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Indice

Consignas 1

Nombre y síntesis del evento 4

Justificación de idea general 4

Objetivo general y específicos 5

Publico objetivo 6

Sede 6

Descripción de la ambientación 7

Layout 8

Catering 11

Actividades 11

Timming 12

Recursos 14

Presupuesto 14

Organigrama 15

Vestimenta 15

Comunicación 17

Gacetilla de prensa 22

Sponsors 23

Evaluación 24

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Partes que no pueden faltar en el Trabajo Práctico Final: Tener en consideración que la

propuesta no debe armarse bajo la modalidad de trabajo académico, sino como

presentación formal para entregar al cliente. Deben posicionarse como Organizadores

Profesionales de Eventos (OPE) y presentar la propuesta de manera profesional.

Deben entregarlos también en versión digital.

1. Presentación y descripción integral del evento a realizar:

a- Nombre y síntesis del evento.

b- Describir y justificar la idea principal y concepto general del evento.

c- Determinar objetivo general y objetivos específicos del evento.

d- Público objetivo del evento.

e- Sede, fecha y horario en el que se desarrollará el evento.

f- Descripción de la ambientación.

g- Layout o disposición de los elementos durante el evento.

h- Descripción del Catering.

i- Descripción de las actividades que se llevarán a cabo durante el evento.

j- Timing del evento.

k- Descripción de Proveedores y Recursos Humanos que se necesitarán.

l- Presupuestos de proveedores y presupuesto final.

m- Organigrama o comisiones de trabajo.

n- Todo dato o material que pueda sumar a la propuesta. (descripción de la

fundación u hogar que ayudarán, descripción del show: musical, baile o circo,

fotos, videos, obsequio, souvenirs, vestimenta, señal ética, etc)

2. Comunicación:

a- Describir y justificar los canales de comunicación que se utilizarán.

b- Flyers , afiches y/o invitaciones. Acreditaciones.

c- Gacetilla de Prensa que se enviará a los medios para difundir el evento.

d- Personalidades asociadas // conductores o presentadores del evento. (si es

que se contará con la presencia de alguna personalidad reconocida)

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3. Sponsors

a- Descripción de sponsors.

b- Propuestas de sponsoreo ( detallar lo solicitado y lo ofrecido a cada sponsor)

4. Evaluación: Realizar una evaluación y conclusión del proceso de creación del

evento.Agregar luego la evaluación final del evento en sí: encuesta,

comentarios, etc.

5. Presentación de carpeta para entregar al jurado externo

a- La carpeta debe ser original y creativa. (es lo que más evaluara el jurado)

b- Resumen ejecutivo, también con creatividad (Integrantes del equipo de

trabajo, Descripción de la idea y conceptos principales, objetivo general y

objetivos específicos, Sede, fecha y horario; descripción de la ambientación y

layout, catering, actividades y Timing del evento; descripción de la fundación

u hogar que ayudarán, descripción del show: musical, baile o circo; canales

de comunicación utilizados; fyers , afiches y/o invitaciones, gacetilla de

Prensa enviada, personalidades asociadas // conductores o presentadores

del evento; descripción de sponsors, propuestas de sponsoreo enviadas).

c- Presentación en formato Digital: deberán presentar un CD con esta

información. Aquí pueden agregar fotos y videos de los shows que se

desarrollarán durante el evento. También pueden agregar las notas de

prensa logradas.

6. Puesta en marcha del evento (armado, desarrollo y d esarme).

Criterios para la evaluación:

• Presentación en tiempo y forma de la propuesta.

• Trabajo en equipo.

• Dedicación y preparación del proyecto.

• Desenvolvimiento de los alumnos antes, durante y después del evento.

• Compromiso con el Proyecto.

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Requisitos de entrega

• Deben entregarse en hoja A4, impreso, anillado, con carátula y rótulo según las

normas de presentación de la Facultad, con índice, cuerpo principal y conclusión

del grupo. Anexo.

• Tipografía: Arial: cuerpo 11. Interlineado: 1,5.

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1-

a) El evento a realizar intenta recrear un recorrido de la música a través del

tiempo, mostrando lo esencial de cada época, desde los años 20 hasta el

2000.

En este espacio, se intentará guiar al público por distintos momentos de la

música con las diferentes actividades a realizar. La ambientación irá de

acuerdo al tema o década que se presente en las distintas actividades.

El evento se llama “La rockola del tiempo”. Lleva este título haciendo

referencia a las máquinas que antiguamente se utilizaban para reproducir

música.

Con el logo, se busca captar todo el concepto del evento, utilizando

diferentes tipografías típicas que nos remontan a distintas épocas del

tiempo. Además la imagen del reloj antiguo representa simbólicamente lo

que quiere comunicar el evento.

b) El concepto del evento que se propone, pretende generar un ambiente y

un clima de memoria a diferentes épocas para que el público objetivo

pueda interactuar con las diferentes actividades a lo largo del evento,

sintiéndose identificado y recordando los temas que se en las distintas

épocas a inmortalizar.

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Se plantea esta idea ya que todas las participantes de este grupo nos

encontramos interesadas en la cultura musical y temas que la competen.

Además, intentando ensamblar los recursos que teníamos a nuestro

alcance, surgió la idea de este tiempo y nos motivo a todas a seguir

adelante y llevarla a cabo.

c) Objetivo general:

- Recordar y promover la música y géneros musicales de distintas

épocas del tiempo, mediante un recorrido de la música, con el fin de

generar un sentimiento de recuerdo en el público participante.

Objetivos específicos:

- Generar emociones en el público al recordar música de distintas

épocas.

- Promoverla cultura y el conocimiento musical a través de las

actividades a realizar en el evento.

- Entretener al público con un musical representando los cambios de la

música.

- Aprender sobre la historia de la música a través de las distintas

acitivades.

- Proporcionar al público un repertorio musical de distintas épocas.

- Crear un espacio de entretención y participación a través de los shows

a presentar y el karaoke.

- Convertir del evento un espacio de espectáculo musical.

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d) El público objetivo del evento intenta englobar a aquellas personas de

entre 20 y 60 años, de ambos sexos, extrovertidos, que disfrutan de la

música y de compartir con amigos, recordando la musica de distintas

épocas del tiempo.

e) El evento a realizar para la semana de Eventos Jóvenes, se hará el día

Martes 19 de Noviembre a las 19:00 hs. en “Casa Muñecas” un salón

ubicado en Muñecas 844.

El salón “Casa Muñecas” es un espacio destinado a fiestas, de cualquier

tipo, privadas e informales.

Ofrece la comodidad de un bar y la privacidad de un salón de fiestas,

también brindan un combo de servicios, dependiendo del precio que se

pague.

Por otro lado, el precio no es elevado, detalle importante a la hora de

resolver la sede ya que contamos con un presupuesto acotado. Gracias a

los eventos pasados que nos sirvieron de experiencia, logramos negociar

un precio medio con una gran cantidad de servicios incluidos.

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Imágenes del lugar:

f) El espacio donde se llevará a cabo el evento estará ambientado acorde a

la temática de la música en el transcurso del tiempo. Se decorará la sede

con imágenes y discos representativos de cada década que se mostrará

en escena. Se presentará en pantalla una serie de fotos y

videosmusicales que se destacaron durante los años. El local también

contará con luces y equipos de sonido de alta calidad con el fin de brindar

un excelente ambiente para los invitados.

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g) La sede seleccionada, Casa muñecas, es un salón que cuenta con tres

espacios definidos: el salón principal (conbarra), segundo piso, terraza.

Por este motivo, presentaremos los lugares y ubicaremos el evento de la

siguiente manera:

Lo que se ve en la imagen es la parte principal del salón, el cual muestra

la distribución de los objetos de la misma manera que se encontraran el

día del evento.

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Los livings que se necesitan se ubicarán alrededor del salón, dejando una

pista para el momento del show, ya que arriba de ese espacio se

encuentran las maquinas de iluminación, lo cualestá controlado desde la

cabina.

Por otro lado, como se ve en la imagen se encuentra la pantalla, donde

durante todo el evento se mostraran videos de distintas épocas.

La siguiente imagen presenta el salón principal, anteriormente

mencionado, desde otra perspectiva, donde se puede apreciar la parte de

arriba y de atrás, donde seguimos con la línea de los livings a los bordes

del salón, dejando un lugar por si los invitados quieren permanecer de

pie.

Por otro lado, la imagen nos permite ver la escalera por donde

descenderán los bailarines al momento del show.

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La parte de arriba,al ser muy pequeña, se la reservará para los miembros

del show musical, donde podrán prepararse y comer algo antes y durante

el evento.

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La terraza se dejará exclusivamente para usarla como depósito por las

organizadoras.

h) El catering que se propone para el evento es muy descontracturado,

siguiendo los lineamientos del evento en sí.

Por ello se propone comida fingerfood, ya que muchos asistentes

permanecerán de pie y muchos otros podrán contar con la comodidad de

los livings en caso de querer estar sentados.

Se servirán, sándwiches (diferentes tipos), arrollados, al mismo tiempo se

orfecerán bebidas, tales como gaseosas, agua o cerveza.

i) El evento iniciará con la llegada de los invitados. Cuando se considere y

se cumpla el tiempo determinado se procederá al acto inicial, el cual

comienza con una cantante, quien hará un recorrido por la música

argentina.

Finalizado el repertorio de canciones, se seguira con el show de comedia

musical a través de los años, el cual nos remontará a distintas épocas,

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con una extensión de entre 7 y 10 minutos cada una, entre medio de las

cuales se realizarán cortes (tres) donde se servirá el servicio de catering.

Cabe aclarar que durante los cortes, y la llegada de los invitados se verán

en pantalla los videos y se escucharán temas que nos remontarán a

distintas emociones.

Luego de la comedia musical, el evento finalizará con un karaoke, en el

cual invitaremos a todos los participantes a formar parte del evento y

divertirse.

j) Timing del evento: (pre evento)

Horarios Actividades Complemento 17:30 hrs Llegada organizadores

17:40 hrs Prueba de videos y sonido

17:45 hrs Prueba de luces

17:50 hrs Ambientación y acomodo de livings

18:00 hrs Segunda prueba de video y sonido

18:00 hrs de detalles de ambientación

18:10 hrs Arreglo de catering y bebidas

18:20 hrs Finalización de ambientación

18:30 hrs Llegada de cantante y miembros de comedia musical

18:40 hrs Puesta de sonido y videos

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Horarios Actividades Complemento 19:00 hs Llegada de invitados Videos y música en

pantalla

19:20 hs Show de apertura Logo del evento en pantalla

19:45 hs Show musical Años de las épocas a representar en pantalla

19:55 hs Servicio de catering Videos y música en pantalla

20:10 hs Segunda parte show musical

Años de las épocas a representar en pantalla

20:20 hs Servicio de catering Videos y música en pantalla

20:30 hs Tercer parte del show Años de las épocas a representar en pantalla

20:45 hs Karaoke Pantalla con video y música

21:00 hs Cierre del evento. Agradecimiento en pantalla

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k) Para el evento que se intenta llevar a cabo se necesitarán distintos tipos

de proveedores y recursos humanos, tales como:

RECURSOS HUMANOS ENCARGADO

Artistas Candela

Coordinador general Candela

Productor Pia

Encargado de finanzas Delfina

Limpieza Delfina, Consuelo, Estefania, Victoria, Pia y Candela

Montaje Victoria, Consuelo, Pia

Diseño Estefania y Consuelo

RECURSOS TECNICOS MATERIALES ENCARGADO

Sede Candela

Sistema Iluminación

Adaptadores Consuelo

Reflectores Candela

Sistema Sonido

Micrófono Delfina

Amplificador Victoria

Catering Consuelo y Victoria

Material Invitaciones

Materiales ambientación Victoria, Delfina, Consuelo, Pía, Candela y Estefania

Discos Pia y Delfina

Fotografías Pia

l) Presupuesto:

Para la realización del evento se cuenta con un presupuesto actual de

$4.800, los cuales se justificarán en los siguientes gastos:

Recursos Precio Salón $2600 Administrador de sonido $300 Cantante $200 Comedia musical $1000

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Gráfica $150, 50 Bebidas $113 Comida $387 TOTAL $4750, 50

Importante: algunos de los gastos contemplados en el presupuesto son

estipulados.

Se estima dejar un total de $50 para gastos accesorio.

m)

m) E

n

c

u

n)

M

n

n) En cuanto a la vestimenta será representado diferentes épocas, como los

años veinte, con perlas y flecos. Luego estarán los años cincuenta con

pantalón tiro alto y camisa de jean; los años sesenta con faldas tiro alto u

otra opción para esta época será el estilo “hippie”; los años setenta con

pantalones ofxord y remeras de colores; y por último los años noventa

con jeans desgastados y camisas estilo escocesas.

RESPOSABILIDADES ENCARGADO

Reclutar y contacto con artistas Candela

Pago de proveedores Delfina

Limpieza del lugar Delfina, consuelo, Estefanía, Victoria, Pía y

Candela

Montaje decoración Delfina, consuelo, Estefanía, Victoria, Pía y

Candela

Montaje sonido e iluminación Consuelo, Candela

Catering Pia, Victoria, Consuelo

Recibir artistas Estefania

Recibir invitados Pia, Delfina, Victoria

Coordinación con encargado de sede Candela

Coordinación show Pia, Estefania

Coordinación servicio de catering Consuelo, Victoria

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Ejemplos de vestimenta:

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2.

a. En cuanto a la comunicación que se hará para informar al público sobre el

evento, se utilizarán recursos on-line. Uno de estos es un evento creado en

Facebook, ya que es una red social la cual aumenta cada día más y la gente

está permanentemente en conexión, tiene llegada rápida y fácil ante el

público objetivo, ellos también podrán confirmar su asistencia al evento por la

misma. En el evento creado en dicha red social, los invitados también podrán

recurrir a la información necesaria para saber sobre qué es el evento, dónde

y cuándo.

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Este folleto será entregado a los invitados cuando ingresan al evento, para que

puedan seguir la dinámica del evento, con mayor detalle.

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b. Las invitaciones que se entregarán tendrán el formato del logo del evento,

sinendo este “La rockola del tiempo”. En la parte frontal estará el logo talcual

y en la parte trasera estará la información del evento, datos específicos tales

como la ubicación, fecha y horario.

Para la comunicación exitosa del evento tambiñen se creo un flyer que contiene

los datos principales y fundamentales del evento (fecha y lugar)y el logo, el cual,

está conformado por un diseño retro y la tipografía de distintas épocas. Esto

debería hacerse llegar a todo público y en especial al público objetivo al cual

apuntamos, llamando su atención por el diseño y sencillez en la información

dada.

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También, se presentará el programa del evento, el cual sigue los lineamientos

del flyer, dando a conocer a los invitados el timing y dinámica del evento, con el

fin de que estén bien informados sobre los tiempos que tendrá el evento y

cuándo y qué ocurrirá cada moemento.

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El folleto A3, es el que presenta la mayor información del evento, con un

mensaje persuasivo que servirá para convencer al público de que desee asistir

al evento.

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c) Gacetilla de Prensa

08/11/13

Informe de prensa

El martes 19 de Noviembre a las 19 hs. en Muñecas 844, se llevara a cabo “La

Rockola del tiempo”

El evento consistirá en un recorrido de la música a través del tiempo , mostrando lo

esencial de cada época, desde los años veinte hasta la actual.

Habrá shows musicales y de canto junto con expertos profesionales, y al finalizar se

realizará un karaoke en el cual el público será invitado a participar y llevar consigo,no

solo ungrato recuerdo, sino, una experiencia inolvidable.

Esperamos contar con su estimada presencia, que agr adecemos confirmar a

rockola@yahoo.com.ar, con los siguientes datos: nombre, apellido y dni.

Cordiales saludos.

Comité organizador

011-4567-8794

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3.

a) Los posibles sponsors que se han elegido fueron “La Fábrica”, lugar donde se

ofrece comida ´finger food´ tanto salada como dulce, y también se eligió “Barba Roja”,

el cual realiza cervezas artesanales. Ambas empresas son conocidas por la excelencia

en la calidad de sus productos y la experiencia.

Estos lugares se eligieron debido a que hoy en día tanto la comida como la bebida

tienen costos elevados, y por esto se pidió un canje, es decir, comida y bebida a

cambio de publicidad de dichos lugares en el evento, tanto en las piezas de

comunicación como en el mismo día del evento. En caso de que algún lugar no desee

proporcionar comida únicamente a cambio de imagen, se estuvo dispuesto a un dialogo

para poder negociar lógicamente y lograr llegar a un acuerdo entre la empresa.

b) Propuesta ofrecida a “La fábrica”

A quien corresponda

Presente

Estimados, somos estudiantes de la carrera de Organización de Eventos dictada en la

Universidad de Palermo. Actualmente nos encontramos cursando la materia

organización de eventos IV y para la aprobación de la misma debemos realizar un

evento real, el cual los costos corren absolutamente por nuestra cuenta.

Nos dirigíamos a ustedes por medio de la presente para proponerles la posibilidad de

formar parte de nuestros sponsors, mediante la presencia de su marca en todas las

piezas de comunicación del evento. Además se proyectará su marca en la pantalla del

evento y su logo en las servilletas, las cuales serán entregadas junto con la comida.

Todo esto sería incluido en el intercambio por una cantidad acorde de comida para 50

personas.

Estamos abiertas a una posible negociación.

Atentamente alumnas de Universidad de Palermo

Estefanía Escudero tel: 03487-442399

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A “Barba roja” también se le ha mandado la misma propuesta pero a cambio de

bebidas para la misma cantidad de personas acordadas.

Cabe aclarar que a pesar de la insistencia no se obtuvo respuesta de ninguno de los

dos lugares.

Evaluación

Para tener certeza de que el programa ha dado los resultados previstos será necesario

hacer una evaluación determinando correctamente el rendimiento de lo planeado.

Comenzamos la etapa pre evento realizando la concepción de la idea y la formulación

del evento, de lo que surgió la idea de un viaje en el tiempo desde el año 1920 al año

2000. A partir de esto, definimos con claridad los objetivos propuestos para alcanzar o

lograr a través de las actividades que se llevaran a cabo en el evento organizado.

Buscamos distintos espacios para la realización del evento hasta que finalizamos en

Casa Muñecas por su comodidad y los servicios brindados, entre estos la iluminación y

el sonido, los cuales son imprescindibles para este tipo de evento musical.

Se buscó un nombre para el evento intentando que fuera llamativo y pudiera tener

impacto en la gente, sobre todo que se adecuara al propósito que se busca con la

realización del evento.

Nos contactamos con una cantante, quien se encargara de la apertura del evento, y

además con un grupo de baile, quienes realizaran un musical con vestimenta adecuada

a la época.

Ya con la idea tomada, pensamos para nombre del evento: “La Rockola del tiempo”.

Con respecto a la gestión de los recursos (materiales, humanos, técnicos) se lograron

la mayor cantidad de estos en muy buen tiempo, ya que nos dividimos bien cada tarea

o búsqueda de distintos recursos para poder acceder a ellos lo más rápido posible.

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La ambientación la fuimos armando, cada una con una tarea específica, lo cual nos

facilito que podamos armarlo nosotras.

Finalmente, realizamos una revisión general previo al evento, corroborando que todo se

encuentre listo para lograr el éxito del mismo.

Finalizado el evento, evaluaremos si se alcanzaron los objetivos propuestos, si se

cumplió con el timing y el programa y si los resultados obtenidos fueron los esperados.

Principalmente evaluaremos si hubo algún tipo de contingencia, para luego no repetirlo

en futuros eventos.