esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Pueden ser escritas o verbales.Ejemplo: poltica salarial.

PROCEDIMIENTOSLos procedimientos establecen mtodos para el manejo de actividades cotidianas.A diferencia de las polticas que son guas de accin y no de pensamiento.Son los planes que establecen un mtodo o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.Pueden definirse como series cronolgicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

PROGRAMASLos programas son: un conjunto de actividades interrelacionadas y cronolgicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quines las van a realizar y cundo van a terminarse.

PROGRAMASTcnicamente los programas se dira que son el conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de accin, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.

PRESUPUESTOSUn presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realizacin de una actividad o un proyecto. Son una expresiones en trminos numricos.Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarn. Constituyen medios de control.

PRESUPUESTOSExisten varios tipos de presupuestos:Presupuesto de operacin: Es el ms importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organizacin, as como las utilidades resultantes de la operacin de la empresa.Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operacin de cada una de las reas funcionales de la empresa.

PRESUPUESTOSPresupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operacin normal de la empresa.Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizndose cada ao.

PRONOSTICOSLos pronsticos son conjeturas sobre una situacin futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos ; es una opinin sobre lo que puede suceder.

Conjetura: es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones.

PresupuestosProgramasProcedimientosReglas y polticasEstrategiasObjetivos y metasPremisasVisinPropsitoy misin

***