Lenguajes Documentales

LenguajesdocumentalesManela Junc CampdepadrsDamin Martnez Ferreras PID_00143955

CC-BY-NC-ND PID_00143955 Lenguajes documentales

Manela Junc Campdepadrs Damin Martnez Ferreras

Licenciada en Geografa e Historiapor la Universidad de Barcelona yposgrado de Informacin y Docu-mentacin en la empresa ICT. Ha di-seado diversos sistemas de infor-macin: en el Comit organizadorde los Juegos Olmpicos de Barcelo-na 1992, en el Servicio de archivosdel Departamento de Cultura y en elArchivo Nacional de Catalunya, y enejercicio libre ha participado en nu-merosos msters de la Universidadde Girona. Actualmente es consul-tora en la UOC. Las reas de intersson los Lenguajes documentales ylas Fuentes de informacin.

Licenciado en Geografa e Historiapor la Universidad de Deusto. Ac-tualmente ocupa el puesto de res-ponsable del rea de Research paraEspaa y Portugal en la empresa deconsultora Accenture. Experto enla implantacin de Sistemas de Ges-tin del Conocimiento y en PrimaryResearch. Mster en Documenta-cin Digital por la UPF y de Lideraz-go y Gestin de Equipos por AEDEBusiness School. Ha sido profesorasociado de la Universidad Carlos IIIen el rea de Documentacin e In-formacin y actualmente es consul-tor de la UOC.

Primera edicin: septiembre 2009 Manela Junc Campdepadrs, Damin Martnez FerrerasTodos los derechos reservados de esta edicin, FUOC, 2009Av. Tibidabo, 39-43, 08035 BarcelonaDiseo: Manel AndreuRealizacin editorial: Eureca Media, SLISBN: 978-84-692-4642-9Depsito legal: B-33.217-2009

Los textos e imgenes publicados en esta obra estn sujetos excepto que se indique lo contrario a una licencia deReconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada (BY-NC-ND) v.3.0 Espaa de Creative Commons. Podis copiarlos,distribuirlos y transmitirlos pblicamente siempre que citis el autor y la fuente (FUOC. Fundacin para la UniversitatOberta de Catalunya), no hagis de ellos un uso comercial y ni obra derivada. La licencia completa se puede consultar enhttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/es/legalcode.es

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CC-BY-NC-ND PID_00143955 3 Lenguajes documentales

Contenidos

Mdulo didctico1La cadena documentalManela Junc Campdepadrs

1. Cadena documental

2. Fase de entrada

3. Fase de anlisis y tratamiento

4. Fase de salida

5. Cadena documental y cooperacin

6. Los lenguajes documentales dentro de la cadena

Mdulo didctico2Anlisis de contenido: resumen e indizacinManela Junc Campdepadrs

1. El anlisis de contenido

2. El resumen

3. La indizacin

4. Los lenguajes documentales

5. Tipologa de los lenguajes documentales

Mdulo didctico3Sistemas de clasificacin documentalesManela Junc Campdepadrs

1. Clasificar y sistemas de clasificacin

2. La clasificacin decimal universal

3. Estructura de la clasificacin decimal universal

4. Empezamos a clasificar

5. Prcticas con la CDU

6. Creacin de un sistema de clasificacin propio

Mdulo didctico4Listas de encabezamientos de materia y listas de autoridadesManela Junc Campdepadrs

1. Las autoridades en el anlisis de contenido

2. Qu es una lista de encabezamientos de materia?

3. Origen y evolucin de las listas de encabezamientos

4. Tipologas de las listas de encabezamientos

5. Principios de las listas de encabezamientos

6. Encabezamientos y subencabezamientos

7. Reglas de vocabulario y signos de puntuacin de las LEM

8. Trminos simples y compuestos

9. Las relaciones semnticas

10. Aprendiendo a indizar con una lista de encabezamientos

11. La lista de autoridades

CC-BY-NC-ND PID_00143955 4 Lenguajes documentales

Mdulo didctico5Los tesaurosDamin Martnez Ferreras

1. El tesauro

2. Estructura del tesauro

3. Formas de presentacin del tesauro

4. Creacin y utilizacin de un tesauro

5. Sistemas automatizados de gestin de tesauros. Tesauros en lnea

6. Tesauros y ontologas

Mdulo didctico6Listado de descriptores libres y listado de palabras claveManela Junc Campdepadrs

1. Lenguajes documentales libres

2. Listado de descriptores libres

3. Listado de palabras clave

La cadenadocumental Manela Junc Campdepadrs PID_00143966

CC-BY-NC-ND PID_00143966 La cadena documental

Los textos e imgenes publicados en esta obra estn sujetos excepto que se indique lo contrario a una licencia deReconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada (BY-NC-ND) v.3.0 Espaa de Creative Commons. Podis copiarlos,distribuirlos y transmitirlos pblicamente siempre que citis el autor y la fuente (FUOC. Fundacin para la UniversitatOberta de Catalunya), no hagis de ellos un uso comercial y ni obra derivada. La licencia completa se puede consultar enhttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/es/legalcode.es

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/es/legalcode.es


ndice

Introduccin............................................................................................... 5

Objetivos....................................................................................................... 6

1. Cadena documental........................................................................... 7

2. Fase de entrada................................................................................... 9

2.1. Seleccin ...................................................................................... 9

2.1.1. Tamao y contenido de una coleccin y un fondo

archivstico ..................................................................... 10

2.1.2. Herramientas para seleccionar ....................................... 11

2.1.3. Evaluacin del documento ............................................ 11

2.1.4. Expurgar documentacin .............................................. 12

2.2. Adquisicin .................................................................................. 14

2.3. Recepcin .................................................................................... 15

2.4. Conclusiones ............................................................................... 16

3. Fase de anlisis y tratamiento........................................................ 17

3.1. Anlisis documental .................................................................... 18

3.1.1. Del documento a la referencia documental .................. 18

3.1.2. Anlisis formal ............................................................... 19

3.1.3. Anlisis de contenido .................................................... 20

3.1.4. Intercambio entre SID ................................................... 21

3.1.5. Referencias bibliogrficas ............................................... 22

3.1.6. Conclusiones .................................................................. 22

3.2. Procesamiento tcnico ................................................................ 23

3.2.1. Signatura topogrfica ..................................................... 23

3.2.2. Ordenacin .................................................................... 23

3.2.3. Almacenamiento y conservacin .................................. 25

3.2.4. Conclusiones .................................................................. 26

4. Fase de salida...................................................................................... 28

4.1. Instrumentos de bsqueda .......................................................... 28

4.1.1. Fuentes bibliogrficas para bibliotecas y centros de

documentacin .............................................................. 28

4.1.2. Documentacin de archivo ........................................... 29

4.1.3. Instrumentos de bsqueda para recursos en lnea ......... 30

4.2. Servicios de difusin ................................................................... 31

4.3. Conclusiones ............................................................................... 33

5. Cadena documental y cooperacin............................................... 34


6. Los lenguajes documentales dentro de la cadena...................... 37

Actividades.................................................................................................. 39

Glosario........................................................................................................ 40

Bibliografa................................................................................................. 44

CC-BY-NC-ND PID_00143966 5 La cadena documental

Introduccin

Este mdulo os introduce en los procesos documentales, que se llevan a cabo

en archivos, bibliotecas y centros de documentacin. Estos procesos se cono-

cen como cadena documental.

Itinerariodeestudio

El mdulo empieza con una tabla que describe esta cadena. Acto seguido se

analiza cada una de las fases y subfases y se aplican a los tres tipos principa-

les de servicios de informacin: archivos, bibliotecas y centros de documenta-

cin, comentando las particularidades de cada uno. Finalmente se sitan los

lenguajes documentales, que son el cuerpo central de esta asignatura dentro

de la cadena.

Conceptos ms importantes

Concepto Ved

Seleccin 2.1. Seleccin

Adquisicin 2.2. Adquisicin

Recepcin 2.3. Recepcin

Anlisis documental 3.1. Anlisis documental

Anlisis formal 3.1.2. Anlisis formal

Anlisis de contenido 3.1.3. Anlisis de contenido

Procesamiento tcnico 3.2. Procesamiento tcnico

Instrumentos de bsqueda 4.1. Instrumentos de bsqueda

Servicios de difusin 4.2. Servicios de difusin


Objetivos

Con el estudio de los materiales asociados a este mdulo alcanzaris los obje-

tivos siguientes:

1. Conocer las fases y subfases de la cadena documental.

2. Aproximarse al desarrollo de la cadena en diferentes servicios de informa-

cin.

3. Situar los lenguajes documentales en la cadena.


1. Cadena documental

La cadenadocumental es el conjunto de operaciones y tcnicas que se

aplican a la coleccin o fondo documental de un servicio de informa-

cin y documentacin (SID1) y que comprenden las fases de entrada,

anlisis-tratamiento y difusin.

(1)SID es la sigla de servicio de infor-macin y documentacin.

Cuando un usuario consulta un catlogo o una base de datos encuentra per-

fectamente organizados todos los documentos. Cada uno de ellos ha sufrido

un proceso, conocido como cadena documental2, que lo ha llevado desde el

punto donde se ha generado el documento (editorial, despacho...) hasta las

estanteras a punto de ser consultado. El documentalista del SID, de acuerdo a

las diferentes polticas de adquisicin o de gestin documental definidas en la

organizacin, ha decidido que vala la pena seleccionarlos, los ha registrado,

ha analizado tanto los atributos formales como los de contenido de acuerdo

con las normativas nacionales e internacionales y finalmente los ha preparado

para ser difundidos entre los usuarios.

Los procesos de la cadena se aplican a todo tipo de SID (archivos, bibliotecas y

centros de documentacin) y de documentos (textos, audiovisuales, tanto en

papel como electrnicos). Los procesos no se aplican, sin embargo, de manera

uniforme en todos los casos, ya que la documentacin de archivo generada en

procesos internos se trata de manera diferente a la documentacin incluida en

la cadena bibliogrfica de una biblioteca o de un centro de documentacin,

ya que se utilizan normas de descripcin diferentes y se generan instrumentos

de bsqueda tambin diferentes.

Documentos de archivo y colecciones

Documentosdearchivo:Documentos que se originan en el seno de un archivo, fruto de sus actividades yprocesos (memorias, balances, actos, facturas, albaranes, cartas, informes, catlogosde productos, etc.), cuyo tratamiento se har a partir de las tcnicas archivsticas ylas polticas de gestin documental.

Colecciones:Documentos que una biblioteca o un centro de documentacin adquieren para lle-var a cabo su actividad principal de gestionar informacin (libros, revistas, basesde datos, material audiovisual, etc.), cuyo tratamiento se har segn las normas de-sarrolladas por la biblioteconoma.

La cadena documental consta de tresfases: entrada, anlisis y tratamiento, y

salida o difusin. Cada una de ellas se divide en diferentes subfases, donde se

recogen los diferentes instrumentos relacionados con tcnicas tanto archivs-

ticas como bibliogrficas, como podis ver en el esquema siguiente:

(2)La cadena tambin se conocecon el nombre de proceso docu-mental.


El tratamiento detallado de las diferentes partes de la cadena documental es

objeto de estudio de otras asignaturas.


2. Fase de entrada

La fase de entrada consta de tres subfases: seleccin, adquisicin y recepcin.

2.1. Seleccin

La seleccin es el proceso en el que se decide qu documentos se aaden

o eliminan de la coleccin o del fondo de archivo.

Es un proceso relativamente nuevo que nace de las siguientes circunstancias:

El elevado volumen de obras disponibles en el mercado editorial y en la

web.

El crecimiento de las colecciones que determina que algunas obras queden

obsoletas.

Las limitaciones de espacio y de presupuesto de los SID o de los archivos.

La imposibilidad de llevar a cabo el anlisis documental del total de docu-

mentos interesantes para el centro.

El crecimiento de documentos generados diariamente en la actividad co-

tidiana de las organizaciones.

Todos los SID tienen una poltica de fondos de archivo y/o de desarrollo de

la coleccin que permite construir un til y equilibrado fondo bibliogrfico

o archivstico. Esta poltica incluye la seleccin como una de las fases ms

relevantes, adems de la planificacin de recursos a compartir, por ejemplo,

reemplazar obras perdidas o daadas, deseleccionar tems (no renovar suscrip-

ciones) y expurgar documentos.

Seleccin


La seleccin es un proceso complejo en el que intervienen muchos factores.

Con respecto a la coleccin, la adquisicin de documentos depende de las ne-

cesidades del centro y de sus usuarios, de estadsticas de uso, recursos humanos

y recursos econmicos, mientras que con respecto a los fondos de archivos, la

seleccin est vinculada al sistema de gestin documental.

La seleccin y su plasmacin real en la fase siguiente, la adquisicin, son las

fases de ms peso econmico de toda la cadena para bibliotecas y centros de

documentacin. La mayor parte del presupuesto de una red o un SID se dedica

a la adquisicin de fondos. Tema aparte son los archivos, ya que la entrada de

documentos est condicionada por la propia actividad de la organizacin.

2.1.1. Tamao y contenido de una coleccin y un fondo

archivstico

En las bibliotecas, la seleccin da respuesta a cuestiones de tipo cuantitativo

(se relacionan con el tamao) y cualitativo (se relacionan con el contenido).

El tamaodelacoleccin responde a la pregunta cuntos documen-

tos hace falta seleccionar?

Decidir el tamao ptimo es una tarea compleja, ya que una coleccin grande

no es forzosamente la mejor, pero si no contiene un nmero adecuado de do-

cumentos, puede dejar algunas necesidades sin cubrir. Existen normas cuan-

titativas, editadas por organismos como las asociaciones y federaciones de bi-

bliotecas, que dan pautas del tipo de 2 a X volmenes por habitante o estu-

diante, nmero de volmenes mnimos de una coleccin, incremento anual,

etc. Se aplican sobre todo en bibliotecas pblicas.

Con respecto a los criterios de contenidodelacoleccin, responden

a: qu tipo de documentos?

Ved tambin

Los factores que intervienenen el proceso de seleccin sonobjeto de estudio en las asig-naturas Gestin integral de ar-chivos y Gestin documental.

El recurso de la economade escala

Dado que la mayor parte delpresupuesto se dedica a la ad-quisicin de fondos, los con-sorcios bibliotecarios dedicanmuchos esfuerzos a confec-cionar economas de escala yconseguir pactar mejores con-diciones econmicas en loscontratos de paquetes docu-mentales.

Actualmente las colecciones son muy diversas y no estn formadas slo por

un tipo de documento, como tiempo atrs. Los tipos de documentos a selec-

cionar son muy variados: obras de referencia, monografas, publicaciones pe-

ridicas, publicaciones oficiales, bases de datos de revistas, etc., tanto en for-

mato impreso como electrnico. La documentacin no es original (excepto

algunos ejemplares antiguos y raros), lo que permite que sea reemplazado si se

deteriora o se pierde. Este hecho hace de la documentacin bibliotecaria una

documentacin estable y segura.

Obras de referencia:

Enciclopedias, diccionarios,manuales, estadsticas, anua-rios, directorios, guas, fuen-tes geogrficas, fuentes biblio-grficas, catlogos, repertorios,boletines, ...


En los centros de documentacin se debe hacer una mencin especial a la

literatura gris, es decir, a toda la documentacin que no se distribuye por los

canales habituales de distribucin. Dado su elevado grado de especializacin

y actualizacin, es realmente significativa en un centro de documentacin.

En los archivos, el tamao y el contenido del fondo vendrn definidos por

la poltica de gestin documental de cada organizacin, plasmada en un sis-

tema de gestin documental donde se definir la eleccin y eliminacin de

documentos.

2.1.2. Herramientas para seleccionar

Los documentalistas seleccionan a partir de las herramientas siguientes:

Catlogos comerciales de editoriales, distribuidoras y algunos libreros de

viejo.

Bases de datos de publicaciones en serie (revistas).

Contacto con las entidades o personas que producen literatura gris.

Bibliografas nacionales y temticas.

Literatura gris:

Tesis, informes, normativas,patentes, dosieres de prensa,actas, ...

Repertorios bibliogrficos como la base de datos del ISBN3 que recoge toda

la produccin editorial.

Peticiones de lectores profesionales. Se da especialmente en bibliotecas

universitarias, donde los profesores piden las ltimas novedades.

Sistema de gestin documental de la organizacin, donde se identifican

los documentos que son evidencias de las actividades de la organizacin

y que, por lo tanto, forman parte del sistema.

2.1.3. Evaluacin del documento

(3)ISBN es la sigla de InternationalStandard Book Number, NmeroNormalizado Internacional del Li-bro.

La seleccin es una tarea discriminativa que supone separar una cosa de otra mediante sueleccin o eliminacin. Ahora bien, para discriminar es necesario valorar los documentossegn el provecho que se espera obtener. Por lo tanto, la valoracin es el principal filtro,aunque no el nico, de la tarea selectiva.

M.a ngeles Lpez (1996, pg. 145).

Para evaluar la calidad de una obra lo mejor es disponer de un ejemplar y

objetivamente valorar aspectos fsicos y de contenido (Carrizo, 2000):

a)Aspectosfsicos: la encuadernacin, la facilidad en el manejo, la tipografa.

Lectura complementaria

Podis ampliar la informa-cin sobre la seleccin leyen-do la obra siguiente:M.A.LpezHernndez(1996). La seleccin docu-mental. Revista general de in-formacin y documentacin.Madrid.

http://www.mcu.es/libro/CE/AgenISBN.htmlhttp://www.ucm.es/BUCM/revistas/byd/11321873/articulos/RGID9696120143A.PDFhttp://www.ucm.es/BUCM/revistas/byd/11321873/articulos/RGID9696120143A.PDF


b)Aspectosdecontenido: ttulo suficientemente explcito, cobertura adecua-

da al SID (cobertura temtica, cronolgica y geogrfica). Los elementos ms

definitivos son los de contenido intelectual: la autora reconocida del orga-

nismo y autor, los elementos constitutivos de la obra (prlogo, introduccin,

etc.), la organizacin del contenido (sumarios, ndices, cuadros, imgenes, bi-

bliografa, etc.), la exhaustividad y las posibilidades de actualizacin (suple-

mentos, nuevas ediciones, etc.).

Tambin se seleccionan y evalan otras fuentes como los recursos web, que

aunque no supongan una limitacin de espacio, son tan abundantes y de cua-

lidades tan diversas, que hay que hacer una eleccin. Para evaluar tambin los

recursos web se aaden los parmetros de acceso a la informacin, ergonoma

y facilidad de utilizacin, luminosidad, ubicuidad y aprendizaje.


Podis encontrar el trabajode Gloria Carrizo en:G.CarrizoSaineroet al.(2000). Manual de fuentes deinformacin. Madrid: CEGAL.

La poltica de seleccin de recursos webs gratuitos de la biblioteca de laUOC

La biblioteca de la UOC utiliza un criterio de excelencia ms que uno de exhaustividad.De los muchos recursos web gratuitos, selecciona un mnimo de 5 y un mximo de 15por nodo temtico. Dentro de cada nodo temtico se desarrollan unas formas documen-tales mnimas: portales temticos, organismos e instituciones, revistas electrnicas, webs,enciclopedias y diccionarios. Siempre que sea posible, tambin se intenta desarrollar elmximo de las formas restantes: colecciones de textos, directorios, estadsticas, prensa,publicaciones oficiales, traductores, base de datos, documentos de trabajo, documentoselectrnicos, libros electrnicos, normativas y estndares, buscadores, listas de discusin,recursos docentes, tesis, TFC-Prcticums. No hay limitaciones geogrficas, se valora elcontenido especializado y de licencia libre. Con el fin de valorar la calidad de cada recur-so, la UOC utiliza los parmetros de Llus Codina: autora/fuente, contenido, acceso a lainformacin, ergonoma y facilidad de utilizacin y, finalmente, luminosidad, ms doscomplementarios: ubicuidad y aprendizaje.

Por ltimo, la evaluacin del documento de archivo se hace de acuerdo con

el sistema de gestin documental definido en la organizacin, donde estn

establecidas las tablas de evaluacin documental.

2.1.4. Expurgar documentacin

Ved tambin

Los parmetros establecidospor Llus Codina se estudian enla asignatura Fuentes de infor-macin.

Expurgar es hacer una evaluacin crtica de la coleccin y del fondo a

partir de criterios materiales e intelectuales que nos permitan retirar de

manera temporal o definitiva una parte de la coleccin o del fondo con

el fin de reorganizar los contenidos del SID y ofrecer un mejor servicio.

Segn Vall (2006), el expurgo se tiene que entender como un proceso ms de

la gestin de la coleccin y el fondo, y por lo tanto los criterios que se seguirn

se han de incluir en la poltica documental de cada centro.

a)Expurgarfuentesdearchivos

Trminos sinnimos

Otros trminos sinnimos deexpurgar son: descartar, reti-rar, hacer una seleccin nega-tiva. UNE-ISO 15489-1:2006.Informacin y documentacin:gestin de documentos par-te 1 Generalidades. UNE-ISO15489-2:2006. Informacin yDocumentacin. Gestin de do-cumentos parte 2 directrices.


Hay que expurgar la documentacin archivstica porque la documentacin

sigue un ciclo de vida documental: primero se genera en la actividad diaria

de la gestin del centro, en segundo lugar pasa a tener valor administrativo y

finalmente puede tener valor histrico.

En muchos pases, el expurgo est regulado por ley. En el mbito del Estado

espaol, hay comunidades autnomas que disponen de comisiones evaluado-

ras y de normativa especfica.

b)Expurgarcoleccionesdebiblioteca

En colecciones de bibliotecas y centros de documentacin hay que expurgar

para:

Mantener la pertinencia de la coleccin, eliminando los documentos no

usados. Se calcula a partir de la fecha de la ltima consulta y circulacin

del documento. Estos ndices se adaptan a los diversos mbitos, ya que no

es lo mismo la pervivencia de los documentos cientficos (breve) que la de

los documentos de humanidades (mucho ms larga, ya que no dependen

tanto de la actualizacin).

Evitar la duplicidad de formatos (revistas que ahora se han reconvertido

en bases de datos, revistas que ahora tienen edicin electrnica, etc.).

Favorecer un mejor manejo de la coleccin: los documentos en las estan-

teras son los ms pedidos y no hay que buscar entre toda la produccin.

Solucionar problemas de espacio.

Eliminar ejemplares deteriorados y envejecidos.

En la opinin de Vall (2006), durante mucho tiempo el modelo bibliotecario

nacional ha sido preservador y conservador de las colecciones documentales,

pero ahora se enfrenta a la fuerte presin del crecimiento constante del fondo.

La solucin pasa por la expurgacin de la coleccin.

Marco legal y normativo de la expurgacin en bibliotecas

A nivel internacional se cuenta con las directrices de la IFLA/UNESCO para bibliotecaspblicas (2002) y la gua para la revisin de colecciones de biblioteca de la AmericanLibrary Association (1999). En Espaa se cuenta con las normas y directrices para biblio-tecas universitarias y cientficas de REBIUN (1999), y en Catalua hay dos leyes y un de-creto del ao 1993 sobre patrimonio, servicios y personal del sistema de lectura pblica.


Podis ampliar la informa-cin sobre el tema de la ex-purgacin en:A.VallCasa (2006). Espor-gar: per qu, com i quan.BID Textos universitaris de bi-blioteconomia i documentaci(n. 16, junio, pg. 2). Barce-lona.

Lectura recomendada

Marc legal de lesporgamenten arxius; Comissi NacionaldAccs, Avaluaci i Tria Do-cumental (CNATD). Genera-litat de Catalunya.

http://www2.ub.edu/bid/consulta_articulos.php?fichero=16vall.htmhttp://www2.ub.edu/bid/consulta_articulos.php?fichero=16vall.htmhttp://www20.gencat.cat/portal/site/CulturaDepartament/menuitem.03f78855c746589fda97dc86b0c0e1a0/?vgnextoid=b0595cacff59f010VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD&vgnextchannel=b0595cacff59f010VgnVCM1000008d0c1e0aRCRDhttp://www20.gencat.cat/portal/site/CulturaDepartament/menuitem.03f78855c746589fda97dc86b0c0e1a0/?vgnextoid=b0595cacff59f010VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD&vgnextchannel=b0595cacff59f010VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD


El destino de los documentos expurgados puede ser diverso. Algunos se que-

dan en la biblioteca, otros se retiran, se dan a otras bibliotecas, se hacen do-

naciones solidarias a ONG, van a la Central de Prstamo del gobierno corres-

pondiente, se guardan en almacenes (como el proyecto GEPA del Consorcio

de Bibliotecas Universitarias de Catalua), se regalan, se venden (opcin muy

establecida en el mundo anglosajn y no tanto aqu), o se destruyen.

2.2. Adquisicin

Los SID adquieren o incorporan volmenes y documentos a travs de diferen-

tes vas, algunas de ellas gratuitas y otras de pago:

1)Accesogratuito (openacces): es toda aquella informacin dispuesta de

forma gratuita y universalmente accesible va Internet.

Open access es un nuevo modelo de distribucin de informacin acadmica de-

sarrollado por investigadores y documentalistas para contrarrestar las limita-

ciones impuestas por los comerciales (suscripciones elevadas), particularmen-

te en el campo de las ciencias de la salud y la tecnologa.

2)Compra: puede ser directa o por suscripcin al editor, la librera, el provee-

dor. Es la va ms habitual en bibliotecas y centros de documentacin. Implica

un conocimiento elevado de la produccin bibliogrfica, los canales de distri-

bucin y venta.

3)Donacin: es la cesin gratuita de documentos. Puede venir por parte del

autor de la obra, por un particular o por la propia dinmica de la institucin.

Las donaciones pueden ser definitivas o temporales. Se da, sobre todo, en las

donaciones de las editoriales, de las administraciones pblicas y en los lotes

fundacionales que la administracin estatal o autonmica remite a las biblio-

tecas pblicas de su titularidad. Entre las donaciones podemos distinguir los

legados y los depsitos:

El CBUC

En Catalua, el Consorci deBiblioteques Universitries deCatalunya (CBUC) mantieneel programa GEPA (Garantade Espacio para la Perpetuidaddel Acceso), que es un alma-cn cooperativo donde conser-var y preservar los documentosde bajo uso del consorcio.

Adquisicin

Open Acces

Ejemplos de informacin gra-tuita son los repositorios insti-tucionales, los depsitos de ar-chivos abiertos o los recolecto-res.

Web recomendada

En esta direccin podis con-sultar todas las institucionesespaolas que tienen archi-vos en abierto: OpenDOAR (Directory

of Open Access Reposito-ries).

Los legados son donaciones provenientes de testamentos y estn forma-

dos por colecciones particulares completas o parciales.

Los depsitos son donaciones en las que la propiedad contina siendo del

donante.

4)Intercambio: como su nombre indica, consiste en el intercambio de ma-

terial duplicado (o poco solicitado) entre dos centros. El intercambio se acos-

tumbra a dar ms fcilmente en las redes de SID. Se intercambian duplicados,

publicaciones propias o de las instituciones a las que estn vinculados y lite-

ratura gris.

Webs recomendadas

En la web de la Biblioteca deCatalunya podemos consul-tar las condiciones y el lista-do de donantes.En la web del Arxiu Nacionalde Catalunya, concretamenteen el apartado de descripcindel fondo, podemos consul-tar la tipologa de fondos quehan llegado por donacin.

http://www.cbuc.cat/cbuc/programes_i_serveis/gepahttp://www.opendoar.org/countrylist.php?cContinent=Europe#Spainhttp://www.bnc.cat/fons/donacions/donacions.phphttp://www.bnc.cat/fons/donacions/donacions.phphttp://www20.gencat.cat/portal/site/CulturaDepartament/menuitem.d81d04123ceb3b8fda97dc86b0c0e1a0/?vgnextoid=d3e57b49f4346110VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD&vgnextchannel=d3e57b49f4346110VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD&vgnextfmt=detall&contentid=4b03362affa37110VgnVCM1000008d0c1e0aRCRDhttp://www20.gencat.cat/portal/site/CulturaDepartament/menuitem.d81d04123ceb3b8fda97dc86b0c0e1a0/?vgnextoid=d3e57b49f4346110VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD&vgnextchannel=d3e57b49f4346110VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD&vgnextfmt=detall&contentid=4b03362affa37110VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD


No es un procedimiento totalmente gratuito, ya que requiere una contrapar-

tida.

5)Depsitolegal(DL4): es la exigencia impuesta por ley de depositar, en una

o diversas agencias especificadas, ejemplares de las publicaciones de todo tipo,

en cualquier soporte, por cualquier procedimiento de distribucin (venta, al-

quiler, etc.). El primero en instaurarlo fue Francisco I en 1537 en Montpellier.

En Espaa lo instaur Felipe III el ao 1619. El DL es un sistema de adquisicin

propio de un reducido nmero de bibliotecas, concretamente las nacionales.

Los documentos susceptibles de DL son: libros, folletines, hojas impresas, pu-

blicaciones peridicas y seriadas, partituras musicales, grabados, mapas y pla-

nos, carteles, postales, naipes, diapositivas, producciones cinematogrficas. Es-

t estipulado depositar cinco ejemplares de las obras que llevan ISBN y tres

para el resto, dos para los audiovisuales y un ejemplar para los guiones de cine.

El papel del DL es mucho ms que una simple va de adquisicin, ya que en-

tre sus objetivos destacan formar la coleccin nacional del pas y elaborar la

bibliografa nacional.

Instituciones

Son ejemplos de intercambiosentre instituciones las publica-ciones de la diputacin o delconsejo comarcal.

(4)DL es la sigla de depsito legal.

6)Transferencias: se da sobre todo en archivos. Es el acto por el cual un con-

junto de documentos es trasladado de la unidad administrativa que lo ha pro-

ducido a un servicio de archivos con plenos derechos para su tratamiento y

disposicin. Este traslado se efecta mediante la presentacin de un instru-

mento denominado formulario de transferencia (Alberch, 1999).

2.3. Recepcin

La recepcin es el ltimo proceso de la fase de entrada y consta de tareas ad-

ministrativas, el registro y la preparacin del material.

Las tareas administrativas vinculadas a la adquisicin son diferentes segn la

documentacin haya llegado por compra, transferencia, donacin, etc.

Con respecto a las compras, las tareas son comprobar el estado del pedido,

aceptar la factura o, si es el caso, reclamar y gestionar los pagos. Con respecto

a los documentos procedentes de la actividad y el proceso de organizacin,

las tareas a realizar en el momento de la recepcin son la evaluacin y el re-

gistro, de acuerdo con los procedimientos definidos en el sistema de gestin

documental.


Sobre las transferencias po-dis consultar la obra si-guiente:R.AlberchiFugueras(1999). El tractament tcnicdels documents. Gesti inte-gral darxius. Barcelona: Fun-daci per a la UniversitatOberta de Catalunya.

Recepcin


Finalmente, el proceso acaba con operaciones de preparacin de los diferentes

tipos de material, como sellar el documento, forrar, reforzar para que no se

deterioren fcilmente, magnetizar o etiquetar para el prstamo.

En cuanto a los documentos de archivo, hay operaciones especficas: ser deli-

cado con la documentacin histrica, desdoblar documentos como planos o

mapas, retirar clips y fundas plastificadas que puedan estropear la documen-

tacin a largo plazo, etc.

2.4. Conclusiones

La fasedeentrada consta de tres subfases:

1) La seleccin: es el proceso en el que se decide qu documentos se aaden o

eliminan de la coleccin o fondo. Es un proceso complejo en el que intervie-

nen muchos factores: las necesidades del centro, las de sus usuarios, estadsti-

cas de uso, recursos humanos y recursos econmicos o el sistema de gestin

documental si se trata de un archivo.

La seleccin da respuesta a cuestiones de tipo cuantitativo (se relacionan con

el tamao) y cualitativo (se relacionan con el contenido). Los documentalistas

seleccionan usando diversas herramientas, por ejemplo catlogos comerciales,

bases de datos, contactos directos, bibliografas, repertorios y desideratas.

El principal criterio a la hora de seleccionar es evaluar la calidad de una obra.

Hay que valorar los aspectos fsicos y los de contenido. Un tipo especial de

seleccin es la expurgacin, que consiste en retirar de manera temporal o de-

finitiva una parte del fondo con el fin de reorganizar los contenidos del SID

y ofrecer un mejor servicio.

2) Laadquisicin: las vas de adquisicin son el acceso gratuito, la compra, la

donacin, el intercambio, el depsito legal y la transferencia.

3) La recepcin: consta de tareas administrativas, el registro y la preparacin

del material.

Ved tambin

Todas estas operaciones liga-das a los documentos de archi-vo son objeto de estudio en lasasignaturas Gestin integral dearchivos y Gestin documental.


3. Fase de anlisis y tratamiento

La fase deanlisisytratamiento incluye dos operaciones: el anlisis

documental y el procesamiento tcnico. Su funcin es organizar los do-

cumentos seleccionados en la primera fase y producir herramientas que

faciliten la recuperacin.

El anlisis documental transforma el documento original en un registro docu-

mental que se introduce en el catlogo o inventario. El procesamiento tcnico

se ocupa de ordenar y conservar los documentos en condiciones ptimas.


3.1. Anlisis documental

El anlisis documental es la operacin intelectual de aplicar tcnicas especficas y nor-malizadas a un colectivo de documentos con la finalidad de hacerlos controlables y re-cuperables.

Garca Gutirrez (1984, pg. 77).

3.1.1. Del documento a la referencia documental

Anlisisdocumental

Los documentos tienen una serie de atributos formales (autor, ttulo, edicin,

extensin, etc.) y atributos de contenido (la materia, el resumen); los docu-

mentos de archivo tienen, adems, el contexto histrico y social en el que fue-

ron generados. El analista vaca estos atributos de acuerdo con normas descrip-

tivas y elabora otro producto documental nombrado referenciadocumental,

que contiene todos los datos identificativos y descriptivos del documento. Es-

ta referencia se introduce en el catlogo y se convierte en la herramienta que

representa el documento para futuras bsquedas.

Referencia documental de Vocabulario bsico de la historia medieval, dePierre Bonnassie

Ejemplo de referencia documental

Autor Bonnassie, Pierre

Ttulo Vocabulariobsicodelahistoriamedieval/PierreBonnassie;trad.cast.yadapt.deManuelSnchezMartnez

Descripcin Barcelona: Crtica, 1994

Edicin 4. ed.

ISBN 8474232015

Coleccin Serie general (Crtica). Estudios y ensayos; 110

Materia Historia medieval - Terminologa

Como se puede apreciar, la referencia documental es la representacin con-

densada del documento/fondo. Puede ir acompaada del sumario y el resu-

men de la obra.

Por qu necesitamos referencias documentales? Porque no es operativo tra-

bajar con los documentos originales, ya que estos slo pueden estar en un lu-

gar a la vez, y porque a veces no son unidades independientes sino que forman

parte de otra obra. Por ejemplo, el documento de un expediente, etc.

Documentos de archivo

Dada la extensin de un re-gistro archivstico, para verun ejemplo recomendamosla consulta directa a la normaISAD(G), pg. 99, fondo delorganismo Consejo real de Es-paa e Indias.

Terminologa

No hay consenso terminol-gico sobre el trmino referen-cia documental. Otros nombresson resea, ficha catalogrfi-ca, registro bibliogrfico (usa-do en catlogos), registro do-cumental (usado en bases dedatos documentales).

Portada de Vocabulario bsico de la historiamedieval, de Pierre Bonnassie

http://www.arxivers.com/idadmin/docs/ISAD%20(G).PDF


Construir la referencia documental es una tarea intelectual, la ms intelectual

de toda la cadena. El analista tiene a su disposicin normativas, reglas y lis-

tados para consultar, que le indican qu informacin tiene que seleccionar,

cmo la tiene que introducir, en qu campo y en qu formato.

El anlisis documental se divide en dos anlisis diferenciados: el anlisis formal

y el anlisis de contenido.

3.1.2. Anlisis formal

El objetivo del anlisis formal5 es describir los atributos estructurales de los

documentos, proporcionando una representacin del documento que lo des-

criba de manera nica, sin ambigedades.

Los objetivos concretos y la normativa usada en cada caso es la siguiente:

1) Obtener parte de los elementos que componen una referencia documental:

autor, ttulo, ao, edicin, lugar de edicin, coleccin, ISBN, etc.

(5)El anlisis formal tambin se co-noce por el nombre de cataloga-cin y descripcin bibliogrfica.

En documentacin archivstica, el anlisis formal se lleva a cabo segn una

descripcin normalizada acordada a nivel internacional: las ISAD(G)6 del In-

ternational Council on Archives.

En Catalua, la Norma de Descripci Arxivstica de Catalunya (NODAC7) se

articula en siete reas de informacin descriptiva que renen los veintisis

elementos identificados y definidos por la ISAD(G).

(6)ISAD(G) es la sigla de General In-ternational Standard Archival Des-cription (Norma Internacional Ge-neral de Descripcin Archivstica).

(7)NODAC es la sigla de Norma deDescripci Arxivstica de Catalunya.

Para colecciones de biblioteca se utilizan las International Standard for Biblio-

graphic Description (ISBD8), publicadas por la International Federation of Li-

brary Associations and Institutions (IFLA9) y la primera parte de las Anglo-

American Cataloguing Rules (AACR2R10), que nos indican los elementos esen-

ciales de la descripcin documental, de qu partes del documento se tienen

que sacar, en qu orden hay que ponerlas, y qu signos de puntuacin y ca-

racteres grficos se tienen que usar. Hay una ISBD(G) que es el marco general

y abstracto y toda una serie de ISBD para los diferentes tipos de documentos.

Ejemplos de ISBD

ISBD(A): libros antiguos. ISBD(ER): recursos electrnicos. ISBD(CM): documentos cartogrficos. ISBD(M): monografas. ISBD(NBM): documentos no libros. ISBD(PM): msica impresa. ISBD(S): publicaciones en serie.

(8)ISBD es la sigla de InternationalStandard for Bibliographic Descrip-tion, Norma Internacional para laDescripcin Bibliogrfica.

(9)IFLA es la sigla de InternationalFederation of Library Associationsand Institutions, Federacin Inter-nacional de Asociaciones e Institu-ciones de la Biblioteca.

(10)AACR2R es la sigla de Anglo-American Cataloguing Rules.

Ved tambin

Las normas ISBD y AACR2R seestudian en la asignatura An-lisis documental, y la normaISAD(G) en la asignatura Ges-tin integral de archivos.

http://www.arxivers.com/idadmin/docs/ISAD%20(G).PDFhttp://www.arxivers.com/idadmin/docs/ISAD%20(G).PDF


2) Establecer y normalizar los puntos de acceso bibliogrficos por autor y t-

tulo. Los puntos de acceso son nombres, cdigos o trminos que sirven para

localizar y buscar el documento. Los ms habituales en este anlisis formal son

el autor y el ttulo, pero en entornos automatizados cualquier elemento puede

ser recuperado (como el lugar y el ao de edicin, el ISBN).

Para alcanzar este objetivo con colecciones de biblioteca utilizaremos la se-

gunda parte de las AACR2R; 2. edicin revisada: puntos de acceso por autor y

ttulo. En archivos, la norma para el control de autoridades es la Norma Inter-

nacional sobre los Registros de Autoridad de archivos relativos a instituciones,

personas y familias (ISAAR[CPF]11) del Consejo Internacional de Archivos.

(11)ISAAR(CPF) es la sigla de Nor-ma Internacional sobre los Registrosde Autoridad de Archivos Relativos aInstituciones.

Campos propios del anlisis formal en la referencia de Pierre Bonnassie

Autor Bonnassie, Pierre

Ttulo Vocabulariobsicodelahistoriamedieval/PierreBonnassie;trad.cast.yadapt.deManuelSnchezMartnez

Descripcin Barcelona: Crtica, 1994

Edicin 4. ed.

ISBN 8474232015

Coleccin Serie general (Crtica). Estudios y ensayos, 110

3.1.3. Anlisis de contenido

Ved tambin

El anlisis formal se estudia enla asignatura Anlisis documen-tal.

El objetivo del anlisis de contenido es identificar y representar de manera

precisa la materia de los documentos, con el objetivo de permitir la recupe-

racin. Esta parte del anlisis documental establece los puntos de acceso por

materias o contenidos de los documentos.

Se basa en dos operaciones:

a) El resumen, que es la representacin abreviada y precisa del contenido.

b) La indizacin, que consiste en representar el contenido del documento

mediante trminos de indizacin extrados de lenguajesdocumentales: no-

taciones, encabezamientos de materias, descriptores, identificadores, palabras

clave, unitrminos. Cuando se representa el contenido siguiendo un sistema

de clasificacin en lugar de una indizacin se conoce como clasificacin.

Las normativas que usamos en esta parte del anlisis documental son:

UNO 50-103-90, preparacin de resmenes.

UNO 50-121-91, mtodos para el anlisis de documentos, determinacin

de su contenido y seleccin de trminos de indizacin.

Reflexin

El material que tenis en lasmanos trata precisamente delanlisis de contenido de la ca-dena documental.

http://www.mcu.es/archivos/CE/RecProf/NormasDocumentos.html


Las normativas propias de cada lenguaje documental: vocabulario, com-

binaciones, mantenimiento, actualizacin.

Campos propios del anlisis de contenido en la referencia de PierreBonnassie: materia y resumen

Campos propios del anlisis de contenido en la referencia de Pierre Bonnassie

Materia Historia medieval - Terminologa

Resumen Este es un libro poco corriente. Ni diccionario ni manual, significa una nueva y eficaz forma de introduccin -a lavez analtica y sinttica- a los problemas de la historia de la Edad Media. En efecto, a partir del anlisis de mediocentenar de conceptos fundamentales y de su evolucin semntica, el profesor Pierre Bonnassie, de la Universi-dad de Toulouse, consigue definir, con inslita precisin, las grandes cuestiones que hoy tiene planteadas la his-toria medieval. El resultado es un texto innovador, de uso obligado para profesores y estudiantes, que encontra-rn en l un instrumento de trabajo insustituible.

Los lenguajes documentales usados tradicionalmente en los archivos son cua-

dros de clasificacin construidos a medida del fondo. El anlisis de contenido

es sinttico, no se analizan los documentos individualmente, sino el fondo

en su conjunto, dado que un documento forma parte de una cadena de do-

cumentos ordenados (cronolgicamente, orgnicamente, funcionalmente) y

aislado pierde su contexto. La clasificacin puede ser orgnica, funcional (por

funciones, por grandes materias) o mixta.

Clasificacin orgnica

La clasificacin orgnica es elretrato de la estructura orgni-ca de la entidad que haya ge-nerado la documentacin.

En bibliotecas y centros de documentacin se usan la mayora de los lenguajes

documentales. Los ms habituales son los sistemas de clasificacin, como la

Clasificacin Decimal Universal (CDU12) o la Clasificacin Dewey, los listados

de autoridades, las listas de encabezamientos de materia, los tesauros y la in-

dizacin automtica por palabras clave.

3.1.4. Intercambio entre SID

(12)CDU es la sigla de ClasificacinDecimal Universal.

Con el mismo espritu cooperativo y de intercambio de las ISBD y AACR, sur-

ge el formato Machine Readable Catalog (MARC 2113). Este formato permite

intercambiar registros entre diferentes bases de datos y sus normas codifican,

almacenan e intercambian datos bibliogrficos.

Consulta del registro de Bonnassie en el catlogo de la Biblioteca de laUOC, en el icono MARC

(13)MARC 21 es la sigla de MachineReadable Catalog.


A nivel de archivo, el intercambio de informacin en el contexto de sistemas

y redes telemticas est menos adelantado, por el hecho de que la descripcin

responde a documentos especficos de cada organismo.

3.1.5. Referencias bibliogrficas

No es una tarea de la cadena documental, pero por la similitud de nombres es

conveniente evitar las confusiones entre referencia documental y referencia

bibliogrfica.

Una referencia bibliogrfica es la descripcin del documento primario al que

se remite al lector. En trminos especializados, es el documento que ha sido

citado expresamente en un trabajo de investigacin y al que es obligatorio,

tica y textualmente, hacer alusin (Borgos, 1999, pg. 22).

Ejemplo

Si en una bibliografa citamos la obra de Pierre Bonnassie, su referencia bibliogrfica es:

BONNASSIE, Pierre. Vocabulario bsico de la historia medieval. Manuel Snchez Martnez(trad.). Barcelona: Crtica, 1994. 246 p. Serie general (Crtica). Estudios y ensayos; 110.ISBN 8474232015.

Las normativas para hacer estas referencias son:

Para materiales publicados, la norma ISO 690 (traducida al castellano co-

mo UNE 50-104).

Ved tambin

El formato MARC se estudia enla asignatura Anlisis documen-tal.

Para materiales electrnicos, la ISO 690-2.

3.1.6. Conclusiones

A modo de resumen, a continuacin tenis una tabla que recoge los concep-

tos ms importantes de las operaciones y normativas que hacen referencia al

anlisis documental.

Resumen de operaciones y normativas del anlisis documental

Operacin Normativaconlacualsealcanza

Obtener parte de los elementos que com-ponen una referencia documental.

ISBD y la primera parte de las AACR2R conrespecto al material bibliogrfico.ISAD(G) con respecto a la descripcin de do-cumentos de archivo.

Anlisis formal

Elaborar los puntos de acceso bibliogrficospor autor y ttulo.

La segunda parte de las AACR2R. 2 edicinrevisada para material bibliogrfico.

Anlisis de contenido Resumir Norma UNE 50-103-90; preparacin de re-smenes.ISAD(G); campo: alcance y contenido paradocumentos de archivo.

Ved tambin

Estas dos normativas se estu-dian en la asignatura Fuentesde Informacin.


Indizar Norma UNE 50-121-91; mtodos para elanlisis de documentos, determinacin de sucontenido y seleccin de trminos de indiza-cin.La normativa propia de cada lenguaje docu-mental sobre vocabulario, combinaciones,mantenimiento, actualizacin.

En conjunto Intercambiar formato MARC MARC 21 para material bibliogrfico.

3.2. Procesamiento tcnico

En este momento de la cadena, el documento est a punto para ser ordenado,

ya sea en una estantera, una carpeta o unos archivadores. En paralelo, el SID

tiene que prever que las condiciones del almacn sean ptimas, hecho que

implica medidas de conservacin y una poltica de prevencin.

Este conjunto de tareas, ordenacin, almacn y medidas de conserva-

cin, se conoce como procesamientotcnico.

3.2.1. Signatura topogrfica

La signaturatopogrfica es el cdigo que identifica cada material en

las salas y estanteras del SID.

La signatura queda registrada en la referencia documental y tambin en la obra

en cuestin. Est estrechamente relacionada con la gestin del espacio y, en

consecuencia, con la ordenacin.

3.2.2. Ordenacin

Los SID tipo archivos ordenan su documentacin en cajas archivadoras y en

muebles compactos que ahorran espacio. Estos muebles no estn al alcance de

los usuarios. Los documentos de un fondo se ordenan en series y expedientes.

Fsicamente se ordenan en cajas archivadoras, carpetas o camisas. Los docu-

mentos con formatos que impidan su ordenacin en cajas, como pergaminos,

planos, carteles, material audiovisual, etc., se ponen en cajoneras aparte. En

estos casos, se clasifican con el resto de su fondo, pero se les da un topogrfico

diferente.

Las bibliotecas dan acceso libre y pueden ordenar sus colecciones segn di-

ferentes criterios espaciales: por el tipo de documentos (todas las monogra-

fas juntas, las revistas juntas, etc.), por temas (apartado para ciencias sociales,

ciencias exactas, etc.) o en funcin del pblico (sala para adultos, sala infantil).

Signatura topogrfica

Los libros, por ejemplo, llevanla signatura topogrfica en elextremo inferior del lomo.


Combinacin de criterios

Estos criterios se pueden combinar en una misma biblioteca. Por ejemplo, una bibliote-ca pblica de una ciudad de 30.000 habitantes puede tener una sala infantil y el restodel edificio para adultos; dentro de cada espacio, los documentos ordenados por temas,y dentro de cada tema, por tipo (dentro de geografa, primero los atlas, despus mono-grafas, dvd, etc.), y finalmente una sala o espacio para documentos con algn formatoespecial.

Una vez los documentos estn en los compactos o las estanteras, hay tres tipos

de ordenaciones (Maniez, 1993):

a)Ordenacionesnosignificativas: son aquellas en las que no hay relacin

con el contenido del documento. Es una ordenacin til en SID que no den

acceso libre a las estanteras, y que la recuperacin la haga el documentalista.

Apropiado para SID que tengan su coleccin en el depsito y no en la sala de

lectura. Es el mtodo ms usado en Archivos.

Ordenaciones no significativas

Un ejemplo de ordenacin no significativa sera ordenar segn el nmero asignado a lallegada.

b)Ordenacionesconsignificadolimitado: se ordenan por algn criterio. Es

la ordenacin que encontramos en libreras, bibliotecas personales o bibliote-

cas pequeas.

Ordenaciones con significado limitado

Ejemplos de criterios utilizados en este tipo de ordenacin seran la lengua del documen-to, el autor, el tema.

c)Ordenacionesaltamentesignificativas: se ordena a partir de un cuadro

de clasificacin, de manera que los contenidos afines se colocan uno al lado

del otro. Es apropiada para SID de libre acceso, como las bibliotecas pblicas

y universitarias.

Ordenaciones altamente significativas

Un ejemplo sera ordenar siguiendo las clases de la CDU.

Los tres tipos de ordenaciones se pueden combinar en un mismo SID.


Podis encontrar ms infor-macin sobre estos tres tiposde ordenacin en la obra si-guiente:J.Maniez(1992). Los lengua-jes documentales y de clasifica-cin: concepcin, construcciny utilizacin en los sistemas do-cumentales. Madrid: Pirmide/ Fundacin Germn SnchezRuiprez.


Combinacin de criterios

Estos criterios se pueden combinar en una misma biblioteca. Por ejemplo, una bibliotecapblica puede ordenar de la siguiente manera:

Ordenaciones no significativas: prensa, boletines, revistas, etc.

Ordenaciones con significado limitado: novelas. Se hacen distinciones entre novelahistrica, ciencia-ficcin, biografas, etc. Dentro de cada grupo las novelas se ordenanalfabticamente por autores.

Ordenaciones altamente significativas: todo el resto de la coleccin. Es el grueso ma-yor.

Sea cual sea la ordenacin, cada documento tiene que tener un lugar nico

y el sistema tiene que ser susceptible de ampliacin (estanteras parcialmente

vacas). En los SID de libre acceso la ordenacin tiene que ser sencilla y com-

prensible para el usuario.

3.2.3. Almacenamiento y conservacin

El ao 1979 es un hito en la historia de la conservacin de las colecciones

bibliogrficas. En esta fecha, la IFLA, a travs de su Seccin de Conservacin,

present un documento que se edit el ao 1986 con el nombre de Principios

para la preservacin y conservacin de los materiales bibliogrficos.

Hasta entonces, la conservacin documental se relacionaba con dos operacio-

nes: la encuadernacin y la restauracin de libros y manuscritos antiguos. Es-

tas actividades se consideraban casi un lujo reservado slo a selectivas biblio-

tecas y archivos con fondo de extraordinario valor.

El documento de la IFLA ampli el concepto de conservacin documen-

tal en todo tipo de SID y de fondo. Distingue tres actividades: la pre-

servacin, la conservacin y la restauracin.

Las causas que provocan la degradacin pueden ser internas o externas al do-

cumento (Cid 1999, basado en Borell y Bello 1995):

a)Causasinternas. La naturaleza orgnica del papel, los aditivos y las tintas

de los documentos los hacen susceptibles de deterioro.

b)Causasexternas. Pueden ser:

Fisicomecnicas: producidas por el uso cotidiano y la manipulacin de los

documentos. Afecta tanto a los usuarios como al personal tcnico del SID.

Hace falta mantener la higiene de las manos, no humedecerse los dedos

para pasar pgina, no doblar los mrgenes de las pginas, no escribir sobre

la documentacin, no comer ni beber, etc.

La ordenacin de lasnovelas

Por qu las novelas no se or-denan siguiendo la clasifica-cin CDU, es decir de mane-ra altamente significativa? LaCDU clasifica las novelas porel idioma original del texto, demanera que una obra de PaulAuster est clasificada comonovela norteamericana, y unade Jorge Luis Borges como no-vela argentina, aunque el SIDla tenga en cataln o castella-no. Buscar por el pas de ori-gen del escritor puede resultarcomplicado, as que se prefiereun criterio alfabtico.

http://web.usal.es/~alar/Bibweb/Temario/Dureau.PDFhttp://web.usal.es/~alar/Bibweb/Temario/Dureau.PDF


Ambientales: por humedad, temperatura, luz intensa. La humedad y la

temperatura son los factores ms importantes para la conservacin. Se

aconseja entre un 50-60% de humedad relativa y entre 18-20 C de tem-

peratura. Estos niveles se tienen que mantener sin oscilaciones bruscas.

La luz solar se tiene que matizar porque es un factor muy degradador. La

luz artificial es mejor que sea de fluorescente, y se tiene que mantener en

torno a los 100 lux en las salas de exposiciones y 50 lux para los materiales

delicados.

Qumicas: contaminacin, polucin atmosfrica. La solucin es mantener

las salas ventiladas, instalar filtros en el aire acondicionado.

Biolgicas: hongos, bacterias, insectos, roedores, etc. Las salas y depsitos

tienen que estar limpios y desinfectados para evitar los microorganismos

y roedores. Por otra parte, el mantenimiento de las condiciones mencio-

nadas de temperatura, ventilacin e iluminacin dificulta el crecimiento

de las especies biblifilas.

Causas extraordinarias: incendios, inundaciones, robos. Se instalan siste-

mas de deteccin del fuego y puertas cortafuegos. Los documentos se ale-

jan de los cuadros elctricos y depsitos de agua. Alarmas conectadas con

los sistemas de seguridad de la ciudad.

Las medidas de conservacin son muy importantes en la documentacin his-

trica de archivo: digitalizacin o microfichas de los documentos cuya con-

servacin peligre o sea muy voluminosa, medidas contra los excesos de hu-

medad, temperatura y luz, de control de plagas, talleres de restauracin de

documentos, etc.

Documentacin delicada

Ejemplos de documentacin que corre un peligro especial son la documentacin de losprimeros siglos, los documentos con una tinta poco estable, los documentos realmentemuy valiosos, las grandes colecciones, etc.

Precauciones especiales

Algunos tipos de documentosnecesitan unas precaucionesespeciales, por ejemplo los v-deos, que se tienen que alejarde los campos magnticos, olos negativos de fotografas,que se tienen que guardar conpapel de PH neutro.

La preservacin de documentos electrnicos, y ms concretamente los espec-

ficos de archivo, que llevan incorporada la firma electrnica, es otro aspecto

que hay que tener en cuenta en esta parte de la cadena.

3.2.4. Conclusiones

La fase de anlisis y tratamiento incluye dos subfases:

1)Elanlisisdocumental. Esta etapa es la operacin intelectual de aplicar

tcnicas especficas y normalizadas a un colectivo de documentos con la fina-

lidad de hacerlos controlables y recuperables. El anlisis documental transfor-

Ved tambin

La preservacin de documen-tos electrnicos se estudia demanera ms detallada en laasignatura Preservacin de do-cumentos digitales y gestin do-cumental.


ma el documento original en un registro documental que se introduce en el

catlogo o inventario y es la representacin condensada del documento origi-

nal. El anlisis documental se divide en dos anlisis diferenciados:

Elanlisis formal. El objetivo de este anlisis es describir los atributos

estructurales de los documentos, proporcionando una representacin del

documento que lo describa de manera nica, sin ambigedades.

El anlisisdecontenido tiene por objetivo identificar y representar de

manera precisa la materia de los documentos, con la finalidad de permitir

la recuperacin. Esta parte del anlisis documental establece los puntos de

acceso por materias. Tiene dos operaciones: el resumen y la indizacin.

El formato MARC permite intercambiar registros entre diferentes bases de da-

tos y sus normas codifican, almacenan e intercambian datos bibliogrficos.

2)Elprocesamientotcnico. Esta subfase se ocupa de ordenar y conservar

los documentos en condiciones ptimas. Hay tres tipos de ordenaciones:

Las no significativas.

Las de significado limitado.

Las altamente significativas.

En cuanto al almacenaje y la conservacin, la IFLA distingue tres actividades:

La preservacin.

La conservacin.

La restauracin.

Las causas que provocan la degradacin pueden ser internas o externas al do-

cumento.


4. Fase de salida

La misin de la cadena documental es ofrecer el fondo documental de un SID

al usuario. Para hacerlo pone a su disposicin un conjunto de instrumento

para la busca y unos servicios de difusin.

4.1. Instrumentos de bsqueda

Los SID ponen a disposicin de sus usuarios una serie de fuentes bibliogrficas

(los inventarios, los catlogos, las guas de lectura, las bases de datos de suma-

rios o los boletines de nuevas adquisiciones) y de recursos de informacin en

red. Todos ellos son fuentes de informacin secundaria (los buscadores, los di-

rectorios y los portales), ya que ofrecen la referencia documental y el resumen.

Fuentes primarias y fuentes secundarias

Hay que recordar que las fuentesprimarias son aquellas que nos dan informacin nuevau original, es decir, de primera mano. Por otra parte, las fuentessecundarias son aquellasque tienen por finalidad indicar qu fuente o documento contiene o nos puede propor-cionar la informacin final.

4.1.1. Fuentes bibliogrficas para bibliotecas y centros de

documentacin

Dentro de las fuentes bibliogrficas para bibliotecas y centros de documenta-

cin encontramos:

1)Catlogos: recopilan el fondo de una biblioteca, archivo o centro de do-

cumentacin. Su funcin no es tan slo identificar las obras, sino tambin

localizarlas. Los catlogos colectivos son la suma de los catlogos de diversas

Instrumentosdebusca


bibliotecas de la misma temtica o red institucional con la finalidad de com-

partir registros y tareas como la catalogacin colectiva y el prstamo interbi-

bliotecario.

Catlogos

Consultad, por ejemplo, el catlogo de la Biblioteca de la UOC y el Catlogo Colectivode las Universidades de Catalunya, al cual pertenece.

Otro catlogo colectivo es el Catlogo de Bibliotecas Universitarias de Rebiun.

2)Basesdedatosdocumentales: los SID contratan en la fase de entrada bases

de datos de artculos de revistas internacionales y nacionales, tanto especiali-

zadas como de cariz ms general. Las bases de datos que se suscriben pueden

ser referenciales o de texto completo.

Bases de datos documentales

Algunos ejemplos de bases de datos en documentacin son:

CSIC: ISOC - Biblioteconoma y Documentacin. Dialnet. ISI Web of Knowledge (base de datos de acceso restringido, pero podis acceder a

travs de la biblioteca del Campus de la UOC).

3)Guasdelectura: son recopilaciones de fuentes y recursos web sobre un

tema particular. Tambin se conocen como exposiciones virtuales o exposicio-

nes bibliogrficas. Las confeccionan las bibliotecas pblicas y universitarias.

Guas de lectura

Algunos ejemplos de guas de lecturas son:

Las del sistema de bibliotecas municipales de Girona. Guas de lectura de la Universidad Autnoma de Barcelona. Biblioteca Universitaria de Sabadell

4)Boletines: son recopilaciones de ltimas informaciones sobre un tema con-

creto.

Boletines

Por ejemplo, el Observatorio SIC (Servicio de informacin y conocimiento) de ESADEes un boletn semanal que se enva por correo electrnico a la comunidad acadmicae investigadora, para informar sobre la actualidad empresarial y econmica nacional einternacional.

4.1.2. Documentacin de archivo

Dentro de la documentacin de archivo encontramos:

1)Catlogos: en cuanto a los archivos, el catlogo tiene como objetivo des-

cribir la pieza o unidad documental, tanto si se trata de un documento suelto

(pergamino, cdula real o fotografa) como de un expediente o una agrupacin


Podis encontrar ms infor-macin sobre la cuestin delos catlogos en:R.AlberchiFugueras(1999). Gesti integraldarxius. Barcelona: Fundaciper a la Universitat Oberta deCatalunya.

http://ccuc.cbuc.cat/*spihttp://rebiun.crue.org/cgi-bin/rebiun/O7474/ID33742f07?ACC=101http://bddoc.csic.es:8080/inicioBuscarSimple.html;jsessionid=C6B14D144C369BFF38CD73F604C87B02?tabla=docu&bd=BIBYDOC&estado_formulario=showhttp://dialnet.unirioja.es/http://www.bibliotequesgirona.org/guies_llista.phphttp://hipatia.uab.es/exposicions/calders/Caldersbiografia.htmhttp://www.bib.uab.es/sabadell/exposi.htmhttp://www.esade.edu/sic


de documentos referidos al mismo asunto. Por la exhaustividad y la minucio-

sidad de la informacin, el catlogo se considera el instrumento culminante

de toda tarea de descripcin archivstica (Alberch, 1999).

2)Inventarios: consiste en una descripcin global y sistemtica de las series

documentales, entendidas como un conjunto de documentos relacionados

desde el punto de vista de procesos, funcional u orgnico. Permite conocer las

series ms relevantes, su volumen y el alcance cronolgico (Alberch, 1999).

3)Basesdedatosdegestindocumental: especficos para gestionar los do-

cumentos asociados a los expedientes resultantes de la actividad y los procesos

especficos de la organizacin donde la base de datos est implementada.

4)Guas: la gua sirve para orientar al usuario sobre el conocimiento general

del contenido de un archivo o de un conjunto de archivos (Alberch, 1999).

4.1.3. Instrumentos de bsqueda para recursos en lnea

En cuanto a los instrumentos de bsqueda para recursos en lnea, tenemos los

siguientes:

1)Buscadores: son programas informticos con un robot que rastrea la red

de forma automtica. Su misin es ir de una pgina en otra usando los hipe-

renlaces y guardar la informacin en una base de datos. Actualmente hay dos

grandes buscadores: Google y Yahoo, ya que han ido absorbiendo el resto de

motores anteriores. Estn diseados para indizar y recuperar pginas HTML,

pero sus prestaciones son cada vez ms amplias, indizando documentos de

audio, imagen, pdf, doc, archivos comprimidos y ejecutables, etc.

Los buscadores ofrecen los resultados de la bsqueda en un listado. Los siste-

mas anteriores a Google combinaban los factores de repeticin de la palabra

buscada y su posicin en la pgina; a partir de Google y su Pagerank, las pgi-

nas mejor posicionadas son las que reciben mayor nmero de enlaces.

Trminos sinnimos

Otros sinnimos de buscado-res son motores de bsqueda,search engines, araas (spiders),robots.

2)Directorios: como los buscadores y los portales, los directorios son instru-

mentos que ofrecen enlaces a recursos de Internet seleccionados por el SID,

pero su particularidad es que los organizan en una clasificacin temtica. Los

directorios estn realizados por un equipo humano, lo que implica una selec-

cin de fuentes, identificacin del contenido e indizacin ms valiosa que la

realizada por un robot, como en el caso de los buscadores. Por eso los directo-

rios se conocen como productos de informacin de alto valor aadido.

Directorios

Ejemplos de directorios son las guas temticas, como la de la Universitat de Barcelonao la de la Universidad Carlos III de Madrid.

Trminos sinnimos

Otros sinnimos de directoriosson ndices temticos, guas te-mticas, Internet subject gate-ways.

http://www.google.es/http://es.yahoo.comhttp://www.bib.ub.edu/recursos-informacio/guies-tematiques/http://turan.uc3m.es/uc3m/serv/BIB/GRAL/guias-recursos.html


3)Portales: son pginas de entrada a un conjunto de recursos y servicios elec-

trnicos organizados para permitir al usuario acceder a un gran volumen de

informacin. Un portal siempre es una pgina web, pero no a la inversa: no

todas las pginas web son portales. Hay dos tipos de portales: los genricos y

los especializados. Entre estos ltimos destacan los portales corporativos.

Portales

Algunos ejemplos de portales son:

El portal genrico de Telefnica El portal especializado en documentacin Internet library for librarians. El portal corporativo de la UOC

4.2. Servicios de difusin

Los SID ofrecen servicios de informacin colectivos y servicios personalizados.

Algunos servicios requieren la presencia fsica del usuario y otros son consul-

tables virtualmente.

Los servicios de difusin ms destacados son:

1)Accesoalfondo

Hay dos tipos de acceso al fondo:Serviciosdedifusin

a)Accesodirecto. El usuario puede pasear, hojear y leer los documentos de la

sala. Pasear por las salas y estanteras es un derecho adquirido en el mbito de

las bibliotecas pblicas y universitarias. Acceder directamente al fondo tiene

ventajas, como ver la cantidad de obras que hay de un determinado tema,

poder hojear el sumario de la obra que nos llame la atencin, consultar obras

de temticas afines que no conocamos pero que hemos encontrado al lado

de una conocida... El acceso libre comporta que el documentalista tiene que

tener la coleccin ordenada de forma significativa, los materiales tienen que

estar forrados porque su desgaste es superior y las estanteras tienen que estar

debidamente sealizadas.

b)Accesoindirecto. El usuario no tiene acceso a los documentos, slo a la

coleccin de referencia. Tiene que consultar el catlogo o inventario y esperar

en la sala de consulta a que le lleven la documentacin. Este tipo de acceso se

da en archivos. El motivo es la naturaleza delicada de la documentacin, su

vala o que est sujeta a algn tipo de restriccin en la consulta.

2)Serviciosdeinformacinydereferencia

Ved tambin

En el subapartado 3.2.2 de es-te mdulo se tratan las diver-sas maneras de ordenar fsica-mente un fondo en las estan-teras: ordenaciones no signifi-cativas, con significado limita-do y altamente significativas.

http://www.terra.es/http://www.itcompany.com/inforetriever/http://www.uoc.edu/portal/castellano/


Los servicios de informacin y de referencia son los servicios que prestan los

SID para orientar y ayudar al usuario en la consulta del fondo, en la bsque-

da, localizacin, seleccin e identificacin de las fuentes de informacin y la

informacin final. Son servicios personalizados. Los servicios ms destacados

son:

El mostrador del bibliotecario/archivista al cual nos hemos dirigido para

pedir informacin. En este caso hace falta la presencia fsica.

Los servicios llamados de referencia o los iconos del tipo Pngase en con-

tacto con nosotros, en los cuales podemos enviar un mensaje electrnico

o iniciar un chat pidiendo la informacin.

Los servicios de difusin selectiva de informacin (DSI14). La filosofa de

este servicio es poner a disposicin de los usuarios una clasificacin de

temas y que el usuario marque sus reas de inters. Cuando el SID recibe

una noticia o documento nuevo de este tema, automticamente enva un

mensaje al usuario. Si la informacin es en lnea, el SID facilita la direccin

del recurso web. Entre las informaciones ofrecidas hay las ltimas nove-

dades adquiridas, los sumarios de revistas previamente seleccionadas por

el usuario, las ltimas noticias sobre un tema, etc.

Servicios de difusin selectiva de informacin

La biblioteca de la UOC, por ejemplo, en el apartado Servicios nos ofrece diversos servi-cios: servicio de referencia (La biblioteca respon), servicio de obtencin de documentos(SOD), sumarios (Distribuci de sumaris) y difusin selectiva (Butlletins de bibliote-ca).

3)Prstamoyprstamointerbibliotecario

Trminos sinnimos

Otros trminos sinnimos deservicios de referencia son servi-cio de referencia virtual (en in-gls, virtual reference services;vase la Biblioteca Virtual dela UOC), servicio de referenciadigital (en ingls, digital refe-rence services; vase la seccinPreguntad al bibliotecariode la Universidad de Barcelo-na), mostrador digital (Desks-top reference) y Pregunte: lasbibliotecas responden (Ask-An-Expert).

(14)DSI es la sigla de Servicios de di-fusin selectiva de informacin.

El prstamo es la entrega de un documento por un tiempo determinado y

bajo ciertas condiciones. Se presta todo tipo de documentos a excepcin de los

documentos valiosos (manuscritos), ejemplares nicos de los cuales es difcil

encontrar una copia, las obras de referencia y las publicaciones peridicas.

El prstamointerbibliotecario es la modalidad de prstamo que se da entre

bibliotecas. Junto con los catlogos colectivos, son las modalidades ms bsi-

cas de cooperacin bibliotecaria.

4)Reprografa

La reprografa consiste bsicamente en un servicio de fotocopias.

5)Formacindeusuarios

Los SID elaboran guas de uso general, de consulta de su centro o sobre el

funcionamiento de sus bases de datos.

Obras de referencia

Ejemplos de obras de referen-cia son los anuarios, los atlas,los diccionarios, las enciclope-dias, las guas, las estadsticas,los manuales, los tratados. Lasobras de referencia se usan co-mo material de consulta paraobtener una informacin bre-ve, rpida y exacta.

http://biblioteca.uoc.edu/esp/http://biblioteca.uoc.edu/esp/http://www.bib.ub.edu/es/gestiones/consultes/pab0/http://www.pregunte.es/consulta/consulta.cmdhttp://www.pregunte.es/consulta/consulta.cmd


4.3. Conclusiones

La misin de la cadena documental es ofrecer el fondo documental de un SID

al usuario. Para hacerlo pone a su disposicin un conjunto de instrumentos

para la bsqueda y unos servicios de difusin. Los instrumentos de bsqueda

son:

Los inventarios.

Los catlogos.

Los buscadores.

Los directorios.

Los portales.

Las guas de lectura.

Los boletines de sumarios y los boletines de nuevas adquisiciones.

Estos instrumentos son fuentes de informacin secundarias, ya que ofrecen la

referencia documental y el resumen.

Los servicios de difusin ms destacados son:

El acceso al fondo.

Los servicios de referencia

El prstamo y el prstamo interbibliotecario.

La reprografa.

La formacin de usuarios.

Formacin de usuarios

La biblioteca de la UOC,por ejemplo, elabora guasde uso de los diversos pro-gramas y bases de datosdel centro, como el manualsobre el programa Gestorde referencias bibliogrficasRefworks.

La Universidad de Barcelo-na elabora tutoriales sobrebiblioteconoma y docu-mentacin.

La Universidad de Mlagatambin hace sus tutoriales.

http://www.bib.ub.edu/recursos-informacio/guies-tematiques/informacio-documentacio/guia/tutorials/http://www.bib.ub.edu/recursos-informacio/guies-tematiques/informacio-documentacio/guia/tutorials/http://www.bib.ub.edu/recursos-informacio/guies-tematiques/informacio-documentacio/guia/tutorials/http://www.uma.es/ficha.php?id=74832&PHPSESSID=d7df7e02c33dd7d5eb0bb347ee624594


5. Cadena documental y cooperacin

A medida que el uso generalizado de normas para el anlisis formal (ISBD,

AACR2R, ISAD[G]) y el anlisis de contenido (sistemas de clasificacin, enca-

bezamientos de materia, tesauros, etc.) se ha ido extendiendo, los SID han

podido hablar un lenguaje comn que ha hecho posible el intercambio entre

ellos.

Hoy en da la normalizacin se ha convertido en una necesidad, no se concibe

hablar de redes, cooperacin (de creacin de colecciones, de catalogacin, de

prstamo, de MARC 21), bibliotecas virtuales y accesos a recursos compartidos

sin que existan normas que lo sistematicen.

La normalizacin posibilita la colaboracin en forma de redes y consorcios

donde las fases de la cadena documental se pueden trabajar de forma compar-

tida.

Redes y consorcios

Algunos ejemplos de redes y consorcios:

Red de archivos comarcales. Consorcio de bibliotecas universitarias catalanas. Sistema de lectura de bibliotecas pblicas de Catalua. Consorcio de bibliotecas universitarias de Rebiun.

La cooperacin entre bibliotecas aparece a finales del siglo XIX en Estados Uni-

dos y en los aos noventa en Espaa. Las bibliotecas cooperan entre ellas, pero

adems, como dice Miquel Trmens (2005, pg. 166) en una etapa ms ade-

lantada tambin se coordinan y colaboran.

Por coordinacin entendemos que establecen acuerdos comunes sobre

la misin y objetivos de los centros.

Por colaboracin entendemos que llegan a crear estructuras formales

de trabajo, incluso de cariz legal, que incluyen alguna forma de autori-

dad para planificar y operar un conjunto de misiones. Estas estructuras

son los consorcios e implican un sentido de cooperacin ms profundo,

siendo la adquisicin de documentos una de las piezas clave.


Sobre el tema de la coopera-cin de las bibliotecas podisleer:M.TrmensGraells(mayo-junio, 2005). Los consorciosuna nueva etapa de la coope-racin bibliotecaria. El profe-sional de la informacin (vol.14, n. 3, pgs. 166-173).

En Espaa el primer consorcio fue el Consorci de biblioteques universitries

de Catalunya (CBUC15), fundado en 1995. Su misin era crear un catlogo co-

lectivo y hacer catalogacin compartida. Ms adelante, con el proyecto de la

Biblioteca digital de Catalunya, tambin incorpor las adquisiciones de docu-

mentacin electrnica.

(15)CBUC es la sigla de Consorci debiblioteques universitries de Cata-lunya.

http://cultura.gencat.cat/arxius/arxicoma.asphttp://ccuc.cbuc.cat/*spihttp://www.gencat.cat/slp/vtls24/spanish/vtls-basic.htmlhttp://rebiun.crue.org/cgi-bin/rebiun/O7474/ID33742f07?ACC=101


Siguieron el mismo ejemplo los consorcios siguientes:

Consorcio de universidades de la comunidad de Madrid y de la UNED para

la cooperacin bibliotecaria (Madroo).

Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Andaluca (CBUA16).

Consorcio de Bibliotecas universitarias de Galicia (Bugalicia).

Hay fondos, sin embargo, que no se pueden analizar de manera compartida,

como es el caso de la documentacin de archivo, que es nica, y, en las co-

lecciones bibliotecarias, la coleccin local, que es el fondo bibliogrfico de la

localidad en la que se encuentra el centro. Es especialmente importante en

la biblioteca pblica. Est constituido por monografas, diarios y revistas, pro-

gramas de actos y fiestas, fotografas, etc., de la ciudad y sus habitantes. Es

responsabilidad de la biblioteca (y no de la red) hacer la seleccin y anlisis.

La cooperacin favorece las tres fases de la cadena documental.

1)Enlafasedeentrada:

La seleccin: la cooperacin evita duplicidades de esfuerzos en la localiza-

cin de novedades, as como en el apoyo tcnico y en la compra de soft-

ware de gestin. Cooperando se accede a fondos de financiacin, para ad-

quirir fondos o para migrar hacia sistemas electrnicos y en red.

Laadquisicincompartida: es un procedimiento de adquisicin en el

que intervienen diversas bibliotecas para comprar de forma coordinada.

Las ventajas son: mayor cobertura temtica de las colecciones, reduccin

de gastos y tareas tcnicas e intelectuales, mejor servicio al usuario.

(16)CBUA es la sigla de Consorcio deBibliotecas Universitarias de Andalu-ca.

La compra: se proponen compras conjuntas para toda la red, pactos de

mejora de las condiciones econmicas para los contratos de paquetes do-

cumentales. Se consigue un cierto ahorro presupuestario gracias a las com-

pras en conjunto y la economa de escala que representa.

2)Enlafasedeanlisisytratamiento:

La catalogacin compartida slo se da en bibliotecas y centros de documenta-

cin. La cooperacin entre bibliotecas permite que la catalogacin se pueda

llevar a cabo de forma centralizada y cooperativa:

Catalogacincentralizada: el proceso de catalogacin lo realiza una bi-

blioteca que distribuye las referencias documentales al resto de bibliotecas

de la red. Implica que hay una autoridad central que asume la responsa-

bilidad.

El ahorro es relativo

El ahorro es relativo; no es quecolaborando ahorren, sino queun SID que acta en consor-cio consigue mucho ms porel mismo precio que actuandoen solitario.


Catalogacincooperativa: consiste en la aportacin de referencias docu-

mentales por parte de diferentes bibliotecas que juntas crean un catlogo

colectivo. En este caso, hay que corregir las desigualdades en la descripcin

bibliogrfica.

3)Enlafasedesalida:

Instrumentosdebsqueda: catlogos colectivos y repositorios institucio-

nales, que multiplican exponencialmente el acceso a la documentacin de

otros SID. Permite pasar del concepto de documentacin en propiedad al

de acceso a la documentacin.

Serviciosdedifusin: prstamo interbibliotecario, ofrecer servicios de re-

ferencia en lnea (ask-an-expert), ms visibilidad social, llegan a ms ciuda-

danos, amplan la cobertura informativa en diversos apoyos y el manteni-

miento de la coleccin es ms seguro.


6. Los lenguajes documentales dentro de la cadena

Esta asignatura se llama Lenguajes documentales y trata de los vocabularios de

conceptos, libres o controlados, que usamos para indizar, es decir, para res-

ponder a la pregunta: cul es el tema de este documento? Adems de la indi-

zacin hay otra operacin que nos permite representar el contenido: son los

resmenes.

Durante el curso dedicaremos mucho ms tiempo a la indizacin que al resu-

men. Y es que para indizar hacen falta los lenguajes documentales.

En color se destaca el itinerario conceptual que sita los resmenes y los

lenguajes documentales dentro de la cadena documental:

Localizacin de los lenguajes documentales en la cadena documental

Todas las operaciones y normativas se desarrollan en los mdulos siguientes.

Ved tambin

La indizacin se trata en losmdulos Sistemas de clasifi-cacin documental, Listas deencabezamientos de materiay listas de autoridades y Lostesauros, mientras que el re-sumen se trata slo en el m-dulo Anlisis de contenido:resumen e indizacin.

Observacin

Estadsticamente este materialdedica un 25% de los conte-nidos al marco general de lacadena y la fase de anlisis decontenido; un 2% al resumeny el 73% a la indizacin.


Actividades

Proponemos las siguientes actividades para practicar los conocimientos de este mdulo:

1. Consultad la base de datos Temaria y localizad artculos donde se describa el proceso dela cadena documental en cualquier tipo de SID.

2. Imaginad que tenis que redactar un artculo cientfico sobre el SID en el cual trabajis.Redactad un esquema de la cadena documental como guin para describir las actividadesde vuestro SID.

3. Localizad datos sobre la poltica de seleccin en webs de los archivos y bibliotecas devuestro entorno.

4. Consultad las webs de la BC y la BNE y localizad informacin sobre los lenguajes docu-mentales que usan en el anlisis documental.

5. Consultad la web de una biblioteca pblica o un archivo municipal. Observad los instru-mentos de bsqueda disponibles y los servicios de difusin a vuestro alcance.

6. Consultad la base de datos CSIC-ISOC de Documentaci. Observad las posibilidades debsqueda.

Reflexin

Las soluciones de las activida-des se tratarn en el tabln dela asignatura.

http://www.temaria.net/http://www.bnc.cat/http://www.bne.es/http://bddoc.csic.es:8080/inicioBuscarSimple.html;jsessionid=F5CAAADFDD817A85880BC502E3E4B3CD?tabla=docu&bd=BIBYDOC&estado_formulario=show


Glosario

acceso directo m Modalidad de acceso al fondo de la coleccin de un SID. El usuario puedepasear, hojear y leer los documentos de la sala. Pasear por las salas y estanteras es un derechoadquirido en el mbito de las bibliotecas pblicas y universitarias.

acceso indirecto m Modalidad de acceso al fondo de la coleccin de un SID. EL usuariono tiene acceso a los documentos, slo a la coleccin de referencia. Tiene que consultar elcatlogo o inventario y esperar en la sala de consulta a que le lleven la documentacin. Estetipo de acceso se da en los archivos.

adquisicin f Accin de incorporar documentos nuevos al SID. Las vas de adquisicinson: gratuidad (open access), compra, donacin, intercambio y depsito legal.

adquisicin compartida f Procedimiento de adquisicin en el que intervienen diversasbibliotecas para comprar de forma coordinada. Las ventajas son mayor cobertura temtica delas colecciones, reduccin de gastos y tareas tcnicas e intelectuales, mejor servicio al usuario.

almacenamiento y conservacin m Operaciones de la segunda fase de la cadena queprocuran un espacio y unas medidas de proteccin al documento. La IFLA distingue tresactividades: la preservacin, la conservacin y la restauracin.

anlisis de contenido m Operaciones de anlisis que identifican y representan de ma-nera precisa la materia de los documentos, con el objetivo de permitir la recuperacin. Lasoperaciones son dos: el resumen y la indizacin. Esta parte del anlisis documental establecelos puntos de acceso por materias.

anlisis documental m Operacin que analiza los atributos formales y de contenido deun documento, con tcnicas especificas y normalizadas con la finalidad de hacerlos contro-lables y recuperables.

anlisis formal m Descripcin de los atributos estructurales de los documentos (autor,ttulo, edicin, coleccin, etc.), proporcionando una representacin del documento que lodescriba de manera nica, sin ambigedades. Esta parte del anlisis documental establece lospuntos de acceso por autor y por ttulo.

anlisis y tratamiento m Segunda fase de la cadena documental. Incluye dos operacio-nes: el anlisis documental y el procesamiento tcnico. Su funcin es organizar los documen-tos seleccionados en la primera fase y producir herramientas que faciliten la recuperacin.

araas f Ved Buscadores.

buscadores m Programas informticos con un robot que rastrea de forma automtica lared. Su misin es ir d

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