La documentación comercial de la empresa, que tiene origen tanto externo como interno, forman la documentación fuente que proporciona los datos de entrada al sistema de contabilidad. Esta información es ingresada a los Libros de Contabilidad y procesada para obtener los informes contables.

Toda la documentación de respaldo tiene que mantenerse durante el tiempo que establecen las disposiciones legales. El Código Tributario señala que los libros de contabilidad y la documentación correspondiente, deben conservarse mientras esté pendiente el plazo que tiene el SII para la revisión de las declaraciones.

Para registrar todos los sucesos que se relacionen con la marcha de la empresa, y que sean susceptibles de medirse en términos monetarios, es necesario contar con un libro especial llamado Libro Diario.

El esquema más tradicional y generalizado del Libro Diario es el siguiente:

En la columna Detalle se anotan las glosas de los asientos contables ordenados cronológicamente, lo que se señala con un número en la parte superior de las cuentas. Las cuentas deudoras y acreedoras se registran con sus correspondientes cargos y abonos en las columnas Debe y Haber, respectivamente.

En la columna del Folio se anota la página de referencia en que la respectiva cuenta se encuentra registrada en el Libro Mayor. Al finalizar el registro en una página del Libro Diario se totalizan los cargos y los abonos para luego traspasarlos a la página siguiente.

Una vez finalizado un ejercicio, se inicia un nuevo ejercicio solamente con las cuentas de Activo y Pasivo. El asiento de apertura no considera las cuentas de resultado por cuento se cierran las del periodo anterior.

A partir de los saldos de Activos y Pasivos se elabora el “asiento de apertura” en el Libro Diario, trasladando los saldos deudores de las cuentas de activo a la columna del Debe y los saldos acreedores de las cuentas de pasivo y patrimonio a la columna del Haber.

Una vez que se han registrado los asientos en el Libro Diario, éstos se centralizan en el Libro Mayor, asignado para cada cuenta un folio determinado. El objetivo de este libro es clasificar y agrupar los movimientos de cargos y abonos de cada una de las cuentas utilizadas en los diversos asientos del Libro Diario.

El Traspaso del Libro Diario al Libro Mayor implica lo siguiente:

• En el Libro Mayor se destina un folio único para cada Cuenta.

• Las cuentas cargadas y abonadas que se han anotado en el Libro Diario al Debe y al Haber, también se anotan en el Libro Mayor en las columnas Debe y Haber.

• La fecha del Libro Diario se registra en el Libro Mayor

• la referencia del libro mayor, indica la página del asiento en el Libro Diario

Una vez finalizado el ejercicio, la empresa debe realizar un balance para conocer el resultado que ha obtenido en dicho periodo. Este resultado indicará si la empresa ha obtenido Utilidades o ha generado Pérdidas.

El Balance de 8 columnas es un cuadro numérico que se realiza a partir del Libro Mayor con los saldos deudores y acreedores de las cuentas.

Este balance de 8 columnas, es básicamente un compendio de tres secciones ordenadas en la siguiente secuencia:

• Balance de Comprobación y Saldos: Es el resumen del Libro Mayor que permite comprobar la igualdad de las sumas Débitos y Créditos, para posteriormente determinar los Saldos Deudores o Acreedores. A partir de este Balance se determina el Inventario y el Resultado.

• Inventario: El Activo y el Pasivo se determinan trasladando los respectivos saldos Deudores y Acreedores del Balance de Comprobación y Saldos.

• Resultado: Las Pérdidas se determinan trasladando los saldos Deudores de las cuentas de Pérdidas. Las Ganancias se determinan trasladando los saldos Acreedores de las cuentas de Ganancias.

Para determinar si la empresa ha obtenido Utilidad o Pérdida al final del ejercicio, se recurre a la sección Resultado del Balance, que resume los saldos de las cuentas de Pérdidas y Ganancias. En caso que el resultado del ejercicio sea pérdida, éste se suma a la columna de Activos para lograr la igualdad del Inventario y evitar los números negativos en el balance.