7/24/2019 Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin

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FINESDETRIA:La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacinprofesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos deestos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemastericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, ex-ceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas yopiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningncaso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.

EDITA:

Asociacin de Archiveros de AndalucaApdo. 315Sevilla 41080Tel. 639 244 456

www.archiverosdeandalucia.orgaaa@archiverosdeandalucia.org

DISEODELACUBIERTA:Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.MAQUETACIN:Fernando Fernndez. ed-Libros. Tomares. Sevilla

COLABORACIONESQuienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los origi-nales antes del 15 de junio de 2016.

Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en laseccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org

ISSN:1134-1602

DEP. LEGAL:SE-4.480-2004

De los textos publicados los autores De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamientoinformtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de

Archiveros de Andaluca.

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NDICE

PRESENTACIN DEL PRESIDENTE DE LA ASOCIACIN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCA

J P C..............................................................................................

LA LTIMA VERSIN DEL GLOSARIO DE INTERPARES 2014A H H ..................................................................................

EL RETO DE LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOCALES ANTE ELNUEVO MARCO NORMATIVO: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS, DOCU

MENTO ELECTRNICO, TRANSPARENCIA, RACIONALIZACIN Y SOSTENIBILIDAD.

A V P ..................................................................................................

LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN

C B R ........................................................................

SIN ARCHIVOS NO HAY TRANSPARENCIA NI ACCESO A LOS DOCUMENTOS PBLICOS. DOCUMENTOS, ARCHIVOS E INFORMACIN

ANTE EL ANTEPROYECTO DE LEY DE TRANSPARENCIA PBLICA DEANDALUCA

E C B ........................................................................................

ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCALM I V G, R M F C ...............

GESTIN DOCUMENTAL Y GOBIERNO ABIERTO. NUEVOS ROLESPARA NUEVOS RETOS

J C D ..................................................................................................

UN PASEO POR IARXIU: UN SERVICIO DE PRESERVACIN Y ARCHIVOELECTRNICO

R N M ..................................................................................

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NORMAS TCNICAS DE INTEROPERABILIDAD E INSTRUMENTOS

PARA EL DOCUMENTO ELECTRNICOM A. A G ...................................................................................

LOS ARCHIVOS EN LA WEB. EVIDENCIA O NO DE UN DESFASE EN LAGESTIN

M M M .................................................................................

EL ARCHIVO DE CASTILLALA MANCHAF J G L .................................................................................

SIMBIOSIS CORPORATIVA ENTRE EL ARCHIVO DE TELEVISIN Y SUS

USUARIOSE L Q S.....................................................................

EL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS: DE LAS ORDENANZAS DE 1790 AINTERNET

M R M .......................................................................................

LOS CONSULTORES DOCUMENTALES EN LA EADMINISTRACINN A .....................................................................................................

LOS ARCHIVOS, UN INDICADOR CLAVE DE LA CALIDAD DE LA GESTIN

M L C .........................................................................................

ARCHIDOC: DISEO CONCEPTUAL PARA LA GESTIN ARCHIVSTICA INTEGRADA Y UNIFICADA

M V P ..............................................................................

DE LA TRANSPARENCIA AL GOBIERNO ABIERTO.V I G I ............................................................................

EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN, LA BASE DE LAS POLTICAS DE TRANSPARENCIA:

V A C .............................................................................

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LOS ARCHIVOS, UN INDICADOR CLAVE DE LACALIDAD DE LA GESTIN

L C

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LOS ARCHIVOS, UN INDICADOR CLAVE DE LA CALIDAD DE LA GESTIN L C

ADN-Apoyo a Desarrollo de NegocioBPM-Business Process ManagerGPS-Gestin de Proyectos y ServiciosResponsable de los Sistemas de Gestin de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad de la In-formacinDocLand-GrupoLand

Hace unos diez aos, algunas profesionales de los archivos y los documentosen Andaluca con experiencia y especializacin multidisciplinar tenamos un,como yo lo llamo, secreto anhelo, que no era otro que hacer ver a las organizacionesde cualquier ndole, especialmente a las integradas en la Administracin Pblica, algoque para nosotras resultaba evidente: los archivos tienen, adems de un incuestiona-ble valor cultural, histrico, de investigacin, e incluso social, una importancia claveen la gestin de cualquier entidad.

Durante este tiempo, conceptos como sistema de gestin de los documentosde archivo, buenas prcticas documentales, gestor documental, diagramas deprocesos, seguridad de la informacin, y otros parecidos, que sonaban, en unprincipio, como propios de los tecnlogos o restringidos a reas muy especficas de laactividad interna de las instituciones y empresas, fueron encontrando su espacio endepartamentos y unidades de servicio de carcter transversal, esto es, que alcanzan atoda la jerarqua orgnica de las entidades.

Hoy son muy pocas personas, y ningn profesional del sector de la documenta-cin (entendida, por fin, en su sentido ms amplio), quienes desconocen o desauto-

rizan la transversalidad del servicio de archivo en las organizaciones.

Esta condicin que, de hecho, es una condicin natural ha resultado en una,tambin natural, evolucin del concepto del servicio de archivo hacia una funcinmultidisciplinar en la que, como mnimo, se integran profesionales y conocedoresde aspectos, antes tan alejados de las cuestiones archivsticascomo tecnologas de lainformacin y la comunicacin, o como consultora y normalizacin (diagramacin)de los procesos.

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I.S.S.N. 1134-1602LOSARCHIVOS,UN

INDICADORCLAVEDELA

CALIDADD

ELAGESTIN

LC

Los estndares internacionales y las directrices de actuacin y buenas prcticasdesarrolladas en normas conocidas en nuestro mbito de actividad, como la ISAD(G), la ISDF, la ISO 15489-I y II, la ISO 23081-I, o MoReq (en sus diferentes ver-siones ampliadas MoReq2 y MoReq 2010), pero tambin menos afines, en aparien-cia, como la ISO 9001, o la ISO 14001, incluso la especificacin BPMN (BusinessProcess Management Notation) proponen principios de tratamiento normalizadospara los documentos de archivo en cualquier fase de su vigencia (incluso tratan la

generacin o produccin de los mismos) y en cualquier soporte, siempre compren-diendo el archivo y la documentacin de las entidades como un aspecto relevante dela propia gestin.

No es posible auditar y, por tanto, confirmar la bondad de la gestin en una ins-titucin o una empresa donde el archivo est desatendido, falto de recursos, o admi-nistrado bajo criterios y con herramientas obsoletas. En la actualidad, los referentesinternacionales hablan de buscar la excelencia, no ya slo como una declaracin deintenciones, un cdigo de tica profesional, o una filosofa de negocio, conceptosciertamente sutiles pero, de igual manera, significativos en la diferenciacin y cualifi-

cacin de las entidades a la hora de prestar servicios y aportar productos que satisfa-gan al cliente y/o al usuario (de todo tipo), sino tambin como un factor clave parala eficacia, la eficiencia y la rentabilidad de las organizaciones.

Ya no hay lugar para la disfuncionalidad del servicio de archivo y docu-mentacin.

Esto lleva a las organizaciones pblicas y privadas, y a los profesionales de la docu-mentacin, a reconocer como ligeramente imperativoel hecho de asumir, por un lado,los retos de la implantacin masiva de las tecnologas en cualquier nivel de actividad,

y, por otro, aceptar y valorar la administracin, organizacin, y tratamiento de la do-cumentacin de la que son titulares o responsables, como lo que es: un aspecto msde la gestin institucional o empresarial.

La consecuencia general de esta reconsideracin y revaloracin de los archivos esque se estn superando, por parte de las organizaciones, las polticas de asignar re-cursos mnimos, y, la percepcin del archivo como un servicio aislado y muy alejadodel cuorede la actividad principal que se lleva a cabo en ellas.

El ahorro de tiempo y dinero, la eficacia y la eficiencia de los procesos, todos losabemos, ahora, pasa obligatoriamente por la mejora en la gestin, lo que implica

abrir la puerta a mecanismos de innovacin y re-configuracin de las estructuras, atravs de personal formado y concienciado, pero tambin de medios tcnicos quefaciliten la adaptacin continuada a las nuevas tecnologas.

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INDICADORCLAVEDELA

CALIDADD

ELAGESTIN

LC

Mi experiencia de ms de quince aos, en DocLand1, me indica que la indefi-nicin de mi actual puesto de trabajo en la compaa est directamente relacionadacon la complejidad de los aspectos y elementos que integran ahora mi expertiscomoprofesional de la gestin de los documentos.

No es una coincidencia que cada da haya ms oportunidades en proyectos mul-tidisciplinares que requieren la implicacin y la actuacin sinrgica de los diferentes

integrantes DocLand, NetLand, ProLand y SpaceLand del grupo empresarialen el que desarrollo mi labor, para ofrecer a nuestros clientes soluciones integrales degestin que tengan un valor aadido para ellos.

No es una coincidencia que SpaceLand, la empresa que lidera el grupo desde1988, tenga como objeto social la implantacin de TIC en las organizaciones. Tam-poco lo es que, en el plazo quin nos lo iba a decir? de 4 aos, GrupoLandhaya implantado su software de gestin de documentos DocBox en ms decincuenta cuentas, integrndolo con los Sistemas de Gestin de la Sanidad andaluzao valenciana, con los Sistemas de Gestin de la Calidad de una entidad bancaria, o

con los Sistemas de Gestin de Expedientes de Personal, de la Procuradura Generalde la Repblica en Mxico, adems de haber abierto filiales en Amrica Central yadquirido empresas del sector de la gestin de los documentos en Almera Akte yen Murcia A-Z_Proteccin.

Lejos de ser coincidencias, son consecuencias de aquel secreto anhelo de hace diezaos: hacer ver a las organizaciones que sus archivos tienen una importancia clave enla calidad de su gestin.

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