La planificación de la comunicación de una actividad

“Jornadas de puertas abiertas 2013 de la UGC del DCCU del D.S. Sur de Córdoba. Sevicio Andaluz de Salud (SAS)”                                            

 -Trabajo final al curso de “Dirección de la Comunicación en las

Organizaciones” de la Escuela Andaluza de Salud Pública (EASP) 2013. -Antonio J. Valenzuela Rodríguez. Enfermero DCCU (Responsable de Relaciones con la Ciudadanía). UCCU/EM de la ZBS de Baena. UGC DCCU D.S. Sur de Córdoba (SAS).

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Introducción

La metodología desarrollada para la elaboración de un plan de comunicación se puede aplicar a cualquier acción, con independencia de su envergadura, pues muestra el proceso de planificación que es necesario seguir para organizar cualquier actividad de este tipo:

El pasado 7 de Octubre de 2013, se llevó a cabo reunión de Coordinación del DCCU en Distrito Sanitario Sur de Córdoba.

En lo que respecta al grupo de relaciones con la ciudadanía (rrcc), uno de los temas abordados fue el de la Jornada de Puertas Abiertas del DCCU para este año 2013.

El planteamiento final fue el de unas directrices conjuntas para todas UCCUS-EM y la realización de esta actividad de comunicación el mismo día y alrededor del mismo tema y/o motivo.

Los datos de partida para la planificación de esta actividad de comunicación son los siguientes:

• Entidad responsable de la comunicación: Grupo de rrcc del DCCU del D.S. Sur de Córdoba.

• Responsable de la comunicación: Dirección del DCCU, responsable del grupo de rrcc y responsables de relaciones con la ciudadanía de cada UCCU/EM del DCCU.

• Objeto de la planificación de la comunicación: Difusión del Código Ictus: “Identificación de un ICTUS por la población” y “Fomento de prácticas de vida saludable”.

• Presupuesto: Ninguno (…).

• Recursos internos: Profesionales del DCCU y resto de personal de cada una de las ZBS donde se ubican UCCU/EM. Recursos materiales del propio DCCU y Distrito Sur de Córdoba, así como solicitud de espacios y soporte a corporaciones locales y/o colectivos sociales/vecinales.

• Horizonte temporal: Un mes. La Jornada de puertas abiertas se celebrará el 25 de Noviembre.

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• Ámbito geográfico de actuación: Al menos en todas las localidades donde existe un Equipo Móvil perteneciente a una de las UCCU del DCCU del Distrito Sanitario Sur de Córdoba. Por extensión, zona de influencia y convocatoria/invitación a toda el Area de Gestión Sanitaria Sur de Córdoba:

1.Análisis del entorno

Debilidades y amenazas

-Implicación de los profesionales inadecuada.

-Baja respuesta/colaboración social, institucional y de medios.

Fortalezas y oportunidades

-Experiencia en convocatorias anteriores similares.

-Promoción de hábitos saludables.

-Definición del papel del primer interviniente lego en la Cadena de Supervivencia ante el ICTUS.

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2.Objetivos

Principales Secundarios

-Difusión del Código ICTUS entre los profesionales y población en general.

-Promoción de hábitos saludables.

-Conocimiento del Algoritmo de funcionamiento y activación y recursos del DCCU.

-Prevención.

-¿Qué es un ICTUS?.

-Primeros Auxilios ante un ICTUS.

-Papel y activación de la Cadena de Supervivencia para el ICTUS.

3.Públicos objetivo

Principal Secundarios

-Población con factores de riesgo.

-Profesionales sanitarios y no sanitarios.

-Cuidadoras/cuidadores: (informales y profesionales).

-Población en general.

-Medios de comunicación locales y comarcales.

-Colectivos asociativos y vecinales, voluntariado, personal de centros socio-sanitarios, etc.

4. Mensaje

Principal

El tiempo es crucial para tratar el ictus. Sin embargo, muchos retrasos en el diagnóstico y tratamiento podrían evitarse si los familiares o testigos supieran reconocer cuándo una persona sufre un accidente cerebrovascular agudo. Una reciente experiencia ha permitido constatar que cualquiera sin conocimientos médicos sería capaz de identificar a alguien que está sufriendo un ictus aplicándole una sencilla y rápida prueba. Basta comprobar si puede sonreír, levantar ambos brazos y mantenerlos erguidos, y pronunciar coherentemente una frase sencilla. Todo en menos de un minuto.

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5. Estrategia

La estrategia de comunicación de la Jornada estará basada en una política directa y activa con los medios de comunicación, para facilitar su acceso a la información, y en la apertura de canales para el contacto directo con el resto de “público objetivo”, siendo informada en todo momento la Delegación de Salud de la Junta de Andalucía en Córdoba.

Tono y lenguaje Canales

Se adaptara el tono y lenguaje a cada público y canal.

Los canales seleccionados serán directos, y de carácter local y comarcal.

6. Acciones de comunicación

Publico principal

Público secundario

Medios

Comunic.

Dirección de Comunicación DCCU

1. Comunicación estratégica

Definición del plan X

Seguimiento/control X

Evaluación posterior. X

2. Comunicación institucional

2.1 Comunicación corporativa

Diseño de materiales y contenidos

-Trípticos

-Presentación

X

X

Diseño de creatividades post. Jornada (Talleres)

X

X

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2.2 Comunicación externa

Marketing directo.

-Envío masivo de e-mails.

X

X

Relaciones públicas/Protocolo

-Actividades de dinamización

X

X

3. Relación con los medios

Nota de prensa X

Convocatoria medios X

Entrega de dossier informativo/entrevista previa Jornada.

X

4. Atención ciudadana

4.1 Internet

-Inserción de información en web corporativa AGS:

http://www.hospitalinfantamargarita.es/dccu/index.php

-Rrss: Youtube, Face Book, Twitter (@Jornada_DCCU).

-Creación de Blog:

http://jornadadccu.blogspot.com.es/

X

X

X

X

X X

X

5. Comunicación interna

Reuniones de seguimiento y coordinación con Dirección DCCU, Grupo rrcc y responsables de este.

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7.Cronograma

Año 2013

Mes 11

Día L4 X6 V8 L11 X13 V15 L18 X20 V22 L25

Acciones

Elaboración/Gestión x x x x x x x x x x

Coordinación Interna x x x x x x x x x x

Diseños, producción y

montaje de materiales x x x x

Nota de prensa x

Convocatoria de prensa x

Inclusión de información

en página web corporativa x x

-Invitaciones (perfiles sociales)

-Viralización en rrss x x x x x

Actividades de dinamización x

8. Presupuesto

€ %

Comunicación Institucional (Diseño,

materiales y act. de dinamización)

0€

100%

Total General 0€ 100%

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2.Objetivos 9.Control y seguimiento

Principales Indicadores de

Realización física

Indicadores de

impacto

-Difusión del Código ICTUS entre los profesionales y población en general.

-Promoción de hábitos saludables.

-Conocimiento del Algoritmo de funcionamiento y activación del DCCU.

-Elaboración de una nota de prensa y convocatoria a los medios.

-Reparto de folletos y cartelería.

-Creación de tres perfiles sociales.

-Elaboración de folletos.

-300 visitas a web corporativa.

-100 impactos a través de redes sociales (RT, “Me gusta”. etc.).

-Repercusión en 10 medios (radio, TV y prensa).

-Cuantificación de asistencia a Jornada (Asociaciones, particulares, profesionales, etc.).

Indicadores de realización presupuestaria (en caso de contar con algún presupuesto -¿Trípticos?-).

Secundarios

-Prevención.

-¿Qué es un ICTUS?.

-Primeros Auxilios ante un ICTUS.

-Papel y activación de la Cadena de Supervivencia para el ICTUS.

-Realización de talleres planteados de forma personalizada a distintos centros, colectivos y/o asociaciones.

9. Control y seguimiento- Mapa de responsables

-Delegación de Salud de la Junta de Andalucía en Córdoba, Dirección de la UGC DCCU, Responsable de Grupo rrcc, responsable de Calidad y responsables rrcc de

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cada UCCU/EM.

10. Evaluación

-Análisis de los resultados de los indicadores.

Conclusiones

Para lograr una comunicación efectiva y estratégica, debemos definir un plan de comunicación que permita difundir y comunicar los mensajes de la institución, un determinado proyecto o una acción concreta.

En la elaboración del plan debemos conocer el entorno, la cultura corporativa, el programa de actuación político vinculado a la institución y toda la información de interés que ayude a definir un mapa de situación previo al propio diseño del plan. Este análisis variará en profundidad según la envergadura de la planificación de comunicación que se va a desarrollar.

En la definición del plan de comunicación debemos responder a una serie de preguntas: ¿cuáles son los objetivos que queremos conseguir con la elaboración del plan?, ¿a qué públicos objetivo dirigiremos nuestra comunicación?, ¿qué mensaje definiremos?, ¿cuál será la estrategia que se va a desarrollar? y, sobre todo, ¿qué acciones en concreto vamos a llevar a cabo?

Este diseño y desarrollo estará determinado por el límite presupuestario y el calendario que se fije para desarrollar la labor comunicativa. Antes de dar por concluida la elaboración del plan deberá marcarse una serie de hitos o indicadores que permita realizar una tarea de control y seguimiento del cumplimiento del plan. Esta información posibilitará realizar una evaluación y análisis posterior de los resultados, que concluirá con el grado de efectividad del plan desarrollado y servirá de base para futuras actuaciones en comunicación.

En resumen, debemos entender la comunicación institucional como una herramienta al servicio de la consecución de los objetivos marcados por la entidad, así como de la comunicación de sus actividades. El plan de comunicación es un instrumento metodológico que permite responder a la pregunta ¿cómo solucionar eficazmente la necesidad de comunicar de las Administraciones?, ya sea de una institución pública, de un proyecto o de un acto concreto.

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Bibliografía y fuentes consultadas

-Evaluación y Calidad. Gobierno de Navarra. ¿Cómo planificar la comunicación desde una institución pública?. Metodología para el diseño de planes de comunicación. Diciembre 2011. Disponible en:

http://www.navarra.es/home_es/Actualidad/Sala+de+prensa/Noticias/2012/03/30/Guia+Plan+Comunicacion+del+INAP.htm

-Publicaciones del Servicio Andaluz de Salud. Prevención, identificación y actuación en el ICTUS. Tiempo es cerebro. Llama al 061. 2011. Disponible en:

http://www.juntadeandalucia.es/servicioandaluzdesalud/publicaciones/listadodeterminado.asp?idp=499

-¿Qué es un ictus? Factores de riesgo para padecer un ictus | Estimulación Cognitiva [Internet]. [citado 19 de octubre de 2013]. Recuperado a partir de: http://www.estimulacion-cognitiva.com/2012/11/12/%C2%BFque-es-un-ictus-factores-de-riesgo-para-padecer-un-ictus/

-Iván Giménez. Ejemplo de plan de comunicación de crisis 2.0 [Internet]. 2012 [citado 19 de octubre de 2013]. Recuperado a partir de: http://www.slideshare.net/IvnGimnez/ejemplo-de-plan-de-comunicacin-de-crisis-20

-Guía práctica para el uso de redes sociales en organizaciones sanitarias [Internet]. [citado 19 de octubre de 2013]. Recuperado a partir de: http://www.ticbiomed.net/index.php?option=com_content&view=article&id=193:guia-practica-para-el-uso-de-redes-sociales-en-organizaciones-sanitarias&catid=2:catnoticiasultimas&Itemid=4

-Hernández Rodríguez, Ana J. (2002): Planificar la comunicación. Revista Latina de Comunicación Social, 48. [Internet]. [citado 19 de octubre de 2013]. Recuperado a partir de:

http://www.ull.es/publicaciones/latina/2002/latina48marzo/4812ajhernandez.htm

-Ictus tratamientos, síntomas e información en Dmedicina [Internet]. [citado 19 de octubre de 2013]. Recuperado a partir de:

http://www.dmedicina.com/enfermedades/neurologicas/ictus-2

-Sociedad Española de Neurología - Inicio [Internet]. [citado 19 de octubre de 2013]. Recuperado a partir de: http://www.sen.es/

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Material diseñado y recursos institucionales: Alojamiento Presentación (ppt): http://www.slideshare.net/KNIK67/presentacion-ictus-27308206

Web Corporativa del Area Hospitalaria Sur de Córdoba con alojamiento del DCCU:

http://www.hospitalinfantamargarita.es/dccu/index.php

Dirección en Twitter de las Jornadas: @Jornada_DCCU

Tríptico informativo Prevención, identificación y actuación en el ICTUS. Tiempo es cerebro. Llama al 061. Alojado en:

http://www.juntadeandalucia.es/servicioandaluzdesalud/library/plantillas/externa.asp?pag=../../publicaciones/datos/499/pdf/Como%20reconocemos%20un%20ICTUS.pdf

Vídeo informativo/divulgativo avalado por la Sociedad Española de Neurología alojado en youtube:

http://www.youtube.com/watch?v=mKyiDhpld-I

Blog dedicado a la difusión de las jornadas, contenidos y material. Alojado en Blogger: http://jornadadccu.blogspot.com.es/

Página en FaceBook: https://www.facebook.com/JornadaDCCU

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