LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA-CPA TRABAJO …

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA-CPA

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE LOS PROCESOS

FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD SALINAS EDUCACIÓN

TRABAJO DE TITULACIÓN Previo a la obtención del Título de:

LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA

AUTOR:

ROBERTO EFRÉN GALARZA AYALA

DIRECTOR:

MSC. FERNANDO BORJA BORJA

SALINAS, 2015

ii

YO, Roberto Efrén Galarza Ayala

DECLARO QUE:

El trabajo de titulación denominado “Evaluación del control interno de los procesos

financieros y administrativos de la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas

Educación”, ha sido desarrollado con base a una investigación exhaustiva, respetando

derechos intelectuales de terceros, conforme las referencias que constan al pie de las

páginas correspondientes, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografía.

Consecuentemente éste trabajo es de mi total autoría.

En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido, de su veracidad y

alcance científico del trabajo de titulación en mención.

ROBERTO EFRÉN GALARZA AYALA

EL AUTOR

iii

DEDICATORIA

A Dios por darme sus bendiciones y las

fuerzas para avanzar, a mi madre por su

ejemplo de fortaleza y perseverancia en la

vida, a mi esposa por su apoyo

incondicional en cada meta que me

propongo, y a mi tío Marlon por ocupar

ese gran espacio en mi vida.

iv

AGRADECIMIENTOS

A los amigos y demás personas que de

una u otra forma colaboraron con el

presente trabajo, a los docentes de la

Universidad Tecnológica Equinoccial por

sus enseñanzas, a los compañeros de la

Dirección Distrital 24D02 La Libertad

Salinas por abrirme sus puertas, y

especialmente a mi familia y esposa que

demostraron en todo momento su apoyo,

entrega y paciencia al cumplimiento de

esta meta.

v

ÍNDICE GENERAL

Contenido CAPÍTULO 1 ........................................................................................................... 1

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1

1.1. Problema de investigación ......................................................................... 1

1.1.1. Problema a investigar ................................................................................ 1

1.1.2. Objeto de estudio Teórico .......................................................................... 1

1.1.3. Objeto de estudio Práctico ......................................................................... 1

1.1.4. Planteamiento del problema ...................................................................... 1

1.1.5. Formulación del problema ......................................................................... 6

1.1.6. Sistematización del problema .................................................................... 6

1.1.7. Objetivo general ......................................................................................... 6

1.1.8. Objetivos específicos ................................................................................. 6

1.1.9. Justificaciones ............................................................................................ 6

1.2. Marco referencial ....................................................................................... 7

1.2.1. Marco Teórico ........................................................................................... 7

CAPÍTULO 2 ......................................................................................................... 16

METODOLOGÍA .................................................................................................. 16

2.1. Metodología general ................................................................................ 16

2.1.1. Nivel de estudio ....................................................................................... 16

2.1.2. Modalidad de investigación ..................................................................... 16

2.1.3. Método ..................................................................................................... 16

2.1.4. Población y muestra ................................................................................. 17

2.1.5. Selección instrumentos de investigación ................................................. 18

2.1.6. Procesamiento de datos ............................................................................ 18

2.2. Metodología específica ............................................................................ 19

2.2.1. Estudio del control interno ....................................................................... 19

2.2.2. Pruebas de seguimiento ó Evaluación del control interno ....................... 19

2.2.2.1. Técnicas de verificación ocular ............................................................... 19

2.2.2.2. Técnicas de verificación verbal ............................................................... 20

2.2.2.3. Técnicas de verificación escrita ............................................................... 20

2.2.2.4. Técnicas de verificación documental ....................................................... 21

2.2.2.5. Técnicas de verificación física ................................................................. 21

vi

2.2.3. Papeles de trabajo .................................................................................... 21

2.2.4. Evidencias ................................................................................................ 22

2.2.5. Progama de auditoría ............................................................................... 23

CAPÍTULO 3 ......................................................................................................... 24

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN .............................................................. 24

3.1. Evaluación del Control Interno ................................................................ 24

3.1.1. Consolidación de los resultados obtenidos en la evaluación ................... 37

3.1.2. Evaluación del Riesgo ............................................................................. 38

3.2. Presentación y análisis de los resultados ................................................. 39

3.2.1. Debilidades detectadas en el sistema de control interno.......................... 39

3.2.2. Confrontación de los depósitos en la cuenta bancaria ............................. 44

3.2.3. Registros con documentación suficiente y pertinente.............................. 45

3.2.4. Uso de formularios preimpresos y prenumerados ................................... 46

3.2.5. Pagos de viáticos y subsistencias con el importe correcto....................... 48

3.2.6. Conciliación de los bienes de larga duración con saldos contables ......... 48

3.2.7. Administración y control de las existencias de suministros .................... 50

3.2.8. Procesos de contratación pública ............................................................. 55

3.3. Informe .................................................................................................... 56

CAPÍTULO 4 ......................................................................................................... 64

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 64

4.1. Conclusiones ............................................................................................ 64

4.2. Recomendaciones .................................................................................... 65

Referencias bibliográficas ...................................................................................... 66

vii

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1.1. Estructura orgánica descriptiva a nivel zonal ....................................................................... 2 Figura 1.2. Organigrama Estructural de la Dirección Distrital 24D02 ................................................... 3 Figura 1.3. Mapa de procesos de la Dirección Distrital 24D02 .............................................................. 5 Figura 2.1. Programa de auditoría ........................................................................................................ 23 Figura 3.1. Evaluación del Control Interno: Registro de Compromisos y Devengados ....................... 25 Figura 3.2. Evaluación del Control Interno: Recaudaciones y Pagos ................................................... 26 Figura 3.3. Evaluación del Control Interno: Registros contables, documentación y archivo ............... 27 Figura 3.4. Evaluación del Control Interno: Anticipos de fondos ........................................................ 28 Figura 3.5. Evaluación del Control Interno: Bienes de larga duración y bienes no depreciables ......... 29 Figura 3.6. Evaluación del Control Interno: Administración de existencias ........................................ 30 Figura 3.7. Evaluación del Control Interno: Compras Públicas ........................................................... 31

viii

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1.1. Normas del grupo 400 que se utilizarán para evaluar el control interno ............................. 11 Tabla 1.2. Formato de la matriz para evaluar el control interno ........................................................... 15 Tabla 2.1. Detalle de la Muestra........................................................................................................... 17 Tabla 3.1. Procesos o rubros a evaluar ................................................................................................. 24 Tabla 3.2. Rangos para determinar nivel de Confianza-Riesgo ........................................................... 24 Tabla 3.3. Nivel de Confianza-Riesgo: Registro de compromisos y devengados ................................ 32 Tabla 3.4. Nivel de Confianza-Riesgo: Recaudaciones y pagos .......................................................... 33 Tabla 3.5. Nivel de Confianza-Riesgo: Registros contables, documentación y archivo ...................... 33 Tabla 3.6. Nivel de Confianza-Riesgo: Anticipos de fondos ............................................................... 34 Tabla 3.7. Nivel de Confianza-Riesgo: Bienes de larga duración y bienes no depreciables ................ 35 Tabla 3.8. Nivel de Confianza-Riesgo: Administración de existencias ............................................... 36 Tabla 3.9. Nivel de Confianza-Riesgo: Compras Públicas .................................................................. 36 Tabla 3.10. Consolidación de resultados de la Evaluación del Control Interno ................................... 37 Tabla 3.11. Rangos para determinar la calidad y eficiencia del Control Interno .................................. 38 Tabla 3.12. Recaudaciones en cuenta del BCE sin comprobantes de ingresos y/o registros contables 44 Tabla 3.13. Detalle de los flujos de las cuentas bancarias .................................................................... 45 Tabla 3.14. Registros con documentos soportes incompletos .............................................................. 46 Tabla 3.15. Utilización de formatos preimpresos y prenumerados ...................................................... 47 Tabla 3.16. Anticipos por viáticos y subsistencias pagadas en exceso................................................. 48 Tabla 3.17. Diferencias entre el inventario general de bienes y saldos contables ................................ 49 Tabla 3.18. Conciliación de la cuenta de bienes de larga duración y bienes no depreciables .............. 50 Tabla 3.19. Diferencias entre el inventario de existencias y los saldos contables ................................ 51 Tabla 3.20. Diferencias entre conteo físico y cantidades del kardex de control ................................... 52 Tabla 3.21. Comprobantes de egresos con errores de cálculo .............................................................. 53 Tabla 3.22. Despachos de combustibles a vehículos particulares ........................................................ 54 Tabla 3.23. Resumen de procesos realizados como entidad contratante .............................................. 55

ix

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo A Carta de autorización

Anexo B Matriz de evaluación de riesgos

Anexo C Verificación de la documentación soporte de los comprobantes del fondo rotativo

Anexo D Procesos de contratación pública

Anexo E Plan de mitigación o tratamiento del riesgo

x

RESUMEN

El control y uso adecuado de los recursos estatales representa un aspecto de gran

importancia en la administración pública, hoy en día los directivos y demás

funcionarios públicos de las instituciones realizan sus mejores esfuerzos para cumplir

con sus objetivos mediante la optimización de los recursos disponibles, promovidos a

través de procesos eficientes y eficaces que garanticen un servicio de calidad a favor

de la sociedad. El sistema del control interno es una de las herramientas que aporta a

la consecución de dichos objetivos planteados por la alta dirección, asegurando

controles que permitan la generación de información confiable y razonable.

El presente trabajo se enfoca a la evaluación del control interno de los procesos

financieros y administrativos de una entidad que forma parte del Ministerio de

Educación como es la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación, en

este documento se demostrará si los controles aplicados son confiables y que además

contribuya a la minimización de los riesgos.

En la primera parte de este trabajo se hará referencia al objeto de estudio y su

problemática, donde se encontraran las debilidades que posiblemente afecten en forma

adversa a los controles internos establecidos, además se exponen los objetivos y las

justificaciones que motivaron la realización del trabajo.

El segundo capítulo se basa en la metodología general y específica, que son las

herramientas teóricas y prácticas que posibilitó determinar el tipo y la cantidad de la

información a evaluar, así como también su tratamiento para obtener los resultados por

medio de las pruebas de cumplimiento o seguimiento.

En el tercer capítulo se presentan los resultados de la evaluación del control interno,

en esta parte se detalla el nivel de confianza-riesgo de los siete procesos evaluados, así

como también se describen las debilidades del control, la evaluación del riesgo y los

resultados de las pruebas de cumplimiento de aquellos aspectos que generaron niveles

de riesgo considerables.

Finalmente, en el cuarto capítulo se exponen las conclusiones de las novedades o

hallazgos detectados en el proceso de la evaluación y se establecen las

recomendaciones con la finalidad de corregir las deficiencias de los controles

aplicados por la entidad.

xi

PALABRAS CLAVES

CONTROL INTERNO

CONTROLES CLAVES

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

PRUEBAS SUSTANTIVAS

RIESGO INHERENTE

1

CAPÍTULO 1

INTRODUCCIÓN

1.1. Problema de investigación

1.1.1. Problema a investigar

Evaluación del control interno de los procesos financieros y administrativos de

la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación.

1.1.2. Objeto de estudio Teórico

El objeto de estudio teórico son las Normas de Control Interno para las entidades,

organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan

de recursos públicos.

1.1.3. Objeto de estudio Práctico

El objeto de estudio práctico son los procesos financieros y administrativos de

la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación, sus operaciones, y

documentos.

1.1.4. Planteamiento del problema

La Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación, es una de las 140

Direcciones Distritales a nivel nacional del Ministerio de Educación, esta dependencia

pública se encarga de gestionar las estrategias y mecanismos necesarios para asegurar

la calidad de los servicios educativos del distrito, en todos sus niveles y modalidades,

gestionar proyectos y programas educativos, planificar la oferta educativa y ofertar

servicios a la ciudadanía.

A nivel nacional existen 7 coordinaciones zonales y 2 subsecretarías (distritos

metropolitanos) ubicados en la ciudad de Guayaquil y Quito, son quienes dan

directrices y regulan cada una de los distritos con todo lo referente a la utilización de

recursos financieros y humanos, ellos determinan de acuerdo a las necesidades de cada

cantón cual es la planta óptima de docentes de acuerdo al número de estudiantes que

se reportan, sin embargo no se logra satisfacer todas las necesidades de las

instituciones fiscales que existen en el país, aún con todas las limitantes que al

momento se tienen el Ministerio trabaja de forma conjunta con cada subsecretaria,

coordinación zonal y dirección distrital para mantener el equilibrio en el sistema

2

educativo nacional, se detalla la estructura orgánica descriptiva a nivel zonal y la

cobertura que tiene cada una de ellas.

Figura 1.1. Estructura orgánica descriptiva a nivel zonal

Fuente: Ministerio de Educación Elaborado por: Roberto Galarza

La Dirección Distrital como parte de un nuevo esquema de gestión del Ministerio

de Educación fue creada en el mes de septiembre 2013, a partir de este periodo ha

asumido las tareas y competencias de la Dirección Provincial de Educación de la

provincia de Santa Elena específicamente de los cantones de La Libertad y Salinas.

Dentro de su jurisdicción se encuentran 126 instituciones educativas (unidades

educativas, escuelas, colegios, entre otros), de los cuales 52 son de sostenimiento

fiscal, es decir que la Dirección Distrital tiene a su cargo los pagos por los gastos

operativos y de personal de estas instituciones; aunque, existe una institución que al

momento es de sostenimiento fiscomisional pero se encuentra en proceso de

convertirse al sistema fiscal, a pesar de eso actualmente el distrito cubre las

necesidades de pago de todo el personal docente y administrativo que labora en ella,

para el año lectivo 2015 - 2016 serán 53 las instituciones de sostenimiento fiscal.

La Dirección Distrital 24D02 está conformado por 36 funcionarios, de los cuales

la unidad de Unidad de Apoyo a la Inclusión que se encarga de evaluar a los niños con

capacidades especiales y de instruir y capacitar a los docentes de las instituciones

fiscales y particulares para que brinden una educación que inclusiva dentro del mismo

entorno a todos los niños y jóvenes, esta área no se encuentra en el organigrama debido

a que trabaja de manera directa con la Coordinación Zonal, el distrito solo proporciona

un espacio físico para que desarrollen sus actividades y se organiza de la siguiente

forma:

3

Figura 1.2. Organigrama Estructural de la Dirección Distrital 24D02

Fuente: Unidad Administrativa de la Dirección Distrital Elaborado por: Roberto Galarza

El presupuesto otorgado para las necesidades y/o obligaciones de la Dirección

Distrital y sus 52 instituciones educativas de sostenimiento fiscal, está financiado por

recursos fiscales asignado por el Ministerio de Finanzas a través de la herramienta

informática eSIGEF.

La Unidad Administrativa Financiera de la Dirección Distrital 24D02, tiene a su

cargo la administración de los recursos otorgados, su sistema de control interno es muy

básico en vista que el personal que labora en el área ha sido contratada recientemente,

la ejecución de sus tareas son realizadas sin procesos ni controles totalmente definidos,

al momento todo el personal del área efectúa el mismo trabajo simultáneamente,

situación que ocasiona inconvenientes cuando se quieren determinar

responsabilidades, también genera problemas cuando se deben cumplir disposiciones

emitidas por la Coordinación Zonal, el trabajo se ve afectado porque al querer hacer

todos lo mismo no se cumple con los tiempos determinados por zonal y el trabajo que

se presenta no está acorde a lo requerido; otro punto importante es que la persona

responsable del área no tiene pleno conocimiento de los procesos que se debe seguir,

DIRECTOR DISTRITAL

UNIDAD DISTRITAL DE ASESORÍA JURÍDICA

UNIDAD DISTRITAL DE PLANIFICACIÓN

EBJA (EDUCACIÓN BASICA PARA JOVENES

Y ADULTOS)

UNIDAD DE ATENCIÓN CIUDADANA

UNIDAD DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

Unidad Administrativa

Unidad Financiera

Unidad De Talento HumanoUNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN ESCOLAR Gestión de

RiesgosUNIDAD DE APOYO,

SEGUIMIENTO Y REGULACIÓN

4

esto conlleva a que todo el personal a su cargo no sienta el apoyo requerido ni la guía

para continuar con seguridad el trabajo que realizan diariamente, a causa de esto la

documentación de respaldo que debe tener cada proceso se encuentra incompleta o con

errores; sin embargo, realizan su mayor esfuerzo en cumplir con las leyes y

reglamentos como el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas, Reglamento sustitutivo de

administración y manejo de bienes públicos, entre otros.

Esta Unidad, para el cumplimiento de sus funciones realiza los siguientes

procesos:

Procesos contractuales en el sistema de compras públicas.

Ejecución de gastos por adquisición de bienes y/o servicios.

Anticipos de fondos (anticipos de remuneraciones, fondo de reposición).

Administración de existencias para consumo corriente y bienes (Bodega).

La utilización de los recursos y bienes del sector público por medio de procesos

adecuados resulta ser un tema prioritario e importante en toda institución pública, ya

que se sujeta a varias reglamentaciones con la finalidad de asegurar la correcta

administración de los mismos y la consecución de los objetivos de las instituciones del

Estado; por tal motivo, la Contraloría General del Estado en el acuerdo Nro. 039-CG

del 16 de noviembre 2009 en uso de sus facultades expidió las Normas de Control

Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de

derecho privado que dispongan de recursos públicos, a fin que las entidades descritas

en el artículo 225 de la Constitución de la República del Ecuador cumplan con su

aplicación.

Cabe indicar, que la Dirección Distrital 24D02 como parte de un ministerio de

la función ejecutiva se encuentra dentro de las entidades señaladas en el artículo antes

mencionado y que el sistema de control interno implementado por esa Dirección

debería contribuir al cumplimiento de los objetivos establecidos en la Norma de

Control Interno 100-02, los mismos que son:

Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo

principios éticos y de transparencia.

Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.

Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para

otorgar bienes y servicios públicos de calidad.

5

Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal.

Actualmente el Ministerio de Educación está implementando una serie de procesos

para aprobar con los estándares de calidad que establecen las normas ISO 9001, las

que permitirán mejorar determinados procesos en cada una de las áreas, sobre todo en

la atención a los usuarios que frecuentemente se encuentran visitando y realizando

diversos trámites en la Dirección Distrital, con el fin de reducir tiempos y brindar un

servicio de calidad y calidez, se detalla como está establecido el mapa de procesos de

acuerdo a las normas ISO.

Figura 1.3. Mapa de procesos de la Dirección Distrital 24D02

Fuente: Ministerio de Educación Elaborado por: Roberto Galarza

Por lo antes expuesto, con la finalidad de establecer si los controles internos

implementados por la Dirección Distrital 24D02 cumplen con los objetivos antes

descritos, se requiere realizar una Evaluación del Control Interno de los procesos

financieros y administrativos, que posibilitará medir el nivel de confianza de sus

operaciones y proponer un plan de mejora para aquellos riesgos considerables, de esta

forma fortalecer el sistema de control interno implementado.

6

1.1.5. Formulación del problema

¿Los controles internos implementados en los procesos financieros y

administrativos de la Dirección Distrital 24D02 son eficientes y aportan en el

cumplimiento de objetivos?

1.1.6. Sistematización del problema

¿La máxima autoridad de la institución ha diseñado un control interno para

los procesos financieros y administrativos?

¿Los controles internos que actualmente aplican son los adecuados para el

cumplimiento de los objetivos?

¿Los funcionarios responsables de los procesos aplican los controles en su

totalidad?

¿Se cumple con el control previo y el control concurrente de las

operaciones?

¿Las operaciones financieras y administrativas de la institución tienen un

nivel de confianza moderado?

Con el sistema actual de control interno, ¿permite a la institución

identificar los riesgos?

1.1.7. Objetivo general

Comprobar que los controles internos de los procesos financieros y

administrativos de la Dirección Distrital 24D02 sean efectivos y eficientes conforme

lo establece las Normas de Control Interno para entidades públicas vigente.

1.1.8. Objetivos específicos

Elaborar la evaluación del control interno de los procesos financieros y

administrativos.

Determinar el nivel de confianza de las operaciones de la institución.

Identificar y valorar riesgos en las operaciones analizadas.

Proponer un plan de mejora como respuesta al riesgo.

1.1.9. Justificaciones

La evaluación del control interno permitirá establecer los niveles de confianza y

de riesgo, a fin de formular los respectivos planes de mejora con el único objetivo de

7

fortalecer las operaciones de la institución, reducir la eventualidad de la ocurrencia y

del efecto negativo en la gestión institucional.

Un adecuado sistema de control interno permitirá a la Dirección Distrital 24D02,

cumplir con sus objetivos institucionales enmarcados en la eficiencia, eficacia y

economía de sus operaciones. Contará con procedimientos financieros y

administrativos que demuestren confiabilidad, integridad y oportunidad de la

información, así como también el cumplimiento de las disposiciones legales.

Proporcionará a la máxima autoridad y a los funcionarios en general un ambiente

de control confiable que incidirá sobre las actividades y resultados de la Dirección,

logrando también facilitar las tareas de monitoreo que las entidades de control puedan

realizar posteriormente.

Las pruebas de cumplimiento que se realizaran a los controles más vulnerables

o con un grado de confianza bajo, permitirá establecer cuál es la debilidad y los

factores que le impiden a ese control mantener un grado de confianza aceptable, así

como también permitirá obtener las evidencias del impacto adverso en la

administración de los recursos materiales y financieros de la Dirección Distrital.

1.2. Marco referencial

1.2.1. Marco Teórico

El control interno es un mecanismo adoptado por la entidad, a fin de proteger los

recursos disponibles, brindar seguridad razonables a las operaciones, así como también

asegurar la consecución de las metas y objetivos institucionales1 (NCI, 2009, pág. 1).

Como complemento se puede citar las siguientes definiciones que aclaran aún

más el concepto del sistema de control interno, que indican:

Son todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una

entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto

como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo

adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la

prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad de los registros

contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable2 (NEA-

10, 1999, pág. 2).

1NCI: Normas de Control Interno 2 NEA: Normas Ecuatorianas de Auditoría

8

El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la

dirección y el personal de cada institución que proporciona seguridad razonable

de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos

institucionales3 (LOCGE, 2002, pág. 5).

Los textos citados manifiestan que el control interno es aplicado por la necesidad

de cumplir los objetivos institucionales mediante una gestión administrativa y

financiera enmarcados en los conceptos de eficiencia, eficacia y economía bajo un

sentido de autocontrol.

De acuerdo a la Contraloría General del Estado (2002, pág. 5), el control

interno está compuesto de los siguientes componentes:

El entorno de control,

La organización,

La idoneidad del personal,

El cumplimiento de los objetivos institucionales,

Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y la medidas

adoptadas para afrontarlos,

El sistema de información,

El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y,

La corrección oportuna de las deficiencias de control

El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior.

Control Previo: Los servidores encargados de los procesos administrativos

y financieros, analizarán las actividades institucionales propuestas, antes de

su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia,

oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos

institucionales;

Control Continuo: En forma continua inspeccionarán y constatarán la

oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren

o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las

autorizaciones respectivas.

Control Posterior: La unidad de auditoría interna será responsable del

control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las

3 LOCGE: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, art. 9.

9

actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución (LOCGE, 2002,

pág. 6).

El control interno es la adopción de procesos que realiza una entidad con

respecto a métodos, instrumentos, lineamientos diseñados con el objetivo de

incrementar la eficiencia de sus operaciones (ESTUPIÑAN, 2006, pág. 45).

Es importante que el auditor comprenda el sistema adoptado por la entidad; es

decir, la compresión total de sus controles claves ya sean estos eficientes o ineficientes

con el fin de determinar el grado de confianza más adecuado para establecer el alcance,

profundidad de la investigación y para aplicar las pruebas de auditoría (FRANKLIN,

2007, pág. 618).

Además, se debe tomar en cuenta lo expuesto por Enrique Franklin (2007, pág.

618) sobre la inspección que debe realizar el auditor para comprender los controles

aplicados, para esto se debe considerar varios aspectos:

Las operaciones del programa, donde se incluyen políticas y procedimientos

para la consecución de los objetivos mediante métodos que garanticen

razonabilidad.

Validez y confiabilidad de la información, se refiere a los procedimientos

aplicados con la finalidad que la información sea válida y confiable.

Cumplimiento legal, sobre este tema se refiere a los procedimientos definidos

para el cumplimiento cabal de las leyes, reglamentos, y normas establecidas

para un correcto control de los recursos.

Salvaguarda de los recursos, en este tema se encuentran todas las acciones

tomadas para cuidar y proteger los recursos del estado (FRANKLIN, 2007,

pág. 618).

Todas las entidades y organismos del sector público son responsables de instalar,

mantener y perfeccionar el sistema de control interno, para esto deberán aplicar los

componentes que son (MANTILLA, 2009, pág. 69):

El ambiente de control

La evaluación de los riesgos de control

Las actividades de control

El sistema de información y comunicación

Actividades de monitoreo y supervisión del control interno

10

El sistema de control interno constituye un instrumento clave para administrar

los riesgos detectados y que pueden resultar significativos para el cumplimiento de los

objetivos institucionales, si el sistema de control interno implementado es eficiente los

recursos de la entidad o negocio estarán resguardados.

Otro aspecto a considerar, es el aporte que realiza el control interno a las

operaciones ya que estas se realizan en forma eficiente y eficaz, mediante la

presentación de informes o reportes con datos confiables, y por ultimo facilita el

cumplimiento de disposiciones legales.

Cabe indicar que los controles financieros aplicados, y la oportunidad de los

registros contables son un aspecto primordial en el control interno, pues este tipo de

controles conlleva a la generación de estados financieros confiables y razonables

(MANTILLA, 2009, pág. 58).

Un sistema de control interno debe adaptarse a los cambios de las políticas

puestas por la alta dirección, es por esto que se debe mantener una evaluación

permanente con el objeto de ajustar o incrementar controles necesarios que ayuden a

mantener que los recursos se mantengas resguardados y la información sea apropiada

para la toma de decisiones.

La Contraloría General del Estado (2002, pág. 4), como organismo técnico

encargado de dirigir el Sistema de Control Interno de las entidades, organismos y

empresas que disponen y administra recursos públicos, dentro de sus facultades

descritas en el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

expide las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público

y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos con

acuerdo CG-039 del 29 de noviembre 2009.

Estas normas incluyen normas generales y otras específicas relacionadas con la

administración financiera gubernamental, talento humano, tecnología de la

información, administración de proyectos, entre otros; basado en el marco integrado

de control interno emitido por el Comité de Organizaciones que patrocina la Comisión

Treadway (COSO) mediante el planteamiento de cinco componentes.

Fundamentado en las Normas de Control Interno (2009, pág. 1), a

continuación se describe los grupos de normas que la conforman:

100 NORMAS GENERALES: Definen el concepto, orientación,

responsabilidad y objetivos del control interno.

11

200 AMBIENTE DE CONTROL: Se refiere a la importancia del control en

el accionar de la entidad desde la perspectiva del control.

300 EVALUACIÓN DEL RIESGO: En esta norma resalta la importancia

que tiene la máxima autoridad para establecer mecanismos para identificar,

analizar y tratar los riesgos.

400 ACTIVIDADES DE CONTROL: Establecimiento de políticas y

procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos.

500 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Define los controles que la

máxima autoridad y los directivos deben establecer para identificar, capturar

y comunicar información pertinente y oportuna.

600 SEGUIMIENTO: Puntualiza la responsabilidad de la máxima autoridad

y de los directivos para establecer procedimientos de seguimiento continuo

para asegurar la eficiencia del control interno.

Los procesos financieros y administrativos que se evaluarán están vinculados

con el grupo de normas 400 Actividades de control, los mismos que se detallan la

siguiente tabla.

Tabla 1.1. Normas del grupo 400 que se utilizarán para evaluar el control interno

PROCESOS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Financieros y administrativos

NCI 402 Adm. Financiera - Presupuesto NCI 403 Adm. Financiera - Tesorería NCI 405 Adm. Financiera - Contabilidad Gubernamental

NCI 406 Adm. Financiera - Administración de Bienes

Fuente: CGE Normas de control interno Elaborado por: Roberto Galarza

En las normas 402 Administración Financiera - Presupuesto se prioriza el control

previo de las operaciones financieras, en esta norma se indica los aspectos a considerar

para realizar un control previo adecuado y eficaz antes de proceder con los registros

del compromiso y devengado (NCI, 2009, pág. 10).

12

Con respecto a las normas del grupo 403 Administración Financiera - Tesorería,

se puede indicar que este se enmarca al control del área de tesorería, la misma que se

encarga de los pagos de recursos por la adquisición de bienes y/o servicios, así como

también la recepción por los ingresos de autogestión (NCI, 2009, pág. 13).

El grupo de normas que contiene el grupo 405 Administración Financiera –

Contabilidad Gubernamental, se refiere a los controles relacionados con la

contabilidad gubernamental, en estas normas se trata la organización del sistema de

contabilidad, integración de las operaciones, documentación de las operaciones, la

oportunidad del registro, conciliación y confirmación de saldos, entre otros temas

importantes que ameritan un control adecuado.

En este grupo también encontraremos la norma 405-08 Anticipos de fondos, que

norma los recursos entregados en calidad de anticipos que posteriormente serán

rendidos ya sea por el pago de un contrato o por gastos de un fondo específicos, entre

los más importantes tenemos los anticipos de remuneraciones, fondos de reposición,

cajas chicas, fondos rotativos, anticipos de viáticos, entre otros (NCI, 2009, pág. 25).

Finalmente, se tiene al grupo de normas 406 Administración Financiera –

Administración de bienes, que trata los controles diseñados para la administración,

manejo, custodia, y registros de los bienes del Estado, ya sean estos de larga duración,

de control interno o existencias para consumo. En esta norma se considera también

temas relacionados con la contratación pública, delineando los controles claves que

debe tener las instituciones públicas con respecto a los procedimientos contractuales,

pliegos y comisiones técnicas (NCI, 2009, pág. 32).

Los riesgos

Para la evaluación propuesta es primordial tener conocimiento y comprensión

de los riesgos internos y externos de la institución, así como también se debe tener

una visión clara sobre aquellos procesos que con una previsión débil del riesgo que

limita la consecución de los objetivos instituciones, para esto se describe los diferentes

tipos de riesgos:

Riesgo Inherente

Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o transacción a una exposición

errónea que puede ser significativa por falta de control interno, que pueden originarse

por operaciones ejecutadas en base a la autorización del funcionario no competente,

cambios significativos en el entorno de la organización, cuentas de los estados

13

financieros con saldos errados, complejidad de transacciones, entre otros (NEA-10,

1999, pág. 5).

Riesgo de Control

Es cuando una exposición errónea en una cuenta o transacción que puede ser

significativa, no es detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de

contabilidad y de control interno. La evaluación del riesgo de control se realizará

cuando el sistema de control interno implementado por la entidad no es efectivo o

evaluar su efectividad no sería eficiente, para esta evaluación se debe documentar la

información obtenida usando cuestionarios, listas de verificación y diagramas de flujos

(NEA-10, 1999, pág. 10).

Riesgo de detección

Es el riesgo cuando los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una

exposición errónea de una cuenta o transacción que puede ser significativo, para

minimizar este riesgo a un nivel aceptable, el profesional de auditoría deberá realizar

una evaluación eficiente de los riesgos inherente y de control, para esto se debe

considerar la naturaleza de los procesos sustantivos, su oportunidad y alcance. (NEA-

10, 1999, pág. 16)

Tomando como referencia la misma norma NEA 10, las pruebas de control que

se utilizan para obtener la evidencia de auditoría sobre la efectividad del diseño de los

sistemas de contabilidad y de control interno, deben incluir lo siguiente:

Inspección de documentos que soportan transacciones y otros eventos para

obtener evidencia sobre el funcionamiento apropiado de los controles

internos.

Investigar y observar los controles que no dejan rastro de auditoría.

Reconstrucción de las operaciones, con el fin de determinar si los controles

internos permitieron a la entidad realizar registros u operaciones en forma

correcta.

De la evaluación que realice el auditor a las riesgos inherentes y de control

influirá en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos que

deberá realizar para disminuir el riesgo de detección, y por lo tanto el riesgo de

auditoría a un nivel aceptable bajo.

Para la evaluación de los riesgos se realiza una combinación de técnicas

cualitativas y cuantitativas para determinar su probabilidad de ocurrencia e impacto.

14

Pruebas y herramientas de evaluación

Se debe probar la efectividad del diseño de los controles, con el fin de comprobar

si los controles fueron diseñados por personas con la autoridad y capacidad suficiente

para implementar dichos controles, y que estos cumplan su función principal de

controlar y garantizar la prevención o detección oportuna de los riesgos (MANTILLA,

2009, pág. 213).

Para proceder con las pruebas de efectividad del diseño, el auditor debe realizar

investigaciones o indagaciones del personal apropiado, las operaciones realizadas y la

documentación pertinente para establecer si el diseño se ajusta a las necesidades de

control de la empresa (MANTILLA, 2009, pág. 292).

Otro punto importante con respecto a las pruebas, es la efectividad de la

operación, el auditor debe probar si la operación de un control se lo realiza en forma

adecuada y por las personas con las competencias adecuadas para esa labor

(MANTILLA, 2009, pág. 293).

La cantidad de evidencia de la efectividad de un control depende del tipo de la

prueba utilizada por el auditor, existen pruebas que por su naturaleza resulta muy útiles

aplicarlas, como son: indagación, observación, inspección de documentos relevantes

y volver a ejecutar el control.

El tipo de prueba también debe ser determinado por el tamaño del control que se

desea evaluar, más aun si la operación de control genera documentos verificables. Otro

aspecto a considerar, son las pruebas de control realizadas por un periodo extenso de

tiempo, pues esto generará más evidencias de la efectividad del control en

comparación con un periodo corto.

Manual de referencia

En este documento se enfocan las actividades de control necesarias para mitigar

los riesgos, los riesgos que enfrentan y los objetivos (operativos, financieros y de

cumplimiento legal) alineados al objetivo que se quiere administrar. Es decir, las

actividades de control representas las acciones correctivas para disminuir los efectos

de los riesgos que afrontan los objetivos. Cabe indicar que el manual de referencia

asiste al auditor para elaborar la matriz de valoración del riesgo y las actividades de

control, ya que en este instrumento se detalla los objetivos, riesgos y puntos a enfocar

por acciones de las actividades de control (MANTILLA, 2009, pág. 119).

15

Listas de verificación

Para cada uno de los componentes se define puntos a enfocar o aspectos

importantes, el evaluador debe adaptar por medio de cuestionarios, entrevistas, u

encuestas de tal forma que constituya una útil guía para direccionar la evaluación. Se

sugiere la utilización de preguntas abiertas o descriptivas, a fin de incorporar

comentarios que amplié la información y que permitan orientar acciones correctivas

para mejorar la efectividad de los controles.

Para realizar la evaluación del control interno, se diseñará un cuestionario para

evaluar los procesos que se pretende analizar enmarcado a las Normas de Control

Interno vinculadas, esta matriz se compondrá de preguntas valoradas sobre 10 puntos,

finalmente se realizará una ponderación para determinar el nivel de confianza de los

controles ejercidos en el proceso.

A continuación se presenta el modelo de la matriz que se utiliza para evaluar el

control interno implementado en las empresas.

Tabla 1.2. Formato de la matriz para evaluar el control interno

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Objetivo general:

Norma de control aplicada:

No. Controles

Clave

SI NO Ponderación Calificación Observaciones

1 Controles X 10 10 Comentarios

2 Controles X 10 10 Comentarios

TOTAL 20 20

Fuente: Auditoria Administrativa, Franklin, E. Elaborado por: Roberto Galarza

16

CAPÍTULO 2

METODOLOGÍA

2.1. Metodología general

2.1.1. Nivel de estudio

Estudio Descriptivo

Este nivel de estudio permitirá especificar o describir las actividades, procesos

y controles aplicados por la Dirección Distrital 24D02, a fin de medir en la forma más

precisa las características relevantes del estudio.

2.1.2. Modalidad de investigación

Investigación de campo

La investigación en el campo permitirá obtener una información de primera

mano, confiable y apegada a la realidad del problema investigado, se tendrá al alcance

nuevos datos a fin de realizar un diagnóstico y plantear soluciones.

Investigación bibliográfica

Consistirá en la búsqueda de información científica, en fuentes primarias y

secundarias; relativas a la evaluación del control interno, la misma que permitirá

analizar, exponer, interpretar y aplicar en el presente trabajo.

2.1.3. Método

Método descriptivo

Por medio de este método se podrá conocer al detalle de la situación actual del

sistema de control interno que aplica la institución, se podrá determinar características,

áreas sensibles y los riesgos considerables.

Método inductivo

Se sustentará en la generalización de propiedades comunes a casos ya

observados, a partir de hechos particulares que se suscitan en la institución, se

concluye verdades generales.

17

Método deductivo

Se basará a partir de situaciones generales para identificar explicaciones

particulares, este método es complementario al método inductivo

2.1.4. Población y muestra

Población

Por el tipo de estudio a realizar, la población será todo el personal de la unidades

Financiera y Administrativa de la Dirección Distrital 24D02.

Muestra

Para realizar la evaluación del control interno de los procesos Financieros y

Administrativos de la Dirección Distrital 24D02, se tomará la totalidad del universo,

es decir todos los funcionarios de las áreas que serán evaluadas conforme al siguiente

detalle:

Tabla 2.1. Detalle de la Muestra

Personal involucrado en los procesos Unidad # PersonasAnalista Distrital Administrativo Financiero Unidad FIN-ADM 1 Analista Distrital Contable Unidad Financiera 2 Analista Distrital Financiero Unidad Financiera 3 Analista Distrital Administrativo Unidad Administrativa 1 Analista Distrital de control de bienes Unidad Administrativa 1 TOTAL 8

Fuente: Unidad de Administración Talento Humano de Dirección Distrital Elaborado por: Roberto Galarza

A continuación se detalla en forma breve las actividades de cada funcionario

involucrado en los procesos que se evaluará.

Analista Administrativo financiero: Responsable de la coordinación de la

gestión administrativa y financiera de la Dirección Distrital.

Analistas contables (2 personas): Encargadas de los procesos contables

como anticipos de fondos, registros de los devengamientos de los gastos por

la adquisición de bienes y/o servicios, y ajustes contables.

Analistas financieros (3 personas): Se encargan de la administración

presupuestaria de la Dirección, como reformas presupuestarias,

18

reprogramaciones financieras, compromisos de gastos, nóminas de

remuneraciones.

Analista administrativo: Este funcionario se encarga de los procesos de

adquisición gestionados por medio del sistema nacional de compras públicas.

Analista de control de bienes: Encargado de la recepción, almacenamiento,

custodia y distribución de los bienes de la Dirección Distrital, genera

movimientos como comprobantes de egresos, ingresos, inventario general,

entre otros.

2.1.5. Selección instrumentos de investigación

Los instrumentos seleccionados para la recolección de datos de los procesos y

controles internos que realiza la Dirección Distrital 24D02 son los siguientes:

Entrevista: Se obtendrá conocimiento cualitativo de los entrevistados con

respecto los procesos que ejecutan cada uno de ellos. La entrevista no estará

estructurada con preguntas estandarizadas, se centrará en varios temas relacionados

con el objeto de la investigación.

Cuestionarios: Estará conformada por preguntas abiertas y cerradas a fin de

obtener información relevante por parte de los funcionarios con respecto a los procesos

y controles de la Dirección Distrital 24D02.

Observación: Durante el proceso de la evaluación, este instrumento me

permitirá conocer los procesos financieros y administrativos que ejecutan los

funcionarios de la Dirección Distrital 24D02. Esta herramienta permitirá al evaluador

definir las actividades de control en base al riesgo detectado en las actividades o

subprocesos evaluados (MARTÍNEZ, 2013, pág. 5).

2.1.6. Procesamiento de datos

La información obtenida de las listas de verificación y el manual de referencia,

serán tabuladas a fin de conocer los potenciales riesgos y establecer las medidas

correctivas mediante un plan de mitigación, las mismas que serán presentadas en tablas

y gráficos para su interpretación y análisis. Dicha información será procesada por

medio de la hoja electrónica EXCEL de Microsoft Office 2013.

19

2.2. Metodología específica

2.2.1. Estudio del control interno

Con el objeto de conocer y comprender los procedimientos aplicados por la

entidad a través de la máxima autoridad y directivos, se realizará una verificación

preliminar mediante los metodos de muestreo estadístico y método de cuestionario.

Muestreo estadístico: En el proceso de la evaluación del control interno se

programará pruebas de carácter selectivo a fin de verificar la confiabilidad de las

operaciones.

Método de cuestionario: Este método consiste en la realización de preguntas

dirigidas a los funcionarios involucrados en los procesos financieros y administrativos

de la Dirección Distrital 24D02. Las respuestas obtenidas permitirá al evaluador

establecer si los controles son aplicados de forma adecuada, identificando los puntos

criticos de los procesos examinados (SANTILLANA, 2013, pág. 157).

2.2.2. Pruebas de seguimiento ó Evaluación del control interno

Una vez que el evaluador tenga conocimiento del control interno implementado

por la entidad, se procederá con las pruebas de cumplimiento para verificar que los

controles son ejecutados adecuadamente por la máxima autoridad, directivos y demás

servidores.

2.2.2.1. Técnicas de verificación ocular

Comparación

Comprende en observar la similitud o diferencia entre dos o más elementos

examinados. En la fase de ejecución de la auditoría se comparan los resultados contra

los criterios aceptables, lo que permitirá establecer las observaciones, conclusiones y

recomendaciones pertinentes.

Observación

Esta técnica permite al evaluador cerciorarse de la ejecución de los procesos y

controles realizados por los funcionarios de la entidad examinada, apreciando

personalmente aquellos posibles riesgos inherentes.

Revisión selectiva

Consiste en una verificación ocular rápida y selectiva, a fin de evitar una revisión

amplia de los documentos u operaciones. Es importante que el evaluador realice una

selección adecuada a fin de evitar un nivel alto de riesgo de detección.

20

Rastreo

La técnica de rastreo permite dar seguimiento y controlar una operación de

manera progresiva o regresiva, con el fin de verificar su recorrido del proceso regular

desde el inicio hasta el fin, y así determinar si en el transcurso de las actividades

vinculadas a ese proceso se cumplió con los controles establecidos.

2.2.2.2. Técnicas de verificación verbal

Indagación

El evaluador podrá hacer averiguaciones directas o conversaciones con los

funcionarios responsables de los procesos evaluados, esta técnica es de gran ayuda

para aquellas áreas específicas no documentadas; sin embargo, cabe indicar que los

resultados por si solos no constituyen una evidencia suficiente.

Por la indagación que realice el auditor, también se podrá determinar si los

controles son aplicados de acuerdo como fue diseñado; es decir, el control fue diseñado

en forma correcta pero la acción que realiza la persona encargada de ese control no es

la adecuada o simplemente no tiene las competencias para ejercer el control.

2.2.2.3. Técnicas de verificación escrita

Análisis

Esta técnica consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa

de los elementos que conforman una operación o proceso con el objeto de establecer

su naturaleza, relación y conformidad con los criterios normativos. Por lo general esta

técnica se la utiliza para la comparación de cantidades, porcentajes y otros, y resulta

útil para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoría.

Conciliación

Comprende en analizar la información elaborada por dos áreas distintas respecto

a una misma operación, a fin que concuerden los datos para comprobar la validez y

veracidad de la información.

Confirmación

Permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos examinados,

por medio de la información entregada por los funcionarios de la entidad encargados

de los procesos examinados.

21

2.2.2.4. Técnicas de verificación documental

Comprobación

Es la técnica que se aplicará en el curso de un examen, con la finalidad de

verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones por

medio de los documentos con soportes suficientes y pertinentes.

2.2.2.5. Técnicas de verificación física

Inspecciones

Con respecto a esta técnica, se la utilizará para establecer la existencia y

autenticidad mediante el examen físico y ocular de activos, documentos, valores o

equivalentes, consistirá en una constatación entre lo registrado y el conteo físico, lo

ideal es que no existan deferencias.

2.2.3. Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son los registros donde se describen las técnicas, los

procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y a las

conclusiones a la que llega el auditor al culminar la evaluación.

Estos documentos deben formularse con claridad y exactitud ya que estos

proporcionan soporte principal de su informe, en vista que contienen observaciones,

hechos y argumentos que lo respalda (FRANKLIN, 2007, pág. 88).

Para la evaluación de los controles aplicados por la entidad, se prepararán los

siguientes documentos:

Matriz de evaluación del control interno

Es un cuestionario de controles claves valorados donde se realiza una

ponderación de la calificación obtenida y su resultado permitirá analizar el nivel de

confianza y el riesgo inherente del proceso.

Esta matriz facilita la identificación de aquellos controles con deficiencias,

además será la base para la valoración de los riesgos y su plan de tratamiento, por lo

que resulta una herramienta muy importante y útil por su aporte al auditor.

Los elementos considerados en esta matriz son:

Proceso

Objetivo general

Norma de control interno aplicada

22

Controles claves

Respuestas (Si o No)

Ponderación

Calificación

Observaciones

Matriz de valoración del riesgo

Esta matriz permite identificar los factores internos y externos que originan el

riesgo, toma como base la información recopilada de la matriz de valuación del control

interno, se realiza una priorización de las deficiencias o riesgos detectados a fin de

diseñar o establecer los controles claves para tratar el riesgo.

Los elementos considerados en esta matriz son:

Área

Norma aplicada

Identificación del riesgo

Factores (internos, externos)

Calificación obtenida

Nivel de riesgo

Controles claves

Priorización

2.2.4. Evidencias

La evidencia representará la comprobación fehaciente de los hallazgos durante

el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para los juicios

y conclusiones que formulará el auditor. Al reunirlas, se debe prever el nivel de riesgo,

incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad,

calidad y utilidad real que debe tener. Las evidencias a encontrar pueden ser (ARENS,

2007, pág. 134):

Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa.

Documental: Se obtiene por medio de análisis de documentos.

Testimonial: Cuando las personas involucradas realizan declaraciones.

Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, y razonamientos.

23

2.2.5. Progama de auditoría

Para realizar la evaluación del control interno aplicado por la Dirección

Distrital se elaboró el siguiente programa de auditoría:

Figura 2.1. Programa de auditoría

No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. HECHO POR FECHA

OBJETIVO

Verificar que los controles aplicados en los procesos financieros y

administrativos sean eficientes y efectivos

ALCANCE

Analizar los procesos de las unidades Financieras y

Administrativas de la Dirección Distrital 24D02

PROCEDIMIENTOS

1Verificación de los controles previo al compromiso, devengado, y

previo al pago.

NCI 402‐02,

NCI 402‐03,

NCI 403‐08,

NCI 403‐12,

NCI 405‐02,

NCI 405‐04.

Roberto

Galarza9 al 14 de octubre 2014

2Anticipos de fondos (Fondos rotativos, cajas chicas, y anticipos de

remuneración)

NCI 405‐07,

NCI 405‐08,

NCI 405‐04,

NCI 405‐09.

Roberto

Galarza

15 al 16 de octubre

2014

3 Procedimientos de adquisición de bienes y servicios NCI 406‐03Roberto

Galarza

17 al 20 de octubre

2014

4 Administración de existencias

NCI 406‐04,

NCI 406‐05,

NCI 406‐10.

Roberto

Galarza

21 al 22 de octubre

2014

5 Administración de bienes

NCI 406‐04,

NCI 406‐05,

NCI 406‐06,

NCI 406‐07,

NCI 406‐08,

NCI 406‐10.

Roberto

Galarza

23 al 24 de octubre

2014

6 Análisis de los resultadosRoberto

Galarza

27 al 28 de octubre

2014

7 Comunicación de los resultados y presentación plan del mejorasRoberto

Galarza

29 al 31 de octubre

2014

PROGRAMA DE AUDITORÍA

Fuente: Planificación de auditoría Elaborado por: Roberto Galarza

24

CAPÍTULO 3

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

3.1. Evaluación del Control Interno

Con la finalidad de evaluar la calidad y eficiencia de los controles establecidos

a los procesos financieros y administrativos de la Dirección Distrital 24D02, se utilizó

la Matriz de evaluación del control interno.

En la tabla 3.1 se presenta una esquematización de los procesos que serán

evaluados.

Tabla 3.1. Procesos o rubros a evaluar

ORD RUBROS A EVALUAR NCI QUE SE APLICARÁ

1 Compromisos y devengados

NCI 402 Adm. Financiera - Presupuesto

2 Recaudaciones y pagos NCI 403 Adm. Financiera - Tesorería 3 Registros contables,

documentación y archivos NCI 405 Adm. Financiera - Contabilidad Gubernamental

4 Anticipos de fondos 5 Bienes de larga duración y de

control administrativo NCI 406 Adm. Financiera - Administración de Bienes 6 Existencias para consumo interno

7 Compras Públicas Fuente: CGE-Normas de Control Interno Elaborado por: Roberto Galarza

Para la determinación del nivel de confianza-riesgo se utilizará los siguientes

rangos establecidos:

Tabla 3.2. Rangos para determinar nivel de Confianza-Riesgo

DETERMINACIÓN CONFIANZA-RIESGO

RIESGO ALTO MEDIO BAJO

1% - 33% 34% - 66% 67% - 100% BAJA MEDIO ALTA

CONFIANZA Fuente: Contraloría General del Estado Elaborado por: Roberto Galarza

La calificación obtenida en la evaluación del proceso corresponderá al nivel de

confianza, paralelamente este resultado también demostrará el nivel del riesgo

inherente; es decir, si el nivel de confianza obtenido es 28, el nivel de confianza será

BAJA lo que a su vez representará un nivel de riesgo inherente ALTO.

25

Figura 3.1. Evaluación del Control Interno: Registro de Compromisos y Devengados

ENTIDAD: DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD‐SALINAS EDUCACIÓN

UNIDAD: FINANCIERA PROCESO: EJECUCIÓN DE GASTOS SUBPROCESOS: COMPROMISOS‐DEVENGADOS

1. OBJETIVO GENERAL

2. NORMA DEL CONTROL INTERNO APLICADA

SI NO

402‐01 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL

1¿Se establecieron procedimientos para garantizar el

cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario? X

5 5

Con respecto a las modificaciones presupuestarias , exis te un

procedimiento de sol ici tud y autorización mediante un

informe motivado de la neces idad, este procedimiento no esta

dispuesto por escri to.

2

¿Las modificaciones presupuestarias y las

reprogramaciones financieras se realizan en base a

autorizaciones e informes de necesidades? X

10 10

3¿El archivo de las modificaciones presupuestarias y las

reprogramaciones financieras es adecuado?

X

10 5

En la veri ficación fís ica se detectó que exis ten modifi caciones

s in el informe, no se legal iza el comprobante de modifi cación.

Sobre las reprograciones financieras no se imprime los

comprobantes . En genera l el archivo de estos documentos es

poco confiable.

402‐02 CONTROL PREVIO AL COMPROMISO

4¿Las operaciones financieras están relacionadas con la

misión institucional? X10 10

5

¿Las operaciones financieras contienen los requisitos

legales y pertinentes(FACTURA/CONTRATO/ACTA DE

ENTREGA/ROLES)? X

15 10 En los pagos de servicios no se adjunta acta de entrega de la

recepción a conformidad del responsable.

6

¿Las operaciones financieras fueron aprobadas con

disponibilidad presupuestaria (certificación

presupuestaria)? X

10 10

402‐03 CONTROL PREVIO AL DEVENGADO

7¿Las operaciones financieras cuentan con las

autorizaciones respectivas? X10 10

8¿Las operaciones financieras aprobadas tienen

razonabilidad y exactitud aritmética? X10 9

9

¿Los bienes adquiridos concuerdan con la calidad y

cantidad descritas en la factura/contrato/ingreso a

bodega? X

10 10

402‐04 CONTROL DE LA EVALUACIÓN EN LA EJECUCIÓN

DEL PRESUPUESTO POR RESULTADOS

10

¿Los responsables de la ejecución analizan el grado de

cumplimiento de los techos establecidos en la

programación financiera y las causas de las variaciones? X

10 10

100 89TOTAL

NCI 402 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ PRESUPUESTO


DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EL REGISTRO DE LOS COMPROMISOS, DEVENGADOS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS

3. MATRIZ DE CONTROL INTERNO

No. CONTROLES CLAVERESPUESTA

PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES

Fuente: Indagaciones y técnicas de verificación Elaborado por: Roberto Galarza

26

Figura 3.2. Evaluación del Control Interno: Recaudaciones y Pagos


UNIDAD: FINANCIERA PROCESO: EJECUCIÓN DE GASTOS SUBPROCESOS: RECAUDACIONES Y PAGOS

1. OBJETIVO GENERAL


SI NO

403‐01 DETERMINACION Y RECAUDACION DE LOS

INGRESOS

1

¿Las ingresos de autogestión se recaudan a través de la

cuenta rotativa autorizada aperturada en el banco

corresponsal? X

10 10

403‐02 CONSTANCIA DOCUMENTAL DE LA RECAUDACIÓN

2¿La entidad entrega comprobantes de ingresos al usuario

por las recaudaciones de autogestión?

X

10 0

Por las recaudaciones la entidad no emite ningún

comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado, se

verificó que la cuenta rotativa de ingresos tiene movimientos

desde el mes de agosto 2014, operaciones sin comprobantes

de ingresos.

4 ¿Se elabora un resumen de las recaudaciones diarias? x 10 0 No se elabora resumen de recaudaciones

403‐04 VERIFICACIÓN DE LOS INGRESOS

5¿Se ha designado a un responsable de la administración

de la cuenta rotativa de ingresos? x10 0

No se ha designado a ningun funcionario para el control de

los movimientos de la cuenta rotativa de ingresos.

403‐07 CONCILIACIONES BANCARIAS

6¿Se realiza periódicamente la conciliación bancaria de la

cuenta rotativa de ingresos ? x10 0

No se ha realizado ninguna concil iación de la cuenta rotativa

de ingresos

7¿La entidad conserva los movimientos mensuales de la

cuenta rotativa de ingresos (estado de cuenta)? x5 5

Si mantiene un archivo de los estados de cuenta para las

verificaciones posteriores

8¿La entidad lleva un control detallado de los depósitos

realizados? x5 3

Se verificó que el control l levado por los depositos por

arriendo de bares es muy básico

403‐08 CONTROL PREVIO AL PAGO

9

¿Los pagos tramitados por la entidad se encuetran

debidamente justificados y cuentas con las autorizaciones

respectivas? x

10 10

10¿Los pagos tramitados son de propiedad de la entidad y

cumplen con la legalidad pertinente? x10 10

403‐11 UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE CAJA EN LA

PROGRAMACIÓN FINANCIERA

11¿La entidad elabora un flujo de caja de los ingresos que

percibirá en el periodo? x10 0

No realiza flujo de caja por los ingresos de autogestión

12¿La entidad mantiene un adecuado control de las

garantías? x10 10

100 38


DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA LAS RECAUDACIONES Y PAGOS A BENEFICIARIOS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS

NCI 403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ TESORERIA




TOTAL


27

Figura 3.3. Evaluación del Control Interno: Registros contables, documentación y archivo


UNIDAD: CONTABLE PROCESO: REGISTROS CONTABLES

1. OBJETIVO GENERAL


SI NO

405‐02 ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

GUERNAMENTAL

1¿Las operaciones fueron contabilizadas con el importe

correcto y en el periodo correspondiente? x 10 10

405‐04 DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO

2¿La entidad ha designado a un servidor para que custodie

el archivo de las operaciones financieras? x 10 8 Se ha designado a un funcionario para la custodia de los

documentos financieros; sin embargo, su control no es óptimo

3¿La documentación de las operaciones financieras se

encuetra archivada en orden cronológico y secuencial? x 10 5

Existen cur's de gastos que no estan legalizados.

4

¿Las operaciones financieras relacionadas con la

adquisición de bienes se encuentran respaldadas con el

ingreso de bodega?

x 10 7Se detectó que en varios cur's de gastos por adquisición de

bienes no se adjunta el respectivo comprobante de ingreso de

bodega

5

¿Las operaciones financieras relacionadas con el pago de

servicios contienen la firma de conformidad del servidor

responsable?

x 10 5Se detectó que en varios cur's de gastos por pagos de servicios

no se adjunta el respectivo el informe de recepción de

conformidad del servicio contratado.

405‐07 FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

6

¿Los formularios utilizados para el control de los recursos

materiales y financieros son preimpresos y

prenumerados (BODEGA/FONDO ROTATIVO/CAJA

CHICA/ORDEN DE COMBUSTIBLE/RECAUDACION DE

INGRESOS)?

x 25 15 Los formularios util izados por bodega son impresos por el

mismo responsable. Con respecto a las recaudaciones no se

emite ningún comprobante.

¿Los formularios utilizados para el control de los recursos

materiales y financieros tienen firmas de aprobación y

conformidad necesarias para el proceso?

x 5 5

8¿El archivo de los formularios se encuentra en orden

cronológico y secuencial? x 10 7

El archivo de los comprobantes de egreso del fondo rotativo

del circuito Salinas no tienen orden secuencial

9

¿La entidad mantiene un control de los formularios con

respecto a las secuencias numéricas, el uso correcto, y

archivo de los documentos anulados?

x 10 5Existen comprobantes de retención que no se encuentran

archivados (documentos entregados a los administradores

circuitales)

100 67


NCI 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBPROCESOS: REGISTROS CONTABLES,

DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS

DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS EN LOS REGISTROS CONTABLES Y EN LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA SON EFICIENTES Y EFECTIVOS


TOTAL




28

Figura 3.4. Evaluación del Control Interno: Anticipos de fondos


UNIDAD: CONTABLE PROCESO: ANTICIPOS DE FONDOS

1. OBJETIVO GENERAL


SI NO

405‐08 ANTICIPOS DE FONDOS

a) ANTICIPOS A SERVIDORAS Y SERVIDORES PÚBLICOS

2¿Se mantiene un control de los anticipos otorgados,

donde se especificique monto, deudores y garantes? x 5 5

3¿Los anticipos de remuneración son ortorgados en base a

la solicitud, garantías y alcance del servidor? x 5 5

4¿Los descuentos mensuales son realizados en forma

normal? x 5 5

d) CAJA CHICA INSTITUCIONAL

5

¿El monto de las cajas chicas aperturadas en la entidad

está acorde con la reglamentación del Ministerio de

Finanzas? x 5 5

6¿Los comprobantes de venta de las reposiciones cumplen

con los requisitos de la normativa vigente? x 5 5

7

¿Los desembolsos reportados en las reposiciones

cumplen con las compras autorizadas en la normativa

vigente? x 10 8

Existen ocho cajas chicas otorgadas a las EOD del Distrito,

revisando la reposición del Colegio Celleri se detectó que se

realizó una compra no emergente ni urgente.

e) FONDO ROTATIVO

8¿La entidad cuenta con un reglamento interno para el

manejo del fondo rotativo? x 10 10La entidad cuenta con un reglamento interno para el manejo

del fondo rotativo emitido por el Ministro de Educación

9¿Los desembolsos realizados del fondo rotativo cuentan

con el soporte suficiente y pertinente? x 10 5

Producto de la verificación se detecta que falta documentos en

las reposiciones entregadas por los administradores

circuitales, la unidad contable realiza gestiones para

completar la documentación requerida

10¿Se realiza conciliaciones bancarias de los fondos

rotativos aperturados en la entidad? x 10 0

Los administradores circuitales no presentan las

concil iaciones bancarias de los dos fondos rotativos

aperturados

f) FONDO A RENDIR CUENTAS (ANTICIPOS DE VIÁTICOS)

11¿Los anticipos de viáticos y subsistencia son otorgados

con la solicitud legalizada y convocatoria respectiva? x 10 10

12¿Los anticipos de viáticos y subsistencia son realizados

con el importe correcto de acuerdo a la norma técnica? x 10 5

Existen seis anticipos que fueron liquidados y rendidos en su

totalidad sin considerar los gastos reales presentados por los

servidores (reglamento anterior). Adicional, por un error en el

cálculo, se otorgó un anticipo de viáticos con un valor en

exceso de 75.00, el error se produjo al establecer el grado del

nivel jerarquico superior del señor Director según norma

técnica vigente.

13

¿Los informes del cumplimiento de servicios

institucionales son presentados a la unidad financiera

dentro del cuarto día posteriores a la finalización del la

comisión?

x 5 0 El plazo para la entrega de los informes del cumplimiento de

servicios institucionales no se cumple, existen varios informes

que no se han presentados a la unidad financiera.

405‐09 ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN EFECTIVO

14¿Se realiza arqueos sorpresivos de las cajas chicas y se

emite el informe con las novedades encontradas? x 10 10Hasta la fecha se ha realizado dos arqueos a las ocho cajas

chicas aperturadas por el distrito.

100 73TOTAL

OBSERVACIONESNo. CONTROLES CLAVERESPUESTA

PONDERACIÓN CALIFICACIÓN


SUBPROCESOS: ANTICIPOS DE REMUNERACIÓN, CAJA CHICA,

FONDOS ROTATIVOS, ANTICIPOS DE VIÁTICOS Y SUBSISTENCIAS.

DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA LOS ANTICIPOS DE FONDOS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS

NCI 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL



29

Figura 3.5. Evaluación del Control Interno: Bienes de larga duración y bienes no depreciables


UNIDAD: ADMINISTRATIVA PROCESO: BIENES

1. OBJETIVO GENERAL


SI NO

406‐06 IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN

1¿Los bienes de larga duración y no depreciables se

encuentran etiquetados para facilitar su identificación? x 10 3

La Mayoria de los bienes del distrito no estan identificados

2

¿La entidad cuenta con registros actualizados y

organizados sobre los bienes de larga duración y no

depreciables del distrito? x 10 3

Existe un control en excel, el mismo que no es confiable en

vista que presenta bienes sin valorar, bienes que no deben

considerarse como activos fijos y/o bienes no depreciables.

3¿Los bienes de larga duración del Distrito se encuentran

asegurados?x 10 4

El vehículo de la institución cuenta con seguro SOAT, y seguro

perdida total según póliza con la compania Seguros SUCRE.

406‐07 CUSTODIA

4

¿La máxima autoridad estableció procedimientos que

garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento

de los bienes de larga duración?x 10 0 No se ha emitido ninguna reglamentación interna que regule la

administración de los bienes de la Dirección Distrital.

406‐08 USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN

5

¿Los cambios de ubicación de los bienes son notificados

oportunamente por el custodio directo al funcionario de

control de bienes?x 10 0

No se notifica los cambios en las ubicaciones de los bienes.

406‐09 CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES

6¿La entidad lleva un registro diario de las movilizaciones

del vehículo?x 10 10

Se elabora una hoja de control el mismo que contiene la

información por semana del vehículo, formato que se

encuentra legalizado por el chofer institucional y el encargado

del área administrativa

406‐10 CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE

LARGA DURACIÓN

7¿Se ha realizado constataciones físicas de los bienes de

larga duración y bienes no depreciables?x 10 3

El responsable del control de bienes realizó una constatación

física cuando ingreso a laborar en esta área, este documento

de la misma forma contiene bienes no valorados.

8¿La entidad ha identificado bienes en mal estado de

conservación y gestionado su baja? x 10 7

Se ha identificado bienes en mal estado(3 ups), se gestionará

la baja cuando se culmine con la elaboración del inventario

general.

406‐11 BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA, PÉRDIDA, ROBO O

HURTO

9¿Se ha notificado a la máxima autoridad la perdida de

bienes de larga duración? x 10 10No se ha presentado novedades

406‐13 MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN

10¿La entidad ha elaborado un cronograma del

mantenimiento preventivo y correctivos de los bienes?x 10 5

No se cuenta con cronogramas de mantenimiento preventivo ni

correctivo de los equipos, sin embargo se considera que los

equipos que actualmente posee la Dirección Distrital son

adquiridos en este anio.

100 45


SUBPROCESOS: Control de bienes de larga duración y

bienes no depreciables

DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EL CONTROL DE LOS BIENES SON EFICIENTES Y EFECTIVOS

NCI 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ ADMINISTRACION DE BIENES


TOTAL

OBSERVACIONESNo. CONTROLES CLAVERESPUESTA

PONDERACIÓN CALIFICACIÓN


30

Figura 3.6. Evaluación del Control Interno: Administración de existencias


UNIDAD: ADMINISTRATIVA PROCESO: EXISTENCIAS

1. OBJETIVO GENERAL


SI NO

406‐04 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

1

¿El espacio físico designado para la bodega cuenta con

instalaciones seguras y el mobiliario suficiente para el

adecuado almacenamiento? x 10 5

El lugar físico destinado para la bodega es seguro, se

encuentra dentro del edificio; sin embargo, no se cuenta con el

mobiliario(perchas) necesario para un correcto

almacenamiento y clasificación.

2

¿La entidad cuenta con un control adecuado de las

existencias que facilite un registro permanente de los

movimientos? x 10 5 El control de las existencias es realizado por medio de la

herramienta excel, es decir se lo l leva en forma manual

3¿Los despachos de los materiales de bodega son

realizados con la orden de requerimiento legalizada? x 10 7Los despachos se realizan con una orden de requerimiento,

que es elaborado por el responsable de la bodega.

4¿Los comprobantes de egresos son legalizados por la

persona que recibe y la que entrega los materiales? x 10 10

5¿Se elaboran actas de entrega recepción de los materiales

que recibe por parte de los proveedores? x 10 7Se elaboran las acta de entrega recepción de los bienes

adquiridos, se encuentran por archivar.

406‐05 SISTEMA DE REGISTRO

6¿El sistema utilizado para el control de existencias

permite controlar entradas, salidas y saldos? x 10 6

El control de las entradas, salidas y saldos resulta ser básico

en vista que se util iza la herramienta excel para registrar los

kardex

7¿Se encuentra conciliado los saldos físicos con los saldos

contables? x 10 0

Los saldos contables no concuerdan con los saldos físicos,

hasta la fecha de la verificación no se contabilizarón los

descargos de bodega.

406‐07 CUSTODIA

8¿La máxima autoridad ha emitido disposiciones para

normar la correcta administración de la bodega? x 10 0No existe normativa interna que regule la administración de la

bodega

9¿La entidad ha realizado verificaciones periódicas para

comprobar la oportunidad en el registro? x 10 0No se ha realizado verificaciones periódicas

406‐10 CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE

LARGA DURACIÓN

10 ¿Se ha realizado constataciones físicas de las existencias ? x 10 0No se ha realizado constataciones físicas

100 40


SUBPROCESOS: REGISTROS DE ENTRADA Y SALIDA DE

EXISTENCIAS

DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS



TOTAL




31

Figura 3.7. Evaluación del Control Interno: Compras Públicas


UNIDAD: ADMINISTRATIVA PROCESO: COMPRAS PÚBLICAS

1. OBJETIVO GENERAL


SI NO

406‐02 PLANIFICACIÓN

1¿La entidad cuenta con un PAC aprobado por la máxima

autoridad? x 10 10

2¿Las reformas al PAC son aprobadas por la máxima

autoridad? x 10 10

406‐03 CONTRATACIÓN

3

¿La entidad cumple con la adquisición de los bienes

normalizados por medio de los procedimientos dinámicos

de compras por catálogo y subasta inversa? x 10 10

4¿Para el proceso de contratación la entidad elabora los

pliegos? x 10 10

5¿Se considera la certificación presupuestaria para la

formalización de los contratos? x 10 8 Dos procesos de subasta inversa se consideró certificaciones

presupuestarias con fechas posteriores al inicio del proceso.

6¿Las contrataciones por catálogo electrónico cuentan con

la orden de compra y acta de entrega? x 10 10

7¿En los contratos de la entidad se considera las cláusulas

de multas? x 10 10

8

¿Los montos de las contrataciones de ínfima cuantía no

excede el límite establecido en el art. 60 del Reglamento

? x 10 10

De acuerdo a las publicaciones de los procesos de infíma

cuantía, las adquisiones realizados por este proceso cumplen

con el monto máximo permitido por la normativa vigente.

9¿Los procesos que realiza la entidad son publicados en el

sistema de contratación pública ? x 10 10 De acuerdo a los datos del sistema del INCOP disponibles para

el público en general, todos los procesos son publicados.

10¿El administrador del contrato participa en la legalización

de la acta de entrega recepción del bien o servicio? x 10 0 En los dos procesos de subasta Inversa, en el acta de entrega

recepción no interviene el administrador del contrato.

100 88TOTAL




SUBPROCESOS: ADMINISTRACION DE COMPRAS DE

BIENES Y SERVICIOS

DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS




32

Interpretación de la figura 3.1 Evaluación del Control Interno de los Registro de

Compromisos y Devengados

Se diseñó un cuestionario para evaluar los procesos del registro de compromisos

y devengados con respecto a la Norma de Control Interno 402 Administración

Financiera-Presupuesto, esta matriz se compone de preguntas valoradas sobre 10

puntos, finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a fin de determinar el

nivel de confianza de los controles practicados por el personal involucrado en el

proceso.

Tabla 3.3. Nivel de Confianza-Riesgo: Registro de compromisos y devengados


1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA

CONFIANZA Fuente: Evaluación del control interno Elaborado por: Roberto Galarza

Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos del proceso de

registro de compromisos y devengados tiene un nivel de confianza del 89%,

considerado como un porcentaje ALTO que a la vez representa un BAJO nivel de

riesgo; sin embargo, se recomienda tomar atención a ciertas debilidades encontradas

que no son significativas pero deberán tomarse en cuenta a fin de evitar un incremento

en el riesgo.

Interpretación de la figura 3.2 Evaluación del Control Interno de las

Recaudaciones y Pagos

Para los procesos del registro de Recaudaciones y Pagos se elaboró un

cuestionario basado en la Norma de Control Interno 403 Administración Financiera-

Tesorería, esta matriz se compone de preguntas valoradas sobre 10 puntos, finalmente

se realiza una ponderación de las respuestas a fin de determinar el nivel de confianza

de los controles practicados por el personal involucrado en el proceso.

33

Tabla 3.4. Nivel de Confianza-Riesgo: Recaudaciones y pagos


1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA


Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos al proceso del

registro de recaudaciones y pagos tiene un nivel de confianza del 38%, considerado

como un nivel MEDIO de confianza así como también del riesgo inherente; se

recomienda a la Dirección y funcionarios responsables tomar las medidas necesarias a

fin de detectar las deficiencias de control en los puntos 2, 4, 5, 6 y 11 que presentan

calificaciones más bajas del cuestionario, procurando de esta manera minimizar el

riesgo.

Interpretación de la figura 3.3 Evaluación del Control Interno de los Registros

contables, documentación y archivo

Basado en la Norma de Control Interno 405 Administración Financiera-

Contabilidad Gubernamental, se elaboró el cuestionario para evaluar los procesos

registros contables, documentación y archivos, esta matriz se compone de preguntas

valoradas sobre 10 puntos, finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a

fin de determinar el nivel de confianza de los controles practicados por el personal

involucrado en el proceso.

Tabla 3.5. Nivel de Confianza-Riesgo: Registros contables, documentación y archivo


1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA


34

Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos al proceso de los

registros contables, documentación y archivos tiene un nivel de confianza del 67%,

considerado como un porcentaje ALTO que a la vez representa un BAJO nivel de

riesgo; es necesario que la Dirección y servidores responsables tomen en consideración

los controles aplicados en los puntos 3, 5, 6, y 9 del que representan los puntos más

bajos del cuestionario, con la finalidad de detectar las deficiencias y aplicar mejoras

para fortalecer el control interno en estos procesos.

Interpretación de la figura 3.4 Evaluación del Control Interno de los Anticipos

de fondos

Para los procesos de Anticipos de Fondos se elaboró un cuestionario basado en

la Norma de Control Interno 405-08 Anticipos de fondos, esta matriz se compone de

preguntas valoradas por un total general de 100 puntos, finalmente se realiza una

ponderación de las respuestas a fin de determinar el nivel de confianza de los controles

practicados por el personal involucrado en el proceso.

Tabla 3.6. Nivel de Confianza-Riesgo: Anticipos de fondos


1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA


Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos al proceso de los

registros de anticipos de fondos tiene un nivel de confianza del 73%, considerado como

un porcentaje ALTO que a la vez representa un BAJO nivel de riesgo; los directivos y

servidores responsables de este proceso deberán tomar las acciones correctivas

pertinentes con el objeto de mejorar los puntos 9, 10, 12 y 13 de la evaluación que

presentan puntajes bajos.

35

Interpretación de la figura 3.5 Evaluación del Control Interno de los Bienes de

larga duración y bienes no depreciables

Basado en la Norma de Control Interno 406 Administración Financiera-

Administración de bienes, se elaboró el cuestionario para evaluar los procesos

relacionados con la administración de los bienes de larga duración y bienes no

depreciables, esta matriz se compone de preguntas valoradas sobre 10 puntos,

finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a fin de determinar el nivel de

confianza de los controles practicados por el personal involucrado en el proceso.

Tabla 3.7. Nivel de Confianza-Riesgo: Bienes de larga duración y bienes no depreciables


1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA


Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos al proceso de

administración de bienes tiene un nivel de confianza del 45%, considerado como un

porcentaje MEDIO que a la vez representa un nivel MEDIO de riesgo; considerando

que la administración de bienes públicos es un recurso sensible en la administración

pública, se requiere que la dirección y funcionarios responsables tomen medidas

adecuadas y eficientes con el objeto de incrementar el nivel de confianza.

Interpretación de la figura 3.6 Evaluación del Control Interno de la

Administración de existencias

Se elaboró un cuestionario para evaluar los procesos relacionados con la

administración de las existencias basado en la NCI 406 Administración Financiera-

Administración de bienes, esta matriz se compone de preguntas valoradas sobre 10

puntos, finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a fin de determinar el

nivel de confianza de los controles practicados por el personal involucrado en el

proceso.

36

Tabla 3.8. Nivel de Confianza-Riesgo: Administración de existencias


1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA



administración de existencias tiene un nivel de confianza del 40%, considerado como

un porcentaje MEDIO que a la vez representa un nivel MEDIO de riesgo; de la misma

forma que en la evaluación del proceso anterior, se considera prioritario que la

dirección y funcionarios responsables detecten las deficiencias en este proceso a fin de

proporcionar un control eficiente y confiable a este rubro que es igual de importante

en la administración pública.

Interpretación de la figura 3.7 Evaluación del Control Interno de Compras

Públicas

Se elaboró un cuestionario para evaluar los procesos relacionados con la

adquisición de bienes y servicios basado en la NCI 406 Administración Financiera-

Administración de bienes sobre las adquisiciones, esta matriz se compone de preguntas

valoradas sobre 10 puntos, finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a

fin de determinar el nivel de confianza de los controles practicados por el personal

involucrado en el proceso.

Tabla 3.9. Nivel de Confianza-Riesgo: Compras Públicas


1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA



adquisiciones de bienes y servicios tiene un nivel de confianza del 88%, considerado

37

como un porcentaje ALTO que a la vez representa un BAJO nivel de riesgo; a pasar

del nivel actual de confianza se requiere que la dirección y responsables tomen las

medidas correctivas a fin de minimizar aún más el porcentaje del riesgo con respecto

a los procesos de adquisiciones, tarea que se vincula con el sistema de contratación

pública.

3.1.1. Consolidación de los resultados obtenidos en la evaluación

Con la finalidad de obtener una visión general de los niveles de confianza

obtenidos de los siete procesos evaluados; la tabla 3.10 permitirá observar los procesos

con los mejores puntajes así como también aquellos procesos con un nivel de confianza

bajo.

Tabla 3.10. Consolidación de resultados de la Evaluación del Control Interno

Normas aplicadas

Rubros Ponderación Calificación %

NCI 402 Adm. Financiera-Presupuesto

Compromisos y devengados

100 89 20.23%

NCI 403 Adm. Financiera-Tesorería

Recaudaciones y pagos

100 38 8.64%

NCI 405 Adm. Financiera-Contabilidad Gubernamental

Registros contables, documentación y archivos

100 67 15.23%

Anticipo de fondos 100 73 16.59%NCI 406 Adm. Financiera-Adm. de bienes

Bienes de larga duración y de control administrativo

100 45 10.23%

Existencias para consumo interno

100 40 9.09%

Compras Públicas 100 88 20.00%TOTALES 700 440 100.00%NIVEL DE CONFIANZA GENERAL 62.86%

Fuente: Evaluaciones del control interno Elaborado por: Roberto Galarza

Producto de la consolidación de las calificaciones obtenidas, y en base a los

rangos establecidos en la tabla 3.11, se determina que el control interno de los procesos

financieros y administrativos de la Dirección Distrital 24D02 tiene deficiencias a pesar

de encontrarse en un nivel medio de confianza; siendo los rubros de Recaudaciones y

38

pagos, bienes de larga duración y existencias los que han conllevado a este nivel

debido a sus bajas calificaciones en la evaluación realizada.

Tabla 3.11. Rangos para determinar la calidad y eficiencia del Control Interno

Rangos Concepto De 1 a < 50 Eficiente De = > 50 a < 67 Con deficienciasDe = > 67 a 100 Ineficiente

Fuente: Contraloría General del Estado Elaborado por: Roberto Galarza

3.1.2. Evaluación del Riesgo

Para realizar la evaluación del riesgo se utilizó una matriz donde se identifican

los siguientes aspectos:

La identificación del riesgo, que consiste en describir el evento adverso que

afecta el desarrollo de las actividades;

Los factores, que representan los agentes o circunstancias que generan el

riesgo;

Los controles claves para disminuir el riesgo, son acciones que se tomarán

para combatir, disminuir o evitar la ocurrencia del riesgo; finalmente,

Se establece una priorización, que es el orden de atención a los riesgos que

permitirá proponer el plan de mejora o plan de mitigación.

En el anexo B se muestra la matriz con 28 riesgos identificados, de los cuales 16

corresponden a los procesos de Recaudaciones y pagos, Bienes de larga duración y de

control administrativo, y Existencias con un nivel medio de confianza. En todos los

riesgos se estableció 14 controles claves que posibilitará diseñar o elaborar acciones

de control a fin de disminuir el riesgo. Para realizar la priorización se consideró en

primer lugar aquellos procesos con un nivel de confianza bajo, posteriormente se

continua con los que se encuentran en un nivel de confianza alto.

39

3.2. Presentación y análisis de los resultados

3.2.1. Debilidades detectadas en el sistema de control interno

Proceso: Registro de compromisos y devengados

1. En el archivo de las modificaciones presupuestarias se detectó varias

modificaciones que no están soportadas con el informe que motivó dicha

reforma, así como también, se observó que en los comprobantes generados

falta las firmas del registrador y aprobador. Con respecto a los comprobantes

de reprogramaciones presupuestarias no se acostumbra la impresión de los

comprobantes generados y aprobados.

2. Producto de la verificación física de los CUR’s de gastos, se detectó que falta

el acta de entrega recepción en los pagos por servicios, ya sea estos por

mantenimiento de edificios, mobiliarios, equipos y maquinarias,

encontrándose en el archivo las facturas y demás documentos de soporte.

Como consecuencia, estas debilidades conllevan al incumplimiento de las

siguientes normas:

NCI 402-01 Responsabilidad del Control, el cual determina que la máxima

autoridad deberá disponer a los responsables diseñar y aplicar controles

adecuados para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario,

entre esos las modificaciones presupuestarias.

NCI 402-03 Control previo al devengado, en su numeral 2 indica que los

bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y

cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a

bodega o en el acta de recepción.

NCI 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, norma que indica que

toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente

y legal de sus operaciones para acciones de verificación posterior.

Proceso: Recaudaciones y pagos

1. No se emite ningún comprobante de ingreso por las recaudaciones que realiza

la entidad, producto de la verificación de los documentos presentados se

detecta que existen varios depósitos en la cuenta del Banco Central del Ecuador

que previamente pasaron por la cuenta rotativa de ingresos, estos valores

40

corresponden a depósitos por arriendo de bares, reintegros de saldos de

anticipos de remuneración, y reintegros por pagos en exceso.

2. No se elabora el resumen diario de las recaudaciones o depósitos recibidos en

la cuenta rotativa de ingresos.

3. No se ha designado a ningún funcionario para que realice el control de los

movimientos de las cuentas del Banco Guayaquil y Banco Central del Ecuador.

4. No se realiza ninguna conciliación de la cuenta rotativa de ingresos, a este tipo

de cuenta por su naturaleza no existen cheques, pero debe conciliarse a fin de

establecer que las transferencias del banco corresponsal al banco central se

realizan adecuadamente.

5. No cuentan con un flujo de caja de los ingresos por arriendo de bares que

percibirá en el periodo.

Como consecuencia estas debilidades conllevan al incumplimiento de las

siguientes normas:

NCI 403-02 Constancia documental de la recaudación, esta norma indica

la presentación diaria del resumen de recaudaciones así como la obligación

de entregar comprobantes por las recaudaciones de ingresos de autogestión.

NCI 403-04 Verificación de los ingresos, en esta norma se establece la

necesidad de designar a una persona para que monitoreé los movimientos de

las cuentas bancarias.

NCI 403-07 Conciliaciones bancarias, esta norma establece la

obligatoriedad de realizar conciliaciones bancarias a fin de verificar su

conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro.

NCI 403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera,

en esta norma determina el uso del flujo de caja como herramienta

indispensable en la administración de recursos a fin de detectar necesidades

de financiamiento o posibles excedentes de caja.

Proceso: Registros contables, documentación y archivo

1. Varios CUR’s de gastos se encuentran sin firmas del registrador y aprobador.

2. No se utilizan comprobantes preimpresos y prenumerados para el control de

los materiales que ingresan o salen de la bodega.

41

3. No existe un control adecuado de los formularios preimpresos utilizados y

anulados.


siguientes normas:

NCI 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, norma que indica

que toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente,

pertinente y legal de sus operaciones para acciones de verificación posterior.

NCI 405-07 Formularios y documentos, esta norma establece que los

formularios utilizados deben ser preimpresos y prenumerados en el caso de

no contar con algún sistema automatizado. También norma sobre el archivo

adecuado de los formularios utilizados y anulados.

Proceso: Anticipos de fondos

1. Faltan documentos soportes en las reposiciones de gastos de los fondos

rotativos presentados por los administradores circuitales.

2. No se elaboran conciliaciones bancarias de los fondos rotativos (dos cuentas

corrientes).

3. No se ejecuta ningún control con respecto al cálculo de los anticipos de viáticos

y subsistencias ni a sus rendiciones presupuestarias, situación que origina a

errores en los importes contabilizados.

4. No se cumple con la entrega oportuna de los informes del cumplimiento de

servicios institucionales para la liquidación de viáticos y subsistencias (plazo

establecido de cuatro días después de haber terminado la comisión).


siguientes normas:

NCI 403-08 Control previo al pago, esta norma emite las directrices que

deberán observar los servidores encargados de ordenar un pago, entre otros

se encuentra que la documentación justificativa y documentos

comprobatorios estén completos a fin de proceder con el pago respectivo.




42

NCI 405-08 Anticipos de fondos, literal e), este literal indica el tratamiento

de los fondos rotativos aperturadas mediante cuentas bancarias con un fin

específico, su documentación y registro.

NCI 405-08 Anticipos de fondos, literal f), esta norma establece los

lineamientos sobre los fondos a rendir cuentas como los anticipos de viáticos,

y su liquidación previa presentación de la documentación de soporte.

Proceso: Bienes de larga duración y no depreciables

1. No posee un inventario general actualizado de los bienes de larga duración y

bienes no depreciables.

2. No existe ninguna reglamentación interna para la administración de los bienes.

3. Los bienes no se encuentran identificados con su respectivo adhesivo.

4. No se notifica al funcionario del control sobre los cambios de custodios

directos y/o ubicación de los bienes.

5. No se ha realizado constataciones físicas para determinar la totalidad de los

bienes de la entidad y permitir su conciliación contable.


siguientes normas:

NCI 406-06 Identificación y protección, esta norma establece que los bienes

deben ser estar identificados, así como también indica que su organización y

protección debe ser la más adecuada.

NCI 406-07 Custodia, en esta norma se indica que la máxima autoridad

deberá designar a los custodios de bienes, establecer procedimientos que

garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de los bienes.

NCI 406-08 Uso de los bienes de larga duración, esta norma regula la

utilización de los bienes, así como también indica la obligación de los

custodios reportar los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación de

los bienes.

NCI 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración,

norma que establece la obligatoriedad de realizar constataciones físicas de los

bienes, a fin de establecer una concordancia con los saldos contables e

identificar novedades.

43

Proceso: Administración de existencias

1. Lugar físico (bodega) no cuenta con el mobiliario adecuado que permita la

organización de los materiales almacenados.

2. Órdenes de requerimiento autorizadas por el mismo bodeguero.

3. Los saldos físicos no concuerdan con los saldos contables.

4. No posee una reglamentación interna sobre la administración de las existencias

de bodega.

5. No se ha realizado verificaciones periódicas ni constataciones físicas de los

materiales almacenados en la bodega.


siguientes normas:

NCI 406-04 Almacenamiento y distribución, esta norma indica que los

bienes adquiridos deberán ingresarse obligatoriamente a lugar físico

destinado para su almacenamiento hasta su distribución, este lugar deberá ser

segura con espacio adecuado. Así como también regula sobre la

documentación sustentatoria sobre la entrada y salida de los bienes.

NCI 406-05 Sistema de registro, en esta norma se establece que el sistema

aplicado debe ser confiable a fin que permita controlar los retiros, traspasos

entre otros y que estos se encuentren actualizados en la contabilidad.

NCI 406-07 Custodia, en esta norma se indica que la máxima autoridad

deberá establecer procedimientos que garanticen la conservación, seguridad

y mantenimiento de los bienes.

NCI 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración,

norma que establece la obligatoriedad de realizar constataciones físicas de los

bienes, a fin de establecer una concordancia con los saldos contables e

identificar novedades.

Proceso: Compras públicas

1. El administrador del contrato no interviene en la legalización de las actas de

entrega y recepción del bien o servicio contratado.

44

2. Se verificó que algunas actas de entrega se encuentran sin la firma de

recepción; sin embargo, estas mismas actas se encuentran legalizadas en el

expediente de contabilidad.

Como consecuencia esta debilidad conlleva al incumplimiento de la siguiente

norma:




3.2.2. Confrontación de los depósitos en la cuenta bancaria

Con el objeto de verificar la oportunidad de registro de los depósitos transferidos

a la cuenta del BCE No. 2110063, se procedió a realizar una confrontación de los

créditos con los comprobantes de ingresos emitidos, obteniendo los siguientes

resultados de la muestra tomada:

Tabla 3.12. Recaudaciones en cuenta del BCE sin comprobantes de ingresos y/o registros contables

Fecha Transf.

Valor Tipo de ingreso Observación

05/08/2014 643,68 Autogestión Sin comprobante de ingreso 06/08/2014 111,09 Autogestión Sin comprobante de ingreso 07/08/2014 267,84 Autogestión Sin comprobante de ingreso 18/08/2014 761,52 Reintegro Contable Sin registro contable 19/08/2014 245,76 Reintegro Contable Sin registro contable

27/08/2014 450,00 Autogestión Sin comprobante de ingreso 28/08/2014 220,68 Reintegro Contable Sin registro contable

24/09/2014 111,09 Autogestión Sin comprobante de ingreso 30/09/2014 327,00 Autogestión Sin comprobante de ingreso 30/09/2014 185,00 Autogestión Sin comprobante de ingreso

Total 3.323,66 Fuente: Reporte de control de ingresos del eSIGEF Elaborado por: Roberto Galarza Nota. El tipo de ingreso Autogestión corresponde a ingresos por arriendo de bares, con respecto a los reintegros contables se refiere que son movimientos monetarios que no afectan la ejecución presupuestaria de ingresos.

45

En base a los resultados que refleja la tabla anterior, se evidencia que no se ha

realizado los registros pertinentes, esta omisión conlleva que los informes financieros

no aporten con datos útiles para los directivos con respecto a la ejecución del

presupuesto de ingresos, además de tener un monto significativo de transferencias

recibidas por el BCE pendientes de registrar.

Para comprobar que los débitos realizados en la cuenta rotativa de ingresos No.

29610959 sean transferidos a la cuenta del BCE No. 2110063, se realizó un cruce de

información entre las cuentas antes mencionadas, como resultado se expone la

siguiente tabla.

Tabla 3.13. Detalle de los flujos de las cuentas bancarias

Flujo Cta. 29610959 Flujo Cta. 2110063 Mes Créditos Débitos Créditos Débitos

Ago/14 2.700,57 2.700,57 2.700,57 2.700,57Sep/14 7.921,70 6.313,46 6.313,46 6.313,46Totales 10.622,27 9.014,03 9.014,03 9.014,03Diferencias 1.608,24 0,00

Fuente: Estados de cuenta (muestra tomada de dos meses) Elaborado por: Roberto Galarza

La tabla 3.13 muestra una diferencia entre los créditos y débitos de la cuenta No.

29610959 que corresponde a dos transacciones por $ 931,59 y $676,65 depositados el

29 y 30 de septiembre 2014 respectivamente, valores que fueron transferidos a la

cuenta del BCE en los días 1 y 2 de octubre 2014; se comprueba que las transferencias

de las recaudaciones son realizadas en forma oportuna y sin novedades.

3.2.3. Registros con documentación suficiente y pertinente

Debido al riesgo detectado con respecto a la documentación soporte de los

registros contables, se tomó una muestra de los documentos para determinar el nivel

de cumplimiento sobre el respaldo documental suficiente y pertinente de las

operaciones de la entidad.

46

Tabla 3.14. Registros con documentos soportes incompletos

CUR Fecha Valor Novedades 153 15/04/2014 292,00 No contiene acta de entrega del trabajo contratado 169 16/04/2014 10,47 Liquidación de subsistencia sin firmas de

responsabilidad 186 22/04/2014 18,99 Liquidación de subsistencia sin firmas de

responsabilidad 273 02/05/2014 1.500,00 No contiene acta de entrega del trabajo contratado 428 27/06/2014 178,57 No contiene acta de entrega del trabajo contratado 939 08/09/2014 6.737,39 Falta resoluciones de inicio y adjudicación

Fuente: Documentación del archivo general Elaborado por: Roberto Galarza Nota. Las siglas CUR significa Comprobante Único de Registro, documento emitido por la herramienta financiera del Ministerio de Finanzas para las instituciones públicas.

La información presentada en la tabla 3.14, es un extracto de la muestra total de

68 comprobantes revisados para comprobar el cumplimiento de la documentación

suficiente y pertinente que respalde las operaciones financieras de la entidad, en la

gran mayoría de los pagos revisados faltan firmas de responsabilidad y varios

documentos como actas de entrega recepción de bienes y servicios, resoluciones de

procesos de compras, entre otros importantes.

Con respecto a los soportes presentados en las rendiciones del fondo rotativo

se evidenció la ausencia de documentos comprobatorios, de la misma forma que ocurre

con los CUR’s analizados en el párrafo anterior, en las reposiciones de los meses de

Mayo y Septiembre 2014 faltan documentos como actas de entrega recepción,

informes técnicos, solicitudes aprobadas, entre otros exigidos en la reglamentación

interna del Ministerio de Educación para el manejo correcto de los fondos rotativos

expedido con el Acuerdo Ministerial 0033-14 de 21 de febrero de 2014. En el anexo

C se encuentra detallado las novedades presentadas en las dos rendiciones revisadas

del fondo rotativo.

3.2.4. Uso de formularios preimpresos y prenumerados

Para verificar que uso de los formularios preimpresos y prenumerados se realizó

una inspección de los formatos utilizados por las unidades financiera y administrativa,

detectando que no se está cumpliendo con la NCI 405-907. A continuación en la

siguiente tabla se muestran los resultados obtenidos:

47

Tabla 3.15. Utilización de formatos preimpresos y prenumerados

Tipo de formato Unidad Proceso Cumple con NCI 405-07

Observación

Comprobantes de retención

Contable Compromisos y devengados

SI Autorizados por el SRI.

Facturas Financiera Recaudaciones y pagos

NO No emite ningún documento

Comprobante de egreso de fondo de caja chica

Contable Anticipos de fondos

SI

Vale de caja chica

Contable Anticipos de fondos

SI

Comprobantes de Ingreso a bodega

AdministrativaExistencias de consumo interno

NO Utiliza formato en Excel

Comprobantes de Egreso de bodega



Ordenes de requerimiento de materiales



Ordenes de despacho de combustible


SI

Ordenes de circulación vehicular

Administrativa Otros SI

Fuente: Documentación del archivo general Elaborado por: Roberto Galarza

La prueba de cumplimiento realizada con respecto a la NCI 405-07 evidenció la

utilización de formatos generados por los mismos funcionarios de la Dirección

Distrital, con respecto a los suministros almacenados en la bodega es contraproducente

que no se controle esos recursos con formatos preimpresos y prenumerados.

Se realizó una verificación del archivo físico de los documentos de bodega para

detectar la existencia comprobantes de egresos duplicados, finalmente no se encontró

ninguna novedad al respecto, por lo que se estima que los descargos y los registros en

el kardex de control no contienen duplicidad, sin embargo la utilización de estos

formatos representa un riesgo que se debe minimizar.

48

3.2.5. Pagos de viáticos y subsistencias con el importe correcto

Con la finalidad de determinar que los pagos por anticipos de viáticos y

subsistencias se realizaron con el importe correcto de acuerdo a la normativa que

regula el pago de dichos valores, se revisó cada registro de los anticipos entregados

con sus respectivas rendiciones hasta septiembre 2014, encontrando las novedades

expuestas en la siguiente tabla.

Tabla 3.16. Anticipos por viáticos y subsistencias pagadas en exceso

No. Fondo

Anticipo entregado

Rendición calculada en base al informe

Rendición contabilizada

Diferencias

6 358,82 179,20 358,82 ‐179,62 7 281,79 271,15 281,79 ‐10,64 8 441,53 380,40 441,53 ‐61,13 9 441,53 437,49 441,53 ‐4,04 10 441,53 414,88 441,53 ‐26,65 11 441,53 302,26 441,53 ‐139,27 21 366,85 363,30 0,00 ‐3,55

Total pagado en exceso ‐424,90 Fuente: Movimientos de la cuenta. 112.15.01 (eSIGEF) Elaborado por: Roberto Galarza Nota. Para los fondos del 6 al 11 se considera el acuerdo Ministerial MRL-2013-0097, para el fondo 21 se aplica la norma técnica Resol.MRL-2014-0165.

Los pagos en exceso de los fondos del 6 al 11, se originaron por no considerarse

los gastos realizados por los servidores públicos que cumplieron las comisiones de

servicios, de acuerdo a la norma anterior obligaba la presentación de los sustentos de

gastos por el 70% del valor percibido como anticipo, al omitir esta disposición la

entidad pago en exceso la cantidad $421.35, más el monto de $3,55 correspondiente a

pasajes no justificados del fondo 21 suma un total de $424,90 que deben ser

reintegrados a la institución.

3.2.6. Conciliación de los bienes de larga duración con saldos contables

Los bienes de larga duración representan un rubro muy importante en toda

entidad pública, sin embargo su control siempre ha sido minimizado ante otros

componentes del sistema financiero de cualquier institución, las pruebas sustantivas

para este grupo se basó en comprobar que el inventario general se encuentre conciliado

con los saldos contables, obteniendo los siguientes resultados:

49

Tabla 3.17. Diferencias entre el inventario general de bienes y saldos contables

Denominación Inventario Contabilidad DiferenciasMobiliarios 2.010,00 0,00 2.010,00Maquinarias y Equipos 17.577,98 11.780,80 5.797,18Vehículos 2.799,00 0,00 2.799,00Equipos, sistemas y paq. informáticos 34.605,68 0,00 34.605,68Otros bienes (no identificados) 12.454,58 0,00 12.454,58Totales 69.447,24 11.780,80 57.666,44

Fuente: Inventario general y saldos contables Elaborado por: Roberto Galarza

Con los datos descritos en la tabla anterior, se puede demostrar que los controles

relacionados a este rubro son deficientes, prácticamente el 16.96% de los bienes que

posee la Dirección Distrital se encuentran contabilizados y la diferencia que suma un

total de $57.666,44 corresponde a aquellos bienes traspasados a la entidad pero debido

a sus controles débiles no se han tomado las medidas necesarias para que sean

registrados contablemente.

Adicional se puede mencionar que existen 227 bienes en el inventario general

que no están valorados, los mismos que se debe analizar si reúnen los requisitos para

ser considerados como bienes de larga duración, con el fin de estimar los valores

referenciales para contabilizarlos.

Se detectó que el inventario general contiene 48 bienes valorados por un total de

$7.835,30, bienes que no reúnen las características para ser considerados como bienes

de larga duración ni como bienes no depreciables. Además, en dicho reporte se

considera 15 bienes con las características para ser controlados como bienes de larga

duración por un monto de $2.543,92 y 27 bienes que reúnen las características para ser

controlados como bienes no depreciables a través de cuentas de orden por un valor de

$2.075,36.

El monto total de bienes que debería estar contabilizado después de los ajustes

respectivos es de $59.536,58 en las cuentas del grupo 141 como bienes de larga

duración y el monto de $2.075,36 registrados en cuentas de orden como bienes no

depreciables, de acuerdo con la siguiente tabla.

50

Tabla 3.18. Conciliación de la cuenta de bienes de larga duración y bienes no depreciables

Operación Número

de bienes

Bienes de Larga

Duración

(cuentas del

grupo 141)

Bienes no

depreciables

(cuentas de orden)

Bienes identificados y

valorados

64 56.992,66 0,00

(+) Ingreso de bienes

valorados considerados

como Bienes de larga

duración

15 2.543,92

(+) Ingreso de bienes

valorados considerados

como Bienes no

depreciables

27 2.075,36

TOTALES 106 59.536,58 2.075,36

Fuente: Inventario general y saldos contables Elaborado por: Roberto Galarza

Para verificar la información contenida en el inventario general de bienes, se

realizó una inspección física donde se comprobó que muchos de los bienes no se

encuentran en las ubicaciones indicadas en el inventario, novedad causada por los

cambios de custodios no reportados al funcionario de control de bienes, por esta razón

el inventario se encuentra desactualizado con respecto a las ubicaciones.

3.2.7. Administración y control de las existencias de suministros

Las pruebas sustantivas para este rubro se elaboraron con la finalidad de

determinar si existe un proceso adecuado de administración y uso eficiente de los

suministros adquiridos por la entidad para el ejercicio de sus actividades. Se empezó

por establecer igualdades con los saldos contables para comprobar la oportunidad en

el registro, dando como resultado lo siguiente:

51

Tabla 3.19. Diferencias entre el inventario de existencias y los saldos contables

Denominación Físico Contabilidad DiferenciasAlimentos y bebidas 0,00 494,39 -494,39Combustibles y lubricantes 0,00 1.300,00 -1.300,00Materiales de oficina 4.364,16 12.607,71 -8.243,55Materiales de aseo 548,86 11.355,21 -10.806,35Herramientas 0,00 751,17 -751,17Materiales de impresión 0,00 22.268,28 -22.268,28Materiales eléctricos y de construcción 0,00 40.250,66 -40.250,66Materiales didácticos 0,00 907,60 -907,60Repuestos y accesorios 0,00 745,23 -745,23TOTALES 4.913,02 90.680,25 -85.767,23

Fuente: Kardex de control y saldos contables Elaborado por: Roberto Galarza

Los resultados obtenidos revelan que los saldos contables no reflejan ningún

descargo por los requerimientos o salidas de los materiales de bodega, por tal motivo

muestran un saldo de $90.680,25 siendo el saldo físico de $4.913,02. El guardalmacén

emite los comprobantes de egreso de bodega pero no informa a la unidad de

contabilidad para que procedan con descargo contable conforme a los soportes

pertinentes.

Por lo expuesto, se confirma el riesgo detectado en la evaluación del control

interno ya que la entidad no presenta valores razonables en sus estados financieros por

tener saldos excesivamente altos en cuentas que tienen gran rotación como son los

suministros para consumo interno.

La falta de constataciones físicas y la respectiva confirmación de saldos han

ocasionado que la entidad no haya tomado las medidas correctivas a fin de contar con

información confiable y razonable.

Para complementar la prueba sustantiva anterior, se realizó un conteo físico de

varios productos para confrontarlos con las cantidades reportadas en los kardex de

control; para el efecto se tomó una muestra de 10 artículos de materiales de oficina y

de aseo.

52

Tabla 3.20. Diferencias entre conteo físico y cantidades del kardex de control

Ítem Descripción Conteo Físico

Cantidad en kardex

Diferencia

Materiales de Aseo 1 Ambiental spray varios

aromas 41 37 4

2 Biocleaner cloro liquido al 5% caneca

13 2 11

3 Desinfectante varios aromas 10 10 04 Trapeador de madera 26 cm 2 2 0 Materiales de oficina 5 Agenda ejecutiva 0 24 -246 Archivador acordeón 28 28 07 Carpeta manila 187 187 08 Perforadora industrial 190 h 3 3 09 Resma de papel bond a4 234 122 11210 Toner ce278 hp 78a negro 10 10 0

Fuente: Inspección Física Elaborado por: Roberto Galarza

Como se demuestra en la tabla 3.20, en el conteo físico de los ítem 1, 2 y 9 se

obtuvieron sobrantes y solo un artículo que corresponde al ítem 5 se detectó un faltante

de 24 unidades, realizando las verificaciones se evidenció que los sobrantes se debe a

materiales descargados del control de kardex que no fueron entregados físicamente, en

vista que las personas que realizaron el requerimiento no se han acercado a la bodega

para el retiro de los mismos.

El faltante de 24 unidades del ítem 5 corresponde a una entrega realizada en base

a una orden de requerimiento legalizada, de esta operación no se realizó el

comprobante de egreso respectivo y por ende la salida no fue registrada en el kardex

de control originando el faltante.

Por lo descrito anteriormente se determina que los movimientos de la bodega no

son registrados con oportunidad de acuerdo como ocurren los hechos económicos, y

en el caso de los ítem 1, 2 y 9 el registro de egreso se realizó en forma anticipada, lo

que es contraproducente en la administración de la bodega.

Por motivo de restricciones en el presupuesto, la entidad no posee un sistema

informático para el registro de entradas y salidas de las existencias, por lo que ha

obligado al guardalmacén controlar los materiales y generar los comprobantes en

forma manual utilizando hojas electrónicas en Excel; ante esta novedad y para

comprobar que los comprobantes de egresos se hayan elaborado con el importe

53

correcto, se elaboró una prueba sustantiva que consiste en tomar una muestra de los

comprobantes para verificar las cantidades, precios unitarios y los valores totales,

obteniendo los siguientes resultados:

Tabla 3.21. Comprobantes de egresos con errores de cálculo

Fecha Comp. Egreso Valor registrado Valor verificado Diferencias08/05/2014 34 1.680,00 1.680,00 0,0013/05/2014 39 151,30 151,30 0,0018/06/2014 45 425,04 425,00 0,0419/06/2014 46 202,07 202,07 0,0020/06/2014 47 128,13 128,13 0,0020/06/2014 52 142,73 142,73 0,0002/07/2014 54 424,52 424,52 0,0004/07/2014 57 790,89 790,89 0,0025/08/2014 112 823,20 832,20 -9,0025/08/2014 119 259,84 256,73 3,1125/08/2014 148 145,96 145,96 0,0029/08/2014 150 4.602,55 4.602,55 0,00 TOTALES 9.776,23 9.782,08 -5,85

Fuente: Archivo de comprobantes de egresos (Bodega) Elaborado por: Roberto Galarza

Los datos proporcionados en la tabla anterior, demuestran que los comprobantes

de egresos elaborados en forma manual en su mayoría no presentan novedades en su

cálculo; de la muestra tomada solo se detectó tres comprobantes con errores

producidos por las fórmulas aplicadas en las hojas electrónicas.

Si bien es cierto que la diferencia detectada de $5,85 no es un monto alto que

afecte de gran manera los saldos contables, es importante considerar que errores como

estos pueden repetirse en los demás comprobantes que están fuera de la muestra

tomada.

Durante la verificación se detectó que las órdenes de requerimiento con los que

se procede a despachar los materiales son elaboradas por el mismo guardalmacén, este

documento debe ser entregado por cada servidor que requiere los materiales, en vista

que ninguna persona puede realizar un proceso completo desde el inicio hasta el fin.

Otro rubro considerado en las pruebas realizadas son los despachos de

combustible al vehículo institucional, se procedió a revisar las órdenes de despacho y

los tickets electrónicos entregados por la gasolinera; producto de la verificación se

detectó que se realizaron varios despachos a vehículos con placas particulares.

54

Tabla 3.22. Despachos de combustibles a vehículos particulares

FECHA ORDEN PLACA TIPO VALOR

07/04/2014 082‐2014 GLG 621 EXTRA 8,00

05/04/2014 085‐2014 YBA 916 SUPER 10,00

05/04/2014 085‐2014 YBA 916 SUPER 10,00

08/04/2014 086‐2014 LCK 610 EXTRA 5,00

09/04/2014 087‐2014 LCK 610 EXTRA 7,00

09/04/2014 088‐2014 LCK 610 EXTRA 10,00

09/04/2014 089‐2014 GSH 3211 SUPER 15,00

10/04/2014 090‐2014 GSH 3211 SUPER 5,00

10/04/2014 092‐2014 HO620H SUPER 5,00

22/04/2014 093B‐2014 LCK 610 EXTRA 10,00

14/04/2014 094‐2014 LCK 610 EXTRA 10,00

14/04/2014 095‐2014 LCK 610 EXTRA 7,95

24/04/2014 098‐2014 LCK 610 EXTRA 5,00

29/04/2014 100‐2014 GSH 3211 SUPER 15,00

22/04/2014 101‐2014 GSH 3211 SUPER 11,00

23/04/2014 102‐2014 GSH 3211 SUPER 11,00

29/04/2014 003 REI 1082 SUPER 20,00

30/04/2014 006 LCK 610 EXTRA 7,00

30/04/2014 007 GSJ 5251 EXTRA 9,00

01/05/2014 009 YBA 916 SUPER 20,00

01/05/2014 010 GSH 3211 SUPER 15,00

01/05/2014 011 YBA 0173 SUPER 15,00

02/05/2014 012 LCK 610 EXTRA 10,00

03/05/2014 013 YBA 916 SUPER 15,00

07/05/2014 016 LCK 610 EXTRA 9,50

05/05/2014 015 PFY 0024 EXTRA 15,00

09/05/2014 019 YBA 916 SUPER 10,00

22/05/2014 026 GXI 355 SUPER 10,00

12/06/2014 031 GXI 355 SUPER 10,00

30/07/2014 042 GXI 355 SUPER 10,00

26/07/2014 052 REI 1082 SUPER 21,90

26/07/2014 053 YEA 073 SUPER 15,00

27/07/2014 056 YEA 058 DIESEL 8,10

06/08/2014 060 YEA 058 DIESEL 15,01

23/08/2014 066 REI 1082 SUPER 25,00

TOTAL 405,46

Fuente: Comprobantes Únicos de Registro (CUR) de gastos Elaborado por: Roberto Galarza

En total se realizó un despacho de $405,46 a vehículos que no pertenecen a la

institución, esta novedad ha conllevado que la entidad desembolse recursos en

actividades que no son propias de la Dirección Distrital. Con respecto a este evento el

55

encargado del control del vehículo manifestó que la institución solo cuenta con un

vehículo y esos despachos de combustible fueron autorizados en vista que se

necesitaba hacer varias comisiones y tareas logísticas en los diferentes

establecimientos educativos de los cantones de La Libertad y Salinas.

Cabe indicar que los despachos de combustible no fueron descargados

contablemente, es por esto que al 30 de septiembre de 2014 mantiene un saldo de

$1.300,00, lo que demuestra que no se están realizando los registros contables en forma

oportuna y conforme a los hechos económicos, ya que se están postergando las

contabilizaciones.

3.2.8. Procesos de contratación pública

Hasta el 30 de septiembre de 2014, la Dirección Distrital ha realizado 17

procesos contractuales en el Sistema Nacional de Contratación Pública por un monto

total de $48.311,08. Las pruebas de cumplimiento que se efectuó a este proceso

consistieron en verificar que los procesos cuenten con la documentación justificativa

y comprobatoria.

Tabla 3.23. Resumen de procesos realizados como entidad contratante

Proceso No. Procesos Monto Subasta Inversa 2 19.157,60 Menor cuantía de bienes 1 7.609,28 Catálogo Electrónico 14 21.544,20 TOTALES 17 48.311,08

Fuente: Expedientes de la Unidad de compras Elaborado por: Roberto Galarza

De acuerdo a la tabla 3.22 la institución utilizó tres formas de contratación, los

cuales son detallados en el anexo D, este documento permitirá verificar el

cumplimiento de la documentación requerida por el SERCOP en los procesos

contractuales.

A continuación se describe aquellos procesos con novedades considerados como

relevantes:

La certificación presupuestaria emitida para el proceso SIE-DD24D02LLSE-

001-2014 para la adquisición de 260 pupitres, fue emitida con fecha 01 de julio de

2014, posterior a la resolución de inicio del proceso No. 027-CRQ-CP-2014 del 06 de

junio de 2014, lo que es contraproducente en vista que no se debe contraer ni iniciar

56

ningún tipo de contratación sin obtener en primer lugar la certificación de los fondos

disponibles4 (COPFP, 2010, pág. 19).

En el expediente del proceso MCB-DD24D02-001-2014 por adquisición de

toners, tintas y cintas, no se adjunta contrato ni garantía técnica, además en el acta de

entrega recepción no interviene el administrador del contrato, novedades que

incumplen con los requisitos dispuestos en el reglamento de contratación pública5

vigente (RGLOSNCP, 2009, pág. 17).

En los expedientes de las órdenes de compra por catálogo electrónico Nro. 2014-

303746, Nro. 2014-302883, Nro. 2014-302884, Nro. 2014-302881, y Nro. 2014-

321399 se adjuntan copias de acta de entrega recepción sin legalizar, este tipo de

omisión permite que los documentos comprobatorios son sean totalmente confiables.

3.3. Informe

De acuerdo a las actividades planificadas en el programa de auditoría se ha

concluido con la evaluación del control interno de los procesos financieros y

administrativos de la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación por el

periodo comprendido desde septiembre de 2013 al 30 de septiembre de 2014.

Esta evaluación fue elaborada en base a las Normas de Control Interno emitidas

con Acuerdo 039-CG-2009 del 16 de noviembre de 2009 y publicada en el Registro

Oficial 78 del 01 de diciembre de 2009, específicamente a las normas de control

interno 402 Administración Financiera-Presupuesto, 403 Administración Financiera-

Tesorería, 405 Administración Financiera-Contabilidad gubernamental, y 406

Administración Financiera-Administración de bienes.

Debido a la acción de control realizada se presentan al Director Distrital los

siguientes comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Efectividad del sistema de control interno aplicado

Las debilidades encontradas en el sistema de control interno que aplica la

Dirección Distrital en sus procesos financieros y administrativos, causó un efecto

adverso en la evaluación que permitió que se obtenga un nivel del 62,86% de confianza

general; la omisión de procedimientos que garantice el control, la falta de supervisión

4 COPFP: Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Art. 178 5 RGLOSNCP: Reglamento general de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Capítulos III y V.

57

de las operaciones realizadas, la ausencia de políticas claras y el incumplimiento de

varias normas de control interno ha conllevado que el sistema aplicado tenga

deficiencias dando lugar a la presencia de riesgos de control.

La evaluación del riesgo determinó que los factores internos Procesos y

Tecnología utilizada, ocasionaron la generación de 28 riesgos de los cuales 16

pertenecen a los procesos de Recaudaciones y pagos, Bienes de larga duración y de

control administrativo, y existencias, debido a sus controles claves débiles facilitó que

hayan obtenido las calificaciones más bajas.

Conclusión

La evaluación de los siete procesos financieros y administrativos de la Dirección

Distrital 24D02 proporcionó como resultado un nivel de confianza general del 62.86%,

determinándolo como un sistema de control interno con deficiencias debido a su nivel

medio de confianza.

Recomendaciones

Al Director Distrital

Dispondrá al Analista Distrital Administrativo Financiero en coordinación con

el equipo de esa unidad, revisar y mejorar el actual sistema de control interno

aplicado a los procesos financieros y administrativos, tomando en consideración

las debilidades detectadas en la evaluación, sus factores internos y controles

claves sugeridos.

Al Analista Distrital Administrativo Financiero

Supervisará e informará al Director Distrital, el cumplimiento del plan de

mitigación de riesgos propuesto en el anexo E.

Realizar el seguimiento concurrente del sistema de control interno para

comprobar la efectividad de los cambios ejecutados, tomando medidas

correctivas para minimizar los posibles riesgos que puedan presentarse.

Registro de los depósitos realizados en las cuentas bancarias

No se registró oportunamente los depósitos de la cuenta No. 2110063 que

asciende a un monto de $40,973.94, entre los cuales se evidenció que existen ingresos

de autogestión, así como también reintegros contables por anticipos de fondos.

58

Conclusión

La omisión de los registros de las recaudaciones depositadas en la cuenta del

Banco Central del Ecuador a nombre de la Dirección Distrital, produjo que los

directivos desconocieran el porcentaje de ejecución del presupuesto de ingresos y su

efectividad en las recaudaciones, además este suceso posibilitó que la información

financiera contenida en el sistema de gestión financiera eSIGEF no sea confiable para

la toma de decisiones.

Recomendación

Al Analista Distrital Financiero encargado de Tesorería

Controlará, registrará y conciliará en forma oportuna los depósitos realizados en

las cuentas bancarias, manteniendo actualizado el reporte de ejecución

presupuestaria de ingresos.

Respaldo documental de las operaciones

Se detectó que la documentación de las operaciones financieras con respecto a

los pagos y ajustes contables no contienen los documentos suficientes para el respaldo

de las transacciones realizadas.

Conclusión

La falta del control previo antes de registrar y aprobar las operaciones

financieras, no permitió que la entidad tenga un archivo adecuado de los registros con

el soporte suficiente y pertinente de los documentos justificativos y comprobatorios

de los pagos, situación que no facilita el trabajo de la verificación posterior.

Recomendaciones

A los Analistas Distritales Financieros, Contables, Administrativos y de

control de bienes.

Antes del registro y aprobación de operaciones financieras, realizarán el control

previo respectivo sobre la legalidad, propiedad, oportunidad, veracidad y

razonabilidad de los documentos justificativos y comprobatorios de las

transacciones financieras, e informarán al Analista Distrital Financiero

59

Administrativo las novedades que se presenten a fin de tome medidas

correctivas.


Delegará a un funcionario de la unidad Administrativa Financiera, para que se

encargue de la custodia de los archivos de las operaciones financieras y

administrativas, la misma que se mantendrá en forma clasificada, manteniendo

su orden cronológico y secuencial para facilitar su verificación, comprobación y

análisis posterior.

Uso de formularios preimpresos y prenumerados

De los nueve formatos utilizados por la Dirección Distrital para el uso de

recursos, solo cinco cumplen con la NCI 405-07 sobre la obligatoriedad de que estos

formatos deben ser preimpresos y prenumerados.

Conclusión

La falta de formularios preimpresos y prenumerados para la administración de

los recursos materiales o financieros, representa un riesgo importante que los

Directivos y el personal involucrado deben analizar con el fin de tomar las medidas

correctivas para evitar pérdidas de recursos o registros duplicados.

Recomendaciones


Dispondrá al Analista Distrital Administrativo Financiero la utilización

obligatoria de los formularios preimpresos y prenumerados para facturas,

comprobantes de ingreso y egreso de bodega, ordenes de requerimiento de

material, y demás formularios que se requiera un control adecuado de los

recursos materiales o financieros de la institución.


Verificará el cumplimiento de la utilización de los formularios preimpresos y

prenumerados por parte de los servidores que controlan o utilizan los recursos

de la institución.

60

Pagos por viáticos y subsistencias

Se realizó seis rendiciones de fondos por anticipos de viáticos con el importe

incorrecto que originó un pago en exceso de $421.35, evento suscitado por omitir las

disposiciones sobre los documentos justificativos a presentarse al finalizar la comisión

según la reglamentación para el pago de viáticos y subsistencia vigente hasta agosto

2014.

Conclusión

El incumplimiento del reglamento para el pago de viáticos y subsistencias

vigente hasta agosto 2014, con respecto a la obligatoriedad de presentar los soportes

de gastos por el 70% del monto calculado por concepto de viáticos y subsistencias,

permitió que la entidad pague en exceso valores que no fueron justificados por los

servidores que cumplieron comisiones de servicio institucional.

Recomendación

Al Analista Distrital Contable

Realizará las gestiones para que se cumpla con el reintegro de los valores

pagados en exceso por gastos no justificados en los desembolsos realizados por

pagos de viáticos y subsistencias al personal.

Cumplirá sin excepción las disposiciones dadas en el reglamento y/o norma

vigente que regule el cálculo y pago por concepto de viáticos y subsistencias al

personal, debiendo abstenerse a realizar el pago en caso que se presenten

novedades en la documentación.

Administración de los bienes de larga duración

El inventario físico de los bienes de larga duración no se encuentra conciliado

con los saldos contables al 30 de septiembre de 2014, obteniendo una diferencia de

$57,666.44, además en el inventario se considera bienes que por sus características

que no deben ser inventariados.

Conclusión

La falta de constataciones físicas de los bienes de larga duración, ocasionó que

el inventario general de bienes no se encuentre actualizado ni conciliado con los saldos

contables, cabe indicar que existen un gran número de bienes que al no estar

61

contabilizados no pueden ser controlados, situación que incrementa el riesgo de

sustracciones que perjudicaría a la institución.

Recomendaciones


Emitirá disposiciones internas con la finalidad de regular la administración y uso

de los bienes de larga duración, documento que deberá estar alineado a las

disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y

Administración de los Bienes del Sector Público.


Disponer al Analista de Control de Bienes, actualizar el inventario general de

bienes para posibilitar su conciliación contable, tarea que deberá realizar en

coordinación con los analistas contables para garantizar la igualdad y

razonabilidad de la información.

Dispondrá al menos una vez al año realizar la constatación física de bienes cuya

comisión será designada por el Analista Distrital Administrativo Financiero, los

resultados serán comunicados mediante un informe para proceder con el análisis

y conciliación contable.

Administración y control de las existencias de suministros

El inventario de existencias de los suministros no se encuentra conciliado con

los saldos contables al 30 de septiembre de 2014, obteniendo una diferencia de

$85,767.23, originado por la falta de entrega oportuna de los egresos de bodega a la

unidad contable.

Además, se detectó que los registros en los kardex de control no son realizados

conforme a los hechos económicos omisión que impide tener una información

actualizada y confiable sobre el stock de los suministros; por último en el proceso de

verificación se evidenció el despacho de combustible a vehículos particulares por un

monto de $405.46, lo que no es procedente en vista que se utilizó recursos públicos en

actividades no relacionadas con la entidad.

Conclusión

62

La descoordinación entre la bodega y la unidad de contabilidad, permitió que no

se realicen los descargos contables de los egresos de materiales; por tal motivo, la

información financiera carece de razonabilidad y confiabilidad en vista que los hechos

económicos no son contabilizados con oportunidad.

La anticipación y/o postergación de los registros en el kardex de control de

bodega produjo diferencias en el conteo físico de los materiales, lo que confirma el

criterio expuesto anteriormente sobre el registro oportuno de las operaciones

financieras.

Por último, la falta de una reglamentación interna para administrar y utilizar en

forma adecuada los suministros de la entidad, ha permitido que su uso sea destinado

para fines ajenos a las actividades institucionales de la Dirección Distrital.

Recomendaciones


Emitirá disposiciones internas para normar la recepción, custodia, entrega y

utilización de los suministros, estas disposiciones deberán cumplirse y no podrán

contradecir el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración

de los Bienes del Sector Público y normas de control interno relacionadas al

tema.


Disponer al Analista de Control de Bienes, informar a la unidad contable los

movimientos de las existencias, debiendo entregar en forma mensual y oportuna

el informe de entradas y salidas con los respectivos documentos de soporte para

su análisis y contabilización.

En forma periódica y sorpresiva, delegará a un funcionario para que realice un

conteo de materiales almacenados en la bodega, con el fin de comprobar la

oportunidad en el registro de los movimientos.

Al Analista Distrital de control de bienes

Mantener actualizados los kardex de control de suministros, registrando en

forma oportuna los movimientos conforme a los hechos económicos.

63

Al Analista Distrital Contable

Registrar los descargos en base a los comprobantes de egreso de bodega

presentados por el Analista de Control de Bienes, para posibilitar su conciliación

con los saldos contables.

Procesos de contratación pública

Se realizó una verificación de los 17 procesos de contratación realizados en el

sistema de compras públicas, obteniendo como resultado que varios procesos no

cuentan con la documentación justificativa y comprobatoria de las adquisiciones de

bienes y servicios, situación que incumple con las disposiciones de la reglamentación

vigente.

Conclusión

El incumplimiento parcial del reglamento de contratación pública y la falta de

control previo de los documentos precontractuales, contractuales y comprobatorios, no

permitió mantener un expediente adecuado que facilite la verificación y análisis

posterior de los procesos de contratación pública realizados por la entidad.

Recomendaciones


Emitirá disposiciones claras para reforzar el control previo de los documentos

precontractuales, contractuales y comprobatorios, a fin que los analistas

involucrados en el proceso, cumplan con los lineamientos dados en el

Reglamento general de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública.

Al Analista Administrativo encargado de las compras públicas

Cumplir con los requerimientos de los procesos de contratación definidos en el

Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública, sobre todo en lo que respecta a los documentos que forman parte de los

contratos de bienes y servicios.

64

CAPÍTULO 4

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. Conclusiones

1. Debido a un diseño no adecuado del sistema de control interno, la Dirección

Distrital no pudo detectar oportunamente los riesgos de control de los procesos

efectuados por las unidades financiera y administrativa, conllevando que sus

operaciones y la información financiera carezcan de confiabilidad y

razonabilidad, situación que impide que la administración pueda tomar

decisiones acertadas para el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

2. Producto del nivel de confianza medio obtenido de la evaluación, se determina

que el sistema de control interno aplicado por la Dirección Distrital tiene

deficiencias, generado por sus controles débiles y en algunos casos por su

ausencia total, lo que permitió que varios riesgos detectados sean significativos

y de importancia.

3. En la gran mayoría de los riesgos detectados del sistema de control interno de

la Dirección Distrital, se determinó que son causados por sus procesos que

actualmente aplican, por lo que se considera prioritario que los controles sean

diseñados por el personal calificado o entrenado y que su ejecución esté a cargo

de funcionarios comprometidos con los objetivos institucionales.

4. En la elaboración del plan de mejoras o de mitigación del riesgo, se consideró

aquellos factores internos que ocasionó la baja calificación del nivel de

confianza, así como también la reglamentación y políticas que no fueron dadas

en su momento, esta herramienta posibilitará que la entidad pueda tomar las

medidas correctivas aportando con controles seguros y eficientes a la

administración de los recursos estatales.

65

4.2. Recomendaciones

1. Revisar y evaluar en forma periódica el sistema de control interno, con el objeto

de verificar su cumplimiento y recomendar las modificaciones que se

consideren necesarias conforme a las necesidades institucionales y/o cambios

en las políticas de la administración pública. Cabe indicar que estos cambios

deberán procurar el resguardo de los recursos públicos mediante una

administración con procesos y controles eficientes que garanticen seguridad

razonable.

2. La Dirección y los funcionarios responsables deberán tomar las medidas

necesarias para incrementar el nivel de confianza de sus operaciones,

trabajando en forma conjunta en el diseño y mejoramiento de los controles,

tomando en cuenta que la profundidad de las auditorías realizadas por parte de

la Contraloría General del Estado dependerá de la eficiencia de los controles

implementados por la entidad.

3. Considerar la evaluación de los riesgos, como una herramienta importante de

la Dirección para la consecución de los objetivos institucionales, para esto se

recomienda una evaluación periódica y priorizar los controles claves de

aquellos recursos sensibles como las recaudaciones y los bienes de larga

duración.

4. Con la finalidad de minimizar los riesgos detectados en la evaluación de los

procesos financieros y administrativos de la Dirección Distrital, se considera

prioritario cumplir con las actividades del plan de mitigación de riesgos, y así

lograr solucionar aquellos problemas detectados; sobre todo aquellas

novedades descritas por las pruebas de cumplimiento que están expuestas en el

presente trabajo.

66

Referencias bibliográficas

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COPFP. (2010). Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Ecuador:

Registro Oficial 306.

ESTUPIÑAN, R. (2006). Control Interno y Fraudes. Colombia: Ecoe Ediciones.

FRANKLIN, E. (2007). Auditoría administrativa. México: Pearson.

LOCGE. (2002). Ley Órganica de la Contraloría General del Estado. Ecuador:

Registro Oficial 595.

MANTILLA, S. (2009). Auditoría del Control Interno. Colombia: Ecoe Ediciones.

MARTÍNEZ, V. (2013). Métodos, técnicas e instrumentos de investigación. México:

Lumen.

NCI. (2009). Normas de control interno para las entidades, organismos del sector

público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.

Ecuador: Registro Oficial.

NEA-10. (1999). Normas Ecuatorianas de Auditoría. Ecuador: Instituto de

Investigaciones Contables del Ecuador.

RGLOSNCP. (2009). Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional

de Contratación Pública. Ecuador: Registro Oficial 588.

SANTILLANA, J. (2013). Auditoría Interna. México: Pearson.

Anexo A Carta de autorización

Anexo B Matriz de evaluación de riesgos

Anexo C Verificación de la documentación soporte de los comprobantes del fondo rotativo

Anexo D Procesos de contratación pública

Anexo E Plan de mitigación o tratamiento del riesgo

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