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Proyecto Reorganizacion del Gobierno Universitario y Estructura Académica-Administrativa RECTORÍA UNIVERSIDAD DE LOS LAGOS

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reorganización institucional, Universidad de Los Lagos

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RECTORÍA UNIVERSIDAD DE LOS LAGOS

REORGANIZACION DEL GOBIERNO UNIVERSITARIO Y ESTRUCTURA ACADÉMICA-ADMINISTRATIVA

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1. Presentación pg 032. Antecedentes pg 07 3. Metodología del Proceso de Reorganización pg 09 4. Valores Orientadores del Proceso de Reorganización pg 13 5. Reorganización del Gobierno Universitario y Estructura Académico-Administrativa pg 156. Conclusiones pg 53

Proceso de Reorganización

ÍNDICE

P r o y e c t o R e o r g a n i z a c i o n d e l G o b i e r n o U n i v e r s i t a r i o y E s t r u c t u r a A c a d é m i c a - A d m i n i s t r a t i v a

R E C T O R Í A U N I V E R S I D A D D E L O S L A G O S

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PROCESO DE REORGANIZACIÓN 5.1 Reorganización de la Rectoría pg. 15 Nivel de Control Institucional a) Comité de Análisis de Riesgo y Prospectiva pg. 16 b) Jefe de Gabinete Rectoría pg. 16 c) Relaciones Internacionales pg. 17 d) Secretaria General pg. 17 e) Comunicaciones Estratégicas pg. 18 f) Estudios Estratégicos y Prospectivos pg. 18 g) Dirección Jurídica pg. 18

h) Unidad de Innovación y Gestión del Cambio pg. 19

5.2 Reorganización de la Vicerrectoría Académica pg. 20 Nivel de Gestión Estratégica a) Unidad de Evaluación Institucional y Control de Gestión pg. 24 b) Departamentos Académicos pg. 24 c) Mediateca pg. 24 d) Secretaria de Estudios y Seguimiento al Egresado pg. 25 e) Unidad de Gestión y Diseño de Proyectos pg. 26

Nivel de Gestión Operativa a) Dirección de Docencia y Pregrado pg.26 i.Centro de Recursos de Enseñanza y Aprendizaje pg. 27 ii. Escuelas pg. 27 ii. Unidad de Formación de Carreras Técnicas pg. 28 b) Dirección de Vinculación con el Medio y Responsabilidad Social pg. 28 c) Dirección de Desarrollo Estudiantil pg. 29

i. Servicio Médico y Dental pg. 29 ii. Unidad de Gestión de Becas y Beneficios pg. 29 iii. Instituto de Educación Continua pg. 30

d) Instituto de Educación Continua pg. 30

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5.3 REORGANIZACIÓN DE LA VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS pg 48

Nivel de Gestión Estratégica5.3.1 Comité de Control De Gestión Y Sistemas 52 5.3.2 Unidad de Emprendimiento y Nuevos Negocios 53 5.3.3 Dirección de Informática y Nuevas Tecnologías 54

Nivel de Gestión Operativa 5.3.4 Dirección de Gestión Financiera 58 Unidad de Gestión de Cobranza y Control de Matrícula 58 Unidad de gestión de Tesorería y Proveedores 59 Unidad Contabilidad, Presupuestos e Inventario 60 Unidad de Gestión del Fondo Solidario y Crédito Universitario 61 Unidad de Logística Adquisiciones y Bodega 62 5.3.5 Dirección de Gestión del Desarrollo Humano 63

Unidad de Gestión de las Personas 64 Unidad de Relaciones Laborales y Bienestar del Personal 64

Unidad de Desarrollo y Capacitación 655.3.6 Dirección de Gestión y Administración de Campus 65

5.4 REORGANIZACIÓN DE LA VICERRECTORÍA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO pg 67

Nivel de Gestión Estratégica5.4.1 Unidad de Aseguramiento de la Calidad 72

Nivel de Gestión Operativa 5.4.2 Unidad de Análisis de Información Institucional 735.4.3 Centro de Estudios Universitario 74

5.5 CREACIÓN DE LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO pg 75

Nivel de Gestión Estratégica 5.5.1 Consejo Asesor de Investigación y Postgrado 80 5.5.2 Unidad de Diseño y Gestión de Proyectos de Investigación y Postgrado 81

Nivel de Gestión Operativa 5.5.3 Dirección de Investigación 815.5.4 Dirección de Postgrado 82

5.3 Reorganización de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas pg.31

Nivel de Gestión Estratégica a) Comité de Control De Gestión Y Sistemas pg. 32 b) Unidad de Emprendimiento y Nuevos Negocios pg. 35 c) Dirección de Informática y Nuevas Tecnologías pg. 35

Nivel de Gestión Operativa a) Dirección de Gestión Financiera pg. 37

i.Unidad de Gestión de Cobranza y Control de Matrícula pg. 37 ii.Unidad de gestión de Tesorería y Proveedores pg. 37 iii.Unidad Contabilidad, Presupuestos e Inventario pg. 38 iv.Unidad de Gestión del Fondo Solidario y Crédito Universitario pg. 38 v.Unidad de Logística Adquisiciones y Bodega pg. 39

b) Dirección de Gestión del Desarrollo Humano pg. 39 i.Unidad de Gestión de las Personas pg. 39 ii.Unidad de Relaciones Laborales y Bienestar del Personal pg. 40 iii.Unidad de Desarrollo y Capacitación pg. 40

c) Dirección de Gestión y Administración de Campus pg. 40

5.4 REORGANIZACIÓN DE LA VICERRECTORÍA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO pg. 42 Nivel de Gestión Estratégica a) Unidad de Aseguramiento de la Calidad pg. 45

Nivel de Gestión Operativa a) Unidad de Análisis de Información Institucional pg. 45 b) Centro de Estudios Universitario pg. 46

5.5 CREACIÓN DE LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO pg.47 Nivel de Gestión Estratégica a) Consejo Asesor de Investigación y Postgrado pg. 50 b) Unidad de Diseño y Gestión de Proyectos de Investigación y Postgrado pg. 51

Nivel de Gestión Operativa a) Dirección de Investigación pg. 51 b) Dirección de Postgrado pg. 51

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1. PRESENTACIÓN

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1. PresentaciónLa dirección de la Universidad de Los Lagos ha decidido iniciar un proceso de reorganización del Gobierno Universitario. Esta decisión está fundamentada en la necesidad de disponer de una estructura de gobierno eficiente, capaz de llevar adelante una nueva etapa de desarrollo de la Universidad donde la calidad y la competencia se constituyan en los principios rectores de la gestión docente y administrativa.

Para dar cumplimiento a estos objetivos, en este documento se han desa-rrollado un conjunto de propuestas consideradas imprescindibles de llevar a cabo por el equipo directivo que asumió la Rectoría en octubre del 2009, y que delineó los ejes de desarrollo del quehacer universitario para los próxi-mos años. Incorpora por lo tanto los consensos básicos sobre el momen-to actual de la Universidad y la conclusión compartida por la comunidad universitaria, que con las estructuras de gobierno actuales no podríamos encarar el futuro de la Universidad que deseamos y que nuestra sociedad nos demanda.

Los cambios propuestos se harán con un estricto apego a nuestros principios tradicionales de pluralismo, tolerancia, respeto, diversidad y participación, que se avalan en una cantidad importante de acciones, destinadas a que esta sea una tarea colectiva para establecer así las bases de una nueva y más compleja organización. Reflejan también que como comunidad univer-sitaria hemos sido capaces de repensar nuestra Universidad, redefiniendo el rumbo y la estructura interna, planteando soluciones que nos permitirán cumplir con ella a la luz de los desafíos del nuevo siglo.

Un conjunto de documentos y de ideas avalan esta propuesta. Entre ellos se destacan el informe de la Contraloría Regional en el cual se constatan

debilidades importantes que sirven de base para la propuesta de reorga-nización que presentamos a continuación. Además, la dirección de la Uni-versidad ha encontrado importantes deficiencias en la gestión, control y evaluación, unido a la incapacidad de la estructura de Recursos Humanos para actualizar competencias e incentivar al valioso capital humano de la Universidad.

Así entonces, este proceso de reorganización es un primer paso, derivado de la necesidad de adecuar con prontitud la estructura organizacional para enfrentar la crisis institucional y hacer más competitiva a la organización. El equipo directivo está consiente de la necesidad de iniciar un diálogo abierto en la Comunidad universitaria para introducir cambios en el Estatuto Orgá-nico de la Universidad.

Esos cambios estarán dirigidos a profundizar la democracia universitaria y deberán considerar, entre otros aspectos, la naturaleza y forma en la que todos los estamentos de la Universidad participarán del Gobierno Universi-tario. El equipo directivo liderará, junto a los estamentos universitarios, este proceso de debate en los próximos meses.

El documento esta compuesto por cuatro secciones. La primera identifica los antecedentes que el equipo directivo analizó para desarrollar la propuesta de reorganización. La segunda describe la metodología sobre la cual des-cansaría la propuesta de cambio. La tercera identifica los valores que sus-tentan esta propuesta de reorganización. Un proceso profundo que abarca a las Unidades de Gobierno Universitario, las Vicerrectorías de Administración y Finanzas, Académica, de Planificación y Desarrollo y la creación de la Vicerrectoría de Investigación y Postgrados.

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2. ANTECEDENTES

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2. AntecedentesTanto los diagnósticos internos como la fiscalización de la Contraloría Re-gional de la República, develan importantes debilidades asociadas a la ca-rencia de instrumentos de evaluación de riesgos, de control, información y comunicación que están presentes en todo el proceso de dirección de la Universidad. Entre estas debilidades, que pretende corregir el proceso de reorganización, se encuentran las siguientes:

• La Universidad no cuenta con descripciones de cargos o manuales ac- tua lizados. • Se observa falta de supervisión permanente de la autoridad jerárquica correspondiente sobre los niveles que toman las decisiones. • No existe coordinación entre las distintas direcciones o departamentos que posee la Universidad. • La Universidad no cuenta con políticas y procedimientos adecuados para establecer un debido nivel de autorizaciones sobre procesos y tran- sacciones relevantes, en especial en materia de endeudamiento.• La Universidad carece de una administración y gestión de riesgos. • El actual Sistema de Información no le permite a la Universidad contar con información administrativa, operacional, contable, financiera exac- ta y oportuna.

Estas limitaciones inciden en forma relevante en el control de los proce sos internos y en la toma de decisiones. Algunos ejemplos en este sentido son:

• En la generación de recursos propios, las cuentas por cobrar de los alum nos y las facturas por servicios prestados, la Universidad no cuenta con información confiable que le permita gestionar la cobranza.• No se constatan medidas de control eficientes orientadas a obtener ca- pacidad de flujos efectivos, por cuanto los procedimientos existentes no contribuyen a su materialización.

• La Dirección de Finanzas no realiza un control periódico de la ejecución presupuestaria de la Universidad, ello queda radicado en la unidad ope- rativa denominada Unidad de Presupuesto.• La Universidad no cuenta con un sistema de información confiable, lo que incide en el ámbito financiero y en el proceso general de dirección de la Universidad. Lo anterior genera que las operaciones de la Univer- sidad no se ejerzan con un adecuado control jerárquico y no se adopten las medidas correctivas en forma oportuna.• La información contable no se encuentra actualizada existiendo debili- dades en la documentación sustentatoria y en el registro cronológico de las operaciones.

RESPECTO DEL FINANCIAMIENTO CREDITICIO

La principal deficiencia es el nivel de endeudamiento, La Universidad no cuenta con una política formal que establezca los límites de su endeuda-miento y planes para dar cumplimiento del pago de sus compromisos fi-nancieros.

EN LO REFERENTE A RECURSOS HUMANOS

El conjunto de debilidades mencionadas, sumadas a una estructura organi-zativa del sistema de recursos humanos deficiente, genera dificultades en la opción de contar con un personal altamente comprometido y con deseo de crecer profesionalmente. Además, la carencia de mecanismos que incen-tiven la disposición de emprender transformaciones dirigidas a mejorar la calidad de los servicios en la Universidad.

En el informe de la Contraloría Regional de Los Lagos y en nuestras propias constataciones, queda de manifiesto un vacío que tiene directa relación con las debilidades en la gestión y en el control, además de la inexistencia de

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mecanismos de previsión y riesgo y una seria deficiencia en la información (administrativa y docente). Lo anterior impacta negativamente en la calidad de los servicios, en la gestión administrativa, en la eficiencia en el uso de los recursos y en el desarrollo del personal.

El equipo de dirección superior tiene claro estos problemas, y tiene la con-vicción que los obstáculos no pueden impedir hacer frente a los actuales de-safíos que tiene la Universidad. Por esta razón y constatados los problemas actuales y la estructura orgánica actual, se propone iniciar un proceso de reorganización sustentado en cuatro pilares:

• En una Visión y Ejes Estratégicos de desarrollo. • En el Informe de la Contraloría Regional de los Lagos, el cual descubre aquellos espacios y debilidades que debemos superar. • En el aprendizaje de la Crisis.• En la Misión de la Universidad.

Estas ideas llevan implícito que la reorganización de la Universidad sólo po-drá lograrse procurando un giro en la orientación del Gobierno Universitario y de sus estructuras orgánicas: la Rectoría y las Vicerrectorías.

Para lograrlo es necesario diseñar e implementar un sistema de gestión por resultados, un sistema de evaluación y un proceso de racionalización efec-tiva. Para ello se hace necesario crear nuevas estructuras, eliminar algunas, fusionar otras, respaldando este proceso de reorganización con un sistema de información confiable.

Desde un punto de vista metodológico el proceso de reorganización es in-tegral, se realiza desde el nivel político de control, que es la Rectoría, abarca los niveles estratégicos que son las Vicerrectorías, y llega hasta el nivel táctico u operativo que son las direcciones, las Unidades y los centros.

El sello de este proceso radica en un nuevo estilo de gestión universitaria, centrada en las personas y en el liderazgo constructivo, factible de ser en-riquecido y mejorado sistemáticamente, así como, adecuado a las nuevas y dinámicas demandas externas e internas de la institución. Esto se materiali-zará en una estructura orgánica que permitirá hacer más eficiente la gestión central y de las unidades a su cargo, entregando de manera transparente, confiable y oportuna, la información relevante a los distintos órganos del gobierno universitario. Por otra parte será fundamental el despliegue de los procesos de planificación estratégica y de las políticas que permitirán la realización de los objetivos estratégicos, necesarios para la conducción de la universidad y para materializar la reorganización que estamos propo-niendo.

LAS ESTRUCTURAS SUJETAS A CAMBIO EN ESTE PROCESO SON:

• Rectoría y Gobierno Universitario.• Vicerrectoría Académica. • Vicerrectoría de Administración y Finanzas.• Vicerrectoría de Investigación y Postgrado. (Nueva)• Vicerrectoría de Planificación y Desarrollo.

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3.METODOLOGÍA DEL PROCESO

DE REORGANIZACIÓN

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3.METODOLOGÍA DEL PROCESO

DE REORGANIZACIÓN

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3.Metodología del Proceso de ReorganizaciónLa Universidad requiere contar con un sistema de gestión que permita medir y controlar eficaz y eficientemente los resultados de su estrategia, por tanto la utilización de una herramienta adecuada de gestión brinda la oportunidad de incrementar la calidad académica, científica y cultural, facilitando el pro-ceso de competir con liderazgo en una realidad cada vez más exigente.

Para llevar a cabo estos planteamientos basaremos la propuesta de Reor-ganización en una metodología de avanzada, el Cuadro de Mando Integral, el cual nos permitirá primero, definir los ejes estratégicos del proceso, que son el crecimiento sustentable y la calidad e innovación. Segundo, orientar la implementación de estos ejes a través de cuatro perspectivas que son: los usuarios, la perspectiva financiera, el ordenamiento de los procesos y el aprendizaje de la crisis. En tercer lugar definir los objetivos estratégicos y las metas que orientan el plan estratégico institucional.

En la perspectiva financiera el reordenamiento de la Vicerrectoría de Admi-nistración y Finanzas está orientada al mejoramiento de la situación econó-mico-financiera de la universidad y se desarrolla a través de dos estrategias principales: generación de ingresos, productividad, control de gestión y de-sarrollo sustentable.

En la perspectiva de los procesos internos y de las demás Vicerrectorías, es urgente e imprescindible ordenar los procesos internos para lograr los objeti-vos planteados: Docencia de pregrado y postgrado, Investigación – desarrollo – innovación; Vinculación con el medio; Responsabilidad social;

Planificación; Información y comunicación interna, proyección de la imagen y comunicación externa.

En la perspectiva del Aprendizaje para el desarrollo se involucra todo aque-llo que tiene que ver con resolver los problemas que originaron y gatillaron la crisis actual de la universidad y aprender de los errores. Tiene que ver con las políticas de Recursos humanos para contar con académicos competen-tes, accesibles y motivados; con directivos competentes capaces de desple-gar los procesos de gestión y el liderazgo, con administrativos con vocación de servicio. Tiene que ver con el despliegue de una cultura de compromiso con el trabajo bien hecho con una estructura alineada con la estrategia, con una tecnología pertinente y eficiente, con infraestructura y equipamientos funcionales y atractivos.

En la perspectiva de los usuarios del sistema universitario, se orienta a un cambio de enfoque, la universidad desde la mirada de las necesidades de nuestros alumnos para incrementar la satisfacción de los estudiantes, mejorando objetivamente la calidad de aquellos servicios y resultados neta-mente académicos, como de aquellos otros, anexos a la función educativa, que tienen relación con el bienestar de los estudiantes y la atención de sus necesidades personales.

ESQUEMA DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL

El proceso de reorganización del Gobierno Universitario y la estructura ad-ministrativa se sustenta en dos ejes estratégicos: Calidad e Innovación Aca-démica y Crecimiento Sustentable.Por otra parte, la propuesta se orienta al mejoramiento sostenido de los procesos y el aprendizaje organizacional de la crisis.

CALIDAD E INNOVACIÓN ACADÉMICA CRECIMIENTO SUSTENTABLEPERSPECTIVA 2PERSPECTIVA 1

alumnos (as) financiera

- Oferta educativa (Calidad, Innovación, Acreditación)- Docentes con dedicación, prestigio académico- Investigación y traspaso a la docencia- Docencia y Tics- Visión de futuro PEI- Planes de estudio flexibles- Vinculación con el medio.

Estrategia Reorganización para la productividad

Crear estructuras eficientes: - Cobranzas y matrícula.- Captación de fonodos

Crear y aumentar la capacidad de ingresos: - Matrícula- Ingresos- Fondo Crédito

Estrategia Generación de Ingresos

Aumentar la satisfacción de usuarios con

propuestas de valor

Aumentar la calidad de la formación

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Por otra parte, la propuesta se orienta al mejoramiento sostenido de los procesos y el aprendizaje organizacional de la crisis.

ORGANIZACIÓN EN BASE A PROCESOS

GESTION DE IN-GRESOS PROPIOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EFICIENTE Y CALIDAD

GESTION REDES ESTADO PRIVADO

INTERNACIÓNSERVICIOS

DE CALIDAD

CALIDAD EN INNOVACIÓN ACADÉMICA

IMAGEN CORPORATIVA

ORGANIZAR SERVICIOS EFICIENTES

BIENESTAR SOCIAL

APOYO A LA DOCENCIA

GESTION DEPORTIVA Y RECREACIÓN

OFERTA DE CALIDAD Y

EXCELENCIA

PEI FLEXIBLE CENTRADO EN

APRENDIZAJE PARA TODA LA VIDA

INVESTIGACIÓN VINCULADA AL

PRE Y POSTGRADO REDES

POLITICA COMUNICACIONAL RECONSTRUIR LA

IMAGEN

DESPLIEGUE PROMOCIÓN INTERNA Y EXTERNA

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL

INSTALAR CUADRO DE

MANDO

CALIDAD Y EFICIENCIA

GESTION COBRANZA Y MATRICULA EFICIENTE

GESTION DE FONDOS

GESTION POR PROYECTOS

POLITICA RELACIONES

INTERINSTITU-CIONALES

ACADEMICOS DE EXCELENCIA

ADMINISTRATIVOS COMPETENTES VOCACION DE

SERVICIO

DIRECTIVOS COMPETENTES

PERFIL GESTION Y LIDERAZGO

GESTIONAR LA GOBERNSBILIDAD

ESTRUCTURA ALINEAR CON LA

ESTRATEGIA

SISTEMA INFORMACIÓN

EFICIENTE

SISTEMA CONTROL TRASNVERSAL

PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y DESARROLLO 4

APRENDIZAJE DE LA CRISIS

4.VALORES ORIENTADOS DEL PROCESO DE REORGANIZACIÓN

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4.VALORES ORIENTADOS DEL PROCESO DE REORGANIZACIÓN

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5.REORGANIZACIÓN DEL GOBIERNO UNIVERSITARIO

Y ESTRUCTURA ACADÉMICO-ADMINISTRATIVA

4. Valores Orientadores del Proceso de ReorganizaciónEs necesario decir que los cambios de estructura no son suficientes para orientar este proceso, se requiere de ciertos valores orientadores, los cua-les dan sustento a la reorganización y al sistema de gestión participativa y orientada a los usuarios que se implementará desde la Rectoría.

Estos valores que se despliegan a través de las Vicerrectorías, Direcciones, Unidades y Centros son: La excelencia, que se expresa en los niveles de ca-lidad y productividad de las actividades académicas y de gestión; Participa-ción y pluralismo, que se realiza mediante la aceptación y reconocimiento de la diversidad en el seno de nuestra Comunidad; Tolerancia, que se expresa en el respeto de las ideas y opiniones de los demás; Respeto a las personas, dirigido a generar un clima que apoye y valore el trabajo y estudio de las personas en la Universidad; Responsabilidad social, materializada principal-mente por la aspiración de contribuir significativamente al desarrollo del país, con preocupación por la movilidad social y el buen uso de los recursos públicos.

A renglón seguido vamos a definir las políticas, las líneas estratégicas, los proyectos y los objetivos estratégicos. Estos últimos metodológicamente or-denados en base a perspectivas, con el fin de garantizar el seguimiento y la evaluación de los mismos.

POLÍTICAS:

• Política de calidad, orientada a incrementar en forma permanente la ca lidad de cada una de sus actividades.• Política de crecimiento con sustentabilidad, crecer asegurando la viabili dad económica de la institución.• Política de evaluación sistemática de la gestión.

LÍNEAS ESTRATÉGICAS:

• Asegurar la máxima calidad en el servicio a los estudiantes y grupos asociados.• Garantizar la calidad y la innovación de la actividad académica.• Generar los mecanismos para una gestión administrativa eficiente y de calidad.• Optimizar los mecanismos de generación de ingresos propios.

PROYECTOS:

• Crecimiento sustentable e Infraestructura; • Cultura de compromiso con la calidad y la responsabilidad social;• Política institucional de Relaciones Internacionales;• Política Comunicacional: generar una cultura y clima organizacional afín al cambio.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

Los objetivos estratégicos presentes en el mapa estratégico, consideran cua-tro perspectivas: perspectiva de alumnas y alumnos, perspectiva financiera, perspectiva de procesos internos y perspectiva de aprendizaje y desarrollo.

Definiendo las perspectivas de nuestro trabajo de reorganización, el Gobier-no Universitario y la Rectoría, se propone hacer más eficientes las estructu-ras de cada Vicerrectoría y de las Direcciones orientadas a la satisfacción del (usuario) estudiantado, a través de propuestas con valor agregado que se le ofrezca para aumentar la calidad de la formación de nuestros estu-diantes.

Esto implica, entre otros elementos, lo siguiente:

• Profesores comprometidos, con prestigio académico, creativos, con dedi cación y accesibilidad, que implementen una oferta educativa flexible y de calidad, actualizada permanentemente e innovadora, a lo largo de toda la vida. • Condiciones para una participación temprana en proyectos de investiga ción, prácticas laborales y actividades sociales. • Acceso integral a tecnología de punta. • Apoyos en el plano médico, deportivo y cultural. • Apoyo social y financiero a alumnos meritorios.

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5.REORGANIZACIÓN DEL GOBIERNO UNIVERSITARIO

Y ESTRUCTURA ACADÉMICO-ADMINISTRATIVA

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5. Reorganización del Gobierno Universitario y Estructura Académico-Administrativa. 5.1 Reorganización de la Rectoría

ORGANIGRAMA

El Organigrama se diseñó con las estructuras necesarias para cumplir los de-safíos (ejes estratégicos) propuestos: Una universidad de calidad, innovadora y sostenible desde un punto de vista financiero y de la gestión. El organigrama considera dos niveles en los cuales se distribuyen las distintas dimensiones que involucran la gestión de la Rectoría: la de Control Institu-cional y Gestión Estratégica.

Nivel Control Institucional

Nivel Estratégico

RECTOR

SECRETARÍA GENERAL

RELACIONES INTERNACIONALES

JEFE DE GABINETE

OFICINA DE PARTES

DIRECCIÓN JURÍDICA

COMITE DE PROSPECTIVA Y ANÁLISIS DE RIESGO

UNIDAD INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CAMBIO

COMUNICACIÓN ESTRATÉGIA

VICERECTORÍA ACADÉMICA

VICERECTORÍA ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

VICERECTORÍA PLANIFICACIÓN Y

DESARROLLO

VICERECTORÍA INVESTIGACIÓN Y

POSTGRADO

UNIDAD DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS Y PROSPECTIVOS

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P r o y e c t o R e o r g a n i z a c i o n d e l G o b i e r n o U n i v e r s i t a r i o y E s t r u c t u r a A c a d é m i c a - A d m i n i s t r a t i v aR E C T O R Í A U N I V E R S I D A D D E L O S L A G O S

Nivel de Control Institucional

a) Comité de Análisis de Riesgo y Prospectiva

El Comité de Análisis de Riesgo y Prospectiva se encarga de reunir, organi-zar, elaborar y distribuir la información relevante para la toma de decisiones estratégicas de las autoridades de la Universidad, relacionada con el ámbito académico, financiero y proyectos de inversión, para servir de soporte a la gestión, proporcionando la información necesaria para planificar, evaluar y corregir los posibles desequilibrios. Además, cumple la importante función de preparar información de la institución para aquellos demandantes externos e internos. Asimismo esta instancia contribuye al diseño y análisis de proyectos sensibles para el desarrollo institucional que requieren de estudios complejos debido a la incertidumbre inherente a su naturaleza.

OBJETIVOS:

Comité de Análisis de Riesgo y Prospectiva es un órgano asesor de la Recto-ría, genera información y crea los mecanismos de coordinación necesarios para cumplir sus funciones, para la comunicación, dirección y para llevar adelante las políticas de la Universidad acerca del riesgo en inversión y pro-yectos, eliminando con esto futuras amenazas. Realiza una acción de eslabón intermedio entre los generadores de datos (servicios o áreas de gestión de las Vicerrectorías de la Universidad y los demandantes de los mismos, tanto del ámbito externo como del interno).

FUNCIONES: • Elaborar y sistematizar información que facilite la toma de decisiones estratégicas de la Universidad.• Propiciar espacios de discusión y formación sobre procesos de toma de decisiones sustentados en gestión estratégica y análisis prospectivo. • Contribuir con estudios complejos que permitan a la Universidad tomar decisiones sobre la base de certezas y sostenibilidad. • Coordinar la actividad de los generadores de la información económica financiera de la Vicerrectoría (servicios y áreas de gestión) para hacer fluida, oportuna y eficaz su obtención.• Buscar información pertinente con carácter preventivo, para asesorar a la Rectoría en la toma de decisiones.• Canalizar las peticiones de información y suministrar la información re querida.• Ejecutar proyectos de prospección para reunir aquellos datos estadísti cos considerados de interés por la Rectoría y para la Vicerrectoría de Administración y Finanzas o encargados por los demás órganos de go bierno de la Universidad.• Elaborar y sistematizar información que facilite la toma de decisiones estratégicas de la Universidad.• Propiciar espacios de discusión y formación sobre procesos de toma de decisiones sustentados en gestión estratégica y análisis prospectivo.• Contribuir con estudios complejos que permitan a la Universidad toma

decisiones sobre la base de certezas y sostenibilidad. • Coordinar la actividad de los generadores de la información económica financiera de la Vicerrectoría (servicios y áreas de gestión) para hace fluida, oportuna y eficaz su obtención.• Buscar información pertinente con carácter preventivo, para asesorar a la Rectoría en la toma de decisiones.• Canalizar las peticiones de información y suministrar la información re-

querida.• Ejecutar proyectos de prospección para reunir aquellos datos estadíticos

considerados de interés por la Rectoría y para la Vicerrectoría de Adminis-tración y Finanzas o encargados por los demás órganos de gobierno de la Universidad.

b) Jefe de Gabinete

Desde el Gabinete de Rectoría se asiste administrativa y técnicamente al Rec-tor, por tal razón entre sus funciones están la recopilación y sistematización de la información relevante del entorno externo e interno, necesarios para los procesos de toma de decisión de la Rectoría, la coordinación de la agenda de trabajo del Rector, el seguimiento de los temas y la interrelación con las distintas Unidades y estamentos de la Universidad.

OBJETIVOS:

• Coordinar la agenda del Rector. • Coordinar la participación del Equipo Directivo en actos no organizados

por la Universidad. • Coordinar las reuniones del Equipo Directivo. • Asesorar y acompañar al Rector en los actos en los que se le requiera, así

como a los miembros del Equipo Directivo. • Coordinar y supervisar las distintas áreas de actividad bajo su dependen-

cia. • Ejercer la jefatura del personal del Gabinete y de las secretarías del Equi-

po Directivo.

FUNCIONES:

• Responsabilizarse de la difusión institucional del Gabinete. • Recepción y canalización de peticiones de colaboración institucional. • Realizar estudios, informes, memorias, estadísticas que facilite la toma de

decisiones de la Rectoría.• Supervisar la organización y desarrollo del protocolo de actos solemnes y

de otros organizados por el Equipo Directivo. • Asesoramiento en el desarrollo de actos no solemnes de la Universidad

en los que el Rector o los miembros del Equipo Directivo tienen especial protagonismo.

• Elaboración y actualización de un Manual de Protocolo a seguir por to-das las Unidades y velar por su cumplimiento.

• Contribuir al desarrollo profesional de sus colaboradores.• Atender las necesidades coyunturales que puedan darse en las distintas

áreas de trabajo, optimizando los recursos humanos existentes.

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• Realizar aquellas otras tareas afines al puesto que le sean encomenda-das y resulten necesarias por razón de buen servicio.

c) Relaciones Internacionales

La Unidad de Relaciones Internacionales tiene carácter de promotora y ase-sora del gobierno universitario, su finalidad principal es promover, coordinar y canalizar la cooperación internacional y la coordinación interinstitucional, en beneficio de los procesos de enseñanza-aprendizaje, investigación cien-tífica y tecnológica e interacción social de la Universidad y de su fortaleci-miento institucional.

El propósito fundamental es aprovechar de manera organizada y sistemática las oportunidades de Cooperación Internacional y de Coordinación Interins-titucional (local, nacional e internacional), para dinamizar el desarrollo insti-tucional, académico y científico de la Universidad y mejorar su contribución al desarrollo regional y nacional.

OBJETIVOS:

• Contribuir a mantener a la Universidad dentro de las corrientes de desa-rrollo científico y tecnológico mundial.

• Contribuir a fortalecer las estructuras académicas y administrativas de la Institución con recursos y asistencia técnica y relaciones internacionales.

• Contribuir a ampliar el prestigio académico y de servicios a la región, al país y a las redes universitarias.

• Contribuir al desarrollo de la investigación y el postgrado y, la movilidad estudiantil.

FUNCIONES:

• Promover convenios interinstitucionales locales, nacionales e internacio-nales para la Universidad de Los Lagos.

• Gestionar, canalizar y coordinar la cooperación internacional. • Promover la elaboración de perfiles de programas y proyectos de acuer-

do a requerimientos y/o iniciativas de la Rectoría u otras instancias uni-versitarias.

• Gestionar financiamiento para los programas y proyectos elaborados. • Apoyar y capacitar a docentes e investigadores en materia de formula-

ción de convenios y proyectos universitarios, negociación de los mismos con contrapartes y agencias externas y de implementación de proyectos financiados.

• Asesorar y representar al Rector cuando la autoridad así lo disponga en sus múltiples funciones directivas, como presidente de directorios de proyectos internacionales.

• Coordinar con todas las Direcciones Universitarias, los aspectos interna-cionales e Interinstitucionales que tocan sus competencias específicas.

• Servir de medio interlocutor entre la Universidad con todos los organis-mos internacionales, gubernamentales y no gubernamentales, así como con las instituciones creadas por la misma Universidad, sean estas de carácter científico, cultural, técnico o financiero.

• Realizar el seguimiento de programas y proyectos de cooperación de corto, mediano y largo plazo dentro del marco del cumplimiento de las obligaciones convenidas por las contrapartes, en términos de cantidad, calidad y oportunidad.

• Conocer y contribuir a resolver los problemas técnicos, administrativos y legales para un óptimo funcionamiento de los programas y proyectos internacionales en implementación.

• Preparar y atender la presencia del Rector y de otras autoridades de la Universidad en reuniones internacionales en el exterior.

• Sistematizar y mantener la oferta de becas internacionales que la insti-tución recibe, para docentes, estudiantes y funcionarios administrativos.

• Mantener sistemas de información sobre convenios, instituciones, con-tactos externos, proyectos internacionales, becas y otros relacionados con la Cooperación Internacional y la Coordinación Interinstitucional.

d) Secretaria General

El Secretario General es el Ministro de fe de la Universidad. En tal calidad, es el conservador de los documentos de la Corporación y tiene la custodia del sello de la Universidad. Se desempeña, además como Secretario del Consejo Superior.

OBJETIVOS:

Planear, proponer, instrumentar y evaluar los asuntos de carácter académico y administrativos, llevando a cabo las políticas, planes y programas que se consideren necesarios para el logro de los fines que le han sido encomen-dados a la Universidad de Los Lagos.

FUNCIONES:

• Desempeñarse como Ministro de Fe, en todas las actuaciones en que le corresponda intervenir, y certificar como tal la autenticidad de las resoluciones o acuerdos del Consejo Superior.

• Tomar las actas de las sesiones, redactarlas e incorporarlas en un regis-tro de actas que llevará para tal efecto.

• Despachar las citaciones y antecedentes a reuniones ordinarias o ex-traordinarias, conforme al Reglamento.

• Confeccionar la Tabla de sesiones con el Presidente del Consejo Supe-rior y recabar toda la documentación para cada caso.

• Llevar al día el archivo de toda la documentación del Consejo Superior.• Entregar copia del Acta de la sesión anterior conjuntamente con las

citaciones.• Redactar los acuerdos del Consejo Superior (Extractos para Decretos)• Elaborar los Informativos de las Sesiones del Consejo Superior para co-

nocimiento de la Comunidad.• Supervisar el trabajo de la Oficina de Títulos y Grados dependiente de

esta Secretaría General y fidelizar certificados, actas y diplomas de todos los titulados de la Universidad.

• Refrendar con su firma los Decretos Universitarios, al menos en materias académicas.

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De la Secretaria General depende la Oficina de Partes cuyas funciones esta-rán definidas en el decreto y reglamentos respectivos.

e) Comunicaciones Estrategicas

La Unidad de Comunicación Estratégica tendrá como propósito contribuir al logro de los objetivos de la institución, a partir de la acepción más moderna de la Comunicación Estratégica, que se relaciona con la capacidad que tiene la organización de estar permanentemente comunicada con su entorno. Es la dirección que se encarga de diseñar e implementar una política comu-nicacional hacia la institución, a la comunidad universitaria, hacia el medio externo, vinculando a la Universidad con su entorno, con los medios de comunicación escrita, radial y audiovisual de la región y el país.

OBJETIVOS:

• Proyectar la imagen de la Universidad, tanto hacia la comunidad univer-sitaria como a nivel nacional; divulgar su quehacer y crear conciencia pú-blica de su rol, procurando la comprensión y adhesión de la ciudadanía, por todos los medios disponibles incluyendo el sitio web.

• Difundir las políticas emanadas del la Rectoría y gobierno universita-rio.

• Posicionar informativamente a la Universidad con los medios de comuni-cación regional y nacional, así como establecer los mecanismos para que la información fluya por la vía interna, además de velar por la imagen institucional de la Universidad.

• Crear el Comité de Comunicación Estratégica, conformado por un repre-sentante del Rector, el Director de Comunicación y el Director de Vincula-ción con el medio,

FUNCIONES:

• Divulgar las políticas aplicadas por las autoridades del plantel y las accio-nes que derivan de aquellas; responder a las inquietudes sobre el queha-cer universitario.

• Cumplir el rol de canal de intercomunicación entre las instancias supe-riores de la Universidad y los diversos estamentos u organismos de ella, informando sobre las metas, planes y logros obtenidos.

• Cumplir los actos, acciones y funciones propias del Protocolo y Cere-moniales del Rector de la Universidad y en aquellos relativos a políticas generales de ella.

• Desarrollar las funciones y tareas específicas que se establezcan a través de los instructivos correspondientes, dispuestas por el Rector y demás autoridades de la Universidad.

• Orientar la definición de las políticas comunicacionales universitarias.• Difundir, divulgar y contribuir a la extensión y promoción de las activi-

dades de investigación, extensión, docencia, asistencia técnica, gestión administrativa y otras actividades universitarias.

• Establecer vínculos sólidos con los diversos medios de comunicación social, instituciones políticas, sociales y culturales afines, tanto públicas como privadas, nacionales e internacionales.

f) Estudios Estratégicos y Prospectivos

La misión de esta unidad es diagnosticar, problematizar e investigar tenden-cias y escenarios de futuro en el ámbito universitario y social en la macrore-gión zona sur austral. Para cumplir los objetivos misionales se consolidará un espacio académico y de profesionales interesados en la prospectiva, que permita apoyar la institucionalidad universitaria y a la sociedad sur austral en la toma de decisiones y reducción de riesgos. Para ello se generarán estudios de alto nivel e impacto, que permitan dar cuenta de la misión de esta unidad.

OBJETIVOS:

• Propiciar diagnósticos reflexivos, problematizadores e investigación me-todológica de alto nivel que facilite los procesos de planificación y toma de decisiones por parte de la Universidad.

• Instalar el interés por los estudios prospectivos al interior de la Universi-dad como en la sociedad.

• Formar personas en el área de los estudios prospectivos y estratégicos.• Organizar congresos, seminarios y cursos.• Reducir niveles de riesgo al disponer de estudios rigurosos para la toma

de decisiones.

FUNCIONES:

• Realizar estudios a mediano y largo plazo que nos permitan observar en perspectiva de futuro las tendencias de la producción científica a nivel mundial, nacional y que pueda ser visualizada en macro zona sur austral.

• Realizar estudios prospectivos y de contingencia que nos permitan vi-sualizaciones de mediano y largo plazo de las tendencias en docencia y formación universitaria, con el fin de enfrentar una docencia y formación de calidad y acorde a una sociedad del conocimiento.

• Realizar estudios prospectivos que nos permitan dar cuenta, a niveles coyunturales como a medianos y largos plazos, del tipo de diseño orga-nizacional que deberá adoptar la Universidad en el futuro.

• Realizar estudios específicos en los distintos ámbitos o esferas funcio-nales de la sociedad (salud, turismo, economía, etc.), que nos permitan orientar el acoplamiento de la Universidad con los requerimientos que el entorno le presenta como relevante.

• Evaluar, de acuerdo a indicadores conocidos por la comunidad universi-taria, los programas desarrollados.

• Proponer los reglamentos necesarios para el buen funcionamiento de la Unidad con el objeto de establecer líneas de acción que no transgredan otras unidades internas.

g) Direccion Juridica

Esta encargada, entre otros aspectos, de visar los decretos de Rectoría y los demás instrumentos que señale la reglamentación interna de la Univer-

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sidad, representando aquellos que no se conformen con las disposiciones legales o estatutarias pertinentes.

OBJETIVOS:

• Emitir informes jurídicos cuando éstos son solicitados por las autorida-des universitarias.

• Redactar y/o aprobar bases y contratos derivados del proceso de adquisiciones.

• Redactar o aprobar los contratos y convenios que celebre la Universi-dad en el cumplimiento de sus fines.

• Intervenir en todos los juicios en los cuáles la Universidad participe, cualquiera sea su calidad procesal.

• Formular demandas, denuncias, reclamaciones y querellas sobre los ac-tos ilícitos que se cometan en contra de los intereses del Organismo.

• Representar al Organismo y sus Unidades Administrativas en los térmi-nos de los poderes que se le otorguen.

• Vigilar en coordinación con la Dirección Administrativa en los términos de los poderes que se le otorguen.

• Vigilar en coordinación con la Dirección Administrativa el cumplimiento de las Condiciones Generales de Trabajo.

• Asesorar en el levantamiento de actas administrativas laborales y en la formulación de dictámenes de cese y suspensión de los efectos del nombramiento.

FUNCIONES:

• Asesorar al Rector en materias legales, reglamentarias y de gestión jurídica institucional.

• Prestar asesorías en materias legales intra y extra Universidad, con excepción de aquellas que por su naturaleza correspondan a la Con-traloría Interna.

• Prestar asesoría en materia reglamentaria sobre aspectos académicos, administrativos, de regímenes de estudios y de estudiantes y otras de aplicación general y particular en la Universidad.

• Prestar asesoría al Consejo Superior y Consejo Universitario de la Uni-versidad, en materias referidas a los temas de su competencia.

• Prestar asesoría a los Campus, Departamentos Académicos, Unidades Académicas y dependencias en general de la Universidad en materias y normativas y de gestión jurídica.

• Evacuar toda consulta formulada por las autoridades, académicos, no académicos y estudiantes, referidas a aspectos legales en la Universi-dad.

• Coordinar reuniones de estudio y análisis de aspectos jurídicos en ma-terias de interés institucional.

• Participar en reuniones de trabajo técnico, en materias que se requiera su concurrencia.

• Participar en la Comisión Jurídica del Consejo de Rectores de las Uni-versidades Chilenas.

h) Unidad de Innovacion y Gestion del Cambio

Esta Unidad genera condiciones para crear una cultura de cambio organiza-cional, fundamentándose en conceptos de calidad, mejoramiento continuo planificación estratégica de la calidad en la Universidad. Garantiza que el cambio sea un proceso permanente en la organización. Fija los objetivos que se pretenden lograr mediante la implantación de una estrategia de cambio, coordinando sus acciones con las Vicerrectorías. Propone el pro-ceso de formación continua que el proceso de cambio necesita para su implementación y éxito.

OBJETIVOS:

• Mantener y consolidar los procesos de cambio, una vez que se han producido los cambios deseados es preciso hacerlos permanentes y consolidarlos.

• Diseñar el cambio organizacional, la implantación de aquellos aspectos humanos que favorezcan la adaptación de las personas al cambio.

• Generar condiciones para el despliegue de las políticas y estrategias de cambio organizacional en la Universidad.

• Implementa las prioridades y niveles de importancia asignadas por la Rectoría.

FUNCIONES:

• Diseñar e implementar un sistema de gestión y evaluación orientado al cambio organizacional.

• Diseñar e implementar un plan de formación continua para la gestión del cambio.

• Ordenar los niveles y necesidades de consultorías internas y externas para la implementación gestión del cambio.

• Crear condiciones para la generación de un entorno cultural que poten-cie el esfuerzo creativo.

• Armar una estrategia de innovación coherente con los objetivos de la Universidad a nivel organizacional.

• Planificar y dirigir sesiones de creatividad grupales.• Generar criterios de toma de decisiones para identificar y seleccionar

las mejores oportunidades.• Ejecutar los proyectos de innovación utilizando recursos de manera efi-

ciente.• Definir las métricas de desempeño para poder medir la gestión de la

innovación y trabajar en su mejora continua.

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En lo que compete a la reorganización de la Vicerrectoría Académica este proceso es necesario por varias razones, la primera es que la estructura actual constituye una “camisa de fuerza” que le impide a la Universidad avanzar en sus funciones sustantivas, tal como lo señala el informe de la Contraloría Regional de Los Lagos, llegando a un punto de crisis que se expresa en el plano financiero y docente.

En segundo lugar se constata un alejamiento progresivo de lo que en su momento fue una de las ventajas competitivas de la Universidad, la investi-gación, característica que permite la diferenciación en un sentido favorable respecto de otras instituciones de educación superior. En tercer lugar, la estructura universitaria no ha favorecido la consolidación de los intentos de reformas académicas y curriculares previas, opacando el éxito relativo de la acreditación institucional y de algunas carreras, provocando una situación de escasez de recursos y postergando la calidad en la organización y en el ejercicio de la docencia.

En este sentido uno de los objetivos del proceso de reorganización de la Vi-cerrectoría Académica, es terminar con la disociación (orgánica y funcional) entre docencia e investigación, fortaleciendo los Departamentos Académi-cos y con esto la docencia e investigación. Con esto se pretende incorporar la perspectiva investigativa en la formación de los alumnos alentando for-mas de organización disciplinaria e interdisciplinaria. Un gran paso en este sentido, que cierra el círculo virtuoso de este proceso, es la creación de la Vicerrectoría de Investigación y Postgrados.

Otros objetivos importantes que se ha propuesto el equipo de dirección son: la racionalización de los recursos materiales institucionales y el máxi-mo aprovechamiento de nuestros recursos humanos. Coadyuvar al pro-ceso de fortalecimiento de los Campus. Contribuir a la flexibilización de los programas de estudio. Unificar las formas de organización del trabajo académico bajo una célula básica: Los Departamentos Académicos, con el ejercicio pleno de la investigación, docencia y extensión.

Avanzar hacia una forma de organización académica que permita y facili-te el desarrollo de los académicos. Asimismo abre el espacio para que se constituyan las Escuelas, como organizaciones funcionales responsables de la gestión y administración de la docencia de pregrado.

Con este proceso de reorganización se obtienen importantes beneficios para la Comunidad académica, ésta se verá favorecida a través de méto-dos de trabajo participativos; con el fortalecimiento de la Investigación y Docencia; lo que posibilitará una mayor producción académica y de esta manera la práctica docente se verá fortalecida.

Los estudiantes también se beneficiarán en gran medida con la reorganiza-ción académica de la Universidad, ya que, al tener los profesores un mayor acercamiento con la investigación y los investigadores con la docencia, su formación se verá enriquecida y las reformas e innovaciones curriculares emprendidas por nuestra institución podrán concretarse con mejores re-sultados.

Todas éstas son a la vez respuestas estratégicas creativas e innovadoras que le permitirán a la Universidad enfrentar desafíos globales ante los cua-les ya no se puede ir al paso sólo de mejoras incrementales, sino que por el contrario, la única manera de igualar o superar la rapidez del cambio en el mundo que nos rodea es lograr avances profundos, continuos y decisivos.

LA CALIDAD Y LA INNOVACION

El instrumento de cambio que impulsará la Rectoría y el Equipo Directivo es el Plan de Calidad 2010, el cual se subdivide en tres planes que coinciden con los procesos básicos que deben desarrollarse en la Universidad:

• La Docencia, que abarca el proceso de enseñanza-aprendizaje y la garantía de calidad de las carreras de pre y postgrado.

• La Investigación, vinculada a la docencia de calidad y a un sistema de innovación que necesitamos impulsar.

• Los Servicios, que se refieren a los apoyos a las actividades de docen-cia y de investigación.

Este lineamiento estratégico se concreta en la Vicerrectoría Académica a través de un “Plan de Calidad Docente”, cuyo objetivo es:

• Diseñar e implementar un modelo de formación integral (continuo) de pre y postgrado, con criterios de garantía de la Calidad.

• Generar actividades orientadas a garantizar una docencia de calidad por parte del profesorado y, por la otra, de evaluación de la calidad del conjunto de actuaciones docentes.

Tendremos que crear un Sistema de Evaluación de las Actividades del Pro-fesorado diferenciando dos objetivos: La valoración de la actividad docente individual y las aportaciones del profesor en actividades docentes.

La formulación de un modelo educativo que contribuya a la expresión de un sello distintivo en la formación del pregrado y postgrado de la Uni-versidad de Los Lagos, requiere de un Plan de Formación Permanente del Profesorado 2010-2011 orientado a una renovación metodológica de la enseñanza que se refleje en los Planes de Estudio de las nuevas carreras: estrategias didácticas y metodológicas, prácticas en empresa, organización de los horarios, actividades formativas complementarias, entre otros.

Una Universidad con mirada hacia el mundo, que implica la organización de “ventanas internacionales” para el diseño de nuevas carreras, a través de programas alianzas y doble titulaciones con Universidades europeas y latinoamericanas.

El diseño de nuevas carreras orientadas por procesos de evaluación y para ser acreditadas, para esto habrá que crear instrumentos de verificación por una Unidad Técnica de Calidad.

Crear un Sistema de indicadores para los Departamentos y los Centros, de desempeño de su actividad en base a los resultados, en aspectos que tienen que ver con la docencia, la investigación y la gestión.

5.2 Renización de la Vicerrectoría Académica5. Reorganización del Gobierno Universitario y Estructura Académico-Administrativa.

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En lo inmediato vamos a movilizar la Universidad para garantizar el éxito en el proceso de Reacreditación Institucional. En la actualidad tanto la Universidad como sus carreras deben ser sometidas a evaluación en las distintas convocatorias de Evaluación Institucional de la Comisión Nacio-nal de Acreditación.

Los informes emanados de órganos externos como la Contraloría Regional de Los Lagos y desde la propia Universidad, dan cuenta de la necesidad de introducir cambios en tres procesos estrechamente ligados al sistema de gobierno universitario: El Gobierno propiamente tal, la Gestión y Dirección Académica y, la Dirección y Gestión Administrativa Financiera.

La reorganización de la Vicerrectoría Académica responde a estos reque-rimientos y a la necesidad de iniciar un proceso renovador que en líneas generales abarca la organización, dirección y gestión académica, con el objetivo de orientar su quehacer hacia el mejoramiento de la calidad de los procesos académicos y adecuarlos a las nuevas necesidades de la Univer-sidad y la Sociedad.

Lo anterior implica, entre otros, introducir el concepto de gestión como eje de los cambios, generando estructuras flexibles y coordinadas que permitan un mejoramiento decisivo en la satisfacción del usuario/cliente. Orientando su potencial académico y su estructura, a las necesidades del usuario.

En líneas generales entonces, el proceso de reorganización de la Vicerrecto-ría Académica, apunta a un sistema de gobierno y de gestión eficaz, adap-tado a las nuevas realidades, con una estructura apta para cumplir mejor las variadas y complejas misiones que se le asignan, particularmente en el actual momento de cambios en que se encuentra la Universidad.

La estructura de gestión que se propone busca satisfacer las siguientes condiciones:

• Establecer un organigrama simple de tres niveles, en los cuales se dis-tribuyan las distintas dimensiones que involucra la gestión de la Vi-cerrectoría: la de Control Institucional, Gestión Estratégica y Gestión Operativa (técnica).

• Crear direcciones y secciones basadas en la gestión de procesos, en la evaluación contrastada y en la mejora continua de estos.

• Establecer vinculaciones orgánicas y coordinaciones entre estos nive-les, que aseguren un flujo adecuado de información y las instancias correspondientes de supervisión y control.

• Garantizar la participación y la coordinación de todos los actores rele-vantes en los órganos de dirección estratégica y operativa, tanto en lo que respecta al carácter institucional como a las Unidades y Comuni-dades que éste involucra.

• Cautelar las responsabilidades administrativas y legales en el órgano de dirección estratégica.

• Cautelar la eficiencia y pertinencia de la Vicerrectoría en orden al cum-plimiento oportuno de los compromisos definidos en éste.

APLICACIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Para cumplir con sus funciones de definir políticas, programas, y proyectos de tipo académico para toda la Institución y orientar a las direcciones y unidades a su cargo, la Vicerrectoría académica requiere de herramientas que le permitan Planificar, gestionar y supervisar de manera eficiente los procesos académicos referidos a Docencia e Investigación.

Como herramienta de Planificación y Control de Gestión, el Cuadro de Mando Integral facilita el despliegue ordenado los procesos académicos, ordenándolos a partir de los grandes ejes definidos para toda la universi-dad: Calidad e Innovación y Crecimiento Sustentable.

Con esta metodología la Vicerrectoría Académica estará en mejores condi-ciones de cumplir con los objetivos que son determinantes para este proce-so de Reorganización y que son factores de éxito del mismo, tales como, el incremento de los estándares de calidad académica, el mejoramiento de nuestros programas y carreras, la reacreditación institucional y de los programas educativos y, el desarrollo de iniciativas que le permitan a la universidad sensibilizar a los usuarios con las ventajas competitivas que les ofrecemos en términos de nuestra oferta educativa a nivel regional.

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CALIDAD E INNOVACIÓN ACADÉMICA CRECIMIENTO SUSTENTABLEPERSPECTIVA 2PERSPECTIVA 1

alumnos (as) financiera

- Oferta educativa (Calidad, Innovación, Acreditación)- Docentes con dedicación, prestigio académico- Investigación y traspaso a la docencia- Docencia y Tics- Visión de futuro PEI- Planes de estudio flexibles- Vinculación con el medio.

Estrategia Reorganización para la productividad

Crear estructuras eficientes: - Cobranzas y matrícula.- Captación de fonodos

Crear y aumentar la capacidad de ingresos: - Matrícula- Ingresos- Fondo Crédito

Estrategia Generación de Ingresos

Aumentar la satisfacción de usuarios con

propuestas de valor

Aumentar la calidad de la formación

EJES ESTRATEGICOS

GESTION DE IN-GRESOS PROPIOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EFICIENTE Y CALIDAD

GESTION REDES ESTADO PRIVADO

INTERNACIÓNSERVICIOS

DE CALIDAD

CALIDAD EN INNOVACIÓN ACADÉMICA

IMAGEN CORPORATIVA

ORGANIZACIÓN DE PROCESOS COORDINADOS EN LA UNIVERSIDAD

ORGANIZAR SERVICIOS EFICIENTES

BIENESTAR SOCIAL

APOYO A LA DOCENCIA

GESTION DEPORTIVA Y RECREACIÓN

OFERTA DE CALIDAD Y

EXCELENCIA

PEI FLEXIBLE CENTRADO EN

APRENDIZAJE PARA TODA LA VIDA

INVESTIGACIÓN VINCULADA AL

PRE Y POSTGRADO REDES

POLITICA COMUNICACIONAL RECONSTRUIR LA

IMAGEN

DESPLIEGUE PROMOCIÓN INTERNA Y EXTERNA

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL

INSTALAR CUADRO DE

MANDO

CALIDAD Y EFICIENCIA

GESTION COBRANZA Y MATRICULA EFICIENTE

GESTION DE FONDOS

GESTION POR PROYECTOS

POLITICA RELACIONES

INTERINSTITU-CIONALES

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ORGANIGRAMA

Considera tres niveles, en los cuales se distribuyen las distintas dimensio-nes que involucra la gestión de la Vicerrectoría: la de control institucional, gestión estratégica y gestión operativa (técnica).

Nivel Control Institucional

Nivel Gestión Estratégica

RECTOR

MEDIOTECA

UNIDAD DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL CONTROL DE GESTION

SECRETARIA DE ESTUDIOS Y SEGUIMIENTO AL EGRESADO

COMITE DE PROSPECTIVA Y ANÁLISIS DE RIESGO

GESTION Y DISEÑO DE PROYECTOS

DEPARTAMENTOS ACADEMICOS

Nivel Gestión OperativaDIRECCIÓN DE

VINCULACION CON EL MEDIO Y RESPONZABILIDAD SOCIAL

DIRECCIÓN DE DOCENCIA Y PREGRADO

INSTITUTO DE EDUCACIÓN CONTINUA

DIRECCIÓN DEDESARROLLO ESTUDIANTIL

SERVICIO MEDICO DENTAL

UNIDAD DE DEPORTE Y RECREACIÓN

GESTION DE BECAS Y BENEFICIOS

ESCUELAS UNIDAD DE FORMACIÓN TECNICA

DEPARTAMENTOS ACADEMICOS

CREA

VICERECTORÍA ACADÉMICA

APRENDER DE LA CRISIS

ACADEMICOS DE EXCELENCIA

ADMINISTRATIVOS COMPETENTES VOCACION DE

SERVICIO

DIRECTIVOS COMPETENTES

PERFIL GESTION Y LIDERAZGO

GESTIONAR LA GOBERNSBILIDAD

ESTRUCTURA ALINEAR CON LA

ESTRATEGIA

SISTEMA INFORMACIÓN

EFICIENTE

SISTEMA CONTROL TRASNVERSAL

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P r o y e c t o R e o r g a n i z a c i o n d e l G o b i e r n o U n i v e r s i t a r i o y E s t r u c t u r a A c a d é m i c a - A d m i n i s t r a t i v aR E C T O R Í A U N I V E R S I D A D D E L O S L A G O S

OBJETIVOS:

• Formular el plan estratégico de desarrollo de su departamento, rele-vando acciones en materia de investigación, docencia y vinculación con el medio.

• Establecer la distribución de la carga académica en coordinación con los académicos.

• Elaborar anualmente el cuadro de necesidades de capacitación de los docentes adscritos a los departamentos.

• Organizar y/o coordinar la realización de foros, conferencias y cursos de extensión, afines a las especialidades definidas.

• Evaluar a los profesores, miembros del departamento para efectos de ascenso a la categoría inmediata superior.

• Generar conocimiento disciplinario sobre la base de la constitución de núcleos disciplinarios y multidisciplinarios.

• Generar publicaciones de corriente principal a nivel nacional e interna-cional.

• Diseñar proyectos de postgrado en las áreas de conocimiento afines al departamento.

FUNCIONES:

• Propiciar la realización de proyectos de desarrollo académico inherente a su disciplina.

• Incentivar la colaboración en el ámbito de la docencia, investigación y extensión con otros departamentos o unidades académicas.

• Incentivar la investigación multidisciplinaria, orientada a problemas de impacto en el ámbito productivo y social.

• Crear espacios que permitan compartir con la comunidad el conoci-miento adquirido y generado al interior de la Universidad.

• Aprobar académicamente un proyecto, programa o actividad de carác-ter académico que sea propio de la (s) disciplina (s) perteneciente (s) al departamento, otorgándole respaldo disciplinario, compromiso de seguimiento académico durante su desarrollo y evaluación del cumpli-miento de sus objetivos.

• Brindar a las empresas, organismos e instituciones la posibilidad de incluir conocimientos y técnicas innovadoras en sus campos de acción a través de proyectos de transferencia de tecnología de avanzada apli-cados a sus procesos productivos y/o servicios de negocios y otros.

• Programar la dotación docente responsable de la gestión y administra-ción de la docencia en las carreras adscritas a su departamento.

c) Mediateca

La Mediateca es un centro de recursos de apoyo a la Comunidad univer-sitaria para que estudiantes, profesores e investigadores puedan cumplir con sus objetivos de aprendizaje, docencia e investigación, satisfacer los requerimientos de información de la Comunidad universitaria, desarrollar competencias para el acceso y uso de información de quienes así lo requie-ran, y mantener espacios físicos y virtuales que creen óptimas condiciones de aprendizaje.

a) Unidad de Evaluacion Institucional y Control de Gestion

La Unidad de evaluación Institucional y Control de Gestión, implementa y despliega los sistemas de evaluación como una actividad planificada y per-manente en la gestión administrativa y de docencia. Asimismo en cuanto al control de gestión académico, operando en una lógica de control por oposición, con la finalidad de dar seguimiento y evaluación a los niveles de gestión y constatar los resultados obtenidos en cada una de las Unidades dependientes de la Vicerrectoría Académica.

OBJETIVOS:

• Garantizar la implementación y el despliegue de los procesos de eva-luación institucional.

• Implementar el Sistema de Control de Gestión en la Vicerrectoría y los mecanismos permanentes de verificación.

• Diseñar los procesos para la implementación del plan de gestión. • Constatar el cumplimiento de metas / objetivos y acciones de los pla-

nes de gestión presupuestados de la Vicerrectoría y Departamentos Académicos y carreras.

• Detectar los niveles de cumplimiento de los planes y las causas de los mismos.

• Informar sobre los resultados observados con la finalidad de que se conozcan las desviaciones y apliquen los planes de mejora.

FUNCIONES:

• La Unidad de Evaluación Institucional y Control de Gestión es respon-sable del diseño y ejecución de planes y programas orientados al fo-mento de la cultura de la evaluación y el control, haciendo énfasis en la responsabilidad que sobre el mismo tienen todas las Unidades que son parte de la Vicerrectoría Académica.

• Asesora al Vicerrector en áreas de su competencia. Le corresponde diseñar e implementar estrategias orientadas al conocimiento y la consolidación de los subsistemas, componentes y elementos de la eva-luación y el Control de Gestión. Impulsa el proceso de mejora continua del Sistema y comunica el resultado de las evaluaciones efectuadas, con el fin de dinamizar el funcionamiento del Sistema. Evalúa y garan-tiza el seguimiento de la gestión eficiente del uso de los recursos.

b) Departamentos Académicos

Los departamentos académicos son Unidades que abarcan un conjunto de materias relacionadas a una o varias áreas de conocimientos afines. Organiza la operación de los servicios educativos en sus distintas modali-dades conforme al Modelo Educativo Institucional. Su misión es ejercer la docencia, investigación y extensión.

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En el ámbito de la docencia, contribuye a facilitar el aprendizaje, elevar el nivel de calidad, fomentar la excelencia y apoyar la innovación en la for-mación de los alumnos. En el ámbito de la investigación y de los estudios avanzados apoya la generación y comunicación del conocimiento. En el ámbito de la vinculación con la Comunidad regional, nacional e internacio-nal desarrolla acciones destinadas a preservar la historia local y nacional, la tradición oral y participa en la transmisión del conocimiento a través de medios electrónicos.

OBJETIVOS: • Organizar y ofrecer los servicios de mediateca a través del acervo do-

cumental (libros, revistas, material audiovisual y electrónico, etc.) para apoyar las actividades académicas de los alumnos y docentes en el proceso enseñanza-aprendizaje, así como del personal administrativo y público en general.

• Proporcionar a los usuarios los servicios de mediateca eficiente y mo-dernizado.

• Organizar, integrar y mantener actualizado el acervo bibliográfico, do-cumental e informativo de la Universidad.

• Investigar y determinar las fuentes de información y documentación necesarias para Incrementar el acervo bibliográfico y documental de la mediateca.

• Mantener actualizados los sistemas de clasificación y catalogación de los materiales existentes.

• Informar y orientar a los usuarios sobre las fuentes de documentación e información existentes.

FUNCIONES:

• Atender las consultas y demandas de la comunidad escolar, sobre in-formación documental y bibliográfica.

• Informar a la comunidad universitaria acerca del nuevo material docu-mental, informativo y bibliográfico.

• Elaborar y entregar las credenciales a los usuarios de los servicios de la mediateca.

• Orientar a los usuarios sobre la consulta y cuidado del material docu-mental y bibliográfico.

• Elaborar la estadística de los servicios de documentación e información y prever la adquisición de nuevo material bibliográfico.

• Informar a la comunidad universitaria de las publicaciones que resulten de interés para los alumnos de la Universidad y tramitar su adquisición, previa autorización.

• Apoyar el desarrollo de campañas en la comunidad escolar, organis-mos públicos o privados tendientes a obtener material bibliográfico.

• Proponer mejoras a los servicios que ofrece la mediateca. • Organizar cursos dirigidos a la comunidad escolar sobre métodos y

técnicas de investigación bibliográfica, documental e informativa. • Apoyar las actividades de promoción de la Universidad para la capta-

ción de alumnos de nuevo ingreso. • Mantener comunicación con las demás áreas de la Universidad para el

mejor desempeño de sus funciones.

d) Secretaria de Estudios y Seguimiento al Egresado

La Secretaría de Estudios y Seguimiento al Egresado es una unidad res-ponsable de la administración y distribución de las actividades curriculares de los estudiantes de las distintas carreras y programas que se imparten en la Universidad. Provee insumos para realizar investigaciones y estudios valorativos del desempeño laboral, del impacto logrado por los egresados de las diferentes carreras de la Universidad; contribuyendo a la creación y/o actualización de los programas académicos. Contribuye a la generación de bases de datos para articular la oferta de formación continua de titulación y egresados.

OBJETIVOS:

• Administrar el sistema integrado de selección y administración de alumnos en coordinación con el DEMRE conforme a las políticas generadas por la Dirección de Docencia y la Vicerrectoría Académica.

• Administrar el Sistema de Gestión Docente en lo que se refiere a la ad-misión y al registro académico curricular de los estudiantes, a las ins-cripciones de actividades curriculares, registro de actas de evaluación de las distintas asignaturas, registro calificaciones de las prácticas y registro de calificaciones de las actividades de titulación.

• Controlar y supervisar la mantención del registro de carga docente realizado por las unidades conforme a los requerimientos de la progra-mación de la docencia.

• Mantener actualizada la base de datos de las carreras de la Univer-sidad en lo relativo a planes de estudio, asignaturas que se imparten, registro de asignaturas por alumno y materias similares.

• Mantener un registro actualizado de los egresados. • Implementar el sistema de Administración docente.• Coordinar y apoyar todos los procesos administrativos – académicos

con otras unidades.• Desarrollar convenios de colaboración para formalizar las actividades

de los egresados, tales como prácticas, visitas de estudiantes a empre-sas, servicio social, estancias académicas y proyectos de investigación y desarrollo.

• Proporcionar bases de datos de titulados para orientar la oferta de formación Continua del IEC.

FUNCIONES:

• Llevar a cabo el proceso integrado de selección y admisión de alumnos, en coordinación con las unidades respectivas y conforme a las políticas generales emanadas de las direcciones centrales.

• Administrar el Sistema de Gestión Administrativa Docente en lo que se refiere a la admisión y el registro académico – curricular de los estu-diantes, a las inscripciones de actividades curriculares, registro de actas de evaluación de las distintas asignaturas, registro calificaciones de las prácticas y registro de calificaciones de las actividades de titulación.

• Controlar y supervisar la mantención del registro de carga docente rea-lizado por las unidades académicas conforme a los requerimientos de

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la programación de la docencia.• Proporcionar las certificaciones o comunicaciones que demande el re-

gistro académico estudiantil en coordinación con las unidades acadé-micas y financieras.

• Mantener contacto y comunicación estrecha con los egresados de nuestra Universidad.

• Diseñar, organizar y mantener actualizada una base de datos con infor-mación de los egresados de las diferentes generaciones y carreras de nuestra Universidad, así como la actualización permanente de directo-rios.

• Sistematizar la recopilación y captura periódica de los datos de los profesionales de reciente egreso.

• Apoyar en la detección de las necesidades de los egresados en materia de programas de educación continua, así como colaborar en la organi-zación y difusión de los mismos.

• Elaborar estudios para obtener información sobre los aciertos, deficien-cias y vacíos en la formación de políticas, para implementarlos en los programas académicos.

• Aplicar mecanismos de información, que permita atender y resolver dudas del cuerpo de alumnos que terminan sus estudios, así como su formación académica.

• Coordinar y apoyar todos los procesos administrativos – académicos con otras unidades, tales como: Dirección de Docencia, Dirección de Asuntos Estudiantiles, Unidad de Cuentas Corrientes y otras.

• Mantener actualizado el registro académico de todos los alumnos en lo que se refiere a situaciones que alteran su condición de alumno regular (postergaciones, exenciones y otras).

• Preparar información de su injerencia, destinada a organismos exter-nos que la demanden (Certificación para beneficios).

• Control de documentación de los alumnos.• Control del cumplimiento de las actividades académicas por parte de

los docentes.

e) Unidad de Gestion y Diseño de Proyectos

Esta Unidad es la encargada de elaborar y gestionar todos aquellos con-venios que sean necesarios para lograr el financiamiento y ejecución de los proyectos, así como, proponer y coordinar la realización de estudios básicos y análisis de políticas a nivel micro y macro que sean relevantes para la Universidad en su ámbito.

OBJETIVOS:

• Asesorar a las distintas direcciones de la Universidad, en la planificación de todo lo relativo al posicionamiento institucional para la captación de fuentes externas de financiamiento para proyectos de desarrollo en el ámbito de la docencia y la gestión académica.

• Establecer vínculos con el medio gubernamental, empresarial y social que facilite la interrelación con el sector productivo nacional y regio-nal.

• Asumir iniciativas que fortalezcan a la Universidad para asumir un ac-

tivo papel en la creación de instancias de innovación y transferencia tecnológica.

• Contribuir a mejorar y fortalecer la captación de recursos corporativos, integrando los recursos propios con las oportunidades generadoras de recursos que se le presenten.

• Mantener canales de información con otras entidades del sistema de educación superior, con la finalidad de potenciar acciones comunes de desarrollo interinstitucional en áreas de interés común.

• Generar y administrar bases de datos de proyectos con terceros.• Diseñar y adecuar metodologías para la presentación de los distintos

proyectos.• Diseñar y aplicar procedimientos administrativos para la formalización

y seguimiento de convenios o contratos por cada proyecto.• Diseñar instrumentos de ejecución y rendición de cuentas en coordina-

ción con la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, respecto de los proyectos institucionales comprometidos con organismos, empresas o terceros.

• Cumplir con los compromisos institucionales, derivados de programas o proyectos.

• Administrar los proyectos financiados por el Fondo de Desarrollo Insti-tucional y Mecesup.

FUNCIONES:

• Participar en la elaboración y puesta en marcha de proyectos vincula-dos al sector.

• Supervisar y coordinar la identificación, formulación y evaluación de los proyectos con financiamiento Local, Regional, Nacional e Internacio-nal.

• Establecer en caso de ser necesario, cualquier otro tipo de relación con el sector público y/o privado para la buena administración de los proyectos.

• Trabajar con las distintas direcciones, asesorándolas en las etapas de preparación de un proyecto de inversión.

• Elaborar y gestionar todos aquellos convenios que sean necesarios para lograr el financiamiento y ejecución de los proyectos relacionados con las distintas temáticas vinculadas a la Universidad.

• Proponer y coordinar con otras dependencias la realización de estudios básicos y análisis de políticas a nivel micro y macro.

Nivel de Gestión Operativaa) Direccion de Docencia y Pregrado

La Dirección de Docencia y Pregrado es la Unidad encargada de planificar y administrar el Sistema Docente de la Universidad. Estimular y gestionar el desarrollo didáctico curricular. Desarrollar y administrar recursos para la enseñanza y el aprendizaje. Realizar estudios y propuestas para el mejora-miento docente.

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OBJETIVOS:

• Administrar y gestionar la docencia de pregrado. • Generar estrategias y desarrollar acciones que permitan contribuir al

mejoramiento continuo de la calidad de la docencia. • Fortalecer la formación académica, profesional y personal de los estu-

diantes de la Universidad de Los Lagos en sus diferentes modalidades. • Propiciar la realización de proyectos de desarrollo académico propician-

do acciones multidisciplinarias en y desde su disciplina.• Incentivar la colaboración en el ámbito de la docencia, investigación y

extensión con otros departamentos o unidades académicas.

FUNCIONES:

• Planificar y administrar el sistema de docentes de la Universidad.• Estimular y gestionar el desarrollo didáctico curricular.• Desarrollar y administrar recursos para la enseñanza y el aprendizaje. • Articular el desarrollo de sus funciones con la Secretaría de Estudios, Di-

recciones Centrales, Departamentos Académicos, Centros de Estudios, Jefaturas de Carreras de los Campus y Sedes, y demás unidades perti-nentes.

• Administrar el Sistema Docente, dar seguimiento al subsistema de jerar-quías, nombramientos y promociones.

• Dar seguimiento al subsistema de evaluación de la docencia y del des-empeño de calificación académica.

• Dar seguimiento al subsistema del perfeccionamiento académico y del subsistema de generación de recursos humanos propios; a los procesos de autoevaluación para la acreditación de carreras.

• Supervisa y evaluar los planes de estudios, estimular y gestionar la innovación curricular en las carreras; la actualización de los perfiles de egreso y sus respectivos planes de estudio; la generación de salidas intermedias en las carreras de formulación de un modelo educativo que dé identidad a la formación profesional y técnica; aplicar medidas para enfrentar la transición desde la educación media a superior;

• Analizar periódicamente las reglamentaciones docentes.• Desarrollar los recursos para la enseñanza y el aprendizaje: desarrollar

estrategias de enseñanza y aprendizaje para la innovación educativa. • Diseñar estrategias para el uso de herramientas TIC para el aprendiza-

je.• Aplicar y evaluar los recursos para la enseñanza y el aprendizaje y coor-

dinar los recursos tecnológicos destinados a la docencia.• Desarrollar estudios y propuestas para el mejoramiento docente, dise-

ñando y ejecutando políticas para el mejoramiento continuo de la cali-dad de la docencia.

• Generar indicadores de eficiencia aplicados a la docencia.

i. Centro de Recursos de Enseñanza y Aprendizaje (CREA)

Tiene por misión la generación de investigación y transferencia interna y externa de conocimientos orientados al desarrollo académico, de didácticas

para la enseñanza y el aprendizaje mediada con tecnologías, de innovación educacional en las unidades académicas, en el ámbito del desarrollo de recursos de enseñanza y aprendizaje, en evaluación y medición y en el diseño de programas educacionales y de formación continua, orientados al mejoramiento cualitativo de la docencia e incentivando el desarrollo y empleo de TICs.

OBJETIVOS:

Consolidar un Centro de Recursos de Enseñanza y Aprendizaje con un fuer-te apoyo de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TICs), que sirva de interface entre el conocimiento vigente en el campo educacional interno y externo y las necesidades de desarrollo académico de la Universi-dad y sus distintas unidades.

FUNCIONES:

• Consolidar un Centro de Recursos de Enseñanza y Aprendizaje con un fuerte apoyo de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TICs), que sirva de interface entre el conocimiento vigente en el campo educacional interno y externo y las necesidades de desarrollo académi-co de la Universidad y sus distintas Unidades.

• Generar investigación y desarrollo centrados en las formas de ense-ñanza y aprendizaje, didácticas específicas, desarrollo de metodologías, estrategias, recursos y herramientas para la innovación educativa, apo-yadas en TICs.

• Incentivar el diseño y uso de sistemas de aprendizajes innovadores en el contexto de la sociedad del conocimiento, mediante la implementación de metodologías, estrategias, recursos y herramientas TICs apropiadas a cada disciplina.

• Generar formas de relaciones y ayudas orientadas a satisfacer las nece-sidades de desarrollo de las TICs, de la Universidad y de su entorno.

• Colaborar en el contexto de los planes remediales, tendientes a nivelar conocimientos previos de los estudiantes de la Universidad.

ii. Escuelas

La Escuela es la unidad académica encargada de organizar la educación universitaria y los procesos académicos, administrativos y de gestión que conducen a la obtención de títulos académicos en su disciplina, así como aquellas otras titulaciones que la Universidad pueda subscribir en el futuro. Su principal actividad es la docencia.

OBJETIVOS:

• Velar por la calidad y la innovación de la docencia que imparte, así como por la promoción de buenas prácticas en este ámbito.

• Organizar y coordinar académicamente y administrativamente las ca-rreras que imparte.

• Elaborar y modificar los planes de estudios de acuerdo con lo previsto en los Estatutos.

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FUNCIONES:

• Informar a la Vicerrectoría Académica sobre las necesidades y las ca-racterísticas del personal académico que requieren los planes de activi-dad docente.

• Coordinar la actividad del profesorado de los departamentos que im-parten enseñanza para que la docencia se ajuste al perfil de la carrera.

• Impulsar y coordinar las prácticas de los estudiantes en empresas y otras instituciones públicas o privadas y colaborar con los servicios de la Universidad dedicados a la formación, la orientación y la inserción laboral de los graduados.

• Realizar actividades de formación a lo largo de tota la vida.• Realizar actividades culturales y de extensión universitaria o bien cola-

borar con ellos.• Informar a los órganos competentes de la Universidad sobre las ne-

cesidades de personal académico y de personal de administración y servicios y sobre las necesidades formativas de este personal.

• Impulsar las actividades de promoción de los estudios y participar, así como promover acuerdos de colaboración con otras entidades.

• Participar en las actividades de evaluación, acreditación y certificación.

iii. Unidad de Formación de Carreras Técnicas

Esta Unidad corresponde al Tecnológico de la Universidad donde se ofrece formación de carreras técnicas y algunos programas no conducentes a gra-do de licenciatura sin ingreso PSU.

OBJETIVOS:

• Administrar y gestionar los diferentes programas de formación técnica y programas no conducentes a grado de licenciatura sin ingreso PSU

• Definir la oferta de programas de esta naturaleza anualmente.• Garantizar la implementación de estos programas sobre la base de es-

tándares de calidad y excelencia.

FUNCIONES:

• Administración del sistema curricular de cada uno de los programas a su cargo

• Definición de la oferta anual de los programas que son administrados por la Unidad

• Diseño y aplicación de un plan de difusión• Articulación vertical de la oferta de formación con carreras conducentes

a grado impartidos por la Universidad• Diseño y aplicación de un sistema de reclutamiento y administración del

personal docente responsable de impartir docencia en las carreras.• Administrar un sistema de control docente y evaluación de la docen-

cia.• Diseño y aplicación de un sistema de seguimiento de los egresados para

la prosecución de estudios de formación continua• La mantención y actualización curricular de cada una de las carreras en

una perspectiva de mejora continua.

b) Direccion de Vinculación con el Medio y Respon-sabilidad Social

La Dirección de Vinculación con el Medio y Responsabilidad Social, depen-diente de Vicerrectoría Académica es el organismo universitario encargado de proponer y aplicar las políticas, planes y programas relacionados con la extensión académica y la difusión cultural, de organizar, coordinar y apoyar las labores de extensión de la Universidad.

OBJETIVOS:

• Crear redes y desarrollar propuestas de responsabilidad social coor-dinado la extensión académica, la difusión cultural y a la comunidad universitaria para estos efectos

• Generar las políticas de extensión académico científica – tecnológica, artística – cultural, generando planes que permitan mejorar los indi-cadores sobre la materia y su impacto en el desarrollo de la Universi-dad.

• Ejecutar políticas que beneficien el desarrollo de la Extensión Univer-sitaria.

• Organizar actividades de extensión académica científica- tecnológica, artística-cultural y de talleres de capacitación de la institución.

• Coordinar acciones con otras direcciones y unidades de la Universi-dad.

• Representar a la Universidad en todas las actividades externas a ella, en relación con la extensión universitaria.

• Evaluar anualmente el desarrollo de la extensión en la Universidad de Los Lagos.

FUNCIONES:

• Desarrollar una red de organizaciones para realizar las funciones de vinculación con el medio.

• Sistematizar la elaboración de convenios y contratos que instituciona-licen las relaciones entre la Universidad, el sector público y empresa-rial.

• Crear un sistema de comunicación orientada a la comunidad y al sector productivo de la región.

• Establecer la reglamentación que permita la adecuada aplicación de los recursos generados por las actividades derivadas de los convenios que se establecen.

• Difundir las potencialidades de la Universidad en cuanto a servicios a los sectores a través de la edición de trípticos y catálogos de servicios y de expertos por áreas.

• Promover la debida aplicación de las plazas de servicio social y prác-ticas profesionales.

• Fomentar y coordinar la implementación de programas de vinculación de carácter

• Multidisciplinario y / o multi-institucional.• Actualizar el inventario de convenios asignados.• Dar seguimiento a las acciones y compromisos adquiridos en los con-

venios signados.

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• Coordinar un Consejo Asesor de Vinculación con el Medio y Consejo de Desarrollo de Arte y Cultura.

c) Direccion de Desarrollo Estudiantil

La Dirección de Desarrollo Estudiantil es de carácter técnico- administrativo con adscripción a la Vicerrectoría Académica, es funcional a los departa-mentos y coordinaciones de toda la dependencia. Por su gestión es una dirección reconocida como una oficina competente en la ejecución, implementación y mejoramiento de los diferentes programas de desarrollo y bienestar estudiantil.

OBJETIVOS:

• Fortalecer los programas de desarrollo y bienestar estudiantil a los fines de garantizar la prestación de los diferentes servicios a los estu-diantes de la Universidad, tomando en cuenta las políticas, normas y procedimientos emanadas de la Vicerrectoría Académica.

• Asesorar al Vicerrector Académico en materias relacionadas con los servicios que conforman la Dirección de Desarrollo Estudiantil.

• Orientar a los alumnos en temas relacionados con beneficios socioeco-nómicos.

• Controlar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamenta-rias que regulan los beneficios asistenciales tanto internos como exter-nos.

• Mantener una relación permanente con las organizaciones estudian-tiles a objeto de solucionar los problemas atingentes a la dirección y facilitar los canales de comunicación entre los alumnos y las autorida-des superiores.

FUNCIONES:

• Proponer oportunamente los planes y programas de las unidades de la Dirección de Desarrollo Estudiantil tendientes al cumplimiento de sus objetivos.

• Presentar plan de evaluación y medidas de mejoramiento.• Programar y dirigir reuniones del consejo asesor y de la división de

atención al estudiante.• Controlar y evaluar el desempeño de los funcionarios a su cargo.• Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos de la direc-

ción• Elaboración de los decretos para beneficios.• Proponer políticas y velar por su implementación.• Proponer e implementar la formulación y ejecución de proyectos estu-

diantiles, tanto de financiamiento interno como externos.• Dirigir y coordinar la ejecución de actividades y programas de desarro-

llo en materia de: salud, arte, académicos social y deportivo.• Diseñar sistemas de información y estadísticas.• Informar oportunamente a los estudiantes acerca de procedimientos

relacionados con la adquisición de pase escolar, carné de biblioteca, postulaciones a becas y convenios.

• Elaboración de informes sociales para los alumnos que lo requieran.

• Articulación de redes con organizaciones e instituciones públicas.• Gestionar con instituciones públicas y privadas que faciliten la incorpo-

ración de nuevos alumnos a las carreras presentes en los campus.• Desarrollo de actividades extra programáticas que contribuyan al desa-

rrollo y bienestar de los estudiantes de la Universidad.

Para cumplir con los objetivos y funciones antes descritas la dirección-cuenta con las siguientes unidades:

i. Unidad de Deporte y Recreacion

El objetivo de la Unidad de Deportes de la Universidad de Los Lagos es: coordinar, estimular y desarrollar la actividad deportiva, tanto competitiva como formativa y recreacional para todos los miembros de la Comunidad Universitaria.

OBJETIVOS:

• Incrementar la calidad de vida de la Comunidad Universitaria a través de la práctica del deporte, estableciendo el deporte y la actividad física como punto fundamental en la educación integral del estudiantado.

• Planificar, coordinar, dirigir, evaluar, analizar y recomendar todas las po-líticas que en materia deportiva, recreativa y de salud, sean necesarias para el óptimo funcionamiento de la Universidad.

• Masificar el deporte recreativo y la actividad física como fuente de sa-lud.

• Desarrollar el deporte de alta competencia.

FUNCIONES:

• Promover el deporte y la actividad física dentro del estudiantado, a través de los créditos académicos en deporte, así como la coordinación, supervisión y dictados de cursos de extensión y mejoramiento profesio-nal del área.

• Promover, masificar, orientar y mejorar las prácticas deportivas dentro de la Institución.

• Coordinar y supervisar la participación de la representación de la Uni-versidad de Los Lagos en eventos deportivos, organizados a nivel na-cional e internacional.

• Es responsable del funcionamiento, conservación y mantenimiento de las instalaciones deportivas.

ii. Servicio Médico y Dental

El Servicio Médico y Dental tiene por objeto proporcionar asistencia médica y dental, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento.

OBJETIVOS:• Proporcionar los servicios médicos y dentales que permita condiciones básicas de salud de los alumnos regulares de la Universidad.• Generar políticas preventivas de salud a los alumnos.• Promover políticas orientadas a una formación integral del estudiante.

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FUNCIONES:

• Colocar a disposición de los alumnos prestaciones periódicas y perma-nentes de atención médica y dental.

• Establecimiento de un programa anual de prestaciones médicas.• Organización de charlas educativas y preventivas de salud.• Determinación del presupuesto anual para garantizar estos servicios.• Evaluación del desempeño del personal adscrito a fin de garantizar un

servicio de calidad a los estudiantes.

iii. Unidad de Gestión de Becas y Beneficios

Es la Unidad responsable de evaluar y focalizar las ayudas estudiantiles traducidas en becas internas y externas a la Universidad. Es la responsable de coordinar el servicio de becas aportadas por el Ministerio de Educación, por otras reparticiones públicas y los beneficios aportados por la Univer-sidad.

OBJETIVOS:

• Aportar los servicios profesionales para la administración del sistema de postulaciones y focalización de los servicios de becas y beneficios institucionales.

• Sistematizar la información de becas y beneficios e informar a las insti-tuciones financistas del sistema de beneficios y becas externas e inter-nas.

FUNCIONES:

• Administración y aplicación de enfoques y metodologías para la asig-nación de becas bajo los criterios técnicos establecidos por las fuentes financistas.

• Programación y planificación del proceso de administración y asigna-ción del sistema de becas y beneficios.

• Sistematización y establecimiento de bases de datos de asignación de los servicios de becas y beneficios.

• Difusión y administración del sistema de becas y beneficios a los estu-diantes.

• Asignación del sistema de beneficios y becas y cierre del proceso co-municando a los estudiantes del resultado de las postulaciones.

d) Instituto de Educación Continua

Es misión del Instituto de Educación Continua, contribuir a la capacitación de personas provenientes del mundo del trabajo y profesionales en general de diversos ámbitos, acorde al conjunto de disciplinas que desarrolla la Universidad, facilitando la implementación de programas permanentes de especialización, capacitación, diplomados y postítulos no conducentes a grado académico, de manera de fortalecer los vínculos institucionales, diversificando las actividades formativas continuas, orientadas a la genera-lidad de actores de la compleja sociedad actual, a nivel regional, nacional

e internacional.

OBJETIVOS:

• Proponer e implementar, en forma conjunta con los departamentos, carreras, programas permanentes de especialización, capacitación, di-plomados y postítulos no conducentes a grado académico, de acuerdo a la normativa vigente.

• Desarrollar iniciativas tendientes a vincular a la institución con el me-dio en forma pertinente y eficaz, siguiendo las líneas programáticas institucionales.

• Diversificar las actividades formativas continuas, orientadas a la gene-ralidad de los actores de la compleja sociedad actual, a nivel regional, nacional y ocasionalmente internacional.

FUNCIONES:

• Proponer al Rector y evaluar las políticas generales y particulares de la Dirección de Formación Continua y el plan de capacitación, así como los criterios y campos de acción para llevar a cabo el proyecto.

• Presentar el presupuesto anual de la dirección de acuerdo a los objeti-vos estratégicos propuestos.

• Elaborar, desarrollar y presentar a la Rectoría el Plan Operativo Anual con el presupuesto respectivo.

• Identificar, planificar, e implementar nuevas líneas estratégicas de la Dirección de Formación Continua que satisfaga los requerimientos del medio donde se desenvuelve.

• Planificar y mantener relaciones permanentes con los organismos e instituciones del sector privado y público, con la finalidad de mantener el flujo de acciones tradicionales de capacitación y formación en la sede donde le corresponda actuar, procurando abrir espacios de parti-cipación a la Comunidad y velando por la calidad impartida.

• Supervisar el desarrollo de los programas en ejecución de formación continua, velando por la calidad y el orden de los mismos.

• Mantener informado en forma permanente al Rector respecto de las actividades programadas y en desarrollo.

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La crisis de la Universidad tuvo una salida por el factor económico, deve-lando serias deficiencias en la gestión administrativa y financiera de los recursos, así lo comprueba el Informe de la Contraloría Regional de Los Lagos, el cual identifica debilidades asociadas a la evaluación de riesgos, a las actividades de control, de información y comunicación entre otras.

Estos señalamientos además de otras serias deficiencias constatadas, de gestión, control, evaluación, de actualización y competencias en los re-cursos humanos, indican con una incuestionable claridad la necesidad de reorganizar la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, cuestión que abordaremos tomando en cuenta los siguientes factores:

• La necesidad de fortalecer la misión de la Vicerrectoría agregando que ésta presta servicios de apoyo administrativo y financiero a la Rectoría, y que estos apoyos son determinantes para la toma de decisiones en su ámbito, particularmente en lo que se refiere a cautelar la manten-ción de los equilibrios económico-financieros y al resguardo del patri-monio de la Universidad.

• La urgencia de crear estructuras que solucionen las debilidades en la gestión y en el control, de la inexistencia de mecanismos de previsión y riesgo y las deficiencias en los servicios informáticos y de informa-ción.

• Responder superando los problemas detectados por el Informe de la Contraloría Regional de Los Lagos.

En este sentido el plan de reorganización propuesto se llevará a cabo en el marco de un proceso global de cambios que se va a impulsar en la Uni-versidad, procurando un giro en la visión y orientación de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, lo cual significa darle un mayor alcance a sus actividades, implantar un proceso de racionalización efectiva, crear una cultura de gestión por resultados, implantar sistemas de control de gestión y evaluación, con estructuras permanentes y especializadas, con un siste-ma de información que entregue insumos oportunos.

APRENDER DE LA CRISIS

La dinámica de los mercados en los escenarios económicos, presentan ca-racterísticas que necesariamente llevan a las organizaciones a reactualizar no solo sus procesos con el avance tecnológico que garantiza calidad y productividad, sino, a reorganizar sus sistemas administrativos a fin de ha-cerlos mas eficaces y menos costosos.

La Universidad no está exenta de recibir estos impactos, nuestro sistema financiero y crediticio, está inserto en los procesos de globalización finan-ciera, y la crisis de los mercados emergentes ha demostrado una lección que debemos asimilar, que los mercados internacionales de capital rápida-mente exhiben y castigan las debilidades económicas.

Por lo tanto, para replantear nuestra ubicación en este ámbito y extraer los beneficios de nuestra vinculación con el ámbito financiero, es esencial que la Universidad defina políticas a corto y mediano plazo, que diseñe e implemente sistemas de prospección, supervisión y control, con estructuras profesionalizadas y capaces de responder a estos nuevos desafíos.

Demás está recalcar la necesidad de un sistema de información confiable que permita prever los acontecimientos, y no solo actuar como un bombe-ro apagando incendios.

Así entonces y para abordar estos desafíos hemos planteado reorganizar la Vicerrectoría de Administración y Finanzas con una visión estratégica, sustentada en dos ejes orientadores: lograr un crecimiento sustentable en el tiempo y alcanzar niveles de calidad e innovación.

PROPUESTA DE REORGANIZACION DE LA VICERECTORIA DE ADMNISTRA-CION Y FINANZAS.

Estos criterios permiten pensar en un replanteamiento fundamental de nuestras estructuras y en el rediseño de los procesos internos de la Uni-versidad, con el fin de lograr mejoras sustantivas en los ámbitos financiero, administrativo, de calidad y servicio eficiente, avanzando cualitativamente desde una cultura de “Administración de los problemas” hacia una cultura de “Gestión eficiente basada en resultados” creando los instrumentos de evaluación y control pertinentes, basados en una planificación estratégica desplegada en toda la Universidad.

Para lograrlo planteamos fortalecer la Vicerrectoría, abarcando de mejor forma los procesos que forman parte de la gestión financiera y adminis-trativa de la Universidad, orientándose a la satisfacción de sus usuarios y agregando valor a lo que hace en todas sus actividades.

Con esta propuesta pretendemos mejorar también en todos aquellos ám-bitos que señala el informe de la Contraloría Regional de Los Lagos “al macroproceso de finanzas de la Universidad” del 28 de agosto del 2009, como “debilidades”, optimizando en términos de resultados la rentabili-dad, la participación del “mercado”, los ingresos y el rendimiento sobre la inversión realizada.

Los objetivos de este proceso son:

• Perfeccionar los sistemas de organización, dirección y gestión econó-mica financiera, de forma que mejoren los resultados de su aplica-ción.

• Aportar al mejoramiento de la calidad de los procesos económico financieros para adecuarlos a las nuevas necesidades de la Universi-dad y la sociedad.

• Introducir el concepto de gestión como eje de los cambios generando estructuras flexibles y coordinadas.

• Lograr un mejoramiento decisivo, con cambios notables en tiempos cortos para responder a la satisfacción del usuario/cliente.

• Orientar la Universidad y su estructura a las verdaderas necesidades del cliente.

• Renovar la organización para aumentar su participación, rentabilidad y mejor posición frente a la competencia.

• Generar instancias flexibles que permitan el desarrollo de nuevos emprendimientos.

5.3 Reorganización de la Vicerrectoria de Administración y Finanzas

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5. Reorganización del Gobierno Universitario y Estructura Académico-Administrativa.

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Nivel de Gestión Estratégica

a) Comite de Control de Gestión y Sistemas

El Comité de Control de Gestión y Sistemas, implementa y despliega los sistemas de control de gestión, operando en una lógica de control por oposición, con la finalidad de evaluar los niveles de gestión y resultados obtenidos en cada una de las unidades dependientes de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.

ESQUEMA DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CAMBIOS QUE SUSTENTAN LA PROPUESTA

La propuesta de reorganización se basa en la metodología del Cuadro de Mando Integral, define dos ejes estratégicos: Crecimiento sustentable y Calidad e Innovación, los cuales se implementan en tres perspectivas, de las cuales van a surgir los objetivos estratégicos y las metas que orientan el Plan Estratégico Institucional.

CALIDAD E INNOVACIÓN ACADÉMICA CRECIMIENTO SUSTENTABLEPERSPECTIVA 2PERSPECTIVA 1

alumnos (as) financiera

- Oferta educativa (Calidad, Innovación, Acreditación)- Docentes con dedicación, prestigio académico- Investigación y traspaso a la docencia- Docencia y Tics- Visión de futuro PEI- Planes de estudio flexibles- Vinculación con el medio.

Estrategia Reorganización para la productividad

Crear estructuras eficientes: - Cobranzas y matrícula.- Captación de fonodos

Crear y aumentar la capacidad de ingresos: - Matrícula- Ingresos- Fondo Crédito

Estrategia Generación de Ingresos

Aumentar la satisfacción de usuarios con

propuestas de valor

Aumentar la calidad de la formación

EJES ESTRATEGICOS

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GESTION DE IN-GRESOS PROPIOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EFICIENTE Y CALIDAD

GESTION REDES ESTADO PRIVADO

INTERNACIÓNSERVICIOS

DE CALIDAD

CALIDAD EN INNOVACIÓN ACADÉMICA

IMAGEN CORPORATIVA

ORGANIZACIÓN DE PROCESOS COORDINADOS EN LA UNIVERSIDAD

APRENDER DE LA CRISIS

ACADEMICOS DE EXCELENCIA

ADMINISTRATIVOS COMPETENTES VOCACION DE

SERVICIO

DIRECTIVOS COMPETENTES

PERFIL GESTION Y LIDERAZGO

GESTIONAR LA GOBERNSBILIDAD

ESTRUCTURA ALINEAR CON LA

ESTRATEGIA

SISTEMA INFORMACIÓN

EFICIENTE

SISTEMA CONTROL TRASNVERSAL

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ORGANIZAR SERVICIOS EFICIENTES

BIENESTAR SOCIAL

APOYO A LA DOCENCIA

GESTION DEPORTIVA Y RECREACIÓN

OFERTA DE CALIDAD Y

EXCELENCIA

PEI FLEXIBLE CENTRADO EN

APRENDIZAJE PARA TODA LA VIDA

INVESTIGACIÓN VINCULADA AL

PRE Y POSTGRADO REDES

POLITICA COMUNICACIONAL RECONSTRUIR LA

IMAGEN

DESPLIEGUE PROMOCIÓN INTERNA Y EXTERNA

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL

INSTALAR CUADRO DE

MANDO

CALIDAD Y EFICIENCIA

GESTION COBRANZA Y MATRICULA EFICIENTE

GESTION DE FONDOS

GESTION POR PROYECTOS

POLITICA RELACIONES

INTERINSTITU-CIONALES

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ORGANIGRAMA

Considera tres niveles, en los cuales se distribuyen las distintas dimensio-nes que involucra la gestión de la Vicerrectoría: la de control institucional, gestión estratégica y gestión operativa (técnica).

Nivel Control Institucional

Nivel Gestión Estratégica

RECTOR

COMITE DE CONTROL DE GESTION Y SISTEMAS

DIRECCION DE INFORMATICA Y NUYEVAS TECNOKOGIAS

COMITE DE PROSPECTIVA Y ANÁLISIS DE RIESGO

UNIDAD DE EMPRENDIMIENTO Y NUEVOS NEGO-CIOS

Nivel Gestión Operativa

VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

DIRECCION DE GESTION Y ADMINISTRACION DE

CAMPUSSEGURIDAD Y

PREVENCION DE RIESGOS

MOVILIZACION

OBRAS: CONSTRUCCION

MANTENCIONREPARACIONES

IMPRENTA Y REPRODUCCIONES

MANTENCION Y SERVICIOS

DIRECCION GESTION DEL DESARROLLO HUMANO

DIRECCIÓN DE GESTION FINANCIERA

GESTION DE TESORERIA Y

PROVEEDORES

GESTION DEL FONDO SOLIDARIO Y

CREDITO UNIVERSITARIO

GESTION DE LAS PERSONAS

RELACIONES LABORALES BIENESTAR DEL PERSONAL

CAPACITACION Y DESARROLLO

CONTABILIDAD PRESUPUESTO E INVENTARIO

GESTION DE COBRANZA Y CONTROL DE MATRICULA

LOGISTICA ADQUISICIONES Y BODEGA

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OBJETIVOS DE LA UNIDAD:

• Crear nuevos negocios y emprendimientos.• Crear nuevos espacios para la generación de nuevos proyectos.• Servir de contraparte para los proyectos existentes.• Servir de contraparte a los departamentos y carreras de la Universi-

dad.• Crear un sistema de evaluación e incentivos basado en resultados.• Participar en el sistema nacional de inversión pública y privada.• Promover las iniciativas para el patentamiento.• Crear asociatividad con el medio productivo.

FUNCIONES:

• Proponer el plan y los objetivos anuales en materia de proyectos y nuevos emprendimientos.

• Diseñar un sistema de gestión y evaluación para los de proyectos y negocios.

• Proponer un estudio prospectivo de áreas y nuevos negocios.• Proponer la estimación de los recursos necesarios para desarrollar el

programa de la unidad. • Proponer y realizar un plan de capacitación. • Promover la participación de la comunidad universitaria en particular

de las carreras.• Diseñar e implementar proyectos en ámbitos multidisciplinarios.• Rentabilizar y optimizar los recursos de la Universidad. • Reorientar los actuales recursos de la Universidad en proyectos inte-

grados de desarrollo.• Diseñar un sistema de información y un banco de proyectos para res-

ponder oportunamente a la oferta pública y privada.

c) Direccion de Informática y Nuevas Tecnologías

La Dirección de Informática y Nuevas Tecnologías abarca todo el quehacer de la Vicerrectoría y su misión es satisfacer sus requerimientos en cuanto a contar con un sistema que provea de información confiable y oportuna, para la planificación, el control y la toma de decisiones.

Con la creación de esta Dirección se pretende subsanar los problemas que se derivan al carecer de un sistema de información, que entregue insu-mos oportunos y confiables para la toma de decisiones. En este sentido se creará una comisión de trabajo técnica, para abordar el sistema E-Delfos y redefinir su campo de acción, un sistema de control y mejora.

OBJETIVOS:

Contar con un sistema de información eficiente para la toma de decisiones económico financiera y con un apoyo técnico especializado que oriente la implementación de nuevas tecnologías en el ámbito educativo.

Para tales efectos se implementará el uso del Cuadro de Mando Integral, como un instrumento de apoyo al proceso de Planificación, Gestión y Con-trol de Gestión.

OBJETIVOS:

• Garantizar la implementación y el despliegue de un Sistema de Control de Gestión que se despliegue en la Vicerrectoría y que esta disponga de los mecanismos permanentes de verificación y evaluación.

• Diseñar los planes de auditorias de gestión y procesos para su imple-mentación.

• Constatar el cumplimiento de metas / objetivos y acciones de los planes de gestión presupuestados.

• Detectar las desviaciones y las causas de los mismos. • Evaluar los efectos de las variaciones. • Informar sobre los resultados observados con la finalidad de que se

conozcan las desviaciones, se aclaren, se confirmen, se produzcan los descargos correspondientes y señalen correcciones.

• Informar: comentarios – observaciones e informes de situación y ges-tión.

• Generar recomendaciones y planes de seguimiento sobre los cambios sugeridos en la planificación.

FUNCIONES:

• El Comité de Control de Gestión y Sistemas es responsable del diseño y ejecución de planes y programas orientados al fomento de la cultura de control, haciendo énfasis en la responsabilidad que sobre el mismo tienen todos quienes son parte de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.

• Asesora al Vicerrector de Administración y Finanzas en áreas de su competencia.

• Le corresponde diseñar e implementar estrategias orientadas al conoci-miento y la consolidación de los subsistemas, componentes y elementos del Sistema de Control de Gestión.

• Impulsa el proceso de mejora continua del sistema y comunica el resul-tado de las evaluaciones efectuadas, con el fin de dinamizar el funcio-namiento del sistema.

• Evalúa y garantiza el seguimiento de la gestión eficiente del uso de los recursos.

b) Unidad de Emprendimiento y Nuevos Negocios

La Unidad de Emprendimiento y Nuevos Negocios está orientada a la creación de nuevos negocios, iniciativas y proyectos sobre la base de pro-mover el emprendimiento en la Universidad. Para la realización de sus funciones tendrá la facultad de coordinar a los académicos y profesionales de distintas áreas de la Universidad.

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FUNCIONES:

• Asesorar a la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, en la imple-mentación de las políticas orientadas a fomentar el uso eficaz de las tecnologías de información y comunicación (TIC) en el ámbito admi-nistrativo, como una herramienta de productividad que apoya el logro de objetivos operativos y estratégicos.

• Proveer a la Vicerrectoría de Administración y Finanzas con sistemas de información eficientes para la toma de decisiones económico finan-ciera y con un apoyo técnico especializado.

• Promover y difundir las normativas y procedimientos administrativos que rigen los servicios informáticos ofrecidos a la comunidad universi-taria.

• Proveer a la comunidad universitaria de medios tecnológicos que per-mitan la comunicación y acceso eficiente a la información.

• Velar por la calidad, seguridad y disponibilidad de la información al-macenada por los sistemas informáticos a los que da soporte.

• Administrar el soporte técnico de sistemas, equipos computacionales y de telecomunicaciones de la comunidad universitaria.

• Implementar mecanismos necesarios para garantizar la calidad de los servicios que componen la Unidad de Informática y Nuevas Tecnolo-gías.

La Dirección de Informática y Nuevas Tecnologías está conformada por:

i. Unidad de Soporte de Sistemas de Gestión Econó-mica y Administrativa

Automatizar y actualizar los diferentes procesos que se llevan a cabo en el área de los servicios administrativos de la Universidad, a través de la mantención y desarrollo de sistemas, permitiendo satisfacer los requeri-mientos planteados por los usuarios del área económica y administrativa.

ii. Unidad de Soporte Tecnológico, Redes y Comuni-cación de datos.

Asegurar un servicio eficiente y seguro de las redes de comunicación, así como brindar un soporte técnico a las tecnologías de hardware y software de la Universidad, velando que las tecnologías sean una herramienta eficaz en la ejecución del trabajo.

iii. Unidad de Plataformas Tecnológicas.

Asegurar la operatividad de las plataformas tecnológicas acorde a las necesidades de la Universidad, velando por la confiabilidad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información electrónica de la Ins-titución.

El Sistema de Información

El sistema de Información actualmente en uso en la Universidad es producto de la Licitación Pública denominada “Suministro e Instalación de Sistemas Integrados para la Modernización de la Gestión Administrativa Financiera y Académica de la Universidad de Los Lagos”, adjudicada mediante Decretos Afectos N°s. 123 de 2005 y 202 de 2007, a la empresa Zenteno Beckett y Compañía Ltda., SISREL Ltda., contrato del 16.08.2005.

La situación actual es que el Sistema de Información, eDelfos, pese al alto costo de adquisición, no le permite a la Universidad contar con la informa-ción administrativa, operacional, contable y financiera que ésta requiere para la toma de decisiones y para optimizar los procesos internos.

La idea es que el sistema responda a las necesidades de gestión y del desarrollo, a las exigencias de la Universidad, en particular a la gestión financiero-contable. No se puede hablar de un sistema que funciona en abstracto y desvinculado del contexto económico, político y social en que se pretende ubicar este análisis.

Queremos que el sistema eDelfos se adecue a la realidad de los servicios universitarios que entrega la Universidad y a sus propósitos, en el marco de un horizonte de tiempo acotado.

Propuesta: Crear un Sistema de Información Universitaria

En el marco de la reestructuración de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, se plantea revisar el sistema eDelfos y reorientarlo a cumplir las funciones para las cuales este fue adquirido.

Lo anterior implica crear un Sistema de Información Universitaria como un sistema integrado, que apoya las funciones de docencia, investigación y servicio; en tal sentido está conformado por sistemas particulares como el Sistema Financiero, el Sistema de Recursos Humanos, el Sistema de Inves-tigación y el Sistema de Administración de Estudiantes.

Se trata de implementar un sistema de información integrado de avanzada que facilite la prestación de servicios competitivos y de calidad, y que pro-porcione elementos para la toma oportuna de decisiones.

Las características del Sistema son:• Garantizar la información universitaria que cumpla con los siguientes

criterios: • Calidad y confiabilidad de la información para toma de decisiones. • Eficiencia para el uso óptimo de los recursos.• Presencia en la Universidad como conjunto.• Integración para compartir conceptos, normas, procesos y datos institu-

cionalmente.• Flexibilidad para adaptarse al entorno y nuevas necesidades, a la diná-

mica del cambio.• Coherencia entre las partes de la institución y entre éstas y la institu-

ción como un todo.

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• Seguridad de la información y su acceso.• Optimización para el mejoramiento continuo.

OBJETIVOS:

• Mejorar el servicio actual y potencial a la comunidad universitaria.• Facilitar la toma de decisiones responsable, fundamentada, ágil, acerta-

da y oportuna.• Proveer información de calidad: precisa, confiable, detallada, oportuna,

accesible, integrada y segura.• Optimizar los procesos y procedimientos a través de la estandarización,

agilización, integración y depuración de los mismos.• Optimizar los sistemas de planeación, gestión, seguimiento y evalua-

ción.• Mejorar la competitividad en calidad y costos.• Facilitar la rendición de cuentas a la sociedad, organismos guberna-

mentales e instancias internas de la Universidad.• Optimizar la relación costo beneficio y promover la generación de nue-

vas oportunidades de servicios universitarios rentables.

Comisión Técnica

Para iniciar el proceso de crear el Sistema de Información, se plantea una comisión técnica que lidere el Director de Informática y Nuevas Tecnolo-gías:• Que entregue un informe actualizado de los problemas de eDelfos y las

mejoras el sistema.• Que proponga el tipo de relación y de evaluación en base a productos

con SISREL• Que proponga el Sistema de Información Universitaria.

Nivel de Gestión Operativaa) Direccion de Gestión Financiera

La Dirección de Gestión Financiera depende de la Vicerrectoría de Admi-nistración y Finanzas. Es responsable de la administración de los recursos financieros y económicos, los cuales deben contribuir de manera efectiva a la consolidación y desarrollo de las actividades académicas de la Univer-sidad.

La dirección de gestión financiera se organiza en base a cinco unidades:

i.Unidad de Gestión de Cobranza y Control de Matrí-cula

Con este cambio se pone énfasis en la gestión del control financiero de los alumnos, desde el inicio hasta el término de su relación con ésta, abarcan-do desde la creación de su registro como deudor, sus pagos o abonos en

dinero, abonos a través del crédito solidario, becas fiscales o instituciona-les, hasta las acciones tendientes a la recuperación de aquellos valores que estos hubieren comprometido al momento de abandonar la Universidad.

Por otra parte se mejoran los procesos de la obtención, mantención, ac-tualización y entrega de información referente a la cuenta corriente de los alumnos, vinculándolos a los requerimientos internos relacionados con la decisión y control, así como externos referentes a organismos contralores.

OBJETIVOS:

Llevar el Control de la cuenta corriente de los alumnos de pregrado, post-grado y formación continua, entregando una atención oportuna y eficiente al estudiante y demás usuarios de la unidad.

FUNCIONES:

• La cobranza, además de revisar y controlar: Pagos en efectivo o do-cumentos recibidos de las cajas de tesorería, y que sean abonada al alumno que correspondan, autorizar pagos con documentos a fecha, asignación de becas y créditos, resoluciones de situaciones académicas y condición de estudiante que afecte la cuenta corriente, como también ajustes o regularizaciones.

• Gestionar actuales y nuevos instrumentos financieros.

ii. Unidad de Gestión de Tesorería y Proveedores

OBJETIVOS:

La Unidad de Gestión de Tesorería y Proveedores, tiene la responsabilidad de la recaudación y custodia de los valores que recibe la Universidad, asi-mismo es la unidad encargada de descentralizar el pago de los compromi-sos contraídos por la institución con proveedores.

Además debe mantener el control de las colocaciones financieras y proveer la información sobre las disponibilidades financieras a las autoridades que lo requieran.

FUNCIONES:

• Recaudación y custodia de los valores que recibe la Universidad. Es la unidad encargada de centralizar el pago de los compromisos contraí-dos.

• Coordinar con los bancos e instituciones financieras con los cuales la Universidad, mantiene cuentas corrientes bancarias o convenios de re-caudación de matrícula y aranceles.

• Mantener una adecuada coordinación con las secciones de Contabili-dad, Presupuestos y Control de Matrícula, fundamentalmente en mate-rias que dicen relación con un adecuado registro de las transacciones de recaudación, las cuales son el punto de entrada a los demás siste-mas de administración financiera de la Universidad.

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• La unidad es la responsable de requerir de las instituciones bancarias la documentación e información necesaria para efectuar conciliaciones.

• El Jefe de la Unidad de Gestión de Tesorería y Proveedores, deberá or-ganizar y delimitar el acceso a las oficinas y dependencias de la unidad de acuerdo a las necesidades de las distintas personas que recurren a la unidad. Para ello existirán lugares de acceso público y otros de acceso restringido solo a los funcionarios de la Universidad.

• Recaudar todos los ingresos de fondos y valores pertenecientes a la Universidad.

• Efectuar los pagos por compromisos contraídos por la Universidad, en concordancia con normativas internas y legales vigentes.

• Custodiar los fondos y valores ya ingresados.• Mantener un adecuado control de las operaciones de entradas y salidas

de dinero y valores de la Universidad y sus debidos registros.• Emitir informes periódicos de las actividades de recaudación y pago.• Preparación periódica de flujos de fondos.• Realizar el proceso de cotizaciones y preparar informe para realizar

inversiones en mercado de capitales

iii.Unidad Contabilidad, Presupuestos e Inventario

Con esta fusión esta Unidad asume la dirección, ejecución y control de todas las actividades relacionadas con el registro y análisis contable y pre-supuestario. Además dentro de sus funciones está la confección y presen-tación de los estados financieros de la Universidad, siendo responsable ante la Vicerrectoría de Administración y Finanzas por el resultado de su gestión.

OBJETIVOS:

Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar todos los eventos relacio-nados con el registro de las operaciones de orden económico financiero y presupuestario de la Universidad (que son susceptibles de ser expresadas en unidades monetarias), de acuerdo a los principios de contabilidad ge-neralmente aceptados y a la normativa de los servicios contralores guber-namentales.

FUNCIONES:

• Control y supervisión del cumplimiento de políticas y procedimientos relacionados con materias de contabilidad y presupuestos que emanen de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.

• Coordinar con las diferentes áreas administrativas todo lo relativo a la aplicación de políticas y procedimientos que tengan efecto sobre los registros contables y los estados financieros de la Universidad.

• Dirigir, supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con el registro contable y presupuestario de la Universidad.

• Ejecutar los análisis de las cuentas contenidos en los estados financie-ros.

• Elaborar y analizar los estados económicos financieros de la Universi-dad.

• Elaborar y analizar periódicamente la ejecución presupuestaria de la Institución.

• Controlar la emisión de facturas. • Efectuar el control de inventarios de existencias y activo fijo.• Controlar los movimientos bancarios a través de las conciliaciones ban-

carias mensuales.• Supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con las decla-

raciones y pagos de los impuestos a que se encuentra afecta la Univer-sidad.

• Emitir los registros y libros contables según las normas establecidas por la legislación chilena.

• Organizar y mantener el archivo de los documentos que respaldan los registros contables de la Universidad, según las necesidades de infor-mación y control de la institución y de acuerdo con normas legales vigentes.

• Analizar, evaluar e implantar mejoras al sistema de registro contable en función de las necesidades de información y control de la Universidad, o en base a nuevas normas establecidas por organismos contralores.

• Actualizar el plan y manuales de cuentas contables y procedimientos de la unidad según las necesidades de información y control.

• Confeccionar información referida a los movimientos y registros conta-bles que sean necesarios para procesos de control y toma de decisiones del Vicerrector de Administración y Finanzas.

• Análisis de compromisos, devengamiento y ejecución presupuestaria • Control y actualización del proceso financiero y del activo fijo.

iv. Unidad de Gestión del Fondo Solidario y Crédito Universitario

El Fondo Solidario de Crédito Universitario, tiene destinado asignar recur-sos, en calidad de préstamo a los alumnos de pregrado, cuyo objeto es financiar total o parcialmente los aranceles, según su disponibilidad presu-puestaria existente.

OBJETIVOS:

Gestionar los beneficios estipulados en el artículo 70 de la Ley 18.591 de enero de 1987, el cual establece la creación de un fondo de crédito universitario para cada una de las instituciones de educación superior que a la fecha de publicación de la Ley recibían aporte fiscal según Decreto con Fuerza de Ley Nº 4 de 1981. Posteriormente, la Ley 19287 del 1994, modifica y sustituye al Fondo de Crédito Universitario por otro denominado Fondo Solidario de Crédito Universitario, y establece normas de reprogra-mación de los deudores.

FUNCIONES: • Efectuar cobranzas periódicas a deudores que ya se encuentran en co-

bro, y deudores que inician cobranza. Para lo cual, se realizarán proce-sos masivos por tipo de crédito.

• Verificar que los pagos recibidos en cajas de tesorería o bancos, sean

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abonadas a la cuenta corriente del deudor correspondiente.• Autorizar pagos con documentos a fecha.• Convenir descuentos por planilla.• Digitar de las colillas de pagos en banco al actual sistema y su revisión.• Actualizar periódicamente información como; domicilios, plazo y/o

vencimiento, ingreso de los pagos, condonaciones por invalidez o fa-llecimiento, devoluciones de pagarés, certificados estudios de magíster, pregrado y otros.

v. Unidad de Logística Adquisiciones y Bodega

Objetivos:La unidad tiene como objetivo: planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos de logística y adquisiciones relacionados con este proceso a fin de cumplir con requerimientos de la Vicerrectoría y para fines de control.

FUNCIONES:

• Elaboración de un Plan anual de compras.• Generar informes para uso de las demás instancias de la Universi-

dad.• Ejecutar las actividades de compra, recepción y resguardo, custodia y

entrega de los bienes adquiridos a las unidades solicitantes y efectuar inventario a bodega.

• Mejora continua de los procesos de logística.• Velar porque las adquisiciones de los bienes o servicios solicitados se

realicen en forma rápida, oportuna y en las mejores condiciones para la Universidad.

• Proveer los insumos necesarios de manera eficiente y oportuna.• Cautelar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de adqui-

siciones.• Efectuar visitar periódicas a otras universidades para verificar en terre-

no materias relacionadas con los procesos de adquisiciones.• Solicitar o proponer la baja de materiales que se encuentra en desuso,

obsoleto o un mal estado desde stock-bodega.

b) Dirección de gestión del desarrollo humano

La propuesta de crear esta dirección aparece como preocupación central, en el sentido de contar con una unidad que colabore en el fortalecimiento de las capacidades, talentos, habilidades y potencialidades que el personal pone al servicio de la Universidad. Es esencial para la idea de reestructu-ración propuesta, contar con valores que deben estar presente en todo el accionar universitario y que dicen relación con estimular el respeto por el trabajo bien hecho, la austeridad en el uso de los recursos, el diálogo, la participación, la confianza y la tranquilidad laboral.

OBJETIVOS:

Contribuir al desarrollo integral de los individuos que constituyen la comu-

nidad universitaria, incluyendo todas las dimensiones tendientes a mejorar sus condiciones de vida en sus aspectos biológicos, psicológicos, socioeco-nómicos, axiológicos, culturales, lúdicos, deportivos y políticos, mediante la ejecución de proyectos y programas formativos, de prevención y atención que comprometan afectivamente a los miembros de toda la Universidad, que generen procesos de cambio institucional, colectivo e individual, y se integren en la vida académica, laboral y personal.

FUNCIONES:

• Garantizar la gestión eficiente de las personas; proceso de selección, vinculación, mantención, desarrollo y desvinculación.

• Generar planes de trabajo que tengan como fin fortalecer los cambios organizacionales, con procesos planeados de involucramiento de las capacidades humanas que la Universidad dispone como capital.

• Asumir un rol de apoyo, a las personas que en la Universidad asumen cargos de dirección en el ámbito de la gestión de recursos humanos.

• Asumir un rol facilitador en las relaciones laborales con los estamentos organizacionales de la Universidad; Asociaciones Gremiales. Posicio-narse como una unidad que colabora en los temas relativos al campo del diseño organizacional y relaciones laborales.

• Diseñar e implementar una carrera funcionaria basada en el mérito.• Diseñar un sistema de incentivos monetarios y no monetarios. • Garantizar el desarrollo humano y la gestión de personas en base a la

formación continua. • Posicionarse como una unidad que colabora en los temas relativos al

campo del diseño organizacional y relaciones laborales. • Diseño de planes de formación continua en acuerdo con las demás

direcciones.

La Dirección de Gestión del Desarrollo Humano se organiza en base a tres unidades:

• Gestión de las Personas• Relaciones Laborales y Bienestar del Personal• Desarrollo y Capacitación

i. Unidad de gestión de las personas

OBJETIVOS:

Velar por la provisión de las personas para ocupar los cargos de la or-ganización, administrando llamados a concurso conforme a las normas y procedimientos pertinentes, manteniendo y proporcionando un sistema in-tegrado de datos y antecedentes de la situación funcionaria.

FUNCIONES:

• Gestionar el proceso de vinculación, gestión y desarrollo del personal así como su desvinculación.

• Realizar el proceso de remuneraciones, en conformidad a las normas

39 /

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P r o y e c t o R e o r g a n i z a c i o n d e l G o b i e r n o U n i v e r s i t a r i o y E s t r u c t u r a A c a d é m i c a - A d m i n i s t r a t i v aR E C T O R Í A U N I V E R S I D A D D E L O S L A G O S

legales y reglamentarias vigentes. • Proponer un plan de desarrollo para las buenas prácticas.• Diseñar y desplegar un sistema de evaluación de desempeño asociado

a resultados.• Impulsar la mística y el compromiso de las personas.

ii. Unidad de Relaciones Laborales y Bienestar del er-sonal

Colaborar en el mejoramiento de la calidad de vida del funcionario y su grupo familiar, permitiendo el desarrollo integral del individuo, de tal ma-nera que en la Universidad éste, pueda desarrollar adecuadamente sus potencialidades. Objetivos:El Servicio de Bienestar de Personal de la Universidad, tiene por finalidad, proporcionar a sus afiliados y cargas familiares, servicios asistenciales, de-sarrollo cultural, beneficios sociales y económicos.

FUNCIONES:

• Diseñar una base datos e información integrada con los sistemas de información de la Universidad.

• Diseñar un plan que se oriente a mejorar la calidad de vida de los funcionarios de la Universidad.

• Generar actividades a través de planes específicos para estimular las relaciones laborales y de bienestar del personal.

iii. Unidad de Desarrollo y Capacitación

OBJETIVOS:

La capacitación laboral será asumida como un gran desafío para la Direc-ción de Gestión del Desarrollo Humano, pues existe conciencia que invertir en capital humano constituye hoy por hoy una decisión estratégica, para el desarrollo personal, la potenciación de las competencias y la optimización del talento laboral al interior de nuestra Universidad.

FUNCIONES:

• Realizar un análisis de brechas con el objeto de generar un plan de formación permanente participativo.

• Diseñar un programa de capacitación, orientado a mejorar la calidad de vida de los funcionarios, estimular el aprendizaje individual, el de-sarrollo de las habilidades y cualidades en los puestos de trabajo y además, contribuir a elevar los estándares motivacionales y el logro de los objetivos institucionales.

• Optimizar la utilización de los recursos que son factibles de obtener, a través, de la franquicia tributaria del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo y otros beneficios.

c) Dirección de Gestión y Administración de Campus

Tiene por objetivo ofrecer a la comunidad universitaria y a los diversos usuarios, un alto nivel de satisfacción tanto en infraestructura como de los servicios que entrega el campus.

FUNCIONES:

• Plan de uso de recursos (vehículos).• Control y supervisión adecuada de todos los vehículos instituciona-

les. • Diseñar un plan para la gestión y el control de los servicios: moviliza-

ción, mantención de los servicios.• Garantizar la gestión eficiente del servicio de vigilancia.• Mantención y servicios de mantención de infraestructura y servicios

básicos de energía eléctrica, agua, gas, entre otros. • Gestión eficiente de los trabajos de mantención y limpieza.• Supervisar las concesiones de jardines, aseo y casinos. Además se pre-

ocupa de ofrecer los servicios de movilización a las unidades académi-cas y administrativas que lo requieren.

• Garantizar servicios de operación y atención telefónica.• Formular un proyecto que garantice la autogestión de imprenta y

reproducciones.

La Dirección de Gestión y Administración de Campus está formada por las siguientes unidades:

• Seguridad y Prevención de Riesgos, Mantención y Servicios.• Movilización. • Imprenta y Reproducciones.

Externalización de Servicios:

La externalización de servicios, donde sea posible hacerlo, sin afectar las condiciones laborales de las personas, es una herramienta útil y eficiente para mejorar e integrar los recursos disponibles que son necesarios para el cumplimiento de los objetivos de esta propuesta de reestructuración.

El Modelo de externalización u Outsorsing a implementar es el siguiente:

• Diagnóstico de procesos, para fundamentar la externalización de un servicio.

• Definición del marco del servicio de externalización (objetivos, alcance, parámetros de evaluación, etc.).

• Evaluación de proveedores candidatos a ejecutar el servicio. • Elaboración del contrato con el proveedor o proveedores elegidos para

la prestación del servicio.• Definición del modelo organizativo y de relación entre las áreas exter-

nalizadas y la dirección especifica en la Universidad. • Selección de las herramientas operativas y de gestión necesarias para el

gobierno del servicio. • Evaluación del servicio prestado.

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P r o y e c t o R e o r g a n i z a c i o n d e l G o b i e r n o U n i v e r s i t a r i o y E s t r u c t u r a A c a d é m i c a - A d m i n i s t r a t i v aR E C T O R Í A U N I V E R S I D A D D E L O S L A G O S

Los servicios considerados en una primera etapa para externalizar son los siguientes:

• Dirección de Gestión Financiera: Cobranzas• Dirección de Gestión de Desarrollo Humano: Jardín Infantil• Dirección de Gestión y Administración del Campus: Fotocopiadora e Im-

prenta

Para implementar este sistema de outsorsing será requerible la formulación de un proyecto específico para cada caso.

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Page 48: libro reorganización

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en los ejes estratégicos y objetivos definidos en este proceso de reorga-nización: Calidad, Innovación y Crecimiento Sustentable. Todo ello, unido a una eficaz y eficiente gestión de sus procesos y de todos los recursos disponibles: humanos, económicos y financieros, materiales, tecnológicos, informativos, etc.

En tal sentido, con el proceso de reorganización vamos más adelante que el diseño de un plan estratégico formal, lo que estamos impulsando es un Sistema de Planificación de la Calidad que se entiende como un proceso estructurado que identifica todas las acciones a desarrollar, necesarias para que los servicios universitarios que ofrecemos satisfagan efectivamente las necesidades y expectativas de nuestros usuarios, así como todos los requi-sitos aplicables.

El objetivo de todo Plan de Calidad es que se transforme en una herra-mienta orientadora, integradora, y que sirva para reducir costos mediante la sistemática aplicación del principio de “hacerlo bien a la primera”.

Para llevar a cabo estos planteamientos el plan estratégico se fundamenta entonces en la propuesta de reorganización y en la metodología (de avan-zada) que es el Cuadro de Mando Integral.

En términos de aplicación esta metodología nos permitirá. Primero, orien-tar el proceso de reorganización en base a los ejes estratégicos que son el Crecimiento Sustentable y la Calidad e Innovación Académica. Segundo orientar la implementación de estos ejes a través de cuatro perspectivas que son: la perspectiva de los usuarios, la perspectiva financiera, el ordena-miento de los procesos y el aprendizaje de la crisis. En tercer lugar definir los objetivos estratégicos y metas que orientarán los planes específicos de las demás vicerrectorías, direcciones y unidades. Estableciendo por cierto los indicadores que darán cuenta de un proceso de gestión por resulta-dos

LA VICERRECTORIA DE PLANIFICACION Y DESARROLLO

Es la encargada de definir líneas estratégicas de planificación y gestión en la universidad, implementando un proceso destinado a generar una cultura de calidad, desplegando los planes en todas las direcciones del gobierno universitario y evaluando su cumplimiento según prioridades pre-viamente establecidas.

OBJETIVOS:

• Facilitar y guiar la toma de decisiones del gobierno universitario.• Diseñar planes de calidad que permitan la continuidad y mejora del

proceso de acreditación.• Generar y fortalecer los vínculos internos para garantizar la debida co-

ordinación entre los componentes del gobierno universitario.

En términos generales el sistema actual de planificación de la universidad es ineficaz, no se despliega ni orienta los procesos del gobierno universi-tario, es un modelo que no responde a un entorno dinámico, diverso y por ende más complejo. El entorno en el que opera la gestión universitaria hace imprescindible contar con un sistema de planificación estratégica que oriente la calidad y adecuación de los servicios universitarios a la demanda en el tiempo. Por lo tanto, es imprescindible determinar objetivos, darlos a conocer y distinguirse cada día más por la calidad y la capacidad de res-ponder a la demanda social.

Lo anterior significa que tenemos que mejorar, asumir responsabilidades y riesgos frente al estancamiento y la apatía.

Para ello es necesario implantar una nueva cultura organizativa que in

volucra la planificación y la gestión de calidad por resultados: coordinar y corresponsabilizar. Todos somos necesarios; cada uno en su sitio. El plan estratégico institucional es un instrumento de reflexión y de actuación que recoge estas realidades y permite gestionar la complejidad y la diversidad, dotando a la universidad en su conjunto de objetivos concretos, viables y evaluables.

Este será el desafío que deberá enfrentar el equipo directivo y en particu-lar la Vicerrectoría de Planificación y Desarrollo, generando y desplegando herramientas que permitan tener un gobierno universitario fuerte, con una gestión eficiente y validada en la comunidad universitaria.

Algunos factores críticos que serán determinantes para el éxito de su cometido:

• Establecer vinculaciones orgánicas y coordinaciones entre todos los niveles de la gestión universitaria, asegurando un flujo adecuado de información, para instalar la supervisión y el control.

• Garantizar la participación y la coordinación de todos los actores rele-vantes en los órganos de dirección estratégica y operativa, tanto en lo que respecta al carácter institucional como a las unidades a su cargo.

• Cautelar las responsabilidades administrativas y legales en el órgano de dirección estratégica.

• Cautelar la eficiencia y pertinencia de la Vicerrectoría en orden al cum-plimiento oportuno de los compromisos definidos en éste.

LA PLANIFICACION ESTATEGICA Y EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL

La Vicerrectoría de Planificación y Desarrollo tiene la importante función de diseñar y desplegar el plan estratégico de la Universidad, en el cual des-cribe objetivos y actuaciones a ejecutar e impulsar por parte del equipo de gobierno de la Universidad. A partir de este plan las distintas direcciones y unidades diseñan sus propios planes.

En el futuro este proceso de planificación y su despliegue, reflejará la inte-gración cualitativa de todas las vicerrectorías, las direcciones y unidades

5.4 Reorganización de la Vicerrectoría de Planificación y Desarrollo5. Reorganización del Gobierno Universitario y Estructura Académico-Administrativa.

Page 49: libro reorganización

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CALIDAD E INNOVACIÓN ACADÉMICA CRECIMIENTO SUSTENTABLEPERSPECTIVA 2PERSPECTIVA 1

alumnos (as) financiera

- Oferta educativa (Calidad, Innovación, Acreditación)- Docentes con dedicación, prestigio académico- Investigación y traspaso a la docencia- Docencia y Tics- Visión de futuro PEI- Planes de estudio flexibles- Vinculación con el medio.

Estrategia Reorganización para la productividad

Crear estructuras eficientes: - Cobranzas y matrícula.- Captación de fonodos

Crear y aumentar la capacidad de ingresos: - Matrícula- Ingresos- Fondo Crédito

Estrategia Generación de Ingresos

Aumentar la satisfacción de usuarios con

propuestas de valor

Aumentar la calidad de la formación

EJES ESTRATEGICOS

GESTION DE IN-GRESOS PROPIOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EFICIENTE Y CALIDAD

GESTION REDES ESTADO PRIVADO

INTERNACIÓNSERVICIOS

DE CALIDAD

CALIDAD EN INNOVACIÓN ACADÉMICA

IMAGEN CORPORATIVA

ORGANIZACIÓN DE PROCESOS COORDINADOS EN LA UNIVERSIDAD

43 /

ORGANIZAR SERVICIOS EFICIENTES

BIENESTAR SOCIAL

APOYO A LA DOCENCIA

GESTION DEPORTIVA Y RECREACIÓN

OFERTA DE CALIDAD Y

EXCELENCIA

PEI FLEXIBLE CENTRADO EN

APRENDIZAJE PARA TODA LA VIDA

INVESTIGACIÓN VINCULADA AL

PRE Y POSTGRADO REDES

POLITICA COMUNICACIONAL RECONSTRUIR LA

IMAGEN

DESPLIEGUE PROMOCIÓN INTERNA Y EXTERNA

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL

INSTALAR CUADRO DE

MANDO

CALIDAD Y EFICIENCIA

GESTION COBRANZA Y MATRICULA EFICIENTE

GESTION DE FONDOS

GESTION POR PROYECTOS

POLITICA RELACIONES

INTERINSTITU-CIONALES

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ORGANIGRAMA

Al igual que para todo el Gobierno Universitario, el organigrama de la Vicerrectoría de Planificación y Desarrollo considera tres niveles, en los cua-les se distribuyen las distintas dimensiones que involucra su gestión: la de Control Institucional, Gestión Estratégica y Gestión Operativa (técnica).

Nivel Control Institucional

Nivel Gestión Estratégica

RECTOR

UNIDAD DE GESTION Y ASEGURAMIENTODE LA CALIDAD

COMITE DE PROSPECTIVA Y ANÁLISIS DE RIESGO

Nivel Gestión Operativa UNIDAD DE ANALISIS DE INFORMACION

INSTITUCIONAL

CENTRO DE ESTUDIOS UNIVERSITARIOS

VICERRECTORÍA DE PLANIFICACION Y DESARROLO

APRENDER DE LA CRISIS

ACADEMICOS DE EXCELENCIA

ADMINISTRATIVOS COMPETENTES VOCACION DE

SERVICIO

DIRECTIVOS COMPETENTES

PERFIL GESTION Y LIDERAZGO

GESTIONAR LA GOBERNSBILIDAD

ESTRUCTURA ALINEAR CON LA

ESTRATEGIA

SISTEMA INFORMACIÓN

EFICIENTE

SISTEMA CONTROL TRASNVERSAL

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P r o y e c t o R e o r g a n i z a c i o n d e l G o b i e r n o U n i v e r s i t a r i o y E s t r u c t u r a A c a d é m i c a - A d m i n i s t r a t i v aR E C T O R Í A U N I V E R S I D A D D E L O S L A G O S

se enmarcan dentro de los programas de evaluación y acreditación de la Comisión Nacional de Acreditación.

• Velar por el cumplimiento de los diferentes planes de mejora elabora-dos a raíz de los procesos de evaluación anteriormente mencionados, diseño de las actividades de evaluación de la calidad docente que se desarrollará dentro del programa de gobierno de la Universidad.

FUNCIONES:

• Diseñar la metodología del proceso de autoevaluación y acreditación institucional.

• Diseñar e implementar un sistema y un plan de gestión de calidad y auditorias.

• Incorporar carreras y programas de postgrado a los procesos de au-toevaluación tendientes a la acreditación, incrementando el número de programas académicos acreditados.

• Apoyar y asesorar los programas de pregrado y postgrado en sus pro-cesos de autoevaluación, mediante un trabajo de asistencia técnica especializada.

• Crear las condiciones necesarias y suficientes para incrementar las ci-fras de carreras y programas acreditados, mediante una gestión que asegure resultados, aplicando criterios específicas y metodologías es-tratégicas para cada caso.

• Trabajar en forma coordinada con los directores(as) de departamentos, carreras, en los procesos de acreditación que deban efectuarse.

• Implementar acciones facilitadoras para regular la gestión, políticas y mecanismos que aseguren la calidad en las unidades académicas con miras a la acreditación.

• Implementar un sistema asociado de información, generando y mante-niendo bases de datos para nutrir los procesos de autoevaluación.

• Monitorear el estado de avance de las acciones comprometidas en los planes de mejoramiento de programas acreditados, para preparar los procesos de reacreditación.

• Proponer presupuesto de apoyo a la gestión de autoevaluación y acre-ditación de carreras y programas académicos.

• Implementar institucionalmente y en forma asociativa, un programa de seguimiento de egresados.

Nivel de Gestión Operativa a)Unidad de Análisis de Información Institucional

La Unidad de Análisis Institucional tiene como función, proveer de infor-mación fidedigna y veraz a la comunidad universitaria, a través del manejo de datos confiables y en equipo de profesionales dedicados a generar una rápida y eficiente respuesta a dichos requerimientos. Comprender estadís-ticamente la institución y recolectar, analizar y compartir información con las demás Unidades de la organización.

FUNCIONES:

• Orientar la proyección del quehacer institucional a la sociedad mediante el estudio riguroso de la realidad nacional.

• Proporcionar información permanente sobre la realidad regional, nacio-nal e internacional.

• Impulsar el proceso de planificación participativa y desplegarlo en toda la Universidad.

• Investigar, prospectivamente, la oferta académica, considerando las con-diciones socio económicas de la región y sus tendencias, la demanda so-cial y laboral y las necesidades de un desarrollo integral de los sectores mayoritarios de la población de la cual provienen nuestros estudian-tes.

• Realizar un análisis participativo de las estructuras y funciones de la Universidad, así como de los procesos y procedimientos.

• Desarrollar un sistema de evaluación institucional que permita garanti-zar la calidad de los procesos académicos y administrativos, así como también de la gestión universitaria.

• Desarrollar los procesos para la generación de información que contri-buya al mejoramiento continuo de la calidad de los servicios y a la toma de decisiones estratégicas y operativas.

• Lograr la vinculación de la Universidad con organismos nacionales e internacionales (públicas y privadas) para promover el intercambio aca-démico y proyectos de desarrollo.

Nivel de Gestión Estrategicaa) Unidad de Aseguramiento de la Calidad

Es una unidad de gestión, técnica y especializada, que tiende a promover la cultura de la calidad asumiendo un rol dinamizador, de apoyo, asesoría y facilitación de los procesos de autoevaluación tendientes a la acreditación, con el objetivo de asegurar calidad como preocupación fundamental del quehacer universitario, comprometido responsablemente con la sociedad a la que se debe.

OBJETIVOS:

• Promover y consolidar la cultura de la calidad y de la autoevaluación, como condición fundamental para autorregular y retroalimentar los procesos académicos en los ámbitos del pregrado y postgrado.

• Proponer políticas, mecanismos y estrategias de aseguramiento de la calidad de programas de pregrado y posgrado, sobre la base de refe-rentes nacionales e internacionales.

• Contribuir a posicionar a la Universidad como un referente de calidad, tanto en el entorno académico y como en el medio social.

• Diseñar un sistema y un plan de calidad para su despliegue en la Universidad

• Coordinar los procesos de evaluación de calidad institucional, de las carreras, departamentos y servicios de la Universidad. Estos procesos

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OBJETIVOS:

• Analizar el entorno, tanto en lo referido a las demás instituciones como al desarrollo general del sistema.

• Gestionar ideas, propuestas y resolución de problemas y poner a la institución en escenarios posibles, permitiendo a las autoridades antici-parse a lo que sucederá

• Coordinar las actividades dirigidas a la recogida y análisis de la infor-mación que se maneja en la Universidad, tanto desde el punto de vista interno, encaminado a la toma de decisiones, como desde el externo, orientado a la rendición de cuentas.

• Es la unidad encargada de elaborar una estructura protocolizada en-focada a la recogida, almacenaje y puesta a disposición de los datos generados en la Universidad.

FUNCIONES:

• Liderar el proceso de decisión del desarrollo de los sistemas de informa-ción para la gestión y toma de decisiones de la Universidad.

• Realizar análisis del medio externo a través del desarrollo de estudios, monitoreo y sistematización de información del entorno, relevante para la institución y sus unidades componentes.

• Proveer de información de carácter estratégico para apoyar la tome de decisiones de las autoridades, directivos y organismos colegiados de la Universidad.

• Constituirse en la fuente oficial de información institucional. • Garantizar un soporte profesional a la comunidad universitaria median-

te la recopilación y tratamiento de la información institucional.

b) Centro de Estudios Universitarios

El CEU es una unidad de estudio y análisis de la educación superior, orien-tada a proveer informaciones y a promover la construcción de una comu-nidad de conocimientos al interior de la institución y con miembros de los diferentes espacios de interrelación.

OBJETIVOS:

• Una Unidad de apoyo para la mejora de la gestión estratégica de la Universidad de Los Lagos, en pro del aseguramiento de la calidad de procesos, servicios y productos.

• Una fuente de informaciones y conocimientos útiles a la institución y a estudiosos de la educación superior de contextos varios

FUNCIONES:

• Ser un espacio de intercambio y reflexión universitaria. • Gestión y almacenamiento de informaciones y conocimientos.• Difusión de informaciones y conocimientos.• Proponer e implementar procesos de capacitación para la gestión y

uso de informaciones y conocimientos.• Formular el Anuario Institucional.• Contribuir con un plan de información para la gestión y toma de de-

cisiones directivas.• Contribuir con las distintas Unidades para la formulación y organiza-

ción de Cuentas anuales (“Accountability”).

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En este contexto, la creación de la Vicerrectoría de Investigación y Post-grado, contribuye con la decisión de ser una Universidad más competitiva, relevando las funciones de Investigación y Postgrado donde se cuenta con ventajas comparativas. Para ello se generarán los espacios de participación de manera que los cuerpos académicos de nivel avanzado puedan orien-tar sus capacidades, iniciativas y competencias que permitan competir con indicadores duros para garantizar un mayor posicionamiento de la Univer-sidad a nivel nacional.

En el marco de esta Vicerrectoría se proponen como medida, reorientar la Escuela de Postgrado con la finalidad que se constituye en una unidad y la creación de nuevos programas de Postgrado que además asegure la acreditación de los distintos programas ya existentes. El objetivo es que en un corto plazo se evalúe ampliar la oferta de Postgrado, asegurando que tales programas sean derivaciones naturales de avances disciplinarios y no simple docencia desligada de la productividad académica. En esta nueva etapa, la Escuela de Postgrado debe asumir un papel más activo en la promoción y gestión de programas de Postgrado y en el seguimiento de su calidad, especialmente, en el desarrollo de al menos dos programas de doctorado que puedan consolidar polos estratégicos de desarrollo aca-démico, tales como el Doctorado en Ciencias con Mención en Manejo y Conservación de Recursos Naturales y el Doctorado Interdisciplinario de Estudios Territoriales.

ESQUEMA DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA QUE ORIENTA LA PROPUESTA

La creación de la Vicerrectoría de Investigación y Postgrado se realiza en un contexto de reorganización de la Universidad, siguiendo las directrices y la metodología del Cuadro de Mando Integral, con lo cual se inserta en los dos ejes estratégicos definidos como orientadores de la reorganización: crecimiento sustentable y calidad e innovación académica, los cuales se implementarán en base a cuatro perspectivas: de los usuarios, financiera, organización de procesos internos y en el aprendizaje de la crisis.

La consolidación de las universidades tradicionales como los principales agentes de ciencia y tecnología en el país constituyen un elemento de diferenciación respecto de otras instituciones de educación superior. Esta tendencia es una oportunidad para la Universidad de Los Lagos en la me-dida que sea capaz de perfilar polos de desarrollo académico competitivos que puedan producir conocimiento científico y tecnológico de alto nivel. Esta función universitaria es altamente demandada y especialmente nece-saria en regiones y se espera que las universidades tradicionales hagan un aporte decisivo en la producción de saber.

El objetivo principal de esta Vicerrectoría es contribuir a que la Universidad sea más competitiva en su producción científica y tecnológica. La Univer-sidad se orientará de manera decidida a aumentar y mejorar su producción científica, tecnológica, artística, y su oferta de formación de postgrado. Una mayor y mejor investigación científica y tecnológica significará focalizar los esfuerzos institucionales en áreas académicas pertinentes con nuestra vocación regional y de alto potencial académico. En la misma dirección, la formación de postgrado recibirá un impulso decisivo, fortaleciendo los programas de magister existentes y desarrollando proyectos de doctorado de calidad internacional.

La capacidad de investigación científica y tecnológica y una oferta de post-grado pertinente y de calidad, constituyen un componente central de la vocación pública y regional de la Universidad, estableciendo elementos de diferenciación para competir con otras instituciones de educación privada de la macro región sur austral.

Para llevar adelante estos dos esfuerzos se desarrollará una política co-herente orientada a aumentar la creación de saber propio en todos los campos disciplinarios de la Universidad. Los campos disciplinarios de la ins-titución se encuentran en diferentes etapas de consolidación y se aspira a que todos ellos se desarrollen. Sin embargo, se definirán criterios objetivos que permitan potenciar a aquellos que pueden transformarse en polos de producción científica y tecnológica, y de formación a nivel de postgrado.

5.5 Creación de la Vicerrectoría de Investigación y Postgrado

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5. Reorganización del Gobierno Universitario y Estructura Académico-Administrativa.

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CALIDAD E INNOVACIÓN ACADÉMICA CRECIMIENTO SUSTENTABLEPERSPECTIVA 2PERSPECTIVA 1

alumnos (as) financiera

- Oferta educativa (Calidad, Innovación, Acreditación)- Docentes con dedicación, prestigio académico- Investigación y traspaso a la docencia- Docencia y Tics- Visión de futuro PEI- Planes de estudio flexibles- Vinculación con el medio.

Estrategia Reorganización para la productividad

Crear estructuras eficientes: - Cobranzas y matrícula.- Captación de fonodos

Crear y aumentar la capacidad de ingresos: - Matrícula- Ingresos- Fondo Crédito

Estrategia Generación de Ingresos

Aumentar la satisfacción de usuarios con

propuestas de valor

Aumentar la calidad de la formación

EJES ESTRATEGICOS

GESTION DE IN-GRESOS PROPIOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EFICIENTE Y CALIDAD

GESTION REDES ESTADO PRIVADO

INTERNACIÓNSERVICIOS

DE CALIDAD

CALIDAD EN INNOVACIÓN ACADÉMICA

IMAGEN CORPORATIVA

ORGANIZACIÓN DE PROCESOS COORDINADOS EN LA UNIVERSIDAD

ORGANIZAR SERVICIOS EFICIENTES

BIENESTAR SOCIAL

APOYO A LA DOCENCIA

GESTION DEPORTIVA Y RECREACIÓN

OFERTA DE CALIDAD Y

EXCELENCIA

PEI FLEXIBLE CENTRADO EN

APRENDIZAJE PARA TODA LA VIDA

INVESTIGACIÓN VINCULADA AL

PRE Y POSTGRADO REDES

POLITICA COMUNICACIONAL RECONSTRUIR LA

IMAGEN

DESPLIEGUE PROMOCIÓN INTERNA Y EXTERNA

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL

INSTALAR CUADRO DE

MANDO

CALIDAD Y EFICIENCIA

GESTION COBRANZA Y MATRICULA EFICIENTE

GESTION DE FONDOS

GESTION POR PROYECTOS

POLITICA RELACIONES

INTERINSTITU-CIONALES

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ORGANIGRAMA

Considera los tres niveles en los cuales se distribuyen las distintas dimen-siones que involucra la gestión de la Vicerrectoría: la de Control Institucio-nal, Gestión Estratégica y Gestión Operativa (técnica).

Nivel Control Institucional

Nivel Gestión Estratégica

RECTOR

UNIDAD DE DISEÑO Y GESTION DE PROYECTOS DE INVESTIGACION Y

POSTGRADO

COMITE DE PROSPECTIVA Y ANÁLISIS DE RIESGO

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN

ESCUELA DE POSTGRADO

CONSEJO ASESOR DE INVESTIGACION Y POSTGRADO

Nivel Gestión Operativa

VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y

POSTGRADOS

APRENDER DE LA CRISIS

ACADEMICOS DE EXCELENCIA

ADMINISTRATIVOS COMPETENTES VOCACION DE

SERVICIO

DIRECTIVOS COMPETENTES

PERFIL GESTION Y LIDERAZGO

GESTIONAR LA GOBERNSBILIDAD

ESTRUCTURA ALINEAR CON LA

ESTRATEGIA

SISTEMA INFORMACIÓN

EFICIENTE

SISTEMA CONTROL TRASNVERSAL

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LA VICERRECTORIA DE INVESTIGACION Y POSTGRADO

Esta nueva Vicerrectoría será el organismo encargado de elaborar, imple-mentar y evaluar las políticas universitarias en torno a la investigación, y postgrado, mediante la cual la institución impulsará de manera sustantiva y decidida la actividad científica en su dimensión pura y aplicada. Será el organismo que suplirá el vacío actualmente existente en relación a actuar de manera integral, coordinada y vinculada entre los ámbitos de la inves-tigación, postgrado y relaciones internacionales. Será un organismo que dependerá directamente de la rectoría, y contará con una estructura orga-nizativa mediante la cual espera dar respuestas integrales a las actividades inherentes a la investigación y los estudios de postgrado.

La creación de esta nueva unidad política y académica de la Universidad de Los Lagos contribuirá de manera notable en descongestionar esta labor de la Vicerrectoría Académica en el entendido de que tanto las funciones (in-vestigación y postgrado) como unidades dependientes (centros de investi-gación y programas) pasen de la Vicerrectoría Académica a la Vicerrectoría de Investigación y Postgrado.

OBJETIVOS:

• Definir un marco de políticas y programas de investigación y postgrado que permitan un aumento en los indicadores de productividad y efi-ciencia en materia de postgrado e investigación, que encaminen hacia la acreditación institucional de ambas áreas en el mediano plazo.

• Aumentar la productividad en materia de proyectos de investigación y publicaciones ISI y SCIELO, de tal forma que permita a la Universidad avanzar en los rankings nacionales y encaminarse a la acreditación en ambas áreas.

• Reorientar la Escuela de Postgrado hacia una unidad de gestión que contribuya a mejorar la eficiencia de los programas de postgrado exis-tentes y a diversificar la oferta del postgrado en el área profesional y disciplinar.

• Centralizar la gestión administrativa y financiera de los programas de postgrado existentes, a fin de optimizar la generación de ingresos aso-ciados al postgrado en la Universidad.

• Mejorar los indicadores de eficacia y eficiencia en la tasa de titulación, publicaciones y resultados de investigación entre los estudiantes y profesores de los diferentes programas de postgrado que actualmente ofrece la Universidad.

• Articular la oferta del postgrado e investigación a las áreas estratégi-cas de desarrollo donde se encuentran asentados los campus universi-tarios.

FUNCIONES:

• Promover una relación sinérgica con la dirección de relaciones inter-

nacionales, para articular las áreas de investigación y postgrado con contrapartes nacionales e internacionales a fin de de mejorar la diver-sificación de fondos de investigación y productividad académica en los programas de postgrado.

• Establecer un plan de desarrollo académico que se vincule con el siste-ma de calificación académica de la Universidad de Los Lagos, en vías de acreditar el componente de investigación y postgrado de la Univer-sidad.

• Promover que las actividades de investigación, docencia de postgrado y desarrollo sean incorporadas como política de contratación de nuevos académicos, así como también en las evaluaciones de desempeño y ascenso de jerarquía.

• Diseñar planes de productividad académica, principalmente asociada a investigación, publicaciones y postgrado, focalizada en los académicos con grado de doctor y magíster.

• Promover espacios de encuentro y participación constante entre los centros, núcleos, departamentos e investigadores de la Universidad con las direcciones dependientes de la Vicerrectoría, mediante espacios institucionalizados que permitan retroalimentar constantemente y de manera proactiva el ejercicio de ésta.

• Promover y evaluar la factibilidad académica y la pertinencia científica respecto de la creación de nuevos centros de investigación que favo-rezcan el desarrollo disciplinar y multidisciplinar de la investigación, el postgrado y la generación de conocimiento en función de las áreas prioritarias de investigación de la Universidad de Los Lagos.

• Incentivar la generación de nuevos programas o concursos de investi-gación tendientes a rescatar al conjunto de potenciales investigadores inactivos; y promover la creación de nuevos programas de formación cuaternaria de desarrollo disciplinar científico pero también que res-pondan a las demandas del entorno (profesionalizantes).

• Generar un sistema de incentivos académicos para el fortalecimiento de la investigación y el postgrado, y de esa forma mejorar los indicadores de productividad que encaminen a la Universidad hacia la acreditación del postgrado y la investigación.

• Garantizar procedimientos flexibles entre las distintas dependencias de investigación, postgrado y relaciones internacionales, de tal forma de generar una efectiva vinculación entre ellas para la adecuada imple-mentación de las políticas de la Vicerrectoría.

Nivel de Gestión Estrategicaa) CONSEJO ASESOR DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

La Dirección de Investigación y la Escuela de Postgrado cuentan cada una con un consejo asesor responsable del aseguramiento de la calidad del postgrado y la investigación. La tarea principal de estos consejos es fijar la política en ambas áreas.

Se propone en esta nueva estructura la formación de un consejo asesor de investigación y postgrado, integrado por el Vicerrector de Investigación y Postgrado, los directores de Investigación y Postgrado; los directores de

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• Gestionar la búsqueda de recursos para el desarrollo de nuevos pro-yectos de investigación con el objetivo de mejorar de manera creciente y regular la calidad científica y tecnológica de nuestros investigado-res.

FUNCIONES:

• Establecer una base de datos de revistas científicas a fin de promover un mayor número de publicaciones.

• Generar programas y proyectos específicos para el desarrollo de I & D & I.

• Establecer planes específicos que oriente un incremento sostenido de proyectos de investigación y publicaciones científicas por áreas o polos de desarrollo.

• Llevar un registro actualizado de publicaciones, asistencia a eventos científicos, proyectos internos y externos y su tipo de financiamiento

• Evaluar anualmente el desarrollo científico y tecnológico de la Univer-sidad de Los Lagos.

• Coordinar acciones con otras direcciones y unidades de la Universidad en el fomento de la investigación en ciencia y tecnología e investiga-ción y desarrollo.

• Contribuir junto a la Escuela de Posgrado políticas de relaciones in-ternacionales con la finalidad de fortalecer el desarrollo científico y tecnológico al interior de la Universidad.

• Hacer estudios y análisis que apunte a proponer recomendaciones sobre planes y programas de desarrollo, incluyendo áreas potencial-mente importantes o de escaso desarrollo en la institución.

b) Dirección de Postgrado:

La Dirección de Postgrado de la Universidad de Los Lagos, será la responsa-ble y encargada de mantener la tuición y administración de los Programas de Postgrado (Doctorados y Magísteres profesionales y disciplinares) que ofrece la Universidad de Los Lagos a la comunidad regional, nacional e internacional.

OBJETIVOS:

• Asegurar el cumplimiento de los aspectos normativos y de asegu-ramiento de calidad tendientes a planificar de manera sostenida el camino hacia la acreditación de los magísteres disciplinares y o cientí-ficos.

• Actualizar las mallas de los magísteres actuales, así como la creación de nuevos programas de postgrado.

• Promover y mantener la excelencia de los programas de postgrado en torno a grupos consolidados de investigadores o en alianzas estraté-gicas con otras Instituciones nacionales e internacionales.

FUNCIONES:

• Posicionar a la Universidad de Los Lagos como una Institución líder en Programas de Postgrado en el ámbito local y regional.

• Contribuir junto a la Dirección de Investigación, al desarrollo de po-

los Centros y Programas de investigación; y 3 investigadores de recono-cida trayectoria de la Universidad. La elección de los 3 investigadores es de nombramiento exclusivo del Rector de la Universidad a sugerencia del Vicerrector de Investigación. El objetivo principal de este Consejo sería supervigilar el fiel cumplimiento de las políticas de Investigación y Postgrado.

b) Unidad de Diseño y Gestión de Proyectos de Inves-tigación y Postgrado

Es la unidad responsable de asistir técnicamente a la Vicerrectoría de In-vestigación y Postgrado con la finalidad de mejorar la eficiencia en la pos-tulación de proyectos a fondos concursables y al diseño de programas de postgrado.

OBJETIVOS:

Asistir técnicamente en diseño y gestión de proyectos de investigación y postgrado.

FUNCIONES:

• Identificar todas las fuentes posibles donde se postulen proyectos de investigación a nivel nacional e internacional.

• Asistir a los investigadores en la formulación de proyectos de investiga-ción y postgrado.

• Contribuir a la formulación financiera de los proyectos.• Actuar como contrapartida a relaciones internacionales para garantizar

apoyo de financiamiento internacional.

Nivel de Gestión Operativa:a) Dirección de Investigación

Es la dirección encargada de desarrollar e implementar las políticas espe-cíficas en materia de investigación científica en tres ámbitos diferenciados. Las áreas o polos de investigación consolidadas; áreas de investigación en desarrollo y áreas de investigación en gestación.

OBJETIVOS:

• Diseñar e implementar programas específicos para resolver los proble-mas que presenta la Universidad en materia de productividad científi-ca.

• Organizar la infraestructura y condiciones necesarias para la adminis-tración de la investigación, teniendo como meta principal la formula-ción de programas de investigación que respondiendo a las políticas institucionales contribuyan al desarrollo científico de la Universidad.

• Establecer los mecanismos necesarios para el desarrollo, implementa-ción y supervisión de proyectos de investigación.

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líticas de relaciones internacionales con la finalidad de fortalecer el desarrollo científico y tecnológico al interior de la Universidad a partir del postgrado.

• Generar y mantener una política de desarrollo para la formación de estudiantes a nivel de magister y doctorado, así como cursos y semina-rios.

• Supervisar la aprobación, ejecución y seguimiento de las comisiones de estudios y servicio de los académicos comprometidos en programas de postgrado.

• Administrar el sistema de control curricular de los estudiantes de post-grado.

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6. CONCLUSIONES

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6. Conclusiones:

El proceso de reorganización que estamos llevando a cabo en nuestra universidad no será fácil, a pesar de que son evidentes tanto la magnitud de la crisis como los argumentos que fundamentan esta propuesta, que sin lugar a dudas, le permitirá a la universidad salir de la situación en que se encuentra. En tal sentido la resistencia al proceso de reorganización es una consecuencia que la comunidad universitaria debe enfrentar y resolver en conjunto.

El Rector y el Equipo Directivo están llevando a cabo este proceso, ubi-cando en el centro del proceso a las personas. Este no es un proceso de reorganización basado en despidos arbitrarios del personal (académico y administrativo), para solventar desbalances financieros a costa de la fuer-za laboral. Las decisiones que habrá que tomar en este sentido, son con-secuencia de una distorsión “por el arrastre” de situaciones creadas en las administraciones anteriores, las cuales generaron un aumento de personal disociado de varios factores como la disminución progresiva y sustantiva de los ingresos y la falta de rigurosidad en las contrataciones de personas en distintas instancias de la universidad.

El compromiso del equipo directivo, es tomar las decisiones para salir de la crisis actual, tal como se enuncia al inicio de este documento, en estricto apego a nuestros principios tradicionales de pluralismo, tolerancia, respe-to, diversidad y participación.

En el momento actual las universidades están viviendo procesos de reor-ganización similares, pero en torno a desafíos que les impone la idea de la sociedad del conocimiento, de procesos de investigación y docencia, relacionados a tecnologías de punta en el mercado internacional, en torno a los desafíos del medioambiente y las energías limpias y, a la innovación y a la creatividad.

Queremos con este proceso de reorganización retomar esta senda, avan-zando a transformarnos en una universidad de calidad, orientada a nues-

tros estudiantes y que genere investigación e innovación en las diversas áreas del conocimiento.

Para ello creamos la Vicerrectoría de Investigación y Postgrados. Para re-correr este camino es que reorganizamos la Vicerrectoría Académica con la finalidad de reformular nuestros métodos de enseñanza-aprendizaje, nuestras carreras, ubicando a los alumnos como actores centrales del pro-ceso y vinculándonos fuertemente al medio con responsabilidad social.

Por otra parte hemos definido la tarea urgente de trabajar para crear y des-plegar una cultura de calidad, de planificación, de gestión por resultados y evaluación. Un papel que deberá asumir la Vicerrectoría de Planificación y Desarrollo. Hemos reorganizado la Vicerrectoría de Administración y Fi-nanzas con el fin de garantizar un crecimiento sustentable, dotándola de unidades que le permitirán incluir la prospectiva, el análisis de riesgo y una capacidad de anticipación a los complejos cambios del mundo financiero, a fin de recuperar la confianza perdida ante nuestros acreedores.

El proceso de reorganización propuesto se acompañará de una inversión significativa en capacitación para el personal académico y administrativo de nuestra Universidad. Con ello podremos profesionalizar nuestra planta y garantizar el salto cualitativo que queremos dar.

Así entonces estamos en medio de un proceso de cambios que está asocia-do al aprendizaje individual y de adaptación de la organización a la nueva situación instituida tras su implantación (aprendizaje de nuevas rutinas y patrones de comportamiento que permiten a la organización ajustarse a un nuevo escenario). El equipo directivo entiende este esfuerzo como fuente de transformación.

Todo esto implica esforzarnos para abandonar viejas concepciones, mode-los, hábitos y adoptar nuevos paradigmas que nos guíen en nuestra actua-ción. No será una tarea sencilla, como no lo es en cualquier ámbito de la vida, pero no tenemos otra salida. La disyuntiva es cambiar o cambiar.

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PLAN ACTUALIZACIÓN DIRECTIVOS 1.Cuadro de Mando Integral: Aplicación Dcto. Gobierno Universitario Despliegue Gobierno Universitario Metodología CMI Aplicación Diciembre / Enero 2009

2.Diplomado Dirección Estratégica EtapaI: (Enero) Inicio/Concentrado dos días Fortalecimiento Equipo Directivo. Liderazgo : EtapaII:(Marzo_Julio) Diplomado DE

PLAN INTEGRAL DE CAPACITACIÓN (PERSONAL)

1.Coaching2.Despliegue Plan Gobierno Universitario

CALENDARIO DE REALIZACIÓN PRIMERA ETAPA DE REORGANIZACIÓN.SEPTIEMBRE 2009/ ENERO 2010

APROBACIÓN Documento Reorga-nización del Gobierno Universitario.

CONSEJO UNIVERSITARIO. Octubre 2009

SOCIALIZACIÓN Observaciones al Documento

Reorganización del Gobierno Universitario. Octubre 2009

PRESENTACIÓN: C.U. Aprobación definitiva

Noviembre 2009

Despliegue: Vicerrectorías

Diciembre 2009

SOCIALIZACIÓN: a Comunidad Universitaria /

y Asociaciones. Noviembre 2009

CORRECCIONES Documento G.U.

REDACCIÓN FINAL Noviembre 2009

REVISIÓN: Documento Reorganización del

Gobierno Universitario. Octubre 2009

DISEÑO DOCUMENTO: Reorganización del

Gobierno Universitario. Octubre 2009

DISEÑO DOCUMENTO: Perfiles y Cargos.

Octubre 2009

Entrevistas al Personal

Presentación Informe Final

Diseño Planta: Profesionales / Académicos

Documento Propuesta Diciembre (17) 2009

Plan de Capacitación Diciembre (18) 2009

APROBACIÓN RECTORÍA

DICIEMBRE 2009

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6. Conclusiones:

El proceso de reorganización que estamos llevando a cabo en nuestra universidad no será fácil, a pesar de que son evidentes tanto la magnitud de la crisis como los argumentos que fundamentan esta propuesta, que sin lugar a dudas, le permitirá a la universidad salir de la situación en que se encuentra. En tal sentido la resistencia al proceso de reorganización es una consecuencia que la comunidad universitaria debe enfrentar y resolver en conjunto.

El Rector y el Equipo Directivo están llevando a cabo este proceso, ubi-cando en el centro del proceso a las personas. Este no es un proceso de reorganización basado en despidos arbitrarios del personal (académico y administrativo), para solventar desbalances financieros a costa de la fuerza laboral. Las decisiones que habrá que tomar en este sentido, son conse-cuencia de una distorsión “por el arrastre” de situaciones creadas en las administraciones anteriores, las cuales generaron un aumento de personal disociado de varios factores como la disminución progresiva y sustantiva de los ingresos y la falta de rigurosidad en las contrataciones de personas en distintas instancias de la universidad.

El compromiso del equipo directivo, es tomar las decisiones para salir de la crisis actual, tal como se enuncia al inicio de este documento, en estricto apego a nuestros principios tradicionales de pluralismo, tolerancia, respeto, diversidad y participación.

En el momento actual las universidades están viviendo procesos de re-organización similares, pero en torno a desafíos que les impone la idea de la sociedad del conocimiento, de procesos de investigación y docencia, relacionados a tecnologías de punta en el mercado internacional, en torno a los desafíos del medioambiente y las energías limpias y, a la innovación y a la creatividad.

Queremos con este proceso de reorganización retomar esta senda, avan-zando a transformarnos en una universidad de calidad, orientada a nues-tros estudiantes y que genere investigación e innovación en las diversas áreas del conocimiento.

Para ello creamos la Vicerrectoría de Investigación y Postgrados. Para re-correr este camino es que reorganizamos la Vicerrectoría Académica con la finalidad de reformular nuestros métodos de enseñanza-aprendizaje, nuestras carreras, ubicando a los alumnos como actores centrales del pro-ceso y vinculándonos fuertemente al medio con responsabilidad social.

Por otra parte hemos definido la tarea urgente de trabajar para crear y des-plegar una cultura de calidad, de planificación, de gestión por resultados y evaluación. Un papel que deberá asumir la Vicerrectoría de Planificación y Desarrollo. Hemos reorganizado la Vicerrectoría de Administración y Fi-nanzas con el fin de garantizar un crecimiento sustentable, dotándola de

unidades que le permitirán incluir la prospectiva, el análisis de riesgo y una capacidad de anticipación a los complejos cambios del mundo financiero, a fin de recuperar la confianza perdida ante nuestros acreedores.

El proceso de reorganización propuesto se acompañará de una inversión significativa en capacitación para el personal académico y administrativo de nuestra Universidad. Con ello podremos profesionalizar nuestra planta y garantizar el salto cualitativo que queremos dar.

Así entonces estamos en medio de un proceso de cambios que está asocia-do al aprendizaje individual y de adaptación de la organización a la nueva situación instituida tras su implantación (aprendizaje de nuevas rutinas y patrones de comportamiento que permiten a la organización ajustarse a un nuevo escenario). El equipo directivo entiende este esfuerzo como fuente de transformación.

Todo esto implica esforzarnos para abandonar viejas concepciones, mode-los, hábitos y adoptar nuevos paradigmas que nos guíen en nuestra actua-ción. No será una tarea sencilla, como no lo es en cualquier ámbito de la vida, pero no tenemos otra salida. La disyuntiva es cambiar o cambiar.

PLAN ACTUALIZACIÓN DIRECTIVOS 1.Cuadro de Mando Integral: Aplicación Dcto. Gobierno Universitario Despliegue Gobierno Universitario Metodología CMI Aplicación Diciembre / Enero 2009

2.Diplomado Dirección Estratégica EtapaI: (Enero) Inicio/Concentrado dos días Fortalecimiento Equipo Directivo. Liderazgo : EtapaII:(Marzo_Julio) Diplomado DE

PLAN INTEGRAL DE CAPACITACIÓN (PERSONAL)

1.Coaching2.Despliegue Plan Gobierno Universitario

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