Manual Autoinstructivo

Administración Logística

Julio Cesar Villar Castillo

Lima - Perú

IntroducciónLa Administración de toda Empresa, cualquiera sea su naturaleza o actividad, propende a lograr un aprovechamiento óptimo de sus recursos humanos, materiales y financieros para la obtención de un objetivo predeterminado.

Una empresa, sea esta industrial comercial o de servicios, requiere de materiales para su funcionamiento y operatividad, sea que los utilice en provecho propio o que los venda, a terceros. Por lo tanto, dentro de su economía, destinará gran parte de su capital a realizar adquisiciones de materiales, en cantidades más o menos apreciables, los cuales, si no son administrados convenientemente, dan lugar a pérdidas o despilfarros que tarde o temprano inciden en la buena gestión de la empresa.

Esta necesidad de adquirir materiales, así como la de guardarlos, distribuidos y controlarlos, obliga a las empresas a contar en su organización, con dependencias cuyas finalidad consiste justamente en permitir disponer en cualquier momento del artículo que se necesita para seguir funcionando. Esta finalidad es importante, y sobre, todo lleva en ella la enorme responsabilidad de evitar paralizaciones en la producción o pérdidas en las ventas

En los últimos años, los esfuerzos de la Dirección de Empresas, han tomado un giro bastante halagador para los especialistas en materiales, pues se han dirigido hacia la “gestión de Inventarios" con la finalidad de lograr reducciones en los Stocks, por cuanto éste aspecto ha llegado a constituir una aspiración universal. En casi todos los países del mundo se han fundado instituciones dedicadas a la investigación de nuevos productos o productos sustitutos y han aperturado Instituciones académicas y programas universitarios dedicados a profundizar los aspectos relacionados con la Administración de los Recursos Materiales , en la seguridad de que la necesidad común de las empresas, es contar dentro de su organización con especialistas en esta rama de la Administración, denomínese ella administración de materiales, administración logística o abastecimiento.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, la Administración de Recursos Materiales se ha incorporado cada vez más a la Dirección Científica, interesándose por los procedimientos técnicos para resolver los problemas, relacionados con inventarios, clasificación y abastecimiento de materiales, compras, control, etc., haciendo que los métodos empíricos, de tanteo, sean desplazados por ser demasiados costosos y porque con frecuencia conducen a errores.

Por ello, y con un objetivo común, el autor del presente Manual, profesional en las Ciencias Administrativas, y especialista en este campo funcional de la empresa, pretende aunarse a los estudiosos de la administración de materiales o logística, participando en el diserto de un texto orientador de este importante proceso sistémico empresarial.

El esfuerzo es su desarrollo, particularmente está centrado en la consolidación de grandes experiencias teóricas de autores especializados en la materia, con la experiencia del autor adquirida en los últimos 30 años, al frente de organizaciones dedicadas a la administración de los recursos materiales, en Instituciones Públicas y Privadas; y paralelamente, en la aplicación de estas teorías en la cátedra universitaria.

El presente Manual "Administración Logística", servirá como una guía didáctica a los Profesores y estudiantes universitarios, de Institutos- Superiores Tecnológicos y Escuelas Superiores, que se esfuerzan en comprender y aplicar, mejor esta disciplina, y está dedicada

especialmente para aquellos alumnos que siguiendo estudios superiores en Ciencias Administrativas, a distancia (no presenciales), no comparten directamente su aprendizaje con el Profesor en el aula.

EL AUTOR

ORIENTACIONES METODOLÓGICAS

Siendo el usuario principal de este Manual, estudiante del Programa Profesional en Ciencias Administrativas a distancia, debe tener en cuenta que en este sistema:

1. Los estudios no son presenciales, por lo tanto no requiere de aulas, salvo para las tutorías,

2. El medio principal para estudiar, son los Manuales Autoinstructivos, como el de “Administración Logística”, reforzado paralelamente, con apoyo tecnológico: tutorías, videos, conferencias, etc.

3. Estimula la voluntad, responsabilidad y autodisciplina del estudiante.4. El horario e intensidad del estudio lo establece el propio alumno.

Teniendo en cuenta lo anterior, se recomienda tener en consideración los siguientes pasos para la lectura y compresión del presente Manual "Administración Logística":

a. Leer con mucha atención cada uno de los temas que están desarrollados. En caso de no comprender algún párrafo, ítem o tema, anotarlo para consulta al tutor o al autor del Manual (por intermedio del Coordinador) o por internet.

b. Releer cuantas veces sea necesario para que los conceptos y temas sean retenidos en la memoria.

c. Desarrollar los cuestionarios autoevaluativos. Practicar varias veces hasta su comprensión o consulta, esto le permitirá verificar su aprendizaje.

d. Hacer uso de la bibliografía complementaria, acudiendo a las bibliotecas de la(s) comunidad(es) de su localidad, o comprándolos. En caso de la no existencia de ellos, recurrir en apoyo bibliográfico a su Facultad (por intermedio del Coordinador) o por internet

e. Comentar los temas, con otros estudiantes del mismo nivel o superior, del PEPCAD, u otras Universidades. Esto le permitirá una mejor comprensión de ellos.

f. Buscar la oportunidad de practicar la aplicación de los distintos temas de esta especialidad, en su empresa o donde desarrolle sus prácticas pre-profesionales.

g. Consultar, tantas veces sea posible, al tutor de la especialidad o al autor del Manual. Esto facilitará la realización de las actividades y la compresión de los temas.

h. No dejar pasar por alto temas o capítulos que no haya comprendido o aclarado; el sistema logístico, para su mejor comprensión y aplicación, exige conocimientos básicos de administración y de empresa; y conceptos sólidos de la administración de materiales.

OBJETIVOS GENERALES DEL CURSO DE ADMINISTRACION LOGISTICA

Capacitar al estudiante de Ciencias Administrativas para:

1. Definir y describir las funciones de la Administración de Materiales y su importancia dentro del contexto empresarial.

2. Organizar un sistema Logístico, mediante la determinación previa de los principales problemas de las áreas de Compras, Almacenes y Distribución.

3. Conocer al detalle las fases o etapas que comprende la programación de los recursos materiales dentro de una empresa.

4. Establecer políticas y procedimientos para la adquisición e bienes y su debido ordenamiento, control y distribución.

5. Conocer y ampliar los procedimientos y métodos de compras en las adquisiciones nacionales e internacionales

6. Manejar apropiadamente el control de stocks, a través de la Toma de inventarios.

7. Evaluar y mejorar la eficiencia de la función logística.

8. Tomar decisiones en la selección de los medios de transporte más adecuados y convenientes para el traslado de los bienes adquiridos desde las fuentes de aprovisionamiento hasta los almacenes y usuarios.

9. Preparar un plan de seguridad integral para la empresa y la apertura de pólizas de seguridad para trabajadores, bienes y equipos.

CAPÍTULO l

LA FUNCIÓN LOGÍSTICA, SU PROCESO Y ESTRUCTURA

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Al finalizar el estudio del presente capitulo, usted estará preparado para:

1. Determinar lo que es la función logística dentro de una empresa, su importancia y cuáles son sus principales funciones.

2. Definir cómo funcionan las diversas áreas que integran el “sistema logístico”, y como se interrelacionan.

3. Conocer la interrelación existente entre logística y las demás dependencias de una empresa.

4. Diseñar una estructura orgánica y funcional de una dependencia Administradora de Recursos Materiales

1.1 CONCEPTOS SOBRE ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES O LOGÍSTICA.

Considerando el proceso que deben seguir todos los materiales dentro de la empresa, encontramos que estos deben ser adquiridos, almacenados, controlados y por último distribuidos para su utilización o venta; es decir, que todas estas actividades se realizan cuando se necesitan materiales, sean estos materias primas, productos terminados, semi- manufacturados o en proceso, o cualquier otro tipo de existencias o servicio que generalizando, llamaremos materiales. Recordando esta finalidad dentro de la administración empresarial, podremos definir que la «Administración de Materiales» o logística es la función; que planea, organiza, dirige, coordina y controla el procesó de los materiales; desde su adquisición hasta su entrega al usuario o consumidor.

La Administración de Materiales es una parte de la Administración General que comprende el uso de principios, métodos y técnicas pre-establecidas, para permitir de una manera más económica y racional la utilización de los medios, materiales, en la cantidad, calidad y otras condiciones conseguidas en función de la producción.

La logística, entendida como una función dentro del ámbito militar, encargada de transportar, abastecer y acuartelar a las tropas, es un concepto que sirvió inicialmente para definirla. En la actualidad, la función logística puede definirse como el conjunto de operaciones que permite reponer a disposición de la empresa, en tiempo oportuno y en la cantidad y calidad deseada,

todos los artículos y productos necesarios para su funcionamiento al menor costo posible. A esto habría que agregar, que toda la operación deberá permitir el eficiente flujo de materiales desde las fuentes en que se inicia la producción hasta el usuario final. Para hacer efectiva esta función, se necesita contar con una compleja red de medios físicos y técnicas de organización.

La Administración de Materiales o Logística, involucra la totalidad de los flujos de materiales de la empresa, desde la programación de materiales, compra, recepción, almacenamiento en la bodega, movimiento de materiales, transporte interno, y almacenamiento en el depósito de productos acabados. Se refiere a la totalidad de las funciones relacionadas con los materiales, ya sea con su programación, adquisición, resguardo, distribución, etcétera, desde su llegada a la empresa hasta su salida con dirección a los clientes.

Por sistema logístico, entiéndase, al conjunto de medios aplicados para realizar físicamente todas las operaciones de fabricación, transformación y almacenamiento, que permiten asegurar la salida de los flujos de material, desde los proveedores hasta los clientes después de haberlos sometido a lo largo del camino a las transformaciones necesarias para que llegaran al estado de productos elaborados.

1.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES O LOGÍSTICA

La Logística, en cualquier tipo de empresa, siempre ha constituido uno de los aspectos más importantes de su funcionamiento.

Esta importancia se ha incrementado notablemente con el advenimiento de nuevos y sofisticados procedimientos destinados a acelerar la producción, lo que a su vez, ha hecho que la logística adquiera un valor determinante, en su propósito de apoyar todas las operaciones de la empresa, desde su planeamiento, hasta la fase final del procesó empresarial

El proceso logístico de una empresa, visa la organización y dirección del fluir de los materiales, componentes, abastecimientos, movimientos y otras actividades, desde los productores o proveedores hasta los clientes o usuarios.

La logística se encargará entonces, de organizar los recursos materiales, para satisfacer las necesidades que plantee la empresa corno indispensables para su funcionamiento, determinando inclusive, las fuentes internacionales que pudieran proveer esos recursos.

IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA

La función logística como parte importante del área administrativa, posibilita el aprovisionamiento de las empresas, la ejecución de planes de fabricación o producción y la distribución de productos.Todas estas funciones deben estar debidamente relacionadas dentro de un sistema funcional mayor, que garantice eficiencia y eficacia.

La función logística tiene tal importancia que necesita de una organización propia dentro de la empresa. La adecuada atención a los usuarios internos y externos, su importancia en cuanto al costo y a los aspectos financieros de la empresa la reconocen como un organismo de primer nivel dentro de la empresa.

1.3 APLICACIONES DE LOS PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN, EN LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES O LOGÍSTICA

Siendo los principios de la Dirección aplicable en su totalidad a los dirigentes de entidades, cualquiera sea el nivel en que actúen, es lógico pensar que aquellos que se desenvuelven dentro del ámbito de la Administración de Materiales y tienen personal a sus órdenes, deberán tener presente las normas, guías o principios enunciados a fin de aplicarlos en el desempeño de sus actividades:

a. Planeamiento.- se puede afirmar que la mayoría de los planes qué se elaboran dentro de una entidad, obligan a las dependencias de materiales a confeccionar sus propios planes, para colaborar en su ejecución, por cuanto en todos ellos se contemplan generalmente adquisiciones y utilización de artículos que hacen intervenir a la Dependencia de materiales que por su función está obligada a proporcionárselos oportunamente y con la mayor economía posible.

La determinación del objetivo en la Administración de materiales, así como la elaboración de los planes para alcanzarlo, debe basarse en el objetivo general de la empresa y en los planes relacionados con su obtención, de manera que unos con otros estén enlazados, cumpliendo de esta manera, con los principios referentes a la función de planear, que desarrollan los dirigentes.

Si se ha considerado que esta función tiene primacía sobré tas otras que desarrollan los dirigentes, es indudable que para el administrador de materiales la responsabilidad que asume al planear las adquisiciones, lo obliga a llevar al extremo la elaboración de los planes, programas y presupuestos que le permita tomar rápidas y acertadas decisiones.

b. Organización.- Una de las deficiencias que generalmente se constatan en las empresas, es la ubicación correcta de la dependencia administradora de Materiales dentro de la Organización de la Empresa, y esta deficiencia es la que da lugar en la mayor parte de los casos, a que no se fije exactamente y con propiedad, el nivel y la finalidad que deba ésta cumplir. Ello permite, muchas veces, convertir a los Compradores en mandaderos y a los almaceneros en simples guardianes de los materiales.

En la organización, debemos determinar con precisión las actividades que se deben llevar a cabo para alcanzar el objetivo general, y debe contemplarse en forma específica cuales son las que corresponden a la Administración de Materiales, de manera que se pueda agruparlos bajo un solo mando, y no tenerlas dispersas o asignadas a varias dependencias.

Pero, todos los cuidados y medidas que se tomen al organizar la empresa para establecer la independencia administrativa de la función logística, no tendrán eficacia si la propia dependencia no se organiza con igual cuidado. Por lo tanto, al departamentalizarla, al darle autoridad y responsabilidad, al dividir el trabajo que en ella se ha de realizar y al asignarle sus funciones, hay que tener siempre presente que su existencia debe facilitar el trabajo de los que requieren de sus servicios, mediante la entrega oportuna y económica de los artículos que necesiten para poder funcionar.

c. Formación de Cuadros.- La mayor traba en la centralización del proceso de materiales en una sola dependencia, se encuentra en la desconfianza que los usuarios sienten hacia dicha dependencia, así como el temor de no poder contar con los artículos que necesitan en el momento preciso. Esta desconfianza y este temor se basan generalmente en el personal que se destine para desempeñar estas actividades, así como en su falta de capacitación, lo que da lugar a que el control de las existencias, y su renovación no se aplique eficientemente. Por lo expresado, y sabiendo que esta función completa la anterior, debe contemplarse una selección rigurosa del personal que se destine a la dependencia Administradora de Materiales.

d. Dirección.- Dirigir significa orientar, guiar y supervisar a los subordinados, canalizando sus actividades hacia el objetivo. Es indudable que las dependencias que actúan con los materiales requieren la aplicación de todos los principios relativos a esta función.

Para lograr una buena dirección, debe unificarse el mando y no duplicarse, poniendo bajo un solo jefe el proceso completo de los materiales dentro de la Empresa, a fin de que este contemple todos los aspectos que con él se relacionan, y por lo tanto dirigirá mejor su dependencia, haciendo comprender a su personal qué es lo que se pretende

de ellos, y de su desempeño en los puestos que ocupan dentro del funcionamiento regular y eficiente de toda dependencia administradora de Materiales.

e. Coordinación.- Al tratar este aspecto, tenemos que relacionarlo con el objetivo principal de la Administración de Materiales dentro de las Empresas, por cuanto la coordinación está basada en la armonía de los esfuerzos para alcanzar el objetivo. Por tanto, si para esta especialidad, el objetivo principal consiste en servir a los que necesiten los materiales, proporcionándoselos oportunamente, haciendo adquisiciones económicas y evitando las pérdidas por existencias excesivas; es indudable que para alcanzar dicho objetivo, debe funcionar la coordinación entre todos los elementos que en la empresa tiene a su cargo el aspecto de materiales y además, con los usuarios que los requieren para su funcionamiento.

Es notorio todavía que en muchas Empresas las adquisiciones se efectuarán sin establecer la necesaria coordinación con la Dependencia de Almacenes, para cerciorarse si ésta dispone del espacio necesario para su almacenaje o si los consumos están en relación con las cantidades a adquirir.

f. Control.- Sin control no hay dirección eficiente. Solo midiendo, constatando y corrigiendo las actividades que se realizan diariamente, se podrá guiar, orientar y conducir mejor la dependencia hacia su objetivo común.

El control en la Administración de Materiales, es base importante para lograr una dependencia rentable y para obtener el objetivo de dar servicios y mantener la continuidad del abastecimiento, evitar gastos excesivos, no duplicar adquisiciones etc. y sobre todo, para dar seguridad a los usuarios de que contarán con los materiales que requieren en el momento preciso, ya que solamente mediante normas de control bien establecidas, que faciliten el acopiamiento de los planes en las medidas que se tomen para constatar su realización, se podrá preveer las deficiencias, los problemas y dificultades; y se podrá adelantar en la solución, a fin de mantener la eficiencia y rentabilidad de la dependencia.

1.4 PLAN DE ORGANIZACIÓN DE UNA DEPENDENCIA ADMINISTRADORA DE RECURSOS MATERIALES.

El método que seguiremos nos permitirá efectuar un análisis conducente a establecer un plan de organización:

A. Definir el Problema.El primer paso a seguir consiste en definir ¿Cuál es el problema que se tiene entre manos y cómo debe solucionarse? La mejor forma de definir el problema es contestar algunas preguntas que uno mismo puede plantearse y que podrían ser:

1. De qué tipo de entidad se trata. Industrial o Comercial? 2. Se encuentra ya funcionando, o va a iniciar sus operaciones?3. Las dependencias que intervienen en el proceso de la Administración de Materiales, existen?, están centralizadas?, de quién dependen?4. De qué cantidad dispone para su organización?, tiene factores limitativos al respecto?

B. Situación Inicial.Una vez definido el problema, se estudiará la situación en que se encuentra la dependencia que se trata de organizar en razón de:

La organización que tiene, Los medios con los que cuenta, Procedimientos que emplea, Control que se realiza, y Actividades que está cumpliendo.

Y en igual forma que en el primer paso, puede analizarse en razón de contestar preguntas como:

1. Cómo están organizadas las áreas que integran la Administración Logística?

2. Qué nivel ocupan dentro de la actividad?

3. De quién dependen? A quiénes mandan?

4. De qué medios humanos dispone? Son suficientes? Cuántos necesita? Qué grado de instrucción requiere cada puesto? En qué condiciones trabajan?

5. Existe un Manual de Organización? Qué indica?

6. De qué materiales dispone? Cómo se utilizan? Cuánto requiere?

7. Se está efectuando el control? Cómo? Es suficiente? Es excesivo? Cuál es su costo?.

Establecida en esta forma la situación real que vive la dependencia, se continúa el estudio mediante:

C. Análisis de la Situación Inicial.En este paso se debe determinar:

1. Qué se está haciendo bien? 2. Qué se está haciendo mal?3. Qué mejoras pueden implantarse?4. En qué forma o cuántas alternativas existen para corregir lo que se está haciendo mal

o para mejorar los procedimientos de la dependencia?

D. Comparación de las Alternativas.AI terminar el análisis deben tenerse varias soluciones para cada aspecto de la situación inicial y de los problemas detectados. Estas varias soluciones o alternativas que se encuentran, se compararán entre sí y con relación a los principios de la dirección, factores limitativos, política establecida en la entidad, etc., que constituyen los patrones de comparación, que permitirán determinar las ventajas y desventajas de cada alternativa para alcanzar eficientemente el objetivo general que se haya establecido.

E. Elección de la mejor Alternativa o DecisiónEl último paso es el de decidir de acuerdo con la comparación efectuada, cuál de las alternativas es la más conveniente, para lo cual se requiere saber cuál es la que tiene más ventaja y menos desventajas, que pueden solucionarse con facilidad y sin mayor costo. Al tomar la decisión y elegir la mejor alternativa, hay que elaborar el plan correspondiente, en base a dar respuesta a las preguntas siguientes: ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cómo?, Quién?, ¿Con qué?, ¿Por qué?, ¿Para qué?; es decir determinando:

- ¿Qué se va a hacer?- ¿En qué tiempo? - ¿A qué costo? - ¿En qué condiciones? - ¿Dónde se hará?- ¿Cuándo se iniciará y cuándo terminará?- ¿Cómo se realizará?- ¿Quién o quienes lo harán? - ¿Con qué medios?

En conclusión, mediante el análisis y la comparación de la situación que se encuentra, podremos dar solución a los problemas que se presenten teniendo siempre en cuenta los patrones que nos ayudarán a escoger la mejor alternativa, es decir, aquella que se podrá llevar a cabo con el menor esfuerzo, y al menor costo posible.

ORGANIGRAMA TÍPICO DE UNA DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA

1.5 RELACIONES DE LA LOGISTICA CON OTRAS FUNCIONES DE LA EMPRESA

La conclusión de que el flujo de materiales da lugar a un proceso que debe ser integrado para permitir un mejor servicio a la empresa en su conjunto, ha facilitado la centralización de las actividades y la creación del sistema logístico, cuyo diseño y administración absorbe funciones que en el pasado estuvieron a cargo de las otras dependencias de la empresa.

Es conocido que las actividades logísticas sufrieron una descentralización casi total, hasta que se llegó a comprender que eran elementos de un solo proceso, cuyo reconocimiento sé produjo después de extensas polémicas en las que se demostró el carácter integral del sistema, en oposición a la idea de que cada actividad se podría desempeñar mejor y con resultados positivos para la entidad, involucrándola en las dependencias a las que servía.

La centralización dada por el sistema y la posición de función directiva o gerencial de alto nivel que ha logrado alcanzar la dependencia logística, aunque la denominen en diferentes formas, ha dado origen a que en el cumplimiento de sus funciones, establezca relaciones con otras dependencias de la empresa a nivel directivo, las que en algunos casos se ven afectados por discrepancias en las soluciones que se den a los variados problemas de materiales que a diario se presentan y que son vistos en diferente forma, especialmente, por aquellos que tuvieron las actividades, hoy centralizadas, bajo su mando.

Aunque las relaciones de la dependencia logística abarcan a todos los elementos de la empresa, son dirigidas principalmente hada Producción, Comercialización, Finanzas y Contabilidad, Ingeniería de Producto y Control de Calidad y, lógicamente, hacia la Gerencia General.

a. Logística - Gerencia General

Como se ha indicado anteriormente la ubicación de la dependencia logística en la organización de la empresa, es uno de los problemas que se presentan al centralizar tas actividades relacionadas con ella. Se considera problema porque conforme han venido funcionando, las decisiones se han tomado, solamente, teniendo en cuenta satisfacer al usuario, y, por lo tanto, atendiendo sus exigencias y, a veces, caprichos, sin pensar en la importancia económica que cada decisión podía tener para la empresa.

Las relaciones entre el Gerente General y el de Logística, deben basarse en la comprensión de la función que se ha asignado a éste por el conocimiento que tiene de la organización y del servicio que debe proporcionársele, así como por la aceptación de sus responsabilidades para administrar eficientemente, con política y procedimientos adecuados a fin de lograr resultados con costos económicos en todos los aspectos de su actividad, Lógicamente que para ello la Gerencia General debe apoyar al Gerente de Logística, asignándole la autoridad que le corresponde a la responsabilidad que asume y procurando que cuente con lodos los medios que le permitan alcanzar eficiencia en su trabajo.

La Gerencia General debe permitir actuar libremente al Jefe de Logística, confiando en sus conocimientos y escuchando sus opiniones, haciéndolo participar en la definición de políticas y normas, asignándole el nivel gerencial que debe tener, al mismo tiempo que le da el apoyo necesario para lograr la coordinación de la función logística con las de producción, finanzas, comercialización, etc., caso contrario la unción se verá limitada, los inventarios no estarán adecuados a las necesidades y las roturas de stocks o los excesos de existencias seguirán produciéndose y las quejas de los usuarios aumentarán.

b. Logística – Producción

En las empresas fabriles la atención de los directivos se concentra en la producción, haciendo que todas las funciones giren alrededor de ella. Es indudable la importancia que tiene esta función como principal consumidora de materiales y por ello, es que normalmente las actividades logísticas han estado bajo su dependencia y, aún en la actualidad, son muchas las empresas que las subordinan a la dirección o gerencia de producción. Sin embargo, un breve análisis de la función principal de ambos elementos, nos permitirá establecer que la mejor relación entre ellos debe ser enfocada desde el punto de vista de sus objetivos, tratando de unificarlos en base a su contribución eficaz a los beneficios generales de la empresa.

Desde este punto de vista, se encontrará que la relación entre los elementos debe ser de coordinación y no de subordinación, no existiendo razones para que alguna de ellas domine y

si más bien para que, mediante el desempeño coordinado de ambos, pueda producción contar con los materiales que requiere, sin tener preocupaciones extras a su verdadera y principal función; la transformación de las materias primas en productos terminados a costos verdaderamente competitivos.

Mientras que para Producción siempre es preferible que sobren los materiales para no correr el riesgo de que se rompa el stock, para logística las sobre-existencias y las roturas de stock son pérdidas que la empresa debe evitar por su similar gravedad. Ésta afirmación, concreta una de las razones por las que no puede subordinarse, una a la otra; y por ello es que se debe tratar de alcanzar la más estrecha colaboración haciendo que Logística conozca y participe en el planeamiento de las necesidades futuras de Producción; de manera de lograr que su actividad tienda a mantener existencias a niveles adecuados a, que regule la renovación de los stocks en función de la capacidad de almacenaje; del medio de transporte más rápido y menos costoso para las cantidades que se adquieren, del control de inventarios y la posibilidad de sustituciones, de las relaciones con los proveedores, de la búsqueda de fuentes de abastecimientos que eviten depender de un solo proveedor, en fin las satisfacción de las necesidades de Producción, como uno de los usuarios, sin afectar la economía de la empresa, lo que se puede lograr si existe una colaboración y coordinación estrecha e independiente que facilite las comunicaciones y el disponer de información adecuada con oportunidad tanto en un sentido como en otro.

c. Logística - Finanzas – Contabilidad

A Finanzas - Contabilidad; le compete el empleo eficiente del capital que la empresa tiene y el control de las actividades en relación con el manejo de dicho capital. Las relaciones con Logística son constantes y mucha importancia ya que es ésta la que se encarga de los mayores desembolsos que se efectúan en la empresa en el cumplimiento de su función, tanto en relación a los materiales de uso constante, como en la adquisición de bienes del activo fijo, aspectos ambos que sólo pueden ser efectuados teniendo en cuanta la disponibilidad de dinero efectivo y las posibilidades de contar con recursos que puedan ser comprometidos para pagos futuros.

La función logística para satisfacer las necesidades de los usuarios compromete la economía de la empresa y, antes de Hacerlo, deberá coordinar con la dependencia de finanzas para definir sus posibilidades en las negociaciones con los proveedores y lograr-condiciones de pago acordes con la capacidad económica definida por Finanzas. Aunque no debiera producirse, sucede muy a menudo en las compañías, que la entidad financiera se entere de los acuerdos tomados por Logística con, los proveedores, al recibir fa copia de la orden de compra emitida; la que en muchos casos no puede ser cumplida en lo referente a condiciones de pago, por no tener posibilidades para ello la empresa, dado los acuerdos establecidos por Logística.

Teniendo en cuenta que las acciones de las dependencias logísticas deben ser registradas y controladas por Contabilidad, lo que origina una serie de operaciones contables, es conveniente que los formularios, impresos y demás documentos que manejan estas dependencias sean diseñados considerando las necesidades, no sólo de Logística sino también de Contabilidad para evitar duplicaciones de formularios y de trabajo que encarecen los costos. La coordinación en los procedimientos relacionados con materiales, es indispensable entre Logística y Finanzas Contabilidad, para conseguir efectivos beneficios en los costos. Igualmente lo relacionado con la clasificación de cuentas deberá ser coordinada entre ambas dependencias.

d. Logística - Comercialización.

La comercialización de los productos que fabrica una empresa, es otro de los aspectos que como Producción la consideran los directivos como de gran importancia, lo que es lógico por cuanto es ésta actividad la generadora de ingresos para la empresa. Sin embargo, dicha importancia no debe ser sobrevalorízada, al extremo de subordinar las otras actividades a ella.

La política de comercialización y las tácticas que se empleen para cumplirla tiene una influencia fundamental en el diseño y la operación del sistema logístico, pues sus requerimientos establecen los límites entre los cuales debe trabajar el sistema, especialmente en la actividad de distribución física afectando en muchos casos sus costos, Al establecer el pronóstico de ventas, la dependencia de comercialización está definiendo para la empresa sus necesidades en producción, ya que ésta dependencia deberá planear sus actividades para responder al pronóstico establecido y proporcionar los artículos que en él ha previsto vender. La dependencia logística deberá al mismo tiempo adecuar su sistema para abastecer a producción con las materias primas que requieren los productos que fabricará, y además preparar sus almacenes de productos terminados para recibir los artículos de producción, controlándolos y renovándolo en función de la comercialización que con ellos se realice.

Como con las otras actividades, con la comercialización se debe establecer relaciones de coordinación y enlace que le permitan a Logística disponer del artículo y entregárselo oportunamente al cliente final a través de su dependencia de distribución física. Para ello debe medir el servicio que ofrece en función de:

- La rapidez con que los artículos pueden ser entregados al cliente.- Confianza que dicha rapidez genera en los clientes.- Grado de disponibilidad inmediata de los artículos.

Aspectos que se relacionan, ya que la rapidez de entrega está directamente afectada por la disponibilidad de los artículos, y la confianza se obtiene en base a la disponibilidad y la rapidez. Al tratar de disponibilidad, se debe pensar que ésta se logra, siempre y cuando se sepa dónde está el artículo para que disponiendo del medio de transporte, se pueda entregar con oportunidad al cliente, es decir, que disponiendo de un buen control de inventarios y del transporte adecuado, se logrará disponibilidad, rapidez y confianza, aun sin tener el artículo en el propio almacén.

e. Logística- Control de Calidad

A éste elemento le compete, como su nombre lo indica, controlar la calidad de los productos que fabrica la empresa y además aquellos que son adquiridos para la producción u otras dependencias. Por ello es que la actividad logística debe establecer coordinaciones y obtenerla colaboración, de manera de asegurarse la calidad adecuada, haciéndola certificar por el control de calidad.

1.6 FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES O LOGÍSTICA

Cualquier procedimiento de administración de materiales, empleará las siguientes fases:

1. Programación.- Prevee en forma racional y sistemática, la satisfacción conveniente, adecuada y oportuna de los bienes, servicios y obras requeridas por las distintas dependencias de la Empresa, previa determinación de los mismos en base a sus metas institucionales. Constituye un elemento del planeamiento integral de la empresa y ordena la gestión del abastecimiento.

2. Adquisición o Compra.- A través del cual se formaliza y consolida la tenencia o disponibilidad de los bienes y servicios requeridos por las dependencias de una Empresa.Estas adquisiciones se realizan a través de las dependencias u oficinas de compras, y utilizando una serie de modalidades: adjudicaciones directas, por concursos o por licitaciones, teniendo en cuenta características propias o condiciones previstas (calidad, cantidad, peso, volumen, etc.).

3. Almacenamiento.- Actividad funcional relacionada con la ubicación física temporal de los bienes materiales adquiridos por la entidad, en un espacio físico apropiado denominado almacén, con fines de custodia y con destino final a los usuarios.Estos ambientes físicos, denominados almacenes, deben reunirías condiciones apropiadas para el debido y adecuado mantenimiento, conservación, preservación, seguridad interna y externa, de los materiales que albergan.

4. Distribución.- Actividad funcional y técnica referida a la directa satisfacción de las necesidades de bienes a las distintas dependencias que oportunamente lo requieren.

En esta actividad, el sistema logístico pone a disposición del usuario los bienes solicitados, previa presentación del pedido, debidamente autorizado y firmado por el jefe de la dependencia solicitante.

6. Transportes.- función logística mediante la cual se realiza el movimiento de los materiales, desde las plantas de aprovisionamiento hacia las instalaciones de las entidades consumidoras y/o hacia los usuarios o clientes.

CIRCUITO DE LA LOGÍSTICA EMPRESARIAL

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN

1. Diseñe una definición de «Logística», utilizando los siguientes conceptos:- Sistema- Empresa- Aprovisionamiento- Producción - Administración- Comercialización

2. Conteste Verdadero (V) o falso (F) a las siguientes afirmaciones:a. La logística representa una gran inversión para la empresa.b. La logística debe funcionar como ente independiente de las demás áreas de una

empresa. ( )c. Los objetivos de) abastecimiento son únicamente calidad y cantidad. ( )d. La función de distribución física se encarga de los movimientos de los productos en

tránsito de un punto a otro. ( )

3. Explique brevemente:a. importancia de la logística en el contexto empresarial.b. ¿Cuáles son las funciones básicas de la logística?c. ¿Con qué departamentos de la empresa se relaciona más directamente la logística?

4. Diseñar a su criterio, un:a. Sistema logístico para una empresa industrial (pequeña)b. Sistema logístico para una empresa comercial (mediana)

Capitulo II

“GESTION DE COMPRAS”

A.- PROGRAMACION DE LAS COMPRAS

Objetivos específicos

Al finalizar el estudio de este tema, usted estará preparado para:

1. Esbozar la programación de compras de una empresa cualquiera partiendo de los datos de consumo y las necesidades futuras para la producción y/o venta.

2. Identificar los problemas que afectan la programación de compras y establecer sus posibles soluciones.

3. Diseñar la documentación necesaria para elaborar un presupuesto de compras

PROGRAMACIÓN DE RECURSOS MATERIALES

1. PLANIFICACIÓN Y POLITICA DE COMPRAS

En primer lugar, definamos lo que entendemos por planificación: es el proceso de toma de decisiones anticipado acerca de Qué se debe hacer, Dónde y Quién lo hará; es en cierto modo el puente que va desde el lugar donde estamos, hasta el lugar donde queremos llegar en un futuro deseado. Por su parte, la política es también un plan, en el sentido que es el conjunto de principios generales o maneras de comprender que guían o canalizan el pensamiento y la acción en la toma de decisiones.

Vistas las definiciones estamos frente a un tipo de toma de decisiones en el presente, que producirá resultados en el futuro, de tal manera de contar con la adecuada provisión de bienes y/o servicios necesarios para la empresa en función de sus metas y su capacidad financiera, permitiendo su flujo constante que asegure sil continuidad cumpliendo los criterios de racionalidad y austeridad.

En cuanto a las unidades responsables que intervienen en la determinación de la planificación y política de compras, son principalmente:

a. Logística.- Encargada del planeamiento y control de inventarlos y por lo tanto de determinar las necesidades en términos de cantidad. Asimismo, en coordinación estrecha con los usuarios, (a plena identificación de los materiales requeridos (Nombre, Características técnicas, Calidad requerida, etc.) y por último es la encargada de diseñar la política de compras, especialmente en cuanto a la oportunidad de las compras.

b. Planificación y Presupuesto .- Quién deberá proveer los gastos presupuestarios, programarlos y financiarlos. La información proporcionada por ellos es básica, pues de acuerdo a ella se priorizará las compras, decidiendo la asignación de recursos.

c. Compras.- Quién de acuerdo a la información recibida y en coordinación con los usuarios planificará las compras.

La planificación y política, debe tener las siguientes características:

a. Uniformidad.- la planificación y la política establecida es válida para todas las dependencias de la empresa, ninguna dependencia debe tener un tratamiento excepcional, por mucha jerarquía que tenga.

b. Racionalidad.- Se refiere a que los métodos y procedimientos sean ordenadamente aplicados y además que se garantice un eficiente empleo de los bienes y servicios.

c. Flexibilidad.- Los mecanismos y procedimientos deben facilitar su actualización en caso que varíen las condiciones que originaron lo inicialmente establecido.

d. Periodicidad.- La planificación y la política se establecen de acuerdo a las condiciones existentes y éstas son cambiantes. Una buena planificación es aquella que responde de manera fidedigna a las condiciones, por ello, debe establecerse por un periodo de tiempo concreto.

e. Austeridad.- Entendido como el empleo mesurado de los limitados recursos con que cuenta la empresa y su adecuada combinación para obtener más y mejores resultados. Entre los principales criterios de austeridad, podemos señalar:

1) Utilidad Múltiple.- A artículos similares, en lo posible debe tenderse a estandarizados, de tal forma que un mismo artículo pueda servir para diferentes fines.

2) Uniformidad.- En lo posible deben agruparse bienes y/o servicios similares, a fin de darles el mismo tratamiento tanto en cuanto a compras, como en cuanto a mantenimiento.

3) Durabilidad.- Se debe dar preferencia a aquellos bienes, que relativamente respecto a su precio garanticen mayor duración o menor riesgo de deterioro.

4) Racionalidad.- De acuerdo a la disponibilidad financiera preveer las necesidades indispensables para satisfacer las necesidades de la empresa.

5) Prioridad.- la empresa debe establecer con claridad los criterios de prioridad para apilarlos en el caso que no sea posible obtener todo lo programado, en general, los que resulten críticos para el cumplimiento dejas metas o aquellos que tiendan a vallar de precio con mayor frecuencia y magnitud.

6) Facilidad de Conservación.- Evitar en lo posible la obtención anticipada de aquellos bienes y/o servicios cuyo mantenimiento o conservación demande considerables gastos.

7) Ahorros de Gastos Adicionales.- En lo posible debe evitarse gastos adicionales como transporte, seguros, etc., tendiendo a que sean asumidos por el proveedor.

2. PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

El proceso de programación de las compras, consta de los siguientes pasos:

1. Determinación de Necesidades.- Identificar con claridad las necesidades de bines y/o servicios, formulándose en términos de Nombre, Especificaciones técnicas, Tiempo máximo de provisión, Lugar en donde se requiere, etc. La determinación de las necesidades debe efectuarse en coordinación con la oficina de presupuestos a fin de que lo determinado esté dentro del tope presupuestal establecido y de éste modo la programación sea equilibrada y factible o en todo caso para hacer los reajustes necesarios.

PROGRAMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

2. Consolidación da Necesidades.- Consiste en Reunir en un solo documento toda la información recabada de las necesidades de bienes y servicios de toda la empresa,

3. Formulación del Programa de Compras.- Consiste en determinar cuáles y cuántos de los bienes y los servidos requeridos habrán de comprarse, en que períodos, a que costo global y con qué modalidad. Este programa será establecido previa información y aprobación del presupuesto respectivo y debe establecer, entre otros:

a) Política de compras específica para el periodo,b) Objetivos cuantitativos y cualitativos para el periodo.c) Calendario de compras,d) Modalidades de adquisición.

El programa de compras, para facilitar su ejecución debe ser desagregado en dos sub-programas, uno de bienes y otro de servicios; en lo posible, al formular el programa no debe recortarse la obtención de algún bien o servicio, sino aplicando el criterio de racionalidad, distribuir las compras a lo largo del calendario de acuerdo a la disponibilidad de recursos financieros y actualizarlo periódicamente, a fin de introducir los cambios que se requiera.

CUADRO DE NECESIDADESBIENES () SERVICIOS ()

PRESUPUESTO VALORADOBIENES () SERVICIOS ()

4. Ejecución del Programa de Compras.- Se entiende por ejecución del programa de compras, el conjunto de acciones conducentes a formular documentos, proporcionar información, realizar el seguimiento respectivo, hasta que tos materiales requeridos estén al alcance de los usuarios.

5. Evaluación del Programa de Compras.- Se entiende por evaluación al conjunto de Operaciones orientadas a establecer los resultados obtenidos, dentro del período de tiempo establecido, comparándolos con los resultados esperados según la planificación y programa respectivo.Mediante este proceso de evaluación se obtendrá entre otros los siguientes resultados:

a) Comparación entre lo previsto y lo obtenido para el periodo de tiempo evaluado.b) Información para obtener el costo global y parcial de lo ejecutado.c) Eficiencia de compras en cuánto a oportuna atención de necesidades existentes.d) Cantidad, frecuencia y aspectos en que se ha tenido que reprogramar las adquisiciones.e) Determinar las causas de las desviaciones de lo ejecutado con respecto a lo previsto.

CUADRO DE OBTENCIONBIENES () SERVICIOS ()

El planeamiento, en cualquier organización, debe considerarse como algo vivo y unido a la realidad del momento. No puede ser un grupo de recetas que se utilizan rígidamente, como: «En caso de... haga...». La planificación es una herramienta y debe usarse como tal. No se le puede dar carácter inflexible ni infalible.

¿A qué preguntas debe responder un adecuado planeamiento en el área de Abastecimientos, específicamente Compras?Mencionemos algunas:

- ¿Cuál es el tiempo máximo que deberá transcurrir entre la recepción de un pedido y su ejecución?

- ¿Cuál debe ser la fluctuación de existencias para compensar los altibajos en la demanda de ventas?

- ¿En cuánto deben extenderse las compras por encima de las necesidades normales, para prevenirlos aumentos de precio o la escasez?

- ¿Sobre qué bases debemos fijar el nivel de consumo?- ¿Cuáles son los costos que debemos considerar para la evaluación económica

de un pedido?- ¿Cuál será el período más conveniente para ordenar un pedido?- ¿Qué productos necesitan un mejor estudio para la definición de todas las

interrogantes planteadas?

Empecemos por absolver la última pregunta. Una empresa de producción o comercialización maneja, entre productos terminados (lo que produce a comercializa) y productos intermedios (materias primas y materiales de servicio o apoyo), una gran cantidad de artículos. Si todo§ y cada uno de ellos mereciera la misma importancia en la determinación de cantidades y tiempo de solicitud, la labor de la sección -incluso apoyada por computadoras- seria titánica, y evidentemente insatisfactoria. Cualquiera que sea la solución que adoptemos, debe aplicarse en los sectores que no permitan mayores ventajas.

B.- “ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS”

Al terminar el estudio del presente tema, usted estará preparado para:

1. Especificar las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas de la dependencia.

2. Establecer con claridad los pasos por seguir en un procedimiento de compras.

3. Definir los métodos, formas y normas técnicas utilizadas en el área de compras.

4. Conocer la estructura de los costos lógicos.

5. Definir lo que es tiempo de pedido, tiempo de entrega, stock de seguridad, stock de reposición y stock máximo.

6. Interpretar el significado de “lote económico” y utilizarlo en el planteamiento de la gestión de compras.

7. Dirigir un proceso de adquisición de bienes internacionales.

ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

1. FINALIDAD Y OBJETIVOS

Los desembolsos económicos que se efectúan a través de Compras y la incidencia del costo de compra en el artículo que se produce y/o vende, obliga a pensar que no sólo se trata de satisfacerlas necesidades de las dependencias de la empresa, proporcionándoles lo que solicitan, sino que hay que tener en cuenta ciertos factores que requieren la coordinación de todos los elementos de Compras, porque ésta puede facilitar los materiales y, al mismo tiempo, beneficiar a la empresa. Para ello, se requiere no subordinar las compras a otra dependencia; hacerla actuar independientemente bajo la dirección de la Gerencia de Logística que coordine su acción con aquello a quienes debe servir, de manera que conociendo sus necesidades pueda facilitarles lo que requieren en forma económica.

De esta forma COMPRAS evolucionó de una simple función de servicio, en provecho de producción, a una función directiva en la que hay que tomar decisiones constantes, qué muchas veces son alteradas en lapsos muy cortos, por las circunstancias cambiantes de la economía y del comercio; ya no se trata de esperar órdenes para efectuar las adquisiciones, ahora hay que prever las necesidades y los cambios que puedan producirse, para hacerles frente sin que resienta la economía de la entidad.

La finalidad de COMPRAS se determina conforme se va precisando su importancia para la empresa, hasta definirla en forma correcta,, como: “ADQUIRIR MATERIALES, SUMINISTROS, HERRAMIENTAS, MAQUINAS, EQUIPOS, ETC. DE LA CALIDAD ADECUADA, EN LA CANTIDAD NECESARIA, EN EL MOMENTO Y LUGAR PRECISO, Y AL PRECIO MAS CONVENIENTE".

Para cumplir con dicha finalidad, se determinan los objetivos fundamentales que deben alcanzar, los cuales, constituyen las metas permanentes de sus actividades. Dichos objetivos son:

1. Mantener la continuidad en el abastecimiento.2. Inversión mínima compatible con la seguridad y provecho económico.3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones de los materiales.4. Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se destinan los materiales.5. Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y servicio que se requieran.6. Mantener la posición competitiva de la empresa.

Los objetivos descritos obligan a COMPRAS a conocer las características de los materiales y el uso que se destinan para, en función de ello, realizar los esfuerzos necesarios y efectuar la adquisición sin olvidar las metas que debe alcanzar. En esta forma podrá solicitar a los usuarios la información que requiera y no se dejará llevar por ofrecimientos de los vendedores que aparentemente constituyen una ventaja para la empresa, pero que en realidad pueden estar atentando contra la continuidad del abastecimiento; producir duplicidad de adquisición; no disponer del servicio conveniente; o afectar la posición competitiva de la empresa.

Entre los factores específicos que han despertado una creciente importancia en las compras, están los siguientes;

1. Las oscilaciones cíclicas de sobrantes y faltantes, sumadas al rápido aumento en el costo de materiales, especialmente este último factor.

2. La "reducción de utilidades", que obliga a emplear todos los recursos de la compañía a fin de sobrevivir a la extraordinaria y continua competencia.

3. El hecho, ya mencionado, de que el costo de los materiales comprados represente una parte considerable del costo total de los artículos fabricados.

4. La competencia extranjera cada vez mayor que encuentran los productos nacionales.

5. La complejidad de los múltiples productos de reciente creación, como los sistemas de cohetes.

6. La expansión de los mercados mundiales productos, con tarifas reducirías y un flujo más libre de componentes entre las compañías extranjeras y nacionales.

2. CONCEPTO Y CAMPO DE ACCIÓN DE LAS COMPRAS

En la industria las compras comprenden las gestiones de adquisición y entrega de los materiales, los suministros, las máquinas, las herramientas y los servicios necesarios para la instalación, conservación, explotación, comercialización y administración de una empresa.

Desde el punto de vista de la Organización Científica, las compras constituyen una actividad altamente especializada de la Administración de Materiales, cuyo objetivo es adquirir, para cada material necesario; «La calidad apta, la cantidad justa, al precio razonable y con la entrega en el sitio y en el momento deseado.

La función del Departamento de compras es procurar los materiales, los suministros, las máquinas, las herramientas y los servicios a un costo final compatible con las condiciones económicas que rodean a la partida, salvaguardando el standard de calidad y la continuidad del servicio, al mismo tiempo que establece y mantiene la reputación de la Cía., en lo que corresponde a su seriedad y a su corrección.

El concepto de compras involucra todo el proceso de localización de proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento del proceso con el proveedor seleccionado, y la recepción del material para controlar y garantizar el aprovisionamiento dentro de las especificaciones solicitadas.

La función Compras, comprende fundamentalmente las siguientes actividades básicas:

1. Búsqueda y Evaluación de Proveedores, Constituye una de las actividades más importantes dentro de la Función de Compras tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su "Capacidad de respuesta" frente a nuestra Empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con los mismos. Este punto, tiene un interés especial, sobre todo cuanto en un entorno industrial trabajamos con una política de "co-fabricación”, como veremos oportunamente.

2. Mantenimiento de un archivo actualizado de productos con sus características, códigos de identificación, suministradores de los mismos, precio y condiciones de entrega y pago.

3. Negociación permanentemente de precios, calidades, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y clasificación del proveedor.

4. Previsión de Compras en sus aspectos tanto técnicos como económicos y financieros,

5. Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

CAMPO DE ACCIÓN DE LAS COMPRAS

6. Preparación de Órdenes de Compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mimos, hasta su recepción y control de calidad en su caso.

7. Solventar discrepancias en la recepción del producto.

8. Analizar variaciones en precio, plazos de entrega y calidad.

Para poder resolver con éxito los problemas que se presentan en el desarrollo de la función compras, es necesario establecer políticas orientadoras que fijen los límites en el cumplimiento de los objetivos de la Empresa.

La confianza, la iniciativa, él enriquecimiento de la relación comercial, el respeto, la ética y la responsabilidad son los principales valores que se deben involucrar a los encargados de la función compras.

Por lo anterior, podemos deducir que el campo de acción de las compras, comprende ,04 factores: Calidad, Cantidad, Precio y Tiempo:

1. LA CALIDAD; está dada por las especificaciones técnicas del artículo que establece generalmente el Dpto. de Ingeniería o dependencias internas o externas especializadas en la materia.

2. LA CANTIDAD; está dada en función a las necesidades, en los volúmenes técnicos que indican los Dptos. de Producción o ventas, o cualquier otra dependencia que lo requiera.

3. EL PRECIO; debe de estar determinado de acuerdo a las especificaciones, volúmenes, homogeneidad de los productos, su ubicación, etc,

4. EL TIEMPO; está dado en función a los Programas establecidos por los Dptos. de Producción y/o ventas y Planeamiento, p>ara la atención oportuna de sus necesidades y la de los usuarios, consumidores o clientes.

3. NORMAS TÉCNICAS EN CUANTO A CALIDAD, CANTIDAD, PRECIO Y TIEMPO

Todas, las normas y principios que sobre compras se pueda

a. La Calidad

La calidad estará en razón directa al uso que se vaya a dar al artículo que se adquiera; por lo tanto, se fijarán normas acordes con la finalidad a que vayan a ser destinadas:

1. La Calidad debe definirse:Esto significa que el comprador debe establecer a priori las propiedades y especificaciones que tendrán los materiales por adquirir, de manera que pueden ser preciados por sus propiedades físicas y químicas.

2. La Calidad no se mide por el precio:Es común pensar que a mayor precio se obtiene mejor calidad del producto. En compras debe tenerse presente que los precios varían de una fuente de adquisición a otra, en artículos idénticos y a veces de inferior calidad.

3. La Calidad debe ser la conveniente:No siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad o por que la calidad conveniente será siempre la mejor. Por eso debe indicarse en las especificaciones del pedido, la calidad mínima que puede aceptarse, ya que estos debemos relacionarlo con el precio y con el costo de venta.

4. La Calidad debe estar siempre disponible:

Debemos cuidar que exista continuidad en la existencia del artículo en el mercado. Este concepto de disponibilidad, se refiere a que el artículo pueda ser adquirido con facilidad a un precio económico, dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro.

En resumen, para determinar la calidad que debe exigirse a los proveedores, es imprescindible que compras disponga de las especificaciones necesarias para saber exactamente lo que necesita adquirir, y pueda así ponerlo en conocimiento de los proveedores, y estas puedan también, remitir artículos capaces de ser sometidos a inspeccionar y pruebas que determinen, si corresponde o no a la calidad deseada.

b. Cantidad

Es un deber ineludible del comprador, el estar seguro que la cantidad que adquiere, es la correcta. Para esto debe estar capacitado para determinar si la cantidad solicitada responde al consumo, y al mismo tiempo poder establecer la cantidad económica.

Para poner a disposición de los usuarios las cantidades que satisfagan sus necesidades, debe buscar compulsar el equilibrio de los aspectos siguientes:

La necesidad de consumo. Las ventajas económicas, y La seguridad de su almacenamiento.

Las normas a aplicarse sobre el particular pueden ser:

1. La Cantidad debe basarse en el control de existencias:

Para los artículos de consumo constante que mantienen en almacén, las cantidades a pedir, deben ser basadas en el consumo que de ellos se hagan. Normalmente en los almacenes se establece un control de existencias, que se debe poner a disposición del comprador cuantas veces lo requieren, que le permitan tener elementos de juicio más exactos sobre las cantidades que se le solicitan, y adquirirlas evitando caprichos, preferencias o condiciones especiales de los usuarios.

2. La Cantidad debe ser respaldada:

Toda requisición que reciba compras por determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo en cuanto a su determinación se refiere. En el caso de artículos de stock, ya hemos manifestado que dicho respaldo será el control de existencias; en el caso de artículos que se adquieren por primera vez o de adquisición esporádica, este respaldo consiste en la indicación correcta del uso que se le va a dar o del programa a ejecutar, de manera que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad.

3. La Cantidad no debe ser influenciada por el precio unitario de compra:

Se conoce que a mayor cantidad en la adquisición será menor el precio unitario de compra. Sin embargo, no por ello se comprarán grandes cantidades. La obtención de un buen precio obliga a analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite adquirirlo.En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirirá la cantidad prevista.

Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta por el comprador para establecer su política de compras que podría consistir en:

- Para artículos cuyo precio varían poco, comprar de acuerdo a las necesidades.

- Para artículos de mucha variación en el precio, comprar cuando baja teniendo en cuenta las necesidades de los periodos en que sube.

4. La cantidad que se determina debe tener en cuenta el tiempo que se demora:

Este tiempo, debe contarse desde el momento en que se hacen los trámites iniciales, hasta su disponibilidad en el almacén. Es necesario mantener la continuidad del servicio a los usuarios, especialmente cuando se trata de adquisiciones de productos importados, donde es necesario aplicar el tiempo de «pedido y embarque».

5. El transporte a elegir es función de la cantidad que se adquiera:

Si tenemos en cuenta que los medios de transporte establecen cantidades y volúmenes mínimos al fijar sus precios, es lógico que para determinar el medio y la vía a utilizar se tenga en cuenta la cantidad del artículo que está solicitando.

Este aspecto nos puede hacer variar muchas veces la cantidad a adquirir si el consumo nos lo permite.

6. La cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible

El espacio de que se dispone en el almacén y el costo de dicho espacio, influyen sobre la cantidad a pedir y sobre el método a adoptar en la adquisición. El comprador deberá tener este aspecto muy presente para no abarrotar los almacenes y tendrá que estudiar la solución adecuada antes de cursar su pedido.

c. Momento en que hay que comprar.

Esta norma evita realizar gastos inútiles y hacer compras de último minuto. Para ello es preciso tener en cuenta el “Punto de Pedido”, como momento que nos alerta para solicitar el material. Como quiera que también depende de el ritmo de consumo, del tiempo de «Pedido y Embarque», de las vías a utilizar, distancias de transporte, de la cantidad a adquirir, etc., nos obliga a una constante coordinación con las dependencias de almacenes y de transporte.

En síntesis, la norma a tener presente sobre el momento en que hay que comprar, depende de un «buen sistema de control de existencias».

d. Precio más conveniente

Este factor llama generalmente la atención de los dirigentes porque se trata de desembolsar dinero, y por ello debe recordarse lo siguiente:

1. El precio de adquisición, es un elemento básico de la ventaPor lo tanto, para lograr vender a precios competitivos en el mercado, es necesario adquirir a un precio que permita a la empresa competir cuando exponga su producto a los consumidores.

2. El precio debe buscarse en función de la calidad y la Cantidad.Hay que tener en cuenta que no se trata de buscar lo más barato, sino el más bajo precio que se pueda pagar por un artículo que tenga la calidad mínima requerida y en la cantidad necesaria. Para ello, los compradores deben explotar y analizar el mercado hasta obtener dicha conveniencia.

3. El precio no solamente es el valor de compra.La cantidad que se paga por un artículo es sólo un factor que interviene en el costo de compra, Hay que tener presente, además, el transporte, embalaje, recepción, almacenamiento, etc. y recordar que todo ello cuesta dinero y que inciden sobre los artículos que se adquieren.Hay que tener presente que algunos de estos costos son absorbidos por los proveedores.

4. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DE «COMPRAS»

La dependencia o elemento compras, su tamaño, actividades, funciones, varían en relación al tamaño o magnitud de la empresa y a la necesidad, cantidad y variedad de artículos por adquirir. A mayor dimensión de la empresa, mayor será el elemento comprador, y en la misma forma, a mayor variedad y cantidad de materiales por adquirir, será mayor (a necesidad de especialización y más compleja la organización.

Funciones de Cada Elemento de Compras;

a. COMPRAS Y PEDIDOSEstablecer los contactos necesarios para efectuar las compras de los artículos que se les, solicité, obteniendo y teniendo en cuenta las especificaciones sobre calidad, así como preocupándose por el costo de los artículos. Confeccionar los documentos pertinentes a compras, desde la cotización hasta los informes finales del proceso de compras que deben emitirse:

b. SEGUIMIENTO O CONTACTO- Obtener el acuse de recibo por parte del proveedor.- Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de los materiales o

servicios solicitados.- Mantener correspondencia con los proveedores para estar informado sobre la

obtención de los pedidos, que se les ha hecho.- Visitar las fábricas y empresas proveedores para establecer la oportunidad de la

atención de los pedidos.

c. REGISTRO, ARCHIVOS E INFORMES DE COMPRASRegistros e Informes Del Departamento De Compras:Para lograr alcanzar la finalidad y objetivos que Compras tiene asignados y teniendo en cuenta la aplicación de los procedimientos ya explicados, es muy importante llevar los siguientes registros:

1. De especificaciones de materiales.

Es conveniente que todas las especificaciones de los artículos que Compras adquiere, sean archivadas y clasificadas de tal manera que el Jefe de Compras pueda disponer de ellas cuando sea necesario, especialmente cuando se trata de

autorizar pedidos. En el Registro dé Compras se deben anotarlos datos más saltantes de estas especificaciones, así como el número del file o archivo en que se encuentran.

ORGANIZACIÓN DE UNA DEPENDENCIA COMPRAS

2. De compras.

Su finalidad es poder realizar una comparación rápida y exacta de las compras efectuadas sobre un material o artículo determinado. Esta comparación podrá hacerse si para cada artículo se especifican los siguientes datos:

- Número de los pedidos efectuados.- Descripción detallada de los materiales, incluyendo especificaciones más

saltantes y número de file o archivo en que se encuentran.- Proveedores a los que se haya solicitado cotización con las fechas de las

cotizaciones, precios, condiciones de pago, condiciones de envío, fíele y cantidad.

- Proveedor o proveedores que obtuvieron los pedidos y observaciones sobre ellos en relación a cumplimiento, servicio, calidad, etc.

3. De Contratos.

Es muy conveniente disponer de un registro de contratos donde se especifiquen las anotaciones pertinentes a los contratos establecidos. Dichas anotaciones indicarán lo siguiente:

- Mercancía materia del contrato.- Proveedor,- Número del pedido.

- Cantidad total contratada.- Plazos del contrato.- Precios.- Unidad.- Condiciones.

y la información necesaria para saber cuándo se vence y la posibilidad de renovarlo.

El archivó de cada contrato deberá ser llevado en un índice para facilitar su disponibilidad cuando sea necesario.

4. De Proveedores.

Cuya finalidad es que el Jefe de Compras pueda conocer en cualquier momento a qué fuente de abastecimiento debe recurrir para la adquisición de determinado material, y además, el comportamiento y confianza que merece cada proveedor.

Muchas veces se llevan files o archivos de cada proveedor en los cuales se guardan los documentos relativos a las adquisiciones que se le han hecho y sobre todo los informes que Compras a obtenido de fuentes externas a la entidad.

Este registro puede combinarse con el de Compras, por cuanto en la realidad lo que interesa es satisfacer la necesidad de determinado artículo y si disponemos de un archivo de las adquisiciones realzadas; podremos encontrar los proveedores que puedan satisfacer la necesidad de dichos artículos buscando en el Registro de Compras.

5. De precios o cotizaciones.

Es conveniente llevar un registro o archivo de los precios de los artículos adquiridos y de las, diferentes cotizaciones presentadas sobre ellos; por cuanto es una ayuda para los que trabajan en Compras. Además de tener con éstos, precios y cotizaciones, se tiene las listas de precios, notas de descuentos, catálogos, circulares, etc. que envían los proveedores constantemente.

6. Resumen del trabajo de Compras.

El funcionamiento de compras requiere planear el trabajo y preparar programas de compras, también debe ser factible constatar la eficiencia que demuestra en su funcionamiento, para lograr lo dicho anteriormente, sirve de ayuda un registro en el cual se indique:

- Número de pedidos hechos mensualmente y acumulados indicando la razón del otorgamiento de cada tipo.

- Número e importe de cada factura aprobada y pagada.- Número de recepciones efectuadas.- Número de cartas escritas a los proveedores, anotando la razón de cada

una y el destinatario.- Número de cotizaciones efectuadas y cantidad de proveedores que

intervinieron.

Contando con este registro el Jefe de Compras podrá emitir con facilidad los informes mensuales que enviará a sus superiores inmediatos y éstos podrán evaluar su trabajo y su dependencia.

Más importante aún es el provecho que puede sacar el propio Jefe de Compras de este registro para adquirir y controlar su dependencia, contando con datos reales y veraces que le permitan trabajar rápidamente con mayor eficiencia y coordinación.

Los datos contenidos o que deben contener los diferentes registros que se han mencionado deben ser obtenidos por el personal de Compras, pero el sistema a emplear en el archivamiento de estos datos y la cantidad de registros que se requieran es prácticamente función de cada Jefe de Compras, quien determinará la cantidad de registros qué dispondrá para contener todos los datos indicados.

INFORMES

1. Informe sobre economías.

a) Es la misma dependencia de compras la que debe confeccionar el informe relativo a las economías que ha obtenido en la adquisición de los artículos. Pero, estas economías deben ser comprobadas y para ello es conveniente llevar gráficos o registros comparativos de las principales clases de artículos que se adquieren, ya que es bastante difícil hacerlo sobre todos los artículos que se compran.

En dichos gráficos o registros, deberán mostrarse los precios medios del mercado y los reales pagados por Compras en sus adquisiciones, para que en forma resumida se pueda dar a conocer a los directivos de la entidad las economías realizadas.

b) las economías logradas por mejoramiento de métodos o sistemas, así como las obtenidas por sustituciones, se consideran como crédito de Compras siempre y cuando se hayan originado en esa dependencia y así se demuestre en el informe que eleve Compras, por consiguiente es necesario que toda sugerencia al respecto se origine con un memorándum o solicitud en la que Compras requiere la adopción de determinado método o sistema, o solicita la prueba de determinado artículo en sustitución de otro. Este memorándum o solicitud, así como las respuestas que se hayan obtenido al respecto, deberán constar en el informe que sobre estas economías se emita y muchas veces deberá acompañarlos.

c) También es conveniente informar sobre las economías que se obtengan por la adquisición de artículos que anteriormente se fabricaban en la entidad y que a solicitud de Compras hayan dejado de fabricarse para adquirirse a terceros con beneficio para la entidad.

En resumen, debe tenerse en cuenta que las adquisiciones económicas, la observación de métodos y sistemas que permitan y faciliten el abastecimiento regular de los materiales, la rapidez en la tramitación, las sustituciones, etc., son factores que acreditan la eficiencia de la dependencia en su funcionamiento y que deben llegar a conocimiento de los directivos para que se pueda efectuar la evaluación.

2. Informes de Pedidos

Es un documento que basado en el registro de pedidos, permite establecer cuáles han llegado a tiempo y cuáles con retraso. Para ello, indicará;

1. Pedidos pendientes al iniciarse el mes.2. Pedidos emitidos durante el mes.3. Pedidos recibidos en el mes.4. Pedidos pendientes al final del mes.5. Pedidos recibidos a tiempo,6. Pedidos recibidos con retraso (cantidad y porcentaje):

a) De un día a dos semanas.b) De una a dos semanas.c) Mayor de dos semanas.

Al indicar los pedidos recibidos con retraso, es conveniente establecer la razón del retraso por cuanto esto puede ser por:

- Ineficacia de Compras (en el seguimiento).- Demoras en la tramitación por causas ajenas a Compras o por responsabilidad de

Compras.- Demoras por causas del proveedor (cargables a Compras).

El resultado de este informe permitirá cargar los gastos, por descuido e ineficacia de compras, que se hayan efectuado en los pedidos no llegados a tiempo. Es conveniente tener presente que la determinación de estos gastos y sobre todo su asignación a Compras, depende del sistema contable de la entidad y que es a veces bastante dificultoso el establecer su monto exacto, en consecuencia, y para obviar estos inconvenientes, se acostumbra a cargar a compras sobre cada pedido llegado con retraso, el costo de renovación o tramitación que se ha establecido por pedido.

3. Informes que emite contabilidad sobre Compras.

3.1 Gastos de la dependencia.- De la manera más detallada es posible y a fin de establecer el costo promedio de un pedido en relación con lo que cuesta a la entidad la existencia de Compras, es conveniente determinar los gastos que efectúa dicha dependencia, como por ejemplo:

- Sueldos y jornales,- Suministros y artículos de escritorio.- Alumbrado, alquiler del local, teléfono, telégrafo, etc.- Correo.- Todos aquellos gastos quedes necesario realizar para que Compras funcione.

3.2 Pérdidas por errores.- Se incluyen en este informe los gastos ocasionados por ineficiencia de Compras y que generalmente se deben a:

- Errores en las especificaciones al confeccionar el pedido.- Pérdidas al recibirlos o deterioros que son repuestos por el vendedor.- Mercaderías defectuosas no sustituidas o no abonadas por el proveedor.- Mercancías devueltas al proveedor por defectos. (Estas se cargarán a Compras,

abonándose las notas de crédito que por ellas se reciban cuando ingresen otras mercaderías en su reemplazo).

- Gastos de transporte por devoluciones.- Gastos de manipulación (menos aquellos que corren por cuenta del proveedor).

Como se puede apreciar, los gastos que se indican son en su mayor parte causados por el mal funcionamiento de la dependencia que se evalúa, o sea Compras; en los casos en que se produzcan por causas ajenas a Compras, y que estos sean debidamente comprobados, se cargarán a la dependencia causante del defecto.

4. Informe de Control de Inventarios o Almacenes.

El Informe que emite, ya sea Control de Inventarios o Almacenes, indicará la cantidad de material almacenado y los gastos que demanda su mantenimiento o inventario. Generalmente, el monto de esta cuenta se establecerá como un porcentaje del inventario medio, o mejor expresado, de su valor, que está en función del costo de posesión.

Esta cuenta constituirá un cargo para Compras, controle o no dicha dependencia los inventarios, en vista de que la cantidad de artículos almacenados están basados directamente en la dificultad inherente a la tarea de efectuar las compras y en los precios que pueden obtenerse.

5. Informe sobre las actividades de Compras.

A la dirección de una entidad deben llegar informes que muestran en forma más o menos detallada las actividades desplegadas por Compras para llevar a cabo su tarea, es decir, para obtener los objetivos que su función les asigna.Por lo tanto, es conveniente que Compras inicie un informe en el que indique:

- Número de solicitudes de compra o requisiciones recibidas.- Número de pedidos confeccionados y emitidos indicando su valor total.- Facturas recibidas y visadas por Compras.- Cartas escritas, telegramas enviados, etc.- Artículos recibidos indicando la carga neta y la vía.- Devoluciones efectuadas.

C) INVESTIGACIONESRealizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear, cálculos de costos, fuentes de aprovisionamiento, etc., teniendo en cuenta la calidad de los productos y la economía de la empresa.

d) RECEPCIÓN Y FACTURAS- Tramitarla llegada de los materiales, estableciendo los contactos concernientes y

constatando la calidad y cantidad dé los artículos, según especificaciones solicitadas.- Visar las facturas de los proveedores, para su cancelación.

La jefatura de Compras debe encargarse de:

Organizar, dirigir y controlar las dependencias o unidades bajo sus órdenes. Adquirir los materiales y servicios que les sean solicitados, teniendo en cuenta los

saldos en stock, la economía de la empresa y las necesidades de los usuarios; Llevar adelante el programa de adquisición, sin interrupciones ni demoras; Mantener una red selecta de proveedores. Tener siempre presente, en toda adquisición, los criterios de calidad, cantidad, precio y

tiempo.

Mantener o crear reputación de Integridad y corrección en su trato y negocio con los proveedores.

Asesorar a los directivos en relación con los presupuestos de adquisiciones y en todas las actividades relacionadas con su dependencia;

Coordinar su acción con otras dependencias, especialmente con planeamiento, almacenes, finanzas y contabilidad;

Evaluar permanentemente su dependencia para determinar su rendimiento.

5. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Los diferentes pasos u operaciones que hay que realizar para efectuar una adquisición. Su finalidad consiste en bajar el costo de adquisición por medio de sistemas eficientes en la tramitación de las compras, haciendo que dicho trámite sea fácil, rápido y evite demoras innecesarias.

La labor de compras requiere un variado número de actividades que obliga al comprador a contemplar diferentes aspectos como son:

- Trato con diferentes personas y dependencias.- Recepción de requisiciones por diferentes artículos, muchas veces en gran

cantidad y variedad.- Búsqueda de fuentes de aprovisionamiento y contacto con ellas, para

conseguir buenos precios o rápidamente.- Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y

procedimientos.

Esto nos permite establecer que la función de Compras es bastante complicada, en cuanto a volumen y variedad se refiere y por ello deben simplificarse los detalles administrativos, a fin de que el comprador, no se pierda en ellos, o se preocupe tanto por cumplirlos que olvide la parte técnica y constructiva de su labor.

Las operaciones que se realizan en toda entidad son las siguientes:

- Definir, la necesidad y hacerla conocer a Compras (Requisición).- Determinar Qué y Cuánto hay que comprar.- Estudiar las condiciones del mercado en función de la compra a realizar.- Escoger las fuentes de aprovisionamiento en las que pueden adquirirse los

materiales solicitados.- Obtener cotizaciones y seleccionar al vendedor.- Confeccionar y remitir el pedido u Orden de Compra.- Mantener el contacto con el proveedor para asegurar el cumplimiento

oportuno (Seguimiento).- Recepción, inspección y entrega.- Visación de facturas.- Informar sobre su funcionamiento.

Operaciones para Comprar

1. Requisición o Solicitud de CompraEs el documento o formulario por medio del cual el que solícita hace conocer a Compras su necesidad después de haberla definido.

Por consiguiente, toda adquisición debe iniciarse con una solicitud de compra o requisición que envía aquel que necesita el o los artículos, a fin de que satisfagan su necesidad. Esta solicitud puede tener dos orígenes.

- El almacén o control de inventarios, cuando se trate de artículos de stock:- Cualquier dependencia para los artículos que se solicitan por primera vez o para las

necesidades, de un programa, o proyecto determinado, en nuevas líneas o aumentos de producción o ventas.

En cualquiera de los casos mencionados es indispensable que en la solicitud se especifiquen detalladamente, los dalos de los artículos que servirán a Compras para efectuar la adquisición sin tropiezos ni inconvenientes y sin exponerse a equivocaciones.

Los datos que debe tener la solicitud y que deben figurar en formularios pre-establecidos son los siguientes:

- Descripción del o los artículos, especificando el símbolo que lo identifique.- Cantidad necesaria y unidad de salida,- Fecha en que deben estar disponibles en el almacén.- Cuenta a la que se cargarán.- Utilización que se dará al artículo.- Existencia disponible y consumo pasado y presente.- Punto de entrega en la entidad.- Fecha de expedición y firmas y autorizaciones correspondientes.

Además, se incluirán para que sean llenados por Compras, los datos referentes al proveedor y que indiquen:

- Nombre y dirección.- Precio y condiciones de pago.- Forma de embarque y embalaje.- Peso aproximado.- Número y fecha de pedido.- Fecha de entrega aproximada, a la cual se compromete el proveedor.

2. Cotización o Proforma

Cualquiera sea el origen de la solicitud de compra o requisición, si la compra procede, dará origen a la solicitud de cotización. Esta solicitud es el documento mediante el cual se establece contacto entre Compras y los Proveedores para determinar los mejores precios de adquisición, el mejor tiempo de entrega de los artículos solicitados, la forma en que efectuará la entrega, etc., y sobre todo, cuál de los proveedores, es el que más conviene. La solicitud de cotización debe contener los siguientes datos:

- Fecha de expedición.- Cantidad que se solicita.- Unidad de despacho.- Descripción del artículo con especificaciones detalladas.- Punto de entrega.- Plazo de entrega de la mercadería.- Inspección a la que se someterán los artículos solicitados.

Además debe solicitarse información sobre to siguiente:

- Precios.- Condiciones de pago.- Plazo de entrega a la que se compromete.- Condiciones especiales que regirán la adquisición.- Peso bruto aproximado.- Productos sustitutos o alternativas.

MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Esta solicitud debe ser enviada a todos los proveedores, que según los registros puedan proporcionar los artículos que se están solicitando. Este aspecto es de responsabilidad exclusiva de Compras, quien, en base a su registro de proveedores encontrará los datos necesarios sobre artículos que proveen, cumplimiento en la atención de los pedidos, servicios que prestan, comportamiento en relación con tos precios, calidad, entrega, etc. Hay que tener

presente que cuando menos deben solicitarse 3 cotizaciones, y que las solicitudes deben remitirse en duplicado para que el proveedor utilice una copia al cotizar.

Al mismo tiempo que se remiten las solicitudes deberá confeccionarse el «cuadro comparativo - Análisis de Cotizaciones» donde anotará los nombres de aquellos a quienes se les remite la cotización y la fecha de vencimiento de presentación de solicitudes. En este cuadro el día que se abran las cotizaciones recibidas se anotarán los precios y condiciones que estipule cada proveedor, las que servirán para que compras determine cuál de los proveedores es el que atenderá a la entidad, indicándolo en el cuadro y exponiendo la razón por la cual se le otorgó la buena pró.

3. Pedido u orden de Compra

Seleccionado el proveedor o los proveedores que proporcionaran el o los artículos, materia de la requisición, se procede a confeccionar el pedido u orden de compra.Este documento tiene por finalidad autorizar al proveedor para que envíe y cargue al comprador las mercaderías o materiales especificados en ella. También se puede agregar que el comprador se compromete a abonar el valor de los artículos que ha recibido.

En esta forma y por medio de este documento se ha establecido una relación contractual entre él comprador y el proveedor, cuyos contactos se iniciaron con la solicitud de cotización y la oferta o cotización.

Por lo indicado, estamos seguro que el pedido en orden de compra es el más importante entre los documentos que emite Compras, por lo tanto, sus estipulaciones deben ser planeadas con mucho cuidado, debiéndose revisar a menudo para modificarlo si fuere necesario. Debe abarcar en forma concreta y precisa, todos los elementos esenciales de la compra, de manera tal que se eviten las malas Interpretaciones, los errores y las posibilidades de cambiar correspondencia al respecto, que quitan tiempo al proveedor y al comprador.

En la empresa, debemos procurar "crear estrategias de abastecimiento" para Impulsar el cambio de una perspectiva tácita de compras a una estratégica.Una estrategia de compras bien estructurada, refleja un entendimiento profundo de la dinámica empresarial y cuantifica la rentabilidad estimada de la inversión.

FORMATO STANDARD DE UNA ORDEN DE COMPRA

Por ser un documento resultante de la solicitud de compra o requisición, deberá basarse en ella indicándose:

- Fecha de expedición.- Número de orden (pre-impreso para su control)- Cantidad que solicita.- Unidad de despacho.- Descripción del artículo.- instrucciones sobre entrega y expedición o embarque.- Facturación y condiciones de pago.- Precios.- Cláusulas relacionadas con la situación del mercado, naturaleza de las mercaderías,

etc.- Firmas y autorizaciones correspondientes.

La distribución del pedido interesa al Proveedor, al Almacén, a Contabilidad, al usuario y a Compras por lo que el número normal de copias que deben emitirse son seis, con el siguiente destino:

Original: ProveedorCopia 1 : Compras – RegistroCopia 2 : Compras - SeguimientoCopia 3 : Almacén - RecepcionCopia 4 : ContabilidadCopia 5 : Dependencia que solicito el material o Usuario

FLUJOGRAMA

En esta forma, al emitirse el pedido se está informando, a todos los interesados sobre la adquisición que se efectúa y sobre la fecha aproximada en que se contará con los artículos.

4. El Seguimiento o Contacto en las Compras.

La responsabilidad de la dependencia Compras no termina con la emisión del pedido, por cuanto uno de los objetivos fundamentales que Compras tiene asignados consiste en;

«Mantener la continuidad en el abastecimiento», es decir, evitar que falten los artículos en el almacén: Por lo tanto, al emitir el pedido y enviárselo al proveedor, comienza para Compras, el mantenimiento del contacto con el fin de lograr que se cumpla con enviar los artículos solicitados en la fecha correspondiente; esta labor corresponde al elemento qué dentro de compras denominamos Seguimiento, y que como se ha indicado en la distribución del pedido, debe recibir una copia de éste para poder realizar su trabajo.

La importancia de seguir el pedido a través del proveedor, es evidente, ya que para mantener un programa ininterrumpido de producción o ventas, es necesario contar con los materiales a tiempo.

En cada pedido debe indicarse una fecha para su entrega, fecha que figura en la requisición, en la solicitud de cotización, y por último en el pedido u orden de compra.

Los métodos o sistemas a adaptar para realizar el trabajo de seguimiento, dependen del ingenio y del conocimiento que de su labor tenga el encargarlo de realizarla.

Por seguimiento de las compras se entiende al control que debe existir para-que los plazos determinados para cada proceso de adquisición se cumplan.

Así tenemos que para contemplar la adquisición de una requisición, se deberá cumplir las siguientes funciones:

- Elección de los posibles proveedores. (Estudio de Mercados)- Solicitud de cotizaciones.- Recepción de ofertas.- Análisis de las ofertas y decisión técnicas - económica- Colocación de o/c.- Aprobación de o/c.- Entrega de la mercadería.- Recepción.

Para cada uno de estos procesos, se le estipula un tiempo, que, se denomina; «Tiempo, típico de compra». Seguimientos controla que para cada proceso se cumpla este tiempo típico, de lo contrario origina una Activación al Agente encargado de la requisición.

Se entiende que estos tiempos deben ser calculados en base a la experiencia y estadística que se tengan. Asimismo, debemos tener en cuenta que son tiempos NORMALES.En algunos casos (urgentes) se reducen notablemente, y en otros, se puede alargar,

El seguimiento para ser efectivo, debe diseñarse lo más simple posible y contemplar el control sólo de los principales pasos, de lo contrario, no será muy efectivo.

5. Entrega del MaterialUna vez confirmada la o/c por el proveedor, y salvadas las diferencias que puedan existir, comiénzala correr el plazo la entrega del material.

En este paso de intervenir principalmente «seguimientos», quien activará al proveedor en la fecha estipulada y gestionará el cumplimiento de la entrega de la mercadería en la forma correcta. En el caso debe Mercadería de importación, además-del embarque, hay que controlar y activar el desaduanamiento. El encargado dé la verificación cuantitativa es el Departamento de RECEPCIONES de la empresa, Este departamento hará las verificaciones

correspondientes con la o/c, planos y catálogos u otro material y medios que en ella se estipulen;

Para tal efecto, puede hacerse asesorar o auxiliar con el usuario, laboratorio, departamento de Control de Calidad, etc.

Si todo está conforme, emitirá la NOTA DE INGRESO, una de cuyas copias es enviada a Compras (seguimientos).

De no estar la mercadería de acuerdo con la o/c, emitirá nota de rechazo y la regresará al proveedor comunicado al Dpto. de compras que es el único que .debe hacer la coordinación y/o reclamo correspondiente con el proveedor.

6. Facturación y Pago

De ninguna manera el file de una requisición debe cerrarse con el ingreso de la mercadería cómo comúnmente ocurre.Es responsabilidad del agente, verificar que el pago del suministro se efectúe de acuerdo a lo pactado, de lo contrario, puede originar problemas con los proveedores que incidirán directamente en suministros futuros.

En muchas empresas la recepción de las facturas no sigue un mismo canal, lo cual origina pérdidas o traspapeleos.Debe existir un sólo organismo encargado de la recepción de facturas dejos proveedores y de los documentos Internos (nota de ingreso, guía de remisión), quien previa revisión, dará su V°B° para el pago correspondiente.

Se debe orientar las acciones del abastecimiento a crear y mantener relaciones estrechas con los proveedores, Las metas de mejora y las inversiones con proveedores juegan un papel significativo en forjar el tipo de cooperación mutua, para lograr ventajas competitivas.

Es importante apalancar la base de los proveedores y capacidad de innovación de éstos. Hoy en día existen proveedores que también actúan como cliente competidor, y hasta socio estratégico, y esa capacidad de innovación, multiplica la oportunidad de desarrollar nuevos productos o mejorar la calidad de los actuales, en beneficio de los consumidores.

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN

1. Conteste Verdadero o Falso a las siguientes afirmaciones:

a) La gestión de compras es un subsistema de la función logística. ( )b) La calidad del material se coordina entre los departamentos de Mercadeo y Compras

( )c) Una vez que Operaciones verifica la recepción de pedidos, tesorería se encarga de

efectivizar el pago. ( )

2. Explique brevemente:

a) ¿Cuáles son las funciones del Planeamiento de Compras?b) ¿Cuáles son las funciones principales que se le asignan al Área de Compras? c) ¿Cuáles son los principales problemas que afronta el Área de Compras?d) ¿Cuáles son los tipos de compra?.

6. GESTIÓN DE COMPRAS EN EL SECTOR PÚBLICO NACIONAL

El sistema de Abastecimiento en el Sector Público Nacional, constituye el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados al racional suministro, y conservación de los medios materiales, así como de aquellas acciones encaminadas a asegurar la continuidad de los procesos productivos.

Su ámbito de aplicación, es tanto para los bienes materiales como a los servicios no personales, siendo sus principales procesos técnicos los siguientes:

a. La programaciónb. La Adquisición.c. El Almacenamiento.d. La Distribución racional.e. El Despacho.

a. La programación, con el fin de determinar, la clase y cantidad de necesidades de bienes y de servicios, en general, de todas, y cada una de las dependencias de cada entidad pública; la fecha para el abastecimiento; el importe requerido, sustentatorio del respectivo calendario de compromisos; la modalidad de adquisición o el proceso de selección a aplicar, según el importe total a utilizar, etc.

b. La adquisición, a fin de, una vez que se cuenta con la respectiva disponibilidad presupuestal certificada por la Oficina de Planificación y Presupuesto, aplicarla modalidad de adquisición o el proceso de selección que de acuerdo a la ley sea el pertinente, de acuerdo al valor unitario o de conjunto de los bienes o servicios por adquirir procurando, aplicando y enseñando siempre a los usuarios, las ventajas económicas y técnicas significativas de su estandarización.

c. El almacenamiento, instruyendo oportunamente al responsable del respectivo Almacén Institucional, que sólo debe recibir y dar la conformidad a los bienes que estén entregando los proveedores o contratistas, siempre y cuando las características propias (calidad, cantidad, peso, medida, volumen, etc.) de éstos, guarden concordancia con las indicadas en los documentos fuente de entrada girados para el efecto; previendo anticipadamente el lugar apropiado dentro del Almacén Institucional, en el que serán ubicados y colocados físicamente, de acuerdo a su naturaleza y características.

d. La distribución racional, en el sentido que la entrega física de los bienes adquiridos con sujeción a la programación del abastecimiento, a las dependencias solicitantes, se haga con estricta sujeción a sus necesidades reales de las mismas. La distribución de bienes del Almacén institucional puede ser: a los usuarios para uso o consumo inmediato, con pedido comprobante de salida o, a los almacenes periféricos para uso o consumo posterior, con pedido interno de almacén.

La Ley N" 26850 de «Contrataciones y Adquisiciones del Estado», vigente desde el 28 de setiembre de 1998 determina que el órgano rector del sistema de adquisiciones en el Sector Público Nacional en el consejo Superior de Contratacional y Adquisiciones del estado (CONSUCODE).

Conforme al reglamento Único de Adquisiciones - RUA, derogado, bienes son todos aquellos elementos materiales, individualizables que se pueden medir, intercambiar y utilizar para el desarrollo de procesos productivos de diversa naturaleza. El concepto engloba a los artículos materiales, insumos, instrumentos de producción maquinarias, equipos, repuestos y accesorios y otros elementos necesarios para el cumplimiento de metas.

En consecuencia la adquisición viene a ser el procedimiento técnico establecido, constituido por un conjunto de acciones técnicas, administrativas y jurídicas orientadas a conseguir la prioridad, en el derecho de uso o de acceso a la prestación de servicios.

Se encuentran sujetas a la presente norma, todas las entidades del Sector público, con personería jurídica de derecho público y las entidades comprendidas en el artículo 24 de la Ley 26703, Ley de Gestión Presupuestaria del estado.

Asimismo, se encuentran comprendidas dentro de los alcances de la presente Ley: Las empresas del estado de derecho público o privado, ya sean de propiedad del Gobierno central, regional o Local; y las empresas mixtas en las cuales el control de las decisiones de los órganos de gestión esté en manos del estado y en general los organismos y dependencias del Estado a los que la Ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

6.1 PRINCIPIOS QUE RIGEN A LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL

Los procesos de contratación y adquisición regulados por esta Ley y su reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario a todos los contratistas; teniendo como finalidad garantizar que las entidades del Sector Público obtengan bienes y servicios de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados.

PRINCIPIO DE MORALIDADTodos los actos referidos a la adquisición, antes, durante y después del suministro o la prestación deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, reserva, equidad, justicia y probidad, por parte de los servidores y funcionarios públicos intervinientes.

PRINCIPIO DE LIBRE COMPETENCIADe conformidad con los artículos 61° y 62° de la Constitución Política del Perú y el Decreto legislativo N° 701 modificado por el Decreto Legislativo N° 807, se elimina toda práctica monopólica; controlista y restrictiva de la libre competencia en la producción y comercialización de bienes y en la prestación de servicios, permitiendo que la libre iniciativa privada se desenvuelva procurando el mayor beneficio de los usuarios y consumidores. Siendo de aplicación lo indicado a toda persona natural o jurídica sean de derecho público o privado, que realicen actividades económicas.

PRINCIPIO DE IMPARCIALIDADPor este principio, el Comité y los funcionarios que participan en el Proceso de Selección actúan con falta de designio anticipado o de prevención a favor o en contra de los contratistas, de lo que resulta la posibilidad de juzgar o proceder con rectitud;

PRINCIPIO DE EFICIENCIA

Por la eficiencia todo Proceso de Selección tiende al Oso óptimo de los recursos y al logro de resultados en materia de adquisiciones y contrataciones, aplicando los criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo, en ese orden de prioridad.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIATodos los actos deben ser diáfanos sin ninguna ambigüedad que pueda poner en duda la imparcialidad, la equidad y la moralidad del proceso de Selección.

PRINCIPIO DE ECONOMÍAEste es un principio rector en los procesos en general; en el Proceso de Selección está dirigido a lograr ahorro en gastos, en tiempo y en perjuicio a los Postores respecto del proceso. La celeridad es su consecuencia y objetivo, pues procura emplear el menor tiempo posible al tramitar una adquisición o contratación, sin menoscabo de las racionales acciones de control previo y concurrente, las cuales no deben significar instancia, retraso o demora.

PRINCIPIO DE VIGENCIA TECNOLÓGICALos bienes o servicios a adquirir, incluso las obras a contratar, deben estar regido por la tecnología más avanzada, la vigente en el tiempo del Proceso.

PRINCIPIO DE TRATO JUSTO E IGUALITARIOTodo postor debe, potencialmente, tener iguales oportunidades en el Proceso de Selección sin discriminación alguna.

6.2. DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LAS ADQUISICIONES V CONTRATACIONES

La Ley establece que cada entidad establecerá la dependencia o dependencias responsables de planificar los procesos de adquisición o contratación, señalando en sus manuales de organización y funciones o dispositivo equivalente, las actividades que competen a cada cargo, con la finalidad de establecer las responsabilidades que le son inherentes.

Cada entidad elaborará un Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Dicho Plan debe prever el tipo de bienes y servicios que se requerirá durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido. El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones será aprobado por la máxima autoridad administrativa de la Entidad antes de iniciado el año calendario.

Al finalizar el año calendario, la dependencia presentará un informe de la ejecución del plan, en el que se dará cuenta de la ejecución real de lo planeado y de las adquisiciones o contrataciones extraordinarias que se efectuaron. Este informe servirá para la evaluación de la gestión de la dependencia y de los servidores responsables.

6.3. NORMAS ESTABLECIDAS EN LA LEY GENERAL DE PRESUPUESTO PARA LAS ADQUISICIONES EN EL SECTOR PÚBLICO

De conformidad con la Ley de Presupuesto del Sector Público para el año 1999 - ley N° 27013 - Capitulo II - Art. 8°, los montos a que se sujetan las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas, son los siguientes:

a) Para la contratación de obras:

- Licitación Pública, sí al valor referencial es igual o superior a S/. 900,000 (Nuevos Soles)- Adjudicación Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 900,000 (Nuevos Soles)

Cuando el monto del valor referencial de una obra pública sea igual o mayor a S/. 4050,000, el organismo ejecutor no podrá ejercer la supervisión y control de obras, debiendo ser contratada obligatoriamente.

b) Para la adquisición de bienes y suministros:

- Licitación Pública, si el valor referencial es igual o superior a S/. 350,000.- Adjudicación Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 350,000

c) Para la contratación de servicios y de consultoría, tales como prestaciones de empresas de servicios, compañías de seguros, contratos de arrendamientos no financieros, investigaciones, proyectos, estudios, diseños, supervisiones, inspecciones, gerencias, gestiones, auditorías, asesorías y peritajes:

- Concurso Público, si el valor referencial es igual o superior a S/, 150,000- Adjudicación Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 150,000

La contratación de auditorías externas, se realiza de conformidad con las normas que rigen al Sistema Nacional de Control.

ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVJCIOS (1)

ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS (2)

La aplicación del presente artículo de la Ley de Presupuesto, se realiza en concordancia con la Ley N° 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento aprobado por el D.S. N° 039- 98-PCM del 28-Set-98.

6.4 PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Para ser postor de obras ser requiere estar inscrito en el registro Nacional de Contratistas y no estar incluido en el registro de Inhabilitados para contratar con el estado. Este último requisito es también válido para el caso de adquisiciones, suministros, servicios generales y consultoría.

El reglamento establecerá la organización, funciones y procedimientos de los Registros, así como los requisitos para la inscripción o inclusión y la periodicidad con la que se publicará en el Diario Oficial «El Peruano» la relación de inhabilitados. Los Registros deberán observar los principios contenidos en la Ley de Simplificación Administrativa.

En todos los casos para ser postor; se requiere no tener sanción vigente según el registro de Inhabilitados para contratar con el estado; para el efecto bastará que en la propuesta el postor presente una Declaración jurada, la misma que, en caso de ser favorecido con la buena pro, deberá reemplazar por un certificado emitido por el registro respectivo.

- Están impedidos de ser:

I. Postores

a) El Presidente y los Vicepresidentes de la República, los representantes al Congreso, los Ministros de Estado, los Vocales de la corte Suprema de justicia de la República, los titulares y los medios del órgano colegiado de los organismos constitucionalmente autónomos y el Presidente del Instituto Peruano de Seguridad Social, hasta seis meses después de haber dejado el cargo.

b) Los titulares de instituciones de organismos públicos descentralizados, los alcaldes, los demás funcionarios públicos, los directores y funcionarios de las empresas del estado; las personas naturales de la Entidad que tengan intervención directa en la definición de necesidades, especificaciones, evaluación de ofertas, selección de alternativas, autorización de adquisiciones o pagos.

c) El conyugue, conviviente o los parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y el segundo de afinidad de las personas a que se refiere los literales precedentes.

d) Las personas jurídicas en las que las personas naturales a que se refieren los literales a), b) y c) tengan una participación superior al cinco por ciento del capital social, dentro de los veinticuatro meses anteriores a la convocatoria.

e) Las personas naturales o jurídicas que se encuentren sancionadas administrativamente con inhabilitación temporal o permanente para contratar con entidades del Sector público.

En los casos a que se refieren los incisos b), c) y d) el impedimento para ser postor se restringe al ámbito de la jurisdicción o sector al que pertenecen las personas a que refieren los literales a) y b). En el caso de los organismos constitucionalmente autónomos, el impedimento se circunscribe a las adquisiciones y contrataciones que realizan dichas entidades.

II. Contratistas

Las personas naturales o jurídicas, que tengan obligaciones pendientes con el Instituto Peruano de Seguridad Social, así como con las entidades prestadoras de salud a que se

refiere la Ley N° 26790, con la Oficina de Normalización Previsional o las entidades del Sistema privado de Pensiones, con la Superintendencia nacional de Administración Tributaria, o con la Superintendencia Nacional de Aduanas, por deudas vencidas hasta el mes anterior a la fecha de suscripción del contrato.

No puede ser contratista aquella persona natural o jurídica que haya participado como tal en la elaboración de los estudios o información técnica previa que da origen al Proceso de Selección y sirve de base para el objeto del contrato, salvo en el caso de los contratos de supervisión.

Las propuestas que contravengan a lo dispuesto en el presente artículo, se tendrán por no presentadas, bajo responsabilidad de los miembros del Comité. Los contratos celebrados en contravención de lo dispuesto anteriormente, son nulos, sin perjuicio de las acciones a que hubiere lugar.

REQUISITOS DE LA CONVOCATORIA

En toda Licitación Pública o Concurso Púbico se deberá observar obligatoriamente lo siguiente:

I. Realizar la convocatoria pública a través de la publicación de la misma por lo menos en el Diario Oficial El Peruano, en uno de circulación nacional y en otro de circulación en la localidad en que realiza la Licitación Pública o Concurso Público. El aviso deberá contener por lo menos:

a. La identificación de la Entidad que convoca;b. El proceso de selección;c. La descripción básica de los bienes, servicios u obras a ejecutarse;d. Las oficinas donde pueden recabarse las bases y su costo;e. La fecha prevista para el acto público de presentación de propuestas y para el

acto de adjudicación de la buena pro; y,f. El valor referencial.

II. La existencia de un plazo razonable entre la convocatoria y la presentación de ofertas, el plazo será establecido por la Entidad del Sector Público atendiendo a la urgencia y características propias de cada proceso. En ningún caso el plazo entre la convocatoria y la presentación de propuestas será menor a veinte días hábiles.

III. La existencia de bases aprobadas. En el caso de obras, adicionalmente, se requerirá de la existencia del expediente técnico.

IV. La celebración de acto público para la presentación de propuestas y para la publicación.

La convocatoria a un proceso de adjudicación directa se efectúa a través de su publicación en por lo menos el Diario Oficial El Peruano y en otro de circulación nacional o local.

La convocatoria a un proceso de adjudicación directa de menor cuantía, se hace mediante invitación a no menos de tres postores, en el caso de contratación de obras y consultoría.

7. GESTIÓN DE COMPRAS INTERNACIONALES

Previamente conviene hacer una distinción entre adquisición y compraventa, pues algunos textos legales asimilan ambas categorías. Adquisición es un término más extenso que

compraventa y puede originarse a título gratuito; en cambio la compraventa siempre lo es a título oneroso. «La adquisición en sentido jurídico no es otra cosa que la incorporación de un derecho al patrimonio del adquiriente que deviene así titular del mismo, puesto que el patrimonio es un conjunto de relaciones jurídicas».La compraventa es un acto siempre a título oneroso, que en todo caso puede ser considerado de adquisición derivada y que excluye otro tipo de adquisiciones, como lo podrían ser la accesión, la donación, la sucesión o el comodato. El contrato de compraventa constituye la figura típica del Comercio Internacional y el medio que posibilita la mayor circulación de divisas.

7.1 Concepto

La compraventa internacional representa una de las funciones básicas del comercio exterior: la de transacción.Es una operación de intercambio por medio de la cual se entrega una cosa determinada contra su equivalencia en dinero. Ampliamente puede definirse como una convención mutua en virtud de la cual se obliga el vendedor a entregar la cosa que vende y el comprador el precio convenido por ella. Es un vínculo entre la producción y el consumo Internacional de bienes y servidos.

Si la compraventa es un acto de intermediación, quiere decir que es un hecho comercial; luego, la figura cae dentro de los límites de los eventos mercantiles donde con más propiedad debe considerarse, a diferencia de la compraventa civil, que es un acto de consumo; compro para satisfacer mi necesidad; el fin se realiza en el acto mismo de la operación, sin que continúe el tránsito ni del negocio jurídico ni del bien.

El otro ingrediente de la compraventa, y que le da singularidad es el ánimo de lucro, la especulación, que está alejada de la compraventa civil en la que el sujeto busca racionalmente reducir costos para adquirir un bien que lo satisfaga, sin trasladar a otro el pago de dicho costo y percibir la utilidad prevista por tal acción. «El ánimo de lucrar es necesario, aun cuando posteriormente el comerciante no obtuviera utilidad en la reventa. Además, el comerciante adquiere las cosas para revenderlas.

Luego, la compraventa internacional se caracteriza por ser:

a) Un acto de intermediación.b) Tener un fin especulativo, es decir buscar un lucro.c) Una relación intersoberanía, ya que la mercancía o servicio circula por ordenamientos

jurídicos distintos.d) La conexión de dos contratos simultáneos, y sucesivos, uno que vende, en este caso el

exportador; y otro que compra, en este caso el importador, constituyendo una operación económica única.

7.2 Contrato de Transporte

Uno de los contratos que se derivan del contrato de compraventa, aun cuando es autónomo, es el de transporte, ya que si él no podría viabilizarse o ejecutarse el objeto principal de la operación de compraventa: hacer llegar al comprador las mercaderías o el equipamiento, incluso en los contratos complejos como el turn-key, el leasing internacional, countertrading o el de construcción pesada, su ejecución da origen a la formación de esta figura contractual.

Una primera delimitación es necesario efectuar: el contrato de transporte en general ha sido diferenciado en civil y comercial. El primero es aquel que se hace a título gratuito, sin compromiso obligacional ni moral alguno, y el segundo tiene siempre un propósito y un animus lucrandi. Son estos últimos a los que nos estamos refiriendo desde que nuestra tarea está referida a los contratos de comercio internacional en los que hay un contenido patrimonial inmediato.

Se puede conceptualizar este contrato como aquel según el cual una persona natural o jurídica denominada el porteador se obliga a efectuar el traslado de mercaderías, por medios propios o ajenos de un establecimiento ubicado en un Estado a otro, según indicación u obligación asumida por otra persona denominada expedidor, debiendo abonarse por elfo una suma de dinero conocida como porte o flete.

Por otro lado, respecto a los sujetos que intervienen en este contrato podemos advertir que son tres: el porteador, el cargador y el consignatario.

a) Porteador. Es la persona natural o jurídica que asume la obligación y la responsabilidad de realizar un transporte, por ello también se le conoce como transportador o transportista. No necesariamente importa que realice el transporte ni aún siquiera que sea el operador, si sobre él recaen los riesgos del cumplimiento de la obligación de transportar. . Este sujeto, también conocido con el término de expedicionario, en algunos casos puede ser plural, como es la modalidad del transporte combinado o multimodal.

b) Cargador. Es quien solicita el transporte y quien adquiere el derecho a exigir su plena realización. Por ello, la mayoría de los Códigos de Comercio de América Latina señalan que si el comisionista actúa en nombre propio asume las obligaciones del cargador.

c) Destinatario. Es la persona a cuya orden van las mercancías. Usualmente es el comprador, dentro de las reglas de la compraventa, pero puede ser una tercera persona o incluso un consignatario que no ha comprado precisamente el bien.

Muchas son las modalidades del contrato de transporte, dependiendo del medio físico a través del cual opera. Las principales modalidades son: Terrestre, por ferrocarril, fluvial, lacustre, aéreo, multimodal y marítimo, todos los cuales serán referidos en el último capítulo del presente Manual.

7.2.1 Términos del Comercio Internacional

Son usos y prácticas ordenados por gremios, asociación de países u organismos internacionales que complementan el contrato de compraventa internacional, ya que a través de reglas estandarizadas las partes conocen con antelación el punto de transmisión del riesgo y las obligaciones que están asumiendo.

Hay quienes consideran que son contratos de compraventa, sin embargo están desprovistos de la relación obligacional directa. Son usos ordenados y estandarizados que complementan al contrato de compraventa y que posibilitan fijar determinadas situaciones, tipos en las cuales se pueden ver involucrados los operadores dentro del largo espacio entre la fábrica y el punto de distribución internacional.

El riesgo de pérdida o deterioro de las mercaderías, así como la obligación de asumir los costos relativos a las mismas, se transfieren del vendedor al comprador en el momento en que el vendedor cumpla su obligación de entregar o «poner a disposición» las mercaderías.

LOS INCOTERMS

Estos términos fueron diseñados por la Cámara de Comercio internacional de Parts en 1936 a fin de precisar las obligaciones de las partes y el punto de trasmisión del riesgo. Estas definiciones han sufrido una serie de revisiones (1953, 1967, 1976, 1980) hasta el actual de 1990, que se conoce en sus siglas en inglés como Incoterms (International Commerce Terms).

Su finalidad esencial es determinar claramente el punto en que una de las parles trasmite el riesgo a la otra, a fin de garantizar el derecho de pago y el de libre disposición de la mercadería. Definen la responsabilidad de los contratantes y el lugar físico de su cumplimiento de una forma simple y segura, eliminando cualquier zona gris en la entrega o puesta a disposición de las mercaderías. Adicionalmente, se refieren a otros aspectos como el transporte, el seguro, manipulación, embalaje, gestión y entrega de la documentación.

Existen trece términos según la última versión de la Cámara de Comercio Internacional, que se han clasificado en cuatro grupos como se aprecia en el gráfico.

Estos grupos o familias se han identificado con las letras E, F, C y D.

El grupo «E» contiene el único término (EXW) mediante el cual el vendedor coloca las mercancías a disposición del comprador en su propio domicilio o local de producción que puede ser una fábrica, industria, almacén, plantación, conforme lo pactado en el contrato de compraventa. En tal razón, el exportador debe facilitar las mercaderías y la factura comercial p el mensaje electrónico correspondiente así como prestar al comprador, a pedido, riesgo y costo de éste, toda la asistencia en la obtención de cualquier licencia de exportación u otra oficial necesaria para la remisión de las mercaderías.

El grupo «F» contiene los términos según los cuales el vendedor debe enviar la mercancía en lo que respecta a su transporte, de conformidad con las instrucciones dadas por el comprador puesto que es éste quien debe concluir el contrato de transporte y designar el transportador. Este grupo comprende los términos FCA, FAS y FOB. Para articular este grupo hay que tener en cuenta las reglas ISO (Internacional Standard Organization).

Según el grupo «C», el vendedor ha de encontrar el transporte en las condiciones de costumbre, pero sin asumir el riesgo de pérdida o daño de la mercancía o de costos adicionales debido a hechos acaecidos después de su envío o despacho. En este grupo se encuentran fes términos CFR, CIF, CPT y CIP. En todos ellos es necesario hacer constar el punto hasta donde se ha de pagar el transporte, pues ésa es una obligación del vendedor; donde los riesgos de pérdida o avería de los productos, así como los costos adicionales resultantes de los acontecimientos que ocurran después de la entrega de la mercadería al medio de transporte, recaen en el importador. Estos término son de la misma naturaleza que el grupo «F»; por cuanto el vendedor viabiliza el cumplimiento del contrato en el país de embarque o de despacho; aun cuando, particularmente, se deben articular con mucho cuidado al momento de añadir obligaciones del vendedor referentes a un tiempo posterior al mencionado «punto crítico» de la transferencia del riesgo.Según la propia naturaleza de los indicados términos, el vendedor está exonerado de todo riesgo o costo suplementario, una vez que ha cumplido debidamente con su contrato,

encargando el transporte y entregando la mercancía al transportador o consiguiendo un seguro (CIF y CIP).

Los términos «D» son totalmente diferentes a los ya señalados, pues en este caso el vendedor responde de la llegada de la mercancía al lugar de destino. El vendedor soporta la totalidad de riesgo y de costos para hacer llegar el bien al lugar convenido. Este grupo reúne cinco términos como: DAF, DES, DEQ, DDU y DDP, los cuales pueden aglutinarse en dos subgrupos: los DAF, DES y DDU, en los cuales el vendedor no tiene que entregar la mercancía despachada de importación; y los DEQ y DDP, en los qué tiene que despacharla.De todos ellos el término DDU es una novedad en la versión Incoterms 1990, que posibilita al vendedor a entregar la mercadería en el país de origen, sin despacho de importación y sin pagar los derechos. Sin embargo, a la luz de la experiencia, no es recomendable que los operadores latinoamericanos, principalmente vendedores, usen este término pues trae el peligro de una demora prolongada en el despacho y es extremadamente arriesgado comprometerse a entregarla mercancía más allá del punto de despacho de aduana.

Los Incoterms 1990 deben ser estudiados conjuntamente con las reglas de la Convención de Viena de 1980, sobre compraventas internacionales de mercaderías; tal es el caso de las costumbres y usos locales, que deben ser observados al momento de firmar un contrato de compraventa, y que mantienen su existencia aun por encima de las propias estipulaciones de los términos ya enunciados. Es, entonces, recomendable que los operadores de comercio internacional estén debidamente informados de tales costumbres cuando negocien un contrato y que establezcan cláusulas precisas que se superpongan a cualquier interpretación de los Incoterms. Otro, es el caso del embalaje; donde la obligación del vendedor de embalar la mercancía puede modificarse según el tipo y la duración del transporte previsto, pero que dicha exigencia es válida en la medida en que se lo hagan saber al vendedor en el momento de cerrar el contrato.

a) EXW En fábrica (ExWorks)

“En fábrica" significa que la única obligación del vendedor consiste en facilitar la mercancía en sus locales o instalaciones (factoría, fábrica), en particular si no es él el responsable de cargar la mercancía en el vehículo suministrado por el comprador, a no ser que se hay acordado otra cosa. El comprador corres con todos los costos y riesgos que entrañan el transporte de la mercancía desde allí hasta el punto de destino deseado.Este término supone, pues, la obligación mínima para el vendedor y es el más conveniente para el exportador latinoamericano, ya que únicamente está obligado a entregar la mercadería conforme al contrato ya facilitar toda la asistencia para la obtención de cualquier licencia de exportación o autorización gubernamental.

b) FCA. Franco en el Transportista (indicando el lugar)

Se ha establecido este término, también conocido como free carrier, para indicar libre de derechos en el transportista. Sirve para atender las exigencias del transporte moderno, en particular el denominado «multimodal», como el de contenedores o el transbordo de rodadura en remolques y buques transbordadores. Se basa en el mismo principio general que el FOB, con la diferencia de que el vendedor cumple sus obligaciones cuando entrega la mercancía a la custodia del transportista en el lugar convenido. Si no es posible designar un punto preciso en el momento de firmar el contrato de compraventa, las partes deben referirse al lugar o a la zona donde el transportista debe hacerse cargo de la mercancía.

El riesgo de pérdida o daños de la mercancía se transfiere del vendedor al comprador, entonces, y no en la borda del buque. Transportista es toda persona que ha suscrito, o en cuyo nombre se ha firmado, un contrato de transporte. Cuando el vendedor tiene que proporcionar un conocimiento de embarque, hoja de ruta o recibo de carga, cumple plenamente su obligación presentando ese documento expedido por una persona definida de ese modo.

Este término puede ser utilizado en cualquier modalidad de transporte, incluso el multimodal, por ello es que cuando se señala el «Terminal de transporte» significa una estación de ferrocarril, de carga, un terminal de containers o patio o cualquier punto terminal de recepción.

c) FAS

FAS quiere decir «franco al costado del buque» (Free along side ship). Con arreglo a esta cláusula el vendedor cumple sus obligaciones cuando se ha puesto la mercancía al costado del buque, en el muelle o en barcazas. Esto significa que el comprador tiene que correr con todos los costos y riesgos de pérdida o daño de la mercancía a partir de ese momento. Procede señalar que, a diferencia del FOB, este término impone al comprador la obligación de despachar la mercancía para la exportación. Sin embargo, ella no puede ser invocada cuando el comprador no pueda, directa o indirectamente, atenderlas formalidades de exportación.

d) FOB

FOB quiere decir «franco a bordo» (Free on board). El vendedor coloca a bordo de un buque la mercancía en el puerto de embarque convenido en el contrato de compraventa. Se transfiere el riesgo de pérdida o daño del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado la borda del buque en el puerto de embarque designado. Esto significa que el comprador tendrá que asumir todos los costos y riesgos de pérdida o daño a las mercancías a partir de aquel punto.

e) CFR

CFR quiere decir «costo y flete» (cost and freight). El vendedor tiene que pagar los costos y fletes necesarios para llevarla mercancía al punto de destino convenido, pero se transfiere el riesgo de pérdida o daño, así como, el de cualquier aumento de los costos, del vendedor al comprador, cuando la mercancía pasa la borda del buque en el puerto de embarque.

f) CIFCIF quiere decir «costo, seguro, flete» (Cost, Insurance and freight). Este término es básicamente idéntico a CFR, pero el vendedor tiene que hacer, además, un seguro marítimo contra el riesgo de pérdida o daño de la mercancía durante el transporte.

El vendedor establece el contrato con el asegurador y paga la prima de seguro. El comprador debe tener en cuenta que a la luz de este término, es exigido al vendedor obtener el seguro apenas con cobertura mínima, según el Instituto de Corredores de Seguro de Londres o cualquier entidad similar. Este seguro mínimo cubre el precio estipulado en el contrato más un 10% y deberá ser cotizado en la moneda del contrato.

El riesgo se trasmite a partir del momento en que haya pasado la borda del buque en el puerto de embarque.

g) CPT. Flete o Porte “Pagado hasta”

Al igual que CFR, «flete o porte pagado hasta...» (Freight or carriage paid to) quiere decir que el vendedor paga los fletes de la mercancía hasta el punto de destino convenido. Sin embargo, el riesgo de pérdida o daño de la mercancía, así como el de cualquier aumento de los costos, se transfieren del vendedor al comprador cuando se entrega la mercancía a la custodia del primer transportista, y no en la borda del buque. Se puede emplear en todas las formas de transporte, incluidas las operaciones multimodales y el transporte en contenedores o el transbordo de rodadura en remolques y buques transbordadores. Cuando el vendedor tiene que proporcionar un conocimiento de embarque, una hoja de ruta o un recibo de carga, cumple plenamente sus obligaciones presentando ese documento expedido por la persona con la cual ha contratado el transporte hasta el punto de destino convenido.

h) CIP. Flete o porte seguro pagado hasta

Este término (Freight or carriage and insurance paid to) es idéntico a «flete o porte pagado hasta…» pero el vendedor tiene que hacer, además, un seguro de transporte contra el riesgo de pérdida o daño de la mercancía durante el transporte. El vendedor establece el contrato con el asegurador y paga la prima del seguro.El vendedor es apenas obligado a obtener el seguro con cobertura mínima.

i) DAF. Entregado en frontera

“Entregado en frontera" (Delivered al frontier) quiere decir que el vendedor ha cumplido sus obligaciones cuando liega la mercancía a la frontera, pero antes del límite aduanero del país convenido en el contrato de compraventa. El término frontera puede ser usado para cualquier frontera, incluso la del país de exportación, por lo que es de vital importancia que sea claramente determinada.

Este término está concebido principalmente para su uso cuando la mercancía ha de transportarse por ferrocarril o por carretera, pero se le puede emplear independientemente de la forma de transporte.

j) DES. Entregado desde abordo

Ex ship o delivered ex ship quiere decir que el vendedor a de poner la mercancía a la disposición del comprador a bordo del buque, en el punto de destino convenido en el contrato de compraventa, El vendedor debe hacerse cargo de todos los costos y riesgos que entrañe el transporte de la mercancía hasta el puerto de destino designado.

k) DEQ. Entregado en muelle

"Entregado en muelle” (Delivered ex quay) quiere decir que el vendedor pone la mercancía a la disposición del vendedor en el muelle, en el punto de destino convenido en el contrato de compraventa. El vendedor debe hacerse cargo de todos los costos y riesgos que entrañe el transporte de la mercancía hasta ese punto.

Se emplea dos variantes de los contratos sobre muelle: «sobre muelle libre de derechos» y «sobre muelle derechos a cargo del comprador». Con arreglo a esta última cláusula, la responsabilidad de los trámites de importación de la mercancía incumbe al comprador y no al vendedor.

Las partes contratantes deben siempre hacer la descripción completa de estos términos, es decir «sobre muelle libre de derechos» o «sobre muelle derechos a cargo del comprador» para que queden bien claro quién es el responsable de dichos trámites.

l) DDU. Entregado sin pago de derechos

El término DDU (Delivered duty unpaid) significa que el vendedor cumple su obligación cuando as mercaderías hubieran sido puestas a disponibilidad en el local designado en el país de importación. El vendedor debe asumir todos los costos y riesgos derivados de llevar las mercaderías hasta su destino (excluyendo derechos, impuestos y otras cargas tributarias de importación), así como todos los costos y riesgos derivados de las formalidades aduaneras. El comprador tiene que pagar cualquier costo adicional y asumir cualquier riesgo causado por su omisión en desaduanar las mercaderías.

Si las partes desearen que el vendedor cumpla las formalidades aduaneras y asuma los costos y riesgos resultantes, tal hecho debe ser precisado, con una declaración para tal efecto.

Si las partes desearen incluir en las obligaciones del vendedor alguno de los costos adeudados en razón de la importación de las mercaderías (como por ejemplo el VAT, valor agregado al flete), ello debe ser aclarado indicando: Delivered Duty Unpaid, Vat Paid (... named place of destinaron).

Este término puede ser usado Independientemente de la modalidad del transporte.

m) DDP. Entrega libre de derechos

El término «en fábrica» supone la obligación mínima del vendedor; en cambio, «entrega libre de derechos» (Delivered duty paid), seguido de la designación de los locales del comprador, constituye el extremo opuesto, es decir, la obligación máxima del vendedor. Significa que el vendedor cumple su obligación de entrega cuando toma las mercaderías disponibles en el lugar designado en el país de importación.

Si las partes contratantes desean que sea el vendedor quien se haga cargo de los trámites de Importación de la mercancía, pero excluyendo algunos de los costos pagaderos por la importación de la mercancía por ejemplo, el impuesto sobre el valor agregado (IVA) o impuesto general a las ventas (IGV) u otros impuestos similares-, se deberá precisar esta circunstancia añadiendo con tal fin las palabras pertinentes {por ejemplo: «excluidos el IVA y/u otros impuestos»).

Los términos descritos anteriormente permiten a las partes articular sus diversas condiciones y obligaciones, haciendo uso para caso de la cotización, entrega de documentos y transmisión del riesgo, de cualquiera de los trece términos indicados anteriormente.

INCOTERMS 1990

OBLIGACIONES Y COSTES DE CADA INCOTERM

8.- METODOS DE COMPRAS

Cualquiera que sea la compra que se realice, es conveniente adoptar un método determinado para efectuarla. Estos métodos pueden ser:

a. Según los factores que intervengan en la determinación de cuándo se comprará; yb. Según la forma de compra.

a) Según la determinación de cuando se comprará.

1. Ajustados a las necesidades.En general, son las compras realizadas para producir a pedido específico de un cliente. Se solicitan sólo cuando el artículo es necesario. Su frecuencia de consumo es ocasional y, por lo tanto, baja. Cubre situaciones urgentes y generalmente no se mantiene stock de productos definido. Se necesita de proveedores confiables y honestos para que no especulen sobre la urgencia de la compra.

2. Para periodos específicos.Tal como su nombre lo indica, se trata de adquirir artículos, para un determinado periodo. Sus características son:

- Ser utilizado, generalmente, para artículos de consumo regular.- Que las variaciones de precio de los artículos sean significativos.- Que el periodo para el cual se compra no sea fijo, sino basado en el control de

existencias y en las variaciones de la fabricación.- Que la economía que pueda obtenerse, afecte el periodo de compra y al costo

de almacenamiento.- Que la cantidad que se adquiera, abarque al fijado por el programa o plan de

producción o por el consumo del almacén.

3. Según la situación del mercado.Por medio de este método se realizan compras tratando de aprovechar las fluctuaciones de los precios en el mercado. Se caracterizan por estudiar constantemente las tendencias del mercado, y de acuerdo a ello, se establece la cantidad por adquirir (si la demanda es alta, se adquieren cantidades para necesidades inmediatas; si la oferta es alta, se compran mayores cantidades).

Igualmente pueden establecerse contratos para entregas especiales, que generalmente se utilizan para adquirir productos de consumo estable.

Proporcionan grandes economías, pero demandan mayores espacios de almacenaje y controles más exhaustivos.

4. Especulativas.

Este método de compra es asumido por la alta dirección e implica un mayor riesgo que el normal, pues generalmente se adquieren grandes cantidades con la idea de ganar dinero revendiendo los excedentes en el mercado, o asegurar un alto stock. No se toma en cuenta el plan de producción, pues su objetivó es el lucro. Inmovilizan gran cantidad de efectivo y requieren mucho espacio de almacenaje. Si bien pueden generar grandes ganancias, la posibilidad de que el material comprado devenga obsoleto supone el riesgo de grandes pérdidas

b. Según la forma de compra

1. Compras por contratoSe estipula un contrato con el proveedor, según el cual, por un precio determinado, se entregarán los artículos solicitados de acuerdo a un cronograma. Con esta forma, escalonando entregas, se aprovechan mejores precios, no se inflan los stocks y se asegura el abastecimiento continuo. Necesita de permanente

asesoría legal y precisión muy adecuada de los puntos del contacto en lo referente a formas de pago, inspecciones, mantenimiento de la calidad, etc.

2. Compras en partidas agrupadasEn este caso, se trata de artículos de menor consumo.Estos artículos tienen un costo de adquisición mayor que el precio del bien mismo y se adquieren en un sola operación, Con esta forma se logran economías importantes, se despierta el interés del proveedor (quien puede hasta mejorar sus precios) y los costos de tramitación disminuyen.

3. Compras con arreglo al plan de producción

En realidad, adquirir artículos bajo esta forma significa lo mismo que utilizar el método de compras de pedido continuo. Permite un mayor acercamiento a los proveedores, como también mantener controlado el nivel de existencias y reducir los costos de adquisición. Lo recomendable, en este método, es entregar copia del plan de producción a los proveedores, para que lo conozcan con antelación y estudien la factibilidad de atendernos.

9. COSTOS LOGÍSTICOS

La determinación de los costos logísticos es uno de los aspectos esenciales y de mayor importancia para efectuar un análisis completo del sistema logístico de una empresa, pero al mismo tiempo la obtención de dichos costos es difícil, en razón de que los elementos que lo constituyen y que afectan al sistema, no son medidos por los procedimientos contables de costos industriales o financieros empleados usualmente en las compañías.

A continuación se describen los diferentes tipos de costos que tienen relación las actividades logísticas y que deben ser conocidos por los ejecutivos del área para poder analizarlos, controlarlos y evaluarlos, en pro de una mejor administración de todos aquellos insumos, artículos o materiales que maneja el área logística.

1. Costo Unitario. Se refiere al precio de compra, más los gastos relacionados con los fletes, aduana, transporte a destino, etc. en los materiales importados. En el caso de los materiales nacionales se considera como costo unitario al precio de los artículos puesto en los almacenes de la empresa.

2. Costo de renovación, También llamado de Adquisición, es la suma de todos los gastos inherentes al abastecimiento de materiales en un lapso determinado, generalmente en un año, dividido entre el número de órdenes de compra emitidos en el mismo período de tiempo.

Los gastos que se efectúan para la renovación de las existencias o para su adquisición se puede clasificar en:

a. Gastos de ordenar. Se denomina así a la suma de todos los gastos efectuados desde la preparación de la requisición hasta la emisión de la orden de compra y su envío al proveedor (sueldos y leyes sociales, materiales de oficinas, servicios, programación, computo, contabilidad, etc.).

b. Gastos de seguimiento. Corresponde a la suma de todos los gastos efectuados en lograr que el proveedor cumpla con remitir la mercadería oportunamente en la fecha ofrecida.

Dentro de la adquisición de materiales, la labor del seguimiento o contacto con los proveedores, comprende gastos de cables, telex, llamadas telefónicas, visitas a las fábricas o plantas, etc.

c. Gastos diversos. Existen otros gastos relacionados con la compra de materiales y que corresponden a actividades posteriores al ingreso del material a la empresa, pero que mientras no se efectúen, no se puede cerrar la orden de compra y considerarla como atendida. Estos gastos son:

- Control de facturas y seguimiento de éstas dentro de la empresa para que se efectúe el pago y se cumpla con el proveedor.

- Anotaciones en el control de inventarios y balance de los stocks.- Documentos que hay que enviar a los usuarios después de llegado el

material, sea al proveedor, a los usuarios y a todos aquellos interesados en el control correspondiente.

La obtención del costo de renovación permite definir para la empresa cuanto le cuesta cada orden de compra que emite y por ello es que la suma de todos los gastos hay que dividir entre el número de órdenes emitidas.

3. Costo de posesión o de almacenaje. Contar con existencias le cuesta a la empresa una fuerte cantidad de dinero en las diversas actividades relacionadas con el mantenimiento y control de los materiales que almacena; por ello es que a mayor cantidad almacenada es mayor el costo anual de poseer materiales. Estos costos se expresan, como un porcentaje del promedio anual del valor del inventario, en el cual se consideran gastos de caja y costos intangibles pero reales en que se incurren por tener existencias.

Para el costo de posesión los gastos se clasifican en:

a. Gastos de inversión.- Corresponden a este rubro los intereses dejados de percibir sobre el capital invertido en existencias. El dinero produce intereses y cuando no se tiene cuesta conseguirlo.

b. Gastos de riesgo.- Tener materiales implica si riesgo de perderlos por obsolescencia, robo incendio, deterioro, etc., y por ello las empresas aseguran su existencias; el valor de la prima del seguro que toma la empresa es un gasto que corresponde al costo de poseer materiales en almacenes y que, generalmente es fijado como un porcentaje sobre el valor promedio del inventario.

c. Gastos de cuidado.- Tener materiales en los almacenes exige cuidarlos, ubicándolos en un determinado espacio y mantenerlos para evitar su deterioro, así como controlarlos para eliminar los desperdicios, la obsolescencia y la acumulación de materiales sin movimiento.

d. Impuestos,- La Influencia que los inventarios tiene sobre los resultados hay que valorizados para establecer qué porcentaje del impuesto que se pague se debe al monto convertido en materiales que guarda la empresa en los almacenes.

4. Costos de faltantes o de roturas de stock. La no existencia de un artículo o materia prima, necesario para la empresa cuando ésta lo necesita, tiene un costo que en algunos casos liega a ser de consideración, por cuanto la falta de este material puede interrumpir las operaciones de la industria, generando mano de obra, equipo y maquinaria ociosa, elevando el costo de fabricación, o a veces obligando a realizar compras de «último momento» a un mayor precio que el que pudo obtenerse de haber tenido existencias adecuadas en el almacén.

Entre las formas que se utilizan para reducir los costos logísticos tenemos:- Cambios en el diseño y en las especificaciones, que permitan a los

proveedores fabricar a costos más bajo.

- Sustituir materiales para reducir el valor del artículo por menor valor del material o asegurarse una mejor calidad sin variar el costo.

- Reducción de la variedad de artículos contenidos en los inventarios, mediante la categorización de materiales.

- Eliminación de artículos obsoletos o fuera de uso de la empresa.- Aplicación de técnicas analíticas que permitan reducir los costos sin

afectar el valor de los materiales, transporte o servicio.

- Cambios de procedimientos que disminuyen el tiempo de demora en contar con el material, lo que incide en el stock o mantener y en las cantidades a comprar.

- Compra de materiales y equipos que reducen el costo de mano de obra o aumentan la eficiencia de las operaciones.

10.- LOTE ECONÓMICO DE COMPRA (tamaño de pedido económico)

El lote económico de compra o cantidad económica es aquella que equilibra los costos de renovación y de posesión, haciéndolos iguales en relación al número de órdenes que se emiten y al almacenaje de las cantidades que se solicitan.

Una simple apreciación de los inventarios permite constatar que las grandes cantidades aumentan los gastos de posesión o almacenaje y disminuya el número de órdenes de compra o pedidos a los proveedores; y a la inversa si se pide cantidades pequeñas, se producirá el efecto contrario, mayor cantidad de órdenes y menos gastos de almacenaje. Lograr el equilibrio entre estos dos costos conduce a la cantidad económica que hemos definido.

Los factores que determinan la cantidad que se debe comprar según el método desarrollado por Davis, son los siguientes:

S = Consumo del material en unidades por año.

T1 = Tiempo de adquisición, en años, entre el momento de formular el pedido y la recepción del material.

T2 = Tiempo (en años) en el que el lote que hay que comprar se consumirá.

R1 = Cantidad teórica que constituye el punto de hacer el pedido; justamente el material necesario para que dure hasta que lleguen nuevos embarques o expediciones, en el tiempo T1

R2 = Reserva, esto es, existencias que deben tenerse en almacén para tener en cuenta las demoras en las entregas y también una cantidad adicional para los aumentos imprevistos en el consumo, las mermas o los desechos extra, etc. Es también la existencia mínima que debe haber en almacén.

R = Punto real del pedido, en unidades del material en existencia y disponible, suma de R1 + R2

Q = Cantidad en el lote de compra.

M = Existencias máximas, cuando llega el nuevo embarque, suma de Q + R2

Ejemplo;Si son aplicables a cierto material las siguientes condiciones

¿Cuál es la cantidad que debe comprarse a un proveedor y cuándo debe hacerse el pedido?

La cantidad en existencia, 750, dividida por 300, consumo mensual da 2,5 meses de consumo, o sea 2,5 x 4,33 (promedio de semanas en un mes) = 10,825 + el suministro semanal aun disponible, o sean 11 semanas. Se mantienen reservas suficientes para cuatro semanas y el plazo de entrega es tres semanas. Por consiguiente, el pedido debe hacerse dentro de 11 - 7 = 4 semanas. El punto de hacer el pedido se alcanza, por consiguiente, cuando la cantidad en

existencias y disponible baja . Puesto que la cantidad máxima que puede haber en almacén es el consumo de 17 semanas, o sea, 1.177, incluidas las reservas para cuatro semanas, la cantidad que hay que pedir es el consumo de 13 semanas, esto es, tres mases, que es 3 x 300 = 900 unidades. Así pues, el material se pedirá cuatro veces por año. Las existencias mínimas son:

Las cifras que anteceden no han tenido en cuenta el cálculo de la Importancia económica del lote que debe comprarse, que, además de servir a las necesidades de la producción y de proporcionar reservas y puntos de pedido adecuados, introduce también el análisis de los descuentos o los precios unitarios reducidos que se consiguen al comprar en cantidad, frente a los costos en que se incurre al tener que poseer y almacenar el material. Para determinar la importancia económica del lote que debe comprarse de un artículo hay que considerar diversos factores:

1. Cantidad en existencia y disponible (no consignada o asignada) en los almacenes.2. Consumo, y si éste es constante, periódico o Irregular.3. Tiempo necesario para la entrega de un nuevo lote,4. Cantidad que debe tenerse como reserva para el caso que se retrase la entrega del

material.5. Cantidad que debe tenerse en existencia para los casos urgentes imprevistos, tales

como un aumento súbito en la demanda, una merma excesiva en la fabricación, el deseo del departamento de ventas de aumentar sus existencias de productos acabados, etc.

6. Longitud del período de fabricación que se desea proteger teniendo materiales en existencia.

7. Descuento por cantidad que puede obtenerse pidiendo lotes grandes.8. Costo de alquiler del espacio ocupado en el almacenamiento.9. Importancia del capital móvil empleado e intereses perdidos sobre este capital.10. Otros costos y otras pérdidas inherentes a la posesión de los materiales; impuestos,

seguros, depreciación, calda en desuso, manipulación adicional, etc.

Diversos investigadores han ideado fórmulas para determinar la cantidad que debe comprarse con el fin de obtener el costo mínimo por unidad, y la cantidad que debe pedirse para obtener un tipo deseado de rendimiento sobre el capital móvil. Davis Lechoczsky, Pennington y otros han desarrollado fórmulas de esa clase. Estando basados en datos empíricos, estas fórmulas dan sólo resultados aproximados, pero lo propio sucede con todos los demás métodos y, en todo caso, los resultados tienen que someterse al criterio del que efectúa las compras. Aunque su eficacia se limita a ciertos casos, esas fórmulas deben conocerlas todos los jefes de compras.

Por el método desarrollado por Davis, el cálculo matemático de la cantidad más económica a comprar desde el punto de vista de las cargas por adquisición, almacenamiento e intereses da como resultado la siguiente ecuación:

En la que K = un factor de interés =

Y H = un factor del costo de almacenamiento =

de modo que la expresión anterior puede reducirse a:

Los términos empleados se definen como sigue:

Q = Cantidad total a comprar para obtener el costo unitario mínimo de compra, en número de unidades.

G = Costo total de preparar, el pedido de compra, en dólares u otra unidad monetaria, (gasto de funcionamiento del departamento de compras, costo de los impresos y otros materiales, gastos exteriores de compra tales como viajes, cualquier tiempo gastado por ejecutivos de la compañía en relación con el pedido, etc.}.

S = Consumo del material en unidades por año.

C" = Precio total de compra de una unidad del material, incluidas las cargas de flete, en dólares u otra moneda.

I = Tipo de interés sobre el dinero en tanto por uno, o sea, puesto el tanto por ciento en forma decimal.B = Espacio neto de piso de almacenaje ocupado por una unidad del material, en metros cuadrados.

E = Carga anual por almacenamiento por metro cuadrado de área de suelo, en dólares u otra moneda.

La ecuación anterior, da la cantidad más económica a adquirir de una vez para obtener el costo total unitario mínimo de comprar el material y almacenarlo.

Ejemplo:Suponiendo ahora que haya que formular un pedido de compra en las condiciones que se indican a continuación, ¿Cuál será el lote de compra más económica y cuál el que deba comprarle para obtener et rendimiento máximo sobre el capital móvil o de trabajo?

El cálculo de la cantidad más económica a pedir, es como sigue:

redondeando, la cantidad a pedir serla de 2,000 unidades, esto es, el consumo de 3 meses.

Técnicas para determinar cuánto comprar o pedir

Para definir la cantidad a comprar o pedir, se puede aplicar diferentes métodos que nos conducen a la cantidad económica.De estos el más utilizado en la actualidad es el de la fórmula de la cantidad económica, sin embargo existen otros métodos que pueden ser aplicados indistintamente y que se tratan a continuación.

1. Método de tabulación: Mediante este método se facilita la determinación de la cantidad económica a comprar o pedir y la frecuencia de los pedidos o número de veces en que hay que emitir órdenes de compra (o/c) en el año:

Muchas veces se pueden obtener descuentos en los precios unitarios en función de las cantidades que se adquieren y, por ello, en este método se han establecido dos formas en su aplicación, sin descuentos y con descuentos; lo cual significa que en el primer caso el precio unitario es único en comparación con las diferentes formas en que pueden hacerse los pedidos, y en el segundo caso los precios unitarios varían en función del volumen o cantidad de artículos que se adquieren.

Los datos a considerar son los siguientes:

- Demanda, consumo anual o pronóstico de ventas.- Precio unitarios (aplicables al segundo caso)- inventario promedio (IP) está dado por fa mitad de la cantidad comprada o

solicitada (CC) y su expresión matemática es:

- Costo de posesión (porcentaje sobre el valor del inventarlo promedio)- Costo de renovación (valor de cada orden de compra)- Costo Incremental (suma de los costos de renovación y posesión)- Valor del pedido (aplicable al segundo caso por su variación de precio)- Costo total (suma del costo de posesión más costo de renovación más valor del

pedido).

Los resultados del método de tabulación se aprecian en los cuadros adjuntos, para cada caso, donde es posible analizar y comparar los costos totales resultantes de la suma de los costos da renovación y posesión.

METODO DE TABULACION: Precio Unitario con Descuento según Volumen de Compra

METODO DE TABULACION: Precio Unitario Único y sin Variaciones por VolumenPrecio Unitario: S/. 10.00

2. Método matemático

El método anterior puede aplicarse en empresas que tienen muy poca variedad de artículos, pero cuando existen miles de artículos diferentes, la labor de tabular las cantidades no es práctica. En esos casos es preferible utilizar la fórmula de la cantidad económica, la misma que se ha indicado anteriormente:

Los objetivos que se buscan alcanzar con la aplicación de la fórmula de la cantidad económica son:

1. Reducir al mínimo posible el nivel total de los inventarios.2. Reducir al mínimo la incidencia de los faltantes.3. Reducir los costos de renovación (adquisición) y posesión (almacenaje)

11.- EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

En cuanto al método a utilizar, varía según la importancia de la entidad y el tipo de compras que se realice en ella, pero en eficiencia, está dada por el costo final que se establece para realizar el gasto de la unidad monetaria, en comparación con las economías realizadas. El resultado que se obtenga será un índice general, la evaluación se basa sobre la teoría que, la medida de que se puede exponer en forma de porcentaje y que nos dará el tanto por ciento de ineficiencia de la dependencia. Si este porcentaje encontrado se resta de 100% que suponemos que es el máximo de rendimiento, se encontrará el porcentaje de eficiencia de compras.

a) Costo Neto de ComprasPara hallar el costo neto de compras, bastará determinar el gasto total de compras «G», que estará formado por:

1. Gastos de funcionamiento.2. Costos de retrasos, pérdidas, errores, deficiencias, etc.3. Gastos de almacenaje y comprobación de las existencias en almacén (costos de

posesión).

A estos gastos se le resta las posibles economías que hubieren. El resultado de esta diferencia, se dividirá por el valor total de las compras realizadas durante el tiempo en el que se quiere evaluar a la dependencia; se obtendrá si un Índice que al ser multiplicado por 100%, dará el porcentaje correspondiente al costo neto final, en relación con el valor de las mercaderías compradas.

De lo expuesto se puede establecer que la fórmula final será:

b) Eficiencia do la DemandaEncontrado el costo neto final en forma de porcentaje, o su expresión en relación con el valor de las mercaderías compradas, se puede obtener el porcentaje de eficiencia de

la dependencia, restándolo de 100, que es el máximo de eficiencia que se supone tiene toda entidad al comenzar un trabajo o labor.

Ejemplo Aplicativo:

La empresa «X» ha efectuado durante el mes de julio, adquisiciones por valor de $150,000 en diferentes artículos necesarios para su producción y funcionamiento. Al realizar estas adquisiciones su departamento de compras ha logrado una economía comprobada de $3,500 al obtener de los proveedores descuentos especiales y al mejorar sus sistemas y procedimientos abreviando el trámite.

Durante este mes, se ha obtenido un ingreso por ventas de chatarra y materiales recuperados de $ 530.

Los gastos del departamento de compras han sido los siguientes:a) Gastos de funcionamiento S/. 3240b) Precios pegados en exceso en la adquisición de materiales S/. 270c) Costos de retraso S/. 350d) Perdidas y errores S/. 78

El inventario medio de las existencias asciende a $ 58,9000 y el costo de posesión o almacenamiento en la entidad, es de 15%

Solución:Para resolver este problema y evaluar la eficiencia del departamento de compras, debemos aplicar la fórmula indicada para hallar el costo neto final.

Reemplazando por los valores dados en el ejemplo, tendremos;

La eficiencia del departamento le encontramos restando del máximo de eficiencia, o sea 100, el porcentaje hallado, y nos da:

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUCIÓN

Conteste verdadero o falso a las siguientes afirmaciones:

1. Todos los artículos requeridos por una empresa para su funcionamiento merecen la misma importancia en el proceso de adquisición.

2. Los costos que interviene en la gestión de compras son dos: los costos de pedido y los costos de manejo. ( )

3. La definición del lote económico permite establecer un punto, de partida para diseñar la estrategia administrativa de abastecimiento. ()

4. Soluciones los siguientes casos y responda brevemente las preguntas planteadas:

Una empresa requiere de 932 artículos para su funcionamiento.Gasta en promedio para comprarlos Ü.M. 45,000, que se distribuyen de la siguiente manera:Artículos A (10%) equivalen al 72% del costo.Artículos B (21%) equivalen al 20% del costo.Artículos C (69%) equivalen al 8% del costo.

Responda lo siguiente:

a. ¿Cuántos artículos constituyen el grupo A y qué cantidad del coto representan?b. ¿Cuántos artículos constituyen el grupo B y cuál es el valor de su costo?c. Represente en un diagrama el análisis ABC de compras de esta empresa,

5. La empresa «Vicuñin» ha determinado que su proveedor demora 20 días en atender sus pedidos de tana. El proceso dentro de la empresa demora siete días desde la realización del requerimiento.El almacén cuenta con 22,500 kg. de reserva. La velocidad de consumo es de 510 kilos por día.¿Cuál es el stock de reposición? Suponiendo que el precio seInicia con la cantidad señalada ¿Después de cuántos días se deberá realizar el pedido?

6. Explique cómo se definen y obtienen los costos logísticos

7. Principales cotizaciones en una compra Internacional.

CAPITULO III

“ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES”

OBJETIVOS

Al finalizar el estudio del tema usted estará preparado para:

1. Comprender el proceso de almacenamiento2. Describir las etapas del proceso de almacenamiento como un ciclo continuo.3. Interpretar las funciones correspondientes a cada etapa del ciclo de almacenamiento.4. Determinar cómo se ligan las funciones de compras y almacenes a través del control

de stocks.5. Describir los tipos de almacén y las formas de protección de los materiales

almacenados.6. Describir los equipos empleados para el manejo de materiales y su almacenamiento.7. Definir un sistema de codificación para los artículos almacenados.8. Definir lo que representa la gestión de stocks dentro del sistema logístico de la

empresa.9. Conocer cómo se proyecta una toma de inventarios y que tipos de ella existen.10. Comprender la importancia financiera del manejo de los inventarios y los índices de

rotación.

CAPÍTULO III

EL ÁREA DE ALMACENES

Dentro de los órganos que forman la estructura de una entidad industrial o comercial, el almacén constituye un servicio que muchas veces es olvidado, al considerársele como el depósito donde se guardan las existencias y a donde generalmente se envía personal de confianza del dirigente, sin tener en cuenta si la persona designada reúne, además de las cualidades indicadas, los conocimientos, necesarios para cumplir con la finalidad que dentro de la organización, le corresponde cumplir al almacén.

En fa actualidad, las modernas técnicas de organización de Empresas, hacen resaltar la enorme importancia que en el desarrollo de estas áreas, tiene el almacenaje; especialmente en los aspectos financieros, técnico y contable, conduciendo en el caso del agotamiento de las existencias, a la paralización de las labores (Industriales) o de las ventas (comercio); o cuando menos a la falta de cumplimiento en la producción o en la entrega, o a mayores gastos en la obtención del producto para poder cumplir.

3.1 Origen del Almacén

Tratándose de almacenamiento, es interesante determinar cómo y por qué se origina el almacén; cual es la razón que determina que en todas las organizaciones, sean industriales, comerciales o de servicios, existan almacenes, y para ello, hay que recordar que producir es contar con la materia prima conveniente, para que elaborada en la fábrica, pueda convertirse en el producto; y éste, ofrecido o solicitado será vendido y dará lugar a una nueva producción.

De esta manera se forma un ciclo, que se denomina ciclo de la producción, constituido por los siguientes elementos:

- Materia prima.- Fábrica.- Producto- Cliente

Y que da origen a los almacenes, en razón de que nunca se podrá contar con la materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, si no se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite (almacenes-industriales); y tampoco una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboración, sino que es necesario guardarlo después de elaborado y mientras es adquirido (almacenes comerciales).

3.2 FINALIDAD DEL ALMACEN

Si se tiene en cuenta que almacén es la dependencia logística de la empresa que guarda la materia prima, semi-acabados, artículos de consumo o el producto terminado, para proporcionarlo con oportunidad cuando se necesite, es lógico que su finalidad será: «realizar las operaciones y actividades necesarias, para suministrar los materiales o artículos en condiciones de uso y con oportunidad, de manera de evitar contrariedades por falta de ellos o entorpecer el ciclo de la producción. Esto significa que el almacén debe disponer de su propio control sobre lo que guarda a fin de asumir la responsabilidad por los materiales en stock, pudiendo apoyar a control de inventarios para la renovación e impulsar movimiento haciendo presente la acumulación o falta de materiales.

3.3 IMPORTANCIA DEL ALMACÉN

a. El periodo de entrega es un elemento esencial de la mercadotecnia. El conveniente almacenamiento, ha permitido que se convierta en frecuente el planteamiento de ofrecer a los clientes, periodos de entrega más cortos de los artículos requeridos, desde los proveedores hasta los consumidores.

b. El almacén constituye el eje o núcleo de las actividades administrativas - contables, razón por la cual debe dedicarse a su organización y buen funcionamiento el mayor esmero posible, tratando de obtener precisión y simplicidad en sus labores.

c. Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones, cuyo objetivo es permitir a ésta, una uniformidad de marcha adecuada al programa de producción o consumo.

d. La calidad y oportuna adquisición de cada uno de los recursos e insumos necesarios en el proceso de producción, dependerán del funcionamiento de los almacenes, que deben marchar coordinadamente, con los sistemas de compras y de inventarios de la empresa.

e. El almacenamiento tecnológicamente desarrollado, ha permitido reducir muchos campos de actividad, por cuanto permite proporcionar un mejor servicio a los clientes y permite también obtener costos unitarios de producción más bajos, sobre todo cuando el proceso de producción se realiza en periodos largos,

f. Permite mantener la continuidad en la producción (cuando se trata de empresas industriales), o el abastecimiento de artículos terminados (para empresas comerciales).

En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la cantidad deseada de un artículo o materia prima que va a intervenir en el proceso de producción, significaría cuantiosa pérdida, ya que podría implicar inclusive, la paralización total o parcial del proceso integral de la producción.

g. El almacenaje de materias primas o artículos semi - manufacturados o fabricados, visto en relación con la totalidad de la empresa, es un factor económico nacional de gran importancia, ya que sirve para regularla distribución de las mercancías que por razones estacionales: (productos agrícolas), de producción (fabricación en grandes series) o de transporte, (barco o trenes) se convierten en disponibles.

3.4 CICLO DE ALMACENAMIENTO

El ciclo de almacenamiento se refiere a las actividades que necesariamente deben realizarse en el funcionamiento de todo almacén. Estas actividades constituyen los deberes que tiene que cumplir el almacén, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organización a la cual pertenece. Estas actividades son:

A. Recepción

Este elemento del almacén, es el encargado de recibir los artículos que compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

Descarga. Desembalaje. Inspección, verificación o chequeo. Ingreso o entrega a los depósitos informando su llegada y laborando un parte

o informe de recepción o ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para recepcionar el o los artículos y poderlos entregar a aquellos que deben guardarlos hasta su utilización.

DescargaEs la labor de trasladar los bultos en los cuales los artículos han sido transportados, hasta el lugar en que serán recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente, que el personal que debe recibir los artículos, sepa anteadamente, cual es la mercadería que llega, como Ilesa, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar, la descarga en el mínimo de tiempo posible y con los medios adecuados.

DesembalajeEs la labor manual de retirar los artículos de los bultos en que han llegado, es decir quitar a los artículos el embalaje que tienen; para ello se debe contactar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores pérdidas por deterioro.Sobre todo cuando se trata de materiales o artículos frágiles.

Esto requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artículo, y colocándolos en el o los lugares donde se efectuaría la verificación o chequeo, sin que se mezclen. Muchas veces esta labor de verificación se realiza conforme se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artículos ya verificados se confundan con los por verificar.

Inspección, verificación o chequeoConsiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la calidad de los requisitos técnicos exigidos en el pedido corresponde con los artículos llegados.

Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante, por cuanto de ella depende el que los artículos llegados pueden ser usados y por ello es que el encargado de la recepción se deberá preocupar por realizar una Inspección organizada, siguiendo un procedimiento, no tomando lo que sea o como sea. Es conveniente guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los artículos en la orden de compra, de manera que estos se encuentren en el orden en que están en el

documento, evitándose así equivocaciones que posteriormente darán lugar a lamentaciones que no se podrán remediar.

La inspección o verificación se realiza bajo 2 aspectos, una cuantitativa y otro cualitativa, es decir que se establecerá un resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe reunir el artículo.

Para llevar a cabo una buena verificación o control de los artículos que llegan al almacén, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y le faciliten su labor.

Ellos se refieren a: Igualdad de terminología y clasificación entre compras, almacenes y los usuarios. Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los

artículos, lotes o formas en que deben llegar, gulas de remisión que deben enviar, etc.

Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo:

Criterios de comprobación cuantitativa, Criterio de estibaje antes del control. Requisitos a efectuar. Métodos y medios a usar en el transporte interno. Responsabilidad en cuanto a la recepción en sí, el control de calidad,

condiciones técnicas exigibles, etc.

NOTA DE INGRESO

Entrega a depósitos, ingreso de los artículos e Informes o partes a emitir.

Realizada la verificación o control, para dar por terminada la recepción hay que entregar el o los materiales a los depósitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados y al

jefe de almacén la llegada de la mercadería, indicando novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la recepción. Para hacerlo hay que preparar un parte o informe de recepción, en el cual se consideran todos los datos correspondientes y necesarios para que compras, producción o ventas, control y contaduría, además de almacenes, tengan los elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilización de la mercadería llegada.

Recepción debe entregar un informe indicando detalladamente los artículos llegados y que entregan a los depósitos en que deben guardarse, recibiendo a su vez la conformidad del jefe de dicho depósito dé que Ha recibido los artículos en buenas condiciones y en donde o en qué lugar se han colocado; en esta forma, el informe o parte hecho por recepción es complementado en el almacén y posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a informar a su vez a los elementos interesados.

FLUJOGRAMA DE RECEPCION

B. Almacenamiento propiamente dicho

Consiste en guardar los artículos, ubicándolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados en el momento que los necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos relacionados con el espació de que se dispone y los artículos que se deben almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en la forma más adecuada posible, permitiendo que todos los artículos puedan ser alcanzados fácilmente por el personal de despachadores, o por el personal de inventariadores para su control.

Es función del personal del almacén ubicar los materiales de acuerdo a lo ya establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para que pueda ser retirado cuando lo necesiten, definiendo el código que indica el lugar en que se encuentran los materiales ingresados.

La forma de almacenar depende del artículo en sí y de las disposiciones que la jefatura de almacenes haya dictado al respecto, teniendo en cuenta el sistema de despacho que hay que seguir.

Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento propiamente dicho son:

- Ubicación de los artículos.- Distribución de los locales.- Métodos o procedimientos de almacenaje.- Control de los artículos.- Clasificación y simbolización de los artículos.- Reposición.

C. Despacho o entrega

Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden o vale de salida también denominada nota de entrega y que constituye un comprobante del movimiento efectuado.

El despacho constituye la última parte del almacenamiento y en el que se debe .tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los artículos; por cuanto, con la entrega se efectúa la rotación de ellos y esta debe ser planificada para evitar la formación de pequeñas saldos que generalmente llegan a constituir lotes sin movimiento, en vista de su pequeña magnitud.Además hay que salir de los artículos antes de que hayan alcanzado el límite de conservabilidad, y por ello, es que en todos los artículos debe adoptarse el método o sistema «lo que entra primero sale primero», que se explica a continuación:

1. Sistema de lo que entra primero sale primero:

Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados por cuanto

SISTEMA DE ALMACENAMIENTO ESTANTERIAS

PASILLOS GUIADOS

FORMAS TÍPICAS DE CARGAS DE PALLETS

MODELO PARA LADRILLOS

MODELO PARA BLOQUES

MODELO PARA VARIOS USOS

la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuaren el depósito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto se acostumbra a retirar de su ubicación las existencias antiguas y ordenar las nuevas, de manera que obligatoriamente sean despachadas primero. Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias más

antiguas, o mejor dicho que un artículo de gran movimiento permanezca en el almacén, sin efectuar su rotación.

Existen diversas formas que permitirán el cumplimiento de este sistema de despacho, entre las que podemos mencionar los siguientes:

a. En base a cupones.- Constituye la forma más simple y económica, utilizada para casi todos los artículos en stock.

Consiste en diseñar cupones, por duplicado, desglosables por la parte central, donde se anotan todas las características del artículo:

- Número de cupón.- Código de identidad y ubicación.- Nombre del artículo.- Cantidad que está ingresando.- Fecha de ingreso

Cuando ingresa un nuevo lote al almacén, sé le numera y se llena lodos los dalos en ambos lados; una de las partes del cupón se Interna con los artículos en el almacén, la otra parte del cupón se guarda en los casilleros del mostrador, en el orden secuencial que le corresponde {debe existir un casillero para cada artículo).

Al momento de ser solicitado el artículo, el despachador primero verificará en el correspondiente casillero, cuál de los cupones es el más antiguo por su numeración y fecha de ingreso y con él se constituirá al interior del almacén, en su búsqueda, para su despacho, asegurando así la rotación de lotes más antiguos.

b. Alimentación por gravedad

Este procedimiento, es utilizado preferentemente para aquellos artículos de forma circular o cilíndrica.Para que se cumpla con el principio «lo que entra primero sale primero», debe construirse un mueble en forma de piano inclinado que permita la rotación o circulación de estos bienes, porta gravedad de su peso.

c. Por apilamiento

Utilizado preferentemente para aquellos artículos cuya forma o la de sus envases, es cuadrado o rectangular. Los artículos se almacenan formando grandes rumas o pilas, unos encima de otros para formar columnas. El apilamiento cúbico es económico en lo que respecta a la utilización del espacio, cómodo para la inspección y fácil para mantener las filas regulares y uniformes.

El procedimiento normal de apilamiento, consiste en empezar una columna por la esquina posterior izquierda de una superficie y avanzar hacia delante por columnas contiguas hasta que se alcance la profundidad previamente fijada al bloque. Luego se empieza la columna siguiente desde atrás y a la derecha de la columna del fondo de la sección que se acaba de completar. Si los materiales que entran primero deben salir también primero, se repite exactamente el procedimiento.

Se quita primero la columna delantera del extremo izquierdo (la columna trasera, que es en realidad la que entró primero, no es directamente accesible), luego se saca el resto de esa sección, una columna cada vez, y después se separa la sección contigua de la misma manera. La mercancía se saca de un extremó de la pila, por ejemplo, delude la izquierda, de modo de

que a medida de que ésta se va agotando, el punto del cual se saca el material se desplaza hacia la derecha. Cuando llega un nuevo lote se empieza la pila en el extremo izquierdo de la superficie y se avanza hacia la derecha, tanto que sea necesario. Las mercaderías, salen o se quitan de la derecha y se ponen o entran a su izquierda, de modo que ella se desplaza repetidamente de izquierda a derecha por la superficie.

SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO PLATAFORMAS SUPERPUESTAS ALMACENAMIENTO SOBRE EL PISO

d. Sistema de doble área

Se asigna para un tipo de artículos una superficie de almacenamiento dos veces mayor que la necesaria para un solo lote. Cuando se recibe un nuevo lote, se almacena en el área vacía, pero no se utiliza hasta que se haya agotado el antiguo lote almacenado en la otra área. El inconveniente de este método, es que frecuentemente no se dispone del área adicional de almacenamiento.

2. Entrega de artículos:Los artículos solo pueden ser entregados por el almacén a cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente debe establecerse ciertas normas para la entrega, de manera de evitar tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas.

3. Formas de entrega:La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo almacén o puede ser ésta el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de entregar del volumen de las salidas, y sobre todo, de la preparación o planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artículos.

D. ControlEste aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en último lugar en el ciclo de almacenamiento, se realiza durante todo el proceso, desde la recepción hasta la entrega, y debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendrá que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones técnicas que debe requerir el artículo, es decir, control de la calidad.

En muchas empresas por la magnitud de artículos y del movimiento de estos, existe una dependencia especial, separada del almacén, que se encarga del control cuantitativo de las existencias, es decir, del control del movimiento de ellas para así poder evitar su agotamiento o su inmovilidad.

Podemos establecer que existen una serie de controles que deben Implementarse en el almacén, entre los cuales podemos mencionar:

1. Control contable, para conciliar las existencias valoradas en almacén con los importes registrados en los libros contables.

2. Control organizacional, para verificar si se están cumpliendo con las funciones asignadas a cada una de las áreas administrativas del almacén.

3. Control financiero, para conocer si las inversiones en existencias fueron acertadas.

4. Control inventarial, para conocer los saldos en stocks, los puntos de pedido, las existencias mínimas y máximas por cada tipo de artículo, las existencias sobrantes, obsoletas, deterioradas, etc.

5. Control de seguridad, que garantice un sistema integral de seguridad en almacén que proteja las inversiones en existencias.

6. Control administrativo, que verifique el cumplimiento de las normas y directivas establecidas para el personal que labora en los almacenes.

7. Control técnico, que garantice el uso adecuado de los equipos, máquinas y tecnología en el manipuleo de los materiales; y, de la vestimenta, máscaras, zapatos, cascos, lentes, etc. Que proteja al personal encargado de las funciones de recepción, almacenamiento, mantenimiento, despacho de los materiales.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE UN ALMACEN

CICLO DE ALMACENAMIENTO

Para toda empresa es imprescindible la existencia de un Área de Almacenes y su consiguiente administración, relacionada con la totalidad de organismos del sistema logístico, durante el ciclo de almacenamiento, que va desde el requerimiento y recibimiento del material, hasta su despacho oportuno a las áreas que lo solicitan.

Existen diversas situaciones que debemos tener en cuenta para facilitar el buen desarrollo del Área de Almacenamiento: Para ello, debemos considerar lo siguiente: repartición equilibrada del área de trabajo; planificación del espacio; criterio y habilidad en el manejo de gran número de ítem; medios suficientes y adecuados para la movilización de materiales; protección contra robos; medidas de seguridad para el personal y las existencias; y evitar en lo posible la obsolescencia de los materiales y los altos costos de mantenimiento que ocasiona.

DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO

NOTA DE SALIDA

GUIA PARA SOLUCIONAR PRINCIPALES PROBLEMAS EN EL AREA DE ALMACENES

PROBLEMA POSIBILIDADES DE SOLUCIÓN

CARGA DE TRABAJO NO UNIFORME Planifique con compras la llegada de

materiales. Coordine sobretiempos con otras secciones.

DIFICULTADES CON EL ESPACIO DE ALMACÉN

Utilice «plantillas» para determinar el espacio mínimo necesario por producto.

Diseñe un plano con estas plantillas.

FORMAS DE ALMACENAMIENTO PARA DIVERSOS PRODUCTOS.

Infórmese, a través del proveedor, de las características físico-químicas de cada producto a almacenar.

Asesórese con un experto de seguridad.

MUCHOS ÍTEMS POR ALMACENAR. Catalogue y codifique estableciendo grupos básicos de Ítems (familias o Clases).

AUSENCIA DE EQUIPOS PARA EL MANEJO DE MATERIALES

Actualice sus conocimientos sobre los adelantos tecnológicos.

Seleccione y elija los equipos necesarios para el manipuleo de materiales.

Justifique su adquisición en función del número de horas - hombre que ahorrará con ellos.

ROBOS Y SUSTRACCIONES Rote y escoja apropiadamente su personal. Dote a sus almacenes del aislamiento

necesario.

SEGURIDAD INDUSTRIAL

Establezca un reglamento interno de seguridad por almacén, considerando las características de los productos que guarda.

Cuente con todos los equipos de protección, necesarios para su personal.

Coloque advertencias en todo lugar que sea de riesgo.

Asegúrese de contar con el equipo de seguridad necesario: extintores, mangueras, rociadores, detectares, etc.

OBSOLESCENCIA

Coordine con Control de inventarios sobre los Ítems poco utilizados, el tamaño de los lotes de compra de estos y los considerados estratégicos.

Informe a las áreas involucradas para de baja lo ya declarado obsoleto.

3.5 LA ZONA DE ALMACENAJE

Al organizar el almacenaje de los materiales, debe realizarse un estudio detallado y concienzudo del espacio disponible, en función de los artículos que se han de recibir, guardar manipular y entregar, teniendo en cuenta ciertas condiciones y factores que delimitan y enmarcan las operaciones a llevar a cabo con dichos artículos o materiales.

El almacén constituye un servicio, dentro del sistema logístico, que sirve a las diferentes dependencias de la empresa, especialmente a Producción (materias primas, piezas y partes, etc.) y Ventas (productos terminados) con eficacia y prontitud, y para lograrlo, deberá disponer en sus depósitos y bodegas, de los materiales que se requieren para el funcionamiento de dichas dependencias, debiendo mantenerse en buen estado y a disposición de los usuarios para cuando éstos los soliciten.

El estudio a realizar sobre el espacio que se requiere y que se denomina Zona de Almacenaje es imprescindible, pues no se traía de elegir arbitrariamente, sino que su designación debe ser el resultado de un análisis que sigue pautas establecidas y que tendrá en cuenta las características y condiciones más favorables para lograr que en ella se puedan alcanzar los objetivos del almacenaje; para que la empresa trabaje sin interrupciones y sin mayores gastos que los normales.

A. CARACTERÍSTICAS DE LA ZONA DE ALMACENAJE

La organización de un almacén está influenciada por factores que se relacionan con la entidad a la cual va a servir, el espacio de que se dispone y los artículos que en él se van a guardar.

1. Entidad a la que se va a servirEste factor tiene gran influencia en la organización del almacén por cuanto de acuerdo al tipo o clase de entidad, se sabrá qué mercaderías guardará el almacén, el espacio de que va a disponer, etc. y por consiguiente, se obtendrá conclusiones de gran provecho para la elección y distribución del área o zona en que el almacén tendrá que funcionar.

También se debe contemplar el lugar en que la entidad se encuentra, pues los procedimientos a los que deberá ceñirse en su funcionamiento se diferenciarán si la entidad funciona en una ciudad, en un campamento, cerca de puertos o alejada de ellos, cerca de las vías de comunicación o teniendo que realizar largos recorridos por vías ajenas a las normales de comunicación de la zona, en la costa o en el interior del país, etc., aspectos todos que al influir en la entidad misma, influyen lógicamente en el almacén,

Otra de las características a contemplar corresponde a la organización de la entidad, por cuanto siendo el almacén un servicio que atiende a todos los elementos que la forman, es indudable que la organización que se adopte o tenga el almacén deberá estar de acuerdo a la que tiene la entidad de la que forma parte. Además la situación que se le dé a la zona en la cual el almacén va a funcionar, tiene que estar en relación con la de los elementos a los que sirve y sobre todo de su importancia, de la disposición que tengan dentro de la zona que ocupa la empresa en sí, de las exigencias que la producción o venta requieren, de las necesidades especiales de cada uno de ellos, de las operaciones que realicen, etc., sabiendo que el trabajo de las dependencias exige del almacén una atención rápida y eficaz.

No hay que olvidar, por supuesto, la situación económica de la empresa y los planes o proyecciones que para el futuro pueda tener, porque de ellas dependerá en muchos casos las condiciones que se le pueda dar al almacén. De qué valdrá hacer hermosos planes, si económicamente la entidad en la que se sirva, no podrá realizarlos, por eso es que al estudiar la zona de almacenaje, se tendrá presente en todo momento cuánto dinero está disponible para realizar la tarea y hacer planes que estén de acuerdo a la cantidad que pueda invertirse.

En la misma forma hay que proyectarse hacia el futuro, condición que no debe ser olvidada por cuanto al no considerársele se tendrá como resultado una reorganización y mayores gastos a corto plazo o una desorganización completa del almacén, no solamente en su distribución sino también en el servicio que presta y en el control de las existencias, lo que significa pérdida para la entidad o mayores gastos en el almacenamiento y en la adquisición de los artículos que en conclusión, es lo mismo, ya que siempre es pérdida para la empresa.

2. Espacio de que se disponeEl segundo factor, consiste en el espacio de que se dispone y que debe verse en relación a su forma y dimensiones; su situación respecto a la empresa; la distribución que de él se puede hacer, teniendo en cuenta si se trata de una sola área en la que se centralizará el almacenaje; o son varias áreas pequeñas que obliga a distribuir depósitos para atender determinadas dependencias; o si son áreas muy distintas entre sí, en laque una será la principal y las otras secundarias.

Al analizar el espacio deben considerarse las condiciones ambientales que tiene y si prestan las máximas garantías para qué los materiales que.se almacenarán no se deterioren, o si es necesario cambiar dichas condiciones ambientales, mediante procedimientos artificiales de manera de obtener el ambiente, la temperatura, humedad, visibilidad, etc., que requieren los materiales que se almacenen.

Hay que tener en cuenta, que los materiales deben ser recibidos, agrupados lógicamente, guardados en ubicaciones específicas, inspeccionados, protegidos y, por último entregados a tiempo, en función de la fecha establecida por el usuario. Todas estas operaciones deben realizarse en espacios abiertos o en espacios cubiertos, de acuerdo a las características del material que han de guardarse, y por ello exige el estudio del factor seguridad en la zona o los espacios que se emplearán. La seguridad se refiere tanto a lo relacionado con hurtos, como en lo referente a deterioros por acción del ambiente o del manipuleo, teniendo presente que los lugares alejados obligan a disponer de vigilancia especial, de manera de evitar pérdidas que redundan en perjuicio de la empresa por lo costos o que puede resultar o por la parte del costo que absorverá el material.

3. Existencias por guardar

El tercero y último factor se refiere a las existencias que dicha zona contendrá y al analizarías debemos considerar los siguientes aspectos:

- Cantidad total de los artículos.- Cantidad de cada clase de artículos.- Dependencias que los usan.- Manipulación que necesitan.- Características que presentan.- Condiciones ambientales que requieren.- Seguridad que hay que proporcionarles, en relación con su valor en dinero

y en uso o necesidad.- Control que necesitan.

que determinan la distribución que debe tener la zona de almacenaje en lo que a artículos se refiere, a las necesidades de locales cerrados, semicerrados, a la intemperie, con determinada humedad, alejados por su peligro, etc., y también indicarán tas vías de comunicación que necesitan y cómo deben estar construidas, con qué dependencias serán necesario enlazarlo en lo que a vías se refiere, etc.

La cantidad total de los artículos por guardar, así como los que conforman cada una de las clases en que se puedan agrupar permitirá decidir cuál será la mejor forma de aprovechar el espacio disponible; cuántos locales serán necesarios y de que capacidad cada una de ellos, la forma que deben tener los locales y aun el material con que deben construirse, como deben ser los techos, las paredes, las puertas, las ventanas, los pisos, etc.; y si se trata de artículos que pueden estar a la Intemperie , la magnitud o cantidad de ellos, y sus características obligaran a estudiar la consistencia del suelo, y si es necesario preparar pavimentos especiales.

El movimiento de los artículos, la dependencia que los usan y la manipulación que requieren, inciden sobre la ubicación y la distribución de la zona de almacenaje, por cuanto de ellos se podrá decir la centralización o descentralización de los almacenes, así como para servir en la mejor forma posible a las dependencias se adoptaran

procedimientos para la distribución de los artículos, que dependerán, muchas veces del lugar, que ocupen los locales y de las distancias por recorrer para alcanzar los artículos o hacer que los recojan los usuarios.

Asimismo, de las características que tienen los artículos se desprenden el acondicionamiento que necesitan y la temperatura, grados de humedad, iluminación, etc., que hay que prever para guardarlos.

Teniendo en cuenta que las existencias del almacén son susceptibles de perderse, deteriorarse, producir incendios, explosiones, ser robados etc., debemos contemplar la seguridad y el control que se necesitan al estudiar el espacio o zona de almacenaje.

B. ORGANIZACIÓN

Cada, entidad es un problema diferente que requiere su propia solución. No es posible que se pretenda establecer un patrón o modelo de organización de almacenes y querer aplicarlo a todos los almacenes cualesquiera sea la entidad a la que sirvan. Es, pues, imprescindible estudiar la entidad, su organización, la distribución que tienen sus dependencias, la situación física y económica, etc., para establecer la forma más conveniente de organización de nuestros almacenes y que permita satisfacer los siguientes objetivos:

- Obtención de los artículos, lo más rápido que se pueda y al menor costo.- Poder controlarlos constantemente.- Flexibilidad para que se adapte a los cambios que se produzcan con una mínima

inversión.- Previsión para el futuro de la entidad, evitando reorganización a corto plazo.- Facilidad para que se realice el ciclo de almacenamiento.

DISPOSICIÓN DEL ALMACEN

Al organizar la zona de almacenaje, hay que contemplar, no solamente los aspectos citados anteriormente, sino que hay que tener en cuenta las operaciones que deben realizarse en el almacén, es decir, el ciclo de almacenaje que ya se ha contemplado, y por ello, la distribución de la zona debe hacerse en función de la recepción, el almacenamiento propiamente dicho, el despacho y el control que deben tener todos y cada uno de los artículos que en él se guardan.

C. MEDIOS DE ALMACENAJE

Cuando se organiza o reorganiza un almacén, hay necesidad de contemplar el dotarlo de todos los medios adecuados para que el servicio que preste, sea oportuno y así pueda cumplir eficientemente con la finalidad que tiene asignada, es decir todo aquello que ayuda a guardar y conservar convenientemente las existencias, asegura su manipulación sin peligro y permita el control en forma eficiente.

Se puede deducir que los medios que requiere el almacén para su funcionamiento son de dos clases:

1. Humanos, o sea, el personal que debe dedicarse a recibir, guardar, controlar y despachar las existencias.

2. Materiales que son los que ayudan al personal a cumplir con las funciones indicadas.

Para los primeros, hay que tener en cuenta qué función debe desempeñar, qué conocimientos requiere, condiciones que debe tener el que asuma la función, etc.

Para los segundos, se debe considerar que ellos son los locales, las estanterías, los medios de transporte interno, y el equipo de almacenaje.

Para los segundos, se debe considerar que ellos son los locales, las estanterías, los medios de transporte interno, y el equipo de almacenaje.

1. Medios Humanos

1.1 El personal del Almacén,- Es casi general la creencia de que el personal de almacenes no requiere, como para otros puestos, mayor selección que la de la honradez, y que puede enviarse indistintamente a cualquier individuo, que muchas veces ha fracasado en otras actividades de la entidad y del cual no pueden desprenderse por diversas razones.

No se piensa que este individuo constituirá una carga para el almacén, que estorbará y limitará al resto en el desempeño de sus fundones, y que, muchas veces, por su falta de preparación, será el origen de errores y problemas que el Jefe de Almacenes tendrá que solucionar y que incidirá en el desempeño, no sólo del almacén, sino de toda la entidad.

El almacén también requiere de personal idóneo para los trabajos que en él se realizan.

Hay que contemplar las cualidades morales, intelectuales y físicas que deben poseer aquellos que ocuparán los puestos para las diferentes operaciones ya mencionadas:

a. Cualidades Morales.- Es sumamente conveniente que todo el personal que labore en el almacén sea de suma confianza, es decir, que una de las principales cualidades morales, será la tan mencionada honradez así mismo un gran sentido de responsabilidad y suficiente entereza para afrontar esta responsabilidad y tomar decisiones.

También hay que considerar que la minuciosidad, sociabilidad, disciplina, laboriosidad, iniciativa, sinceridad y criterio son cualidades que deben estar presente, en mayor o menor grado, en el personal de almacenes.

b. Cualidades Intelectuales.- Entre los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal de almacén, hay que señalar el grado de instrucción que se necesita, la habilidad manual que se requiere, los conocimientos técnicos, la capacidad para aprender, y en fin muchos aspectos más que se circunscriben a cada labor por desempeñar.

c. Cualidades Físicas.- En los almacenes hay que mover los artículos que ellos contienen, lógicamente será conveniente que el personal posea la suficiente habilidad o capacidad física para llevar a cabo su tarea sin que por su falta se produzcan accidentes. En el manipuleo de los artículos hay que realizar movimientos complicados del cuerpo, grandes esfuerzos, trabajos en condiciones de ambiente muchas veces difíciles, que exigen del personal condiciones físicos especiales para poder ejecutarlos.

2. Medios Materiales

2.1 Locales

Debe ejecutarse un estudio previo de los locales que se necesitan para el almacenamiento y las condiciones que cada uno requiere, de manera de construirlos o adaptarlos a las necesidades de la entidad y de las existencias que en ellos se va a almacenar.

El estudio que se menciona, se debe efectuar bajo dos puntos de vista:

- Construcción que requiere, según las existencias que almacenará.- Función que en él se va a cumplir, es decir, cuál de las operaciones de

almacenamiento se va a realizar.

Según la operación de almacenamiento, habrá que establecer su ubicación, la distribución interior, las necesidades de estanterías y otros medios, y por consiguiente, establecer las condiciones que exija un local cuando se dedica a:

- Recepción.- Almacenamiento propiamente dicho, o- Despacho de artículos.

En cuanto a recepción, es conveniente que su ubicación y distribución permita:

La descarga, para lo cual deben encontrarse cerca o sobre las vías de acceso, de manera de permitir la llegada de los medios de transporte externo, sin ningún inconveniente.

Debe disponer de un espacio lo suficientemente amplio para que los vehículos en los que llegan los artículos puedan maniobrar perfectamente, sin tropiezos ni inconvenientes, sobre todo sin demora.

En el caso de almacenamiento propiamente dicho, es necesario contemplar todo aquello que pueda facilitar la labor del almacenaje, para que el local permita evitar:

La congestión de los estantes o pasillos Excesiva sobrecarga en el peso Peligro de incendio o daños a los artículos La imposibilidad de establecer un buen sistema de almacenamiento,

conservación, localización y control Dificultad en la rotación de los artículos Pérdidas, deterioros, sustracciones, mermas, etc. Posibilidad de confusión entre artículos similares Necesidad de mayor cantidad de personal

Estos locales, por lo tanto, deben estar de acuerdo a los artículos que en ellos se guardarán y a las dependencias que sirven, por lo que es recomendable que aquellos artículos utilizados únicamente por una dependencia puedan almacenarse lo más cerca que se pueda de dicha dependencia, facilitando así el abastecimiento; además, teniendo en cuenta que las estanterías y los espacios se distribuyen de acuerdo al ó los artículos por guardar, se debe tener presente lo siguiente:

Para los artículos de movimiento rápido - lugares accesibles y cercanos a despacho,

Para los artículos de lento movimiento - lugares alejados del despacho Para los artículos pesados o voluminosos - lugares bajos y accesorios. Para los artículos livianos y poco voluminosos - lugares altos Para los artículos en bolsa o sacos - cuando es en lotes grandes, usar

plataformas. Para tuberías o varillas largas - estantes especiales.

Por último, en cuanto al despacho esta función deberá contar con un lugar en el que se construyan estanterías para aquellos artículos que por diferentes razones deben permanecer el local de despacho.

En las entidades industriales, esta labor es realizada en los mismos depósitos o bodegas de almacenamiento, mientras que en las comerciales es más conveniente despachar en los depósitos y al mismo tiempo disponer de un lugar especial para realizar el embalaje y marcado de los artículos que son vendidos.

2.2 Estanterías.

Pueden considerarse las estanterías como medios que aumentan la capacidad y flexibilidad de los locales, debiendo construirse de acuerdo con la finalidad del local al cual pertenece, al material que en ellos se va a poner y al movimiento que éste tenga.

Las estanterías pueden ser metálicas, de madera o mixtas; cada una de ellas presenta sus ventajas e inconvenientes, en relación con el almacenamiento de los materiales.

Cualquiera que sea la clase de estantería que se utilice, dará a los locales las siguientes ventajas:

Seguridad en la colocación de los materiales. Empleo de la altura en los locales. Facilidad para la clasificación dé los materiales en general. Facilidad para reunir los materiales menudos sin amontonarlos. Facilidad para la colocación de los materiales pesados que por su

forma pueden superponerse. Mejor conservación de los materiales frágiles. Precisión y rapidez en los controles. Mayor facilidad de ubicación.

haciendo que a pesar de su costo y del mantenimiento que necesitan, sean una verdadera ayuda y se conviertan en una verdadera necesidad para el almacenaje de los materiales.

El tipo de estante a usar, la forma que tendrá, el material de que estaré hecho, las dimensiones, la altura, el ancho, la colocación y distribución dentro del local, etc., son determinados por los artículos que cada estante guardará.

Los diferentes tipos de estantes que pueden construirse, sean de madera o metal son:

Estantería desmontable, formadas por elementos que se arman y desarman fácilmente, susceptibles de ser trasladadas sin deteriorarse. Estas pueden ser:

a. Abiertasb. Cerradas

Estanterías fijas o no desmontables, constituidas por elementos armados con anterioridad y que no se desarman. Pueden ser cajones, muebles ad-hoc para el almacenamiento, bastidores, etc. que muchas veces se usan en combinación con los anteriores. También pueden ser abiertos, cerrados en los extremos y en el fondo, con casilleros, etc.

2.3 Medios de transporte

Considerados como medio de almacenaje, por cuanto ayudan a la manipulación o traslado de las existencias, los medios de transporte interno van desde la mano del hombre, hasta la moderna y eficiente carretilla elevadora y su utilización en las operaciones de almacenaje responde a una apreciación o estudio de los siguientes factores:

a) características de los Artículos.- Es indispensable tener en cuenta qué es lo que se va a manipular o transportar y especialmente su peso, volumen, forma, dimensiones, resistencia o fragilidad, cantidad, embalaje que tiene, etc.

b) características de los medios de transporte de que se dispone.- Debemos conocer:

Capacidad de carga. Capacidad de maniobra. -Velocidad que puede desarrollar a plena carga. Ancho y longitud del medio. Espacio que requiere para sus movimientos. Tipo de ruedas o elementos sobre el cual se mueve. Máximo volumen que puede transportar.

En los casos de medios mecánicos o eléctricos hay que agregar:

Capacidad de elevación de los artículos del suelo, Características de las horquillas {si dispone de ella). Consumo de combustible y lubricante en las 8 horas de trabajo. Peso del vehículo cargado o descargado. Tipo de neumático que usa. Ancho y longitud del vehículo. Características del motor. Si dispone de accesorios, posibilidad de utilización.

SUGERENCIAS PARA EL RESGUARDO DE TRANSPORTACIONES

APARATOS DE ELEVACIÓN Y TRANSPORTADORES

c) Características de la zona de almacenaje.- En este aspecto hay que considerar la capacidad de carga del pavimento, para evitar el que se deteriore, tamaño de las puertas; columnas existentes en el interior de los locales y separación entre ellas; tamaño del local o plataforma a utilizar para guardar los artículos;

piso o plantas que tengan tos locales, etc., cuanto inciden sobre el medio a utilizar para el transporte de los artículos.

d) Características de los medios de transporte externos en que llegan los artículos.- los vehículos o medios de transporte en que llegan o salen los artículos del almacén, es conveniente apreciarlos para utilizar el personal y medio que satisfaga sin mayor esfuerzo o gasto la tarea de cargar o descargar las mercaderías o materiales que llegan o salen del almacén. Puede tratarse de camiones de plataforma alta, o de plataforma baja o camionetas, trailers, etc.

TRANSPORTADORES

TRANSPORTADOR DE LISTONES

e) Distancia por recorrer.- Según la distancia de desplazamiento se podrá determinar que medio debe ser utilizado, considerando desde el empleo del hombre hasta grúas, carretillas elevadoras, vagones halados por tractores, etc.

f) Volumen de las operaciones.- El mayor o menor movimiento de artículos determinará no solamente la utilización del medio, sino que muchas veces es el factor que incide sobre la adquisición de vehículos cuando dicho movimiento no puede ser atendido por los medios de que se dispone.

3. Equipos de Almacenaje

Entre ellos se tienen los siguientes:

a) Los Mostradores.- Pueden ser fijos, móviles o mixtos. Estos últimos se conocen como seccionados porque una parte es fija y la otra móvil. Su finalidad es delimitar la zona o espacio del local y establecer hasta donde pueden llegar los consumidores. Al mismo tiempo sirven de ayuda para el despacho de los artículos.

ESQUEMA DE VARIOS TIPOS DE GRUAS

b) Las Balanzas.- Son utilizadas para pesar los materiales cuya unidad de salida es el gramo, el kilo, etc. son de gran utilidad en los depósitos y su uso es general. Hay diferentes tipos de balanzas y-de diferentes capacidades.

Entre las balanzas existen aquellas que sirven para contar artículos y que se denominan balanzas contadoras, cuyo sistema permite al pesar o colocar los materiales en la plataforma, saber cuántas unidades se han colocado sin necesidad de contarlas una a una.

c) Las escaleras,- Son necesarias en los locales para alcanzar los artículos colocados en la parte superior de las estanterías cuando éstas tienen más de 2.40 mts. de altura. Pueden ser fijas o móviles, y éstas últimas se encuentran montadas sobre plataformas con ruedas; sobre carriles aéreos o gulas que corren a lo largo de la parte superior de las estanterías y con ruedas en la parte inferior; pueden ser de transporte manual y entre éstas las de tijera o las simples.

d) Las Parihuelas o Plataformas.- Son utilizadas con el elevador de horquilla para el mejor almacenamiento y transporte de artículos contenidos en bolsas, como el cemento, baritina, pinturas en polvo, etc.

La utilización de estas plataformas permite mover grandes lotes de mercaderías con ahorro de tiempo y reducen la manipulación de los artículos evitando los deterioros y daños que suelen causarse a las existencias durante el manipuleo sobre todo a los artículos en polvo.

Hay que tener en cuenta que las dimensiones de estas plataformas deben estar de acuerdo con las medidas externas del acondicionamiento o embalaje de los artículos por transportar, escogiéndose principalmente los múltiplos de dichas medidas para definir las dimensiones de las plataformas. Sin embargo, hay que fijarse que no sean incómodas ni den dificultades en el trabajo.

INFORMACIÓN PARA ELECCIÓN DE MONTACARGAS

e) Equipo Diverso.- Son winchas, metros, contadores, calibradores, los catálogos de los productores, etc., que ayudan a identificar los artículos y a cerciorarse de las características que deben tener.

En este rubro lo más importante son los equipos para la manipulación de los materiales, que puedan clasificarse en:

1. Motorizados.- fajas transportadoras, grúas montacargas, camiones, elevadores, gatas hidráulicas, rodillos tecles etc.

2. No motorizados.- parihuelas, carretillas manuales, tecles de cadena, balanzas, etc. .

3. Equipos de uso común.- Extintores, hidrantes, ventiladores, equipos de aire acondicionado, deshumedecedores, computadoras, etc.

SISTEMA DE MANEJO DE MATERIALES CON GRUAS ELEVADAS

DIAGRAMA DE UNA GRUA ELEVADA ELECTRICA DEL TIPO DE SUSPENSIÓN

Diagrama de una grúa de corrimiento por arriba

CARRETILLAS INDUSTRIALES MOTORIZADAS

Los operadores de carretillas deben estar familiarizados con los tipos de pallet y bases de sustentación

3.6 CLASIFICACIÓN DEL ALMACÉN

Se distingue claramente tres formas de almacenes, los cuales están en relación con la naturaleza logística del ALMACENAMIENTO.

a) Por su Naturaleza

1. Almacenes cerradosSon aquellos locales construidos de material noble y/o estructura metálica cuyo diseño contempla las condiciones ambientales de ventilación, Iluminación y seguridad en forma adecuada y permanente.

La característica fundamental de estos almacenes es la SEGURIDAD que presta a los materiales o bienes de capital que allí se almacenan; generalmente los almacenes cerrados sirven para almacenar bienes de poco volumen y peso. Su máxima utilización es el almacenamiento de bienes pequeños pero de mucho valor, cuyas condiciones físicas sean frágiles.

El diseño de estos locales se hará bajo el asesoramiento de profesionales como arquitectos, ingenieros civiles, expertos en logística, seguridad y defensa civil,

con la finalidad de considerar todas las necesidades de un auténtico ALMACENAMIENTO.

2. Almacenes abiertosSon aquellos locales que por su estructura pueden tener las siguientes características.

1. Locales con losa, cerco perimetral y techo.2. Locales con losa y cerco perimetral. 3. Locales con cerco perimetral únicamente.

Aquí se almacenan generalmente materiales o bienes de capital de gran volumen y peso tales como maquinaria pesada, fardos de algodón, materiales de construcción, etc.

La seguridad en estos almacenes es idéntica a la seguridad de los almacenes cerrados; la diferencia radica en el tipo de almacenamiento, embalaje y despacho.

Como son almacenes generalmente más grandes en comparación con los almacenes cerrados, disponen de mayor espacio para laboras de manipulación y despacho.

3. Almacenes mixtosLa combinación de almacenes cerrados y abiertos da como características la tipología de ALMACENES MIXTOS; vale decir, aquellos locales donde una parte tiene las características peculiares del almacén cerrado y la otra parte de almacén abierto.

La seguridad está garantizada en estos almacenes porque en el diseño y estructura se toma en cuenta dichos factores de almacenamiento. La diferencia con las anteriores tipologías de almacén estriba en que son almacenes muy extensos, como el de aduanas, por ejemplo.

En la parte cerrada, se almacenarán los materiales de peso y volumen pequeño, así como aquellos bienes cuyas características sean delicadas, de alto valor monetario y alta rotación.

En la parte abierta, se almacenarán los materiales de mayor peso y volumen, cuyas características necesiten ventilación; su protección y/o embalaje es adecuado y la rotación lenta.

4. Casetas

Es un tipo de almacén rotativo y transitorio. Por su estructura y diseño tiene características especiales,Puede ser cerrado totalmente, abierto y cerrado a mismo tiempo. Es el típico almacén utilizado portes empresas constructoras en sus proyectos o empresas de servicios públicos como: Sedapal, Edelnor, Edelsur, Telefónica, etc.

También utilizan este tipo de almacén las ferias y Exposiciones.

Su característica fundamental está dada en que son almacenes prefabricados. Pueden ser de madera y fierro, de concreto armado liviano o de fibra concreto, fáciles en su montaje y desmontaje.

La seguridad también es contemplada al momento de su diseño y construcción. Son los locales que guardan las comodidades necesarias para un almacenamiento adecuado.

b) Por la Naturaleza de la Empresa

1. Almacenes para Empresas IndustrialesSon almacenes que pueden tener la configuración de cerrados, abiertos, mixtos o casetas; locales que se diseñan y construyen teniendo la necesidad de almacenamiento para materias primas, insumos, productos en proceso, y/o productos terminados, así como repuestos para mantenimiento y reparación de las máquinas durante el proceso productivo.

El objeto de estos almacenes está orientado a satisfacer internamente las necesidades de producción y almacenamiento de la propia producción.

2. Almacenes para Empresas ComercialesLocales destinados, exclusivamente, para el almacenamiento de materiales o bienes de capital cuyo destino final es la COMERCIALIZACION.

Su configuración está directamente relacionada con el tipo de empresa comercializadora; pueden ser almacenes pequeños, medianos o de gran envergadura.

Los sistemas de seguridad se adecuarán en función del tipo de materiales, volumen de almacenamiento y ubicación geográfica de almacén. Se deben considerar las recomendaciones del LAY OUT, defensa civil y los responsables de la logística de dichas empresas comercializadoras.

El objetivo de estos almacenes es satisfacer las necesidades de almacenamiento que tienen las empresas comerciales para el abastecimiento del mercado de consumo.

3. Almacenes para Empresas de ServiciosLas empresas de servicios, de las diferentes modalidades empresariales, no están exentas de la necesidad de almacenamiento; por lo tanto, requieren de la presencia de locales exclusivamente para tales objetivos. Lo fundamental es conocer sus necesidades en forma definida, para luego diseñar y construir sus ALMACENES con las instalaciones necesarias, considerando los objetivos generales y específicos del ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO.

El mantener y justificar la presencia del ALMACÉN, en las empresas de SERVICIOS, es totalmente razonable tanto por la condición empresarial como por la satisfacción de las necesidades logísticas que ellas acarrean permanentemente, durante el desarrollo y crecimiento de vida empresarial.

c) Por el Destino y Movimiento

1. Almacén CentralAl tratar de almacén central, implícitamente estamos refiriéndonos a empresas HOLDING, en las cuales la amplitud operacional permite la diversificación y división de actividades, por cada tipo de negocios o empresas del grupo empresarial.

Esta modalidad de almacenamiento indica la presencia de un ALMACÉN CENTRAL, del que deriva la distribución de materiales o bienes de capital hacia tas filiales, de acuerdo con sus necesidades y comportamiento situacional de bienes para su funcionamiento organizacional.

Es tácito suponer que los circuitos logísticos tienen el engranaje empresarial adecuado que les permita satisfacer sus requerimientos en forma oportuna, simplemente recurriendo a la solicitud escrita de sus necesidades para atenderlas eficientemente.

En el ámbito empresarial, diferente a GRUPOS EMPRESARIALES también existen ALMACENES CENTRALES, para el servicio de almacenamiento que satisfaga sus necesidades de materiales o bienes de capital en el momento oportuno, en calidad y cantidad requerida, a bajo costo y menor tiempo.

EL ALMACÉN CENTRAL coadyuva determinantemente en la recepción y distribución de materiales según su destino; vale decir, los que ingresan al stock para almacenamiento definitivo o los bienes de cargo directo que constituyen almacenamiento temporal.

2. Almacén descentralizadoLas empresas tienen permanentemente necesidades de satisfacer sus requerimientos de bienes materiales, por tanto se preveen con anticipación; para ello necesariamente tiene que acondicionar ALMACENES DEPARTAMENTALES, donde, los costos de posesión sean mínimos y las reposiciones de acuerdo con el consumo programado periódicamente.

Las empresas HOLDING, tienen definitivamente ésta clase de almacén, donde almacenan los bienes recibidos del ALMACÉN CENTRAL o de las adquisiciones directas para cada empresa afiliada.

El objetivo fundamental de los ALMACENES DESCENTRALIZADOS es satisfacer las necesidades del usuario en forma directa, sin tener que acudir permanentemente al almacén central, o las compras directas.

Por consiguiente, empresarialmente son almacenes subsidiarios del ALMACÉN CENTRAL cuya administración, organización y control son una extensión del almacén central, definitivamente.

3. Almacén de tránsitoModalidad logística de almacén que indica ALMACENAMIENTO TEMPORAL, durante la clasificación y distribución de los materiales o bienes de capital recepcionados en el ALMACÉN CENTRAL, La duración de estos almacenes tiene periodicidad y frecuencia muy variable.

El trabajo de almacenes se potencializa cuando se consigue el máximo de eficiencia al menor costo. Para ello se deberá reunir a equipos y accesorios de transporte y almacenamiento adecuados, para aprovechar no solo el área del local, de almacenamiento sino también su volumen.Entre los equipos podemos mencionar: elevador, transportadores de acarreo, deslizadores, estanterías, plataformas, tolvas, etc.

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN

Conteste brevemente:

1. ¿A qué se debe la importancia de los almacenes dentro de una Empresa?2. ¿Qué tipos de controles deben implementarse dentro de los almacenes?3. Diseñe un cuadro comparativo de las ventajas y desventajas de los almacenes

centralizados y descentralizados.4. Describe las principales relaciones del almacén con las otras dependencias de la

Empresa.

3.7 EXISTENCIAS O STOCKS

Se denomina Existencias o Stocks a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor, También se denominan inventarios.

Las existencias varían en razón del consumo, la utilización o la venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar al movimiento por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación. El movimiento que se produce en los almacenes, de cada artículo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como con el lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la requisición, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.

A. CLASIFICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

Conforme se ha indicado, es conveniente para las empresas, clasificar las existencias o inventarios en razón de la necesidad que se tenga de cada artículo y de la situación que pueda presentarse para cada uno de ellos conforme se define a continuación:

1. Clasificación según el uso y movimiento que tengan:

a. Existencia normal: Se consideran así los materiales de uso cierto y constante que deben existir permanentemente en los almacenes, y cuya renovación se regula en función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos.

b. Existencia de seguridad o reserva: Formado por una cantidad determinada de cada material que debe existir en almacén y que permite afrontar cualquier demora eventual en la llegada o ingreso de los pedidos, para evitar que se produzca falta de materiales o «roturas de stock». La cantidad que forma el inventario de seguridad para cada material, es el resultado del estudio de la necesidad que del artículo se tenga, del servicio que desee proporcionarse, del tiempo de demora en abastecerse y del control de los retrasos en la llegada o ingresos de pedidos anteriores. El nivel superior de la existencia o inventario de Seguridad o reserva, se denomina «mínimo».

c. Existencia de protección: Cantidad en existencia en el almacén, de ciertos materiales que sirven para solucionar situaciones imprevistas que pueden producirse en los equipos o maquinarias de la empresa.

La característica, de este tipo de existencias es que su empleo o consumo es excepcional, pero es preferible contar con ellos en el almacén, se muevan o no en mucho tiempo, por cuanto su no disponibilidad conduce a paralizaciones o pérdidas mayores para la empresa, por el tiempo de espera para contar con el artículo, si se produce el imprevisto.

d. Existencia sobrante: proviene de los anteriores, y está constituido por aquellos materiales que han dejado de consumirse o han reducido su consumo. Su presencia en almacén debe terminar o disminuir la cantidad en stock, mediante la no renovación hasta que el inventario esté en relación al consumo. Es conocido, también, con el nombre de «sobrestock».

e. Existencia de recuperación: Agrupa a los materiales que ya no tienen uso en la empresa o están deteriorados, pero que pueden utilizarse mediante trabajos de adaptación o reparación. Muchas veces, después de la adaptación o reparación, no se les emplea en su finalidad original.

f. Existencia obsoleto: Formado por los materiales declarados fuera de uso, que no tienen movimiento ni posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la empresa. Proviene de las anteriores clases y no deben renovarse, procurando eliminarlos de los almacenes, mediante la venta o el remate, para recuperar parte del capital invertido en ellos. Su permanencia en los almacenes causa gastos y pérdidas a la empresa por el espacio que ocupan y los cuidados que hay que proporcionarles, mientras permanezcan en el stock.

g. Existencia promedio: Consiste en la media aritmética de las cantidades de cada material existentes en el almacén, en un tiempo determinado,

Generalmente el tiempo mínimo que debe tomarse es un año para el inventario promedio mensual y dos años para el anual.

h. Existencia máximo: Cantidad máxima de cada material que puede existir en almacén y que si se sobrepasa resulta antieconómica para la empresa por mayor costo de posesión.

i. Inventario mínimo: cantidad mínima de cada material, que debe existir en almacenes, y que permite evitar las roturas de stock y hacer frente a las eventualidades o atrasos en la llegada o ingreso al almacén. Se le conoce también como el nivel superior del Inventarío de Seguridad.

2. Clasificación según su situación respecto al Proceso productivo:

a. Necesarios para el proceso productivo: Como su nombre lo indica son los materiales que se requieren para la producción; formen o no, parte del producto que se obtiene. Se consideran los siguientes:

I. Materia Prima: Material indispensable para la producción, su transformación da lugar al producto o artículo que fabrica la empresa.

II. Semi-terminados: Partes o piezas, acabadas o no, que son necesarias, para completar el producto o artículo que fabrica la empresa. Se consideran como el resultado de un proceso productivo anterior o diferente.

III. Artículos de Consumo, Auxiliares o Accesorios: materiales que intervienen en el proceso productivo pero no forman parte del producto que se obtiene.También se conocen como «suministros» o materiales indirectos.

IV. Utilaje: Artículos que sirven para manufacturar el producto, pero no forman parte de él. Pueden ser herramientas, matrices, moldes, etc.,

V. Material de Entretenimiento o Mantenimiento: Artículos de empleo específico para el mantenimiento, conservación y reparación de los equipos, maquinarias, máquinas herramientas e instalaciones, utilizadas en la empresa,

VI. Material de Embalaje: Artículos que sirven para embalar los productos fabricados en la Empresa. Ejemplo: madera, papel, cartón, clavos, pitas, sogas, etc.

b. Procedentes del proceso productivo: En general son los artículos que salen de la línea de producción o proceso productivo, es decir, son los «Productos» que fabrica o manufactura la empresa,

3. Clasificación según su obtención:

Se refiere al lugar donde pueden, ser adquiridos los materiales que requiere una empresa y son:

a. Adquiridas en el exterior: Pueden ser locales, nacionales o extranjeras, dependiendo del país donde funciona la empresa y del lugar de adquisición.

b. Fabricadas en la entidad: Corresponde a la integración vertical de la propia empresa, o a la decisión de «Hacer o Comprar» que se presenta generalmente

en las industrias y que debe tomar la dependencia logística en coordinación con el usuario que requiere el material.

3.8 DETERMINACIÓN DE LÍMITES DE EXISTENCIAS DE MATERIALES

Las empresas invierten grandes sumas en los materiales, reflejando con ello rubros altos en los balances, y capitales inmovilizados; por lo tanto, es necesario determina y conocer los límites de existencias en almacén de cada uno de los materiales, preferentemente de aquellos que son de consumo constante y normal.

La determinación del máximo y mínimo de existencias para cada departamento o clase de mercancía, es un elemento del control de existencias. Lo ideal es llevar solo el mínimo de existencias requeridas en cualquier tiempo, sin perjuicio de la posibilidad de especular en mercancías tratándose de anticiparse a los movimientos de precios. Para determinar hasta qué grado pueden bajar las existencias, en un caso dado, y dentro de los límites de seguridad, antes de ser repuestas, es necesario considerar el tiempo requerido a partir de la iniciación del pedido hasta el momento en que pueda disponerse de las mercancías para su venta o consumo.

La cantidad máxima que se almacena para un periodo especificado, no puede exceder de la cantidad prevista en el presupuesto de materiales, más cierta cantidad que se conserve para seguridad. Adquirir mayores volúmenes es riesgoso, y eleva considerablemente el costo de posesión o almacenamiento.

Existencia Mínima.- Es la cantidad que se debe tener en Almacén, para mantener normalmente la producción o venta en el tiempo previsto.

El nivel mínimo de existencias se determina de la siguiente manera;

Ejemplo:Punto de Pedido------------------------------450 UnidadesMenos: Consumo Medio durante el plazo necesario para cumplimentar un pedido. Consumo medio diario (Ej.; 10 U.) x días necesarios para cumplimentar un pedido (30 días) -------------300 Unidades.Existencia mínima----------------------- 150

Existencia Máxima.- es la cantidad de existencia que se considera adquirida en el límite superior, para no afectar la economía de la Empresa.

El nivel máximo de existencias se determina de la siguiente manera:

Punto de pedido ---------------------------------------------------------- 450 unidades.Menos: Consumo mínimo mientras se estácumplimentando un pedido ---------------------------------------------100 unidades,Saldo máximo en existencia cuando se recibeun nuevo Suministro-------------------------------------------------------350 unidades.Más: Cantidad que se recibirá cuando se cumplimente el pedido standard---------------------------------------------------------1000 unidadesMáximo-----------------------------------------------------------------------1350 unidades

FORMULAS

1. Mínimo = Pp - cmePp = Punto de pedidoCme = Consumo promedio en el tiempo de demora.

2. Máximo = Pp - Cmi + CsPp = Punto de pedidoCmi = Consumo mínimo en el tiempo de demoraCs = Cantidad Standard

Punto de Pedido.- Este punto representa la suma del mínimo o margen de seguridad, y de la cantidad necesaria para el consumo durante el intervalo que mediará entre la fecha en que se hace el pedido y la entrega de los materiales por el proveedor.

Punto de pedido, es en conclusión el consumo máximo durante el período necesario para cumplimentar un pedido incluidas las reservas que tal vez hubiera que utilizar en un caso urgente.

Cantidad Standard.- Cantidad pre - establecida para solicitarla en cada reposición. Se obtiene de cuerdo a la siguiente fórmula:

Donde:

D = Consumo en el tiempo determinadoN = Número de meses que abarca el tiempo que se ha tomadoTr = Tiempo de revisión

3.9 INVENTARIOS

3.9.1 Definición

El inventario es la lista detallada del contenido de un almacén, que se valora periódicamente, para verificar o corregir la información contenida en la tarjeta de stock o de control de existencia (KARDEX ), a fin de que se pueda procesar el balance de la empresa y conocer la situación de las existencias

3.9.2 TIPOS DE INVENTARIOS

Los inventarios pueden ser. Completos o Generales y Parciales o Especiales:

a. Los inventarios completos o generales incluyen todos los artículos existentes en un almacén; se pueden realizar en un momento determinado, cuando sea necesario, o sobre la base de un ciclo continuo de inventarios programados por la Gerencia Logística (o Contabilidad), para asegurar que cada artículo sea verificado dentro del periodo prescrito.

b. Los inventarios parciales o especiales se analizan cada vez que sea necesario verificar o reajustar el registro de stock de un artículo determinado, por ejemplo, cuando el registro de stock de un artículo muestra un balance de cero,

a pesar de haber existencias o cuando determinado artículo es denegado en el almacén y la tarjeta de registro que existen disponibilidades para la entrega.

3.9.3 PROCEDIMIENTO DE CONTROL FISICO DE INVENTARIOS

El control físico del inventario es la comprobación, (mediante el recuento), de que las existencias están de acuerdo con los registros visibles y de contabilidad.

Existen diversos métodos de control físico de las existencias; lo más empleados son:

a. Inventarlo Rotativo Permanente.Este método implica la revisión continua de las existencias, mediante un equipo de inventariadores que actúan en base a una programación específica.

El trabajo de este equipo se concentra en determinados materiales y/o depósitos y se realiza sin paralizar las actividades del almacén. A lo más, sólo se debe efectuar un bloqueo temporal de la documentación y del despacho de un reducido número de artículos, máximo por un día; la mayor parte de las veces por algunas horas.

Son dos las formas de efectuar el inventario:

(1) Al Barrer:

En estos casos se procede casi literalmente, comenzando por un punto determinado del depósito o estante y continuando con el control de toda la mercadería allí almacenada, sin excepción. Es Interesante anotar que este procedimiento permite ordenar los almacenes y encontrar algunos «tapados» (Material mal ubicado o mal clasificado) y detectar averías o malas condiciones de conservación de la mercadería.

(2) Selectivo:

Aquí se procede a escoger dentro de las existencias, sin tener en cuenta su ubicación, algunos artículos específicos, utilizando diversos criterios de selección. Este método se emplea para realizar inventarios de tipo especial o parcial.

b. Inventario Masivo Periódico,Es el método más común de toma de inventarios. Se ejecuta cerrando las operaciones de almacén por varios días, generalmente 2 veces por año y requiere una adecuada preparación y planificación a fin de evitar la prolongación excesiva del cierre y la paralización de las actividades de la Empresa. Sirve principalmente a la contabilidad como sustento de los estados de las cuentas de mercaderías.

Requiere la participación de todo el personal estable del almacén y algunas veces, apoyo de personal de otras dependencias afines.

Este método se aplica para efectuar inventarios de tipo general o completo.

PLAN PARA EL CONTROL FÍSICO DE LOS INVENTARIOS

I. TIEMPO1. Fecha de inicio y término2. Programación para la preparación y ejecución.3. Horario de trabajo

II. MATERIALES POR CONTROLAR1. Cuáles se contarán.2. Cómo se les reconocerá.3. Cantidad por contar en cada período.4. Dónde se encuentran.5. Normas para artículos deteriorados, obsoletos e inmovilizados. 6. Criterios para la medición (catálogo).

III. PERSONAL1. Jefe de control de inventarios: responsabilidad general. 2. Superiores de almacén: responsabilidad parcial. 3. Equipo de conteo (inventariadores): criterio de selección. 4. Normas y disposiciones para todo el personal.

IV. MEDIOS1. Recursos disponibles, cómo utilizar, en qué consiste la responsabilidad de

cada uno de ellos. 2. Uso de los equipos: balanzas y montacargas. 3. Ubicación de espacios. 4. Distribución de la planta personal. 5. Disponibilidad de otros equipos, 6. Equipos de emergencia.

V. RESULTADOS1. Normas sobre comparación: inventariado físico vs. Inventariado contable. 2. Análisis de los resultados del inventario. 3. investigación de diferencias. 4. Ajuste de inventario. 5. Redacción de los informes. 6. Distribución de resultados.

VI. OTROS NO CONSIDERADOS:

4.10 CODIFICACIÓN

Es parte de la catalogación de materiales que consiste en asignar números, letras, símbolos o combinación de estos, a los materiales ya clasificados del inventario, con la Finalidad de identificarlos correctamente en el proceso de recepción, almacenamiento y despacho.

La codificación de materiales obedece a una estructura establecida de antemano por los especialistas en administración logística, cuya secuencia puede ser:

CLASEGRUPO

SUB GRUPOESPECIE (Número)

4.10.1 Clasificación de la Codificación

La codificación de materiales se clasifican en:1. Codificación Numérica.

Cuya estructura está constituida por números del sistema decimal (0 al 9). Es la más usual y recomendable porque permite realizar-mayores combinaciones.

2. Codificación Alfabética.Cuya estructura está constituida por solamente letras. No es muy usual y recomendable para codificar materiales, debido a las pocas combinaciones que permite el alfabeto.

3. Codificación Alfanumérica.Cuya estructura está formada por la combinación de letras y números. Su aplicabilidad en materiales es poco recomendable por la confusión que acarrea.Generalmente, su utilización está orientada al control de vehículos (placas de rodaje), inscripciones en la seguridad social (carnet}, etc.

4. Codificación SimbólicaCuya estructura está conformada por solamente símbolos. Su uso es recomendable en señalizaciones de tránsito, pero de nula aplicación en la codificación de materiales.

5. Codificación Mixta.Codificación estructurada por la combinación de números, letras y símbolo. Su aplicabilidad está orientada al manejo de despacho, porque permite codificar las rutas, embalajes y distancias.

4.10.2 METODOS PARA LA CODIFICACIÓN DE MATERIALES1. Método Ambiguo o Arbitrario.

Método que no tiene criterio lógico. La interpretación puede significar muchas cosas, debido a la estructura irracional.

2. Método Lógico o Definido.Método que tiene criterio lógico, uniforme y definido.Los elementos de su estructura tienen significado específico y se respetan en todo el proceso de codificación.

3. Método Nemotécnico.Método que permite codificar haciendo uso de la memoria, por la asociación de ideas. Los responsables de la codificación mediante este método memorizan gran cantidad de códigos, al lograr la identificación con suma rapidez y exactitud.

4. Método Secuencial.Método que permite codificar materiales siguiendo el orden de llegada al almacén, así como la fecha y correlatividad que ellos mantienen en el inventario.

5. Método Histórico.

Método que permite no aperturar códigos sin antes haber chequeado el catálogo histórico de materiales, ya que existe la posibilidad de que el material haya existido anteriormente en almacén pero fue separado debido a su nula rotación. Hay entonces que REACTIVAR dicha codificación para evitar duplicidad y confusión en el control inventarial,

6. Método Automático.Método que permite codificar mediante la ayuda de equipos electrónicos (computadora) cuando el sistema de codificación está, determinado con base en la identificación, clasificación y codificación del catálogo de materiales, en forma sistematizada.

7. Método ABCMediante el cual las creaciones, bajas y cambios de codificación, descripción y unidad de almacenamiento, se deben ejecutar al consultar previamente con el catálogo de materiales. Se conoce como método ABC por las iniciales de cada operación, donde

A = Altas o creacionesB = Bajas o cesesC = Cambios o modificaciones

VENTAJAS DE LA CODIFICACIÓN DE MATERIALES

- Disminuye los errores de catalogación.- Facilita la gestión logística de almacén.- Mejora el control de las existencias del stock.- Facilita los registros de ingresos y salidas.- Reduce sustancialmente la variedad de materiales.- La-codificación da prestigio empresarial.

4.10.3 ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIÓN DE MATERIALES

1. ClaseFactor de la estructura de codificación que representa la clasificación de materiales en términos genéricos.Ejm.: 5 repuestos

2. GrupoFactor estructural de la codificación que representa la sub - división de la clase, con el propósito de precisar las características del bien ya clasificado.Ejemplo: 01 Mercedez Benz, motor OM-52- Mod - 1313

3. Sub-grupo Factor estructural de la codificación que representa la sub - división del grupo, con la finalidad de detallar los materiales con mayor clasificación.Ejemplo: 02 Dirección.

4. Número EspecificoEs otro de los factores estructurales de la codificación que identifica al material ya codificado individualmente dentro del catálogo de materiales.

Es recomendable codificar el número ESPECÍFICO dejando 20 espacios, con la finalidad de absorber la mayor cantidad de clasificación; además porque toda codificación deba ser siempre flexible.

Ejemplo:Estructuralmente, la codificación hecha a nivel de clase, grupo, sub-grupo y número específico, quedará de la siguiente manera:

CODIGO DESCRIPCION

5.01.02.03.1.1.1.1.1 Árbol de dirección para MBmotor OM-52 Mod-1313

En la codificación de materiales, es muy importante tener presente las siguientes recomendaciones:

1. Nunca, en la estructura del código de materiales debe considerarse el código de la ubicación, eso impide el crecimiento del almacén; además hace que el código del material caiga en obsolescencia en corto tiempo.

2. Nunca, parte de la estructura del código de materiales debe ser el número de pieza del fabricante; eso también acarrea muchos problemas, toda vez que los fabricantes están cambiando de numeración, ya sea por los reemplazos o por el avance tecnológico de la producción.

4.10.4 CODIFICACIÓN DE UBICACIÓN

Es el número, letra, símbolo, o combinación de ambos, que localiza al material dentro del almacenamiento y facilita el despacho, la toma de inventarios y el control.

PAUTAS PARA LA CODIFICACIÓN DE UBICACIÓN1. Disponer del plano estructural de almacén.2. Zonificar el Almacén (en áreas de almacenamiento).3. Numerar los diferentes andamios de almacenamiento. 4. Determinar el eje cartesiano de los andamios, en:

4.1 Eje de abscisas (niveles): x4.2 Eje de ordenadas (columnas): y

5. Establecer el código donde se intersectan los ejes de abscisas y ordenadas.6. Colocar la tarjeta de identificación con el código de ubicación ya determinado.

4.10.5 CLASIFICACIÓN ABC DEL ALMACÉN

Una de las formas como controlar las existencias del almacén es a través de la clasificación ABC de materiales. Es un método americano creado por WILFREDO PARETO, cuya difusión tuvo acogida en todo el mundo bajo la denominación «LEY DE PARETO».

Según este método se clasifican las existencias del inventario en tres niveles de acuerdo con su MOVIMIENTO y VALOR.

Ley de Wilfredo Pareto

En la clasificación de los materiales del inventario, HAY QUE SEPARAR AQUELLOS DE MAYOR VALOR DE LOS QUE TIENEN IMPORTANCIA TRIVIAL.

Interpretación de la Ley de Wilfredo Pareto

En la clasificación de las existencias del inventario, “HAY POCOS MATERIALES QUE VALEN MUCHO Y MUCHOS DE ELLOS QUE VALEN POCO"

El análisis determinístico de la Ley de Párelo, adquiere real importancia en la década del 50, cuando H. FORT DICKIE discípulo de Pareto, hace un estudio en la empresa General Electric Company, de sus cuantiosos inventarios para ordenarlos y clasificarlos en función al movimiento y valor. Fort Dickie, después de analizar minuciosamente la Ley de Pareto, llega a la conclusión que los niveles de clasificación deben, tener una sensibilidad o flexibilidad del + -5% con la finalidad de clasificarlos mejor. Su propósito es considerar los decimales del valor y evitar la partición de los materiales en más de una ciase, cuando estos sobrepasan los porcentajes de la clasificación.

4.11 LA SEGURIDAD EN EL ALMACÉN

Generalidades

Un programa de seguridad eficaz es un requisito indispensable de la buena administración del Almacén.

No solo se debe considerar el rápido movimiento del equipo, el almacenaje a gran altura y el manejo de una gran variedad de productos distintos; también hay que dar prioridad a la salud y a la seguridad del personal en cada función de manejo y de almacenaje; porque a través de ellos se logra el objetivo.

Características principales de un buen programa de seguridad para bodegas

a) Asignación de Trabajo. Valoración de los trabajos. Selección del personal. Instrucciones. Informes.

b) Cuidado y Limpieza de las Bodegas. Disposición apropiada. Almacenaje ordenado. Limpieza. Disposición adecuada de los deshechos. Separación de los productos dañados. Alumbrado adecuado. Rótulos de identificación.

c) Mecanismos de Advertencia y Protección. Barandales de protección.

Ropas protectoras. Superficies a prueba de resbalones. Rótulos de advertencia y claves de colores.

d) Prácticas Normales de Seguridad. Funcionamiento de los camiones elevadores. Funcionamiento de las carretillas de mano. Levantamiento y acarreo manuales. Uso de escaleras.

e) Comunicación de seguridad.

Cuidado y Limpieza de las Bodegas

Una bodega limpia ordenada y bien dispuesta, es indispensable para salud y la seguridad del personal

El jefe debe establecer normas muy elevadas de cuidado, limpieza y exigir que se cumplan. Entre éstas podemos mencionar:

Almacenaje Ordenado

Los materiales deben almacenarse de acuerdo con las normas de seguridad y eficiencia.

Los pasillos y las zonas de trabajo no se usarán para almacenar materiales.

Deberán conocerse los límites de capacidad de los pisos, camillas, armazones, etc.

Limpieza

El mantenimiento de la limpieza deberá ser un programa continuo en todo el almacenamiento.

Disposición Adecuada de los Deshechos

La bodega deberá tener una cantidad suficiente de depósitos para deshechos situados en lugares estratégicos.

Estos recipientes deberán estar limpios y bien pintados.

Separación de Productos Dañados

Los materiales que reciban dañados y las que se dañen en el proceso de manejo de la bodega, se separarán de los inventarios vendibles.

Deben manejarse con más cuidado y almacenarse en una zona marcada claramente, y alejada del embarque regular.

Alumbrado Adecuado

El tipo y la cantidad de alumbrado dependerán de la naturaleza del almacenamiento.

Una bodega con pasillos muy anchos y con artículos de tamaño grande y de fácil manejo, requerirá menos alumbrado.

Una bodega con pasillos angostos y productos pequeños y difíciles de manejar, necesitarán más luz.

Rótulos de IdentificaciónSe usarán rótulos para identificar ciertas zonas claves de la bodega, así corno las localizaciones de productos específicos.

Hay que cuidar que los rótulos estén bien hechos, y que sean atractivos y de fácil lectura.

Marcas de Pasillos

Se marcarán con lineas amarillas los pasillos, los muebles y las zonas de armazones.

Mecanismos de Advertencia y Protección

El viejo refrán "más vale prevenir que lamentar", tiene por objeto prevenir accidentes y lesiones en las bodegas.

Barándolas de Protección

Se instalarán barándolas sólidas de protección a lo largo de los andadores que requieran protección contra el equipo peligroso que haya cerca de ellos.

Ropas Protectoras

Sirven para evitar accidentes y lesiones. Hay que establecer como práctica normal que se usen guantes, cascos, anteojos, zapatos de seguridad, uniformes.

Superficies a Prueba de Resbalones

Se deben instalar superficies que no sean resbalosas en todas las zonas donde haya peligro de resbalones tales como andadores, plataformas, rampas.

La idea es que haya una superficie de concreto duro y áspero, en el que no resbalen los zapatos cuando esté húmedo o cubierto de aceite.

Rótulos de Advertencia y Claves de Colores

Estos son muy eficaces para prevenir accidentes, hay que evitar los rótulos mal hechos.

Colores

Amarillo:Es el color más común para indicar "precaución", debe usarse en las zonas donde haya peligro de tropezones y caídas.

Amarillo y Negro:Para llamaría atención. Ejemplo: Columnas, postes, zonas de mucho tráfico, etc.

RojoEs el color más común para Indicar "peligro". Ejemplo:Equipo contra incendios, recipiente de líquidos inflamables.

VerdeEste es el color básico para indicar "seguridad”. Se usa comúnmente con el blanco {una cruz con fondo blanco indica primeros auxilios),

Negro y BlancoSe usan estos colores para indicar zonas de limpieza y de tráfico (combinaciones en forma de rayas o cuadrados).Ejemplo; Rótulos de cuidado y limpieza recipientes de basura.

LETREROS DE INFORMACIÓN DE RIESGOS

4.12 EVALUACIÓN O MEDICIÓN DE LA EFICIENCIA DE LOS INVENTARIOS

Medir la eficiencia de los inventarios, presupone la existencia de un plan con metas u objetivos definidos, que permita al administrador de Inventarios y a su personal, poder comparar los resultados obtenidos en el año con las metas fijadas, y, así, establecer los logros conseguidos, los errores cometidos en el planeamiento, las metas que no se obtuvieron total o parcialmente, y los porcentajes que, en relación al logro total, se alcanzaron con la labor efectuada, en el lapso transcurrido. El planeamiento de los inventarios tiene como objetivo principal realizar la inversión óptima, tanto en la renovación de cada artículo, como en el total de los inventarios que emplea la empresa en sus operaciones, sea por grupos o clases de artículos, sea por línea de ventas o por cuentas del activo transitorio; en todos los casos hay que definir las metas que se prevé alcanzar en el año y que servirán de elemento de comparación al término del lapso fijado, permitiendo efectuar mediciones, evaluaciones y calcular los porcentajes de lo ejecutado para determinar la eficiencia obtenida en las actividades desarrolladas.

Definido el alcance de la evaluación, necesitará establecer las metas que pretende lograr, especialmente en las áreas que constituyen los aspectos más importantes para obtener el objetivo principal: Nivel de servicio economías, en las operaciones e inversiones en existencias.

Ejemplos de metas por áreas:

Para nivel del servicio al cliente:

Porcentaje de servicio que se pretende conseguir, indicando el tiempo en que se logrará.

Distribución o Entrega, y como efectuarla. Programación de necesidades para comparar con las necesidades reales. Ventas efectuadas, en relación al Pronóstico de Ventas.

Para la economía en las operaciones:

Empleo de la capacidad disponible, lo que se comparará con la capacidad utilizada.

Costo estándar en comparación con costos reates. Utilización del personal programado y real.

Para la Inversión en existencias.

Política de inventarios establecida y su cumplimiento. Niveles por categorías de materiales. Rotación de inventarios por clases de artículos, programada y real. Programa de compras y porcentaje de cumplimiento que se espera. Reducción de inventarios en exceso y de lento movimiento. Inventarios obsoletos, porcentaje en relación al total de inventarios y qué

se pretende hacer con ellos.

La finalidad real del proceso de evaluación consiste en aprender cómo mejorar el trabajo en el futuro; en base a las informaciones, análisis y conclusiones de lo realizado, lo que obliga al administrador a elaborar dentro de sus planes, uno integrado de información que contenga aquellos aspectos clave para las operaciones, cuya medición y evaluación son importantes para corregir y mejorar el trabajo.

La medición y evaluación de los Inventarios requiere el desarrollo de algunos conceptos como:

1. Importancia de la necesidad que los inventarios sean evaluados dentro del sistema.

2. Un sistema se diseña para obtener resultados y éstos tiene que ser avaluados o medidos para sacar conclusiones aprovechables para futuras actividades.

3. Para que la evaluación sea efectiva, debe ser comunicada a todos aquellos que participan en las actividades a fin de mejorar su actuación y lograr mayor rendimiento en el futuro.

4. La evaluación requiere de la preparación de un plan de información necesario para poder medir resultados, el cual debe ser conocido por el personal a través de los pedidos de información sobre objetivos, necesidades y recursos.

Medición de Eficiencia

Existen algunas fórmulas que ayudan a medir la eficiencia de los inventarios por medio de los resultados de su performance, y las empresas las emplean comúnmente para constatar si el sistema rinde efectivamente, así como para apreciar el éxito de la gestión de stocks de sus ejecutivos. Entre dichos procedimientos de evaluación se tienen:

1. Índice de Rotación: Es tal vez la forma más empleada para medir la eficiencia de los inventarios, pues permite apreciar la relación entre el consumo o venta realizada en un tiempo determinado (generalmente un año) y el inventario promedio en ese mismo lapso. Como los inventarios constituyen capital invertido en materiales, permite establecer la rotación dada a ese capital y, por lo tanto, los beneficios que dicha rotación genera para la empresa, así como la eficiencia de la comercialización de los productos terminados de la compañía.

En términos generales, mientras «mayor sea el ritmo de movimiento de los inventarios, mejor será la actuación realizada por el sistema y por los ejecutivos en los campos de compras bien programadas y equilibradas, y en el control de inventarios. Los índices bajos señalan la posible existencia de artículos sin movimiento en el almacén generando pérdidas para la empresa.

Existiendo diferentes situaciones del inventario como materias primas, artículos en proceso, productos terminados y la totalidad de existencias de la empresa sin importar .su situación, la relación que permite obtener el índice de rotación se puede aplicar indistintamente a cada uno de los mencionados estados de los materiales, observando siempre que se trata de consumo e inventarios promedio.A continuación tenemos las siguientes formas de aplicación:

a. Índice de rotación de inventario total; La relación en este caso es de costos de los productos vendidos a inventado promedio y se expresa así:

b. índice de rotación de productos terminados: En este caso se considera el costo de los productos vendidos y el inventario promedio del almacén de productos terminados y la relación es:

c. Índice de rotación de productos en proceso: Está dado por el costo de los productos fabricados y entregados al almacén dé productos terminados y el inventario promedio de los artículos en proceso. Se expresa:

d. Índice de rotación de materias primas: Se trata de la relación del consumo de materias primas al costo y el inventarío promedio de las materias primas almacenadas.

e. Índice de rotación de artículos de mantenimiento: En toda empresa existen materiales para el mantenimiento de la fábrica y es factible obtener la rotación que estos artículos hayan tenido en el año, por la relación entre el costo de los artículos consumidos y el inventario promedio de dichos artículos para mantenimiento:

2. Índice de inversión aceptable en existencias o inventarios

Uno de los aspectos que hay que evaluar, se refiere a la inversión total que la empresa tiene realizada en inventarios, a fin de determinar si es o no una inversión económica y eficiente. Para efectuar esta evaluación se requiere establecer como meta, cuál sería la inversión que la empresa debiera tener en su almacenes, en función de las operaciones que realiza y las necesidades que dichas operaciones demandan en materiales. Este primer paso o determinación de la meta por alcanzar se refiere a establecer el NIVEL OPERATIVO DE COMPRAS (NOC) en base al Punto de Pedido (Pp) y a la Cantidad Económica (Q), considerando que “el NOC es el nivel que se forma al sumar a la cantidad determinada como punto de pedido, la cantidad económica que se solicita como cantidad fija en las renovaciones de los inventarios". Su fórmula seria:

NOC = Pp + Q

El segundo paso, en este procedimiento de evaluación, consiste en definir cuál es la INVERSIÓN ACEPTABLE EN INVENTARIOS, que la empresa considera factible tener en sus almacenes. Para ello se tiene en cuenta que la EXISTENCIA de cada artículo o material, está constituida por su INVENTARIO EN ALMACÉN, más los PEDIDOS PENDIENTES de llegada que no hayan sido atendidos aún por los proveedores, o que se encuentren en tránsito. La expresión de esta existencia sería:

E = la + P

Donde:E = Existenciala = Inventario en AlmacénP = Pedidos pendientes de llegada

Establecida esta premisa se forman 3 categorías de existencias en relación al NOC.

- Categoría 1(A) = Artículos cuya existencia es inferior al punto de pedido (E < Pp).

- Categoría 2(B) = Artículos cuya existencia es igual o mayor que el punto de pedido paro inferior al nivel operativo de compras. (E Pp, pero E < NOC).

- Categoría 3(C) = Artículos cuya existencia es mayor que el nivel operativo de compras (E > NOC).

Al categorizar los artículos se puede observar que en la Categoría 1 se encuentran todos aquellos materiales que tiene poca existencias, pues a pesar de considerarse en ésta los pedidos pendientes, no se liega al Punto de Pedido, lo cual significa que no se ha solicitado oportunamente la renovación. Es necesario, por lo tanto, colocar una orden de compra por la cantidad que faltaría para, por los menos, alcanzarel punto de pedidos, ya que con esa existencia se corre el riesgo de romper el stock en esos artículos.

En la categoría 3 sucede lo contrario, pues en ella se han agrupado todos aquellos artículos con sobrestock, pues el límite máximo a considerar es el punto de pedido más la cantidad económica o sea el NOC, y las existencias de estos artículos están por encima de ese nivel. Por ello se debe eliminar el sobrestock, anulando los pedidos pendientes si fuese posible, vendiendo el sobrestock o consumiendo sin renovar hasta que la existencia se haya reducido a límites adecuados.

De las 3 categorías, es la 2 la única cuyos artículos tienen una existencia aceptable, pues se encuentran entre los límites del punto de pedido y el nivel operativo de compras; la categoría 1 para ingresar a estos límites requiere de un desembolso, y la categoría 3 necesita una reducción de sus existencias.

Considerando tas observaciones efectuadas en estas líneas, la inversión aceptable en inventarios estaría dada por «la suma de los valores de las existencias de las tres categorías, más el monto de las cantidades a pedir para que los artículos de la categoría 1 lleguen al Punto de Pedido, menos el valor de los excesos encontrados en la categoría 3», lo que expresa con la siguiente fórmula:

|A| = A + B+ C + D- F

Donde:|A| = Inversión aceptable en inventarios.A = Valor categoría 1B = Valor categoría 2C = Valor categoría 3D = valor faltantes

F = valor excesos

El tercer paso del procedimiento consiste en encontrar la eficiencia de la inversión efectuada por la empresa para lo cual se divide el Valor Total Real (VTR) entre la InversiónAceptable en Inventarios (|A|), encontrada en el segundo paso, como se puede apreciar en la fórmula:

Donde:|A = Índice aceptable de inversión en inventarios.VTR = Valor total real de las existencias,|A| = Inversión aceptable en inventarios.

Ejemplo;La empresa" X" Tienen un total de existencias que suman S/. 236,000,000 N/S que se deben evaluar mediante el índice de inversión aceptable. La meta establecida por el encargado de inventarios es que todos los artículos deben tener sus existencias entre el punto de pedido y el nivel operativo de compras,

Al hacer el análisis de las existencias, encontramos lo siguiente:

- Valor Categoría 1 (A) = S/. 21000.000- Valor Categoría 2 (B) = S/. 180000.000- Valor Categoría 3 (C) = S/. 35000.000- Valor Faltante (D) = S/. 12264.700- Valor Excesos (F) = S/. 21220.400

Con estos datos se establece en primer lugar la Inversión Aceptable en Inventarios aplicando la fórmula.

|A| = A + B + C + D- F

Donde reemplazando sus valores se tiene:|A| = 21000,000 + 180000,00 + 35000,000 + 12264,700 – 21220,400

Lo que da: |A| = 227044,300

Hallada la Inversión Aceptable en Inventarios se busca en Índice Aceptable de Inversión aplicando la fórmula:

Donde reemplazamos valores y se tiene:

Efectuada la operación da:

IA = 1.04

Este resultado muestra que la inversión real está cerca de la inversión aceptable pues sobrepasa a ésta en sólo 4% y sobrepasarla da a entender que existe un fuerte sobrestock en la empresa, es decir una mayor inversión que la deseada y, como se ha indicado anteriormente, el capital de la empresa debe cuidarse y no invertirlo sin tener en cuenta las necesidades de las operaciones, pues puede hacer falta para otros aspectos de la entidad.

En conclusión se tiene que mientras el valor Total real esté cerca de la unidad, que representa la Inversión Aceptable, mayor será la eficiencia obtenida en la inversión del capital de la compañía. Si todos los artículos tienen valores de sus existencias entre el punto de pedido y el nivel operativo de compras, el resultado de la división del valor total real entre la inversión aceptable será 1 lo que significa que: VTR = |A| y que la eficiencia es de 100% comprobándose que todos los elementos del sistema están funcionando. Si el resultado se aleja de la unidad, está demostrando que el sistema no funciona según lo planeado y que se torna Ineficiente; si el resultado de la división es mayor a 1, como en el caso presentado, hay que tener en cuenta la existencia del sobrestock existente en los almacenes, pues está influenciado en el resultado y debe hacerse un análisis de los artículos para eliminar las cantidades excedentes; en cambio cuando el resultado no alcanza la unidad, la figura es inversa, el substock es el que influye y el riesgo consiste en la posibilidad de roturas de stock, por lo que el análisis a efectuar debe establecer las cantidades a pedir en aquellos artículos con pocas existencias.

3. Índice de eficiencia de los inventarios.

Es otra manera de evaluarlos inventarios, que el administrador puede utilizar estableciendo un «OBJETIVO DE REQUISICIÓN» el cual se define como «la cantidad que la empresa desea tener disponible como existencia, para satisfacer sus necesidades y alcanzar sus objetivos».Como en el Índice anterior las existencias consideran el Inventario en almacén más los pedidos pendientes de llegada.

El objetivo de requisición no necesita estar ligado al punto de pedido ni a la cantidad económica y actúa como patrón de medida y comparación con la suma de las existencias; la suma de los objetivos de requisición por articulo dará el Objetivo de Requisición General de la empresa que corresponderá a todos los materiales en almacén que utiliza la entidad.

Establecido el objetivo de requisición para cada artículo, se compara con la existencias real en el momento de efectuar la evaluación, obteniendo resultados que pueden ser lguales, menores o mayores, lo que significaría que;

OR = Eó OR < Eó OR > E

De la comparación mencionada cuando el objetivo de requisición es igual a la existencia, se puede considerar él artículo eficiente; cuando es menor que la existencia se está detectando sobrantes y en el caso contrario faltantes.

La suma de todos los objetivos de requisición, como se ha indicado, da el objetivo de requisición general, y en igual forma se suman las diferencias faltantes y sobrantes como un total de defectos de los inventarios y se aplica la siguiente formula:

el resultado que se obtenga al efectuar las operaciones; cuanto más cerca de la unidad esté, demostrará la mayor eficiencia de los inventarios y su administración, y lo contrario cuando se aleje de 1.

En el ejemplo que.se muestra se puede observar los resultados, si se tiene que el objetivo de requisición es de 13’500,000 de soles para invertir en existencias y que los artículos con poca existencia requieren de un monto para cubrir los faltantes de 4’180,900, mientras los sobre estoqueados tienen un exceso de 3’550,000 soles; aplicando la fórmula se tiene:

que demuestra una gran ineficiencia en dicho inventario.

Esta forma de evaluar los inventarios, al igual que la anterior, es más conveniente aplicarla por líneas de artículos o por clases de materiales, a las cuales se les asigna objetivos de requisición en función de las necesidades que la empresa tiene de esas líneas o clases, para sus operaciones. Así pueden existir varios objetivos de requisición y se podrá controlar y evaluar mejor los inventarios de la empresa.

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN

1. ¿Qué es un inventarío?.2. Tipos de inventario. Explica c/u. de ellos,3. ¿Cómo se establece el Índice de rotación?4. Diseñe un plan de inventario físico.5. Tipos de codificación de materiales. Explique c/u. de ellos.

CAPÍTULO IV

"TRANSPORTE Y SEGURIDAD”

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Al concluir el estudio de este capitulo el alumno estará preparado para:

1. Conocer al detalle las características de cada uno de los tipos de transporte de materiales y sus ventajas y desventajas.

2. Conocer al detalle los principales riesgos existentes en una empresa, que atenten que atenten contra trabajadores y bines materiales

3. Diseñar un plan de seguridad empresarial.

4. Conocer al detalle las características de las pólizas más importantes, que deben apresurarse en la empresa.

TRANSPORTE Y SEGURIDAD

A. TRANSPORTE

1. Generalidades

El transporte es una función logística mediante la cual se realiza el movimiento de los artículos o materiales, desde la fuente de obtención o producción hacia las instalaciones donde van a ser stockeados, (almacenes centrales), y desde éstos, hacia los usuarios o los clientes consumidores o lugares de distribución en pequeña escala.

El transporte implica mover no sólo materiales, equipos o mercancías en general, sino también personal y/o animales, empleando medios de transporte terrestre, aéreos, por agua o por otros medios especiales.

Estas operaciones de transporte, pueden ser ejecutadas directamente por los servicios de transporte de la empresa, por los usuarios, o con ayuda de: otros organismos, (facilidades comerciales), que emplean ferrocarriles, aviones, barcos, etc.

La función logística de transporte, está íntimamente relacionada con la fase de distribución p entrega que se efectúa dentro del proceso de abastecimiento „ así como los seguros y otras actividades logísticas. La relación entre distribución y transporte es que, para hacer la distribución, sobre todo cuando se hace en grandes escalas se requiere del transporte.

En la elección de la modalidad de transporte, pesan 4 factores importantes:

- Tiempo: Cada modalidad de transporte presenta una velocidad comercial diferente, en función de sus propias características, lo cual muchas veces exige esperas en interconexiones, trasbordos, etc.

- Financiero: Cada modalidad tiene su flete, los costos de maniobrabilidad y pérdidas de materiales.

- Manipulación: Cada modalidad exige determinadas operaciones de carga y descarga, en los puntos de envío, trasbordo y recepción.

- Rutas de Viaje: Cada modalidad exige mayor o menor número de viajes para transportar una misma mercadería. La empresa puede adoptar el transporte intermodal, siempre que los costos de transportes puedan ser racionalizados.

2. Modalidades o Tipos de Transporte Externo

Muchas son (as modalidades del transporte externo, dependiendo del medio físico a través del cual opera.

Cada una de estas modalidades tiene sus características propias, sus ventajas y desventajas, por lo que su empleo está condicionado a una serie de factores que deben ser convenientemente analizados previamente:

a) Transporte terrestre. Se refiere por carretera sustancialmente. Esta es una de las formas cada vez más utilizadas en América Latina, principalmente dentro del ámbito de los países componentes del Sistema Andino de Integración (Grupo Andino) y dentro del Mercosur (Argentina, Brasil, Paraguay y Uruguay). Ello ha motivado la frecuente relación en el transporte no sólo de mercaderías sino también de personas. En el caso de las mercaderías como en el de las personas, es cierto, hay dos contratantes: el porteador y el expedidor, pero los interesados son distintos ya que en el caso de las mercaderías tenemos tres (porteador, cargador y consignatario); en cambio, en el caso del transporte de personas hay dos interesados (el porteador y el pasajero).

La flexibilidad de este tipo de transporte y su adaptabilidad a las diferentes variaciones geográficas y climatológicas hace que esta forma de transporte sea empleada frecuentemente, convirtiéndose en el principal eslabón de cualquier sistema de transporte.

Los medios que pueden emplearse en esta forma de transporte son las siguientes:

1. Camiones de diferente tonelaje (ligeros medianos y pesados, etc.).2. Carros especiales (buses), para el transporte de personal.3. Camiones cisternas, de diferentes capacidades, para transporte de líquidos

(petróleo agua etc.).4. Traylers, semitraylers, y traylers-cisternas.5. Volquetes de diferentes capacidades, (en yardas o en metros cúbicos).

La problemática de la poca capacidad de transportación de estos medios motorizados, está siendo superada últimamente, por el diseño y fabricación de medios, de muy alto tonelaje de carga, que ha permitido desplazar en algo la ventaja que en este sentido tenían antes los ferrocarriles. Así mismo la técnica empleada en la construcción de carreteras les proporciona características que les dan mayor rendimiento, es decir capacidad de soportar considerable tonelaje sobre su superficie.

Ventajas: (1) Mayor disponibilidad(2) Mayor flexibilidad(3) Tiempo de entrega más corto(4) Menores costos(5) Menores daños en las cargas.

b) Transporte por Ferrocarril. Su uso es muy importante en las relaciones comerciales entre algunos países del Continente, como es el caso México - Estados Unidos de América, Argentina - Chile, Bolivia - Perú, Bolivia - Chile, etc.

Los ferrocarriles constituyen en muchos países, el principal medio de transportación. Después de la segunda guerra mundial se entró a una franca competencia con los transportes carreteros, pero ahora que los ferrocarriles conocen su problemática, están tratando de recuperar vigorosamente el terreno perdido en esta competencia.

El diseño del equipo ferrocarrilero actualmente no es problema, puesto que los fabricantes están superando los inconvenientes., como el de la velocidad, dándoles movimientos más suaves y de funcionamientos más eficientes. Sin embargo, y a pesar de sus posibilidades de transportar cargas muy pesadas y voluminosas a grandes-distancias., existe una gran limitación, dada por (a red ferroviaria, lo que hace que su explotación y operación sea restringida y se requiera en forma complementaria, en muchos casos, de los medios de transportes por carretera.

Los medios de transportación más empleados, en esta forma de transporte, están dados por:

1. Coches de pasajeros con amplio confort2. Bodegas o furgones diversos.3. Plataformas de diferente tonelaje4. Jaula de diseño variados; y 5. Cisternas de capacidades dadas en galones o toneladas.

Ventajas:1) Empleo de ruedas de acero, lo que representa un desgaste mínimo.2) Se requiere menos mano de obra por tonelada - kilómetro3) Capacidad de transporte mucho mayor que por caminos, que hace posible la

transportación de cargas pesadas a grandes distancias, con un mínimo de deterioro de las cargas transportadas.

En este contrato de transporte por ferrocarril, el consignatario lo hace suyo, cuando desvincula la mercancía, pagando al porteador la suma que le grava por gastos del transporte, impuestos de aduanas y otros derechos, al efecto de conseguir la entrega. El pago de la suma adeudada por estos conceptos que son las obligaciones principales, es condición para conseguir del ferrocarril la carta de porte (conocimiento de transporte) necesario para poder retirar la mercancía y disponer de ella.

Lo importante en este contrato es que esté claramente definida la responsabilidad del porteador, quien debe asumirla responsabilidad del transporte, desde el mismo momento en que recibe las mercaderías en el lugar de expedición, hasta su entrega en la estación de destino. De esa manera, al cargador le es indiferente que sea el porteador quien efectivamente-lo ejecute o lo haga otro por él. A su vez, al cargador le interesa, en tanto, que la persona con quien contrata asuma por completo la totalidad del transporte y que la responsabilidad del porteador no sufra alteración en tanto se efectúa el transporte y hasta su pleno cumplimiento.

c) Transporte fluvial. Aquel efectuado a través de los ríos. En Latinoamérica cada vez es mayor el volumen de cargar por los inmensos ríos de su territorio. El más importante es el Amazonas, cuya soberanía, la comparten sólo tres países (Brasil, Colombia y Perú), recorriendo en casi su totalidad por Brasil y Perú que son los países que histórica y jurídicamente así lo han usufructuado hasta que en 1922, a través del Tratado Salomón - Lozano ingresó Colombia a ser el tercer condómino, sin que nunca históricamente hubiera pretendido tener acceso soberano al majestuoso Amazonas.

El Tratado de Cooperación Amazónica (1978) asegura, sobre la base de la reciprocidad, la más amplia libertad de navegación comercial en el curso de Amazonas y demás ríos amazónicos, aunque hace expresa excepción al cabotaje. De tal manera que los acuerdos

bilaterales que se suscriban deberán establecer la libertad de navegación, la reciprocidad y respetar los reglamentos fiscales y de policía que involucra el paso por un estado soberano.

La vertiente del Orinoco es otra de las rutas fluviales importantes en el norte de-América del Sur.

La hidrovía del Mercosur es también una posibilidad fluvial que posibilita la interconexión entre Uruguay, Argentina, Paraguay, y usando otras conexiones ferrocarrileras o lacustres se puede llegar a pasar por territorio peruano y boliviano.

Al respecto, no existe ninguna convención-internacional, similar a la modalidad terrestre o marítima, que regule el transporte fluvial. La mayoría de los tratados son acuerdos bilaterales como los señalados para el caso del río Amazonas o los del Río de la Plata

d) Transporte lacustre. Los más significativos son los que se efectúan en los lagos del norte de los Estados Unidos de América y que sirven para el comercio Estados unidos de América-Canadá, y el transporte Bolivia - Perú a través del lago navegable más alto del mundo, el Titicaca.

En esta modalidad tampoco existen convenios internacionales.

e) Transporte aéreo. El desarrollo de este medio ha estado ordenado por una serie de dispositivos y convenciones internacionales tendientes a brindar seguridad a los pasajeros y como consecuencia a la carga. Entre ellos, la Convención para la Unificación de ciertas reglas relativas al transporte Aéreo Internacional, conocida, como la Convención de Varsovia (12 de Octubre de 1929), así como las modificaciones que ha experimentado según el Protocolo de La Haya (28 de setiembre de 1955); la Convención Extraordinaria de Guadalajara (1961); el Protocolo de Guatemala (1971) y los Protocolos de Montreal (1975). Todo los cual se le conoce como el «Sistema de Varsovia», que es el conjunto de regias que tiene el mayor número de adopciones y ratificaciones estatales en el mundo.

Esta modalidad contractual cubre el transporte de mercaderías como el de personas e incluso de equipajes, aun cuando no esté claramente establecido en la primera Convención, precisamente en lo referente a la divisoria entre equipajes y mercaderías.

La posibilidad de uso del transporte aéreo puede ser decisiva para determinados productos y para países mediterráneos como Solivia o Paraguay, por ejemplo, en razón de su rapidez, seguridad y la reducción de algunos costos.

Los principales productos transportados por esta vía son sustancialmente los llamados hortifrutigranjeros, es decir frutas, legumbres, flores, oyeras, pieles, piedras preciosas, ropas, joyas, textiles en general, medicinas y productos farmacéuticos, e instrumentos quirúrgicos. Normalmente podemos decir que son mercaderías de alto valor unitario y reducido peso por unidad.

En esta modalidad contractual podemos distinguir varios sujetos, además de los principales que son el exportador y el transportador o compañía de transporte aéreo. Se traía de los llamados agentes de carga aérea y los consolidadores de carga. Los primeros, son intermediarios que actúan junio a las compañías aéreas y cuya función es la documentación a la que se refieren los créditos documéntanos o la Convención de Viena

de 1980 sobre compraventa internacional de mercaderías, asimismo del embalaje y del almacenamiento de las cargas.

f) Transporte multimodal. Está referido al contrato que siendo negociado y estipulado en un solo instrumento usa varias modalidades, sea aérea, marítima, terrestre o lacustre, entre otras.

La Organización de la Naciones Unidas elaboró la «Convención sobre el transporte multimodal Internacional de las mercancías» (1980), en un esfuerzo de armonizar esta novísima modalidad. Esta convención regula el transporte por contenedor, ferrocarril, buques y todos los medios de transporte.

g) Transporta marítimo. Esta es una modalidad que se remonta a los fenicios, y hoy es la más utilizada debido a las grandes modificaciones que ha experimentado la técnica en la construcción naval, como la aparición de los containers y los tipos roll on roll off, de igual manera al hecho incontrovertible que más del 80% del volumen del comercio internacional transita por los océanos. Por otro lado, algunos países latinoamericanos, con el propósito de coadyuvar al crecimiento de sus exportaciones, han prestado mucho interés a sus marinas mercantes.

El transporte marítimo, tan igual que el lacustre o fluvial se caracteriza porque permite la transportación a largas distancias en forma económica, en grandes volúmenes y en diferentes tipos de cargas.

El transporte por agua sigue siendo la forma más económica de transportación por tonelada-milla para el movimiento de carga.

En el transcurso de la historia, la fuerza motriz de los barcos ha progresado desde el empleo del viento y de los remos, hasta el carbón, el petróleo y la energía atómica. Los barcos modernos son más rápidos y más grandes, constituyendo en muchos países el medio de transportación principal. El comercio internacional, depende virtualmente de los barcos, los cuales se están construyendo en la actualidad, para fines específicos, (pesqueros, granaleros, petroleros, etc.).

Normalmente se emplean los siguientes medios de transporte por agua:

1. Barcos de carga, de diferente tonelaje de desplazamiento y calado.2. Barcos para personal, con amplio confort.3. Lanchas de poca capacidad pero mayor velocidad de desplazamiento.4. Botes, de diferentes tipos.5. Chatas - tanques, barcazas y lanchones auxiliares

Estas embarcaciones son de diferentes tipos y capacidades.

Algunos de estos tipos son:

1. Carguero General (LINER); de una .gran flexibilidad para el acarreo de los más diversos tipos de mercancías, pues cuenta con compartímentaje necesario y las facilidades de carga y descarga. Tienen una velocidad promedio de 18 nudos, una capacidad entre 13 y 15 mil TDW, pequeño espacio refrigerado y pequeños tanques para cargas liquidas.

2. Granelero (DUCK CARRIER); es una nave sin entrepuentes para el acarreo de productos a granel, hierro, concentrados, fosfatos, azúcar, fertilizantes, etc. Su velocidad promedio es de 15 nudos; una capacidad es de 25 a 40 mil TEW, con escotillas accionadas mecánicamente, sin entrepuentes y con una gran capacidad cúbica.

3. Frigoríficos (REEFER); es una nave especializada para acarrear productos que requieren ser transportados a determinadas temperaturas, (carnes, pescado, frutas frescas, hortalizas, etc.). Su capacidad de refrigeración es hasta -20 C, su almacenaje hasta 200, 000 pies cúbicos y su velocidad es entre 18 y 21 nudos.

4. Tanqueros (TANQUERA); es una nave especializada para el acarreo de productos derivados del petróleo, fuel oíl 1500, diésel oil No. 2, kerosene, gasolina, etc. Están naves no tienen entrepuertas y disponen de 20 a 30 tanques independientes y estancos con sala de bombas ( 2 BBAS PPLS), con bombas de secado (stripping) y su capacidad varía entre un mínimo de 5 mil a 500 mil TDW.

5. Porta contenedores (CONTAINER SHIP); es una nave especialmente diseñada para acarrear todo tipo de mercadería susceptible de contaminarse, Son de una alta velocidad (18 a 21 mudos), porta entre 20 y 30 mil toneladas y dispone de dispositivos para la carga y descarga de contenedores.

B. SEGURIDAD

SISTEMA INTEGRAL DE SEGURIDAD DEL SISTEMA LOGISTICO

a. INTRODUCCION:

La Seguridad Integral, constituye «un estado de confianza en el que una persona, instalación, entidad, etc., no tiene nada que temer respecto a su integridad física, ya que oportunamente se ha tomado las providencias del caso con el fin de prevenir, neutralizar o eliminar los riesgos previsibles que podrían atentar contra su seguridad propiamente dicha».

La seguridad como tal, se encuentra Íntimamente ligada a la actitud, acción o actividad que realiza cada uno de los trabajadores que laboran en una entidad, por lo tanto, están en la obligación de observar, cumplir y hacer cumplir, adecuada y oportunamente, las disposiciones que sobre el particular haya aprobado la superioridad, con el fin de prevenir, neutralizar o eliminar cualquier riesgo que pudiera presentarse, antes, durante o después de la jornada normal diaria de labor.

Las medidas de seguridad integral que adopte cada entidad, deberá comprender, en primer lugar, a las personas que laboran en ella, las cuales conforman su valioso capital humano, sin distinción del nivel jerárquico ni dé la situación laboral; y, en segundo lugar, a los bienes materiales con los que cuenta, cualquiera haya sido la forma o modalidad de obtención, en razón a que sin ellos, se vería imposibilitada de lograr sus objetivos y de alcanzar las metas institucionales.

Los riesgos y peligros más comunes que atentan contra la seguridad de las personas y de los bienes materiales con los que cuenta, una empresa en general, son los siguientes:

1) Accidentes de Trabajo.- La entidad está en la obligación, por propia medida de seguridad, de proporcionar a sus trabajadores, según la naturaleza de la labor a realizar, los medios necesarios como; guantes, guardapolvos, overoles, mamelucos, botas de jebe o zapatos especiales, cascos, lentes protectores, sogas o cuerdas apropiadas, etc., en previsión de accidentes por descuido de ellos mismos, por las condiciones inseguras derivadas de la propia rutina da la labor que realizan o por actos y condiciones que constituyen peligro de accidentes y por consiguiente disminución de su capacidad física.

2) Acciones de sabotaje interno o externo.- De poca transcendencia en nuestro medio, ya que éstas generalmente se producen en las grandes fábricas da los países industrializados, en las cuales malos elementos de la misma o ajenos a ella, pretenden destruir parcial o totalmente, a través de incendios, inundaciones, etc., la maquinaria y equipo, utilizado, así como sus Instalaciones o la propia producción elaborada o en proceso de elaboración,

3) Acciones de Terrorismo.- Caracterizadas, por el hecho de producirse, en forma Imprevisible, pánico, miedo, temor, daño físico y material, etc., entre la población de una determinada área geográfica.

4) Apagones.- Estos generalmente son consecuencia de fallas técnicas o mecánicas de la maquinaria y equipo generadores de la energía eléctrica, así como también por acciones terroristas, causas fortuitas, etc., hechos que paralizan las actividades productivas u obstaculizan la labor de prestación de servicios a la colectividad.

5) Derrumbes.- Producidos generalmente en edificaciones o en la obra de infraestructura pública, producidos por causas fortuitas como terremotos, maremotos, deslizamientos de tierra, aluviones, inundaciones, etc., o también por acciones terroristas.

b. MEDIDAS PERTINENTES PARA UN ADECUADO PROGRAMA DE SEGURIDAD INTEGRAL

El Programa de Seguridad Integral que toda entidad debe implementar en el ámbito de su competencia, de brindar adecuadas medidas de seguridad y de protección interna y externa, tanto a sus trabajadores, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, como a los bienes materiales de propiedad fiscal que posee, comprenderá, los siguientes aspectos:

1) Archivo adecuado de la documentación,- Los documentos escritos, archivos magnéticos, programas informáticos, etc., generados en la propia entidad, como consecuencia de su actividad productiva o de servicio, al reflejar éstos y constituir el historial de la misma, deben ser adecuada y oportunamente guardados, conservados y archivados, previa clasificación, en archivadores, estantes, sistemas de microfilm, etc., todos ellos bajo llave, la cual estará a cargo y responsabilidad sólo de la persona autorizada para ello.

2) Bloqueadores telefónicos.- Resultan de suma importancia y utilidad en toda organización, ya que además de evitar el excesivo uso del servició telefónico y por ende el pago mensual de importes económicos muy altos, permiten que técnicamente se pueda detectar interferencias telefónicas, así como otros delitos que son de conocimiento público.

3) Casetas de Seguridad y Vigilancia.- Construidas con material, diseño, medidas y distribución apropiados, de acuerdo a las condiciones climáticas de la zona geográfica

en la que se encuentra la entidad, recordando que ahí van a laborar personas; las que serán instaladas, generalmente en la puerta de acceso principal de cada una de las dependencias de una entidad.

Los vehículos de transporte, mayores y/o menores, que conduzca la personas visitantes, en el caso específico del Almacén institucional, por propia medida de seguridad interna; quedarán en un lugar apropiado, fuera de las instalaciones de la dependencia. Sólo ingresarán provisionalmente y por un tiempo prudencial, ya que no podrán pernoctar en ellas, aquellos vehículos en cuyo Interior se traslade los bienes materiales adquiridos por la entidad, previa revisión integral y minuciosa, del personal de Seguridad y Vigilancia, en estricto cumplimiento de la función que le compete.

4) Colocación de puertas blindadas.- De estimarse necesario y de acuerdo a la naturaleza de la propia entidad, caso dé entidades bancadas, etc., se podrá optar por la instalación de puertas blindadas complementadas con vidrios especiales, del color y grosor pertinentes, a fin de dotar de mayor seguridad a sus instalaciones y de proteger adecuadamente a las personas y bienes materiales que se encuentran dentro de ellas.

5) Equipos contra incendio.- Dada la importancia y utilidad que éstos tienen en todas las áreas de una organización, ya que toda ella en su conjunto, está permanentemente expuesta a incendios, provocados por sus mismos trabajadores; por sabotaje, por acciones terroristas, etc., o por causas fortuitas como cortos circuitos, fuertes descargas eléctricas, lluvias torrenciales, etc., los extintores, del tipo, modelo, capacidad, componente químico, etc., que decida utilizar la entidad, deberán ser adquiridos en el número suficiente, de acuerdo al área a cubrir y asimismo, colocados estratégicamente en los lugares apropiados de las instalaciones de la entidad.

De igual forma se procederá con las mangueras para agua, que permanentemente deben estar en buen estado de conservación y funcionamiento; las bombas externas para agua, que constantemente deben estar libres de objetos cercanos a ellas, para colocar en forma rápida las respectivas mangueras o para que los vehículos contra incendios se surtan rápidamente del agua necesaria.

6) Equipos electrónicos de seguridad.- Como medida complementaria de seguridad integral, se debe dotar a las instalaciones de modernos equipos electrónicos de seguridad, especialmente diseñados parta la revisión, registro, etc., automatizado de bolsas, bolsos, carteras, maletas, maletines;" mochilas, correspondencia, etc.,, así como para la detección de armas, explosivos, metales, etc.

Entre los principales equipos electrónicos utilizados actualmente por las entidades, cualquiera sea su actividad, productiva o de servicio, se tiene: arcos detectores de armas y metates; equipos de rayos X; equipos detectores de explosivos contenidos en la correspondencia; etc., instalados estratégicamente en las puertas principales de acceso a sus instalaciones.

7) Instalación de alarmas;- Las instalaciones de tas dependencias de la entidad, de acuerdo al tamaño y ubicación de las mismas, así como a la clase, cantidad, valor, etc., de tos bienes que en ellas se encuentran, deberán contar con: alarma contra robos e intrusión de personas, alarmas contra incendios, cercos eléctricos, etc.

Estas alarmas tienen la ventaja de indicar con exactitud, el lugar físico por el cual pretenden ingresar a las instalaciones de la entidad, personas no autorizadas, así como

el lugar en el cual se está produciendo un incendio o un amago del mismo. Lo que permitirá al personal de seguridad y vigilancia, en estricto cumplimiento de la función que le compete, adoptar de inmediato las medidas pertinentes que cada caso requiera.

8) Instalación de circuitos cerrados de televisión.- En toda organización, grande o pequeña, es de imprescindible necesidad la instalación de este sistema electrónico, a fin de complementar las acciones de seguridad y vigilancia interna y externa en sus diversas instalaciones, ya que, de acuerdo al lugar preciso donde estén ubicadas las respectivas cámaras, proporcionarán, no sólo al personal de seguridad y vigilancia, sino también a los propios funcionarios de la entidad, una óptima visión panorámica, por ejemplo de: las puertas principales de acceso; pasadizos; zonas de parqueo; zonas adyacentes a las puertas de entrada; etc.

9) Instalación de torreones o altillos de vigilancia,- Construidos con material, diseño y medidas apropiadas, de acuerdo a las condiciones climáticas de la zona geográfica en la que se encuentra la entidad, recordando que ahí va a laborar personas; los que serán instalados, generalmente, sobre las paredes o muros de las dependencias de una entidad, circundándolos. El número de éstos y su ubicación, estará en relación con el tamaño de las instalaciones de la entidad.

10) Luces de emergencia.- Es común que las instalaciones de las entidades, que por el tipo de trabajo que en ellas se realiza, estén adecuadamente provistas de luces de emergencia, a fin de contrarrestar efectos negativos al fallar la energía eléctrica y hasta la luz natural.

11) Porteros eléctricos.- Por estricta medida de seguridad, con el fin de proteger adecuadamente los bienes materiales en general, el acervo documentarlo, la información y archivos magnéticos, etc., el acceso a las áreas físicas en las que éstos se encuentran, debe ser limitado sólo al personal técnico que los maneja, a quienes para el efecto se les proporcionará oportunamente una llave electrónica para su ingreso y salida. Dicho personal está prohibido, bajo responsabilidad administrativa, civil y/o penal, de ser el caso, de sacar duplicado de esa llave de proporcionar copia de ésta a personas no autorizadas propias o ajenas a la entidad.

12) Puestos de vigilancia interna y externa.- Los puestos o «puntos» de vigilancia, tanto interna como externa, así como el número de hombres necesarios dependerá principalmente del tamaño y ubicación de las instalaciones de la entidad a resguardar, así como de la clase, cantidad, valor, etc., de los bienes que en ellas se encuentran.

Los puestos de vigilancia, diurnos y nocturnos, internos y externos, que se establezca, deberán estar enlazados entre si y todos ellos a la vez, estar conectados a una Central, a través de equipos de comunicación como radios transistores receptores, teléfonos con línea directa, circuito cerrado de televisión, etc. Los vigilantes serán dotados de la vestimenta, equipo y armamento necesario para que desempeñen con eficiencia las funciones asignadas.

13) Uso de fotocheck.- Es uso y costumbre que cada día se va generalizando, el hecho que todos y cada uno de sus trabajadores, cualquiera sea su nivel jerárquico y condición laboral, como una medida complementaria de seguridad, se les entregue oportunamente su respectivo «Fotocheck» actualizado, el cual deben colocarlo en un

lugar apropiado y visible de su vestimenta, lucirlo permanentemente y portar siempre consigo, tanto dentro como fuera del centro laboral, para efecto de identificación.

c. PREVENCION DE ACCIDENTES.

1) Caídas:Las caldas, que pueden ser al mismo nivel o a diferente nivel, constituyen la principal causa de accidentes, que inclusive pueden ocasionar la pérdida de vidas humanas; por lo que se recomienda que:

- La distribución interna de cada una de las oficinas, taller, laboratorio, garaje, etc., sea oportunamente planificada, así como estudiada la ubicación y pase del cableado de las líneas telefónicas y energía eléctrica, a fin de evitar el uso inadecuado de cables de extensión que puedan provocar caídas con lesiones o producir daños en el equipo o instalaciones.

- Los enchufes de las máquinas eléctricas o equipos, no atraviesen las áreas de tránsito, porque representan un peligro potencial de caídas.

- Se proporcione a cada trabajador, calzado con las características apropiadas para su labor que va a realizar, el cual estará en perfecto estado de conservación.

- Las sillas, sillones, mesitas, etc., sean colocadas aunque sea en forma provisional, en lugares donde no impidan el libre tránsito de las personas.

2) Uso de máquinas o equipos eléctricos:Una adecuada política de mantenimiento preventivo de máquinas, tiene suma importancia para la prevención de accidentes, por lo que se recomienda, que:

- Las computadoras (monitor, teclado y CPU), impresoras, etc., sean colocadas en los módulos especialmente diseñadas para ellas, en los cuales cada elemento tiene su propio compartimento.

- Las máquinas, computadoras, Impresoras, etc., se mantengan permanentemente limpias, a fin de evitar que el polvo se deposite sobre los tipos, teclas, teclado, rodillo, etc., malográndolas y limitando su operación. Es tan importante la limpieza y protección de éstas, que cuando se compra alguna, los proveedores siempre entregan gratuitamente las fundas correspondientes, para cubrirlas una vez terminado el trabajo.

- Las máquinas eléctricas sean conectadas a tierra y conserven sus conexiones en buen estado para evitar cortos circuitos y hasta descargas eléctricas. Se tendrá en cuenta que descargas eléctricas de hasta 110 voltios, pueden causar la muerte de una persona.

- Al enchufar o utilizar una máquina eléctrica, computadora, etc., se tenga mucho cuidado debido a la posibilidad de suceder algún corto circuito y asimismo, que por ninguna razón se opere o manipule máquinas o equipos eléctricos estando con las manos mojadas, por las descargas eléctricas que se podría sufrir.

- Los cordones de las máquinas o equipos eléctricos no se extiendan a través de áreas de tránsito, para evitar que se malogren al ser aplastados por

caminar, rodar muebles, carretillas, etc., sobre ello lo cual podría romper el jebe protector y quedar al aire los alambres conductores de la electricidad, corriendo el riesgo de sufrir descargas eléctricas o producirse cortos circuitos.

- Los conmutadores rotos o dañados, tomacorriente, Clavijas, cable en mal estado, etc., sean adecuada y oportunamente cambiados; y quejar mayor parte de accidentes, muchas veces fatales, son consecuencia de estas deficiencias.

- Para sacar el enchufe del tomacorriente no se tire del cable o cordón de conexión, porque lentamente se dañaría la conexión del cable o la clavija, pudiendo llegar a producir un corto circuito, quemando el cable y haciendo fallar la máquina o hasta provocando un incendio.

- Toda máquina o equipo eléctrico que tenga partes móviles que representen peligro para la integridad física del operador, siempre lleva guardas de protección; estando terminantemente prohibido retirarlas u operarlas sin ellas, Estas guardas requieren ser conservadas en buen estado para que cumplan con su objetivo.

- Nunca se trate de lubricar o reparar, una máquina o equipo eléctrico estando en funcionamiento, sino que previamente hay que apagarlo desconectarlo y luego colocar sobre él un letrero lo suficientemente visible con el mensaje: NO CONECTAR, MAQUINA O EQUIPO EN REPARACION.

- Está prohibido el uso de máquinas o equipos eléctricos o parte de ellos, en trabajos distintos para el cual fueron diseñados o fabricados.

- Al operar o manipular máquinas o equipos eléctricos, que tengan partes móviles, no está permitido el uso de ropas con partes sueltas, corbatas, mangas largas sin botones en los puños, anillos, relojes pulseras u otras prendas que puedan ser atrapadas, por la máquina en movimiento; si esto ocurriera, la máquina o el equipo será inmediatamente detenida.

- El espacio físico alrededor de las máquinas o equipos eléctricos, se mantenga limpio y libre de obstáculos, para facilitar el movimiento del operador. Cualquier derrame de aceite y/o grasa sea inmediatamente limpiado, lo cual es responsabilidad del operario de la máquina o equipo.

- El mantenimiento o reparación de cualquier máquina o equipo eléctrico, sea efectuado únicamente por personal técnico debidamente autorizado para el efecto.

3) Riesgos del equipo de oficina:

a. Archivadores:

- Los archivadores suelen ser fabricados de metal o madera resistente, siendo los de metal los que ofrecen mayor estabilidad, ya que las gavetas o cajones pueden abrirse y cerrarse con facilidad por estar montados sobre cojinetes de billas de metal.

- Las cerraduras y billas de metal de estos archivadores, se mantendrá bien lubricadas, como una forma de garantizar su funcionamiento seguro. El dispositivo que limita el recorrido de la gaveta al abrirse, será inspeccionado al tiempo que se hace la lubricación de la cerradura y billas, a fin de evitar que salga de su rodamiento y caiga sobre los pies de las personas.

- Las gavetas se mantendrá permanentemente cerradas una vez que se ha sacado o archivado algún documento, a fin de evitar tropezones y/o golpes, además de dar estabilidad al archivador.

- Los files más voluminosos o pesados se colocará en las gavetas inferiores, con el fin de garantizar aún más la estabilidad de los archivadores.

- En los archivadores no se guardará sustancias inflamables, comida o cualquier otro objeto que no sean documentos, las botellas de alcohol, bencina, tinta, pegamento u otros líquidos, se colocará en los armarios.

- Los archivadores, por su propia estructura y material utilizado en su fabricación, generalmente representan una fuerte carga-para el piso, por la que técnicamente serán colocados a lo largo de los muros de carga del edificio y nunca en medio de los salones, a fin de evitar una sobrecarga peligrosa para el piso, a menos que esté preparado para soportar este tipo de carga.

b. Asientos:

- Las sillas, giratorias se mantendrán bien lubricadas y examinará regularmente los elementos de suspensión, para controlar el estado físico de las mismas, como una forma de evitar su atascamiento cuando sean rodadas.

- Las ruedas gastadas o quebradas serán reemplazadas, debido a que, del buen estado de ellas depende la estabilidad de la sitia.

- Las sillas provistas de ruedas o garruchas, no serán utilizadas como carrito transportador de paquetes, máquinas, equipos, ni siquiera para papeles, libros, etc., ya que esa o es su función y consecuentemente pueden ocasionar serios accidentes.

- Se evitará el uso de sillas o banquitos, en sustitución de escaleras portátiles para subir o alcanzar lugares altos.

c. Escritorios, estantes y mesas de trabajo:

- Los escritorios de madera y los metálicos, estarán completamente libres de aristas cortantes y astillas, a fin de evitar cualquier Sesión por cortaduras y además, tener las esquinas redondeadas y los bordes curvos, para evitar contusiones o golpes con heridas.

- Las mesitas utilizadas para colocar documentos, libros, serán de material resistente y su altura acorde al de los escritorios. Su fabricación y diseño responderá a los requisitos señalados para escritorio.

- Las mesitas para teléfono serán de diseño simple, sin arabescos o decoración en los que se pueda atascar el alambre telefónico; siendo conviene que tengan un borde sobresalido para evitar la caída del aparato.

- Los estantes serán diseñados de manera que su estabilidad esté garantizada, es decir que estén fijados a la pared, con grapas u otros dispositivos.

- Los estantes móviles o sobre ruedas, serán construidos de material resistente y sus ruedas tener un tamaño apropiado para facilitar su rodamiento cuando estén llenos. En las divisiones bajas de este tipo de estantes, se colocará los bienes de mayor peso, a fin de darle mayor estabilidad y evitar una posible alteración de la misma.

- Las puertas de los estantes, serán de tipo corredizo, a fin de evitar obstrucciones y/o posibles golpes at dejarlos abiertos.

d. Lámparas o pantallas:

- La parte metálica del foco o fluorescente utilizado, estará protegido contra cualquier contacto accidental y el dispositivo para apagarlo, colocado de manera que no presente peligro de electrizar las partes metálicas.

- Las lámparas que han tenido un largo período de uso, serán inspeccionadas minuciosamente por un electricista, a fin de evitar un corto circuito o que las partes metálicas se electricen.

e. Equipos para protección personal:

- Antes de decidir por el equipo para protección personal a utilizar, efectuar un minucioso estudio sobre los riesgos que podría correr el rostro, ojos, cabeza, manos, pies, piernas, etc., como consecuencia de los trabajos a realizar, por lo que hay que protegerlos.

- Al adquirir equipos para protección personal, la Oficina de Abastecimiento debe cerciorarse que la fabricación de los mismos cumpla con los requisitos establecidos, tanto en las Normas Técnicas Nacionales, fijadas oportunamente por el ex ITINTEC., cuyas funciones asumió el INDECOPI, según Decreto Ley N° 25868, como en las internacionales, fijadas por ASA, a fin de garantizar su efectividad.

- Cuando el equipo para protección personal, no esté en buenas condiciones o sufra algún deterioro, inmediatamente se gestionará su reposición, ya que una falla en él, equivale a que la persona quede directamente expuesta a riesgos.

- Los implementos para seguridad personal que la entidad entregue en uso a sus trabajadores, están sujetos a la naturaleza de las funciones asignadas, como: botas, guantes, cascos, anteojos, máscaras, mandiles, mamelucos, etc.

- La empresa está en la obligación de exigir que sus trabajadores utilicen permanentemente los equipos e implementos para seguridad personal proporcionados en uso, a fin de evitar accidentes y los demás efectos colaterales.

- El uso del casco protector es obligatorio en las áreas en las cuales se realiza trabajos de tipo industrial o para proteger la cabeza contra golpes o la caída da materiales desde lugares altos.

- Se Utilizará escudos faciales para la protección integral de la cara contra partículas volantes en general y salpicaduras de líquidos corrosivos.

- Cada vez que se trabaje en un tomo, es obligatorio el uso de anteojos de seguridad y escudo facial o lentes panorámicos, en el caso que el operador utilice lentes correctores.

- El casco metálico o de aluminio, no podrá ser utilizado donde halla riego de carácter eléctrico.

- Cuando se opera maquinas/herramientas como: taladro, cepilladora, fresadora, esmeril, sierra mecánica, etc., es obligatorio el uso de protección para la cara y especialmente para los ojos, a través de escudos faciales o lentes contra impacto.

- Los lentes panorámicos serán utilizados para trabajos de cepillado y corte de madera en general, para evitar que las partículas volantes, de poco peso, entren en los ojos.

- En el caso de trabajos de soldadura o corte de metales o autógena, tanto el soldador como su ayudante, se protegerán con los lentes de copa de luna oscura, a fin de evitar lesiones ocasionadas por los rayos del arco o las chispas del metal caliente.

- Para trabajos de cincelado, manual o mecánico, se utilizará lentes de copas con lunas transparentes contra impacto, para protegerse de partículas metálicas volantes.

- La máscara de soldador eléctrico será utilizada para una protección integral contra el deslumbramiento y la energía radiante.

- Los guantes de cuero tipos maniobristas, serán utilizados para el manipuleo de objetos cortantes, punzantes o abrasivos.

- Los guantes de cuero cromado, serán utilizados para la protección de las chispas provenientes de la soldadura oxiacetilénica y eléctrica.

- Los trabajadores que manipulan sustancias químicas, arcos eléctricos, etc., serán dotados de casacas y mandiles de cuero cromado para protegerlos de las chispas generadas.

- Los trabajadores que utilicen herramientas o equipos eléctricos, tomarán las providencias del caso para que sus ropas estén limpias de grasas, aceites, solventes y otros productos que puedan inflamarse.

- Cuando se opere máquinas /herramientas o equipo eléctrico, se utilizará obligatoriamente zapatos de seguridad con material aislante.

f. Uso de herramientas manuales:

- Utiliza la herramienta apropiada para el trabajo a realizar, evitando usar, llaves para golpear objetos o desarmadores como palanca.

- Mantener las herramientas utilizadas en buenas condiciones, haciéndose inspecciones imprevistas de las herramientas existentes en cada sección del taller, para comprobar in situ su existencia, uso, conservación, etc.

- Utilizar las herramientas en forma segura. Limar pequeñas piezas sosteniéndolas en la mano o usar una navaja dirigiéndola al cuerpo, son causas comunes de accidentes con lesión.

- Guardar todas las herramientas en orden y en un lugar seguro del Taller. Muchos accidentes son causados por las caídas de herramientas sobre los pisos, cortes por herramientas filosas levadas en el bolsillo o guardadas descuidadamente en el piso.

- Periódicamente las herramientas serón reingresadas al Almacén para su revisión técnica y reparación,

- Las herramientas de corte y/o golpe, como cinceles, serán cuidadas en el filo y la cabeza, ya que al recibir golpes progresivos en la cabeza, esta va tomando la forma de "hongo" y aparecen "rebarbas", que pueden salir disparadas fuertemente al momento de golpearlas y caer sobre los ojos de un compañero o producir pequeños cortes, igual cosa puede ocurrir con los martillos.

- Las herramientas que terminan en "punta” o presentan filo, necesitan guardas, especialmente cuando van a ser trasladadas a otro sitio.

- El resultado de una revisión efectuada por personal técnico, de las herramientas existentes en el Taller, incluirá necesariamente el retiro de todas aquellas que requieran de reparación, afeamiento y/o reposición.

g. Uso de máquinas / herramientas:

- Las máquinas / herramientas de operación mecánica, requieren de especial atención por presentar riesgos adicionales, en razón a que funcionan con aire, electricidad, gasolina, etc.

- Las herramientas eléctricas, generalmente presentan los siguientes riesgos: shock eléctrico, si no están convenientemente aisladas o sin línea a tierra; partículas volantes, lo cual se elimina con un escudo que cubre la cara del operador; fuego o. explosión en atmósfera con gases, por producir chispa eléctrica; enganches de partes sueltas de la ropa o guantes, en la zona de rotación; etc.

- Las herramientas neumáticas, generalmente presentan los siguientes riesgos: desconexión de los acoples de la línea de aire, produciendo fuertes golpes al chicotear; partículas volantes; enganches de partes sueltas de la ropa o girantes, en la zona de rotación; aumento brusco de la presión del aire, que pueden hacer perder el equilibrio del apoyo en la pieza de trabajo; etc.

- Las herramientas que utilizan motor a gasolina, tiene el riesgo de los gases resultantes de la combustión, como el monóxido de carbono, que causa la muerte por desplazamiento del oxígeno en la sangre.

h. Uso de vehículos de transporte:

- El manejo seguro de un vehículo motorizado, depende que el conductor tenga destreza, experiencia, actitud correcta y buenas condiciones físicas, así como de las condiciones del vehículo mismo, de la condición de las vías de tránsito y de los fenómenos rio regulares de la naturaleza, como lluvia, neblina, etc.,

- Para que un vehículo pueda circular libremente, requiere haber pasado sin problemas la respectiva Revisión Técnica, a cargo de la entidad competente.

- Todo conductor de vehículo revisará diariamente, al inicio de la jornada, el correcto funcionamiento de los sistemas de frenos y luces, así como los limpiaparabrisas y el real estado de las llantas, tanto en uso como de repuesto.

- Todo vehículo contará, como mínimo, con las siguientes herramientas:, gato o gata; llave de cruz o de ruedas; alicates; destornillador; bomba de pie; faro auxiliar para reparaciones durante la noche; soga resistente para remolque; triángulo de seguridad; correa de repuesto para el ventilador; caja de fusibles del potencial que utilice el vehículo; extintor contra incendio; manguera; llantas de repuesto: envase pera transportar el agua o combustible que se requiera en un momento de emergencia; etc.

- Cuando se vaya a conducir un vehículo, no se ingerirá alcohol ni ningún otro estimulante, ni tampoco fumará en exceso, debido a que la persona que ingiere alcohol aunque sea en una pequeña cantidad, generalmente pierde las facultades de coordinación, disminuye su visión y sus acciones se tornan retardadas.

- Antes de conducir, especialmente en tramos largos, el conductor del vehículo descansará lo suficiente, a fin de evitar accidentes por razones de cansancio, etc. una persona que está cansada o agotada por la falta de sueño, generalmente se siente, somnolienta, amodorrada, etc., convirtiéndose además, en un peligro potencial, para sí misma y para los demás que circulan por la vía pública.

- Todo conductor de vehículos está en la obligación de cumplir las señales y reglas de tránsito, a fin de evitar accidentes; sin embargo, tendrá presente que éstas sólo sirven como ayuda, no habiendo garantía que se lean o se obedezcan, así como el circular sólo por la vía de tránsito.

- El parabrisas del vehículo, por constituir una parte importante del vehículo, se mantendrá permanentemente libre de polvo, fango, salpicaduras de lluvia y de todo aquello que afecte la visión del conductor. Para ello, los limpiaparabrisas también se mantendrá en buen estado de conservación y funcionamiento.

- Los faros delanteros, traseros y laterales del vehículo, se conservará permanentemente limpios, para evitar que se reduzca la luz que proyectan; recordando que unos faros mal enfocados, dirigirán la luz hacia donde el conductor no la necesita.

- El vehículo nunca será sobrecargado, tanto en cantidad de personas como en el peso de la carga que transporta, ya que en ambos casos constituye, un serio peligro, de ahí que la mayor parte de vehículos lleve pintado, de fábrica, en el lugar apropiado, el peso máximo que puede soportar.

- Evitar la acumulación de objetos, cualquiera sea su naturaleza, tamaño, etc., en la parte trasera superior del vehículo, porque dificultan la visibilidad y en una frenada repentina, pueden convertirse en verdaderos proyectiles.

- Durante las paradas de descanso en un viaje largo, es recomendable estacionar el vehículo en un lugar que no ofrezca peligro para el conductor, la unidad ni para los demás usuarios evitando permanecer cerca de la vía por la cual circulan otros vehículos.

- Al finalizar la jomada de trabajo, el conductor de cada vehículo lo dejará en al lugar apropiado designado para el efecto, cuidando que las puertas; ventanas, cortaviento, etc., queden debidamente aseguradas. En la medida de los posible, todo ello constará por escrito, que suscribirá con la persona responsable del lugar físico en el cual está quedando el vehículo; a fin de evitar responsabilidad en el caso de pérdida, siniestro, etc., durante ese lapso.

4) Prevención de daños o enfermedades profesionales

1. Exposición a riegos físicos:

a. Iluminación:- Una buena iluminación natural, evita a los ojos esfuerzos innecesarios que

pueden producir serios trastornos y no permitir el buen desempeño de actividades por sencillas que estas sean.

- La luz dentro del local de trabajo, será manejada convenientemente, evitando que se produzca contrastes, sombras excesivas, cambios bruscos; etc., con el fin de prevenir deslumbramientos.

- La intensidad de la luz requerida, está en relación al tamaño del local, forma del trabajo y al contraste de los materiales existentes.

- Las condiciones de luz no satisfactorias, originan en el trabajador dilatación de las pupilas por realizar mayor esfuerzo para ver y como consecuencia, viene el desgaste nervioso, fatiga, aburrimiento y en forma particular, produce en su comportamiento: falta de atención, pérdida de interés, etc., causando descuido y problemas de disciplina, así la realización de trabajos Inexactos y de inferior calidad.

b. Ventilación:- La ventilación también influye en el comportamiento del trabajador, at

cambiar el aire viciado por fresco y regular la temperatura ambiental, creando situaciones confortables de trabajo.

- En el caso específico de sala de impresiones, carpinterías, etc., no basta las puertas o ventanas, sino que es necesario establecer una circulación de aire fresco, mediante ventiladores o extractores de aire o ventilación forzada.

- Cuando; hi renovación de aíre no se da adecuadamente, puede producir en el trabajador algunos trastornos como: dolor de cabeza, vértigos, nerviosismo, inquietud, irritabilidad, confusión, etc.

c. Vibración y ruido:- Como quiera que el ruido, y la vibración que se produce en los centros de

trabajo, suelen provocar serios problemas, tanto en los trabajadores como en las máquinas, oportunamente se hará un estudio minucioso al respecto, a fin de corregir sus causas y contrarrestar sus efectos.

- Estos elementos no será posible eliminarlos totalmente; pero pueden ser aminorados por medio de materiales absorbentes del sonido, colocados convenientemente en los locales y máquinas demasiado ruidosas.

- Cuando el ruido o la vibración alcanza niveles altos, pueden provocaren el trabajador, fatiga, nerviosismo, bajo rendimiento, etc.

- Las máquinas y equipos que se coloque sobre el piso, serán fijadas a éste y a la pared, utilizando materiales amortiguadores y, de ser necesario, cimientos (anclajes) o bases especiales e independientes.

2. Exposición a riesgos químicos:

a. Polvo:- La eliminación de polvo en los ambientes de trabajo, es de suma importancia,

ya que sus efectos siempre serán dañinos para él organismo humano a inclusive para la propia maquinaria. Este puede ser tóxico, infeccioso, irritante, alérgico, etc.

- Es necesario determinar con exactitud de qué tipo es el polvo que resulta del trabajo propio del taller, como su origen y daños, a fin de ver la posibilidad de reducir al mínimo su producción o desprendimiento.

- El control del polvo puede realizarse, de acuerdo a la cantidad producida y a la peligrosidad, mediante la instalación de colectores y extractores que lo arrojarán al exterior por medio de duelos; arrastrándolo por medio de pulverización de aguas; con cámaras de polvo o gravedad o sedimentación, etc.

3. Uso de equipos e implementos de protección personal:

- Siempre que se trabaje con sustancias que atacan a través de la piel o a la piel misma, es necesario usar indumentaria protectora, adecuada a la naturaleza de la sustancia, a la exposición y tipo de trabajo. Esta será confeccionada con material resistente al ataque de la sustanciada la que se trate, no debe absorber ninguna cantidad de la misma, ser fácil de limpiar y, presentar cualidades razonables de uso.

- La entidad proporcionará instalaciones adecuadas para que sus trabajadores se laven y muden de ropa, al empezar o terminar su labor diaria, a fin de evitar

la posibilidad de cualquier contacto con la sustancia peligrosa fuera del trabajo.

- Se instruirá permanentemente a los trabajadores que manipulen sustancias peligrosas, en el sentido que siempre cuiden su aseo personal, lavándose bien las manos antes de tomar sus alimentos y al terminar su jornada diaria de labor.

- Las mascarillas y respiradores o equipo respiratorio utilizado en la protección personal, será el adecuado para el riesgo del que se trate.

- Para determinar correctamente el tipo de respirador a utilizar, es necesario: identificar la sustancia o sustancias contra la cual es la protección; enterarse a fondo de los peligros que éstas representan y las propiedades que tienen; determinar las características, capacidad y personal indispensable para el manejo seguro de los aparatos y procedimientos protectores requeridos; determinar qué .se requiere para una conservación, mantenimiento y vigilancia en el uso; y, de acuerdo a estas consideraciones, seleccionar el tipo de respirador que mejor convenga.

- Para que el equipo protector de las vías respiratorias pueda cumplir con su misión o garantizar su funcionamiento, es necesario mantenerlo en buenas condiciones en todo momento; lo cual comprende la inspección, reparación, reposición de filtros, limpieza y esterilización permanentes.

- Se instalará ventilación forzada, para evitar la concentración de polvos, gases o humos, en sitios o ambientes cerrados.

- Cuando se realice, trabajos da pintura, los trabajadores que ejecutan la labor, serán protegidos del contacto de los solventes de la pintura con la piel y ojos, usando guantes y anteojos apropiados.

- Cuando se utilice pintura inflamable tóxica, en forma de spray o pulverizada, se protegerá al trabajador con el uso de un respirador.

- Los trabajadores que laboren en lugares de ruido intenso y prolongado, usarán tapones para las orejas, los que se limpiarán diariamente y no se transferirá de un usuario a otro sin ser esterilizados.

4. Principales riesgos de incendio:

- Adoptar Las medidas necesarias para reducir al máximo las posibilidades que haya un incendio: para el efecto, se estudiará, dentro de los locales y terrenos adyacentes, los lugares susceptibles que se inicie en ellos el fuego.

- Prohibir al personal propio y particulares, mediante letreros, carteles, señales, etc., que se fume en los lugares susceptibles que se produzca un incendio, colocando en ellos los avisos correspondientes.

- Seleccionar cuidadosamente la clase y modelo de cocinas, cocinillas, hornos, estufas, etc., qué permitan satisfacerlas necesidades y condiciones del trabajo.

- Cuidar que todo aparato de calefacción, esté lo suficientemente alejado de materiales fácilmente inflamables, como: combustibles, alfombras, cortinas, madera, etc.

- Cuidar que todo equipo quemador de combustible, cuente con su correspondiente chimenea y respiradero o, en todo caso, en el lugar donde exista equipos quemadores de material combustible.

- Adiestrar y capacitar convenientemente al personal que maneja el equipo quemador de aire, en lo referente a su funcionamiento, para que lo haga en la forma adecuada y segura.

- Evitar la acumulación de material combustible de cualquier clase, en especial basura o desperdicios, aun cuando no puedan arder espontáneamente, en razón a que su presencia física resulta óptima para que haya un incendio, por su facilidad de encendido.

- Depositar en recipientes cerrados y colocarlos en el exterior de la edificación, los desperdicios de materiales altamente combustibles, como: viruta de madera, trapos empapados con solventes, grasas, etc.,

- Evitar al máximo que los cordones o cables eléctricos de máquinas o equipos, crucen las áreas de tránsito, para evitar la rotura de la cubierta aislante; hecho que por el calor fuerte generado, podría producir chispas que originarían incendio,

- Desechar los cordones o. cables eléctricos parchados, viejos, desgastados, etc., porque se corre el riesgo que por estar en esas condiciones, puedan generar un cortocircuito.

- Evitar sobrecargar los tomacorrientes. La instalación eléctrica tiene por finalidad conducir una determinada cantidad de corriente para cierta carga, si ésta se ve sobrecargada por agregarse más o mayores equipos, los cables se sobrecalentarán y si el exceso de carga es grande, surgirá el fuego.

- Evitar que los cables o conductores estén expuestos a sobrecalentamiento constante, porque se deteriora la cubierta aislante y puede generar no sólo el peligro de Incendio, sino también la muerte para la persona que lo toque, mucho peor, si tiene una parte de si húmeda o mojada.

- Conectar necesariamente a tierra, toda máquina o equipo eléctrico, para evitar descargas eléctricas.

- Reemplazar en forma inmediata los interruptores, clavijas y enchufes que tengan deficientes contactos.

- Evitar conexiones y empalmes defectuosos, instalaciones eléctricas provisionales o deficientemente hechas, fusibles inadecuados, etc., por ser causas directas de incendio.

- Transportar y almacenar todo, líquido inflamable, en depósitos apropiados herméticamente cerrados

- Prohibir terminantemente el uso de gasolina o cualquier otro combustible para operaciones de limpieza,

- Evitar realizar trabajos con llama abierta o chispas, en lugares cercanos a combustibles, como gasolina; petróleo, kerosén, thinner, etc.

- Almacenar, los líquidos inflamables, como gasolina, petróleo, etc., en grandes volúmenes, en grifos con bóvedas especiales o cisternas, construidas de acuerdo a las normas aprobadas para esta clase de instalaciones.

- Proveer de una buena ventilación o respiradero, a los tanques o cisternas de almacenamiento de líquidos inflamables,

- Proveer de buena ventilación a toda la operación que comprenda el manipuleo o almacenamiento de sustancias volátiles inflamables, a fin de evitar la acumulación de vapores.

5. Control y combate de incendios:

a. Equipo para extinguir incendios:

Se denomina incendio, a la destrucción de materiales combustibles como consecuencia da la acción incontrolada del fuego, que a su vez es la reacción química de oxidación en los indicados materiales, en la que interviene: los materiales combustibles, el calor y el oxígeno.

Para el caso que nos ocupa, clasificaremos al fuego propiamente dicho, como sigue:

Fuego Clase A = Aquel que se produce en materias sólidas cocientes, como: telas, madera, basura, etc., el cual se puede apagar con agua o con extintores de agua, espuma y polvos químicos ABC,

Fuego Clase B = Aquel que se produce en líquidos combustibles inflamables, como: gasolina, aceite, grasa, pinturas, alcohol, etc., el cual se puede apagar con espuma bióxido de carbono (C02) o polvo químico seco, arena, tierra. Nunca utilizar agua.

Fuego Clase C = Aquel se produce en equipos eléctricos, el cual se puede apagar con extintores de bióxido de carbono (Co2) químico seco. Nunca utilizar extintores de agua u otros que sean conductores de electricidad.

Fuego Clase D = Aquel que se produce en metales combustibles, como: magnesio, sodio, potasio u otros productos químicos existentes en el mercado nacional o internacional, el cual se puede apagar con extintores con agentes químicos especiales.

Los extintores serán inspeccionados por lo menos una vez por semana, a fin de comprobar su funcionamiento.

Los extintores llevarán, en el casco, inscritas en español, las instrucciones para su adecuado uso y asimismo, impresos en el casco en una tarjeta qué colgará del extintor, la fecha de revisión y vencimiento de la carga.

Todo extintor que al momento de ser inspeccionado carezca del precinto de seguridad, será enviado a un taller especializado para la respectiva revisión técnica, a fin de descartar si ha sido disparado o no.

b. Sistemas de alarma:

Los locales equipados con sistemas de alarma, contarán con una suficiente cantidad de señales, claramente audibles a todas las personas que se encuentren dentro del edificio, aunque el equipo esté instalado en otra parte del mismo.

Dicha alarma será de tono distinto al de cualquier otro aparato resonante instalado en el edificio.

El sistema de alarma, en lo posible, será alimentado por una fuente de energía independientemente de la utilizada para el alumbrado o funcionamiento de máquinas y equipos, en previsión que este último se malogre y consecuentemente no funcione el equipo de alarma.

Cada piso del edificio contará con un número suficiente de estaciones de alarma operadas a mano, colocadas de tal manera que no sea necesario recorrer más de 30m. Para alcanzar una estación.

Las estaciones de alarma serán colocadas en lugar visible, de fácil acceso y en el recorrido natural de escapes.

c. Simulacro de incendio:

En todo local o edificio, el personal recibirá en forma periódica y en un plazo no menor de 06 meses, un adecuado entrenamiento en el control y combate de incendios, así como en la forma segura de desalojar las áreas afectadas en caso de presentarse éste.

Con el personal que alberga el local, se organizará Brigadas contra incendios, para efecto de combatirlos, en caso de presentarse.

Por lo menos 02 veces al año se realizará simulacros de incendio con todo el personal, para que sepan cómo actuar en el caso que de verdad sucediera este.

Las entidades que no cuenten con Brigadas contra incendios, tendrán por lo menos algunos miembros de su personal, incluyendo al de Seguridad y Vigilancia,

preparados en el uso apropiado y mantenimiento del equipo contra incendios instalado en sus locales.

d. Recomendaciones para casos de incendio:

Los pasos elementales a seguir en el caso de verse enfrentados a un incendio, son cuatro:

1° Mantener la calma; 2° Dar la voz de alarma, a viva voz (gritando), por teléfono, haciendo sonar las alarmas, etc.; 3° Buscar el extintor más cercano y apropiado al tipo de fuego; y, 4° Mantenerse actuando.

No perder la serenidad, evitar el pánico, no gritar, no correr, salir ordenadamente, etc.

Cortar inmediatamente el fluido eléctrico, bajando la palanca de control de la llave general.

Nunca enfrentarse a un incendio desprovisto del equipo necesario. Si resulta imposible combatirlo, hay que protegerse.

Si la ropa de algún compañero ha comenzado a arder, obligarlo que se tienda sobre el suelo, cubrirle la cara y cuello y luego hacerlo rodar, cubriéndolo con un saco o una manta para apagar el fuego.

Si el ambiente donde se encuentran las personas ha sido inundado por el humo y éste es espeso, buscar inmediatamente la salida arrastrándose por el suelo, cubriéndose la cara con un pañuelo, de preferencia mojado.

Tapar los sumideros o rejillas de los lavatorios, lavaderos y otros; abrir la llave y dejar correr el agua.

En caso extremo, cubrirse completamente con una manta empapada en agua y tratar de atravesar la zona encendida, por el lugar menos afectado per el fuego, hacia los pisos inferiores.

Antes de volver a conectar los equipos se debe revisar todas las instalaciones eléctricas y de gas existentes en el lugar siniestrado.

6. Señalización y Rotulación de Seguridad

a. Afiches:

Los afiches son los medios utilizados para: recordar a los trabajadores y al público en general, los factores más comunes que causan accidentes; sugerir modelos de conducta que ayuden a evitarlos; inculcar et concepto que éstos generalmente son consecuencia de errores; y, recordarles que la seguridad es señal de habilidad.

Para una mayor efectividad, los afiches serán colocados principalmente en los tableros, de información, vitrinas, entrada a los locales, servicios médicos, áreas de trabajo o salas de reuniones, etc.

b. Señalización:

La señalización de seguridad es el mejor medio de identificar las instalaciones, equipos e instrumentos en forma oportuna.

La colocación, en lugares visibles del local, de símbolos y letreros de seguridad, es necesario, para la determinación y eliminación de riesgos y obliga a todos los trabajadores a su cumplimiento.Respecto a los símbolos y letreros de seguridad, está prohibido retirarlos, deteriorarlos, romperlos, escribir sobre ellos o poner delante de ellos, objetos o materiales que impidan su visita.

Para una adecuada y conveniente instalación de símbolos, se estudiará cuidadosamente la necesidad de su colocación, la distancia desde donde van a ser observados, la figura o silueta y mensaje o leyenda a utilizarse, etc.

Todo cambio de nivel de la superficie por donde se camina, como: rampas para descargar material, para facilitar desplazamiento de carritos, descenso a sótanos, etc. será señalizado pintado el comienzo del desnivel con pintura de colores llamativos, que puede ser el rojo o amarillo.

En las áreas en las cuales se realiza operaciones que entrañen peligro, como: descarga de material, uso de productos químicos o reactivos, etc., se colocará adecuada y oportunamente los símbolos con las recomendaciones pertinentes, para evitar accidentes.

En los lugares donde exista peligro de incendio o explosión, como: almacenes, depósitos, archivos, talleres, laboratorios, etc., se colocará adecuada y oportunamente los símbolos con las prohibiciones que el caso requiera.

La obligación del uso de equipo de protección personal para trabajos en talleres, construcción, etc., será señalada específicamente con el símbolo y leyenda correspondiente.

Las recomendaciones necesarias para evitar riesgos, se instalará en los lugares más apropiados, utilizando para ello el símbolo y la leyenda que corresponda, por ejemplo: |APAGAR LUCES |, | GUARDAR HERRAMIENTAS |, |DESCONECTAR MAQUINAS |, etc.

Todo envase, frasco, pote, botella, lata, cilindro, que contenga productos químicos, solventes, materiales de limpieza, ácidos, medicamentos, etc., estará adecuadamente rotulado, indicando las precauciones necesarias en el uso para evitar accidentes.

Todas las sub - estaciones, tableros y cajas eléctricas, serán señalizadas, indicando expresa y claramente la prohibición de ingreso a ellas el voltaje, así como la señal de peligro eléctrico.

Los extintores instalados en los locales, serán señalizados de acuerdo a la respectiva Norma Técnica Peruana sobre selección, aprobación, catalogación e instalación de extintores portátiles.

Las plantas de rebombeo, cisternas, ubicación de tanques de agua, etc., serán debidamente señalizados, indicando la prohibición de ingreso.

Las áreas a las cuales el acceso de personal sea restringido, serán señalizadas como Zonas Reservadas, indicando la prohibición de acceso.

Las rutas de escape a utilizar en casos de, evacuación por emergencias, serán determinadas técnicamente y señalizadas adecuadamente.

Las zonas seguras para casos de sismos y las zonas seguras para casos de Incendios, contarán con el símbolo y leyenda correspondientes.

Las zonas de concentración previas a la evacuación, contarán con el símbolo y leyenda correspondientes.

Las zonas de parqueo de vehículos, tanto interiores como exteriores, estarán delimitadas y demarcadas con pintura de color apropiado, para facilitar el tránsito y evitar choques.

Las rutas de tránsito interior serán demarcadas y se colocará avisos indicando la velocidad de desplazamiento; colocándose el símbolo PARE, tanto al ingreso como a la salida.

Las cargas máximas que puede transportar y/o soportar las camionetas, carros, patos, carretillas de materiales, ascensores, plataforma para almacenamiento, etc., estarán indicadas claramente en una parte visible del equipo.

Se deben establecer con claridad y precisión, los cobres patrones utilizados para las señales y la seguridad. Por ello podemos manifestar:

- Los símbolos y colores se utiliza para indicar la localización de aparatos y equipos que desde el punto de vista de la seguridad son importantes; la información en general, etc.

- La función del color de seguridad queda conferida a una faja que sigue el contorno de la figura geométrica, dejando un campo blanco al centro de la misma, en el cual se colocará con color negro, el símbolo o el letrero que indique con precisión el tipo de peligro y el mensaje que se desea hacer llegar al interesado.

- Los símbolos y señales de seguridad, refuerzan las medidas de prevención de accidentes.

- Para señalar una PROHIBICION o alto y CONTRA-INCENDIO, se utilizará como símbolo un CIRCULO con una faja de color ROJO, que seguirá el contorno de la figura Geométrica.

- Para precisar un PELIGRO o que se ponga atención, se utilizará como símbolo un TRIANGULO con una faja de color AMARILLO, que seguirá el contorno de la figura geométrica.

- Para señalar una PROTECCION o SEGURIDAD, como: escapes, asistencia médica, uso de equipo, etc., se utilizará como símbolo un ROMBO con una faja de color VERDE, que seguirá el contorno de la figura geométrica.

- Para delimitar una OBLIGACIÓN o INFORMACIÓN, como: cargas máximas, mantener puertas cerradas, etc., se utilizará como símbolo un RECTANGULO con una faja de color AZUL, que seguirá el contorno de la figura geométrica.

El símbolo gráfico o letrero que se insertará dentro del campo blanco del símbolo, será en color de contraste.

Los colores fundamentales: rojo, amarillo, azul y verde y, los de contraste: negro y blanco, serán preparados con pintura de características apropiadas para las condiciones del ambiente en el cual van a estar los símbolos.

A continuación se indica, sólo en forma referencial, las principales figuras geométricas utilizadas para efecto de señalizaciones de seguridad en general:

c. Símbolos y disposiciones de seguridad:

Entre las figuras más comúnmente utilizadas, para efecto de seguridad en general, cabe señalar las siguientes:

7. Medidas de protección Interna

Este riesgo se evita mediante la instalación de cualquiera de las siguientes barreras, citadas en orden alfabético: animales, de energía, estructurales, humanas y naturales, denominación como han sido clasificadas.

Se tendrá muy presente que «no existe barrera infranqueable», razón por la cual, quien tenga la obligación de determinar las barreras que garanticen la seguridad de la instalación, las colocará unas detrás de otras, en forma sucesiva, a fin de acumular el mayor número de ellas entre el intruso y el posible objetivo.

La acumulación de barreras tiene por objeto cambiar obstáculos por tiempo, de tal forma que el intruso se vea obligado a utilizar él máximo de tiempo posible, hecho que permitirá la intervención oportuna de la barrera por excelencia, «el hombre», quien en definitiva, será el llamado a neutralizar cualquier ingreso.

Los tipos de barreras indicados, pueden proteger adecuadamente una instalación cualquiera; el problema está en determinar el tipo o en su defecto la combinación de tipos adecuados a cada caso, para lograr al máximo retardo del intruso.

Se denomina «barreras animales», a aquellas en las que intervienen animales debidamente adiestrados, los que son utilizados como elemento de vigilancia. Para este tipo de barrera, se puede utilizar una serie de ellos, pero los perros son los más comunes, ya que han dado mejor resultado.

Los perros constituyen valiosos complementos o en algunos casos, sustitutos del personal de vigilancia, por las siguientes razones: sus sentidos del olfato y del oído son muy superiores a los del hombre; poseen un carácter incorruptible; son sumamente leales; sus cualidades de guardián son innatas y tienen precedencia sobre su comodidad, es decir que el perro no pierde sus facultades ni en las peores condiciones atmosféricas; etc.

El perro guardián o centinela, puede efectuar 02 de las 03 tareas básicas de un vigilante humano, es decir: advertir la presencia de intrusos; y, aprehenderlos. La tercera, o sea identificados, les es imposible cumplirla, por sus propias limitaciones de irracionales. Por esta razón, es necesario adiestrados adecuada y oportunamente, de tal forma que desconfíen de toda persona que no sea su amo.

En el caso de utilizar sólo perros, en áreas desiertas o entre cercas múltiples, es necesario asegurares que éstas estén cercanas a un puesto de guardia para contemplar ambos sistemas.

Se denomina «barreras de energía», a aquellas que resultan del uso de la energía mecánica, eléctrica o electrónica, como un obstáculo o impedimento para el ingreso de intrusos en una instalación, Estas son muy variadas, pero las principales o de mayor uso, son las de iluminación y alarma.

La iluminación, se utiliza para aumentar la efectividad de los vigilantes durante la noche o en situaciones de poca visibilidad.

Se denomina «barreras estructurales», a los elementos permanentes o semi permanentes, construidos de ex profeso por el hombre, con el fin de proteger un

local y a su contenido, como: cercos, vallas, alambrados, espacios abiertos entre edificios, estantes, archivadores, puertas, cajas fuerte, etc.

Las cercas, son las barreras estructurales más importantes, en función a que protegen el perímetro del local o determinada área de éste.

Una cerca, es una estructura independiente diseñada y construida para impedir el acceso físico y/o visual desde áreas externas.

Se denomina «barreras humanas», a aquellas constituidas especialmente por personas designadas como elementos de vigilancia, como; guardianes, vigilantes, policías particulares, etc.

El personal de vigilancia puede ejercer el servicio interno y externo, diurno y nocturno, dependiendo de las necesidades, características propias y circunstancias de cada entidad.

La barrera humana, es la única barrera formada por personas inteligentes. Es la más perfecta por lo tanto, la encargada de destruir en última instancia, los intentos que se realicen contra ella.

Es necesario tener presente que «si no toman las medidas que garanticen su lealtad y su desempeño efectivo, podría ser el eslabón más débil en la cadena de la seguridad de una instalación».

Se conoce con el nombre de «Vigilante», «Guardián» o «Guachimán», proveniente de la palabra inglesa «watch man», al personal que realiza funciones de custodia, vigilancia y seguridad en una determinada instalación o local, público o particular.

Los Vigilantes, además de las funciones y responsabilidades que les compete, deben: garantizar la seguridad en las áreas donde él acceso es limitado o prohibido; mantener el orden dentro de las instalaciones; cumplir y hacer cumplir las normas existentes para la protección contra incendios, prevención de accidentes, sustracciones, infidencias y otros riesgos; etc.

Es indispensable que el Servicio de Seguridad y Vigilancia de la entidad cuente con una adecuada Red de Comunicación Interna, que entrelace al jefe, supervisores, vigilantes y a éstos como con los principales funcionarios institucionales, y viceversa.

Los vigilantes cuando estén de turno, llevarán el uniforme y distintivo que los identifique como tales y diferencie del resto de trabajadores o personas visitantes.

Se denomina «barreras naturales», a las características propias del terreno, las que puedan ser aprovechadas para impedir el ingreso a una instalación, como: quebradas, ríos, etc.

Antes de optar por ellas, serán objeto de un cuidadoso análisis, ya que en algunos casos constituyen magníficas defensas y en otros, pueden resultar perjudiciales para su seguridad. Una barrera natural será complementada con otra de otro tipo, para hacerla verdaderamente operativa.

8. CONTRATACIÓN DE POLIZAS DE SEGURO

El proceso integral del abastecimiento adecuado y oportuno de bienes, y servicios, también comprende «el servicio de contratación de pólizas de seguro», tanto para cubrir los diversos accidentes que podrían sufrir los trabajadores, así como los bienes materiales adquiridos o asignados en uso a ésta para la normal ejecución de los trabajos encomendados.

Para tal efecto, se ha efectuado un detallado análisis sobre el tipo de pólizas de seguro de mayor uso en las entidades, habiendo llegado a determinar que éstas son las que referencialmente se describe a continuación;

a. Póliza contra accidentes personales.- Se entiende por «accidente», a toda lesión corporal producida por la acción imprevista o fortuita de una fuerza externa que obra súbitamente sobre el cuerpo físico de la persona asegurada; independientemente de su voluntad y que puede ser determinada por los médicos de una manera cierta.

Este tipo de póliza cubre los accidentes que puede sufrir un trabajador de la entidad, causándoles la muerte, incapacidad temporal o permanente, la cual, condicionalmente se extiende a cubrir los gastos de curación.

Para solicitar este tipo de póliza, comunicará a la compañía aseguradora el monto de la planilla anual, indicando las coberturas deseadas y el monto de la indemnización, así como el sueldo máximo existente dentro de la entidad.

b. Contra incendios y líneas aliadas.- Este tipo de póliza cubre a todos los bienes muebles, inmuebles, semovientes, cultivos permanentes, etc., asignados en uso a la entidad, existentes a la fecha del siniestro en sus locales propios o alquilados.

También cubre a los derivados de actos subversivos, siempre que así esté especificado claramente en la respectiva póliza.

La prima de este tipo de póliza varía de acuerdo a la especie y condición del seguro y cubre también la pérdida de daños sufridos por incendio o rayo. Hay que tener en cuenta que para que exista incendió, necesariamente tiene que haberse producido una llama y asimismo, que «todo lo que se quema no es incendio», ejemplo: un escritorio, silla, etc., quemado por una colilla de cigarro o, un vestido que se quema mientras se plancha, etc.

También están cubiertos, una vez producido el incendio, los daños producidos por: el agua arrojada para sofocarlo; la destrucción o demolición de inmuebles

ordenada por autoridad competente con el fin de combatir el incendio; los daños producidos por los bomberos; Son daños producidos por el humo, calor, vapor, etc., generados por un incendio; los gastos destinados a evitar una mayor destrucción; etc.

c. Contra robo y asalto.- Este tipo de póliza cubre las pérdidas que sufre al asegurado por la desaparición, destrucción, deterioro, etc. de los bienes asegurados, siempre y cuando estas pérdidas hayan sido producidas por:

- Robo con fractura, es decir la entrada y/o acceso con violencia, en los locales y/ o muebles cerrados, o la abertura de ellos por medios ilícitos.

- Robo por introducción furtiva, es decir la entrada secreta o clandestina con ocultamiento, con el propósito de cometer el delito.

- Robo por asalto, es decir la entrada con amenaza de peligro inminente para la vida o la salud de las personas que trabajan.

La garantía del seguro se extiende a los bienes descritos en la respectiva póliza, teniendo en cuenta que: los valores sólo serán cubiertos cuando se encuentren bajo llave en muebles o cajas cerradas que por su fabricación dificultan la posibilidad de robo; y que, el seguro sólo queda limitado a los locales indicados en la póliza; salvo acuerdo en contrario.

Sólo mediante convenio especial entre las partes, pueden quedar asegurados los bienes transportados a lugares distintos a los indicados en la respectiva póliza.

d. De automóviles.- A través de este tipo de póliza se aseguré todos los vehículos, debidamente registrados e inventariados patrimonial y contablemente. Esta póliza cubre, entre otros, los siguientes daños, que puede sufrir el vehículo:

- Choque o vuelco.- Todos los daños que sufra el vehículos como consecuencia directa, inmediata y probada del choque o vuelco accidental o cualquier otro suceso originado por una fuerza externa, repentina y violenta.

- Incendio.- todos los daños que sufra el vehículo como consecuencia directa y probada del incendio que provenga de alguno de los sucesos señalados en la póliza u otro de carácter fortuito.

- Lunas.- Rotura de las lunas delanteras o laterales e inclusive, las posteriores ubicadas detrás del conductor del vehículo, por causas ajenas a: choque; volcadura; incendio; robo; etc.

- Responsabilidad civil.- Pérdidas o daños que ocasione el vehículo asegurado contra terceras personas o cosas que se encuentren fuera de él, derivadas de su normal uso.

e. De deshonestidad.- A través de este tipo de póliza se cubre los actos deshonestos de un trabajador de la entidad, que maneja valores o dinero de propiedad de la empresa.

Esta póliza cubre los riesgos que pudiera sufrir el asegurado, tanto de dinero en efectivo, como de objetos convertibles en dinero, por robo, fraude, etc., hasta el importe máximo de la suma afianzada para los cargos de tesorero, Pagador, Almacenero, etc., establecidos en la póliza.

Los trabajadores que deben ser asegurados, son los siguientes:

- Encargados del fondo para pagos en efectivo, hasta por el 80% del monto asignado por la Administración de la Empresa.

- Cajeros de fondos y alores, hasta por el monto promedio mensual de ingresos estimados durante el año que cubre el seguro.

- Almaceneros, hasta por importe promedio trimestral de los ingresos estimados durante el año que cubre el seguro.

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN

1. ¿Cuáles son los factores más importantes que debemos tener en cuenta para elegir una modalidad de transporte?

2. ¿Describa comparativamente las ventajas de cada tipo de transporte externo?

3. ¿Explique qué entiende Ud. Por seguridad integral y que debe comprender?

4. Explique brevemente las características más importantes de los riesgos y peligros más comunes que atenían contra la seguridad.

5. Principales Equipos para extinguir incendios. Clasificación del fuego.

6. Principales tipos de barreras de protección interna.

7. Explique brevemente las características de las principales Pólizas de Seguro.

GLOSARIO

1. Planeamiento.- la función de planeamiento es vital para el inicio de cada nueva operación, La elección de líneas maestras sobre las que se ejecuten futuras acciones, requiere del conocimiento del tema y el entorno. El calcular y prever qué posibilidades de éxito tienen nuestras primeras apreciaciones, forman también parte del planeamiento.

2. Curva de Pareto.- Denominada también curva ABC o de distribución 80-20, define una serie de situaciones en las que el total de los hechos que originan un acontecimiento cualquiera, una pequeña parte de ellos (generalmente menos del 20 %) es responsable de una gran parte del acontecimiento (por lo general, más del 80%). La curva va acumulando en su eje vertical el porcentaje del acontecimiento total que se debe a un determinado hecho. A si se obtiene que más del 80% de los hechos, sólo constituyen el 20% (o menos) del acontecimiento.

3. Valor de Inventarlo.- Es el total de Ítem con que cuenta la empresa, expresado en unidades monetarias. La valorización se hace sobre el último precio registrado para los insumos, productos terminados e intermedios. Sobre este valor se acumulan costos como los de mantenimiento, depreciación y otros.

4. Stock.- Voz inglesa que significa existencia, mercaderías almacenadas, ampliamente difundida en el comercio y la industria.En nuestro idioma, de ella ha derivado el híbrido "stockear(se) o estoquear(se), que representa la idea de completar stocks hasta la cantidad limite que se considere conveniente.Ocasionalmente se refiere a conseguir niveles de sobrestock. El uso de la palabra stoks está referido, indistintamente, a la compra de existencia y sus almacenamientos.

5. Productos terminados.- Todos los productos que comercia la empresa, luego de su transformación, y que en la composición de ventas ocupan una presencia sustantiva.

6. Depreciación.- Término contable con el que se define la pérdida de valor de un bien, por efecto del tiempo de uso; el manejo de esta operación está definido en numerosos libros de texto, existiendo muchas fórmulas para su cálculo. Si definimos que una máquina de escribir dejará de ser útil en diez años, es prerrogativa de nuestro contador señalar una partida qué incluya un diez por ciento del costo cada año, o bien el 30 % el primer año, 15 % el segundo, 10 % el tercero, 6.3% los años siguientes.Estos serían dos ejemplos de depreciaciones calculadas para un bien.

7. Quiebras de Stock.- Fenómeno que ocurre cuando una necesidad de producción no puede ser cubierta, en razón de que en el almacén no existen los insumos o materiales objeto de la necesidad. Las quiebras de stock evidentemente originan paradas de producción, atrasos en las entregas, pérdidas de clientes, etc. Es tarea de una correcta administración de almacenes y compras, evitarlas por cualquier motivo.

8. Control de Inventarios.- Función Inherente a la gestión logística, aunque algunas veces se conforma como un departamento que reporta a la jefatura o gerencia de finanzas. Gran parte del éxito de la gestión financiera dependerá de la eficiencia del control de almacenes en el manejo de los materiales entregados a su custodia.

9. Rotulación / Rótulos.- Existen la necesidad de uniformar internacionalmente los controles y especificaciones de almacenamiento. Al respecto, las normas que fija la IATA (International Air Transport Association) y la IMA (International Maritime Association) para el transporte de mercancías peligrosas, pueden ser fácilmente de sustento para un documento extenso que contemple las bases sobre las que puede realizarse los despachos y qué marcas deberá llevar un embarque. Existen algunos documentos de la ONU sobre el almacenamiento; y en todos ellos existe referencia al tipo de marca y dimensiones que debe tener esa identificación.

10. Seguridad industrial.- Este término abarca las acciones que ejecuta la empresa en resguardo da la vida y salud de su persona) y terceros, para evitar las posibilidades de accidentes y actividades que pudieran producirlos. Asimismo, las acciones de seguridad industrial deben tender a que durante el desarrollo de las actividades propias de la fábrica o comercio, se proteja al máximo a los operarios y sugerir las mejoras que crea necesarias para que las formas de producción sean seguras, sin mellar la productividad. Es usual incluir las acciones de higiene industrial dentro de las de seguridad.

11. Ambientación.- consiste en dotar a determinada producto de espacio especialmente adecuado, incluyéndolas características de presión, temperatura, humedad y otras.

12. Barricadas.- El término describe a las construcciones que se hacen alrededor de un área que se pretende aislar del resto, debido a que en su interior se hallan materiales peligrosos, o bien el medio puede ser peligroso para lo que se halla en su interior. A menudo son construidas tan sólo por el amontonamiento de arena y piedra, aunque pueden ser construidas de material noble, siguiendo un orden que haga difícil el acceso a su interior.

13. Kardex.- La tarjeta o formato impreso en el que se registran los ingresos, salidas y transferencias de almacén; puede ser de muchísimos tipos, correspondiendo cada una a las particulares necesidades de la empresa.

14. Parihuelas.- Son estructuras de soporte, fabricadas en madera dura y resistente, tienen dimensiones estandarizadas internacionalmente (1.20 mis. X 1.50 mts. y 0.76 X 1.19 mts ), conformadas por tiras de madera un ancho mínimo de 7 cm. y media pulgada de espesor, espaciadas entre sí por una distancia mayor de 3.5 cm. éstas están clavadas a tres listones que se colocan a ambos extremos y al centro. Si las parihuelas tuviesen dos series de tiras (por ambos lados) nos referiremos a ellas como reforzadas o dobles, sí sólo llevasen una, serán designadas como simples.

15. Planchas.- Estructuras de soporte, similares a las parihuelas, salvo que no están constituidas por tiras, si no por una superficie continua; puestas una a continuación de otra, constituyen una forma de piso para el área donde se almacena.

16. Emplazamiento.- Lugar donde se ubica un determinado artículo. En particular el término es utilizado para definir el lugar donde se ajusta un tipo de anaquel fijo, una plataforma permanente o diversos, accesorios de almacenamiento.

17. Anaquel.- Los primeros artefactos de este nombre eran armarios de madera con numerosas divisiones. Su evolución los ha hecho más funcionales, y hoy, por lo general, constituyen plataformas metálicas de tipo extensibles con gran número de separaciones, lo que aumenta su capacidad.

18. Consignaciones.- Indica la condición de cualquier bien recibido sin obligación del depositario, quien, en el supuesto caso de negociarlo, entregará al depositante una cantidad estipulada previamente. En caso de no haber realizado su comercialización, lo devolverá sin obligación alguna.

19. Activo Fijo.- En general, podría afirmarse que está conformado por todas aquéllas posesiones de la fábrica que no son productos de transformación o productos por transformar en el proceso de producción. Tampoco incluye materiales o repuestos.

20. Transportadores Automáticos .- Las bandas de rodillos, o bandas sinfín, son los transportadores automáticos más conocidos. Sin embargo, el término está definido para todo sistema que, una vez alimentando y programado, traslada por sí mismo los productos, función que realiza con la mínima intervención humana.

21. Montacargas.- Vehículo propulsado por energía eléctrica (batería) o por combustión interna (motor). Consta de dos horquillas extendibles y regulables, las cuales tienen un mecanismo hidráulico que les permite izar pesos de hasta 4 TM.Las horquillas pueden transportar paletas sobre las que se superponen los materiales que cargan. Las horquillas pueden ser reemplazadas por otros aditamentos, como cargadores de barriles, ganchos o jaulas. El término también engloba a los ascensores y a las grúas puentes; por esta razón este vehículo se le denomina carretilla montacargas.

22. Patines.- Las estructuras asemejan patines para hielo, por esta razón toman dicho nombre, su uso es recomendado para movilizar objetos pesados, que serán desplazados sobre planos inclinados. Por lo general son partes de embalaje, acondicionados para facilitar su desplazamiento.

23. Barandales.- los barandales forman parte del grupo de estructuras metálicas para almacenamiento; cuando se cuenta con andamiajes constituidos por ángulos reanudados, o se construyen mezzanines (división removibles hecha para utilizar el espacio arriba de los andamios ), se puede ganar aún más espacio si se colocan planchas a la que se les rodea de una baranda continua, esto constituye un barandal.

24. Taludes protectores y de acarreo.- Un talud es un plano inclinado, construido en material de relleno o en material estructural, su forma es la de una prisma de base 'triangular que descansa sobre uno de sus lados. Los taludes protectores son similares a las barricadas; los de acarreo están diseñados de tal forma que posibiliten el movilizar con facilidad objetos

pesados a una altura , desde donde serán transportados, o bien permitan la fácil descarga desde un nivel más alto a otro más bajo.

25. Trampas de Rebose.- Este es un dispositivo de seguridad de los sistemas que manejan líquidos; evitan que un líquido almacenado, en un depósito, el cual es alimentando continuamente, se rebalse del mismo, ocasionando pérdidas y/o situaciones de riesgo en la planta. La trampa es un agujero construido en la parte alta del depósito, aparejada a ella debe existir un dispositivo de alarma y otro de control del flujo ingresante.

26. Sistema.- Conjunto de órganos, acciones o componentes de principios o hechos que se interrelacionan entre sí, con el objeto de retroalimentarse de la información que le compete a cada uno de ellos.

27. Adjudicación.- Designación, previo, el proceso selectivo y evaluativo correspondiente, del o dos proveedores que suministrarán el o los bienes o servicios requeridos para una entidad, en la forma más adecuada, apropiada, oportuna y conveniente.A este acto también se le conoce como "otorgamiento de la buena pro”.

28. Aprovisionamiento.- Conjunto de actividades previstas con el objeto de abastecerse o abastecer a personas o entidades, de los productos, insumos, etc., requeridos para su normal desenvolvimiento.

29. Bases de Licitación.- Conjunto de normas establecidas por la Entidad licitante, que rigen una licitación determinada.

30. Bienes.- Elementos materiales individualizados que se pueden medir, intercambiar y utilizar para el desarrollo de procesos productivos de diversa naturaleza. El concepto engloba a los artículos, materiales, insumos, instrumentos de producción, maquinaria, equipos, repuestos, accesorios y otros elementos necesarios para el cumplimiento de metas.

31. Bienes de Capital.- Medios materiales que se destinan a una ulterior producción de riqueza. Se le denomina también bienes de inversión. Están conformados por las maquinarias y equipo utilizados en la producción de otros bienes.

32. Bienes fungibles.- Aquellos bienes que se consumen con el uso: bienes de poca duración.

33. Concurso Público.- Modalidad de adquisición de divulgación abierta a la libre concurrencia.

34. Licitación Pública.- Modalidad o proceso de selección, establecido en el Estado para la adquisición de bienes, servicios y la contratación para la ejecución de obras públicas, caracterizada por la libre concurrencia de postores.

35. Proveedor.- Persona natural o jurídica, debidamente acreditada como tal que actúa conforme a ley, que operando en el país o en el extranjero, se encarga de la comercialización, en el territorio nacional, de los bienes, servicios, etc., susceptibles de ser necesitados por las dependencias de una empresa.

Persona natural o jurídica que vende bienes o presta servicios

36. Warrant.- Titulo emitido simultáneamente con el certificado de su depósito, que representa garantía o prenda de las mercancías depositadas y confiere los derechos de un crédito prendado.

37. Flete.- Es determinado por el llamado factor de estiba que representa la relación volumen/peso de la carga y que a su vez se relaciona con la capacidad cúbica y la capacidad en peso de la embarcación.

38. Conocimiento de embarque.- Todo porteador de carga debe expedir al remitente una carta de porte o conocimiento que permita al destinatario poder disponer libremente de la mercadería. Es un documento que no es indispensable para la existencia del contrato de transporte ni lo contiene; sin embargo, el uso y la práctica comercial reconoce la existencia de este documento, sin el instrumento del contrato de transporte, por lo tanto se ha convertido en título único para reclamar la mercadería; y como consecuencia, para transmitir el derecho de reclamarla del porteador.

El conocimiento de embarque cumple tres finalidades:

- Es un comprobante de recepción de la mercadería a bordo de la nave.- Es un título representativo de la libre disponibilidad y propiedad de la misma.- Es un documento derivado del contrato de transporte.

39. Créditos documentados.- Es una figura empleada por el comprador para asegurarle al exportador el pago de la mercadería, objeto de un contrato de compraventa.

40. Arancel.- Es un impuesto, o gravamen, que se impone sobre un bien cuando cruza una frontera nacional.

41. Derecho de Aduana.- Es una tasa establecida en el arancel correspondiente aplicable a las mercaderías que ingresan o salen del territorio aduanero.

42. Valor Agregado.- Es la diferencia existente entre el valor total de los bienes producidos y el valor de los insumos importados y representa la cantidad de dinero pagada a los factores de producción local: mano de obra, capital, gestión empresarial, infraestructura, financiamiento, etc.

43. Dumping.- Es la práctica comercial que permite la introducción de los productos de un país en el mercado de otro país a un precio inferior a su valor normal.

44. Buena pro.- Acto de adjudicar total o parcialmente al postor o postores que intervienen en un determinado proceso de selección convocado por una Empresa, sustentado por el mejor costo total de su oferta o en base al mayor puntaje obtenido.

45. Postor.- Persona natural o jurídica, legalmente capacitada para participar en un proceso de selección convocado, y para contratar la ejecución del mismo.

46. Suministro.- Entrega periódica de determinados bienes o servicios que requiere una entidad para el desarrollo de sus actividades.

47. Política de compras.- Conjunto de orientaciones que sirven para dar impulso a la modernización de los medios y procedimientos integrados que son aplicados en el proceso de compras.

48. Procesos técnicos logísticos.- Constituye los instrumentos de gestión o herramientas de acción del sistema logístico, establecidos con el fin de hacerlo más dinámico, funcional y operativo.

49. Catalogación.- Consiste en la depuración, ordenamiento, estandarización, codificación y actualización de la información referida a los bienes y servicios de una entidad.

BIBLIOGRAFÍA

1.0 ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICAARMANDO VALDEZ PALACIOED. SAGSA- PERÚ

2.0 enciclopedia DE LOGÍSTICA EMPRESARIALCESAR MARTHANS GARROED. BUHO-PERÚ

3.0 GESTIÓN DE STOCKSSANTIAGO SEGURAED, UNFV – PERÚ

4.0 ADMINISTRACIÓN MODERNA DE ALMACENESCREED H, JENKINSED. DIANA-MÉXICO

5.0 TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOSKILLEEN LOUiS M.ED. TECNICAS-MÉXICO

6.0 POLÍTICA DE ADQUISICIÓN Y GESTIÓN DE STOCKSJULIO CESAR YOUNG OLIVIERED. ATENEO - ARGENTINA

7.0 COMPRA Y ADMINISTRACIÓN DE MATERIALESGARYJ. ZENZED. LIMUSA- MÉXICO

8.0 MANUAL DE LA PRODUCCIÓNALFORD Y BANGSED. UTHEA

9.0 SISTEMAS DE COMPRASENGLAND, WiBUR