LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1) CONCEPTO:Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administracin Pblica, la forma externa de dichos actos.La actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad

2) FUNCIONES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVOLa actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es decir, porreflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad.Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

a) Funcin de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza as la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

b) Funcin de comunicacin. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicacin de los actos de la Administracin. Dicha comunicacin es tanto interna, entre las unidades que componen la organizacin administrativa, como externa, de la Administracin con los ciudadanos y con otras organizaciones.

3) PROPIEDADES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVOSe pueden apreciar una serie de propiedades que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo:

a) Son emitidos por un rgano administrativo y nacen espontneamente, fruto y soporte de la gestin administrativa.

b) Son documentos nicos, ya que cada documento constata un hecho jurdico nico.

c) Son de carcter seriado, es decir, se producen de uno en uno, reflejando las secuencias del procedimiento administrativo.

d) Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no estn destinados a la produccin de efecto alguno como son, por ejemplo, los resmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organizacin administrativa.

e) El emisor de un documento administrativo, aqul que lo produce, es siempre de uno los rganos que integran la organizacin de una Administracin Pblica.

f) Su emisin es vlida. Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

4) CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVOSi el documento es una informacin contenida en un soporte, tal como estableci T.R.Schellenberg, los caracteres de los documentos tienen que ver tanto con suestructura fsica (caracteres externos) como con su contenido sustantivo (caracteres internos).

4.1) Caracteres externos:

a) La clase: viene determinada por el procedimiento utilizado para trasmitir lainformacin. Pueden existir documentos: Textuales, iconogrficos, sonoros,audiovisuales, electrnicos o informticos.

b) El tipo: es una caracterstica que est en funcin del acto que se documenta y tiene que ver tanto con el contenido como con su estructuracin en el documento.

c) El formato: alude al soporte de los documentos y a la forma de reunirse losdocumentos y del soporte, (DIN A3, A4, ..., legajos, volmenes,... , disquete de 5,1/4 o de 3,1/2 pulgadas, etc.).

d) La cantidad: se refiere al nmero de unidades (volmenes, legajos, documentos,...) y al espacio que ocupan los documentos (metros lineales).

e) La forma o tradicin documental: alude a la condicin de original o copia deldocumento y sus distintas variantes: copia simple, certificada.

4.2) Caracteres internos:

a) La entidad productora: el autor del documento, que puede ser una persona fsica o moral, pblica o privada.

b) Los orgenes funcionales: motivos que han dado origen al documento (funcin, actividad y trmite por los que ha sido realizado).

c) La fecha y el lugar de produccin: tambin denominado datacin crnica y tpica del documento.

d) El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su redaccin. El contenido puede ser:

- Intensivo: ofrece muchos datos sobre asuntos concretos y bien definidos, porejemplo: un expediente personal, judicial.

- Extensivo: ofrece pocos datos sobre un conjunto de elementos muy amplio, como es el caso de un censo de poblacin. Diversificado: ofrece datos variados sobre cuestiones diversas, por ejemplo una memoria de gestin.

5) CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:La tipologa de los documentos administrativos es muy variada, si bien aunque laformulacin no es obligatoria, la prctica administrativa ha consagrado unos tiposdocumentales con una estructura en cierta medida homognea. Vamos a ver los ms corrientes de uso en todas las Administraciones pblicas.

5.1) DOCUMENTOS DE DECISIN: Son aquellos documentos que contienen una declaracin de voluntad de un rgano administrativo sobre materias de su competencia. Jurdicamente existen dos categoras: A) El Acuerdo

B) La Resolucin

5.2) DOCUMENTOS DE TRAMITACIN: Los documentos de transmisin son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, rganos o entidades. Los documentos de tramitacin pueden ser de tres clases:

A) La Notificacin

B) La Publicacin

C) El de Comunicaciones: Se distinguen dos tipos de documentos:

C.1) El Oficio

C.2) La Nota Interior

5.3) DOCUMENTOS DE CONSTANCIA: Los documentos de constancia son aquellos que contienen una declaracin de conocimiento de un rgano administrativo cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos. Son de tres tipos:

A) Acta

B) Certificado

C) Certificacin de actos presuntos

5.4) DOCUMENTOS DE JUICIO:Se trata de documentos que contienen una declaracin de juicio de un rganoadministrativo, persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo. Su finalidad esproporcionar datos, valoraciones y opiniones a los rganos competentes para lainstruccin y resolucin de un procedimiento administrativo. Existen las siguientes clases:

A) Preceptivos:

A.1) Facultativos A.2) Vinculantes A.3) No Vinculantes

B) De resolucin nica y De resoluciones alternativas

C) Internos y Externos

D) Vinculados y Libres

5.5) DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS: Los documentos de los ciudadanos son el instrumento por el que el ciudadano serelaciona con la actividad de las Administraciones Pblicas sobre la que tieneindudables e importantes efectos ya que su actividad consiste fundamentalmente en prestar servicios a aqullos. Son cuatro los documentos bsicos:

A) La Solicitud

B) La Denuncia

C) Las Alegaciones

D) El Recurso: D.1) Recurso ordinario

D.2) Recurso de revisin

D,3) Recurso contencioso-administrativo