LIBRO CAJA Y BANCOS

CONCEPTO

Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las

operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como

tales, aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques

bancarios.

FOLIACIÓN

La foliación de este libro al igual que la foliación del libro mayor es DOBLE;La foliación de este libro al igual que la foliación del libro mayor es DOBLE;

el debe se anota frente al haber. el debe se anota frente al haber.

EL DEBE, ocupa la parte izquierda del libro;EL DEBE, ocupa la parte izquierda del libro;

EL HABER; ocupa la parte derecha del libro;EL HABER; ocupa la parte derecha del libro;

En la parte superior se anotan el mes y el año a queEn la parte superior se anotan el mes y el año a que

corresponde al cuadro que se está elaborando.corresponde al cuadro que se está elaborando.

FORMA DE ANOTAR EN ESTE LIBRO

En el DEBE; se anota cuando el dinero ingresa, asimismo

el importe de los cheques que gira la empresa contra su

cuenta corriente bancaria.

En el HABER, se anota cuando el dinero sale ya sea para

comprar; pagar deudas o enviar dinero al Banco como

depósito en cuenta corriente.

En ambos casos se registrar con el nombre de la cuenta,

que ha dado origen el ingreso o la salida de dinero.

SALDO DEL LIBRO CAJA

Este libro, generalmente; presenta SALDO DEUDOR, es decir que los ingresos son mayores que los egresos y al decir ingresos lo estamos considerando sumado con el saldo inicial.

En algunos casos caja no tendrá saldo, pero JAMAS TENDRA SALDO ACREEDOR ya que no puede salir más dinero del que hay.

SALDO INICIAL DE CAJA

Es el importe de dinero con el que se inicia el mes; o el ejercicioEs el importe de dinero con el que se inicia el mes; o el ejercicio económico; si es al inicio del ejercicio económico. Este saldo debe ser eleconómico; si es al inicio del ejercicio económico. Este saldo debe ser el indicado en el indicado en el InventarioInventario Inicial en la subcuenta 101 Caja. Inicial en la subcuenta 101 Caja.

Si es al inicio del nuevo mes; este debe ser igual al saldo deSi es al inicio del nuevo mes; este debe ser igual al saldo de cierre del mes anterior. El saldo inicial se anota en el debe y al inicio de lascierre del mes anterior. El saldo inicial se anota en el debe y al inicio de las operaciones.operaciones.

SALDO DE CIERRE O SALDO FINAL DE CAJA

Viene a ser el importe de dinero con el que finaliza el mes o el ejercicio económico.

Si se trata de la terminación del mes, este debe ser igual al saldo inicial del mes siguiente.

Si se trata de la terminación del ejercicio económico; este debe ser igual al que indica el Balance General y que también se encuentra en el Inventario Final o de cierre.

OBTENCION DEL SALDO

El saldo del libro Caja se obtiene sumando el DEBE (entradas más saldo inicial) y a ese resultado se le resta las

salidas. La diferencia será el SALDO DE CIERRE o SALDO FINAL DE CAJA.

CENTRALIZACIÓN DEL LIBRO CAJA EN EL PROCEDIMIENTO DE

REGISTRO COMPUTARIZADO

uando se utiliza el procedimiento de registro

computarizado, todo se anota en el LIBRO DIARIO

(mediante un instrumento llamado voucher), documento

por documento. Si fuera el caso primero las provisiones y luego los

cobros y pagos. Luego desde el LIBRO DIARIO se distribuye los

datos a todos los libros correspondientes, entre ellos a CAJA. Es

decir es automático. Pero todo esto depende del sistema contable

computarizado, que tenga configurado las bases de datos, libros, registros, cuentas y toda

la parafernalia contable para que se lleve a cabo automáticamente.

C

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL HABER (EGRESOS

ara registrar los egresos de Caja en el Libro Diario,

se cargan todas las cuentas que están anotadas en el HABER DEL LIBRO CAJA, con abono a la cuenta 10Caja y Bancos, Subcuenta 101 Caja.

P

b.- Cuando ya se tiene dominio del Libro Caja, se puede realizar un solo asiento: Cargando a las cuentas del HABER y abonando a las cuentas del DEBE. Para cumplir el principio de la PARTIDA DOBLE, donde el DEBE es igual al HABER, se completará con el

registro de la cuenta 101 Caja registrando lo que falte para cumplir con la PARTIDA DOBLE.

Lo normal en CAJA es que se utilicen cuentas de activo (DEBE: 12, 14, 16, etc.) y cuentas de pasivo (HABER: 40, 41, 42, 45, 56, 47, etc.). Esto al menos ocurre en las medianas y grandes empresas, donde las cuentas de la clase 6 y 7 se provisionan el Libro Diario.

Sin embargo esto no sucede en las micro y pequeñas empresas. En estas entidades se

utilizaran cuentas de las clase 6 y 7, porque no utilizan el Libro Diario para hacer las provisiones. Al respecto, debemos tener presente que el uso de las cuentas de la clase 6 en el Libro Caja, también implican asiento por destino, pero este debe ser uno solo y por el total de los importes de la clase 6 empleados en el correspondiente mes; pero para facilitar la confección de este asiento es recomendable que conforme se sucedan los usos de la clase 6, los asientos por destino se confeccionan

en una hoja adicional llamada "Hoja Auxiliar"

para que al termino del mes no se haga difícil su registro

.

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL DEBE (INGRESOS)

Para registrar los ingresos de Caja en el Libro Diario, se carga a la cuenta 10 Caja y Bancos, sub.-cuenta 101

caja con abono a todas las cuentas que están anotadas en el DEBE DEL LIBRO CAJA

.

Reglas practicas que se deben tener en cuenta en la confección del Libro caja en el procedimiento de registro manual

1. Toda operación al contado se registra en el Libro Caja, correspondiendo al Libro Diario las operaciones al crédito.

2.  En toda operación que se tenga que registrar en el Libro Caja se debe preguntar si el "dinero" ingresa o sale.

3.  Si el "dinero" ingresa, se debe registrar en el DEBE del Libro caja, el nombre de la cuenta (con su respectivo código) que ha dado origen al ingreso de dinero.

4.  Si el "dinero" sale, se debe registrar en el HABER del Libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen a la salida de dinero.

5.  Cuando el pago se hace con un cheque girado por nosotros, lo primero que se debe hacer es anotar en el DEBE del Libro Caja, el importe del cheque girado y se hace por intermedio de la cuenta 10 subcuenta 104 y la divisionaria correspondiente (1041) y seguidamente se registra en el HABER del libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen al giro del cheque.

6.  Toda cuenta de clase 6 (GASTOS) siempre se registra en el HABER del Libro Caja (la 61,68 y 69 no se registran en el Libro Caja).

7.  Toda cuenta de clase 7 (INGRESOS) siempre se registra en el DEBE del Libro Caja menos la 74 que se anota en el HABER (la 71, 78,79 no se registran en el Libro Caja).

8.  Cada vez que se anota la clase 6 (GASTOS) en el Libro Caja se debe hacer un asiento por destino en la "hoja auxiliar".

9.  En el asiento de centralización del DEBE del Libro Caja se carga la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA y se abonan todas las cuentas anotadas en el DEBE del Libro Caja.

10.  En el asiento de centralización del HABER del Libro Caja se cargan todas las cuentas anotadas en el HABER

del Libro Caja y se abona a la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA.

11.  El Libro Caja JAMAS tendrá saldo acreedor porque el Libro Caja representa a la 101 caja, o sea el dinero en efectivo que tiene la empresa y nunca puede salir más dinero del que tenemos.

LIBRO CAJA Y

BANCOS

TIPOS

CAJA ITALIANA

CAJA TABULAR O AMERICAN

A

TIPOS DE LIBRO CAJA

En la práctica contable generalmente aceptada se

encuentra dos tipos de libro Caja:

a) Libro de Caja Italiana

b) Libro de Caja Tabular

A. Se registra el nombre o razón social de la empresa seguida de la denominación Libro Caja así como el mes correspondiente al registro.

B. Representa el folio colocado por igual en ambos lados ya sea en el Debe o Haber.

C. Se registra la fecha en orden cronológico relacionado a los ingresos o egresos que obtiene la empresa o persona natural.

D. Se registra el Código de las contracuentas que permitieron ya sea un ingreso o egreso en la cuenta caja.

E. Se detalla los movimientos mercantiles de cobros y pagos que realiza la empresa así como los nombres de las contracuentas y subcuentas que dieron motivo a tales acontecimientos mercantiles.

F. Se anotan los importes diarios que están relacionados con los ingresos o egresos de Caja.

G. Se registran los saldos totales que representan al Debe (Ingresos) y el Haber (Gastos).

Rayado del libro Caja Italiana

a) LIBRO CAJA ITALIANA

Es considerado de registro simple.

Es utilizada por pequeñas empresas o trabajadores independientes que

generan rentas de cuarta categoría.

Se caracteriza por que la magnitud de sus ingresos o egresos son pequeños

MES DE ..........Marzo............................DEL............................. 2013

DEBE 0202 HABER

FECH

A

CODIGO

CUENTA

DETALLESUB TOT

AL

TOTAL

FECH

A

CODIGO

CUENTA

DETALLE

SUB –

TOTAL

TOTAL

01/03

Saldo Inicial 5,00003/03

10.4Depósito en

Cta. Cte.2,000

05/03

12.1 Por la

cancelación de la Factura

3,00007/03

10.4Depósito en

Cta. Cte.4,000

07/03

12.1Por la

cancelación de la Factura

4,00010/03

67.5Descuento por

pago puntual250

10/03

12.3Por la

cancelación de la Letra

2,50013/03

67.5Descuento por

pago puntual300

13/03

12.3Por la

cancelación de la Letra

3,00013/03

10.4Depósito en

Cta. Cte.2,700

15/03

10.4Pago a

proveedor con cheque

20,00015/03

42.1Cancelación de

la Factura20,000

17/03

10.4 Cta. Cte. 60,00017/03

33.4Por la

adquisición de la camioneta

50,800

40.11Por pago del

IGV9,200

97,500 SUB TOTALES 89,250SALDO FINAL DE CAJA 8,250

97,500 TOTALES 97,500

ASIENTOS:

DEBE HABER

10 Efectivo y Equivalente 92,50010.1 Caja

10 Efectivo y Equivalente 80,00010.4 Cta. Cte.

12Cuentas por cobrar a comerciales 12,50012.1- 7,00012.3- 5,500

31/03 Por el ingreso a Caja Marzo 2013

DEBE HABER

10 Efectivo y Equivalente 8,70010.4 Cta. Cte.

33 Inmueble 50,800

40Tributos por pagar 9,20040.11 IGV

42 Cuentas por pagar 20,00042.1 Facturas

67 Gastos Financieros 55067.5 Descuentos concedidos

10 Efectivo y Equivalente 89,25010.1 Caja

31/03 Por los Egresos de Caja Marzo 2013

CARACTERÍSTICAS

1. Columna para registrar la fecha de la operación, tanto en el Debe (entradas)

como el Haber (salidas).

2. Columna para detalle o concepto, donde se explica el motivo que origina el ingreso o

egreso del efectivo de caja

3. Columna para los totales, tanto para el Debe como para el Haber

4. Columnas para las cuentas tanto del Debe como del Haber, los cuales se van

aperturando de acuerdo a las operaciones que se realicen.

LIBRO CAJA TABULAR O AMERICANA

Es otra forma de llevar el libro caja que controla el movimiento de dinero tanto en los INGRESOS como en los EGRESOS, su uso es ideal para empresas que tienen gran cantidad de movimiento de efectivo.

MES DE ..........Marzo............................DEL..............................2013

DEBE HABER

CTA 12

CTA10

SUB-

CTA

TOTAL

DEBE

FECH

ACONCEPTO

TOTAL

HABER

DIV.CTA

10CTA

40CTA

42

- - - 10,000 01Saldo inicial de

caja- - - - -

- - - - 03Depósito en

cuenta corriente8,000

10.41

8,000 - -

10,000 - 12.1 10,000 05 Cobro cliente 10,00010.4

110,000 - -

- 5,00010.4

15,000

Pago a proveedor con cheque 200

5,000 42.1 - - 5,000

- 5,00010.4

15,000

Pago IGV a SUNAT con cheque 201

5,000401

11- 5,000 -

30,000SUB-TOTALES

28,000

SALDO FINAL DE CAJA

2,000

30,000TOTALES

30,000

ASIENTOS:

DEBE HABER

10 Efectivo y Equivalente 20,000

10 Efectivo y equivalente 10,00010.4 cta. Cte.

12 Cuentas por cobrar comerciales 10,00012.1 Facturas

31/03 Por los ingresos a caja Marzo 2013

DEBE HABER

10 Efectivo y equivalente 18,000

10.4 Cta. Cte.

40 Tributos por pagar 5,00040.11 IGV

42 Cuentas por pagar 5,00042.1 Facturas

10 Efectivo y equivalente 28,00010.1 Caja

31/03 Por Egresos de caja Marzo 2013