LINEAMIENTOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

LINEAMIENTOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Bogotá D.C., Julio de 2016

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Código: L - DE - 02

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Proceso asociado: DIRECCIONAMIENTO ESTRATREGICO

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

2. ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

3. DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

4. PRINCIPALES POLÍTICAS DE ADQUISICIONES ----------------------------------------------------------------- 4

5. FORMULACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ----------------------------------------------------- 4

5.1 CONCEPTOS DE GASTO --------------------------------------------------------------------------------------------- 4

5.2 REGISTRO DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN EL FORMATO (F-DE-34) ----------------- 5

6. MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES --------------------------------------------------- 8

6.1 TIPOS DE MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ---------------------------------- 8

6.2 MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES FORMATO (F-DE33) -------------------- 9

7. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11

8. REQUISITOS TÉCNICOS ---------------------------------------------------------------------------------------------- 12

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS ---------------------------------------------------------------------------------------- 12

10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO----------------------------------------------------------------------------- 12

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1. OBJETIVO Definir lineamientos y orientaciones para la formulación y modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades que se requieran en el marco de la planeación institucional.

2. ALCANCE Estos lineamientos aplican para las etapas de formulación y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y deben ser acogidos por todas las dependencias.

3. DEFINICIONES

Plan Anual de Adquisiciones: El plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para:

(i) facilitar a las entidades identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios de acuerdo con el presupuesto asignado.

Adquisición de Bienes: Corresponde a la compra de bienes muebles de consumo y

devolutivos destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la entidad, tales como: compra de equipo, materiales y suministros y otros gastos generales por adquisición de bienes.

Adquisición de Servicios: Comprende la contratación de personas jurídicas y/o

naturales por la prestación de un servicio tales como: Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, servicios públicos, arrendamientos, viáticos y gastos de viaje, impresos y publicaciones, comunicaciones y transporte, seguros, etc.

Gastos Comunes: Corresponden a aquellos gastos para la adquisición de un bien y/o

servicio de uso trasversal que se requiera para la ejecución de las funciones propias de la entidad y de sus fondos cuenta con el fin de optimizar los recursos.

Modificación al Plan Anual de Adquisiciones: Eliminación, inclusión, reducción y/o

adición de bienes y servicios al plan anual de adquisiciones inicial, aprobadas por el Director o su delegado.

Clasificador de Bienes y servicios - UNSPSC: Es el sistema de clasificación que

permite codificar productos y servicios de forma clara basada en los estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y el gobierno.

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4. PRINCIPALES POLÍTICAS DE ADQUISICIONES

a. Aplicación de las disposiciones y reglamentos normativos en materia de austeridad del

gasto público, establecidos por el Gobierno Nacional. b. La definición de las necesidades debe ser un proceso participativo para asegurar la

priorización y el buen uso de los recursos.

5. FORMULACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

5.1 CONCEPTOS DE GASTO

Para programar y registrar los requerimientos de adquisición de bienes y servicios en el Plan Anual de Adquisiciones, los responsables de las dependencias deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

CONCEPTO DE GASTO DESCRIPCIÓN

HONORARIOS:

Pagos correspondientes a servicios profesionales, prestados en forma transitoria y esporádica, por personas naturales o jurídicas, para desarrollar actividades requeridas por el DAPRE.

REMUNERACIÓN SERVICIOS TÉCNICOS:

Pago por servicios calificados a personas naturales o jurídicas los cuales no pueden ser atendidos con personal de planta o que se requieran conocimientos especializados y están sujetos al régimen contractual vigente.

COMPRA DE EQUIPO: Adquisición de bienes tangibles de consumo duradero que deben inventariarse.

MATERIALES Y SUMINISTROS:

Adquisición de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungible que no se deban inventariar por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolución.

MANTENIMIENTO: Gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles.

COMUNICACIONES Y TRANSPORTE:

Gastos tales como mensajería, correos, embalaje, acarreo de elementos y transporte colectivo de los funcionarios de la entidad.

IMPRESOS Y PUBLICACIONES:

Gastos por edición de formas, escritos, publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, sellos, autenticaciones, suscripciones, adquisición de revistas y libros, pago de avisos institucionales y videos de televisión.

ARRENDAMIENTOS: Alquiler de bienes muebles e inmuebles para el adecuado funcionamiento de la entidad.

VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE:

Gastos de alojamiento, alimentación y trasporte, previa resolución.

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CONCEPTO DE GASTO DESCRIPCIÓN

CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL Y ESTÍMULOS:

Erogaciones que tengan por objeto atender las necesidades de capacitación, bienestar social y estímulos que autoricen las normas legales vigentes.

APOYO LOGÍSTICO: Hace referencia por ejemplo: Salones de capacitación, auditorios, entre otros

EJECUCIÓN DE OBRAS: Como su nombre lo indica

5.2 REGISTRO DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN EL FORMATO (F-DE-34)

La programación del Plan Anual de Adquisiciones se realizará en el Formato (F-DE-34) el cual se debe diligenciar de la siguiente forma:

1. RUBRO_P/TAL: Seleccionar el código del rubro que se requiere. Ej.: 2040501.

2. NOMBRE RUBRO P/TAL: Sale automáticamente al seleccionar el RUBRO P/TAL. Ej.: Mantenimiento de Bienes Inmuebles.

3. FUENTES DE LOS RECURSOS: Seleccionar el código y nombre de la fuente de los recursos que se requiere. Ej.: 1 Presupuesto de entidad nacional.

4. DEPENDENCIA: Seleccionar la dependencia requerida. Ej.: Grupo de Infraestructura, Mantenimiento y Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles.

5. GRUPO O ACTIVIDAD DEL PROYECTO: Registra el tipo de grupo para (Gastos de Personal, Gastos Generales y Transferencias), para Inversión debe registrar la actividad del proyecto de inversión. Ej.: Mantenimientos.

6. CÓDIGO UNSPSC: Registrar el código o códigos que requiera el bien o servicio, si requiere incluir varios códigos UNSPSC estos deben estar separados por “;”(punto y coma) no introduzca espacios al inicio, final de cada código, Enter o caracteres diferentes Ej.: 10101504; 10101505; 10101506; 10101507

7. DESCRIPCIÓN: Registrar el nombre del bien o servicio a adquirir, esta descripción será el insumo para precisar el objeto contractual. Ej.: Mantenimiento con Suministro de Repuestos de los Equipos Aire Acondicionado Bogotá.

8. VALOR ESTIMADO EN LA VIGENCIA ACTUAL: Registrar el valor de objeto proyectado para la vigencia (valores absolutos, sin decimales). Ej.: 36.656.272.00.

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9. ¿SE REQUIEREN VIGENCIAS FUTURAS?: Seleccionar SI o NO requiere vigencia

futura. Ej.: SI.

10. ESTADO DE SOLICITUD DE VIGENCIAS FUTURAS: Seleccionar el estado en que se encuentra la solicitud de la vigencia futura. Ej.: Aprobada.

11. VALOR A SOLICITAR DE LAS VIGENCIAS FUTURAS: Registrar el valor a solicitar de las vigencias futuras. Ej.: 27.340.521.00.

12. VALOR TOTAL ESTIMADO: Se diligencia automáticamente. Ej.: 63.996.793.00.

13. MODALIDAD DE SELECCIÓN: Seleccionar la modalidad de contratación que le aplique al objeto a contratar. (Ver Manual de Contratación M-BS-01). Ej.: Selección Abreviada.

14. FECHA ENTREGA ESTUDIOS: Registrar la fecha de entrega de estudios al Área de Contratos (dd/mm//aa). Ej.: 12/07/2016.

15. FECHA ESTIMADA DE INICIO DE PROCESO DE SELECCIÓN: Registra la fecha en que inicia el proceso (Lo diligencia el Área de Contratos). Ej.: Septiembre 2016.

16. MES DEL COMPROMISO: Se diligencia automáticamente. Ej.: 10.

17. DURACIÓN ESTIMADA DEL CONTRATO: Se diligencia automáticamente. Ej.: 2.

18. OBSERVACIONES: Solo aplica para el Área Administrativa.

19. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE: Registrar los nombres y apellidos, cargo, teléfono de contacto, correo electrónico. Ej.: Jaime Fernando Gonzalez Navia Grupo de Infraestructura, Mantenimiento y Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Tel. 5629300 [email protected].

El Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones se realizará en el Formato (F-DE-34) el cual se debe diligenciar de la siguiente forma:

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1. TIPO DOCUMENTO: Registrar el documento que aplique para el objeto a contratar (Contrato de Prestación de Servicios, Convenio Interadministrativo, Carta de Aceptación, Resolución, etc.). Ej.: Contrato

2. # DOCUMENTO: Registrar el número del documento Ej.: 524-11.

3. NOMBRE CONTRATISTA/PROVEEDOR, Registrar el nombre del contratista o proveedor del objeto proyectado. Ej.: Proaire S.A.S.

4. # CDP: Registrar número(s) de CDP(S) que amparan el objeto proyectado. Ej.: 7813.

5. VALOR CDP: Registrar valor(es) de CDP(S) que amparan el objeto proyectado. Ej.: 36.656.272.00.

6. # COMPROMISO: Registrar número(s) de Compromiso(s) que amparan el objeto proyectado. Ej.: 20713.

7. VALOR COMPROMISO: Registrar valor(es) de compromiso(s) que amparan el objeto proyectado. Ej.: 36.656.272.00.

8. # OBLIGACIÓN: Registrar número(s) de Obligación(es) que amparan el objeto proyectado. Ej.: 95513, 95713, 128013, etc.

9. VALOR OBLIGACIÓN: Registrar valor(es) de Obligación(es) que amparan el objeto proyectado. Ej.: 2.080.997.00.

10. SALDO: El formato calcula el saldo a liberar entre el VALOR ESTIMADO EN LA VIGENCIA ACTUAL y el VALOR COMPROMISO. Ej.: 0.

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6. MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

6.1 TIPOS DE MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Existen diferentes fuentes de modificación del plan anual de adquisiciones entre las cuales encontramos:

a) Ajuste con base en las partidas aprobadas según la Ley Anual de Presupuesto: Se ajustan las necesidades presentadas por las dependencias a la disponibilidad real de los recursos. Ver Procedimiento P-GF-16 Modificaciones presupuestales.

b) Ajustes de obligatorio cumplimiento por reducción o aplazamiento al presupuesto

decretado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público: El recorte o aplazamiento presupuestal podrá afectar porcentualmente uno o varios rubros del Plan Anual de Adquisiciones, teniendo en cuenta la financiación de aquellos considerados prioritarios o de obligatoria ejecución. Ver Procedimiento P-GF-16 Modificaciones presupuestales.

c) Modificaciones al plan de acción o proyectos de inversión: la dependencia responsable en caso de ser necesario deberá revisar y ajustar la programación del Plan Anual de Adquisiciones de la dependencia alineado con los planes de acción y/o los proyectos de inversión. Ver Procedimiento P-GF-16 Modificaciones presupuestales. Nota: Los planes de acción o los proyectos de inversión deberán modificarse previamente a la modificación del Formato F-DE-34. Ver procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento de la planeación institucional y P-DE-07 Procedimiento Gestión de proyectos de inversión.

d) Otros aspectos: Entre estas encontramos modificaciones internas de los recursos de funcionamiento, cambios en las modalidades de contratación, precios de mercado, descripciones, fechas, entre otras. Ver Procedimiento P-GF-16 Modificaciones presupuestales.

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6.2 MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES FORMATO (F-DE33) Las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones se realizarán en el Formato (F-DE-33) el cual se debe diligenciar de la siguiente manera:

2040502

MANTENIMIENTO DE

BIENES MUEBLES,

EQUIPOS Y ENSERES

Grupo de Infraestructura,

Mantenimiento y

Conservación de Bienes

Muebles e Inmuebles

Mantenimiento

Mantenimiento preventivo y correctivo de los

gabinetes sistema de extinción de incendios y recarga

de extintores de las sedes de Bogotá y Sopo, y de los

automotores del DAPRE

50.000.000,00 20.000.000,00 30.000.000,00

2040502

MANTENIMIENTO DE

BIENES MUEBLES,

EQUIPOS Y ENSERES

Grupo de Infraestructura,

Mantenimiento y

Conservación de Bienes

Muebles e Inmuebles

Mantenimiento

Mantenimiento preventivo y correctivo de los

gabinetes sistema de extinción de incendios y recarga

de extintores de la Casa de Huéspedes Ilustres de

Cartagena

10.000.000,00 20.000.000,00 30.000.000,00

60.000.000,00 20.000.000,00 20.000.000,00 60.000.000,00

DESCRIPCION

VALOR ESTIMADO

EN LA VIGENCIA

ACTUAL

ADICIÓN REDUCCIÓNVALOR ACTUAL

EN LA VIGENCIA

TOTALES

RUBRO_ P/TALNOMBRE DEL RUBRO

P/TALDEPENDENCIA

GRUPO O

ACTIVIDAD DEL

PROYECTO

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1. RUBRO PRESUPUESTAL: Seleccionar el rubro presupuestal que requiera modificar.

2. DEPENDENCIA: Seleccionar la dependencia que requiere realizar la modificación.

3. GRUPO O ACTIVIDAD DEL PROYECTO: Registrar el grupo que requiera cuando se trate de gastos de personal, gastos generales y transferencias, o registrar la actividad del proyecto cuando se trate de inversión.

4. VALOR PROGRAMADO VIGENTE: Registrar el valor vigente que tiene el objeto programado.

5. ADICIÓN: Registrar el valor adicionar del objeto proyectado.

6. REDUCCIÓN: Registrar el valor reducir del objeto proyectado.

7. VALOR ACTUAL DE LA VIGENCIA: Este valor resulta de la diferencia entre el valor estimado actual y la adición o reducción de recursos según la necesidad de la dependencia.

OTROS ASPECTOS A MODIFICAR

Al momento de diligenciar las columnas de otros aspectos a modificar, “sólo debe incluir la nueva información que será reportada en el Plan Anual de Adquisiciones”

8. CÓDIGO UNSPSC: Registrar código(s) que le aplique al objeto proyectado.

9. DEPENDENCIA: Se debe registrar cuando la descripción programada cambia de

dependencia, ya sea por reestructuraciones del DAPRE o por funciones de las mismas.

10. DESCRIPCIÓN: Registrar la nueva descripción que se ajuste a los objetos contractuales y que tengan la misma naturaleza de la descripción que se desee modificar.

CODIGO UNSPSC DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN

¿ SE REQUIEREN

VIGENCIAS

FUTURAS?

ESTADO DE SOLICITUD

DE VIGENCIAS

FUTURAS

VALOR A SOLICITAR DE

LAS VIGENCIAS

FUTURAS

MODALIDAD DE

SELECCIÓN

FECHA ENTREGA

ESTUDIOS

FECHA ESTIMADA DE INICIO

DE PROCESO DE SELECCIÓN

MES DEL COMPROMISO -

(Registro Presupuestal)

DURACIÓN ESTIMADA

DEL CONTRATO

(MESES)

DATOS DE CONTACTO DEL

RESPONSABLE

JUSTIFICACIÓN

ASPECTOS A MODIFICAR

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11. ¿SE REQUIEREN VIGENCIAS FUTURAS?: Seleccionar si requiere o no requiere

vigencia futura.

12. ESTADO DE SOLICITUD DE VIGENCIAS FUTURAS: Seleccionar el estado de la solicitud de la vigencia futura si requiere.

13. VALOR A SOLICITAR DE LAS VIGENCIAS FUTURAS: Registrar el valor a solicitar de las vigencias futuras.

14. VALOR ESTIMADO EN LA VIGENCIA ACTUAL VIGENTE: Registrar el actual del valor del valor estimado en la vigencia actual afectado.

15. MODALIDAD DE SELECCIÓN: Seleccionar la modalidad de contratación que requiera.

16. FECHA DE ENTRA DE ESTUDIOS PREVIOS: Registrar la fecha en que se entregaran los estudios previos al Área de Contratos (dd/mm/aa).

17. FECHA ESTIMADA DE INICIO DE PROCESO DE SELECCIÓN: Registrar la fecha en que inicia el proceso (Lo diligencia el Área de Contratos)

18. MES DE COMPROMISO: El formato calcula esta columna.

19. DURACIÓN ESTIMADA DEL CONTRATO (Meses): Registrar el nuevo tiempo de duración del futuro resultado del proceso contractual.

20. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE: Registrar los datos del nuevo responsable cuando exista lugar a ello.

21. JUSTIFICACIÓN: Registrar la justificación de la modificación que se va a realizar, en este campo es importante que en los casos que la modificación afecte el presupuesto asignado ya sea por reducción o adición se detalle los motivos por los cuales es viable realizar el ajuste sin que se afecte el servicio.

Nota: La solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP debe corresponder con lo programado en el plan anual de adquisiciones. Ver Procedimiento P-GF-14 Procedimiento de ejecución presupuestal.

7. MARCO LEGAL

Ley Anual del Presupuesto General de la Nación

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Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”

Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos

de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

Decreto 2145 del 2015 “Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República”.

Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico del Presupuesto

Decreto 2842 de 2012 “Por la cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”

Decreto 1510 de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y

contratación pública”.

Circular Externa No. 2 de 2013 Colombia Compra Eficiente “Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones - Clasificador de Bienes y Servicios

Decreto 724 de 2016 “Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República”

8. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP1000:2009, numeral 7.4. “Adquisición de

Bienes y Servicios”

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

C-DE-01 Caracterización proceso de Direccionamiento Estratégico P-DE-03 Procedimiento de Formulación, ejecución y seguimiento al Plan Anual de

Adquisiciones. P-DE-01 Formulación y seguimiento de la planeación institucional P-DE-07 Procedimiento Gestión de proyectos de inversión P-GF-14 Procedimiento de ejecución presupuestal. P-GF-16 Modificaciones presupuestales. F-DE-33 Solicitud de modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones F-DE-34 Programación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones

10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

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Jefe Área Administrativa

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