L’avaluaciódocumental a l’Ajuntament de Sant Boi del ... · • El projecte “3 x 1” ......

Ajuntament de Sant Boi de Llobregat – Barcelona, abril de 2010 1 de 29

L’avaluació documental a l’Ajuntament de Sant Boi

del Llobregat:“pel davant i pel darrera”

Roser Latorre TafanellDepartament d’Arxiu i DocumentacióAjuntament de Sant Boi de LlobregatBarcelona, 21 d’abril de 2010


Índex

• El Sistema de gestió documental de l’Ajuntament de Sant Boi de Llobregat• Les eines del SGD

• El projecte “3 x 1”• Els projectes actuals• La comissió de seguretat, accés i avaluació de documents


El Servei d’Arxiu, pel davant


El Servei d’arxiu: pel darrera


Les característiques del SGD• Les polítiques, els recursos, les eines i els processos que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la comunicació, la transferència, la conservació i l’eliminació dels documents amb l’objectiu d’aconseguir una gestió eficient i eficaç.

• Les característiques:• Corporatiu• General per als documents: paper i electrònics • Únic• Personalitzat• Dinàmic• Sistemàtic• Amigable i creador de fidelitats• Integrat amb els altres subsistemes de gestió• Dins els projectes de millora de l’organització


Les eines del Sistema de gestiódocumental

• EL Quadre de classificació documental

És una estructura lògica i jeràrquica, en forma d’arbre, que permet la identificació de tots els documents. Elements de classificació: alfabètic, per matèries, orgànic, funcional.

• El Quadre de descripció

El Quadre d’informació que ens permet descriure els documents de forma uniforme i la seva gestió.

• El Quadre d’arxivatge

Defineix els usos i criteris per a la gestió dels diferents llocs d’ubicació de la documentació: servidors i dipòsits.


El Quadre de classificaciódocumental de l’Ajuntament• L’Ajuntament de Sant Boi ha optat per un Quadre de classificació funcional, a partir de les competències i funcions que ha de realitzar l’administració municipal

• Els primers nivells del quadre es prenen a partir dels elements del municipi segons la Llei 7/85 de Bases de Règim Local, art. 11.2: organització, territori i població:

• Organització i gestió administrativa• Gestió del territori• Gestió dels Serveis al ciutadà


El Quadre de Classificació al Registre General d’entrada, des de l’inici


El Registre General d’Entrada: capturem els documents


El Quadre de descripció

• Funció: descriure els documents i la seva gestió• Realització de les fitxes descriptives / integració als manuals de

procediment:• Número d’expedient normalitzat• Ubicació (topogràfica)• Sistema d’arxivatge• Termini de transferència• Taula d’avaluació• Taula d’accés• Taula de seguretat• Inventaris / Bases de dades corporatives / Aplicacions de gestió / Registres administratius

• Metadades de sèrie / metadades d’expedient / metadades de document


Inventari de documents


El Quadre d’arxivatge• Identifica i defineix els diferents dipòsits de documents -electrònics o paper-, els usos i els accessos.

• Els diferents dipòsits s’estableixen en funció dels requeriments de la pròpia documentació i de l’usuari, i dependrà de:

• L’estat de tramitació dels expedients• El règim de consulta• El règim d’accés• El suport• La seva seguretat• El volum documental• El valor dels documents• El tipus de documents: personals, arxiu, de treball


Els dipòsits d’arxiu, paper i electrònics, amb criteris arxivístics, des del principi fins al final• En base a aquests conceptes, els arxius poden ser:

(Arxius personals: criteris personals)

• Arxius d’oficina: criteris d’arxiu• Arxius Intermedis: criteris d’arxiu• Arxiu Central administratiu: criteris d’arxiu• Arxiu Històric: criteris d’arxiu


Arxiu d’oficina, en paper


Arxiu d’oficina, electrònic –abans-


Arxiu d’oficina, electrònic –després-


Les normatives, ens ajuden

• La Llei 10/2001 de 13 de juliol d'Arxius i documents.• ISO 15489-2001: Información y documentación – Gestión de documentos, 2006.

• ISO 23081, Información y documentación –Procesos de gestión de Metadatos para la gestión de documentos, 2006-2007.

• MoReq: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrònicos de archivo, Comissió europea, març 2001.

• ISAD(G): Norma internacional de descripció arxivística, 2001, CIA, (1999).

• NODAC Norma de Descripció Arxivística de Catalunya, 2007.• ISDF Norma internacional para la descripción de funciones, 2007.• LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. BOE 50 de 23/06/2007.


El procés d’implantació del Sistema de gestió documental

• Recerca d’aliances• Traspàs de criteris a les Unitats orgàniques • Creació del Quadre de classificació funcional• Aprovació de les fitxes descriptives per la Comissió• Implantació del SGD a l’oficina: documents en paper• Implantació del SGD a l’oficina: documents electrònics• Implantació del SGD a l’Arxiu Central• Implantació mecanismes d’avaluació, correcció i seguiment


El Projecte 3x1:• 3 funcions:

• Digitalitzar• Autenticar• Conservar: iArxiu

• 3 actors:• Agència Catalana de Certificació CATCert• Empresa prestadora de serveis• Ajuntament de Sant Boi de Llobregat

• 1 objectiu:Aconseguir còpies electròniques autèntiques de documents en suport paper de forma automatitzada i conservar-les en un repositori segur, o si s¡’escau, poder eliminar els documents originals.


Procés de digitalització i autenticació

• Captura –a l’Ajuntament-• Preparació de documents• Captura de documents –a l’organització-• Certificat digital d’aplicació• Resultat: imatges signades sense segell de temps• Transport

• Procés i documentació –a l’empresa de serveis-

• Validació de signatura i segell de temps• Procés d’imatges i documentació• Sistema d’agrupació d’imatges i control de qualitat• Pdf’ finals: signats, amb segell de temps i traces signades


Documents tractats:

• Llibres d’actes de Plens Municipal• Llibres d’actes de les Juntes de Govern i Comissions municipals

• Llicències d’Obres• Renovació Padronal 1996• Altes i Canvis de domicili al Padró Municipal d’Habitants


Properes actuacions:

• Projecte THOP: Tractament integral dels documents padronals –Subvenció de l’AOC-.

• Trasllat dependències municipals: oportunitats• Repositoris electrònics: iArxiu i Documentum• Metadades• Reglament de l’Arxiu Municipal• Comissió d’accés, seguretat i avaluació de la

informació i els documents

• Descripció sèries documentals i expedients• Procediment per a l’eliminació de documents originals en suport paper

• POD: Plans d’Ocupació per a la digitalització


Projecte THOP tractament holístic del Padród’Habitants: pel davant i pel darrera

• Subvenció Administració Oberta de Catalunya –AOC-• Tractament dels documents des de l’Oficina d’Atenció al Ciutadà

• Tractament dels documents dipositats a l’Arxiu Central:• X504 Altes al Padró d’Habitants• X505 Baixes al Padró d’habitants• X506 Modificacions del Padró d’Habitants• X516 Renovacions Padronals

• Fitxes descriptives de cada sèrie aprovades per la Comissióde seguretat, accés i avaluació de documents

• Determinació de les actuacions a realitzar


Nous processos que ens impliquen a tothom:

• Viure els trasllats com una oportunitat de millora• Canvis culturals a l’organització: al final, no imprimim el paper perquè tenim documents autèntics

• Què fem dels documents autèntics en paper i en tràmit: procés de digitalització

• Què fem dels documents que arribin en paper a partir de la implantació del procés electrònic?

• Propostes de tractament: Llicències d’activitats• Què fem dels documents originals?


Repositoris i metadades

• Repositoris:• iArxiu• Documentum• Quan i per a quins documents?

• Metadades• Metadades com a descripció• Vocabulari de metadades• Metadades de l’ iArxiu• Metadades del Documentum• Metadades des de l’inici i pels documents de l’Arxiu Central –inventari-.


Requeriments: el Reglament de l’Arxiu

• DECRET 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya, del procediment d'integració i del Registre d'Arxius de Catalunya. DOGC núm. 5524 de 11/12/2010.

• Requisits:• Tècnics: Aplicar el SGD –QdC, descripció, calendaris de conservació i eliminació.

• D'instar�lacions i equipaments / Requisits ambientals• De seguretat: de les persones i dels fons –extinció d’incendis-(i la seguretat electrònica?).

• De funcionament: reglament intern de funcionament que defineixi el SGD, règim d’accés i consulta, serveis


Comissió de seguretat, accés i avaluació dels documents i la informació: la seguretat


Comissió de seguretat, accés i avaluaciódels documents i la informació

• ADSCRIPCIÓ: Àrea de Serveis interns o generals

• OBJECTIUS: avaluar, estudiar i informar amb referència a les polítiques, plans i assignació de recursos envers la seguretat, l’accés, la disposició, i la conservació de la informació i els documents municipals en qualsevol tipus de suport.

• COMPOSICIÓ:• Presidència: Secretaria general• Cap del Departament d’Arxiu i Documentació, que actuarà com a secretària

• Cap d’Informàtica• Cap d’Organització• Un advocat a proposta de l’Assessoria jurídica• Un tècnic d’arxiu• El/s gestor/s segons els documents i la informació a tractar


Comissió de seguretat, accés i avaluació dels documents i la

informació: funcions

• Elaborar el Pla estratègic de desenvolupament de seguretat i anàlisi de la informació i les seves actualitzacions

• Estudiar i fer informe de les propostes d’avaluació de les sèries documentals

• Elevar les propostes d’avaluació a l’òrgan competent• Elevar les propostes d’eliminació de documents originals en suport paper havent obtingut còpies electròniques autèntiques

• Establir la política de seguretat envers la protecció de les dades de caràcter personal i vetllar per la seva correcte implantació i funcionament.


La seguretat: la normativa

• Pla nacional d’impuls de la seguretat de les TIC a Catalunya, GC, Barcelona 2009.

• Ordre IRP/496/2009, de 126 de novembre, per la qual es crea el Comitè de Seguretat i Anàlisi de la informació en el Departament d’Interior, Relacions Institucionals i Participació. DOGC núm. 5515 de 24/11/2009.

• Reial Decret 3/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional de Seguretat en l’àmbit de l’Administració Electrònica. BOE núm. 25 de 29/01/2010. (ENS)


La seguretat• L’Esquema Nacional de Seguretat està constituït pels principis bàsics i els requisits mínims requerits per a una proteccióadequada de la informació. S’haurà d’aplicar per les AAPP per tal d’assegurar l’accés, la integritat, la disponibilitat, l’autenticitat,la confidencialitat, la traçabilitat i la conservació de les dades, informacions i serveis utilitzats en mitjans electrònics que gestionin en l’exercici de les seves competències.

• Construir una Societat de la Informació centrada en la persona, integradora i orientada al desenvolupament en que tots puguin crear, consultar, utilitzar i compartir la informació i el coneixement

• Necessitat de garantir un clima de confiança entre els usuaris de les TC

• Disseny de la política de seguretat municipal per:• Prevenir atacs informàtics i reduir-ne el grau de vulnerabilitat• Minimitzar els danys i el temps de recuperació en cas d’atac


L’accés

• L’estat dels documents• L’existència o no del document• Condicions d’accés segons: • tipus d’usuaris:

• Pròpia administració: Unitat gestora / Punt d’informació / Altres unitats / Càrrecs públics

• Altra administració: funcions• Extern a l’administració:

• Interessat / Ciutadà / Investigador/a• Tipus d’accés: Modificació / Lectura / Accés denegat• Fase de la documentació

• Activa• Semiactiva• Inactiva


L’accés: la normativa

• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. BOE núm. 155 de 29/06/1985.

• Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen.

• LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. BOE, 14/12/1999, núm. 298.

• INSTRUCCIÓN 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras. BOE, 12/12/2006, núm. 296.

• Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. BOE, 19/01/2008, núm. 17.

• Llei 10/2001,de 13 de juliol,d’arxius i documents, DOGC 3437, 24/07/01.


L’avaluació: eliminem documents originals en suport paper amb documents de substitució?

• LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. BOE núm. 150 de 23/06/2007.• Art. 30.4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.

• Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. BOE núm. 278 de 18112009. Artículo 46. Destrucción de documentos en soporte no electrónico.

• Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. DOGC núm. 5056 de 25012008. Art. 7.3.


Decret 13/2008 sobre accés,avaluació i tria de documents

• Accés: La visualització de la informació continguda en un document”, art.2.

• 4.2 La Comissió ha de fer constar el règim aplicable a l’accés als documents que s’hagin de conservar, en resoldre les sol�licitudsd’avaluació de documents públics.

• 7.3 És competència de la CNAD decidir els casos en els quals l’existència d’una còpia o suport de substitució de documents pot permetre l’eliminacióde documents amb valor jurídic, informatiu o cultural. La còpia o suport de substitució ha de garantir, (...) l’autenticitat, integritat i conservació dels continguts. En cap cas se’n pot autoritzar l’eliminació per aquesta via quan els suports dels documents originals tinguin un valor cultural o altres característiques que aconsellin la seva conservació.

• 7.4 No es poden eliminar els documents mentre subsisteixi el seu valor probatori de drets i obligacions de persones físiques o jurídiques o mentre no hagin transcorregut els terminis que la legislació estableix per a la seva conservació.


Fitxa descriptiva general:

• Funcions: ISDF (Unitat d’Arxiu i Documentació)

• Objectes d’arxiu: ISAD(G) i NODAC

• Fons: Unitat d’Arxiu i Documentació

• Sèrie documental:• Realització: Servei d’Arxiu i Documentació• Informe: Comissió de seguretat, accés i avaluació de documents

• Resolució municipal: òrgan competent municipal• Resolució nacional: conseller competent


Elements de la fitxa descriptiva (ISAD(G) i NODAC): “pel davant i pel darrera”

• Àrea d’identificació: ens manca descripció del títol• Àrea de context: ens manca la referència al context normatiu• Àrea de contingut i estructura: gestió?

• Contingut: determina els processos de creació i depuraciód’expedients

• Sistema d’organització: determina com s’ha organitzat els documents, abans i ara

• Informació sobre avaluació: determina què hem de fer amb els expedients en les seves diferents fases

• Àrea de condicions d’accés i ús: gestió?• Determina la política d’accés i ús en totes les seves fases

• Àrea de control de la descripció• Diferent control ISAD(G) i ISDF.


Moltes gràcies per la vostra atencióRoser Latorre, [email protected]

L’avaluaciódocumental a l’Ajuntament de Sant Boi del ... · • El projecte “3 x 1” ......

Documents

Transcript of L’avaluaciódocumental a l’Ajuntament de Sant Boi del ... · • El projecte “3 x 1” ......