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Liderazgo y Habilidades Directivas

Tema 6 Administración del Tiempo

División de Gestión Empresarial

Departamento de Administración

Dr. Juan José Huerta Mata

jhuerta@cucea.udg.mx

Objetivos de Aprendizaje:

- Analizar la relevancia de la Administración del Tiempo para el

director-líder en su desempeño en las organizaciones.

- Comprender las características de la Administración del

tiempo e identificar las generaciones para el uso de este

recurso.

- Establecer las distintas herramientas para la mejor

Administración del Tiempo

- Identificar la interrelación entre las diferentes etapas del

proceso administrativo y la necesidad de su relación con las

organizaciones.

Uno de los recursos no renovables más valiosos con el

que cuenta el ser humano es el tiempo.

El tiempo es un recurso completamente diferente a todos

los que estamos habituados a manejar, pues posee

algunas características muy peculiares que deben

tomarse en cuenta al trabajar dentro de una organización.

Características del tiempo:

▪ Equitativo. Es el único recurso repartido de modo equitativo

▪ Inelástico. Es un recurso que no puede acumularse ahorrarse o

tomarse prestado.

▪ Indispensable. No hay acción que no pueda realizarse sin tiempo.

▪ Insustituible. A diferencia de los demás recursos, el tiempo no

puede sustituirse por algún otro.

▪ Inexorable. Todo lo que sabemos sobre el tiempo es que fluye,

inexorablemente, en un solo sentido.

Leyes básicas

Principio de Pareto

Pareto estableció que “los elementos esenciales de cualquier

conjunto constituyen, por lo general, solo una minoría”

Ley de Parkinson

Esta ley explica porque las cosas llevan más tiempo del que

deberían:

“Todo trabajo se tarda indefinidamente hasta ocupar todo el

tiempo disponible para su completa realización”

Las leyes de Murphy

1a.”Nada es tan sencillo como parece al principio”

2a.“Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio”

3a.“Si algo puede ir mal, irá mal”

Las leyes de Acosta

1a.“El tiempo que requiere una tarea aumenta cuando la

interrumpimos y luego la reanudamos”.

2a.“Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larga

nunca hay tiempo.”

3a. “Lo perfecto rara vez es rentable”

Tiempo

Valor

Deficiente

Eficiencia

Perfeccionismo

Tercera Ley de Acosta

Eficiencia y Eficacia

La combinación de ambos facilitara la administración del tiempo

Eficiencia:

Hacer bien lo que se hace y al menor costo posible.

La persona eficiente se limita a hacer bien lo que hace.

Implica el uso racional de recursos.

Eficacia:

Logro de resultados y metas.

La persona eficaz hace lo que debe hacer.

Tiene en mente los resultados que desea alcanzar y hace todo lo

necesario para acercarse a ellos.

Normas para programar el tiempo

1. Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar su jornada.

2. Programe en función de los objetivos a alcanzar.

3. Elabore su programa en torno a sus temas esenciales.

4. Trate de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a

sus ciclos corporales. No se puede ser eficaz todo el día.

5. Programe siempre su horario por escrito. No hay memoria capaz

de retener todos los detalles necesarios.

6. Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que sea

posible.

6. Mantenga a la vista su programa de actividades diarias.

7. No vacile en tomarse largos periodos de tiempo para tareas

importantes.

8. Asegurase de asignar a cada actividad un tiempo suficiente,

pero no excesivo.

9. Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar asuntos

imprevistos, pero que resulten de su interés.

10. Incluya en su programa algún tiempo para pensar todos los

días y para lectura significativa.

Normas para programar el tiempo

Interrupciones

Hay dos técnicas distintas y complementarias que pueden

utilizarse contra las interrupciones.

a) Evitarlas, en lo posible

b) Limitar al mínimo el tiempo que nos ocupan.

Algunas de las interrupciones mas frecuentes son:

a) Visitas inoportunas

b) Telefonemas

c) Llamadas recibidas

d) Llamadas realizadas

Esperas

•La gente ocupada y con conciencia de su tiempo intenta por

todos los medios eludir las esperas.

•Adopte una actitud positiva.

•Esta espera le puede proporcionar un lugar posiblemente

confortable y un tiempo, digamos libre, con el que no contaba.

•Relájese y utilícelo.

El escritorio

El directivo se dedica fundamentalmente a procesar la

información que le llega de manera continua.

Para aprovechar mejor el tiempo, se deben respetar dos

reglas fundamentales:

1. Manejar cada papel, en lo posible, una sola vez.

2. Utilizar el escritorio para procesar los papeles y no para

almacenarlos.

El / La Asistente

• Es un colaborador muy próxima, muy personal, muy confidencial, y

cuya capacidad y nivel no tienen mas limites, solo los de su jefe.

• Es la mejor colaboración que puede tenerse para establecer

previsiones, programar actividades, filtrar llamadas y visitas, y

localizar clientes o proveedores por teléfono.

• Es preciso potenciar las capacidades de delegación.

• El asistente podrá asumir progresivamente funciones que hasta el

momento desarrolla el jefe.

• Si no esta satisfecho con la manera que trabaja su asistente la

responsabilidad es de usted, por no haberle dado la formación

adecuada.

Delegación

“Delegar es el hecho de encomendar a un subordinado

funciones que esta realizando uno mismo”.

Muchas personas llaman erróneamente delegación a la

función de asignar una tarea concreta o una función a un

miembro del equipo.

La delegación, por el contrario, implica la cesión a un

subordinado de una función habitual del jefe.

Existen 4 “generaciones” para administrar el tiempo

1a. Elaborar notas y listas de tareas que proporcionaran cierto

reconocimiento y requerimiento a nuestro tiempo y energía.

2a. Manejo de agendas para programar los acontecimientos y

actividades del futuro.

3a. Priorizar valores y comparar la importancia de las

actividades sobre la base de su relación, establecer metas

y objetivos a corto, mediano y largo plazo.

4a. Centrar en preservar y realzar las relaciones y alcanzar

resultados.

I II

III. Resultados•Concentración a los plazos

cortos

•Administración de crisis

•Carácter de camaleón, atento a

la reputación

•Considera que las metas y

planes no valen la pena

•Se siente impotente excluido

del control

•Relaciones muy frágiles o rotas

IV

Es preciso decidir cuales son las prioridades mas altas, y tener

el valor de decir “NO” a otras cosas, con buena educación,

sonriendo y sin dar excusas.

Manejo efectivo de reuniones y juntas de trabajo

Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizadapara:

• Elaboración de planes, diseñar estrategias, y evaluar eldesempeño.

• Fomenta la participación de los empleados entre otrasmuchas cosas.

• Algunas veces resultan poco efectivas porque sonaburridas o no son tomadas con la seriedad que merecen.

7 fallas frecuentes al realizar reuniones de trabajo

• Falla Número 1: Las personas convocadas no toman las reuniones

con seriedad, llegan tarde, se van temprano y la mayor parte de la

reunión no presta atención.

• Falla Número 2: Son demasiado largas.

Los expertos aconsejan que la duración máxima de una reunión

productiva debe ser de 90 minutos

• Falla Número 3: Se divaga más de lo que se discute.

El problema es que las personas a menudo se estancan en el diálogo.

•Falla Número 4: No pasa nada después de que la junta termina; las

decisiones no se convierten en acciones.

•Falla Número 5: La gente no dice la verdad. Es una falla común que

se acentúa por una cultura de negocios orientada a la culpabilidad.

•Falla Número 6: Siempre hace falta información, lo que genera

aplazamientos en la toma de decisiones críticas.

•Falla Número 7: Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los

mismos errores.

Las reuniones pueden tener los siguientes objetivos:

• Definir objetivos de grupo

• Intercambiar información.

• Analizar o resolver problemas

• Mostrar ideas, programas o decisiones.

• Motivar a un grupo

Recuerde 3 principios sencillos para una reunión

• Un individuo pude tomar algún tipo de decisiones mejor

que un comité

• A los directivos se les paga, entre otras cosas, para tomar

decisiones y asumir el riesgo de equivocarse

• Una reunión es algo potencialmente útil, pero, muy

vulnerable por su propia complejidad

Si pese a todo lo dicho decide convocar a una reunión:

1. Fíjese objetivos

2. Decida cuidadosamente a quien convoca (los menos

posibles).

3. Establezca un orden del día, que indique:

- La relación de convocados y la su eventual aportación.

- Lugar de hora de inicio y de fin. La reunión no deberá pasar de

45 a 60 minutos.

4. Elabore una minuta de la reunión donde establezca los

asuntos tratados, acuerdo y compromisos de los asistentes.

En la reunión:

• Comience a la hora prevista.

• Lleve preparada la reunión.

• Permita que un participante se marche una

vez terminada su aportación.

• Termine a la hora prevista.

• Resuma las conclusiones y elabore una

minuta.

Matriz de la administración del tiempo

Urgente No urgente

Importante

I

Actividades:

•Crisis

•Problemas Apremiantes

•Proyectos cuyas fechas

vencen

II

Actividades:

•Prevención

•Construir relaciones

•Reconocer nuevas

oportunidades

•Planeación, Recreación

No

importante

III

Actividades:

•Interrupciones, algunas

llamadas

•-Correo, alguno

información

•-Algunas reuniones

•Cuestiones inmediatas,

acuciantes.

IV

Actividades:

•Trivialidades, ajetreo inútil

•Algunas Cartas

•Algunas llamadas

telefónicas

•Perdidas de tiempo

•Actividades Agradables

I Resultados

• Estrés

• Agotamiento

• Administración de crisis

• Siempre Apagando

Incendios

II

III IV

Resultado que obtienen las personas excesivamente orientadas

al cuadrante (III), las personas dedican mucho al (III) pensando

que están en el (I).