UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “BENITO JUÁREZ”

DE OAXACA

FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

INFORMÁTICA 2

PEDRO ANTONIO CANSECO LÓPEZ

TEMA: MACROS Y CREACIÓN DE BASE DE DATOS EN

EXCEL

FILA #4

8:00 AM - 9:00 AM

INTEGRANTES:

• CHAVEZ CHAVEZ MARTIN

• VÁSQUEZ LÓPEZ PEDRO SULAIL

• GARCIA ZARATE NORMA JUDITH

• FLORES PÉREZ ALBERTO ARMANDO

• CRUZ BERNAL NADIA IRIDIAN

• LÓPEZ COCA JOVITA

ÍNDICE

1.-Macro

1.2-Elementos de una macro

1.3-Cómo crear una macro

1.4-Dónde colocar una macro

1.5-Cómo ejecutar una macro

1.1.- introducción a las macros

1.1.2.- Principios básicos

1.1.3.- Programación

1.1.4.-Controles

1.2.1- ¿Qué es una macro y cuáles son los riesgos de seguridad?

1.2.2-Excel

1.2.3-Outlook

1.2.4-PowerPoint

1.2.5-Publisher

1.2.6-Visio

1.2.7-Word

1.3.1.-Desarrollo de la base de datos

1.3.2-Base de datos centralizado

1.3.3-Características de las bases de datos centralizados

1.3.4-Ventajas de las bases de datos centralizados

1.3.5- Desventajas de las bases de datos centralizados

1.3.6- Arquitectura de las bases de datos centralizadas.

1.3.7-Bases de datos descentralizados

1.3.8- Ventajas posibles desventajas posibles

1.3.9- Arquitectura de las bases de datos descentralizadas

1.4.1-Base de datos distribuidos

1.5.1-Ventajas de las bases de datos distribuidas

1.5.2-Inconvenientes de las bases de datos distribuidas

1.5.3-Arquitectura de un sistema de bases de datos distribuidas

1.5.4-¿Qué es un sistema gestor de base de datos (SGBD)?

1.5.5-Las características de un Sistema Gestor de Base de Datos

1.5.6-¿Qué es un archivo?

1.5.7-¿Diferencias entre un archivo y una base de datos?

1.5.8-¿Tipos de usuarios de una base de datos?

1.6.1-características de un Sistema Gestor de Base de Datos SGBD

1.6.2-Diferencia entre un archivo y una base de dato:

1.6.3-Funciones de bases de datos

2.-Historia de las Bases de Datos

2.1-Orígenes

2.2-Década de 1960

2.3-Década de 1970

2.4-Década de 1980

2.5-Década años 1990

2.6-Siglo XXI

2.2.1-Metodología para el desarrollo de la Base de Datos y del Sistema.

2.3.1-Desarrollo de la base de datos

2.3.2-Introducción

2.3.3-Objetivos del diseño de bases de datos

2.3.4-Utilizar Índices Apropiadamente

2.3.5-Usar Consultas REPLACE

2.3-6-Usar Una Versión Reciente de MySQL

2.3.7-Usar Tablas Temporales.

2.4-Conceptos importantes

2.4.1-Errores que se pueden encontrar en el diseño de una base de datos:

2.4.2-Niveles de Diseño:

2.4.3-Clasificación de Modelos de Datos:

2.5-Desarrollo de bases de datos conectadas

3.-Construcción en formato tabla o formulario de una base de datos

4.-Crear una base de datos en Access

4.1-Formato de las bases de datos en Access

4.2-Crear una base de datos en Access con plantillas

4.3-Crear una base de datos en Access en blanco

5.1-Base de datos en Excel

5.2-Diseño de bases de datos en Excel

6.-Crear la base de datos en Excel

6.1-Consultar la base de datos en Excel

6.2.-Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)

7.-Tablas de Excel

7.1-Crear una tabla

7.2-Modificar los datos de una tabla

7.3-Modificar la estructura de la tabla

7.4-Estilo de la tabla

7.5-Ordenar una tabla de datos

7.6-Filtrar el contenido de la tabla

7.7-Funciones de base de datos

7.8-Crear un resumen de datos

8-Introducción a las bases de datos MICROSOFT ACCESS

8.1-Fundamentos de MICROSOFT ACCESS 2000

8.2-¿Qué es MICROSOFT ACCESS 2000?

8.3-Elementos de MICROSOFT ACŒSS

8.4-Diseño de una base de datos en ACCESS 2000

8.5-Descripcion de MICROSOFT ACCESS 2000

8.6-Definición de tablas

9-Macros nueva fuente

9.1-¿Qué es un macro?

9.2-¿Qué contenido tiene un macro?

9.3-¿Cómo utiliza los macros un autor de escenas de Descartes?

9.4-¿Cómo se registra un macro en el sistema?

9.5-¿Cómo podemos conocer cuáles son los parámetros de un macro?

9.6-¿Cómo puede saberse el significado de los auxiliares de un macro?

10-Metodología para el desarrollo de la Base de Datos

10.1-Metodología para el desarrollo del Sistema

10.2-Fundamentos del desarrollo con base de datos

1.-Macro

Una macro es un conjunto de instrucciones escritas en lenguaje Visual Basic, siendo

VBA (Visual Basic for Applications) una variante para el paquete Office.

Este conjunto de instrucciones nos permite automatizar tareas que debemos

efectuar periódicamente como así también aquellas que nos pueden insumir tiempo

de trabajo (casos como los de comparar datos o filtrar por distintos criterios, etc.)

Ejemplos de tareas que podemos 'programar': ocultar ciertas hojas al abrir el libro,

insertar hojas al llenar una celda con cierto dato, control de contenidos antes de

imprimir, crear copia del libro antes de guardar, enviar mails a criterio, y tantas otras.

Son todas tareas que pueden ser automatizadas mediante rutinas o macros.

NOTA: las imágenes se obtuvieron con Excel 2010 por lo que puede variar en otras

versiones.

Excel 2003 o anterior: Las opciones de Macros se encuentran desde menú

Herramientas, Macros.

Excel 2007 o posterior: se encuentran en ficha Programador (o Desarrollador).

Si esta ficha no se encuentra visible se la activa desde menú Archivo, Opciones,

Personalizar Cinta de Opciones y tildar la ficha Programador (o Desarrollador).

Una macro (del griego μακρο, makro, que significa ‘grande’) ―es una abreviatura de macroinstrucción― y aparte es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra manera, un macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.

Las macros tienden a generarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.

La diferencia entre un macroinstrucción y un programa es que en los macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa,

Conjunto de instrucciones (tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc.), y que se almacenan en una ubicación especial. Por ejemplo, en Microsoft Access se

observa que hay una zona para crear macros. Una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que, al llamarse desde otra instrucción, borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas.

1.2-Elementos de una macro

Para automatizar una tarea mediante una macrobásicamente se necesitan los

siguientes elementos:

1- un espacio de trabajo donde escribir las instrucciones o rutinas que harán esas

tareas: el Editor de Macros. A este espacio se accede con el atajo de

teclado Alt+F11 o desde el menú Macros.

Una vez en ese 'espacio' del Editor escribiremos o copiaremos las rutinas y sea en

módulos, o en el objeto HOJA o en ThisWorkbook, según el tipo de macro como

veremos en el tema siguiente.

2- una acción que hará que la tarea programada se ejecute. A esto

llamamos 'Eventos’ que inician una macro y pueden ser: abrir o cerrar un libro,

entrar o salir de una hoja, cambios o selección de celdas, antes de imprimir o

guardar, el 'clic' en un botón de comando, al presionar un atajo de teclado, y otros

más.

3- un lenguaje de programación. En Excel utilizamos VBA (Visual Basic para

Aplicaciones)

4- Ocasionalmente un formulario llamado Userform donde trabajar para luego volcar

los resultados en las hojas.

1.3-Cómo crear una macro

Aún sin conocimientos de programación VBA se puede llegar a crear una macro

sencilla. Excel cuenta con la herramienta 'Grabadora de macros' (desde ficha

Programador en versiones Excel 2007 en adelante, o menú Herramientas, Macros

en versión 2003 o anterior). También es posible activarla desde el botón que se

encuentra en la barra de estado.

Pasos a seguir: se activa la grabadora y se acepta la ventana que nos informa del

nombre que se le está asignando a la macro y dónde será ubicada (optar por este

libro). Se realizan manualmente todos los pasos en la hoja Excel hasta obtener el

resultadodeseado y se detiene la grabadora. Pasamos al Editor y entre

los módulos se hallará la macro recién creada.

Esta rutina puede ser ejecutada desde el mismo Editor, menú Ejecutar, botón

Ejecutar o tecla F5.

En temas siguientes se amplía este concepto.

1.4-Dónde colocar una macro

Esto dependerá de lo que deba ejecutar nuestra rutina.

Si las instrucciones deben ejecutarse, por ejemplo, al abrir o cerrar un libro, se

colocan en el objeto ThisWorkbook (o Este Libro según la versión).

Si las instrucciones deben ejecutarse al entrar o salir de una hoja o al seleccionar o

modificar una celda, se colocan en el objeto Hoja. Estos objetos se encuentran en

el margen izquierdo del Editor, en la ventana Proyecto-VBAProyect.

Si nuestra rutina será llamada con un botón, atajo de teclado o desde otra rutina,

se colocará en un módulo (estando en el Editor, menú Insertar, Módulo).

Las instrucciones para los controles de un formulario o Userforms se colocan en la

sección Código del mismo formulario.

1.5-Cómo ejecutar una macro

En el punto anterior se menciona que se necesita una 'acción' que dispare o ejecute

una macro grabada.

Veamos los distintos casos:

1- Una acción automática resultado de un evento, ya sea a nivel libro, hoja, rango o

celda.

En este grupo se encuentran las rutinas que se ejecutan en la apertura o cierre de

libro, al entrar o salir de una hoja, al seleccionar o cambiar valores en celda…Son

las que se colocan en el objeto HOJA o ThisWorkbook, como se menciona en tema

anterior.

2- Al presionar un botón dibujado en la hoja. Podemos utilizar botones de la barra

'Cuadro de controles o ActiveX' o de la barra 'Formularios'. En versión 2003 se

encuentra en Menú Ver, Barras de Herramientas. En versión 2007 o posterior desde

la ficha Programador.

Dibujamos el control en la hoja, ajustamos algunas propiedades como texto,

tamaño, ubicación. Al hacer clic derecho sobre el control optamos por 'Ver código'

o 'Asignar macro' según qué barra de herramientas hemos utilizado.

a- Cuadro de controles: al optar por 'Ver código' nos llevará al Editor, al objeto

HOJA donde se generará automáticamente una rutina con estas 2 instrucciones:

Private Sub CommandButton1_click()

'aquí escribiremos nuestras instrucciones

End Sub

b- Formularios: ya debemos tener lista la rutina en un módulo del Editor y la

asignaremos cuando optemos por 'Asignar macro'.

Las rutinas para este caso comienzan con 'Sub' y se ven son como este ejemplo:

Sub nombre_rutina()

'nuestras instrucciones

End Sub

3- Ejecutar un atajo de teclado: En estos casos tendremos ya una rutina como la

del punto anterior (b) en un módulo del Editor.

Volvemos a la hoja Excel, y desde la ficha Programador, grupo Código, Macros,

seleccionamos la nuestra desde la lista que se nos ofrece. Presionamos el botón

'Avanzadas' e ingresamos una letra, por ejemplo 't' (sin las comillas)

Nota: Si Excel ya tiene asignada esta letra la reemplazará por Ctrl+Mayúsc +t Esto

significa que en el momento que necesitemos que la macro se ejecute

presionaremos juntas las teclas Ctrl + t (o Ctrl+Mayusc+t)

4- Desde el menú Macros de la ficha Programador, grupo Código: buscamos la

macro desde la lista y presionamos el botón Ejecutar.

(GALEON)

1.1.-introducción a las macros

Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos

cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una

macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen

almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y

cuantas veces lo deseemos.

Aunque las macros son un tema avanzado de Excel puedes consultar los siguientes

artículos para comenzar a familiarizarte con este tema.

Mostrar la ficha Programador

La grabadora de macros

El código de la grabadora de macros

Establecer seguridad de macros

Mostrar la ficha Programador

Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada,

entonces debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones.

Para mostrar esta ficha sigue los siguientes pasos.

Mostrar la ficha Programador en Excel 2010

Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de

diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta

de opciones.

En el panel de la derecha deberás asegurarte de seleccionar la ficha Programador.

Acepta los cambios y la ficha se mostrará en la cinta de opciones.

Grupos de la ficha Programador

El grupo Código tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual

Basic donde se puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver

la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podríamos

olvidar mencionar que en este grupo se encuentra el comando Grabar macro el

cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber sobre programación en

VBA.

El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el

Solver.

El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las

hojas de Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de

verificación, botones de opción entre otros más que serán de gran utilidad para

ampliar la funcionalidad de Excel.

El grupo XML permite importar datos de un archivo XML así como opciones útiles

para codificar archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el

comando Panel de documentos.

Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de la ficha Programador con

el paso del tiempo te irás familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)

La grabadora de macros

Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el

método más sencillo es utilizar la grabadora de macros que guardará todos los

pasos realizados para ejecutarlos posteriormente.

La grabadora de macros en Excel 2010

La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso

es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se

realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la

grabadora de macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando

Grabar macro.

Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.

En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que

identificará de manera única a la macro que estamos por crear. De manera opcional

puedes asignar un método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro

con la combinación de teclas especificadas.

La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se

almacenará la macro.

Este libro. Guarda la macro en el libro actual.

Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas

en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.

Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier

momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.

También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente

debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar

de ejecutar las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación

para completar la macro.

http://exceltotal.com/la-grabadora-de-macros/

El código de la Grabadora de macros

Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es

analizar el código generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo

grabaremos una macro muy sencilla que solamente cambie el color de la fuente de

la celda actual.

Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar

macro lo cual mostrará el cuadro de diálogo donde asignaré un nombre a la macro

que estoy por crear.

Pulsa el botón Aceptar y se comenzarán a grabar todas las acciones, así que debes

actuar con cuidado porque se grabará absolutamente todo. Para la macro que estoy

grabando solo haré lo siguiente: iré a la ficha Inicio y pulsaré el comando Color de

fuente y seleccionaré el color rojo para la celda activa.

Una vez hecho esto debo detener la grabación de la macro y una alternativa para

hacerlo es pulsar el icono que se muestra en la barra de estado.

Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botón Macros que se encuentra

en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro

que enlista todas las macros que hemos creado.

Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor

de Visual Basic y mostrará el código generado para la macro.

Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar

observamos que el objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que

hace referencia a la fuente de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad

Font tiene otra propiedad llamada Color que es precisamente la que define el color

rojo de nuestra celda.

Aunque este ha sido un ejercicio muy sencillo, cuando tengas curiosidad o duda

sobre qué objetos utilizar al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de

macros para darte una idea del camino a seguir.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)

Establecer seguridad de macros

La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún

archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al

equipo. De manera predeterminada Excel no permite ejecutar macros

automáticamente.

Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección

porque sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la

configuración para habilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los

siguientes pasos.

Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de

diálogo mostrado selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa

el botón Configuración del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo

Centro de confianza.

Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones

disponibles.

Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite

ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los

lugares confiables se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo

cuadro de diálogo.

Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad

advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda

decidir si se desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se

podrán ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.

Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna

notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente

confiables. Esta opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro

de una fuente desconocida.

Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer

los cambios permanentes.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)

1.1.2.-Principios básicos

Programando en VBA

El Editor de Visual Basic

El libro de macros personal

Tipos de errores en VBA

Depurar macros

Programando en VBA

Excel 2010 es una de las herramientas de software más poderosas para el manejo,

análisis y presentación de datos. Aun y con todas sus bondades, en ocasiones Excel

no llega a suplir algunas necesidades específicas de los usuarios.

Afortunadamente Excel cuenta con VBA que es un lenguaje de programación que

permite extender las habilidades del programa para cubrir nuestros requerimientos.

Utilizando VBA se pueden desarrollar nuevos algoritmos para analizar la

información o para integrar a Excel con alguna otra aplicación como Microsoft

Access.

Principios fundamentales

La programación en VBA puede ser un tanto misteriosa para la mayoría de los

usuarios de Excel, sin embargo una vez que se comprenden los principios básicos

de programación en VBA se comenzarán a crear soluciones robustas y efectivas.

El primer concepto importante a entender es que cada elemento de Excel es

representado en VBA como un objeto. Por ejemplo, existe el objeto Workbook que

representa a un libro de Excel. También existe el objeto Sheet que representa una

hoja y el objeto Chart para un gráfico.

El segundo concepto importante a entender es que cada uno de estos objetos tiene

propiedades y métodos. Para explicar mejor este concepto utilizaré una analogía.

Propiedades y Métodos

Supongamos que tenemos el objeto auto. Así es, un auto como el que manejamos

todos los días para ir al trabajo. Este auto tiene varias propiedades como son:

marca, modelo, color, tipo de transmisión las cuales ayudan a describir mejor al

auto. También hay propiedades que indican su estado actual como por ejemplo

gasolina disponible, temperatura del aceite, velocidad, kilómetros recorridos entre

otras propiedades más. Podemos decir que las propiedades de un objeto nos

ayudan a describirlo mejor en todo momento.

Por otro lado tenemos los métodos de un objeto que en resumen son las acciones

que podemos realizar con dicho objeto. Por ejemplo, con nuestro auto podemos

hacer lo siguiente: encenderlo, avanzar, vuelta a la izquierda, vuelta a la derecha,

reversa, detener, apagar, etc. Todas las acciones que se pueden llevar a cabo con

un objeto son conocidas como métodos.

Volviendo al terreno de Excel, el objeto Workbook tiene propiedades como

ActiveSheet (Hoja activa), Name (Nombre), ReadOnly (Solo Lectura), Saved

(Guardado) y algunos de sus métodos son Save (Guardar), Close (Cerrar), PrintOut

(Imprimir), Protect (Proteger), Unprotect (Desproteger).

Será dificil mencionar todos los objetos de Excel y sus propiedades en esta

publicación, pero lo importante a recordar en esta ocasión es que cada elemento de

Excel está siempre representado por un objeto en VBA y cada objeto tiene a su vez

propiedades y métodos que nos permitirán trabajar con nuestros datos.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)

El Editor de Visual Basic

El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa

independiente a Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa que

nos permite escribir código VBA que estará asociado a las macros.

Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a

través del botón Visual Basic de la ficha Programador.

El segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más sencillo y

rápido y que es a través del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic

contiene varias ventanas y barras de herramientas.

En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el

proyecto VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas pertenecientes

a ese libro de Excel. Si por alguna razón no puedes visualizar este módulo puedes

habilitarlo en la opción de menú Ver y seleccionando la opción Explorador de

proyectos.

El Explorador de proyectos también nos ayuda a crear o abrir módulos de código

que se serán de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de código VBA que

vayamos escribiendo.

Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato

que está en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de

escribir código VBA porque permite introducir instrucciones y observar el resultado

inmediato. Además, desde el código VBA podemos imprimir mensajes hacia la

ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que podamos depurar

nuestro código. Si no puedes observar esta ventana puedes mostrarla también

desde el menú Ver.

El área más grande en blanco es donde escribiremos el código VBA. Es en esa

ventana en donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a

nuestras macros.

Es importante familiarizarnos con el Editor de Visual Basic antes de iniciar con la

creación de macros.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)

El libro de macros personal en Excel

Cuando creamos una macro en Excel podemos guardarla en el libro actual o

podemos guardarla en el libro de macros personal. La ventaja de guardar una macro

en el libro de macros personal es que nuestra macro estará disponible para

cualquier libro.

El libro de macros personal es en realidad un archivo oculto llamado

PERSONAL.XLSB y que es cargado cada vez que iniciamos Excel. Si tienes

Windows 7 podrás encontrar el archivo personal.xlsb en la siguiente carpeta:

C:\Usuarios\[Usuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART

En la ruta que observas arriba [Usuario] es el nombre de tu usuario en el equipo.

Además la carpeta AppData es una carpeta oculta por lo que no la encontrarás

directamente en el navegador de Windows a menos que habilites la vista de

archivos ocultos.

Cómo crear el libro de macros personal en Excel

El libro de macros personal se crea la primera vez que se guarda una macro en él.

Para hacerlo, crea una macro y especifica que deseas guardarla en el Libro de

macros personal.

Cuando guardes el archivo Excel verás un mensaje preguntando si deseas guardar

los cambios realizados al libro de macros personal, para lo cual deberás pulsar el

botón Guardar.

El libro de macros personal en el Editor de Visual Basic

Una vez que el libro de macros personal ha sido creado lo podrás ver dentro del

Editor de Visual Basic:

Por debajo del nombre VBAProject (PERSONAL.XLSB) encontrarás la carpeta

Módulos y dentro de ella encontrarás todas las macros que se hayan guardado en

el libro de macros personal organizadas en módulos. Si deseas eliminar algún

módulo solamente deberás hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción

Quitar Módulo.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2012)

Tipos de errores en VBA

No todas las cosas funcionan bien a la primera y seguramente te encontrarás con

errores al programar en Excel. Existen dos tipos de errores en VBA: errores de

sintaxis y errores en tiempo de ejecución.

Errores de sintaxis en VBA

Un error de sintaxis ocurre cuando tenemos un error con el lenguaje VBA, es decir,

cuando intentamos hacer algo que no está permitido. Este tipo de errores son los

más fáciles de localizar porque el Editor de Visual Basic está configurado para

avisarnos en el momento en que encuentra un error de este tipo en nuestro código.

Los errores de sintaxis en VBA surgen cuando intentamos insertar algún operador

o alguna instrucción de VBA en un lugar que no le corresponde. Observa la siguiente

imagen:

En este ejemplo he intentado utilizar la palabra Next en lugar del tipo de dato de la

variable. Es por eso que el Editor de Visual Basic muestra un mensaje de error de

compilación. La palabra Next es parte del lenguaje VBA pero la he utilizado en el

lugar inapropiado y por eso obtengo el error.

De igual manera el Editor de Visual Basic notará si hemos utilizado una palabra que

no pertenece al lenguaje VBA. En el siguiente ejemplo he confundido la instrucción

Mod (módulo) y he colocado la palabra Mud.

Estos son solo unos ejemplos de errores de sintaxis que podemos cometer pero

como lo he mencionado antes, el Editor de Visual Basic nos alertará sobre dichos

errores y podremos detectarlos y corregirlos.

Errores en tiempo de ejecución

Un error en tiempo de ejecución ocurre cuando nuestra aplicación ya está siendo

ejecutada e intenta hacer alguna acción que no está permitida por Excel o por

Windows. Esto ocasionará que nuestra aplicación colapse o que Excel deje de

responder.

Este tipo de errores son más difíciles de encontrar pero aun así se podrán encontrar

algunos de ellos al hacer pruebas y depuración de nuestra aplicación. Algunos

ejemplos de este tipo de errores son los siguientes:

Intentar realizar una operación no permitida por el ordenador. Por ejemplo una

división entre cero o intentar sumar una cadena de texto y un valor Double.

Intentar utilizar una librería de código que no está accesible en ese momento.

Utilizar un bucle con una condición que nunca se cumple.

Tratar de asignar un valor que está fuera de los límites de una variable.

Existen muchas otras razones por las que podemos tener un error en tiempo de

ejecución. La mejor manera de prevenir estos errores será haciendo una

depuración de nuestro código pero eso será tema de otro artículo.

Lo importante por ahora es estar consiente de estos dos tipos de errores en VBA

y saber que debemos estar atentos para corregir todos los errores de sintaxis de

nuestro código y minimizar al máximo los posibles errores de ejecución.

(ORTIZ, EXCELTOTAL, 2012)

Depurar macros en Excel

Cuando nos encontramos con errores en nuestras macros podemos depurar el

código utilizando el Editor de Visual Basic para encontrar fácilmente los errores que

pueda contener nuestro código VBA. Considera la siguiente macro:

Depurar código VBA

Para iniciar con la depuración del código podemos seleccionar la opción de menú

Depuración > Paso a paso por instrucciones o simplemente pulsar la tecla F8.

Esto hará que se inicie la ejecución en la primera línea, la cual se mostrará con un

fondo amarillo indicando que esa instrucción es la que está por ejecutarse.

Para continuar con la depuración debemos pulsar de nuevo la tecla F8 hasta llegar

al final del código. Cada vez que pulsamos la techa F8 suceden las siguientes

cosas:

Excel ejecuta la instrucción que está sombreada en color amarillo

Si Excel encuentra un error en la instrucción, entonces enviará un mensaje de error.

Por el contrario, si no hubo error en dicha instrucción, entonces Excel marcará en

amarillo la siguiente instrucción a ejecutar.

De esta manera podemos ejecutar cada una de las líneas de nuestro código VBA y

validar que no exista error alguno. Regresando a nuestro ejemplo, al momento de

llegar a la tercera instrucción y pulsar la tecla F8, Excel enviará el siguiente mensaje

de error:

El mensaje nos advierte que el objeto no admite esa propiedad o método y se está

refiriendo al objeto Range en donde el método Value no está escrito de manera

correcta y por lo tanto el depurador de VBA no reconoce dicha propiedad. Pulsa el

botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y poder corregir el error en el código.

Ya hemos hablado sobre los diferentes tipos de errores en VBA y la depuración nos

ayudará a probar nuestro código y a encontrar la gran mayoría de los errores que

podamos tener. Es probable que al principio veas a la depuración como un trabajo

muy exhaustivo pero cuando tus programas y macros comiencen a crecer entonces

verás todos los beneficios que nos da la depuración de macros en Excel.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2012)

1.1.3Programación

Variables en VBA

Cadenas de texto en VBA

Crear una función en VBA

Variables en VBA

Cuando programamos en VBA frecuentemente necesitamos un repositorio para

almacenar el resultado de alguna operación. Las variables en VBA son utilizadas

para guardar valores y su tipo dependerá de la clase de dato que deseamos guardar

dentro de ellas.

En VBA existen variables de tipo entero que almacenan números, variables de tipo

doble que también almacenan números pero con decimales, variables de tipo texto

para guardar una cadena de caracteres entre algunos otros tipos de variables. A

continuación haremos una revisión de cada uno de estos tipos.

Variables de tipo entero

Las variables de tipo entero son utilizadas para guardar números enteros. Debemos

utilizar la palabra clave Integer para declarar una variable de este tipo.

Dim x as Integer

x = 6

En la primera instrucción estoy declarando la variable con el nombre “x” y estoy

indicando que será del tipo Integer. “Declarar una variable” significa avisar a Excel

sobre la existencia de dicho repositorio para guardar información. En la segunda

instrucción asigno el valor 6 a la variable “x”.

Variables de tipo doble

Las variables de tipo doble pueden almacenar números con el doble de precisión

incluyendo números decimales. La palabra clave para este tipo de variables es

Double.

Dim x as Double

x = 3.1416

Aunque las variables de tipo doble pueden almacenar números enteros sin

problema, no es recomendable hacerlo porque estaremos desperdiciando espacio

en la memoria del ordenador. Es decir, el tamaño reservado para una variable doble

es el adecuado para guardar números decimales, si solo guardamos un número

entero quedará especio sin utilizar. Por lo tanto es recomendable utilizar siempre el

tipo de variable adecuado para cualquier número.

Variables de tipo texto

Una variable de tipo texto se declara con la palabra clave String. En el siguiente

código declararé la variable libro y posteriormente le asignaré un valor.

Dim libro As String

libro = "Programación en Excel"

Variables de tipo lógico

Una variable de tipo lógico es aquella que puede almacenar solamente dos valores:

falso o verdadero. La palabra clave para definir estas variables es Boolean.

Dim continuar As Boolean

continuar = True

La primera línea declara la variable “booleana” y en la segunda le asignamos un

valor. Solamente podemos asignar dos valores a este tipo de variables: True

(verdadero) y False (falso).

Estos son los tipos de variables básicos en VBA. Existen algunos más que iré

tratando en artículo posteriores. Mientras tanto es indispensable que aprendas a

declarar adecuadamente las variables en VBA porque será inevitable hacer uso de

ellas dentro de nuestros programas.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2012)

Cadenas de texto en VBA

Existen varias funciones en VBA que podemos utilizar para manipular cadenas de

texto. A continuación revisaremos algunas de estas funciones VBA y observaremos

el resultados de cada una de ellas.

Para iniciar con esta revisión, debes colocar un botón de comando dentro de una

hoja de Excel y después hacer doble clic sobre él para introducir el código.

Unir cadenas de texto

Para unir dos (o más) cadenas de texto podemos utilizar el operador &. Observa el

siguiente código:

El resultado de este código es el siguiente:

La función Left

La función Left en VBA nos ayuda a extraer un número determinado de caracteres

a la izquierda de la cadena de texto.

En el código he especificado los 7 caracteres a la izquierda de la cadena de texto.

El resultado es el siguiente:

La función Right

La función Right nos permite extraer caracteres a la derecha de una cadena de

texto. Observa el siguiente código:

En esta función la cuenta de caracteres se hace de derecha a izquierda siendo el

último carácter de la cadena de texto el primero que extraerá la función Right. Para

este ejemplo he pedido los últimos 5 caracteres a la derecha de la cadena de texto:

La función Len

La función Len nos ayuda a conocer la longitud de una cadena de texto, es decir, la

cantidad de caracteres que conforman a una cadena.

La función Len contará cada uno de los caracteres de la cadena y regresará un

número:

La función InStr

La función InStr devuelve la posición de un carácter dentro de la cadena.

Supongamos que quiero encontrar la posición de la letra “M” dentro de la cadena

que contiene el valor “Hola Mundo”.

Es importante resaltar que la función InStr es sensible a mayúsculas y minúsculas.

Observa cómo he especificado buscar la letra “M” (mayúscula) y el resultado de la

función es el siguiente:

La función InStr encontró la letra “M” en la posición número 6 comenzando desde la

izquierda. Si en lugar de la letra “M” busco la letra “m” (minúscula), la función InStr

devolverá el valor 0 (cero) indicando que no ha encontrado dicha letra.

Además de indicar letras individuales en la función InStr, también podemos

especificar palabras completas por ejemplo:

Cadena = "Hola Mundo"

InStr (cadena, "Mundo")

Por ejemplo, al buscar la palabra “Mundo” dentro de la cadena de texto obtendremos

como resultado la posición número 6 ya que en esa posición comienza la palabra

“Mundo”.

La función Mid

Con la función Mid podemos extraer una subcadena de otra cadena de texto con

tan solo especificar la posición inicial de la subcadena y su longitud. Observa el

siguiente ejemplo:

La función Mid se moverá a la posición 15 de la cadena y a partir de ahí contará 7

caracteres y devolverá como resultado la cadena comprendida entre ambas

posiciones. En nuestro ejemplo, la palabra “función” es la que se encuentra entre

dichas posiciones.

Las funciones de texto en VBA nos ayudarán a manipular adecuadamente las

cadenas de texto y podremos obtener los resultados que necesitamos.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2012)

Creando una función VBA

Como hemos visto en el artículo Tu primera macro con VBA, una subrutina nos

ayuda a organizar y agrupar las instrucciones en nuestro código. El día de hoy te

mostraré cómo crear una función VBA, la cual es similar a una subrutina excepto

por una cosa.

A diferencia de las subrutinas, las funciones VBA fueron diseñadas para retornar un

valor. A través de una función podemos agrupar código que nos ayudará a hacer

algún cálculo específico y obtener un resultado de regreso. Una función VBA

también es conocida como Función Definida por el Usuario, UDF por sus siglas en

inglés, y una vez creada puede ser utilizada de la misma manera que las funciones

incluidas en Excel como la función SUMAR o la función BUSCARV. Esto hace que

las funciones VBA sean una herramienta muy poderosa.

A continuación mostraré una función que toma un rango y regresa la suma de cada

una de sus celdas. Es importante insertar el código dentro de un Módulo tal como

se muestra en el artículo Tu primera macro con VBA. Posteriormente iré explicando

el detalle de la función.

La palabra clave Function

La primera línea de código comienza con la palabra Function la cual define el inicio

de la función. Observa también cómo la última línea de código es End Function

que está especificando el término de la función.

Inmediatamente después de la palabra clave Function se debe especificar el

nombre de la función que en este ejemplo es MiSuma seguida de paréntesis que de

manera opcional pueden contener una lista de parámetros.

Parámetros de una función VBA

Los parámetros son el medio por el cual pasamos información de entrada a la

función. Algunas funciones necesitarán de dichas entradas para realizar algún

cálculo y algunas otras no, es por ello que los parámetros de una función son

opcionales. Puedes incluir tantos parámetros como sean necesarios y solamente

debes recordar separarlos por una coma.

Un parámetro no es más que una variable y por lo tanto puedes observar que en el

ejemplo he definido la variable rango que será del tipo Range.

Valor de retorno

Como mencioné al principio, la característica principal de una función es que puede

regresar un valor. Es por eso que al definir una función se debe indicar el tipo del

valor de retorno que tendrá dicha función. En este caso el valor de retorno será de

tipo Double y se está especificado por las palabras As Double que aparecen

después de los paréntesis.

Cuerpo de la función VBA

Una vez definida la función se pueden especificar todas las instrucciones que serán

ejecutas. En el ejemplo he comenzado por definir un par de variables, la variable

celda que será del tipo Range y la variable resultado del tipo Double. En ésta última

variable es donde se irá acumulando la suma de todas las celdas.

La parte central de la función se encuentra en la instrucción For Each ya que realiza

un recorrido por todas las celdas del rango que fue especificado como parámetro.

Para cada celda que se encuentra se va sumando su contenido en la variable

resultado.

Retornando el valor

Una vez que se han hecho los cálculos necesarios, es importante regresar el valor.

Para hacerlo es indispensable igualar el nombre de la función al valor o variable que

contiene el valor que se desea regresar. En nuestro ejemplo, la variable resultado

es la que contiene la suma de todas las celdas por lo que se iguala con el nombre

de la función en la línea MiSuma = resultado.

Probando la función VBA

Finalmente probaré la funciónVBA recién creada dentro de una hoja de Excel. Tal

como lo definimos en el código, el único parámetro de la función debe ser un rango

del cual me regresará la suma de los valores de la celda. Observa el siguiente

ejemplo.

Aunque la función MiSuma hace lo mismo que la función de Excel SUMAR, nos ha

servido de ejemplo para introducir el tema de las funciones en VBA. Con este

ejemplo tan sencillo hemos creado nuestra primera función VBA.

1.1.4.-Controles

Controles de formulario

Controles ActiveX

Cuadro de texto

Controles de formulario en Excel

Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de

una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darán

funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor

control sobre la información.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos

de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar

un botón. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha

Programador dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y

observarás cada uno de ellos:

Justo por debajo de los controles de formulario podrás observar el grupo de

controles ActiveX pero sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro artículo.

Por ahora nos enfocaremos solamente en los controles de formulario.

¿Cómo insertar un control de formulario en Excel?

Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del menú

desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar”

el contorno del control. Observa este procedimiento.

Los diferentes controles de formulario

Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos

tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta

controles que permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación una

breve descripción de cada uno de ellos.

Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra

dentro de un intervalo predefinido.

Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.

Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de

opciones.

Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.

Control de número. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.

Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de

lista.

Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.

Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una

sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.

Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

Controles de formulario no disponibles en Excel 2010

Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de Excel, sin

embargo a partir de Excel 2010 existen algunos controles que ya no pueden ser

utilizados dentro de las hojas como lo son el Campo de texto, el Cuadro combinado

de lista y el Cuadro combinado desplegable, sin embargo podremos alcanzar

funcionalidad similar utilizando controles ActiveX.

Controles ActiveX en Excel

Los controles ActiveX son un tipo de controles que nos permiten agregar

funcionalidad de formularios a nuestros libros de Excel. Existe otro tipo de controles

que es conocido como Controles de formulario y que tienen una funcionalidad

similar, sin embargo existen algunas diferencias entre ambos tipos.

Controles ActiveX y controles de formulario

Los controles de formulario fueron introducidos desde la versión 4 de Excel y por lo

tanto han estado presentes en la aplicación por más tiempo que los controles

ActiveX los cuales comenzaron a ser utilizados a partir de Excel 97. Ya que los

controles ActiveX fueron introducidos posteriormente ofrecen más posibilidades de

configuración y formato que los controles de formulario. Ambos tipos de controles

se encuentran en la ficha Programador.

La diferencia más significativa entre ambos es la manera en cómo podemos obtener

información de los controles al momento de interactuar con el usuario. Los controles

de formulario solamente responderán después de que el usuario ha interactuado

con ellos, como después de haber pulsado el botón. Por el contrario, los controles

ActiveX responden de manera continua a las acciones del usuario lo cual nos

permite realizar acciones como cambiar el tipo de puntero del mouse que se

muestra al colocar el puntero del ratón sobre el botón.

Propiedades de los controles ActiveX

A diferencia de los controles de formulario, los controles ActiveX tienen una serie de

propiedades que podemos configurar pulsando el botón Propiedades que se

encuentra dentro del grupo Controles de la ficha Programador.

Antes de poder ver las propiedades de un control ActiveX debemos pulsar el botón

Modo Diseño el cual nos permitirá seleccionar el control y posteriormente ver sus

propiedades. Cada tipo de control ActiveX mostrará una ventana de Propiedades

con sus propias características. A continuación un ejemplo de la ventana

Propiedades para un botón de comando ActiveX:

Controles ActiveX con subrutinas VBA

Otra diferencia entre los controles de formulario y los controles ActiveX es que los

primeros pueden tener asignada una macro y al hacer clic sobre el control de

formulario se iniciará la ejecución de dicha macro.

Los controles ActiveX no tienen asignada una macro explícitamente sino que

podemos asignar código VBA para cada evento del control. Un evento de un control

ActiveX puede ser el evento de hacer clic sobre el control, el evento de hacer doble

clic, el evento de obtener el foco sobre el control ActiveX, entre otros eventos más.

Para asignar código a uno de los eventos de un control ActiveX solamente debemos

hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción Ver código.

Esto mostrará el Editor de Visual Basic con una subrutina para el evento Clic ()

donde podremos escribir nuestro código.

En la lista desplegable de la derecha podemos observar la lista de eventos

disponibles para nuestro control ActiveX y para los cuales podemos escribir código

VBA. Al seleccionar cualquiera de dichos eventos se insertará una nueva subrutina

que podremos utilizar. Son precisamente la gran cantidad de eventos disponibles

para los controles ActiveX lo que los hace controles muy poderosos que podemos

utilizar en nuestros formularios.

Otra ventaja de los controles ActiveX en Excel

En la versión de Excel 2010 algunos controles de formulario han dejado de ser

soportados y no podemos utilizarlos más en nuestras hojas. Ese es el caso del

control de formulario conocido como campo de texto. Sin embargo, dentro de la lista

de controles ActiveX seguimos teniendo disponible el control llamado Cuadro de

texto lo cual puede hacer atractiva la opción de utilizar controles ActiveX en

Excel en lugar de controles de formulario.

(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)

Cuadro de texto en Excel

El cuadro de texto es un control ActiveX que muestra un campo vacío donde el

usuario puede introducir cualquier texto. En esta ocasión revisaremos cómo

incrustar un cuadro de texto y hacer referencia al mismo desde código VBA.

Insertar un cuadro de texto en Excel

Para insertar un cuadro de texto en una hoja de Excel debes ir a la ficha

Programador y hacer clic en el botón Insertar y entonces hacer clic sobre la opción

Cuadro de texto de la sección Controles ActiveX.

El puntero del ratón se convertirá en una cruz la cual nos permitirá dibujar el cuadro

de texto sobre la hoja de Excel. Una vez dibujado el cuadro de texto podrás hacer

clic derecho sobre él y seleccionar la opción Propiedades para conocer el nombre

que la ha sido asignado.

También puedes ver las propiedades de cualquier control seleccionándolo primero

y pulsando el botón Propiedades que se encuentra dentro del grupo Controles de la

ficha Programador.

Modificar valor del cuadro de texto

Si deseas colocar un texto dentro del cuadro de texto desde VBA puedes utilizar

una instrucción como la siguiente:

TextBox1.Text = "Texto inicial"

Esto hará que el cuadro de texto se vea de la siguiente manera:

Leer valor del cuadro de texto

Si quieres leer el valor del cuadro de texto y colocarlo en una celda podemos utilizar

la siguiente instrucción:

Range ("A1").Value = TextBox1.Text

El valor de la celda será el mismo que el del cuadro de texto.

Si deseas limpiar el cuadro de texto puedes utilizar la siguiente instrucción:

TextBox1.Text = ""

(ORTIZ , Cuadro de texto en Excel, 2012)

Una vez que hayas dado los primeros pasos en el mundo de las macros y la

programación en VBA descubrirás que Excel se convierte en una herramienta muy

poderosa para solucionar cualquier problema que afrontes en el manejo de

información.

1.2.1- ¿Qué es una macro y cuáles son los riesgos de seguridad?

Las macros automatizan las tareas que se usan con frecuencia. Muchas se crean

con Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y son diseñadas por programadores de

software. Sin embargo, algunas macros implican un posible riesgo de seguridad.

Una persona malintencionada puede introducir una macro destructiva en un archivo

o documento, lo que puede propagar un virus en el equipo.

Habilitar o deshabilitar macros con el Centro de confianza

La configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de

confianza. Sin embargo, si trabaja en una organización, es posible que el

administrador del sistema haya cambiado la configuración predeterminada para que

nadie pueda modificarla.

Nota Al cambiar la configuración de la macro en el Centro de confianza, sólo

cambia para el programa de Office que esté utilizando. La configuración de la macro

no cambia para todos los programas de Office.

¿Qué programa de 2007 Microsoft Office system está usando?

Access

Excel

Outlook

PowerPoint

Publisher

Visio

Word

Access

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de

Access.

Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a

continuación, en Configuración de ActiveX.

Haga clic en las opciones que desee:

Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía

en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se

deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede

poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de

ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de

seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las macros con notificación Esta es la configuración

predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero

desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede

elegir cuándo habilitar esas macros caso por caso.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración

es igual que Deshabilitar todas las macros con notificación excepto en que si la

macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya

se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede

decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin

firmar se deshabilitan sin notificación.

Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente

peligroso) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten todas las macros.

Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código posiblemente

malintencionado y no se recomienda.

1.2.2-Excel

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de

Excel.

Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a

continuación, en Configuración de macros.

Haga clic en las opciones que desee:

Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía

en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se

deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede

poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de

ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de

seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las macros con notificación Este valor es el predeterminado.

Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas

de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo

habilitar las macros en cada caso.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración

es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con

la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de

confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza,

se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros

firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se

deshabilitan sin ninguna notificación.

Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse códigos

posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten

todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código

posiblemente malintencionado y no se recomienda.

Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta configuración

es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el

acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier

cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código

escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación

el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de

forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin

autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los

sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener

acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute

el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la

casilla.

Sugerencia Puede abrir el cuadro de diálogo de configuración de seguridad de

macros desde la ficha Programador de la cinta de opciones, que forma parte de la

interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Si la ficha Programador no está

disponible, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en

Opciones de Excel. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, active la casilla

de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

1.2.3-Outlook

En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza.

Haga clic en Configuración de macros.

Haga clic en las opciones que desee:

Ninguna advertencia y desactivar todas las macros Haga clic en esta opción si no

confía en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos

se deshabilitan.

Advertencias para macros firmadas; deshabilitar todas las macros no firmadas Este

es el valor predeterminado y es el mismo que el de la opción Deshabilitar todas las

macros con notificación, con la excepción de que, si la macro está firmada

digitalmente por un editor de confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor.

Si el editor no es de confianza, se le notificará al respecto para que pueda elegir si

desea habilitar las macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no

firmadas digitalmente se deshabilitan sin ninguna notificación.

Advertencias para todas las macros Haga clic en esta opción si desea deshabilitar

las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De

esta manera, puede elegir cuándo habilitar las macros en cada caso.

Sin comprobación de seguridad de macros (no recomendado) Haga clic en esta

opción para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuración hace que

el equipo sea vulnerable a código posiblemente malintencionado y no se

recomienda.

1.2.4-PowerPoint

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de

PowerPoint.

Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a

continuación, en Configuración de macros.

Haga clic en las opciones que desee:

Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía

en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se

deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede

poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de

ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de

seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las macros con notificación Esta es la configuración

predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero

desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede

elegir cuándo habilitar esas macros caso por caso.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración

es igual que Deshabilitar todas las macros con notificación excepto en que si la

macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya

se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede

decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin

firmar se deshabilitan sin notificación.

Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente

peligroso) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten todas las macros.

Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código posiblemente

malintencionado y no se recomienda.

Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta configuración

es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el

acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier

cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código

escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación

el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de

forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin

autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los

sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener

acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute

el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la

casilla.

Sugerencia Puede abrir el cuadro de diálogo de configuración de seguridad de

macros desde la ficha Programador de la cinta de opciones, que forma parte de la

interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Si la ficha Programador no está

disponible, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en

Opciones de PowerPoint. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, active la

casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

1.2.5-Publisher

En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza.

Haga clic en Configuración de macros.

Haga clic en las opciones que desee:

Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía

en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se

deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede

poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de

ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de

seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las macros con notificación Este valor es el predeterminado.

Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas

de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo

habilitar las macros en cada caso.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración

es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con

la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de

confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza,

se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros

firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se

deshabilitan sin ninguna notificación.

Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse códigos

posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten

todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código

posiblemente malintencionado y no se recomienda.

Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuración

es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el

acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier

cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código

escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación

el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de

forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin

autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los

sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener

acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute

el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la

casilla.

1.2.6-Visio

En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza.

Haga clic en Configuración de macros.

Haga clic en las opciones que desee:

Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía

en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se

deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede

poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de

ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de

seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las macros con notificación Este valor es el predeterminado.

Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas

de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo

habilitar las macros en cada caso.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración

es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con

la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de

confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza,

se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros

firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se

deshabilitan sin ninguna notificación.

Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse códigos

posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten

todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código

posiblemente malintencionado y no se recomienda.

Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuración

es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el

acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier

cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código

escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación

el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de

forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin

autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los

sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener

acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute

el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la

casilla.

1.2.7-Word

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de

Word.

Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a

continuación, en Configuración de macros.

Haga clic en las opciones que desee:

Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía

en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se

deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede

poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de

ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de

seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las macros con notificación Este valor es el predeterminado.

Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas

de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo

habilitar las macros en cada caso.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración

es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con

la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de

confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza,

se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros

firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se

deshabilitan sin ninguna notificación.

Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse códigos

posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten

todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código

posiblemente malintencionado y no se recomienda.

Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuración

es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el

acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier

cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código

escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación

el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de

forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin

autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los

sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener

acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute

el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la

casilla.

Sugerencia Puede abrir el cuadro de diálogo de configuración de seguridad de

macros desde la ficha Programador de la cinta de opciones, que forma parte de la

interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Si la ficha Programador no está

disponible, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en

Opciones de Word. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, active la casilla

de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

¿Cómo puede protegerme el Centro de confianza de macros no seguras?

Antes de habilitar una macro en un documento, el Centro de confianza comprueba

la siguiente información:

La macro está firmada por el programador con una firma digital.

La firma digital es válido.

Esta firma digital está actualizada (no ha caducado).

El certificado asociado a la firma digital fue emitido por una entidad de certificación

(CA) acreditada.

El programador que firmó la macro es un editor de confianza.

Si el Centro de confianza detecta un problema relacionado con estas

comprobaciones, la macro se deshabilita de forma predeterminada y aparece la

barra de mensajes para notificarle de que hay una macro que puede no ser segura.

Para habilitar la macro, haga clic en Opciones en la barra de mensajes; se abrirá un

cuadro de diálogo de seguridad. Vea la siguiente sección para obtener información

sobre cómo tomar decisiones relacionadas con las macros y la seguridad.

Nota En Microsoft Office Outlook 2007 y en Microsoft Office Publisher 2007, las

alertas de seguridad aparecen en cuadros de diálogo, no en la barra de mensajes.

¿Qué debo hacer cuando una advertencia de seguridad pregunte si deseo habilitar

o deshabilitar una macro?

Cuando aparece el cuadro de diálogo Opciones de seguridad, puede habilitar la

macro o dejarla deshabilitada. Debe habilitarla si sabe con certeza que procede de

una fuente de confianza.

Importante Si sabe que el documento y la macro proceden de una fuente de

confianza, tienen una firma válida y no desea volver a recibir notificaciones sobre

ellos, en lugar de cambiar la configuración del Centro de confianza a una

configuración de seguridad de macros menos segura, puede hacer clic en la opción

Confiar en todos los documentos de este editor del cuadro de diálogo de seguridad.

De esta forma, se agrega el editor a la lista Editores de confianza del Centro de

confianza. Todo el software procedente de ese editor es de confianza. Si la macro

no tiene ninguna firma válida, pero confía en ella y no desea volver a recibir

notificaciones, en lugar de cambiar la configuración predeterminada del Centro de

confianza a una configuración de seguridad de macros menos segura, es mejor

mover el documento a una ubicación de confianza. Los documentos de ubicaciones

de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de seguridad del

Centro de confianza.

En función de la situación, el cuadro de diálogo de seguridad describe el problema

específico. La tabla siguiente muestra la lista de los posibles problemas y da

consejos sobre lo que se debe hacer en cada caso.

Problema Consejo

La macro no está firmada Dado que

la macro no está firmada digitalmente,

no se puede comprobar la identidad

del editor de macros. Por lo tanto, no

Antes de habilitar macros sin firmar,

asegúrese de que la macro procede de una

fuente de confianza. Puede continuar

trabajando en el documento aunque no

habilite la macro.

Problema Consejo

es posible determinar si la macro es

segura o no.

La firma de la macro no es de

confianza Puede que la macro no

sea segura, ya que se ha firmado

digitalmente, la firma es válida y se ha

elegido no confiar en el editor que la

firmó.

Puede confianza explícitamente en el editor

de la macro haciendo clic en la opción

Confiar en todos los documentos de este

editor en el cuadro de diálogo de seguridad.

Esta opción solamente aparece si la firma

es válida. Al hacer clic en esta opción se

agrega el editor a la lista Editores de

confianza del Centro de confianza.

La firma de la macro no es

válida Puede que la macro no sea

segura, porque se ha firmado

digitalmente y la firma no es válida.

Se recomienda que no habilite macros con

firmas no válidas. Una posible razón para

que la firma no sea válida es que se haya

manipulado. Para obtener más información,

vea Cómo saber si una firma digital es de

confianza.

La firma de la macro ha

caducado Puede que la macro no

sea segura, porque se ha firmado

digitalmente y la firma ha caducado.

Antes de habilitar macros con firmas

caducadas, asegúrese de que la macro

procede de una fuente de confianza. Si ha

usado este documento en el pasado sin

problemas de seguridad, el riesgo que

supone habilitar la macro puede ser menor.

(GALEON)

(2015)

1.3.1.-Desarrollo de la base de datos

Es un conjunto de datos relacionados entre sí, por datos entendemos hechos

conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado implícito.

• Seguridad e integridad de los datos

• Consulta, interrogación interactiva

• Independencia de los datos Es un software que controla la organización,

almacenamiento, recuperación, seguridad e integridad de los datos en una base de

datos, acepta pedidos de datos desde un programa de aplicación y le ordena al

sistema operativo transferir los datos apropiados

Una base de datos

1.3.2-Base de datos centralizado

Base de Datos Centralizada es una base de datos almacenada en su totalidad en

un solo lugar físico es decir, es una base de datos almacenada en una sola máquina

y una sola CPU, y en donde los usuarios trabajan en terminales que sólo muestran

resultados. Los sistemas de bases de datos centralizadas son aquellos que se

ejecutan en un único Sistema informático sin interaccionar con ninguna otra

computadora. Tales sistemas comprenden el rango desde los sistemas de base de

datos mono usuario ejecutándose en computadoras personales hasta los sistemas

de bases de datos de alto rendimiento ejecutándose en grandes sistemas.

1.3.3-Características de las bases de datos centralizados

● Se almacena completamente en una localidad central (mainframe o macro

computadora).

● No posee múltiples elementos de procesamiento ni mecanismos de

intercomunicación como las Bases de Datos Distribuidas.

● Los componentes de la Bases de Datos Centralizadas son: los datos, el software

del SGBD (Sistema de Gestión de Base de Datos) y los dispositivos de

almacenamiento secundario asociados, como disco de almacenamiento en línea de

la base de datos y cintas para las copias de seguridad.

● El problema de seguridad es inherentemente fácil en estos sistemas de bases de

datos.

1.3.4-Ventajas de las bases de datos centralizados

● Se evita la redundancia.

● Se evita la inconsistencia.

Ya que si un hecho específico se representa por una sola entrada (es decir, si la

redundancia se elimina), la no-concordancia de datos no puede ocurrir.

● Pueden aplicarse restricciones de seguridad.

Al tener jurisdicción completa sobre los datos de operación, el DBA puede:

a) Definir controles de autorización para que se apliquen cada vez que se intente el

acceso a datos sensibles. Diferentes controles pueden establecerse para cada tipo

de acceso (recuperación, modificación, supresión, etc.) a cada parte de la

información de la base de datos.

● Puede conservarse la integridad.

El problema de la integridad es garantizar que los datos de la base de datos sean

exactos. El control centralizado de la base de datos, es decir, que los datos se

encuentren en una sola máquina, ayuda a evitar la inconsistencia de los datos, por

el mismo hecho de encontrarse en una sola máquina.

● El procesamiento de los datos ofrece un mejor rendimiento y resulta más confiable

que en los sistemas distribuidos.

1.3.5- desventajas de las bases de datos centralizados

Algunas de las desventajas que presentan los Sistemas de Bases de Datos

Centralizadas son:

● Los mainframes (computadora central) no ofrecen mejor proporción

precio/rendimiento que los microprocesadores de los sistemas distribuidos.

● Por lo general, cuando un sistema de Base de Datos Centralizada falla, se pierde

toda la disponibilidad de procesamiento y sobre todo de la información confiada al

sistema.

● Las cargas de trabajo no se pueden difundir entre diferentes computadoras, ya

que los trabajos siempre se ejecutarán en la misma máquina.

● No se puede añadir poder de cómputo en pequeños incrementos, debido a lo

complicado de esta operación.

1.3.6- arquitectura de las bases de datos centralizadas.

El CPU y los controladores de dispositivos que pueden ejecutarse

concurrentemente, compitiendo así por el acceso a la memoria. La memoria caché

reduce la disputa por el acceso a la memoria, ya que el CPU necesita acceder a la

memoria, compartida un número de veces menor.

Se distinguen dos formas de utilizar las computadoras: como sistemas mono usuario

o multiusuario. En la primera categoría están las computadoras personales y las

estaciones de trabajo. Un sistema mono usuario típico es una unidad de sobremesa

utilizada por una única persona que dispone de una sola CPU, de uno o dos discos

fijos y que trabaja con un solo sistema operativo que

Solo permite un único usuario. Por el contrario, un sistema multiusuario típico tiene

más discos y más memoria, puede disponer de varias CPU y trabaja con un sistema

operativo multiusuario.

1.3.7-Bases de datos descentralizados

Es cuando la información se coloca en una base de datos que une información de

varias áreas funcionales, cada unidad de organización está forzada a compartir la

información. Dado que por lo general las bases de datos se tienen en línea, la

información está disponible en cualquier momento para que la usen los programas

de cualquier aplicación y para consultas que los gerentes deseen hacer

suponiendo que tienen acceso a ella. Los administradores de la información

comienzan a tener una visión general de que la información es una entidad en sí

misma, conceptualmente separada del sistema de cómputo que procesa la

información.

1.3.8- Ventajas posibles desventajas posibles

Mayor manejo del equipo de cómputo Posible desintegración sobre el control del

equipo de cómputo

Disminución en costos de telecomunicaciones en algunas circunstancias Utiliza

nuevas tecnologías complejas (análisis de redes y telecomunicaciones)

Mayor adaptabilidad a la estructura organizacional Mayores costos de comunicación

en algunas circunstancias

Mejor moral a través de la participación local.

1.3.9- Arquitectura de las bases de datos descentralizadas

En un entorno convencional de procesamiento de datos se usan archivos separados

de datos para cada actividad funcional y los archivos de datos y los programas de

aplicaciones tienden a ser propiedades de los departamentos funcionales que los

crearon; los departamentos son dueños de la información originada en su área y de

los programas y archivos generados por dicha información. El departamento creador

ejerce por lo general un cierto grado de control sobre la información.

1.4.1-Base de datos distribuidos

Los datos se encuentran en diferentes máquinas, generalmente situados en

localizaciones geográficas diferentes (homogéneas o no).

Nodo o emplazamiento: Cada uno de los ordenadores que integran el sistema de

Bases de Datos distribuido.

Tipos de transacciones:

1.-Locales: cuando se accede a los datos del único emplazamiento donde se inició

la transacción.

2.-Globales: Cuando se accede a datos de emplazamientos distintos al nodo donde

se inició la transacción.

ESTE SISTEMA SERÁ DISTRIBUIDO SI CUMPLE CON LOS SIGUIENTES

PARÁMETROS:

1.-Los distintos nodos están informados sobre los demás aunque algunas tablas

estén almacenadas sólo en algunos nodos, éstos comparten un esquema global

común.

2.-Cada nodo proporciona un entorno de ejecución de transacciones, tanto local,

como global.

Generalmente, los nodos ejecutan el mismo software de gestión distribuida en caso

contrario se dice que el sistema es heterogéneo.

1.5.1-Ventajas de las bases de datos distribuidas

1-Compartimiento de datos. Los usuarios de un nodo son capaces de acceder a los

datos de otro nodo. Por ejemplo, desde el Rectorado, se puede consultar los datos

de los alumnos de Informática.

2.-Autonomía. Cada nodo tiene cierto grado de control sobre sus datos, en un

sistema centralizado, hay un administrador del sistema responsable de los datos a

nivel global. Cada administrador local puede tener un nivel de autonomía local

diferente.

3.-Disponibilidad. Si en un sistema distribuido falla un nodo, los nodos restantes

pueden seguir funcionando. Si se duplican los datos en varios nodos, la transacción

que necesite un determinado dato puede encontrarlo en cualquiera de los diferentes

nodos.

1.5.2-Inconvenientes de las bases de datos distribuidas

1.-Coste de desarrollo del software. La complejidad añadida que es necesaria para

mantener la coordinación entre nodos hace que el desarrollo de software sea más

costoso.

2.-Mayor probabilidad de errores. Como los nodos que constituyen el sistema

funcionan en paralelo, es más difícil asegurar el funcionamiento correcto de los

algoritmos, así como de los procedimientos de recuperación de fallos del sistema.

3.-Mayor sobrecarga de procesamiento. El intercambio de mensajes y ejecución de

algoritmos para el mantenimiento de la coordinación entre nodos supone una

sobrecarga que no se da en los sistemas centralizados.

1.5.3-Arquitectura de un sistema de bases de datos distribuidas

La mayoría de los sistemas de manejo de bases de datos disponibles actualmente

están basadas en la arquitectura ANSI-SPARC la cual divide a un sistema en tres

niveles: interno, conceptual y externo.

La vista conceptual, conocida también como vista lógica global, representa la visión

de la comunidad de usuarios de los datos en la base de datos. No toma en cuenta

la forma en que las aplicaciones individuales observan los datos o como éstos son

almacenados. La vista conceptual está basada en el esquema conceptual y su

construcción se hace en la primera fase del diseño de una base de datos.

El esquema conceptual se mapea a un esquema interno a nivel interno, el cual es

el nivel de descripción más bajo de los datos en una base de datos. Este proporciona

una interfaz al sistema de archivos del sistema operativo el cual es el responsable

del acceso a la base de datos. El nivel interno tiene que ver con la especificación de

qué elementos serán indexados, qué técnica de organización de archivos utilizar y

como los datos se agrupan en el disco mediante "clusters" para mejorar su acceso.

Bibliografía.

www.inf.udec.cl/~sistcomp/Sistemas-Distribuidos.html

www.inf.udec.cl/~basedato/apunte.html

www.coqui.metro.inter.edu/juanck/chap4.htm

Rene Domínguez Hernández

Universidad Politécnica del Valle de Toluca

1.5.4-¿Qué es un sistema gestor de base de datos (SGBD)?

Es una colección de programas cuyo objetivo es servir de interfaz entre la base de

datos, el usuario y las aplicaciones. Se compone de un lenguaje de definición de

datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.

También permiten definir los datos a distintos niveles de abstracción y manipular

dichos datos, garantizando la seguridad e integridad de los mismos y guardar los

datos en algún medio controlado por el mismo sistema gestor de base de datos,

también permite realizar consultas, actualizar y generar informes.

Un Sistema Gestor de base de datos (SGBD) también es un conjunto de programas

que permiten crear y mantener una Base de datos, asegurando su integridad,

confidencialidad y seguridad.

1.5.5-Las características de un Sistema Gestor de Base de Datos

• Abstracción De La Información: Los sistema gestor de base de datos ahorran a los

usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una

base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al

usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.

• Independencia: La independencia de los datos consiste en la capacidad de

modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar

cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

• Redundancia mínima: Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la

aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es lograr una

redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad de los cálculos

hace necesaria la aparición de redundancias.

• Consistencia: En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia

nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se

actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen

de forma simultánea.

• Seguridad: La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener

un gran valor. Los sistema gestor de base de datos deben garantizar que esta

información se encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que

intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o

destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado

pero despistado. Normalmente, los sistemas gestores de base de datos disponen

de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten

otorgar diversas categorías de permisos.

• Integridad: Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez

de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de

hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra

circunstancia capaz de corromper la información almacenada.

• Respaldo y recuperación: Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de

realizar copias de respaldo de la información almacenada en ellos, y de restaurar a

partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.

• Control de la concurrencia: En la mayoría de entornos (excepto quizás el

doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una

base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Y es

también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues,

un Sistema gestor base de datos debe controlar este acceso concurrente a la

información, que podría derivar en inconsistencias.

1.5.6-¿Qué es un archivo?

Un archivo es un elemento de información conformado por un conjunto de registros.

Estos registros a su vez están compuestos por una serie de caracteres o bytes. Los

archivos, alojados en dispositivos de almacenamiento conocidos como memoria

secundaria, pueden almacenarse de dos formas diferentes: archivos

convencionales o bases de datos.

También Es un conjunto de información binaria; es decir, es un conjunto que va de

0 a 1. En este archivo puede almacenarse para mantener un registro de dicha

información. Un archivo de texto es un archivo que contiene caracteres

almacenados en forma de octetos (o bytes).

1.5.7-¿Diferencias entre un archivo y una base de datos?

Los Archivos hacen parte de la base de datos es decir, En archivos tradicionales no

tienes la potencialidad de analizar la información de la que dispones como en una

base de datos, un archivo lógico es una definición de estructura de datos, algo que

se diseña en un papel. Por el contrario, un archivo físico es la implementación de

ese diseño en algo concreto y que ocupa espacio real en un disco duro.

Y por lo tanto una base de datos es un conjunto organizado de información que

puede ser consultado con herramientas informatizadas y a través de lenguajes de

consulta estructurados.

1.5.8-¿Tipos de usuarios de una base de datos?

Son aquellos que interactúan de alguna forma con la BD. Se distinguen básicamente

3 tipos de usuarios:

1) Programador de Aplicaciones: Interactúa con la BD a través de los lenguajes de

programación.

2) Usuarios Sofisticados: Interactúan con la BD sin escribir programas.

3) Usuarios Ingenuos: Usa los programas de BD creados por los programadores de

aplicaciones.

También podemos definir a los usuarios como toda persona que tenga todo tipo de

contacto con el sistema de base de datos desde que este se diseña, elabora,

termina y se usa.

Los usuarios que accesan una base de datos pueden clasificarse como:

Programadores de aplicaciones: Los profesionales en computación que interactuan

con el sistema por medio de llamadas en DML (Lenguaje de Manipulación de

Datos), las cuales están incorporadas en un programa escrito en un lenguaje de

programación.

Usuarios sofisticados: Los usuarios sofisticados interactúan con el sistema sin

escribir programas. En cambio escriben sus preguntas en un lenguaje de consultas

de base de datos.

Usuarios especializados: Algunos usuarios sofisticados escriben aplicaciones de

base de datos especializadas que no encajan en el marco tradicional de

procesamiento de datos.

Usuarios ingenuos: Los usuarios no sofisticados interactúan con el sistema

invocando a uno de los programas de aplicación permanentes que se han escrito

anteriormente en el sistema de base de datos, podemos mencionar al usuario

ingenuo como el usuario final que utiliza el sistema de base de datos sin saber nada

del diseño interno del mismo por ejemplo: un cajero.

DAVID MIGUEL BALLESTEROS ROJAS técnico profesional en ingeniería de

sistemas

California.es.craigslist.org/

1.6.1-características de un Sistema Gestor de Base de Datos

SGBD

Son:

• Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca

del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa

uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Así, se

definen varios niveles de abstracción.

• Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de

modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar

cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

• Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la

aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es lograr una

redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad de los cálculos

hace necesaria la aparición de redundancias.

• Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia

nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se

actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen

de forma simultánea.

• Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener

un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se encuentra

asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información

privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o

simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado.

Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios

y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.

• Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez

de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de

hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra

circunstancia capaz de corromper la información almacenada.

• Respaldo y recuperación. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de

realizar copias de respaldo de la información almacenada en ellos, y de restaurar a

partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.

• Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos (excepto quizás el

doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una

base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Y es

también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues,

un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría

derivar en inconsistencias.

1.6.2-Diferencia entre un archivo y una base de dato:

Una base de datos es un conjunto organizado de información que puede ser

consultado con herramientas informatizadas y a través de lenguajes de consulta

estructurados, y los Archivos hacen parte de la base de datos es decir, En archivos

tradicionales no tienes la potencialidad de analizar la información de la que dispones

como en una base de datos, un archivo lógico es una definición de estructura de

datos, algo que se diseña en un papel. Por el contrario, un archivo físico es la

implementación de ese diseño en algo concreto y que ocupa espacio real en un

disco duro.

1.6.3-Funciones de bases de datos

DBA: es la persona que asegura integridad, consistencia, redundancia, seguridad

este es el Administrador de Base de Datos quien se encarga de realizar el

mantenimiento diario o periódico de los datos.

Desarrollador de Aplicaciones: es la persona que desarrolla los sistemas que

interactúan con la Base de Datos.

Usuario Final: es la persona que utiliza los datos, esta persona ve datos convertidos

en información:

Las personas tienen acceso DBMS se clasifican de la siguiente manera:

USUARIOS INGENUOS. Son aquellos que interactúan con el sistema por medio de

aplicaciones permanentes.

USUARIOS SOFISTICADOS. Son aquellos con la capacidad de acceder a la

información por medios de lenguajes de consulta.

PROGRAMADORES DE APLICACIÓN. Son aquellos con un amplio dominio del

DML capaces de generar nuevos módulos o utilerías capaces de manejar nuevos

datos en el sistema.

USUARIOS ESPECIALIZADOS. Son aquellos que desarrollan módulos que no se

refieren precisamente al manejo de los datos, si no a aplicaciones avanzadas como

sistemas expertos, reconocimientos de imágenes, procesamiento de audio y

demás.

Bibliografía: http://basesdedatosfabio.blogspot.mx/2010/02/ensayo-sobre-

bases-de-datos.html

6.0-Funciones de bases de datos

Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar.

nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el recuento.

Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

¿Cómo se forman las condiciones?

Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos).

En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de cálculo Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.

Función BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la columna años todos los registros tienen completos sus datos.

Función BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123

Función BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la ón que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105

Función BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 178200

Función BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición. De una columna o lista que cumplen los criterios establecidos.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 110,33

Función BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566

Función BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Extrae de la base de datos un único valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condición establecida mediante el rango de criterios.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la ón que debe cumplir el registro buscado.

Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR!.

Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!.

Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --> Ford , el valor del campo Automóvil en la fila que cumpla la condición incluida en el rango D1:D4

Nota: este ejemplo funciona porque hay un sólo registro que cumple la condición, hay un solo automóvil con rentabilidad 9.

Función BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Calcula la varianza basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33

Función BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Calcula la varianza basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 46,88

Función BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 8,10

Función BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Calcula la desviación estándar basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos --> 7,15

2.-Historia de las Bases de Datos

El término bases de datos fue escuchado por primera vez en un simposio celebrado

en California en 1963.

En una primera aproximación, se puede decir que una base de datos es un conjunto

de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por

un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos

y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Por su parte, un sistema de Gestión de Bases de datos es un tipo de software muy

específico dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las

aplicaciones que la utilizan; o lo que es lo mismo, una agrupación de programas que

sirven para definir, construir y manipular una base de datos, permitiendo así

almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada.

Actualmente, las bases de datos están teniendo un impacto decisivo sobre el

creciente uso de las computadoras.

Pero para poder entender más profundamente una base de datos cabe entender su

historia.

2.1-Orígenes

Los orígenes de las bases de datos se remontan a la Antigüedad donde ya existían

bibliotecas y toda clase de registros. Además también se utilizaban para recoger

información sobre las cosechas y censos. Sin embargo, su búsqueda era lenta y

poco eficaz y no se contaba con la ayuda de máquinas que pudiesen reemplazar el

trabajo manual.

Posteriormente, el uso de las bases de datos se desarrolló a partir de las

necesidades de almacenar grandes cantidades de información o datos. Sobre todo,

desde la aparición de las primeras computadoras, el concepto de bases de datos

ha estado siempre ligado a la informática.

En 1884 Herman Hollerith creó la máquina automática de tarjetas perforadas, siendo

nombrado así el primer ingeniero estadístico de la historia. En esta época, los

censos se realizaban de forma manual.

Ante esta situación, Hollerith comenzó a trabajar en el diseño de una maquina

tabuladora o censadora, basada en tarjetas perforadas.

Posteriormente, en la década de los cincuenta se da origen a las cintas magnéticas,

para automatizar la información y hacer respaldos. Esto sirvió para suplir las

necesidades de información de las nuevas industrias. Y a través de este mecanismo

se empezaron a automatizar información, con la desventaja de que solo se podía

hacer de forma secuencial.

2.2-Década de 1960

Posteriormente en la época de los sesenta, las computadoras bajaron los precios

para que las compañías privadas las pudiesen adquirir; dando paso a que se

popularizara el uso de los discos, cosa que fue un adelanto muy efectivo en la

época, debido a que a partir de este soporte se podía consultar la información

directamente, sin tener que saber la ubicación exacta de los datos.

En esta misma época se dio inicio a las primeras generaciones de bases de datos

de red y las bases de datos jerárquicas, ya que era posible guardar estructuras de

datos en listas y árboles.

Otro de los principales logros de los años sesenta fue la alianza de IBM y American

Airlines para desarrollar SABRE, un sistema operativo que manejaba las reservas

de vuelos, transacciones e informaciones sobre los pasajeros de la compañía

American Airlines.

Y, posteriormente, en esta misma década, se llevó a cabo el desarrollo del IDS

desarrollado por Charles Bachman ( que formaba parte de la CODASYL) supuso la

creación de un nuevo tipo de sistema de bases de datos conocido como modelo en

red que permitió la creación de un standard en los sistemas de bases de datos

gracias a la creación de nuevos lenguajes de sistemas de información.

CODASYL (Conference on Data Systems Languages) era un consorcio de

industrias informáticas que tenían como objetivo la regularización de un lenguaje de

programación estándar que pudiera ser utilizado en multitud de ordenadores.

Los miembros de este consorcio pertenecían a industrias e instituciones

gubernamentales relacionadas con el proceso de datos, cuya principal meta era

promover un análisis, diseño e implementación de los sistemas de datos más

efectivos; y aunque trabajaron en varios lenguajes de programación como COBOL,

nunca llegaron a establecer un estándar fijo, proceso que se llevó a cabo por ANSI.

2.3-Década de 1970

Por lo que respecta a la década de los setenta, Edgar Frank Codd, científico

informático ingles conocido por sus aportaciones a la teoría de bases de datos

relacionales, definió el modelo relacional a la par que publicó una serie de reglas

para los sistemas de datos relacionales a través de su artículo “Un modelo relacional

de datos para grandes bancos de datos compartidos”.

Este hecho dio paso al nacimiento de la segunda generación de los Sistemas

Gestores de Bases de Datos.

Como consecuencia de esto, durante la década de 1970, Lawrence J. Ellison, más

conocido como Larry Ellison, a partir del trabajo de Edgar F. Codd sobre los

sistemas de bases de datos relacionales, desarrolló el Relational Software System,

o lo que es lo mismo, lo que actualmente se conoce como Oracle Corporation,

desarrollando así un sistema de gestión de bases de datos relacional con el mismo

nombre que dicha compañía.

Posteriormente en la época de los ochenta también se desarrollará el SQL

(Structured Query Language) o lo que es lo mismo un lenguaje de consultas o

lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite efectuar

consultas con el fin de recuperar información de interés de una base de datos y

hacer cambios sobre la base de datos de forma sencilla; además de analiza grandes

cantidades de información y permitir especificar diversos tipos de operaciones frente

a la misma información, a diferencia de las bases de datos de los años ochenta que

se diseñaron para aplicaciones de procesamiento de transacciones.

Pero cabe destacar que ORACLE es considerado como uno de los sistemas de

bases de datos más completos que existen en el mundo, y aunque su dominio en el

mercado de servidores empresariales ha sido casi total hasta hace relativamente

poco, actualmente sufre la competencia del SQL Server de la compañía Microsoft y

de la oferta de otros Sistemas Administradores de Bases de Datos Relacionales con

licencia libre como es el caso de PostgreSQL, MySQL o Firebird que aparecerían

posteriormente en la década de 1990.

2.4-Década de 1980

Por su parte, a principios de los años ochenta comenzó el auge de la

comercialización de los sistemas relacionales, y SQL comenzó a ser el estándar de

la industria, ya que las bases de datos relacionales con su sistema de tablas

(compuesta por filas y columnas) pudieron competir con las bases jerárquicas y de

red, como consecuencia de que su nivel de programación era sencillo y su nivel de

programación era relativamente bajo.

2.5-Década años 1990

En la década de 1990 la investigación en bases de datos giró en torno a las bases

de datos orientadas a objetos. Las cuales han tenido bastante éxito a la hora de

gestionar datos complejos en los campos donde las bases de datos relacionales no

han podido desarrollarse de forma eficiente. Así se desarrollaron herramientas como

Excel y Access del paquete de Microsoft Office que marcan el inicio de las bases de

datos orientadas a objetos.

Así se creó la tercera generación de sistemas gestores de bases de datos.

Fue también en esta época cuando se empezó a modificar la primera publicación

hecha por ANSI del lenguaje SQL y se empezó a agregar nuevas expresiones

regulares, consultas recursivas, triggers y algunas características orientadas a

objetos, que posteriormente en el siglo XXI volverá a sufrir modificaciones

introduciendo características de XML, cambios en sus funciones, estandarización

del objeto sequence y de las columnas auto numéricas. Y además, se creará la

posibilidad de que SQL se pueda utilizar conjuntamente con XML, y se definirá las

maneras de cómo importar y guardar datos XML en una base de datos SQL. Dando

así, la posibilidad de proporcionar facilidades que permiten a las aplicaciones

integrar el uso de XQuery (lenguaje de consulta XML) para acceso concurrente a

datos ordinarios SQL y documentos XML. Y posteriormente, se dará la posibilidad

de usar la cláusula order by.

Aunque el boom de la década de los noventa será es el nacimiento del World Wide

Web a finales de la década, ya que a través de este se facilitará la consulta a bases

de datos.

2.6-Siglo XXI

En la actualidad, las tres grandes compañías que dominan el mercado de las bases

de datos son IBM, Microsoft y Oracle. Por su parte, en el campo de internet, la

compañía que genera gran cantidad de información es Google. Aunque existe una

gran variedad de software que permiten crear y manejar bases de datos con gran

facilidad, como por ejemplo LINQ, que es un proyecto de Microsoft que agrega

consultas nativas semejantes a las de SQL a los lenguajes de la plataforma .NET.

El objetivo de este proyecto es permitir que todo el código hecho en Visual Studio

sean también orientados a objetos; ya que antes de LINQ la manipulación de datos

externos tenía un concepto más estructurado que orientado a objetos; y es por eso

que trata de facilitar y estandarizar el acceso a dichos objetos.

Cabe destacar que Visual Studio es un entorno de desarrollo integrado para

sistemas operativos Windows que soporta varios lenguajes de programación tales

como Visual C++, Visual#, Visual J#, ASP.NET y Visual Basic.NET, aunque se están

desarrollando las extensiones necesarias para otros, cuyo objetivo es permitir crear

aplicaciones, sitios y aplicaciones web, así como servicios web a cualquier entorno

que soporte la plataforma .Net, creando así aplicaciones que intercomuniquen entre

estaciones de trabajo, páginas web y dispositivos móviles.

Como muchos sabemos, ponerse a desarrollar una base de datos con cierta

complejidad y tamaño “a ojo” es perder el tiempo.

Para que la aplicación cumpla eficientemente sus objetivos y los resultados sean

buenos, debemos seguir un proceso:

Análisis.

Diseño del modelo entidad / relación.

Diseño del modelo relacional.

Lenguaje SQL y base de datos final.

Análisis

Debemos comenzar estudiando a fondo el mundo real que deseamos representar

en la aplicación y base de datos.

Por ejemplo: una universidad, un hospital, una empresa tecnológica.

A partir de este estudio, debemos crear el UD, que es simplemente la visión

del mundo real bajo unos determinados objetivos.

Modelo entidad / relación (e/r)

Cuando se inicia el diseño de una base de datos, uno de los mayores problemas

que existe, es que el diseñador concibe la base de datos con un modelo de datos

orientado a la maquina/plataforma. Y esto hace que en un alto grado se pierda la

conceptualidad del problema quedando tal diseño contaminado por cuestiones de

implementación.

Al final será un desastre puesto que nuestra aplicación no será capaz de representar

fidedignamente la realidad del asunto. Además de conllevar otra serie de problemas

como: falta de eficiencia, peor optimizado, imposibles actualizaciones, consultas

extremadamente largas…

El diseñador debe concebir la base de datos en un nivel superior, abstrayéndose de

cualquier consideración técnica o de implementación en sistema, plataforma o

aplicación.

Para ello puede contar con la ayuda de un modelo de datos como el E/R, presentado

por Peter P. Chen. Con el podrá centrarse en la estructura lógica y abstracta de la

información, siendo capaz de representar toda la semántica del mundo real por

medio de entidades y relaciones.

Modelo relacional

Llegados a este punto, el diseñador se acerca (ahora si es el momento) más a la

máquina que al mundo real. El diseñador debe transformar el modelo E/R en el

modelo relacional, teniendo muy en cuenta la teoría de la normalización. Esta es

una operación de cierta complejidad.

El modelo relacional, presentado por el Dr. E.F.Codd, fue revolucionario puesto que

consigue la independencia de las aplicaciones respecto a los datos.

Este modelo de datos está basado en las teorías matemáticas de las relaciones,

haciendo que los datos se estructuren lógicamente en forma de relaciones -tablas-.

Presenta beneficios como:

Sencillez y uniformidad: Al tener como resultado una colección de tablas, y ser la

tabla la estructura básica se da como resultado una gran uniformidad, junto con la

sencillez de los lenguajes de usuario que pueden operar con ellas.

Flexibilidad: Ofreciendo a los usuarios los datos de la forma más adecuada a su

aplicación.

Independencia del interfaz de usuario: El modo en el que se almacena los datos no

influye en su manipulación lógica.

Lenguaje sql y base de datos final

Llego el momento de crear la base de datos!

Quizás esta sea la etapa más fácil, pues el trabajo duro queda hecho con los dos

modelos de datos anteriores. Ahora solamente tendremos que codificar en

lenguaje SQL el modelo relacional expuesto anteriormente.

Para ello necesitaremos de:

LDD: Con el que (por ejemplo) codificar las sentencias para la creación de las

distintas tablas de la base de datos.

LMD: Para codificar las instrucciones (que por ejemplo) se encargarán de realizar:

consultas, adiciones, eliminaciones de registros.

Desarrollar un plan de base de datos

El primer paso al crear una base de datos consiste en elaborar un plan que sirva de

guía para la implementación de la base de datos y, al mismo tiempo, como

especificación funcional después de su implementación. La complejidad y los

detalles de diseño de una base de datos dependen de la complejidad y el tamaño

de la aplicación de bases de datos, así como de los usuarios.

La naturaleza y complejidad de una aplicación de bases de datos, así como el

proceso de diseño, pueden variar significativamente. Una base de datos puede ser

relativamente sencilla y estar diseñada para que la utilice una sola persona, o bien

ser grande y compleja, y estar diseñada para procesar, por ejemplo, las

transacciones bancarias de miles de clientes. En el primer caso, el diseño de la base

de datos puede consistir en poco más que unas anotaciones en un papel. En el

segundo caso, el diseño puede ser un documento formal de cientos de páginas que

contenga todos y cada uno de los posibles detalles relacionados con la base de

datos.

Al diseñar la base de datos, independientemente de su tamaño y complejidad, lleve

a cabo los siguientes pasos básicos:

Recopile la información.

Identifique los objetos.

Cree modelos de los objetos.

Identifique los tipos de información para cada objeto.

Identifique las relaciones entre los objetos.

Recopilar la información

Antes de crear una base de datos, debe conocer con detalle el cometido previsto de

la base de datos. Si la base de datos va a reemplazar a un sistema de información

manual o en papel, dicho sistema le proporcionará la mayor parte de la información

que necesita. Debería consultar a todas las personas involucradas en el sistema

para determinar lo que hacen y qué necesitan de la base de datos. También es

importante identificar qué es lo que desean que haga el nuevo sistema, así como

los problemas, las limitaciones y los cuellos de botella del sistema existente.

Recopile copias de las instrucciones del cliente, listas de inventarios, informes de

administración y, en general, de todos aquellos documentos que formen parte del

sistema existente, porque le servirán para diseñar la base de datos y las interfaces.

Identificar los objetos

Durante el proceso de recopilación de información, deberá identificar los objetos o

las entidades más importantes que vayan a ser administrados por la base de datos.

El objeto puede ser tangible (una persona o un producto, por ejemplo) o bien

intangible (como una transacción empresarial, un departamento de una compañía

o un período de liquidación de nóminas). Normalmente hay unos cuantos objetos

principales; una vez identificados, se evidencian los elementos relacionados. Cada

elemento diferenciado de la base de datos debe tener su tabla correspondiente.

El objeto principal de la base de datos de ejemplo AdventureWorks2008R2 que se

incluye con SQL Server es una bicicleta. Los objetos relacionados con la bicicleta

en las operaciones empresariales de esta compañía son los empleados que fabrican

la bicicleta, los proveedores que venden los componentes utilizados para fabricar la

bicicleta, los clientes que los compran y las transacciones comerciales realizadas

con los clientes. Cada uno de estos objetos es una tabla de la base de datos.

Crear un modelo de los objetos

Cuando se identifican los objetos del sistema, debería registrarlos de una manera

que represente visualmente el sistema. Puede utilizar su modelo de base de datos

como referencia durante la implementación de la misma.

Con este propósito, los programadores de bases de datos utilizan herramientas que

varían en complejidad técnica: desde papel y bolígrafo hasta procesadores de texto

y hojas de cálculo e, incluso, programas de software creados específicamente para

la elaboración de modelos de datos destinados al diseño de bases de datos. Sea

cual sea la herramienta que decida utilizar, es importante que la mantenga

actualizada.

Identificar los tipos de información para cada objeto

Una vez identificados los objetos principales de la base de datos como candidatos

para las tablas, el siguiente paso es identificar los tipos de información que deben

almacenarse para cada objeto. Estos tipos son las columnas de la tabla del objeto.

Las columnas de una tabla de base de datos contienen algunos tipos de información

comunes:

Columnas de datos sin procesar

Estas columnas almacenan información tangible, como por ejemplo nombres,

determinada por un origen externo a la base de datos.

Columnas de categorías

Estas columnas clasifican o agrupan los datos y almacenan una selección limitada

de datos, tales como verdadero o falso; casado o soltero; presidente, director o

responsable de equipo; etc.

Columnas de identificadores

Estas columnas proporcionan un mecanismo para identificar cada elemento

almacenado en la tabla. Estas columnas suelen incluir un Id. o un número en el

nombre (por ejemplo, IdDeEmpleado, númeroDeFactura y IdDeEditor. La columna

del identificador es el componente principal para los usuarios y las funciones

internas de proceso de la base de datos para el acceso a una fila de datos de la

tabla. Algunas veces el objeto tiene una forma tangible de Id. utilizada en la tabla

(por ejemplo, un número de la seguridad social), aunque en la mayoría de los casos

se puede definir la tabla para poder crear un Id. confiable y artificial para la fila.

Columnas relacionales o diferenciales

Estas columnas establecen un vínculo entre la información de una tabla y la

información relacionada que se encuentra en otra tabla. Por ejemplo, una tabla que

realiza el seguimiento de transacciones comerciales puede tener un vínculo con una

tabla clientes, de modo que pueda asociarse toda la información del cliente a la

transacción comercial.

Identificar la relación entre objetos

Uno de los puntos fuertes de una base de datos relacional es la posibilidad de

relacionar o asociar información acerca de varios elementos de la base de datos.

Pueden almacenarse por separado tipos aislados de información, pero el motor de

base de datos puede combinar los datos cuando sea necesario. Para identificar la

relación entre los objetos durante el proceso de diseño se necesita llevar a cabo un

examen de las tablas con el fin de determinar sus relaciones lógicas y agregar

columnas relacionales que establezcan un vínculo entre las tablas.

Por ejemplo, el diseñador de la base de datos AdventureWorks2008R2 ha creado

tablas para los productos y modelos de producto de la base de datos. La tabla

Production.Product contiene información de cada producto que incluye una columna

de identificador denominada ProductID, así como columnas de datos para el

nombre, el precio, el color, el tamaño y el peso del producto. La tabla contiene

columnas de categorías, como Class o Style, que permiten agrupar los productos

por estos tipos. Cada producto tiene también un modelo del producto, pero esa

información se almacena en otra tabla. Por lo tanto, la tabla Production.Product tiene

la columna ProductModelID solo para almacenar el Id. del modelo del producto.

Cuando se agrega una fila de datos para un producto, el valor de ProductModelID

debe existir en la tabla Production.ProductModel.

Bases de datos

Dual Solution, le aporta su experiencia profesional en multitud de aspectos

relacionados con las bases de datos.

Toda base de datos debe de tener unas caracteristicas especiales entre las que

destacan:

un diseño normalizado de la base de datos

una eficacia plena de la base de datos

una disponibilidad del 100%

una adaptación plena a sus necesidades

(MIDEPA, 2011)

2.2.1-Metodología para el desarrollo de la Base de Datos y del

Sistema.

Metodología para el desarrollo de la Base de Datos

El desarrollo del sistema de información lleva consigo la creación de la base de

datos, y encontrar una metodología adecuada que permita su desarrollo. Como

señala Sommerville (1998): “Un buen diseño de base de datos es la clave de una

eficiente Ingeniería de Software. Un sistema bien diseñado es fácil de aplicar y

mantener, además de ser comprensible y fiable...”.

Se utiliza el Modelo Entidad Relación MER como metodología para el desarrollo de

la Base de datos Relacional. La representación de las etapas de éste modelo, se

muestra en la figura 2.4.

Metodología para el desarrollo del Sistema

El modelado de análisis del sistema se ha basado en el enfoque del Análisis

Estructurado, utilizando como herramientas de modelado el Diagrama de Flujo de

datos y el Diagrama entidad-relación.

El Diagrama de Flujo de datos (DFD) permitió ilustrar las funciones que el sistema

debe realizar. El Diagrama entidad-relación (DER) permitió identificar los datos y las

relaciones entre los datos (¿Qué datos se requiere para manejar un proceso?), y

descubrir las entidades y relaciones que abarca el área en estudio.

Requerimientos según las áreas funcionales.

Requerimientos de información en Coordinación académica.

Dar mantenimiento y registro de las Especialidades.

Dar mantenimiento y registro a los docentes.

Dar mantenimiento y registro de las aulas.

Dar mantenimiento y registro de los cursos y planes de estudio de cada

especialidad.

Mantenimiento y registro de los cursos: programación académica.

Realizar consultas sobre la programación académica y la carga académica del

docente.

Obtener diversas estadísticas académicas.

Obtener estadísticas de las actividades académicas.

Realizar consultas diversas.

Requerimientos de información en secretaría académica.

Generar códigos de los alumnos.

Registrar la inscripción por cursos de manera eficiente.

Realizar consultas y reportes de los alumnos inscritos por cursos.

Emitir actas definitivas de manera eficiente.

Ingresar y/o actualizar las notas promocionales.

Consultar a los alumnos matriculados e ingresantes.

Emitir documentos académicos tales como: Historiales Académicos, Constancias

de Matrícula, Certificado de estudios, boletas de notas, ordenes de mérito, entre

otros.

Consultar la programación académica en un semestre.

Registrar las preinscripciones de los postulantes.

Otros requerimientos de información.

Registrar y reportar la matrícula de alumnos ingresantes y de alumnos regulares.

Registrar los pagos por concepto de matrícula y enseñanza.

Consultar y reportar en forma general el estado de pagos del alumno.

Del análisis de los requerimientos de información según las áreas funcionales se

obtienen los requerimientos de información del sistema propuesto.

Un administrador de bases de datos (también conocido como DBA, en

inglés database administrator) es aquel profesional que administra las tecnologías

de la información y la comunicación, siendo responsable de los aspectos técnicos,

tecnológicos, científicos, inteligencia de negocios y legales de bases de datos.

Sus tareas incluyen las siguientes:

Implementar, dar soporte y gestionar bases de datos corporativas.

Crear y configurar bases de datos relacionales.

Ser responsables de la integridad de los datos y la disponibilidad.

Diseñar, desplegar y monitorizar servidores de bases de datos.

Diseñar la distribución de los datos y las soluciones de almacenamiento.

Garantizar la seguridad de las bases de datos, realizar copias de seguridad y llevar

a cabo la recuperación de desastres.

Planificar e implementar el aprovisionamiento de los datos y aplicaciones.

Diseñar planes de contigencia.

Diseñar y crear las bases de datos corporativas de soluciones avanzadas.

Analizar y reportar datos corporativos que ayuden a la toma de decisiones en la

inteligencia de negocios.

Producir diagramas de entidades relacionales y diagramas de flujos de datos,

normalización esquemática, localización lógica y física de bases de datos y

parámetros de tablas.

Los administradores de bases de datos tienen competencias y capacidades en uno

o más sistemas de gestión de bases de datos, algunos ejemplos: Microsoft SQL

Server, IBM DB2, Oracle MySQL, Oracle database, IBM Informix y SQL Anywhere.

En ingeniería estadística es una de las cualificaciones subyacentes, que trata la

información para almacenarla, hacerla altamente explotable y altamente disponible.

Además, vela por la eficacia tecnológica del almacenamiento en el desempeño de

investigaciones, buscando inferencias sólidas y compactas, para canalizar

resultados manteniendo un equilibrio entre las ciencias involucradas y la

propiamente enunciada, ingeniería estadística de las ciencias de la computación.

El control de tecnologías de bases de datos y las matemáticas permite al DBA rendir

informes, realizar reportes sobre cualquier proceso industrial y participar de forma

activa en procesos avanzados de desarrollo, consolidando las capacidades propias

de un profesional de tecnologías de la información y un ingeniero especialista.

Los factores de éxito en la carrera del DBA se versan sobre las cualificaciones en

los avances de las tecnologías de gestión del almacenamiento, los avances en

sistemas y requerimientos de cualificación para cada proyecto como garantía de

calidad necesaria en el rol a asignar, incluyendo, técnicas avanzadas de gestión

de infraestructuras tecnológicas, la gestión de protocolos y servicios de redes, la

optimización de código de programación, garantizar el procesamiento eficaz de

información, la gestión de interfaces integrales para el tratamiento de datos, la

gestión de cambios, la gestión por objetivos y las gestión por resultados. Se definen

algunos aspectos que incluye la profesión del DBA:

Profesional de software de fabricante - Profesionales acreditados en administración

de bases de datos y tecnologías específicas, desde, tecnólogos, ingenieros, post-

graduados, másteres y doctorados(en proyectos de investigación como

en biotecnologías y tratamiento de datos de Genómica, por ejemplo).

Metodología de desarrollo software - Ofreciendo y compartiendo diseños concretos

sobre el trabajo total, estandarizando sus actividades, definiendo arquitecturas

compartidas en un único uso desde las fases desarrollo y las implementaciones

necesarias para ejercer el control de los datos garantizando e inclusive el

cumplimiento de los plazos de entrega, intercambiando requerimientos de calidad

en el software y cumpliendo con todos los acuerdos contractuales alineados al

objetivo empresarial, por ejemplo SOA.

Optimización de software - Realización de tareas de mejora y solución de problemas

en los niveles de servicios implicados.

Ingeniería del software y Herramientas CASE - Diseño, Planeación, implementación

y gestión de arquitecturas e infraestructuras software.

Ingeniería de requerimientos - Estudios de funcionalidad y compatibilidad en la

analítica del negocio.

Tecnologías de almacenamiento - Coordinación de Racks, plataformas hardware &

software de sistemas operativos, cabinas de almacenamiento, sistemas de

particionamiento, Centro de procesamiento de datos y comunicaciones.

Desastres y recuperación - Implementación de copias de seguridad y centros

de respaldo.

Integridad de datos - Integrar proyectos compatibles de formato controlando la

consistencia de los datos desde los requerimientos del desarrollo hasta la

integración de los sistemas con las líneas del negocio.

Seguridad tecnológica - Brindar las soluciones en los estudios de gestión de

riesgos y estudios avanzados (Guerra informática, guerra digital o ciberguerra).

Disponibilidad - Asegurar la continuidad de los servicios de las bases de datos "full

time, 24x7, non stop database, open 369".

Análisis de sistemas - Analizar ciclos de procesamiento y el retorno funcional de

todas las capas de negocio.

Realizar pruebas de software y de hardware.

Gestión de proyectos.

(N/C, METODOLOGIA DE BASE DE DATOS)

2.3.1-Desarrollo de la base de datos

Es posible introducir datos en tu hoja de cálculo Excel de forma rápida y fácil, para

ello has de usar los formularios de datos.

De esta manera los datos se introducen de forma más eficaz incluso aunque no se

tengan muchos conocimientos de Excel.

Vas a ver cómo crear y usar un formulario, introducir datos, realizar búsquedas,

eliminar registros,…

En el ejemplo harás una base de datos para registrar información

Hoja de cálculo de Google

Microsoft Office Excel

Microsoft Access

Word Excel

Sobre los clientes de la empresa para hacer una acción comercial con el correo

electrónico.

En primer lugar abre una hoja de cálculo Excel, en otras hojas la sistemática es muy

similar por ejemplo puedes leer Google Docs formularios.

Escribe en la celda A1 Nombre; en B1 Apellido; en C1 Teléfono; y en D1 Email.

Selecciona el rango desde A1 a D1.

En Excel 2003 pulsa en el Menú (arriba en la parte central), y luego en Formulario.

En Excel 2010 y 2007, pulsa en la Cinta de opciones el icono, Formulario, si no

aparece sigue estas instrucciones.

En la nueva pantalla que se despliega, ver imagen ampliada, ya puedes ir

introduciendo los datos de tus clientes.

En la parte izquierda tienes unos rectángulos blancos donde has de situar el cursor

e ir escribiendo la información.

Así por ejemplo escribe en la primera fila en Nombre: Yolanda, en Apellido: Cuesta,

en Dirección: About en español, Teléfono: 696 22 22 22 y en email:

hojasdecalculo@aboutguide.com. Haz lo mismo en la segunda fila con tus datos y

en la tercera con los datos de una tercera persona.

Pulsa Nuevo para pasar a cumplimentar el siguiente registro.

Así sucesivamente hasta introducir todos los registros.

Para moverte por esta ventana pulsa sobre la barra de desplazamiento que está en

la parte central y desplázate con el ratón sin soltar o pincha en los triángulos negros

superior e inferior, así te iras situando en uno u otro registro.

Otras acciones importantes en el apartado de formularios es la Eliminación de

registros y la Búsqueda de registros.

En cuanto a la Eliminación de registros, sitúate en el registro a eliminar, pulsa en el

botón Eliminar y en el cuadro de dialogo haz clic en Aceptar, recuerda que si en el

último momento decides no eliminarlo puedes pulsar Cancelar y el registro no se

borrara, eso sí una vez eliminado no podrás recuperarlo ni con la acción Deshacer.

También es útil que conozcas la opción Búsqueda de registros del formulario de

datos, lo más sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y

Buscar siguiente.

Otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco,

escribir la palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que

la búsqueda de Excel es bajo la condicion”Y”, con lo cual si cumplimentas más de

un cuadro de texto han de estar bien escritos y ser correctos los datos para que te

sitúe en el registro.

Para búsquedas más avanzadas puedes usar los Filtros y establecer diferentes

condiciones en función de lo que busques.

Para continuar con la introducción de datos pulsa el botón Nuevo.

Cuando termines de introducir información pulsa en Cerrar y la ventana del

Formulario desaparecerá, dejando los registros en tu hoja de cálculo.

Para volver a abrir el Formulario, sigue los pasos como explicaba al principio y se

vuelve a abrir la ventada desde donde podrás continuar con la introducción de más

referencias.

Consejo: si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por

ejemplo desconoces el teléfono, puedes crear el registro con los datos que

conozcas y más tarde cumplimentar el que te falta.

(N/C)

2.3.2-Introducción

Hoy en día las empresas manejan una gran cantidad de datos. Cualquier empresa

que se precie debe tener almacenados todos estos datos en una base de datos para

poder realizarlos mediante una aplicación profesional; sin esta funcionalidad

resultaría imposible tratar y manejar en su totalidad los datos que lleva a cabo la

empresa y se perdería un tiempo y un dinero muy valiosos

Uno de los pasos cruciales en la construcción de una aplicación que maneje una

base de datos, es sin duda, el diseño de la base de datos.

Si las tablas no son definidas apropiadamente, podemos tener muchos dolores de

cabeza al momento de ejecutar consultas a la base de datos para tratar de obtener

algún tipo de información.

No importa si nuestra base de datos tiene sólo 20 registros, o algunos cuantos miles,

es importante asegurarnos que nuestra base de datos está correctamente diseñada

para que tenga eficiencia y que se pueda seguir utilizando por largo del tiempo.

En este artículo, se mencionarán algunos principios básicos del diseño de base de

datos y se tratarán algunas reglas que se deben seguir cuando se crean bases de

datos.

Dependiendo de los requerimientos de la base de datos, el diseño puede ser algo

complejo, pero con algunas reglas simples que tengamos en la cabeza será mucho

más fácil crear una base de datos perfecta para nuestro siguiente proyecto.

Diseño de Bases de Datos

Son muchas las consideraciones a tomar en cuenta al momento de hacer el diseño

de la base de datos, quizá las más fuertes sean:

La velocidad de acceso,

El tamaño de la información,

El tipo de la información,

Facilidad de acceso a la información,

Facilidad para extraer la información requerida,

El comportamiento del manejador de bases de datos con cada tipo de información.

No obstante que pueden desarrollarse sistemas de procesamiento de archivo e

incluso manejadores de bases de datos basándose en la experiencia del equipo de

desarrollo de software logrando resultados altamente aceptables, siempre es

recomendable la utilización de determinados estándares de diseño que garantizan

el nivel de eficiencia más alto en lo que se refiere a almacenamiento y recuperación

de la información.

De igual manera se obtiene modelos que optimizan el aprovechamiento secundario

y la sencillez y flexibilidad en las consultas que pueden proporcionarse al usuario.

2.3.3-Objetivos del diseño de bases de datos

Entre las metas más importantes que se persiguen al diseñar un modelo de bases

de datos, se encuentran las siguientes que pueden observarse en esta figura.

Almacenar Solo La Información Necesaria.

A menudo pensamos en todo lo que quisiéramos que estuviera almacenado en una

base de datos y diseñamos la base de datos para guardar dichos datos. Debemos

de ser realistas acerca de nuestras necesidades y decidir qué información es

realmente necesaria.

Frecuentemente podemos generar algunos datos sobre la marcha sin tener que

almacenarlos en una tabla de una base de datos. En estos casos también tiene

sentido hacer esto desde el punto de vista del desarrollo de la aplicación.

Normalizar la estructura de las tablas.

Si nunca antes hemos oído hablar de la "normalización de datos", no debemos

temer. Mientras que la normalización puede parecer un tema complicado, nos

podemos beneficiar ampliamente al entender los conceptos más elementales de la

normalización.

Una de las formas más fáciles de entender esto es pensar en nuestras tablas como

hojas de cálculo. Por ejemplo, si quisiéramos seguir la pista de nuestra colección de

CD’s en una hoja de cálculo, podríamos diseñar algo parecido a lo que se muestra

en la siguiente tabla.

+------------+-------------+--------------+ .. +--------------+

| Álbum | track1 | track2 | | track10 |

+------------+-------------+--------------+ .. +--------------+

Esto parece razonable. Sin embargo el problema es que el número de pistas que

tiene un CD varía bastante. Esto significa que con este método tendríamos que

tener una hoja de cálculo realmente grande para albergar todos los datos, que en

los peores casos podrían ser de hasta 20 pistas. Esto en definitiva no es nada

bueno.

Uno de los objetivos de una estructura de tabla normalizada es minimizar el número

de "celdas vacías". El darnos cuenta de que cada lista de CD’s tiene un conjunto fijo

de campos (título, artista, año, género) y un conjunto variable de atributos (el

número de pistas) nos da una idea de cómo dividir los datos en múltiples tablas que

luego podamos relacionar entre sí.

Mucha gente no está familiarizada con el concepto "relacional", de manera sencilla

esto significa, que grupos parecidos de información son almacenados en distintas

tablas que luego pueden ser "juntadas" (relacionadas) basándose en los datos que

tengan en común.

Es necesario que al realizar la estructura de una base de datos, esta sea flexible.

La flexibilidad está en el hecho que podemos agregar datos al sistema

posteriormente sin tener que rescribir lo que ya tenemos. Por ejemplo, si

quisiéramos agregar la información de los artistas de cada álbum, lo único que

tenemos que hacer es crear una tabla artista que esté relacionada a la tabla álbum

de la misma manera que la tabla pista. Por lo tanto, no tendremos que modificar la

estructura de nuestras tablas actuales, simplemente agregar la que hace falta.

La eficiencia se refiere al hecho de que no tenemos duplicación de datos, y tampoco

tenemos grandes cantidades de "celdas vacías".

El objetivo principal del diseño de bases de datos es generar tablas que modelan

los registros en los que guardaremos nuestra información.

Es importante que esta información se almacene sin redundancia para que se pueda

tener una recuperación rápida y eficiente de los datos.

A través de la normalización tratamos de evitar ciertos defectos que nos conduzcan

a un mal diseño y que lleven a un procesamiento menos eficaz de los datos.

Podríamos decir que estos son los principales objetivos de la normalización:

Controlar la redundancia de la información.

Evitar pérdidas de información.

Capacidad para representar toda la información.

Mantener la consistencia de los datos.

Seleccionar el Tipo de Dato Adecuado.

Una vez identificadas todas las tablas y columnas que necesita la base de datos,

debemos determinar el tipo de dato de cada campo. Existen tres categorías

principales que pueden aplicarse prácticamente a cualquier aplicación de bases de

datos:

Texto

Números

Fecha y hora

Cada uno de éstos presenta sus propias variantes, por lo que la elección del tipo de

dato correcto no sólo influye en el tipo de información que se puede almacenar en

cada campo, sino que afecta al rendimiento global de la base de datos.

A continuación se dan algunos consejos que nos ayudarán a elegir un tipo de dato

adecuado para nuestras tablas:

Identificar si una columna debe ser de tipo texto, numérico o de fecha.

Elegir el subtipo más apropiado para cada columna.

Configurar la longitud máxima para las columnas de texto y numéricas, así como

otros atributos.

2.3.4-Utilizar Índices Apropiadamente

Los índices son un sistema especial que utilizan las bases de datos para mejorar su

rendimiento global. Dado que los índices hacen que las consultas se ejecuten más

rápido, podemos estar incitados a indexar todas las columnas de nuestras tablas.

Sin embargo, lo que tenemos que saber es que el usar índices tiene un precio. Cada

vez que hacemos un INSERT, UPDATE, REPLACE, o DELETE sobre una tabla,

MySQL tiene que actualizar cualquier índice en la tabla para reflejar los cambios en

los datos.

¿Así que, cómo decidimos usar índices o no? La respuesta es "depende". De

manera simple, depende que tipo de consultas ejecutamos y que tan

frecuentemente lo hacemos, aunque realmente depende de muchas otras cosas.

Así que antes de indexar una columna, debemos considerar que porcentaje de

entradas en la tabla son duplicadas. Si el porcentaje es demasiado alto,

seguramente no veremos alguna mejora con el uso de un índice. Ante la duda, no

tenemos otra alternativa que probar.

2.3.5-Usar Consultas REPLACE

Existen ocasiones en las que deseamos insertar un registro a menos de que éste

ya se encuentre en la tabla. Si el registro ya existe, lo que quisiéramos hacer es una

actualización de los datos.

2.3-6-Usar Una Versión Reciente de MySQL

La recomendación es simple y concreta, siempre que esté en nuestras manos,

debemos usar la versión más reciente de MySQL que se encuentre disponible.

Además de que las nuevas versiones frecuentemente incluyen muchas mejoras,

cada vez son más estables y más rápidas. De esta manera, a la vez que sacamos

provecho de las nuevas características incorporadas en MySQL, veremos

significativos incrementos en la eficiencia de nuestro servidor de bases de datos.

2.3.7-Usar Tablas Temporales.

Cuando estamos trabajando con tablas muy grandes, suele suceder que

ocasionalmente necesitemos ejecutar algunas consultas sobre un pequeño

subconjunto de una gran cantidad de datos. En vez de ejecutar estas consultas

sobre la tabla completa y hacer que MySQL encuentre cada vez los pocos registros

que necesitamos, puede ser mucho más rápido seleccionar dichos registros en una

tabla temporal y entonces ejecutar nuestras consultas sobre esta tabla.

Una tabla temporal existe mientras dure la conexión a MySQL. Cuando se

interrumpe la conexión MySQL remueve automáticamente la tabla y libera el

espacio que ésta usaba.

Recomendaciones.

El último paso del diseño de la base de datos es adoptar determinadas

convenciones de nombres. Aunque MySQL es muy flexible en cuanto a la forma de

asignar nombre a las bases de datos, tablas y columnas, he aquí algunas reglas

que es conveniente observar:

Utilizar caracteres alfanuméricos.

Limitar los nombres a menos de 64 caracteres (es una restricción de MySQL).

Utilizar el guion bajo (_) para separar palabras.

Utilizar palabras en minúsculas (esto es más una preferencia personal que una

regla).

Los nombres de las tablas deberían ir en plural y los nombres de las columnas en

singular (es igual una preferencia personal).

Utilizar las letras ID en las columnas de clave primaria y foránea.

En una tabla, colocar primero la clave primaria seguida de las claves foráneas.

Los nombres de los campos deben ser descriptivos de su contenido.

Los nombres de los campos deben ser unívocos entre tablas, excepción hecha de

las claves.

Los puntos anteriores corresponden muchos de ellos a preferencias personales,

más que a reglas que debamos de cumplir, y en consecuencia muchos de ellos

pueden ser pasados por alto, sin embargo, lo más importante es que la

nomenclatura utilizada en nuestras bases de datos sea coherente y consistente con

el fin de minimizar la posibilidad de errores al momento de crear una aplicación de

bases de datos.

2.4-Conceptos importantes

Base de Datos.- Cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento

en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su

mantenimiento y acceso de una forma estándar. Los datos suelen aparecer en

forma de texto, números o gráficos. Hay cuatro modelos principales de bases de

datos: el modelo jerárquico, el modelo en red, el modelo relacional (el más extendido

hoy en día).

Base de Datos Relacional.- Tipo de base de datos o sistema de administración de

bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y

realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para

encontrar datos adicionales en otra tabla.

Datos Elementales.- Un dato elemental, tal como indica su nombre, es una pieza

elemental de información. El primer paso en el diseño de una base de datos debe

ser un análisis detallado y exhaustivo de los datos elementales requeridos.

Campos y Subcampos.- Los datos elementales pueden ser almacenados en

campos o en subcampos. Un campo es identificado por un rótulo numérico que se

define en la FDT de la base de datos. A diferencia de los campos, los subcampos

no se identifican por medio de un rótulo, sino por un delimitador de subcampo.

Delimitador de Subcampo.- Un delimitador de subcampo es un código de dos

caracteres que precede e identifica un subcampo de longitud variable dentro de un

campo.

DBMS: Data Base Management System (SISTEMA DE MANEJO DE BASE DE

DATOS).- Consiste de una base de datos y un conjunto de aplicaciones (programas)

para tener acceso a ellos.

2.4.1-Errores que se pueden encontrar en el diseño de una base

de datos:

Modelo de Datos.- es un conjunto de herramientas conceptuales para describir los

datos, las relaciones entre ellos, su semántica y sus limitantes.

Redundancia.- Esta se presenta cuando se repiten innecesariamente datos en los

archivos que conforman la base de datos.

Inconsistencia.- Ocurre cuando existe información contradictoria o incongruente en

la base de datos.

Dificultad en el Acceso a los Datos.- Debido a que los sistemas de procesamiento

de archivos generalmente se conforman en distintos tiempos o épocas y

ocasionalmente por distintos programadores, el formato de la información no es

uniforme y se requiere de establecer métodos de enlace y conversión para combinar

datos contenidos en distintos archivos.

Aislamiento de los Datos.- Se refiere a la dificultad de extender las aplicaciones que

permitan controlar a la base de datos, como pueden ser, nuevos reportes, utilerías

y demás debido a la diferencia de formatos en los archivos almacenados.

Anomalías en el Acceso Concurrente.- Ocurre cuando el sistema es multiusuario y

no se establecen los controles adecuados para sincronizar los procesos que afectan

a la base de datos. Comúnmente se refiere a la poca o nula efectividad de los

procedimientos de bloqueo.

Problemas de Seguridad.- Se presentan cuando no es posible establecer claves de

acceso y resguardo en forma uniforme para todo el sistema, facilitando así el acceso

a intrusos.

2.4.2-Niveles de Diseño:

Problemas de Integridad.- Ocurre cuando no existe a través de todo el sistema

procedimientos uniformes de validación para los datos.

Nivel Físico.- Es aquel en el que se determinan las características de

almacenamiento en el medio secundario. Los diseñadores de este nivel poseen un

amplio dominio de cuestiones técnicas y de manejo de hardware.

Nivel Conceptual.- Es aquel en el que se definen las estructuras lógicas de

almacenamiento y las relaciones que se darán entre ellas. Ejemplos comunes de

este nivel son el diseño de los registros y las ligas que permitirán la conexión entre

registros de un mismo archivo, de archivos distintos incluso, de ligas hacia archivos.

2.4.3-Clasificación de Modelos de Datos:

Nivel de Edición.- Es aquel en el que se presenta al usuario final y que puede tener

combinaciones o relaciones entre los datos que conforman a la base de datos

global. Puede definirse como la forma en el que el usuario aprecia la información y

sus relaciones.

Modelos Lógicos Basados en Objetos.- Son aquellos que nos permiten una

definición clara y concisa de los esquemas conceptuales y de visión. Su

característica principal es que permiten definir en forma detallada las limitantes de

los datos.

Modelos Lógicos Basados en Registros.- Operan sobre niveles conceptual y de

visión. Sus características principales son que permiten una descripción más amplia

de la implantación, pero no son capaces de especificar con claridad las limitantes

de los datos.

Modelos Físicos de Datos.- Describen los datos en el nivel más bajo y permiten

identificar algunos detalles de implantación para el manejo del hardware de

almacenamiento.

CONCLUSIÒN.

La finalidad de este trabajo, es dar una inducción en el tema de Diseño de Bases

de Datos, a personas ajenas al tema. De manera que por ello los temas se

presentan de una manera sencilla y sin tanta terminología.

Nos muestra la gran importancia que para cualquier entidad, ya sea una empresa

grande o chica, para el gobierno, hasta para la vida cotidiana de una persona (como

se muestra en el ejemplo de los CD’s), tienen las bases de datos. Todo gira

alrededor de ellas, todos los procesos del mundo están registrados en ellas, de ahí

la importancia de llevar a cabo un diseño eficiente y libre de errores de las mismas.

Siempre que una persona escucha hablar de bases de datos y de toda la

terminología que las acompaña piensa que es un tema excesivamente complicado,

y no es así, todo tiene un porque y lógica, es cosa de familiarizarse un poco con

ellas (bases de datos).

Cuando se ven en realidad todas las ventajas que tienen, es más sencillo el proceso

de aprendizaje, ya que siente que el aprender a manejarlas se verá recompensado.

Además de los sencillas que son, es muy fácil acceder a información, manuales y

cursos relacionados a ellas, todo está a la mano, con la facilidad de poner este tema

en un buscador de la red y aparecerán infinidad de temas, unos más complejos que

otros, pero siempre uno que se adecue a las capacidades de aprendizaje de cada

persona.

Otro punto muy importante es que la mayoría son gratis.

(N/C, TUTORIA DE BASE DE DATOS)

2.5-Desarrollo de bases de datos conectadas

En esta sección se describen las características proporcionadas por Herramientas

de datos de SQL Server para diseñar y consultar una base de datos conectada.

Con el Explorador de objetos de SQL Server de Visual Studio, los desarrolladores

ahora pueden crear, editar y examinar objetos de base de datos ubicados en un

servidor de bases de datos local, como SQL Server 2008 o Microsoft SQL Server

2012, o de forma remota en SQL Azure. Los desarrolladores pueden clonar

fácilmente una base de datos de producción existente en una instancia de prueba,

realizar trabajo de desarrollo adicional en ella y volver a publicar los cambios en la

base de datos de producción.

Nota:

Los temas de procedimientos de esta sección contienen una serie de tareas que

se pueden completar en un orden determinado.

En esta sección

Tema Descripción

Cómo: Conectar con una base de datos y examinar objetos existentes

Conectar con una base de datos y examinar sus entidades.

Cómo: Crear objetos de base de datos usando el Diseñador de tablas

Usar el nuevo Diseñador de tablas para diseñar tablas y administrar relaciones de tablas.

Cómo: Actualizar una base de datos conectada con Poder Buffer

Actualizar una base de datos conectada sin escribir scripts ALTER.

Cómo: Crear nuevos objetos de base de datos mediante consultas

Usar el Editor de Transact-SQL para editar y ejecutar scripts Transact-SQL.

Cómo: Editar una tabla existente mediante consultas

Escribir scripts Transact-SQL para editar la definición de una tabla o rellenar datos.

Cómo: Ver y editar datos de una tabla

Usar el Editor de datos para ver o escribir datos en una tabla.

Cómo: Eliminar objetos y resolver dependencias

Cambiar el nombre o eliminar entidades de base de datos, y permitir que SSDT resuelva automáticamente las dependencias de objetos.

Cómo: Clonar una base de datos existente

Crear una base de datos de desarrollo a partir de una base de datos de producción.

Extraer, publicar y registrar archivos .dacpac

Muestra cómo extraer y publicar archivos .dacpac.

Como muchos sabemos, ponerse a desarrollar una base de datos con cierta

complejidad y tamaño “a ojo” es perder el tiempo.

Para que la aplicación cumpla eficientemente sus objetivos y los resultados sean

buenos, debemos seguir un proceso:

Análisis.

Diseño del modelo entidad / relación.

Diseño del modelo relacional.

Lenguaje SQL y base de datos final.

Análisis

Debemos comenzar estudiando a fondo el mundo real que deseamos representar

en la aplicación y base de datos.

Por ejemplo: una universidad, un hospital, una empresa tecnológica.

A partir de este estudio, debemos crear el UD, que es simplemente la visión del

mundo real bajo unos determinados objetivos.

Modelo entidad / relación (E/R)

Cuando se inicia el diseño de una base de datos, uno de los mayores problemas

que existe, es que el diseñador concibe la base de datos con un modelo de datos

orientado a la maquina/plataforma. Y esto hace que en un alto grado se pierda la

conceptualidad del problema quedando tal diseño contaminado por cuestiones de

implementación.

Al final será un desastre puesto que nuestra aplicación no será capaz de representar

fidedignamente la realidad del asunto. Además de conllevar otra serie de problemas

como: falta de eficiencia, peor optimizado, imposibles actualizaciones, consultas

extremadamente largas…

El diseñador debe concebir la base de datos en un nivel superior, abstrayéndose de

cualquier consideración técnica o de implementación en sistema, plataforma o

aplicación.

Para ello puede contar con la ayuda de un modelo de datos como el E/R, presentado

por Peter P. Chen. Con el podrá centrarse en la estructura lógica y abstracta de la

información, siendo capaz de representar toda la semántica del mundo real por

medio de entidades y relaciones.

Modelo relacional

Llegados a este punto, el diseñador se acerca (ahora si es el momento) más a la

máquina que al mundo real. El diseñador debe transformar el modelo E/R en el

modelo relacional, teniendo muy en cuenta la teoría de la normalización. Esta es

una operación de cierta complejidad.

El modelo relacional, presentado por el Dr. E.F.Codd, fue revolucionario puesto que

consigue la independencia de las aplicaciones respecto a los datos.

Este modelo de datos está basado en las teorías matemáticas de las relaciones,

haciendo que los datos se estructuren lógicamente en forma de relaciones -tablas-

.

Presenta beneficios como:

Sencillez y uniformidad: Al tener como resultado una colección de tablas, y ser la

tabla la estructura básica se da como resultado una gran uniformidad, junto con la

sencillez de los lenguajes de usuario que pueden operar con ellas.

Flexibilidad: Ofreciendo a los usuarios los datos de la forma más adecuada a su

aplicación.

Independencia del interfaz de usuario: El modo en el que se almacena los datos

no influye en su manipulación lógica.

Lenguaje SQL y base de datos final

Llego el momento de crear la base de datos!

Quizás esta sea la etapa más fácil, pues el trabajo duro queda hecho con los dos

modelos de datos anteriores. Ahora solamente tendremos que codificar en lenguaje

SQL el modelo relacional expuesto anteriormente.

Para ello necesitaremos de:

LDD: Con el que (por ejemplo) codificar las sentencias para la creación de las

distintas tablas de la base de datos.

LMD: Para codificar las instrucciones (que por ejemplo) se encargarán de realizar:

consultas, adiciones, eliminaciones de registros.

(N/C, DESARROLLO DE BASE DE DATOS , 2007)

3.-Construcción en formato tabla o formulario de una base de datos

Es posible introducir datos en tu hoja de cálculo Excel de forma rápida y fácil, para

ello has de usar los formularios de datos.

De esta manera los datos se introducen de forma más eficaz incluso aunque no se

tengan muchos conocimientos de Excel.

Vas a ver cómo crear y usar un formulario, introducir datos, realizar búsquedas,

eliminar registros,…

En el ejemplo harás una base de datos para registrar información sobre los clientes

de la empresa para hacer una acción comercial con el correo electrónico.

En primer lugar abre una hoja de cálculo Excel, en otras hojas la sistemática es muy

similar por ejemplo puedes leer Google Docs. formularios.

Escribe en la celda A1 Nombre; en B1 Apellido; en C1 Teléfono; y en D1 Email.

Selecciona el rango desde A1 a D1.

En Excel 2003 pulsa en el Menú (arriba en la parte central), y luego en Formulario.

En Excel 2010 y 2007, pulsa en la Cinta de opciones el icono, Formulario, si no

aparece sigue estas instrucciones.

En la nueva pantalla que se despliega, ver imagen ampliada, ya puedes ir

introduciendo los datos de tus clientes.

En la parte izquierda tienes unos rectángulos blancos donde has de situar el cursor

e ir escribiendo la información.

Así por ejemplo escribe en la primera fila en Nombre: Yolanda, en Apellido: Cuesta,

en Dirección: About en español, Teléfono: 696 22 22 22 y en email:

hojasdecalculo@aboutguide.com. Haz lo mismo en la segunda fila con tus datos y

en la tercera con los datos de una tercera persona.

Pulsa Nuevo para pasar a cumplimentar el siguiente registro.

Así sucesivamente hasta introducir todos los registros.

Para moverte por esta ventana pulsa sobre la barra de desplazamiento que está en

la parte central y desplázate con el ratón sin soltar o pincha en los triángulos negros

superior e inferior, así te iras situando en uno u otro registro.

Otras acciones importantes en el apartado de formularios es la Eliminación de

registros y la Búsqueda de registros.

En cuanto a la Eliminación de registros, sitúate en el registro a eliminar, pulsa en el

botón Eliminar y en el cuadro de dialogo haz clic en Aceptar, recuerda que si en el

último momento decides no eliminarlo puedes pulsar Cancelar y el registro no se

borrara, eso sí una vez eliminado no podrás recuperarlo ni con la acción Deshacer.

También es útil que conozcas la opción Búsqueda de registros del formulario de

datos, lo más sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y

Buscar siguiente.

Otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco,

escribir la palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que

la búsqueda de Excel es bajo la condición “Y”, con lo cual si cumplimentas más de

un cuadro de texto han de estar bien escritos y ser correctos los datos para que te

sitúe en el registro.

Para búsquedas más avanzadas puedes usar los Filtros y establecer diferentes

condiciones en función de lo que busques.

Para continuar con la introducción de datos pulsa el botón Nuevo.

Cuando termines de introducir información pulsa en Cerrar y la ventana del

Formulario desaparecerá, dejando los registros en tu hoja de cálculo.

Para volver a abrir el Formulario, sigue los pasos como explicaba al principio y se

vuelve a abrir la ventada desde donde podrás continuar con la introducción de más

referencias.

Consejo: si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por

ejemplo desconoces el teléfono, puedes crear el registro con los datos que

conozcas y más tarde cumplimentar el que te falta.

(CUESTA)

4.-Crear una base de datos en Access

Como hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos es necesario comenzar con el diseño. Una vez diseñada la base de datos podemos iniciar su

creación con nuestra herramienta de preferencia. En esta ocasión mostraré los pasos para crear una base de datos en Access.

4.1-Formato de las bases de datos en Access

Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el nombre de archivo.

Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.

Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario la otra persona no podrá abrir el archivo.

4.2-Crear una base de datos en Access con plantillas

Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo y posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarán las plantillas disponibles.

Al elegir crear una base de datos a través de una plantilla se incluirán las tablas, formularios y reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos elementos.

Sugiero utilizar este método solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas de bases de datos y estás totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de datos creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar a ser muy laborioso tratar adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una estructura muy diferente.

4.3-Crear una base de datos en Access en blanco

Ya que (en teoría) al momento de crear una base de datos en Access deberíamos haber hecho el diseño, la mejor opción para crear nuestra base de datos será hacerlo a partir de una base de datos en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opción Base de datos en blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo.

Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía llamada Tabla1 a partir de la cual podremos iniciar con la creación de nuestro diseño.

(ORTIZ, http://exceltotal.com/crear-una-base-de-datos-en-access/, 2012)

5.1-Base de datos en Excel

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.

5.2-Diseño de bases de datos en Excel

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes

de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de datos.

Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.

Paso 2: Determinar los campos de las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés en capturar más información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo anterior.

Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.

Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago. Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:

Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda de la siguiente manera:

6.-Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:

Cada tabla del diseño será una tabla de Excel. Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

6.1-Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:

La Hoja. Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja. Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Órdenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Órdenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.

Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.

6.2.-Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)

Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de bases de datos(DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de

gestión de bases de datos se encargará de devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.

Excel no es un DBMS

Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:

Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo. Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran

manera. No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger

ciertos datos de ciertos usuarios.

Conclusión

La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que utilizamos la herramienta como un repositorio de datos y aunque no es formalmente un sistema de gestión de bases de datos, es posible utilizarlo para guardar información útil.

Mi recomendación es que si te encuentras con que alguna de las desventajas de Excel te está causando dolores de cabeza con tu trabajo, entonces considera fuertemente la opción de utilizar algún DBMS como Microsoft SQL Server o Access. Si las capacidades de Excel han sido hasta ahora suficientes para ti, entonces te recomiendo seguir los pasos descritos en este artículo para hacer uso de las

mejores prácticas en el diseño y construcción de bases de datos en Excel y hacer más eficiente el trabajo y organización de la información.

(ORTIZ, http://exceltotal.com/base-de-datos-en-excel/, 2014)

7.-Tablas de Excel

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la

que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los

campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de

base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila

es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con

255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una

serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy

cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas

tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el

término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo,

se refiere a las tablas como listas.

A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.

7.1-Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la

lista.

- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla .

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos

hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),

activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones

aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango

seleccionado con el formato propio de la

tabla.

7.2-Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente

los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta

segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros

amigos.(a)

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o

mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que

esté activa, y pulsar en el icono Formulario .

Como esta opción no está directamente disponible

en la Cinta de opciones, podemos añadirla a

la Barra de acceso rápido, de la forma que ya

vimos. Pulsando el Botón Office > Opciones de

Excel > Personalizar, y Agregar el

icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de

opciones.

Al crear el formulario,

disponemos de siguientes

botones:

Nuevo: Sirve para introducir un

nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que

está activo.

Restaurar: Deshace los cambios

efectuados.

Buscar anterior: Se desplaza al

registro anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al

siguiente registro.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.

Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro,

luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos

podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos

guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los

cambios pulsamos la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará

en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para

aceptar o cancelar respectivamente.

Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si

queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic

en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar

anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un

criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al

formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos

pero encima de la columna de botones aparece la palabraCriterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre,

escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al

formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

7.3-Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla,

podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si

la tabla contiene encabezados, estos deben

permanecer en la misma posición, así que sólo

podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o

encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.

Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo

datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá

una fila nueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas

entre las filas existentes de la tabla, nos

posicionaremos en la primera celda que

queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el

menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos

sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la

tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña

de Inicio y en el menú contextual de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los

datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si

deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja,

entonces pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla.

7.4-Estilo de la tabla

Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que

resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos,

disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla,

podemos marcar o desmarcar otros

aspectos, como que las columnas o filas

aparezcan remarcadas con bandas, o se

muestre un resaltado especial en la

primera o última columna.

Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.

Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo

condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.

En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las

opciones Primera y Última columna.

7.5-Ordenar una tabla de datos

A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir,

ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer

apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después

podemos acceder a la pestañaDatos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio

de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar

y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.

Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando

la pestaña junto al encabezado de la columna.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo

ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la

pestaña Datos, pulsamos sobreOrdenar... nos aparece el cuadro de

diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que

queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos

según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio

de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el

orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se

guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no

sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles,

ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación

seguirá el mismo patrón.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,

aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se

ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás

niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para

abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones

en el criterio de la ordenación.

7.6-Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en

la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por

nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las

cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la

pestaña Datosmarcando o desmarcando el botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del

campo 1er Apellido, nos aparece un menú

desplegable como este, donde nos ofrece una

serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel

filtrará todos los registros que tengan Moreno en

el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán'

de la lista.

Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde

se despliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos

condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel

evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará

la fila. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un

carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo

de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga

una o en el segundo carácter y no contenga la letra z.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de

icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar

Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro

pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.

Utilizar Filtros avanzados.

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja,

utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en

la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Si deseas saber más sobre cómo definir criterios de filtrado, haz clic aquí .

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro

avanzado, pulsaremos en en la

sección Ordenar y filtrar.

Rango de la lista: Aquí especificamos los

registros de la lista a los que queremos aplicar

el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila

donde se encuentran los criterios de filtrado (la

zona de criterios).

También podemos optar por guardar el

resultado del filtrado en otro lugar,

seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el

campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con

exactamente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al

menú Datos - Filtro - Mostrar todo.

7.7-Funciones de base de datos

En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de

datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican

a tablas de datos.

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna

columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el

cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.

Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros

automóviles (ver figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de

los Ford, no podemos utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles,

en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA

incluye la condición de filtrado automóvil="Ford"

Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la

hoja:

En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de

plazas, años, rentabilidad y beneficio obtenido.

Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.

Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas

llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el

nombre del campo que se utiliza en la función, un rango de criterios para indicar la

condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función

(el filtro).

Función Descripción Ver

Detalle

BDCONTAR(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que

contienen un número

BDCONTARA(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que

contienen un valor

BDMAX(datos;campo;criterios) Obtiene el valor máximo

BDMIN(datos;campo;criterios) Obtiene el valor mínimo

BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) Obtiene el producto de los

valores indicados

BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) Obtiene el promedio de

los valores indicados

BDSUMA(datos;campo;criterios) Obtiene la suma de los

valores indicados

BDEXTRAER(datos;campo;criterios)

Obtiene un valor de un

campo en una fila que

cumpla un criterio de

selección

BDVAR(datos;campo;criterios) Calcula la varianza sobre

una muestra de valores

BDVARP(datos;campo;criterios)

Calcula la varianza sobre

todos los valores de un

campo

BDDESVEST(datos;campo;criterios)

Calcula la desviación

estándar sobre una

muestra de valores

BDDESVESTP(datos;campo;criterios)

Calcula la desviación

estándar sobre todos los

valores de un campo

7.8-Crear un resumen de datos

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos

refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de

la lista.

Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección,

localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por

localidad.

Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos

clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada

marca.

Para agregar los subtotales

automáticamente debemos situarnos

sobre una celda cualquiera de la lista y

marcar la opción Fila de totales en

las Opciones de estilo de tabla, en la

pestaña Diseño.

Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña

con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el

total de esa columna.

Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los esquemas

que ya vimos, o las tablas dinámicas, que veremos en el tema siguiente.

(CLIC, 2007)

8-INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS MICROSOFT

ACCESS

8.1-FUNDAMENTOS DE MICROSOFT ACCESS 2000

La información se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado

se dispone de potentes sistemas para tratarla. Access 2000 se define como un

sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR) que incorpora un

entorno de desarrollo para la creación de aplicaciones informáticas basadas en

bases de datos relacionales. Ahora bien, antes de entrar en el manejo de Access

2000, conviene primero definir qué es Access 2000 y que se puede esperar de él.

8.2-¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS 2000?

Microsoft Access 2000 es un sistema de gestión de bases de datos relacionales

(SGBDR), lo cual le proporciona una serie de ventajas, entre las que caben

destacar: · Creación de tablas para el almacenamiento y la manipulación de la

información. · Definición de relaciones entre tablas. · Consultas a múltiples tablas. ·

Verificación de la integridad de la información. Todo esto dentro del ambiente

Windows, de fácil manejo para el usuario, e incorporando funciones como: ·

Asistentes fáciles de usar (un asistente genera automáticamente objetos que

componen la base de datos). · Gráficos y diagramas profesionales. · Incorporación

de macros: automatización de la programación. · Incorporación de módulos:

programación Visual Basic para bases de datos. · Ayuda basada en el contexto. ·

Asistentes para ayuda. · Formularios e informes con la filosofía «lo que se ve es lo

que se imprime». · Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinámico

de datos) y OLE (Object Linking and Embedding: enlace e incrustación de objetos.

· Importación, exportación y vinculación con archivos externos. Lo anterior da una

visión general de Access 2000, pero tal vez algunos usuarios principiantes se

preguntarán: ¿qué es una base de datos relacional?. Para contestar esta pregunta

se hará, a continuación, una breve reseña. 1.2. DEFINICIONES ¿Qué es una base

de datos? Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí, que a

través de un SGBD facilita el almacenamiento, gestión y recuperación de datos.

Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en

él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Sistemas Informáticos para

la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000

Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página 4 Los

sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de

información. El manejo de datos incluye, tanto la definición de las estructuras para

el almacenamiento de datos, como los mecanismos para el manejo de la misma.

Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son: · Evitan la redundancia. ·

Evitan la inconsistencia. · Obligan al cumplimiento de normas o requisitos para la

inserción y eliminación de datos a la BD (Base de datos). · Es posible aplicar

restricciones de seguridad para el acceso a los datos. · Se mantiene la integridad

entre los datos. ¿Qué es información? La información es un conjunto de datos con

importancia para el individuo o la empresa, la cual debe ser gestionada por el

sistema de base de datos y que posteriormente puede ser utilizada en la toma de

decisiones de alguna actividad empresarial. Por lo tanto, un sistema de base datos

optimiza el manejo de la información. ¿Qué es una base de datos relacional?

Cuando hablamos de una base de datos relacional nos referimos a una manera de

organizar la información que contiene la base de datos. En los sistemas

relacionales, la información se representa mediante tablas. Una tabla es una

estructura de datos que contiene información común. Por ejemplo, una tabla

llamada «abogados» puede estar formada por una serie de filas que representen a

los distintos abogados que se tienen almacenados, y por una serie de columnas que

representen a cada uno de los campos que caracterizan los abogados, como

pueden ser el nombre del abogado, apellidos, dirección, especialidad, etc. Las

tablas pueden, a su vez, estar relacionadas entre sí, y éste conjunto de tablas

relacionadas entre sí forma el esquema de la base de datos. Componentes de una

B.D. relacional Tablas. Se guardan datos referentes a un objeto o entidad general.

Está compuesta por filas y columnas. Filas o registros de una tabla. Una tabla está

compuesta por filas o registros donde se almacena información referida a una

misma entidad particular. Columnas o atributos de una tabla. Definen las

características o propiedades que representan. Clave primaria de una tabla. Mínimo

conjunto de atributos que identifican de forma única una fila en una tabla. Índice de

una tabla. Estructura de datos que permite acceder a los datos de una tabla de

forma rápida. Clave externa. Conjunto de campos de una tabla que son clave

primaria de otra tabla. Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a

las Bases de Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y

Computación. Universidad de Almería Página 5 Relación entre tablas. Es la forma

en que se relacionan 2 tablas. Las relaciones posibles son: · Uno a uno: Dadas una

tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar relacionado con un

registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con un

registro de la tabla A. Por ejemplo suponiendo una tabla con información de

Alumnos y una tabla con información de Carnets de alumno, cada alumno tiene un

único carnet de alumno, y cada carnet de alumno pertenece a un solo alumno. · Uno

a muchos: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar

relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede

estar relacionado con un registro de la tabla A. Por ejemplo supongamos una tabla

con departamentos y una tabla con profesores, cada departamento constaría de

varios profesores y cada profesor pertenecerá a un único departamento. · Muchos

a muchos: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar

relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede

estar relacionado con varios registros de la tabla B. Por ejemplo supongamos una

tabla con información de Alumnos y otra tabla con Asignaturas. Cada alumno puede

estar matriculado en varias asignaturas y cada asignatura tendrá varios alumnos

matriculados. Integridad referencial La integridad referencial ayuda a garantizar que

las relaciones entre registros sean válidas y que no se eliminarán accidentalmente

datos relacionados. En resumen, en el modelo relacional, los datos y las relaciones

entre ellos se representan mediante una serie de tablas, cada una de las cuáles

tiene varias columnas con nombres únicos. El usuario puede consultar estas tablas,

insertar datos, eliminarlas y modificarlas. Microsoft Access 2000 es un sistema de

gestión de bases de datos relacionales. ¿Cómo se forman las bases de datos?

Bases de datos: es un conjunto de datos que se relacionan con un tema o propósito

particular. SGBDR (Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales): es el

software que permite organizar y analizar los datos almacenados en tablas. Es decir,

es un conjunto de programas con los que se puede acceder y manipular datos.

8.3-ELEMENTOS DE MICROSOFT ACŒSS

Tablas Una tabla es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o

evento. Access 2000 representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo,

donde las columnas son campos y las filas son registros. Toda la información de la

tabla debe describir el tema para el que fue creada. Por ejemplo: una tabla que

contenga la información de todos los productos que vende una compañía, debe

estar definida por un conjunto de campos, que representen todas las características

del producto que sean relevantes para la compañía. Sistemas Informáticos para la

Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000

Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página 6 En

una tabla, una columna hace referencia a una característica de los datos

almacenados, como puede ser edad, localidad, sexo, DNI, etc. Retomando el

ejemplo de la tabla de productos, algunos campos pudieran ser: ID del producto,

nombre del producto, coste del producto, cantidad del producto en tienda, color del

producto, peso del producto, etc. Un registro es un conjunto de información acerca

de la persona, cosa o evento que representa la tabla. Puede ser toda la información

acerca de una transacción, o como en el ejemplo que se ha venido manejando,

todas las características de un producto en concreto. Por ejemplo, ID del producto

= 1234442W, nombre del producto = mochila de tipo escolar, coste del producto =

3.000,00, cantidad del producto en tienda = 100, color del producto = rojo, peso del

producto =500 grs. Cada registro de la tabla tiene las mismas características

(columnas), y cada una de ellas puede tomar valores en el mismo dominio. Un punto

importante a destacar es que cada registro debe ser único en la tabla

correspondiente, para ello, debe existir uno o varios campos cuyo valor nunca puede

repetirse a través de todos los registros de la tabla; estos campos se denominan

clave principal o primaria. En el ejemplo mostrado sería ID del producto. La

definición de las tablas es el eje sobre el cuál giran los demás elementos de

Microsoft Access 2000. Como se dijo, una base de datos la forman los datos

propiamente dichos y los programas que los manipulan. Puede decirse que las

tablas constituyen los datos en si y los demás elementos son los programas que los

manipulan. Consultas Una consulta es una solicitud de información a la base de

datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de

tablas (relacionadas entre ellas). Una consulta crea la llamada “hoja de respuestas

dinámica” a partir de la información extraída de las tablas de la base de datos. En

algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratase de tablas,

pero ello no implica que la información radique en las consultas, ya que el único

elemento que contiene realmente la información del sistema son las tablas. En las

consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar

sólo los que cumplan con el criterio. En el caso de la tabla «producto», podría

hacerse una consulta que mostrase todos aquellos productos cuyo valor en el

campo cantidad de producto en tienda sea igual a cero. Esta consulta podría

detectar cuándo debe generarse un pedido. Las consultas, junto con las tablas,

constituyen la base para la creación de otros objetos de la base de datos. Pero,

como ya se ha dicho, quien realmente almacena y define los datos son las tablas.

Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos.

Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de

Almería Página 7 Formularios Un formulario permite crear la interfaz de usuario, y

es una forma de interacción entre el usuario y la base de datos que permite

presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o más tablas o de

una o más consultas. El diseño correcto de un formulario facilita a los usuarios la

interacción con el sistema de base de datos. Access 2000 no sólo cuenta con

elementos gráficos para crear interfaces amigables, sino que incorpora un asistente

que genera automáticamente los formularios más habituales. Uno de los elementos

gráficos que facilitan la interfaz con el usuario son los controles, que permiten

desplegar imágenes (logotipo de la empresa, etc.), controlar la introducción de la

información a través de listas de valores que limitan la entrada de los datos, etc. En

general, los controles que brinda Access 2000, parten del estándar que el propio

Windows utiliza para su interacción. En los formularios también es posible crear o

llamar a módulos que permiten hacer uso de funciones más sofisticadas. También

se pueden desplegar mensajes de error personalizados, e incluso, hacer llamadas

a otros elementos del propio Access 2000, como informes u otros formularios.

Informes Con un informe es posible recuperar contenidos de la base de datos y

presentarlos en una página impresa. Un informe puede recuperar la información de

tablas, consultas o incluso de formularios. Los informes de Access 2000 siguen la

filosofía de lo que se ve es lo que se imprime, con lo cual es posible diseñar informes

de gran calidad y de forma fácil. En un informe se pueden mostrar totales y realizar

operaciones matemáticas con los datos de los campos y registros que contenga el

informe. En los informes también se manejan los controles, de forma similar a los

formularios; con lo cual aumentan su potencialidad. Los informes son similares a las

consultas. Incluso existe la posibilidad de verlos en la pantalla de la computadora

en lugar de dirigirlos a la impresora. Macros Son la forma que brinda Access 2000

para la automatización de la programación. Con ellas el usuario puede utilizar

funciones predefinidas que llevan a cabo una tarea repetitiva, facilitando el trabajo

a los usuarios. Existe una gran variedad de estas funciones y la combinación de las

mismas aumenta el poder de las macros. Las macros y los módulos se utilizan para

la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema. Módulos

Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio en el manejo de una base de datos,

probablemente desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello, Access

2000 incorpora opciones de programación: los módulos, que son rutinas de

programación creadas por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una

acción específica. Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las

Bases de Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y

Computación. Universidad de Almería Página 8 Controles Los elementos en un

formulario o informe que presentan o imprimen los datos se llaman controles. Con

un control se pueden presentar datos en un campo, resultados de un cálculo,

palabras para el título, o bien, gráficas, dibujos u otros objetos e incluso, otro

formulario o informe. Un control se puede colocar dentro de un formulario o de un

informe. Como resumen podemos decir que la parte principal son las tablas que

contienen los datos; de éstas se obtienen las consultas. De las consultas y/o las

tablas se crean los formularios y los informes. En cuanto a las macros y módulos,

sirven de apoyo para realizar funciones más especializadas.

8.4-DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS 2000

En Access 2000, uno de los puntos más importantes a considerar es la definición

de tablas y las relaciones entre ellas; como ya se mencionó en la introducción,

Access 2000 es una base de datos relacional, por lo cual su manera de guardar

información es a través de dichas tablas. Por este motivo, el usuario debe hacer un

diseño de cada tabla, los campos que contiene, y las relaciones entre éstas. Lo

anterior no quiere decir que una tabla no pueda modificarse en cualquier momento,

pero esta acción puede conllevar a la destrucción de la información previamente

almacenada. Otro punto que debe tomarse en cuenta antes de modificar una tabla,

es que la mayoría de los elementos de la base de datos se basan en ellas, por

ejemplo, las consultas, los formularios, los informes, etc. Por lo cual, las alteraciones

en las tablas tienen repercusión directa sobre los elementos que la manipulan. Lo

anterior pone de relieve la importancia de un correcto diseño inicial de la base de

datos. Por ejemplo, cuando se va a diseñar un sistema de inventarios, se debe

dilucidar la necesidad de una tabla llamada «producto», donde se guarden las

descripciones, claves, etc. de todos los productos, y una tabla llamada «sucursal»,

que guarde la dirección de las diferentes sucursales, sus gerentes y sus

características principales. Ahora bien, si se piensa en guardar la cantidad de

productos por sucursal, entonces debe existir una tercera tabla que sea la unión de

las dos anteriores, cuyo nombre sería «producto-tienda», y que contendrá la

cantidad de productos en cada sucursal, el costo del producto, la última fecha de

entrada, etc. Todo lo anterior marca una pauta en el correcto diseño de una base

de datos, es decir, los pasos que se deben seguir para lograr aplicaciones de calidad

y de forma rápida. Primero debe de hacerse una visión general de las estructuras

que almacenarán los datos que se encuentren en el sistema y luego detallar las

características que deben tener, para que la información no aparezca duplicada. Y

como último paso, se construirán los mecanismos que manipularán estas

estructuras. Realizar un análisis previo del problema a resolver, evita en muchos

casos la duplicidad en el trabajo, ya que, como se ha venido diciendo en repetidas

ocasiones, una mala conceptualización de una de las estructuras que constituye la

base de los objetos del sistema, repercute en el rediseño de los mismos. Sistemas

Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft

Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería

Página 9 Los pasos siguientes son recomendables para la realización de un buen

diseño y deben hacerse antes, incluso, de acceder a la creación de ningún objeto: ·

Se deben especificar las tablas que se precisan para representar la información. En

el caso del sistema de inventarios surgieron, como mínimo, tres tablas: «producto»,

«sucursal», «producto-sucursal». · Se indicarán para cada tabla los campos que la

componen. · Para cada uno de los campos, se realizará un análisis para determinar

el tipo de dato y posibles restricciones de los valores que contendrán. Por ejemplo,

el coste-producto debe especificarse que no pueda ser un valor menor o igual a

cero. · Se identificarán los campos comunes en las tablas, para saber cuáles tablas

tienen relaciones. · Se definirán las llaves primarias. En el caso de la tabla

«producto», debe encontrarse, entre todos sus campos, uno cuyo valor nunca

pueda ser repetido. El campo más indicado sería el ID-producto. · Finalmente se

diseñarán los mecanismos que manipulen estas tablas. Después de esto se lleva el

diseño a la práctica. En los siguientes apartados se aprenderá la definición de tablas

y otros elementos. El primer paso en la creación de una base de datos es el diseño

de las tablas, independientemente de los tipos de datos que contengan. Una vez

que se tengan las definiciones de las tablas, se pueden crear relaciones, consultas,

formularios y otros objetos que ayuden a manejar la base de datos.

8.5-DESCRIPCION DE MICROSOFT ACCESS 2000

Como hemos dicho anteriormente Microsoft Access 2000 para Windows es un

SGBDR (Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacional) idóneo para la

iniciación al desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. Con esta herramienta

podremos crear aplicaciones para bases de datos comenzando con la definición del

esquema de la base de datos, y construyendo a partir de él una interfaz de

explotación para dicha base de datos, utilizando para ello las características de

Microsoft Access 2000. En primer lugar vamos a describir brevemente el entorno de

trabajo. 2.1. Entrar y salir de Microsoft Access 2000 Para iniciar una sesión de

trabajo con Microsoft Access 2000, basta con pulsar dos veces con el ratón sobre

el icono de Microsoft Access 2000 que aparece en el grupo Programas del menú

Inicio. Una vez que realice esto, aparecerá la ventana inicial de Microsoft Access

2000 que deberá ser similar a la siguiente: Sistemas Informáticos para la Gestión

Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de

Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página .10 Desde esta ventana

podemos elegir entre crear una base de datos nueva, abrir una base de datos

existente, o bien utilizar un asistente que nos ayuda a crear una base de datos a

partir de plantillas de bases de datos (bases de datos tipo). En nuestro caso

elegiremos la opción Base de datos en blanco y pulsaremos Aceptar. A continuación

aparece un cuadro de diálogo en el que introduciremos el nombre de la base de

datos que vamos a crear (p.e. Prueba). (Si dispone de una cuenta en la red, no sería

mala idea crear un directorio y guardar en él la base de datos de estas prácticas, y

al final de la clase no olvide hacer una copia de seguridad en un disco flexible.) Una

vez que haya creado la base de datos, se habrán creado dos archivos, uno con

extensión .LDB y otro con extensión .MDB. El archivo con extensión .mdb va a ser

el archivo que contenga la estructura de la base de datos, las restricciones que

defina sobre los datos, así como los programas de aplicación y rutinas de

tratamiento de datos que utilice en su Base de Datos. Sistemas Informáticos para la

Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000

Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página 11

Llegados a este punto, deberá tener una ventana con el nombre del archivo que

haya utilizado (p.e. prueba) como la siguiente, en la que aparece la ventana de la

base de datos, organizada en varias secciones (Objetos). En cada uno de estos

objetos se guardarán las tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros

y módulos de programa en Access Basic (una adaptación de Visual Basic para la

manipulación de tablas). Además, aparecen tres botones en la parte superior para

crear un objeto Nuevo (pudiendo crear también con otros asistentes indicados en la

parte derecha de la ventana), Abrir uno existente, o modificarlo (Diseño). A

continuación describiremos la barra de menú de la base de datos, que tiene algunas

órdenes que equivalen a las acciones que se pueden realizar sobre la ventana de

la base de datos (p.e. cambiar entre las distintas objetos de la base de datos o

utilizar los botones de la ventana de la base de datos). Las órdenes de la primera

sección permiten crear una base de datos nueva, así como abrir y cerrar una base

de datos. Además aparece la orden Obtener datos externos, que permite incorporar

nuevos datos a nuestra base de datos (bien de forma vinculada o bien de forma

incrustada). En la segunda sección, además de guardar nuestra base de datos,

podemos guardarla en otra base de datos o en esta misma con la orden Guardar

como o exportar. Las órdenes restantes son las habituales del menú archivo de una

aplicación Windows, por lo que no les dedicaremos ninguna atención. Sistemas

Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft

Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería

Página 12 En cuanto al menú Edición, consta de las órdenes convencionales de

Edición de Windows (deshacer, cortar, pegar, etc.), y la orden Crear acceso directo,

que permite crear un acceso directo a cualquiera de los objetos de la base de datos.

Esto es especialmente útil para formularios de inicio de la base de datos. También

aparecen las órdenes Eliminar y Cambiar nombre, cuya función es obvia. Las

órdenes del menú Ver, permiten configurar distintas opciones de presentación en la

ventana de Access 2000. La orden Objetos de la base de datos despliega un

submenú que permite la activación de los distintos grupos de objetos de la base de

datos (tablas, formularios, consultas,…). El segundo y tercer grupo de órdenes

permiten configurar la presentación de los iconos en la ventana de la base de datos.

En cuanto a la sección siguiente, la orden Propiedades muestra el cuadro de diálogo

de propiedades para configurar las propiedades de un objeto, mientras que la orden

Código presenta el entorno de programación de Visual Basic para aplicaciones, en

el que se introduce código VBA. Por último, la orden Barras de herramientas,

muestra las distintas barras de herramientas disponibles. En el menú Insertar,

puede encontrar órdenes para crear objetos de los distintos tipos de objetos que se

permiten en Access 2000, así como dos órdenes para crear un formulario o un

informe con un formato predeterminado para una tabla o consulta. Para ello, se

utilizan las órdenes Autoformulario y Auto informé, respectivamente. Sistemas

Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft

Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería

Página 13 En el menú Herramientas aparecen varias órdenes de las que cabe

destacar la orden de Relaciones, que permite definir las relaciones existentes entre

las tablas de nuestra base de datos, así como definir las restricciones de

cardinalidad (1:1, 1:M, M:N). La orden Utilidades de la base de datos permite

convertir la base de datos a un formato de Access anterior, y también hay

disponibles una serie de órdenes para compactar y reparar la base de datos. La

orden de compactación suele utilizarse en ambientes dinámicos, en los que es

frecuente la modificación continua de los datos, con lo que se realiza una

optimización del espacio que ocupa la base de datos. En cuanto a la orden de

reparación, se suele utilizar ante caídas del sistema o frente a errores hardware, lo

que proporciona un mecanismo de recuperación frente a errores. En cuanto a la

orden Seguridad, permite la configuración de distintas cuestiones de seguridad

sobre la base de datos, como son la definición de contraseñas, grupos de trabajo y

usuarios. La orden Inicio, permite configurar algunas opciones que se llevarán a

cabo cuando se inicie la base de datos (p.e. formulario inicial).

8.6-DEFINICIÓN DE TABLAS

Para definir una tabla seleccione el objeto Tabla y pulse el botón Nuevo, con lo que

aparecerá un cuadro de diálogo que le indica si desea crear la base de datos a partir

de la hoja de vista de datos (sin especificar los atributos), en modo de diseño o bien

si desea utilizar el Asistente para la creación de tablas de Microsoft Access 2000 a

partir de una serie de plantillas incorporadas. También puede incorporar una tabla

nueva a la base de datos mediante vinculación o mediante incrustación. Seleccione

la opción Vista diseño y pulse el botón Aceptar. A continuación aparecerá una

ventana para que defina la estructura de una tabla, especificando los nombres de

los campos, los tipos de datos de cada campo y una breve descripción del contenido

de cada campo. Los nombres de campo de una tabla pueden tener hasta 64

caracteres de longitud y se permiten la inclusión de espacios en los nombres de

campo. Los tipos de datos para cada campo se muestran en la tabla siguiente:

Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos.

Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de

Almería Página 14 Tipo de datos Descripción Texto Cadena de hasta 255

caracteres. Memo Cadena de hasta 32.000 caracteres. (No se pueden indexar, y

por tanto no se puede ordenar por campos MEMO) Numérico Un tipo de datos

numérico (real, entero,...). Fecha/Hora Valores de fecha y hora comprendidos entre

el año 100 y el año 9999. Moneda Valores monetarios. Auto numérico Número que

se autoincrementa cada vez que se añade un registro a la tabla. Sí/No Valores

boléanos (verdadero/falso) Objeto OLE Contienen cualquier tipo de objeto OLE (p.e.

una imagen). Hipervínculo Permite definir un enlace hipertexto. Asistente para

búsquedas... Crea una columna de búsqueda, que muestra la lista de los valores

que puede elegir. Además para cada campo de datos, se pueden imponer una serie

de restricciones o propiedades del campo. Propiedades para un campo Texto

Propiedades para un campo Numérico A continuación se muestra la notación que

se utiliza para las máscaras de entrada · 0: Dígito (0-9, entrada requerida, signos

más [+] y menos [-] no permitidos). · #: Dígito o espacio (entrada no requerida, las

posiciones en blanco se convierten en espacios, y se permiten los signos más y

menos). · 9: Dígito o espacio (entrada no requerida, signos más y menos no

permitidos). · L: Letra (A-Z, entrada requerida). ·?: Letra (A-Z, entrada opcional). ·

A: Letra o dígito (entrada requerida). · a: Letra o dígito (entrada opcional). · &:

Cualquier carácter o espacio (entrada requerida). · C: Cualquier carácter o espacio

(entrada opcional). · . , - /: Marcador de posición decimal y separadores de miles,

fecha y hora. (El carácter que se utilice depende de lo establecido en la sección

Internacional del Panel de control de Microsoft Windows). · : Pasa todos los

caracteres que vengan a continuación a mayúsculas. · !: Hace que la máscara de

entrada se rellene de derecha a izquierda, en lugar de izquierda a derecha, cuando

los caracteres de la izquierda de la máscara de entrada son opcionales. Puede

incluir el signo de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada. · \: Hace

que el carácter que viene a continuación se presente como carácter literal ASCII

(por ejemplo, \A se muestra como A).Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva

Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de

Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página 15 Para la definición de

claves (atributos que referencian de forma inequívoca a una entidad), seleccione los

campos que desee, pulse con el botón derecho del ratón y seleccione Establecer

clave principal en el menú contextual, o bien seleccione Clave principal del menú

Edición.

(Computación)

9-Macros nueva fuente

Las macros son objetos gráficos compuestos y pueden ser de dos o tres

dimensiones. Muchas escenas que tienen un solo espacio pueden generar un

macro y convertirse así en un objeto gráfico compuesto que puede usarse en otras

escenas. Por ejemplo los ejes coordenados que aparecen en la escena izquierda

están definidos a partir de objetos gráficos básicos mientras que los de la escena

de la derecha son un solo objeto gráfico, es decir, un macro.

Los macros pueden tener parámetros que pueden ser usados para modificar su

aspecto y su comportamiento. Por ejemplo los controles numéricos que hay en la

escena derecha actúan sobre los parámetros del macro que en este caso son

longitud y punta y representan la longitud de cada eje y el tamaño de la punta de

flecha que hay en cada uno.

Pero los macros además pueden tener un conjunto de funciones y algoritmos

propios que les pueden otorgar una funcionalidad predefinida y/o modificable. Por

ejemplo la siguiente escena utiliza dos macros (dinámica/resorte y dinámica/masa)

para crear de una manera muy sencilla una escena con mucha funcionalidad.

El propósito de esta página es describir qué son, cómo se crean y cómo se usan

los macros.

9.1-¿Qué es un macro?

Un macro es un archivo de texto que debe colocarse en un sitio específico. Hay

dos formas posibles de acomodar los macros: con direccionamiento general o con

direccionamiento particular.

1) Direccionamiento general. (Macros del Sistema.)

Hay que colocar los macros en ciertos subdirectorios relativos al codebase, es

decir relativo a donde se coloca Descartes3.jar. Los macros de dos dimensiones

deben colocarse en el subdirectorio:

Macros/g2d/

Y los de tres dimensiones en:

Macros/g3d/

O bien en subdirectorios de ellos. El nombre del macro debe incluir los

subdirectorios adicionales a los arriba especificados. Por ejemplo si un macro se

coloca en la dirección relativa

Macros/g2d/dinámica/masa

El identificador del macro, es decir lo que hay que escribir en el campo de texto

expresión es:

Dinámica/masa.

Los macros que se colocan con direccionamiento general podrán ser públicos y

utilizados por diversos autores.

2) Direccionamiento particular. (Macros particulares o de las aplicaciones.)

Se pueden colocar los macros en la misma carpeta donde se encuentra la página

que contiene a la escena o en subcarpetas de ella.

Para que el direccionamiento particular sea posible es necesario que el codebase

sea del tipo "./", "../", "../../","../../../", etc..., es decir, es necesario que las páginas

con las escena se encuentren en subcarpetas de la que contiene a Descartes.jar o

en subcarpetas de ellas, etc...

9.2-¿Qué contenido tiene un macro?

Un archivo de texto que es un macro contiene varias líneas. La primera especifica

si es de dos o tres dimensiones: tipo_de_macro=R2 o tipo_de_macro=R3. Luego

vienen líneas que definen los auxiliares del macro y finalmente las líneas que

definen los gráficos del macro. Las líneas que definen auxiliares y gráficos son

exactamente las que aparecen al pulsar las etiquetas azules Auxiliar o Gráfico en

los respectivos paneles de configuración.

Por ejemplo el contenido del archivo de texto que constituye el macro

dinamica/masa que es uno de los utilizados en la segunda escena de arriba es

éste:

Como puede comprobarse (por ejemplo mirando el título de la ventana) la

dirección relativa al codebase de este archivo es: macros/g2d/dinámica/masa.

Nota: Cuando una escena se transforma en macro sólo se traspasan al macro los

auxiliares y los gráficos. Los controles, la animación y las demás partes de una

escena no pasan al macro.

9.3-¿Cómo utiliza los macros un autor de escenas de Descartes?

El sistema puede tener un conjunto amplio de macros registrados explícitamente.

Estos serán los llamados macros del sistema y deben tener direccionamiento

general.

La utilización de los macros para configurar escenas es como la de cualquier otro

gráfico. Si se desea usar un macro del sistema, bastará buscarlo usando los

menús que se encuentran en el panel de configuración de macros y seleccionarlo.

Si se desea usar un macro que no es del sistema, es decir que no está registrado,

entonces deberá ser un macro con direccionamiento particular y será necesario

escribir su nombre explícitamente, incluyendo las posibles subcarpetas a partir de

donde está la página web que contiene la escena.

Todos los macros se pueden girar o trasladar utilizando los campos rotini y posini

que aparecen en sus paneles de configuración. He aquí el panel de configuración

de un macro de dos dimensiones:

y el de un macro de tres dimensiones:

Es importante poner un nombre diferente para cada instancia de cada macro que

se utilice en una escena. Los auxiliares del macro (constantes, variables, vectores,

funciones y algoritmos) pueden utilizarse en la escena precediendo la llamada a

uno de ellos por el nombre de la instancia del macro y un punto. Por ejemplo la

masa del objeto definido por el macro dinámica/masa de nombre M es M.m.

9.4-¿Cómo se registra un macro en el sistema?

Para registrar un macro en el sistema es necesario que si está en un subdirectorio,

éste aparezca en el archivo menu.txt de macros/g2d si es de 2 dimensiones o en

macros/g3d si es de 3 dimensiones y que el nombre del macro aparezca en el

archivo index.txt que está dentro de dicho directorio. En otras palabras, el archivo

menu.txt debe contener el nombre del subdirectorio <dir> donde está el macro y el

archivo <dir>/index.txt debe contener el nombre del macro.

9.5-¿Cómo podemos conocer cuáles son los parámetros de un

macro?

Para obtener esta información basta pulsar el botón Aux que se encuentra a la

derecha del campo de texto y de los menús desplegables que se usan para poner

la trayectoria y el nombre del macro. Al hacerlo se abre una ventana como esta:

en la que aparecen todos los auxiliares con sus valores iniciales. Si se trata de

algoritmos o de funciones con algoritmo solamente aparece la palabra algoritmo

entre paréntesis. En el caso de constantes y algoritmos que no son funciones, a la

derecha aparece una de las palabras una-sola-vez o siempre, indicando cuándo

se evalúa. Las constantes que se evalúan siempre no podrá modificarlas el

usuario del macro desde una aplicación. En principio las funciones algorítmicas y

los algoritmos son para ser usados desde las aplicaciones, tampoco deberían

sobre escribirse en las aplicaciones pues representan funcionalidad propia del

macro. En cambio todas las variables que se evalúan una sola vez y las funciones

no algorítmicas pueden sobre escribirse, siempre y cuando el autor de la

aplicación entienda su significado.

9.6-¿Cómo puede saberse el significado de los auxiliares de un

macro?

En el caso de los macros del sistema, pulsando el botón Doc se abre la página

web donde está la escena que define al macro y la misma página en general debe

tener una o varias escenas que muestran cómo se usa el macro e ilustran el

significado de cada uno de sus auxiliares. (Debería haber también una

documentación más explícita pero limitaciones de tiempo y recursos no han

permitido llegar a ese grado de detalle.)

En el caso de los macros particulares, será responsabilidad del autor ofrecer esta

documentación y deberá hacerlo en una página con el mismo nombre y dirección

del macro, pero con extensión html o htm. Allí deberá poner la escena que usó

para generar el macro y algún ejemplo de cómo se puede utilizar.

¿Qué escenas pueden convertirse en macros?

Para que una escena pueda convertirse en un macro debe satisfacer las

siguientes condiciones:

Tener un solo espacio.

No debe tener macros.

Algunos gráficos como las ecuaciones, sucesiones, rellenos e imágenes no

conviene usarlas en un macro si se desea que el macro pueda girarse y

trasladarse usando rotini y posini.

¿Cómo se convierte una escena en un macro?

Es muy fácil. Cuando una escena tiene un solo espacio se habilita el botón macro

que aparece arriba a la derecha de la ventana de edición de configuraciones,

como puede verse en la imagen del panel de configuración de la escena donde se

crearon los ejes.

Al pulsar este botón aparece otra ventana con el macro, es decir, con el texto del

macro.

Para crear el macro basta copiar ese texto y guardarlo en un archivo de texto con

cualquier nombre. Ése será el nombre del macro y el directorio donde lo guardó

será su trayectoria. Dicho archivo deberá colocarse como se indica arriba según

vaya a tener direccionamiento general o particular. Hecho esto el nuevo macro ya

puede usarse en cualquier escena.

Si el macro tiene direccionamiento general, para que sea macro "del sistema"

deberá registrarse en el sistema para que pueda elegirse en el editor usando los

menús desplegables. Esto debería hacerlo un administrador de macros del

sistema, quien deberá asegurarse que el subdirectorio donde lo puso está en el

archivo menu.txt y deberá agregar el nombre del macro en el archivo index.txt del

subdirectorio donde lo colocó.

Nota: Recuerde que cuando una escena se transforma en macro sólo se

traspasan al macro los auxiliares y los gráficos. Los controles, la animación y las

demás partes de una escena no pasan al macro.

Nota: A pesar de que el botón macro se habilita siempre que hay un solo espacio

en la escena, esto no garantiza que el macro resultante sea un macro auténtico.

Para ello es necesario asegurarse que no tiene macros y si es de dos dimensiones

y se desea que gire con rotini y se traslade con posini, tampoco debe tener

ecuaciones, sucesiones, rellenos ni imágenes.

¿Qué ventajas y limitaciones tienen los macros como objetos gráficos?

Los macros pueden trasladarse y girarse mediante unos atributos específicos que

aparecen en su panel de configuración. Esto, junto con la posibilidad de tener

parámetros y algoritmos propios, les da gran flexibilidad y aplicabilidad.

Una limitación que tienen es que no se les pueden cambiar los colores, a menos

que éstos se definan a través de sus cantidades de rojo, verde y azul y éstas se

traten como parámetros del macro. Otra es que los macros no cuentan con

controles gráficos propios.

¿Qué utilidad tiene los macros?

En principio los macros fueron ideados para crear bancos de objetos gráficos

específicos para un área de aplicación. Por ejemplo una librería para circuitos

(eléctricos) como la que actualmente existe en el banco de macros. En el futuro

podría crearse una librería más extensa de macros útiles en diversas áreas.

Cada autor puede desarrollar los macros que le convenga, ya sea para ahorrarse

trabajo al observar que utiliza varias veces la misma construcción, para

uniformizar la presentación de varias escenas o para organizar mejor su trabajo.

Los macros son una herramienta abierta cuyas aplicaciones las definirán los

propios usuarios. Como ejemplos de aplicación de macros pueden verse Ley De

Ohm y la última escena de Lentes Esféricas y los diversos ejemplos que hay en

las páginas del Banco de Macros, en especial se recomienda mirar y estudiar los

ejemplos del macro dinámica/masa por ser uno que desde el punto de vista gráfico

es muy sencillo, pero que en cambio tiene una gran funcionalidad que hereda

gracias a sus auxiliares.

10-Metodología para el desarrollo de la Base de Datos

El desarrollo del sistema de información lleva consigo la creación de la base de

datos, y encontrar una metodología adecuada que permita su desarrollo. Como

señala Sommerville (1998) : “Un buen diseño de base de datos es la clave de una

eficiente Ingeniería de Software. Un sistema bien diseñado es fácil de aplicar y

mantener, además de ser comprensible y fiable...”.

Se utiliza el Modelo Entidad Relación MER como metodología para el desarrollo de

la Base de datos Relacional. La representación de las etapas de éste modelo, se

muestra en la figura 2.4.

10.1-Metodología para el desarrollo del Sistema

El modelado de análisis del sistema se ha basado en el enfoque del Análisis

Estructurado, utilizando como herramientas de modelado el Diagrama de Flujo de

datos y el Diagrama entidad-relación.

El Diagrama de Flujo de datos (DFD) permitió ilustrar las funciones que el sistema

debe realizar. El Diagrama entidad-relación (DER) permitió identificar los datos y las

relaciones entre los datos (¿Qué datos se requiere para manejar un proceso?), y

descubrir las entidades y relaciones que abarca el área en estudio.

Requerimientos según las áreas funcionales.

Requerimientos de información en Coordinación académica.

Dar mantenimiento y registro de las Especialidades.

Dar mantenimiento y registro a los docentes.

Dar mantenimiento y registro de las aulas.

Dar mantenimiento y registro de los cursos y planes de estudio de cada

especialidad.

Mantenimiento y registro de los cursos: programación académica.

Realizar consultas sobre la programación académica y la carga académica del

docente.

Obtener diversas estadísticas académicas.

Obtener estadísticas de las actividades académicas.

Realizar consultas diversas.

Requerimientos de información en secretaría académica.

Generar códigos de los alumnos.

Registrar la inscripción por cursos de manera eficiente.

Realizar consultas y reportes de los alumnos inscritos por cursos.

Emitir actas definitivas de manera eficiente.

Ingresar y/o actualizar las notas promocionales.

Consultar a los alumnos matriculados e ingresantes.

Emitir documentos académicos tales como: Historiales Académicos, Constancias

de Matrícula, Certificado de estudios, boletas de notas, ordenes de mérito, entre

otros.

Consultar la programación académica en un semestre. Registrar las

preinscripciones de los postulantes.

Otros requerimientos de información.

Registrar y reportar la matrícula de alumnos ingresantes y de alumnos regulares.

Registrar los pagos por concepto de matrícula y enseñanza.

Consultar y reportar en forma general el estado de pagos del alumno.

Del análisis de los requerimientos de información según las áreas funcionales se

obtienen los requerimientos de información del sistema propuesto

10.2-Fundamentos del desarrollo con base de datos

Muchos de los que inician con el Delphi, comienzan con proyectos como el NotePad,

otros con proyectos multimedia, pero todos estos proyectos no trabajan

directamente con datos almacenados por los mismos usuarios.

Con Delphi se pueden crear aplicaciones que opere justamente con diversos tipos

de datos almacenados como bases de datos de escritorio como Paradox, FoxPro y

Access, incluso con este lenguaje se pueden crear aplicaciones Cliente/Servidor e

inclusive aplicaciones de Tres Capas (Modelo Distribuido).

Acceso a datos con Delphi

Delphi cuenta con un conjunto de más de 40 componentes de bases de datos pre

construidos y provee de un ambiente visual de programación que incluye su editor

de código. El Wizard de formularios para base de datos en Delphi permite crear una

aplicación de navegación de datos de una forma rápida y sencilla.

Inicializando con una base de datos nueva!

Comience el MS. Access y cree una base de datos nueva llamada

“AboutDelphi.mdb” Cree tres tablas desde vista de diseño: Aplicaciones, Autores y

Tipos.

La estructura de cada una de las tablas es la siguiente:

Aplicaciones: Contiene la descripción de cada una de las aplicaciones

desarrolladas, los campos son: Nombre, Descripción, Autor, Tipo, Tamaño, Costo,

Actualización, e Imagen. Nombre, Descripción, Autor y Tipo son de tipo texto de 50

caracteres, el campo de Tamaño es tipo Número (simple) usado para almacenar la

cantidad de KB, el campo de Costo es de tipo moneda, Actualización es un campo

de tipo Fecha/Hora, el campo de Imagen es del tipo Objeto OLE debido a que

almacenará (de forma opcional) una imagen de la aplicación. El campo nombre es

la Llave primaria.

Tabla de Autores: contiene los campos de:

Nombre Autor, Email, Web. Todos los campos son caracteres de 50 espacios.

Indique que el campo Nombre Autor es la clave primaria.

La tabla de Tipos solo contiene un Campo llamado Nombre Tipo el cual será llave

primaria, esta tabla se usará para almacenar el tipo de aplicación: (Gráficos,

Multimedia, Base de datos, ...)

Establezca las relaciones entre las tablas.

Ambas relaciones deben establecer la integridad referencial imponiendo la

actualización en cascada.

La información de la base de datos.

En la tabla tipos agregue los siguientes registros:

Juego

Base de Datos

Internet

Gráfico

Estos valores se usarán para definir alguna aplicación.

Agregue un registro en la tabla de autores:

'Master Delphi', 'delphi@utags.edu.mx', 'http://materias.utags.edu.mx/delphi'

Finalmente agregue un registro en la tabla de Aplicaciones

'Zoom', 'Zooming the Destop', 'Master Delphi', 'Gráfico', 10, 0, 02/20/2001; el campo

de imagen permanecerá vacío

Conectando a la Base de Datos... ¿ADO o BDE?

Con Delphi se puede establecer conexión a diversos tipos de base de datos, locales

o cliente/servidor (remote Server). Las base de datos son almacenadas en el disco

local o bien en la misma LAN. Las bases de datos remotas usualmente residen en

una maquina remota. Algunos tipos de bases de datos locales son: Paradox, Dbase,

FoxPro, Ms Access, entre otros, los DBMS remotos pueden ser como el MS SQL

SERVER, Interbase, Oracle. Una base de datos local es una base de datos en la

cual cualquier cambio, como la edición de datos la inserción de registros o el borrado

de los mismo ocurren inmediatamente, estas bases de datos locales están limitadas

en la cantidad de tablas que pueden almacenar así como la cantidad de registros

por tabla, más aún en la cantidad de usuarios que se pueden conectar de forma

concurrente.

Cuando se escriben aplicaciones con base de datos en Delphi, se necesita el uso

de algunos motores para el acceso a los datos almacenados. Los motores de las

bases de datos permiten la concentración en que datos se desean accesar,

instanciar o como accesarlos. Desde la primera versión de Delphi se provee de

desarrollo a BD. con el BDE (Borland Data Base Engine), desde la versión 5 del

Delphi se da soporte a Microsoft ADO.

BDE es una para común de acceso para todos los productos de Bolrand, incuyendo

Delphi y C++ Builder. El BDE consiste en una colección de DLLs y de utilierias. La

belleza del BDE es el hecho de que todas las manipulaciones de los datos son

consideradas transparentes para el desarrollador. El BDE trabaja con un conjunto

de controladores (drivers) que habilitan la aplicación para comunicarse con diversos

tipos de bases de datos. Estos controladores traducen los comandos de alto nivel

de la base de datos en comandos específicos para el motor indicado de la base de

datos como Paradox, DBase, MS Access o cualquier ODBC. La API BDE consiste

en más de 200 procedimientos y funciones que son disponibles a través de la unidad

BDE. Afortunadamente nunca se llamará a cualquiera de estas rutinas de forma

directa, Instánciela, use el BDE a través de la VCL con el Data Access Components,

las cuales son encontradas en la paleta de Data Access, para acceder a una base

de datos particular desde una aplicación solo se necesita conocer el alias de la base

de datos y se tendrá acceso a toda la base de datos. El alias es establecido desde

el Administrador del BDE especificando los parámetros del manejador y la ubicación

de la base de datos.

El BDE trabaja con un conjunto de controladores, usados para accesar a una vasta

variedad de fuentes de datos. Los controladores nativos incluyen Paradox, dBase,

MsAccess y Texto Ascii.

Las aplicaciones que usan el BDE para accesar a las bases de datos requieren que

se distribuya el BDE la aplicación. Cuando se desarrolle el BDE en una aplicación,

se debe usar una instalación certificada de Borland.

ADO es un conjunto de componentes COM (DLLs) que permiten el acceso a base

de datos como manejo de correo electrónico, hasta archivos de sistema. Las

aplicaciones que se crean con ADO no requieren de BDE.

Para accesar a cualquier tipo de base de datos con ADO se necesita contar con las

librerías ADO/OLE BD. La mayoria de las cosas que se requieren para trabajar con

ADO probablemente se encuentran ya instaladas en la computadora, los archivos

son distribuidos por Microsoft como parte de sus sistema operativo. El MDAC

(Microsoft Data Access Components) es la tecnología que permite habilitar el

acceso universal a los datos. Estos incluyen ActiveX Data Objects (ADO), OLE, DB,

y Conectividad Abierta a Base de Datos (ODBC).

(N/C)

BIBLIOGRAFÍA

2015, M. (s.f.). HABILITAR O DESAHABILITAR MACROS EN DOCUMENTOS DE OFFICE. Recuperado el

12 de 04 de 2015, de HABILITAR O DESAHABILITAR MACROS EN DOCUMENTOS DE OFFICE:

https://support.office.com/es-hn/article/Habilitar-o-deshabilitar-macros-en-documentos-

de-Office-7b4fdd2e-174f-47e2-9611-9efe4f860b12#bm13

Anton, G. L. (s.f.). BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales. Recuperado el

15 de 04 de 2015, de http://www.eumed.net/libros-

gratis/2009c/607/Metodologia%20para%20el%20desarrollo%20de%20la%20Base%20de%

20Datos%20y%20del%20Sistema.htm

CLIC, A. (08 de 2007). TABLAS DE EXCEL. Recuperado el 09 de 04 de 2015, de TABLAS DE EXCEL:

http://www.aulaclic.es/excel2007/t_15_7.htm

Computación, D. d. (s.f.). INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS DE ACCESS. Recuperado el 09 de

04 de 2015, de INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS DE ACCESS:

http://www.ual.es/~jmrodri/pracaccess.pdf

CUESTA, Y. (s.f.). FORMULARIO DE DATOS EN EXCEL. Recuperado el 09 de 04 de 2015, de

FORMULARIO DE DATOS EN EXCEL :

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/a/Formulario-De-Datos-En-

Excel.htm

GALEON. (s.f.). APLICA.EXCEL. Recuperado el 12 de 04 de 2015, de APLICA.EXCEL:

http://aplicaexcel.galeon.com/macro_ref.htm

MIDEPA. (04 de 01 de 2011). HISTORIA DE LA BASE DE DATOS. Recuperado el 13 de 04 de 2015, de

HISTORIA DE LA BASE DE DATOS: http://histinf.blogs.upv.es/2011/01/04/historia-de-las-

bases-de-datos/

N/C. (s.f.). Recuperado el 2015 de 04 de 10, de

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/a/Formulario-De-Datos-En-

Excel.htm

N/C. (s.f.). Recuperado el 09 de 04 de 2015, de Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data

Source=C:\Documents and

Settings\Alumno\Escritorio\bd_access\AboutDelphi.mdb;Persist Security Info=False

N/C. (30 de 03 de 2007). DESARROLLO DE BASE DE DATOS . Recuperado el 9 de 04 de 2015, de

DESARROLLO DE BASE DE DATOS : http://aurea.es/desarrollo-base-de-datos/

N/C. (s.f.). METODOLOGIA DE BASE DE DATOS. Recuperado el 09 de 04 de 2015, de

http://aurea.es/desarrollo-base-de-datos/

N/C. (s.f.). TUTORIA DE BASE DE DATOS. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de TUTORIA DE BASE DE

DATOS: http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/basedat2/

ORTIZ , M. (31 de 07 de 2012). Cuadro de texto en Excel. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de

Cuadro de texto en Excel: http://exceltotal.com/cuadro-de-texto-en-excel/

ORTIZ, M. (06 de 07 de 2011). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/mostrar-la-ficha-programador/

ORTIZ, M. (14 de 11 de 2011). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/el-codigo-de-la-grabadora-de-macros/

ORTIZ, M. (06 de 08 de 2011). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 205, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/establecer-seguridad-de-macros/

ORTIZ, M. (20 de 07 de 2011). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/programando-en-vba/

ORTIZ, M. (24 de 08 de 2011). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/el-editor-de-visual-basic/

ORTIZ, M. (30 de 12 de 2011). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/controles-activex-en-excel/

ORTIZ, M. (21 de 03 de 2012). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/el-libro-de-macros-personal-en-excel/

ORTIZ, M. (18 de 05 de 2012). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/depurar-macros-en-excel/

ORTIZ, M. (06 de 06 de 2012). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/variables-en-vba/

ORTIZ, M. (12 de 06 de 2012). EXCEL TOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/cadenas-de-texto-en-vba/

ORTIZ, M. (15 de 05 de 2012). EXCELTOTAL. Recuperado el 10 de 04 de 2015, de EXCEL TOTAL:

http://exceltotal.com/tipos-de-errores-en-vba/

ORTIZ, M. (07 de 02 de 2012). http://exceltotal.com/crear-una-base-de-datos-en-access/.

Obtenido de http://exceltotal.com/crear-una-base-de-datos-en-access/.

ORTIZ, M. (10 de 04 de 2014). http://exceltotal.com/base-de-datos-en-excel/. Obtenido de

http://exceltotal.com/base-de-datos-en-excel/.