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INTRODUCCIÓN

La presente obra tiene como propósito brindarles el conocimiento, dinámica, elaboración, manejo e interpretación; de los documentos básicos y fundamentales de la contabilidad; viabilizando y haciendo posible el normal desarrollo y funcionamiento de las actividades comerciales que derivan del objeto social de una organización.

Entre estas herramientas destacan sin duda los documentos, a través de los cuales se plasman las decisiones, acuerdos y se realizan actos comerciales propios de un negocio teniendo en cuenta las causas y efectos de su utilización.

Nuestra actividad profesional, nos exige saber utilizar correcta y oportunamente estos documentos, por medio de los cuales se deja constancia escrita, de las diversas transacciones realizadas por las empresas, evitando futuros litigios o malos entendidos; también debemos ser conscientes de sus implicancias contables, legales y tributarias que derivan de ellos.

En esta oportunidad, desarrollamos temas relacionado a documentación mercantil, el comercio, la empresa y principales documentos internos utilizados en las empresas; desarrollando con un lenguaje sencillo y claro la parte práctica del uso de estos documentos.

CPCC. Rafael Jacobo Aguilar Salinas.

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ÍNDICE

CAPÍTULO I

Documentación Mercantil ........................................................................................ 4

El Comercio................................................................................................................ 6

La Empresa................................................................................................................ 8

Recibo de Ingreso a Caja ......................................................................................... 11

Recibo de Egreso de Caja ..........................................................................................11

Vale .......................................................................................................................... 13

Nota de Pedido .........................................................................................................15

Proforma ..................................................................................................................17

Solicitud de Compra .............................................................................................. 19

Orden de Compra................................................................................................... 21

Kardex de Almacén ..................................................................................................26

Bibliografía ..............................................................................................................31

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CAPÍTULO I

Documentación Mercantil, El Comercio, La Empresa y Documentos Internos

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DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma técnica a todos los documentos que van a intervenir en la actividad comercial, sirviendo de constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas.(1)

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado una operación comercial. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con los documentos internos que utiliza la empresa. Estos documentos mercantiles se envían al departamento de contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. En conclusión, podemos decir que: documentación mercantil es toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que servirá para: certificar o probar un hecho desde el punto de vista legal. Importancia La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

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(1) GIRALDO JARA, Demetrio “Documentación mercantil” teoría y practica, Editora Fecat 2007 p. 15 Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al departamento de compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

a. Sirve para contabilizar las operaciones realizadas. b. Constituye el orden y la organización de las empresas. c. Sirve para conocer al dueño de los bienes, derechos y valores. d. Sirve de prueba en casos de juicio entre dos o más personas. e. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

PRINCIPALES DOCUMENTOS MERCANTILES Documentos internos Recibos ingresos y egresos. Vale de entrada y salida. Solicitud de compra. Orden de compra. Proforma. Notas de pedido. Tarjetas de control de almacén.

Comprobantes de pago Factura. Recibo por honorarios. Boletas de venta. Liquidación de compra. Ticket o cinta emitida por máquina registradora. Nota de Crédito y Débito. Guía de Remisión - Remitente. Guía de Remisión - Transportista. Comprobante de Retención. Comprobante de Percepción.

Títulos valores Letras de cambio. Pagaré. Factura Conformada. Cheque

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Documentos bancarios Nota de débito bancario. Nota de crédito bancario. Estado de cuenta corriente. Papeleta de depósito. Papeleta de retiro. Carta de crédito.

EL COMERCIO Se denomina comercio a la actividad socio económica consistente en la compra y venta de bienes, sea para su uso, para su venta o para su transformación; percibiendo una utilidad deseada; es el intercambio o transacción de algo a cambio de otra cosa de igual valor.(2) El comerciante es la persona física o jurídica que se dedica al comercio en forma habitual.

CLASES DE COMERCIO Por el medio de transporte:

a. Terrestre. b. Acuático. c. Aéreo.

Por su extensión:

a. Local. b. Regional. c. Nacional. d. Internacional

Por su volumen:

a. Mayorista. b. Minorista.

Por su forma de pago:

a. Al contado. b. Al crédito.

Por internet:

a. Comercio electrónico.

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(2) GIRALDO JARA, Demetrio “Documentación mercantil” teoría y practica, Ob. Cit., p. 17 TIPOS DE COMERCIO Comercio mayorista Conocido también como "comercio al por mayor" o "comercio al mayor" es la actividad de compra - venta de mercancías cuyo comprador no es consumidor final de la mercancía. La compra con el objetivo de vendérsela a otro comerciante o a una empresa manufacturera; que la emplee como materia prima para su transformación en otra mercancía o producto. Comercio minorista Conocido también como "comercio al por menor", "comercio al menor"; "comercio detallista", es la actividad de compra - venta de mercancías cuyo comprador es el consumidor final; es decir, quien usa o consume la mercancía. Comercio interior Es el que se realiza entre personas que se hallan presentes en el mismo país, sujetos a la misma jurisdicción Comercio exterior Es el que se efectúa entre personas de un país y las que viven en otro. Comercio por comisión Es el que se realiza a cuenta de otro.

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LA EMPRESA 1. Concepto

Se entiende por empresa toda actividad económica organizada para la

producción, transformación, circulación, administración y custodia de bienes; o para la prestación de servicios; en un ámbito geográfico determinado.(3)

La empresa es una organización legalmente constituida que puede tener como propietario uno o varias personas naturales y/o jurídicas contando con recursos humanos, materiales, económicos y financieros, tiene como finalidad producir bienes, comercializar o prestar servicios, y cuyo objetivo fundamental es la obtención de utilidad (lucro, renta, remanente, beneficio o superávit), e incrementarlo en forma efectiva en el transcurso del tiempo.

Pero que sucede si la empresa no obtiene utilidad al final del ejercicio económico ¿significa que ya no es empresa? Si sigue siendo empresa hasta que no se produzca su liquidación, puede encontrarse con pérdida en determinados períodos, pero respaldada por su patrimonio y reservas.

La pérdida que genera una empresa no solo están ligadas a la falta de capacidad o gestión por parte de los empresarios si no también a factores externos tales como: 1. La falta de incentivos tributarios de los gobiernos de turno. 2. Elevada inflación. 3. Aplicación de impuestos que reducen o eliminan los presupuestos de inversión. 4. Fenómenos naturales: tales como terremotos, incendios, temperatura etc.

2. Elementos de la empresa

Son los recursos fundamentales que se necesitan para su empleo y uso por la administración en la dirección, gestión, y ejecución de todas las actividades que se realizan para la obtención de los objetivos; los elementos son los siguientes: a. Recursos Humanos

1. Directores y Presidente del Directorio, se encuentran ubicados en los órganos de gobierno, de dirección y son los máximos directivos de la organización.

2. Personal Jerárquico. Representado por el Gerente General o Administrador General, Gerentes de Área o Sub-Gerentes.

3. Personal Técnico sin rango jerárquico jefatural. 4. Personal Operativo de apoyo y servicio.

(3) ROSALES QUEZADA, Beder “Contabilidad de costos comerciales y servicios” Guía Didáctica SUA p. 8.

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b. Recursos materiales. 1. Materia prima e insumos. 2. Muebles y enceres. 3. Materiales y útiles de escritorio

3. Finalidad La finalidad primordial es la de rentabilidad en un determinado periodo de tiempo

4. Clasificación A. Por su constitución

a. Persona Natural. Son aquellas empresas unipersonales que se constituyen sin escritura pública de constitución se realiza mediante tramites municipales.

b. Persona Jurídica. Son aquellas empresas que se constituyen mediante escritura pública de constitución y está inscrita en el registro de personas jurídicas.

B. Por su forma organizativa

a. Sociedad Anónima Cerrada.

Realiza sus actividades baja tal denominación o siglas SAC cuenta con un máximo de 20 socios.

b. Sociedad anónima Abierta. Realiza sus actividades baja tal denominación o siglas SAA cuenta con un número ilimitado de socios y sus acciones se cotizan en la Bolsa de Valores.

c. Sociedad de Responsabilidad Limitada Cuyas siglas son SRL cuenta con un máximo de 20 socios y su capital esta representado por participaciones.

d. Sociedad Colectiva Sociedad de tipo persona lista dedicada en nombre colectivo a la explotación de su objeto social el mínimo de socios son dos.

e. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.

Cuyas siglas son EIRL. Pertenece a un solo dueño con personería jurídica es totalmente diferente a la empresas unipersonales puesto que estas empresas cuentan con escritura pública de constitución.

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C. Por la procedencia del capital

a. Públicas. Las empresas estatales son personas jurídicas de derecho público de propiedad del estado, con duración indefinida que tienen por finalidad ejecutar las políticas del gobierno de turno que en representación del estado deben desarrollar y controlar las operaciones y el mantenimiento de las actividades productivas y de servicios considerados estratégicos para preservar la seguridad nacional. En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social.(4)

b. Privadas.

Cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. Pueden ser nacionales o extranjeros.(4)

D. Por su naturaleza: 1. Agrícolas.-

Son aquellas empresas que se dedican al cultivo y producción de las plantas y árboles de consumo alimenticio.

2. Pecuarias.- Se dedican a la crianza y producción de animales. 3. Extractivas.- Se dedican a la extracción minera, pesquera, artesanal. 4. Producción Natural.- La crianza y reproducción de los peces en las piscigranjas. 5. Transformación.-

Empresas que se dedican a las diversas actividades de fabricación, transformando la materia prima e insumos en productos o artículos. Ejemplo: fábricas de harina, azúcar, cerveceras y conserveras.

6. Servicios.- Empresas que se dedican a la prestación de diferentes servicios ejemplo: servicios de consejería, mensajería, vigilancia, operaciones bancarias, Cía. de seguros, financieras y de servicios públicos. 7. Comerciales.- Empresas que se dedican a la compra y venta de productos, artículos o mercancías, obteniendo de esta transferencia la utilidad necesaria para continuar con el siglo de seguir comprando y vendiendo.

(4) ROSALES QUEZADA, Beder “Contabilidad de costos comerciales y servicios” Guía Didáctica SUA p. 9.

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DOCUMENTOS INTERNOS

Son documentos que cada empresa emite y utiliza según sus necesidades, no existiendo normatividad legal que obligue su utilización. Estos documentos deben estar firmados y sellados en señal de aprobación y autorización.

RECIBO DE INGRESO Y EGRESO DE CAJA Son documentos simples que dejan constancia ya sea de un préstamo otorgado o recibido, de un cobro, amortización, o cualquier otro concepto. Este documento de uso interno; se redacta por duplicado; el original para el que otorga y la copia para el que recibe.

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Casos prácticos Con fecha 01/02/2012 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 cancela S/. 2,000.00 a cuenta de la F/. 001-5687 a Hotel Palma Real por separación de su auditorio para los días 26 y 27 de febrero. Con fecha 01/02/2012 Hotel Palma Real, cancela la cantidad de S/. 150.00 al señor Carlos Rodríguez Méndez por concepto de eliminación de desmonte. Solución:

Inversiones Pacífico SAC

Dos mil y 00/100 nuevos soles

Pago a cuenta por separación del auditorio Para los días 26 y 27 de febrero del 2012

Ciento cincuenta y 00/100 nuevos soles

Eliminación de desmonte

Carlos Rodríguez M

32961735

2,000.00

150.00

01 febrero 12

01 febrero 12

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VALE Es un documento interno que emiten las empresas u organizaciones a su personal, otorgándoles suma de dinero o productos para ser canjeados por el departamento de tesorería o el departamento de almacén.

Modelo de vale

VALE

ALMACENERO

CANT. DETALLE

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Caso práctico: Con fecha 02/03/2012 el señor Manuel Quispe Araujo con DNI 32568574 chofer de la empresa de transportes “El Nazareno ” solicita autorización para retirar de los almacenes 50 galones de petróleo; el cual será utilizado para realizar el transporte de 100 llantas a la ciudad de Huarmey.

02 03 2012

Manuel Quispe Araujo

50 Galones de petróleo S/. 600.00

S/. 600.00

VALE

ALMACENERO

CANT. DETALLE

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NOTA DE PEDIDO O VENTA

Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados; indicando cantidad, detalle e importe. Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.(5)

(5) http://www.monografias.com/trabajos14/do…

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Caso práctico Con fecha 05/03/2012 Ferretería y Distribuidora Diana SAC atiende el pedido No. 4587 del señor Javier Lozano Rojas con DNI 32858715 domiciliado en Urb. Los pinos A-14 - 50 varillas de fierro de 3/8. - 100 bolsas de cemento Pacasmayo. - 40 kilos de alambre. - 200 vueltas de alambrón.

4587

05 marzo 12

Javier Lozano Rojas

Urb. Los Pinos A-14 32858715

50 Varillas de fierro 3/8 S/. 1,250.00 100 Bolsas de cemento Pacasmayo S/. 2,500.00

40 Kilos de alambre S/. 160.00 200 Vueltas de alambrón S/. 800.00

S/. 4,710.00

05 03 12

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PROFORMA

Documento utilizado por las empresas, para dar a conocer sus productos con los que cuenta su negocio indicando cantidad, calidad, precio unitario y condiciones de venta y que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados; se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original se envía al cliente y la copia queda en poder de la empresa.

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Caso práctico: El señor Juan López Moran propietario y director de la Orquesta de Musical Bahía Tropical con motivo de renovar sus instrumentos musicales solicita una proforma a la empresa Importaciones Tropical Music SAC consistente en: - 3 guitarras eléctricas. - 01 batería electrónica Korg 600 - 02 consolas.

Juan López Morán

Urb. El Acero Mza. 19 Lote 20

03 Guitarras eléctricas Kramer Neptune S/. 4,500.00 01 Batería electrónica Marca Korg S/. 2,500.00

Consolas marca Behringer SL 3242 02 S/. 6,000.00

05 03 12 Martín Hidalgo Gonzales

x

3425675

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SOLICITUD DE COMPRA Documento interno utilizado por el departamento de almacén para comunicar y solicitar al encargado del departamento de logística la necesidad de efectuar la adquisición de nuevas mercaderías o productos que él, o los demás departamentos requieren, en virtud de las cuales se indica la cantidad modelo color etc. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca, como es natural, las condiciones más favorables.

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Caso práctico: El señor Diego Pérez Castillo encargado del departamento de ventas de la empresa Agropecuaria El Chino EIRL. solicita al jefe de compras abastecernos con los siguientes productos: - 100 sacos de urea. - 200 cajas de insecticidas. - 150 paquetes de semilla de alfalfa. - 250 Sacos de nitrato de amonio.

100 Urea Sacos Insecticidas 200 Cajas Semillas de alfalfa 150 Paquete Nitrato de Amonio 250 Sacos

Solicitud No. 001263 Sr. Diego Pérez

03/04/2012

03/04/2012

03/04/2012

03/04/2012

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ORDEN DE COMPRA Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.(6)

Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.(6)

Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.(6)

Se extiende el documento por duplicado el original se envía al proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadería.(6)

Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si está tiene un departamento de compras, la orden de compra suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. Caso práctico: Con fecha 01/02/2010 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 emite la orden de compra No. 1200 a la empresa Confecciones Perú SAC con RUC 20123456789 para que se nos envíe la siguiente mercadería: - 150 pantalones talla 32 color azul noche marca piers. - 100 camisas talla M color blanca marca John Holden El original es enviado al proveedor, una copia al almacén y una segunda copia a contabilidad. La operación será cancelada dentro de 30 días fecha.

(6) http://www.monografias.com/trabajos14/do…

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Modelo de Orden de Compra

ORDEN DE COMPRA

Fecha......../........./...........

Numero: ................

Señores: .............................................

RUC:..................................................

Condiciones: ..............................

Sírvanse atender el siguiente pedido :

Ítem Código Descripción Color Cantidad P. Unitario P. venta

IMPORTE

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL

IGV

TOTAL JEFE DE COMPRAS

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAÑADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS

Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

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Modelo de Orden de Ingreso al Almacén

ORDEN DE INGRESO AL ALMACEN

Fecha......../........./.........

Número: ...................... Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

Ítem Código Descripción Unidad Cantidad

Vº.Bº ALMACENERO

ORDEN DE COMPRA: ......................................

GUIA DE REMISION: ......................................

OBSERVACIONES:

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Solución caso práctico

Modelo de Orden de Compra

ORDEN DE COMPRA

Fecha......../........./...........

Numero: ................

Señores: .............................................

RUC:..................................................

Condiciones: ..............................

Sírvanse atender el siguiente pedido :

Ítem Código Descripción Color Cantidad P. Unitario P. venta

IMPORTE

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL

IGV

TOTAL JEFE DE COMPRAS

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAÑADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS

Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484 001-1200

Confecciones Perú SAC 01 02 12

20123456789

Pago a 30 días

001 ATS 0100 Pantalón T-32 Azul 150 80.00 12,000.00

002 CTM 0520 Camisas T- M Blanca 200 60.00 6,000.00

S/. 18,000.00

15,254.23

2,745.76

S/.18,000.00

Dieciocho mil y 00/100 nuevos soles

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Solución caso práctico

Modelo de Orden de Ingreso al Almacén

ORDEN DE INGRESO AL ALMACEN

Fecha......../........./.........

Número: ...................... Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

Ítem Código Descripción Color Cantidad

Vº.Bº ALMACENERO

ORDEN DE COMPRA: ......................................

GUIA DE REMISION: ......................................

OBSERVACIONES:

Pantalón T-32

Camisas T- M

150

200

001

002

Azul

Blanca

001

04 02 12

001-1200

001-8240

ATS 0100

CTM 0520

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KARDEX DE ALMACÉN Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias del almacén, vale decir aplicable en control de mercaderías, de materias primas, materias auxiliares, de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de adquisición, código, precio unitario, modelo, talla, medida, característica y principalmente la cantidad de unidades valorizadas.(7) El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su identificación y su stock; mantener en inventario permanente; por qué no decir que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de existencias. Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales, siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias.(7) Empresas comerciales Mercaderías

Empresas industriales Productos terminados. Subproductos, desechos y desperdicios. Productos en proceso. Materias primas. Materiales auxiliares, suministros y repuestos. Envases y embalajes Existencias por recibir.

Control físico de los inventarios El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en el almacén sean iguales a las del Sistema de Kardex Físico, lo cual permitirá:

a) Una adecuada planeación para la reposición de stocks, b) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento. c) La transparencia de los rubros de existencias y costo de ventas en los estados financieros.

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el balance general y los Resultados del año. Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.

(7) GIRALDO JARA, Demetrio “Contabilidad Intermedia” teoría y práctica, Editora Fecat, Edición 1996 pág. 117

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Control físico de inventarios El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final. Metodología de un buen inventario físico Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable. Valor agregado de un inventario físico

Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor agregado de: Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y

codificadas. Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar

elegido por la Empresa. Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha

del inventario. Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las

autoridades tributarias. Contar con el Sistema de Kardex de Almacén totalmente actualizado,

respecto a: Código de ubicación. Código de producto. Saldos correctos.

Conciliación con los libros contables La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

Actualización del control de inventarios Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias, los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia

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de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y Administración, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente. Ordenamiento previo del stock. Codificación del stock por ubicación. Verificación física de la ubicación del stock. Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico. Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario. Corte Documentario. Ordenamiento de stock de difícil conteo.

Incidencia tributaria Este Control es también necesario al momento de preparar la información para el fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario físico de existencias realizado con una metodología coherente y que tenga el sustento competente, evitará sanciones por presunción de ingresos omitidos. A. Elaborar el Libro Kardex de Almacén (Producto Arroz Superior por

Sacos) de la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con No. De RUC 20445307022 domiciliado en Av. José Pardo 646, si presenta el siguiente movimiento económico durante el mes de enero.

03/01.Saldo inicial de apertura 50 sacos precio unitario S/. 80.00 05/01.Compra según F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un precio

unitario de S/85.00 07/01.Compra según F/. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un precio de S/90.00 10/01.Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001 - 250 el

cliente cancelará a los 30 días. 12/01.Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Perú SAC F/ 001- 251 para ser

enviados a la ciudad de Moro 15/01.Industrias Marino SAC devuelve 10 sacos de arroz por encontrarse en mal

estado la empresa emite la nota de crédito No. 001-50 e ingresa los productos a los almacenes de la empresa.

19/01.Según Autorización interna No.1 el gerente general ordena se le done a la Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz.

23/01.Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl. A un precio total incluidos IGV de S/. 5,950.00 según factura 001-1263

25/01.Se vende 30 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252 28/01.El gerente general según informe del almacenero decide retirar de los

almacenes 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado según orden 02 31/01.Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores del

Valle del Santa a un precio de S/. 84.00 para lo cual la empresa emite una liquidación de compra No. 001-2560 por qué los señores agricultores carecen de RUC.

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KARDEX MES DE ……………………………..

ARTICULO: UNIDAD DE MEDIDA:

MARCA : STOCK MINIMO:

MODELO : STOCK MAXIMO

FECHA Doc. DETALLE ENTRADAS SALIDAS SALDOS

Cant. C. U. C.T Cant. C. U. C.T Cant. C. U. C.T

TOTALES

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Desarrollo caso práctico:

ARTICULO : ARROZ UNIDAD DE MEDIDA : SACOS

MARCA : COSTEÑO STOCK MINIMO : 50

MODELO : SUPERIOR STOCK MAXIMO : 100

ENTRADA SALIDA SALDOS

Fecha Doc. Detalle CANT. C.U. C.T. CANT. C.U. C.T. CANT. C.U. C.T.

03-ene Saldo inicial 50 80 4000

05-ene 1-2560 Tanny EIRL 50 85 4250 100 82.5 8250

07-ene 1-152 Favisa SAC 40 90 3600 140 84.64 11850

10-ene 1-250 Ind. Marino SAC 60 84.64 5078.4 80 84.65 6771.6

12-ene 1-251 Com. Perú SAC 20 84.65 1693 60 84.64 5078.6

15-ene 1-50 Ind. Marino SAC 10 84.64 846.4 70 84.64 5925

19-ene 001 Parrq. San Pedro 15 84.64 1269.6 55 84.64 4655.4

23-ene 1-1263 C. Universo EIRL 50 100 5000 105 91.96 9655.4

25-ene 1-252 C. El Popular 30 91.96 2758.8 75 91.95 6896.6

28-ene 002 Retiro d M ercad. 10 91.95 919.5 65 91.96 5977.1

29-ene 1-2560 Agricult. Santa 100 84 8400 165 87.13 14377.1

TOTALES 250 22096 135 11719

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BIBLIOGRAFÍA

1. CONTADORES Y EMPRESAS. Documentos Empresariales y Laborales

Primera Edición. Agosto, 2006.

2. GIRALDO JARA, Demetrio. Documentación Mercantil Teoría y Práctica. Editora Fecat EIRL segunda edición 2007

3. GOMEZ AGUIRRE, Antonio - COSSIO CARRASCO, Viviana

“Manual Referencia Rápida del Contador” Contadores y Empresa, primera

edición octubre 2005 Imprenta Editorial El Búho EIRL.

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CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PRIMERA UNIDAD 1.- Las empresas según su forma de constitución se clasifican en a) ………………………….................b)....................................................................... 2.- Clasificación de las empresas de acuerdo a su forma societaria. a)……………………b)………..…………c)………………………d………………… 3.- Los documentos internos son utilizados obligatoriamente de acuerdo al reglamento de comprobante de pago ( V ) ( F ) 4.- El ..................................... es importante porque vincula y culturiza a los pueblos 5.-Finalidad de las empresas…………………………………………………………….. 6.- ………………………..………Libro auxiliar donde se registra las entradas y salidas de existencias, materias primas, auxiliares y suministros. 7.- ………………………………….Rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma técnica todos los documentos que intervienen en la actividad comercial. 8.- ……………………………….Sirve de constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas. 9.- Son aquellas empresas que se constituyen mediante escritura pública :

c) Persona Natural cc) Persona jurídica v) Comercio b) la empresa bb) n.a. 10.- ……………………………………..Es toda actividad económica organizada, para la producción, transformación, circulación, administración, y custodia de bienes. 11.- Elementos de una empresa a)…………………………………………b)………………………………………… 12.- La empresa por la procedencia de su capital se clasifican en: a)…………………………………………b)………………………………………… 13.- Actividad económica que consiste en la compra de mercaderías para venderlas:

v) Empresa b) Empresa persona jurídica bb) Empresa persona natural vv) Comercio d) n.a.

14.- ………………….……………..Se emiten y utilizan según las según las necesidades de cada empresa no existiendo normatividad legal que obligue su utilización. 15.- …………………………………….Son documentos simples que dejan constancia ya sea de u n préstamo otorgado, recibido o de cualquier otro concepto. 16.- No es un documento interno : v) Pro forma b) Nota de pedido bb) Nota de venta vv) Boleta de venta d) ticket dd) n.a. 17.- …………………………………..documento utilizado por la empresa, a través del cual los clientes solicitan los artículos deseados. 18.- …………………………………..documento utilizado por la empresa, a través del cual los clientes se enteran de nuestros productos. 19.- …………………………………..documento utilizado por la empresa, a través del cual solicitamos a nuestro proveedor artículos deseados. 20.- Ejemplo de documento interno:

v) Recibo x honorarios b)Recibo d arrendamiento bb) Recibo d ingresos vv) Ticket d) na

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D.- Desarrollar 1.- Hallar el 35% de 100 ............................................ 2.- Calcular el 10% de 100 .........................................

3.- Determinar el 25% de 25....................................... 4.- Buscar el 18% de 500......................................... 5.- Las ventas del día de Farmacia Universo suman 6000 según boletas de venta del 10 al 40 hallar el igv (tasa 19%) (el igv está incluido en los 6000)................ 6.- Las ventas del día de Farmacia Universo suman 2500 según boletas de venta del 41 al 60 hallar el igv (tasa 19%) (el igv está incluido en los 2500)................ 7.- Las ventas del día de Farmacia Universo suman 3500 según boletas de venta del 61 al 80 hallar el igv (tasa 18%) (el igv está incluido en los 3500)................. 8.- El precio de un radio sin igv es 250 cuál es el precio con igv tasa 19%............... 9.- El precio de un radio con igv es 250 cuál es el precio sin igv tasa 19%...............

10.- El precio de un radio con igv es 250 cuál es el precio sin igv tasa 18%.............

11.- Las tres quintas partes de 1000 es ..................................................................... 12.- Las dos terceras partes de 2000 es .................................................................... 13.- Las tres octavas partes de 3000 es....................................................................... 14.- Las dos octavas partes de 4000 es....................................................................... 15.- Las tres quintas partes de 50 es .......................................................................... 16.- Las dos terceras partes de 80 es ......................................................................... 17.- Las tres octavas partes de 7 es........................................................................... 18.- Las dos octavas partes de 140 es......................................................................... 19.- Las ventas del día de Farmacia Universo suman 9,000 según boletas de venta del 500 al 700 hallar el igv (tasa 19%)(el igv está incluido en los 9000).............. 20.- Las ventas del día de Farmacia Universo suman 5,000 según boletas de venta del 701 al 800 hallar el igv (tasa 20%)(el igv está incluido en los 5000).............. 21.- Las ventas del día de Farmacia Universo suman 2000 según boletas de venta del 801 al 950 hallar el igv (tasa 18%)(el igv está incluido en los 2000).............. 22.- El precio de un radio sin igv es 400 cuál es el precio con igv tasa 17%............. 23.- El precio de un radio con igv es 700 cuál es el precio sin igv tasa 15%.............

24.- El precio de un radio con igv es 500 cuál es el precio sin igv tasa 12%.............

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E. Elaborar el Libro Kardex de Almacén, (Producto Latas de Aceite) de la Empresa Comercial Favisa SAC con No. De RUC 20445301027 domiciliado en Manuel Ruiz 746, si presenta el siguiente movimiento económico durante el mes de enero 2005.

03/01. Saldo inicial de apertura 100 latas de aceite precio unitario S/. 50.00

05/01. Compra según F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 200 latas a un

precio unitario de S/56.00

06/01. El Gerente ordena al almacenero a retirar de 100 latas de aceite y

Enviar al almacén de Casma dado a que no cuentan con stock para

atender los pedidos según orden interna No. 001

07/01. Compra según F/. 1-152 a Romero SAC 10 latas a un precio de S/55.00

08/01. Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 205 latas de aceite F/ 001-

250 el cliente cancelará a los 30 días

08/01. El cliente Comercial Perú SAC solicita 50 latas de aceite; para ser

enviados a la ciudad de Casma; la empresa envía solo lo que le queda

en almacén y acuerda que en el próximo viaje enviará el saldo.

09/01. Industrias Marino SAC devuelve 30 latas de aceite por encontrarse en

una situación económica difícil; la empresa emite la nota de crédito No.

001- 250 e ingresa los productos al almacén

12/01. Según Autorización interna No. 2 el gerente general ordena se le done

a la Parroquia San Pedrito 15 latas de aceite.

15/01. Se compra 50 latas de aceite a la empresa Comercial Universo Eirl. Por

a un precio de S/. 60.00 F/.001-1263

18/01. La empresa envía el saldo pendiente a Comercial Perú.

22/01. Se vende 10 latas de aceite al comedor el popular F/001-252

25/01. El gerente general decide retirar de los almacenes los 10 latas de aceite

por encontrarse en mal estado según orden No. 02

28/01. El almacenero de Casma devuelve el préstamo otorgado

31/01. Se decide comprar un lote de 40 latas de aceite a comercial Tany eirl

a un precio de S/. 50.00 según factura No. 001-1254.