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Instituto Politécnico Nacional

LAS 9 “s”: ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA EN

TU EMPRESA.

Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial

Enero 2007

Las 9 “s”: Organización, Orden y Limpieza en tu Empresa

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El Instituto Politécnico Nacional es la institución educativa laica, gratuita de estado,

rectora de la educación tecnológica pública en México, líder en la generación, aplicación, difusión y transferencia del conocimiento científico y tecnológico, creada para contribuir al desarrollo económico, social y político de la nación. Para lograrlo, su comunidad forma integralmente profesionales en los niveles medio

superior, superior y postgrado, realiza investigación y extiende a la sociedad sus resultados, con calidad, responsabilidad, ética, tolerancia y compromiso social.

El Instituto Politécnico Nacional cuenta con un modelo integral de vinculación,

basado en programas académicos y de investigación, que impulsan el desarrollo de emprendedores y empresas, con alto contenido social y de responsabilidad con el entorno.

Como parte de este modelo, el Instituto Politécnico Nacional crea la Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial (UPDCE) que

es la plataforma institucional para facilitar la articulación de las capacidades institucionales y alinearlas a las necesidades de las empresas, especialmente de

las Micro Pequeñas y Medianas Empresas (MIPyMES), impulsando su crecimiento y desarrollo. Su función es promover la infraestructura y la experiencia en el desarrollo e innovación tecnológica, generados por el Instituto Politécnico Nacional a efecto de promover la innovación y competitividad en las MIPyMES,

garantizando la calidad oportuna de los servicios prestados a los sectores productivos.

Este documento es parte de una serie de Guías Empresariales realizadas por la UPDCE con el propósito de ayudar en el incremento de la competitividad de las

Micro, Pequeñas y Medianas Empresas.


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Para mayor información contáctenos en:

Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial

M. en C. José de Jesús Hernández García

Av. Wilfredo Massieu S/N Unidad Profesional Adolfo López Mateos Col. Zacatenco, C.P. 07738 México D.F. Tel: (55) 5729 6000 Ext. 57018 y 57029 SitioWeb: www.udpce.ipn.mx Correos Electrónicos: [email protected]

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mailto:[email protected]


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ÍNDICE DE CONTENIDO

Página Introducción………………………………………………………………….. 5

1. Conceptos…………………………………………………………….. 6 Seiri – Organización……………………………………………. 7

Seiton – Orden………………………………………………….. 9 Seiso – Limpieza………………………………………………... 10 Seiketsu – Control Visual………………………………………. 11 Shitsuke – Disciplina y hábito…………………………………... 12

Shikari – Constancia……………………………………………. 13 Shitsukoku – Compromiso……………………………………... 14 Seishoo – Coordinación………………………………………... 15 Seido – Estandarización………………………………………… 16

2. Aplicación de las 9 “s”…………………..…………………………… 17 2.1 Resolución de un problema….………………………………….. 17

3. Implantación de las 9 “s” en la empresa…………………………… 18 3.1 Acciones para la implantación………………..………………... 18

3.2 Principales Resistencias de los Subordinados………………... 18 4. Consecuencias de no llevar a cabo las 9 ”s”………………………. 19 5. Entrenamiento a los directivos……………………………………… 20 6. Conclusiones………………………………………………………….. 22


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INTRODUCCION

La metodología de las 9 “s” es un sistema que contiene las 5 “s” y posteriormente se agregaron 4 “s” para una mejor efectividad en el personal, de esta forma las fases quedan completas, las 9 “s” están evocadas a entender, implantar y

mantener un sistema de orden y limpieza en la empresa, al aplicarlas tenemos retribuciones como una mejora continua, unas mejores condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente de toda la empresa. Con la implementación de las 9 “s” se pueden obtener los siguientes resultados:

• Una mayor satisfacción de los clientes y/o trabajadores.

• Menos accidentes.

• Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles.

• Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido.

• Disminución de los desperdicios generados.

• Una mayor satisfacción de nuestros clientes.

Las herramientas utilizadas en las 9 “s” son las siguientes:

• Diagrama de Causa – Efecto.

• Listas de verificación.

• Entrevistas.

• Instrucciones de trabajo.

• Gráficos (Histogramas de Barras).

• Fotografías del antes y después.

• Gráficas de radar.


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9”s”

1. CONCEPTOS

Las 9 “s” deben su nombre a la primera letra de la palabra de origen japonés; el significado de cada una de ellas será detalladamente analizado, así como el procedimiento para llevarlas a cabo además de las ventajas que conlleva

realizarlas.

SEIRI ORGANIZACIÓN Con las

Cosas SEITON ORDEN

SEISO LIMPIEZA

SEIKETSU CONTROL VISUAL Con uno mismo

SHITSUKE DISCIPLINA Y HABITO

SHIKARI CONSTANCIA

SHITSUKOKU COMPROMISO

SEISHOO COORDINACION En la empresa SEIDO ESTANDARIZACION

Figura 1. Las 9”s”

3”s” de la primera fase

4”s” de la implementación por lo tanto segunda fase

2”s” de la tercera fase

5”s”


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1.1 SEIRI – ORGANIZACIÓN

Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo necesario y eliminando lo innecesario.

Procedimiento

La forma de organizar está basada en unas reglas fáciles de aplicar, de las cuales se representa la forma de utilizar los bienes y servicios.

Las reglas son las siguientes:

1. Identifique la naturaleza de cada elemento:

Si el elemento está deteriorado y tiene

utilidad:

Repárelo.

Si está obsoleto y tiene algún elemento

que lo sustituya:

Elimínelo.

Si está obsoleto pero cumple su

función:

Manténgalo en las mejores condiciones

para un perfecto funcionamiento.

Si es un elemento peligroso: Identifíquelo como tal para evitar

posibles accidentes.

Si está en buen estado: Analice su utilidad y recolocación.


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2. Identifique el grado de utilidad de cada elemento:

Si lo usa en todo momento: Téngalo a mano en la oficina, sobre la mesa de trabajo o cerca de la maquina. Si lo utiliza todos los días:

Si lo utiliza todas las semanas:

Si lo utiliza una vez al mes: Colóquelo cerca del puesto de trabajo.

Si lo usa cada tres meses: Téngalo en el almacén perfectamente localizado Si lo usa esporádicamente:

Si realmente no lo necesita: Retírelo.

Ventajas:

Las ventajas de considerar los puntos anteriores son:

1. Se obtiene un espacio adicional. 2. Se elimina el exceso de herramientas y los elementos obsoletos.

3. Se facilita el uso de componentes a tiempo. 4. Se evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal

innecesarios. 5. Se elimina el exceso de tiempo en los inventarios.

6. Se elimina el despilfarro.


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1.2 SEITON – ORDEN

El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que cualquier elemento esté localizable en todo momento.

El orden se lleva a cabo mediante la identificación de un elemento, herramienta u objeto a través de un código, número ó algo característico; de tal forma que sea fácil de localizar.

Procedimiento

1. Determine sitios de ubicación para cada elemento. 2. Señale cada lugar para que todos los empleados conozcan la finalidad del

mismo. 3. Asigne una clave de identificación para cada elemento. 4. Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fácil

de identificar donde está, de poder usar, de volver a colocar en su sitio y

fácil de reponer.

Ventajas

1. Se reduce el tiempo de búsqueda, utilización y devolución de materiales. 2. Se reduce el número de errores humanos. 3. Se evitan interrupciones del proceso. 4. Se reducen los tiempos de cambio. 5. Se ocupa menos espacio.

6. Se reducen los productos en stock. 7. Se eliminan condiciones inseguras y en consecuencia se reducen

accidentes.


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1.3 SEISO – LIMPIEZA

Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene, lo cual no sólo es responsabilidad de la empresa sino que depende de la actitud de los empleados.

Procedimiento

1. Limpie el taller y equipo después de su uso.

2. Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al equipo de limpieza general: maquinas, etc.

3. Limpie las herramientas después de su uso y compruebe su funcionalidad. 4. Identifique cualquier desorden o situación anormal, sus causas y establezca

las acciones oportunas para su eliminación. 5. Elabore un programa de limpieza con tareas específicas para cada lugar de

trabajo.

Ventajas

1. en llega a desempeñar una función a un puesto de trabajo, lo encuentra:

• Limpio y todo en perfecto estado de uso.

• El equipo en sus condiciones básicas de funcionamiento.

2. El l conocimiento de los operarios de sus máquinas y equipos mejora día a día.

3. Aumenta el sentimiento de orgullo, la satisfacción y la seguridad en el trabajo.


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1.4 SEIKETSU – CONTROL VISUAL

Es una forma empírica de distinguir una situación normal de una anormal, con normas visuales para todos y establece mecanismos de actuación para reconducir

el problema.

Procedimiento

1. Conocer los elementos a controlar. 2. Establecer la diferencia entre la normalidad y anormalidad. 3. Crear mecanismos que permitan el Control Visual. 4. En caso de anormalidad indicar las acciones correctoras.

Ventajas

1. Es más fácil que las personas respeten las reglas estipuladas, si las

situaciones anómalas y otros problemas que pudieran permanecer escondidos en la empresa, se hacen visibles y obvios para todos.

1.5 HITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITO

Cada empleado debe mantener como hábito la puesta en práctica de los procedimientos correctos. Sea cual sea la situación se debe tener en cuenta que para cada caso debe existir un procedimiento.

Procedimiento

1. Establezca procedimientos de operación.

2. Prepare materiales didácticos.


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3. Enseñe, fundamentalmente, con su ejemplo.

4. Utilice la técnica: “aprender haciendo”. 5. Facilite las condiciones para poner en práctica lo aprendido. 6. Utilice los errores como fuente de información para educar.

Ventajas

1. Se concientiza a los trabajadores hacia la organización, el orden y la limpieza.

2. Se crea el hábito a través de la formación continua y la ejecución disciplinada de las normas y procedimientos establecidos.

1.6 SHIKARI – CONSTANCIA

Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo que constituye una combinación excelente para lograr el cumplimiento de las

metas propuestas.

Procedimiento

1. Planifique y controle permanentemente sus trabajos. 2. Haga de la limpieza, el orden y la puntualidad una constante en su vida.

Ventajas

1. Se disminuye la cantidad de tiempo perdido, si la voluntad para hacer las cosas se acompaña de motivación de los beneficios de la meta.


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1.7 SHITSUKOKU – COMPROMISO

Es la adhesión firme a los propósitos que se han hecho; es una adhesión que nace del convencimiento que se traduce en el entusiasmo día a día por el trabajo a realizar. Un compromiso que debe permear a todos los niveles de la empresa y

que debe utilizar el ejemplo como la mejor formación.

Procedimiento

1. Se debe llevar a cabo con disciplina aplicada de los dirigentes hacia sus subordinados.

2. Las políticas empresariales deben imponerse con seriedad para que el empleado se sienta con una gran responsabilidad de llevar a cabo su

trabajo.

Ventajas

1. El proyecto se llevará a cabo en el tiempo estimado sin pérdidas.

1.8 SEISHOO – COORDINACIÓN

Una forma de trabajar en común, al mismo ritmo que los demás y caminando hacia unos mismos objetivos. Esta manera de trabajar sólo se logra con tiempo y dedicación.

Procedimiento

1. Mantener buena comunicación de los avances como las demoras en tiempo.

2. Realizar mayor énfasis en la etapa menos desarrollada.


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Ventajas

1. Se logra un avance progresivo y rápido de proyecto completo.

1.9 SEIDO – ESTANDARIZACIÓN

Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benéficos para

la empresa y se realiza a través de normas, reglamentos o procedimientos. Éstos señalan cómo se deben hacer las actividades que contribuyan a mantener un ambiente adecuado de trabajo.

Procedimiento

1. Se llevará a cabo por medio de manuales, procedimientos, libros de inventarios, reportes que servirán como base para las emergencias,

mantenimiento o regeneración de una ampliación de la industria.

Ventajas

1. Cualquier trabajador sea del área o no, podrá realizar el trabajo sin problemas con el manual.

2. Se podrá contrarrestar mucho mejor un percance con la documentación.


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2. APLICACIÓN DE LAS 9 “S”

Para poder implementar la metodología de las 9 “s” es necesario cumplir con lo siguiente:

1. Resolución de un problema. 2. Proceso de implantación 9 “s”.

RESOLUCIÓN DE UN PROBLEMA

La ejecución de las 9 “s” debe ser aplicado respectivamente a un problema, de igual forma se debe tener la capacidad para identificarlo, esto se consigue con el

siguiente procedimiento:

a) Identificar problemas relacionados con las 9 “s”. b) Priorizar los problemas.

c) Determinar las causas que originan los problemas. d) Definir indicadores. e) Listar las acciones de mejoras acordadas. f) Asignar responsables de las acciones de mejora.

g) Establecer plazos de ejecución de las mejoras.

Una vez identificados los problemas se debe tomar la acción de la implantación de las 9 “s” con el siguiente orden:

1. Compromiso de la dirección. 2. Elegir el área de inicio de implantación de las 9 “s”. 3. Informar del proceso personal de otras áreas. 4. Definir los problemas a resolver.

5. Establecer los equipos de mejora. 6. Formar a los equipos en metodología 9 “s”. 7. Crear un registro de las diferentes acciones emprendidas. 8. Seguimiento del problema.

9. Visualizar mejoras.


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IMPLANTACIÓN DE LAS 9 “s” EN LA EMPRESA

La funcionalidad de dichas metodologías se lleva a cabo con dedicación a través del compromiso serio de la dirección con toda la empresa, siempre considerando dos reglas básicas:

• “Empezar por uno mismo”

• “Educar con el ejemplo”

ACCIONES PARA LA IMPLANTACIÓN

La elaboración de un plan de trabajo es fundamental para establecer en donde se aplicarán las metodologías ya mencionadas, por lo tanto el líder del proyecto deberá asignar a su grupo de trabajo, las tareas o actividades tomando en cuenta

que a lo largo del desarrollo del proyecto debe asumir un papel para:

1. Liderar el programa 9 “s” 2. Mantener un compromiso activo.

3. Promover la participación de todos los implicados. 4. Dar seguimiento al programa.

2.2.2 PRINCIPALES RESISTENCIAS A LOS SUBORDINADOS

Además del personal involucrado en el programa, puede haber otras personas de la organización que en un momento dado serían un factor para dinamizar u obstaculizar el ritmo del proyecto.

La gerencia debe asegurarse que estas personas estén informadas desde el principio y que tengan claramente definidos los criterios de prioridad.


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3. CONSECUENCIAS DE NO LLEVAR A CABO LAS 9 “s”

Desorden Más tiempo Más costo

PROBLEMAS

Suciedad Averías Paradas

Retrabados Riesgos

Baja el rendimiento PROBLEMAS

Descoordinación Repetición de trabajos

Espacios vacíos Esperas

Pérdida de tiempo PROBLEMAS

Malestar personal Desasosiego Enfados

Desmotivación

PROBLEMAS

En esta tabla se muestran los efectos de algunos factores que aparecen por no llevar a cabo las 9”s” y como se ven reflejados dentro de la organización

disminuyendo el rendimiento, efectividad y por tanto productividad, además de aumentar los costos por cuestiones innecesarias.

Causa Resultado Efecto


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4. ENTRENAMIENTO A LOS DIRECTIVOS

Todas las personas deberán estar enteradas de la ejecución del programa; de esta forma el plan de trabajo estará coordinado desde un principio y el personal de la empresa estará comprometido con el proyecto, por tal motivo se debe hacer

hincapié en los beneficios que día con día se obtienen a consecuencia de utilizar la metodología.

Debemos tener en cuenta que las mejoras se reflejarán en costos que

gradualmente disminuyen en mejores tiempos de respuesta de producción, sin pérdidas excesivas. Todo esto solo con la movilización adecuada de la mano de obra.

La resistencia a la implantación de dicho programa se refleja con frecuencia por parte del personal y debe ser manejado de forma inmediata resaltando siempre las mejoras, manteniendo una buena comunicación con el grupo de trabajo se dan a conocer los logros alcanzados, así como las áreas más resistentes en la empresa.

La forma adecuada de vencer a estos grupos es mezclarlos con personas que estén convencidas de la importancia del plan y que lo estén llevando a cabo.

Podemos permitir que cada empleado delimite su visión de ejecución del plan, con

lo que cada uno podrá implementar de una forma más eficaz la metodología.

La creación de grupos de trabajo es indispensable para llevar a cabo juntas en las cuales se recopilara y revisará la información acerca de problemas encontrados dentro de la organización y que estén relacionados con las tres primeras “s”,

catalogándolos por nombre e incluyendo toda la información recopilada.

Establezca con toda esta información un diagrama de causa – efecto, analice con un indicador para jerarquizar los problemas; una vez identificados, realice planes


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de acción para los de mayor gravedad y asigne responsables en grupos de trabajo

para la ejecución de los mismos.

Para poder lograr que las metas alcanzadas se mantengan, pueden crearse procedimientos o manuales de trabajo (carteles, indicadores, secuencia de

limpieza y almacenamiento de herramientas).

Es muy importante que se conserve el clima ya creado con los nuevos hábitos aprendidos. Esto se logra mediante la práctica de auditorias; en un principio puede

llevarse a cabo por el mismo departamento o área, posteriormente se realizan evaluaciones cruzadas a efecto de tener resultados más reales.

La representación gráfica puede ser llevada a cabo por medio de una gráfica de

radar promediando los indicadores a cada “s”.

Indicadores de Promedio para las 9 "s"

Seishoo Coordinacion,

10%

Shitsukoku Compromiso,

11%

Shikari Constancia,

10%

Shitsuke Disciplima y Hábito, 10%

Seiketsu Control Visual,

11%

Seiso Limpieza, 11%

Seiton Orden, 12%

Seiri Organización,

15%

Seido Estandarizació

n 10%

En la gráfica se puede ver el porcentaje asignado a cada etapa de las 9”s” en relación a lo asignado según el plan de trabajo que se implemente.


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5. CONCLUSIONES

La efectividad de las 9 “s”, es de óptimo rendimiento, la implementación de todas las reglas seguidas con seriedad, dan como resultado alta eficacia y eficiencia, con sólo tener la disposición de todos los involucrados.

Los beneficios de la implantación de las 9 “s” se podrán notar en los niveles de productividad y calidad que se alcanzan dentro de la empresa. Y su mantenimiento residirá en la disciplina y constancia que se tenga en la

organización para la mejora continua de las actividades.


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6. REFERENCIAS

§ Eduardo Guadalupe Macías Martínez. La calidad desde adentro: 9 s” 29 de octubre, 2003. http://www.ilustrados.com/publicaciones/Epyzuzplzznlprzxej.php

§ Ricardo Monge. “9 aspectos clave para un ambiente de calidad en el trabajo”. 21 de junio, 2006. http:www.mailxmail.com/curso/empresa/9clavescalidad

§ Mauricio Leon Lefcovich “Las 5s Plus” 18 de enero, 2004 http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/5spluslefco..htm .

http://infotep.gov.do/pdf_prog_form/guia_de_cinco_s.pdf

http://www.ilustrados.com/publicaciones/Epyzuzplzznlprzxej.php

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/5spluslefco..htm

http://infotep.gov.do/pdf_prog_form/guia_de_cinco_s.pdf


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6. APOYOS QUE OFRECE LA UPDCE

El Instituto Politécnico Nacional a través de la Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial (UPDCE) busca cumplir con el objetivo

de mantener la coherencia de la misión institucional a través de mecanismos que:

• Enfaticen los procesos de formación de empresarios y empresas.

• Fortalezcan la participación entre las empresas y la comunidad del Instituto.

• Apoyen la competitividad internacional

• Generen redes de colaboración para la prestación de servicios y el desarrollo de proyectos de innovación, investigación y desarrollo

tecnológico.

Una de las estrategias de la UPDCE para alcanzar los objetivos anteriores es a través de este documento, que forma parte de la serie de Guías Empresariales,

que tienen como misión convertirse en una herramienta que contribuya al desarrollo y la competitividad de su empresa.

Para asistencia y capacitación contamos con especialistas calificados en las

diferentes Unidades Académicas del Instituto, que dominan los temas que se abordan en las guías.

Adicionalmente, la UPDCE proporciona apoyos para el desarrollo de:

• Planeación estratégica.

• Planes de negocio.

• Investigaciones de mercado nacional y de exportación.

• Obtención de fuentes de financiamiento.

• Formación de empresas de base tecnológica.

• Proyectos de investigación, innovación y desarrollo tecnológico de productos, procesos, materiales y servicios.

• Diagnóstico empresarial para determinación de fortalezas y debilidades.


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• Pruebas de laboratorio.

• Capacitación en forma de cursos, seminarios y talleres de acuerdo a sus

necesidades específicas.

• Desarrollo de proveedores y cadenas productivas

La UPDCE es la puerta por la cual se brinda libre acceso al enorme acervo tecnológico y humano del Instituto Politécnico Nacional; poniéndolo a disposición de la comunidad empresarial en la búsqueda de soluciones a los problemas que se enfrentan en todos los ámbitos de operación de su empresa (ver figura 1).

Primarias

Logística de Entrada Operaciones Logística de

Salida Ventas

Marketing Servicio

Empresa

y Científico Adquisiciones

Recursos Humanos Dirección y Administración

Apoyo

Desarrollo Tecnológico

Centros de Investigación Científica y tecnológica

Centros de Educación Continua

Centros de Orientación Tecnológica

Unidades Académicas

Valor Agregado

IPN

Actividades de la Empresa

Figura 1. Participación de la UPDCE

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