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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-51

NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / CONTABILIDAD MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 12

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR

GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 1 de 42

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 28/06/2017

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento.

2

Se eliminan los formatos GF-FO-32 Causación impuesto timbre Bogotá, GF-FO-33 Causación de Ingresos por ventas de pasaportes Gobernaciones, GF-FO-35 Comprobante contable de impuesto timbre de consulados, GF-FO-38 Causación de ingresos venta de pasaportes, visas y actuaciones consulares, GF-FO-42 Recaudo acumulado gobernaciones, GF-FO-51 Análisis y codificación retención en la fuente e impuesto timbre.

Inclusión de los formatos GF-FO-98 Recaudo acumulado gobernaciones y sedes y GF-FO-79 Movimiento general.

Se actualiza el Desarrollo de las actividades.

3

Se derogan los Decretos 4318 de 2006 y 2789 de 2004 por los Decretos 2674 de 2012 “por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF Nación” y Decreto 2768 de 2012 “por el cual se regula la constitución y funcionamiento de cajas menores”.

Inclusión de la Resolución 3711 de 2012 “por medio de la cual se reglamenta la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos y señalan criterios de evaluación de la gestión consular” que deroga la Resolución 0988 de 2000.

Se actualiza el Desarrollo de las Actividades.

Se actualizan los puntos de control.

Inclusión de los formatos GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y devoluciones), GF-FO-101 Toma física de inventarios almacén y bodegas, GF-FO-103 Impuesto de timbre actuaciones consulares y GF-FO-102 Impuesto sobre la renta para la equidad (CREE) a presentar, declarar y pagar.

4 Actualización en el desarrollo del procedimiento en el diagrama de flujo del cierre contable numeral

3.

5 Actualización en los registros y en el Desarrollo del Procedimiento.

6 Actualización en la Base Legal y en el Desarrollo del Procedimiento








7

Se incluye la Ley 1212 de 2008, las resoluciones 213F de 2013, 413, 633, 634, 635, 6833 y 2055 de 2014, 1770, 532 de 2015, se incluye la Doctrina contable pública, se eliminan las resoluciones 5393, 422 de 2010, 119 de 2006 y 669 de 2008.

Se incluye dentro de los documentos asociados la Doctrina contable pública.

Se eliminan de los registros “contabilización y ajustes manuales en SIIF II, los formatos GF-FO-47, GF-FO-102, “Declaración tributaria a la DIAN” e “Informes Cámara de Representantes” se incluye el formato GF-FO-116.

Se elimina de la política de operación “Para el pago de impuestos, se debe realizar de acuerdo a las fechas establecidas por el Candelario Tributario de la DIAN del año en curso y conforme a la Resolución expedida por cada vigencia, por la cual se concede un mes más de pago.

Se elimina la actividad “Legalización, reembolso, causación de impuestos” del desarrollo del procedimiento y puntos de control.

8

Se elimina la actividad “Rendición de cuentas a entidades de control” del desarrollo del procedimiento y puntos de control.

Se actualiza la actividad 5 de “verificaciones boletines Vs auxiliares bancarios”, la actividad 5 de “revisión obligaciones”, las actividades en general de “movimientos de almacén (entrada y salida), la actividad 3 de “conciliaciones bancarias”, las actividades 4,5 y 6, de “análisis de libros auxiliares y libro mayor”, las actividades 1 y 2 de “registro y control de procesos jurídicos a favor y en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”, la actividad 6 de “provisión de prestaciones sociales”, las actividades 1, 2, 3, 4 de “cierre contable” y se agrega una quinta actividad, las actividades en general de “elaboración de estados contables básicos”, las actividades 6 y 7 de “reporte boletín deudores morosos del estado (BDME), se agrega una observación en la actividad 1 de “información exógena a la Secretaría Distrital de Hacienda y a la DIAN, se actualiza la actividad 7.

9 Se incluyen dentro de la base legal los decretos 1067 y 1068 de 2015

10

Se incluye dentro de la base legal el Decreto 747 de 1996 y las Resoluciones 533, 620, 628, 5370, 5392, 5512, 1743 de 2015, 087 Y 3269 de 2016.

Se eliminan de los registros los formatos GF-FO-39, GF-FO-44, GF-FO-45, GF-FO-79, GF-FO-80 y GF-FO-81 y se incluyen los formatos GF-FO-104, GF-FO-105, GF-FO-106, GF-FO-107, GF-FO-108, GF-FO-109, GF-FO-121, GF-FO-122 y GF-FO-123

Se actualiza de manera general la redacción de las actividades y observaciones del flujograma y se incluye la columna registros.

11

Se incluyen dentro de la base legal, la Ley 1819 de 2016, las resoluciones 000112 de 2015, 00071 192, 213, 421, 469, 525, 693 y 706 de 2016 y las resoluciones 0006, 000016, 097 y 043 de 2017, se elimina la Resolución 3711 de 2012 y la Resolución 1770 de 2015.

Se incluye numeral 7, Sistemas de información y otros medios electrónicos.

Se incluyen dentro de los registros los formatos GF-FO-124 Informe consolidado de reintegros y el formato GF-FO-125 Saldos de oficina almacén contabilidad (pasaportes y visas anulados, utilizados y sin utilizar).








12

Se incluyen dentro de la Base Legal los Decretos 1625 y 2200 de 2016.

Se incluye dentro de los registros el formato GF-FO-132 Costos de venta pasaportes y visas y se elimina el formato GF-FO-36.

Se incluye dentro del Desarrollo del Procedimiento en “Movimientos de Almacén (Entrada y Salida) en la actividad 18, en registros, el formato GF-FO-132 Costos de venta pasaportes y visas e informe mensual de almacén y se elimina el formato GF-FO-36.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

JOSE HUMBERTO SOLANO SORIANO Contador Ministerio de Relaciones

Exteriores 20/06/2017

ANGELA CONSTANZA ACOSTA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero 20/06/2017

MARTHA INES MEJIA CAMPO Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero y de Servicios al Exterior 20/06/2017

ISIDORO PALACIOS Contador Fondo Rotatorio 20/06/2017

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 20/06/2017

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

JENNY ANDREA HERNANDEZ A. Asesor 23/06/2017

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZ MARTHA INES MEJIA CAMPO

Director Administrativo y Financiero Coordinador

28/06/2017

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 28/06/2017








1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades para registrar todos los hechos o transacciones contables que se llevan a cabo, con el fin de reflejar de forma clara, veraz, razonable y oportuna la realidad económica, financiera y social del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde el registro de ingresos y demás hechos económicos, financieros y sociales, pasando por la causación de las obligaciones e impuestos, y termina con la elaboración de los estados financieros previo cierre contable.

3. BASE LEGAL Ley 298 de 1996: Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Ley 901 de 2004: Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la ley 863 de 2003 y se modifican algunas de sus disposiciones. Ley 1066 de 2006: Por la cual se dictan las normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones. Ley 1111 de 2006: Por el cual se modifica es Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales. (Artículo 50). Ley 1212 de 2008: Por medio de la cual se regulan las tasas que se cobran por la prestación de servicios del Ministerio de relaciones Exteriores con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ley 1819 de 2016: Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones. Decreto 624 de 1989: Por el cual se expiden los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Decreto 747 de 1996: Por el cual se reglamenta el recaudo del impuesto de timbre en el exterior. Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación. Decreto 2768 de 2012: Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores. Decreto 2974 de 2013: Por el cual se reglamentan los artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario. Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público. Decreto 1743 de 2015: Por medio del cual se modifica parcialmente las disposiciones generales de las Oficinas Consulares Honorarias, Pasaportes, Visas, de la Protección y Promoción de Nacionales en el exterior, del Retorno, del Fondo Especial para las Migraciones, de la Tarjeta de Registro Consular y disposiciones de Extranjería, Control y Verificación Migratoria, de que tratan los capítulos III al XI, y 13, del Título I de la parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1067 de 2015.








Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones. Decreto 1625 de 2016: Por medio del cual de expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria. Decreto 2200 de 2016: Por el cual se modifica el Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, para sustituir el artículo 1.4.1.6.1. del Capítulo 6, Titulo 1, Parte 4 del Libro 1 y reglamentar los artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario. Resolución 248 de 2007: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación. Resolución 354 de 2007: Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación. Resolución 355 de 2007: Por la cual se adopta el Plan General de la Contabilidad Pública. Resolución 356 de 2007: Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 375 de 2007: Por la cual se modifican los artículos 10° y 11° de la Resolución 248 de 2007 respecto a los plazos de reporte de la información contable a la Contaduría General de la Nación. Doctrina Contable Pública. Resolución 357 de 2008: Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. Resolución 193 de 2010: Por medio de la cual se modifica el manual de Procedimientos del régimen de Contabilidad Pública. Resolución 237 de 2010: Por medio de la cual se modifica el Régimen de Contabilidad Pública y se deroga la Resolución 192 del 27 de julio de 2010. Resolución 406 de 2010: Por medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas, del Manual de Procedimientos, del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 422 de 2011: Por medio de la cual se fijan los parámetros para el envío de la información a la UAE Contaduría General de la Nación relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME). Resolución 213F de 2013: Por la cual se adopta el manual de políticas y procedimientos administrativos y contables para el manejo de bienes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se dictan otras disposiciones. Resolución 413 de 2014: Por medio de la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 633 de 2014: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos Contables del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional y de los recursos que lo financian, en las entidades responsables del pasivo pensional. Resolución 634 de 2014: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con los fondos de reservas de pensiones y se dictan otras disposiciones. Resolución 635 de 2014: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con la gestión de pensiones de la UGPP y se dictan otras disposiciones. Resolución 6833 de 2014: Por la cual se adiciona al artículo 3° de la resolución número 2055 del 20 de marzo de 2014 la tarifa para la expedición de la Visa TP-15.








Resolución 000112 de 2015: Por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- por el año gravable 2016, información tributaria establecida en los artículos 623, 623-2, 623-3- 624, 625, 627, 628, 629, 629-1, 631, 631-1, 631-2, 631-3 y 633 del Estatuto Tributario, en el Decreto 1738 de 1998 y en el artículo 58 de la Ley 863 del 2003 y en el Decreto 4660 de 2007, se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega. Resolución 532 de 2015: Por la cual se adoptan los requisitos para todas y cada una de las clases de visas contempladas en el Decreto número 834 del 24 de abril de 2013 modificado por los Decretos números 132 de 30 de enero de 2014, 941 del 21 de mayo de 2014, 2477 del 2 de diciembre de 2014 y se dictan otras disposiciones. Resolución 533 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones. Resolución 620 de 2015: Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno. Resolución 628 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera. Resolución 5370 de 2015: Por la cual se establecen las tarifas que deben pagar los usuarios por los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores, con destino a su Fondo Rotatorio, y se deroga la resolución 2055 del 20 de marzo de 2014. Resolución 5392 de 2015: Por el cual reglamenta la expedición de pasaportes. Resolución 5512 de 2015: Por la cual se dictan disposiciones en materia de visas Resolución 00071 de 2016: Por la cual se fija el valor de la Unidad de Valor Tributario -UVT aplicable para el año 2017. Resolución 00084 de 2016: Mediante el cual se modifica la Resolución 000112 de 2015, que hace referencia a los obligados, contenidos y especificaciones técnicas de la información tributaria del año gravable 2016. Resolución 087 de 2016: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación para las entidades públicas sujetas al ámbito de la Resolución No. 533 del 8 de octubre de 2015. Resolución 192 de 2016: Por la cual se incorpora, en la estructura del Régimen de Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos Transversales. Resolución 193 de 2016: Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable. Resolución 421 de 2016: Por la cual se reglamenta el Sistema Consolidador de Hacienda de Información Pública – CHIP. Resolución 468 de 2016: Por medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Resolución 469 de 2016: Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con la movilización de activos. Resolución 525 de 2016: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable.








Resolución 693 de 2016: Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 533 de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo. Resolución 706 de 2016: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación. Resolución 3269 de 2016: Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar/legalizar documentos. Resolución 3279 de 2016: Por medio de la cual se delegan algunas funciones. Resolución 0006 de 2017: Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de las operaciones interinstitucionales y se modifica el Catálogo General de Cuentas. Resolución 000016 de 2017: Por la cual se modifican parcialmente la Resolución No. 000112 del 29 de octubre del 2015 y la Resolución 000084 del 30 de diciembre de 2016. Resolución 043 de 2017: Por la cual se modifica la Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016. Resolución 097 de 2017: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007 y la Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016. Resolución 0213 de 2017: Por la cual se actualiza la reglamentación para la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos, se establecen los parámetros de presentación del informe de gestión consular, y se derogan las Resoluciones 3711 de 2012 y 1770 de 2015.

4. DEFINICIONES ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica y social, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. Para el análisis e interpretación de la información, será fundamental la implementación de indicadores que revelen situaciones y tendencias, para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público. CAJA MENOR: Es un medio efectivo de disponibilidad de recursos conformados con fondos destinados a la atención de gastos imprevistos de carácter urgente o solución rápida, identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación. CLASIFICACIÓN: Actividad en la que, de acuerdo con las características de la operación, se determina la ubicación en el Catálogo General de Cuentas, de acuerdo a su naturaleza. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico o social a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES: Es el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben








contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. Así mismo, deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación, de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público. Se determina en esta actividad su estructura, clasificación de partidas según su disponibilidad, exigibilidad, etcétera, de acuerdo con las normas técnicas previstas en el Plan General de Contabilidad Pública, y las políticas de información financiera y contable establecidas para cada ente público en particular. Deben verificarse los saldos de los libros frente a los Estados Contables e Informes producidos. Igualmente, para una mejor comprensión de la información, deben determinarse las situaciones que ameritan ser explicadas a través de las notas a los estados contables. ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: Los estados contables básicos constituyen las salidas de información del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, y presentan la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad contable publica a una fecha determinada o durante un periodo, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, y los resultados del desarrollo de la actividad y generación de los flujos de recursos. Los estados contables básicos deben presentarse en forma comparativa con los del periodo contable inmediatamente anterior. IDENTIFICACIÓN: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, económica o social, y por lo tanto debe ser objeto de contabilización. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos sean reportados y de conocimiento del área contable para su clasificación y registro oportuno. OPORTUNIDAD: Pretende que la información contable sea registrada y revelada con la debida oportunidad para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones en la administración pública. RAZONABILIDAD (ajuste a valores reales): Los bienes derechos y obligaciones del ente público deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, para lo cual adelantarán las actualizaciones de los costos históricos que sean necesarios. RAZONABILIDAD (conciliaciones de información): Deben realizarse para constatar la información registrada en la contabilidad del ente público y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. RAZONABILIDAD (libros de contabilidad): Como soportes de los estados contables, las entidades públicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pública. La información registrada en los libros de contabilidad será la fuente para la elaboración de los estados contables. La generación de los libros se efectuará mediante los reportes de SIIF II y deberán ser salvaguardados en medio magnéticos a través de un backup de información el cual permanecerá en la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología. La responsabilidad por el manejo del aplicativo SIIF II es por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.








RAZONABILIDAD (reconocimiento de cuentas valuativas): Relacionado con los bienes que sean identificados e incorporados al proceso contable como consecuencia de la depuración y saneamiento de la información contable. RAZONABILIDAD (soportes documentales): La totalidad de las operaciones realizadas por el ente público deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. No podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados. REGISTRO Y AJUSTES: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los sistemas de información existentes. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Acto Administrativo Sanciones Disciplinarias. Estatuto Tributario de la DIAN. Estatuto Tributario Distrital. Manual de operación de SIIF II. Manual de operación del CHIP. Plan General de Contabilidad Pública. Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Doctrina Contable Pública

6. REGISTROS

Estados contables básicos. Notas contables de carácter específico y general. Reportes de Notas a los Estados Contables de carácter general y específico a través del sistema CHIP. Matriz de Identificación de cuentas contables TCON (tablas de contabilidad) en SIIF II. Libros auxiliares. Libro mayor. Balance de comprobación. Balance General. Causación de obligaciones y derechos. Comprobantes de ingreso y egreso Boletín Diario de Caja y Bancos. Listado auxiliar a nivel de terceros y cuentas contables. GF-FO-06 Recibo de caja. Memorando de transferencias y divisas.








Auxiliar contable de SIIF. Auxiliar bancario. Extractos bancarios. Obligación. Comprobantes de movimiento de almacén. Registro Contable. Consolidado de movimiento diario. Informe mensual de almacén. Libro mensual de almacén. Certificación de bienes. Requerimientos. Oficios. GF-FO-09 Retención en la fuente. GF-FO-10 Conciliación bancaria. GF-FO-24 Comprobante contable. GF-FO-25 Arqueo de caja menor. GF-FO-34 Causación e ingresos de actuaciones consulares. GF-FO-37 Cuadro de negociación – impuesto timbre en el Exterior. GF-FO-49 Evaluación económica y financiera. GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto timbre a declarar y pagar. GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y devoluciones). GF-FO-83 Arqueo Pagaduría Tesorería. GF-FO-85 Arqueo documentos de identificación. GF-FO-90 Impuesto industria y comercio (ICA) a declarar y pagar. GF-FO-98 Recaudo acumulado gobernaciones y sedes. GF-FO-101 Toma física de inventarios almacén y bodegas. GF-FO-103 Impuesto de timbre actuaciones consulares. GF-FO-104 Informe sobre actuaciones y recaudos Consulares (Pasaportes) GF-FO-105 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (cuadro de Visas y estudios) GF-FO-106 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (Movimiento de documentos valor) GF-FO-107 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (Actos Notariales: Autenticaciones,

Reconocimientos, Certificaciones) GF-FO-108 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (Movimiento General) GF-FO-109 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (Certificaciones de Apostilla con derechos a pagar en

Consulados) GF-FO- 113 Libro de bancos moneda extranjera GF-FO- 114 Libro de bancos moneda nacional GF-FO-116 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Nacionalidad) GF-FO-121 Informe de actuaciones y recaudos consulares (PSE) GF-FO-122 Consolidado movimiento general de actuaciones consulares. GF-FO-123 Causación y recaudo gobernaciones y sedes Bogotá GF-FO-124 Informe consolidado de reintegros GF-FO-125 Saldos de oficina almacén contabilidad (pasaportes y visas anulados, utilizados y sin utilizar).








GF-FO-132 Costos de venta pasaportes y visas. Información medios magnéticos DIAN y Secretaría Distrital de Hacienda. Reporte boletín de deudores morosos del Estado (BDME). Reportes del CGN 2005.001 y CGN 2005.002 a través del sistema CHIP. Reporte de saldos y movimientos. Declaración mensual de retención en la fuente 350. Formato de la Contaduría General de la Nación. Procesos y conciliaciones extrajudiciales. Reporte aplicativo SIAD.

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF II)

Sistema de información contable para la administración y desarrollo de personal (SIAD).

Sistema de información para trámites de asuntos consulares (SITAC) 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

El desarrollo del procedimiento debe realizarse cada vez que se presente un ajuste o reclasificación de los registros contables, los cuales deben permitir la identificación de los derechos y obligaciones tanto de deudores como de acreedores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Todo hecho económico y financiero que se presente debe ser registrado en la contabilidad y analizado continuamente; ya sean derechos a favor y/u obligaciones adquiridas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Toda la información reflejada en la contabilidad debe estar debidamente soportada en documentos que respalden los registros. El costo de ventas se debe revisar con base en la información registrada en el sistema con el fin de ser validada en la contabilidad.

De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en los formatos establecidos, suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores, pasaportes, visas e inventario físico en el Grupo Interno de Trabajo Almacén y en las sedes. El certificado de saldo en bancos del día del arquero, más el efectivo y los soportes deben ser igual a la constitución de la caja menor. En lo relacionado con la transmisión de Estados Contables Básicos a través del sistema CHIP, el funcionario encargado debe verificar en el link de la página web de la Contaduría General de la Nación que la información haya sido enviada correctamente y aceptada. Para efectuar esta actividad se debe tener en cuenta los instructivos de manejo y transmisión establecidos por el sistema CHIP.








Se debe tener en cuenta la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, las resoluciones e instructivos sobre el reporte de información exógena de la DIAN de la Secretaría Distrital de Hacienda.








8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

VERIFICACIONES BOLETINES Vs AUXILIARES BANCARIOS

Grupo Interno de Trabajo Financiero y de

Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas Registros Observaciones

Funcionario Asignado Pagaduría - Tesorería

Funcionario Asignado Contabilidad



Inicio

2. Recepcionar los boletines de pagaduría ó tesorería

1. Enviar boletines a Contabilidad

3. Verificar que se encuentren los soportes del boletín, comprobantes de ingresos, egresos, recibos de caja, memorando de transferencia

y divisas

4. Verificar boletín Vs auxiliar contable de SIIF por numero de cuenta bancaria.

No

Si


5. Se informa a tesorería que realicen los ajustes

La información es correcta


6. Genera auxiliar bancario para realizar la conciliación

Fin

Contabilidad del Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior, y del Grupo Interno de Trabajo Financiero.

Con las comunicaciones de transferencia se realiza el comprobante no automático para afectar los bancos (moneda).

Boletín diario de caja y bancos

Comprobantes de ingreso y egreso, GF-FO-06 Recibo de caja, memorando de transferencia y divisas.

Auxiliar contable de SIIF

Auxiliar bancario








CONCILIACIONES BANCARIAS

Grupo Interno de Trabajo Financiero y de

Servicios al Exterior

Grupo Interno de Trabajo FinancieroDependencias Relacionadas Registros Observaciones



Inicio

2. Cruzar saldos entre extractos y auxiliar bancario en los formatos GF-FO-113 y GF-

FO-114

1. Recepcionar extractos bancarios

3. Generar informe de conciliación bancaria en el formato GF-FO-10.

4. Imprimir la información y firmar la conciliación

Contador

Funcionario Asignado Contabilidad Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios

al Exterior

5. Enviar informe de conciliación a pagaduría o tesorería

Funcionario asignado de contabilidad

6. Archivar los listados para su consulta

Funcionario asignado de contabilidad

Fin

Para el caso del Grupo Interno de Trabajo Financiero, el área de Pagaduría colabora en la preparación de la conciliación y en conjunto con Contabilidad revisan y aprueban el resultado de la Conciliación Bancaria.

Extractos bancarios

Formatos GF-FO-113 Libro de bancos moneda extranjera y GF-FO-114 Libro de bancos moneda nacional

Formato GF-FO-10Conciliación bancaria








REVISIÓN OBLIGACIONES

Grupo Interno de Trabajo Financiero y

de Servicios al Exterior

Grupo Interno de Trabajo Financiero

Dependencias

Relacionadas Registros Observaciones

Contador

Contador

Contador

Grupo Interno de Trabajo Cuentas por Pagar

Inicio

4. Dar visto bueno y devolver las obligaciones para continuar su trámite

3. Devolver las obligaciones

2. Recepcionar las obligaciones y revisar con el SIIF la contabilización de la obligación

1. Enviar a Contabilidad las obligaciones para su revisión y visto bueno

NoSi

La información es correcta?

Fin

5. Se tramita para firmas y se remite a tesorería y pagaduría

Cuentas por pagar

Obligación








MOVIMIENTOS DE ALMACÉN (ENTRADA Y SALIDA)

Grupo Interno de Trabajo

Financiero y de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas Registros Observaciones

Grupo Interno de Trabajo de Almacén

Funcionario Asignado Contabilidad del FR




Funcionario Asignado Contabilidad FR

Inicio

1

Si

No

2. Recepcionar consolidado de movimiento diario

5. Devolver consolidado de movimiento diario

6. Recepcionar el informe mensual de almacén para cruce de cifras

1. Generar en el SIAD los comprobantes de movimientos de

almacén y consolidado de movimiento diario y enviar a

Contabilidad

Están bien los conceptos?

4. Verificar que los conceptos y registros contables correspondan a las cuentas

contables que están parametrizadas en el SIAD y que los valores sean los reales

3. Organizar cronológica y consecutivamente

1

1

Si la información no es correcta se solicita el soporte al almacén

Comprobantes de movimientos de almacén. (Aplicativo SIAD)

Consolidado de movimiento diario

Registros contables

Informe mensual de almacén.











Dependencias




1

7. Generar libro auxiliar de almacén y validar los saldos de las diferentes cuentas

10. Confrontar el balance de comprobación contabilidad con las cuentas de almacén

Los saldos son iguales?


8. Solicitar al Grupo Interno de Almacén el ajuste correspondiente

Si

No

9. Efectuar el ajuste correspondiente

Grupo Interno de Trabajo de Almacén

11. Generar cierre contable mensual


12. Generar reportes de bienes en uso sin contraprestación


13. Confrontar la información entre contabilidad del FR y almacén


2

Libro auxiliar de almacén.

Balance de comprobación











Dependencias



15. Se genera certificación de bienes en uso sin contraprestación



14.Se solicita corrección a almacénSi

No

16. Se incorpora los movimientos en SIIF


17. Se entrega certificación a contabilidad del MRE


18. Se incorpora movimientos en SIIF de acuerdo a la información de la certificación

Funcionario Asignado Contabilidad MRE

19. Confrontar saldos finales reportados en la certificación con saldos finales en SIIF

Funcionario Asignado Contabilidad MRE


20. Realizar las correcciones

Funcionario Asignado Contabilidad FR y/o Almacén

Fin

No

Si

2

Por cada una de las cuentas de propiedad planta y equipo y con el reporte de cierre mensual de almacén

Certificación de bienes

GF-FO-132 Costos de venta pasaportes y visas.Informe mensual de almacén








CAUSACIÓN DE INGRESOS CONSULARES


Financiero y de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas Registros Observaciones





No

Si 3. Requerir correcciones aclaraciones y/o envío de información faltante

4. Registrar información de totales reportados al Fondo Rotatorio como

soporte de la información ingresada en SIIF II

5. Registrar causación de acuerdo a los reportes firmados en el SITAC por las Gobernaciones, Consulados y Sedes

Bogotá, en el aplicativo SIIF

2. Recibir, organizar alfabéticamente y revisar el informe de consulados, sedes

y gobernaciones

La información es completa, coherente y

correcta?

Inicio

Consulados, Gobernaciones y Sedes Bogotá

1. Enviar informe de recaudos consulares

Fin

Se consolida el extracto bancario para Gobernaciones y sedes en Bogotá.Documentación completa y verificación de los valores en los cuadros. Establecer qué informes faltaron por ser enviados.

GF-FO-104, GF-FO-105, GF-FO-106, GF-FO-107, GF-FO-108, GF-FO-109, GF-FO-116, GF-FO-121, GF-FO-122 y GF-FO-123

Requerimiento

Formatos GF-FO-34 Causación e ingresos de actuaciones consulares, GF-FO-123 Causación y recaudo gobernaciones y sedes Bogotá y GF-FO-108 Informe de actuaciones y recaudos consulares (movimiento general)








REGISTRO DE INGRESOS CONSULARES (CONSULADOS, GOBERNACIONES Y SEDES BOGOTA)


Financiero y de Servicios al Exterior

Grupo Interno de Trabajo FinancieroDependencias Relacionadas Registros Observaciones

Funcionario Asignado Pagaduría - Tesorería



Inicio

3. Se registra el ingreso en SIIF recaudo básico

2. Se genera el listado en SIIF de saldos por clasificar

1. Se carga el extracto bancario en SIIF

4. Analizar y conciliar la cuenta 140101 tasas y 140708 servicios de identificación


5. Realizar comprobantes contables por comisiones banacarias y/o diferencial

cambiario


6. Imprimir y archivar auxiliares de las cuentas 140101 y 140708


Fin

Extracto bancario








CAUSACIÓN IMPUESTO TIMBRE BOGOTÁ Y EL EXTERIOR


de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas Registros Observaciones


Consulados y Sedes Bogotá




Inicio

5. Registrar la cuenta por pagar y el acreedor en el SIIF

2. Recepcionar informes de recaudos consulares de Consulados y Sedes Bogotá

3. Revisar y validar información reportada de los informes y extractos bancarios

1

1. Enviar informe de recaudos consulares

4. Generar listado de saldos por clasificar de las cuentas bancarias de euros, dólares y

pesos

6. Elaborar cuadro preliminar informativo de ingresos de timbre para remitirlo a Tesorería para que se efectue la negociación de la tasa

de timbre dolares y euros


Tesorería carga el extracto bancario en el SIIF

GF-FO-103 Impuesto de timbre actuaciones consulares

GF-FO-109 Informe de actuaciones y recaudos consulares (certificaciones de apostilla con derechos a pagar en consulados).Extractos bancarios

Formato GF-FO-37 Cuadro de negociación-impuesto timbre en el exterior.








CAUSACIÓN IMPUESTO TIMBRE BOGOTÁ Y EL EXTERIOR


y de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas Registros Observaciones


Funcionario Asignado Tesorería



Fin

1

9. Elaborar el cuadro de negociación definitivo con la tasa

10. Elaborar el formato GF-FO-50 y la declaración mensual de retención en la fuente 350

7. Negociar tasa de timbre

8. Recibir de tesorería oficio de negociación del impuetso timbre

donde se estipula la tasa de venta

11. Remitir a tesorería para realizar el pago en bancos y en el SIIF el reporte de documentos de radicación de cuentas por pagar,

concepto de pago no presupuestal


12. Digitar en SIIF el comprobante contable de impuesto timbre


Cuadro revisado por el Contador del Fondo Rotatorio.

Oficio

GF-FO-37 Cuadro de negociación- impuesto timbre en el exterior

GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto timbre a declarar y pagar

Declaración mensual de retención en la fuente 350








RETENCION EN LA FUENTE (Presentación y pago impuestos de Industria y Comercio)




Funcionario de contabilidad


Funcionario Asignado Tesorería


Inicio

5. Realizar el pago en banco y en el SIIF e informar a contabilidad

2. Listar el reporte de deducciones de retenciones y reteiva de las obligaciones

pagadas en el aplicativo SIIF

3. Revisar que las deducciones correspondan al periodo y se elabora el formato GF-FO-50 por

concepto de retención

1.Solicitar a tesorería las deducciones que van a ordenar para pago correspondiente al mes que

se va a declarar

4. Realizar el borrador de la declaración mensual de retención en la fuente 350 y se envía a tesorería para presentación y pago

6. Listar el reporte de auxiliar por PCI por cuenta contable y tercero


7. Realizar el comprobante contable reclasificando el pago del impuesto al retenido


Fin

En el formato GF-FO-50 se registra la retención tanto de recursos Nación como de recursos Propios

GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto timbre a declarar y pagar GF-FO-90 Impuesto industria y comercio (ICA) a declarar y pagar)

GF-FO-24 Comprobante contable

GF-FO-09 Retención en la fuente








ANÁLISIS DE LIBROS AUXILIARES Y LIBRO MAYOR




Dependencias


Contador

Contador

Inicio

1

No

Si

No

Si

3.Analizar las cuentas objeto de ajuste y reclasificaciones y actualizar en el sistema si

es necesario los libros auxiliares

1

5. Analizar nuevamente todas las cuentas de saldos y movimientos para ver la

razonabilidad de las mismas

Contador

4. Listar y verificar el reporte de saldos y movimientos

Contador

2. Analizar todas las cuentas de los estados financieros para ver la razonabilidad de las

mismas

Contador

Está correcto?

Está correcto?

1. Se consultan los libros auxiliares en el Sistema de Información Contable vigente

Libros auxiliares y libro mayor








ANÁLISIS DE LIBROS AUXILIARES Y LIBRO MAYOR




Dependencias


Contador

Contador

Fin

1

17. Generar balance de comprobación y

registrar en los formatos establecidos, la presentación de los estados financieros a las

entidades de control

6. Entrar al sistema y corregir

Formato establecido por la Contaduría General de la Nación

Balance de comprobación.

Formato de la CGN.








REGISTRO Y CONTROL DE PROCESOS JURÍDICOS A FAVOR Y EN CONTRA DEL MINISTERIO

DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO




Dependencias


Contador

Contador

Contador

Inicio

2. Registrar en la contabilidad, en las cuentas correspondientes, según la clasificación

3. Efectuar los correspondientes traslados y registrar la provisión para cuando se

presenten fallos desfavorables en cualquier instancia

1. Recibir los procesos y conciliaciones extrajudiciales

Fin

Deben estar clasificados por tipo de proceso: civil, laboral, administrativo, obligaciones fiscales, etc., y por procesos de primera instancia favorables y desfavorables, procesos de segunda instancia favorables y desfavorables, procesos no fallados y cobros coactivos adelantados por el

Ministerio.

Recibir mensualmente la liquidación y cuantificación de los procesos que afecten el patrimonio del Estado y den lugar al registro contable conforme a las normas legales.

La información se debe recibir de la Oficina Asesora Jurídica Interna clasificada y cuantificada al 5to día hábil de cada mes junto con el reporte de la Dirección de Talento

Humano.

Procesos y conciliaciones extrajudiciales








PROVISIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES


FinancieroDependencias Relacionadas Registros Observaciones

Contador

Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Prestaciones Sociales

Contador

Contador

Fin

3. Registrar los valores en los diferentes conceptos en la hoja

control

1. Procesar la información de prestaciones sociales en el

módulo SIAD

4. Efectuar la conversión de los conceptos en moneda extranjera a pesos colombianos si es del caso

2. Consultar e imprimir el reporte desde el aplicativo SIAD

Inicio

5. Registrar la provisión mediante comprobantes manuales en el aplicativo SIIF II - Contabilidad

Contador

6. Trasladar la provisión a pasivo real

Contador

Las actividades Nos. 1 a la 5 se realizarán mes a mes y la actividad No. 6 anualmente a 31 de diciembre.

Reporte aplicativo SIAD








CIERRE CONTABLE




Dependencias


Contador

Contador

Contador

Contador

3. Clasificar los saldos en corrientes y no corrientes

1.Garantizar que la información y novedades, hayan sido incluidas en el SIIF

4. Clasificar las operaciones reciprocas

2. Verificar que no existan saldos negativos en ninguna de las cuentas

Inicio

5. Incluir en el cierre definitivo, las notas de carácter general y especifico en el sistema

Contador

Fin

Para las actividades 1, 2, 3 y 4, se debe revisar el cronograma establecido por los administradores del sistema SIIF II, quienes informan las fechas de cierre contable.

Para las actividades 1, 2 y 3, se debe realizar con los cierres mensuales.

Notas contables de carácter especifico y general








ARQUEO DE CAJA MENOR, INVENTARIOS, PASAPORTES Y VISAS



Coordinador

Funcionario Asignado


Contador

Director Administrativo y Financiero



Inicio

No

Si

6. Revisar informe

Recursos físicos y financieros.

4. Realizar informe

7. Dar a conocer el caso a Control Interno Disciplinario si es del caso

Hay inconsistencias?

3. Realizar conteo físico, control y seguimiento

2. Constatar reportes y recursos

1. Programar arqueo

5. Remitir informe a la Dirección Administrativa y Financiera, y archivar

Fin

Si es de caja menor realizar seguimiento a cada rubro presupuestal autorizado en la apertura, y de almacén de los bienes que están en inventario

GF-FO-25 Arqueo de ca ja

menor, GF-FO-83 Arqueo

pagaduría Tesorería, GF-FO-

85 Arqueo documentos de

identificación , GF-FO-101

Toma física de inventarios

almacén y bodegas y GF-FO-

125








ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES BÁSICOS




Dependencias

Relacionadas Registros OBSERVACIONES

Contador

Contador

Contador

Contador

Inicio

Si

No

2. Registrar la información en los formatos establecidos por la Contaduría General de la

Nación.

5. Firmar los Estados Contables Básicos y enviar los

al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo

Financiero y de Servicios al Exterior o al Coord inador

del Grupo Interno de Trabajo Financiero, y al

Representante Legal para la firma

1. Imprimir reporte de saldos y movimientos de trimestre

4. Transmitir con la información del cierre contable del Sistema de Información

Financiera a través del CHIP a la Contaduría General de la Nación

La información diligenciada es

correcta?

3. Verificar los saldos y movimientos

Contador

1

Antes de enviar los Estados Contables Básicos para la firma del Representante Legal, estos deben llevar el visto bueno del Director Administrativo y Financiero.

El Representante Legal del Ministerio de Relaciones Exteriores es el Ministro.

El Representante Legal del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores es el Secretario General.

Verificar que los saldos iniciales a reportar correspondan a los saldos finales del periodo anterior reportados a la Contaduría General de la Nación, y los saldos finales reportados, deben corresponder a los saldos existentes en la contabilidad.

Reporte de saldos y movimientos

Formato de la CGN

Estados Contables Básicos












Dependencias


Contador FR

Contador

Fin

1

6. Remitir informes a las demás entidades de control conforme a las fechas establecidas en

forma escrita y en medio magnético

7. Solicitar publicación de la copia de los Estados Contables Básicos en cartelera y

página web del Ministerio








REPORTE BOLETÍN DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO (BDME)




Dependencias



Contador


Contador

Inicio

No

4. Incorporar y validar la información en el formato establecido por la Contaduría General

de la Nación

5. Corregir la inconsistencia

6. Transmitir información definitiva a través del aplicativo


2. Revisar en la contabilidad del Ministerio de

Relaciones Exter iores ó su Fondo Rotatorio según

corresponda, todas las personas naturales y jur ídicas

que cumplan las cuantías y el plazo establecido por

la Contaduría General de la Nación

Si


3. Elaborar archivo plano con las personas natura les

y ju rídicas que tengan deudas superiores a seis

meses y a cinco salarios mínimos legales vigentes,

con el Min isterio de Relaciones Exter iores y su

Fondo Rotatorio


7. Consultar la pagina web de la Contaduría verificando que la información haya sido

aceptada

Fin

1.Recibir y registrar el reporte de novedades

correspondiente a los procesos litigiosos coactivos y

conciliaciones extrajudiciales

Contador

En el evento en que la transmisión no sea exitosa se debe elaborar y enviar oficio con la información pertinente firmado por el Contador y enviar para firma del representante legal.

Esta actividad se realiza según lo establece la Ley 901 del 14 de octubre de 2004 la información a la Contaduría General de la Nación en los 10 primeros días de junio y diciembre

Formato de la CGN

Reporte boletín de deudores morosos del Estado (BDME)








INFORMACIÓN EXÓGENA A LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA Y A LA DIAN




Dependencias


Contador

Contador

Contador

Contador

Contador

Inicio

4. Diligenciar el formato de acuerdo a las características técnicas establecidas

5. Validar la información anterior en el programa (validador) establecido por la

Entidad solicitante

1. Consultar la reglamentación para conocer parámetros técnicos y cuantías a reportar

No

Si

6. Efectuar las correcciones de las inconsistencias


Contador

1

3. Seleccionar la información de terceros por concepto, para consolidar de acuerdo a los

parámetros establecidos

2. Generar por SIIF II la información con los datos requeridos para preparar el reporte a la

DIAN

Mediante resolución de información exógena expedida por la DIAN y Secretaría de Hacienda del Distrito.La información de terceros es recibida por la Dirección de Talento Humano para el caso del Ministerio de Relaciones Exteriores.

1








INFORMACIÓN EXÓGENA A LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA Y A LA DIAN




Dependencias


Contador

Contador

1

7. Enviar la información vía E-mail con los archivos a transmitir

Fin

8. Archivar documentos soporte de envío con anexos

SiInformación medio magnético DIAN y Secretaria Distrital de Hacienda

1








DECLARACIÓN TRIBUTARIA A LA DIAN



Dependencias

Relacionadas Registros OBSERVACIONES

Tesorero

Contador

Contador

Contador

No

La declaración es de renta?

3. Elaborar y consolidar los anexos información solicitada en los formularios para

tal fin

4. Elaborar el proyecto de declaración de acuerdo con los parámetros establecidos en el

estatuto tributario

5. Digitar la información en el software de la DIAN para

declaraciones electrónicas y firma electronica

6. Preparar y enviar cuadro resumen por conceptos de retención al Grupo Interno de

Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior - Tesorería

Inicio

1. Enviar al Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior -

Tesorería el saldo de libros de impuesto timbre dólares y euros para negociación de

divisas


Contador

2. Recibir la información por parte del Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al

Exterior - Tesorería

1

Es impuesto timbre del exterior?

Si

No

Con base en la generación contable los anexos para la declaración de renta, retención en la fuente, IVA, ICA e impuesto timbre recaudado..

Auxiliar contable de SIIF II

Si

GF-FO-37 Cuadro de negociación-impuesto timbre en el exterior

GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto timbre a declarar y pagar y GF-FO-90 Impuesto industria y comercio (ICA) a declarar y pagar








DECLARACIÓN TRIBUTARIA A LA DIAN



Contador

Tesorero

Fin

7. Diligenciar y enviar por medio electrónico dentro de los plazos establecidos

8. Imprimir y archivar los documentos correspondientes

1

Las declaraciones de retención en la fuente, timbre recaudado, IVA o ICA las elabora el Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior - Tesorería.








REINTEGROS




Dependencias


Funcionario de Contabilidad


Contador

Inicio

1. Se recibe informe de las Misiones de Colombia en Exterior y/o de Servicios

Generales

No

4. Se envía a tesorería reporte con el numero y valor del documento por clasificar

Son vigencias anteriores?

Tesorero

3. Se verifica la vigencia a que corresponde

2. Se genera reporte de saldos por clasificar de SIIF II

Tesorero

5. El tesorero registra en el SIIF el valor del reintegro e informa a presupuesto

6. En presupuesto se hace la liberación en el registro presupuestal y el certificado de

disponibilidad

Funcionario de Presupuesto

1

Mediante memorando y/o

correo electrónico según el

casoGF-FO-124 Informe consolidado de reintegros

Si 1








REINTEGROS


y de Servicios al Exterior

Dependencias




Fin

7. Se registra la causación por el concepto de otros ingresos

8. Se hace registro del ingreso con el documento por clasificar

1

1








9. PUNTOS DE CONTROL REGISTRO DE INGRESOS

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

4 Errores en el boletin diario de caja y bancos, o soportes.

Verificar y requerir Cada vez que se

presente Contador Requerimiento

5 Clasificar erróneamente la cuenta a la cual corresponde.

Seleccionar el Código Contable conforme a la naturaleza

Cada vez que se presente


Asiento Contable

REVISIÓN DE OBLIGACIONES

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD


VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


2 No utilizar correctamente los conceptos contables (administrativo, operativo, otros) en SIIF II

Revisar detalladamente Cada vez que se

presente Contador Obligación

MOVIMIENTOS (ENTRADA Y SALIDA)

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD


VULNERABLE DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

4 No utilizar correctamente los conceptos contables.

Revisar y validar la información Cada vez que se

presente Funcionario Asignado

Movimiento de almacén y

contabilidad

4 No se registra oportunamente las operaciones.

Revisar las órdenes de pago Cada vez que se


Orden de pago








CONCILIACIONES BANCARIAS

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD


VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


2 Demora o perdida en la recepción de los extractos bancarios

Informar a Tesorería para solicitar copia o envío vía email.

Cada vez que se requiera.


Requerimiento

3 No tener actualizadas las conciliaciones bancarias.

Solicitar a Pagaduría los extractos bancarios



Conciliación bancaria

GF-FO-10

5 No registrar la partida en el libro auxiliar Efectuar registro en el libro

auxiliar. Cada vez que se

requiera Funcionario Asignado

Libro Auxiliar

CAUSACIÓN Y REGISTRO DE RECAUDOS CONSULARES

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA

Y VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


2 No recibir oportunamente los informes por parte de las oficinas recaudadoras.

Requerir a través de correo institucional, llamada telefónica u oficio suscrito por el Director


Contador Requerimiento

2 No detectar los errores y faltantes. Revisar los informes recibidos

en el mes Cada vez que se


Informes de recaudos

consulares

5 No registrar los ingresos por recaudos consulares en el sistemas de información.

Verificar la información registrada y los informes

recibidos del mes



Reporte SIIF II

CAUSACIÓN IMPUESTO DE TIMBRE BOGOTÁ Y DEL EXTERIOR

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD


VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


2 No recibir oportunamente el informe para la causación del impuesto timbre.

Requerir la presentación oportuna del informe



5 y 11 Errores al digitar la información Verificar información Cada vez que se


Formato GF-FO-50








REGISTRO Y CONTROL DE PROCESOS JURÍDICOS A FAVOR Y EN CONTRA DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD


VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


1 No recibir los procesos clasificados en sus diferentes etapas conforme las normas lo establecen.

Dar a conocer a la Oficina Jurídica la no conformidad del

informe

Cada vez que se requiera

Contador

Requerimiento

2 y 3 No registrar debidamente los procesos según la etapa en la que se encuentran.

Analizar la información Cada vez que se

presente Contador Asientos

contables

CIERRES CONTABLES

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD


VULNERABLE DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

1 No incorporar toda la información en la contabilidad por falta de envió de las áreas que la generan.

Requerir a las dependencias la información faltante con

anterioridad

Cada vez que se requiera


ARQUEOS DE CAJA MENOR, INVENTARIOS, PASAPORTES Y VISAS

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA

Y VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


1 No ejercer control sobre los fondos fijos,

inventarios, pasaportes y visas (no

programar arqueo).

Elaborar cronograma de

arqueos

Cada vez que se

requiera Contador Cronograma


PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD


Y VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


4 Registrar erroneamente la información en los formatos al momento de digitarla.

Verificar que el texto corresponda a la información de

los periodos presentados


Contador Formatos








5 Incumplir los plazos establecidos para el envio de los informes.

Crear un cronograma de trabajo Cada vez que se

requiera Contador Cronograma

5 La información no es publicada en el sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación.

Verificar en el link de la página web de la Contaduría que la

información haya sido publicada


Contador Información

registrada en el CHIP

REPORTE BOLETÍN DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO (BDME)

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD


Y VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


3 No retirar a las personas naturales o juridicas que hayan efectuado acuerdo de pago o cancelado la deuda.

Revisar y verificar la información antes de ser

registrada en el sistema de información


Contador Registro

Contable y del Boletín

INFORMACIÓN EXÓGENA A LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA Y A LA DIAN

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD


Y VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


3 No clasificar la información conforme a

la normatividad y cuantias exijidas.

Verificar y analizar la

información

Cada vez que se

presente Contador

Formatos de la

DIAN

10. ANEXOS No Aplica

M inisterio de Relaciones Exteriores...Se incluye la Ley 1212 de 2008, las resoluciones 213F de...

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