GESTION DOCUMENTAL

CONCEPTOS BASICOS

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO DE GESTIÓN "Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados". Ley 594 de 2000.

ARCHIVO CENTRAL "En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general". Ley 594 de 2000.

ARCHIVO HISTÓRICO "Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente". Ley 594 de 2000.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que ha tenido durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

ELABORACION O RECEPCION

UTILIZACION Y

CONSERVACION ELIMINACIÓN

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVO

DE

GESTION

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

HISTORICO

VALORES

PRIMARIOS

VALORES

SECUNDARIOS

Cultural

Histórico

Científico

Administrativo

Legal

fiscal

Contable

Técnico

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor :

Valor Administrativo

Fiscal o legal

Valor Científico

Económico

Histórico o Cultural

Debe ser objeto de conservación

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para la Comunidad y el Estado

Para la Administración

Para la Investigación

Para el desarrollo Económico y Social

Para el fomento de la Cultura y la Identidad Nacional

Para el desarrollo Científico y Tecnológico

GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

¿QUE ES UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL? Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

PARA LA ADMINISTRACION:

• Facilitan el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y

eficiente.

• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los

tiempos de retención en ella estipulados.

• Garantizan la selección y conservación de los documentos que

tienen carácter permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes

fases de archivo.

• Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Desde el punto de vista archivístico:

• Clasificación de la documentación

• Permiten el manejo integral de los documentos.

• Facilitan la organización de los documentos a partir del

concepto de archivo total.

• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

¿QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SIMPLE

RESOLUCION No. 02

RESOLUCION No. 03

Un solo tipo documental

4 INVITACION 3

CDP 2

PROPUESTAS 1

ESTUDIOS PREVIOS

SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA

Varios tipos documentales

La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales.

SUBSERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.

TIPO DOCUMENTAL : Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas.

CRITERIOS TECNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION

La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.

FOLIACIÓN

• La foliación se debe realizar a medida que se va generando y alimentando el expediente, de tal forma que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. • Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

FOLIACIÓN

En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto.

5

7

8

9

6

7

8

8

Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones

FOLIACIÓN

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Expediente Laboral

Roberto Rojas

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Es el traslado de documentos del archivo central ( o intermedio ) al permanente ( o histórico ). Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social ( cultural e histórico ), mas allá de las necesidades institucionales de conservarlos.

LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN:

• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. • Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. • Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la

documentación. • Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la

acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

• Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

• Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS • Existencia del Comité de Archivo

en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.

• Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por

el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.

INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental – FUID, junto con su instructivo.

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de conservación total ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se archivan máximo 200 folios o 210 para no cortar la trazabilidad del trámite.

CARPETAS DE PROPALCOTE

CARPETA DE YUTE

Para conservación de documentos que dentro de las TRD no son considerados como de Conservación Total

DILIGENCIAMIENTO ROTULO CARPETAS

GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 1523

ACTAS

ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO

ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO

Pendiente asignación de código con la elaboración de las TRD.

02 02 2012

28 12 2012

1 5

1 200 200

x

Este rotulo se debe diligenciar en lápiz

CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200

DILIGENCIAMIENTO ROTULO CAJA DE ARCHIVO

1 5 GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1523 Pendiente asignación de código con la elaboración de las TRD.

ACTAS

ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO

ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO AÑOS 2012-2013-2014

02 12 2012

20 12 2014

BIBLIOGRAFÍA GENERAL

• Ley General de Archivos 594 de 2000. • Archivo General de la Nación. Acuerdo 39 de 2002.Por el cual se

regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

• Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

• Jimenez González, Gladys. Ordenación Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación. 2003.

BIBLIOGRAFÍA ESPECIFICA

• ATHG 10 v1 Administración de expedientes de Historias Laborales • DIRECTIVA 17 DE 2012 (política de seguridad) • Directiva 49 de 2013. Cero Papel