Las Bibliotecas universitarias de los países en vías de...

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LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

D E LOS PAÍSES EN VÍAS DE DESARROLLO

por M. A. GELFAND

U N E S C . 0

MANUALES D E LA UNESCO PARA LAS BIBLIOTECAS - 14

LAS BIBLIOTECAS UJVIVERSITARIAS D E LOS PAÍSES EJVVÍAS D E DESARROLLO

En esta colección:

I. 2.

3. 4.

5.

6.

La formación profesional del bibliotecario El servicio de extensión bibliotecaria en la biblioteca pública La biblioteca pública y la edtccación de adultos Función de las bibliotecas en la edwación de adultos y en la educación fundamental: informe sobre el seminario de Malmoë Desarrollo de las bibliotecas públicas en América Latina: Conferencia de São Paulo Le développement des bibliothèques publiques en Af~que : Stage d’études d’Ibadan Development of public libraries in Africa: the Ibadan Seminar Des bibliothèques publiques pour l’Asie : Stage d’études de Delhi Public libraries for Asia : the Delhi Seminar L a Biblioteca Pública de Delhi: un trabajo de evaluación Servicios para niños en las bibliotecas públicas

7.

8. g. IO. El edijcio de la p e q d a biblioteca pública 1 I. Tâches et problèmes des bibliothèques nationales: Colloque des bibliothèques

nationales d’Europe National libraries, their problems and prospects : Symposium on national libraries in Europe

12. L a biblioteca de la escuela primaria y sus servicios I 3. Organización de la pequeña biblioteca pública

Libre acceso a las estanterías. Alumnas de medicina preparan sus lecciones en la Biblioteca de la Universidad de Kabul (Afganistán).

Publicado in 1968 por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación,

la Ciencia y la Cultura, place de Fontenoy, Paris 7e Impreso por Corbaz (Montreux)

0 Unesco 1968 COM.DBA.GB/IV. 141s

P R E F A C I O

L a urgente necesidad que los paises en vías de desarrollo tienen de cientijícos, técnicos, médicos y administradores se ha traducido tanto en un rápido aumento del número de universidades y otras instituciones de enseñanza superior como en la ampliación de las existentes. Paralelamente a este proceso y ante tal necesidad, se están produciendo también cambios de índole cualitativa en la enseñanza superior. L a jînalidad que en último término persigue es un progreso social y económico rápido, y las universidades han de producir los especialistas que permitan al país el logro de ese fin. En la vida cotidiana de la Universidad, la biblioteca desempeña un papel de primer orden. Innecesario es decir que la biblioteca ha de tener en cuenta, en su organización, las necesidades presentes y futuras, y que ha de orientarse en función de las que puedan tener los estudiantes, los profesores y los investigadores del mundo moderno.

E n septiembre de 1962, en cooperación con el gobierno argentino, la Unesco organizó en Mendoza (Argentina) un seminario regional sobre el desarrollo de las bibliotecas universitarias en América Latina. Habia entre los participantes no sólo distinguidos bibliotecarios de universidades de los países latinoamericanos, sino también administradores y profesores universitarios. El seminario examinó las necesidades en materia de bibliotecas universitarias a la luz del desarrollo presente y futuro de la enseñanza superior en América Latina. En él se puso de manifiesto que tanto los administradores y profesores de las universidades como los altos funcionarios de cada país deben atribuir mayor importancia a las bibliotecas y a los problemas relativos a ellas. Las bibliotecas universitarias podrían tener así mayores facilidades para su desarrollo futuro. El Sr. Morris A. Gelfand, distinguido bibliotecario universitario,

recibió de la Unesco el encargo de escribir un libro con la información técnica necesaria que pudiera servir de guZa para organizar la biblioteca de una pequeña universidad, pero que contuviera al mismo tiempo indicaciones generales útiles para los servicios ojîciales del país, el personal ,

administrativo de la universidad y los profesores universitarios que hubiesen de intervenir en el desarrollo futuro de la biblioteca. Esperamos que el presente volumen, número 14 de la colección “Manuales de la Unesco para las bibliotecas”, fruto de la vasta experiencia del Sr. Gelfand como

bibliotecario universitario y como experto de la Unesco en varios países en vías de dgsawollo, facilitará así la difusión de los conocimientos indispensables de bibliotecología.

Lm opiniones exfipuestas en este volumen son las del autor, y no necesariamente las de la Unesco.

í N D I C E

INTRODUCCI~N . . . . . . . . . .

CAPiTULO I

CAPíTULO II

CAPÍTULO III

CAPíTULO IV

CAPíTULO v

Las bibliotecas universitarias y el desarrollo nacional . . . . . . . . Características de le enseñanza superior; Des- arrollo de las instituciones de enseñanza superior; Factores que influyen en el desarrollo de las bibliotecas universitarias; Las organizaciones de investigación especializada; Grado de desenvolvimiento de las bibliotecas de un país; Con- diciones existentes en determinadas universidades; Situación de la bibliotecología en general

Función de la biblioteca universitaria. . El programa de la biblioteca; Función educativa de la biblioteca

Dirección e inspección de la biblioteca universitaria . . . . . . . . Función del Estado; Función de los órganos de gobierno de la Universidad; Estatutos de la biblioteca universitaria

Organización y administración . . . Factores que influyen en la organización y admi- nistración ; Actividades y funciones típicas de la biblioteca; Organización y administración de las actividades de la biblioteca; Planeamiento del desarrollo de la biblioteca

Personal . . . . . . . . Nombramiento de un director de biblioteca universitaria; Número y naturaleza del personal;

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27

32

40

57

Selección de la plantilla de personal; Formación profesional de los bibliotecarios; Situación de los bibliotecarios en la universidad; Perfecciona- miento profesional del personal; Ascensos; Con- diciones de trabajo; Auxiliares estudiantes

CAPíTuLo VI Constitución del fondo : criterios y procedi- . . . . . mientos de adquisición 72

Formulación de los criterios de adquisición; Factores que influyen en la selección de libros y en los criterios de adquisición; Criterios de selec- ción; El servicio de selección de libros; El programa de adquisiciones; EI presupuesto de compras ; Adquisición de materiales de biblioteca; Organización de las actividades de adquisición; Tramitación de los pedidos; Supresión de las barreras que se oponen a la libre circulación de los libros

cAPíTuLo VII Organización de las colecciones para su utilización . . . . . . .

Actividades del servicio de catalogación; Orga- nización y administración ; Normas y actividades del servicio de catalogación; Evaluación del servicio de catalogación; Algunos problemas y posibilidades futuras

89

cAPíTuLo VIII Servicios a los lectores . . . . . 108

Servicio de lectura y de préstamo; Servicio de referencia

CAPíTuLo IX Organización de servicios auxiliares y com- . . . . . . . plemen tarios "9

Conservación del fondo; Servicios fotográficos y de copia; Proyectores de microformatos; Servi- cios audiovisuales ; Exposiciones, conciertos, conferencias y representaciones teatrales; Servicios y facilidades especiales para los estudiantes de los cursos superiores y los eruditos

CAPíTULO x Actividades cooperativas . . . . 128

Alcance de las actividades cooperativas

CAP~TULO XI

CAPÍTULO XII

CAPfTULO XII1

Planeamiento e instalación del edificio de la biblioteca . . . . . . .

Función de la biblioteca ; Algunos principios generales; Alcance y organización de las actividades de planeamiento; Relaciones de espacio; Selección del emplazamiento; El proyecto definitivo; Equipo y mobiliario

Gestión económica. . . . . .

Relaciones con las autoridades y personal universitario; Recursos de la biblioteca; El presupuesto; Administración del presupuesto; Compras; Se- guros; Centralización y descentralización

Evaluación de los servicios de la biblioteca y fomento de su utilización . . . .

Evaluación de los servicios de biblioteca; Orga- nización y ejecución de la evaluación; Fomento de la utilización de los servicios de la biblioteca

APÉNDICE Algunas lecturas recomendadas . . .

L I S T A D E I L U S T R A C I O N E S

Frontispicio. Libre acceso a las estanterías. Alumnas de medicina preparan sus lecciones en la Biblioteca de la Universidad de Kabul (Afga- nistán)

I

II

III

IV

V

VI

VI1 VI11

IX

X

XI XII

XII1 XIV

xv

Entre Ins páginas 40 y 41

Libre acceso a las estanterías: Biblioteca de la Universidad de Ibadán (Nigeria) Libre acceso a las estanterías: Biblioteca de la Universidad Hebrea (Israel) Libre acceso a las estanterías: L a sala de lectura de la Universidad Libre de Berlín Libre acceso a las estanterías: U n a sala de lectura de la Biblioteca del Douglass College, Rutgers University (Estados Unidos)

Entre lar páginas 80 y 81

Mesas individuales junto a las estanterías de la Biblioteca de la Universidad de Ibadan (Nigeria) Servicio de audición de discos en la Biblioteca Paul Klapper, Queens College, Nueva York Servicio de conservación de manuscritos en Rangún (Birmania) El centro de documentación de la Biblioteca Paul Klapper, Queens College, Nueva York Catálogo principal de la Biblioteca de la Universidad Libre de Berlín Aparato de reproducción en micropelícula del Indian National Scientific Documentation Centre (Insdoc) Proyector de microfichas Proyector de micropelículas

Entre las páginas I44y I45

Plano de la Universidad Científica de Rennes-Beaulieu (Francia) Planta principal de la Biblioteca del Douglass College, Rutgers University (Estados Unidos) Planta baja de la Biblioteca del Douglass College, Rutgers Uni- versity (Estados Unidos)

XVI Vista del exterior de la Biblioteca del Douglas College, Rutgers University (Estados Unidos)

XVII Plano de la planta baja del proyecto de biblioteca del Abdullahi Bayero College, Kano (Nigeria)

XVIII Primer piso de la Biblioteca Paul Klapper, Queens College, Nueva York

XIX Proyecto de biblioteca del Abdullahi Bayero College, Kano (Nigeria), Fachada Sur

xx Biblioteca Shettima Kashim, Universidad Ahmada Bello, Zaria (Nigeria)

I N T R O D U C C I O N

t La mayor parte de los manuales de bibliotecología se han escrito para bibliotecarios. Este libro, en cambio, se destina no sólo a los bibliotecarios, sino también a los profesores, a las autoridades universitarias y a los funcionarios de la administración en general, para que vean con mayor claridad los problemas que se plantean en las bibliotecas, pues también ellos tienen un interés y una responsabilidad en el desarrollo de las bibliotecas universitarias. Si bien se ha concebido sobre todo para que sirva de ayuda en la organización y el funcionamiento de bibliotecas universitarias relativamente pequeñas en los “países en vías de desarrollo”, puede tener también interés para los países muy desarrollados, ya que sugiere posibilidades de cooperación y ayuda con destino a las bibliotecas. Se decidió destinar este libro a un público más amplio por

varias consideraciones que pueden resumirse de la manera siguiente : el ritmo acelerado de crecimiento económico es objetivo común de todos los países en vías de desarrollo; para lograrlo, necesitan concentrarse en la producción y el mejoramiento de recursos humanos adicionales en todos los niveles de las actividades oficiales y privadas. Las universidades han de desempeñar un papel importante en ese proceso, y para formar personal idóneo no sólo deberán tener un profesorado competente y seleccionar de manera adecuada a los estudiantes, sino también ofrecer a todos los miembros de la comunidad universitaria un acceso directo a las fuentes de información que la sociedad ha acumulado durante siglos de experiencia. La biblioteca es el mejor órgano universitario de compilación y clasificación de los conocimientos para su uso eficaz y para proporcionar los servicios correspondientes y las instalaciones materiales que han de facilitar ese uso. La eficacia de la biblioteca se verá multiplicada si forma parte de una red nacional o regional de bibliotecas y servicios de información conexos. El principio de que el desarrollo de los recursos humanos es

una de las funciones más importantes de la universidad y de la biblioteca y su justificación, no significa que las universidades

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no tengan otras funciones importantes para las cuales necesitan las bibliotecas. La verdadera universidad debe también conservar, divulgar y hacer progresar el saber. En algunos países tendrá ade- más otras funciones, y así debe ser. Pero la imperiosa necesidad, cualitativa y cuantitativa, de recursos humanos, exige de por sí una buena universidad con una buena biblioteca. Son los casos en que las bibliotecas universitarias y los servicios

de información de que disponen los países en vías de desarrollo pueden considerarse como satisfactorios. Las personas a quienes incumbe, al nivel más elevado, formular la política nacional, y cuyas decisiones repercuten directamente sobre el desarrollo de las universidades podrán encontrar útil este libro por las sugestiones que contiene sobre la manera de eliminar los obstácu- los que impiden o frenan el necesario desarrollo de los recursos y servicios de bibliotecas en las universidades. En resumen, al escribir este libro se han tenido en cuenta tanto los intereses nacionales como los de la comunidad universitaria en lo que se refiere a la enseñanza y a la investigación.

OBSTACULOS QUE IMPIDEN EL DESARROLLO DE LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

Entre los principales obstáculos con que tropieza el desarrollo de las bibliotecas universitarias en algunos países, merecen subrayarse los siguientes: u) falta de una definición clara de los objetivos de la universidad y de la biblioteca, falta de cooperación y de comprensión por parte de las autoridades universitarias y del profesorado, falta de bibliotecarios capacitados y de personal subalterno competente, falta de fondos en la universidad y en el país en general; b) graves restricciones de importación y de divisas ; c) ayuda económica insuficiente ; d) locales inadecuados ; e) falta de bibliotecario competente en la universidad o de haberlo, falta de la autoridad que exigen sus importantes funciones y de la categoría que debería reconocérsele dados sus títulos y conocimientos profesionales ; f) procedimientos de compra y otros reglamentos administrativos excesivamente complicados ; y g) efecto psicológico negativo de la responsabilidad financiera personal del bibliotecario en caso de pérdidas de libros. Evidentemente los bibliotecarios por sí solos no pueden resolver

esas dificultades ni otras análogas. El profesorado y los órganos directivos de la universidad tienen en general autoridad para eliminar los obstáculos internos; en cierta medida, corresponde igualmente a los servicios oficiales el hacerlo, así como suprimir los externos. Podría argüirse que la falta de fondos es la dificultad principal y

más generalizada. Pero la falta de recursos económicos no es siempre el principal freno del desarrollo, ni debe serlo dadas las posibilidades de perfeccionar las instituciones existentes y dada la asistencia que prestan cada vez en mayor medida determinados países, los organismos internacionales, las agrupaciones privadas y los particulares, Es posible que el freno principal sea la falta de información objetiva sobre los recursos de una biblioteca universitaria moderna y sobre los servicios y facilidades que ofrece, sobre lo que puede significar para la nación y para la universidad, y sobre sus necesidades de material y de personal; falta de información, repetimos, de las personas a quienes incumbe proporcionar fondos y crear por otros medios un ambiente favorable al desarrollo y a la eficacia de las instituciones nacionales. El fin que principalmente persigue este libro es proporcionar esa información. La estructura del libro se ha adaptado a las funciones de la

biblioteca, considerando que éstas determinan su forma o su carácter y, por consiguiente, sus necesidades. Los primeros capítulos tratan del papel que ha de desempeñar la biblioteca, de la importancia de definir su misión y del papel que incumbe a las autoridades que supervisan su funcionamiento. En los capítulos siguientes se describen la organización y el personal de la biblioteca; la selección y la adquisición de sus fondos y la organización de éstos para su empleo eficaz. En los capítulos restantes se examinan los diversos servicios que pueden prestarse a los estudiantes y al profesorado para ayudarles y estimularles en el empleo de la biblioteca con fines educativos y de investiga- ción, los requisitos que deben reunir los edificios, los problemas financieros y administrativos, las actividades cooperativas y la evaluación de los servicios de las bibliotecas y la labor de fomento de que pueda ser objeto. Se insiste sobre todo en la aplicación de los principios y las

técnicas de la bibliotecología a los problemas concretos de la biblioteca universitaria que se plantean en los países con bibliotecas escasas y mal organizadas. Las técnicas de localización mecánica de datos y los progresos tecnológicos conexos se men- cionan únicamente desde el punto de vista de sus posibilidades futuras, por considerarse que, salvo en contados casos, los servicios tradicionales son los que mejor se prestan para atender a las necesidades actuales de las bibliotecas universitarias. Se parte de la hipótesis de que el bibliotecario de la universidad

y SUS principales auxiliares poseen una formación profesional adecuada y de que, por consiguiente, están familiarizados con la terminología y los métodos bibliotecológicos. Esta hipótesis no se extiende, naturalmente, al profano a quien se destina también el presente libro. No se tratará así detalladamente de métodos,

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como los que se emplean para la catalogación, sino que se descri- birán las actividades importantes y se examinarán los principios y métodos aplicables a ellas. El término “biblioteca universitaria” se utiliza aquí para

designar una biblioteca que forma parte integrante de una institución de enseñanza superior (colegio universitario, facultad, universidad), para ingresar en la cual es preciso haber terminado los estudios de grado secundario, en la que se da enseñanza y se hacen investigaciones en una o más ramas de las letras y de las ciencias y que está facultada para expedir títulos, diplomas o certificados. Por “biblioteca central” se entiende la biblioteca universitaria central o más importante; las bibliotecas de departamento, de facultad, de instituto, de colegio o escuela quedarán englobadas en el concepto genera1 de biblioteca universitaria. Se llamará “bibliotecario de la universidad” al jefe o director de la biblioteca universitaria central y de los servicios que de ella dependan. Se han consultado para la preparación de este libro muy diversas

fuentes ; demasiado mumerosas para mencionarlas todas ; pero cuando se reproducen pasajes de otras obras se indica claramente la fuente, y en apéndice figura una lista de otras referencias. El autor quiere hacer constar aquí su profunda gratitud a los autores y editores de las obras que ha consultado y utilizado para la preparación de este libro. Igualmente, quiere agradecer la valiosa ayuda del Sr. Joseph

Groesbeck, director adjunto de la Biblioteca Dag Hammarskjdd, y del Sr. Arthur Gagliotti, director de la Oficina de la Unesco en Nueva York (Naciones Unidas) y de su respectivo personal.

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C A P Í T U L O P R I M E R O

LAS BIBLIOTECAS UNIVERS ITARIAS Y EL DESARROLLO NACIONAL

Al constituirse muchas nuevas naciones, ante la necesidad urgente de mejorar en ellas, como en otras que ya existían y que se encuentran en vías de desarrollo, las condiciones económicas, sociales y culturales, se impone la creación de nuevas instituciones de enseñanza superior y el perfeccionamiento de las existentes. En los últimos años las repercusiones de esas necesidades en lo que respecta a programas, personal y financiamiento han sido objeto de detenidos debates. Para el desarrollo de los recursos humanos, las universidades

representan inversiones importantes. Por ese motivo, tanto si se trata de instituciones públicas como privadas, es lógico que los gobiernos les atribuyan suma importancia. Para que sean eficaces, sobre todo en los países en vías de desarrollo, las universidades deberían organizarse, desarrollarse y administrarse con arreglo a objetivos que reflejen las necesidades y propósitos concretos del país, a la vez que las finalidades tradicionales de una universidad.

CARACTER~STICAS DE L A ENSEÑANZA SUPERIOR

La importancia que un país concede a las universidades da idea de la medida en que aprecia y comprende su función. En los países donde se reconoce el valor de las universidades como instituciones de formación de personal altamente especializado y, por tanto, se considera que aportan una contribución decisiva al logro de los objetivos económicos y sociales del país, será probablemente muy grande la ayuda y el aliento que reciban del poder público. En algunos de los países en vías de desarrollo las universidades no tienen todavía una función preponderante ; en otros, donde se tiene una noción cabal de la necesidad de perfeccionar la enseñanza en todos los niveles, la universidad, por su prestigio, ocupa la cúspide del sistema de enseñanza y su desarrollo recibe un vigoroso impulso. En algunos paises de Asia y Africa se ha registrado un aumento espectacular del número

de instituciones de enseñanza superior y del volumen de su matrícula, y ciertos indicios permiten afirmar que las universidades y colegios universitarios de algunos de los países de más larga historia de América Latina y del Oriente Cercano y Medio están entrando en un nuevo periodo de desarrollo. Entre los factores que caracterizan la enseñanza superior en

un país, figuran los siguientes: la relación que las funciones universitarias guardan con las necesidades nacionales ; la índole de las instituciones (es decir, si se trata de facultades universitarias, de institutos técnicos y científicos, de escuelas profesionales, etc.) que existen en el país, las normas aplicables para el ingreso y la expedición de títulos, la calidad del profesorado, la calidad de la enseñanza y de la investigación en las universidades, y la naturaleza de los recursos, servicios, instalaciones y personal en materia de bibliotecas. Otros factores que influyen decisivamente en la enseñanza superior son: la mayor o menor posibilidad de que los estudiantes graduados encuentren cabida en ella; el grado de control que ejerce o puede ejercer el Estado y el prestigio de que gozan fuera del país los títulos, diplomas y certificados expedidos por las instituciones de enseñanza superior de la nación. En algunos países en vías de desarrollo son cada vez más las

funciones que vienen a añadirse a las que tenían tradicionalmente las universidades. En el informe de la Conferencia sobre el Porvenir de la Enseñanza Superior en África, el papel de la enseñanza superior se define del modo siguiente: “Además de sus funciones y obligaciones tradicionales de

enseñar y hacer progresar el saber por medio de la investigación, el papel de la enseñanza superior en el desarrollo social, cultural y económico de Africa consiste en :

I. Lograr el respeto de las normas universitarias internaciqnales. 2. Crear las condiciones que permitan la unificación de Africa. 3. Favorecer el estudio y el conocimiento de la cultura y del patrimonio africanos, y, por medio de actividades de investi- gación y de enseñanza en materia de estubios africanos, hacer desaparecer los conceptos erróneos sobre Africa.

4. Desarrollar al máximo los recursos humanos de África para que pueda satisfacer sus necesidades de mano de obra.

5. Orientar la formación completa del hombre para el futuro de la nación.

6. Estructurar, a lo largo del tiempo, un sistema de enseñanza superior verdaderamente africano, al servicio de Africa y de su población, pero que promueva al mismo tiempo el sentimiento de pertenecer a la gran familia de la humanidadl.”

I. UNESCO. The development of higher education in Africa. Tananarive, 3-12 September 1962, p. 19. Paris, Unesco, 1963. 339 p. (Existe también en francés.)

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En las ideas expuestas por el Sr. José Y. Tuazon, subsecretario de Educación de la República de Filipinas, en la Conferencia de Rectores y Vicerrectores de Universidades, celebrada en la de Karachi en I 96 I, aparece esa nueva concepción de la universidad, que se resume bajo el epígrafe de “La responsabilidad social de las universidades asiáticas” : Hoy día está generalmente aceptado que la universidad actual

no puede ser una institución aparte, una isla inaccesible desde tierra firme. Para que su rendimiento sea óptimo, la universidad debe constituir un elemento real y funcionalmente vivo en la sociedad que la mantiene. Como en tiempos pasados, debe servir para adquirir y enriquecer un acervo de conocimientos para uso y beneficio del pueblo[ ...I Las universidades de Asia, en particular, para ser fieles a los ideales de la época actual, deben ser instrumentos dinámicos de reconstrucción social, de desarrollo de sistemas políticos verdaderamente asiáticos, para elevar el nivel de vida y contribuir a la supervivencia y al progreso de los pueblos a los que sirven. Del mismo modo que deben conservar su interés por descubrir las fuentes y realizar la síntesis de todos los conocimientos, deberían identificarse plenamente con los diversos y cambiantes problemas de la sociedad moderna en el plano nacional, regional e internacional 1.”

DESARROLLO DE LAS INSTITUCIONES DE ENSEÑANZA SUPERIOR

Muchos años antes de que los antiguos territorios y colonias consiguieran su independencia se había sentido la necesidad de extender y mejorar los servicios de enseñanza superior. El Reino Unido reconoció esta necesidad, en lo que entonces eran sus territorios de ultramar, al instituir en 1943 la Comisión Asquith, conocida oficialmente como Comisión sobre Enseñanza Superior en las Colonias. Esta Comisión, en su informe de 1945, reco- mendó que se pusiera en práctica un vasto programa de desarrollo de las universidades en virtud del cual “las universidades britá- nicas, con ayuda financiera del gobierno del Reino Unido, debían fomentar la evolución de las universidades en los territorios, ayudando a las instituciones que en ellos existían o creándolas donde no las hubiera. El impulso para el desarrollo debía darlo la Gran Bretaña, y la tarea, aprobada y financiada por el gobierno, debían alentarla las universidades británicas. Este plan fue aprobado por el gobierno ... 2” I. INTERNATIONAL ASSOCIATION OF UNIVERSITIES, Bulletin, voi. IO, August 1962, p. 186. 2. A. M. CARR-SAUNDERS. New universiiies overseas, p. 17. London, Allen and Unwin,

1961, 260 p.

En el libro de que se ha tomado esta cita el autor describe muy bien los problemas que planteó el programa de desarrollo universitario emprendido en cumplimiento de las recomendaciones de la Comisión Asquith y la forma en que se trató de resolverlos. En América Latina se registra un movimiento en favor de las

universidades que podría tener profundos efectos en el desarrollo de las bibliotecas universitarias. La Conferencia sobre Educación y Desarrollo Económico y Social en América Latina, celebrada en marzo de 1962, en Santiago de Chile, recomendó “que los países latinoamericanos hicieran todo lo posible por alcanzar una situación merced a la cual la América Latina en su conjunto pudiera destinar no menos del 4% de su producto bruto a la educación y que una proporción no menor del I 5 yo de los fondos públicos disponibles de la Alianza para el Progreso fuese aplicada a los programas de educación 1”. La Conferencia recomendó asimismo que, como parte del perfeccionamiento generai de los servicios bibliotecológicos, se mejoraran los servicios de las bibliotecas universitarias. En relación inmediata con dicha reunión, cabe recordar el

Seminario Regional sobre el Desarrollo de las Bibliotecas Univer- sitarias en América Latina. Organizado por la Unesco en colabo- ración con el gobierno de la República Argentina, ese seminario se celebró en la ciudad de Mendoza, del 24 de septiembre al 5 de octubre de 1962. Los participantes pusieron de relieve la importancia de las bibliotecas en relación con las universidades al declararse “profundamente convencidos de que: u) el nivel de los países depende del grado alcanzado por su educación superior, b) la educación superior depende de la forma de cumplir sus fines las universidades, y c) las universidades serán lo que sean las bibliotecas universitarias 2”. El programa del seminario abarcaba una gran variedad de

temas, empezando por un debate fundamental sobre los fines de la enseñanza superior en América Latina y sus tendencias actuales. Luego se examinaron las funciones de la biblioteca universitaria considerando el probable desarrollo de la educación superior en América Latina en los diez años próximos. EI seminario tuvo gran importancia porque permitió hacer un análisis completo y una evaluación de los recursos, servicios, instalaciones y métodos aplicados en las bibliotecas universitarias latinoamericanas, y señalar al mismo tiempo los obstáculos que es preciso superar para que las bibliotecas contribuyan a la ejecución del programa global de desarrollo universitario.

I. UNESCO, Seminario regional sobre el desarrollo de las bibliotecas universitarias en América Latina, Boletin de lu Unesco para lus bibliotecas, vol. XVII, N.O 2 (suplemento, marzo-abril de 1963), p. 119.

2. Ibid., p. 129-130.

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Los problemas que plantea el desenvolvimiente de las universidades en América Latina difieren, en varios aspectos importantes, de los que se plantean en numerosos países en vías de desarrollo recientemente independizados. Los países nuevos tienen que crear en muchísimos casos universidades y bibliotecas donde antes no existían. En esas circunstancias, la formación y organiza- ción de nuevos fondos para las bibliotecas, la habilitación de locales y la designación del personal, son problemas de importancia capital. También las bibliotecas universitarias latinoamericanas necesitan, como todas las bibliotecas, poder disponer constantemente de nuevos materiales y, en muchos casos, de nuevos locales y personal más numeroso. Sin embargo, muchas bibliotecas, sobre todo de las universidades más antiguas, poseen fondos abundantísirnos, aunque éstos pueden encontrarse dispersos en las diversas facultades y no están a menudo al alcance del lector. Por ese motivo, los bibliotecarios de las universidades latinoamericanas han insistido repetidamente en la necesidad de lograr una mejor coordinación y una mayor cooperación en el empleo de los recursos de las bibliotecas. En América Latina los problemas del desarrollo de las biblio-

tecas universitarias, como los que plantea el desenvolvimiento de las universidades en general, suelen ser más complicados y difíciles que en los países nuevos, por tratarse de situaciones que requieren tener en cierto modo en cuenta actitudes del profesorado, métodos de enseñanza, tradiciones y normas ya arraigadas, problemas jurídicos y cuestiones como el emplazamiento de los locales universitarios. Sin embargo, tanto los servicios oficiales como las autoridades universitarias y los bibliotecarios convienen en que esos problemas deben estudiarse y resolverse. Para precisar y resolver los problemas que plantea el desarrollo

de las universidades, estrechamente relacionado con el de las bibliotecas, se celebró del 3 al 12 de septiembre en Tananarive (República Malgache) la Conferencia sobre el Porvenir de la Enseñanza Superior en África, muy importante a ese respecto. Sus conclusiones y recomendaciones figuran en el plan del desarrollo de la educación en Africa, 1961-198q. En ese plan se esboza la función de la enseñanza superior en Africa, su planeamiento, el personal necesario y la forma de financiamiento, la selección y adaptación de los planes de estudios y el papel de la cooperación interafricana e internacional. En todo ese programa se tienen particularmente en cuenta las necesidades de las naciones del Africa Central, pero los principios formulados o implícitos y el criterio general con que se enfocan los problemas del desarrollo de las universidades tienen un amplio campo de aplicación 1. I. UNESCO, The deuelopmnt of higher education in Africa ..., p. 69-81. (Existe también en

francés.)

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Ese programa podría muy bien servir de base para cualquier plan de fomento de las bibliotecas, porque en él se subraya la necesidad de aprovechar plenamente los recursos educativos en el plano nacional y regional, la importancia de establecer planes con arreglo a objetivos netamente definidos, la necesidad de la coordinación y el valor de la cooperación. En ese contexto, las bibliotecas podrían organizarse y desarrollarse desde un principio, no sólo como centros básicos de información de las respectivas universidades, sino como filiales de sistemas de información nacionales e internacionales.

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL DESARROLLO D E LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

Las bibliotecas universitarias deben organizarse de modo que puedan cumplir con la función que corresponde a la universidad. Además de los obstáculos concretos de que se habló en la intro- ducción, diversos factores internos y externos pueden influir en el desarrollo de las bibliotecas universitarias. En interés del país y de la universidad es preciso tenerlos en cuenta al planear el desarrollo de las bibliotecas. Además del desenvolvimiento de las instituciones de enseñanza superior de cada país o región y de las características locales de la enseñanza superior, figuran entre ellos : a) el número y tipo de las instituciones especializadas de investi- gación; b) la situación de los servicios bibliotecológicos del país; c) las condiciones existentes en determinadas universidades ; y d) la situación de la bibliotecología en general.

LAS ORGANIZACIONES DE I N V E S T I G A C I ~ N ESPECIALIZADA

En todos los países se reconoce hoy que la influencia de la ciencia y la tecnología sobre el desarrollo nacional constituye uno de los factores determinantes de la investigación científica en todos sus aspectos. Tanto si se lleva a cabo en las ciencias puras como en las ciencias aplicadas, la investigación es una de las preocupa- ciones fundamentales del Estado y de las instituciones de enseñanza superior. El profesor Auger establece acertadamente entre las ciencias

puras y las ciencias aplicadas una distinción que permite explicar el papel que incumbe respectivamente a la universidad y al Estado. “Desde este punto de vista, dice, la investigación presenta también una dualidad, comparable a la dualidad ciencia pura- ciencia aplicada, y que se podría describir con las palabras

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“conocimiento” y “acción”. Con el primer vocablo reconocere- mos la observación y la teoría, con el segundo la experiencia y la aplicación 1”. Las universidades son los centros tradicionales de la ciencia pura, es decir, del conocimiento en términos de obser- vación y teoría. Sin embargo, muy a menudo intervienen en actividades de experimentación y aplicación a fin de promover el desarrollo económico y social. Incumbe al Estado alentar y apoyar el desarrollo planeado y coordinado de la investigación científica, reconociendo la relación fundamenta1 que existe entre la ciencia pura y la ciencia aplicada; en cambio, corresponde a la universidad organizar programas adecuados de formación e investigación y mantener estrecho contacto con otras instituciones de enseñanza superior y de investigación. En los países en vías de desarrollo se ha observado un signifi-

cativo aumento del número de institutos de investigación. En un informe presentado recientemente al Consejo Económico y Social de las Naciones Unidas se enumeran 45 institutos de investigaciones industriales en 36 países, 29 centros de desarrollo de la producti- vidad y la administración en 28 países y 209 organizaciones nacionales de investigación científica en 65 países 2. Los institutos de investigación, pertenezcan o no a las universi-

dades, necesitan materiales y servicios de información científica. La magnitud de estas necesidades se refleja en las estadísticas de publicaciones científicas. En 1960, según el profesor Auger, se publicaban unas IOO o00 revistas científicas3. Pero las revistas no bastan por sí solas para satisfacer las

necesidades de los centros científicos. Es preciso además que circulen continuamente los informes inéditos, que producen anual- mente por millares los institutos de investigación del mundo entero, así como los libros importantes, los resúmenes analíticos, las traducciones y otros tipos de materiales informativos a fin de que el investigador pueda conocer por ellos todos los datos existentes sobre el tema que le interesa, evitando así duplicaciones inútiles. Dado el volumen de la producción de informaciones, ni siquiera las bibliotecas más importantes de los países occidentales pueden afirmar que tienen fondos completos en todos los sectores y deben recurrir a diversas formas de adquisición cooperativa, asociándose con otras instituciones, lo cual es todavía más necesario

I. Pierre AUGER, Tendencias actuales de la investigación cientifca, p. 19, París, Unesco, 1961, 268 p.

2. NACIONES UNIDAS, CONSEJO ECONOMICO Y SOC,IAL, Comité Asesor sobre la Aplicación de la Ciencia y la Tecnología al Desarrollo, primer periodo de sesiones, Comunicación de1 Comité Administrativo de Coordinación al Comité Asesor sobre la Aplicación de la Ciencia y la Tecnología al Desarrollo, 22 de enero de 1964, anexo IV, p. 1-30, 65 p., incluidos los anexos I-V. (Doc. E/AC.=jz/L.z).

3. Pierre AUGER, op. cit., p. 15.

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para las bibliotecas universitarias y de investigación de los países en vías de desarrollo. El apoyo de las universidades y del Estado es esencial para el

progreso de las bibliotecas en el plano local, nacional y regional. Sin ese apoyo, los bibliotecarios, por competentes que sean, no pueden establecer planes, constituir fondos ni coordinar las actividades ni los servicios de las bibliotecas de investigación.

G R A D O D E DESENVOLVIMIENTO D E LAS BIBLIOTECAS DE U N PAÍ S

Tanto si las atribuciones de la biblioteca universitaria son amplias como si son limitadas, su desarrollo estará influido por los factores siguientes, que caracterizan la situación de los servicios bibliote- cológicos de un país : a) existencia de otras bibliotecas universitarias en el país o en la región; b) importancia y calidad de las bibliotecas escolares, públicas y especializadas ; c) existencia de una biblioteca nacional o de un sistema nacional de bibliotecas ; d) existencia de centros de documentación y de centros bibliográ- ficos; e) financiamiento de los servicios de bibliotecas; f) restricciones en materia de importaciones y de divisas; g) grado de cooperación y coordinación entre las bibliotecas; k) existencia de bibliotecarios competentes; I) existencia de servicios de formación de bibliotecarios; m) situación del bibliotecario en el país y en la universidad; y. n) influencia y calidad de las asociaciones profesionales de bibliotecarios. Cuando el desarrollo de las bibliotecas ha contado con el debido

apoyo se suele observar que la condición profesional de los bibliotecarios ha mejorado constantemente, que existen servicios de formación bibliotecológica, que las asociaciones profesionales de bibliotecarios son eficaces y están bien consideradas, y que la existencia de las bibliotecas ha contribuido notablemente al progreso económico, social, cultural y científico. En tales casos, las nuevas bibliotecas universitarias pueden aprovechar la experiencia y los recursos con que cuentan, tanto en lo que respecta a los materiales como al personal, las bibliotecas existentes y los servicios bibliotecológicos en general. Los países escandinavos son a ese respecto particularmente dignos de admiración.

CONDICIONES EXISTENTES EN DETERMINADAS UNIVERSIDADES

Además de la influencia general que pueden ejercer sobre el funcionamiento de una biblioteca los fines que fundamentalmente

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persigue la institución a la que presta sus servicios, también puede tener importancia el ambiente administrativo y docente de la universidad. Entre los factores que merecen tenerse en cuenta figuran la organización, administración y emplazamiento de las facultades, sus métodos de enseñanza y criterios en materia de investigación y publicaciones, el número y tipo de los estudiantes, la extensión de los planes de estudios, el órgano o persona que ejerce la dirección de la vida universitaria, las fuentes de finan- ciamento, el apoyo económico con que cuenta la biblioteca, la autoridad y situación del director de la biblioteca universitaria y de su personal y los planes de desarrollo de la universidad. Las condiciones que acabamos de enumerar deberán ser exami-

nadas, evaluadas y modificadas, si es preciso, a fin de que la biblioteca pueda desempeñar eficazmente su papel. Uno de los problemas fundamentales de su organización y dirección, que se plantea tanto en las universidades antiguas como en las de creación reciente, es el grado en que conviene centralizar o des- centralizar los recursos y servicios bibliotecalógicos para atender mejor a la universidad. En los capítuIos siguientes se estudiará éste y otros problemas que se derivan de las condiciones en que habrá de funcionar la biblioteca.

SITUACION DE LA BIBLIOTECOLOG~A EN GENERAL

Aunque las bibliotecas y la bibliotecología tienen un origen muy antiguo, la bibliotecología moderna como disciplina profesional sólo apareció en el siglo XIX. A principios del siglo xx, la profesión de bibliotecario estaba ya sólidamente arraigada. Se habían establecido una serie de principios y métodos, se habían formado asociaciones profesionales, editado publicaciones importantes, creado instituciones de formación y se había definido su misión. EI siglo xx fue testigo de nuevos progresos en lo que atañe a la tecnología de las bibliotecas y a la formación de los bibliotecarios, y vio acentuarse la especialización, extenderse las actividades de cooperación en el plano nacional e internacional. Las bibliotecas como centros de información y de enseñanza tuvieron una importancia cada vez mejor reconocida, lo mismo que merecieron cada vez más respeto la competencia y los servicios de los bibliotecarios profesionales. Después de la segunda guerra mundial, la bibliotecología

realizó rápidos progresos, sobre todo en lo que se refiere a la construcción de edificios funcionales, la organización de sistemas cooperativos y centralizados de adquisición y catalogación, el empleo de métodos mecánicos, y al desarrollo de los servicios de

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documentación, inclusive los de resúmenes analíticos, indización y traducción. Pero estos adelantos no podrán ser aprovechados plenamente por las universidades ni por los diversos países mientras no se superen los obstáculos con que todavía se tropieza, en mayor o menor grado para dar una organización eficaz a las bibliotecas.

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C A P Í T U L O I I

FUNCIÓN DE LA BIBLI OTE CA UNIVERS ITARIA

La función de la biblioteca y su programa de desarrollo deben definirse con arreglo a la misión de la universidad.

EL P R O G R A M A DE LA BIBLIOTECA

Tanto si se trata de establecer una biblioteca en una universidad de reciente creación, como de mejorar los servicios en una universidad ya existente, el programa de la biblioteca debe reflejar los medios que le permitirán contribuir al logro de los objetivos de la universidad. Al formular el programa deberán tenerse en cuenta los tres

grupos de personas interesadas : los usuarios de la biblioteca, el personal encargado de su funcionamiento, y aquéllos a quienes corresponderá dirigir y financiar su desarrollo. Incumbe al bibliotecario de la universidad establecer el programa de la biblioteca, y presentarlo a los servicios oficiales para su aprobación. En un programa de establecimiento (o de ampliación) de una

biblioteca figurarán en primer término los elementos en que se basa un servicio eficaz: formulación de los objetivos; personal competente, con autoridad y atribuciones para establecer los servicios de biblioteca; plan de organización y administración y apoyo económico y administrativo adecuado. En segundo tér- mino, las cuestiones de locales e instalaciones, así como de los recursos bibliotecológicos necesarios. En tercer término, las de conservación y desarrollo sistemáticos así como la coordinación de los servicios de bibliotecas en la universidad y la cooperación con las bibliotecas y otros organismos de información ajenos a ella. Por último, habrá que hacer evaluaciones periódicas del servicio para comprobar si la biblioteca cumple eficazmente su misión.

FUNCIÓN EDUCATIVA D E LA BIBLIOTECA

El papel fundamental de la biblioteca es de carácter educativo. La biblioteca no debe considerarse como un simple depósito de libros anexo a una sala de lectura, sino como un dinámico instrumento de educación. Debe nutrir la inteligencia del estudiante, estimular las investigaciones de los profesores, e invitar a cuantos franqueen sus puertas a participar plenamente en esos bienes intelectuales y culturales. En ese contexto, la utilización de la biblioteca se convierte en un método de enseñanza, paralelamente a las clases y a los grupos de discusión tradicionales. El bibliotecario tiene una función docente, orienta al estudiante en lo que se refiere a los métodos de investigación, y la biblioteca atiende activamente las necesidades de los profesores en materia de enseñanza y de investigación. Esta manera de enfocar el papel de la biblioteca tiene múltiples

consecuencias. El fondo, además de satisfacer las necesidades de cada materia del plan de estudios y de cada proyecto de investi- gación de los profesores, debe abarcar también otras materias importantes, no comprendidas en el plan de estudios, y contener numerosas bibliografías tanto generales como especializadas. El fondo deberá organizarse en función de la facilidad de acceso; los servicios de préstamos serán gratuitos y liberales; deberá informarse a los estudiantes y a los profesores de los servicios y recursos de la biblioteca y ésta organizará programas para enseñar la manera de utilizar sus servicios. EI edificio de la biblioteca deberá estar concebido de modo que permita el cumplimiento de esas funciones. Los bibliotecarios cooperarán en todas las formas posibles con los profesores para lograr los objetivos de la universidad. Sobre todo, habrá que disponer de personal competente que dirija esa empresa educativa y le infunda vida.

Relaciones entre los profesores y los bibliotecarios. Para que los estudiantes utilicen de un modo eficaz e independiente la biblioteca será necesaria una cooperación constante entre los profesores y los bibliotecarios, teniendo unos y otros en tales relaciones sus funciones propias. Una buena enseñanza dará al estudiante la motivación básica

para utilizar eficazmente la biblioteca. Independientemente del método - conferencia, discusión en el aula, experimento en el laboratorio, clase tutorial - el resultado, en último término, debe ser despertar la curiosidad intelectual del estudiante, estimular su interés y sus facultades críticas y alentar su natural deseo de aprender. El estudiante no tardará así en encontrar el camino de la biblioteca, que será para él una necesidad intelectual. Al profesor, la biblioteca puede serle sumamente Útil para la

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enseñanza y el trabajo de investigación. Por consiguiente, deberá familiarizarse con las obras que contiene y los servicios que presta. Podrá dar a los estudiantes trabajos que les obliguen a recurrir a la biblioteca, invitar a la clase a un bibliotecario para discutir los elementos bibliográficos que puedan ser útiles a los estudiantes. Asimismo quizá considere provechoso consultar al director de la biblioteca acerca de la adquisición de materiales especiales para su enseñanza o trabajos de investigación. Las relaciones entre los profesores y los bibliotecarios pueden ser así muy fructuosas si son recíprocas. El director de la biblioteca, por su parte, deberá conocer

perfectamente el plan de estudios, saber lo que interesa a los profesores y lo que enseñan. Al mismo tiempo, deberá comuni- carles todas las nuevas adquisiciones. Deberá ayudar a los estudiantes a utilizar la biblioteca prestándoles servicios bibliográficos y de referencia adecuados, y tomando las disposiciones necesarias para facilitar el trabajo de los estudiantes de los cursos superiores y de los investigadores. Si las circunstancias lo permiten, preparará en colaboración con los profesores bibliografías especiales destinadas a los estudiantes, y prestará a los profesores los servicios bibliográficos que requieran sus trabajos de investigación o las obras que estén escribiendo. Un manual sobre la biblioteca destinado a los profesores será

muy útil para informarles, y para recabar su apoyo y cooperación. Podrá contener una descripción del fondo, subrayando las colecciones de especial importancia; indicar los servicios de la biblioteca, inclusive los préstamos entre bibliotecas, los de fotocopia, indi- zación y resúmenes analíticos, los de enseñanza sobre la utilización de la biblioteca, preparación de listas de lecturas recomendadas ; una descripción de las instalaciones, con planos de los pisos e indicación de las salas de seminarios y servicios de investigación para los profesores ; las disposiciones adoptadas por mutuo acuerdo, tanto entre las bibliotecas de la universidad como con las ajenas a ella; los estatutos, reglamentos y privilegios; las normas y métodos de selección y adquisición de libros, y diversas otras cuestiones pertinentes. Ese manual sobre la biblioteca destinado a los profesores no exigirá una revisión frecuente. Su tirada permitirá facilitar ejemplares a todos los profesores tanto a los que trabajan a jornada completa como a jornada parcial, y a los que puedan incorporarse al claustro durante cinco años aproximadamente.

Enseñanza sobre la manera de utilizar los servicios de biblioteca. Tanto en los países muy desarrollados como en los países en vías de desarrollo, muchos estudiantes ingresan en la universidad con una noción más bien limitada del mundo de los libros. Como los profesores,

el director de la biblioteca tiene la obligación de contribuir al desarrollo intelectual del estudiante y puede hacerlo de un modo inmediato y personal orientándole e informándole mediante los servicios que suelen llamarse de “referencia”. A ellos puede añadirse, de un modo más preciso, el destinado a enseñarle cómo utilizar la biblioteca y la preparación de un manual sobre ella para su uso. Esa enseñanza puede darse en diversas formas: u) visitas de

orientación para grupos de estudiantes recién ingresados ; b) explicaciones sobre los instrumentos básicos, como los catálogos de la biblioteca, los índices de publicaciones periódicas, y las obras de referencia; c) conferencias y demostraciones más concretas sobre la utilización de fuentes de información especializada; d) indicaciones sobre la manera de establecer bibliografías y de redactar informes y tesis ; e) proyección de películas cinematográficas sobre la utilización de los libros y las bib1iotecas;f) manuales sobre las bibliotecas para uso de los estudiantes. A los estudiantes recién ingresados se les enseñará la manera de

utilizar la biblioteca tan pronto como sea posible después de su llegada a la universidad. Se estimulará así a algunos de ellos a trabajar personalmente más allá del mínimo que exija el plan de estudios. El joven recién ingresado deberá aprender cómo utilizar el catálogo de la biblioteca, cómo están dispuestos los libros y cómo puede obtenerlos. Habrá que explicar al estudiante las normas relativas al

préstamo de libros, así como las referentes al funcionamiento de la biblioteca, horas de apertura y los servicios especiales que preste. Los usuarios deberán saber sobre todo a quién dirigirse para obtener información acerca de la biblioteca. En instituciones pequeñas, quizá sea posible organizar visitas acompañadas de explicaciones y lecciones prácticas para grupos reducidos de estudiantes. En las más grandes podrá ser necesario dar las explicaciones a grupos numerosos y recurrirá a películas cinema- tográficas o a un buen manual sobre la biblioteca. Deberá enseñarse a los estudiantes de los cursos superiores y

a los graduados cómo utilizar los instrumentos bibliográficos especializados así como la técnica de la investigación biblio- tecológica. Para ayudar e instruir a los estudiantes, puede ser muy Útil

un manual sobre la biblioteca tanto si es un pequeño folleto como un verdadero libro. Para los estudiantes universitarios se han publicado estos últimos años varios buenos manuales de orientación general. Habrá que adquirir algunos de ellos, así como diversas obras sobre metodología de la investigación en determinadas materias con destino al fondo de la biblioteca. Pero de todos modos hará falta una publicación concebida especialmente para

el caso, escrita en la lengua del país, para facilitar la utilización de una biblioteca determinada por los estudiantes. Tomemos por ejemplo, un manual extensol. Es un libro de cien páginas, abundantemente ilustrado, con una lista de los diversos tipos de materiales de referencia de que dispone la biblioteca. El primer capítulo da una visión general de la biblioteca, explica cómo están organizados los fondos, y describe las instalaciones. Hay un diagrama del piso donde están instalados los servicios principales con indicación del lugar donde se encuentran éstos, así como los fondos más importantes. Los capítulos siguientes tratan de la ordenación y disposición de los libros, del sistema para pedirlos, de los reglamentos y normas que se aplican en la biblioteca, y de sus colecciones y servicios especiales. Se dedica un capítulo al catálogo en fichas y se dan instrucciones detalladas sobre su empleo. Otro capítulo trata de las revistas, diarios y publicaciones oficiales, su utilización y manera de obtenerlos. En otro se describe con bastantes detalles la colección de obras de referencia y se trata de algunas de las principales obras en función de su utilidad para determinados fines. En un capítulo aparte se dan al estudiante algunas indicaciones sistemáticas sobre la manera de redactar un informe o cualquier otro trabajo escrito.

I. K. FREYER, Paul KlaHer Libray Handbook, rev. ed. ... Flushing, N.Y., Queens College, 1962, IOO p.

3'

C A P Í T U L O I I I

DIRECCIÓN E INSPECCIÓN DE LA BIBLIOTE CA UNIVERS ITARIA

En general, el órgano de gobierno de la universidad determina la orientación y fija el régimen de la biblioteca universitaria. Esto se puede hacer mediante unos estatutos, o unas leyes, ordenanzas, decretos, reglamentos, etc., según los usos locales, pero siempre con el fin de promover el desarrollo y utilización de la biblioteca.

FUNCION DEL ESTADO

El Estado tiene la facultad de crear e inspeccionar las universidades, así como la obligación de dar impulso a su desenvolvimiento en interés del país. La autoridad es a menudo ejercida por el ministerio o el departamento de educación, especialmente en los países en que la organización de la enseñanza está muy centralizada. Es evidente que la autoridad del Estado tiene su correspondencia en el grado de autonomía de que gozan las universidades. Pero, independientemente de la autoridad del Estado, determinadas funciones oficiales pueden ser objeto de las disposiciones legislativas apropiadas o de actos administrativos independientes de la universidad. Se referirán directamente a las bibliotecas universitarias y a otros tipos de biblioteca. Pueden ser las siguientes: I. Establecer un sistema nacional de bibliotecas y crear una junta o comisión asesora nacional para las bibliotecas. Ghana creó una junta oficial para las bibliotecas en 1950. En 1962, la junta, cuyos recursos eran sufragados casi en su totalidad por el gobierno de Ghana, “estableció en todo el país un servicio de bibliotecas que permite que cualquiera que necesite libros pueda obtenerlosl. Sus fondos de libros pueden ser utilizados por las universidades de Ghana.

2. Crear un comité universitario de subvenciones. Se trata de “una institución exclusivamente británica que sólo tiene fuera un equivalente aproximado en la Cancillería de la Universidad

I. E. S. A. EVANS, Ghana and its libraries, Libri, vol. 12, 1963, p. 368.

en Suecial”. En el momento de su creación, en 1919, “las atribuciones que se dieron al Comité consistían en determinar las necesidades económicas de la enseñanza universitaria en el Reino Unido y asesorar al gobierno acerca de toda subvención que hubiese de votar el Parlamento para satisfacerlas” 2. Después de la segunda guerra mundial, las condiciones en las universidades británicas cambiaron tanto materialmente que permitieron ampliar dichas atribuciones en esta forma : “El Comité también podrá ser llamado a participar, en consulta con las universidades y otros organismos interesados’’ -una salvedad muy importante-, “en la preparación y la ejecución de los planes de desarrollo de las universidades que puedan ser periódicamente necesarios para que respondan debidamente a las necesidades nacionales”3. Puede crearse un comité de subvenciones universitarias, con funciones similares a las que se acaban de indicar, en los países en vías de desarrollo.

3. Tomar medidas para la libre circulación de libros, revistas, microfilms y otros materiales de biblioteca y del equipo y mobiliario de bibliotecas.

4. Estimular el desarrollo de la profesión de bibliotecario : u) reconociendo los títulos profesionales y académicos de los bibliotecarios, tratándolos como personal profesional y no como funcionarios administrativos ; b) atribuir una condición aca- démica a los bibliotecarios profesionales, con categorías y sueldos comparables a los del personal docente, en las universidades que están bajo la autoridad directa del Estado; c) eximir a los bibliotecarios universitarios de la responsabilidad eco- nómica personal por la pérdida de libros; y d) autorizar la formación y el funcionamiento de asociaciones de bibliotecarios profesionales y prestarles ayuda.

En estos ejemplos se trata principalmente de actividades de carácter externo, en el sentido de que indican lo que puede hacer un gobierno para crear un medio favorable a la expansión y mejoramiento progresivos de las bibliotecas universitarias, sin intervenir directamente en la administración interna de la universidad. Pero existen además varias formas de intervención. Esta puede consistir en dictar normas nacionales de Estado para las bibliotecas, que habrá de aplicar la universidad para ser oficialmente reconocida y, en algunos casos, para obtener el apoyo económico del Estado. Pero las asociaciones privadas de universidades y las asociaciones profesionales pueden también dictar normas para las bibliotecas. No serán entonces medidas legislativas

I. A. KERR, Universities of Europe, p. 205. Westminster, Maryland, Canterbury Press,

2. Ibid., p. 206. 3. loc. cit.

1962, 235 P.

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en sentido estricto pero podrán producir los mismos resultados si están reconocidas por el Estado. En los países en que el Estado ha considerado conveniente intervenir directamente en la admi- nistración interna de la universidad, como en la Unión Soviética, hay normas muy explícitas. Así las “Normas reglamentarias para una biblioteca de una institución de enseñanza superior” tratan de los principales aspectos de la organización y funcionamiento de las bibliotecas bajo los epígrafes siguientes: “Función de la biblioteca, contenido y forma de la actividad de una biblioteca, estructura de una biblioteca, administración de la biblioteca, consejo de la biblioteca (destinado a coordinar el funcionamiento de la biblioteca con el estudio y la investigación en la institución de enseñanza superior) ...” y contienen un “Cuadro modelo de organización del personal de bibliotecas” que fija el número de bibliotecarios de diversas categorías que puede tener una institu- ción según la importancia de la matrícula de estudiantesl.

FUNCION DE LOS ÓRGANOS DE GOBIERNO D E LA UNIVERSIDAD

Existe en la dirección de una universidad una red compleja y diversa de relaciones sobre las que es prácticamente imposible generalizar. La orientación que preside la organización y admi- nistración de una biblioteca universitaria depende, en la mayoría de los casos, de los reglamentos, ordenanzas y disposiciones de los órganos de gobierno de la universidad, del claustro de profesores o de otro órgano universitario en el que la autoridad universitaria haya delegado para formular esa política. Esto es cierto lo mismo para los establecimientos públicos que para los establecimientos privados 2. Segun la autoridad y el grado de responsabilidad que se les ha

atribuido, esos órganos directivos pueden tener una gran variedad de funciones: administración de los bienes de la universidad y de sus recursos económicos, aprobación de los reglamentos aca- démicos propuestos por los órganos inferiores, aprobación de todos o parte de los nombramientos del personal docente, aprobación del plan de estudios, autorización para crear nuevas facultades, escuelas, colegios e institutos, colación de grados a propuesta del personal docente, de programas formulación de desarrollo uni-

r. P. L. HORECKY, Libraries and bibliographic centers in the Soviet Union, p. 240-243, Bloom- ington, Indiana, Indiana University, I 959, 287 p. (Indiana University publications. Slavic and East European series, vol. 16.)

2. L. R. WILSON; M. F. TAUBER, The universi@ library; the organization, administration, and functions qf academic libraries, 2nd ed., p. 34. New York, Columbia University Press, 1956, 641 p. (Columbia University studies in library service, n.o 8.)

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versitario y nombramiento de los funcionarios administrativos de categoría superior.

Funciones del director de la biblioteca universitaria. El director de la biblioteca universitaria, que es un funcionario universitario y no pertenece cuerpo docente, tiene amplias facultades que forzosamente le obligan a mantener relaciones con funcionarios dentro y fuera de la universidad. Es nombrado ordinariamente a propuesta del jefe de la institución : rector, presidente, vicerrector, al que ha de informar directamente. Para desempeñar con eficacia su cometido, el director de la

biblioteca universitaria ha de estar en condiciones de participar en el planeamiento de los nuevos programas y en el desenvolvimiento de la universidad. Conociendo los recursos y necesidades de la biblioteca sabrá lo que significan las diversas propuestas en lo que atañe a la biblioteca. En sus relaciones con los directores de las bibliotecas de las

facultades e institutos, representará a la autoridad universitaria con objeto de coordinar las actividades y centralizar determinados servicios en beneficio de todos. Debe formar parte del claustro de profesores y de la junta

universitaria, dadas sus atribuciones y su autoridad. Habrá de formar parte de los respectivos comités de la biblioteca o estar representado en ellos. Los funcionarios de la universidad, con los que el director de la

biblioteca de la universidad habrá de mantener relaciones en cuestiones de educación, de investigación y en asuntos comerciales o administrativos, habrán de estar enterados de cuáles son sus atribuciones y sus deberes. Estarán obligados a cooperar con la biblioteca y a facilitar su labor, con lo cual servirán los intereses de la universidad. Donde exista una editorial universitaria, el director de la

biblioteca de la universidad hará gestiones para adquirir ejemplares de todas las publicaciones con destino a canjes de carácter nacional o de carácter internacional. Habrá de mantener también numerosos y variados contactos

fuera de la universidad. Por ejemplo, establecer acuerdos de cola- boración con la biblioteca nacional, los centros bibliográficos y de documentación, las organizaciones cooperativas de compra e intercambio, participar en los proyectos de catálogo colectivo y colaborar con los servicios centralizados de registro y catalogación cooperativos, y con las organizaciones de préstamos entre bibliotecas, Algunos de esos organismos podrán ser de carácter regional, de carácter nacional o de carácter local. Para todas las actividades mencionadas, el director de la

biblioteca disfrutará de la autoridad necesaria. $obre qué bases

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se asentará esta autoridad que en gran parte se funda en la idea de un servicio de bibliotecas coordinado para toda la universidad? Se asentará en una persuasión amistosa apoyada por una legislación adecuada. No es fácil que el órgano directivo de una universidad antigua

se resigne voluntariamente a desprenderse del control de su biblioteca o a compartirlo a menos de estar persuadido de que así servirá mejor los intereses generales. En muchos casos estará dispuesto a conceder cierto grado de autonomía a cambio de centralizar ciertos servicios, como las adquisiciones, las operaciones de registro y la catalogación, la encuadernación y las reparaciones, las reproducciones fotográficas, el catálogo colectivo de todos los fondos de las bibliotecas de la universidad, las comunicaciones rápidas, el pronto envío de libros de la biblioteca central a sus servicios, los préstamos entre bibliotecas, los servicios bibliográficos que requiera la investigación y las facilidades para estudios y trabajos privados. Una biblioteca universitaria convenientemente instalada, con bibliotecarios competentes y un personal administrativo adecuado, puede prestar esos servicios y otros más. Las facultades e institutos no han de renunciar necesariamente a tener sus bibliotecas. Una facultad instalada a varios kilómetros de la biblioteca universitaria central, habrá de tener probablemente un fondo de biblioteca propio. No ha de renunciar tampoco al derecho de seleccionar sus libros. Pero puede, formar parte del conjunto de bibliotecas universitarias y aprovechar los servicios de la biblioteca central. Sus obras pueden figurar junto con las de las demás facultades en el catálogo general centralizado de la biblioteca de la Universidad. Mediante ese catálogo, la facultad tendrá acceso a todo el material bibliográfico que exista en la universidad, a condición, naturalmente, de que dé a las otras facultades acceso a sus propios libros. EI director de la biblioteca universitaria puede servir de cata-

lizador combinando la biblioteca de facultad con la biblioteca, más amplia, de la universidad si cuenta con el asentimiento de los órganos directivos y la autoridad suficiente. Para infundir respeto, deberá poseer una sólida formación académica, una buena preparación profesional y una experiencia administrativa apropiada, junto con una diplomacia y una autoridad personales. El nombramiento del director de una biblioteca universitaria debe hacerse con el asesoramiento de la junta universitaria o del claustro o bien de los decanos de las facultades y directores de insti tu tos.

ESTATUTOS D E LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

La finalidad de los estatutos bibliotecarios es servir de base para un desarrollo coordinado de la biblioteca.

Dis@osiciones de los estatutos. Los estatutos deben contener lo esencial de la estructura y dirección de la biblioteca universitaria: a) una determinación de la índole de la biblioteca; b) una indicación de lo que constituyen los recursos y servicios de la biblioteca universitaria; c) una determinación de la condición jurídica del director de la biblioteca; d) una determinación de la condición jurídica del personal profesional de la biblioteca; e) disposiciones para la constitución de un comité consultivo de la biblioteca; f) disposiciones sobre las actividades cooperativas y coordinadas dentro y fuera de la universidad, y g) las cláusulas adicionales que puedan requerir las condiciones locales.

Misión de la biblioteca. El alcance y la naturaleza general de los servicios de la biblioteca se expresarán en funciones y fines concretos. Los estatutos indicarán si la biblioteca prestará sus servicios a los lectores universitarios solamente o si estará abierta al público, si atenderá a los servicios oficiales o ejercerá las funciones de biblioteca nacional o regional. Pueden citarse como ejemplo los estatutos de la Rutgers

University (Estados Unidos) : “La biblioteca de la universidad facilitará instrucción sobre bibliografía y utilización del fondo a los estudiantes que estén debidamente autorizados por una facultad. Facilitará hasta donde sea posible los programas de enseñanza y de investigación de otras instituciones. Pondrá sus servicios a disposición del público y de las industrias del Estado, así como de los funcionarios 1’’.

Recursos y servicios de la biblioteca universitaria. Debe precisarse la naturaleza de los bienes de la biblioteca y estipular concretamente que todos los bienes ya sean adquiridos por compra, donación o canje, independientemente de que estén situados en la universidad, son automáticamente de su propiedad. Un ejemplo de un estatuto nos lo da la Universidad de Illinois (Estados Unidos): “La biblioteca comprende todos los libros, folletos, revistas, periódicos, mapas, partituras musicales, fotografías, impresos, manuscritos y otros materiales que figuran corrientemente en las bibliotecas y que la universidad compra o adquiere de otra manera para ayudar a estudiantes o investigadores 2”. Tales

I. RLJTGERS UNIVERSITY, University statutes; adapted by the trustees, p. 7, New Brunswick,

2. Véase WILSON Y TAUBER, op. cit., p. 35. N. J., Rutgers University, I July, 1955, zg p.

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estatutos pueden tener repercusiones complejas, pero no implican necesariamente que las facultades o los institutos deban dejar de tener a su cargo la custodia de los materiales de biblioteca. Supo- nen, sencillamente, que se han de considerar como bienes universitarios los de todos los elementos que integran la universidad. Esta definición comprende los edificios, el equipo, el material y el mobiliario, así como los libros. No comprende, desde luego, los bienes de propiedad personal -libros, etc.- de los profesores.

El director de la biblioteca universitaria. La condición jurídica del director de la biblioteca universitaria y la política de la universidad en relación con el alcance del servicio de biblioteca se define así: “El director de la biblioteca de la universidad tendrá a su cargo la inspección general de todas las bibliotecas de la Rutgers University. Coordinará su funcionamiento de modo que formen un solo sistema de bibliotecas unificadas. Cuando se trate de bibliotecas que funcionen fuera del recinto de Ja biblioteca central, ejercerá su inspección principalmente por medio de los directores de esas bibliotecas o de otros funcionarios competentes, responsables ante él de las respectivas bibliotecas de los colegios y escuelas. Los jefes de las bibliotecas filiales y los demás funcionarios seguirán, en lo que respecta a las bibliotecas que están a su cargo, la política universitaria que indique el director de la biblioteca de la universidad, que actuará en estrecha relación con los respectivos decanos 1. En otros estatutos de la misma universidad, se designa al

bibliotecario como un “oficial de administración” junto con el presidente, el director y otros altos funcionarios universitarios 2 y un miembro, por derecho propio, de la junta universitaria3. D e ser posible, la universidad debe eximir explícitamente al director de la biblioteca de la universidad y a su personal de toda responsabilidad pecuniaria por la pérdida de libros. EI director será responsable en términos generales de la buena administración y la seguridad de las colecciones.

Condición jurídica de los bibliotecarios profesionales. La condición jurídica del personal de biblioteca ha de ser un incentivo para los graduados que sientan vocación por la carrera de bibliotecario. Para ello se han de exigir al personal profesional de biblioteca requisitos de capacitación análogos a los del personal docente y considerar que forman parte del personal académico con cate- gorías y sueldos equivalentes. Hay de ello numerosos precedentes, pero no bastan para resolver el problema. U n servicio moderno de

I. RUTGERS UNIVERSITY, op. cit., p. IO. 2. Ibid., p. ô. 3. Ibid., p. 23.

biblioteca universitaria requiere profesionales bien preparados que posean como mínimo un diploma universitario y un año o más de formación en bibliotecología. Exigiendo títulos de cierta categoría y dándoles la condición y el sueldo del personal docente con posibilidades de ascenso, la universidad estimulará a sus mejores diplomados para que escojan la carrera de bibliotecario y se pongan a su servicio. Los estatutos deben indicar también las atribuciones del per-

sonal profesional y sus relaciones con el director de la biblioteca de la universidad. Si el personal profesional de biblioteca se equipara con el personal docente, al definir en los estatutos las atribuciones y deberes del personal deberá incluirse también al personal de bibliotecas.

Comité consultivo de la biblioteca de la universidad. Se crearán comités consultivos de la biblioteca universitaria. Un comité de la junta universitaria puede actuar para toda la universidad, pero cada una de las facultades o departamentos puede constituir su propio comité. El director de la biblioteca de la universidad ha de formar parte del comité de la junta universitaria y él o alguno de los funcionarios de más categoría prestarán servicios en los comités de facultad o departamentales. Los comités de biblioteca tienen carácter consultivo y no

ejecutivo y esto deberá precisarse en los estatutos. En otro caso, podría producirse una duplicación de funciones entre el personal de bibliotecas y el personal docente. Los estatutos pueden ampliar las atribuciones del director de

la biblioteca de la universidad autorizándole a ocuparse de actividades cooperativas y de coordinación. Muchos de ellos vacilarán en hacerlo si no se les dan indicaciones concretas.

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C A P Í T U L O I V

ORGANI ZAC I ON Y AD M INI STRAC I ON

Toda biblioteca universitaria, grande o pequeña, tiene que estar bien organizada y administrada para desempeñar adecuadamente sus funciones. Por ejemplo, en una gran biblioteca que se des- arrolla rápidamente, la función de adquirir libros exige una numerosa plantilla de personal, lo mismo que las funciones de catalogación y clasificación. En una biblioteca pequeña, uno o dos bibliotecarios pueden realizar todos los trabajos de adquisición, catalogación y clasificación. Sin embargo, los tipos de trabajo que han de realizarse son los mismos, sea cual fuere la importancia de la biblioteca, por lo que el director de la biblioteca de la universidad debe conocer a fondo los principales aspectos del funcionamiento de las bibliotecas, y es evidente la utilidad de una formación y una experiencia adecuadas. La administración eficiente exige la previsión y el planeamiento

en relación con los objetivos de la biblioteca, la organización o la agrupación racionales de las actividades apropiadas, el cálculo de las necesidades de personal y material así como la selección, el nombramiento, la formación y la supervisión del personal. En el planeamiento y la ejecución de las funciones de la biblio-

teca dentro de la universidad y en relación con otras bibliotecas y organizaciones, deberán aplicarse los principios generales de administración, presididos en todas las fases del proceso por un espíritu constructivo y de cooperación. Los problemas relacionados con la centralización o descentralización de los servicios exigirán los estudios y las decisiones pertinentes. Se requirá un planeamiento de la biblioteca tanto a largo como a corto plazo.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA O R G A N I Z A C I ~ N Y ADMINISTRACION

En los capítulos anteriores se han indicado los principales factores que influyen en el desarrollo de una biblioteca universitaria. Al establecer el programa relativo a los recursos y servicios destinados a facilitar la consecución de los objetivos que persigue la uni-

versidad, el director de la biblioteca y sus colegas necesitan no sólo hacer una evaluación correcta de los recursos disponibles y de las condiciones en que funciona la biblioteca, sino que deben tener también un conocimiento concreto de los recursos administrativos y económicos que la universidad o el Estado, si éste se encuentra directa o indirectamente interesado, están dispuestos a facilitar para el desarrollo futuro de la biblioteca. Si el personal es reducido y su preparación insuficiente, si el fondo es inadecuado, o está disperso entre facultades, institutos o departamentos sobre los que el bibliotecario de la universidad no tiene autoridad, todo programa que éste pueda establecer tendrá probablemente escasa eficacia. Con la autoridad y los recursos adecuados, podrá preparar y someter a la aprobación de los órganos directivos un programa ajustado a la realidad.

ACTIVIDADES Y FUNCIONES TÍPICAS DE LA BIBLIOTECA

Las actividades que se llevan comúnmente a cabo en las bibliotecas universitarias pertenecen a una de las siguientes categorías : a) servicios administrativos ; b) servicios técnicos ; c) servicios de lectura y d) servicios especiales.

Servicios administrativos. A un nivel superior, se encarga generalmente de ellos el director de la biblioteca de la universidad, o su adjunto, caso de que se le haya asignado uno, y en los niveles inferiores, los jefes de departamento y de división de la biblioteca universitaria central. Según la estructura de la biblioteca universitaria, es también posible que esos servicios sean desempeñados por los jefes de las bibliotecas de las facultades, colegios, institutos o departamentos. Las actividades típicamente administrativas son las siguientes :

preparar y administrar el presupuesto ; seleccionar, formar y dirigir al personal; planear el desarrollo de la biblioteca; establecer y aplicar normas y reglamentos; mantener las relaciones con las autoridades universitarias ; participar en las reuniones de las facultades o de otros organismos universitarios ; establecer y supervisar los principios y procedimientos de constitución de colecciones de obras; participar en el planeamiento y equipo de los nuevos servicios de la biblioteca y en la modificación de los existentes; preparar informes y notas ; realizar encuestas y análisis de servicios; clasificar los puestos de bibliotecario, llevar los expedientes de personal, y proponer ascensos, traslados, ajustes de sueldo y ceses; participar en conferencias relacionadas con la biblioteca y en las actividades de la asociación profesional; formular los pedidos de material y equipo; llevar la contabilidad

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cuando así proceda; dar publicidad a las posibilidades y servicios de la biblioteca 1.

Servicios técnicos. Los servicios técnicos comprenden las funciones relativas a adquisiciones, catalogación, clasificación, encuaderna- ción, reproducción fotográfica y préstamo de libros 2. La función de adquisición consiste en actividades relativas a la

selección de materiales de lectura para la biblioteca, y a todo cuanto se relaciona con su adquisición mediante compra, donación, canje o depósito. La catalogación y clasificación son funciones asociadas a la

identificación y descripción de los fondos de la biblioteca y a su organización, mediante la clasificación, con miras a su utilización eficaz. La encuadernación va unida a otras funciones más amplias

correspondientes a la conservación de las colecciones, no sólo mediante actividades tales como la de preparar libros desencua- dernados, en mal estado o dañados, para su encuardernación y la de el componer y reparar materiales de lectura, sino también las de efectuar fumigaciones para combatir los insectos que destruyen los libros y aplicar agentes preventivos de la desintegración y la deterioración. Los servicios de reproducción fotográfica pueden incluir una

gran variedad de actividades, como las de copia de artículos, cuadros estadísticos, diagramas, etc., de los libros y revistas, la reproducción de fichas del catálogo, y la preparación de diapositivas y películas fijas con destino a la enseñanza.

Servicios de lectura. Los servicios de lectura, llamados con frecuencia “servicios al público”, son los que se prestan directamente a los usuarios de la biblioteca, por oposición a los servicios técnicos. Los servicios de circulación son comunes a todas las clases de

bibliotecas, y tienen generalmente a su cargo las actividades relacionadas con la utilización de los libros en la biblioteca, con los préstamos a sus propios lectores o a otras bibliotecas, y con la conservación y vigilancia de los sistemas de entrega y depósito de libros. Los servicios de referencia e información pueden prestarse

centralizados en una pequeña biblioteca, o subdivididos en servicios generales y especializados en una gran biblioteca que posea muchas colecciones especiales y bibliotecas de departamentos y de facultades. I. Adaptado de AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION. BOARD ON SALARIES, STAFF AND TENURE, Classification and pay plans for libraries in institutions of higher education, 2nd ed., vol. III: Universities. Chicago, American Library Association, 1947, 125 p.

2. M. F. TAUBER et al., Technical sentices in libraries, N e w York, Columbia University Press, 1953, 487 p. (Columbia University studies in library service, n.O 7.)

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Servicios especiales. Según su personal, sus recursos materiales y las funciones que se les han asignado, algunas bibliotecas universitarias pueden prestar diversos servicios especiales, aparte de los que prestan habitualmente a su clientela. H e aquí algunos ejemplos: hacer las veces de biblioteca nacional y facilitar los servicios técnicos y de lectura correspondientes; preparar exposiciones sobre determinados temas y organizar conferencias y conciertos ; desempeñar servicios de impresión, de publicación y de depósito; organizar conferencias sobre servicios de biblioteca, grupos de trabajos prácticos, institutos y escuelas de biblioteco- logia. En general, es preferible que esos servicios se organicen y financien por separado. Algunos pueden funcionar totalmente aparte de la biblioteca. Cada propuesta de creación de un servicio de esa naturaleza debe estudiarse detenidamente.

O R G A N I Z A C I ~ N Y ADMINISTRACION DE L A S ACTIVIDADES DE LA BIBLIOTECA

Veamos ahora algunos de los problemas prácticos que plantea la organización y administración de una biblioteca. Lo primero que debe hacerse es formular una estructura o plan orgánico. Esto es indispensable tanto si se trata de una biblioteca a cargo de un solo funcionario como de una organización que necesita un centenar de ellos. A ese respecto dice L. Urwick, comentando acertadamente las

teorías de Henri Fayol en materia de administración “ ... los problemas de organización deben plantearse por el orden debido. Los ajustes de personal se efectuarán en la medida en que sean necesarios. Sin embargo, serán menos necesarios y se apartarán menos de lo que es lógico y sencillo si el organizador traza primero un plan, un esquema, que aplicará si tiene el personal necesario” 1, Urwick subraya también “un importante principio subsidiario [...I que obliga imperativamente al administrador a tener un plan. Se trata del principio de continuidad [...I La estructura debe facilitar las actividades inmediatamente necesarias, no sólo para lograr los objetivos señalados, sino también para que esas actividades continúen durante todo el periodo de funcionamiento previsto” 2.

El plan de organización. Puede comprender: a) la definición de las actividades que se efectúan o deben efectuarse, agrupándolas en amplias categorías de funciones; b) la agrupación de funciones en unidades homogéneas o departamentos, si la plantilla de personal lo permite; c) la definición precisa de las atribuciones I. L. URYVICK, The elements of administration, p. 37, New York, Harper, s. f., 132 p. 2. Ibid., p. 39-40.

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y deberes de cada unidad; y d) la definición de los vínculos de autoridad y dé relación que deben existir en las unidades o departamentos y entre ellos. Un organigrama, con una explicación de su significado, es un instrumento Útil, y deberá tenerse al día para que refleje exactamente la organización particular de la biblioteca en un momento determinado. En la hipótesis de una biblioteca en la que el único funcionario

profesional de la plantilla sea el director, sus funciones administrativas podrían indicarse como en el diagrama I.

DIAGRAMA I. Principales funciones en una biblioteca regida por una sola persona

Bibliotecario de la universidad

I Servicios Servicios Servicios Servicios administrativos de lectura técnicos especiales

En un caso así es evidente que el bibliotecario debe realizar todas las funciones por sí mismo, a no ser que disponga de algún auxiliar. Por sí sólo, no tendrá prácticamente la posibilidad de prestar un servicio adecuado a los lectores universitarios. Es probable que se vea obligado a limitar su trabajo a ordenar y catalogar (servicios técnicos) y que disponga de poco tiempo para atender a los lectores y de ninguno para los servicios especiales. Sin personal al que organizar y dirigir, sus tareas administrativas serán muy reducidas. La adición de personal auxiliar no será suficiente para dar eficacia a una biblioteca universitaria regida por un solo funcionario profesional. Cualquier biblioteca universitaria, por pequeña que sea, debe

aspirar a un mínimo de tres funcionarios profesionales secundados por seis o más auxiliares, más el personal de conservación y custodia que se precise. En el diagrama II puede verse la organización funcional de una biblioteca con una plantilla de nueve funcionarios. Con una plantilla de tres bibliotecarios, incluido el director de

la biblioteca, éste puede dividir el trabajo y asignar funciones y atribuciones. Hará la distinción entre funciones profesionales y auxiliares para tener la seguridad de que su pequeña plantilla de personal profesional no estará recargada de tareas burocráticas. Aun así, su personal sólo permitirá prestar un mínimo de servicios especiales : cada funcionario profesional tendrá que hacer frente a diversas tareas correspondientes a dos o más funciones. Por ejemplo, el director de biblioteca de la universidad puede asumir la función correspondiente a las adquisiciones y ocuparse de la selección y de los pedidos. EI bibliotecario encargado de las

l I 1 I

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DIAGRAMA II. Organización funcional de una biblioteca con una plantilla de nueve funcionarios

drgano de gobierno de la universidad

l Director de la biblioteca de la universidad:

administrativos; Servicios de secretaría : Servicios I I

Conservación del edìjïcio : adquisiciones pedidos, personal de I contabilidad, etc. conservación y custodia

U n secretario

I I 1

Servicios de lectura : un bibliotecario; servicios de préstamo; servicio de referencia e información. Dos auxiliares

Seruicios técnicos : catalogación, clasificación, preparación de las encuadernaciones ; servicio fotográfico limitado. Un bibliotecario, tres auxiliares.

actividades técnicas, podrá verse obligado a ayudar a la oficina de referencias, y el bibliotecario de los servicios de lectura podrá desempeñar funciones suplementarias en materia de catalogación. Pero aun en una organización tan reducida, es imperativo que

las actividades relacionadas entre sí se agrupen por funciones, y que cada cual conozca los límites precisos de sus atribuciones. En una biblioteca con esa plantilla el director estará directamente relacionado con casi todos los trabajos bibliotecológicos ; sin embargo, a medida que la biblioteca se desarrolle, puede delegar progresivamente más atribuciones a fin de disponer de tiempo para sus principales obligaciones. Si el volumen de trabajo aumenta, llegará un momento en que cada funcionario no podrá ya desempeñar varias tareas a la vez. El encargado de los servicios técnicos no podrá ya dedicar tiempo a la oficina de referencias; el encargado de los servicios de lectura no podrá abandonar sus trabajos ordinarios para colaborar en la catalogación, etc. Entonces será necesario hacer una nueva distribución de servicios, y el director de la biblioteca de la universidad deberá examinar y revisar adecuadamente su plan de organización.

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Organizrsción por departamentos. Según Wheeler and Goldhor, la organización de un departamento de biblioteca está justificada cuando surge “una actividad importante, distinta, coherente y especializada, con tareas suficientes para exigir el trabajo a jornada completa de dos personas al menos”1. Este criterio puede considerarse como una base fundamental para la organización de departamentos. Según ya se ha dicho, toda organización de servicios debe basarse en amplias categorías de funciones y actividades afines. Por ejemplo, cuando el volumen de las actividades relativas a adquisiciones es suficientemente grande para exigir la jornada completa de dos personas como mínimo, habrá llegado el momento de establecer un departamento de adquisiciones. Puede decirse a este respecto que cuando el bibliotecario de la universidad realiza por sí mismo la labor relativa a las adquisiciones y el volumen de trabajo llega a ocupar una parte indebida de su jornada, será prudente que transfiera esa actividad a otra persona. Las necesidades de los lectores de la biblioteca pueden imponer el establecimiento de departamentos separados para una materia o un grupo de materias afines. Por ejemplo, los estudiantes de derecho pueden necesitar colecciones y servicios especiales, y los estudiantes no graduados pueden necesitar servicios diferentes a los propios de los graduados y de los profesores. La situación de los edificios universitarios con respecto a la

biblioteca principal puede exigir la organización de determinados servicios por separado. El tipo del material sirve frecuentemente de base para la organización de departamentos. Por ejemplo, muchas bibliotecas tienen departamentos separados para revistas, documentos, manuscritos, etc. La organización por departamentos puede verse afectada por

otros factores como son el diseño del edificio de la biblioteca y la carencia de personal, pero si se parte del supuesto de que la biblioteca cuenta o va a contar con los locales adecuados y de que existen o van a tomarse disposiciones apropiadas para el incre- mento de las colecciones y del personal, podrán examinarse algunas formas más complejas de organización. En el diagrama III figura la organización de una biblioteca central con una plantilla de personal compuesta de seis bibliotecarios, doce funcionarios no profesionales, y los empleados para la conservación y custodia necesarias. Este diagrama presenta una organización funcional clásica por

departamentos. El director de la biblioteca de la universidad ha transferido sus actividades en materia de adquisiciones a un bibliotecario empleado a jornada completa secundado por un auxiliar, y ha confiado la supervisión de los trabajos ordinarios I. J. L. WHEELER; H. GOLDHOR, Practical administration of public lihrarks, p. 175, N e w

York, Harper and Row, 1962, 571 p.

de conservación del edificio al personal de su secretaría. Se ha destinado un bibliotecario a los servicios de referencia, otro a los servicios de lectura, y dos a los servicios de catalogación, clasifi- cación y preparación de libros, en los que también supervisan las operaciones de encuadernación y los servicios fotográficos. Los jefes de los cuatro departamentos dependen directamente del bibliotecario de la universidad, en tanto que los auxiliares y el técnico dependen de sus respectivos jefes de departamento. La relación con los profesores se establece mediante un comité consultivo universitario con el que el director de la biblioteca de la universidad puede tratar del planeamiento del desarrollo de la biblioteca, constitución de ias colecciones, creación de nuevos servicios y materias conexas.

Bibliotecas de facultad de institutoy de departamento. En muchas de las viejas universidades de Europa y América Latina las primeras bibliotecas importantes fueron las pertenecientes a las facultades y los colegios. Históricamente, esas organizaciones se desarrollaron como entidades ampliamente autonómas que se bastaban a sí mismas, establecidas en edificios separados y en ocasiones bastante distantes unas de otras, tanto material como socialmente. Durante el siglo pasado se fundaron institutos de investigación y de ense- ñanza, dentro de las facultades o en relación con ellas. Agregados a la universidad, los institutos tendieron a observassus tradiciones con respecto a sus bibliotecas. En nuestros días muchas de las viejas facultades profesionales siguen existiendo como escuelas o colegios de medicina, de derecho, etc., y han conservado sus bibliotecas. Una de las consecuencias de esta tradición en algunas viejas universidades ha sido el lento crecimiento y la relativa insuficiencia de sus bibliotecas principales. Incluso cuando se han formado bibliotecas centrales importantes, sus actividades y recursos no siempre están coordinados con los de las bibliotecas de instituto y de facultad. La necesidad de tener acceso a un fondo de biblioteca fue

indudablemente el motivo de que las facultades constituyeran sus propias colecciones. Con frecuencia, los únicos fondos importantes de que disponían las universidades eran los reunidos por esas facultades o los donados a ellas. El haberse constituido así las colecciones, contribuyó probablemente a suscitar el sentido de posesión que muchas facultades y departamentos académicos experimentan hoy hacia sus bibliotecas. Lo cual, en cierto modo, no deja de ser positivo, ya que estimula y mantiene entre los profesores un vivo interés por el desarrollo de la biblioteca, pero ese sentido de posesión, unido a un alto grado de autonomía se ha traducido frecuentemente en restricciones para el acceso y utilización de las bibliotecas de facultad en perjuicio de personas

que pertenecen a la universidad pero no a una facultad determinada. Parece ser también que ha entorpecido la creación de una biblioteca universitaria central. Las bibliotecas departamentales, es decir, las colecciones de

obras mantenidas por o para los departamentos académicos dentro de una facultad, tienen algunas de las ventajas e inconvenientes de las bibliotecas de facultad e instituto. Las bibliotecas instaladas en edificios departamentales pueden variar desde unos cuantos estantes de libros a varios miìes de volúmenes. En las universidades que tienen buenas bibliotecas centrales, las colecciones departamentales suelen seleccionarlas los profesores y con frecuencia son adquiridas y catalogadas por la biblioteca principal. Esas pequeñas bibliotecas están muchas veces a cargo de los secretarios de departamento o de los profesores más jóvenes. Al igual que las bibliotecas de facultad, es frecuente que sean prácticamente inaccesibles para las personas ajenas al departamento. En muchas de ellas, ni siquiera tiene fácil acceso el propio personal del departamento ya que la biblioteca sólo se abre durante algunas horas al día, o los libros están encerrados en estantes cuyas llaves no se obtienen fácilmente. La principal ventaja y la razón de ser de las bibliotecas de

departamento y de facultad es la conveniencia del respectivo personal. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que esa ventaja no deja de suponer algunos inconvenientes. Desde el punto de vista administrativo, el problema consiste

en establecer una relación mutua satisfactoria entre la biblioteca principal de la universidad y las bibliotecas de las facultades, institutos y departamentos, una relación que facilite un amplio acceso a la totalidad de los recursos de libros de la universidad y que a la vez satisfaga las necesidades de las facultades interesadas. Este problema puede resolverse por dos procedimientos : una acción ejecutiva de la autoridad universitaria, encaminada a unificar la administración de las bibliotecas en interés de la universidad considerada en su conjunto; o una acción persuasiva realizada por el director de la biblioteca principal y la autoridad universitaria superior. Como ya se dijo, el bibliotecario de la universidad puede hacer

mucho para inducir a las bibliotecas de instituto y de facultad a una relación más estrecha y mutuamente provechosa con la principal, y con otras bibliotecas universitarias. Sin embargo, al tratar de resolver ese problema no necesita, una posición extrema en cuanto a la centralización ni debe hacerlo.

Centralización y descentralización. En una universidad cuyos servicios de enseñanza e investigación se encuentren dispersos, en una ciudad, una provincia o un Estado, puede ser indispensable

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prestar servicios de biblioteca en cada uno de esos servicios o en la mayor parte de ellos. En tal caso, una centralización completa o una agrupación de las bibliotecas sería a todas luces absurda. Sin embargo, puede ser muy conveniente centralizar algunos servicios, como los de adquisición, catalogación, encuadernación, fotocopia, etc. Esos servicios puede prestarlos, con las modificaciones o adaptaciones necesarias, la biblioteca universitaria principal. En las universidades cuyas facultades y escuelas profesionales

se hallan concentradas en una zona reducida existen diversas posibilidades. Las colecciones y servicios pueden centralizarse en alto grado en el edificio de la biblioteca universitaria principal. Un fácil acceso a las colecciones aumentará la utilidad de éstas para todos los miembros de la comunidad universitaria. No es preciso, sin embargo, que la centralización sea completa. Algunas universidades han estimado conveniente, por ejemplo, reunir las colecciones de las bibliotecas de departamento sobre materias afines, tales como matemáticas, física, química, biología, y geología, en una sola colección de ciencias, instalada en los locales de la facultad de ciencias. En tales casos, la biblioteca universitaria principal puede concentrar sus colecciones en la esfera de las humanidades y las ciencias sociales. Otras veces, la biblioteca principal organiza la colección completa, y sus servicios, en amplios grupos o divisiones como las ciencias exactas y naturales, las ciencias sociales y las humanidades, que pueden corresponder a la organización de las facultades. En el diagrama IV, puede verse una división por materias (o facultades) en una biblioteca universi taria. AI contrario de lo que sucede en las bibliotecas organizadas con

arreglo a la forma de los materiales, que tienen salas de lectura distintas para libros, revistas, mapas, etc., una división por materias no puede tener en cuenta la forma. Habrá de reunir en un solo lugar todas las publicaciones sobre una misma materia. Así pues, en cada división de la biblioteca los lectores podrán consultar, no sólo libros, sino también revistas, microformas, mapas, cartas geográficas, folletos y fotografías, es decir todos los materiales de lectura sobre un tema. Cada una de esas bibliotecas está generalmente dirigida por un bibliotecario especializado en las materias respectivas, que puede prestar servicios de referencia o servicios bibliográficos muy especializados y ayudar a constituir las colecciones en colaboración con los profesores. Se considera que este tipo de organización es pedagógicamente preferible a la tradicional, pero su funcionamiento resulta más costoso. Sin embargo, en comparación con la organización más antigua, que supone dentro o fuera del edificio de la biblioteca principal un gran número de bibliotecas de departamento separadas, las

DIAGRAMA IV. División por materias (o facultades) en una biblioteca universitaria

Organo de gobierno de la universidad (rector, presidente, etc.)

I

I Departamento de referencias generales

I l l Comité Director de la Secretaría de consultivo biblioteca de la la biblioteca universitario universidad

I I I Departamento Departamento 1 Departamento central de central de I central de circulación adquisiciones catalogación

I Servicios de lectura

I Servicios técnicos

bibliotecas dividas por materias son de funcionamiento menos costoso. AI agrupar las materias afines en un mismo lugar evitan generalmente muchas de las duplicaciones de adquisiciones antes necesarias; por ejemplo, en bibliotecas separadas de biología y de química habría necesidad de comprar por duplicado libros y revistas sobre bioquímica que no sería preciso duplicar en una biblioteca de ciencias que abarcara esas dos materias. Además, una sola biblioteca de ciencias exigiría probablemente mucho menos personal que varias bibliotecas de departamento separadas. Para las nuevas instituciones que todavía necesiten construir sus edificios destinados a bibliotecas puede ser de interés el concepto de bibliotecas divididas por grupos de materias. La concentración de los fondos y de los servicios de la biblioteca

en un solo lugar puede ofrecer muchas ventajas para el usuario: a) acceso a la totalidad de los fondos de la biblioteca y no sólo a un sector limitado de ellos; b) mayores posibilidades de contar con personal y servicios especializados; c) colecciones biblio-

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gráficas y catálogos de la biblioteca centralizados y refundidos; d) mejores posibilidades para el estudio y la investigación. Las bibliotecas de las escuelas profesionales, como las de dere-

cho, medicina e ingeniería se consideran generalmente como partes integrantes de sus respectivas escuelas. A no ser que la biblioteca de la universidad pueda ofrecer mayor cantidad de recursos y mejores servicios en esas materias, no debe tratarse de modificar tal situación. Sin embargo, esas bibliotecas deberían coordinarse con la biblioteca central de la universidad. Sus fondos deberían incluirse en el catálogo colectivo de ésta, y a su vez deberían ser invitadas a utilizar los servicios de lectura y los servicios técnicos de la biblioteca principal.

Un sistema universitario de bibliotecas. Uno de los principales objetivos de las universidades debiera ser establecer un sistema universitario de bibliotecas, en el que la totalidad de las publicaciones que la universidad posee estuviera al alcance de todos y cada uno de los miembros de la comunidad universitaria. En el diagrama V figura una organización hipotética de tal sistema, que no debe considerarse como una regla, ya que cada universidad puede formular su propio plan. En una organización de este tipo, el director de bibliotecas depen-

derá de la autoridad universitaria, y consultará al comité de biblioteca del consejo de la universidad. Tendrá autoridad directa sobre los demás bibliotecarios y poseerá atribuciones para dirigir y coordinar sus actividades. A las órdenes del director y de su adjunto habrá un jefe de servicios de lectura, un jefe de servicios técnicos y los bibliotecarios jefes de las bibliotecas principales de las facultades, escuelas e institutos. El director ejercerá además funciones de supervisión o de consulta en relación con servicios especiales como los de escuela de bibliotecología, biblioteca nacional y servicio de publicaciones, caso de que alguno de ellos se instituya en la biblioteca de la universidad o se agregue a ella. EI jefe de los servicios de lectura se ocupará de ellos en la biblioteca principal; supervisará las bibliotecas departamentales situadas fuera de la biblioteca principal y mantendrá relaciones de consulta con las bibliotecas principales de las facultades, escuelas e institutos. El jefe de los servicios técnicos facilitará dichos servicios a la biblioteca principal, así como los que necesiten las bibliotecas asociadas. Además, mantendrá relaciones de consulta con las bibliotecas de las facultades. La conveniencia de asignar a la biblioteca de la universidad

la dirección de una escuela de bibliotecología o la función de biblioteca nacional es un problema que las autoridades universitarias y nacionales deben estudiar muy detenidamente. El desem- peño permanente de esas atribuciones tiene consecuencias

económicas y administrativas importantes que deben someterse a examen al nivel más elevado.

PLANEAMIENTO DEL DESARROLLO DE LA BIBLIOTECA

En las páginas anteriores del presente capítulo se ha subrayado la importancia del planeamiento y ahora se examinarán algunos de sus aspectos prácticos.

Planes a corto y a largo plazo. La preparación del presupuesto es una función importante del director de la biblioteca de la universidad. Las operaciones corrientes de la biblioteca se calculan de ordinario tomando como base un año, que es un periodo relativamente corto. La preparación de un presupuesto a largo plazo es un elemento esencial para el planeamiento del desarrollo futuro de la biblioteca. Al establecer planes para el porvenir, deben fijarse objetivos concretos que puedan alcanzarse razonablemente. La construcción de un nuevo edificio para la biblioteca en dos o tres años puede ser un objetivo: la adición de IOO o00 libros durante un periodo de cuatro o cinco años, puede ser otro. Hay que identificar y preparar los recursos humanos, materiales y económicos necesarios para alcanzar esos objetivos. La construcción de un nuevo edificio exigirá el establecimiento de un plan de financiamiento y de dotación de personal escalonado en varios años. El objetivo de adquirir 100 o00 nuevos libros puede exigir no sólo los créditos para pagar los libros, sino personal suplementario para selec- cionarlos, encargarlos, catalogarlos, clasificarlos y prepararlos para su utilización. Al establecer planes a largo plazo en los países en vías de

desarrollo pueden presentarse grandes dificultades en materia de contratación y formación de personal. Con frecuencia se recurre a expertos extranjeros para que ayuden a preparar el plan de desarrollo. En ocasiones se les utiliza al nivel de director de la biblioteca universitaria, o en otros niveles, para que ayuden en el planeamiento, asesoren sobre la selección y formación de personal y participen en el funcionamiento de la biblioteca hasta que puedan ser sustituidos por personal local capacitado. Como la formación de personal, especialmente si se precisan estudios en el extranjero, puede requerir dos o más años, los servicios del experto se contratarán por un periodo de la misma duración. U n modo de prever las necesidades de fondos y de personal

para un programa a largo plazo consiste en hacer estimaciones para un desarrollo progresivo durante un periodo de cuatro a cinco años. Suponiendo, por ejemplo, que una biblioteca va a disponer en un plazo de tres años de un nuevo edificio, que va

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a contar con los servicios de un esperto extranjero durante ese periodo y que proyecta constituir sus colecciones y su plantilla de personal progresivamente en un periodo de cinco años, los cálculos detallados podrían hacerse tomando como base las indicaciones contenidas en el cuadro que sigue.

Necesidades de personal durante un quinquenioa

Personal er 2.' er 4p 5.0 existente año año 2io ano año Departamento y cargo

Administración de la biblioteca

Director de la biblioteca

Director adjunto de la de la universidad I

biblioteca de la universidad

Experto extranjero Secretario I

Servicios de lectura

Jefe I Bibliotecario del servicio

Bibliotecario del servicio

Auxiliar 2

Servicios técnicos

Jefe I Bibliotecario del servicio

Auxiliar (catalogación) 2 Bibliotecario del servicio de adquisiciones

Auxiliar (adquisiciones) I Técnico en fotografía Auxiliar del técnico en fotografía

Técnico en encuader- nación

Personal de conservación, custodia y mensajería

de referencias

de circulación

de catalogación

- Total de efectivos 9

I

I 2

I I

I I

- 9

a. Personal existente: 9; nuevo personal previsto: 23; o sea un total de 32. b. Las cifras entre parénteses representan el total del nuevo personal.

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El plan, que se inicia con una plantilla total de nueve personas, exige aumentos anuales que alcanzan su máximo en el tercer año, para descender después rápidamente. En el primer año del programa de desarrollo se nombra al experto extranjero durante un periodo de tres años (para que ayude a planear el edificio, etc.). En el mismo año se nombran un bibliotecario para el servicio de referencias, otro para el de circulación, otro para el de catalogación y otro para el de adquisiciones, así como cuatro auxiliares. Este personal colaborará en el establecimiento de un vasto programa de adquisiciones y catalogación. En el segundo año se nombrará un bibliotecario más para el servicio de catalogación y un auxiliar para atender los trabajos correspondientes a los libros que llegan. En el tercer año, a fines del cual se espera que entre en servicio el nuevo edificio de la biblioteca, se hacen nombramientos adicionales para reforzar el servicio de adquisiciones, y crear otros nuevos. Se nombra un director adjunto de la biblioteca. Se contratan más empleados de conservación y de custodia. A fines del tercer año, el experto bibliotecario extranjero llega al término de su misión. En el cuarto y el quinto año se hacen algunos nombramientos suplementarios. Al finalizar el quinquenio, la plantilla de personal es de 32 funcionarios y puede emprenderse una nueva etapa de planeamiento.

Foto: Unesco / Almasy-ì’authey I. Libre acceso a las estanterías. Biblioteca de la Universidad de

Ibadán (Nigeria).

Foto: Unesco / hlichèle Edelmann

III. Libre acceso a las estanterías. Sala de lectura de la Universidad Libre de Berlín.

II. Libre acceso a las estanterías. L a Biblioteca de la IJniversidad Hebrea (Israel).

IV. Libre acceso a las estanterías. U n a sala de lectura de la Douglas College Library, Rutgers University, N e w Brunswick, N e w Jersey (Estados Unidos de América). Arquitectos : Warner Burns Toan Lunde Inc., Nueva York.

Foto: Cottscho-Schleisner

C A P Í T U L O v

PERSONAL

El desarrollo de las bibliotecas universitarias requiere ante todo los servicios técnicos y profesionales de personal de ambos sexos debidamente capacitado al efecto, es decir, de bibliotecarios especializados. Por desgracia, en los países en vías de desarrollo existe una gran escasez de buenos bibliotecarios; incluso en algunos países muy desarrollados se deja sentir esa escasez. Se trata pues de un problema de personal que han de resolver las universidades y los gobiernos y no sólo en el plano de la profesión de bibliotecario. Lo dicho anteriormente sobre la orientación y dirección de las bibliotecas universitarias indica que la universidad y el Estado, juntos o separadamente, pueden dictar normas y crear condiciones que sirvan de estímulo a los graduados mejor calificados para que ingresen en la profesión de bibliotecario. El presente capítulo trata de la selección, formación, situación académica y adelanto profesional del personal de bibliotecas y de asuntos relacionados con ello.

NOMBRAMIENTO D E U N DIRECTOR D E BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

Es de importancia capital que el director de una biblioteca universitaria sea muy competente. La universidad no debe nom- brarle si no está segura de que es perfectamente capaz de desem- peñar el papel importante que se le asigna. Razones de oportunidad, o el deseo de adquirir prestigio o de aumentarlo, pueden llevar a nombrar a un erudito distinguido o a un hombre de ciencia eminente. Sin embargo, no es recomendable hacerlo “cuando la persona elegida no está familiarizada con la bibliote- conomía moderna y en ningún sentido es un bibliotecario”1. La universidad no debe caer tampoco en el error de considerar que por ser pequeña no necesita una persona muy competente. La I. J. P. DANTON, L a formaciónprofeswnal del bibliotecario, p. 5, Paris, Unesco, 1950. 104 p.

(Manuales de la Unesco para las bibliotecas públicas, n.o I.)

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universidad puede ser pequeña, pero si quiere lograr un buen nivel en la enseñanza, en la investigación y en la calidad de su personal docente, su biblioteca tendrá seguramente cada vez mayor importancia y complejidad. El hecho de que algunos bibliotecarios sin un diploma oficial hayan organizado y dirigido buenas e incluso excelentes bibliotecas, no quiere decir que sea innecesaria una formación especializada. Es posible que esta formación en el sentido más literal de la palabra no haya hecho falta a algunas personas que, después de un largo aprendizaje en bibliotecas importantes y después de muchos años de estrecha identificación con la administración de bibliotecas, consiguieron que su experiencia y sus conocimientos de bibliotecología les colocaran en puestos de autoridad y de prestigio. Algunos de los grandes bibliotecarios de otros tiempos fueron eruditos sin una formación especializada en bibliotecología. Pero si consiguieron distinguirse fue porque “estudiaron los problemas de la bibliotecología y traba- jaron sobre la doctrina y la práctica de las bibliotecas para fomentar y enriquecer la erudición en general”1. La tradición de una formación completa en bibliotecología uni-

versitaria está fuertemente arraigada en Europa y en América del Norte e influye cada vez más en el desarrollo de las bibliotecas universitarias de otras partes del mundo. Puede ser difícil hallar candidatos para la bibliotecología cuyos

estudios y títulos sean suficientemente elevados para que puedan ingresar en las escuelas superiores de bibliotecología. Pero no es imposible. En todo país existen personas cuya capacidad intelectual, estudios universitarios, interés en los objetivos de la universidad y facultades administrativas y de dirección permiten que se les seleccione para que cursen estudios superiores, sean luego objeto de una formación y adquieran por último una experiencia profesional. Si en el país no está organizada la formación profesional, será necesario enviar el candidato al extranjero. Mientras su bibliotecario electo perfecciona su instrucción y su capacitación, la universidad puede considerar conveniente llamar a un experto en bibliotecas extranjero para que organice y administre la biblioteca. En ese caso, conviene que la presencia del experto extranjero se prolongue después que haya vuelto al país el bibliotecario de la universidad durante un tiempo suficiente para que se efectúe normalmente la transmisión de atribuciones y para que el bibliotecario de la universidad vaya adquiriendo de una manera gradual y progresiva una eficacia completa en el desempeño de sus funciones. En ciertos casos se ha considerado conveniente traer al experto extranjero antes de proceder a seleccionar el bibliotecario universitario. I. L. R. WILSON; M. F. TAUBER, Columbia Universi@ Press, 1956. 641 p. (Columbia

University studies in library service, n.o 8.) op. cit., p. 272.

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En algunas universidades antiguas, con bibliotecas muy descen- tralizadas, la selección de un candidato muy bien capacitado para el puesto de director de la biblioteca universitaria puede no ser tan difícil como crear las condiciones apropiadas para que pueda trabajar con la máxima eficacia en beneficio de la universidad. Tanto si se le nombra para dirigir la creación y funcionamiento

de una nueva biblioteca como para coordinar y mejorar el funcionamiento de una biblioteca que ya existe, el director de una biblioteca universitaria debe poseer suficiente autoridad y disponer de un personal que le permita realizar bien su trabajo. La selec- ción, la formación y la supervisión de ese personal figuran entre sus principales atribuciones. Cuando no se le pueda dar plena autoridad para escoger a los bibliotecarios de facultad o de departamento, se le deberá consultar sobre ello, puesto que estará encargado de organizar el trabajo de todos y de coordinar los servicios. En todo caso poseerá la máxima autoridad en la biblioteca universitaria principal.

NUMERO Y NATURALEZA DEL PERSONAL

El número y clase del personal dependerá del número de estudiantes y de profesores y del público al que la biblioteca haya de prestar servicio, así como del tamaño y disposición de la biblioteca principal, del carácter y condición de las colecciones de la biblioteca, del número de bibliotecas de facultad, instituto y departamento que dependan de la biblioteca principal, de los métodos de enseñanza y del número de horas de apertura de la biblioteca. Hay que establecer ciertos criterios en lo que respecta al per-

sonal, en primer término para poderlo nombrar en número suficiente y para fijar una base de planeamiento y de financiamiento. Las autoridades y el personal de bibliotecas han procurado encontrar fórmulas válidas y seguras aplicables a su respecto. En general se basan en una clasificación de los diversos puestos profesionales y no profesionales y en una determinación del número y grado de puestos necesarios en relación con el volumen y carácter del público al que se haya de prestar servicio. La clasificación de los puestos basta en muchos casos para establecer planes y fijar normas relativas a los sueldos. El Ministerio de Enseñanza Superior de la Unión Soviética, en

sus disposiciones relativas a las bibliotecas, determina la clase y el número del personal profesional o facultativo de las bibliotecas de las instituciones de enseñanza superior. El “Cuadro modelo de organización” distingue cuatro categorías de bibliotecarios : director de biblioteca, jefe de servicio, bibliotecario principal y bibliotecario. El número de funcionarios de cada categoría depende del

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volumen de la matrícula. En un establecimiento con una matrí- cula de 1001 a 1500 estudiantes, la biblioteca tendrá dos bibliotecarios principales y cinco bibliotecarios, además del director. D e 1501 a 2000 estudiantes, se puede nombrar un jefe de servicio, un bibliotecario principal y dos bibliotecarios másl. El cuadro no indica el número de funcionarios administrativos, técnicos, personal de conservación y demás personal no facultativo, pero existen probablemente disposiciones que lo determinan. En 1943, la American Library Association publicó una serie de

esquemas de clasificación y sueldos de los bibliotecarios de los establecimientos de enseñanza superior. Eran principalmente normas de orientación para los establecimientos de tipo medio y pequeños. Las instituciones muy vastas se consideraban demasiado complejas y con características demasiado peculiares para poder aplicarles instrucciones normalizadas. Merece señalarse que en este caso se clasifican a los bibliotecarios según la cantidad de servicio prestado, en el supuesto de que los lectores de la biblioteca necesitarían mayor o menor cantidad de servicio según su nivel de educación y sus funciones pedagógicas. La segunda edición de esos “planes” o esquemas, publicada en 1947, sienta las bases para calcular el volumen de servicio en la forma siguiente: Por cada estudiante de primero y segundo año excepto aquellos que tienen asignadas tareas especiales o de investigación, I unidad.

Por cada estudiante de tercero y cuarto año, excepto aquellos que tienen asignadas tareas especiales o de investigación, 2 unidades.

Por cada estudiante que tiene asignadas tareas especiales o de investigación, 3 unidades.

Por cada graduado universitario, 4 unidades. Por cada miembro del personal docente, 5 unidades2.

Suponiendo que una universidad tenga una mátricula de 500 estudiantes en los dos primeros años de su plan de estudios, 300 en los dos años siguientes, 50 superiormente calificados que trabajan en condiciones especiales, 50 candidatos al título M.A. y 40 profesores, la biblioteca tendría una carga total de servicio de 1650 unidades para un volumen de lectores de 940 personas. Con arreglo a los planes, se requeriría un personal facultativo de seis funcionarios, incluido el director de la biblioteca universitaria y un personal administrativo de 2 a 4 personas. Los planes reco- miendan que de un 40 a un 60% del total de horas de personal se dedique a servicios no profesionales. Los planes de la ALA proporcionan indicaciones Útiles para una

buena organización del personal, especialmente en lo que respecta I. P. L. HORECKY, Op. cit., p. 243. 2. AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION, op. cit.

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a la descripción y clasificación de puestos, pero se han criticado en algunos otros aspectos. Se ha dicho que el cálculo del volumen del servicio no hasta por sí solo para determinar las necesidades en personal. También se ha dicho que no se prevé lo debido respecto del personal de oficinas y del resto del personal administrativo. Las normas de la ALA relativas a una biblioteca de colegio universitario recogen esas críticas e indican que el tamaño de la institución es un factor importante pero no el único que debe tenerse en cuenta y añaden que “a medida que aumente el tamaño de la biblioteca debe aumentar la proporción de personal no facultativo en relación con el facultativol”. A. L. McNeal recomienda una proporción de dos no facultativos por un bibliotecario : “Un funcionario facultativo debe poder supervisar o dirigir a dos funcionarios administrativos” 2, Los hechos confirman cada vez más el punto de vista de McNeal. En realidad, en las bibliotecas importantes se observa una tendencia a aumentar aún más la proporción de personal no facultativo frente al facultativo. La proporción más adecuada entre uno y otro tipo de personal

no es cuestión primordial en países donde hay una gran escasez de bibliotecarios capacitados y relativamente un gran número de personal de oficinas y otro de personal no facultativo. El principal problema consiste en producir el número necesario de bibliotecarios capacitados. Sin embargo este problema no puede separarse de otro ligado con él que es el de la organización y formación de un personal auxiliar de funcionarios administrativos, mecanó- grafas, taquígrafas, contables, encuadernadores, impresores, fotó- grafos, ordenanzas, vigilantes de las mesas de lectura y de las estanterías, encargados de la conservación y guarda, etc. Es sabido que en toda clase de bibliotecas una gran parte del trabajo es de carácter administrativo y de vigilancia más que de carácter téc- nico. Un personal no facultativo adecuado, convenientemente dirigido, permitirá lograr una mayor eficacia y una economía en el servicio a la vez que una mejor utilización del personal profesional en interés de la enseñanza, la formación y el estudio.

S E L E C C I ~ N DE LA PLANTILLA DE PERSONAL

Personal capacitado. Debe autorizarse al director de la biblioteca universitaria para que seleccione al personal según las normas en que se establezcan los requisitos indispensables para el nombramiento. Una buena selección del personal es esencial para un ser-

I. ALA standards for college libraries, College and research libraries, vol. 20, julio-agosto

2. A. L. MCNEAL, Financial problems of university libraries, College and research libraries, 1959, P. 274-280.

vol. 15, octubre 1954, p. 407-410, y 420.

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vicio bibliotecario eficaz, así como para la enseñanza y la investi- gación. El personal superior, como los jefes de servicio y de las grandes secciones de la biblioteca universitaria principal y los directores de las bibliotecas de los institutos y colegios universitarios deberán contar con los siguientes requisitos mínimos : a) estudios universitarios completos ; b) un título universitario en bibliotecología o una competencia equivalente en calidad de miembro de una asociación de bibliotecas que exija un alto nivel de formación profesional para ser admitido en ella; c) varios años de experiencia profesional apropiada. Puede haber además determinados puestos que exijan otros requisitos. Los bibliotecarios de menos categoría han de poseer como mínimo un título universitario más otro en bibliotecología o una competencia equivalente según lo indicado más arriba. Para todos los puestos de carácter facultativo conviene precisar bien las tareas así como los requisitos exigidos.

Otros tipos de personal. Esta selección del personal no facultativo es también importante. El director de la biblioteca universitaria ha de participar pues en la selección y nombramiento de personal técnico, como fotógrafos, encuadernadores, impresores, etc., así como de los funcionarios administrativos. Por lo general, el personal subalterno -ordenanzas, vigilantes, personal encargado de la limpieza- y el de conservación de los locales suelen ser selec- cionados por un funcionario administrativo de la universidad. También en este caso es preferible que haya descripción del puesto y normas de nombramiento.

FORMACION PROFESIONAL DE LOS BIBLIOTECARIOS

La escasez de bibliotecarios capacitados en los países en vías de desarrollo exige que se organice la formación profesional del personal de bibliotecas. Para lograr una buena formación habrá que dar al futuro bibliotecario una instrucción general completa y un conocimiento de la función histórica y del papel actual de las bibliotecas como centros de selección, adquisición y organización de conocimientos para su utilización eficaz, de los principios y prácticas de la bibliotecología y sus aplicaciones y de las distintas concepciones, históricas y actuales, de la bibliotecología. El bibliotecario así preparado podrá participar en las activi-

dades de enseñanza y de investigación de la biblioteca universitaria así como en el fomento de la bibliotecología. En este sentido, los objetivos profesionales del bibliotecario son similares a los de otras profesiones intelectuales ya que se trata de transmitir y de aplicar los conocimientos adquiridos y de promover el adelanto en una materia.

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D e ahí que el aspirante a una capacitación en bibliotecología deba ser una persona debidamente instruida. H a de saber también lo más importante de la historia de su país y de su región. H a de conocer el principal idioma y la literatura de su país y dominar además, como mínimo, una lengua moderna, que no sea la suya. En los países bilingües o plurilingues, el segundo idioma del aspirante ha de ser el que se emplee con más frecuencia en la enseñanza, en la administración y en la diplomacia. Cuanto mejor conozca los idiomas modernos, más eficazmente podrá desempe- ñar sus funciones. Los aspirantes que no posean esos conocimientos deberán adquirirlos antes o durante su formación profesional.

Los planes de estudio de las escuelas de bibliotecarios. En los planes de estudio de las escuelas de bibliotecarios se suele tratar de un modo esencial y sistemático de las siguientes materias : catalogación y clasificación; materiales bibliográficos y de referencia; compra y selección de libros ; organización y administración de bibliotecas 1. La catalogación y la clasificación se consideran fundamentales; la primera trata de la identificación y descripción bibliográfica de los libros; la segunda, del análisis de su contenido. Los materiales bibliográficos y de referencia son asimismo materias fundamentales. Los estudiantes aprenden la técnica de la descripción biblio- gráfica y manejan las principales bibliografías. Aprenden a utilizar las obras de referencia y a facilitar datos de referencia y biblio- grafías. El estudio del material bibliográfico y de referencia es de suma

importancia para todos los bibliotecarios, pero especialmente para los de los países en vías de desarrollo. En los países con pocos recursos en materia de bibliotecas, las bibliografías y demás obras de referencia son imprescindibles para identificar y localizar los datos importantes así como las publicaciones necesarias para la enseñanza y la investigación en cualquier rama del saber. La selección de las obras y su adquisición se estudian desde

diversos puntos de vista. En los países pobres es muy importante que el bibliotecario conozca perfectamente los principios de selec- ción y los mejores métodos para la adquisición de libros, porque los libros pueden ser muy difíciles de obtener dadas las condiciones de transporte y las comunicaciones y además porque los recursos destinados a su adquisición no suelen ser abundantes. Por consiguiente, es absolutamente necesario evaluar con objetividad las necesidades en libros y seleccionar los materiales de una manera acertada. Una parte del programa de preparación bibliotecológica se

referirá a la organización y administración de bibliotecas, tanto generales como especializadas. No todos los estudiantes ocuparán I. DANTON, op. cit., p. 16.

al graduarse un puesto administrativo, pero en general se les exige a todos que aprendan los principios básicos de la administración de bibliotecas. Todo bibliotecario puede sacar provecho de una buena formación a ese respecto. En los cursos superiores del plan de estudios figurarán la teoría

de la clasificación, la documentación en información, bibliografía erudita, manuscritos, dirección de archivos, paleografía, edificios para bibliotecas, así la bibliografía sobre materias determinadas, como medicina, derecho, artes o ciencias físicas y biológicas. La duración del periodo de formación varía considerablemente

según los países, pero en general se considera indispensable un mínimo de un año académico completo en una universidad para la formación básica de los bibliotecarios universitarios. Varios establecimientos docentes $e los Estados Unidos expiden el título de doctor y la República Arabe Unida y la India organizan programas que permiten obtener el título Muster y de Ph.D. En fecha reciente se han organizado nuevos programas de nivel avanzado o se iniciarán en breve en lugares tan alejados unos de otros como Francia, Yugoslavia, Taiwán, Reino Unido, Nigeria, Polonia y los Países Bajosl. Los países que inician su desarrollo y otros en que la formación

profesional en bibliotecología era prácticamente desconocida antes de la última guerra mundial, están organizando actualmente programas de formación y acuden menos a los establecimientos extranjeros. Las nuevas escuelas o institutos suelen adaptar sus cursos a las necesidades de países o regiones en que están instalados. Algunos establecimientos de países en otro tiempo asociados con el Reino Unido han orientado sus programas con la idea de preparar a los estudiantes para los exámenes de la Library Association. En los países en que las bibliotecas están poco desarrolladas es

preferible enviar a estudiar al extranjero a las personas seleccio- nadas para ocupar puestos importantes en las bibliotecas universitarias, a fin de que reciban una buena formación y puedan efectuar observaciones y adquirir experiencia. El trabajo en una biblioteca bien organizada, con un buen fondo de libros y una dirección competente, puede ser muy útil para aprender biblio- tecología. Ai escoger a los aspirantes destinados a recibir una for- mación en el extranjero deben aplicarse normas muy rigurosas. Es indispensable que conozcan bien el idioma del país a donde se les envíe, pues de otro modo tropezarán con un grave obstáculo para sacar provecho de una estancia en el extranjero. Debe darse también tiempo al candidato para que haga sus estudios. Por último, debe tener una vocación decidida por la bibliotecología. I. H. LANCOUR; J. C. HARRISON, Education for librarianship abroad in selected coun-

tries, Library trends, vol. 12, October 1963, p. 121.

SITUACION DE LOS BIBLIOTECARIOS EN LA UNIVERSIDAD

La demanda de bibliotecarios de universidad así como la del personal universitario restante crece rápidamente debido sobre todo al enorme aumento del número de alumnos matriculados, al continuo desenvolvimiento de la enseñanza superior y a la necesidad cada vez mayor de personal que reune y prepara para su utiliza- ción eficaz el conjunto de los conocimientos humanos cada vez más vastos. Pero para los bibliotecarios existen además otras razones. Entre ellas, el concepto moderno de la biblioteca universitaria considerada como un organismo activo de instrucción, que está cada día más extendido y tiene como consecuencia el que las bibliotecas actuales necesitan un mayor número de bibliotecarios competentes que las antiguas. En la estructura jurídica de la universidad, los bibliotecarios

deben ser considerados oficialmente como miembros del personal de enseñanza e investigación, con categoría y títulos, sueldos y prerrogativas análogos a los del personal docente. El no reconocérseles tal condición es uno de los mayores obstá-

CUIOS con que se tropieza para encontrar un personal de bibliotecas competente. Los graduados universitarios mejor calificados, que son los que deberían orientarse hacia la bibliotecología, no se sentirán atraídos por la profesión de bibliotecario si no ven en ella una carrera respetable y conveniente para sus aspiraciones personales. Esta fue la principal conclusión de la sección universitaria del Seminario regional sobre el desarrollo de las bibliotecas en Asia Meridional, de 1960. El seminario propuso que las autoridades universitarias se atuviesen al esquema siguiente1 :

~ ~ ~

Carácter del Atribuciones funcionario

~~ ~

Equivalencia con las categorías del personal docente

Director de biblioteca Dirección Profesor de universidad Director adjunto Facultativas en el Profesor auxiliar

Bibliotecario auxiliar Facultativas Lector

Auxiliar bibliotecario Auxiliar facultativo Lector auxiliar

Auxiliar técnico Auxiliar facultativo Lector auxiliar

grado superior

subordinadas

de una sección

I. UNESCO, Regional Seminar on Library Development in South Asia, Delhi (India) 3-14 October 1960, Report of group II (Unwersity libraries), p. 5-6, 22 p. (Unesco/LBA/ Sem.7/48.)

Esta es una de las diversas maneras de atribuir una condición académica. Robert B. Downs, director de las Bibliotecas de la Universidad de Illinois (Estados Unidos) indica otra, fruto de su experiencia en la reorganización del personal facultativo de bibliotecas de su universidad cuando, en 1944, se incorporaron los funcionarios administrativos al personal facultativo de la universidad 1. Todos los puestos facultativos se clasificaron teniendo en cuenta las categorías del personal docente : ayudante, profesor auxiliar y profesor agregado. Se autorizó a los bibliotecarios a que utilizaran sus títulos académicos y se les atribuyó el sueldo correspondiente a la categoria a que pertenecían. Adquirieron los mismos derechos que el personal docente, en lo que respecta a la jubilación, ina- movilidad en el cargo, licencias por enfermedad y años sabáticos. En varios aspectos de sus actividades, se aplicaron a los bibliotecarios las disposiciones de los reglamentos que sigen el trabajo de los funcionarios administrativos. Los ejemplos mencionados indican diversas maneras de atribuir

la condición académica al personal de bibliotecas; cada universidad deberá tomar las disposiciones pertinentes teniendo en cuenta sus tradiciones, la actitud del personal docente y sus relaciones con las autoridades oficiales.

PERFECCIONAMIENTO PROFESIONAL DEL PERSONAL

El hecho de equiparar al personal facultativo de bibliotecas con el personal docente no garantiza automáticamente su eficiencia; ésta va unida a la posibilidad de utilizar plenamente al personal en un trabajo que requiere una formación más bien técnica que administrativa y a los esfuerzos que se realicen para facilitar y promover su perfeccionamiento profesional. Por ejemplo, en el servicio de préstamos, el bibliotecario ha de

decidir la orientación que se le ha de dar y dirigir las operaciones del préstamo. Pero la entrega material de los libros debe hacerla el personal subalterno. EI bibliotecario se ocupará de seleccionar los libros que se han de comprar y decidirá a qué casa se habrá de hacer el pedido; la formulación del pedido es trabajo de meca- nógrafa. Distraer al bibliotecario de su labor encomendándole un trabajo que puedan realizar bien y con menos costo los auxiliares administrativos y técnicos no sólo es absurdo y caro sino que impide que el bibliotecario atienda como es debido a su labor personal y profesional. Le rebaja además a sus propios ojos y a los del personal docente, que en esas condiciones puede llegar a con- siderarle como un subalterno y no como un colega. I. R. B. DOWNS, ed. The status of American college and universi@ librarians, p. 161. Chicago,

American Library Association, 1958. (ACRL monographs, n.o 22.)

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Con la aprobación y el apoyo de la universidad, el director de la biblioteca universitaria puede emplear varios sistemas para mejorar la preparación profesional de su personal.

Orientación del personal. Se da por supuesto que los nuevos funcionarios poseen conocimientos básicos de bibliotecología, pero es necesario facilitarles datos y orientación en lo que respecta a la organiza- ción, recursos, servicios y elementos de la biblioteca en la que van a trabajar. Esa orientación puede darse en pocos días o en varios meses. Supone recorrer bien la biblioteca, asistir a conferencias de los jefes de sección, conocer bien el manual de1 persona1 y otros documentos que publica la biblioteca y realizar una serie de trabajos en cada servicio de la biblioteca.

Manual del personal. El manual del personal constituye un instrumento administrativo sumamente útil para orientar y formar al nuevo personal y para que se apliquen de una manera uniforme la política y los reglamentos en el conjunto de los servicios de bibliotecas de la universidad. Algunos de los mejores manuales son muy detallados. Contienen una descripción precisa de los métodos y prácticas de todas las secciones y servicios de la biblioteca; normas y reglamentos administrativos referentes a los nombramientos, sueldos, horas de trabajo, ascensos, licencias, reuniones de personal, etc., normas que se observan en la biblioteca para las adquisiciones y el préstamo de libros, servicios de referencia y servicios bibliográficos y asistencia a reuniones profesionales, formularios que se utilizan en la biblioteca con instrucciones para su empleo, lista de publicaciones de la biblioteca e indicaciones para prepararlas y muchos otros asuntos relacionados con la marcha de la biblioteca. La Enoch Pratt Free Library, una gran biblioteca pública de Baltimore, Maryland (Estados Uni- dos)l ha editado a ese respecto dos buenas publicaciones muy completas. Aunque están destinadas a bibliotecarios de las bibliotecas públicas, muestran cuál puede ser la índole y las caracte- rísticas de los manuales destinados a una biblioteca de universidad.

Reuniones del personal. La reunión del personal es un buen medio para establecer y mantener una comunicación eficaz entre el director de la biblioteca y su personal y entre los funcionarios mismos. Según el número de funcionarios y el emplazamiento de la biblioteca universitaria y de sus sucursales, podrán asistir a las reuniones todos los funcionarios facultativos o sólo los jefes de sección o de servicio. Aunque el director de la biblioteca de la universidad considere conveniente celebrar frecuentes reuniones I. Enoch Pratt Free Library. Staff instruction book, Baltimore, Maryland, 1945.

General reference dejartmenl manual, 1950, 230 p.

con el personal de categoría superior, no hay que dejar no obstante de reunir a todo el personal, al menos una vez por semestre. Las reuniones de carácter general son útiles para que el personal

se entere de las novedades importantes relativas a la vida y al trabajo de la universidad y de la biblioteca, discuta asuntos que atañen a la biblioteca en su conjunto, conozca los nuevos métodos y tenga la ocasión de asistir a conferencias de bibliotecarios funcionarios universitarios y profesores invitados. Esas reuniones, bien organizadas, serán muy provechosas para

los nuevos funcionarios a los que darán la posibilidad de entrar en contacto con el conjunto del personal y de adquirir un sentimiento de solidaridad profesional. Si fuese imposible celebrar reuniones o éstas no pudieran ser frecuentes, sería conveniente publicar un boletín de noticias e informaciones para mantener con el personal buena comunicación.

Perfeccionamiento del personal en ejercicio. En cierto modo, el perfeccionamiento en ejercicio se obtiene constantemente con las relaciones entre los funcionarios principales y los de menor categoría. Pero es más eficaz cuando consiste en una serie de actividades organizadas destinadas a dar a conocer al nuevo personal, lo mismo al facultativo que al no facultativo, la manera de trabajar y de mejorar el trabajo. En algunas bibliotecas puede constituir una manera eficaz de estimular al personal a que se prepare para exámenes que le permitan obtener un ascenso.

Actividades profesionales fuera de la universidad. Debe alentarse al personal profesional que participe en reuniones de las organizaciones profesionales de bibliotecarios, visite otras bibliotecas, centros bibliográficos y de documentación, en el país y fuera de él de ser posible. D e esta manera el funcionario podrá completar sus conocimientos profesionales y aumentar el valor de sus servicios para la biblioteca de la Universidad. Siempre que sea factible, se auto- rizará al personal a asistir a cursos superiores de bibliotecología, y si lo hacen con éxito, se les tendrá en cuenta para un aumento de sueldo.

Enseñanza y redacción. A los funcionarios que muestren aptitudes para la enseñanza se les dará la posibilidad de enseñar bibliote- cología u otras materias que les permitan aumentar su retribución, si las condiciones lo permiten. Se procurará, sin embargo, evitar un exceso de trabajo en lo que se refiere a la enseñanza, que podría ser perjudicial para el bibliotecario, impidiéndole desem- peñar bien sus funciones, con la duda asimismo de que en tales condiciones su labor fuese provechosa para los estudiantes. La redacción o la traducción están directamente relacionadas

con las funciones y las necesidades de la profesión de bibliotecario por lo que deben fomentarse resueltamente, especialmente en los países donde hay una escasez de publicaciones profesionales en la lengua nacional. A las publicaciones eruditas no relacionadas con la biblioteca deben aplicárseles en cambio las mismas consideraciones que a la enseñanza.

ASCENSOS

Las normas y condiciones para el ascenso de los bibliotecarios han de ser análogas a las del personal docente. Los criterios que suelen aplicárse en el ascenso de los profesores son que hayan obtenido grados superiores y posean los diplomas correspondientes y hayan publicado obras de carácter científico o erudito. A los bibliotecarios, estos criterios deben aplicarseles con flexibilidad y compren- sión. Por lo general, los bibliotecarios no suelen tener mucho tiempo que dedicar a publicaciones eruditas o profesionales, aunque muchos de ellos encuentran la manera de obtener grados académicos superiores. Por otra parte los bibliotecarios son a menudo destinados a cargos de mayor responsabilidad dentro de la organización de bibliotecas a medida que aumentan su experiencia y su preparación.

CONDICIONES D E TRABAJO

No sólo debe facilitar la biblioteca condiciones de trabajo adecuadas para el bienestar físico de todas las personas que trabajan en su recinto, sino proporcionarles además un número razonable de horas libres que puedan dedicar a la redacción de obras eruditas o profesionales, a estudios avanzados, al descanso y a la recupera- ción física, y garantizarles seguros de enfermedad y de jubilación. En los nuevos edificios de bibliotecas, las salas de trabajo están

bien acondicionadas, bien iluminadas y ventiladas, los muebles y el equipo son adecuados y las salas de reposo para el personal confortables. En las regiones tropicales se emplea cada vez más el aire acondicionado para la comodidad de todos los que utilizan el edificio así como para la conservación de las colecciones y del material. Las buenas condiciones físicas permiten realizar un trabajo eficaz y crean un buen estado de ánimo. Las malas condiciones producen a menudo el efecto contrario.

Horario de trabajo. El horario de trabajo varía considerablemente según las regiones y depende de las condiciones climáticas, las costumbres locales, los reglamentos de la universidad y las dispo-

siciones de las autoridades. Por lo general, las bibliotecas suelen estar abiertas durante muchas horas relativamente a fin de que los estudiantes y los profesores puedan utilizarlas para la lectura y la investigación. La biblioteca suele igualmente estar abierta todo el año, a diferencia de las clases de la universidad. Por ello es necesario también que haya suficiente personal para el trabajo de todo el año, con la salvedad de que variará según qué clases estén abiertas o no. El trabajo de los bibliotecarios deberá ser pues de jornada completa.

Vacaciones y otros permisos. Se darán a los bibliotecarios vacaciones importantes, pero será necesario que se dispongan escalonada- mente para que la biblioteca funcione de manera continua. Allí donde haya años sabáticos, los bibliotecarios tendrán derecho a ellos. También se concederán a los bibliotecarios licencias por enfermedad, con sueldo, y vacación con motivo de las fiestas nacionales y locales. En todos los casos, se tomarán disposiciones para que los servicios bibliotecarios estén siempre atendidos. La universidad deberá consignar para ello créditos suficientes.

Hospitalización y jubilización. En calidad de miembros del personal facultativo, los bibliotecarios disfrutarán en io que respecta a hos- pitalización, servicios médicos y jubilación, de los mismos derechos que el personal docente. Tales derechos varían desde luego según los países, pero pueden comprender servicio médico y hospitali- zación gratuitos, servicios dentarios, seguro de enfermedad y derecho a jubilación. Algunos países dan las pensiones complementa- mente gratuitas. En otros contribuyen conjuntamente a un fondo de pensiones la universidad o el gobierno y el funcionario.

AUXILIARES ESTUDIANTES

Los estudiantes y los graduados pueden proporcionar una buena asistencia suplementaria, administrativa y técnica, a la biblioteca de la universidad. Algunas bibliotecas se valen de ellos para muchísimas tareas. Pueden utilizarse los estudiantes para trabajos sencillos, como la toma de los libros de las estanterías y su devo- lución a su sitio, asistencia al servicio de préstamos, escribir a máquina, pegar o rotular en el departamento de catalogación, comunicación entre la biblioteca y otros edificios, trabajos sencillos de arreglo y reparación de libros, manipulación de máquinas multicopistas, etc. Por lo general se considera que la biblioteca debe abonarles los sueldos corrientes en la universidad. Muchos de esos estudiantes se dedican a estudiar bibliotecología

y algunos de ellos se convertirán en excelentes auxiliares adminis-

trativos. Pero por lo general no representan una fuente de asistencia digna de confianza. No pueden en todo caso constituir la única ayuda para el personal facultativo. Este debe contar principalmente con el personal administrativo y técnico a jornada completa que, con la formación adecuada requiere mucha menos vigilancia que los estudiantes y puede permanecer en la biblioteca durante periodos de tiempo relativamente largos. Los estudiantes pueden utilizarse más bien como fuente suplementaria de asistencia.

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C A P Í T U L O V I

CONSTITUCIÓN DEL FONDO: CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS

DE ADQUISICIÓN

Para que su labor sea eficaz, la biblioteca debe facilitar libros y otros documentos que sean adecuados para los trabajos de ense- ñanza e investigación en la universidad. Este principio de adecua- ción significa que la selección tiene que ser deliberada y reflexiva, y estar planeada con arreglo a criterios y procedimientos bien definidos. El director de la biblioteca de la universidad y su personal profesional son los encargados de hacer la selección. En efecto, “entre todas sus obligaciones profesionales, ésta es la más importante: en la medida de sus recursos, la biblioteca debe adquirir los libros y revistas más apropiados”1. Es indispensable que se consignen fondos adecuados y que se supriman o modifiquen las restricciones sobre importaciones y divisas, así como otros procedimientos enojosos que muchas veces limitan gravemente, en numerosos países, la adquisición de libros y otros materiales de biblioteca. Estos son obstáculos importantes que se oponen al desarrollo de las bibliotecas, y de cuyas graves repercusiones se ha hablado con frecuencia estos últimos años. Pueden citarse como ejemplo las observaciones formuladas por los bibliotecarios de universidad que participaron en el Seminario Regional sobre el Desarrollo de las Bibliotecas en Asia Meridional (octubre de 1960) : “Adquisición de materiales extranjeros. Los participantes manifestaron su seria preocupación por los obstáculos que retardan o impiden la importación de libros y revistas de países extranjeros, y entre los más importantes señalaron: a) la defectuosa selección de libros debida a que las bibliotecas no pueden adquirir y utilizar biblio- grafías; b) las restricciones en el uso de divisas extranjeras, lo cual impide a muchas bibliotecas encargar libros a proveedores extranjeros; c) la dificultad de los trámites para conseguir licencias de importación, cumplir las formalidades de aduanas y pagar el material recibido; d) la falta de recursos suficientes en las bibliotecas [...I Para mejorar la situación, convendría simplificar las formalidades, especialmente las de aduanas y de envío de dinero al extranjero para la importación de materiales de lectura, sobre I. J. H. P. PAFFORD, L a selección de libros en las bibliotecas universitarias, Boletín de la

Unescofiara las bibliotecas, vol. XVII, n.o I, enero-febrero de 1963, p. 13.

todo revistas y microfilms. Los gobiernos interesados deberían estudiar la posibilidad de conceder licencias de carácter general a las bibliotecas e instituciones de carácter educativo, fijando las sumas de divisas extranjeras de que puedan disponer con arreglo a los presupuestos de compra de libros de esas instituciones”1.

FORMULACION DE LOS CRITERIOS DE A D Q U I S I C I ~ N

Suponiendo que la universidad traspase a la biblioteca la responsabilidad y autoridad de seleccionar los libros, la biblioteca deberá establecer una estrecha relación de trabajo con el personal docente, que es su aliado natural, con objeto de hacer el mayor uso posible de sus conocimientos especializados. Conviene estimular a los lectores a que presenten las recomendaciones pertinentes sobre adi- ciones a las colecciones existentes pues, durante sus investigaciones en la biblioteca, probablemente descubrirán deficiencias que con- vendría señalar. Sin embargo, los profesores no siempre están suficientemente libres de obligaciones para dedicar sistemática- mente tiempo a la selección de materiales de biblioteca, y los lectores, la mayoría de los cuales serán estudiantes, constituyen un grupo transitorio. Por esas razones, incumbe a los bibliotecarios, que son la secretaría permanente de la biblioteca, la obligación de desempeñar esa actividad de una manera continua y sistemá- tica, y de conformidad con criterios de adquisición que hayan sido aprobados por las juntas de las facultades y por las autoridades administrativas. Sería muy útil que, para formular los criterios y el programa de

adquisiciones, la biblioteca contara con la colaboración de un comité asesor compuesto de personas que tengan un amplio concepto, en vez de estrechos intereses especializados, sobre el desarrollo de la biblioteca. Esos comités podrían funcionar en todos los niveles, desde el departamental hasta el universitario general. Una vez establecidos los criterios y aprobado el programa de las adquisiciones, el director de la biblioteca de la universidad las hará con arreglo a ellos.

FACTORES QUE INFLUYEN EN L A S E L E C C I ~ N DE LIBROS Y EN LOS CRITERIOS DE A D Q U I S I C I ~ N

En capítulos anteriores se han estudiado los factores que afectan a la organización y la administración de las bibliotecas; esos mis-

I. UNESCO. Seminario regional sobre el desarrollo de las bibliotecas en Asia Meridional: Informe resumido, Boletín de la Unesco pura las bibliotecas, vol. X V , n.o 2, marzo-abril de 1961, p. 75-83. Véase p. 81-82.

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mos factores influyen en la selección de los libros y en los criterios de adquisición. La extensión de la universidad y la situación de sus facultades exigirán tal vez un alto grado de duplicación, y aun de multiplicación, en las compras de determinados artículos. Una universidad con una gran matrícula estudiantil contará probablemente con un profesorado numeroso y, por consiguiente, dará muchos cursos especializados, cada uno de los cuales tendrá sus propias necesidades de biblioteca. Como es lógico, una institu- ción reducida y con un programa más limitado tendrá menos necesidades que una mayor, pero todas las instituciones de ense- ñanza superior, independientemente de sus proporciones, necesitan una buena colección fundamental de libros y revistas. Refi- riéndose a las bibliotecas de las universidades africanas, ha escrito H. Holdsworth : “A nuestro juicio, dadas las condiciones que existen en Africa y descontando a los estudiantes -en general en número reducido- una biblioteca universitaria carece de verdadero valor, en cuanto a su alcance o a su contenido, mientras no posee por lo menos IOO ooo volúmenesl”. La índole de las colecciones existentes y la posibilidad de utilizar

los fondos de otras bibliotecas por medio de la cooperación mutua influye en la selección y los criterios de adquisición. Los acuerdos cooperativos, por su carácter bilateral, pueden exigir que la universidad adquiera materiales de una determinada especialidad que por el momento no le interesen de modo especial, pero que respondan a las necesidades de una universidad vecina, a cambio de poder recibir en préstamo de ésta libros fundamentales que traten de otros temas. EI plan de estudios y las características de la enseñanza y de la investigación son otros factores fundamentales. Cada materia del plan de estudios requiere sus propios libros y revistas y algunas exigen otros varios materiales de biblioteca. La índole de la enseñanza y de la investigación en una institu-

ción determinada ejerce una influencia directa en las necesidades y en la utilización de la biblioteca. Los cursos basados en conferencias y en libros de texto suponen pocas demandas a la biblioteca, a no ser que obliguen también a los estudiantes a hacer extensas lecturas y a redactar informes. Los seminarios, los estudios diri- gidos por tutores y otros métodos de enseñanza, que exigen de los estudiantes mucho esfuerzo individual y trabajos por escrito, requieren grandes colecciones de biblioteca. Los estudios de doctorado y las investigaciones de nivel universitario reclaman asimismo vastas colecciones de fuentes de información primarias y secundarias. Los planes de desarrollo de la universidad pueden también afec-

I. H. HOLDSWORTH, Las bibliotecas universitarias y especiales y la enseñanza superior en Africa. Boletín de la Unesco para las bibliotecas, voi. XV, n.o 5, septiembre-octubre de 1961, p. 267.

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tar directamente a la selección y la adquisición de libros. La deci- sión de unificar facultades que previamente estaban dispersas, reuniéndolas en un solo lugar, por ejemplo, en una ciudad universitaria, puede traducirse en un plan para reunir sus bibliotecas en un nuevo edificio central. Esto puede tener consecuencias profundamente beneficiosas para la calidad de los fondos de la biblioteca e influir, en consecuencia, sobre los futuros criterios de adquisi- ción. Un plan destinado a la adición gradual de nuevas facultades o escuelas durante un determinado periodo de años, con consignaciones previstas para la formación de colecciones por adelantado, daría una orientación claramente definida al programa de adquisiciones de la biblioteca, que tendrán así la oportunidad de hacer selecciones y adquisiciones de manera ordenada y reflesiva. El grado de apoyo económico que pueda prestarse es decisivo.

Los fondos que se destinen a la adquisición de libros y otros documentos deben ser suficientemente cuantiosos para atender las necesidades de cualquier disciplina que figure en los planes de estudios y de cualquier programa de investigación patrocinado por la universidad. Si ésta no recibe fondos adecuados para esta finalidad o si no puede arbitrarlos de sus propios recursos, puede verse obligada a reducir algunas de sus actividades de enseñanza o investigación y a aplazar la introducción de nuevos programas.

CRITERIOS DE S E L E C C I ~ N

Al hacer la selección de los libros que hayan de adquirirse, la mayoría de las universidades tienden a dar prioridad a las necesidades de instrucción sobre las de investigación. En la práctica es imposible trazar líneas de separación claras entre las dos necesidades. Puede muy bien suceder que los libros utilizados por los estudiantes universitarios sean también manejados por los estudiantes graduados y por los investigadores, y que los empleados por los profesores en sus investigaciones sirvan asimismo para la enseñanza. No es difícil seleccionar materiales para la instrucción y enseñanza de nivel universitario, pero se tropieza con mayores dificultades cuando se trata de proveer de libros a los investigadores. En una pequeña universidad, con programas principalmente destinados a estudiantes universitarios y a modestas actividades de investigación, la biblioteca puede conocer la amplitud de los planes de estudios y la índole de las investigaciones que se llevan a cabo y preparar en consecuencia su programa de adquisiciones. En una gran universidad, en cambio, la biblioteca no podrá obtener tan fácilmente información detallada y significativa. A este respecto escribe Danton : “Las autoridades administrativas de la universidad, previa consulta y asesoramiento de los grupos

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académicos competentes, deberían facilitar a la biblioteca una declaración oficial bastante detallada sobre los principios rectores del programa actual de la institución en materia de enseñanza e investigación y del programa futuro probablel”. Este género de información es verdaderamente indispensable para todos los aspectos del planeamiento de la biblioteca, como los relativos a locales, personal y colecciones. Sin este requisito previo no es posible un planeamiento a largo plazo. Para definir los criterios de selección es menester tomar muchas

decisiones fundamentales: sobre cuál debe ser el criterio de la biblioteca en relación con los libros extranjeros, sobre cómo sedividirán los fondos entre materiales corrientes y antiguos, sobre si debe la biblioteca adquirir libros de texto, libros raros y obras de divul- gación que no guarden relación alguna con los programas de la universidad, sobre la importancia que deba atribuirse a los materiales de investigación y sobre la adquisición de materiales en microfacsímil y formas análogas.

Libros extranjeros. Parece indudable que cualquier universidad, independientemente del país en que radique, necesita tener acceso a las grandes obras publicadas en una o más de las principales lenguas modernas. En cierto sentido, se ve obligada a ello si pre- tende adquirir, transmitir y hacer progresar los conocimientos en alguna de las esferas importantes de la cultura y de la investiga- ción modernas. En consecuencia, la biblioteca tiene que seleccionar y adquirir materiales relacionados con cada una de las materias que interesen a la universidad sin fijarse primordialmente en el idioma en que estén escritos. Es lógico, sin embargo, que al hacer su selección se deje guiar por la lengua extranjera más comúnmente conocida en el país. El criterio aplicable a la prioridad de las adquisiciones de materiales en lengua extranjera debe definirse con toda claridad después de un detenido examen de las necesidades actuales y futuras.

Materiales corrientes y materiales antiguos. Una pequeña universidad con pocos programas de licenciatura dará probablemente mayor importancia en su biblioteca a las publicaciones corrientes que a las antiguas y adquirirá éstas únicamente cuando esté segura de que van a ser utilizadas. Esto exige una selección basada en la previsión de material que pueda ser necesario. La adquisición de las publicaciones corrientes no resulta fácil para los países situados lejos de los centros principales del mercado del libro, pero les es más difícil aún obtener libros agotados y colecciones de revistas,

I. J. P. DANTON, Book selection and collections: a comparlron of German and American universi@ libraries, p. 133. N e w York, Columbia University Press, 1963, 188 p. (Columbia University studies in library service, n.o 12.)

que son dos géneros de materiales “antiguos”. Las adquisiciones cooperativas pueden ser tal vez una solución del problema de obtener materiales antiguos. Una cooperación de este género puede ser muy beneficiosa si al mismo tiempo se logran generosos préstamos entre bibliotecas. Una universidad que tiene medios para la formación de doctores

y patrocina investigaciones después del doctorado necesita colecciones amplias y muy variadas, y reunirá obras corrientes no sólo para satisfacer las necesidades presentes sino también con miras al futurol. Lo mismo que una biblioteca pequeña, la grande debe evitar toda duplicación innecesaria de los fondos que ya poseen las bibliotecas vecinas, y deberá aprovechar todas las oportunidades que se le ofrezcan para la selección y compra cooperativas pues, por grande que sea, no puede aspirar a poseer un material igualmente completo en todas las especialidades. El “criterio ideal para la selección de libros” de Danton, aunque

está concebido para las bibliotecas de grandes universidades con vastos programas de enseñanza y de investigación, ofrece sugestiones prácticas y acertadas que pueden interesar a este respecto a las pequeñas bibliotecas 2.

Materiales de investigación. Los materiales de investigación pueden considerarse distintos de los “materiales antiguos”, pues no siempre lo son, sino que pueden consistir en amplias colecciones de publicaciones recientes. Se trata más bien de una cuestión de prioridad relacionada con los programas concretos de investigación que se llevan a cabo en la institución. La universidad está obligada a suministrar los materiales que sean necesarios para los programas que patrocina.

Libros de texto. En los países donde los libros de texto son caros y difíciles de obtener, la biblioteca de la universidad recibirá apre- miantes demandas para que adquiera múltiples ejemplares de ellos. Con la mayor diplomacia posible hay que resistir esa presión, pues una consignación de fondos importantes para ese objetivo se traduciría en una reducción en otras materias, con el consiguiente daño para la enseñanza y la investigación y, por consiguiente, para los intereses bien entendidos de los estudiantes y los profesores. Es más lógico que la universidad o el Estado, o tal vez organismos exteriores, presten su ayuda a los estudiantes.

Libros ‘Yopulares”. Las bibliotecas que no disponen de fondos suficientes para la adquisición de los materiales fundamentales necesarios probablemente no destinarán fondos de una cierta impor- I. DANTON, op. cit., p. 140. 2. Ibid., p. 131-140.

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tancia a la adquisición de novelas y otras publicaciones populares, sino que tenderán a confiar para esos materiales en las bibliotecas públicas del distrito. Sin embargo, cuando los estudiantes no tienen acceso a buenas bibliotecas públicas, la biblioteca de la universidad tal vez estime conveniente formar una pequeña colección de materiales populares. Una colección bien seleccionada podría atraer a un mayor número de estudiantes a la biblioteca, promover la lectura de libros que no sean estrictamente de texto y ser un estímulo eficaz para los que desean mejorar su capacidad de lectura. En algunos casos, esas colecciones se financian mediante modestas cuotas que abonan los lectores.

Libros raros y manuscritos. Como criterio general, hay que ser muy prudente en la adquisición de libros raros. Son por lo común muy caros y, si no contribuyen directamente a un curso de estudios, es muy dudoso que deba adquirirlos la biblioteca de una pequeña universidad. Esta es otra esfera adecuada para organizar adquisiciones cooperativas entre un grupo de bibliotecas de un país. Deben comprarse los libros raros y los manuscritos que ofrezcan

un interés específicamente local o nacional. En efecto, las bibliotecas tienen la obligación fundamental de reunir y conservar los documentos culturales que representan el patrimonio nacional. No obstante, se trata de un servicio que requiere una actividad coor- dinada. Cuando existe una biblioteca nacional, ésta debe ser el principal centro encargado de reunir y conservar esos materiales, y las demás bibliotecas, especialmente las de las universidades, deben coordinar con ella sus esfuerzos en esta esfera. En ausencia de una biblioteca nacional, la biblioteca de la universidad deberá asumir esa obligación.

Materiales en rnicrofacsímil y formas ajnes. Los grandes progresos registrados en materia de microrreproducción permiten a las bibliotecas de todo el mundo formar importantes colecciones de materiales de investigación, que serían difíciles si no imposibles de adquirir en sus formas originales. Hoy día se pueden obtener en microformato colecciones de importantes revistas especializadas, amplias series de periódicos de interés, tesis doctorales, documentos oficiales y de organismos internacionales, colecciones de manuscritos y publicaciones monográficas agotadas hace tiempo. En muchos casos, los productores de microformatos pueden también facilitar reproducciones de tamaño normal. Se dispone asimismo en microformato de un número cada vez mayor de publicaciones corrientes. En general, es preferible adquirir en microformato los tipos de materiales que probablemente serán utilizados para fines de investigación por un pequeño número de personas y no corno material de lectura de uso general. En la práctica, no siempre es

posible hacer distinciones claras a este respecto. Una biblioteca situada lejos de otras bibliotecas y de los centros editoriales no puede hacer fácilmente la debida selección y se verá obligada a adquirir el material que necesite en la forma más asequible. En cierta medida, lo mismo les pasa a los lectores. En general, prefe- rirían el original a la microcopia, pero si es imposible o sumamente difícil obtener el original utilizarán la copia. La selección de los materiales en microformato se rige por los mismos criterios que la de libros.

La colección de la biblioteca. Las colecciones de las bibliotecas deben consistir en un fondo de materiales generales debidamente selec- cionados, como libros, revistas, publicaciones oficiales, diarios, folletos, etc., y en materiales especiales como micropelículas, tesis doctorales, manuscritos, mapas, grabaciones fonográficas, cintas, fotografías, cartas, etc. debidamente descritos y organizados para una utilización eficaz. Las colecciones deberán satisfacer todas las necesidades de los planes de estudio, tanto de los alumnos no graduados como de los graduados, y permitir que los profesores estén al dia de los adelantos que se registren en las esferas de su respectiva especialización. Para mayor detalle, las colecciones pueden dividirse en dos

categorías. La primera y principal es una buena colección de referencia puesta al día, en la que estén debidamente representadas las obras fundamentales de referencia, tales como enciclopedias, diccionarios de lenguas, manuales de materias especiales, alma- naques y compilaciones estadísticas, guías lingüísticas, diccionarios biográficos, atlas geográficos, libros de historia, repertorios de investigación, etc., y bibliografías, índices, servicios de resúmenes analíticos, catálogos de libros, listas de traducciones, etc., todo ello relacionado con las esferas fundamentales del conocimiento y en las principales lenguas del mundo. La colección de libros de referencia es un epítome de los conocimientos mundiales y facilita los medios de identificar y localizar las fuentes autorizadas de conocimientos fuera de la universidad. Además de satisfacer las necesidades de la comunidad universitaria, es un instrumento sumamente eficaz para la selección de libros y el trabajo de adqui- sición. Por consiguiente, la biblioteca de cualquier institución de enseñanza superior debe poseer una nutrida colección de libros de referencia. En los países en que una sola biblioteca no pueda realizar este programa, convendría concertar acuerdos cooperativos con objeto de que todas las bibliotecas puedan disponer por lo menos de un ejemplar de toda obra de referencia importante, (la biblioteca nacional, o la principal biblioteca universitaria puede servir de centro nacional de fuentes a ese respecto). La segunda categoría, más amplia, es la colección general de

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libros, revistas y otros materiales de biblioteca. Lo mismo que la colección de referencia, no sólo debe servir para satisfacer las necesidades de los planes de estudio y de las investigaciones, sino ade- más tener un carácter universal y garantizar así que las disciplinas importantes, aunque no relacionadas directamente con dichos planes, están representadas por las obras corrientes.

EL SERVICIO DE S E L E C C I ~ N DE LIBROS

La selección de materiales de biblioteca es un asunto cooperativo que exige la colaboración del personal de la biblioteca, de los profesores y, en cierto grado, como se ha dicho anteriormente, de los mismos estudiantes. Las listas y bibliografías de material de lectura preparadas por los profesores en relación con la enseñanza son fuentes importantes de consulta para el bibliotecario, y debería procurarse que se adquieran con destino a la biblioteca los materiales que figuran en esas listas, aunque para formar colecciones bien equilibradas se requiere un procedimiento más sistemático. Hace falta un instrumento de selección, como una colección de bibliografías fundamentales de alcance tanto general como especial, manuales bibliográficos y guías para la selección de libros, que deben ser estudiado a fondo por las personas interesadas en la labor de selección. Se señalarán las publicaciones deseables, y después de someter las listas al director de la biblioteca, se esta- blecerán definitivamente las relaciones de los materiales que se desee adquirir, con las indicaciones bibliográficas completas. Se dispone con ese fin de un gran número y variedad de publi-

caciones, de las que sólo pueden mencionarse aquí algunos títulos representativos. En primer lugar, están los repertorios y guías de las obras de referencia. Un ejemplo es la obra de P. K. Gardel que está ordenada por materias de conformidad con la Clasifi- cación Decimal Universal (CDU) y enumera los títulos de los libros de referencia publicados en dieciséis Estados asiáticos. La publicación de R. L. Collisonz, continuación de la obra anterior sobre este mismo tema de L. N. Malclès 3, describe las actividades bibliográficas de varios países y territorios así como las de un gran grupo de organizaciones internacionales y de otra índole. Esas publicaciones sólo son dos de los títulos de una interesante serie de Manuales Bibliográficos de la Unesco que pueden obtenerse fácilmente. I. P. K. GARDE, Directory of reference works published in Asia, Paris, Unesco, 1956, 139 p.

(Unesco bibliographical handbooks n.o 5.) Existe también en francés. z. R. L. COLLISON, Bibliographical services throughout the world: 1950-1959, Paris, Unesco,

1961, 228 p. (Unesco bibliographical handbooks, 9). Existe también en francés. 3. L. N. MALCLES, Bibliographical services throughout the world: First and second annual

reports ... 1951-1952: 1952-1953, Paris, Unesco, 1955, 352 p. (Unesco bibliographical handbooks, n.O 4). Existe también en francés.

a.

Foto: Unesco / Almasy-Tauthey

v. Disposición y servicios especiales. Sección de depósito de libros de la Biblioteca de la Universidad de Ihadán (Nigeria) dispuesta para el estudio individual.

Fotu: Donald Saff

VI. Instalaciones y servicios especiales. Sala para la audición de discos en la Paul Klapper Library del Queens College, Nueva York. Las puertas que se ven en el fondo de la sala dan acceso a cabinas individuales de audición.

Foto: Unesco / P. A. Pittet

VIL Disposición y servicios especiales. Disposición especial para guardar los manuscritos en el Museo de Rangún (Birmania). U n estudiante examina un ((parabaikn blanco, manuscrito constituido por una larga hoja de papel fuerte y espeso, de una sola pieza, plegado en acordeón aproximadamente cada quince centímetros. En primer plano pueden verse algunos manuscritos de hojas de palmera.

Foto: Donald Saff

~ 1 1 1 . Disposición y servicios especiales. El centro de información de la Paul Klapper Library, Queens College, Nueva York. En primer plano los catálogos de la biblioteca y al fondo la oficina de infor- mación.

Foto: Unesco / Gide Freund

19. Disposición y servicios especiales. El catálogo general de la Uni- vsrsidad Libre de Berlín.

X. Disposición y servicios especiales. Cámara tomavistas en microfilm, con un dispositivo especial ideado por un grupo de la Unesco y construido en el Laboratorio Nacional de Física (India) para el Centro Nacional Indio de DocumentaciSn Científica.

Foto: Unesco / Eric Schmab

XI. Disposición y servicios especiales. Aparato de lectura de microfichas.

Foto: Donald SaE

Foto: Donald Saff

XII. Disposición y servicios especiales. Aparato de proyección de microfilms. Paul Klapper Library. Queens College. Nueva York.

Entre las guías bien conocidas para la selección de libros de referencia cabe citar las de Malclèsl, Sabor2, Walford3 y Win- chell4. En ellas se enumeran las obras de referencia por tipo y materia; en muchos casos, las obras se describen brevemente con arreglo a su contenido y a su disposición. Además de los repertorios y guías de carácter general existen

guías especiales relativas a las publicaciones sobre una materia determinada o un grupo de materias conexas. Entre ellas son buenos ejemplos las obras de Crane et aZ.5, Foronda Gómez6 y Hawkins7.

EL P R O G R A M A D E ADQUISICIONES

El programa es el plan trazado para llevar a cabo los objetivos de la biblioteca en lo que respecta al aumento de las colecciones. Tiene que ser un plan de gran alcance, de carácter flexible y sujeto periódicamente a examen y revisión. Sus objetivos y sus métodos de aplicación deben contar con la aprobación y el apoyo de las autoridades universitarias. Debe dársele la mayor publicidad posible entre el personal de las facultades y de la biblioteca, pues el éxito de su ejecución exigirá una activa cooperación por su parte. Será conveniente prepararlo para un periodo de cinco años o más, y consignar los créditos presupuestarios correspondientes. Lo mismo en las bibliotecas insuficientemente desarrolladas

que en las bien dotadas de libros y recursos, el programa tiene que ser considerado como un proceso continuo de selección y adquisición sistemáticas. Wilson y Swank lo describen como “el análisis continuo y sistemático de los puntos débiles de las colecciones de libros mediante el cotejo de las bibliografías con los fondos de la biblioteca, la presentación a los profesores de listas de materiales que no se poseen, la evaluación de esos títulos por el personal docente y de la biblioteca, y por último la preparación

I. L. N. MALCLES, Manuel de bibliographie, Paris, Presses Universitaires de France, 1963,

2. J. E. SABOR, Manual de fuentes de información; obrar de referencia, enciclopedias, diccionarios, bibliografías, biografías, 2.8 ed. ampliada, Buenos Aires, Kapelusz, 1967, 342 p.

3. A. J. WALFORD, Guide to reference material, London, Library Association, 1959, and supplement, 1963, 377 p., 2nd ed., vol. I, Science and technology, 1966, 483.p.

4. C. M. WINCHELL, Guide to reference books, 8th ed. Chicago, American Library Asso- ciation, 1967, informes semestrales en College and research libraries.

5. E. J. CRANE, et al., A guide to the literature of chemistry, 2nd ed., N e w York, Wiley, 1957, 397 P.

6. M. FORONDA GÓMEZ, Ensayo de una bibliografía de los ingenieros industriales, Madrid, Estades, 1948, 803 p.

7. R. R. HAWKINS, Scient& medical and technical books published in the USA, 2nd ed. Books published to December 1956, Washington, National Research Council, 1958, I491 p.

336 P.

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de listas de las publicaciones que convendría o sería deseable adquirir” 1. Seguidamente, las listas pasan al departamento de pedidos, donde comienza el proceso de adquisición.

EL PRESUPUESTO D E COMPRAS

El presupuesto de compras está directamente relacionado con el programa de adquisiciones. Si se trata de un programa a largo plazo, el presupuesto también deberá serlo. Esto sugiere un presupuesto especial de inversiones, lo mismo que requiere un financiamiento por separado la construcción de nuevos locales y su dotación de equipo. Con frecuencia, este presupuesto suele ser completamente distinto del consignado para sufragar los gastos ordinarios : sueldos, suministros de consumo, conservación de locales, etc. En este contexto, la colección de libros podría ser considerada como parte del equipo inicial del edificio de la biblioteca. Otra manera de financiar el programa de adquisiciones a largo

plazo consistiría en calcular la cantidad total de dinero necesaria para un periodo determinado y dividirla por el número de años que constituyan ese periodo. La operación dará una cifra anual que podría ser incorporada cada año al presupuesto de gastos ordinarios.

ADQUISICI~N DE MATERIALES DE BIBLIOTECA

Los materiales de biblioteca se adquieren generalmente por compra, donación e intercambio y, en los países que designan a la biblioteca de la universidad como depósito central, mediante el depósito de las obras con arreglo a la ley de publicaciones o de derecho de autor. Independientemente del método de adquisición, todos los materiales de la biblioteca, salvo tal vez los recibidos en depósito, deben ser adecuados para satisfacer las necesidades de la universidad. Los materiales que no son apropiados para ese fin, aunque sean gratuitos, a la larga resultan caros. Lo mismo que el material adquirido por compra, este otro exige también trabajo de rutina en los departamentos de clasificación, cataloga- ción y preparación, además del espacio de estantería. Por esa razón, la biblioteca debe aplicar a la selección de materiales pertenecientes a la categoría de donaciones e intercambios los mismos criterios que emplea para las compras. La recepción de los depósitos debe también ser selectiva y ajustarse a los mismos I. L. R. WILSON; R. C. SWANK, Report of a survey of the library of Stanford University,

Chicago, American Library Association, 1947, p. 75-76.

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criterios, a no ser que la biblioteca esté designada como biblioteca nacional. En este caso, deberá naturalmente recibir todo lo que se publique en el país.

Compras: selección de proveedores. En lo que respecta a las publicaciones nacionales, la biblioteca puede comprarlas directamente a los editores, los depositarios, los libreros locales o los agentes de subscripción, según las modalidades del negocio editorial y del comercio de libros en el país. Algunos editores no venden directamente a las bibliotecas sino que prefieren distribuir sus libros por conducto de los depositarios o los libreros. Si los editores están dispuestos a tratar con la biblioteca, ésta deberá ver si es más ventajoso comprar directamente a muchos editores o comprar indirectamente a uno o más libreros. Muchas veces resultará que es mucho más económico hacer las compras a los libreros, aún cuando sus descuentos sean inferiores a los de los editores. Hacer compras a muchos editores exige más correspondencia y más trabajo de registro que cuando se compra a pocos libreros. Los libreros locales pueden ser una buena fuente de adquisiciones. Si están cerca de la biblioteca, ofrecen al bibliotecario la oportunidad de examinar los libros antes de decidir su compra. Sin embargo, no hay seguridad de que el librero local posea el fondo completo de las publicaciones nacionales. Por esa razón, el bibliotecario debe conocer perfectamente la producción de las empresas editoriales, sociedades eruditas y organizaciones de investigación del país, y los medios por los que distribuyen sus publicaciones. Generalmente, las publicaciones oficiales son ven- didas por un organismo oficial. Por lo común, las subscripciones a revistas y diarios se hacen directamente con los editores, excepto donde existen agentes de subscripción. Para los materiales que estén agotados, el bibliotecario deberá tratar probablemente con varios comerciantes, según el volumen y el carácter del mercado de libros de segunda mano. La adquisición de libros extranjeros por compra es uno de los

principales problemas de las bibliotecas en los países en vías de desarrollo. Conviene repetir una vez más las dificultades principales : carencia de divisas extranjeras y formalidades de aduana y de importación excesivamente restrictivas. Ante esas limitaciones, los bibliotecarios tienen muchas veces que dirigirse al librero local para la adquisición de libros extranjeros, pues podrán pagárselos en la moneda nacional. Este procedimiento puede resultar muy caro y lento. El método más apropiado es conseguir los libros extranjeros comprándolos directamente a agentes de fuera del país. La biblioteca debe seleccionar un librero solvente en cada uno de los centros principales de edición. En las zonas más importantes hay varios libreros internacionales que pueden faci-

litar una gran variedad de materiales contemporáneos y retrospectivos, subscripciones a revistas, envíos y otros servicios. El Publishers’ international yearbook publica una lista de libreros internacionales establecidos en sesenta y dos países. Pueden pedirse más informaciones y detalles sobre la selección de agentes extranjeros a los secretarios de las principales asociaciones de bibliotecarios de otros países. Para garantizar la adquisición continua de revistas, anuarios, series especializadas en curso de publicación, etc., conviene hacer “pedidos permanentes” a los libreros o editores. Se trata de encargos en los que se solicita el envío de las publicaciones a medida que vayan apareciendo, hasta que la biblioteca indique el cese de las compras. Los libreros internacionales pueden encargarse de la mayor parte de los pedidos, excepto en el caso de editores tales como algunas sociedades eruditas y técnicas, que no hacen ningún descuento a los libreros sino que venden directamente sus publicaciones a las bibliotecas. En algunos casos, es necessario que la biblioteca se haga miembro de una sociedad para recibir sus publicaciones. El principal medio de que disponen las bibliotecas para obtener

la mayor parte de sus materiales corrientes es la compra, aunque los donativos y los intercambios pueden ser fuentes importantes de adquisiciones.

Donativos. Como se ha indicado más arriba, los criterios para solicitar y aceptar donativos deben ser los mismos que se aplican a las compras y a los intercambios. Como sucede con otros métodos de adquisición, un requisito esencial de un programa encaminado a conseguir donativos es la preparación sistemática de listas de materias sobre las que la biblioteca desea reunir obras y de listas de determinados libros, revistas, etc., que desea obtener. Los gobiernos, los organismos internacionales, las fundaciones

privadas, las organizaciones nacionales e internacionales, y hasta determinadas personas constituyen las fuentes principales para conseguir donativos, y el bibliotecario deberá disponer sobre ellas las informaciones pertinentes. Las peticiones de donativos deben ser lo más concretas que se

pueda. Las declaraciones generales tales como “deseamos libros sobre todo género de ciencias, etc.”, no ayudan a los futuros donantes, y en realidad pueden dar lugar a una afluencia de donativos inútiles.

Intercambios. Como fuente de adquisiciones, los intercambios pueden revestir gran importancia. Una condición previa es la disponibilidad de material que pueda servir para intercambios. Si la universidad tiene un programa de publicaciones, el bibliotecario deberá obtener ejemplares de cada publicación para ese objeto.

Tal vez le será también posible lograr varios ejemplares de las publicaciones oficiales y de las de organizaciones eruditas y técnicas del país para su depósito de intercambios. En algunos casos, tal vez le convenga comprar materiales publicados en su país para utilizarlos en los intercambios. El Manual del canje internacional de publicaciones1 es una guía de

gran utilidad práctica para actividades de intercambio. Publicada en una edición plurilingüe (inglés, francés, español y ruso) sus cuatro capítulos tratan respectivamente de : los diferentes tipos de canjes; la organización de servicios de canje nacionales e internacionales; los convenios y acuerdos para el canje de publicaciones; y el transporte y las aduanas. U n apéndice contiene las recomendaciones formuladas por las conferencias regionales sobre canjes internacionales.

O R G A N I Z A C I ~ N DE LAS ACTIVIDADES DE A D Q U I S I C I ~ N

Antes de comenzar a hacer pedidos de libros, el bibliotecario de la universidad debe organizar el proceso de selección para poder garantizar una sucesión constante de recomendaciones de pedidos al departamento de compras. El director de la biblioteca de la universidad podrá establecer relaciones de trabajo con determinados profesores cuya colaboración solicitará para que examinen las bibliografías y otras fuentes de selección de libros y podrá también invitar a algunos de los bibliotecarios que tiene a sus órdenes a que participen en la selección. Las obras cuya selección se recomiende deberán señalarse de una manera distintiva, indicando la importancia relativa de cada una de ellas, a fin de que el director de la biblioteca de la universidad tenga una orientación para decidir si aprueba o desaprueba una determinada recomen- dación. En la selección de libros deberán utilizarse revistas y críticas de publicaciones así como bibliografías corrientes, que indiquen el contenido del libro, la competencia del autor y la reputación del editor. Puede pedirse a los encargados de la selección que presenten cada una de sus recomendaciones en un formulario corriente de pedidos de la biblioteca, o que si hacen sus recomendaciones en forma de lista, den sobre cada libro la información que normalmente se pide en un formulario de pedidos (véase figura I, formulario de pedidos).

I. UNESCO, Manual del canje internacional de publicaciones, 3.8 ed. preparada y puesta al día por la Dra. Gisela von Busse, París, Unesco, 1964, 768 p. (Secciones, española, francesa, inglesa y rusa en un volumen.)

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FIGURA. I. Formulario de pedido

N.O DE FICHA IMPRESA (LIBRARY OF CONGRESS u OTRA BIBLIOTECA)

Autor (Apellidos) (Nombre)

Título --

NO. de vols. Edición

Lugar Editor

Año Precio

Ejemplares Encuadernación

Curso(s) n.0 0 Para reserva

Compra pedida Por

Dept.

Fecha

Ubicación

Signatura topográfica

Adición :

0 Ejemplar

0 Edición

0 Volumen

0 Sustitución

T R A M I T A C I ~ N DE LOS PEDIDOS

La tramitación de los pedidos varía mucho de unas universidades a otras, pero sus etapas esenciales son las siguientes: las recomendaciones de adquisición de nuevos libros son enviadas al director de la biblioteca de la universidad para su aprobación; las recomendaciones no aprobadas se devuelven a su autor y las aprobadas pasan al departamento de pedidos para las gestiones pertinentes. Seguidamente, el departamento de pedidos efectúa las siguientes operaciones : verifica el nombre del autor, el título y otras informaciones bibliográficas de cada propuesta ; consulta el catálogo de la biblioteca para ver si posee ya el artículo pedido. Si en efecto lo posee, la recomendación la devuelve al interesado con una explicación, y, si no lo posee, coteja las notas de los encargos existentes, y de los libros recientemente recibidos o en espera de entrega. Si el título no figura en esas notas elige el editor, el depositario o el librero al que se ha de hacer el pedido; prepara un pedido en forma de carta o en un formulario impreso especial; deposita en el correo el pedido, aunque si se trata de

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libros nacionales o de libros extranjeros que pueden obtenerse en el propio país, el bibliotecario puede visitar la librería local, seleccionar y examinar los libros y dejar el pedido correspondiente y, por último anota en la contabilidad la obligación contraída. En ese momento, el departamento de pedidos puede dar las órdenes para adquirir fichas impresas de catálogo para el libro, si es que existen. Cuando se reciben los libros, se cotejan con el pedido. Se examinan los precios y los descuentos, y el precio neto se inscribe en la ficha de recomendación (o de pedido) del libro, juntamente con la fecha de su recepción. En la sección de contabilidad, se registran los gastos. La ficha se archiva en el fichero de adquisiciones, y la factura, si es correcta, se marca convenientemente, y pasa para su pago a la autoridad financiera de Ia universidad. El libro se remite al departamento de catalogación con objeto de prepararlo para su uso. En las pequeñas bibliotecas, el bibliotecario jefe tendrá tal vez

que intervenir directamente en algunas o en todas las etapas de la tramitación, según el personal de que disponga y la medida en que esté dispuesto a delegar su autoridad y sus obligaciones. En las grandes bibliotecas, el director no puede ocuparse de los pedidos. Sin embargo, podrá reservarse para sí actividades como las visitas a comerciantes de libros antiguos, asistencia a subastas y viajes con motivo de compras importantes.

S U P R E S I ~ N DE L A S B A R R E R A S QUE S E OPONEN A LA LIBRE CIRCULACION DE LOS LIBROS

Se ha mencionado ya que muchas veces existen barreras importantes, tanto dentro como fuera de la universidad, que se oponen a la libre circulación de los libros y, en consecuencia, al desarrollo efectivo de las bibliotecas. Dentro de la universidad, el bibliotecario principal puede estar

autorizado para dirigir y supervisar todas las actividades relativas a la adquisición de libros, a reserva de que sus cuentas sean examinadas periódicamente por un interventor, pero sin tener que pasar por una larga cadena de trámites administrativos para conseguir la aprobación de cada uno de sus actos. Sin gran dificultad podrá establecerse una fiscalización financiera adecuada en la oficina de adquisiciones de la universidad, y de esta suerte el bibliotecario quedará libre de toda responsabilidad financiera, excepto en los casos en que se descubra una irregularidad deliberada. La universidad deberá hacer todo lo posible para facilitar y acelerar una selección y adquisición de libros eficiente y económica. El Estado podrá eximir de impuestos internos los materiales

de biblioteca sea cual fuere el género a que pertenezcan, y suprimir

el pago de derechos de aduana donde esta obligación exista, simplificar las formalidades de aduanas y correos en todo lo relativo a materiales de biblioteca y mejorar los sistemas de presupuesto y contabilidad. R. E. Barker ha demostrado convin- centemente que, suprimiendo las restricciones de importación y los impuestos internos, el Estado pierde muy poco. Este autor prueba con cifras que “los gastos nacionales que ocasiona la importación de libros son siempre una proporción mínima de los gastos totales y que, al parecer, los países que más necesidad tienen de importar libros son los que menos lo hacen ... [y que] los ingresos procedentes de los impuestos sobre los libros apenas justifican su imposición” 1. El gobierno puede ratificar los acuerdos vigentes para facilitar

la importación de objetos de carácter educativo, científico y cultural 2, y las dos convenciones recientemente aprobadas sobre el canje de publicaciones3. Puede también reducir en cierto grado la escasez de divisas extranjeras estimulando el empleo de los Bonos de la Unesco y la participación en programas como el USA International Media Guarantee Programme4, cuando proceda, así como las actividades cooperativas de adquisición. Dando pruebas de su deseo de suprimir esas barreras y de

facilitar la libre circulación de publicaciones, los gobiernos y las universidades no sólo servirían sus intereses respectivos, sino que además estimularían los ofrecimientos de ayuda personal y la concesión de préstamos y subvenciones para el desarrollo de las bibliotecas por parte de los organismos interesados en estas cuestiones.

I. R. E. BARKER, Books for all; a study of international book trade, Paris, Unesco, 1956, 102 p. (Existe también en francés.)

2. UNESCO. Acuerdo para la importación de objetos de carácter educativo, cient$co o cultural: ventajasy modalidades de aplicación. 2.B ed. Paris, Unesco, 1958, 30 p.

3. L a Convención sobre el Canje Internacional de Publicaciones y la Convención sobre el Canje de publicaciones Oficiales y Documentos Gubernamentales entre Estados. Ambas fueron aprobadas por la Conferencia General de la Unesco en su IO.^ reunión (París, 3 de diciembre de 1958). Los textos íntegros de estas convenciones y los debates sobre ellas figuran en el Manual del canje internacional de publicaciones (antes citado); puede verse una breve exposición de Waersegger, Charles, Las convenciones multi- laterales sobre el canje internacional de publicaciones, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XVII, n.o 2, marzo-abril de 1963, p. 57-66.

4. E n virtud de ese programa, los libreros locales obtienen licencias para adquirir libros publicados en los Estados Unidos y efectúan los pagos en moneda local, mientras que el gobierno de los Estados Unidos abona el equivalente en dólares al librero norteamericano.

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C A P Í T U L O V I I

ORGANIZACIÓN DE LAS COLECCIONES PARA SU UTILIZACIÓN

Una vez recibidos y debidamente registrados los materiales de biblioteca, se envían al Servicio de Catalogación, en donde se clasifican y ordenan para que los clientes de la biblioteca puedan utilizarlos prácticamente. Esta función, de carácter netamente profesional, lleva consigo la catalogación (descripción de cada título en los términos bibliográficos reglamentarios), el análisis de materias (identificación del contenido de cada título y represen- tación del mismo mediante guías de materias adecuadas), y la clasificación (aplicación a cada título de un símbolo que represente su lugar en un plan de clasificación concebido para ordenar los libros en las estanterías de las bibliotecas de tal manera que se facilite su uso). Este capítulo se limitará a las cuestiones generales de la orga-

nización de los materiales de biblioteca, dándose por supuesto que los bibliotecarios podrán consultar muchos de los excelentes libros y revistas que se ocupan del asunto en detalle. Únicamente se mencionarán ciertas cuestiones importantes (teoría de la infor- mación, documentación y automatización de los servicios de biblioteca) ya que se da también por supuesto que las necesidades fundamentales de las bibliotecas de los países en vías de desarrollo consisten en constituir su fondo de biblioteca, obtener más personal especializado y mejorar sus instalaciones y servicios básicos.

ACTIVIDADES DEL SERVICIO DE C A T A L O G A C I ~ N

Las actividades de este servicio tienen por objeto la preparación de los ficheros o catálogos necesarios para uso del público y del personal, la preparación de los materiales de biblioteca para su utilización y otras actividades, como el registro de adquisiciones, la confección de listas de nuevas adquisiciones, los inventarios, la compilación de estadísticas y la redacción de informes. Los registros básicos son el catálogo público, el catálogo topo-

gráfico y, en algunas bibliotecas, otros registros adicionales, por

ejemplo, catálogos oficiales, catálogos de depósito, catálogos colectivos y una gran variedad de catálogos auxiliares.

Catálogo público. Es el registro más importante desde el punto de vista del lector. Puede consistir en uno o más catálogos en forma de libro o de fichero o en una combinación de ambas formas, lo que depende de factores como la antigüedad, el tamaño y el tipo de la biblioteca. El catálogo en forma de libro puede adoptar dos formas principales: a) un catálogo en hojas impresas y encuader- nadas de la totalidad de los fondos y de las colecciones especiales, con suplementos o ediciones cumulativas, como los muchos que existen en Europa continental, el Reino Unido, Estados Unidos y en menor medida en África, Asia y América Latina. Estos catá- logos se han producido principalmente mediante métodos de impresión tradicionales relativamente lentos y costosos, hasta que hace algunos años se han adoptado técnicas perfeccionadas o nuevas de reproducción, tales como la fotografía rápida regulada, la xerografía, la fotolitografía, las máquinas tabuladoras y las computadoras; b) un catálogo en forma de hojas sueltas manus- critas o mecanografiadas. El British Museum lleva su catálogo principal pegando los asientos, manuscritos o mecanografiados, correspondientes a los nuevos títulos en las páginas en blanco de volúmenes encuadernados. Muchas bibliotecas de Inglaterra utilizan un “catálogo de hojas sueltas, cada una con un solo asiento, reunidas en carpetas, a las que se pone una etiqueta y que se colocan en casilleros destinados al efecto’’1. A pesar de los progresos tecnológicos que han dado un nuevo

auge al catálogo en forma de libro, el catálogo en fichas o fichero es la forma predominante. Consta de asientos individuales, por lo general mecanografiados, impresos o manuscritos en fichas de 7,5 x 12,5 cm., que representan las existencias de la biblioteca. Tanto los catálogos en forma de libro como los ficheros pueden ser de las siguientes clases, según la manera en que estén ordenados los asientos : catálogo diccionario; catálogo dividido ; catálogo clasificado o sistemático.

Catálogo diccionario. Consiste en una sola serie por orden alfa- bético, del mismo modo que las palabras de un diccionario, de las fichas de autor, título y materia que representan cada artículo catalogado de la biblioteca. Los asientos se hacen según las reglas que determinan la forma en que han de identificarse los autores y seleccionarse las materias. En sus respectivos lugares alfabéticos se incluyen guías de orientación para dirigir al lector hacia los asientos correspondientes a los libros que busca y señalar a su

I. T. LANDAU, ed., Encyclofiedia of librarianship, 2nd ed. London, Bowes and Bowes, 1961, 397 P.

atención otros libros afines. El catálogo puede contener también diversos asientos de información general relativos a materiales no catalogados, por ejemplo colecciones de folletos, así como instrucciones para el uso del catálogo. El catálogo diccionario es un índice alfabético general del contenido de la biblioteca. Este tipo de catálogo se utiliza ampliamente en los Estados Unidos, pero mucho menos en otros países. Según Reichmannl, el sistema de monocatálogo de las bibliotecas norteamericanas representa un concepto que “no comparten los bibliotecarios de otros países; en realidad, las bibliotecas europeas se caracterizan por la multipli- cidad de catálogos”.

Catálogo dividido. En las bibliotecas pequeñas o medianas, el catálogo diccionario es fácil de manejar y de mantener al día, pero a medida que las bibliotecas y sus catálogos aumentan de volumen, surgen las complicaciones y las dificultades. D e ahí que algunas bibliotecas hayan dividido el catálogo en dos partes : un catálogo de autores y títulos; un catálogo de materias. Esto es lo que generalmente se quiere decir cuando se emplea el término catálogo dividido. En algunos casos, los títulos se incluyen en el catálogo de materias en la idea de que los títulos descriptivos, especialmente en las ciencias físicas y sociales, pueden servir como asientos o epígrafes adicionales en la clasificación por materias. El catálogo de títulos y autores comprende generalmente los autores individuales y colectivos, las colecciones y determinados títulos, presentados todos ellos en una sola serie alfabética. El catálogo de materias es una lista alfabética de los libros clasificados por temas, con las oportunas guías de materias.

Catálogo clas$cado o sistemático. Es aquél en que los asientos están ordenados con arreglo a un sistema de clasificación. En este aspecto es análogo al catálogo topográfico. No obstante, se diferencia de éste y se parece a la sección por materias del catálogo dividido en que con frecuencia puede asignar varios números de clasificación a un solo libro, que dará así lugar a diversos asientos por materias cuando es necesario. Para orientar más eficazmente sobre la existencia y la situación de los libros, el catálogo clasificado debe complementarse con un catálogo por títulos y autores, y por una guía alfabética de materias. Los lectores a quienes interese particularmente saber si la biblioteca posee un libro determinado cuyo autor o cuyo título conocen podrán ir directamente al catálogo por títulos y autores, sin entrar en las complicaciones del sistema de clasificación. Generalmente, el sistema de clasifi- cación necesita un índice alfabético de materias para orientar a los lectores. Refiriéndose a las pequeñas bibliotecas técnicas, D. A.

I. F. REICHMANN, The catalog in European libraries, Library quarterb, vol. 34, January 19643 P. 35.

Redmond hace algunas observaciones que son también válidas para las bibliotecas universitarias generales : “EI catálogo siste- mático presenta grandes ventajas, sobre todo en un país en vías de desarrollo donde existen varias lenguas locales, o donde éstas no figuran entre las principales lenguas científicas. Los números clasificadores son internacionales, y pueden disponerse por orden alfabético en varias lenguas. En cambio, el catálogo sistemático tiene el inconveniente de ser demasiado complejo para que puedan comprenderlo quienes no sean bibliotecarios” 1. Puede evitarsc este inconveniente combinando la sugestión de Redmond de preparar indices alfabéticos de las materias del plan de clasifi- cación con instrucciones adecuadas y asistencia a los lectores.

Catalogo topográfico. Es fundamentalmente un instrumento de trabajo del personal de la biblioteca, pero puede servir también al público como suplemento o parte del catálogo público. Esto es factible en pequeñas bibliotecas y en determinadas bibliotecas de departamento, en las que el catalogador puede tener que actuar también como bibliotecario jefe o como asesor de los lectores. Sin embargo, a menos que se haga un duplicado para uso público, el catálogo topográfico se guarda por lo general en el departamento de catalogación, donde se consulta regularmente para comprobar que las signaturas de los libros no están duplicadas y para orientar a los clasificadores a seleccionar la categoría más adecuada para cada libro. Puesto que su contenido está dispuesto en el orden en que se colocan los libros en las estanterías, el catálogo topográfico se utiliza también con fines de inventario.

Catálogo oficial. Es otro instrumento de trabajo del personal de la biblioteca. En general es un solo fichero alfabético de los principales asientos de todas las existencias de la biblioteca. Por lo común consta de asientos por autores, o por títulos en los casos en que ésta sea la forma de ficha principal preferible (por ejemplo: publicaciones periódicas y libros anónimos). En algunas bibliotecas se combina con otros ficheros y puede servir también de catálogo colectivo de un conjunto de bibliotecas. En las bibliotecas muy concurridas, en que la clientela consulta frecuentemente el catálogo público, es muy útil disponer de un catálogo oficial en el local de los servicios técnicos, donde puede utilizarse de una manera directa y cómoda para los trabajos de ordenación y cata- logación. En tales circunstancias es posible situar el local reservado a los servicios técnicos en cualquier parte del edificio, mientras que cuando no se lleva un catálogo oficial suele ser preferible

I. D. A. REDYOND, Las pequeñas bibliotecas técnicas. Boletín de la Unesco fiara las bibliotecas, voi. XVIII, n.0 z, marzo-abril de 1964, p. 65.

que estén cerca del catálogo público. Aunque es útil, el catálogo oficial resulta caro de mantener. Las bibliotecas pequeñas no podrán probablemente permitirse ese lujo.

Catálogos en depósito. En algunos países, las bibliotecas nacionales o regionales pueden depositar en bibliotecas asociadas copias de sus listas de existencias en forma de catálogos o de ficheros. Tales catálogos pueden ser muy útiles como instrumento de trabajo del personal de la biblioteca, sobre todo si van unidos a programas generosos de préstamos entre las bibliotecas o de catalogación o adquisición centralizadas. Los grandes catálogos en forma de fichas requieren un equipo costoso, mucho espacio y un trabajo constante para tenerlos al día, lo que también es costoso. Por estas razones la mayor parte de las bibliotecas de los Estados Unidos que en un principio tenían en depósito catálogos en fichas de la Library of Congress renunciaron a ellos cuando ésta puso a la disposición del público sus catálogos en forma de libros impresos. En los países cuyos servicios de bibliotecas están poco desarrollados, la biblioteca universitaria puede utilizar con provecho los catálogos en depósito u otros semejantes establecidos por los centros de bibliografía o documentación o por la biblioteca nacional.

Catálogos colectivos. Son los que reunen las existencias de varias bibliotecas. Son una base muy útil para las relaciones entre las bibliotecas y para evitar las duplicaciones en las adquisiciones. El sitio más indicado para establecer catálogos colectivos nacionales es la biblioteca nacional, la cual debe organizar a ese respecto los oportunos servicios de relaciones entre bibliotecas.

O R G A N I Z A C I ~ N Y ADMINISTRACION

Al director de la biblioteca universitaria incumbirá la responsabilidad de organizar y administrar el servicio de catálogos, coordinando sus actividades con las de los servicios técnicos conexos. AI mismo tiempo, deberá definir y establecer las funciones, atribuciones y actividades de dicho servicio, así como sus relaciones con los otros departamentos de la biblioteca. En consulta con el bibliotecario encargado de los catálogos, si

éste tiene una buena formación profesional, el director de la biblioteca de la universidad habrá de definir los objetivos del servicio, optar por un sistema de clasificación y seleccionar las normas de catalogación apropiadas para su trabajo, indicar los registros principales que han de establecerse y mantenerse al día, adquirir material y contratar personal, formular un plan de organización, determinar los informes estadísticos y de otra índole

93

que sean necesarios y establecer las relaciones oportunas con todas las secciones y dependencias a que haya de atender el servicio de catalogación.

Organización interna. El trabajo del servicio puede organizarse de diversas maneras, según las dimensiones de la biblioteca, el volumen de sus adquisiciones, el número de bibliotecarios y su preparación. Wilson y Tauber apuntan cuatro métodos, aplicables principalmente a las grandes bibliotecas universitarias, aunque la división del trabajo en que se basan puede adaptarse también, en principio, a las pequeñas bibliotecas. Estos autores proponen que el trabajo se organice por operaciones, por materias, por idiomas y por formato o tipo de material. La organización por operaciones consiste en dividir las actividades profesionales de manera que se asignen a personas distintas la catalogación descriptiva, la clasi- ficación y la catalogación por materias. En la práctica, la clasifi- cación y la catalogación por materias están tan estrechamente relacionadas que generalmente las realiza una misma persona. En las bibliotecas pequeñas, las tres actividades tendrán que encomendarse a un solo empleado, pero al aumentar el personal y el volumen del trabajo, puede ser preferible una distribución de atribuciones en la forma indicada. La organización por materias es muy corriente. Con un personal

compuesto de dos catalogadores, puede ser conveniente asignar a uno las ciencias físicas y naturales y al otro las humanidades y las ciencias sociales. Poco a poco, los catalogadores adquieren experiencia en sus respectivas esferas de competencia. En este tipo de organización, cada catalogador realiza la totalidad de las operaciones necesarias. La división del trabajo por idiomas es también frecuente. En tal caso, un catalogador puede ocuparse de los materiales nacionales en los idiomas locales, mientras que otro se ocupa de los materiales extranjeros. La división por formato o tipo es recomendable si la cantidad de colecciones o publicaciones seriadas (revistas, publicaciones oficiales en serie, anuarios, etc.) es bastante considerable para que un bibliotecario se ocupe exclusivamente de esta actividad, mientras que otro se ocupa de los libros. Otras formas o tipos de material que pueden requerir un tratamiento especial son las micropelículas, las grabaciones y los mapas. Probablemente será necesaria una combinación de estos métodos 1. La organización del trabajo puede requerir que el personal

profesional esté adecuadamente secundado por personal auxiliar. Un solo bibliotecario catalogador, ayudado por mecanógrafas y

I. L. R. WILSON; M. F. TAUBER, The university library: the organization, administration, and functions of academic libraries, p. 184-185. 2nd ed., N e w York, Columbia University Press, 1956, 641 p. (Columbia University studies in ìibrary service, n.O 8.)

94

auxiliares competentes, puede hacer un gran volumen de trabajo. Si el director de la biblioteca universitaria dispone de un apoyo administrativo y financiero adecuado para organizar el departamento de catálogos, y si los libros se ordenan de una manera rápida y eficaz para su uso en la biblioteca principal, ésta tendrá la posibilidad de ofrecer servicios centralizados de catalogación a otras secciones de la biblioteca universitaria. Si el servicio de catalogación tiene escaso personal, será difícil que el director de la biblioteca universitaria consiga convencer a las demás secciones de que lo más práctico para ellas es aceptar los servicios de la biblioteca principal.

Materiales bibliográjicos y de referencia para uso del personal. Los catalogadores deben tener fácil acceso a los materiales bibliográficos y de referencia. Muchas veces se plantean problemas sobre la manera de inscribir el nombre de un autor en el catálogo o de seleccionar el encabezamiento adecuado para un libro en la clasi- ficación por materias, etc. Para resolverlos, el catalogador ha de consultar obras técnicas sobre catalogación y clasificación y otras publicaciones. En el local de trabajo del servicio de catalogación debe haber una pequeña colección de libros técnicos y de los diccionarios de lenguas extranjeras más necesarios. Respecto a otros materiales, los catalogadores deberán tener fácil acceso a la colección de referencia de la biblioteca. (Otra prueba de que el edificio debe proyectarse de una manera funcional.)

NORMAS Y ACTIVIDADES DEL SERVICIO DE C A T A L O G A C I ~ N

La uniformidad y la concordancia son dos principios fundamentales de la actividad de catalogación. La aplicación de estos principios requiere el empleo de códigos o reglas de catalogación normalizadas, de listas autorizadas de encabezamientos por materias y de sistemas de clasificación.

Códigos de catalogación. Las bibliotecas disponen de diversas reglas de catalogación. Entre las más utilizadas figuran las de la Library of Congress de los Estados Unidosl, la American Library Asso- ciation2 y la Biblioteca Vaticana3. En Francia, la Association Française de Normalisation ha publicado una serie de normas de catalogación, que han aparecido en forma abreviada y simplifi- I. US LIBRARY OF CONGRESS, Rules for descriptive cataloging, Washington, Library of

2. ALA cataloging rulesfor author and title entries, 2nd ed. por C. Beetle, Chicago, American

3. VATICAN, BIBLIOTECA, Norme per il cataloge degli stampati, 3rd ed., Vaticano, 1939,

Congress, 1949, 171 p.

Library Association, 1949.

396 p. (Existen traducciones en varias lenguas.)

95

cadal. En Alemania y en otros territorios de lengua alemana, las Reglas Prusianasz tienen amplia aceptación. En Rusia, se ha preparado una serie completa de códigos de catalogación para uso de las grandes bibliotecas, y existen versiones simplificadas de las reglas para las pequeñas bibliotecas3. Estos códigos no existen todavía en traducción inglesa. Estos y otros códigos de reglas se explican y completan mediante

manuales sobre catalogación y publicaciones relativas a las indicaciones de autor y título en circunstancias especiales. Son bien conocidas a este respecto la obra de S. A. Sharp4 y la de Susan G. Akers5. Entre las diversas obras referentes a la manera de inscribir los nombres de autor en los asientos figuran las de C. F. Gosnell, Spanish personal names 6, María L. Monteiro, Nomes brasilieros’ y Nasser Sharify, Cataloging of Persian works a. La elección de un código de reglas de catalogación es indispen-

sable para el funcionamiento eficaz de una biblioteca en un país, pero tiene además una importancia más amplia. La función de todas las bibliotecas como centros de conservación y transmisión de conocimientos debe consistir en identificar los materiales que poseen de la manera más favorable para la comunicación de los conocimientos en los planes local, nacional e internacional. A este respecto, la Conferencia Internacional de la FIAB sobre Principios de Catalogación llegó a un acuerdo histórico en 1961 al adoptar una declaración sobre los principios de catalogación que han de aplicarse universalmente. Su Informe9 es un documento de gran importancia que deberían leer todos los bibliotecarios encargados de la catalogación o interesados en ella. “Ahora que existe un acuerdo sobre los principios aplicables a la selección y la forma de los encabezamientos de los asientos en un catálogo de autores y títulos, es razonable esperar que no tardará en llegarse a un acuerdo sobre la selección, la forma y la sucesión de los datos

I. Bibliothèques, traitement, catalogage, consemation des livres et des documents, Paris, Institut pédagogique national, 1961.

2. BIBLIOGRAPHISCHES INSTITUT, Regeln für die alphabetische I;ntalogisierung in wissenschaft- lichen Bibliotheken. Unveränderter Nachdruck der Instruktionen für die alphabetischen Kataloge der Preussischen Bibliotheken, Leipzig, Bibliographisches Institut, 1952. I 79 p.

3. P. L. HORECKY, Libraries and bibliographic centers in the Soviet Union, p. 46-49, Bloom- ington, Ind., Indiana University, 1959, 287 p. (Indiana University publications, Slavic and East European series, vol. 16.)

4. H. A. SHARP, Cataloguing; a textbook for use in libraries, 4th ed., London, Grafton, 1948. 5. S. G. AKERS, Simple library cataloging, 4th ed., Chicago, American Library Association,

6. C. F. GOSNELL, Spanish personal names: principles governing their formation and use, N e w York, H . W. Wilson, 193%.

7. M. L. MONTEIRO, Nomes brasilieros: u m problma na catalogapïo, São Paulo, Escola de Biblioteconomía, I 948.

8. N. SHARIFY, Cataloging of Persian works; including rules for transliteration, entry and des- cription, Chicago, American Library Association, 1959, I 76 p.

g. INTERNATIONAL FEDERATION OF LIBRARY ASSOCLATIONS. International Conference on Cataloguing Principles. Paris, 9-18 Ociober, 1961. Rejort, p. g, London, IFLA, 1963, 293 P.

‘954. 250 P.

FIGURA 2. Ejemplos de asientos bibliográficos y otros datos necesarios para la catalogación descriptiva a. autor individual; b. autor corporativo; G. título como asiento principal.

1% Li FE89 Clouzet, Maryse (Choisy) 190%

Sigmund Freud: a new appraisal.

141 p. 22 cm.

New York, Philo- sophical Library ,1963,

1. Freud, Sigmund, 1Wl939.

BF153.F85C6 1963a 926.1 62-18553 $

Library of Congrew 0 151 6.

CZD 506 ES Electrochemical Society. Corrosion Dh~on.

The surface chemistry of metals and semiconductors; a symposium sponsored by the Ofice of Naval Research and the Electrochemical Society, Columbus, Ohio, 1959. Edited by Harry C. Gatos, with the assistance of J. W. Faust, Jr., and W. J. LaFleur. New York, Wiley ,1960, xi, 526 p. illus., dlagrs., tables. 24 cm. “Pnpers presented at the joint symposium of tp Corrosion and

Electronics Divisions of the Electrochemical SocIety. Includes blbllographies. I. Surface chemistry. 2. MetaIs. 3. Sernleonductors. I. EI*

trochernical Society. Electronics Division. II. U. S. OWCe of Naval Research. III. Gatos, Harry C., ed.

QD506.E5 60-14244

Library of Congress

C. 7 Rs 153 ~ 5 7 Modern drug encyclopedia and thernpeutic index. 1st-

ed. New York, 193G v. 24cm.

Title varies slightly. Editors : 1934-41, Jacob Cutman.-lMB, A. B. Gutman.-lM%

M. E. Howard. Three year supplement to New modem drugs; B

presentation of the important new medicinal preparations described in the quarterly index, New modern drugs, 1935 tu i937 inclusive, together with descriptions of additional drugs which have not been previousIy published. By Jacob Gut- man. New York, American Journal of Surgery, inc., 1938.

R RC i53 MS7

(ûonlnned on u& card) 3P12823* O +31r49071C$

I

descriptivos necesarios para establecer esos asientos 1. (La autora se refiere a los datos adicionales necesarios para la identificación completa de cada publicación, tales como : título completo, edición, lugar de publicación, nombre del editor, fecha de publi- cación, número de páginas, ilustraciones y otros datos.) Véanse en la figura 2 ejemplos de asientos bibliográficos y otros datos que se requieren en la catalogación descriptiva.

Análisis de materias. Esta operación tiene por objeto identificar la materia principal de cada libro para indicarla en el catálogo y dar al libro su lugar adecuado en el esquema de clasificación de la biblioteca. Combinada con la catalogación descriptiva, la indicación de la materia permite que las colecciones de la biblioteca sean accesibles a los lectores. En el catálogo alfabético por materias, tanto si se constituye

separadamente como si se combina en una sola lista con el de autores y títulos, un libro determinado puede estar representado por uno o más encabezamientos de materias, cada uno de los cuales consiste en un término o un grupo de términos que representan una materia. Para seleccionar los encabezamientos de materias lo mejor es recurrir a una lista autorizada, con objeto de tener la seguridad de que la terminología se utiliza de una manera uniforme. En inglés, la lista más extensa es la de la Library of Congress de los Estados Unidosz. Una lista muy utilizada en las pequeñas bibliotecas públicas y de colegios universitarios es la Sears list of subject headings3. Aunque bastante más breve que la lista de la Library of Congress, la lista de Sears tiene también un alcance general. Además, existen listas generales y especializadas en muchos de los idiomas europeos. La mayor dificultad con que tropiezan los países donde el idioma principal es distinto del de las listas, es la de traducir y adaptar la termino- logía a sus necesidades particulares. Sin embargo, es indispensable una lista autorizada de términos correspondientes a las materias que han de representarse en el catálogo. La biblioteca puede considerar necesario completar una lista corriente con otra esta- blecida por ella misma. Conviene en tal caso llevar un registro de los términos utilizados y de los casos en que la biblioteca se aparta de los términos contenidos en la lista corriente. En la figura 3 pueden verse ejemplos de encabezamientos por materias en fichas de catálogo. La clasificación puede adoptar dos formas : una ordenación de los

libros y otros materiales de biblioteca en grupos de materias I. M. PIGCOTT, Uniformity in descriptive cataloguing, Libri, vol. 13, 1963, p. 45. 2. US LIBRARY OF CONGRESS, List of su6ject headings, 6th ed., Washington, Government

3. B. M. FRICK, Sears list of subject headings, 8th ed., N e w York, H. W .Wilson, 1959, Printing Office, 1957. (Suplementos mensuales y anuales.)

610 p.

FIGURA 3. Encabezamientos por materias en fichas de catálogo

Audbo- V I S M ~ \ ~d~~qt\ori- B;bl.

The A-V bibliography. ,Rev. ed.] Dubuque, Iowa, W. c. McClusky, Frederick Dean.

Brown Co. 1‘19551 xi, 218 p. 28 cm. (The Audio-vlsual series)

1. Audio-visual eclucatlon-Bibl, I. Title. (Series)

Z581BV8113 1955 o 1r.371333 56-1796

Library of Congress

Rome CCIty) Chesterton, Gilbert Keith, 1874-1936.

The resurrection of Rome, by G. K. Chesterton ... New York, Dodd, Mead & company, 1930.

4 p. I., %294 p. 21 em.

I. Rome (City) 1. Tltle.

nG808.c5 30-28208

IJbrary of Congress

adecuados, que permita el acceso directo a ellos en las estantarías, o una lista de referencias a los libros en una bibliografía o catá- logo. La primera forma es una clasificación topográfica y la segunda una clasificación bibliográfica o, como dice W. C. Berwick Sayers, una “clasificación catalográfica”1. En las bibliotecas universitarias, grandes o pequeñas, que permiten el libre acceso de los lectores a las estanterías, es indispensable una clasificación topo- gráfica de los libros. En las grandes bibliotecas, cuyos principales I. W. C. B. SAYERS, An introduction to library class$cation, 6th ed., London, Grafton, 1943, 294 P.

99

depósitos de libros están cerrados a los lectores, no es tan evidente la necesidad de una clasificación topográfica. Muchas de las bibliotecas europeas más antiguas con dépositos cerrados ordenan sus libros por número de entrada (que indica el orden de recep- ción) y dan una colocación fija a cada libro, con la posible excepción de un número relativamente reducido de obras de referencia colocadas en estanterías de libre acceso. En tal caso, el catálogo público es el único instrumento de localización de que dispone el lector. Existen muchas publicaciones sobre clasificación y se ha deba-

tido mucho sobre las ventajas respectivas de las estanterías cerradas y las de libre acceso. La experiencia muestra que el mejor sistema para el lector universitario es una colección clasi- ficada en estanterías de libre acceso, supuesto en el que se basan las consideraciones siguientes. Los sistemas de clasificación más utilizados son la Clasificación

Decimal de Dewey, la Clasificación de la Library of Congress de los Estados Unidos y la Clasificación Decimal Universal. La Colon Classification de Ranganathan y la Clasificación Bibliográfica de Bliss son muy apreciadas, pero su empleo no se ha extendido, aunque la Última parece haber ganado nuevos adeptos en los últimos años. La biblioteca universitaria deberá elegir su sistema de clasifi-

cación basándose en criterios objetivos. Sayers dice a ese respecto: “lo que pedimos a una clasificación es que funcione. Para ello, deberá: u) ser completa; b) ser lógica y comprensible; c) ser tan minuciosa en la exposición como sea humanamente posible; d) ser suficientemente flexible para dar cabida a los cambios del pensa- miento y a la literatura que lo refleja; e) emplear una notación sencilla que sea también flexible; f) estar provista de un índice completo. 1. La Clasificación Dewey y la de la Library of Congress fueron

concebidas como clasificaciones topográficas. La primera se utiliza más que la segunda, pero ello puede deberse en parte a factores históricos: la Clasificación Dewey apareció en 1876; la de la Library of Congress más de un cuarto de siglo después. La Clasi- ficación de la Library of Congress se concibió para grandes bibliotecas, y efectivamente, se utiliza más en ellas que en las pequeñas. Esta clasificación es sumamente detallada. Cuando la Clasificación Dewey se utiliza en bibliotecas muy grandes para clasificaciones de gran detalle, sus números tienden a ser excesivamente largos y complicados, mientras que las notaciones de la Clasificación de la Library of Congress son relativamente sencillas y cortas. Ambos sistemas se mantienen al día, y la Clasificación Decimal

Dewey se actualiza entre sus distintas ediciones mediante la publi- I. SAYERS, op. cit., p. XIX.

I O0

FIGURA 4. Símbolos de clasificaciones en fichas impresas de catálogos

Einstein, Albert, 18TI)-1955. Iiivesti3itions on the theory of ilie iti~owiiia~1 iiiot-eiiieiit.

Edited with ilotes by 12. Fiirtli. lrailslated by .î. I). Cow- per. ,Sew York, Dorer I’iil>licatioiis ,iDX,

llD p. diagrs. 21 m. “An unnhridged niid unnltered repiiblicntion OP the ti’niislation

ßibllogruphicnl footnotes. Arst published in 1910.”

I. J3rowiii~iii nioveiiients.

[gclsy’ Printed for Cnrd Dis. Library of Congress

67-0-5

Whurton, Henry, 1664-1695. The life of John Smith, Eiiglicli soldier. Translated ir0111

the Latin manuscript with an essay on Captain John Smith in seventeenth-century literature by Laura Polanyi Striker. Chapel Hill, Published for the Virginia Historical Society by the Cniversity of Korth Carolina Press ci9571

101 p. illus., ports., faoiims. 24 cru. Blbllographical footnotes.

1. Smith, John, 1580-1831. I. Striker Laura Polanyi. Captain John Smith in seventeenth century Ilteratire. II. Virginla Hlstorical Society. Richmond.

57-13884 o 923.02 F229.SíW4‘ Library of Congress 15801,

I. Símbolo de la Clasificación de la Library of Congress. 2. Símbolo de la Clasificación Decimal de Dewey.

cación, por la Library of Congress, de unas Dewey classijkation additions, notes and decisions. Estos dos sistemas responden a los criterios de Sayers y ofrecen algunas otras ventajas. Cada uno de ellos tiene un índice alfabético completo. Los dos pueden utilizarse juntamente con una lista corriente de encabezamientos por materias, a saber: la Clasificación Dewey con la Sears list of subject headings y la Clasificación de la Library of Congress con la List of subject headings, de la misma biblioteca, que contienen las respec-

IO1

tivas notaciones. Cada una de estas listas de encabezamientos por materias sirve como índice adicional de las respectivas clasificaciones. Todas las bibliotecas tienen además la posibilidad de comprar a la Library of Congress fichas de catálogo impresas correspondientes a los libros catalogados por ella; estas fichas contienen a menudo tanto los números de la Clasificación Dewey como los de la Library of Congress. La compra de fichas impresas puede hacerse de una manera selectiva. En la figura 4 se presentan ejemplos de fichas impresas en las que pueden verse los símbolos de las clasificaciones. La Clasificación Decimal Universal (CDU) presenta casi todas

las ventajas de la Clasificación Dewey y de la Clasificación de la Library of Congress aunque no se han facilitado en la misma medida fichas impresas con los números de la CDU, y las revi- siones han sido menos frecuentes. La notación puede ser bastante larga cuando se hacen subdivisiones detalladas de materias, pero es un sistema muy flexible y existe en varios idiomas. Las clasificaciones de Bliss y Ranganathan se concibieron pri-

mordialmente como clasificaciones bibliográficas más que topo- gráficas. Sin embargo ambos sistemas se han utilizado con éxito para la ordenación de bibliotecas y se han prestado muy satisfactoriamente al tratamiento mecánico de la documentación. El sistema Bliss ha tenido numerosos seguidores entre los bibliotecarios de la Commonwealth Británica. En un estudio se indica que de cada once bibliotecas universitarias, algunas de ellas con menos de una generación de antigüedad, en países que están o han estados asociados a la Commonwealth, cuatro utilizan la Clasificación Bliss, mientras que cuatro y tres utilizan respectivamente las clasificaciones de la Library of Congress y de Deweyl. El tamaño de la biblioteca, y especialmente las previsiones de

crecimiento en el futuro, constituyen un factor importante en la elección de un sistema de clasificación. Las bibliotecas que tengan probabilidades de desarrollarse considerablemente preferirán tal vez la Clasificación de la Library of Congress y la CDU a la Clasificación Dewey. Otro factor es la índole de la biblioteca. Si se trata de una biblioteca científica o técnica, la Clasificación de la Library of Congress o la CDU serán más adecuadas. En algunas circunstancias puede ser conveniente utilizar más de

un sistema de clasificación en una biblioteca. Es concebible, por ejemplo, que un amplio conjunto universitario que utilice la Clasificación Dewey en su biblioteca principal prefiere la Clasifi- cación de la Library of Congress o la CDU en una nueva biblioteca de ingeniería o en una biblioteca de una facultad de ciencias. Este tipo de decisiones han de tomarse únicamente después de un I. A. M. CARR-SAUNDERS, New universities overseas, p. 164, London, Allen & Unwin, 1961, 260 p.

I02

detenido estudio, porque puede ser necesario aumentar el personal profesional y recurrir a un sistema más complicado de registro. Una vez elegido el sistema, debe seguirse consecuentamente,

registrando cuidadosamente todas las decisiones que acarreen adaptaciones o modificaciones. Para la clasificación, lo mismo que para la catalogación y el

análisis de materias, existen buenos textos que pueden orientar al bibliotecario. Entre ellos, merecen citarse como ejemplos las obras de Merrilll, Sayers2 y Mann3. Los usuarios de la Clasificación Dewey pueden disponer de la obra de la Library of Congress Guide to the use of the Dewey decimal classijication4 y para las bibliotecas que utilizan la CDU, la British Standards Institution ha publicado A guide to UDC (8.5.1000 c: 1963).

Organización de las actividades de catalogación. En general, las operaciones que se realizan con una publicación se ajustan más o menos al orden siguiente: I) se cataloga y clasifica; 2) se prepara una sola ficha u hoja de trabajo para cada publicación, en la que se inscribe el nombre del autor, el título, los datos adicionales necesarios para su identificación y su símbolo de clasificación o loca- lización; 3) se procede a releer o revisar la ficha u hoja, cotejándola con la publicación; 4) si no hay errores, se reproduce mecanográfi- camente o con multicopista, haciéndose el número de copias necesario; 5) se supervisan las fichas y, si se aprueban, se colocan en la publicación; 6) ésta puede entonces ser preparada para uso de los lectores; 7) cuando se ha terminado la preparación, la publicación pasa una nueva inspección para comprobar que está marcada con el símbolo de clasificación o de localización que corresponde; 8) si todo está en orden, las fichas se retiran y la publicación se coloca en las estanterías; 9) las fichas se clasifican y se cuentan con fines estadísticos, y IO) se colocan en los catálogos correspondientes. Aunque este es el proceso fundamental, el orden de las operaciones, su número y su naturaleza pueden variar de una biblioteca a otra, según el volumen y la índole de los materiales tratados, la plantilla de personal y la variedad de las actividades confiadas al departamento de catalogación. Por ejemplo, cuando se dispone de fichas de catálogo impresas, se reducen las correspondientes actividades de catalogación y clasificación de libros; si una gran proporción de las publicaciones se encuentra en este caso, las actividades de catalogación pueden dividirse de I. V. S. MERRILL, Code for classifiers; principles gouerning d e consistent placing of books in a

system of classification, 2nd ed., Chicago, American Library Association, 1939, 177 p. 2. W. C. B. SAYERS, op. cit., y: A manual of classiJication for librarians and bibliographers,

3rd ed. rev., London, Grafton, 1955, 346 p: 3. M. MANN, Introduction to cataloguing and classzfication of books, 2nd ed., Chicago, Ame-

rican Library Association, 1943, 276 p. 4. US LIBRARY OF CONGRESS, Guide to the use of the Dew9 decimal class$cation. Lake Placids,

Forest Press, 1962, 133 p.

manera que un bibliotecario se ocupe únicamente de las publicaciones para las que se disponen de fichas impresas, mientras que otro hace la catalogación y la clasificación completas, en la forma que antes se ha descrito. La colocación de las fichas en los catálogos se hace general-

mente según reglas establecidas con objeto de que el lector pueda encontrar la ficha que busca en el lugar correspondiente. U n error en la intercalación de la ficha u otra infracción de las normas puede equivaler a un libro perdido, especialmente en las bibliotecas en que el catálogo es el único o el principal instrumento de localización de los libros. Por consiguiente, la biblioteca establecerá sus propias normas o utilizará uno de los códigos de catalogación existentes. La “preparación” consiste generalmente en marcar cada libro

o publicación con un símbolo de propiedad, en ponerle una etiqueta o marcarlo con la signatura de clasificación o el símbolo de localización para poder colocarlo en la estantería, y en insertar en él la hoja de registro de préstamo. En algunas bibliotecas, el servicio de catalogación se encarga

del registro de adquisiciones. Con frecuencia esta operación consiste hoy día en inscribir en el libro y en el boletín original de pedido un número que representa el orden de recepción en la biblioteca. Los boletines de pedido pueden ordenarse por número de recepción para constituir el registro de adquisiciones. Los registros de adquisiciones en forma de libro son cada vez menos frecuentes, ya que obligan a escribir de nuevo los datos que figuran en el boletín de pedido. Para registrar las obras recibidas a título de donativo o de intercambio, puede utilizarse un boletín de pedido modificado. Muchas bibliotecas no consideran ya necesario llevar un registro de adquisiciones. Las operaciones básicas aquí descritas pueden modificarse o

alterarse según que la biblioteca tenga un servicio centralizado de catalogación o que esta actividad se haya dividido entre la biblioteca central y las bibliotecas de facultad. También pueden ser necesarios cambios o modificaciones en la manera de tratar los materiales especiales, tales como publicaciones en serie, manuscritos, microformas, grabaciones sonoras, etc. La preparación de informes corresponde al jefe del servicio de

catalogación. Los informes estadísticos preparados periódicamente deben reflejar la naturaleza y el volumen de las publicaciones que se han catalogado y pueden contener también inventarios destinados a mostrar el total de los fondos, con subdivisiones por materias y tipos de publicaciones. El director de la biblioteca puede necesitar un informe general anual que, además de contener datos estadísticos, describa las realizaciones y los problemas importantes y formule recomendaciones adecuadas.

Como el servicio de catálogos mantiene la lista topográfica, hace a veces los inventarios de las existencias. Esta actividad es más apropiada para el servicio de préstamos, que generalmente tiene la responsabilidad de los depósitos de libros. Cuando se descubren pérdidas, se comunican al servicio de catalogación para introducir los cambios oportunos en los registros. Incluso en las pequeñas bibliotecas pueden ser precisas ciertas

actividades de reclasificación y recatalogación cuando el personal de los servicios de lectura encuentre libros que hayan sido identi- ficados o clasificados de una manera errónea o inadecuada. Sin embargo, deberá evitarse una reclasificación total (cambio de un sistema a otro) o, en caso de que ésta se emprenda, deberá hacerse únicamente después de un detenido estudio de las ventajas y de los costos previsibles.

División del trabajo. U n profano que considere esta descripción de las actividades del servicio de catalogación comprenderá que muchas de estas funciones pueden encomendarse a personal auxiliar o subalterno; por ejemplo escribir a máquina, copiar fichas, escribir y pegar etiquetas, ordenar boletines, llevar libros de un sitio a otro y colocar las fichas en el fichero, etc. Dada la importancia de la colocación exacta de las fichas en el fichero, se encarga generalmente esta función a un auxiliar bajo la inspección de un bibliotecario, pero la mayor parte de las demás funciones no requieren una vigilancia tan precisa. Para aprovechar de una manera económica y eficaz la capacidad profesional de los bibliotecarios, es preciso que cuenten con la ayuda de suficiente personal auxiliar.

E V A L U A C I ~ N DEL SERVICIO DE C A T A L O G A C I ~ N

Esta es una importante función administrativa del director de la biblioteca universitaria, que debe comprobar por sí mismo que el trabajo está bien hecho, que no hay atrasos injustificables y que la clasificación y la catalogación satisfacen a los lectores de la biblioteca. Si de él dependen otras bibliotecas anexas, deberá ocuparse igualmente de la calidad y de la eficacia de las actividades de catalogación que éstas realizan o que se hacen para ellas.

ALGUNOS PROBLEMAS Y POSIBILIDADES FUTURAS

Muchas bibliotecas universitarias se enfrentan con graves problemas en sus esfuerzos por organizar de una manera eficaz sus materiales. En las universidades antiguas con bibliotecas inde-

pendientes en cada facultad, puede haber tal diversidad de prác- ticas de catalogación y clasificación que resulte muy difícil introducir una cierta centralización, o incluso una coordinación, con objeto de que los fondos de todas las bibliotecas de la universidad sean ampliamente conocidos y accesibles. En tales situaciones, el bibliotecario universitario necesita no sólo autoridad para introducir las mejoras, sino también personal capacitado y recursos económicos suficientes. Incluso si cuenta con estos apoyos, tendrá que proceder gradualmente. Una vez que consiga establecer procedimientos eficaces de catalogación y clasificación comunes a toda la universidad y combinarlos con una centralización de las adquisiciones, podrá instituir otros servicios, por ejemplo, un catálogo colectivo de los libros que se vayan adquiriendo. Con- forme se desarrolle la organización y mejore el enlace con las bibliotecas periféricas podrán prepararse catálogos colectivos retrospectivos y listas colectivas de publicaciones seriadas. La traducción y la adaptación de listas normalizadas de enca-

bezamientos por materias y de códigos de clasificación en función de las necesidades particulares de un país pueden plantear un grave problema. El Sr. Sheniti ha examinado detenidamente esta cuestión en un estudio sobre “The problem of subject cataloguing for libraries in Arab countries and the development of a classification system and a list of subject headings suitable for their needs ...”l, y ha llegado a la conclusión de que es posible traducir y adaptar instrumentos como los Dewey decimal classijication sche- dules, la Sears list of subject headings y otros códigos análogos para su uso en las bibliotecas árabes. Problemas de ese tipo se plantean en muchas partes del mundo. La revolución tecnológica que ha producido la máquina tabu-

ladora y la calculadora electrónica, y que ha dado lugar a enormes progresos en la imprenta y en la fotografía, promete también revolucionar la bibliotecología. Actualmente pueden obtenerse numerosas copias de catálogos impresos a un precio muy econó- mico mediante nuevos métodos, lo que permite poner la totalidad de los recursos de la biblioteca de una gran universidad ai servicio de toda la comunidad universitaria, independientemente de la situación de sus locales de enseñanza u otros servicios. La velocidad y la capacidad casi increíbles de las calculadoras

permite hacer índices muy detallados del contenido de libros y revistas, superando con mucho lo que pueden producir los métodos manuales relativamente lentos que los catalogadores de bibliotecas utilizan normalmente. Las máquinas han renovado el interés por

I. M. SHENITI, Subject cataloguing for Arab libraries ... Regional seminar on bibliography, documentation and exchange of publications in Arabic-speaking state, (Unesco/LBA/Sem.8.3), Paris, 27 February 1962. 12 p.+Appendix. (Existe también en francés.)

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la teoría de la clasificación y de la información que, en último término, conducirá a nuevos sistemas de clasificación que podrán ser utilizados internacionalmente en los trabajos de documenta- ción 1. Cada vez se descubren y se adoptan más aplicaciones de la

nueva tecnología mecánica a la bibliotecología, y los bibliotecarios de todo el mundo deben estar atentos a ellas.

I. Eric de GROLIER, A stu& of general categories afifilicable to clussiJicution and coding of dom- mentation, Paris, Unesco, 1962, 248 p. (Existe también en francés.)

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C A P I T U L O VI11

SERVICIOS A LOS LECTORES

“El criterio fundamental de la eficacia de una biblioteca universitaria es su capacidad para entregar al lector el libro que éste desea y cuando lo desea” dice William S. Dix, director de la Biblioteca de la Universidad de Princeton (Estados Unidos), añadiendo “que ese es el principio fundamental del que se deriva casi todo lo que hacemos o debíamos hacer en las bibliotecas”1. El principio de Dix tiene dos corolarios estrechamente relacionados con los servicios públicos: u) los materiales de la biblioteca han de ser fácilmente asequibles y utilizables para todos los miembros de la comunidad universitaria; y b) se debe prestar ayuda a los lectores para que puedan encontrar los materiales y utilizar la biblioteca con fines de información y de investigación. En términos generales, son dos los servicios o locales que debe

haber a la disposición de los lectores: el servicio de préstamo de libros y el servicio de referencia (o de ayuda a los lectores). La organización administrativa y la disposición material de las

dependencias de la biblioteca determinan directamente la naturaleza de los servicios de préstamo y de referencia. En las principales bibliotecas de la universidad, una organización funcional por tipo o por forma de los materiales puede hacer necesaria la instalación de salas de lectura separadas para las obras de carácter general, las revistas y las obras de referencia. Una organización general de los materiales y de los servicios puede comprender un local reservado para el almacenamiento de libros, un servicio central de entrega y préstamo de libros y una sala de lectura Única para la consulta de libros en la propia biblioteca, que puede incluir una sección de referencia o simplemente una sala de obras de referencia. Una organización de los materiales por amplios grupos de temas conexos (divisiones por materias y no por facultades), independientemente de su forma, requiere menos salas de lectura separadas, ya que todos los tipos y formas de materiales (libros, revistas, periódicos, micropelículas, etc.) se reunen por temas en un solo sector. Con arreglo a esta forma de organización, I. W. S. DIX, Of the arrangement of books, College and research libraries, vol. 25, March

1964, P. 87.

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los periódicos y revistas se reciben y se preparan para su utilización en el departamento de servicios técnicos y se envían directamente a la división pertinente. Puede dotarse a cada una de las divisiones de la biblioteca de servicios de consulta especializados que abar- quen todos los tipos de materiales. Neal Harlow estima que pueden distinguirse diversos niveles en

las necesidades académicas y de investigación con respecto a los servicios de bibliotecas de los colegios universitarios y de las universidades y que pueden así establecerse determinados servicios de bibliotecas para satisfacerlas”1. Su hipótesis es que “hay tres niveles en la utilización de los servicios de biblioteca de una insti- tución académica y de investigación: a) el nivel preparatorio: la biblioteca en que el alumno realiza estudios de carácter general y fundamental antes de dedicarse a una especialidad; b) el nivel universitario : la biblioteca del estudiante ya más avanzado que se prepara para una especialidad, y en la que se destaca un tema o una materia determinada, y se facilita una síntesis y una intro- ducción a la investigación; y c) el nivel de investigación: la biblioteca para el estudiante graduado, el profesor de la facultad y el investigador interesados en la ampliación o la aplicación de los conocimientos, que facilita el apoyo intelectual necesario para la investigación” 2. Neal Harlow estima que es posible determinar y analizar esos niveles de necesidades y crear los servicios especiales destinados a satisfacerlas 3. En consulta con el profesorado, los funcionarios competentes de

la universidad y los bibliotecarios a sus órdenes, el director de la biblioteca universitaria, después de determinar el nivel de las necesidades y las diversas posibilidades que se le ofrecen habida cuenta de sus recursos, formulará las recomendaciones pertinentes. En esta tarea, tendrá que resolver inevitablemente problemas de centralización y de descentralización, que se exami- narán cuando sea pertinente en el resto del presente capítulo.

SERVICIO DE LECTURA Y PRÉSTAMO

La función principal del servicio de lectura y préstamo es facilitar el acceso a los materiales de la biblioteca y fomentar así la máxima utilización de la biblioteca para todos los fines de la universidad. Esto lleva consigo la custodia material de los libros, su colocación exacta en el lugar que les corresponde en los estantes de acuerdo con el sistema de clasificación de la biblioteca, su devolución a las

I. N. HARLOW, Levels of need for library service in academic institutions, College and

2. --, op. cit., p. 360. 3. Loc. cit.

research libraries, vol. 24, September 1963, p. 359.

estanterías después de su utilización por los lectores y la aplicación de un sistema eficaz de préstamos y de devoluciones de conformidad con el reglamento establecido. Puesto que trata directamente con casi todos los usuarios de la

biblioteca, el personal del servicio que asesora a los lectores e inspecciona las actividades debe estar familiarizado con las colecciones y los servicios de la biblioteca y tanto él como sus auxiliares deben ser amables y atentos con los lectores. En efecto, un personal importuno e inexperto puede desanimar a los usuarios de la biblioteca y, en consecuencia, hacer que disminuya el número de lectores.

Organización y administración. Bajo la supervisión general del director de la biblioteca, el jefe del servicio de lectura y préstamos organiza y dirige las siguientes actividades: la identificación de los prestatarios; el proceso de circulación de los libros; la realización de inventarios y la búsqueda de libros que falten; la compilación de listas de libros de actualidad; la ayuda a los lectores en la utiliza- ción de los catálogos; la ayuda a los estudiantes en la selección de los libros; los préstamos entre bibliotecas; la conservación de los depósitos de libros; la administración de una colección de libros reservados, etc. La identificación de los prestatarios es una actividad a la vez

fundamental y sencilla. La biblioteca debe cerciorarse de que todos los que piden libros tienen derecho a ello y debe identifi- carlos correctamente. D e lo contrario, no podrá cumplir su obli- gación de conservar las colecciones. En las universidades muy pequeñas, donde el personal de la biblioteca conoce muy bien a todos los estudiantes y a todos los profesores, la identificación no constituye un problema importante pero lo es, en cambio, en las instituciones mayores y en las que tienen su biblioteca a la disposi- ción de los funcionarios oficiales, de las personas que residen en la misma ciudad y de otras personas ajenas a la universidad. En muchas universidades se expide una tarjeta de identidad tanto a los profesores como a los alumnos; en algunas, el recibo universitario oficial del pago de los derechos de matrícula sirve para identificar al estudiante.

Préstamos. En las bibliotecas de libre acceso a las estanterías, el lector suele tomar directamente los libros que desea y los lee en la propia biblioteca o los pide prestados para llevárselos a su domicilio. En las bibliotecas en que el público no tiene acceso a las estanterías, el lector debe consultar el catálogo de la biblioteca para escoger los libros y tiene que presentar un boletín de pedido (formulario) para cada libro que desee pedir prestado. El boletín de pedido es generalmente un formulario impreso en el cual el prestatario tiene que indicar el autor, el título y la signatura

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del libro, su nombre y su dirección así como otras informaciones que la biblioteca pueda pedir. El prestatario presenta el boletín de pedido en la mesa de préstamos, que lo remite al servicio de estanterías. U n empleado de este servicio busca el libro y lo envía junto con el boletín de pedido a la mesa de préstamos y en caso de que el libro no se encuentre en las estanterías lo indica en el boletín de pedido antes de devolver éste a la mesa. En muchas bibliotecas universitarias se utiliza el boletín de pedido que se ha devuelto para comprobar en el fichero de préstamos pendientes si el libro está prestado y, en tal caso, cuándo vence el plazo de devolución. La persona que pide el libro lo reserva y encarga que se le avise cuando se haya devuelto el libro. En tales casos, el lector suele llenar una tarjeta postal dirigida a sí mismo, y cuyo importe debe abonar, para que se le comunique por correo la devolución del libro. Otro sistema consiste en reservar el libro y presentarse personalmente el día señaIado para la devolución. El boletín de pedido es uno de los métodos más sencillos para

registrar un préstamo. En las bibliotecas muy pequeñas el boletín de pedido, estampillado con la fecha en que se concede el prés- tamo o se ha de devolver el libro, se clasifica por orden alfabético de autor y constituye el único registro del préstamo. Se indica al lector cuánto tiempo puede conservar el libro en su poder y el boletin de pedido constituye el recibo. Cuando el lector devuelve el libro tiene que esperar a que se retire el boletín de pedido del fichero. Cuando se ha efectuado la comprobación y si no hay retraso en la devolución, se anula el boletín de pedido y puede ser devuelto al lector, y el libro se coloca nuevamente en las estanterías. Sin embargo este sencillo procedimiento no es eficaz en el caso

de una biblioteca que efectúa varios centenares de préstamos diarios. Es demasiado lento y suele producir aglomeraciones y esperas en la mesa de préstamos mientras se comprueba la devo- lución. Por tanto, se ha desechado casi por completo para los préstamos externos y se ha sustituido por otros métodos que suprimen la necesidad de que los lectores esperen para devolverles el recibo. Los libros no devueltos y aquéllos cuyo plazo de devo- lución ha vencido se descubren mediante inspecciones regulares y sistemáticas de los registros de préstamos y se envía un recordatorio al lector. Un método muy corriente consiste en utilizar una ficha de

libro y una papeleta de vencimiento. Antes de salir de la sección de catalogación se pega en todos los libros destinados a ser prestados a domicilio un bolsillo en el que va una papeleta donde se inscribirá la fecha de vencimiento del préstamo. En este bolsillo se introduce una ficha del libro, de unos 75, centímetros por 12,5 centímetros, en la que se ha inscrito a máquina la signatura

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topográfica, el nombre del autor, el título de la obra y su número de entrada. Esos datos figuran también en la papeleta del bolsillo del libro. Así cada libro está provisto de su propio registro de préstamos. Cuando se presta un libro, el lector firma la ficha del libro o se inscribe en ella su nombre o su número de identificación por algún sistema mecánico. Se pone un sello con la fecha de vencimiento del préstamo en la ficha del libro así como en la papeleta de vencimiento para servir de recordatorio. Luego se archiva la ficha del libro por orden alfabético de autores o bien por fecha de vencimiento de los préstamos o por signaturas topo- gráficas, según parezca preferible en cada biblioteca. Con arreglo a este procedimiento, la ficha del libro lleva el registro acumula- tivo de todos los préstamos que es objeto. En la figura 5 se reproduce el boletín de pedido y la ficha de registro de préstamos. Cuando en una biblioteca se efectúan más de 2000 préstamos

diarios conviene emplear un sistema más rapido y más eficaz que el que se acaba de describir. Para ello, se han ideado desde hace algunos años varios nuevos sistemasl, 2. Por lo general las bibliotecas renuevan los préstamos retirando

la ficha de préstamo y volviendo a fecharla a menos que otro lector haya reservado el libro entretanto. Se suele cobrar una pequeña multa por cada día de retraso a

fin de estimular la devolución puntual de los libros, y se acos- tumbra a dar un recibo del pago a los lectores. La biblioteca conserva un doble de los recibos para la contabilidad. Por lo general no se cobran multas al cuerpo docente. Es conveniente llevar estadísticas de los préstamos, que entre

otras cosas permitirán apreciar la utilidad de la biblioteca desde los puntos de vista cualitativo y cuantitativo. Las estadísticas suelen prepararse mediante anotaciones diarias por grupos de materias, que se hacen dos o tres veces por hora, antes de archivar las fichas de los libros prestados. Como habitualmente la sección de préstamos se ocupa del

fondo general de libros, a veces le incumbe la preparación del inventario. Para ese fin, se utilizan las fichas del catálogo topo- gráfico del servicio de catalogación. Cuando el inventario indica que falta un libro en las estanterías y que éste no está registrado en el fichero de los préstamos pendientes, se efectúa una investi- gación suplementaria para ver si el libro ha sido desplazado por descuido o si no se halla en la encuadernación. Si a pesar de esas investigaciones, no se encuentra ni el libro ni indicios de él, el

I. TAUBER, et al. Technical seniices in libraries, cap. XIX, “Circulation operations: loans”, p. 354-371. New York, Columbia University Press, 1953,487 p. (Columbja University studies in library service, n.o 7.)

2. G. R. LYLE, The administration of the college library, 3rd ed. N e w York, H. W. Wilson, 1961, 419 p., cap. VI, “Circulation work”, p. 96-127.

= ‘3

libro se declara perdido. En algunas bibliotecas se anota que el libro falta y se espera algunos meses antes de efectuar otras investigaciones por si entretanto reaparece. Cuando un libro se declara definitivamente perdido es preciso indicarlo en todas la fichas y lugares donde estaba registrado. Se sigue un procedimiento aná- logo cuando un lector pide un libro que no se encuentra en su lugar en las estanterías ni en el fichero de los préstamos pendientes. Cabe hacer dos observaciones adicionales : en las grandes bibliotecas no deben hacerse inventarios periódicos de todo el fondo de libros. Por lo general, los resultados obtenidos no justifican los gastos que acarrea la ejecución de ese trabajo. Las comprobaciones parciales de algunas partes del fondo de libros, como por ejemplo, la sección de referencias, pueden ser sumamente útiles para determinar el porcentaje de pérdidas y evaluar su importancia. En el caso de obras de referencia, la comprobación es, además, necesaria porque la pérdida de una obra importante de ese tipo debe remediarse cuanto antes. Las autoridades universitarias o el Estado no deben considerar al bibliotecario económica- mente responsable de la pérdida de libros a menos que sea evidente que esas pérdidas se deben a actos censurables. La responsabilidad económica de la pérdidas es uno de los principales factores que han conducido a los bibliotecarios de ciertos países a no dar a los estudiantes ni al cuerpo docente suficiente libertad de acceso a las estanterías. La duración de los préstamos varía considerablemente de una

biblioteca a otra. Para los libros muy solicitados, como ocurre cuando los profesores dan listas bibliográficas a los estudiantes, puede ser necesario reducir el plazo a dos o tres horas y separar esos libros detrás de la mesa de préstamos para regular su uso. Si esos libros son tan numerosos que su manejo requiere la presencia de un auxiliar empleado a jornada completa, será conveniente instalar lo que en algunas bibliotecas se llama una sala de lectura reservada, local especial donde se entregan y se leen ciertos libros. Cuando se trata de libros menos solicitados, se podrán prestar durante dos o tres semanas. Por lo general el cuerpo docente puede conservar los libros durante más tiempo. No obstante, se puede reclamar los libros tanto a los estudiantes como a los profesor es. Si bien se fomentan los préstamos de materiales para su utiliza-

ción fuera de la biblioteca, la utilización de obras de referencia, periódicos y revistas, libros y manuscritos raros y valiosos y de un cierto número de obras corrientes, que a pesar de no ser materiales de referencia se emplean como obras de consulta, debe hacerse obligatoriamente dentro de la biblioteca. Todos los materiales de archivo también deben consultarse en la biblioteca. Las colecciones de obras que se dejan hojear libremente tienen

por objeto incitar a los estudiantes a venir a la biblioteca y fomentar la lectura voluntaria. Una colección cuidadosamente seleccionada será, sin duda, muy atractiva, pero debe procurarse que toda la biblioteca lo sea para que los estudiantes acudan a ella. No se trata solamente de las condiciones materiales. Aunque un edificio bien construido, iluminado y ventilado y confortablemente amueblado atraerá mayor número de lectores, la naturaleza de sus colecciones y el grado de acceso a las mismas tienen una importancia capital. A ese respecto, las pequeñas exposiciones de nuevas adquisiciones importantes y de otros libros, centradas en torno a ciertos temas de interés, pueden ser sumamente instruc- tivas y estimulantes. La ayuda a los estudiantes en el empleo del catálogo, la selección

de libros y la preparación de listas de lectura son actividades que más bien corresponden a un servicio de referencia que al servicio de préstamos. Si el bibliotecario de este servicio dispone de tiempo y tiene la oportunidad, podrá naturalmente ayudar al lector en ese sentido. La organización y la administración de las actividades de

lectura y de préstamos requiere los servicios de un bibliotecario profesional que determine y recomiende los procedimientos y las normas más convenientes, que forme y dirija el personal y organice el servicio, pero aparte de tales actividades, la mayor parte de la labor es trabajo manual de rutina. Por tanto, un servicio de préstamos requiere también personal no profesional. Dichas actividades, como las del servicio de referencia que se

describen en los párrafos siguientes, pueden llevarse a cabo en mayor o menor grado en todas las divisiones de una biblioteca, independientemente de que esté centralizada o descentralizada. En el caso de una biblioteca centralizada habrá mayor uniformidad en los procedimientos y normas y mayores facilidades de acceso a los materiales. Sin embargo, las divisiones administradas por separado, tales como las bibliotecas de las escuelas de derecho, ingeniería y medicina, pueden tener también un amplio servicio de lectura y préstamos. El objetivo principal es siempre el mismo, sea cual fuere el tipo de organización: “entregar al lector el libro que desea y cuando lo desea”.

SERVICIO DE REFERENCIA

En los capítulos anteriores se han estudiado varios aspectos del servicio de referencia. La finalidad del servicio de referencia es ayudar a todos los

lectores a obtener los materiales o la información requerida sirviéndoles de guía, de intérprete y de organismo de información.

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EI bibliotecario de un servicio de referencia es pues un interme- diario humano entre el lector y el libro. EI trabajo de referencia no se limita a un solo bibliotecario ni a un solo servicio, sino que lo hacen en cierta medida todos los bibliotecarios que están directamente en relación con los lectores. En las bibliotecas de las facultades y en las divididas por materias, ese trabajo puede ser sumamente especializado.

Organización. En las pequeñas bibliotecas de colegios universitarios y de universidades, el servicio de referencia y el de lectura y préstamos pueden agruparse en un mismo departamento y estar a cargo de un solo bibliotecario. Sin embargo, esto debe evitarse, en la medida de lo posible, pues en tales condiciones es difícil atender debidamente a los lectores. En muchas bibliotecas, los servicios de referencia y de lectura y préstamos están separados y los jefes respectivos dependen directamente del director. En las bibliotecas más grandes esos servicios pueden agruparse con otros en una división de servicios a los lectores, en cuyo caso sus jefes dependerán del jefe de la división y éste, a su vez, del director de la biblioteca. La cuestión de la centralización y de la descentralización se

aplica al servicio de referencia lo mismo que a los demás. La pequeña universidad con una disposición compacta de los edificios y una biblioteca central debe disponer de un servicio central de referencia para todas las divisiones de la biblioteca, todos los departamentos de la universidad y la totalidad de la clientela universitaria. Si la biblioteca está dividida por materias puede ser preferible dividir paralelamente los servicios y las colecciones de referencia. En tal caso, el servicio central de referencia custodiará las colecciones de bibliografías nacionales y comerciales, enciclopedias generales, manuales, índices de revistas, etc. mientras que las bibliografías, las enciclopedias y los índices especializados se guardarán en la sección que les corresponda. En esas condiciones, el servicio central podrá desempeñar la función de un centro de intercambio de informaciones y de documentación para las consultas y préstamos entre bibliotecas y de coordinación de todos los servicios de referencia y bibliografía. En las universidades donde las divisiones de la biblioteca estén muy dispersas, cada una deberá tener su propio servicio de referencia. No obstante, se evitará en lo posible la descentralización total y se estimulará al máximo la coordinación y la cooperación entre esas secciones y la biblioteca principal.

Relación con los otros servicios. El servicio de referencia está estrechamente rélacionado con los demás servicios de la biblioteca. Selec- ciona los libros para la colección de referencia y, por consiguiente,

I 16

se interesa en su adquisición y preparación para la utilización. Ayuda a los lectores en la consulta de los catálogos de biblioteca y puede advertir así los errores o las deficiencias que es necesario señalar al servicio de catalogación. Orienta a los estudiantes en la selección de los libros, y, en consecuencia, debe coordinar su labor con las actividades del servicio de préstamos. El servicio de referencia desempeña una función clave en relación con íos demás servicios y con las secciones exteriores de la biblioteca.

Competencia del personal encargado del servicio de referencia. Dada la gran amplitud y diversidad de sus actividades, un servicio de referencia debe estar a cargo de un bibliotecario sumamente competente. Esta persona debe conocer a fondo las principales obras de referencia, tener un espíritu vivo e indagador y poseer la capacidad y el deseo de atender eficazmente a quienes solicitan sus servicios. Debe conocer perfectamente los fines y los programas de la universidad y de la biblioteca. Su preparación, su formación y su experiencia deben permitirle aplicar métodos racionales de trabajo, comprender la metodología de la investigación y utilizar personalmente todos los instrumentos de investigación biblioteco- lógica. Debe poder colaborar eficazmente con el cuerpo docente y con los estudiantes y, como se ha indicado en el párrafo anterior, con sus colegas de otros servicios.

Lar colecciones de referencia. Nunca se instistirá bastante sobre la importancia fundamental de una buena colección de obras de referencia. Cabe señalar también que un bibliotecario hábil podrá utilizar con fines de referencia toda la biblioteca. En el desempeño de sus actividades, el bibliotecario de un servicio de referencia puede descubrir así en el fondo general de libros importantes lagunas, que debe señalar a la atención del jefe de la biblioteca recomendando las medidas necesarias para remediarlas. Sin embargo, su principal actividad debe ser la constitución de colecciones de referencia. Además de los materiales de consulta ya indicados, el servicio de referencia suele constituir y custodiar archivos de materiales de carácter efímero, como recortes de periódicos, folletos y fotografías ; colecciona circulares y boletines de información relativos a recursos de las bibliotecas locales, nacionales y extranjeras y a los servicios de préstamo entre bibliotecas y puede custodiar colecciones no catalogadas de documentos oficiales. El desarrollo y el mantenimiento de colecciones de obras de referencia es un proceso continuo donde no sólo se adquieren materiales sino que también se suprimen los que han quedado anticuados.

Relaciones entre bibliotecas. Con frecuencia, el servicio de referencia se encarga de representar a la biblioteca en diversos tipos de relaciones con otras bibliotecas. Los préstamos entre bibliotecas son una de ellas. En los países donde los servicios de biblioteca son limitados, tales préstamos pueden ser indispensables para los estudiantes de todos los niveles universitarios. Otro tipo de relación es la utilización personal de la biblioteca por los estudiantes y los profesores de otra institución. En algunos casos será necesario regular ese tipo de utilización de mutuo acuerdo entre las bibliotecas interesadas.

L a investigación y el servicio de referencia. EI servicio de referencia puede prestar ayuda a la investigación constituyendo colecciones de bibliografías, índices, resúmenes analíticos, traducciones pertinentes, etc., compilando bibliografías especiales y haciendo pesquisas bibliográficas para los investigadores ; pidiendo prés- tamos a otras bibliotecas, comprando fotocopias y reimpresiones de artículos y de libros, facilitando servicios de traducción y de resúmenes analíticos y desempeñando otras funciones análogas. En algunos casos, la biblioteca puede establecer su propio servicio de documentación en su servicio de referencia. Los bibliotecarios del servicio de referencia que han recibido una formación clásica en bibliotecología y que tienen un buen conocimiento de las materias pertinentes pueden prestar servicios de documentación. El empleo de técnicas mecánicas complejas requerirá una forma- ción suplementaria. Todos estos servicios sólo se pueden facilitar si la universidad

está dispuesta a asignar a la biblioteca los fondos necesarios para hacer adquisiciones especiales, intensificar los préstamos entre bibliotecas, comprar fotocopias, etc., y contratar además el personal correspondiente.

I 18

C A P Í T U L O I X

ORGANIZACIÓN DE SERVICIOS AUXILIARES Y COMPLEMENTARIOS

La biblioteca universitaria organiza ciertos servicios auxiliares directamente relacionados con el ejercicio de sus funciones básicas y puede organizar también servicios adicionales o complementarios para reforzar su contribución a la vida universitaria. En este sentido, los servicios auxiliares comprenden las actividades relacionadas con: la conservación de los materiales de biblioteca; las reproducciones fotográficas y la de copia de documentos; el suministro de aparatos de lectura de los materiales en rnicro- formato; la conservación de las instalaciones y el equipo y los medios de transporte y comunicación para las relaciones entre bibliotecas. Los servicios complementarios pueden incluir : diversos servicios audiovisuales ; servicios especiales para los alumnos de los últimos cursos, investigadores y eruditos ; exposiciones, conferencias, conciertos y representaciones teatrales ; alquiler de libros ; locales para el examen rápido de libros; servicios de resúmenes analíticos y traducciones; catálogos impresos en forma de libros; proyectos cooperativos y otros. La distinción entre servicios auxiliares y servicios complemen-

tarios es relativa: lo que en una biblioteca se considera adicional o complementario en otra puede considerarse sencillamente como auxiliar, o como indispensable. La calidad y la diversidad de estos servicios dependen no sólo del interés, la buena voluntad y la competencia del personal de la biblioteca, sino también de su posición en la comunidad universitaria y de la ayuda económica de los órganos de gobierno de la universidad. Aunque ya se hayan mencionado muchos de los servicios

auxiliares y complementarios en relación con las principales funciones de la biblioteca, en este capítulo se tratará de los servicios más importantes que pueden necesitar una más amplia explica- ción. Las actividades cooperativas se expondrán por separado en el capítulo siguiente.

CONSERVACIÓN DEL FONDO

Todas las bibliotecas de la universidad han de ocuparse de la conservación de sus colecciones. El cuidado de los libros empieza con su adquisición y continúa con su manejo durante el proceso de preparación para su uso, su almacenamiento y su consiguiente utilización por los lectores. Es indispensable disponer de locales suficientes para el alma-

cenamiento de los libros. Estos han de conservarse en un lugar bien ventilado, protegido contra la humedad y la sequedad excesiva, la luz solar directa, la entrada del polvo y los insectos, los hongos y los roedores que destruyen los libros. W. J. Plumbe dice sobre esta cuestión: “Los libros, revistas, etc., se conservan en las mejores condiciones cuando la humedad relativa de los locales donde se guardan oscila entre 40 y 65%. Cuando es más alta, hongos microscópicos atacan muchas veces las cubiertas de los libros, especialmente en los climas cálidos. La temperatura del aire tiene menos importancia, En climas templados, una temperatura de 15 ó 16 grados se considera adecuada; en los Estados Unidos y en los trópicos no se considera excesivo que llegue a 30 grados, pero la temperatura entre los 2 I y 24 grados, combinada con una humedad relativa de 50% más o menos, se considera la mejor para conservar el papel” 1. En los depósitos de la Biblioteca Nacional Lenin “se mantiene

una temperatura de 16 a 18” C (2’ más o menos) y un grado de humedad del aire de 50 a 60% (5% más o menos). El grado de humedad del aire debe ser inferior a 65%, pues por encima de ese porcentaje los libros pueden enmohecerse” 2. Los libros deben colocarse en estantes sin apretarlos demasiado

y dejando suficiente espacio para añadir nuevos libros a €in de tenerlos que trasladar lo menos posible de una estantería a otra. Se ha de proceder a una inspección regular de los libros,

especialmente en los países donde los insectos y los hongos abundan en las bibliotecas. Cuando un libro lo requiera se sacará de la estantería y se le aplicará el tratamiento conveniente. EI personal del laboratorio de investigación científica de la Biblioteca Nacional Lenin utiliza satisfactoriamente la sal sódica del pentaclorofenol como fungicida y recomienda el empleo de bactericidas para desinfectar el aire de los locales de almacenamiento3. Para la lucha contra los insectos el personal de dicha biblioteca indica:

I. W. J. PLUMBE, EI clima como factor en la arquitectura de las bibliotecas universitarias, Bolelin de la Unesco pura las bibliotecas, vol. XVII, n.O 6, noviembre-diciembre

2. L. A. BELJAKOVA; O. V. KOZULINA, La conservación de los libros en las bibliotecas de la URSS, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XV, n.O 4, julio-agosto de 1961, p. ZII.

3. Ibid., p. 212-213.

de 1963, P. 331.

I20

“EI DDT es el producto tóxico cuyo empleo es más eficaz, menos peligroso y más cómodo en las bibliotecas. Se utiliza en forma de polvo, de emulsión o de solución, según las especies de insectos que hay que destruir” 1. Plumbe, que ha observado las condiciones de las bibliotecas en Africa y Asia, ha escrito interesantes artículos y un libro sobre la conservación de los materiales de bibliotecaz, 3,4. Este autor señala que se han aplicado con éxito barnices y lacas sobre libros, estanterías, muebles y accesorios a fin de “desemba- razar las bibliotecas de cucarachas, lepismas y larvas bibliófagas” 5. Los bibliotecarios que hayan de resolver problemas de protección contra los insectos y los hongos pueden consultar otras obras de referencia, algunas de las cuales se enumeran en la bibliografía. La conservación de los libros ha de empezar en el momento en

que entran en la biblioteca y, por tanto, desde que se adquieren. Todos los materiales de biblioteca deben inspeccionarse en ese momento para determinar los que necesitan un tratamiento especial. En los países donde los libros pueden deteriorarse fácil- mente, ciertas bibliotecas tratan los materiales sospechosos en una cámara de fumigación poco después de su recepción. Plumbe menciona varias bibliotecas que practican este procedimiento 6. Los libros en rústica que es necesario encuadernar deben marcarse adecuadamente en las tapas para enviarlos a la encuadernación una vez catalogados. También deben separarse los materiales raros, valiosos y frágiles que es necesario encuadernar en una forma u otra o someter a un tratamiento especial, así como los volúmenes en rústica de las publicaciones periódicas. A menudo se separan libros raros, manuscritos y materiales

análogos para guardarlos en locales especiales en condiciones atmosféricas convenientes para su conservación y se toman las disposiciones necesarias para que se manejen cuidadosamente y no se produzcan pérdidas. Las secciones de los servicios para los lectores : préstamos, refe-

rencia, publicaciones periódicas, colecciones especiales, bibliotecas de departamento o de división, tiene que cuidar especialmente de que los libros, las revistas, etc., se utilicen cuidadosamente y de separar los materiales que hayan de encuadernarse, reencua- dernarse o repararse. Las decisiones relativas al tratamiento que haya de aplicarse al material se tomarán con arreglo a normas establecidas con toda claridad. En principio, cualquier material

I. L.A. aELJAKOVA; 0.v. KOZULMA, Op. cit., p. 215. 2. W. J. PLUMBE, Preservation of library materials in tropical countries, Library Trends,

vol. 8, October 1959, p. 291-321. 3. - -, Preservation of books and periodicals, Regional seminar on the development of

national libraries in Asia and the Pacific area. Manila (Phiiippines) January 1964. Paris, Unesco, 1963, IO p. (Unesco/LBA/Sem.~ 115). Existe también en francés.

4. - -, Preservation of books in tropical and sub-tropical countries, London, Oxford, 1964. 5. - -, Preservation of libra9 materials in tropical countries, op. cit., p. 302. 6. - -, Preservación of library materials in tropical countries, op. cit., p. 303.

I 2 1

de biblioteca que se considere suficientemente importante para figurar en ella ha de mantenerse en buen estado de conservación.

Encuadernación y reparación. Dado que estas operaciones han de realizarse sobre todos los materiales de biblioteca, sea cual fuere la dependencia de la biblioteca universitaria en la que se custodien, es preferible centralizar su administración bajo la autoridad de un solo departamento. Se unificarán así los métodos y normas y se logrará una mayor eficacia y economía. Se encomienda a menudo esta labor a una sección de servicios técnicos. Las bibliotecas pequeñas se limitan con frecuencia a los trabajos

sencillos de reparación y envían el material que requiere encuader- nación a talleres comerciales. En los lugares donde no existen encuadernadores comerciales o éstos se encuentran geográfica- mente lejos, la biblioteca puede verse obligada a hacer por lo menos una parte de sus encuadernaciones. En general, cuando el trabajo de encuadernación es suficiente para que resulte más barato realizarlo en la propia biblioteca que enviar el material fuera, ha de estudiarse la posibilidad de crear un departamento de encuadernación. El jefe de encuadernación ha de conocer naturalmente a fondo

todas las fases de este trabajo y ser capaz de organizar y dirigir la labor de sus subordinados. H a de prepararse un programa detallado, en el que se determinen el alcance y la naturaleza de las actividades, se den instrucciones a los bibliotecarios para preparar los materiales que han de enviarse a la encuadernación, se fije un calendario de trabajo para que los materiales muy solicitados no se retiren prematuramente del fondo de la biblioteca y se definan las normas y condiciones concretas a las que han de atenerse los servicios de encuadernación. Cuando las bibliotecas poseen sus propios servicios de encuadernación es costumbre confiarles las actividades conexas de reparación, preparación de estuches y carpetas, laminación y refuerzo de documentos frágiles. El programa de encuadernación es igualmente importante

cuando la biblioteca se dirige a un encuadernador comercial. Hay que tomar de antemano las disposiciones necesarias para tener la seguridad de que todos los materiales están bien preparados, que las instrucciones dadas son aceptables tanto para la biblioteca como para el encuadernador y que el trabajo se realizará con arreglo a un calendario y unas normas determinadas.

SERVICIOS FOTOGRÁFICOS Y DE COPIA

Los adelantos relativamente recientes de las técnicas fotográficas y de reproducción han tenido una gran repercusión en ciertas secciones de los servicios de biblioteca. La microfotografía ha

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permitido poner al alcance incluso de las más pequeñas bibliotecas copias de diarios, libros, manuscritos y otros documentos que hacía tiempo estaban agotados y eran imposibles de obtener o demasiado caros para que los comprase la biblioteca. Mediante dispositivos de impresión especiales pueden obtenerse actualmente en unos segundos, a partir de micropelículas, ampliaciones sobre papel fáciles de leer de una sola página, de un artículo o un libro entero. La fotografía junto con la xerografía permite reproducir rápidamente y a un precio relativamente bajo un extenso catálogo en fichas. La xerografía puede utilizarse por sí sola para preparar catálogos en forma de libros, listas de lecturas recomendadas y otras publicaciones bibliográficas. La microfotografía, la xero- grafía y otros procedimientos han mejorado enormemente los servicios de copia y de préstamo entre bibliotecas, y podría decirse que los han revolucionado. “En el préstamo entre bibliotecas el empleo de la microfotografía en lugar de las publicaciones originales tiene varias ventajas” dice Alfred Günther. “El original permanece en la biblioteca, continúa siendo accesible y no corre peligro de perderse en el transporte ni de sufrir deterioros. Las bandas de microfilm y las microfichas pueden remitirse por correo en sobre ordinario y abonando tarifas postales económicas que permiten el empleo del correo aéreo. Por último no es necesario devolver las microfotografías, por lo que no hay que llevar un fichero de control de los préstamos”1. Lo mismo puede decirse de la xerografía y algunos otros procedimientos rápidos de copia. La “reprografía”, término que se aplica cada vez más al con-

junto de los prodedimientos de copia, ha servido para acelerar la transmisión de los conocimientos a escala mundial y para mejorar proporcionalmente los recursos y los servicios de las bibliotecas. Por tanto, es muy conveniente que las bibliotecas universitarias, especialmente las de los países en vías de desarrollo, puedan beneficiarse de esas ventajas.

Diversos servicios de copia. En los países en vías de desarrollo, la utilización cooperativa de todos los fondos de biblioteca disponibles es tan conveniente que cada biblioteca individual tiene motivos para poseer sus propios servicios de copia. Un fotocopiador y un aparato combinado de lectura y copia capaz de producir ampliaciones sobre papel de los diversos tipos de micropelículas y microfichas puede satisfacer la mayor parte de sus necesidades. Además, puede emplearse eficazmente una multicopista de un tipo adecuado para reproducir fichas de catálogo y tirar nuevos boletines, bibliografías y listas de adquisiciones. Actualmente se utilizan mucho en las bibliotecas las máquinas

I. A. G~NTHER, La microfotografía en las bibliotecas, Boleti de la Unesco para lac bibliotecas, vol. XVI, n.O I, enero-febrero de 1962, p. 7-8.

de copiar de oficina, que en general son portátiles, no requieren una instalación o iluminación especial y pueden ser manejadas perfectamente en las oficinas por personas sin una formación técnica especializada. H. R. Verry describe diversos métodos de reproducción e indica que los adelantos más importantes son los debidos a los electrostáticos. “Estos se dividen en dos tipos principales: xerografía, en el que se utiliza una lámina de selenio que recibe la carga electrostática, y electrofax, en que el papel mismo va recubierto de una capa que recibe la carga”1. Hay varios tipos de aparatos en el mercado. Uno de los más utilizados en las bibliotecas es el Xerox 914, que sirve para sacar copias tanto de libros como de hojas sueltas. Las copias pueden obtenerse en pocos segundos, para uso inmediato, en cualquier papel, inclusive en clisés preparados para la impresión en offset. Estos aparatos resultan más económicos si se utilizan en un servicio central y de la manera más intensiva posible. Para tomar una decisión sobre los servicios de copia más con-

venientes, el director de la biblioteca de la universidad ha de conocer ante todo las posibilidades de los aparatos existentes; para ello puede consultar las publicaciones bastante numerosas que existen sobre ese tema. Si tiene ocasión de hacerlo, deberá examinar los aparatos que se utilizan en las bibliotecas vecinas e indagar la calidad de las reproducciones, el costo, los problemas de conservación y reparación, etc. La dificultad de obtener servicios convenientes de conservación y reparación así como piezas de recambio puede ser en algunos países un factor importante para rehusar un aparato que por otra parte dé buenos resultados.

Funciones y organización. Si se crea un servicio de copia deben definirse desde un principio sus objetivos, sus funciones y su esfera de competencia. Entre esas funciones pueden figurar el mantenimiento y la reparación del equipo de lectura de micropelículas. Para obtener un trabajo de buena calidad y una eficacia razonable es necesario personal técnico competente. EI jefe del departamento debe tener cierta preparación administrativa y técnica pues ha de planear e inspeccionar las actividades y mantener buenas relaciones de trabajo con otros departamentos de la biblioteca. Lógicamente este departamento debe pertenecer a los servicios técnicos, igual que el de encuadernación.

Aspectos económicos y juridicos. El servicio de copia preparará su propio presupuesto para someterlo a la aprobación del director de la biblioteca de la universidad y es conveniente que se le auto- rice a comprar los suministros y el equipo necesarios. General- i. H. R. VERRY, Reproducción de documentos, Boletin de la Unesco para las bibliotecas,

vol. XVI, n.0 z, marzo-abril de 1962, p. 82.

mente las bibliotecas cobran derechos por los servicios de copia. Estos derechos se basan en el costo de funcionamiento del servicio sin contar los gastos de equipo y de locales. Se llevará la contabilidad de todos los ingresos y gastos del departamento y se tomarán disposiciones para que se hagan depósitos de fondos frecuentes y regulares. Desde el punto de vista jurídico, el servicio de copia tiene que

tener especialmente en cuenta la legislación y los convenios sobre el derecho de autor. En un estudio sobre la reproducción foto- gráfica y el derecho de autor, la Biblioteca Nacional de París llegó a la siguiente conclusión: “Sean cuales fueren las diferen- cias ... se manifesta una tendencia común en todos los aspectos prácticos; por una parte, todas las instituciones cuidan de proteger el derecho de los autores; por otra, todos aplican este principio en forma suficientemente flexible para no poner trabas al trabajo científico. Siempre se ha admitido que un investigador tome notas; por la misma razón se tolera la reproducción fotográfica”1. En este informe se indica además que las bibliotecas han de tomar disposiciones para evitar que se viole deliberadamente el derecho de autor. En algunas bibliotecas se exige que el usuario firme una declaración reconociendo sus obligaciones, pero la práctica no es uniforme a este respecto. La Unesco realiza incesantemente esfuerzos para armonizar la

protección del derecho de autor y los derechos de reproducción.

Locales. Muchas bibliotecas construidas recientemente tienen locales especiales para los servicios de copia. En el artículo de Günther se describen algunos modelos de laboratorios pequeños o medianos, con ilustraciones de algunos elementos del equipo. EI libro de Fussler es también interesante en este aspectoz. Se aconseja que se mantenga en los locales del departamento una temperatura de 2 I O C y una humedad relativa del 50%.

PROYECTORES DE MICROFORMATOS

Como es lógico, los proyectores de microformatos son necesarios si la biblioteca posee materiales microfotografiados. Harán falta aparatos para los formatos básicos : micropelículas de varios tamaños y formas, y microfichas. En la mayor parte de los países hay empresas constructoras o representantes de éstas. Aunque los aparatos no sean muy complicados requieren un manejo cuidadoso y un mantenimiento continuo.

I. L a reproducción fotográfica y el derecho de autor, Boletín de la Unesco para las biblio-

2. H. H. FUSSLER, Photographic rebroduction for libranes, Chicago, University of Chicago tecas, vol. XVII, n.O 4, julio-agosto de 1963, p. z?g-n5z:

Press, 1964, 218 p.

SERVICIOS AUDIOVISUALES

Las bibliotecas públicas poseen con más frecuencia servicios audiovisuales que las bibliotecas universitarias, pero en estas últimas van siendo cada vez más frecuentes. Para facilitar la enseñanza, las bibliotecas universitarias pueden poseer, además de micro- películas, colecciones de películas ordinarias (principalmente de carácter documental) y películas fijas, archivos de diapositivas, bandas sonoras, discos fonográficos, etc. Para utilizar estos materiales hacen falta aparatos de proyección o de audición y algunas veces locales especiales. Una biblioteca especial de arte puede poseer, por ejemplo, material visual y equipo de proyección además de libros y revistas, y disponer de un local para la exposi- ción de objetos artísticos. Una biblioteca musical bien equipada debe poseer, además de libros y partituras, discos fonográficos y aparatos de audición. En algunos casos se facilitan servicios de audición individuales o colectivos. Aunque no dispongan de locales especiales, las bibliotecas pueden prestar algunos de estos servicios.

EXPOSICIONES, CONCIERTOS, CONFERENCIAS Y REPRESENTACIONES TEATRALES

Una exposición bien concebida de libros de la biblioteca se considera generalmente como una manera eficaz de interesar a los lectores y darles a conocer los libros disponibles. Una buena exposición puede ser instructiva y sugestiva. Si la biblioteca posee un salón de conferencias podrá organizar

conciertos, conferencias e incluso representaciones teatrales de vez en cuando. Puede crearse un comité de profesores o de estudiantes para colaborar con un bibliotecario en la preparación y ejecución de los programas culturales. Tal vez haya quien considere que estas actividades son ajenas a las finalidades de una biblioteca universitaria, pero realmente no lo son. Como institución cultural al propio tiempo que educativa, la biblioteca tiene motivos para emprender actividades de esta naturaleza.

SERVICIOS Y FACILIDADES ESPECIALES PARA LOS ESTUDIANTES D E LOS CURSOS SUPERIORES Y LOS ERUDITOS

Los estudiantes de los últimos cursos, los eruditos y los investigadores pueden necesitar no sólo facilidades especiales de locales, como salas privadas de estudio en las cuales puedan guardar sus libros, sus papeles y su material, sino también servicios de resú-

I 26

menes analíticos y de traducción y una buena asistencia biblio- gráfica. Puede facilitárseles el espacio necesario en los locales de depósito de libros y en las salas adyacentes. Los servicios de resúmenes analíticos y de traducción son convenientes pero resultan muy caros. Sin embargo, su necesidad es evidente en muchos países cuyo idioma principal no es uno de los más utilizados en las publicaciones de las diversas regiones del mundo.

C A P Í T U L O X

ACTIVIDADES CO O PERATIVAS

La finalidad principal de las actividades cooperativas desplegadas en el interior de cada biblioteca así como entre unas bibliotecas y otras es facilitar el acceso a los conocimientos. Por grande que sea una biblioteca, siempre tendrá que realizar actividades cooperativas para aumentar sus recursos, ya que en la actualidad es imposible que una biblioteca sea completa en todas las materias. Incluso la adquisición del número cada vez mayor de las publicaciones en que aparecen en una rama determinada del saber, es superior a la capacidad de la mayoría de las bibliotecas. Si esto es válido para las bibliotecas de los países muy desarrollados, con más razón se aplicará a las de los países menos desarrollados. Refiriéndose a las bibliotecas británicas, muchas de las cuales

tienen fondos muy importantes, McColvin y Revie dicen: “NO hay biblioteca, ni siquiera el British Museum, en la que un lector pueda encontrar todo cuanto pueda necesitar; aun si así fuere, sólo podría acudir a ella una proporción infinitesimal de los lectores. Sin embargo, cualquier lector de cualquier lugar puede necesitar cualquier libro. &ómo puede obtenerlo? La respuesta es, “por medio de la cooperación”1. A continuación, los autores describen el funcionamiento de la National Central Library, fun- dada en 1916, que había organizado un sistema de préstamos entre las bibliotecas de todo el país que suscitaba la admiración general. Completan en la actualidad sus servicios los prestados por la National Lending Library for Science and Technology (Biblioteca Nacional de Préstamo de Obras Científicas y Tecno- lógicas), cuya finalidad “es recoger y poner a disposición de las organizaciones del Reino Unido todas las publicaciones científicas del mundo”2. Dinamarca, que es un pequeño país con muchas y excelentes bibliotecas, dispone de un sistema nacional de prés- tamos entre las bibliotecas públicas. Las bibliotecas de investiga- ción y especializadas cooperan en un programa de adquisiciones I. L. R. MCCOLVIN; J. REVIE, British libraries, p. 37-38, 2nd ed., Published for The

British Council, London, Longmans, Green, 1948, 44 p. 2. D. J. URQUHART, La Biblioteca Nacional de Préstamo de Obras Científicas y Tecno-

lógicas del Reino Unido, Boletin de la Unesco puru las Bibliotecas, vol. XIII, n.O 8-9, agosto-septiembre de 1959, p. 173.

I 28

XIII. Situación de la Biblioteca respecto de los demás edificios universitarios. Plan general del recinto de la Universidad Científica de Rennes-Beaulieu (Francia). La Biblioteca (dentro del círculo) ocupa una posición céntrica entre los edificios de enseñanza, los institutos de investigación y las residencias de los estudiantes. Procedencia de los datos : BLETON, Jean. La construcción de bibliotecas universitarias. Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. X~II, noviembre-diciembre de 1963, págs. 319 a 328.

1 N

I Sala de lectura en nivel superior

2 Jardín este 3 Jardín oeste 4 Galería 5 Sala Mabel Smith

6 Servicio de limpieza 7 Guardarropa 8 Retretes para el personal

Douglass

g Servicios técnicos 10 Ascensor I I Director de la Biblioteca 12 Servicio de préstamos I 3 Obras de referencia 14 Sala de lectura general 15 Oficina de préstamos 16 Sala de espera 17 Puente de entrada

XIV. Plano de la planta principal de la Douglass College Library, Rutgers University, N e w Brunswick, N e w Jersey (Estados Unidos de América). Obsérvese el espacio destinado a los servicios de consulta y a los servicios técnicos, como también Is disposición respectiva de los distintos servicios. Procedencia de los datos: Los arquitectos.

I Transformador z Jardín este 3 Jardín oeste 4 Sala este 5 Sala oeste 6 Servicio 7 Servicio de limpieza 8 Cuarto oscuro

g Sala del personal 10 Recepción y envío I I Retretes del personal I la Caballeros I I b Señoras 12 Vestíbulo 13 Estudios en grupo 14 Investigación

XV. Plano de la planta baja de la Douglass College Library, Rutgers University, New Brunswick, New Jersey (Estados Unidos de América). Obsérvense las salas de estudio individual y las salas de estudios en grupo, así como las instalaciones previstas para el personal. Procedencia de los datos: Los arquitectos.

Foto: Gottscho-Schleisner

XVI. Vista exterior de la Douglas College Library, Rutgers University, New Brunswick, New Jersey (Estados Unidos de América).

SVII. Plano preliminar de la planta baja de la proyectada biblioteca del Ahdullahi Bayero College, en Kano (Nigeria). (( Obsérvese la rampa de la entrada principal, la posición relativa de los diversos servicios técnicos, la sala común del personal y los locales destinados al público. Las principales salas de lectura y de estanterías se encuentran en las tres plantas superiores. Arquitecto : W. R. Court.» Procedencia de los datos: PLUMBE, W. J. EI clima como factor de la arquitectura de las bibliotecas universitarias. Boletín de la Uriesco para las bibliotecas, vol. IVII, noviembre-diciembre de I 963, págs. 329 a 338.

I Bicicletas del personal 2 Rampa 3 Entrada del personal 1 Retretes +a Señoras 46 Caballeros 5 Escalera de escape fi bala común del personal 7 Estanterías 8 Cuarto oscuro g Telex II Subdii-ector de la ßiblioteca

I Dactilógraía

12 Servicio de catalogación I 3 Cuatro mecanógrafas 14 Material bibliográfico 15 Departamento de adqui-

sición de libros I ti Subdirector de la Riblio-

teca encargado de las adquisiciones

i7 Departamento de adquisiciones (periódicos)

18 Plataforma de descarga rg Cocina 20 Conducto 21 Limpieza

-l 22 Corredor de las oficinas 23 Presentación 24 Lectura 25 Depósito 26 Libros raros zûa Libros reservados 27 Ficheros 28 Obras de reíerencia zg Sala de catálogos 30 Índices móviles 3 I Cámara oscura 3 2 Cuarto oscuro 33 Servicio de reproducción

fotográfica 3 4 Laboratorio de conser-

vación de libros 35 Material de oficina 36 Impresión y encuadernación 37 ßibliotecario auxiliar 38 Retretes del personal superior 39 Ascensor 40 Vestíbulo 41 Escalera principal 42 Puerta giratoria 4 3 Mostrador de préstamos 44 Carteras para documentos 45 Sector para hojear libros

46 Sector de las exposiciones 47 Lectura de libros reservados 48 Salida 49 Entrada 50 Entrada principal 51 Explanada 52 Rampa (ligero declive) 53 Bicicletas de los estudiantes 54 Estacionamiento

y revistas

t I l I I l I l I ! I

I Ciencias sociales z Idiomas y literatura 3 Enseñanza 4 Centro de información 5 Catálogo público 6 Ciencias 7 Artes 8 Sala de pasos perdidos g Vestíbulo IO Escalera v rellanos

I I - I z Guardarropa 13 Sala de trabajo 14 Obras científicas de refe-

15 Sala de trabajo 16-18 hlostrador de présta-

mos (salidas) 19 Mostrador de préstamos

(rntradasì 20 Oficina (ciencias)

rencia

21 Oficina (artes) 22 Oficina(ciencias sociale?) 23 Oficina (lenguas y lite-

ratura) 24 Escalera de escape 25 Armarios 26 Bibliografía qeneral 27 Plano inclinado para

pasar libros al piso inferior

XVIII. Plano de la planta baja de la Paul Klapper Library, Queens College, Nueva York. Obsérvese el agrupamiento de las diversas secciones especializadas alrededor de una zona central en la que están reunidos los catálogos, el centro de información y el servicio de préstamo. Las estanterías de los libros ocupan tres plantas debajo de la planta baja; en el primer piso se hallan las salas de trabajo, oficinas, salas de trabajo para el persona docente, salas de conferencias, una biblioteca de arte y un centro de exposición. Arquitectos : Eggers y Haugaard, Nueva York. Procedencia de los datos: La biblioteca.

Plan preliminar reproducido con autorización de la Universitad Ahmadu Bello

XIX. Construcción adaptada al clima. (< Fachada sur de la proyectada biblioteca del Abdullahi Bayero College, en Kano. En la planta superior se encuentran los depósitos de agua del recinto universitario, las instalaciones de ventilación y el motor del ascensor. Los depósitos de agua están cubiertos con placos de aluminio en ligero declive, y debajo de los depósitos se encuentra el tejado principal de hormigón, que tiene mayor declive y está impermea- bilizado con una membrana bituminosa. La fachada sur está protegida del sol con persianas horizontales fijas. Las ventanas están profundamente empotradas. Las estrechas ventanas verticales colocadas a poca altura del suelo en cada sala de lectura están protegidas del sol por aletas exteriores, que son, en realidad, columnas maestras agrupadas dos a dos. Arquitecto: W. K. Court. )> Procedencia de los datos: PLUMBE, ob. cit.

Foto reproducida con la auiorización de Eric Taylor

XX. Construcción adaptada al clima. (( Biblioteca Shettima Kashim, Universidad Ahmadu Bello, en Zaria (Nigeria). Los dos pisos superiores están protegidos del sol por una pantalla perforada, a 47 cm de la pared. EI costo de la construcción, ideada más bien para una escuela superior de tecnología que para una universidad, fue de 38 o00 libras esterlinas. La capacidad de la biblioteca es de 70 ooo volúmenes y IOO plazas. Arquitectos: Corfiato and Partners. )) Procgdencia de los datos: PLUMBE, of. cit.

por especialidades y “administran sus propios programas nacionales e internacionales de préstamos recíprocos, directamente e individualmente” 1. Los bibliotecarios de muchos países están perfectamente perca-

tados de las ventajas y de la necesidad de la coordinación y la cooperación. Los participantes en el Seminario Regional sobre Bibliografía, Documentación y Canje de Publicaciones en América Latina, que se reunió bajo los auspicios de la Unesco en México D.F. en 1960, acordaron lo siguiente: “teniendo en cuenta el gran desarrollo científico y técnico del mundo actual, que plantea la urgente necesidad de disponer de adecuados y eficientes servicios bibliográficos y de documentación, se recomienda : establecer una coordinación y una más amplia colaboración entre las bibliotecas universitarias, los centros de documentación y las bibliotecas especializadas de cada país ; y. desarrollar programas tendientes a: u) garantizar una mejor utilización de las fuentes bibliográficas y documentales ; b) establecer planes conjuntos de selección y adquisición de materiales bibliográficos ; c) intensificar el préstamo interbibliotecario nacional e internacional y fomentar el establecimiento y desarrollo de servicios de fotoduplicación de documentos; d) procurar la aplicación de las medidas más adecuadas para lograr el perfeccionamiento del personal en servicio y capacitar a los futuros bibliógrafos y documentalistas a fin de que puedan asumir satisfactoriamente las complejas responsa- bilidades que estos trabajos supondrán en el futuro” 2. El Seminario Regional sobre el Desarrollo de las Bibliotecas Universitarias en América Latina (Mendoza, Argentina 1962) “llegó a la conclusión de que la falta o escasez de la cooperación interbibliotecaria en América Latina redundaba en perjuicio de la extensión y calidad de los servicios bibliotecarios” y “que la palabra de orden para los bibliotecarios de América Latina debía ser “cooperación” en todos los sectores de la actividad bibliotecológica, bibliográfica y documentale” 3. EI Seminario Regional sobre el Desarrollo Biblio- tecológico en los Estados de Lengua Arabe recomendó un sistema nacional de servicios de bibliotecas y la cooperación entre ellas, que asimismo “favorecía un enfoque regional del desarrollo biblio- tecológico” 4. Este corto número de referencias representativas de la consi-

derable cantidad de publicaciones que existen sobre el tema, basta para destacar la importancia básica de la cooperación para facilitar el acceso al saber. La cooperación y la coordinación pueden aplicarse en tres

I. V. TORTZEN, The Danish interlibrary loan system, Special libraries, vol. 55, April

2. Boletín de la Unesco paru lar bibliotecas, vol. XV, n.O 3, mayo-junio de 1961, p. 151. 3. Ibid., vol. XVII, n.o 2, suplemento, marzo-abril de 1963, p. 137. 4. Ibid., vol. XIV, n.o 2, mayo-junio de 1960, p. 125.

1964, p. 223-5224..

niveles de actividad de las bibliotecas: a) en el interior de la universidad; b) entre la universidad y otras instituciones de un país; y c) entre unos países y otros. Para aclarar esta cuestión se examinarán los intercambios entre bibliotecas que incluyen : el préstamo recíproco de libros; el suministro de fotocopias de artículos, etc., y Ja autorización para que el personal docente y los estudiantes de una universidad utilicen la biblioteca de otra. En el interior de la universidad podrá llegarse a un acuerdo entre todas las bibliotecas para el préstamo recíproco de libros, para proporcionar fotocopias de materiales cuando hagan falta y para permitir que todos los miembros de la comunidad universitaria utilicen todas las bibliotecas de la universidad, independientemente de su situación o de su afiliación a una facultad determinada. En tales casos, un catálogo colectivo de las colecciones de la biblioteca es sumamente necesario como medio de localización y también puede ser útil un servicio fotográfico central, con la salvedad de que las bibliotecas muy alejadas de la biblioteca principal pueden necesitar aparatos de copia. Entre las bibliotecas universitarias de un país pueden concer-

tarse acuerdos sobre diversos aspectos de la cooperación. Es aconsejable establecer un código de préstamos entre bibliotecas para todo el país, en el que se indiquen los requisitos necesarios para efectuar los préstamosl; los tipos de materiales incluidos y excluidos; el costo, si lo hubiere; los beneficiarios del servicio ; la duración de los préstamos; los formularios que se utilizarán para hacer las demandas y otros asuntos conexos. Las asociaciones nacionales de bibliotecarios adoptan con frecuencia códigos de préstamos entre bibliotecas. D e manera análoga, para los servicios de copia se llegará a un acuerdo en cuanto al costo, tipos de materiales, etc. La utilización directa de una biblioteca por los lectores de otra requerirá disposiciones referentes a la identifi- cación apropiada de éstos, los préstamos, la responsabilidad en caso de demora en la devolución o de pérdida de los libros, etc. Con frecuencia, la biblioteca principal de cada universidad cen- traliza los servicios de préstamo y de reproducción entre bibliotecas. Esta medida administrativa facilita cierto grado de ins- pección interna sobre los préstamos y demandas de préstamos y conduce a una mayor eficacia y economía que la actividad independiente de cada biblioteca departamental o de facultad. Sin embargo, deben hacerse excepciones cuando la centralización retrase esos servicios en lugar de acelerarlos y de mejorarlos. Pueden tener que tomarse disposiciones de carácter nacional

así como internacional para regular los intercambios entre bibliotecas. En algunos países la biblioteca nacional o una determinada I. En la figura 6 puede verse un modelo de formulario m u y utilizado para los préstamos

entre bibliotecas en los Estados Unidos.

FIGURA 6. Modelo de formulario de demanda de préstamo entre bibliotecas

4

w c

Y 3

a

1

biblioteca universitaria actúa como único organismo para los préstamos y los servicios de reproducción internacionales. La utilización directa de otras bibliotecas por los lectores suele con- certarse con carácter individual entre las bibliotecas. Se aconseja a los lectores que deseen visitar una biblioteca extranjera que pidan a su propio bibliotecario una carta de presentación identi- ficando al portador, describiendo los materiales que desea examinar y pidiendo que le den el permiso correspondiente. Los servicios mutuos entre bibliotecas pueden constituir un

medio muy valioso de utilizar los recursos de todas ellas en beneficio común. Ahora bien, debe procurarse que los acuerdos de trabajo se observen escrupulosamente y que ninguna biblioteca se aproveche indebidamente de 'ese privilegio. Debe pedirse a los órganos de gobierno de la universidad y servicios oficiales interesados que apoyen firmemente esos acuerdos.

ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES COOPERATIVAS

Además de los servicios mutuos entre bibliotecas, deben tenerse en cuenta los siguientes tipos de actividades cooperativas por su importancia para satisfacer las necesidades locales y nacionales : adquisiciones centralizadas; catalogación cooperativa y centralizada; establecimiento de catálogos colectivos y centros biblio- gráficos; creación de centros de documentación; compilación y distribución de bibliografías y de listas colectivas; servicios de referencia cooperativos; centros cooperativos de almacenamiento ; servicios fotográficos cooperativos ; y actividades y servicios internacionales.

Actividades de adquisición. No es fácil iniciar ni mantener una acción colectiva en materia de constitución de los fondos de las bibliotecas, pero esa acción es indispensable si se quiere que las universidades y el país en general estén bien abastecidos a ese respecto. Pueden requerirse servicios de adquisición centralizados de diverso género, un grado de coordinación que puede extenderse a toda la esfera nacional y una especialización a ese respecto. Si las actividades de compra de libros pueden centralizarse o coordinarse dentro de las universidades, se evitará la innecesaria duplicación de los libros, se mejorará la selección de las obras y se conseguirán economías importantes así como una mayor rapidez en la cir- culación de los materiales. La adquisición de obras extranjeras puede ofrecer dificultades,

algunas de las cuales se resolverán con un servicio de compras centralizado al nivel nacional o regional. El Seminario Regional sobre el Desarrollo de las Bibliotecas en Asia Meridional (Delhi,

1960) recomendó con referencia a algunos de esos problemas “un sistema nacional que centralizara la adquisición de materiales extranjeros ... En lo que atañe a las bibliotecas universitarias, se podría estudiar un plan cooperativo de compras como el Farming- ton Plan, teniendo en cuenta la especialización por materias”1. El Farmington Plan es un acuerdo voluntario entre las biblio-

tecas de investigación de los Estados Unidos. “Su finalidad es conseguir que alguna biblioteca de los Estados Unidos adquiera por lo menos un ejemplar de cada nuevo libro o folleto extranjero que probablemente interesará a un investigador del país, que la publicación se incluya rápidamente en el Catálogo Colectivo de la Library of Congress y que se ponga a disposición de los lectores por medio del servicio de préstamo entre bibliotecas o por repro- ducción fotográfica” 2. Fines similares al Farmington Plan, pero con un alcance más amplio, tiene el plan de la Deutsche For- schungsgemeinschaft (Asociación Alemana de Investigación) destinado a coordinar las adquisiciones de las bibliotecas de investiga- ción en la República Federal de Alemania 3. Ambos planes vienen aplicándose desde 1948 y 1949, respectivamente. En fecha más reciente, Dinamarca, Finlandia, Noruega y Suecia han establecido conjuntamente un sistema internacional de compras cooperativas que se denomina “Plan Scandia”. El funcionamiento de este plan, basado en la cooperación voluntaria, corre a cargo de las bibliotecas participantes, cada una de las cuales decide independientemente su propia política de adquisiciones o de canje, excepto que “la asignación de especialidades se hace partiendo de una com- paración evaluativa de las colecciones existentes y de las esferas de interés de cada bibli~teca”~. Además de estos programas nacionales e internacionales de

adquisición, de concepción amplia, existen muchas actividades cooperativas de compra que se limitan a unas pocas bibliotecas próximas. Entre ellas figuran las adquisiciones cooperativas de traducciones, manuscritos, documentos históricos, informes cien- tíficos, publicaciones de referencia y bibliográficas, diarios y colecciones en microformato. Los organismos de coordinación pueden ser las bibliotecas nacionales, las asociaciones de bibliotecas universitarias, los centros de documentación, las asociaciones de bibliotecas especializadas y otras asociaciones de profesionales

I. Boletín de la Unes60 para las bibliotecas, vol. X V , n.O 2, marzo-abril de 1961, p. 82. 2. E. E. WILLIAMS, Fawnington plan handbook, Bloomington, Indiana, Association of

Research Libraries, 1953, 170 p., p. 3. 3. D. OERTEL, Coordinación de las adquisiciones de las bibliotecas científicas en la

República Federal de Alemania, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XVII, n.O 5, septiembre-octubre de 1963, p. 295-299.

4. H. L. TVETERAS, El plan Scendia: un sistema cooperativo de adquisición de publicaciones, Bobtin de la Unesco para las bibliotecas, vol. XIV, n.O 4, julio-agosto de 1960, p. 162.

bibliotecarios. Conviene que los gobiernos tomen la iniciativa a ese respecto.

Catalogación cooteraha y centralizada. U n libro determinado puede recibirse en diversas bibliotecas de una universidad y en muchas bibliotecas universitarias y de otro tipo de un país. iEs mejor que cada biblioteca catalogue ese libro por separado o sería preferible para todas que lo hiciese una de ellas y distribuyese copias de la ficha del catálogo a cuantas hayan adquirido la obra? Cuando en muchas bibliotecas se reciben centenares o millares de ejemplares de la misma obra, la respuesta parece evidente: la catalogación debe tener un carácter centralizado y cooperativo para evitar la duplicación estéril de esfuerzos. Además, si se realiza de esa forma, se conseguirá mayor uniformidad en las descripciones del catálogo, se llevarán mejores registros y podrán obtenerse en beneficio común los servicios de especialistas en las diversas materias, de lingüistas y de expertos en clasificación. En algunos países la catalogación está centralizada en gran

parte en la biblioteca nacional, que puede publicar fichas impresas de catálogo para todos los libros que pasan por su departamento de catalogación. Las bibliotecas universitarias y de otro tipo pueden comprar esas fichas, para los libros que han adquirido. Si la biblioteca nacional no ha catalogado una determinada obra comprada por la biblioteca universitaria, es evidente que ésta debe hacerlo. En virtud de acuerdos cooperativos con la biblioteca nacional, otras bibliotecas pueden enviar copias de sus fichas de catálogo para depositarlas en el catálogo colectivo nacional y para su posible reproducción y amplia distribución. D e esa manera, las bibliotecas cooperadoras suplementarán el servicio central. En la URSS “la Cámara del Libro, ha emprendido importantes

trabajos a fin de establecer catálogos centralizados. Para ello publica fichas impresas correspondientes a todos los libros editados en la URSS, ya aparezcan en ruso o en otros idiomas, a los ar- tículos de revistas y compilaciones, y a artículos, documentos y memorias críticas publicadas por los diarios de la capital” 1. Desde 1902, la Library of Congress tiene un sistema centralizado

de producción de fichas de catálogo. Sin embargo, según Wilson y Tauber, “la catalogación cooperativa sigue siendo indispensable si se quiere que un organismo central, como la Library of Congress, realice un trabajo eficaz para las bibliotecas universitarias y de otro tipo” 2.

I. N. KUHARKOV, Depósito legal y servicios afines: la Cámara dei Libro de la URSS, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XI, n.o I, enero de 1957, p. 4.

2. L. R. WILSON; M. F. TAUBER, The universi$ librau; the organization, administration, and functions of academic libraries, .p. 458, 2nd ed. N e w York, Columbia University Press, 1956, 641 p. (Columbia University studies in library service, n.o 8.)

I34

La centralización y la cooperación en materia de catalogación deben efectuarse dentro de la universidad en la medida en que sea factible, sin perjuicio de que la biblioteca universitaria utilice plenamente los servicios de catalogación del tipo antes mencionado, y esté autorizada para participar en ellos.

Catálogos colectivos y centros bibliogra3cos. En las bibliotecas universitarias bien organizadas y coordinadas existirá probablemente un alto grado de centralización de las actividades de adquisición y de catalogación y suele Ilevarse un catálogo colectivo de todos los fondos de sus diversas secciones. Por su parte, éstas podrán consultar el catálogo colectivo directamente para conocer el emplazamiento de los materiales que necesiten o bien pedir a la biblioteca principal esa información por teléfono o por correo. La biblioteca principal puede asimismo prestar ayuda a sus secciones periféricas comprobando asientos bibliográficos, acla- rando puntos oscuros y de otras formas. Todas estas actividades y otras conexas pueden también realizarse para un grupo de bibliotecas universitarias y de otro tipo en un centro bibliográfico y de catalogación colectiva nacional o regional. A menudo, la biblioteca nacional posee un centro de ese tipo. Esos servicios son muy corrientes en Europa y en los Estados Unidos pero deben desarrollarse en la mayor parte de los países de Africa, Asia y América Latina.

Centros de documentación. Las bibliotecas universitarias no suelen tener centros de documentación, pero deben cooperar plenamente con los que ya existen en sus respectivos países y utilizar sus servicios, Para eso hace falta que las bibliotecas presten materiales a los centros y les proporcionen fotocopias de artículos cuando se necesiten. Los centros de documentación están adquiriendo cada vez más importancia como depositarios de publicaciones periódicas de ciencia y de tecnología y, en cierta medida, de ciencias sociales. Merced a sus relaciones con organismos similares y bibliotecas de investigación de todo el mundo y por medio de sus servicios de indización, resúmenes analíticos y tra- ducción, pueden llegar a ser eficaces aliados de las bibliotecas universitarias al servicio de la investigación. En una reunión regional de organizaciones nacionales de investigación en Asia sudoriental, que organizó el Centro de Cooperación Científica de la Unesco en diciembre de 1961, se subrayó que las universidades deben emprender activamente programas de investigación y enseñar a los estudiantes los métodos de ésta; que “las universidades deben ocupar una posición destacada en el plan nacional de investigaciones y que debe existir una colaboración más estrecha entre ellas y las organizaciones nacionales de investiga-

ción” l. La biblioteca universitaria constituye un medio importante de colaboración con las organizaciones de investigación, como los centros de documentación.

Bibliograf ias y listas colectivas. Las bibliotecas universitarias deben cooperar a diversos niveles en la compilación de bibliografías y listas colectivas. Mediante un esfuerzo común, las bibliotecas de una sola universidad pueden preparar una lista colectiva de fondos de publicaciones periódicas y distribuirla entre el personal docente y los estudiantes graduados. Esas mismas listas pueden utilizarse para los acuerdos de préstamo entre bibliotecas de diferentes universidades, aportando cada universidad participante su lista. Un grupo importante de bibliotecas universitarias participantes puede producir una lista colectiva unificada. D e manera análoga pueden compilarse, con carácter local o nacional, listas de fondos especializados de materiales manuscritos, diarios y libros raros. Las bibliografías pueden incluir desde catálogos de colecciones especializadas y listas de fondos de determinadas materias, hasta catálogos de biblioteca completos en forma de libro. Las bibliotecas universitarias deben tener en cuenta las posibilidades de este tipo de actividad cooperativa, pues no sólo facilitarán así a los usuarios el acceso a sus colecciones, sino que al participar en actividades nacionales o regionales contribuirán a poner los recursos de toda una nación o región al servicio de sus lectores. En este sector, las asociaciones de bibliotecarios pueden hacer una labor muy provechosa.

Servicios cooperativos de referencia. Como en las otras formas posibles de actividad cooperativa que hemos mencionado hasta ahora, el servicio cooperativo de referencia empezará entre las bibliotecas de una universidad. Si la biblioteca central de una universidad cuenta con una nutrida colección de obras de referencia y de bibliografías y con una buena colección general, automáticamente se convierte en el centro de referencia de la universidad y debe estimular a las bibliotecas asociadas a que pidan su ayuda. D e manera análoga, la biblioteca principal debe estar en condiciones de pedir a los especialistas de sus bibliotecas periféricas la infor- mación y la asistencia que requiera. Igual puede decirse acerca de los servicios de referencia entre universidades y para toda la nación, las relaciones entre las bibliotecas de un país deben permitir un libre intercambio de demandas en todas las direcciones.

Centros de almacenamiento cooperativos. No es probable que los países en vías de desarrollo requieran los centros de almacenamiento en I. Science cooperation office for south-east Asia, en: International Association of

Universities, Bulletin, vol. IO, August 1962, p. 230.

la forma que los precisan algunas grandes bibliotecas de los países muy desarrollados. Sin embargo, pueden surgir problemas de almacenamiento en relación con materiales raros y frágiles : manuscritos, documentos históricos, libros antiguos, que requieren locales especiales para su conservación y seguridad. Cuando una biblioteca universitaria posee un nuevo edificio con facilidades adecuadas para el almacenamiento de esos materiales podrá custodiar los de otras bibliotecas que no tienen esos medios. La biblioteca nacional puede ser un centro apropiado para esos fines.

Servicios f0tograFco.s cooFerativos. El departamento fotográfico de la biblioteca universitaria principal debe estar en condiciones de prestar servicios no sólo a las bibliotecas dependientes de ésta sino también a bibliotecas vecinas. A ese efecto conviene establecer relaciones cooperativas con centros de documentación bien equi- pados y con la biblioteca nacional. El reciente progreso de los sistemas de reproducción permite que muchas bibliotecas se presten servicios mutuos de copia sin necesidad de medios técnicos complicados y costosos. El alcance de esos servicios no debe ser únicamente nacional o IocaI sino también internacional.

Actividades y servicios internacionales. Las bibliotecas universitarias pueden participar en una gran variedad de actividades y servicios cooperativos internacionales, como donativos y canjes de materiales de biblioteca, servicios de traducción y de reproducción, compilación de bibliografías nacionales, programas de formación profesional, conferencias internacionales, centros de documenta- ción y préstamos entre bibliotecas. La participación puede ser directa, de biblioteca a biblioteca, o indirecta, por medio de las asociaciones de bibliotecarios, las bibliotecas nacionales u otras organizaciones de cada país. Los bibliotecarios universitarios deben estar al tanto de las

actividades de organizaciones como la Unesco, la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios (FIAB), la Fede- ración Internacional de Documentación (FID), el Consejo Inter- nacional de Archivos (CIA), la Organización Internacional de Unificación de Normas (ISO) y algunas otras que se interesan por aspectos especializados de la bibliotecología. Las publicaciones de algunas de esas organizaciones pueden ser de suma utilidad, no sólo para la formación profesional del bibliotecario, sino también para informarle sobre el progreso y las tendencias de su profesión, ayudarle a solucionar sus problemas técnicos y darle a conocer actividades cooperativas que puedan serle de utilidad.

C A P Í T U L O X I

PLANEAMIENTO E INSTALACIÓN DEL EDIFICIO DE LA BIBLIOTECA

El edificio de una biblioteca universitaria es una construcción compleja para un fin especial: su planeamiento e instalación exigen como condición previa que se comprendan perfectamente las funciones y los requisitos de la biblioteca. EI proyecto debe estar relacionado directamente con sus actividades de hoy, pero debe, al propio tiempo, ser flexible y poder adaptarse a probables cambios en las condiciones del servicio. Dado que mucho se ha publicado respecto de los edificios para

bibliotecas, en este capítulo nos limitaremos a recordar algunos aspectos generales de su planeamiento e instalación, y a dar al lector una lista de referencias selectas para información más detallada.

FUNCION DE LA BIBLIOTECA

“La forma se ciñe siempre a la función. Esta la ley ... La confi- guración, la forma, la expresión exterior, el diseño o cualquier característica del ... edificio debería ceñirse, por la propia naturaleza de las cosas, a la función de aquél ...”I. Esta idea, expresada y expuesta elocuentemente por Louis Henri Sullivan en 1896, no obtuvo la aprobación unánime de los arquitectos de su época. Hoy, decir que “la forma se ciñe a la función” es casi un lugar común entre los arquitectos, pero no por eso deja de ser importante. El buen edificio de biblioteca es el que expresa clara y distinta-

mente, las funciones que en él se cumplen, y que al propio tiempo las facilita. La enunciación detallada de esas funciones corresponde evidentemente al director de una biblioteca universitaria; esta obligación y este privilegio son suyos, mucho más que de cualquier otro miembro de la universidad, gracias a su preparación profesional y a su experiencia.

I. L. H. SULLIVAN, Kindergarten chats (rev. 1918) and other writings, New York, Witten- born, Schultz, 1947, p. 208.

ALGUNOS PRINCIPIOS GENERALES

Conviene que el bibliotecario y sus colegas en el comité encargado de vigilar la construcción del edificio recuerden algunos principios generales del planeamiento que pueden servir de criterios al analizar los planos. Cinco años antes de que Sullivan expresara la idea arriba mencionada, el bibliotecario Charles C. Soule expuso algunos principios que todavía encuentran aplicación : “Todo edificio de biblioteca debe proyectarse especialmente para la actividad prevista y para la comunidad a que se destina. Antes de considerar el exterior, hay que proyectar la disposición interna. Nunca debe sacrificarse una distribución razonable en aras de un efecto arquitectónico. Los planos deben adaptarse a las probabilidades y posibilidades de ampliación y progreso. Toda biblioteca debe proyectarse teniendo en cuenta una administración econó- mica. Las salas destinadas al público se arreglarán de tal modo que puedan ser vigiladas por el menor número posible de empleados. En los planos de una biblioteca moderna hay que prever ubicación para los lectores cerca de los libros que quieran consultar, sea cual fuere el sistema utilizado para ordenar dichos libros en los estantes” 1. El clima es un factor importante en el planeamiento de una

biblioteca, sobre todo en los países tropicales. J. Rousset de Pina2 y W. J. Plumbe3 han descrito recientemente en sendos artículos las condiciones climáticas que debe tener en cuenta el arquitecto y han hecho propuestas concretas acerca del diseño interno y externo, la selección y preparación del terreno, la orientación del edificio, la protección contra insectos y varios otros temas importantes.

ALCANCE Y O R G A N I Z A C I ~ N DE LAS ACTIVIDADES D E PLANEAMIENTO

Las actividades de planeamiento pueden clasificarse en tres grupos principales, a saber: u) preparación del programa de construcción; b) preparación y aprobación de un anteproyecto y c) aprobación de los planos definitivos y de los pliegos de condiciones. En todas estas actividades el director de una biblioteca universitaria debe intervenir personalmente, pero su actuación es esencial en las dos

I. C. G. SOULE, Points of agreement among librarians as to library architecture, Libray journal, voi. 16, 1891, p. 17-19.

2. J. ROUSSET DE PINA, La construcción de bibliotecas en los países tropicales, Boletin de la Unesco para las biblioiecas, vol. X V , n.o 5, septiembre-octubre de 1961, p. 276-283.

3. W. J. PLUMBE, El clima como factor en la arquitectura de las bibliotecas universitarias, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XVII, no 6, noviembre-diciembre de 1963. p. 329-338.

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primeras. Describirá en el programa de construcción la organiza- ción de los servicios e indicará detalladamente los requisitos de espacio y las respectivas necesidades técnicas. En la segunda etapa del planeamiento, el director debe considerar sus propias actividades y comprobar si en el anteproyecto se las ha tenido debidamente en cuenta. En algún momento se llegará a un acuerdo respecto de los problemas principales y la manera de resolverlos; entonces el arquitecto podrá preparar los planos definitivos y sus pliegos de condiciones. Cuando el director de la biblioteca y las autoridades universitarias los hayan revisado, se corregirán en caso necesario antes de ser sometidos definitivamente a las empresas de construcción interesadas. En algunas universidades, un arquitecto o un grupo de arqui-

tectos e ingenieros actuará en las tres fases del planeamiento y participará activamente en la preparación del programa de cons- trucción. Sin embargo, debe darse al director de una biblioteca universitaria, asesorado tal vez por un consultor, toda posibilidad de actuar libremente en todas y cada una de las fases.

El comité de construcción. EI planeamiento debe ser fruto de la cooperación. Se constituirá un comité de construcción, compuesto de algunos representantes de los profesores y los alumnos, un representante de las autoridades universitarias, el director de la biblioteca y el arquitecto. Donde haya un funcionario encargado de administrar los edificios, terrenos y otros bienes de la universidad, podría también formar parte del comité. Si el director no tiene experiencia en la construcción de un edificio para biblioteca, habría que nombrar a un consultor para que formara parte del comité; además, en caso necesario podría añadirse un asesor en arquitectura. Como miembro del grupo de planeamiento el “especialista en edificios para bibliotecas puede desempeñar un papel decisivo recordando al arquitecto las necesidades de la biblioteca y al bibliotecario las limitaciones impuestas por la estructura” 1.

Funciones del comité de construcción. EI comité de construcción se encargará de establecer las necesidades concretas de la biblioteca y de reunir los datos necesarios para el planeamiento. Procederá a todas las consultas necesarias fundándose en los programas de enseñanza de la universidad. Se pondrá al tanto de la experiencia acumulada por otras bibliotecas universitarias al construir nuevos edificios y visitará, de ser posible, algunas de las bibliotecas más modernas. Con ayuda del director de la biblioteca y del consultor especial, si lo hay, el comité preparará un presupuesto de las

I. R. A. ULVELING, Getting the most for your money, from the point of view of the librarian, en : American Library Association, Guidelines for libray planners, Chicago, American Library Association, 1960, p. 32.

necesidades de las distintas dependencias que se instalarán en el edificio de la biblioteca 1.

El programa de construcción. Una vez terminado el planeamiento, el comité de construcción preparará por escrito, para que sirva de guía al arquitecto, una lista detallada y completa de las necesidades de la biblioteca. Establecerá esa lista el director de la biblioteca o el consultor, el arquitecto en consulta con el director o todo el comité. En casos recientes se ha comprobado que los directores intervienen cada vez más decisivamente en la preparación de los programas de construcción. Al principio del programa se expondrán los objetivos perse-

guidos y sus consecuencias para los servicios de la biblioteca. Se describirán brevemente las características de los lectores y se darán indicaciones sobre las necesidades de los principales grupos de usuarios. Seguirá luego un análisis detallado de las actividades de los

lectores y del personal. Los diagramas de circulación suelen ser muy útiles sobre todo en los departamentos técnicos. Las relaciones de espacio deben indicarse lo más claramente posible, lo que puede hacerse gráficamente o enumerando los espacios principales, piso por piso. Conviene clasificar los requisitos de espacio del siguiente modo :

espacio para libros; espacio para lectores; espacio para el personal; y espacio para otros fines. Para guiar al arquitecto, se tratará de imaginar el interior del

edificio. A este efecto, pueden enumerarse en el programa sus características generales; también los aspectos estéticos y los colores preferidos, dimensiones de las salas y altura de techos, los aparatos de iluminación, la protección contra el sol, el ruido y las molestias de la circulación, el recubrimiento de los pisos y el acabado de los muros, los muebles y accesorios, ascensores, escaleras y montalibros; los dispositivos de seguridad y contra incendios, etc. Cuando se haya destinado una suma concreta para la cons-

trucción, conviene indicar su cuantía en el programa. Esa cifra ayudará al arquitecto a determinar la categoría del proyecto. Es importante proporcionar al arquitecto una descripción, lo

más explícita posible, del emplazamiento de la obra. Asimismo, deberá disponer de los planos del solar, planos generales y otros diseños que le permitirán comprender la relación entre el edificio propuesto y los ya existentes.

I. L. R. WILSON; M. F. TAUBER, The university library; the organization, administration, and functions of academic libraries, p. 487, 2nd ed., N e w York, Columbia University Press, 1956, 641 p. (Columbia University studies in library service, n.O 8.)

El anteproyecto. Muchos bibliotecarios consideran que la prepara- ción del anteproyecto constituye la parte más importante del planeamiento. Efectivamente, en ese momento el director de la biblioteca debe examinar Criticamente los primeros croquis del arquitecto para comprobar si éste ha previsto lo necesario para cada actividad de la biblioteca y si todo el edificio tendrá flexibilidad suficiente y posibilidades de ampliación, de modo que pueda adaptarse a nuevas necesidades y administrarse económicamente. “Atendiendo debidamente a cada detalle en esta fase del planeamiento, se logrará un edificio casi exento de defectos”1. El arquitecto puede empezar sometiendo un croquis de la planta

principal, en el que habrá tratado de interpretar gráficamente las exigencias del programa de construcción. El arquitecto y el director de la biblioteca discutirán el croquis y es probable que el primero tenga que presentar muchos otros antes de que ambos puedan ponerse de acuerdo. EI mismo procedimiento se repetirá para los otros pisos. Puede ocurrir que el arquitecto y el bibliotecario decidan visitar otras bibliotecas, especialmente algunas del mismo tipo y tamaño. Pero también conviene visitar bibliotecas de otros tipos, ya que su disposición interna y sus muebles pueden ofrecer soluciones interesantes. Luego el arquitecto termi- nará el anteproyecto, agregando las escaleras, las cajas de los ascensores y montalibros, las ventanas y otros detalles. Convendrá entonces someterlo a un arquitecto consultor, o a otro bibliotecario si ni uno ni otro han intervenido antes, y al personal directivo de la biblioteca. Efectivamente, el conocimiento directo que tienen de las necesidades de la biblioteca puede ser muy útil. También habrá que estudiar detenidamente la cuestión de los muebles y del material. Se harán proyectos de mobiliario, se marcará la ubicación del material, se indicará provisionalmente el lugar de las instalaciones eléctricas y se volverán a estudiar las necesidades de iluminación. Así se habrán satisfecho los requisitos fundamentales, se habrá adaptado el proyecto al terreno y se habrán estimado los costos. Suponiendo que los cálculos resultan satisfactorios y que no queda pendiente ningím problema importante, se aprobará el anteproyecto y se autorizará al arquitecto a preparar los planos definitivos y los pliegos de condiciones.

Planos d&itivos. Los planos definitivos, llamados también planos de obra, constarán de plantas, alzados y cortes, y detalles de la construcción. Se tendrán así representaciones gráficas del edificio, visto desde diferentes ángulos. Los planos generales se completarán con diseños separados de las instalaciones de calefacción, ventila- -- I. H. M. ROWE, The librarian’s function in preliminary planning; American Library

Association, Planning a libray building, Chicago, American Library Association, 1955, p. 12.

ción y acondicionamiento del aire ; instalaciones eléctricas, cañerías, sistemas especiales de comunicación ; además, en otros planos se detallarán la forma y ubicación de algunos accesorios generales y especiales del edificio, como chimeneas, muebles y estanterías empotradas en los muros. Todos estos planos irán acompañados de pliegos de condiciones en que se describirá el tipo y la calidad de los materiales que se utilizarán, la calidad del trabajo deseado y los datos adicionales que necesita el cons- tructor para tener una idea completa del edificio que va a construir y de las condiciones que debe satisfacer. Si el director de la biblioteca ha participado activamente en la

preparación del anteproyecto, podrá perfectamente estudiar los planos definitivos y los pliegos de condiciones. Tal vez le resulte difícil o imposible comprender algunos de los detalles técnicos, pero siempre podrá examinar las plantas diseñadas por el arquitecto y cotejarlas con sus propios planes de funcionamiento de la biblioteca. Si encuentra errores u omisiones importantes, los señalará al arquitecto, porque todavía pueden hacerse modificaciones, aunque signifiquen más gastos. Se fijará especialmente en los detalles de distribución de los muebles, tratamiento de los cielos rasos, recubrimiento de los pisos, etc.; en estos casos, las modificaciones necesarias no entrañan mayores gastos. El estudio crítico de los planos definitivos suele ser para el

director de la biblioteca la última oportunidad de fijar las carac- terísticas del edificio; pocas veces se hacen cambios una vez adjudicados los contratos e iniciada la construcción.

RELACIONES D E ESPACIO

Para facilitar el planeamiento conviene preparar diagramas de organización, que representen gráficamente la forma en que la biblioteca ha organizado sus recursos, sus servicios y el personal encargado de prestarlos. Esos diagramas, con los diagramas de circulación que muestran cómo se trabaja en cada sección de la biblioteca, serán muy útiles para el comité de construcción y para el arquitecto porque les permitirán comprender las funciones propias de cada sección y calcular los probables aumentos de las plantillas respectivas 1. Siempre que sea posible, la sección más concurrida de la biblio-

teca debe encontrarse en la planta baja o en el primer piso.

I. Se encontrarán sugestiones útiles sobre los diagramas de organización del trabajo en R. MILLER, The technical and administrative functions of the library, en: Fussler, H. H. ed. Library buildings for library seruice, Chicago, American Library Association, 1947, p. 37-55; y J. L. WHEELER; A. M. GITHENS, The American public librap buildings, N e w York, Scribner, 1941.

Problemas de ampliación. Al proyectarse un edificio para biblioteca hay que tener siempre en cuenta la probable necesidad de ampliaciones y cambios de distribución. En el terreno deberá haber espacio suficiente para tales ampliaciones y el plan del edificio habrá de permitir que se añadan tanto nuevos depósitos de libros, como más lugares en las salas de lectura y en el espacio reservado al personal. En el interior de la nueva biblioteca debe preverse lo necesario

para el traslado e instalación de gran número de libros, pues el desarrollo de la cooperación puede dar lugar a convenios entre bibliotecas con miras a la especialización en ciertos asuntos, que obliguen a efectuar transferencias de secciones completas de una biblioteca a otra. El único medio de facilitar esas actividades es el de dejar gran flexibilidad a la organización interna. A medida que la biblioteca vaya creciendo, será también mayor la especiali- zación por temas y aumentarán las necesidades a ese respecto. En algunos casos, la especialización será muy rápida, por ejemplo, cuando se incorporan a la biblioteca principal los fondos de las bibliotecas de una o más facultades, escuelas o institutos, y éste es otro motivo para insistir en que el proyecto debe ofrecer condiciones de flexibilidad y adaptabilidad. En un edificio bien diseñado podrá incluirse fácilmente en la planta una nueva sección, porque no habrá paredes maestras, o serán muy pocas y se podrán delimitar nuevos espacios de manera sencilla y eco- nómica.

Cálculos de superjcie. En las primeras fases del planeamiento hay que calcular las necesidades de espacio, expresadas en las respectivas superficies. Estos cálculos pueden aprovecharse para evaluar el costo probable de construcción y conviene recordarlos cuando se busque el emplazamiento más adecuado para el edificio. En algunos casos se presentan cifras preliminares de dimensiones y costos para justificar la asignación de fondos con destino al planeamiento. Luego, una vez terminados los planos y establecidos los pliegos de condiciones, se pedirán al Estado los fondos necesarios para construir y dotar el edificio. Los cálculos aproximados servirán también para que el comité de construcción tenga criterios en qué basarse en su examen del proyecto y pueda estudiarlo objetivamente, sin esperar demasiado ni demasiado poco del dinero que se invertirá eventualmente en la construcción del edificio. Se necesitará espacio para el fondo de la biblioteca (libros,

revistas, etc.), para los lectores, el personal y para todos los demás fines. Como base para un cálculo aproximado de las necesidades de superficie, pueden indicarse las cifras siguientes : Fondo de la biblioteca: unos 150 volúmenes por metro cuadrado.

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Mesas para lectores: una vez calculado el número de lectores de cada grupo (estudiantes, graduados, profesores) para quienes debe preverse lugar en las salas de lectura, se calcularán 2,30m2 por estudiante; 3,25 m 2 por graduado; 7 m2 por profesor.

Para el personal, contando la plantilla presente y la prevista: g,30 m2 por persona.

Espacio destinado a otros Jines : se trata del espacio necesario para escaleras, vestíbulos, corredores, cañerías de ventilación o acondicionamiento de aire, conservación del edificio y otros servicios. Como primera aproximación, K. Metcalf propone que se añada un 40 por ciento de la superficie total destinada a libros, lectores y personal, para todos los demás finesl. Por ejemplo, si se necesitan IO o00 metros cuadrados para libros, lectores y personal, se añadirán 4 o00 metros cuadrados para todos los demás fines.

Costos. Los costos de construcción varían de un país a otro y aun en el interior de un país. Para los cálculos aproximados se suele tomar como base el tipo de edificio (institucional o educativo, en el caso de la biblioteca), sus dimensiones, o sea, la superficie cubierta total en metros cuadrados o bien el volumen en metros cúbicos, y los costos de construcción por metro cuadrado o metro cúbico. Generalmente, los arquitectos y contratistas disponen de cifras relativas al costo de la construcción en una región o en un país determinado, cifras que serán más útiles cuanto más recientes. También se dan cifras de esa índole en las revistas de arquitectura (que son fuentes fidedignas de los índices de costo de la construc- ción en general) y en las revistas de bibliotecología. Por ejemplo, en un número del Libraryjournal se describen nuevos edificios para bibliotecas y se indica el costo de la mayor parte de ellas2. En el libro de A. Thompson sobre la construcción de bibliotecas se dan cifras exactas de costos3.

S E L E C C I ~ N DEL EMPLAZAMIENTO

Después de un cálculo aproximado de las dimensiones y los costos, hay que decidir el emplazamiento más adecuado, porque sus características pueden influir en el diseño del edificio. “El emplazamiento determina muchas de las características de un buen edificio, Para comparar las ventajas que ofrecen dos solares dis-

I. K. METCALF, The librarian’s function in programming, en: American Library

2. Architectural issue, Library journal, vol. 86, December 1961. 3. A. THOMPSON, Library buildings of Britain and Europe, London, Butterworths, 1963,

Association. Planning a library building, p. 7.

326 P.

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tintos, es preciso comparar los dos edificios algo diferentes que podrían levantarse en uno y otrol. D e todos modos, la selección del emplazamiento debe figurar

en el plan general de organización de la universidad. Para esa selección deben tenerse en cuenta cinco factores esen-

ciales : “Si son adecuadas las dimensiones del terreno; qué relación guarda con los edificios vecinos, con la población y el tráfico universitarios; qué orientación puede darse al edificio que se va a erigir; ventajas e inconvenientes de la pendiente del terreno y problemas que pueda plantear la naturaleza del suelo debajo del edificio” 2.

EL PROYECTO DEFINITIVO

Una vez revisados los primeros cálculos de dimensiones y costos, y cuando el comité de construcción, en consulta con las autoridades universitarias, haya escogido el solar y decidido lo que ha de hacerse y cómo ha de hacerse, se procederá al planeamiento detallado que culminará con la preparación del programa de construcción. Se estudiarán los problemas fundamentales, se pre- cisarán los cálculos aproximados y se tomarán decisiones acerca de la distribución exacta de espacio para el fondo, los lectores y el personal, así como para el material y el mobiliario.

EQUIPO Y MOBILIARIO

Además del material y de los muebles de la biblioteca, se necesitan instalaciones fijas para una mejor iluminación en determinadas circunstancias, instalaciones de calefacción, refrigeración y ven- tilación adecuadas, dispositivos de insonorización, buenas comunicaciones y servicios económicos de conservación.

Calefación, rejiigeración y ventilación; acondicionamiento de aire. LrEn el sentido más estricto, el acondicionamiento de aire significa el control simultáneo de los ocho factores siguientes : temperatura, humedad, circulación del aire, distribución del aire, polvo, microbios, olores y gases tóxicos”3. Se considera que las personas y los libros tienen requisitos

análogos de temperatura y humedad. Comparando datos de

I. K. METCALP, Selection of library sites, College and research libraries, vol. 22, M a y 1961,

2. - -, op. cit., p. 184. 3. J. E. BURCHARD, et al. Planning the university libl-nry building, p. 70, Princeton, N. J..

p. 183.

Princeton University Pres, 1949, 145 p.

diversas fuentes se deduce que la combinación ideal para el ambiente de una biblioteca es una temperatura de 18 a 22 grados centígrados y una humedad relativa de 50 por ciento. La circulación del aire, el polvo, los microbios, los olores y los

gases tóxicos son además factores que deben tenerse en cuenta según las condiciones locales. En la Universidad de Puerto Rico, situada en Río Piedras,

donde el clima es benigno todo el año y la humedad no es excesiva, los arquitectos consideraron que eran necesarios muros exteriores sólidos. Entre los lienzos de muro de hormigón armado hay grandes rejas colocadas en profundidad. Estos enrejados con persianas detrás, protegen del sol y permiten al propio tiempo la circulación del aire. Sin embargo, los depósitos de libros son salas cerradas con un sistema de acondicionamiento de airel. En la biblioteca del University College de Ibadán (Nigeria)

“se pensó instalar aire acondicionado, pero se desistió de ello por su alto costo; en la estación de las lluvias, se emplea la calefacción eléctrica para secar el aire’’2.

Iluminación. La iluminación es tan importante que debe estudiarse en las primeras fases del planeamiento con la asistencia de expertos. Aunque éstos no se hayan puesto de acuerdo en cuanto a la ilumi- nación necesaria para una biblioteca, por lo general coinciden en los siguientes puntos : La iluminación debe distribuirse uniformemente ; Conviene evitar los contrastes acentuados de luminosidad en las paredes, los cielos rasos, pisos, mesas y otras superficies reflec- toras;

Los aparatos de iluminación deben permitir una difusión máxima de la luz y hay que instalarlos de tal modo que se eviten los contrastes de luminosidad ;

No se puede contar con la luz natural como fuente exclusiva de iluminación, ni debe dejarse que influya en el diseño del sistema de iluminación artificial (las ventanas, a pesar de lo que muchos crean, no son las fuentes de luz más económicas ni mejores; a menudo, una ventana cuesta más que la superficie correspondiente de pared) ;

La iluminación de las estanterías debe ser uniforme para los estantes inferiores y superiores;

Hay que comparar las ventajas relativas de las .lámparas incan- descentes y fluorescentes, teniendo en cuenta las necesidades de cada biblioteca. En muchos casos es preferible utilizar ambos

I. Henry Klumb h d s an architecture for Puerto Rico, Architectural forum, vol. 101, - - July 1954, p. 122-127.

2. A. THOMPSON, Edificios de bibliotecas universitarias; una bibliografía seleccionada, Boletin de la Unesco para las bibliotecas, vol. XIII, n.O 8-9, agosto-septiembre de 1959, p. 218.

tipos. Para más datos sobre este tema consúltese el artículo “La iluminación en la biblioteca universitaria” de R. T. Jordan1 y la parte dedicada a la iluminación en la obra de Thompson sobre edificios para bibliotecas 2.

Insonorización. Aunque no es posible obtener un silencio absoluto, hay que tratar de conseguir la quietud necesaria para la comodidad de los lectores y el personal de la biblioteca. Los ruidos propios del edificio deben reducirse al mínimo. Como son muchos los materiales y dispositivos aislantes, el arquitecto, en consulta con el director de la biblioteca, elegirá los más apropiados.

Material de fumigación. En los climas cálidos, donde los hongos e insectos atacan a los libros, una instalación de fumigación es indispensable. En la nueva Biblioteca Nacional de Singapur se ha instalado una cámara de fumigación “en lo alto de la torre destinada a los depósitos ... con una capacidad de unos 45 metros cúbicos. Contiene estanterías para colocar el material que se va a fumigar, extractores de aire, ventiladores y un ventilador oscillante’’ 3 (véase también la sección referente a la conservación de libros en el capítulo X).

Servicios de conservación. Debe preverse el espacio necesario para los conserjes, ordenanzas y otros encargados de la conservación del edificio. En cada piso de un gran edificio habrá piezas de servicio con sumideros y lugar para útiles y material de limpieza, y tam- bién hay que reservar espacio para el equipo y servicios de repa- ración y conservación.

Comunicaciones. Del tamaño del edificio y del carácter y la organiza- ción de los servicios de la biblioteca dependerá el número necesario de aparatos de comunicación. Entre ellos figuran los montalibros, transportadores, teléfonos, tubos neumáticos, teletipos, instalaciones de alarma contra incendios e instalaciones amplificadoras de sonido. Aparte de los aparatos de alarma para casos de incendio y los teléfonos, que son siempre muy necesarios, conviene escoger los dispositivos de comunicación una vez que los planos estén bastante adelantos. Cuando el edificio tenga más de una planta, habrá que instalar montalibros; si son varios los pisos, tal vez sean más útiles los ascensores; cuando un gran depósito de libros funciona dirigido desde una mesa central de distribución, habrá que recurrir a tubos neumáticos o sistemas de teletipo y transpor- I. R. T. JORDAN, L a iluminación en las bibliotecas universitarias, Bolatk de la Unesco

2. A. THOMPSON, Librap buildings of Britain and Europa,. p. 35-39. 3. H. ANNUAR, N e w Singapore national library building, Malayan libragjournal, vol. I,

para las bibliotecas, vol. XVII, n.o 6, noviembre-diciembre de 1963, p. 339-350.

January 1961, p. 519.

tadores de libros. El sistema de comunicaciones debe proyectarse de modo que sus servicios sean eficaces y economicen tiempo al personal y a los lectores, al mismo tiempo que faciliten la circula- ción del material en el interior del edificio.

Material y muebles. El material y los muebles esenciales de las salas para el público son los siguientes : estanterías, ficheros, mesas, sillas, mostradores y pupitres, ficheros y vitrinas; en las secciones reservadas al personal, máquinas de oficina, mesas de trabajo, ficheros, pupitres, sillas, estantes, carretillas para el transporte de libros, etc. Se necesitan además proyectores de microfilm y microfichas, fonógrafos, magnetófonos, aparatos cinematográficos y fotográficos para los servicios especializados ; por último, toda una serie de artículos, de mayor o menor tamaño, que hacen falta en una biblioteca. Al proceder a la selección de los muebles y el material, el director

de la biblioteca debe tener en cuenta los siguientes factores : Conviene que la disposición sea flexible; hay que evitar que queden empotrados muebles y otros tipos de material como ficheros, vitrinas y mostradores de distribución, porque no sería fácil moverlos o ampliarlos más adelante.

En lo posible, las estanterías deben ser de dimensiones normalizadas, de modo que puedan intercambiarse las piezas; también el material y otros muebles deben adquirirse por partidas de dimensiones normalizadas. Esto se aplica a mesas, sillas, mostradores y pupitres.

Comodidad, duración y variedad son requisitos que deben satisfacer especialmente los muebles, pero el requisito de la duración se aplica también al material en general.

Economía y facilidad de conservación. Conviene coordinar los colores y los materiales de manera que el ambiente sea agradable y acogedor y armonice con las finalidades de la biblioteca 1.

También en los países tropicales deben tenerse en cuenta estos factores “pero además se ha de prestar especial atención a los efectos del clima local” 2.

Estanterías. Hay estanterías prefabricadas de acero o de madera. Las de metal se utilizan más que las de madera porque son más resistentes a los agentes atmosféricos y porque en los países donde se producen ambos tipos suelen ser más baratas. Aunque pueden fabricarse de otras dimensiones cuando la importancia del encargo

I. G. LYLE, The administration of the college library, p. 386-390, 3rd ed., New York, H. W. Wilson, 1961, 419 p.

2. W . J. PLUMBE, El mobiliario y el equipo de las bibliotecas en los países tropicales, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XV, n.o 5, septiembre-octubre 1961, p. 284.

lo justifica, los estantes de metal miden por lo común unos go centímetros de largo y tienen distintos anchos. Hay dos tipos principales de estantes: el de montantes verticales con clavijas para sujetar los estantes: el de montantes con ranuras en que se deslizan los estantes. La altura corriente de las estanterías es de unos 2 m. 30. Se encuentra en el mercado una gran variedad de accesorios : estantes corredizos de consulta, mesas de estudio individuales, cajas para libros, atriles (portalibros) e indicadores topográficos. Conviene comprar las estanterías a firmas que se especializan desde hace tiempo en materia de biblioteca y que podrán suministrar oportunamente más unidades del mismo tipo.

Ficheros. A menos que se utilice un catálogo de hojas sueltas, se necesitarán ficheros para el catálogo general, el catálogo público, el inventario topográfico y, en algunos casos, el catálogo oficial. Los ficheros deben ser muebles independientes y tener cerca mesas de consulta y taburetes. Los ficheros suelen ser de madera o de metal. Estos Últimos se usan poco porque, entre otras cosas, sus gavetas son muy ruidosas. Los muebles de madera deben comprarse a fabricantes reputados que usen maderas bien secas y ejecuten trabajos de precisión y alta calidad. D e otro modo, puede ocurrir que las gavetas se atasquen o se deformen, y que planteen otros problemas. Siempre que sea posible, conviene comprar por elementos los ficheros del catálogo, de modo que se puedan agrandar en caso necesario.

Mesas. Las mesas para bibliotecas se hacen en distintas medidas y formas. La altura habitual es de unos 74 a 76 cm. El espacio reservado al lector a lo largo de la mesa suele ser de unos 75 cm. Cuando los lectores pueden instalarse frente a frente, el ancho de la mesa debe ser de IOO a 120 cm. Las mesas individuales de estudio suelen tener una superficie de 60x90 cm; en algunos casos están provistas de estantes. Las mesas de más de 120 c m de ancho suelen estar divididas

en el centro por una tabla con anaqueles por ambos lados, que son muy útiles porque economizan espacio sobre la mesa. Para evitar el desgaste de la superficie, conviene que las mesas

estén recubiertas de linóleo o de material plástico, que si son de colores claros reducirán los contrastes de luminosidad molestos para los lectores.

Asientos. Los asientos deben ser cómodos y fáciles de conservar. En general se considera que los sillones tapizados son más confortables que las sillas sin brazos. A los lectores que prefieran instalarse independientemente y no necesiten un pupitre o mesa, se les puede proporcionar sillas con brazo para escribir. EI uso de sillas tapi-

zadas sueltas, y aun de pequeños sofás, contribuye a atenuar la severidad de largas filas de mesas y sillas; ahora se reconoce que no todos los lectores trabajan a gusto en las mesas comunes y prefieren un relativo aislamiento.

Mostradores; mesas de préstamo. Casi todos los fabricantes de muebles para bibliotecas venden actualmente mostradores en elementos de distintos tipos, pero de dimensiones normalizadas, que pueden unirse con pernos para formar la combinación más adecuada a las necesidades de la biblioteca. Lo mismo que las estanterías corrientes y los muebles para ficheros, estos mostradores pueden agruparse, en caso necesario, o pueden separarse y rearmarse de otro modo según varíen las necesidades. Los mostradores deben recubrirse con linóleo o material plástico para impedir el desgaste y facilitar su conservación.

C A P Í T U L O X I I

GESTION ECONOMICA

Corresponde a las autoridades universitarias proporcionar recursos para que las bibliotecas tengan los fondos necesarios ; el director de la biblioteca universitaria habrá de administrarlos debidamente. Digamos una vez más que el bibliotecario de la universidad

ha de ser muy competente, y tener una formación profesional y una preparación administrativa que le permitan ocuparse tanto del aspecto económico como de los otros aspectos de la gestión de una biblioteca. En lo que se refiere a cuestiones económicas tendrá que: a) establecer y mantener buenas relaciones con el personal encargado de las actividades académicas, financieras y comerciales y ocuparse: b) de los recursos de que disponga la biblioteca; c) de la preparación, presentación y administración del presupuesto; y d) de las cuestiones comerciales en general.

RELACIONES CON LAS AUTORIDADES Y PERSONAL UNIVERSITARIO

Segun la organización de la universidad y la procedencia de sus ingresos, el director de la biblioteca tendrá que tratar con funcionarios oficiales, con las autoridades universitarias, los decanos de las facultades y escuelas y el personal administrativo de la universidad. En las universidades controladas y financiadas por el Estado, no tendrá que tratar directamente con los servicios oficiales, pero se le puede pedir que facilite los datos precisos a los funcionarios encargados de establecer el presupuesto del Estado o tendrá que entrevistarse con inspectores, interventores de cuentas y otros funcionarios oficiales. Cuando exista un comité de bienes universitarios o un órgano similar para asesorar al gobierno, el director de la biblioteca puede tener que tratar con él directa o indirectamente, según las circunstancias de cada caso. Dentro de la universidad, el director de la biblioteca tendrá

que mantener relaciones con uno o más altos funcionarios, segun que el presupuesto esté o no centralizado. En el primer caso, habrá de presentar su presupuesto directamente al rector o a su delegado

para las cuestiones de bibliotecas. Una vez fijado el presupuesto, deberá trabajar en relación con el servicio de contabilidad para las adquisiciones y cuestiones conexas. En el segundo caso, habrá de tratar con los diversos decanos o directores de las facultades, escuelas, colegios, institutos, etc., y sus respectivos funcionarios administrativos.

RECURSOS DE LA BIBLIOTECA

Los recursos de que disponga la biblioteca pueden proceder: del Estado; de la universidad; de legados; de subvenciones de organismos privados; de donaciones; y de ingresos diversos por servicios prestados. El director de la biblioteca debe estar plenamente al corriente de todo lo relativo a esos diversos tipos de recursos, modalidades de transferencia y normas y posibles limitaciones que se apliquen a los gastos. Pocas veces los servicios del Estado asignan fondos directamente

a la biblioteca; generalmente los asignan a la universidad. Puede tratarse de una suma destinada globalmente a toda la universidad o de partidas en que se precise concretamente el fin a que se dedican -personal, equipo, material, etc.- en cada servicio de la universidad. Los fondos se consignan generalmente por un plazo determinado, como, por ejemplo, el año académico o económico. Los recursos de la universidad, sea cual fuere su procedencia,

son generalmente la fuente de ingresos más importante de la biblioteca. La universidad puede adjudicarlos directamente a la biblioteca o atribuírselos por conducto de los diversos servicios académicos o de investigación. En este último caso no se facilita la centralización o coordinación de los recursos de la biblioteca. La universidad puede recibir legados con carácter general y

sin condiciones, en cuyo caso los ingresos que de ellos procedan pueden utilizarse con diversos fines, y entre ellos para la biblioteca. También puede suceder que el donador haya precisado incluso a qué fines deseaba que se dedicaran los fondos en la biblioteca. Tales fondos se depositan generalmente en la tesorería de la universidad. El bibliotecario puede disponer muchas veces de ellos con más libertad que cuando se trata del presupuesto del Estado o de la universidad, y generalmente no se le imponen limitaciones de tiempo. En cambio los fondos consignados en el presupuesto de la universidad o del Estado han de gastarse generalmente en el ejercicio económico correspondiente, reinte- grándose los saldos. Las subvenciones pueden ser de diversas procedencias, aparte

de la universidad o del Estado: fundaciones privadas o particu-

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lares, organismos binacionales, organismos internacionales como el Fondo Especial de las Naciones Unidas o la Unesco, etc. Generalmente, la biblioteca recibe las subvenciones por conducto de la universidad o de los servicios oficiales. Las donaciones, como las subvenciones, pueden tener proce-

dencias diversas. Sin embargo, las subvenciones suelen concederse con un propósito y para un periodo determinados, mientras que las donaciones pueden hacerse a veces sin condiciones. Las donaciones, subvenciones y legados requieren una conta-

bilidad especial, a fin de poder controlar los gastos y tener la seguridad de que los fondos se han utilizado para los fines indicados por los donadores. Los ingresos diversos pueden tener las siguientes procedencias :

abono del importe de libros perdidos, multas por retrasos en la devolución de libros, servicios fotográficos, préstamos entre bibliotecas y utilización de la bibilioteca. Estas sumas han de depositarse en la tesorería de la universidad. En algunos casos se ingresan en una cuenta de la biblioteca con cargo a la cual el bibliotecario puede sustituir los libros perdidos, comprar material y equipo para los servicios fotográficos y efectuar pequeños pagos en efectivo; en otros, se suman al fondo general de la institución para consignarlos en el presupuesto ordinario. Muchas universidades exigen que los profesores y los estudiantes graduados paguen los gastos de franqueo postal normal y urgente para los préstamos entre bibliotecas. Esos gastos pueden ser elevados en ciertos casos, incluso hasta el punto de que los interesados renuncien al préstamo. Siempre que sea posible, las bibliotecas universitarias deben costear tales gastos, no sólo para evitar a profesores y estudiantes ese desembolso, sino para alentar así a sus usuarios tanto a hacer investigaciones como a publicar sus trabajos. Unas pocas universidades exigen que los estudiantes paguen derechos semestrales o anuales por los servicios de la biblioteca, manera nada recomendable de costearlos. En efecto, la universidad ha de prestar gratuitamente servicios de biblioteca, lo mismo que facilita aulas, laboratorios y otras instalaciones. Por otra parte, esos ingresos procedentes del pago de derechos sólo permitirán sufragar una pequeña parte de los gastos generales de la biblioteca. Es preferible que todos sus gastos se costeen con cargo al presupuesto ordinario de la universidad.

EL PRESUPUESTO

En manos de un administrador competente, el presupuesto puede ser un medio excelente de planeamiento y control financiero. Como se ha dicho más arriba, puede \utilizarse para un planea-

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miento tanto a largo plazo como a plazo breve. No es tan sólo una estimación financiera de los ingresos y gastos para un periodo determinado, sino que, según Wilson y Tauber, “representa un programa económico lógico, completo y orientado hacia el porvenir, para la coordinación de las actividades de las diferentes divisiones funcionales de la universidad. Como plan económico definido, como previsión de los medios para llevar ese plan a la práctica, como orientación, como resumen del costo de funcionamiento, como registro de antecedentes y base para formular una política futura, el presupuesto es un instrumento indispensable en manos del administrador de la universidad” 1. El director de la biblioteca, lo mismo que otros administradores,

debe presentar un presupuesto anual con arreglo a los procedimientos reglamentarios de la universidad. Para ello puede pedir que lo hagan a su vez sus jefes de departamento, no sólo a fin de disponer de los datos que le son necesarios, sino también para alentarles a trabajar con arreglo a un plan. Si está encargado de coordinar los servicios de biblioteca de toda la universidad, tendrá que pedir información a los jefes de las bibliotecas separadas de la principal y que consultar con los decanos y con los comités de biblioteca de las facultades, institutos y otras divisiones. La preparación del presupuesto debe empezarse con la ante-

lación suficiente para poder hacer las consultas necesarias y planearlo debidamente. A su vez, la autoridad financiera de la universidad debe aprobar el presupuesto mucho antes de que empiece el nuevo ajercicio económico a fin de que el director de la bibilioteca pueda establecer su plan anual con perspectivas de seguridad.

Justijicación de los créditos pedidos. Como es natural, los funcionarios encargados de facilitar los fondos que necesita la biblioteca querrán saber a qué fin se destinan y examinarán cuidadosamente las petiticiones de créditos teniendo en cuenta las de otras instituciones y los recursos globales de que dispongan. Probablemente, éstos no bastarán para atender todas las peticiones de créditos y ello se reflejará en las consignaciones presupuestarias. Al establecer el presupuesto de la biblioteca habrá que precisar los fines a que se destinan los fondos y explicar, en su caso, por qué se piden nuevos fondos en determinadas partidas. Según los procedimientos que se sigan localmente, el presu-

puesto puede ajustarse a una de las siguientes modalidades o a una fórmula mixta:

I. L. R. WILSON; M. F. TAUBER, The uniuersitv library; the organization, administration, and functions of academic libraries, p. 93, 2nd ed., N e w York, Columbia University Press, 1956, 641 p. (Columbia University studies in library service, n.o 8.)

I. Presupuesto por conceptos generales, presentado por grandes partidas de gastos, como sueldos y salarios, libros y revistas, material y equipo, conservación de locales, con una exposición de motivos.

2. Un “presupuesto por servicios”, en que se agrupen los principales servicios o funciones, que pueden corresponder al plan orgánico de la biblioteca (servicios administrativos, servicios técnicos, servicios a los lectores), distribuidos por secciones, como adquisiciones, catalogación, servicio de fotografía, dando paralelamente indicaciones sobre las funciones o servicios correspondientes y cifras comparativas de los gastos ya autorizados y de los propuestos.

3. U n “presupuesto de rendimiento”, dividido por programas o funciones, con las indicaciones adecuadas y datos cuantitativos de “rendimiento” distribuidos por secciones, por ejemplo, número de libros adquiridos, número de libros catalogados y horas-hombre de trabajo empleadas en estas actividades o agrupadas en otra forma para que se vea el tiempo que ha invertido el personal y el tiempo suplementario que se necesita para desempeñar ciertas funciones. Estas tres formas habrán quizás de complementarse con una enumeración de ciertos “gastos fijos”, como los de conservación de locales, seguros, etc.

Los partidarios de los presupuestos de “rendimiento” o por “funciones”, conceptos relativamente recientes en la adminis- tración pública, sostienen que son preferibles a los “presupuestos por conceptos generales” porque permiten comprender mejor las peticiones de créditos, y les dan una justificación más objetiva, facilitando además el planeamiento. Por ejemplo, si se ha indicado que un funcionario puede catalogar determinado número de libros por año y se adquieren o se tiene el propósito de adquirir el doble, la necesidad de otro catalogador queda objetivamente demostrada. Los presupuestos de (‘funciones’’ o de “rendimiento” suponen un planeamiento para lograr determinados objetivos y el empleo de procedimientos modernos de administración para mejorar y normalizar las operaciones. Sin embargo, no todos los bibliotecarios tienen las aptitudes o

el tiempo necesario para establecer un presupuesto basado en el rendimiento, aparte de las otras dificultades que ello supone. Las operaciones a que se procede en una biblioteca están todavía muy poco normalizadas, por lo cual existen pocos puntos de referencia para evaluar el trabajo. Por otra parte, si es posible la evaluación cuantitativa, no puede decirse lo mismo de la cualitativa. En otras palabras, mucho trabajo no significa necesariamente un buen trabajo. Las actividades de una biblioteca no pueden apreciarse todas del mismo modo; unas son más difíciles

de evaluar que otras. Sin embargo, “evaluar, aun cuando no sea perfectamente, es mejor que no evaluar en absoluto”1. Al establecer su presupuesto, el bibliotecario no debe olvidar

que, aparte de otras características, ha de ser tan fácilmente comprensible y convincente que la autoridad encargada de consignar los fondos lo haga persuadida de que son necesarios. Para ello, el bibliotecario habrá de utilizar todos los medios y todos los datos de que disponga.

Normas. Además de aplicar las normas y criterios que impone la experiencia adquirida localmente (normas de rendimiento), los bibliotecarios pueden también recurrir a las comparaciones esta- dísticas con otras bibliotecas, a las normas establecidas por las asociaciones profesionales de bibliotecarios en lo que se refiere a los fondos de biblioteca, el número y competencia del personal y los recursos económicos en relación con los gastos globales de la universidad, así como a las normas regionales o nacionales en materia de bibliotecas. Hay que tener cuidado al establecer comparaciones con otras

bibliotecas. Son pocas las que pueden compararse realmente en todos sus aspectos. Los datos sobre el fondo y sobre el número de personas empleadas sólo tienen verdadera significación cuando pueden cotejarse con los programas de la universidad en materia de enseñanza y de investigación, la matrícula, el número profesores, etc. Sin embargo, pueden ser de utilidad los datos esta- dísticos relativos a los diversos aspectos de los servicios en grupos de bibliotecas de instituciones análogas en otro país o región, si el bibliotecario estima que su biblioteca está muy por debajo del término medio. Las normas de las asociaciones de bibliotecarios serán también de utilidad en los países donde las autoridades universitarias las acepten. Las normas oficiales serán probablemente las preferibles, si son obligatorias. El total de gastos de la biblioteca expresado en porcentaje del total de gastos de la universidad (enseñanza e investigación) se utiliza cada vez más. El 5 yo se considera generalmente hoy como un mínimo para la biblioteca de un colegio universitario o de una pequeña universidad. Todos estos criterios deben aplicarse con precauciones. Una biblioteca nueva y en expansión puede necesitar mucho más del 5 yo, pero una antigua biblioteca en proceso de reorganización para un futuro desarrollo quizás necesite aún más. Lo lógico sería que los criterios aplicados arbitraria o artificialmente no influyeran en el ánimo de los encargados de facilitar los fondos; la preparación y motivación del presupuesto han de tener su

I. C. MAYBURY, Performance budgeting for the library, ALA bulletin, vol. 55, January 1961, P. 53.

sólida base en las necesidades locales, es decir que han de responder a lo que desean los usuarios de la biblioteca.

Preparación del presupuesto. Las disposiciones que rijan el conjunto de la universidad se aplican por lo general al procedimiento que hay que seguir al preparar el presupuesto, tanto en lo que se refiere a su forma y contenido como a los trámites y calendario de su establecimiento. EI bibliotecario empieza generalmente por examinar el presupuesto que está en vigor y esbozar el procedimiento que seguirá para el siguiente. Conviene dar a la pre- paración del presupuesto una continuidad en que el establecimiento de cada nuevo presupuesto empiece en cuanto se reciba el anterior. Habrá que pedir al personal competente (por lo general a los jefes de departamento) que revise las necesidades y planes de los servicios a sus órdenes para el año en curso a la luz del presupuesto en vigor y que someta un proyecto de nuevo presupuesto al director de la biblioteca en una fecha determinada, por ejemplo dos o tres meses después de comenzado el ejercicio económico. EI bibliotecario ha de coordinar y revisar luego esas peticiones de créditos, con la debida anticipación para poder disentir sobre ellas con el personal correspondiente. Esto le permitirá examinar y evaluar con suficiente detalle la labor de cada servicio. En el primer periodo de preparación del presupuesto el director

de la biblioteca procederá al mayor número posible de consultas para determinar las principales adquisiciones que hayan de hacerse, los nuevos servicios y el personal que serán necesarios, las horas más convenientes de apertura, las necesidades de material y equipo, etc. H a de tener también en cuenta las necesidades en cuanto a aumentos de sueldos, ascensos, licencias que puedan exigir el empleo de personal de sustitución, así como renovaciones y ampliaciones de los locales. Cuando haya reunido todos los datos precisos sobre cada uno de los servicios y sus futuras necesidades podrá preparar un anteproyecto de presupuesto. El presupuesto detallado deberá comprender una breve expo-

sición en que se resuman los principales conceptos de gastos e ingresos presentes y futuros, agrupados bajo epígrafes generales, y los principales motivos que justifiquen los nuevos gastos o los aumentos de partidas ya existentes. Ese texto se redactará siguiendo la pauta del presupuesto detallado. Se indicará en él el total calculado por cada concepto, mientras que en el presupuesto detallado habrán de figurar todos los pormenores necesarios sobre cada uno de los conceptos. EI resumen se redacta muchas veces en forma de una carta de presentación.

Examen preliminar con el rector de la universidad. El director de la biblioteca debe poder examinar su anteproyecto de presupuesto

con el rector de la universidad o con su delegado para las cuestiones de bibliotecas. Ese examen previo puede ser muy general, pero el rector ha de tener la posibilidad de exponer su opinión sobre el presupuesto y el director de la biblioteca, por su parte, ha de tratar de algunos programas a largo plazo. El proyecto definitivo y su presentación. Una vez terminadas sus

consultas sobre el anteproyecto de presupuesto, el director de la biblioteca lo enmendará en la forma que estime conveniente. Después podrá preparar el proyecto definitivo y habrá de disponer de tiempo suficiente para hacerlo con todo detalle, reflexión y cuidado.

ADMINISTRACION DEL PRESUPUESTO

Una vez aprobado el presupuesto, es necesario organizar la contabilidad y fiscalización correspondientes. Los servicios administrativos de la universidad se encargan de la contabilidad general, así como de pagar los sueldos y las facturas de libros, material, equipo, etc. La biblioteca administra y controla generalmente los fondos para libros, revistas, etc. Los servicios centrales de contabilidad pueden hacer un estado de cuentas mensual indicando los gastos y los saldos de cada uno de las principales cuentas de la biblioteca para informar al bibliotecario y facilitar su verificación de gastos.

Administración de los recursos destinados a libros. La administración de los fondos destinados a libros es una de las funciones más importantes del director de la biblioteca. Estos recursos pueden dividirse en fondos generales y fondos de los diversos servicios o departamentos. Podrá suceder que se pida con insistencia a la biblioteca que asigne cantidades para libros directamente con destino a los departamentos y facultades. Esta práctica presenta algunas ventajas, pero son muchos más los inconvenientes. En todo caso, si se distribuyen fondos entre los diversos servicios y departamentos, el director de la biblioteca deberá empezar por reservar una suma considerable para los gastos generales y fijos. El resto podrá repartirse después.

Gastos jjoos. Son los gastos ordinarios de la biblioteca. Entre ellos figuran: a) las suscripciones a revistas y otros tipos de publicaciones periódicas o seriadas, como anuarios, reseñas anuales de publicaciones, series de documentos oficiales, etc. ; 6) el pago de las obras en curso de publicación, como las enciclopedias y ediciones eruditas que aparecen por entregas o partes durante años, etcétera; c) los gastos de franqueo y de transporte; d) los de encuader- nación; e) las fichas de catálogo impresas; f) la cuota de afiliación

a determinadas organizaciones (principalmente para adquirir sus publicaciones).

Fondos generales. Son los que en la biblioteca sirven para adquirir las obras bibliográficas y de referencia, así como otros materiales que no corresponden estrictamente a las disciplinas de que se ocupan los diversos departamentos universitarios. Se denominan también “fondos no asignados” y pueden constituir una reserva que permitirá adquirir la biblioteca de un profesor retirado o hacer otras compras “al por mayor” de materiales para diversos departamentos. Permitirán asimismo comprar más ejemplares de libros muy pedidos y otros libros que al parecer del bibliotecario completen la colección de la biblioteca colmando lagunas que no se ha previsto subsanar de otra manera. Es razonable considerar como fondos generales del 30 al 45 yo del total de los recursos destinados a libros. Incluso se necesitará más para ir formando una buena colección de obras de refencia y materiales bibliográficos.

Fondos departamentales. Son los que pueden asignarse a los departamentos académicos para constituir un fondo o colección sobre la materia correspondiente. Los departamentos someten sus peticiones de libros al servicio de adquisición de la biblioteca, que compra los materiales y carga su importe a la cuenta del departamento. Esta forma de proceder es corriente, pero no siempre satisfactoria, pues no todos los departamentos muestran el mismo interés por su colección ni tienen profesores que dediquen a ello el mismo tiempo. Además, es muy difícil repartir los fondos para dar satisfacción a todos los departamentos y tener al mismo tiempo en cuenta el fondo general de la biblioteca. Por todo ello, es preferible no asignar fondos a los departamentos y encargar únicamente al director de la biblioteca de constituir en cooperación con los profesores todas las colecciones.

Otras consignaciones de fondos. Además de los fondos para libros, habrá que prever créditos para material, equipo, mobiliario, conservación de locales, empleados a jornada parcial, seguros, viajes, etc. Una vez aprobado el presupuesto, el director de la biblioteca de la universidad asignará los créditos adecuados a los diversos servicios de la biblioteca. El mero trabajo de rutina basta para proceder debidamente a la contratación del personal y a la adquisición del material necesarios, así como para llevar los registros que permitan el control imprescindible.

Contabilidad e informes. La contabilidad de la biblioteca deberá ser lo más sencilla posible. Se evitarán las duplicaciones con la contabilidad general de los servicios centrales de la universidad. Lo esencial es tener la seguridad de que los fondos de la biblioteca

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se gastan como es debido y que no se rebasa el presupuesto. La contabilidad facilita también el establecimiento del presupuesto, el planeamiento sistemático de los gastos para que los materiales se vayan adquiriendo regularmente durante todo el año y la preparación de los informes y estudios especiales.

Registro y contabilidad de las adquisiciones. Antes de adoptar un sistema de contabilidad el bibliotecario deberá consultar con los servicios administrativos centrales para decidir cuál es el preferible para uno y otros. En muchas universidades, los servicios centrales llevan la contabilidad de libros de las bibliotecas, inscribiendo frente a las partidas correspondientes las facturas pagadas por cada concepto, mientras el bibliotecario lleva un registro de los pedidos pendientes y de las facturas cuyo pago está aprobado y que se transmiten a los servicios centrales de contabilidad. Con esos dos registros, el bibliotecario puede siempre calcular con relativa facilidad las obligaciones de pago contraídas por la universidad con destino a la biblioteca y, restando esa cantidad del total de sus consignaciones, lo que puede gastar todavía.

Otras formas de contabilidad. La biblioteca hace generalmente sus pedidos de material, equipo, mobiliario, etc., por conducto de los servicios universitarios de contabilidad. Guarda copia de tales pedidos y los servicios centrales deberán darle cuenta de los gastos y de los saldos por esos conceptos. Para los gastos de conservación, seguros y viajes puede seguirse un procedimiento análogo. Las nóminas del personal que trabaje en la biblioteca a jornada parcial se establecerán en la biblioteca y se transmitirán a los servicios centrales de contabilidad para darles curso. El bibliotecario puede disponer de un fondo limitado para pequeños gastos en efectivo, como gastos de correo y franqueo urgente, de compra directa de libros o folletos sueltos en librerías locales o de adquisi- ción de ciertos artículos de material y equipo. Los gastos de transporte los abonan generalmente los servicios centrales de contabilidad, previa presentación de las facturas aprobadas por el bibliotecario. Para estos gastos no hace falta llevar en la biblioteca una contabilidad como la de los libros, pues las compras las hacen los servicios de contabilidad. Sin embargo convendrá tomar nota de los gastos correspondientes a esos pedidos y hacer periódica- mente las comprobaciones necesarias con los servicios de contabilidad. Informes. El más general de los informes económicos de una

biblioteca es el que se refiere a los gastos y a las obligaciones contraídas con destino a la colección de libros. El servicio de adquisiciones debe preparar cada mes ese informe con los gastos y los saldos por cada división del fondo de la biblioteca. El director de ésta lo enviará a todas las personas y servicios interesados, con

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lo cual precisará la parte de créditos gastados en adquisiciones y permitirá que se hagan los reajustes necesarios. Ese mismo informe recordará a los departamentos la situación de sus fondos de libros. Si el bibliotecario ve que un departamento apenas ha gastado en libros, puede enviarle una nota para indicárselo. Puede fijarse un plazo después del cual los fondos que los departamentos no hayan gastado se reintegren al fondo general de la biblioteca.

COMPRAS

En el capítulo VI “Constitución del fondo”, se ha tratado ya de las adquisiciones para la biblioteca. Recordemos una vez más que la universidad y los servicios oficiales pueden facilitar considerablemente la libre circulación de los materiales de biblioteca y la compra del equipo especializado de bibliotecas. En muchos países es necesario liberalizar las disposiciones vigentes en materia de importación, aduanas y divisas para el material y equipo de bibliotecas; lo mismo debería hacerse con las normas que aplican las universidades y los servicios oficiales para sus compras, disposiciones que deberían asimismo simplificarse.

SEGUROS

Cada vez son más las bibliotecas universitarias que se aseguran contra el peligro de incendios y otros daños posibles. Respecto de esta cuestión, conviene consultar a compañías de seguros ya repu- tadas sobre las condiciones en que estarían dispuestas a asegurar la biblioteca y su contenido, así como sobre el importe de las primas. U n requisito previo de casi todo seguro para una biblioteca es el inventario y evaluación del material que se trata de asegurar. Con ese objeto, algunas bibliotecas reproducen periódi- camente en microfilm sus catálogos; en caso de destrucción, pueden así reconstituirse. Si no se dispone de fondos suficientes para reproducir en microfilm el catálogo destinado al público, puede reproducirse el catálogo topográfico. D e los seguros se ocupan generalmente los servicios centrales de contabilidad, pero el bibliotecario debe dar su parecer antes de que se tome una decisión.

CENTRALIZACI~N Y DESCENTRALIZACI~N

En general, se conviene en que una centralización prácticamente completa de las adquisiciones de libros en una universidad es, no sólo posible, sino recomendable cuando las distancias entre los

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diversos servicios universitarios permiten una comunicación y un transporte rápidos y fáciles. En los países en vías de desarrollo resulta incluso una necesidad, especialmente en lo que se refiere a las adquisiciones de las publicaciones extranjeras. En la biblioteca propiamente dicha, una centralización de la

contabilidad es razonable si el volumen de trabajo basta para que una persona se dedique a él únicamente, o casi Únicamente. En tal caso, el servicio administrativo de la biblioteca puede contratar a un buen contable que se ocupará del departamento de adquisiciones y de todos los demás departamentos que requieran servicios de contabilidad. Al formar parte del personal administrativo de la biblioteca, podrá facilitar también la preparación del presupuesto anual y el establecimiento de los informes periódicos sobre cuestiones económicas. La descentralización de las adquisiciones puede ser conveniente

en ciertos casos, por ejemplo cuando haya escuelas profesionales a centenares de kilómetros de la biblioteca universitaria principal. Sin embargo, para que tales escuelas o facultades hagan sus propias compras puede ser necesario facilitarles costosos instrumentos bibliográficos y personal competente. La centralización, cuando sea posible, permitirá evitar una duplicación de trabajo cara e innecesaria. Elegir entre centralización y descentralización no es tan fácil

como parece. U n servicio centralizado de adquisiciones es una posibilidad interesante, pero no vale la pena establecerlo si no se puede organizar, instalar, equipar y dotar de personal en la forma debida. El resultado de la centralización tiene que ser un servicio más rápido y más económico, que permita atender mejor las necesidades de todas las secciones universitarias en materia de libros.

C A P ~ T U L O X I I I

EVALUACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA

Y FOMENTO DE SU UTILIZACIÓN

En un artículo sobre la evaluación de los servicios de biblioteca, dice el profesor Carnovsky, de la Graduate Library School de la Universidad de Chicago : “Antes de proceder a la evaluación cabe preguntarse “ iPara qué sirve una biblioteca?” Mientras no se reconozca la respuesta por lo menos tácitamente, es imposible saber si esa biblioteca es adecuada” 1. Fundamentalmente, todos los capítulos precedentes han tratado de esas dos cuestiones fundamentales. La primera se ha examinado en función de los fines generales y específicos de la biblioteca en relación con los objetivos que persigue la universidad; la segunda se ha estudiado implícita- mente en las sugestiones que se han formulado para conseguir aquéllos. Se da por supuesto que una biblioteca será más o menos “buena” en la medida en que tenga éxito en el logro de sus fines. U n solo ejemplo importante bastará para ilustrar esta cuestión en este punto de nuestro examen: una finalidad específica de la biblioteca es proporcionar materiales de lectura adecuados en cantidad suficiente para cada una de las disciplinas del plan de estudios. Una ‘revaluación’’ de las colecciones de libros deberá mostrar si esta finalidad se logra bien o mal. Hay que dar por supuesto que cada uno de los miembros de la

comunidad universitaria que tiene que recurrir a la biblioteca para realizar su trabajo, así como todos aquéllos que están encargados de poner los servicios de la biblioteca al alcance de los lectores (ante todo el rector de la universidad y el director de la biblioteca, y también los poderes públicos en muchos países) están interesados en la calidad de la biblioteca y, por consiguiente, en la evaluación sistemática de sus recursos y servicios y en la labor de fomento correspondiente.

I. L. CARNOVSKY, Evaluación de los servicios de biblioteca, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XIII, n.o IO, octubre de 1959, p. 225.

164

E V A L U A C I ~ N DE LOS SERVICIOS DE BIBLIOTECA

La evaluación forma parte integrante de las operaciones administrativas de que se encarga el director de la biblioteca universitaria. En su trabajo cotidiano, debe aplicar continuamente técnicas de evaluación en todas sus actividades de inspección, y percibir rápidamente cualquier indicio de los problemas que se planteen en los servicios de la biblioteca. Cuando sea pertinente, pydrá hacer constar sus observaciones, evaluaciones y recomendaciones sobre problemas concretos en notas o informes a las autoridades universitarias. Sus informes y sus presupuestos anuales constituyen buenas ocasiones para ello, así como para dar conocimiento de las principales actividades y realizaciones. Como resultado del trabajo permanente de evaluación, el biblio-

tecario puede considerar que una zona de actividad técnica necesita un estudio más intenso, o puede decidir que se precisa una encuesta general. En ese último caso deberá consultar al claustro de profesores, tal vez por intermedio del comité de bibliotecas, ya que la participación del profesorado en tal estudio será probablemente necesaria. Si llega entonces al convencimiento de que el trabajo merece emprenderse, el bibliotecario deberá formular una recomendación adecuada que presentará a su autoridad superior. En ocasiones, la administración de la universidad puede decidir que se haga un estudio o encuesta, por ejemplo, por haberse observado muestras de descontento general con los servicios de biblioteca. La evaluación puede correr a cargo del propio personal de la

biblioteca universitaria o bien encomendarse a un bibliotecario asesor del exterior. Antes de emprender el estudio deberán definirse de una manera precisa sus objetivos, su alcance y su metodo- logía, y deberán realizarse preparativos adecuados.

Astectos que deben evaluarse. Podrán considerarse una o varias de las cuestiones siguientes, según que la evaluación tenga un carácter limitado o sea de alcance general: existencias de libros; servicios técnicos; servicios para los lectores; personal; utilización de la bibiio- teca; actitudes del profesorado y métodos de enseñanza; edificio de la biblioteca y su equipo ; organización administrativa; apoyo econó- mico y administrativo; actividades cooperativas; principales obs- táculos que se oponen al desarrollo de la biblioteca ; funcionamiento de los servicios especiales. Una encuesta general puede extenderse a todas estas cuestiones, pero incluso un estudio de carácter limitado puede tener que abarcar varias cuestiones conexas.

Existencias de libros. Saber si son suficientes Ias existencias de libros (término que, en el sentido en que aquí se usa, comprende los

materiales de biblioteca de todas formas y clases) tiene evidentemente una importancia primordial en la evaluación de una biblioteca. Aunque pueden emplearse métodos cuantitativos para determinar si los fondos son suficientes, debe insistirse sobre todo en comprobar si desde el punto de vista de su calidad y de su contenido son adecuados a los programas de enseñanza y de investi- gación de la universidad. Los profesores universitarios pueden aportar una ayuda muy útil inspeccionando y evaluando los fondos de sus respectivas esferas de competencia. Las bibliografías preparadas en relación con los cursos dados en la universidad, las bibliografías ordinarias impresas, generales o especializadas, y las listas de selecciones de libros de referencia y de revistas pueden utilizarse como guías para determinar la riqueza de las colecciones e identificar las lagunas que hayan de subsanarse. Un examen minucioso de las estanterías es factible en una biblioteca relativamente pequeña ; pueden encontrarse así lagunas en colecciones de publicaciones periódicas, demasiadas repeticiones de ciertos títulos, proporciones excesivas de materiales anticuados y otras características de las colecciones de libros que no es fácil determinar mediante un simple examen del catálogo de la biblioteca. En la evaluación de las colecciones han de tenerse también en cuenta los libros prestados a los lectores o a otras bibliotecas, así como los libros pedidos por los lectores de la biblioteca pero que ésta no posee, ya que tales pedidos pueden revelar deficiencias significativas. En algunos casos se utilizan cuestionarios como medios suplementarios de obtener información sobre las cualidades y los defectos de las colecciones. Puede invitarse por ejemplo a los profesores a indicar si los libros que posee la biblioteca en sus respectivas esferas de competencia son suficientes u) para la pre- paración de sus lecciones; b) para sus actividades personales de investigación; y G) para dar a los estudiantes un conjunto variado de materiales referentes al tema de las lecciones. Puede invitárseles también a que presenten listas de títulos que faltan y deberían adquirirse. D e igual manera puede interrogarse a los estudiantes de cursos superiores para determinar si las colecciones son suficientes para sus estudios, disertaciones e informes académicos y científicos. U n examen de las listas de desiderata constituidas por la biblioteca puede revelar importantes lagunas en las colecciones. Además de tales procedimientos de evaluación de la calidad de

las colecciones y de determinación de las principales necesidades, es conveniente comprobar que se toman las medidas adecuadas para corregir las deficiencias y recibir las nuevas publicaciones. Para ello puede ser preciso examinar la política de adquisiciones de la biblioteca con objeto de determinar si responde a las necesidades principales y si tiene debidamente en cuenta la existencia de otras bibliotecas en el país o en la región. La política de adqui-

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siciones depende también de los recursos económicos de que se disponga para ellas. Una evaluación sistemática y completa de las colecciones de

libros debe conducir a la identificación exacta de sectores fuertes y débiles, y en consecuencia a una posible revisión de la política de adquisiciones y al establecimiento de un plan a largo plazo para la constitución de los fondos.

Servicios técnicos. Estrechamente relacionados con la constitución de las colecciones de libros están los procedimientos de adquisición, catalogación, clasificación y preparación de los libros para su uso práctico. D e aquí que un examen crítico de estos procedimientos y de los catálogos y otros instrumentos destinados a facilitar el acceso a las colecciones sea una parte conveniente de la evaluación. Hay que examinar la rapidez y la eficacia en la tramitación y se tratará de descubrir los posibles atrasos en los pedidos, en la catalogación y la preparación. Un detenido estudio de la circula- ción de los libros desde el momento de la recepción inicial hasta que termina su tramitación puede poner de manifesto posibilidades de perfeccionamiento. Tal evaluación puede también extenderse a otros servicios técnicos como encuadernación, repara- ción y reproducción fotográfica.

Servicios para los lectores. Aunque pueden examinarse las instalaciones de las salas de lectura y las operaciones de préstamo, en general se insiste en la calidad y la extensión de la ayuda prestada a los lectores : servicios de referencia y bibliográficos. La evaluación debe servir para poner de manifesto la eficacia de estos servicios y las necesidades que puedan dejarse sentir en cuanto a libros, personal y organización administrativa.

Personal. La importancia capital de un personal competente y suficientemente numeroso se reconoce claramente en todos los tipos de evaluaciones de bibliotecas. Al evaluar los aspectos cuali- tativos y cuantitativos del personal hay que tomar en consideración una serie de factores: el número, los títulos profesionales y la experiencia del personal; la proporción entre personal técnico y administrativo ; la situación académica del personal, sus condiciones de trabajo y sus privilegios universitarios ; su participación en las actividades profesionales y universitarias; la calidad de la administración del personal; la moral de trabajo en general. Aunque del estudio de estos factores no se deduce necesariamente si cada uno de los funcionarios de la biblioteca realiza bien o mal el trabajo respectivo, su consideración es muy útil en relación con una evaluación de la calidad y la amplitud de los servicios de la biblioteca.

Utilización de la biblioteca. Se ha dicho que el uso que hacen los estudiantes y los profesores de la biblioteca es “la prueba definitiva de su eficacia”1. Hay que examinar aquí numerosos factores: la calidad de las colecciones y los servicios, la índole de las instalaciones materiales, la disponibilidad y la accesibilidad de los libros y, sobre todo, los métodos de enseñanza de los profesores y su repercusión sobre las necesidades de los estudiantes, así como la medida en que los profesores se dedican a actividades de investi- gación y preparan publicaciones eruditas. Las estadísticas o las observaciones que se hagan sobre la utili-

zación de la biblioteca pueden servir para descubrir deficiencias básicas de ésta o de una sala de lectura.

Actiîudes del profesorado y métodos de enseñanza. En una encuesta general sobre las actividades de la biblioteca deberán tenerse en cuenta siempre las actitudes del profesorado frente a la biblioteca, así como los métodos de enseñanza, ya que estos factores están directamente relacionados con la calidad de los materiales de que dispone la biblioteca, el uso que se hace de ellos y la naturaleza de los servicios que se piden a la biblioteca. Las actitudes del personal docente se expresan en las iniciativas individuales de los profesores y por conducto del comité de bibliotecas de la universidad. El encargado de la encuesta deberá enterarse de cómo utilizan los profesores la biblioteca y de la medida en que se interesan y participan en el desarrollo de sus colecciones y servicios. Habrá de ocuparse también de los métodos de enseñanza. Aunque sería excesivo esperar que éstos cambiaran radicalmente como consecuencia de una encuesta sobre la biblioteca, el enrique- cimiento de los fondos de la biblioteca y el perfeccionamiento de sus servicios dan lugar a modificaciones de los métodos de ense- ñanza.

El edijicio de la biblioteca y su equipo. El local en que esté instalada la biblioteca y su equipo constituirán uno de los aspectos fundamentales de la labor de evaluación. Habrá que comprobar, en función de las necesidades presentes y futuras, el espacio destinado a libros, lectores y personal, y es posible que haya que aconsejar a la universidad la reforma o la ampliación de los edificios existentes o incluso la construcción de un nuevo edificio. El director de la biblioteca universitaria debe estar íntimamente asociado a tales estudios.

I. Middle States Association of Colleges and Secondary Schools. Commission on Insti- tutions of Higher Education, Evaluating the library: suggestions for the we of faculties and evaluation teams, New York, Middle States Association, October 1957, 2 p. (Docu- ment n.o 4.81.)

168

Organización administrativa. El grado de centralización o descen- tralización de la administración y de los recursos de una biblioteca puede ser un problema importante, especialmente en las universidades cuyas bibliotecas dispongan de recursos y servicios escasos o desigualmente desarrollados. Algunos de los puntos que puede ser preciso evaluar son el tipo de organización, la eficacia de la administración y la extensión de las atribuciones y de la autoridad del director de la biblioteca. La organización administrativa, que se extiende a todas las actividades de Ia biblioteca, ha de tenerse necesariamente en cuenta en el estudio de cada una de éstas.

Recursos económicos y administración. Aunque nadie puede decir en términos absolutos cuánto dinero debe tener una biblioteca universitaria, todos convendrán en que los servicios de una biblioteca necesitan un apoyo económico considerable para funcionar eficazmente, y en que los recursos de la biblioteca deben administrarse correctamente. Por consiguiente, en el estudio de los aspectos financieros de la biblioteca habrán de incluirse probablemente análisis de los siguientes puntos : procedimientos presupuestarios, distribución de fondos e inspección de cuentas, sectores más necesitados, organización administrativa y comparación con las normas corrientes de financiamiento de servicios de bibliotecas.

Actividades cooperativas. La medida en que las bibliotecas de la universidad cooperen entre sí y las posibilidades de una más amplia cooperación entre bibliotecas de diversas universidades son temas muy merecedores de análisis y estudio. Generalmente se suele prestar especial atención a los métodos aplicables para conseguir que se utilicen hasta el máximo las existencias de que dispone una biblioteca, pero también se consideran las actividades destinadas a aumentar tales existencias y a perfeccionar los servicios.

Princitales obstáculos que se oljonen al desarrollo de la biblioteca. Los obstáculos que se oponen al desarrollo de la biblioteca pueden ser internos o externos. Al hacer la evaluación pueden descubrirse rápidamente los externos, pero acaso se encuentren dificultades en determinar y definir los internos. Un obstáculo importante puede consistir en las escasas relaciones entre el director de la biblioteca y el rector de la universidad, o bien en actitudes apáticas o excesivamente autoritarias por parte del profesorado. Puede haber también una deficiente administración de la biblioteca. Para realizar estudios objetivos de tales condiciones lo más indicado es recurrir a bibliotecarios asesores de instituciones ajenas a la universidad,

Funcionamiento de los servicios especiales. En los casos en que bajo la dependencia de la biblioteca funcionen un servicio de biblioteca nacional, una escuela de bibliotecología o cualquier otro de los “servicios especiales” mencionados anteriormente (capítulo IV, “ Organización y administración ”) habrá que evaluarlos con la misma atención cuidadosa que se aplique a sus servicios ordinarios. Podrá considerarse oportuno examinar la organización administrativa y el financiamiento de tales servicios, y determinar si los servicios especiales no tienen una influencia negativa sobre los ordinarios. También habrá que ocuparse de otros aspectos : eficiencia, economía, grado de utilización práctica, etc.

O R G A N I Z A C I ~ N Y E J E C U C I ~ N DE LA E V A L U A C I ~ N

El director de la biblioteca universitaria puede llevar a cabo por sí mismo un estudio o encuesta limitado de uno o dos sectores, o bien confiarlos a otro bibliotecario con experiencia profesional. Una vez determinadas sus atribuciones, el encargado de la encuesta puede empezar su tarea. Un estudio en gran escala requerirá un planeamiento cuidadoso y la colaboración de muchas personas. En tales casos puede ser preferible que el rector de la universidad constituya un comité asesor compuesto de representantes del comité de biblioteca de la universidad a quienes podrían añadirse algunos profesores universitarios que hayan mostrado especial interés y competencia en cuestiones de biblio- tecología, un representante de la administración de la universidad (de preferencia uno relacionado con la biblioteca) y varios miembros experimentados del personal de ésta. El personal consultivo debe recomendar los objetivos del estudio, seleccionar sectores específicos de investigación, proponer la metodología que ha de seguirse y determinar si es factible llevar a cabo el estudio con personal de la universidad o si ha de recabarse asistencia y dirección del exterior. Tanto si se trata de un estudio realizado por la propia biblioteca como si es una encuesta a cargo de personal exterior, debe haber un jefe ejecutivo o director del estudio. El comité consultivo debe limitarse a actividades de asesoramiento, de orientación y de estímulo, confiando la realización efectiva del estudio al director del mismo. El comité puede reunirse de vez en cuando para examinar los informes que presente el director y los problemas especiales que puedan plantearse durante el estudio.

Preparación y distribución del informe. Una vez concluido el estudio, su director deberá presentar un informe preliminar al comité asesor para que éste lo examine y eventualmente lo corrija o lo revise. El informe final habrá de presentarse a la autoridad que

ordenó el estudio. Si el informe tiene bastante amplitud, es probable que interese a los profesores de la universidad en varios puntos. Por consiguiente, conviene distribuirlo ampliamente y tomar medidas para que sus conclusiones y sus recomendaciones sean objeto de la atención general.

Ejecución de las recomendaciones. Debe invitarse a todos aquéllos que tengan que intervenir en la ejecución de las recomendaciones a que lo hagan sistemáticamente y con rapidez. También en este punto el comité consultivo puede desempeñar un papel útil pro- poniendo un orden de prioridad. Debe fijarse una fecha límite para la terminación de las operaciones de que se trate y habrá que tomar medidas para que se presenten informes a intervalos determinados. La aplicación completa de las recomendaciones puede requerir personal y fondos adicionales, para lo cual habrán de consignarse los correspondientes créditos presupuestarios.

F O M E N T O DE LA U T I L I Z A C I ~ N DE LOS SERVICIOS DE L A BIBLIOTECA

Para conseguir en lo que atañe a la biblioteca una actitud de comprensión y de apoyo con objeto de aumentar su eficacia, el bibliotecario y otros altos funcionarios de la universidad pueden recurrir a una serie de medios para explicar y describir las actividades y las necesidades de la biblioteca.

Actividades individuales y profesionales. Dentro de la universidad, el director de la biblioteca y su personal profesional han de procurar mantener estrechas relaciones personales con los profesores y con los estudiantes. Los comités de biblioteca, de profesores y de estudiantes, las recepciones ocasionales en la biblioteca con asistencia de profesores y estudiantes, las asociaciones de diversas clases pueden ofrecer muchas oportunidades para que la biblioteca tenga a sus lectores bien informados y estimule en ellos actitudes de comprensión y colaboración. La biblioteca debe establecer buenas relaciones con los gradua-

dos de la universidad y con otras personas que puedan colaborar en sus programas. Algunas bibliotecas universitarias han fomen- tado el establecimiento de grupos de personas interesadas en asociarse de alguna manera concreta a las actividades de la biblioteca. Estos grupos suelen llamarse “amigos de la biblioteca”. Su principal finalidad suele ser estimular los donativos de dinero o libros, pero pueden también reunir fondos para series de conferencias, exposiciones, conciertos y otros fines análogos. Fuera de la universidad, la participación del personal de la biblio-

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teca en las actividades de organizaciones profesionales de bibliotecarios o asociaciones científicas o culturales puede ser útil tanto para la propia biblioteca como para el desarrollo general de la bibliotecología y de la cultura en el país. La asistencia a conferencias regionales e internacionales puede llevar al establecimiento de importantes servicios cooperativos.

Otros medios de divulgación. Además de organizar conferencias sobre la utilización de sus servicios y sobre los diversos aspectos de la investigación bibliográfica, exposiciones de libros y otras actividades análogas, la biblioteca podrá patrocinar por sí misma o con ayuda exterior conferencias a cargo de personalidades de la ciencia y la cultura, exposiciones de obras de arte, conciertos de música local, recitales, etc., que le permitirán estrechar las relaciones con sus lectores. También pueden ser útiles los informes anuales y especiales, los manuales de bibliotecología para estudiantes y profesores, los catálogos y boletines universitarios, los diarios estudiantiles, los boletines de la biblioteca, las listas de nuevas adquisiciones, las noticias en el tablón de anuncios, las listas bibliográficas y las bibliografías especiales. La mayor parte de estos medios se han examinado anteriormente, pero no estará de más referirse de nuevo a algunos de ellos. Los informes anuales o especiales del director de la biblioteca

de la universidad pueden contener descripciones relativamente amplias de las actividades de la biblioteca, los problemas plan- teados y recomendaciones para el perfeccionamiento de los servicios. Estos informes se dirigen generalmente al rector de la universidad. Muchas veces es posible utilizar un informe anual o especial íntegramente, o en forma abreviada y revisada, para tratar de la marcha de la biblioteca con destino a los decanos, los profesores, los comités de biblioteca de la universidad e incluso a grupos más amplios. Como es natural, se necesitará una auto- rización para distribuir tales informes. En algunos casos, el informe anual del bibliotecario podrá enviarse a los graduados y a los miembros de los grupos de amigos de la biblioteca. Los folletos y boletines oficiales de la universidad, lo mismo

que los programas de estudio, contienen con frecuencia una des- cripción de la biblioteca y de sus servicios y una lista de su personal técnico. Aunque el espacio disponible en ellos puede ser pequeño ha de procurarse que no se mencione la biblioteca de una manera superficial o se prescinda de ella. Una descripción breve y clara en que se expongan los fines de la biblioteca, el emplazamiento de sus servicios, el tamaño y la índole de sus colecciones, sus servicios bibliográficos y otros servicios para los lectores, sus horas de apertura, y en que se indiquen las posibilidades de préstamo de libros a los estudiantes, puede ser la primera

noticia que reciba el estudiante recién ingresado en la universidad sobre la biblioteca y sus servicios. El periódico estudiantil es otro buen medio de informar a los

estudiantes sobre la biblioteca y de invitarles a utilizar sus servicios. Debe alentarse a los estudiantes que redactan el periódico a que escriban reportajes especiales sobre los diversos aspectos de la biblioteca. La biblioteca puede también preferir preparar sus propios reportajes de vez en cuando sobre nuevos libros, colecciones especiales, exposiciones y otros temas que quiera someter a la atención de los lectores. Estudiantes o funcionarios de la biblioteca pueden encargarse de redactar reseñas de libros recientemente adquiridos. Pueden proporcionarse al periódico fotografías del nuevo material destinado a los lectores. La biblioteca puede publicar, periódica o intermitentemente,

su propio boletín, con breves noticias sobre libros importantes recientemente recibidos, listas de nuevas adquisiciones, pequeños artículos sobre los diversos servicios de la biblioteca, etc. Un boletín se presta a una amplia distribución tanto fuera como dentro de la universidad. En lugares estratégicos en que haya una intensa circulación

deben colocarse tablones de anuncios en los que podrán ponerse carteles y noticias sobre futuras exposiciones, conferencias, etc., así como para señalar la inauguración de nuevos servicios, la publicación de reglamentos, etc. El hecho de exponer sencillamente las sobrecubiertas de los libros nuevos puede interesar a los lectores por ellos. En general, los tablones de anuncios deberán utilizarse para comunicaciones o noticias de tipo efímero más bien que permanente. Estas sugestiones pueden ser suficientes para indicar las diversas

posibilidades de dar publicidad a los servicios de la biblioteca. EI buen bibliotecario no dejará de encontrar otros medios.

A P E N D I C E

ALGUNAS LECTURAS RECOMENDADAS

La lista que se presenta a continuación no trata de ser completa ni prescriptiva, sino que sugiere la naturaleza y el alcance de fuentes adicionales de información acerca de varios aspectos de la biblioteca universitaria. Los bibliotecarios deben estar al dia en su profesión mediante la lectura regular de las publicaciones corrientes y retrospectivas. Además del Boletín de la Unesco para las bibliotecas, las revistas que deben consultarse regularmente son Library science abstracts, publicación trimestrial de la Library Association, 7 Ridgmount Street, Store Street, London, W.C. I, y Library literature, índice trimestral de materiales de biblioteca, publicado por H.W. Wilson Co., 950 University Ave., New York 52, New York. Esas revistas son de carácter internacional e incluyen una amplia variedad de publicaciones. La biblioteca debe subscribirse a las revistas bibliotecológicas importantes y adquirir colecciones de números atrasados.

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Las Bibliotecas universitarias de los países en vías de...

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