Los Archivos en la Web. Evidencia o no de un desfase en la gestión

7/24/2019 Los Archivos en la Web. Evidencia o no de un desfase en la gestin

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FINESDETRIA:La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacinprofesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos deestos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemastericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, ex-ceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas yopiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningncaso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.

EDITA:

Asociacin de Archiveros de AndalucaApdo. 315Sevilla 41080Tel. 639 244 456

[email protected]

DISEODELACUBIERTA:Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.MAQUETACIN:Fernando Fernndez. ed-Libros. Tomares. Sevilla

COLABORACIONESQuienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los origi-nales antes del 15 de junio de 2016.

Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en laseccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org

ISSN:1134-1602

DEP. LEGAL:SE-4.480-2004

De los textos publicados los autores De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamientoinformtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de

Archiveros de Andaluca.
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NDICE

PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCA

J P C..............................................................................................

LA LTIMA VERSIN DEL GLOSARIO DE INTERPARES 2014A H H ..................................................................................

EL RETO DE LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOCALES ANTE ELNUEVO MARCO NORMATIVO: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS, DOCU

MENTO ELECTRNICO, TRANSPARENCIA, RACIONALIZACIN Y SOSTENIBILIDAD.

A V P ..................................................................................................

LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN

C B R ........................................................................

SIN ARCHIVOS NO HAY TRANSPARENCIA NI ACCESO A LOS DOCUMENTOS PBLICOS. DOCUMENTOS, ARCHIVOS E INFORMACIN

ANTE EL ANTEPROYECTO DE LEY DE TRANSPARENCIA PBLICA DEANDALUCA

E C B ........................................................................................

ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCALM I V G, R M F C ...............

GESTIN DOCUMENTAL Y GOBIERNO ABIERTO. NUEVOS ROLESPARA NUEVOS RETOS

J C D ..................................................................................................

UN PASEO POR IARXIU: UN SERVICIO DE PRESERVACIN Y ARCHIVOELECTRNICO

R N M ..................................................................................
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NORMAS TCNICAS DE INTEROPERABILIDAD E INSTRUMENTOS

PARA EL DOCUMENTO ELECTRNICOM A. A G ...................................................................................

LOS ARCHIVOS EN LA WEB. EVIDENCIA O NO DE UN DESFASE EN LAGESTIN

M M M .................................................................................

EL ARCHIVO DE CASTILLALA MANCHAF J G L .................................................................................

SIMBIOSIS CORPORATIVA ENTRE EL ARCHIVO DE TELEVISIN Y SUS

USUARIOSE L Q S.....................................................................

EL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS: DE LAS ORDENANZAS DE 1790 AINTERNET

M R M .......................................................................................

LOS CONSULTORES DOCUMENTALES EN LA EADMINISTRACINN A .....................................................................................................

LOS ARCHIVOS, UN INDICADOR CLAVE DE LA CALIDAD DE LA GESTIN

M L C .........................................................................................

ARCHIDOC: DISEO CONCEPTUAL PARA LA GESTIN ARCHIVSTICA INTEGRADA Y UNIFICADA

M V P ..............................................................................

DE LA TRANSPARENCIA AL GOBIERNO ABIERTO.V I G I ............................................................................

EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN, LA BASE DE LAS POLTICAS DE TRANSPARENCIA:

V A C .............................................................................
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LOS ARCHIVOS EN LA WEB. EVIDENCIA O NO

DE UN DESFASE EN LA GESTIN

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LOS ARCHIVOS EN LA WEB. EVIDENCIA O NO DE UN

DESFASE EN LA GESTINM M M

La presencia de los archivos en Internet es una realidad cada da ms palpable. Pero

sus webs, representan una buena gestin interna?, es decir, una web es siempre reflejode una buena gestin? Qu uso tiene y cual debera tener un sitio web de un Archivo?

ESTADSTICAS

Empecemos con cifras mareantes. Saban que, segn el Ministerio de Cultura1,ms del 96% de las sesiones de trabajo en los Archivos Estatales en 2012 se realizarona travs de Internet?

Y que el incremento de imgenes digitales facilitadas a los usuarios entre 2009 y2012 supuso un incremento del 917%? Seguro que tiene mucho que ver los ms de

26 millones de imgenes y ms de 2 millones de registros descriptivos publicados.En Andaluca contamos con un anlisis estadstico muy exhaustivo pero slo ob-

tenemos indicadores referentes al uso de la web para los Archivos de TitularidadEstatal y Gestin Autonmica, del Archivo General de Andaluca y el Archivo delPatronato de la Alhambra y Generalife. Sin embargo hay que decir que los archivoslocales representan casi el 83% del total, cifra que condiciona muchos de los resulta-dos globales y no hemos obtenido informacin sobre su presencia web.

Respecto a los Archivos con datos sobre visitas a la Web, en 2012 los ArchivosHistricos Provinciales tuvieron algo ms de 15 mil visitas en Internet mientras que

recibieron 64 mil consultas en sala. Pero bien es cierto que solo el Archivo HistricoProvincial de Granada y el de Crdoba tienen acceso a bases de datos consultables odescargables (Granada con 13 bases de datos descargables y Crdoba con 1 on line)2.

1. Fuente: MECD. Anuario de Estadsticas Culturales, 2013.

2. Consulta realizada en abril de 2014 www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/archivos/
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Por otro lado, respecto a los Archivos de los que no disponemos de informacinsobre las visitas a la Web, algunos Archivos Locales tienen bases de datos consultablespor Internet. Sin embargo, dada la dispersin de este tipo de portales (que requeriraun estudio exhaustivo) y la falta de informacin estadstica sobre las consultas enweb, no nos permiten confirmar la sospecha de lo determinante que son las bases dedatos y los documentos digitalizados en el uso actual de los archivos.

ESTRATEGIASEn Espaa existen dos maneras de presentar las pginas web de los Archivos tradi-

cionales. Una de ellas es mediante un nico diseo, accediendo a travs de un portalcomo PARES o los Archivos de Titularidad Estatal y Gestin Autonmica en elportal de la Junta de Andaluca. La segunda opcin es el acceso al archivo integradoen su respectiva web corporativa como los archivos municipales, de diputaciones,universidades, etc.

Ambas estrategias tienen sus ventajas e inconvenientes, aunque hay que partir deunos componentes mnimos para resultar tiles y atractivos a los usuarios.

Una de las principales ventajas de utilizar un mismo portal web es que el buscadoren las bases de datos de los diferentes archivos es el mismo y la consulta es muchoms amplia. Es decir, con menos esfuerzo obtenemos una respuesta ms completa so-bre los fondos documentales disponibles. Tambin es posible conocer las necesidadesde los usuarios, por el tipo de consultas, los materiales que se descargan, etc.

En el caso de los archivos incluidos en las webs corporativas tienen, entre otrasventajas, la posibilidad de innovacin, tan importante en el uso y desarrollo de lasnuevas tecnologas en Internet. Tambin es posible tener mayor comunicacin con

los usuarios ya que el pblico objetivo generalmente reside y consulta presencialmentedichos archivos. Y, otra ventaja u oportunidad, es la posibilidad de participar en lae-administracin de su corporacin y poder ofrecer nuevos servicios, sobre todo decarcter interno como participar en la planificacin o estrategia de las oficinas virtuales.

La apariencia similar de las pantallas en las webs integradas puede despistar alusuario en cuanto a su navegacin. Incluso puede quedar diluido entre el resto deinformacin, algn apartado especialmente interesante o novedoso.

En el caso de los archivos incluidos en la web corporativa, la falta de coordinacino de unos contenidos mnimos (a nivel 2.0), en ocasiones, hace ms evidente el des-

fase entre unos y otros en cuanto a la prestacin de servicios. Tambin la dependenciade rganos en los que el archivo no tiene participacin, muchas veces supone unfreno para el desarrollo de ideas respecto a la presencia del Archivo en la web.
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Como conclusin, las lneas de trabajo de los archivos respecto a la web estnincluidas en cambios estratgicos como entender el archivo como un servicio y laweb como una plataforma de trabajo; buscar alianzas con los sectores tecnolgicos ysedes electrnicas; definir un catlogo de servicios mnimos va web; e incorporar lasestadsticas para una evaluacin del servicio.
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