Lecciones de Introduccion Al Access Basico

7/21/2019 Lecciones de Introduccion Al Access Basico

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Apuntes de ClasesAUD 313 Informtica IILecciones de Introduccin al AccessManejo de Bases de Datos Utilizando Access!

"emario#

1!$ Introduccin al Access %&! '

'!$ (ntorno de Dise)o de las Bases de Datos *

3!$ Creacin de una "a+la ,

*!$ %ropiedades de los Campos -

.!$ Como /uardar las "a+las 1*

,!$ Introducir Datos 10

0!$ (ditar e&istros '1

2!$ Las Consultas 3

-!$ Cerrar4 /uardar4 Borrar 5 (ditar Consultas 30

1!$ Los Informes 3-

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1!$ Introduccin al Access

(stas lecciones 6an sido preparadas para permitir a los alumnos de la Asi&natura AUD313Informtica II4 tener un apo5o en el aprendizaje de los conceptos de Base de Datos4

utilizando para el efecto el pro&rama Access de Microsoft 7ffice!

/ran parte de los comentarios 6an sido e8tra9dos desde Internet4 principalmente de loscursos li+res :ue ofrece;;;!aulafacil!com

esACCESS?!

(n pocas pala+ras4 es un pro&rama para crear 5 manejar +ases de datos! A estos pro&ramasse les conoce comoAdministradores de Bases de Datos.

es una +ase de datos?!

fono?! e&uro :ue si%rimero tome en su mano la @oluminosa &u9a telefnica de la =uinta e&in 4 :ue no esmas :ue una "base de datos":ue est impresa!

(n sus p&inas estn todos los nmeros de tel>fonos4 pero usted no lee uno a uno todosellos para encontrar uno en particular4 as9 :ue "filtramos"la &u9a +uscando una po+lacinen concreto e i&norando todas las dems! Aun as9 el @olumen de pa&inas es demasiado paraleerlo enteras! %or suerte a al&uien se le ocurri poner al lado de los nmeros de tel>fonosotra columna con el nom+re del a+onado 5 su direccin!

Cada p&ina es una "tabla"4 en la :ue cada columna es un "campo"4 las ta+las de la &u9aestn ordenadas4 o "indexadas"4 si&uiendo el orden alfa+>tico por el campo apellido! (sdecir :ue el campo apellido es la "clave"de la ta+la!

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(s una suerte :ue la "base de datos"telefnica est> ordenada de esta ltima manera! As9sa+iendo la po+lacin4 el apellido 5 la direccin4 se puede encontrar rpidamente cual:uiernmero de tel>fono!

%ero e8isten otras formas de "indexar"la ta+la4 por ejemplo a tra@>s del "campo"direccin4 en este caso estar9amos ante un callejero4 es decir sa+r9amos los nom+res e todaslas personas :ue @i@en en cada calle 5 sus nmeros de tel>fonos! 7 tam+i>n podr9aordenarse por el "campo"nmero de tel>fono4 este tipo de &u9as se llaman "guasinversas"!

A tra@>s de este pe:ue)o ejemplo 5a sa+emos :u> son las +ases de datos4 los filtros4 las

ta+las4 los campos4 los 9ndices4 las cla@es!! 5 con un poco de ima&inacin podemos entre@erlas posi+ilidades de un pro&rama :ue maneje4 ordene e inde8e &randes +ases de datos paranosotros como pueden ser4 adems de &u9as telefnicas4 li+ros de una +i+lioteca4 6istorialesde pacientes4 facturas de una empresa4 pre&untas de los ltimos e8menes4 etc! !!

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'!$ (ntorno de Dise)o de la Base de Datos

(mpezaremos creando una +ase de datos! a :ue estamos familiarizados con la &u9atelefnica4 @amos a @er como la EmodernizamosE para :ue est> a la altura de esta nue@a erallena de mara@illas tecnol&icas!

%ara ello4 inicializamos el pro&rama

%ulsamos Inicio4 pro&ramas4 5 cli:ueamos so+re Microsoft Access!

e a+re una @entana tal como esta

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(le&iremos la opcin EBase de datos de Access en blancoE 5 pulsamos aceptar

Aparece una @entana llamada EArchivo nueva base de datosE! Fosotros @amos a +autizara nuestra +ase de datos EListn TelefnicoE4 5 as9 lo escri+imos en el cuadro ENombre dearchivoE! A continuacin pulsamos en el +otn EcrearE!

(n la si&uiente @entana @emos mltiples opciones

A partir de a:u9 empezaremos a crear nuestra primera +ase de datos!

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3!$ Creacin de Una "a+la

e eli&e la opcin "crear tabla en vista de diseo"!

ur&ir la @entana de dise)o de ta+la

(n ella 6a5 @arias partes :ue iremos descu+riendo se&n @a5amos necesitndolas!! pora6ora nos +asta sa+er :ue en la parte superior es donde definiremos las caracter9sticas+sicas de los campos!

(n la inferior iz:uierda podremos concretar ms sus caracter9sticas se&n @a5amosdefiniendo la columna "tipo de datos"!

por ultimo en la parte inferior derec6a Access nos a5udara conte8tualmente so+re losdatos relati@os a los campos :ue @amos a dise)ar!

,


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Gamos a empezar por dise)ar nuestra +ase de datos en la columna de Fom+re de campointroduciremos el nom+re :ue :ueramos para identificar cada "campo"de nuestra ta+la!

Fuestra lista @a a tener los si&uientes campos#Fom+re4 Apellidos4 Direccin4 %o+lacin4 C%4 FH "el>fono4 elacin "ra+ajo!

e&uramente cada uno de nosotros preferir9amos cam+iar al&n campo por otro4 a)adiral&unos ms o +orrar otros!!! Mas adelante @eremos cmo 6acerlo 5 cmo personalizar estata+la a nuestras necesidades!

Aadiendo Campos

(n el capitulo anterior 6a+9amos dic6o :ue empezar9amos dise)ando nuestra +ase de datosintroduciendo en la columna de Fom+re de campo el nom+re :ue :uisi>ramos paraidentificar cada "campo"de nuestra ta+la!

a+9amos dic6o4 tam+i>n4 :ue nuestro list9n i+a a tener los si&uientes campos#Fom+re4 Apellidos4 Direccin4 %o+lacin4 C%4 FH "el>fono4 elacin "ra+ajo!

e&n @a5amos introduciendo los nom+res en la columna al salir de cada celda4 5a sea conla tecla return4 con los cursores o con el ratn4 @eremos como en la celda conti&ua de lacolumna "tipo de dato"aparece por si solo la pala+ra "texto"4 por a6ora @amos ai&norarlo4 5 con el ratn se&uiremos introduciendo cada nom+re de campo en su filacorrespondiente

As9 es como :uedar9a nuestra ta+la con los campos nom+rados

i nos situamos de nue@o en cual:uiera de los campos :ue aca+amos de crear @eremoscomo la zona inferior iz:uierda muestra los si&uientes datos :ue corresponde a laspropiedades del campo! :ue en la parte inferior derec6a sur&e un te8to :ue nos e8plicaal&o so+re las caracter9sticas :ue nos pueden a5udar!

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(n ella @emos :ue tenemos predefinidos ciertos @alores!

%or ejemplo# "Tamao del Campo":ue tiene el @alor "!"4 esto :uiere decir :ue el

numero de caracteres m8imo :ue podemos introducir ser de .4 si :uisi>ramos :ue uncampo en concreto aceptara mas o menos caracteres solamente tendr9amos :ue cam+iar ese@alor por otro mas ajustado4 por ejemplo :uizs en el campo direccin necesitar9amos maslon&itud

por el contrario4 es e@idente :ue el campo FH de tel>fono no necesitar9amos tantos!!! nisi:uiera con todos los prefijos internacionales!!

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*!$ %ropiedades de los Campos

a5 @arias propiedades ms al&unas en +lanco como "Titulo"5 otras con @alorespredefinidos4 como "#e$uerido":ue tiene el @alor "No"!

e&n nos situemos so+re al&una de estas propiedades el te8to de a5uda conte8tual de laparte inferior derec6a cam+iara automticamente para e8plicarnos la funcionalidad de lapropiedad!

%or ejemplo para la propiedad "#e$uerido"tenemos esta a5uda

para "%alor predeterminado"se nos muestra esta otra!

Gol@amos a la parte superior de la @entana4 en la se&unda columna "Tipo de datos"4 se nos6a definido por defecto todos los campos como "Texto"! %ero si pulsamos so+re al&uno deellos @emos como se desplie&a una cortina con di@ersas opciones

Gamos a seleccionar "Texto"para los cuatro primeros campos! %ara C% ele&iremosEFum>ricoE 5 le pondremos una "tamao de campo"de . caracteres 5 paro el campo FHde tel>fono tam+i>n ele&iremos "Num&ricos"4 5 en "tamao de campo"pondremos -caracteres!

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(n realidad4 los tipos num>ricos solo de+en utilizarse para campos :ue participen enoperaciones matemticas4 por ejemplo4 en una +ase de datos :ue &estionase la conta+ilidaddomestica4 necesitar9amos operar con los campos in&resos 5 &astos4 para conocer nuestroa6orro! in em+ar&o4 es poco pro+a+le :ue sumemos nmeros de tel>fonos o restemoscdi&os postales4 de modo :ue lo mejor es aplicarles tipos "Texto"4 pero de momento 5 por

fines didcticos les asi&naremos tipo "Num&rico"

por ultimo para el campo #elacin laboral"ele&iremos el campo l&ico "'i(No"

Como 6emos @isto en la lista de opciones4 6a5 ms tipos de datos :ue los pocos :ueestamos utilizando4 iremos descu+ri>ndolos se&n los necesitemos! Los ms curiosospueden tener ms informacin4 como 5a 6emos @isto4 en la zona inferior derec6a de la@entana

Aadiendo descripciones de campos a una tabla

Jinalmente la ta+la :uedar as9!

La funcin de cada campo es e@idente con solo leer su titulo4 pero es posi+le :ue al&una@ez el nom+re del campo no sea tan si&nificati@o! %or ejemplo4 la funcin de nuestro campo"#elacin Laboral"4es al&o confusa4 de >l solo sa+emos :ue es un campo l&ico "'i(No"4pero eso nos aporta poca informacin ! %ara tener mas informacin tenemos la terceracolumna!

La tercera columna est titulada ")escripcin"#

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(n ella escri+iremos la descripcin de la funcin de cada campo4 5 ser til cuando estemosutilizando la ta+la 5 no recordemos por ejemplo si cuando cre+amos la ta+la4 ten9amos en

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para +orrarlo pulsaremos la tecla EuprE o seleccionaremos la accin E(liminar filasE delmen E(dicinE4 al :ue accederemos pulsando el +otn derec6o del ratn

La ta+la :uedara de la si&uiente forma!

%ara a)adir el campo "Notas"4 lo 6aremos como siempre4 situndonos en una fila en+lanco e introduciendo los datos tal como 6emos aprendido anteriormente!

La nica diferencia es :ue en el tipo de datos ele&iremos "*emo"!

(n la columna descripcin a)adiremos la informacin necesaria :ue sir@a para comprenderel moti@o del campo! As9 es como me 6a :uedado la ta+la a mi!

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emos creado el campo ENotasE al final de la ta+la4 pero pod9amos 6a+erlo creado encual:uier otra posicin4 por ejemplo entre los apellidos 5 la direccin4 simplementeeli&iendo la opcin Einsertar filaE del men edicin4 :ue acti@amos con el +otn derec6odel ratn4 tras situar el puntero en la fila correspondiente

Access insertar una fila en +lanco encima de la fila seleccionada4 o si somos indecisospodemos pro+ar con distintas com+inaciones mo@iendo los campos tantas @eces como:ueramos simplemente 6aciendo clic so+re el selector 5 arrastrndolo a la posicin deseada

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!+, Como -uardar las Tablas+

Una @ez :ue ten&amos creada la estructura @amos a aprender como &uardarlasadecuadamente!

%odemos 6acerlo desde el men EArchivoE4 con la opcin E-uardarE o +ien pulsando elicono E-uardarE

Cuando pulsemos se nos pedir :ue introduzcamos el nom+re4 por defecto nos su&erir elnom+re ETabla.E4 pero nosotros podemos nom+rarla como :ueramos!

ur&ir esta @enta en la :ue se nos pre&untar si :ueremos una Eclave principalE4 la cla@ees un campo :ue se crea automticamente 5 :ue funciona como un E ndiceE cu5a utilidades imprescindi+le cuando :ueramos relacionar distintas ta+las!

(ste es un curso de iniciacin al Access4 por lo :ue no @amos tratar el tema de mltiplesta+las 5 sus relaciones4 estos apartados los a+ordaremos en si&uientes cursos msa@anzados!

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De todas formas4 para irnos familiarizando con el manejo de cla@es4 @amos a contestar E'iE!

As9 es como :uedar nuestra ta+la4 con la cla@e principal definida

a+9amos aca+ado el tema anterior mostrando la ta+la4 con la cla@e principal definida#

Gemos :ue se 6a a)adido una fila al comienzo de la ta+la4 es la Eclave principalE lareconocemos por :ue en el s9m+olo del selector aparece una el icono de una lla@e!

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(l nom+re por defecto del campo Eclave principalE es E/dE4 podemos cam+iarlo 5renom+rarlo al nom+re :ue consideremos mas apropiado! "am+i>n 6a5 otra cosa nue@a4 eltipo de datos se define automticamente a Eautonum&ricoE4 ms adelante @eremos condetalle :ue si&nifica todo esto!

Cuando lo &uardemos aparecer en la @entana EBase de datosE una ta+la con el nom+re con:ue la 6a5amos &uardado! (n nuestro caso4 en un alarde de ori&inalidad4 se llama"Tabla."!

%uede :ue4 una @ez creada 5 &uardada4 necesitemos mas adelante modificarla4 5a seaa)adiendo o +orrando campos o :uizs descu+ramos :ue la lon&itud de al&n campo esinadecuada para nuestras necesidades!


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0+, /NT#1)2C/# )AT1'

%ara introducir datos en una +ase de datos tenemos dos formas de 6acerlo# La primera es laopcin formulario de la @entana +ase de datos4 5 la otra forma es introducir datos a tra@>sde la E3o4a de datosE!

(n este capitulo @amos a @er como introducir datos en la 6oja de datos!

%ara ello4 @amos a a+rir la ta+la desde la @entana EBase de datosE! "enemos dos manerasde a+rir la ta+la4 una es pulsando en el icono EAbrirE en la @entana EBase de datosE!

la otra es utilizar la opcin EAbrirE en el men edicin :ue se desplie&a con el +otnderec6o del ratn so+re la ETabla.E!

Aparecer una @entana como esta

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Gemos los campos de nuestra ta+la ordenados tal como los dise)amos en el capituloanterior4 en los :ue @amos a introducir los datos para nuestra ta+la!

Cada fila es un Ere&istroE! Un EregistroE es un conjunto de datos :ue esta relacionado! (sto

:uedara mas claro cuando @a5amos rellenando los re&istros!Los datos se introducen en la columna correspondiente4 si en el espacio @isi+le de un campono ca+en los datos :ue tecleas4 Access desplaza a la iz:uierda el te8to para :ue si&asescri+iendo! "am+i>n se puede modificar la anc6ura de la columna arrastrndola con elcursor

!

Gemos :ue en nuestra ta+la reci>n creada todos los campos aparecen en +lanco menos loscampos num>ricos :ue por defecto aparecen con el @alor cero !

(l campo E/dE es un campo Eautonum&ricoE eso si&nifica :ue FUFCA podremosintroducir datos en ese campo4 es un campo control de funcionamiento interno para Access!

Despu>s de estas nociones imprescindi+les4 5a estamos listos para introducir nuestro primerre&istro! @amos a 6acerlo con estos datos4 naturalmente :uien :uiera tiene toda la li+ertadpara sustituirlos por cual:uiera :ue sea de su a&rado! Aun:ue 5o recomiendo :ue si :uer>iscotejar los ejemplos no los @ari>is para poder se&uir mejor cada paso de las e8plicaciones!

Dec9amos :ue @amos a introducir en la ta+la los datos :ue si&uen#

Fom+re# /eor&eApellidos# Cloone5Fotas# (s un actor de cineDireccin# cK (stacin

%o+lacin # olarisC%# 311*1FH "elefono# -111

Introduciremos cada dato en su columna! Al pulsar la primera tecla sur&e una fila so+re laultima!

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Al campo E/dE se asi&na automticamente un numero secuencial4 se&n el orden deintroduccin de los re&istros!

(n el campo ENotasE4 a pesar de :ue 6emos introducido todo el comentario4 solo semuestra una parte de >l! %ara leer el resto podemos pulsar dentro del campo 5 desplazarlocon los cursores o +ien4 modificar la anc6ura de la columna ampliando sus limites con elarrastrndolos con el ratn! 7 +ien con la opcin EAncho de columnaE del men edicin4:ue sur&e al pulsar el +otn derec6o del ratn so+re al&una columna!

(n la si&uiente @entana podremos escri+ir concretamente el anc6o de la columna :uedeseemos

(l s9m+olo "5" de la ultima fila indica :ue esa fila es el ultimo re&istro de la ta+la4 e&n@a5amos introduciendo re&istros se incrementara el numero de filas!

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%ara insertar nue@os re&istros4 pulsaremos en el +otn EFue@o re&istroE de la +arra de6erramientas!

as9 sucesi@amente!

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0!$ (ditar e&istros

Lo primero es a+rir la ta+la como 5a sa+emos4 solo en el caso de :ue este cerrada4e@identemente!

Los re&istros aparecern ordenados en orden ascendente se&n la cla@e principal!

Con la tecla J' cam+iamos del modo edicin al modo desplazamiento! (n el modo edicinmodificamos el contenido de la celda sin tener :ue rescri+irlo entero!


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(l modo edicin lo distin&uimos por :ue aparece el cursor en la casilla se)alada! Al pulsarlas teclas de mo@imiento de cursor nos mo@emos en el interior de la celda! %odemosmodificar la informacin sin tener :ue escri+irlo entero!

Con el ratn4 pulsando so+re la casilla del campo :ue :ueremos modificar entramosdirectamente en el modo edicin! %ara pasar de uno a otro campo podemos pulsar elta+ulador 5 despu>s pulsar J' para @ol@er al modo edicin!

(n el modo edicin4 podemos utilizar las opciones 6a+ituales de # copiar ctrl! CN4 mo@er4pe&ar ctrl!! GN 5 eliminar ctrl! ON!

e puede copiar @arias columnas o filas tal como lo 6ar9amos solo con una! %rimerose)alamos con el ratn so+re el titulo de la columna o fila :ue :ueremos marcar4 pulsamosso+re el 5 despu>s lo pe&amos como lo 6acemos 6a+itualmente

%ara eliminar un re&istro4 se)alamos la fila como 5a sa+emos 5 en el men edicin loo+tenemos pulsando el +otn derec6o del ratnN ele&imos la opcin E6liminar registroE!"ras pulsar en ella sur&ir una @entana :ue nos pedir confirmacin!

Atencin4 si eliminas al&n re&istro desde esta opcin despu>s no se podr recuperar!

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in em+ar&o todos los cam+ios :ue 6a&as dentro de las casillas son totalmente re@ersi+les4si te e:ui@ocas o te arrepientes4 no te preocupes4 puedes recuperar el dato pulsando el iconoEdeshacerE en el men (dicin

emos aprendido a introducir datos4 a corre&irlos4 e incluso +orrarlos! (n el pr8imocapitulo aprenderemos a utilizar las @entajas de las ta+las de datos

Despu>s de aprender a dise)ar la ta+la 5 de introducir 5 editar los datos4 @amos a comenzara sacarle partido a nuestra +ase de datos!

/eneralmente utilizamos las &u9as telefnicas para encontrar un FH de tel>fono4 pues @amosa estrenar nuestra ta+la +uscando un numero de tel>fono!

ituamos el cursor so+re cual:uier re&istro de la columna apellidos 5 en (dicin pulsamos

EBuscarE! "am+i>n podemos utilizar el atajo ctrl! BN

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(n el dialo&o EBuscar 7 reempla8arE 4 tecleamos el apellido :ue :ueramos localizar4 56acemos clic en EBuscar siguienteE 5 aparecer el primer dato de la ta+la :ue coincida conla +s:ueda!

(n el caso de :ue 6a5a @arias entradas con el mismo dato4 se&uiremos pulsando en E BuscarsiguienteE 6asta :ue encontremos lo :ue +uscamos!

(n la @entana del dialo&o @emos un +otn E*as99E4 si pulsamos so+re el podremos

acceder a una ampliacin de las opciones de +s:uedas!

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%ulsando en EBuscar enE se desple&ara una cortinilla en la :ue podremos ele&ir entrerealizar la +s:ueda en solo en el campo :ue ten&amos se)alado o +ien en toda la ta+la!

(n ECoincidirE4 podremos ele&ir si :ueremos :ue la cadena de +s:ueda coincida con todo4con parte o con el comienzo del campo!

por ultimo EBuscarE4 podemos se)alar si :ueremos +uscar en todo el campo o solo entrelos re&istros :ue est>n por encima o por de+ajo de la casilla donde ten&amos situado elcursor!

Marcando la casilla E*a7:scula 7 min:sculaE distin&uir nc6ez de PFC(Q!

marcando E;ormatoE forzaremos :ue el dato coincida tam+i>n con el formato!

a 6emos @isto cosa :ue 6ace nuestra ta+la :ue no podemos 6acer con una &u9a telefnicaimpresa! Como es +uscar por cual:uier campo4 incluido el numero de tel>fono

7 +uscar por una parte del campo4 especialmente til si solo conocemos parte del dato!

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i esto4 por si solo4 es 5a suficientemente impresionante como para con@encernos de sus@irtudes frente a los listines telefnicos tradicionales4 con Access podemos sacar4 aun4muc6a mas utilidad a nuestra ta+la!

%or ejemplo usando comodines! (stos son dos s9m+olos"


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(l otro carcter "5"reemplaza a @arios caracteres! %or ejemplo ERSE nos mostrara tanto aRuan4 a Roan4 a Ror&e4 etc!!!

(n el mismo cuadro de dialo&o de +uscar @emos una pesta)a titulada E#eempla8arE!

Junciona e8actamente i&ual :ue EBuscarE con el a)adido de :ue a6ora tenemos un cuadromas4 titulado E#eempla8ar porE!

Ima&ina :ue tenemos en nuestra a&enda a Ruan4 Roan4 Rean!!! 5 :ueremos unificar todos losnom+res4 sin tener :ue ir +uscando 5 modificndolos uno a uno! La solucin es utilizar elcomod9n E?E en la opcin E#eempla8ar todosE!

7tra caso podr9a ser el cam+io de nom+re de una calle4 en @ez de cam+iar una a una todaslas direcciones4 podr9amos sustituir una direccin por otra fcilmente con una sola accin!

Una cuestin importante es :ue si dejamos en +lanco la casilla "reempla8ar por"4eliminaremos el dato! As9 :ue cuidado con esta funcionalidad4 por :ue no podr>isdes6acerla con el +otn CtrlQ!

(n la @entana EBuscarE4 la opcin EBuscar siguienteE Access +usca la si&uiente ocurrenciadel te8to 5 sita el cursor en el si&uiente re&istro :ue cumpla los re:uisitos! in em+ar&o enla @enta E#eempla8arE4 la opcin EBuscar siguienteE Access +usca el te8to 5 si loencuentra se acti@a el +otn E#eempla8arE

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%ulsando el +otn E#eempla8arE Access sustitu5e la ocurrencia :ue encontrada 5 en casode :ue pulsemos Ereemplazar todosE se sustitu5en todas las apariciones sin pedirconfirmacin!

a5 otra cosa mas :ue podemos 6acer con las ta+las de forma sencilla4 5 :ue no se puede6acer con una &u9a telefnica de papel4 5 esto es ordenar la ta+la por cual:uier campo :uedeseemos! podemos 6acerlo tanto EAscendentementeE como E)escendentementeE! (staopcin esta en el men edicin :ue se o+tiene pulsando el +otn derec6o del ratn!

%or defecto las ta+las estn ordenadas por el campo cla@e E/dE

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%or ejemplo# podemos ordenar nuestra ta+la alfa+>ticamente se&n el nom+re4 as9 es mu5fcil encontrar el dato :ue +uscamos4 simplemente recorriendo alfa+>ticamente la lista6asta lle&ar al re&istro +uscado

7 por el apellido

as9 con todos los campos4 incluidos los campos EdireccinE 5 EN= Tel&fonoE

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2!$ Las Consultas

%ero Access &uarda 6erramientas mejores 5 ms potentes para realizar +s:uedas!Una de ella es la consulta! diferencia 6a5 entre una consulta 5 una +s:ueda?!

La diferencia principal es :ue con la consulta solo aparece los re&istros :ue estamos+uscando4 5 de estos solo se nos mostraran los campos so+re los :ue consultemos! Alcontrario de lo :ue ocurr9a con las +s:uedas4 :ue lo :ue 6acia era situar el cursor en elprimer re&istro :ue +usc+amos 5 nos los mostra+a dentro de la ta+la al completo!

Gamos a crear una consulta desde E%ista de diseoE4 en la @entana de la +ase de datos4

para ello pulsaremos en la opcin ECrear consultaE!

Gemos :ue sur&e una serie de pantallas e iconos :ue no 6emos @isto antes :ue puedeninducirnos a la confusin! Una @ez :ue aprendamos las opciones fundamentales @eremos

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:ue no 6a5 tal dificultad! Gamos a a+ordar este capitulo tal como lo 6emos 6ec6o en losanteriores4 e8plicando cada punto se&n lo necesitemos!

La @entana :ue est en primer t>rmino nos in@ita a :ue elijamos entre las ta+las 5 lasconsultas :ue e8istan4 como nosotros solo tenemos una ta+la4 pulsamos directamente en

EAgregarE!

se&uidamente ECerramosE la @entana E*ostrar tablaE4 por:ue 5a no la necesitamos!

La @entana :ue est acti@a se titula EConsulta.E

Gemos :ue 6a5 dos zonas claramente diferenciadas4 la mitad superior se denomina E>onade datosE 5 en ella se muestra los campos de la ta+la :ue esta acti@a4 a tra@>s de la +arra dedesplazamiento podemos @er el resto de los campos de la ta+la!

La mitad inferior se llama E>ona de consultaE4 5 en ella especificaremos las condicionesde la consulta :ue :ueramos realizar!

La zona consulta se compone de una cuadricula4 @amos a @erla detalladamente con unejemplo# fono de /eor&e?

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Lo primero es sa+er :ue campos :ueremos :ue nos muestre el resultado! Fosotrosnecesitaremos los campos ENombreE4 EApellidosE4 5 naturalmente el EN= de tel&fonoE! As9:ue tendremos :ue ele&ir al menos estos tres! %odemos 6acerlo de dos formas4 +uscndolosen la ta+la de la E>ona de datosE!

7 en la E>ona de consultaE pulsando en la fila campo4 eli&iendo un cada campo por cadacolumna de entre todos los :ue se desplie&an! (n esta ima&en se @era mas claro!

emos dic6o :ue :uer9amos una consulta para a@eri&uar el tel>fono de /eor&e4 as9 :uede+emos se)alar los campos# Fom+re4 apellidos 5 tel>fono!

Automticamente se asi&nan los @alores ETabla.E para la fila ETablaE4 por:ue tenemos solouna ta+la acti@a4 en caso de :ue tu@i>ramos mas de una4 de+er9amos ele&ir una de entreellas! Los campos :ue seleccionemos manualmente aparecern marcados con la opcinE*ostrarE!

(n la fila ECriteriosE4 introduciremos el dato :ue conocemos 5 por el :ue :ueremosrealizar la +s:ueda4 de+eremos introducirlo en la columna del campo al :ue pertenezca4 denada ser@ir9a pre&untar por E/eor&eE en la columna EN= Tel&fonoE

Una @ez :ue ten&amos la consulta creada4 la E>ona de consultaE tendr esta apariencia

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%ara ejecutarla pulsaremos en el icono E64ecutarE!

5 el resultado ser este#

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(n Access podemos simultanear @arios criterios de +s:uedas4 funcionalmente es como sial resultado de una consulta le 6ici>ramos otra consulta ms! %or ejemplo4 si pre&untamos anuestra ta+la todos los Fom+re4 Apellidos 5 C!% :ue @i@en en Madrid!

La consulta ser9a#

el resultado ser9a#

o+re esta consulta podr9amos realizar otra4 por ejemplo los :ue @i@ieran en el distrito cu5oCdi&o %ostal fuera 1'3*0!!! Aun:ue lo @erdaderamente cmodo seria :ue pudi>ramos6acer las dos consultas de una sola @ez!

Access nos permite realizar consultas con mltiples criterios sencillamente4 solo tenemos:ue escri+ir en cada columna el criterio de +s:uedas :ue :ueramos com+inar!

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el resultado ser9a#

%odemos :uerer @isualizar todos los dems campos4 una forma es ir asi&nndolos uno a unoen cada columna4 como 5a 6emos aprendido! %ero Access tiene una manera ms sencilla4utilizando el @alor asterisco "5"!

%ara ello tenemos :ue introducir manualmente los criterios para los campos :ue deseemosespecificar4 5 en la ultima columna4 en la fila ECampoE ele&imos el @alor E"a+la1!SE!Atencin4 si ele&imos la opcin @er toda la ta+la ETabla.+5E4 tendremos :ue :uitar lasmarcas de las casillas E*ostrarE para :ue los dems campos no sal&an duplicados

el resultado ser#

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(stamos @iendo poco a poco la @erdadera potencia de Access! la @erdadera dimensin delas consultas se ad:uieren con los operadores! (stos son los operadores# i&ual ETEN4 ma5or:ue EEN 4 menor :ue EVEN! por ultimo los tres operadores l&icos4 no EFe&adoEN4 5EEN4 o E7EN!

a 6emos aprendido a realizar consultas mltiples4 @amos a com+inarla con la potencia delos operadores con un ejemplo! =ueremos a@eri&uar los datos de las personas :ue @i@en enel distrito 1'3*0 o superior de la po+lacin Madrid4 pero no nos interesa los :ue se llamenRoan!

Fuestra consulta :uedar9a de esta manera!

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-!$ C(A4 /UADA4 B7A (DI"A C7FUL"A!

Cuando 6a5amos terminado de tra+ajar con la consulta podemos cerrarla como lo 6acemos

6a+itualmente en Windo;s# pulsando el icono del aspa

o +ien ECerrarE en el men EArchivoE

i no lo 6emos antes4 al cerrarla Access nos pre&untara si deseamos E-uardarE la consulta! utilidad tiene &uardar una consulta :ue 5a 6emos realizado?! Jcil4 si en al&nmomento los datos 6an cam+iado podemos @ol@er a realizar la consulta :ue tenemos&uardada con un solo clicX! (sto es especialmente til en para estar al d9a en asientos :uecam+ian con asiduidad! (sta es una mas de las @entajas :ue tiene Access!

Cada @ez :ue a+rimos una consulta4 Access la ejecuta en automticamente en funcin delos datos :ue conten&a la ta+la en este momento! (s decir :ue no importa los cam+ios :ue6a&amos en la ta+la4 cada @ez :ue ejecutemos la consulta4 o+tendremos siempre los datosactualizados!

%uede :ue consideremos :ue no necesitaremos mas una consulta en concreto4 podemos+orrarla fcilmente o pulsando la tecla E'uprE una @ez :ue ten&amos la consultaseleccionada! 7 tam+i>n pulsando en el icono EsuprimirE de la @entana EBase de datosE

Aun:ue4 en @ez de +orrar 5 crear mltiples consultas4 es muc6o mas cmodo modificar lasconsultas e8istentes para :ue se ajusten a nuestras necesidades actuales! (s mu5 sencillo!%ulsando el icono Evista de diseoE4 teniendo seleccionada la consulta :ue :ueramosmodificar4 se nos a+re instantneamente la consulta en la @entana de dise)o :ue 5aconocemos!

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1!$ Los Informes

asta a6ora 6emos @isto como &estionar ta+las4 como 6acer +s:uedas en ellas 5 comocrear consultas a@anzadas! Con esto tenemos todo lo necesario para ponernos a tra+ajar

satisfactoriamente con el Access!

%ero todas las operaciones4 las +s:uedas 5 los resultados los 6emos @isto en la pantalla delordenador4 es posi+le :ue :ueramos tener un re&istro f9sico de ello en papel! =uizs:ueramos tener una copia impresa para analizarla mas cmodamente o para en@irsela aal&uien4 o simplemente para &uardarla en el cajn del escritorio!

Access acude a nuestro socorro con los E/nformesE! a5 di@ersos procedimientos paracrear informes4 pero para no 6acerlo demasiado dif9cil 5 dado :ue este es un curso deAccess imprescindi+le eminentemente practico4 @amos a dejar de lado toda la rida teor9a 5@amos a aprender directamente con la practica de un sencillo ejemplo!

Utilizaremos para ello el asistente para informes automticos!

(l primer paso es ele&ir EInformesE en la @entana "Base de datosE

5 en los iconos4 pulsar en ENuevoE

(n la si&uiente @entana4 ele&iremos en la @entana superior el tipo de autoinforme :uedeseemos4 puede ser en columnas o en ta+las! Como @eremos los dos4 empezaremos por elprimero!

Gamos a crear un informe en columnas!

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(n la @entana inferior4 al pulsar so+re la cortinilla se desple&arn las ta+las o consultasdisponi+les so+re las cuales podremos realizar el informe!

(@identemente los informes solo se podrn realizar so+re ta+las o consultas :ue 6a5amoscreado pre@iamente tal como 5a 6emos aprendido en los cap9tulos anteriores!

Fosotros @amos a realizar el autoinforme so+re la Tabla.!

%ulsaremos so+re aceptar5 el resultado ser#

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i pulsamos el +otn derec6o del ratn se desple&ara el si&uiente men!

%ara tener por fin nuestra copia en papel solo tendremos :ue pulsar el icono E /mprimirE!

(n cuanto a las dems operaciones +sicas como &uardar4 copiar4 +orrar el funcionamientoes e8actamente el mismo :ue 5a 6emos aprendido para las ta+las 5 consultas!

a 6emos creado nuestro informe en columnas4 5 a6ora aprenderemos a crear un informeen ta+las4 pero esta @ez lo 6aremos so+re la consulta :ue 6emos creado anteriormente!

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%ulsaremos aceptar 5 el resultado ser el si&uiente

%ara imprimirlo solo de+emos pulsar el +otn derec6o del ratn como 5a sa+emos o so+reel icono E/mprimirE de la @entana principal!

%ara las otras operaciones sir@e lo :ue 6emos aprendido en el apartado del autoinforme encolumnas! Con esto damos por terminado el curso Access imprescindi+le! emos aprendido

a los fundamentos de las +ases de datos4 a crear 5 &estionar ta+las4 +s:uedas4 consultas einformes!

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Lecciones de Introduccion Al Access Basico

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