LA COMPRA

INTRODUCCIÓN Las organizaciones no son autosuficientes,

necesitan ser abastecidas para desarrollar sus operaciones y actividades. Esto las obliga a buscar materia prima, máquinas, servicios, es decir, muchos insumos que provienen del ambiente exterior. Es por esto que, para que las organizaciones inicien sus actividades, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento esté garantizado.

La compra es el proceso que involucra la ubicación de fuentes de abastecimiento, la adquisición de insumos a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido, y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.

CONCEPTO

ELEMENTOS Departamento de compras: es el espacio que relaciona a las

distintas áreas de la organización con los diferentes proveedores externos.

La importancia de las compras dentro de la organización: asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos de la organización. Además, es muy importante administrar correctamente las decisiones de: a quién comprar, cómo comprar y cuándo comprar. Esto puede significar grandes ahorros de recursos para la organización.

Organización de compras: todas las organizaciones son diferentes, por lo que sus necesidades también lo son. Ellas dependerán de las actividades a las que se dediquen, de su tamaño, estructura organizacional y ubicación geográfica.

CLASIFICACIÓN ORGANIZACIONAL

Organización centralizada: Es aquella en la que todas las compras de la organización se concentran en el departamento o encargado de compras.

Organización descentralizada: Es aquella en que cada unidad de la organización tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y locales.

ORGANIZACIÓN CENTRALIZADA

Ventajas1. Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores

por compras en grandes cantidades.2. Calidad uniforme de los materiales adquiridos.3. Mayor especialización de los compradores.4. Organización de los procedimientos de compras. Desventajas1. Poca flexibilidad: Al centralizar las compras, es probable que se

recurra a pocos proveedores, por lo que eventualmente se contará con una menor variedad de productos, precios y condiciones de pago.

2. No siempre atiende a las necesidades locales cuando las distintas unidades de la empresa se encuentran dispersas geográficamente.

ORGANIZACIÓN DESCENTRALIZADA

Ventajas1. Mayor conocimiento de los proveedores locales. 2. Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la

organización.3. Agilidad en las compras: No es necesario enviar las solicitudes de compra a un

organismo central, así se evitan las demoras que ese proceso implica. Desventajas1. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores: Porque

sólo se compran pequeños volúmenes de compra.2. Falta de esquematización en los procedimientos de compra: Cada unidad tendrá

sus propios mecanismos de compra.3. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.4. Ausencia de compradores especializados, que conozcan de mejor forma los

elementos claves de la compra.

EL CICLO DE

COMPRA

CONCEPTO

El proceso de compra de una organización debe tener una estructuración adecuada de acuerdo a las necesidades propias de la organización. Cada vez que la organización requiera un insumo se repetirá el mismo proceso de compra. Es por eso que se plantea que el proceso de compra es un ciclo.

1. Análisis de la solicitud de compra.2. Investigación y selección de proveedores.3. Negociación con el proveedor.4. Seguimiento de pedido.5. Control de la recepción del material

comprado.

ETAPAS DEL CICLO DE COMPRA

ANÁLISIS SOLICITUD DE COMPRA El departamento encargado de adquisiciones recibe la

solicitud de compras, emitida por el área de la organización que requiere un determinado producto.

El departamento de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: características especiales requeridas, cantidades, época adecuada para su recepción, etc.

En muchas organizaciones, las solicitudes de compras se hacen llegar al departamento encargado a través de un listado que debe contener los antecedentes del material requerido, junto con otros datos como: ficha de la última compra, nombre del proveedor, cantidad comprada y precio de venta.

El departamento de compras debe planificar sus actividades de tal modo de proveer las compras solicitadas de la manera más eficiente posible (buscando la administración eficiente de recursos de la que se hablaba en la clase anterior). Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene una ficha sobre los materiales necesarios para la empresa y una ficha de los proveedores para cada tipo de material.

INVESTIGACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Esta segunda etapa puede ser dividida en dos partes: la investigación y la selección de los proveedores.

Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos.

Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cuál es el que mejor atiende las necesidades de la organización.

Criterios de selección del Proveedor: Precio, Calidad del material, Condiciones de pago: cantidad de cuotas, intereses, Descuentos: por volumen, por paga en efectivo, etc., Plazos de entrega, Confiabilidad en el cumplimiento de los plazos: no nos basta con que el proveedor nos ofrezca una entrega oportuna, sino que cumpla. Etc.

NEGOCIACIÓN CON EL PROVEEDOR

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el departamento de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. En esa etapa también se debe asegurar el cumplimiento las especificaciones exigidas del insumo y el establecimiento de plazos de entrega.

Estos elementos son registrados en la orden de compra, que es un contrato formal entre la organización y el proveedor. Su firma implica cumplir con todas las condiciones estipuladas.

SEGUIMIENTO DE PEDIDO Hecha la orden de compra, el departamento de compras necesita asegurarse

que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada. Para ello, debe efectuar un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el departamento de compras no abandona al proveedor después de haberse emitido la orden de compra. El seguimiento significa una constante supervisión del pedido y una exigencia permanente de resultados.

En organizaciones grandes y/o pedidos de gran volumen, el seguimiento se efectúa a través del cumplimiento de una serie de plazos prestablecidos. El establecimiento de sucesivas metas permite detectar en forma anticipada los problemas que pueda tener el pedido, buscando así, evitar sorpresas desagradables. De esta manera, el departamento de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.

CONTROL DE RECEPCIÓN DEL MATERIAL COMPRADO

Esta etapa se materializa cuando el departamento de compras recibe del proveedor el insumo solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el departamento de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el departamento de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra. Esta operación es la que se llama inspección de calidad en la recepción del material.

Confirmada la cantidad y calidad del material, el departamento de compras autoriza a la bodega a recibir el material. Además, comunica a Tesorería la autorización para efectuar el pago al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo acordados.

EL CICLO DE VENTA

Contrato en virtud del cual una de las partes (vendedor), se obliga a entregar una determinada cosa a otro (comprador), obligándose este último a pagar una cantidad de dinero.

Para una organización la venta es un ciclo que se repite en múltiples ocasiones.

CONCEPTO

CICLO DE VENTA

Generación de Ventas. Recepción y revisión de la orden de compra

o nota de pedido, emitida por el cliente. Despacho de mercaderías requeridas. Revisión posterior al despacho. Recepción de ingresos de valores

involucrados en la venta.

DOCUMENTOS COMERCIALES

Las operaciones comerciales de compra y venta son un proceso complejo. Cada etapa de este proceso significa la emisión o recepción de una serie de documentos, que a continuación serán enunciados.

CONSULTA

Es el medio por el cual el comprador tiene el primer contacto con el proveedor, en el que le solicita todos los antecedentes con respecto a un material específico. (Ej.: precio, calidad, tiempo de entrega, etc.).

COTIZACIÓN Es la respuesta a la consulta; dentro de ella el

proveedor contesta a las preguntas hechas por el cliente, debe contener los siguientes datos:

1. Descripción detallada de los productos en cuanto a calidad y cantidad.

2. Época del despacho.3. Precio exacto del producto.4. Vigencia de la cotización.

PEDIDO Cuando la organización compradora está de acuerdo con

una cotización recibida, efectúa el pedido u orden de compra la cual debe contener los siguientes datos:

1. Membrete del comprador.2. Número de la orden de compra.3. Fecha de emisión.4. Dirección donde deben ser entregada los insumos.5. Identificación del vendedor.6. Precios unitarios e impuestos parciales y totales.7. Condiciones y forma de pago.8. Condiciones especiales.9. Referencia a la cotización.

GUÍA DE DESPACHO

Documento legal que acompaña la entrega del pedido.

FACTURA

Documento que acredita legalmente una operación de compra y venta.

RECIBO

Documento que acredita la recepción de las mercaderías requeridas en el lugar establecido por el comprador.

PAGO

Operación que realiza el comprador, una vez que recibe en conformidad las mercaderías requeridas. Aquí efectúa el pago de la compra.

NOTA DE CRÉDITO

Documento legal que se utiliza para corregir errores de facturación.

FIN