Gestión de Reuniones

Ilia E. López Jiménez, PhD

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REUNIONES

La reunión es una técnica que permiteque personas con objetivos comunesintercambien información y lleguen acompromisos colectivos para

conseguirlas metas fijadas.

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TIPOS DE REUNIONES

Ascendente

Descendente

Discusión/Negociación

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TIPOS DE REUNIONES

Recoge información de los asistentes

Aporta la función del moderador como entrevistador y mediador

Presta mayor importancia a las cuestiones planteadas

Pretende transmitir información a los asistentes.

Destaca la función pasiva de la escucha.

Presta más importancia a la habilidad del director para responder a las preguntas

ASCENDENTE DESCENDENTE

TIPOS DE REUNIONES

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Discusión

Negociación

•Analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos.

•Todos los participantes tienen voz y voto.

Objetivo:

•Elección del objetivo y de los participantes (5-10)

•Selección de estrategias

Preparación:

•Acogida, presentación del tema

•Desarrollo del orden del día, cierre

Etapas:

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Características de las reuniones productivas

comunicación bidireccional – descendente y ascendente

discusión dialogante – espacio para la discusión dentro de un grupo

espíritu de grupo – red de interacción grupal

intervención constructiva y empática

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Estrategias para las reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo tienen por finalidad la adopción de decisiones basadas en la solución de problemas

La aplicación de métodos de análisis y síntesis permite que las reuniones sean participativas, productivas y gratificantes.

La estrategia empleada permite la comunicación bidireccional, ascendente y descendente.

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Estrategia de análisis:El método analíticoSe estudian los hechos y

fenómenos separando sus elementos constitutivos para determinar su importancia, la

relación entre ellos, cómo están organizados y cómo funcionan sus

elementos.Este método implica el análisis (del

griego análisis, que significa descomposición), esto es la

separación de un todo en sus partes o en sus elementos

constitutivos.

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Continuación: Método Analítico

Se distinguen cinco fases o

momentos del

proceso de toma

de decisione

s en la realizació

n de reuniones

de trabajo:

•Definición del problema o asunto

•Análisis del problema o asunto

•Elaboración de soluciones

•Toma de decisiones: selección de una solución

•Programa de acción

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Definición del problema

Cuál es el problema o

asunto

Cuáles son los datos que lo configuran

Cuáles son los aspectos o elementos principales

Cuáles son las

relaciones entre los

diferentes aspectos

Qué se ha dicho acerca del problema

o asunto

Qué conexiones

pueden establecerse

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Análisis del problema

Antecedentes [origen]

Causas y efectos

Comparación y contraste

Juicios y prejuicios

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Análisis de soluciones posibles:cuáles son las posibilidades

Crear un abanico de soluciones y alternativas: qué se pretende para qué y para quién, qué consecuencias

Generar una lista de alternativas: cuáles son los

factores relevantes para cada alternativa (recursos, tecnología, diversidad

cultural y social)

Realizar análisis del trinomio: riesgo, envergadura y costo

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Análisis y síntesis en la toma de decisiones

El juicio analítico implica la descomposición del fenómeno, en sus partes constitutivas. Es una operación mental por la que se divide la representación totalizadora de un fenómeno en sus partes. 

El juicio sintético, por lo contrario, consiste en unir sistemáticamente los elementos heterogéneos de un fenómeno con el fin de reencontrar la individualidad de la cosa observada. Implica la síntesis (del griego synthesis, que significa reunión), esto es, unión de elementos para formar un todo.

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El método sintético aplicado a la toma de decisiones

Reúne las partes que se separaron en el

análisis para formar un todo

Se trabaja con los elementos para

combinarlos de tal forma que constituyan

un esquema o estructura que antes no

estaba presente con claridad

Se toman decisiones, se selecciona una

solución

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Toma de decisionesForm

as para

tomar decisiones

•Unanimidad - consentimiento general

•Votación•Consenso•Vía

intermedia – aplazamiento

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Programa de acción

Qué hacer

Objetivos que se quieren

alcanzar: corto plazo, largo plazo

Tareas Metodología

Calendario de trabajo – tiempo que

toma realizar las

tareas

Quiénes serán los

responsables

Recursos: financieros, humanos, materiales

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Bibliografía Ander-Egg, E. Cómo hacer reuniones productivas y

gratificantes, Capítulo 4. Cómo hacer reuniones eficaces. (2002). Argentina: editorial Magisterio del Río de la Plata.

Guzman Merced, R. M. (s.f.) Método Analítico. Tres Etapas: Cinco Fases.

Ruíz Limón, R. El método analítico [7.2]. Historia y evolución del pensamiento científico. Biblioteca virtual de Derecho, Economía y Ciencias Sociales. Recuperado en octubre de 2009, de: http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.1.htm

Toro Ventura, G. (s.f.) Métodos de enseñanza: Herramientas de aprendizaje. [En línea, Power Point]. Recuperado en octubre de 2009, de: http://www.pucpr.edu/vpaa/oficina_revision_curricular/Documentos/herramientas_de_aprendizaje.pdf