Magíster en Gestión de Proyectos.
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AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE DEPOSITOS DE
CHEQUES MEDIANTE SISTEMA DE CÁMARA DE
COMPENSACIÓN PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO COOPMEGO.
Trabajo de titulación presentado como requisito para optar al
título de:
TR
AB
AJO
FIN
AL
DE
MA
ES
TR
ÍA
Magíster en Gestión de Proyectos.
Por los estudiantes:
Marcela Elizabeth CAMPOS SORIANO.
Marcelo Eduardo GUZMÁN JARA.
Bajo la dirección de:
José Luis GONZÁLEZ RUGEL, Ing., MAE, PMP
Universidad Espíritu Santo
Facultad de Postgrados
Guayaquil – Ecuador
18 de Abril de 2020 MGP 2016
2
Índice.
1. Capítulo A: Definición de la empresa u organización. ..................................................................... 1
1.1. Descripción de la empresa. ..................................................................................................... 1
1.1.1. Breve historia .................................................................................................................. 1
1.1.2. Estructura organizacional. ............................................................................................... 1
1.1.3. Líneas de negocio. ........................................................................................................... 3
1.2. Plan estratégico de la empresa: .............................................................................................. 3
1.2.1. Misión. ............................................................................................................................. 3
1.2.2. Visión. .............................................................................................................................. 3
1.2.3. Objetivos del negocio. ..................................................................................................... 3
2. CAPÍTULO B: Caso de Negocio ......................................................................................................... 4
2.1. Descripción de la situación y problemática actual del negocio. ............................................. 4
2.2. Identificación de alternativas de solución. .............................................................................. 5
2.3. Alternativa 1. ........................................................................................................................... 5
“Implementar un sistema de cámara de compensación de cheques en la organización.” ................ 6
2.3.1. Estudio de Mercado ............................................................................................................ 6
2.3.1.1. Análisis y proyección de la demanda .......................................................................... 6
2.3.1.2. Estrategia de Comercialización ............................................................................... 8
2.3.1.2.1. Especificaciones del producto o servicio .............................................................. 8
2.3.1.2.2. Precio del producto o servicio .............................................................................. 9
2.3.1.2.3. Estrategia de comunicación ............................................................................... 10
2.3.2. Estudio Técnico .............................................................................................................. 10
2.3.2.1. Descripción del proceso de prestación de servicio ............................................... 10
2.3.2.2. Tamaño del Proyecto ............................................................................................. 12
2.3.2.3. Localización del Proyecto ..................................................................................... 12
2.3.2.4. Inversiones en equipamiento e insumos ............................................................... 14
2.3.2.5. Balance de Personal .............................................................................................. 15
2.3.3. Estudio Ambiental ......................................................................................................... 15
2.3.3.1. Descripción de interacciones ecológicas o ambientales clave. ............................. 15
2.3.3.2. Identificación de posibles impactos. ..................................................................... 16
2.3.3.3. Plan de manejo ambiental ..................................................................................... 16
2.3.4. Estudio Legal .................................................................................................................. 17
2.3.4.1. Aspectos fiscales a considerar ............................................................................... 17
2.3.5. Estudio Organizacional .................................................................................................. 19
2.3.5.1. Estructura organizacional del proyecto ................................................................. 19
3
2.3.5.2. Perfiles y roles requeridos ..................................................................................... 19
2.3.6. Análisis de Riesgos. ........................................................................................................ 21
2.3.6.1. Matriz de riesgos del proyecto. ............................................................................. 21
2.3.6.2. Análisis de riesgos del proyecto y plan de respuesta ............................................ 22
2.3.7. Estudio Económico y Financiero .................................................................................... 23
2.3.7.1. Estimación de beneficios y costos del proyecto .................................................... 23
2.3.7.2. Punto de Equilibrio del proyecto ........................................................................... 23
2.3.7.3. Presupuesto de Inversión ...................................................................................... 24
2.3.7.4. Flujo de caja ........................................................................................................... 25
2.3.7.5. Indicadores de rentabilidad ................................................................................... 26
2.3.7.5.1. Valor Presente Neto .......................................................................................... 26
2.3.7.5.2. Tasa Interna de Retorno ..................................................................................... 26
2.3.7.5.3. Periodo de repago .............................................................................................. 27
2.3.7.5.4. Índice de deseabilidad ........................................................................................ 27
2.4. Alternativa 2. ......................................................................................................................... 28
2.4.1. Estudio Técnico .............................................................................................................. 28
2.4.1.1. Descripción del proceso de automatización del proceso de efectivización de
cheques 28
2.4.1.2. Tamaño del Proyecto ............................................................................................. 31
2.4.1.3. Localización del Proyecto ...................................................................................... 31
2.4.1.4. Inversiones en equipamiento e insumos ............................................................... 32
2.4.1.5. Balance de Personal .............................................................................................. 33
2.4.2. Estudio Ambiental ......................................................................................................... 33
2.4.2.1. Descripción de interacciones ecológicas o ambientales clave. ............................. 34
2.4.2.2. Identificación de posibles impactos. ..................................................................... 34
2.4.2.3. Plan de manejo ambiental ..................................................................................... 34
2.4.3. Estudio Legal .................................................................................................................. 35
2.4.3.1. Aspectos fiscales a considerar ............................................................................... 35
2.4.4. Análisis de Riesgo. ......................................................................................................... 36
2.4.4.1. Matriz de riesgos del proyecto. ............................................................................. 36
2.4.4.2. Análisis de riesgos del proyecto y plan de respuesta. ........................................... 37
2.4.5. Estudio Económico y Financiero. ................................................................................... 38
2.4.5.1. Estimación de beneficios y costos de proyecto..................................................... 38
2.4.5.2. Punto de Equilibrio del proyecto. .......................................................................... 39
2.4.5.3. Presupuesto de Inversión. ..................................................................................... 39
2.4.5.4. Flujo de caja ........................................................................................................... 40
4
2.4.5.5. Indicadores de rentabilidad. .................................................................................. 41
2.4.5.5.1. Valor Presente Neto. ......................................................................................... 41
2.4.5.5.2. Tasa Interna de Retorno ..................................................................................... 42
2.4.5.5.3. Periodo de repago .............................................................................................. 42
2.4.5.5.4. Índice de deseabilidad ........................................................................................ 42
2.5. Conclusiones y recomendaciones: selección de alternativa. ................................................ 43
2.5.1. FACTIBILIDAD DE MERCADO ......................................................................................... 43
2.5.2. FACTIBILIDAD TÉCNICA .................................................................................................. 43
2.5.3. FACTIBILIDAD ECONÓMICO FINANCIERA ...................................................................... 44
2.5.4. IMPACTO MEDIOAMBIENTAL, RESPONSABILIDAD SOCIAL Y RIESGOS. ........................ 44
3. CAPÍTULO C: Acta de Constitución del Proyecto. .......................................................................... 46
Nombre del Proyecto. ....................................................................................................................... 46
Justificación del Proyecto. ................................................................................................................. 47
Objetivos del Proyecto. ..................................................................................................................... 48
3.1.1. Objetivo General: .......................................................................................................... 48
3.1.2. Objetivos Específicos: .................................................................................................... 48
Requisitos de Alto Nivel. ................................................................................................................... 49
Supuestos del Proyecto. .................................................................................................................... 49
Restricciones del Proyecto. ............................................................................................................... 49
Riesgos de alto nivel .......................................................................................................................... 50
Resumen del cronograma de hitos. .................................................................................................. 50
Resumen del presupuesto. ................................................................................................................ 51
Lista de Interesados Clave. ................................................................................................................ 52
Requisitos de aprobación del Proyecto. ............................................................................................ 52
Director de proyecto asignado: Responsabilidad y nivel de autoridad. ........................................... 53
Nombre del Patrocinador. ................................................................................................................. 53
4. CAPÍTULO D: Plan para la Dirección del Proyecto. ........................................................................ 54
GESTIÓN DE INTERESADOS................................................................................................................ 54
4.1.1. Identificación de los Interesados. .................................................................................. 54
4.1.2. Análisis de interesados. ................................................................................................. 59
4.1.2.1. Análisis de interesados internos................................................................................... 59
4.1.2.2. Análisis de interesados externos .................................................................................. 60
4.1.3. Plan de Gestión de Interesados ..................................................................................... 62
4.1.4. Gestión del Involucramiento de Interesados. ............................................................... 65
4.1.4.1. Reuniones .............................................................................................................. 66
4.1.4.2. Registro de Incidentes. .......................................................................................... 66
5
4.1.5. Monitorear el involucramiento de los interesados. ...................................................... 68
4.1.6. Desarrollo de la gestión de interesados. ....................................................................... 69
5. GESTIÓN DEL ALCANCE...................................................................................................................... 79
5.1. Planificar la gestión del alcance. ................................................................................................ 79
5.1.2 Definir el alcance. ................................................................................................................. 90
5.1.2.1 Enunciado del alcance. .................................................................................................. 90
5.1.2.2 Crear la EDT. .................................................................................................................. 91
5.1.2.3 Diccionario de la EDT ..................................................................................................... 92
5.1.3 Validar el Alcance. ................................................................................................................ 93
5.1.4 Controlar el Alcance. ............................................................................................................ 95
5.2. Levantamiento de Requerimientos ............................................................................................ 98
5.2.1. Enunciado del alcance. ...................................................................................................... 106
5.2.1.1. Alcance del proyecto. ................................................................................................. 106
5.2.1.2 Alcance del producto. .................................................................................................. 106
5.2.1.3 Entregables. ................................................................................................................. 107
5.2.1.4 Criterios de aceptación. ............................................................................................... 107
5.2.1.5. Supuestos del proyecto. ............................................................................................. 116
5.2.1.6. Restricciones del proyecto. ........................................................................................ 117
5.2.1.7 Exclusiones del proyecto. ............................................................................................ 117
5.2.2. Estructura de desglose de trabajo (EDT). .......................................................................... 117
5.2.3. Diccionario de la EDT. ........................................................................................................ 120
6.Gestión de cronograma .................................................................................................................... 127
6.1. Plan para la gestión del cronograma. ....................................................................................... 128
6.2. Identificar actividades. ............................................................................................................. 129
6.3 Secuenciar las actividades. ........................................................................................................ 131
6.4. Estimar los recursos de las actividades. ................................................................................... 132
6.5. Estimar la duración de actividades. .......................................................................................... 133
6.6. Desarrollo del Cronograma. ..................................................................................................... 135
6.6.1. Control del Cronograma del Proyecto. .............................................................................. 135
6.6.2. Elaboración del Cronograma. ............................................................................................ 137
6.6.3. Ruta Crítica del proyecto y línea Base del Cronograma. ................................................... 161
7. GESTIÓN DEL COSTOS. ..................................................................................................................... 166
7.1. Plan de Gestión de Costos. ........................................................................................................... 166
7.1.1. Planificar la gestión de costos. .......................................................................................... 166
7.1.1.1. Tipo de estimación del proyecto. ............................................................................... 166
Unidades de medida. ....................................................................................................... 167
6
Nivel de precisión. ........................................................................................................... 167
Nivel de exactitud. ........................................................................................................... 167
Umbrales de control. ....................................................................................................... 167
Métricas para medición de desempeño del proyecto. ................................................... 168
7.1.2. Procesos de gestión de costos. ......................................................................................... 169
7.1.2.1. Estimación de costos. ..................................................................................................... 169
7.1.2.1. Política para establecer reserva de gestión y contingencia ........................................... 170
7.1.2.2. Determinación del Presupuesto del Proyecto................................................................ 172
7.1.2.3. ..................................................................................................................................... 173
7.1.2.3. Control de Costos. .......................................................................................................... 173
7.3. Requisitos de financiamiento del proyecto .............................................................................. 177
7.2. Línea base de costos ................................................................................................................. 184
8. GESTIÓN DE CALIDAD. ..................................................................................................................... 187
8.1. Plan de Gestión de la Calidad del Proyecto. ............................................................................. 187
8.1.1 Política de Calidad. ............................................................................................................. 189
8.1.2. Objetivos de Calidad. ......................................................................................................... 190
8.1.3 Estándares de calidad. ........................................................................................................ 190
8.1.4. Roles y responsabilidades de la calidad. ........................................................................... 191
8.1.5. Entregables y procesos sujetos a control de calidad......................................................... 193
8.1.6. Métricas de Calidad. .......................................................................................................... 194
8.1.5. Gestión de la calidad. ........................................................................................................ 194
8.1.6. Control de la calidad. ......................................................................................................... 196
8.2. Objetivos de calidad. ................................................................................................................ 198
8.4. Desarrollo de la lista de verificación. ....................................................................................... 201
9. GESTIÓN DE LOS RECURSOS. ........................................................................................................... 207
9.1. Plan de gestión de los recursos del proyecto ........................................................................... 207
9.1.1. Proceso de estimar los recursos de las actividades .......................................................... 207
9.1.2. Proceso de adquirir recursos ............................................................................................. 209
9.1.3. Proceso de desarrollar el equipo. ...................................................................................... 211
9.1.4. Proceso de dirigir el equipo. .............................................................................................. 215
9.1.5. Proceso de controlar los recursos ..................................................................................... 216
9.2. Estimar los recursos de las actividades. ................................................................................... 218
9.3.1. MATRIZ RACI. ..................................................................................................................... 229
10. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES. ............................................................................................ 233
10.1. Proceso para planificar la gestión de la comunicación. ......................................................... 233
10.1.1. Tecnología de la comunicación. ...................................................................................... 233
7
10.1.2. Juicio de expertos. ........................................................................................................... 234
10.1.3. Métodos de comunicación. ............................................................................................. 235
10.1.4. Reuniones. ....................................................................................................................... 235
10.1.4.1. Guía para correo corporativo. .................................................................................. 236
10.1.4.2. Guía para mensajería instantánea. .......................................................................... 237
10.1.4.3 Guía para reuniones presenciales y virtuales. ........................................................... 239
10.1.4.4 Acta de reunión. ........................................................................................................ 240
10.1.5. Actualización de registros, reportes e informes del proyecto. ....................................... 242
10.1.5.1 Registro de incidentes. .............................................................................................. 242
10.1.5.2 Reportes de desempeño. .......................................................................................... 242
10.1.5.2.1 Informe de desempeño del proyecto. ................................................................ 242
10.1.5.2.2 Informe de registro de riesgos. .......................................................................... 245
10.1.5.2.3 Acta de cierre del proyecto ................................................................................ 246
10.2. Gestión de las comunicaciones. ............................................................................................. 248
10.3. Procedimiento para monitorear las comunicaciones. ........................................................... 251
10.3.1. Solicitud de cambios. ....................................................................................................... 252
11. GESTIÓN DE RIESGOS. ................................................................................................................... 252
11.1. Plan de gestión de riesgos. ..................................................................................................... 252
11.1.1. Proceso identificar los riesgos. ........................................................................................ 252
11.1.2 Proceso realizar análisis cualitativo de riesgos. ............................................................... 254
11.1.3 Proceso realizar análisis cuantitativo de riesgos .............................................................. 258
11.1.4 Proceso planificar respuesta a los riesgos ........................................................................ 259
11.1.5 Proceso implementar respuesta a los riesgos. ................................................................. 262
11.1.6 Proceso monitorear los riesgos. ....................................................................................... 263
11.2. Identificar los riesgos. ............................................................................................................. 266
11.2.1. Análisis cualitativo de riesgos. ......................................................................................... 267
11.2.2. Análisis cuantitativo de riesgos. ...................................................................................... 269
11.2.3. Plan de respuesta a riesgos. ............................................................................................ 256
11.2.4. Plan de contingencia a riesgos. ....................................................................................... 257
12. GESTIÓN DE ADQUISICIONES. ....................................................................................................... 258
12.1. Plan de gestión de las adquisiciones. ..................................................................................... 258
12.1.1. Proceso efectuar las adquisiciones. ................................................................................ 258
12.1.2. Proceso controlar adquisiciones. .................................................................................... 270
12.2. Decisiones de hacer o comprar. ............................................................................................. 272
13. BIBLIOGRAFÍA. ............................................................................................................................... 275
14. ANEXOS.......................................................................................................................................... 277
8
Anexo 1. Tabla de cargos por servicios financieros......................................................................... 277
Anexo 2. Ley de Cheques................................................................................................................. 278
Anexo 3. Formato Acta entrega recepción. .................................................................................... 279
9
ÍNDICE DE TABLAS.
Tabla 1. Fuente: INEC – CoopMego ......................................................................................................... 7
Tabla 2. Cuentas de ahorros inactivas, Marzo 2020 ............................................................................... 7
Tabla 3. Información del Manual Operativo SCCC BCE ......................................................................... 12
Tabla 4. Inversión activos fijos tangibles - scanner ............................................................................... 14
Tabla 5. Inversión de activos fijos tangibles- equipo principal .............................................................. 14
Tabla 6. Inversión activos fijos intangibles- licencias. ........................................................................... 14
Tabla 7. Matriz de Impacto – Probabilidad. .......................................................................................... 21
Tabla 8. Codificación de riesgos ............................................................................................................ 22
Tabla 9. Análisis de riesgos y respuestas. .............................................................................................. 22
Tabla 10. Punto de equilibrio del proyecto. .......................................................................................... 24
Tabla 11. Inversiones para hardware. ................................................................................................... 24
Tabla 12. Inversiones para software. .................................................................................................... 24
Tabla 13. Flujo de caja. .......................................................................................................................... 25
Tabla 14. Flujo Neto de Efectivo 2018 – 2023. ...................................................................................... 26
Tabla 15. Valor presente Neto (VAN) .................................................................................................... 26
Tabla 16. Tasa interna de retorno (TIR) ................................................................................................. 27
Tabla 17. Tasa interna de retorno (TIR) ................................................................................................. 27
Tabla 18. Índice de rentabilidad. ........................................................................................................... 27
Tabla 19. Información de Manual Operativo SCCC BCE. ....................................................................... 31
Tabla 20. Inversión en activos fijos tangibles. ....................................................................................... 32
Tabla 21. Inversión en activos fijos tangibles- equipo principal............................................................ 32
Tabla 22. Inversión en activos fijos intangibles – licencias. .................................................................. 32
Tabla 23. Matriz de Probabilidad Impacto. ........................................................................................... 37
Tabla 24. Codificación de riesgos. ......................................................................................................... 37
Tabla 25. Análisis de riesgos y respuestas. ............................................................................................ 38
Tabla 26. Punto de equilibrio del proyecto. .......................................................................................... 39
Tabla 27. Inversiones en activos fijos tangibles. ................................................................................... 40
Tabla 28. Inversiones en activos fijos intangibles. ................................................................................ 40
Tabla 29. Flujo de caja. .......................................................................................................................... 41
Tabla 30. Flujo Neto de Efectivo 2018 – 2023. ...................................................................................... 41
Tabla 31. Valor Presente Neto (VAN). ................................................................................................... 42
Tabla 32. Tasa Interna de Retorno (TIR). ............................................................................................... 42
Tabla 33. Payback .................................................................................................................................. 42
Tabla 34. Índice de Rentabilidad. .......................................................................................................... 42
Tabla 35. Ponderación de Calificaciones ............................................................................................... 43
Tabla 36. Criterios de Mercado. ............................................................................................................ 43
Tabla 37. Criterios Técnicos. .................................................................................................................. 44
Tabla 38. Criterios Financieros. ............................................................................................................. 44
Tabla 39. Criterios Medio Ambientales y de Riesgo. ............................................................................. 45
Tabla 40. Resultados de evaluación de Criterios. .................................................................................. 45
Tabla 41. Hitos del proyecto.................................................................................................................. 50
Tabla 42. Resumen de costos del proyecto. .......................................................................................... 51
Tabla 43. Matriz de Registro de Interesados ......................................................................................... 58
Tabla 44. Clasificación de interesados externos por colores ................................................................ 61
Tabla 45. Matriz de evolución de involucramiento. .............................................................................. 63
Tabla 46. Matriz de evolución de involucramiento. .............................................................................. 64
10
Tabla 47. Matriz de Interés ................................................................................................................... 65
Tabla 48. Planificación de reuniones. .................................................................................................... 66
Tabla 49. Registro de Incidentes ........................................................................................................... 67
Tabla 50. Lista de asistencia. ................................................................................................................. 69
Tabla 51. Registro de Interesados ......................................................................................................... 70
Tabla 52. Matriz de involucramiento de interesados ........................................................................... 75
Tabla 53. Matriz de clasificación de Interés .......................................................................................... 76
Tabla 54. Matriz de Estrategias para interesados ................................................................................. 77
Tabla 55. Formulario para levantamiento de requerimientos. ............................................................. 80
Tabla 56. Formato para la Codificación de los objetivos del proyecto. .............................................. 81
Tabla 57. Formato para la Codificación de los objetivos de la organización. ...................................... 82
Tabla 58. Formato para la Codificación de los entregables del proyecto. ............................................ 82
Tabla 59. Formato para la Codificación de la categoría de requisitos. ................................................. 83
Tabla 60. Matriz de trazabilidad de requisitos. ..................................................................................... 88
Tabla 61. Diccionario de la EDT del proyecto. ....................................................................................... 93
Tabla 62. Acta de validación del alcance. .............................................................................................. 95
Tabla 63. Formato para solicitar cambios. ............................................................................................ 96
Tabla 64. Formato para registro de solicitud de cambio...................................................................... 98
Tabla 65. Codificación de los objetivos de la empresa u organización. ................................................ 98
Tabla 66. Codificación de los objetivos del proyecto. ......................................................................... 99
Tabla 67. Codificación de los entregables del proyecto. ....................................................................... 99
Tabla 68. Codificación de la categoría de requisitos. .......................................................................... 100
Tabla 69. Matriz de trazabilidad de requisitos .................................................................................... 101
Tabla 70. EDT. ...................................................................................................................................... 119
Tabla 71. Diccionario de la EDT. .......................................................................................................... 120
Tabla 72. Plan para la gestión del cronograma. .................................................................................. 129
Tabla 73. Identificación de las Actividades del Proyecto. ................................................................... 130
Tabla 74. Estimación de recursos de las actividades........................................................................... 132
Tabla 75. Estimación análoga de las Actividades. ............................................................................... 134
Tabla 76. Estimación de tres puntos de las actividades. ..................................................................... 135
Tabla 77. Hitos del proyecto................................................................................................................ 135
Tabla 78. Informe de avance del proyecto. ......................................................................................... 137
Tabla 79. Identificación o definición de Actividades. .......................................................................... 137
Tabla 80. Estimación de recursos de las actividades........................................................................... 146
Tabla 81. Estimar Duración de Actividades. ........................................................................................ 156
Tabla 82. Estimación de tres puntos o PERT. ...................................................................................... 160
.................................................................................. Tabla 83. Ruta crítica y línea base del cronograma.
............................................................................................................................................................. 161
Tabla 84: Unidades de medida para recursos. .................................................................................... 167
Tabla 85: Fórmulas para la medición de desempeño del proyecto. ................................................... 168
Tabla 86: Cuentas de control en la EDT. ...................................................................................... 169
Tabla 87: Estimación de Costos por Trabajo y Material. ..................................................................... 170
Tabla 88: Reservas de Contingencia. ........................................................................................... 171
Tabla 89: Formato de aprobación del presupuesto planificado del proyecto. ................................... 172
Tabla 90: Costo Total del Proyecto ...................................................................................................... 173
Tabla 91. Informe de desempeño del trabajo. .................................................................................... 177
Tabla 92: Presupuesto por mes. .......................................................................................................... 178
Responsables de costos por entregable y actividad ........................................................................... 179
11
Tabla 93: Cuentas de control en la EDT. .............................................................................................. 179
Tabla 94. Estimación de Costos ........................................................................................................... 180
Tabla 95: Estimación de Costo por Trabajo de las Reservas de Gestión y de Contingencia. .............. 184
Tabla 96: Costo Total del Proyecto. ..................................................................................................... 185
Tabla 97. Formato para entrevista. ..................................................................................................... 188
Tabla 98. Línea Base de Calidad .......................................................................................................... 190
Tabla 99. Estándares de calidad para entregables de primer nivel. ................................................... 191
Tabla 100. Roles y responsabilidades de la calidad. ............................................................................ 192
Tabla 101. Roles y responsabilidades de la calidad. ............................................................................ 193
Tabla 102. Métricas de calidad para los entregables. ......................................................................... 194
Tabla 103. Informe de Auditoria. ........................................................................................................ 195
Tabla 104. Reporte de No Conformidades. ......................................................................................... 196
Tabla 105. Lista de Verificación ........................................................................................................... 198
Tabla 106. Objetivos de calidad. ......................................................................................................... 198
Tabla 107. Estándares de calidad para entregables ............................................................................ 198
Tabla 108. Roles y responsabilidades de la calidad. ............................................................................ 199
Tabla 109. Lista de Verificación. .......................................................................................................... 201
Tabla 110. Métricas de calidad para los entregables. ......................................................................... 206
Tabla 111. Métricas de calidad del proyecto. ..................................................................................... 207
Tabla 112. Formato Estructura de Desglose de Recursos ................................................................... 208
Tabla 113. Matriz Asignación de Recursos. ......................................................................................... 210
Tabla114. Matriz RACI. ........................................................................................................................ 211
Tabla 115. Conceptos a evaluar. ......................................................................................................... 212
Tabla 116. Detalle de calificación. ....................................................................................................... 213
Tabla 117. Evaluación de desempeño. ................................................................................................ 214
Tabla 118. Control de recursos de las actividades. ............................................................................. 217
Tabla 120. Estimación de recursos de las actividades......................................................................... 218
TABLA 121. MATRIZ RACI .................................................................................................................... 229
Tabla 122. Tecnología para la comunicación por cada interesado ..................................................... 234
Tabla 123. Comunicación de informes. ............................................................................................... 235
Tabla 124. Acta de reunión. ................................................................................................................ 241
Tabla 125. Informe de desempeño del trabajo. .................................................................................. 244
Tabla 126. Informe de registro de riesgos........................................................................................... 246
Tabla 127. Informe de cierre del proyecto .......................................................................................... 248
Tabla 128. Tecnología para la comunicación. ..................................................................................... 249
Tabla 129. Comunicación de informes ................................................................................................ 251
Tabla 130. Formato registro de riesgos ............................................................................................... 253
Tabla 131. Probabilidad ocurrencia..................................................................................................... 254
Tabla 132. Impacto Costo. ................................................................................................................... 254
Tabla 133. Impacto tiempo ................................................................................................................. 255
Tabla 134. Impacto alcance ................................................................................................................. 255
Tabla 135. Formato Matriz probabilidad e impacto ........................................................................... 256
Tabla 136. Tratamiento de riesgos. ..................................................................................................... 256
Tabla 135. Probabilidad de ocurrencia. ............................................................................................... 258
Tabla 136. Formato Matriz cuantitativa de riesgos............................................................................. 259
Tabla 137. Plan de respuesta a riesgos ............................................................................................... 261
Tabla 138. Plan de contingencia de riesgos. ....................................................................................... 262
Tabla 139 Herramientas para el monitoreo de riesgos. ...................................................................... 263
12
Tabla 140. Durante Monitoreo. ........................................................................................................... 263
Tabla 141. Post Monitoreo. ................................................................................................................. 264
Tabla 142. Informe de monitoreo de riesgo. ...................................................................................... 265
Tabla 143 Registro de riesgos .............................................................................................................. 266
Tabla 144 Matriz de Probabilidad-Impacto. ........................................................................................ 267
Tabla 145. Matriz de análisis cuantitativo de riesgos. ........................................................................ 269
Tabla 146. Plan de Respuesta a Riesgos. ............................................................................................. 256
Tabla 147. Plan de Respuesta a Riesgos. ............................................................................................. 257
Tabla 148. Matriz del Enunciado del trabajo (SOW) ........................................................................... 259
Tabla 149. Criterio para la matriz HACER-COMPRAR. ......................................................................... 260
Tabla 150. Referencias de puntuación para los resultados de la matriz HACER- COMPRAR. ............. 261
Tabla 151. Matriz HACER-COMPRAR. .................................................................................................. 261
Tabla 152. Calificación para servicio pre y post venta. ....................................................................... 263
Tabla 153. Informe selección de proveedor. ....................................................................................... 264
Tabla 154. Formulario de inclusión de datos para proveedores personas naturales. ........................ 266
Tabla 155. Formulario de inclusión de datos para proveedores persona jurídicas. ........................... 268
Tabla 156. Solicitud y autorización de registro de cuenta bancaria para pago de facturas. .............. 269
Tabla 157. Formulario para control de adquisiciones previo al pago. ................................................ 270
Tabla 158. Calificaciones para evaluación de calidad del servicio. ..................................................... 271
Tabla 159. Formulario para evaluación de la calidad del servicio de proveedores. ........................... 272
Tabla 160. Matriz del enunciado del trabajo de adquisiciones. .......................................................... 273
Tabla 161. Matriz de HACER- COMPRAR. ............................................................................................ 275
13
ÍNDICE DE FIGURAS.
Figura 1: Estructura Organizacional de CoopMego. ................................................................................ 2
Figura 2. Diagrama de flujo proceso de sistema cámara de compensación. ........................................ 11
Figura 3. Roles y responsabilidades en sistema SCCC. .......................................................................... 15
Figura 4. Consumo de energía de equipos informáticos. ...................................................................... 16
Figura 5. Estructura organización SCCC. ................................................................................................ 19
Figura 6. Diagrama de flujo del proceso de efectivización de cheques en CoopMego......................... 28
Figura 7. Diagrama de flujo del nuevo proceso de efectivización de cheques. .................................... 29
Figura 8. Diagrama de flujo proceso de sistema cámara de compensación. ........................................ 31
Figura 9. Roles y responsabilidades para proceso automatización de cheques. .................................. 33
Figura 10. Consumo de energía de equipos informáticos. .................................................................... 34
Figura 11. Matriz de Poder / Interés. .................................................................................................... 59
Elaborado por: Autores. ........................................................................................................................ 59
Figura 12. Matriz de Poder / Interés. .................................................................................................... 62
Figura 13. Clasificación de interesados del proyecto en matriz de poder / interés. ............................. 73
Figura 14. Clasificación de interesados del proyecto en matriz de influencia / impacto. .................... 74
Figura 15. Certificado de asistencia a entrevista para recopilación de requisitos. ............................... 90
Figura 16. Estructura de desglose de trabajo. ....................................................................................... 92
Figura 17: Informe del flujo de caja mensual ..................................................................................... 174
Figura 18: Línea Base de Costo, Gastos y requisitos de financiamiento ............................................. 175
Figura 19: Informe del Costo mensual del Proyecto. .......................................................................... 179
Figura 20. Organigrama de Roles y responsabilidades de la calidad. ................................................. 193
Figura 21. Organigrama de Roles y responsabilidades de la calidad .................................................. 200
Figura 22. Nomenclatura del correo corporativo. .............................................................................. 237
Figura 23. Nomenclatura-Grupo de WhatsApp para Jefaturas. ......................................................... 238
Figura 24. Nomenclatura-Grupo de WhatsApp para Jefaturas. .......................................................... 238
Figura 25. Mapa de Calor .................................................................................................................... 257
Figura 26. Tolerancia de Riesgos en Mapa de Calor ............................................................................ 257
Figura 27. Estrategias por tipos de riesgos .......................................................................................... 259
Figura 28. Estrategias según ubicación en Mapa de Calor .................................................................. 260
Figura 29. Probabilidad-Impacto de Amenazas................................................................................... 268
Figura 30. Probabilidad-Impacto de Oportunidades. .......................................................................... 268
1
1. Capítulo A: Definición de la empresa u organización.
1.1. Descripción de la empresa.
1.1.1. Breve historia
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Vicentino de Loja se constituye el 4
de mayo de 1984 en la ciudad de Loja gracias a sus miembros fundadores, el Sr.
Manuel Godoy Ortega, Monseñor Ángel Querubín Tinoco y Sr. Cornelio
Samaniego y 40 socios. Luego de dos años de su fundación cambia de nombre a
Cooperativa de Ahorro y Crédito Vicentino Manuel Esteban Godoy Ortega
(CoopMego). En el transcurso de 33 años se han abierto 19 sucursales que se
encuentran en las provincias de Loja, Zamora Chinchipe, Azuay, El Oro y Morona
Santiago, siendo la Institución financiera que más ha impulsado el desarrollo
económico de la región Sur del Ecuador.
CoopMego busca satisfacer las necesidades del cliente interno o socios y
del cliente externo, otorgando créditos para emprendimiento, aspiraciones
personales como la educación. También, cuenta con el servicio de la Fundación
SER la cual se fundó para velar por la seguridad y salud de socios.
En la actualidad, ha aumentado su enfoque en la micro finanzas y créditos
a los segmentos de pequeñas y medianas empresas del Ecuador.
1.1.2. Estructura organizacional.
La organización CoopMego está conformada por una asamblea general de
representantes que la integra la auditoría interna y externa, un consejo de
administración, un consejo de vigilancia que mantienen la supervisión de las
comisiones, comités y la gerencia. Esta última se debe a la unidad de servicio al
cliente y a la de cumplimiento, y mantiene bajo su control y supervisión los
diferentes departamentos tales como, el comité paritario, secretaria general, unidad
de riesgos, dirección de negocios, dirección de gestión y desarrollo, recursos
humanos, operaciones, dirección administrativa financiera, dirección tecnológica,
dirección de infraestructura física entre otras áreas que son vitales para el
funcionamiento de la organización, esto se puede apreciar en la figura 1.
2
Figura 1: Estructura Organizacional de CoopMego.
Fuente: Datos proporcionados por CoopMego.
3
1.1.3. Líneas de negocio.
CoopMego, se dirige al mercado financiero con las siguientes líneas
de negocio:
Créditos.- Estos son otorgados en caso de emprendimientos, gastos
personales como educación por medio de un programa de educación
financiera, o en otro caso unas vacaciones como consumo. También la
compra de bienes inmuebles como una vivienda o la compra de un vehículo.
Ahorros e inversiones.- En esta línea están las cuentas de ahorros,
ahorros con propósito, cuentas inteligentes y certificado de depósitos a plazo
fijo.
Servicios varios.- Se ofrece la emisión de tarjeta de débitos,
recaudaciones, pagos en ventanillas, acreditaciones, bono de desarrollo
humano, eventos, referencias y certificaciones.
Servicios médicos.- CoopMego otorga este servicio a sus socios que
tienen acceso a farmacia, laboratorio clínico, dispensario médico, enfermería
y seguro de vida.
1.2. Plan estratégico de la empresa:
1.2.1. Misión.
“Ofrecemos productos y servicios financieros competitivos con eficiencia y
calidez, a los diferentes sectores socioeconómicos del país, sustentando
nuestra gestión en los principios cooperativos, en la generación de
rentabilidad mutua y en la responsabilidad social”.
1.2.2. Visión.
“Al 2022 ser la Cooperativa de Ahorro y Crédito líder e innovadora en la
prestación de productos y servicios financieros integrales para todos los
sectores socio económicos del país; apoyados en la tecnología y sustentados
en los principios cooperativos. ”
1.2.3. Objetivos del negocio.
Perspectiva Financiera:
Objetivo 1: Incrementar productividad con una adecuada gestión de riesgos.
4
Objetivo 2: Incrementar la rentabilidad y mantener la suficiencia patrimonial
de la Cooperativa.
Perspectiva Cliente:
Objetivo 3: Consolidar la imagen y posicionamiento de la Cooperativa a fin
de generar confianza y satisfacción de nuestros socios.
Perspectiva de Procesos:
Objetivo 4: Mejorar nuestros canales de atención.
Objetivo 5: Vincular a la Cooperativa con la comunidad.
Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento:
Objetivo 6: Potencializar el talento humano bajo una filosofía de
competitividad y crecimiento personal, con capacitación constante y
dedicación permanente.
2. CAPÍTULO B: Caso de Negocio
2.1. Descripción de la situación y problemática actual del negocio.
En el Ecuador existen 1140 cooperativas de ahorro y crédito a nivel nacional
que, de acuerdo con el Código Monetario y Financiero, según su tipo y saldo de sus
activos se clasifican en cinco segmentos.
El primer segmento está conformado por 26 cooperativas a nivel nacional;
CoopMego con un saldo total de activos de USD 271 millones y un patrimonio de
USD 43 millones se ubica en el octavo lugar de dicho segmento, operando bajo los
principios de la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y la supervisión
de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS).
Actualmente, las cooperativas aportan en gran escala a la economía del país,
pues mediante la inclusión económica y social, llegan a distintos segmentos
desatendidos por la banca privada, mejorando así su competitividad y fomentando
el desarrollo del empleo con un alto enfoque en responsabilidad social.
5
En virtud de los avances tecnológicos y a los cambios aprobados por el ente
regulador SEPS, las Cooperativas han diversificado su portafolio de productos y
servicios, con el objetivo de incrementar sus índices de participación de mercado y
en efecto sus rendimientos financieros. Hoy en día las Cooperativas pueden ofertar
los mismos productos y servicios que ofrece la banca, inclusive con una estrategia
diferente de negocios, que le permite ser más competitiva, sin olvidar su enfoque
social y gobierno corporativo.
La principal actividad económica de CoopMego es la intermediación
financiera, que consiste en la captación de dinero con rendimientos pasivos bajos
para colocarlos con tasas activas altos. Las captaciones de dinero se consiguen
mediante depósitos a la vista (ahorros) y depósitos a plazos (inversiones), de ahí la
importancia de innovar con productos y servicios que permitan captar dinero del
mercado de una forma ágil, siendo de vital importancia que la CoopMego cuente
con sistema que permita efectivizar sus depósitos en cheque de forma segura y
rápida.
Actualmente el proceso de efectivización de depósitos en cheques que se
realizan a las cuentas de la institución, tardan aproximadamente entre 5 a 7 días en
efectivizarse, lo que deja una gran brecha con relación a lo que ofrece el mercado
financiero (24 horas de efectivización), razón por la cual se propone implementar
una automatización del proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de
cámara de compensación de cheques que permita reducir en un 83% el tiempo de
espera de los socios y clientes de la institución.
2.2. Identificación de alternativas de solución.
Como propuesta a esta problemática se han planteado dos posibles
soluciones para implementar el mecanismo adecuado para dicho proceso:
Implementar un sistema de cámara de compensación de cheques en la
organización.
Automatizar el proceso de depósito de cheques mediante un sistema de
digitalización en la organización.
2.3. Alternativa 1.
6
“Implementar un sistema de cámara de compensación de cheques en la
organización.”
2.3.1. Estudio de Mercado
2.3.1.1. Análisis y proyección de la demanda
La Cooperativa cuenta con un total de 205,763 socios (SEPS,
2020) con corte al primer semestre del año en curso, distribuidos en sus
19 agencias a nivel nacional, de los cuales solo un 85% mantienen sus
cuentas activas. Varios de los factores por lo que las cuentas quedan
inactivas son: cambio de ciudad de domicilio, no acceder a un crédito,
cambio de institución financiera, falta de beneficios, falta de
movimiento en cuenta. El 15% de cuentas inactivas representan un total
de 30,000 socios, multiplicado por un monto promedio de ahorro
mensual de USD 10,00 nos genera un total de USD 300,000.00 que se
están dejando de captar en recursos monetarios, lo mismo que podrían
ser utilizados para colocar nuevas operaciones de créditos.
Dentro de los beneficios que se propone con el sistema de
cámara de compensación de cheques, es efectivizar los depósitos en un
plazo menor a 48 horas, siendo un factor importante y determinante
para que los clientes elijan una institución financiera de otra.
Para determinar la proyección de la demanda, se segmentó por
cada cantón el número de habitantes que conforman la población
económicamente activa (PEA) y las personas en edad de trabajar (PET),
y se comparó con el número de socios actuales que mantiene la
cooperativa en efecto de determinar la participación de mercado, donde
se obtuvieron los siguientes resultados detallados en la Tabla 1:
7
Tabla 1. Fuente: INEC – CoopMego
Elaborado por: Autores.
Del total de socios ahorristas de la CoopMego, existe un 24%
de asociados que tienen sus cuentas inactivas (Tabla 2), siendo ese
segmento nuestro primer mercado objetivo a volver a captar con la
implementación del sistema de cámara de compensación de cheques
(SCCC) y luego el resto de mercado activo para incrementar
participación de mercado.
Tabla 2. Cuentas de ahorros inactivas, Marzo 2020
Fuente: CoopMego
Nombre de canton 2018 PET PEA Clientes % MercadoCUENCA 614,539 433,250 295,043 2648 0.90%
MACHALA 283,037 199,541 135,887 1845 1.36%
BALSAS 8,786 6,194 4,218 863 20.46%
SANTA ROSA 80,227 56,560 38,517 1200 3.12%
LOJA 263,900 186,050 126,700 49228 38.85%
CALVAS 29,651 20,904 14,236 8335 58.55%
CATAMAYO 35,229 24,836 16,914 8875 52.47%
MACARA 20,260 14,283 9,727 3264 33.56%
PALTAS 23,845 16,811 11,448 1200 10.48%
PUYANGO 16,043 11,310 7,702 3659 47.51%
SARAGURO 33,209 23,412 15,944 6715 42.12%
MORONA 55,075 38,828 26,442 6985 26.42%
GUALAQUIZA 19,338 13,633 9,284 1995 21.49%
ZAMORA 31,573 22,259 15,158 3546 23.39%
CHINCHIPE 10,492 7,397 5,037 985 19.55%
YANTZAZA 24,973 17,606 11,990 1758 14.66%
TOTAL 1552195 1092875 744248 103101 13.85%
Nombre de canton Clientes Cuentas InactivasCUENCA 2648 359
MACHALA 1845 180
BALSAS 863 250
SANTA ROSA 2280 695
LOJA 49228 8669
CALVAS 8335 2955
CATAMAYO 8875 3195
MACARA 3264 488
PALTAS 1322 320
PUYANGO 3659 1458
SARAGURO 6715 1866
MORONA 6985 2171
GUALAQUIZA 1995 466
ZAMORA 3546 726
CHINCHIPE 985 246
YANTZAZA 1758 488
TOTAL 104303 24532
8
Con la implementación del presente proyecto se aspira
incrementar participación de mercado en un 5% de socios nuevos y
disminuir un 5% de cuentas inactivas, lo que implica incrementar en
6500 socios aproximadamente, adicionales a las metas individuales
presupuestadas para cada agencia.
2.3.1.2.Estrategia de Comercialización
2.3.1.2.1. Especificaciones del producto o servicio
El Sistema de Cámara de Compensación de Cheques
(SCCC), es el conjunto de instrumentos, procedimientos y normas
utilizados para la compensación, liquidación y el proceso de
devolución de los cheques que las instituciones financieras
presentan en la cámara de compensación, a través del intercambio
de imágenes digitales. (BANCO CENTRAL DEL ECUADOR,
2015)
Este sistema permite efectivizar valores hasta en 24 horas,
reemplazando así al sistema anterior donde las instituciones
financieras debían realizar reuniones presenciales para
intercambiar cheques y así hacer efectivos dichos valores tardando
48 horas para bancos y hasta 7 días para las Cooperativas.
Del SCCC se benefician aproximadamente 5 millones de
depositantes. En promedio, se canalizan diariamente un monto de
USD 280 millones correspondientes a 175 mil cheques. El nuevo
sistema facilita la compensación, liquidación y el proceso de
devolución de los cheques, pues se lo hace a través del intercambio
de imágenes digitales, lo cual además de eliminar los procesos y
reducir el tiempo de efectivización, posibilita la inclusión de las
cooperativas del sector de la Economía Popular y Solidaria.
(BANCO CENTRAL DEL ECUADOR, 2015)
Al ser el cheque un medio de pago de gran utilización por
parte de los agentes económicos principalmente como un
instrumento de orden de pago a la vista, utilizado para realizar
pagos de alto y bajo valor.
9
Los cheques son girados a favor de un beneficiario y en
contra de una institución bancaria autorizada para recibir depósitos
monetarios. La utilización de este medio de pago está normada por
la Ley de Cheques y su Reglamento. (BANCO CENTRAL DEL
ECUADOR, 2003)
El Banco Central del Ecuador, con el propósito de hacer
eficiente el proceso de cobro y pago de cheques, administra el
funcionamiento del sistema de compensación de estos efectos. Este
sistema permite a las instituciones del sector bancario intercambiar
los cheques que han sido depositados en sus ventanillas y que
corresponden ser pagados con cargo a cuentas que se mantienen en
otros bancos, cuyos resultados son liquidados por el Banco Central
del Ecuador de acuerdo a las posiciones netas multilaterales
resultantes en las sesiones de compensación preliminar y
definitiva.
Actualmente el sistema facilita la compensación,
liquidación y el proceso de devolución de cheques, debido a que lo
realiza por intercambio de imágenes digitales, eliminando así los
procesos manuales y reduciendo el tiempo de efectivización de
valores.
2.3.1.2.2. Precio del producto o servicio
Al ser un beneficio que presenta la Cooperativa, este no
tiene ningún costo adicional para sus asociados, sin embargo
existen costos operativos asociados con el proceso de depósitos de
cheques, por errores de forma y fondo que deberán ser asumido por
el depositante, acorde a los dispuesto por la Resolución 305-2016-
F, de la Junta de Política Monetaria y Financiera, dichos valores se
resumen en el Anexo 1, donde se especifica que por cada cheque
nacional devuelto, la institución receptora del cheque cobrará
$2,49.
10
2.3.1.2.3. Estrategia de comunicación
Para dar a conocer el nuevo servicio que ofrecerá la
Cooperativa, se utilizarán medios tradicionales tanto como radio y
periódico. Adicionalmente se utilizarán medios no tradicionales,
como el lanzamiento del nuevo servicio, dicho evento se realizará
en la oficina matriz, sin embargo, únicamente será transmitido por
sus redes sociales; a su vez se utilizarán comunicación directa con
nuestros socios a través de canales digitales, emailing marketing.
mensajería de texto y proyección de testimonios que detallen el
ahorro en tiempo y dinero al implementar este sistema.
2.3.2. Estudio Técnico
2.3.2.1. Descripción del proceso de prestación de servicio
La implementación de un sistema de cámara de compensación
de cheques en la Cooperativa permitirá disminuir los índices de
inactivación de cuentas y a su vez brindará un beneficio a sus asociados,
permitiendo incrementar participación de mercado, y a su vez una
mayor rentabilidad a la institución.
La cámara de compensación de cheques consiste en un
mecanismo de procesamiento central por medio de la cual las
instituciones financieras acuerdan intercambiarse instrucciones de
pago; para la realización de este proceso las instituciones financieras
cuentan con una infraestructura tecnológica propia. Considerando que
la actual normativa del SCCC del Ecuador exige la digitalización de los
cheques para suplir las operaciones manuales y reducir el error humano
mediante el uso de tecnologías.
De acuerdo con el BCE, la cámara de compensación de cheques
(CCC) es el conjunto de instrumentos, procedimientos y normas que
facilitan la compensación, liquidación y el proceso de devolución de
los cheques que se presentan en la cámara de compensación de cheques
administrada por el BCE, a través del intercambio de imágenes digitales
e información de los cheques. Por este sistema se podrán compensar
11
electrónicamente cheques, cualquiera sea su destino u origen, dentro
del territorio nacional.
El flujo de información viaja mediante protocolos de nivel de
aplicación sftp que proporciona la funcionalidad necesaria para la
transferencia y manipulación de archivos sobre un flujo de datos
fiables.
Los archivos CCC son medios electrónicos, administrados por
el BCE en los cuales se registra la información concerniente a cada uno
de los cheques (datos e imagen). Existen 7 tipos de archivos CCC, cada
uno cumpliendo una funcionalidad especifica detallada en el siguiente
diagrama de flujo el cual se muestra en la figura 2:
Figura 2. Diagrama de flujo proceso de sistema cámara de compensación.
Elaborado por: los autores
CCC1:
Archivo con datos e imagenes de los cheques depositados en
la Institución financiera IFI
CCC0:
Archivo del BCE en respuesta del CCC1, sobre novedades
(errores) de la carga del archivo
CCC2:
Archivo generado por BCE enviado a la IFI pagadora, con
el detalle de cheques e imagenes para débitos
CCC3:
Archivo generado por IFI pagadora, que incluye datos de
cheques devueltos
CCC4:
Archivo generado por BCE para IFI depositaria que incluye las causales por la devolución de
cheques
CCC5:
Archivo generado pro IFI depositaria que contiene
cheques devueltos (imagenes) con sus respectivos sellos de
devolución.
CCC6:
Archivo generado por BCE a la IFI pagadora de los cheques devueltos con sus imágenes
CCC7:
Archivo de cheques propios pagados por las IFIS en sus
propias ventanillas (solo para datos estadisticos)
12
El proceso operativo luego del intercambio de archivos CCC
incluye dos compensaciones: la preliminar y una definitiva; la
liquidación de los resultados netos en las cuentas que las IFIS
mantienen en el BCE se ejecutará una sola vez, y cuando se haya
terminado la compensación definitiva.
Para implementar este sistema se han incluido dos etapas: 1.
Parte tangible (adecuación e instalación de equipos informáticos) y 2.
Parte intangible (instalación de aplicativos webs que permitan la
conectividad para el intercambio de información).
2.3.2.2.Tamaño del Proyecto
Para la implementación del SCCC es necesaria la instalación de
un scanner y de aplicativos webs que serán instalados en las cajas
principales de cada agencia de la Cooperativa. El espacio necesario
para instalar un scanner es de 30 cm de ancho y 20 cm de largo; junto
a la caja principal de cada agencia se instalará un scanner, el cual
mantendrá conexión directa al equipo de cómputo de la caja principal
y en su efecto a la red principal.
El administrador del sistema que se encuentra ubicado en el área
de operaciones utilizará un equipo informático de las siguientes
características (Tabla 3):
Tabla 3. Información del Manual Operativo SCCC BCE
Procesador Intel Core I3 9100F
Memoria RAM 1024 MB
Disco Duro (espacio libre) Superior a 100MB
Sistema Operativo WINDOWS 10.0
Browser Internet explores 6.0 o Firefox
Monitor SVGA 14”” configurado 1024x768
Programa NET-FRAMEWORK versión 4.0
Elaborada por: Autores.
2.3.2.3.Localización del Proyecto
La implementación del Sistema de Cámara de Compensación
de Cheque tendrá base principal en la oficina Matriz, ubicada en la
13
ciudad de Loja, calles Rocafuerte entre Tarqui y Junín, donde
actualmente la organización cuenta con el espacio requerido para el
control de las operaciones a desarrollarse, por lo que no será necesario
adecuar ningún departamento.
El esquema de comunicaciones realizará de la siguiente manera:
1. El aplicativo es desarrollado e instalado en todos los
computadores que van a digitalizar los cheques. Para esto, es necesario
un servidor donde se instalan programas, interfaces, webservices y
servicios de Windows que permite interactuar con otros servidores.
2. Adicionalmente, es necesario un servidor de base de datos:
Aquí está instalada la base de datos MICROSOFT MySQL, donde se
guardan todos los datos requeridos de los documentos digitalizados.
3. Finalmente el servidor SFTP (File Server) que servirá como
repositorio con sistema operativo Windows server, donde se guardan
todas las imágenes digitalizadas.
La comunicación es por medio de redes internas, y VPN a otras
agencias, a través de enlaces. El ancho de banda mínimo requerido para
el intercambio de información es de 5 Mbps.
La arquitectura física del sistema de automatización queda la
siguiente manera:
Servidor Coopmego
Servidor imágenes
Servidor base datos
14
2.3.2.4.Inversiones en equipamiento e insumos
Los scanner son dispositivos por los cuales los cajeros realizan
la digitalización de los cheques depositados en la Cooperativa; los
mismos van conectadas a las PCs, que ya están incluidos en dicha área,
en conjunto con los reguladores UPS central (Ver Tabla 4).
Tabla 4. Inversión activos fijos tangibles - scanner
Detalles de inversión Cantidad Costo Unitario Costo total Vida Útil (años) Scanner Fujitsu 6130 19 $ 500 $ 9,500 3
TOTAL $9,500
Elaborada por: Autores.
El equipo principal para el administrador encargado del SCCC,
tendrá el siguiente costo de inversión:
Tabla 5. Inversión de activos fijos tangibles- equipo principal
Detalles de inversión Cantidad Costo Unitario Costo total Vida Útil (años)
Procesador Intel Core I10
1.0 ghz
1 $ 750 $ 750.00 3
Monitor SVGA 14” 1 $ 300 $ 300.00 3
Token 1 $ 500 $ 500.00 10
TOTAL $1550.00
Elaborada por: Autores.
En cuanto a los insumos se refiere a la adquisición de Licencias
para el manejo de las aplicaciones de los operadores, las cuales deben
ser renovadas anualmente. En la tabla de balances de insumos se
detallan los tipos de licencias y sus costos que cuentan con un descuento
por ser adquiridas de manera corporativa por la organización (Tabla 6).
Tabla 6. Inversión activos fijos intangibles- licencias.
Detalles de inversión Cantidad Costo Unitario Costo total Vida Útil (años) Desarrollar aplicativo
digitalización cheques
1 $ 250000 $ 250000 10
Licencias aplicativo
digitalización
19 $ 250 $ 4750 3
Licencia sistema
operativo profesional
19 $ 189 $ 3598 3
Licencia de antivirus 19 $ 16 $ 304 10
TOTAL $258,652.00 Elaborada por: Autores.
15
2.3.2.5.Balance de Personal
Se determinó que para la implementación del SCCC no será
necesario contar con recursos adicionales, sin embargo, se anexará
dentro de las funciones operativas las actividades relacionadas con el
proceso de SCCC que se muestran en la figura 3:
Figura 3. Roles y responsabilidades en sistema SCCC.
Elaborada por: Autores.
2.3.3. Estudio Ambiental
El presente estudio ambiental tiene el fin de evaluar los posibles
impactos que las alternativas de proyecto puedan tener sobre el medio
ambiente. Donde se tomará en cuenta la que cause un menor impacto pues
la compañía de manera constante busca cuidar el medio ambiente mediante
charlas de buenas prácticas ambientales con ayuda del Ministerio del
Ambiente, donde promueven el reciclaje con el objetivo de promover el
bienestar común. ((Memoria Institucional, 2016, p.1)
2.3.3.1. Descripción de interacciones ecológicas o ambientales clave.
Si bien es cierto un software no es causante de un impacto medio
ambiental si lo es el hardware que contiene del software, como es el
caso del consumo de energía la cual es un recurso no renovable.
Asistente de caja
•Recepta el deposito en cheque del asociado
•Realiza una revisión de forma del cheque (firma, fecha, sello, endoso) y registra en el sistema el deposito.
Asistente de Agencia
•Escanea los depositos en cheque de ambos lados (anverso y reverso) junto a la papeleta de deposito de cada cheque. Esta operación puede ser realizada de manera individual o de manera conjunta.
•Envia el lote (archivo sftp) al dpto. de Operaciones (Administrador) para su debido registro.
•La digitalización de cheques la realizan en dos cortes. Corte 1 hasta 12.00pm y Corte 2 hasta 16.30 pm
Administrador de Operaciones BCE
•Carga los archivos SFTP al sistema del BCE.
•Recepta los archivos SFTP envidos por el BCE.
•Verifica los cheques pagados por el BCE.
•Acredita valores pagados en las cuentas de los asociados
•Envia reportes de cheques devueltos a cada agencia, con su respectiva causal.
16
2.3.3.2. Identificación de posibles impactos.
Los equipos informáticos representan un 2% del consumo total
energético de una empresa como se detalla en la figura 4:
Figura 4. Consumo de energía de equipos informáticos.
Fuente: www.optimagrid.eu
Esto muestra que representan un nivel de impacto bajo al medio
ambiente, sin embargo, sumado al de toda la población su impacto se
vuelve alto, pues al incrementar un software a cada computador este
aumentará su consumo energético. Ahora para poder compensar e
incluso disminuir el impacto que genere se propone un plan de manejo
ambiental para reducir la huella de carbono.
2.3.3.3. Plan de manejo ambiental
Como plan de manejo ambiental para disminuir el impacto al
medio ambiente se realizará una campaña digital semanal para
concientizar a los colaboradores de CoopMego al ahorro de energía.
Poner la PC en modo hibernación durante la hora de almuerzo.
Recordar apagar los computadores después de la jornada laboral.
Configurar el modo hibernación en la computadora, que es un
sistema de ahorro automático que cada equipo posee cuando detecta
inactividad, este modo se activa entre los 10-15 minutos de inactividad.
Si alguna área de la empresa posee ventanales y existen puestos de
trabajo cerca de estos, se aconseja que mientras haya luz solar natural
se abran las cortinas. De este modo, no se utilizan la luz artificial de la
empresa y sólo sea encendida en días nublados.
Desconectar todo artefacto eléctrico que no esté en uso.
17
El aire acondicionado central debe funcionar mediante un
termostato donde el aire se apague cuando el ambiente de la oficina
alcance una temperatura de 21 grados y se encienda cuando detecte un
aumento de la temperatura a 25 grados.
2.3.4. Estudio Legal
2.3.4.1. Aspectos fiscales a considerar
Reglamento General de la Ley de Cheques. Resolución No. 092-2015
– F.
De acuerdo a la Junta de Política y Regulación Monetaria y
Financiera, ente responsable de la formulación de políticas públicas y
la regulación y supervisión monetaria, crediticia, cambiaria, financiera
y de seguros y valores, es necesario para el sistema financiero nacional
(SFN) contar con la norma de carácter general que regula la aplicación
de las disposiciones relativas a los cheques, normas aprobadas mediante
sesión ordinaria realizada el 30 de junio del 2015 (Anexo 2), dentro de
las cuales resaltan las siguientes relacionadas con el SCCC:
“Articulo 15.- El cheque es pagadero siempre a la vista, aunque
fuere antedatado o posdatado.
Cuando un cheque es presentado al pago dentro de los plazos de
los artículos 493 y 517 del Código Orgánico Monetario y Financiero o
su imagen digital es presentada al pago o en la cámara de
compensación, la institución financiera, a su presentación, deberá
pagarlo o en su defecto, deberá protestarlo o rechazarlo, con la
consecuente devolución, según sea el caso, sin perjuicio de los distintos
efectos que la ley señala, en consideración a la época de presentación.
Prohíbase a las entidades financieras poner en lugar del protesto
cualquier leyenda, con o sin fecha, que establezca que el cheque fue
presentado para el pago y no pagado. La entidad que infringiere esta
prohibición será sancionada por la Superintendencia con una multa por
el valor del correspondiente cheque.
18
La persona que admitiere un cheque como instrumento de
crédito, está sujeto a la multa prevista en el artículo 520 del Código
Orgánico Monetario y Financiero, entre uno y treinta salarios
unificados.
El cheque girado de acuerdo a lo dispuesto en el Código
Orgánico Monetario y Financiero, tiene valor probatorio. Asimismo, la
imagen digitalizada del cheque y las procesadas en la cámara de
compensación de cheques, tendrán igual valor probatorio que el
original.”
Lo que indica que el proyecto tiene una viabilidad jurídica, al
ser aceptada la digitalización de imágenes de cheque para el pago de los
mismos. Así mismo se debe considerar lo establecido en el artículo 30
de dicha norma:
“ARTÍCULO 30.- Las instituciones financieras tomarán todas
las precauciones necesarias previas al pago de cheques, de acuerdo con
los procedimientos establecidos en el Código Orgánico Monetario y
Financiero y en esta norma. Estos procedimientos deberán constar en
los manuales operativos internos de cada institución.”
Por tal motivo es necesario desarrollar un manual operativo,
donde se incluya todos los procedimientos internos para la
implementación del SCCC, el mismo debe constar de responsables,
procesos, sanciones, entre otros. Dentro de este manual deben
registrarse procesos relacionados con la recepción de depósitos en
cheques, revisiones de forma, endosos, entre otros para evitar sanciones
tal como se detalla en el artículo 31 de la norma:
“ARTÍCULO 31.- Si se presentare un cheque por cámara de
compensación, la entidad financiera depositaria que lo presente será
responsable de la identidad del cobrador y si el cheque no es endosable,
de que los fondos se acrediten a la cuenta correspondiente. La
institución financiera girada en estos casos, exigirá los demás requisitos
del cheque y el endoso de la institución financiera que lo presente.
19
Cuando la institución financiera depositaria acepte la falta de
endoso o el endoso permitido en el artículo 485 el Código Orgánico
Monetario y Financiero, será responsable de los perjuicios que se
ocasionaren como consecuencia de cualquier irregularidad que el
depositario haya garantizado con su aceptación.”
2.3.5. Estudio Organizacional
2.3.5.1. Estructura organizacional del proyecto
Para la implementación del SCCC, se ha desarrollado la
siguiente estructura organizacional reflejada en la figura 5:
Figura 5. Estructura organización SCCC.
Elaborado por: Autores.
2.3.5.2. Perfiles y roles requeridos
Funciones para el proceso y control del SCCC:
Jefe de Operaciones:
− Garantizar la ejecución eficiente y oportuna del
procesamiento del sistema de cámara de compensación de
cheques entre la Cooperativa y el BCE.
Jefe de Operaciones
Asistentes de Agencias
Asistentes de Caja
Auditor InternoAdministrador
SCCC
20
− Administrar los sistemas de pago mediante el SCCC, y
monitorear las operaciones de las sucursales de la Coop.
− Garantizar la entrega de información al BCE correspondiente
al SCCC.
Audito Interno:
− Controlar que el intercambio de información digital y
electrónica de los cheques depositados en la Cooperativa, se
brinden eficientemente y de acuerdo a lo dispuesto en la
normativa que regular dichos procesos.
Administrador SCCC:
− Garantizar que el servicio de intercambio de información
digital y electrónica que se implementen a través de la
Cámara de Compensación se efectúen de manera eficiente,
oportuna y de acuerdo a lo dispuesto en la normativa que
regular dichos procesos.
− Verificar la oportuna recepción de los archivos electrónicos
SFTP de todas las sucursales de la Cooperativa, a fin de que
sean procesados acordes a los plazos determinados por el
BCE.
− Supervisar la contabilización del movimiento diario de los
cheques que se pagan mediante el SCCC
− Instruir a las agencias sucursales él envió oportuno de los
archivos electrónicos SFTP para la compensación de fondos
a los cuenta ahorristas.
− Asegurar la eficiente transmisión bilateral de información
electrónica mediante los archivos SFTP al BCE.
Asistente de Agencia:
− Revisar defectos de forma en los cheques receptados por los
asistentes de caja, previo a la digitalización de los mismos.
− Escanear los cheques recibidos en la agencia local para su
debida digitalización, ya sea de manera individual o por
lotes.
21
− Adjuntar los archivos escaneados y enviar al Administrador
de SCCC acorde a lo establecido en el manual operativo.
2.3.6. Análisis de Riesgos.
En todo proyecto se deben contemplar los posibles riesgos que se
presenten tanto en la planificación, como en su ejecución, y el impacto que
producen en el proyecto y en la empresa que lo impulsa.
Como se entiende el proyecto se centra en el escenario de una
Cooperativa de ahorro y crédito la cual es parte del mundo financiero, por
ello se deben considerar riesgos financieros que se clasifican en riesgos de
mercado, crédito, liquidez, operacionales y legales. Estos se deben vincular
con los objetivos del proyecto como el alcance, costo, tiempo, calidad entre
otros.
2.3.6.1. Matriz de riesgos del proyecto.
Se empleará la siguiente Matriz de Impacto – Probabilidad donde:
- La Zona Amarilla refleja los niveles de Tolerancia a Riesgos que
serán asumidos.
- La Zona Verde corresponde a los Riesgos que serán Aceptados y
no serán gestionados
- La Zona Roja serán las Amenazas al Proyecto que serán
gestionadas a fin de disminuir su impacto y Probabilidad de Ocurrencia
- La Zona Azul serán las Oportunidades que serán gestionadas a fin
de incrementar su impacto y Probabilidad de Ocurrencia (Ver tabla 7.)
Tabla 7. Matriz de Impacto – Probabilidad.
Amenazas Oportunidades
Imp
act
o
0.40 0.20 0.40 1.2 2.4 3.2 3.2 2.4 1.2 0.40 0.20
0.20 0.10 0.20 0.60 1.2 1.6 1.6 1.2 0.60 0.20 0.10
0.10 0.05 0.10 0.30 0.60 0.80 0.80 0.60 0.30 0.10 0.05
0.05 0.025 0.05 0.15 0.30 0.40 0.40 0.30 0.15 0.05 0.025
0.03 0.015 0.03 0.09 0.18 0.24 0.24 0.18 0.09 0.03 0.015
5% 10% 30% 60% 80% 80% 60% 30% 10% 5%
Probabilidad
Elaborada por los autores.
22
En la Tabla 7 de la Matriz de Probabilidad - Impacto se ha
asignado un código de color para la calificación de los riesgos y las
acciones a tomar, como se detalla en la tabla 8:
Tabla 8. Codificación de riesgos
Valoración Descripción
Bajo
Impacto mínimo. Significa que se debe realizar
supervisión al proyecto, para evitar incremento de
desviaciones
Moderado
Impacto medio. Existe la necesidad de acciones
especiales para controlar el riesgo, donde se debe
monitorear de manera continua el proyecto
Alto Negativo Impacto Alto por lo que es necesario atención con
prioridad y toma de acciones correctivas.
Alto Positivo Impacto favorable para el proyecto y sobre los objetivos
del proyecto. Debe ser aprovechado.
Elaborada por: Autores.
2.3.6.2. Análisis de riesgos del proyecto y plan de respuesta
A continuación, se describen los riesgos identificados del
proyecto con su nivel de probabilidad, impacto, nivel de riesgo y
respuesta ante cada riesgo, esto se lo muestra en la tabla 9.
Tabla 9. Análisis de riesgos y respuestas.
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO NIVEL DE
RIESGO RESPUESTA
Debido a la falta de socialización
organizacional del nuevo proyecto
a los empleados de CoopMego,
existe la posibilidad de que los
empleados no se sientan
involucrados y muestren
resistencia hacia la nueva
implementación del sistema de
cámara de compensación, lo cual
podría ocasionar retrasos en un
10% al cronograma del proyecto.
0,3 0,2 MODERADO
Crear un fondo
de contingencia
en caso de que
se presente la
resistencia en el
personal y se
deba realizar
charlas
motivacionales.
Debido a que el proyecto estará a
cargo del personal actual de la
empresa, existe la posibilidad que
no tengan experiencia o
conocimiento del nuevo sistema,
lo que podría aumentar costo del
proyecto
0,8 0,4 ALTO
NEGATIVO
Contratar una
persona con
vasta
experiencia en
SCC para
capacitar al
personal de
CoopMego.
23
Dado que el proyecto a
implementar está bajo la gestión
de personal humano, existe la
posibilidad de que a estos se les
presente alguna calamidad
doméstica, lo que afectaría la
implementación del proyecto.
0,05 0,1 BAJO
Considerar una
persona alterna
para cada
responsabilidad,
que tenga igual
conocimiento
del responsable
principal. De
esta manera si
existe una falta
de personal el
rumbo del
proyecto no se
verá afectado.
Debido a que el nuevo sistema
SCCC es un software que será
instalado en los mismos equipos
existentes, existe la posibilidad de
que estos no tengan la capacidad
necesaria para que el sistema se
ejecute al 100 % considerando el
uso de otros programas, lo que
podría incrementar el costo del
proyecto en un 20%
0,1 0,20 MODERADO
Encargar al
técnico de
sistemas de
CoopMego
junto con el
proveedor, la
evaluación y
capacidad de
los equipos
antes de la
implementación
Elaborada por: Autores.
2.3.7. Estudio Económico y Financiero
2.3.7.1. Estimación de beneficios y costos del proyecto
Los beneficios del presente proyecto están orientados en
incrementar la satisfacción de los socios que utilizan los productos y
servicios de la CoopMego, así mismo aumentar el nivel de
competitividad de la Cooperativa e incrementar depósitos a la vista ya
que es la fuente principal de fondeo de valores en la institución. La
alternativa de implementar un SCCC conlleva un gran costo de
inversión que para el número de socios que la institución mantiene
activos a la fecha, no sería muy conveniente; sin embargo, pensando a
largo plazo, este servicio permitirá posicionar a la CoopMego como una
de las Cooperativas más grandes del país.
2.3.7.2. Punto de Equilibrio del proyecto
El punto de equilibrio se lo ha calculado en función al monto
máximo que se debería captar en depósitos a la vista, en efecto para que
24
sea colocado como crédito y cubrir con los costos mínimos requeridos
para la intermediación financiera. La fórmula utilizada es:
𝑃. 𝐸 =𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜𝑠 𝐹𝑖𝑗𝑜𝑠
1 −𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑉𝑎𝑟𝑖𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
Tabla 10. Punto de equilibrio del proyecto.
Elaborado por: Autores
Para el primer año el punto de equilibrio es de USD 112,852.79,
es decir que en caso de que la estrategia de comunicación impacte a
largo plazo, no existirá ningún riesgo en la sostenibilidad del proyecto,
ya que del total que se proyecta captar en depósitos a la vista, solo es
necesario un 12%.
2.3.7.3. Presupuesto de Inversión
Dentro del alcance del presente proyecto se pueden identificar
inversiones tanto para hardware y software, por lo que se ha clasificado
de acuerdo a la Tabla 11 y 12:
Tabla 11. Inversiones para hardware.
Elaborada por: Autores.
Tabla 12. Inversiones para software.
Elaborada por: Autores.
Punto Equilibrio 112,852.79$
Detalles de inversión Cantidad Costo Unitario Costo total Vida Util (años)
Scanner Fujitsu 6130 19 $ 500 $ 9,500 3
PCs 1 $ 750 $ 750 3
Monitor 1 $ 300 $ 300 3
Token 1 $ 500 $ 500 10
$ 11,050
Inversión en maquinaria y equipo
TOTAL
Detalles de inversión Cantidad Costo Unitario Costo total Vida Util (años)
Aplicativo digitalización de cheques 1 $ 250,000 $ 250,000 10
licencia sistema operativo professional 19 $ 189 $ 3,598 3
Licencia de antivirus 19 $ 16 $ 304 3
Licencia aplicativo de digitalización 19 $ 250 $ 4,750 3
$ 258,652
Inversiones en activos intangibles
TOTAL
25
2.3.7.4. Flujo de caja
Dentro del flujo de caja detallado en la Tabla 13, se ha
considerado las siguientes cuentas:
Intereses por cobrar: Dicho rubro corresponde a los intereses
generados por la colocación de créditos; cada mes dicho rubro
incrementará gradualmente debido a que la recuperación se la realiza
progresivamente.
Intereses por pagar: Corresponde a los valores que se cancelarán
por captar el dinero a la vista, considerando una tasa pasiva en ahorros
del 1.5%. Así mismo, dichos valores irán incrementando gradualmente
a medida que se vayan realizando las captaciones.
Sueldos: La cartera que se colocará con las captaciones a la vista
de este nuevo servicio se diferenciará de la cartera principal de crédito.
Se contratarán 10 asesores de crédito que se ubicarán en las principales
agencias de la Cooperativa. Se pagará un el salario fijo a todos los
nuevos asesores, quienes ingresarán con la categoría de asesor junior.
Beneficios Sociales: En promedio representan el 33% adicional
a pagar por cada uno de los empleados.
Tabla 13. Flujo de caja.
Elaborada por: Autores.
Años 1 2 3 4 5
Ingresos
Saldo Inicial 9,263 32,197 155,405 345,305 630,863
Intereses por cobrar 132,759 233,764 301,993 400,184 222,835
Egresos 109,825 110,556 112,092 114,626 118,511
Intereses por pagar 14,625 15,356 16,892 19,426 23,311
Sueldos+Comisiones 60,000 60,000 60,000 60,000 60,000
Beneficios Sociales 19,800 19,800 19,800 19,800 19,800
Impresión y suministros 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200
Internet 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200
Servicio Mensual BCE 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000
Saldo Final del periodo 22,934 123,208 189,901 285,558 104,324
Saldo Final Acumulado (Sin Financiamiento) 32,197 155,405 345,305 630,863 735,187
FLUJO DE CAJA (2018 - 2022)
26
A continuación, en la Tabla 14 se detalla el flujo neto de efectivo
que evaluará el inversionista, con un aporte propio de la Cooperativa
necesario como inversión inicial requerida.
Tabla 14. Flujo Neto de Efectivo 2018 – 2023.
Elaborada por: Autores
2.3.7.5. Indicadores de rentabilidad
2.3.7.5.1. Valor Presente Neto
El VAN calculado para el presente análisis es de
$42,768.39 indica que el proyecto es rentable (Ver tabla 15.), y que
genera más rendimientos en relación a la tasa deseada por el
inversionista, recuperando así la inversión y generando ingresos
adicionales para la organización.
Tabla 15. Valor presente Neto (VAN)
Elaborada por: Autores
2.3.7.5.2. Tasa Interna de Retorno
La TIR para la presente alternativa es del 22%, muy
superior a la mínima requerida por el inversionista que
puntualmente proviene de la tasa interés que cancelaría cualquier
IFI por mantener dicho dinero en depósito a plazo fijo por un año
plazo (Ver tabla 16).
Años 0 1 2 3 4 5
Flujo de caja del Período 22,934 123,208 189,901 285,558 104,324
(-) Gastos Financieros - - - - -
(-) Depreciaciones (10,400) (10,400) (10,400) (50) (50)
(-) Amortizaciones (25,865) (25,865) (25,865) (25,865) (25,865)
Utilidad gravable (13,331) 86,943 153,636 259,643 78,409
(-) Part trabajadores 15% - (13,041) (23,045) (38,946) (11,761)
(-) Impuestos 22% 2,933 (16,258) (28,730) (48,553) (14,662)
Utilidad Despues de Impuestos y Part Trabajadores (10,399) 57,643 101,860 172,143 51,985
(+) Depreciaciones 10,400 10,400 10,400 50 50
(+) Amortizaciones 25,865 25,865 25,865 25,865 25,865
25,867 93,908 138,126 198,058 77,900
Valor de salvamento 250
(-) Capital de trabajo (9,263)
Rec. Costo de Capital 9263
(+) Préstamos Bancario -
(-) Amortización de deuda - -
(-) Inversoón en Activos Fijos (11,050)
(-) Gastos Preoperacionales (260,152)
Flujo Neto de efectivo (280,465) 25,867 93,908 138,126 207,321 78,150
FLUJO NETO DE EFECTIVO (2018 - 2022) - Inversionista
VAN (5 años) 42,768.39
27
Tabla 16. Tasa interna de retorno (TIR)
Elaborada por: Autores
2.3.7.5.3. Periodo de repago
De acuerdo al periodo de repago, la inversión podría ser
recuperada en un promedio de 3 años 1 mes (Ver tabla 17).
Tabla 17. Tasa interna de retorno (TIR)
Elaborada por: Autores
2.3.7.5.4. Índice de deseabilidad
El índice de rentabilidad superior a 1 nos indica que el
proyecto recupera la inversión más una ganancia adicional (Ver
tabla 18.)
Tabla 18. Índice de rentabilidad.
Elaborada por: Autores
En resumen, el presente proyecto es viable, pues tiene una
rentabilidad mayor que la esperada por el inversionista. El Valor
actual del flujo descontado al 17% es positivo, lo que indica que el
proyecto deja ganancias por encima de la tasa mínima exigida.
TIR 22%
Payback (años) 3.11
IR 1.54
28
2.4. Alternativa 2.
“Automatizar el proceso de depósito de cheques mediante un sistema de
digitalización en la organización.”
2.4.1. Estudio Técnico
2.4.1.1. Descripción del proceso de automatización del proceso de
efectivización de cheques
El proceso de efectivización de cheques que actualmente tiene
implementada la organización implica los siguientes pasos detallados
en el siguiente diagrama de flujos (Figura 6).
Figura 6. Diagrama de flujo del proceso de efectivización de cheques en CoopMego.
Elaborado por: Autores.
El proceso actual implica que el plazo para que se haga efectivo
un cheque tarde aproximadamente entre 5 a 7 días hábiles, es decir 4
días más del servicio que ofrece la competencia. El proceso que se
plantea con la automatización de la efectivización de cheques permitirá
29
disminuir en más del 80% el tiempo de espera para que un cheque se
haga efectivo en la institución.
Figura 7. Diagrama de flujo del nuevo proceso de efectivización de cheques.
Elaborado por: Autores.
La automatización del proceso previamente descrito propone el
siguiente diagrama de flujos detallado en el Figura 7.
Bajo el nuevo esquema que se aplicaría mediante el sistema de
cámara de compensación, se eliminarían las siguientes actividades
operativas que se llevan a cabo de manera manual:
Envío de personal de servicios a institución financiera a realizar
deposito
Cuadre manual de cheques receptados versus cheques depositados
Ingreso al sistema interno de “bancos” para compensación manual
Actualización diaria de libreta de ahorros de cuenta en institución
financiera receptora de depósitos de cheques, para control de
cheques devueltos y pagados.
30
Bloqueo/Desbloqueo de fondos por cheques devueltos.
Considerando que la CoopMego cuenta con la infraestructura
tecnológica, y dando cumplimiento a la actual normativa del Sistema
de Cámara de Compensación de Cheques, que exige la digitalización
de los cheques para suplir las operaciones manuales y reducir el error
humano, se dispone de este mecanismo para evitar transacciones
operativas que implican riesgos para la Cooperativa y tiempos de
respuestas retrógrados para el cliente.
El proceso de automatización se basa específicamente en:
- Adquirir scanner para la digitalización de cheques.
- Desarrollar un aplicativo que identifique características propias de
cada cheque escaneado.
- Intercambio de reportes de cheques escaneados bajo las “normas
para el funcionamiento de los sistemas de pagos auxiliares” aprobados
mediante Resolución No. 207-2016-M y bajo el manual de operación
de usuario del sistema de cámara de compensación de cheques
Cabe indicar que este proceso a diferencia de la implementación
del sistema de cámara de compensación de cheques (SCCC), solo
realiza los pasos que se muestran en la figura 8:
CCC1:
Archivo con datos e imagenes de los cheques depositados en
la IFI
CCC0:
Archivo del la IFI en respuesta del CCC1, sobre novedades
(errores) de la carga del archivo
CCC3:
Archivo generado por IFI pagadora, que incluye datos de
cheques devueltos
CCC5:
Archivo generado por IFI depositaria que contiene
cheques devueltos (imagenes) con sus respectivos sellos de
devolución.
31
Figura 8. Diagrama de flujo proceso de sistema cámara de compensación.
Elaborado por: Autores.
Este proceso implica que, mediante la digitalización de cheques,
en un plazo no mayor a 48 horas, se tendrá la respuesta de la IFI
pagadora, sobre el detalle de cheques depositados por los clientes.
2.4.1.2. Tamaño del Proyecto
Para la automatización del SCCC es necesaria la instalación de
un scanner y de aplicativos webs que serán instalados en las cajas
principales de cada agencia de la Cooperativa. El espacio necesario para
instalar un scanner es de 30 cm de ancho y 20 cm de largo; junto a la
caja principal de cada agencia se instalará un scanner, el cual mantendrá
conexión directa al equipo de cómputo de la caja principal y en su efecto
a la red principal.
El administrador del sistema que se encuentra ubicado en el área
de operaciones utilizará un equipo informático de las siguientes
características (Tabla 19):
Tabla 19. Información de Manual Operativo SCCC BCE.
Procesador Intel Core I3 9100F
Memoria RAM 1024 MB
Disco Duro (espacio libre) Superior a 100MB
Sistema Operativo Windows 10
Browser Internet explores 6.0 o Firefox
Monitor SVGA 14”” configurado 1024x768
Programa NET-FRAMEWORK versión 4.0
Elaborada por: Autores.
2.4.1.3. Localización del Proyecto
La implementación del Sistema de Cámara de Compensación de
Cheque tendrá base principal en la oficina Matriz, ubicada en la ciudad
de Loja, Calles Rocafuerte entre Tarqui y Junín, donde actualmente la
organización cuenta con el espacio requerido para el control de las
operaciones a desarrollarse, por lo que no será necesario adecuar ningún
departamento.
32
2.4.1.4. Inversiones en equipamiento e insumos
Los scanner son dispositivos por los cuales los cajeros realizan
la digitalización de los cheques depositados en la Cooperativa; los
mismos van conectadas a las PCs, que ya están incluidos en dicha área,
en conjunto con los reguladores UPS central (Ver Tabla 20).
Tabla 20. Inversión en activos fijos tangibles.
Detalles de inversión Cantidad Costo
Unitario
Costo total Vida Útil (años)
Scanner Fujitsu 6130 19 $ 1,054 $ 20,025 3
TOTAL $20,025 Elaborada por: Autores.
El equipo principal para el administrador encargado del SCCC,
tendrá el costo de inversión detallado en la tabla 21:
Tabla 21. Inversión en activos fijos tangibles- equipo principal.
Detalles de inversión Cantidad Costo
Unitario
Costo total Vida Útil (años)
Procesador Intel Core
I10 1.0 ghz
1 $ 750 $ 750.00 3
Monitor SVGA 14” 1 $ 300 $ 300.00 3
Token 1 $ 500 $ 500.00 10
TOTAL $1550.00 Elaborada por: Autores.
En cuanto a los insumos se refiere a la adquisición de licencias
para el manejo de las aplicaciones de los operadores, las cuales deben
ser renovadas anualmente. En la tabla de balances de insumos se
detallan los tipos de licencias y sus costos que cuentan con un descuento
por ser adquiridas de manera corporativa por la cooperativa. (Tabla 22).
Tabla 22. Inversión en activos fijos intangibles – licencias.
Detalles de inversión Cantidad Costo
Unitario
Costo total Vida Útil (años)
Desarrollar aplicativo
digitalización cheques
1 $ 33,273 $ 33,273 10
Licencias aplicativo
digitalización
19 $ 150 $ 2850 3
Licencia sistema
operativo profesional
19 $ 189 $ 3598 3
Licencia de antivirus 19 $ 16 $ 304 3
Servidor 1 $ 10000 $ 10000 5
Servidor Datos 1 $ 10000 $ 10000 5
TOTAL $60,025.00 Elaborada por: Autores.
33
2.4.1.5. Balance de Personal
Se determinó que, para la automatización de efectivización de
cheques, no será necesario contar con recursos adicionales, sin
embargo, se anexará dentro de las funciones operativas las actividades
relacionadas con el proceso de SCCC (Ver figura 9):
Figura 9. Roles y responsabilidades para proceso automatización de cheques.
Elaborada por: Autores.
2.4.2. Estudio Ambiental
El presente estudio ambiental tiene el fin de evaluar los posibles
impactos que las alternativas de proyecto puedan tener sobre el medio
ambiente. Donde se tomará en cuenta la que cause un menor impacto pues
la compañía de manera constante busca cuidar el medio ambiente mediante
charlas de buenas prácticas ambientales con ayuda del Ministerio del
Ambiente, donde promueven el reciclaje a los estudiantes del Cantón
Saraguro ((Memoria Institucional, 2016, p.1)
Asistente de caja
• Recepta el deposito en cheque del asociado
• Realiza una revisión de forma del cheque (firma, fecha, sello, endoso) y registra en el sistema el deposito.
Asistente de Agencia
• Escanea los depositos en cheque de ambos lados (anverso y reverso) junto a la papeleta de deposito de cada cheque. Esta operación puede ser realizada de manera individual o de manera conjunta.
• La digitalización de cheques la realizan en dos cortes. Corte 1 hasta 12.00pm y Corte 2 hasta 16.30 pm
• Carga los archivos SFTP al sistema para ser enviados a la IFI donde se depositaran los mismos.
• Recepta los archivos SFTP envidos la IFI pagadora
• Verifica los cheques pagados la IFI
• Acredita valores pagados en las cuentas de los asociados
• Envia reportes de cheques devueltos y contacta a los clientes para la gestión de devolución
34
2.4.2.1.Descripción de interacciones ecológicas o ambientales clave.
Si bien es cierto un software no es causante de un impacto medio
ambiental si lo es el hardware que contiene del software, como es el
caso del consumo de energía la cual es un recurso no renovable.
2.4.2.2. Identificación de posibles impactos.
Los equipos de informáticos representan un 2% del consumo
total energético de una empresa como se detalla en la figura 10.
Figura 10. Consumo de energía de equipos informáticos.
Fuente: www.optimagrid.eu
Esto muestra que representan un nivel de impacto bajo al medio
ambiente, sin embargo, sumado al de toda la población su impacto se
vuelve alto, pues al incrementar un software a cada computador este
aumentará su consumo energético. Ahora para poder compensar e
incluso disminuir el impacto que genere se propone un plan de manejo
ambiental para reducir la huella de carbono.
2.4.2.3.Plan de manejo ambiental
Como plan de manejo ambiental para disminuir el impacto al
medio ambiente se realizará una campaña digital semanal para
concientizar a los colaboradores de CoopMego al ahorro de energía.
Apagar los computadores durante la hora de almuerzo.
Recordar apagar los computadores después de la jornada laboral.
Configurar el modo hibernación en la computadora, que es un
sistema de ahorro automático que cada equipo posee cuando detecta
35
inactividad, este modo se activa entre los 10-15 minutos de
inactividad.
Si alguna área de la empresa posee ventanales y existen puestos de
trabajo cerca de estos, se aconseja que mientras haya luz solar
natural se abran las cortinas. De este modo, no se utilizan la luz
artificial de la empresa y sólo sea encendida en días nublados.
Desconectar todo artefacto eléctrico que no esté en uso.
El aire acondicionado central debe funcionar mediante un
termostato donde el aire se apague cuando el ambiente de la oficina
alcance una temperatura de 21 grados y se encienda cuando detecte
un aumento de la temperatura a 25 grados.
2.4.3. Estudio Legal
2.4.3.1. Aspectos fiscales a considerar
Reglamento General de la Ley de Cheques. Resolución No. 092-
2015 – F. De acuerdo a la Junta de Política y Regulación Monetaria y
Financiera, ente responsable de la formulación de políticas públicas y
la regulación y supervisión monetaria, crediticia, cambiaria, financiera
y de seguros y valores, es necesario para el SFN contar con la norma de
carácter general que regula la aplicación de las disposiciones relativas
a los cheques, normas aprobadas mediante sesión ordinaria realizada el
30 de junio del 2015 (Anexo 2), dentro de las cuales resaltan las
mencionadas en la Alternativa 1, y adicionalmente aplicable a la
presente alternativa el Articulo 26, mediante le cuál se puede validar el
proceso de automatización de cheques, debido a que la Ley permite a
las institución financieras realizar doble endosos para canalizar los
depósitos de sus cuentas ahorristas:
“ARTÍCULO 26.- Únicamente los cheques girados a favor de
personas naturales y cuyo monto sea de hasta dos mil dólares (2.000.00)
dólares de los Estados Unidos de América, podrán ser susceptibles de
un único endoso en transmisión por parte del primer beneficiario.
Solo se admitirá segundo endoso para el pago por cámara de
compensación, a las instituciones financieras, cuando reciban cheques
36
superiores a dos mil dólares (2.000.00) dólares de los Estados Unidos
de América.
Para evitar el endoso en blanco o al portador, prohibido por la
ley, el endoso deberá precisar nombre, apellido del endosatario y se lo
hará mediante la fórmula escrita "Endoso a: ... ", frase que las entidades
financieras imprimirán al reverso de cada cheque y a continuación
deberá constar la firma del endosante.”
2.4.4. Análisis de Riesgo.
En todo posible proyecto se deben contemplar los posibles riesgos
que se presenten durante el mismo y el impacto que producen en el proyecto
y en la empresa que lo impulsa.
Como se entiende el proyecto se centra en el escenario de una
Cooperativa de ahorro y crédito la cual es parte del mundo financiero, por
ello se deben considerar riesgos financieros que se clasifican en riesgos de
mercado, crédito, liquidez, operacionales y legales. Estos se deben vincular
con los objetivos del proyecto como el alcance, costo, tiempo, calidad entre
otros.
2.4.4.1. Matriz de riesgos del proyecto.
Se empleará la siguiente Matriz de Impacto – Probabilidad
detallada en la tabla 23 donde:
- La Zona Amarilla refleja los niveles de Tolerancia a Riesgos que
serán asumidos.
- La Zona Verde corresponde a los Riesgos que serán Aceptados y
no serán gestionados
- La Zona Roja serán las Amenazas al Proyecto que serán
gestionadas a fin de disminuir su impacto y Probabilidad de Ocurrencia
- La Zona Azul serán las Oportunidades que serán gestionadas a fin
de incrementar su impacto y Probabilidad de Ocurrencia.
37
Tabla 23. Matriz de Probabilidad Impacto.
Amenazas Oportunidades Im
pac
to
0.40 0.20 0.40 1.2 2.4 3.2 3.2 2.4 1.2 0.40 0.20
0.20 0.10 0.20 0.60 1.2 1.6 1.6 1.2 0.60 0.20 0.10
0.10 0.05 0.10 0.30 0.60 0.80 0.80 0.60 0.30 0.10 0.05
0.05 0.025 0.05 0.15 0.30 0.40 0.40 0.30 0.15 0.05 0.025
0.03 0.015 0.03 0.09 0.18 0.24 0.24 0.18 0.09 0.03 0.015
5% 10% 30% 60% 80% 80% 60% 30% 10% 5%
Probabilidad Elaborada por: Autores.
En la tabla 23 de la Matriz de Probabilidad - Impacto se ha asignado un
código de color para la calificación de los riesgos y las acciones a tomar, como se
detalla en la tabla 24:
Tabla 24. Codificación de riesgos.
Valoración Descripción
Bajo Impacto mínimo. Significa que se debe realizar
supervisión al proyecto, para evitar incremento de
desviaciones
Moderado Impacto medio. Existe la necesidad de acciones
especiales para controlar el riesgo, donde se debe
monitorear de manera continua el proyecto
Alto Negativo Impacto Alto por lo que es necesario atención con
prioridad y toma de acciones correctivas.
Alto Positivo Impacto favorable para el proyecto y sobre los
objetivos del proyecto. Debe ser aprovechado.
Elaborada por: Autores.
2.4.4.2.Análisis de riesgos del proyecto y plan de respuesta.
A continuación, se describen los riesgos identificados del
proyecto con su nivel de probabilidad, impacto, nivel de riesgo y
respuesta ante cada riesgo, esto se lo muestra en la tabla 25.
38
Tabla 25. Análisis de riesgos y respuestas.
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO NIVEL DE
RIESGO RESPUESTA
Dado que se entregará la base de datos de
la organización a un tercero (proveedor),
existe la posibilidad que la misma puede
ser compartida a terceros (competencia),
lo que ocasionaría una disminución en la
participación en el mercado.
0,05 0,2 BAJO
Considerar una
cláusula de
confidencialidad
con el
proveedor y
respaldo con
una multa
considerable en
caso de
quebrantar la
confidencialidad
de la
información.
Debido a la falta de socialización
organizacional del nuevo proyecto a los
empleados de CoopMego, existe la
posibilidad de que los empleados no se
sientan involucrados y muestren
resistencia hacia la nueva implementación
del sistema de cámara de compensación,
lo cual podría ocasionar retrasos en un
10% al cronograma del proyecto.
0,3 0,2 MODERADO
Crear un fondo
de contingencia
en caso de que
se presente la
resistencia en el
personal y se
deba realizar
charlas
motivacionales.
Debido a que el 75% de proyecto estará
bajo a cargo de un proveedor, existe la
probabilidad de que el tiempo de del
proyecto dependa en un 50% del
proveedor externo, lo que podría
ocasionar un desfase en el tiempo del
proyecto.
0,8 0,4 ALTO
NEGATIVO
Encargar a un
responsable de
enlazar las
comunicaciones
entre proveedor
y los que
conforman la
estructura de la
empresa para
que coordinen el
cronograma del
proyecto con el
del proveedor.
Dado que el proyecto a implementar está
bajo la gestión de personal humano,
existe la posibilidad de que a estos se les
presente alguna calamidad doméstica, lo
que afectaría la implementación del
proyecto.
0,05 0,1 BAJO
Considerar una
persona alterna
para cada
responsabilidad,
que tenga igual
conocimiento
del responsable
principal. De
esta manera si
existe una falta
de personal el
rumbo del
proyecto no se
verá afectado.
Elaborada por: Autores.
2.4.5. Estudio Económico y Financiero.
2.4.5.1. Estimación de beneficios y costos de proyecto.
Los beneficios del presente proyecto están orientados en
incrementar la satisfacción de los socios que utilizan los productos y
servicios de la CoopMego, así mismo aumentar el nivel de
39
competitividad de la Cooperativa e incrementar depósitos a la vista ya
que es la fuente principal de fondeo de valores en la institución. La
alternativa de implementar un SCCC conlleva un gran costo de
inversión que para el número de socios que la institución mantiene
activos a la fecha, no sería muy conveniente; sin embargo, pensando a
largo plazo, este servicio permitirá posicionar a la CoopMego como una
de las Cooperativas más grandes del país.
2.4.5.2. Punto de Equilibrio del proyecto.
El punto de equilibrio se lo ha calculado en función al monto
máximo que se debería captar en depósitos a la vista, en efecto para que
sea colocado como crédito y cubrir con los costos mínimos requeridos
para la intermediación financiera, el cual se muestra en la tabla 26.
Tabla 26. Punto de equilibrio del proyecto.
Elaborada por: Autores.
Para el primer año el punto de equilibrio es de USD 112,852.79,
es decir que en caso de que la estrategia de comunicación impacte a
largo plazo, no existirá ningún riesgo en la sostenibilidad del proyecto,
ya que del total que se proyecta captar en depósitos a la vista, solo es
necesario un 12%.
2.4.5.3. Presupuesto de Inversión.
Dentro del alcance del presente proyecto se pueden identificar
inversiones tanto en activos fijos como en activos intangibles, por lo
que se ha clasificado de acuerdo a la Tabla 27 y 28:
Punto Equilibrio 112,852.79$
40
Tabla 27. Inversiones en activos fijos tangibles.
Elaborada por: Autores.
Tabla 28. Inversiones en activos fijos intangibles.
Elaborada por: Autores.
2.4.5.4.Flujo de caja
Dentro del flujo de caja detallado en la Tabla 29, se ha
considerado las siguientes cuentas:
Intereses por cobrar: Dicho rubro corresponde a los intereses
generados por la colocación de créditos; cada mes dicho rubro
incrementará gradualmente debido a que la recuperación se la realiza
progresivamente.
Intereses por pagar: Corresponde a los valores que se cancelarán por
captar el dinero a la vista, considerando una tasa pasiva en ahorros
del 1.5%. Así mismo, dichos valores irán incrementando
gradualmente a medida que se vayan realizando las captaciones.
Sueldos: La cartera que se colocará con las captaciones a la vista de
este nuevo servicio se diferenciará de la cartera principal de crédito.
Se contratarán 10 asesores de crédito que se ubicarán en las
principales agencias de la Cooperativa. Se pagará un el salario fijo a
todos los nuevos asesores, quienes ingresarán con la categoría de
asesor junior.
Detalles de inversión Cantidad Costo Unitario Costo total Vida Util (años)
Scanner Fujitsu 6130 19 $ 1,054 $ 20,025 3
PCs 1 $ 750 $ 750 3
Monitor 1 $ 300 $ 300 3
Token 1 $ 500 $ 500 10
$ 21,575Total De Inversión en Activo Fijo
Inversiones en activos Fijos
Detalles de inversión Cantidad Costo Unitario Costo total Vida Util (años)
licencia sistema operativo professional 19 $ 189 $ 3,598 3
Licencia de antivirus 19 $ 16 $ 304 3
Licencia aplicativo de digitalización 19 $ 150 $ 2,850 3
Aplicativo digitalización de cheques 1 33,273.00$ $ 33,273 3
$ 40,025
Inversiones en activos Intangibles
Total De Inversión en Activo Intangibles
41
Beneficios Sociales: En promedio representan el 33% adicional a
pagar por cada uno de los empleados.
Tabla 29. Flujo de caja.
Elaborada por: Autores.
A continuación, en la Tabla 30 se detalla el flujo neto de efectivo
que evaluará el inversionista, con un aporte propio de la Cooperativa
necesario como inversión inicial requerida.
Tabla 30. Flujo Neto de Efectivo 2018 – 2023.
Elaborada por: Autores
2.4.5.5.Indicadores de rentabilidad.
2.4.5.5.1. Valor Presente Neto.
El VAN calculado para el presente análisis es de
$232,200.01 (Ver tabla 31) indica que el proyecto es rentable, y
que genera más rendimientos en relación a la tasa deseada por el
Años 1 2 3 4 5
Ingresos
Saldo Inicial 7,933 30,867 154,075 343,976 629,534
Intereses por cobrar 132,759 233,764 301,993 400,184 222,835
Egresos 109,825 110,556 112,092 114,626 118,511
Intereses por pagar 14,625 15,356 16,892 19,426 23,311
Sueldos+Comisiones 60,000 60,000 60,000 60,000 60,000
Beneficios Sociales 19,800 19,800 19,800 19,800 19,800
Impresión y suministros 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200
Internet 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200
Servicio Mensual BCE 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000
Saldo Final del periodo 22,934 123,208 189,901 285,558 104,324
Saldo Final Acumulado (Sin Financiamiento) 30,867 154,075 343,976 629,534 733,858
FLUJO DE CAJA (2018 - 2022)
Años 0 1 2 3 4 5
Flujo de caja del Período 22,934 123,208 189,901 285,558 104,324
(-) Gastos Financieros - - - - -
(-) Depreciaciones (10,400) (10,400) (10,400) (50) (50)
(-) Amortizaciones (25,865) (25,865) (25,865) (25,865) (25,865)
Utilidad gravable (13,331) 86,943 153,636 259,643 78,409
(-) Part trabajadores 15% - (13,041) (23,045) (38,946) (11,761)
(-) Impuestos 22% 2,933 (16,258) (28,730) (48,553) (14,662)
Utilidad Despues de Impuestos y Part Trabajadores (10,399) 57,643 101,860 172,143 51,985
(+) Depreciaciones 10,400 10,400 10,400 50 50
(+) Amortizaciones 25,865 25,865 25,865 25,865 25,865
25,867 93,908 138,126 198,058 77,900
Valor de salvamento 250
(-) Capital de trabajo (7,933)
Rec. Costo de Capital 9263
(+) Préstamos Bancario -
(-) Amortización de deuda - -
(-) Inversoón en Activos Fijos (21,575)
(-) Gastos Preoperacionales (61,525)
Flujo Neto de efectivo (91,033) 25,867 93,908 138,126 207,321 78,150
FLUJO NETO DE EFECTIVO (2018 - 2022) - Inversionista
42
inversionista, recuperando así la inversión y generando ingresos
adicionales para la organización.
Tabla 31. Valor Presente Neto (VAN).
Elaborado por: Autores.
2.4.5.5.2. Tasa Interna de Retorno
La TIR para la presente alternativa es del 80%, muy
superior a la mínima requerida por el inversionista que
puntualmente proviene de la tasa interés activa al colocar su dinero
mediante microcréditos. La tasa interna de retorno se muestra en la
tabla 32.
Tabla 32. Tasa Interna de Retorno (TIR).
Elaborado por: Autores.
2.4.5.5.3. Periodo de repago
De acuerdo al periodo de repago, la inversión podría ser
recuperada en un promedio de 1 año (Ver tabla 33).
Tabla 33. Payback
Elaborado por: Autores.
2.4.5.5.4. Índice de deseabilidad
El índice de rentabilidad superior a 1 nos indica que el
proyecto recupera la inversión más una ganancia adicional como se
muestra en la tabla 34.
Tabla 34. Índice de Rentabilidad.
Elaborado por: Autores.
En resumen, el presente proyecto es viable, pues tiene una
rentabilidad mayor que la esperada por el inversionista. El Valor
actual del flujo descontado al 17% es positivo, lo que indica que el
proyecto deja ganancias por encima de la tasa mínima exigida.
VAN (5 años) 232,200.01
TIR 80%
IR 3.55
Payback (años) 1.01
43
2.5. Conclusiones y recomendaciones: selección de alternativa.
Para determinar la idea ganadora se tuvieron en cuenta varios criterios y
ponderaciones en las cuales se determinaron varios parámetros y categorías de
calificaciones dependiendo de cada estudio de factibilidad. La puntuación se
realizó en base a la ponderación establecida en la Tabla 35.
Tabla 35. Ponderación de Calificaciones.
5 Muy factible
4 Factible
3 Medio Factible
2 Poco Factible
1 Nada factible
Elaborado por: Autores
2.5.1. FACTIBILIDAD DE MERCADO
A pesar que el mismo estudio de mercado ha servido para ambas
propuestas, se han considerado criterios relacionados con conveniencia,
tecnología a implementar y la aceptabilidad de cada propuesta por parte de la
organización. Como se puede validar en la tabla 36, para cada criterio se le
ha asignado una puntuación que influye en la toma de decisión de la solución
ganadora, siendo la más viable la alternativa de AUTOMATIZACIÓN. La
ponderación total del presente análisis corresponde al 25% de la puntuación
final para la selección de la mejor alternativa.
Tabla 36. Criterios de Mercado.
Mercado TOTAL
Opciones/Criterios Costo Tecnología Demanda Aceptabilidad Total % 25%
SCCC 2 5 5 2 14 70% 17.5
AUTOMATIZACION 5 4 5 5 19 95% 23,75
TOTAL 20 100%
Elaborado por: Los autores
2.5.2. FACTIBILIDAD TÉCNICA
En cuanto al análisis técnico, para la toma de una decisión adecuada
y aceptable, se ha considerado criterios relacionados con la factibilidad de la
implementación e instalación de cada solución, así como la alternativa más
44
viable en cuanto a localización y el riesgo relacionado con los procesos que
involucra cada alternativa. En la tabla 37 se detallan los valores asignados
para cada criterio. La ponderación total del presente análisis corresponde al
25% de la puntuación final para la selección de la mejor alternativa.
Tabla 37. Criterios Técnicos.
Técnico TOTAL
Opciones/Criterios Factibilidad Riesgo Instalación Localización Total % 25%
SCCC 2 3 5 5 15 75% 18,75
AUTOMATIZACION 5 4 5 5 19 95% 23,75
TOTAL 20 100%
Elaborado por: Autores
2.5.3. FACTIBILIDAD ECONÓMICO FINANCIERA
Para el análisis económico financiero, se ha calificado a cada
solución por criterios de rentabilidad, inversión, ingresos y flujos, los
mismos que engloban los parámetros más importantes de dicho estudio,
información detallada en la tabla 38, en la cual se puede observar que la
solución más factible es la alternativa de automatización. Debido a la
importancia del presente análisis, la ponderación total corresponde al 35%
de la puntuación final para la selección de la mejor alternativa.
Tabla 38. Criterios Financieros.
Financiero TOTAL
Opciones/Criterios Inversión Rentabilidad Ventas Flujo Efectivo Total % 35%
SCCC 2 3 5 4 14 80% 24.5
AUTOMATIZACION 5 5 5 5 20 100% 35
TOTAL 25 100%
Elaborado por: Los autores
2.5.4. IMPACTO MEDIOAMBIENTAL, RESPONSABILIDAD SOCIAL
Y RIESGOS.
En el último estudio se ha considerado criterios relacionados con
la responsabilidad social, el impacto ambiental, los riesgos al implementar
cada solución y sus posibles acciones para mitigarlos. En la tabla 39 se puede
observar que la alternativa de Automatización obtiene una mayor
45
puntuación, haciendo de dicha opción la ganadora. Para el presente análisis
la ponderación total corresponde al 15% de la puntuación final para la
selección de la mejor alternativa.
Tabla 39. Criterios Medio Ambientales y de Riesgo.
RS, Ambientas y Riesgos TOTAL
Opciones/Criterios Riesgos Impacto
Ambiental
RS Mitigación
riesgos
Total % 15%
SCCC 3 5 5 4 17 85% 12,75
AUTOMATIZACION 5 5 5 5 20 100% 15
TOTAL 25 100%
Elaborado por: Autores
Para finalizar el análisis de criterios por factibilidad se consolidó
toda la información analizada y se asignó una ponderación en función a la
importancia de cada criterio. En la Tabla 40 se pueden apreciar los
resultados.
Tabla 40. Resultados de evaluación de Criterios.
FACTIBILIDAD CRITERIOS PONDERACIÓN ALTERNATIVA 1
(SCCC)
ALTERNATIVA 2
(AUTOMATIZACION)
MERCADO
Costo
25% 17.5 23, 75 Tecnología
Demanda
46
Aceptabilidad
TECNICO
Riesgo
25% 18,75 23,25 Instalación
Localización
FINANCIERO
Inversión
35% 24.5 35 Rentabilidad
Ventas
Flujo Efectivo
MEDIOAMBIENTAL
Y RIESGO
Riesgos
15% 12,75 15
Impacto
Ambiental
RS
Mitigación
riesgos
TOTAL
100% 73.5 97
Elaborado por: Autores
De acuerdo a las sumatoria de resultados ponderados, se puede
determinar que la mejor alternativa es la número 2: “Automatizar el
proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de digitalización en
la organización”, ya que la misma ha conseguido los puntajes más alta para
cada estudio de factibilidad; Adicionalmente, por el tamaño de la
organización y su participación de mercado, la presente alternativa es la
más viable tanto técnica como financieramente.
3. CAPÍTULO C: Acta de Constitución del Proyecto.
Nombre del Proyecto.
Automatización del proceso de depósito de cheques mediante un sistema
de digitalización en la organización.
47
Justificación del Proyecto.
En virtud de los avances tecnológicos y al control y apoyo de la
Superintendencia de Economía Popular y Solidario SEPS, las Cooperativas han
diversificado su portafolio de productos y servicios, con el objetivo de incrementar
sus índices de participación de mercado y en efecto sus rendimientos financieros.
Hoy en día las Cooperativas pueden ofertas los mismos productos y servicios que
ofrece la banca, inclusive con una estrategia diferente de negocios, que le permite
ser más competitiva, sin olvidar su enfoque social y gobierno corporativo.
La principal actividad económica de CoopMego es la intermediación
financiera, que consiste en la captación de dinero con rendimientos pasivos bajos
para colocarlos con tasas activas altos. Las captaciones de dinero se consiguen
mediante depósitos a la vista (ahorros) y depósitos a plazos (inversiones), que a
mediados del presente año la institución cerro con un saldo en captaciones de USD
232 millones, registrando un incremento del 11% en relación al cierre del año
2019; de ahí la importancia de innovar con productos y servicios que permitan
captar dinero del mercado de una forma ágil, siendo de vital importancia que la
CoopMego cuente con sistema que permita efectivizar sus depósitos en cheque de
forma segura y rápida.
Actualmente el proceso de efectivización de depósitos en cheques que se
realizan a las cuentas de la institución, tarda entre 5 a 7 días en efectivizarse. En
promedio de cada 20 depósitos que se realizan en las cuentas de ahorros, apenas
dos corresponden a depósitos en cheque, puntualmente porque los socios prefieren
depositar sus valores en efectivo, o destinar dichos depósitos en cheques a otras
instituciones financieras, principalmente por la gran brecha que existe en cuanto
al tiempo de efectivización, con relación a lo que ofrece el mercado financiero
(24 horas de efectivización), razón por la cual se propone implementar una
automatización del proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de
digitalización que permita reducir en un 83% el tiempo de espera de los socios y
clientes de la institución.
Dentro de los beneficios que se propone con el sistema de automatización
de depósitos en cheque, están el de efectivizar los depósitos en un plazo no mayor
48
a 48 horas, siendo un factor importante y determinante para que los clientes elijan
una institución financiera de otra; adicionalmente se aspira incrementar
participación de mercado en un 5% de socios nuevos y un 5% de cuentas inactivas,
lo que implica incrementar en 6500 socios aproximadamente, adicionales a las
metas individuales presupuestadas para cada agencia.
La implementación de un sistema de automatización de depósitos en
cheques en la Cooperativa, permitirá disminuir los índices de inactivación de
cuentas, que de acuerdo al análisis de mercado asciende al 24% del total de socios
activos, así mismo otorgará a sus asociados una nueva opción para cubrir sus
vencimientos de los créditos otorgados, y en efecto recuperar eficazmente la
cartera vencida y a su vez brindará un beneficio a todos los socios, permitiendo
incrementar participación de mercado, y generando una mayor rentabilidad a la
institución.
Finalmente, considerando que la Cooperativa cuenta con la infraestructura
tecnológica, y dando cumplimiento a la actual normativa del Sistema de Cámara
de Compensación de Cheques, que exige la digitalización de los cheques para
suplir las operaciones manuales y reducir el error humano, se dispone de este
mecanismo para evitar transacciones operativas que implican riesgos para la
Cooperativa y tiempos de respuestas retrógrados para el cliente.
Objetivos del Proyecto.
3.1.1. Objetivo General:
Desarrollar e implementar un proceso automatizado que permita
reducir el plazo de efectivización de depósitos en cheques en un
83%, en un tiempo de 7 meses con un presupuesto de USD
106,708.25.
3.1.2. Objetivos Específicos:
Adquirir activos tangibles e intangibles en un plazo de 30 días con un
presupuesto de USD 48,327.00.
49
Desarrollar el proceso para la automatización de la efectivización de
cheques, en un plazo de 60 días con un presupuesto de USD
40,0025.00.
Realizar pruebas de funcionamiento del proceso de efectivización de
cheques en un plazo de 15 días, con un presupuesto de USD 105.
Desarrollar el manual operativo para el proceso de efectivización de
cheques en un plazo de 3 meses, con un costo de USD 15.00.
Capacitar al personal operativo y de cajas en relación al nuevo
proceso de efectivización de cheques, en un plazo de 2 días con un
presupuesto de USD 30.00.
Requisitos de Alto Nivel.
Los requisitos de alto nivel para el presente proyecto son:
Mantener las operaciones tanto de captaciones y colocaciones durante la
implementación del proyecto.
Implementación del proceso de automatización en Matriz como plan piloto
previo al inicio de operaciones.
Evitar al 100% que existan reproceso en el proceso de efectivización de
cheques, por errores de forma, garantizando así la seguridad en las
transacciones de las cuentas ahorristas.
Evitar al 100% reprocesos durante las operaciones producto de la
implementación.
Supuestos del Proyecto.
La Cooperativa cuenta con tecnología compatible para los procesos de
compensación de cheques.
La Cooperativa mantiene una estructura operativa que permita implementar
servicio de cámara de compensación de cheques.
Los Bancos firmarán convenios para automatizar el proceso de efectivización
de cheques.
La Cooperativa cuenta con personal capacitado para el desarrollo del sistema
que permita automatizar el proceso de efectivización de cheques.
Restricciones del Proyecto.
Reprocesos por defectos de forma y fondo en la de los cheques depositados.
50
Negociaciones en convenios con las financieras.
El personal de tecnología, sistemas y desarrollo está disponible en 30% para
el presente proyecto.
El proyecto no podrá exceder en más de un 5% tanto en tiempo y presupuesto.
Riesgos de alto nivel
Debido a los procesos de intercambio de información digital, existe la
probabilidad que se generen bases de datos, lo que ocasionaría pérdida de
socios potenciales de la institución.
Debido a la necesidad de tener una entidad bancaria receptora de la
información, existe la posibilidad que estas no deseen firmar el convenio
comercial, lo que ocasionaría no poder realizar el proceso de compensación
de cheques.
Debido a las actualizaciones que existen en la Ley General de Cheques, existe
la probabilidad de que cambien los parámetros en cuanto a forma y/o tamaño
de los cheques, lo que ocasionaría inconvenientes al momento de escanear los
mismos, lo que imposibilitaría el depósito del cheque.
Debido a las actualizaciones en las políticas monetarias vigentes, existe la
posibilidad de que cambie el proceso de efectivización de cobro y
efectivización de cheques, lo que ocasionaría que no se cumpla con los
objetivos comerciales propuestos con el presente proyecto.
Debido a que es un proceso automático mediante intercambio de información
digital, existe la probabilidad que genere errores operativos, lo que ocasionaría
que los cheques depositados no sean bien compensados o pagados.
Debido a que el proceso incluirá únicamente información digitalizada, existe
la posibilidad que no haya una adecuada custodia o administración de la
documentación física (cheques receptados), lo que ocasionaría pérdidas
monetarias e inclusive inconvenientes legales con la institución.
Resumen del cronograma de hitos.
En la Tabla 41 se detalla el listado de hitos del proyecto, con sus fechas
estimadas de ejecución.
Tabla 41. Hitos del proyecto.
51
Hitos del Proyecto Tiempo
dd/mm/aa
Acta de constitución aprobada 4/2/2019
Plan de gestión de interesados aprobada 10/02/2019
Plan de gestión de alcance aprobada 12/02/2019
Plan de gestión de tiempo aprobada 14/02/2019
Plan de gestión de costos aprobada 16/02/2019
Plan de gestión de calidad aprobada 17/02/2019
Plan de gestión de recursos aprobada 18/02/2019
Plan de gestión de comunicaciones aprobada 19/02/2019
Plan de gestión de riesgos aprobada 20/02/2019
Plan de gestión de adquisiciones aprobada 21/02/2019
Plan para la dirección de proyecto aprobado 26/02/2019
Convenios y token listos 30/4/2019
Acta de cierre proyecto aprobada 20/8/2019
Servidor listo 6/5/2019
Escáner en sitio 20/5/2019
Software recibido 1/7/2019
Pruebas de enlace y red 20/07/2020
Sistema aprobado 22/7/2020
Hardware y Software aprobados 24/7/2020
Registro bancario aprobado 5/8/2020
Personal capacitado 15/8/2020 Elaborado por: Autores
Resumen del presupuesto.
En la Tabla 42 se presenta el resumen de los costos a los que se incurrirá
al ejecutar el presente proyecto, los cuales incluyen los costos de las adquisiciones
de activos, tanto tangibles como intangibles, el capital de trabajo necesario para
iniciar el proyecto, costos de logística e instalación de los equipos a las diferentes
agencias de la CoopMego y los costos de configuración de equipos.
Tabla 42. Resumen de costos del proyecto.
Elaborado por: Autores
Costo de instalación y adecuación 2,160.00$
Adquisición de equipos 82,470.00$
Compra licencias 145.00$
Capital de trabajo 7,933.00$
Reserva de contingencia 12,755.70$
Reserva de gestión 6,377.75$
Total de inversión 103,858.25$
Inversión
52
Lista de Interesados Clave.
Sponsor:
Dr. Geovanny Bustos, Gerente Cooperativa de Ahorro y Crédito Vicentina
Manuel Esteban Godoy Ortega.
Interesados:
Marcelo Guzmán, PM, Jefe Comercial Agencia Machala
Marcela Campos, equipo proyecto, Arquitecta.
Lenin Naranjo, Director de Gestión y Desarrollo
Magdalia Alvarado, Director de Negocios
Dunia Silva, Director Administrativo Financiero
Arelis Cabrera, Jefe de la Unidad de Riesgos
Karina Castillo, Jefe de Negocios
José Luis Loján, Director de Tecnología.
Daniel Leiva, Desarrollador
Verito Ocampo, Jefe de Cajas Matriz
Nathaly Torres, Jefe de Operaciones
Mario Pincay, Asesor Tecnológico
Carlos Pizarro, Jefe Infraestructura Tecnológica
Norma Villa, Jefe de Recursos Humanos
Lorena Balcazar, Jefe Administrativo
Jorge Yunda, Gestor de servicios TI
Asistentes de Cajas
Asistentes de Agencias
Auxiliares de Servicio
Bancos
Competencia
Socios
SEPS (Superintendencia de Economía Popular y Solidario)
BCE (Banco Central del Ecuador)
Requisitos de aprobación del Proyecto.
Firma por parte del Sponsor de la aprobación de todos los entregables del
proyecto.
53
Firma por parte del Director de Negocios el convenio con las instituciones
financieras.
Firma de informe de funcionamiento de tokens por parte del Jefe de
Operaciones.
Firma de recepción por parte del Jefe de Operaciones de los manuales
operativos entregados a asesores de caja y asistentes de agencia.
Firma de pruebas de funcionamiento del sistema por parte de Director de
Tecnología.
Firmas de acuerdos de confidencialidad con asistentes de cajas, asistentes de
agencia y personal encargado en la entidad financiera receptora
Firma de responsabilidad por parte de Director de Negocio que garantice la
funcionalidad de servidores y el resguardo digital de información escaneada
al menos por 15 años.
Informe de resultados del plan piloto ejecutado en Matriz, cuyo tiempo de
efectivización de cheques no supere las 48 horas firmado por el Director de
tecnología.
Informe de resultado de pruebas realizadas la personal capacitado para el uso
de la nueva plataforma de digitalización de cheques por parte del Jefe de
Operaciones.
Director de proyecto asignado: Responsabilidad y nivel de autoridad.
El director del proyecto asignado es el Ing. Marcelo Guzmán, quien
desempeña el cargo de Jefe Comercial, Agencia Machala, quien será responsable
de los recursos financieros, humanos, materiales y equipo.
En cuanto al nivel de autoridad es medio, capacidad de toma de decisión,
planificación y ejecución del proyecto. Su nivel de autoridad implica realizar
cambio durante la planificación y/o ejecución del proyecto, que no impacten en
tiempo, alcance y costos.
Nombre del Patrocinador.
54
Dr. Geovanny Bustos, Gerente General de Cooperativa de Ahorro y
Crédito Vicentina Manuel Esteban Godoy Ortega.
4. CAPÍTULO D: Plan para la Dirección del Proyecto.
GESTIÓN DE INTERESADOS.
Para el proceso de gestión de los interesados, se identificarán las personas
o grupos de personas que afecten o se vean afectados durante la ejecución del
proyecto, tanto de manera positiva como negativa; así mismo se planificará el
involucramiento de todos los interesados claves, midiendo sus niveles de
satisfacción con el proyecto, para gestionarlos una vez que se esclarezcan sus
expectativas y necesidades.
El plan para la gestión de interesados incluirá la identificación de los
interesados, la planificación del nivel de involucramiento, la gestión del
involucramiento y el monitoreo del involucramiento de los interesados.
4.1.1. Identificación de los Interesados.
El registro de interesados se lo realizará con base a los documentos
previamente aprobados para el inicio del proyecto tales como el acta de
constitución del proyecto, el caso del negocio y el organigrama incluido en
la definición de la organización; dicha información será recolectada por el
director y el equipo del proyecto y clasificada en la plantilla registro de
interesados, detallada en la Tabla 43, con información básica requerida de
cada interesado identificado.
El formato base para ingresar los datos detallados en la Tabla 43, se
detalla a continuación:
Número de identificado: Para mantener una codificación numérica, se
deberá incluir el número de interesado, donde el primero corresponde al
número 1, hasta x número de interesado.
Nombres y Apellidos: Se deberá incluir dos nombres y dos apellidos del
interesado
55
Clasificación: Existirán dos clasificaciones de los interesados, interna
(cuando es parte de la organización) y externa (cuando no es parte de la
organización)
Cargo: Se deberá detallar el cargo que mantiene a la fecha en la
organización
Antigüedad: Se deberá incluir los años que viene laborando en la
organización; si el involucrado es externo el valor será 0.
Rol en el proyecto: Se deberá registrar el rol que el involucrado
desempeña en la ejecución del proyecto.
Teléfono de contacto: Se deberá registrar su teléfono de contacto, sea
celular o convencional.
Correo electrónico: Se deberá incluir tanto su correo electrónico
institucional, como personal.
Influencia en resultados: Se clasificará únicamente a los interesados
internos, por su nivel de influencia dependiendo de la etapa o ciclo de vida
del proyecto, siendo el signo (+) un mayor nivel de influencia, y el signo
(-) un menor nivel de influencia; para esto esta columna se subdividirá en:
Inicio: corresponde a la etapa de planificación del proyecto, incluido el
acta de constitución del mismo.
Ejecución: corresponde a la etapa de ejecución del proyecto.
Cierre: corresponde a la etapa de entrega del proyecto.
El objetivo de la correcta identificación del nivel de influencia de cada
interesado por etapas de proyecto, es determinar a quien se debe gestionar
continuamente para alcanzar los objetivos planteados del proyecto.
Clasificación de interesados: Se clasificará a todos los interesados con
base a las siguientes características:
Poder: corresponde al nivel de poder que el interesado tiene en relación al
desarrollo del proyecto; el mismo deberá se clasificado por las siguientes
iniciales: A (alto), M (medio) y B (bajo), las cuales serán determinados
bajo las siguientes referencias:
Alto. Se define al interesado de alto poder en el proyecto cuando tiene el
poder de ordenar o imponer cambios en el proyecto tales como
reglamentos, códigos o procesos en el flujo del sistema financiero. Esto
56
aplica a interesados externos como el Banco Central del Ecuador y otras
instituciones financieras. En el caso de los interesados internos se
encuentra el Sponsor, Accionistas, Gerente General y el Director del
Proyecto, los mismos que tienen la autoridad para tomar decisiones que
pueden cambiar el rumbo del proyecto, esto es modificarlo, detenerlo o
cambiarlo. Considerando que estos son importantes para el flujo de
efectivo o liquidez de la empresa.
Medio. El nivel medio se considera cuando se puede prescindir del
interesado siempre que exista un reemplazo que aporte mejores beneficios
al proyecto. Esto aplica para proveedores como interesados externos y a
subgerentes o coordinadores de la empresa como interesados internos.
Pues estos pueden tener la autoridad de tomar decisiones, pero bajo
órdenes de los interesados de alto nivel y no aportan con fondos
económicos a la empresa.
Bajo. Se considera nivel bajo a un interesado que no tiene poder alguno
sobre el proyecto, en palabras sencillas tiene el poder de voz, pero no de
voto o de dar decisiones. Sólo está limitado a recibir órdenes, este es el
caso de los asistentes, técnicos que pueden o no pertenecer al equipo del
proyecto. Al igual que los de nivel medio tampoco tienen un aporte
económico para la empresa.
Interés: corresponde al nivel de interés que el interesado tiene en relación
al desarrollo del proyecto; el mismo deberá se clasificado por las siguientes
iniciales: A (alto), M (medio) y B (bajo), las cuales serán determinados
bajo las siguientes referencias:
Alto. Se define al interesado de alto poder en el proyecto cuando tiene el
poder de ordenar o imponer cambios en el proyecto tales como
reglamentos, códigos o procesos en el flujo del sistema financiero. Esto
aplica a interesados externos como el Banco Central del Ecuador y otras
instituciones financieras. En el caso de los interesados internos se
encuentra el Sponsor, Accionistas, Gerente General y el Director del
Proyecto, los mismos que tienen interés de que exista un sistema
económico activo en el país, generar alianzas y ofrecer mejores y nuevos
servicios a los clientes.
57
Medio. El nivel medio aplica para los subgerentes, coordinadores pues
algunos no tienen una participación ni de un 50%, o en el caso de los
proveedores sólo tienen interés en la parte económica y no en si se cumplen
en los objetivos del proyecto.
Bajo. En general el interés bajo hacia los proyectos radica en los
interesados internos que están bajo el mando de superiores y muy pocos
están comprometidos con los proyectos. También puede ocurrir que estén
involucrados en un 75% en el proyecto sin embargo no muestra interés en
el proyecto producto de un mal ambiente laboral o incidentes previos con
la alta gerencia.
58
Tabla 43. Matriz de Registro de Interesados
Elaborado por: Autores
PROYECTO
Fecha
INICIO EJECUCIÓN CIERRE PODER INTERESEmail
Influencia Clasificación
Tabla 32. Matriz de Registro de Interesados
Automatizar el proceso de depositos de cheques mediante un sistema de digitalización en la organización
1-oct-18
N. Nombres y Apellidos Clasificación Cargo Antigüedad RolTelefono de
Contacto
59
4.1.2. Análisis de interesados.
El análisis de interesados identificados se lo clasificará en función a
quienes pertenecen a la organización (Internos) y a quienes no forman parte
de la misma (Externos), con el objetivo de determinar cuan comprometidos
están los interesados internos y de qué manera afectan los interesados
externos tanto positiva como negativamente al proyecto. Mediante la matriz
de poder / interés y la matriz de evaluación de involucramiento de
interesados, se clasificarán a los interesados internos, para conocer su nivel
de participación actual, que servirá en lo posterior como plan de acción para
mover a los mismos al punto deseado.
Por otro lado, mediante la matriz de influencia / impacto y la matriz
de interés, se evaluarán a los interesados externos, para determinar si podrían
causar retrasos en la ejecución del proyecto o si tienen capacidad de efectuar
cambios en la planificación o ejecución del proyecto.
4.1.2.1. Análisis de interesados internos
Una vez que han sido identificados todos los interesados
internos, se utilizará la matriz de poder / interés, ver figura 11, en el cual
se clasificará a los interesados con base a su nivel de autoridad e
inquietud acerca de los resultados del proyecto.
Figura 11. Matriz de Poder / Interés.
Elaborado por: Autores.
ALTO PODER
BAJO PODER
Mantener Satisfecho
Gestionar de cerca
Minimo esfuerzo
Mantener informado
ALTO INTERES BAJO INTERES
60
El presenta análisis se lo realizará una vez al mes, el mismo
estará a cargo de un miembro del equipo del proyecto con información
que podrá evidenciar en el transcurso del proyecto y entrevistas
aleatorias a los interesados; el análisis será aprobado por el Director de
Proyecto, con el fin de registrar la evolución de los grupos de interés e
incluirá en cada cuadrante el cargo que el interesado ocupa en la
organización; en el cuadrante superior izquierdo (color verde) se
ubicarán los interesados quienes poseen un alto nivel de autoridad y un
bajo interés en el proyecto, por lo que se deberá involucrarlos al
máximo manteniéndolos altamente satisfechos. Los mismos serán
invitados de manera parcial a las reuniones mensuales para que
conozcan el avance del proyecto.
En el cuadrante superior derecho (color rojo) se ubicarán los
interesados con un alto nivel de autoridad y un mayor interés en el
proyecto, por lo que se deberá gestionarlos activamente, es decir
conseguir un pronto involucramiento conociendo sus expectativas del
proyecto; los interesados ubicados en este proyecto se los informará por
escrito (vía email) quincenalmente, con el objetivo de que aprueben el
proyecto.
En el cuadrante inferior izquierdo (color azul) se ubicarán los
interesados con un bajo nivel de autoridad e interés en el proyecto, a
quienes únicamente se los monitoreará limitadamente para conocer sus
expectativas en relación al proyecto. En el último cuadrante, el inferior
derecho (color amarillo) se ubicarán los interesados que, a pesar de
tener un bajo nivel de autoridad, tienen mayor interés en el proyecto por
lo que se los deberá mantener informados sobre el desarrollo del mismo;
también serán incluidos parcialmente en las reuniones mensuales para
conocer su retroalimentación acerca del proyecto.
4.1.2.2. Análisis de interesados externos
Una vez que han sido identificados todos los interesados
externos, se diferenciaran bajo distintos colores (Tabla 44), para
poderlos ubicar fácilmente en la matriz de influencia / impacto, ver
figura 12, en la cual se determinará la participación de los interesados
61
externos y su posible impacto para efectuar cambios en la planificación
y ejecución del proyecto.
Tabla 44. Clasificación de interesados externos por colores
Elaborado por: Autores
El presente análisis se lo realizará al inicio del proyecto y en la
mitad de su ejecución; el mismo estará a cargo de un miembro del
equipo del proyecto el cual buscará información relacionada con
actualizaciones, normativas o productos correspondientes a la línea del
presente proyecto, dicha información será obtenida de páginas webs
cuando se trate de personas jurídicas y entrevistas cuando sean personas
naturales; el análisis será aprobado por el Director de Proyecto con el
fin de registrar si ha existido algún movimiento de los interesados
externos que generen cambios en el proyecto;
El miembro del equipo clasificará a cada interesado en la Matriz
de Poder / Interés (Figura 12). En el cuadrante superior izquierdo
identificará a los interesados quienes poseen un alto impacto, pero un
bajo nivel de influencia en el proyecto, por lo que más allá de
mantenerlos informados, se deberá establecer un canal de
comunicación bilateral.
En el cuadrante superior derecho se ubicarán los interesados con
un alto nivel de impacto y un alto interés en el proyecto, por lo que se
deberá trabajar para ellos, mediante retroalimentaciones tanto en la
planificación, como en la ejecución del proyecto.
10 Ing. Mario Pincay E
16 Banco de Machala E
17 Produbanco E
18Cooperativas de
Ahorro y CréditosE
19 Socios (clientes) E
20
Superintendencia
de Economía
Popular y Solidaria
(SEPS)
E
21Banco Central del
EcuadorE
N. Nombres y Apellidos Clasificación Color
62
En el cuadrante inferior izquierdo se ubicarán los interesados
con un bajo nivel de impacto y a su vez un bajo nivel de influencia en
el proyecto, a quienes únicamente se los mantendrá informado son el
mayor esfuerzo, para que conozcan sobre los avances del proyecto. En
el último cuadrante, el inferior derecho se ubicarán los interesados que,
a pesar de tener un bajo nivel de impacto, tienen mayor influencia en el
proyecto por lo que es necesario trabajar en conjunto con ellos.
Figura 12. Matriz de Poder / Interés.
Elaborada por: Los autores
Fuente: gestiondecomunicacionesgrupo29.wordpress.com
4.1.3. Plan de Gestión de Interesados
En el presente proceso de planificación de la gestión de interesados,
se desarrollarán mecanismos para involucrar a todos los interesados
previamente identificados, con el fin de disminuir el posible impacto
negativo que llegasen a tener durante la ejecución del proyecto. Además, se
implementarán estrategias para interactuar oportunamente con todos los
interesados. El presente plan estará a cargo del director junto al equipo del
proyecto, y se actualizará una vez que se identifiquen nuevos interesados
durante la ejecución del mismo.
Durante el análisis de interesados se clasificó a los mismos en dos
grupos: internos y externos; para conocer la participación de los interesados
internos se utilizará la matriz de involucramiento de interesados donde se
procederá a documentar sus expectativas y compromiso hacia el proyecto.
I
M
P
A
C
T
O
A
L
T
O
B
A
J
O
BAJO ALTO
Matriz de INFLUENCIA e IMPACTO
INFLUENCIA
Mantener informado y no
ignorarlos
Mantener informado con
mínimo esfuerzo
Trabajar para ellos
Trabajar con ellos
63
El formato para documentar dicha información se detalla en la tabla 45, la
misma que será registrada por el director del proyecto, deberá actualizarse
cada mes y se presentará mediante informe realizado por el Director del
Proyecto al Sponsor para así rastrear la evolución de los grupos de interés.
Los campos a llenar se detallan a continuación:
Número de identificado: Se ingresará el número del interesado
registrado en la matriz identificación de interesados.
Clasificación: Corresponde a la clasificación interna (I) o externa (E).
Cargo: Se deberá detallar el cargo que mantiene a la fecha en la
organización
Compromiso Se clasificará el estado actual (A) y el estado deseado (D)
de todos los interesados con base a las siguientes especificaciones:
Desconocedor: No conoce sobre el proyecto ni su impacto potencial en
la organización.
Reticente: Contrario a cualquier cambio propuesto en la organización, a
pesar de conocer su potencial impacto o resultados favorables del mismo.
Neutral: Conoce sobre el proyecto, sin embargo no está ni a favor ni en
contra del mismo.
Apoyo: Conoce sobre el proyecto y su potencial impacto en la
organización; apoya al cambio.
Líder: Asegura que el proyecto sea un éxito mediante su participación
activa.
Tabla 45. Matriz de evolución de involucramiento.
Elaborado por: Autores
PROYECTO
Fecha
DESCONOCEDOR RETICENTE NEUTRAL APOYO LIDER
Compromiso
Tabla 34. Matriz de Registro de Interesados
Automatizar el proceso de depositos de cheques mediante un sistema de digitalización en la organización
N. Clasificación Cargo
64
Una vez que se identifican a interesados que no se encuentran
clasificados en la posición deseada (D), el director del proyecto junto al jefe
departamental procederá a llenar estrategias para mover al nivel de
participación que se desea obtener del interesado, cuyo registro lo realizará
acorde al formato detallado en la Tabla 46 e incluirá los siguientes campos:
Número de identificado: Se ingresará el número del interesado registrado
en la matriz identificación de interesados.
Clasificación: Corresponde a la clasificación interna (I) o externa (E).
Cargo: Se deberá detallar el cargo que mantiene a la fecha en la
organización
Superior: Se deberá detallar el cargo del jefe inmediato del interesado.
Estrategia: Se deberá detallar las estrategias para alcanzar el nivel de
participación deseada para el interesado.
Verificación: Se deberá detallar si se ha logrado generar la participación
deseada del interesado.
Tabla 46. Matriz de evolución de involucramiento.
Elaborado por: Autores
Por otro lado, para planificar la gestión y participación de los
interesados externos, con el fin de conocer si estos podrían ocasionar retrasos
o cambios en la ejecución del proyecto, se procederá a documentar en la
matriz de interés cuyo formato se muestra en la tabla 47, la misma que será
registrada por el director del proyecto durante la etapa de planificación y una
vez culminado el 50% de avance del proyecto, e incluirá los siguientes
campos:
PROYECTO
Fecha
N. Clasificación Cargo Superior Verificación
Automatizar el proceso de depositos de cheques mediante un sistema de digitalización en la organización
Tabla 36. Matriz de Estrategias para interesados
Estrategias
65
Número de identificado: Se ingresará el número del interesado
registrado en la matriz identificación de interesados.
Nombre: Se deberá detallar el nombre del interesado.
Clasificación: Corresponde a la clasificación interna (I) o externa (E).
Posición: Se clasificará el estado actual (A) de todos los interesados con
base a las siguientes especificaciones:
Defensores: Están a favor del proyecto e impulsan y apoyan la ejecución
del mismo
Bloqueo: Están en contra de la ejecución del proyecto y no aportan valor
al mismo.
Neutral: Conoce sobre el proyecto, sin embargo no está ni a favor ni en
contra del mismo.
Tabla 47. Matriz de Interés
Elaborado por: Autores
4.1.4. Gestión del Involucramiento de Interesados.
En la gestión de involucramiento de interesados se plantearán
mecanismos y procesos para mantener activa la comunicación bidireccional
del equipo del proyecto con los interesados, y en efecto las acciones
necesarias para mover de la situación actual de cada interesado, a la deseada.
En este sentido, se tratará de fomentar la participación activa de los
interesados claves y de involucrar al resto de interesados para garantizar el
éxito del proyecto cuyo formato será registrado en la Tabla 46 Matriz de
evolución de involucramiento.
PROYECTO
Fecha
DEFENSORES BLOQUEO NEUTRAL
Tabla 37. Matriz de Interes
Automatizar el proceso de depositos de cheques mediante un sistema de
digitalización en la organización
N. Nombre Clasificación POSICION
66
4.1.4.1.Reuniones
Para lograr el objetivo planteado, desde la identificación y
análisis de interesados se han establecido como principal fuente de
información las reuniones que serán ejecutadas para actualizar estados
del proyecto, conocer retrospectivas y toma de decisiones. Con el fin de
mantener activo el involucramiento de los interesados, en la tabla 48 se
resume el cronograma de reuniones identificadas en la gestión de
interesados:
Tabla 48. Planificación de reuniones.
Elaborado por: Autores.
4.1.4.2.Registro de Incidentes.
Toda acción que genere un cambio en la planificación del
proyecto es considerada como un incidente, los mismos que deberán ser
registrados durante todo el ciclo de vida del proyecto, con el objetivo
de administrarlos y darles seguimiento para que no impacte el
desempeño del proyecto. Para que dicha acción sea considerada como
un incidente, deberá impactar en los objetivos del proyecto.
Todo incidente generado desde la planificación del proyecto,
deberá ser registrado en la siguiente Matriz de Incidentes detallada en
la Tabla 49, la misma que incluirá los siguientes campos:
Inicio
50% avance
Al inicio
50% avance
Tabla 39. Planificación reuniones Gestión de Interesados
CONTROL
Mensual
Mensual
Mensual
Bimensual
Gestionar
Involucramiento
Interesados
GESTION DE
INTERESADOS
Internos
Externos
Indentificar
Interesados
Internos
Externos
Planificar el
involucramiento
de Interesados
Internos
Externos
67
Nombre del Proyecto: Se ingresará el nombre del proyecto en
planificación, ejecución, control y monitoreo o cierre.
Fecha: Se ingresará la fecha en la cual el incidente ha sido
detectado.
Incidente: Se deberá detallar el incidente generado.
Interesado: Se deberá ingresar el nombre del interesado que ha
detectado el incidente.
Impacto: Se deberá detallar el impacto que tendría el incidente con
base al tiempo, costo, alcance y calidad.
Prioridad: Corresponde a la clasificación del incidente según el
impacto que ocasionaría, para lo cual se ha determinado los
siguientes niveles:
Alto: Incidentes que afecta a la ruta crítica del proyecto con un
impacto mayor al 10% de lo presupuestado en cuanto al costo,
alcance y tiempo.
Medio: Incidentes que afectan al proyecto, pero no influyen en la
ruta crítica del mismo y su impacto esta entre el 5% y el 10% de
los presupuestado en cuanto al costo, alcance y tiempo.
Bajo: Incidentes cuya afectación es inferior al 5% del presupuesto
en cuanto a costo, tiempo y alcance, cuyo valor está incluido dentro
de las reservas de gestión.
Asignación: Se deberá detallar a quien se asigna el presente
incidente.
Estado: Corresponde al estado en el que se reporta el incidente, el
mismo que puede estar clasificado en:
Abierto: El incidente ha sido detectado recientemente.
Atendido: El incidente está siendo evaluado o tratado por la
persona asignada.
Cerrado: El incidente ha sido solucionado.
Solución: Se deberá detallar al menos dos posibles soluciones al
incidente planteado, las mimas podrán ser ingresadas una por la
persona que lo detecto y otra por la persona asignada.
Tabla 49. Registro de Incidentes
68
Elaborado por: Autores.
Los incidentes detectados serán reportados mediante correo
electrónico al Director del proyecto ([email protected]), con
copia a un miembro del equipo del proyecto
([email protected]) a la persona asignada o que se deriva el
mismo. En caso de no se asigne el incidente a un tercero, únicamente
deberá entregarse el formulario detallado en la Tabla 49 al director del
proyecto.
4.1.5. Monitorear el involucramiento de los interesados.
En efecto de hacer cumplir lo planificado en el presente documento,
se monitoreará el involucramiento de todos los interesados del proyecto,
mediante firma de listas de asistencias, confirmación de correos electrónicos
y sugerencias emitidas al director del proyecto vía correo electrónico. Este
PROYECTO
Fecha
PRIORIDAD ASIGNACION
ESTADO
SOLUCION
INTERESADO IMPACTO
Tabla 40. Registro de Incidentes
Automatizar el proceso de depositos de cheques mediante un sistema de digitalización en
la organización
INCIDENTE
69
proceso estará a cargo de la Arq. Marcela Campo, miembro del equipo del
proyecto quien realizará un informe de desempeño quincenal donde detallará
la participación activa de los interesados durante la ejecución del mismo.
En este proceso de monitoreo y control se validará que las
planificaciones de reuniones detalladas en la Matriz planificación de
reuniones (Tabla 48) se cumplan de acuerdo a lo planificado; para esto
actualizará el archivo previamente referido, siempre y cuando el porcentaje
de participación de interesados supere el 80% de asistencia a las reuniones.
Para un mejor control y validación de asistencia a las mismas, se registrarán
los asistentes de cada reunión mediante la Lista de Asistencia (Tabla 50):
Tabla 50. Lista de asistencia.
Elaborado por: Autores.
Así mismo el director del proyecto dará seguimiento a los registros
de incidentes (Tabla 49) y solicitudes de cambio (Tabla 62) para verificar el
estado vigente de las mismas; una vez que los casos hayan sido cerrados o
aprobados respectivamente, procederá con el archivo definitivo de cada
formulario.
4.1.6. Desarrollo de la gestión de interesados.
A continuación, se efectúa el desarrollo de la gestión de interesados
iniciando por el registro de interesados en la tabla 51.
No Nombre Cédula. Firma.
Lista de Asistencia.
70
Tabla 51. Registro de Interesados
Proyecto Automatizar el proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de digitalización en la organización
Fecha 1-oct-18
N. Nombres y
Apellidos Clasificación Cargo Antigüedad Rol
Teléfono de
Contacto Email
Influencia Clasificación
INICIO EJECUCIÓN CIERR
E
PODE
R
INTERE
S
1 Dr. Geovanny
Bustos I
Gerente
General 30 Sponsor 956335468 [email protected] + + + A A
2 Ing. Lenin
Naranjo I
Director
de
Gestión y
Desarrollo
6 Equipo de
Proyecto 989963546 [email protected] + + + M A
3
Econ.
Magdalia
Alvarado
I
Director
de
Negocios
4 Apoyo 991589653 [email protected] - + - B A
4 Ing. Karina
Castillo I
Jefe de
Negocios 15 Ninguno 985124779 [email protected] - - - B M
5 Ing. José Luis
Lojan I
Director
de
Tecnologí
a
20 Equipo de
Proyecto 9928569356 [email protected] + + + A M
6 Ing. Carlos
Pizarro I
Jefe de
Infraestruc
tura
Tecnológi
ca
10 Apoyo 988655482 [email protected] + + + B B
7 Ing. Jorge
Yunga I
Gestor de
Servicios
de TI
8 Apoyo 9869366571 [email protected] - + - B B
8 Ing. Verónica
Ocampo I
Jefe de
Cajas 16 Apoyo 987227034 [email protected] - + - B A
9 Ing. Nathaly
Torres I
Jefe de
Operacion
es
10 Equipo de
Proyecto 998977179 [email protected] + + + A A
10 Econ. Dunia
Silvia I
Director
Administra
tivo
Financiero
12 Apoyo 936559745 [email protected] + + + A M
71
N. Nombres y
Apellidos Clasificación Cargo Antigüedad
Rol Teléfono de
Contacto Email
Influencia
Clasificación
INICIO EJECUCIÓN CIERR
E
PODE
R
INTERE
S
11 Ing. Arelis
Cabrera I
Jefe
Unidad
Riesgos
3 Equipo de
Proyecto 932565488 [email protected] - + + B M
12 Daniel Leiva I Desarrolla
dor 11 Apoyo 954789658 [email protected] + + + B B
13 Norma Villa I Jefe RRHH 9 Apoyo 996587796 [email protected] - + - B B
14 Lorena
Balcázar I
Jefe
Administra
tivo
8 Apoyo 998526739 [email protected] - + + B M
15 Ing. Mario
Pincay E
Consultor
Externo
Equipo de
Proyecto 992332204
- - - B B
16 Ing. José Reyes I Asistente
de Cajas 2 Apoyo 992623907 [email protected] - - - B B
17 Ing. Katherine
Freire I
Asistente
de
Agencia
2 Apoyo 985663278 [email protected] - - - B B
18 Byron Valarezo I Auxiliar de
servicios 1 Informativo 992564895 [email protected] - - - B B
19 Ing. Marcelo
Guzmán I
Jefe
Comercial 2 PM 939935679 [email protected] + + + M A
20 Arq. Marcela
Campos E Arquitecta
Equipo de
Proyecto 998882576
[email protected] - - - B A
21 Econ. Rodrigo
Benavides I
Auditor
Interno 15 Apoyo 098563985 [email protected] - - - B A
22 Banco de
Machala E + - - A B
23
Cooperativas
de Ahorro y
Créditos
E - - - B B
72
N. Nombres y
Apellidos Clasificación Cargo Antigüedad Rol
Teléfono de
Contacto Email
Influencia
Clasificación
INICIO EJECUCIÓN CIERR
E
PODE
R
INTERE
S
24 Socios
(clientes) E - + + B B
25
Superintenden
cia de
Economía
Popular y
Solidaria (SEPS)
E - - + A B
26 Banco Central
del Ecuador E + + + A A
Elaborado por: Autores.
73
En la figura 13 se presenta el análisis de interesados internos para el
presente proyecto:
Figura 13. Clasificación de interesados del proyecto en matriz de poder / interés.
Elaborado por: Autores
A L T O P O D E R
B A J O P O D E R
ALTO INTERES BAJO INTERES
74
En la figura 14 se resumen el análisis de interesados externos para el
presente proyecto:
Figura 14. Clasificación de interesados del proyecto en matriz de influencia / impacto.
Elaborado por: Los autores
En la Tabla 52 se ha identificado el involucramiento actual de cada interesado, y
las expectativas en cuanto al involucramiento deseado de los mismos:
I
M
P
A
C
T
O
A
L
T
O
B
A
J
O
BAJO ALTO
Matriz de INFLUENCIA e IMPACTO
INFLUENCIA
Mantener informado y no
ignorarlos
Mantener informado con
mínimo esfuerzo
Trabajar para ellos
Trabajar con ellos
75
Tabla 52. Matriz de involucramiento de interesados
Tabla 52. Matriz de Registro de Interesados
PROYECT
O
Automatizar el proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de digitalización en la
organización
Fecha
N. Clasificació
n Cargo
Compromiso
DESCONOCEDO
R RETICENTE NEUTRAL
APOY
O LIDER
1 I Gerente
General A D
2 I
Director de
Gestión y
Desarrollo
A - D
3 I Director de
Negocios A D
4 I Jefe de
Negocios A D
5 I Directos de
Tecnología A D
6 I
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
A D
7 I Gestor de
Servicios de TI A D
8 I Jefe de Cajas A - D
9 I Jefe de
Operaciones A D
10 I
Director
Administrativo
Financiero
A D
11 I Jefe Unidad
Riesgos A - D
12 I Desarrollador A D
13 I Jefe RRHH A D
14 I Jefe
Administrativo A D
15 I Asistente de
Cajas A D
16 I Asistente de
Agencia A D
17 I Auxiliar de
servicios A D
18 I Jefe Comercial A - D
19 I Auditor Interno A-D
Elaborado por: Autores
En la Tabla 53 se ha identificado la posición actual de los interesados externos
durante la planificación del proyecto, logrando identificar que no existe riesgo de bloqueo
externo para la implementación del presente proyecto.
76
Tabla 53. Matriz de clasificación de Interés.
Tabla 53 Matriz de clasificación Interés
PROYECTO Automatizar el proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de
digitalización en la organización
Fecha
N. Nombre Clasificación POSICION
DEFENSORES BLOQUEO NEUTRAL
10 Ing. Mario Pincay E A
16 Banco de Machala E A
17 Produbanco E A
18 Cooperativas de Ahorro y
Créditos E A
19 Socios (clientes) E A
20
Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria
(SEPS)
E A
21 Banco Central del Ecuador E A
Elaborado por: Los autores
Finalmente, en la tabla 54 se detalla la matriz de las estrategias usadas para el
involucramiento de los interesados, con el objetivo de pasar de una participación actual a
la deseada.
77
Tabla 54. Matriz de Estrategias para interesados
PROYECTO Automatizar el proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de digitalización en la organización
Fecha 1-oct-18
N. Clasificación Cargo Superior Estrategias Verificación
1 I Gerente
General
Consejo de
Administración
Informe quincenal sobre avances de proyecto, dichos informes incluyen beneficios de la
implementación del proyecto.
2 I
Director de
Gestión y
Desarrollo
Gerente
General Preside reuniones mensuales con informes sobre avance del proyecto.
3 I Director de
Negocios
Gerente
General
Enviar boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto. Involucrar en
reuniones mensuales con informes sobre avances del proyecto
4 I Jefe de
Negocios
Directo de
Negocios
Envío de boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto. Enviar
informe mensual sobre avances del proyecto, dichos informes incluyen beneficios de la
implementación. La dirección de negocios estará a cargo de socializar los beneficios del
proyecto, con todo el personal de negocios de la Coop.
5 I Director de
Tecnología
Gerente
General
Empoderamiento en el desarrollo del proyecto. Elabora informes mensuales de avances del
proyecto.
6 I
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Director de
Tecnología
Envío de boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto. Reunión
mensual previa informe de avance del proyecto.
7 I Gestor de
Servicios de TI
Director de
Tecnología
Envío de boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto. Reunión
mensual previa informe de avance del proyecto. Propuesta mejora de proyecto.
8 I
Director
Administrativo
Financiero
Gerente
General
Reunión mensual con informe sobre avance del proyecto. Responsable del proceso de
compras.
9 I Desarrollador
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Empoderamiento en el desarrollo del proyecto. Reporte de avances y retroalimentación de
trabajo
78
N. Clasificación Cargo Superior Estrategias
Verificación
9 I Desarrollador
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Empoderamiento en el desarrollo del proyecto. Reporte de avances y retroalimentación de
trabajo. Propuesta mejora en el desarrollo e implementación del proyecto.
10 I Jefe de RRHH Gerente
General
Envío de boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto. Reunión
mensual previa informe de avance del proyecto. Responsable del proceso asignación
recursos.
11 I Jefe
Administrativo
Director
Administrativo
Financiero
Envío de boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto. Reunión
mensual previa informe de avance del proyecto. Encargada del proceso de adquisiciones.
12 I Jefe de Cajas Director de
Negocios Reunión mensual con informe sobre avance del proyecto
13 I Jefe de
Operaciones
Gerente
General
Enviar boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto. Reunión
mensual con informe sobre avance del proyecto. Empoderamiento en el desarrollo del
proyecto.
14 I Asistente de
Cajas
Jefe de
Agencia
Envío de boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto.
Involucramiento en pruebas pilotos del proyecto.
15 I Asistente de
Agencia
Jefe de
Agencia
Envío de boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto.
Involucramiento en pruebas pilotos del proyecto.
16 I Auxiliar de
servicios
Jefe de
Agencia
Envío de boletines quincenales con beneficios de la implementación del proyecto.
Involucramiento en pruebas pilotos del proyecto.
17 I Jefe Comercial Director
Negocios
Reunión mensual con informe sobre avance del proyecto. Reunión quincenal con equipo de
proyecto para control del proyecto.
Elaborado por: Autores
79
5. GESTIÓN DEL ALCANCE.
El plan de gestión del alcance para el presente proyecto define el proceso para
alcanzar los objetivos del mismo, mediante el trabajo necesario a realizarse para
completar con éxito el proyecto. Parte de estos procesos incluye la recopilación de
requisitos o necesidades de todos los interesados y la definición de los entregables
necesarios para llevar a cabo el proyecto.
5.1. Planificar la gestión del alcance.
En la planificación el Director del proyecto junto con el equipo del proyecto
establecen las pautas para recopilar y documentar los requisitos que sirven para
estructurar la línea base del alcance. En esta área también se definirá el proceso para
gestionar las solicitudes de cambio, controlar, monitorear y validar el alcance. Los
documentos o información necesaria para que se efectúe la planificación del alcance
serán el acta de constitución del proyecto, los factores ambientales de la empresa y
los activos de los procesos de la organización, mientras que las técnicas a utilizarse
para la creación del plan serán los juicios de expertos y reuniones con personal de la
institución.
5.1.1 Recopilar requisitos.
El director del proyecto asignará al equipo del proyecto, realizar
entrevistas formales a los interesados, con el fin de captar los requisitos necesarios
para llevar a cabo el proyecto. Sólo el director se encargará de entrevistar a los
interesados de alto nivel de poder e interés en el proyecto, grupo que lo conforma
Geovanny Bustos (Gerente General), Ing. José Luis Loja (Director de
Tecnología), Ing. Nathaly Torres (Jefe de Operaciones); por otro lado, el equipo
del proyecto utilizará la matriz de los interesados para programar las entrevistas
los días martes y jueves durante tres semanas, en una sala de reunión de la
empresa, donde se realizarán preguntas claves para recolectar los requisitos a cada
interesado interno; el formato para documentar cada requerimiento de los
interesados se detalla en la tabla 55, el cual se denomina “Formulario para
levantamiento de requerimientos”, donde se deberá ingresar la siguiente
información:
Proyecto: Detalla el nombre del proyecto a ejecutarse.
Fecha: Día, mes y año cuando se efectúe la entrevista.
80
Nombre: Escribir nombres y apellidos completos.
Área relacionada: El entrevistado deberá indicar si su cargo o área actual
está relacionada con el desarrollo u operaciones del presente proyecto.
Requerimientos: Deberá detallarse lo más preciso posible los
requerimientos por parte del entrevistado.
Criterios de Aceptación: Deberá detallarse un criterio de aceptación por
cada requisito.
Propietario del Proceso: Deberá indicar a que persona afecta o
corresponde los principales requerimientos indicados.
Área del Proceso: Deberá indicar a que área afecta o corresponde los
principales requerimientos indicados.
Objetivos del Proyecto: Se deberá seleccionar si el requerimiento o la
mayoría de requerimientos corresponde
Tabla 55. Formulario para levantamiento de requerimientos.
Elaborado por: Autores.
Fecha: Nombre:
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓNsi ( ) no ( ) talvez ( )
ENTREGABLESsi ( ) no ( ) talvez ( )
Estan relacionados a un requisito de:
Negocio ( ) Interesado ( ) Soluciones Funcionales ( )
Soluciones no Funcionales ( ) Informes ( ) Proyecto ( )
Transición ( )
PROPIETARIO DEL PROCESO
AREA DEL PROCESO
Los requerimientos se alinean a:
OBJETIVOS DEL PROYECTO:si ( ) no ( ) talvez ( )
FORMULARIO LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS
PROYECTO
AREA RELACIONADA si ( ) no ( ) desconoce ( )
REQUERIMIENTOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
81
Con respecto al banco de preguntas abiertas o claves para la recopilación
de requisitos, se establece que los miembros del equipo del proyecto soliciten al
interesado entrevistado que mencione como mínimo un criterio de aceptación para
cada requisito.
Una vez recopilados los requisitos, los miembros del equipo de proyecto,
bajo la dirección de la Arq. Marcela Campos, utilizaran el análisis de interesados
desarrollado en el capítulo anterior, para identificar el nivel de interés o
expectativa y poder que cada interesado tiene en el proyecto, para así priorizar los
requisitos de los interesados con un alto nivel de interés/poder y trabajar
conjuntamente en ellos. También es importante conocer la prioridad del requisito,
esto depende de la importancia del interesado, la cual se encuentra registrada en
el plan de gestión de interesados, y dependiendo de esta será gestionado el mismo.
Posterior a esto, el equipo del proyecto en conjunto con el Director del
Proyecto, se encargarán de identificar que los requisitos se alineen con los
objetivos del proyecto. Para esto se codificarán los objetivos del proyecto como
se muestra en la tabla 56, formato donde la columna a la izquierda reflejará los
códigos de los objetivos como el código Obj.1-P que se lee “Objetivo número
uno del proyecto” y en la columna derecha se enuncian los objetivos del
proyecto.
Tabla 56. Formato para la Codificación de los objetivos del proyecto.
Código. Objetivos del proyecto.
Obj.1-P Objetivo número uno del proyecto.
Obj.2-P Objetivo número dos del proyecto.
Obj3-P Objetivo número tres del proyecto.
Obj4-P Objetivo número cuatro del proyecto.
Obj5-P Objetivo número cinco del proyecto.
Obj6-P Objetivo número seis del proyecto.
Elaborado por: Autores.
En un formato similar se codificarán los objetivos de la empresa u
organización, los cuales están clasificados desde la perspectiva financiera, cliente,
procesos, aprendizaje y crecimiento, donde el código Obj1-OPE se lee “Objetivo
número uno de la organización desde la perspectiva de la empresa” en la tabla 57
se continua el significado de cada código.
82
Tabla 57. Formato para la Codificación de los objetivos de la organización.
Código Objetivos de la organización.
Obj1-OPF Objetivo número uno de la organización desde la perspectiva financiera.
Obj2-OPF Objetivo número dos de la organización desde la perspectiva financiera.
Obj3-OPC Objetivo número tres de la organización desde la perspectiva del cliente.
Obj4-OPP Objetivo número cuatro de la organización desde la perspectiva de los procesos.
Obj5-OPP Objetivo número cuatro de la organización desde la perspectiva de los procesos.
Obj6-OAC Objetivo número uno de la organización desde la perspectiva del aprendizaje y
crecimiento.
Elaborado por: Autores.
Al codificar los objetivos del proyecto y los objetivos de la organización,
tal como se realizó en las tablas 56 y 57, los códigos se reflejarán en la matriz de
trazabilidad (Tabla 50) con el fin de comprobar que todos los requisitos
recolectados se encuentren alineados con los objetivos del proyecto y de la
organización, y en caso de que no se alineen con ninguno de los dos, se analizará
la opción de implementarlos en conjunto con el Director de Tecnología y de
Gestión y Desarrollo.
En la misma matriz de trazabilidad se determinará si cada requisito aporta
con los entregables del proyecto, de esta manera existe un registro para un mayor
control de que se cumplan los requisitos de cada entregable. En la tabla 58 se
muestra el formato para codificar las etapas o entregables de primer nivel del
proyecto con la inicial de cada entregable, donde E1 se lee “Entregable uno”
Tabla 58. Formato para la Codificación de los entregables del proyecto.
Código. Entregables.
E1 Entregable uno.
E2 Entregable dos.
E3 Entregable tres.
Elaborado por: Autores.
En la tabla 59 se muestra el formato para codificar los requisitos según su
categoría, las mismas que pueden variar de acuerdo al siguiente detalle:
Requisito de Negocio: Se refiere al requisito relacionado con el giro del
negocio (intermediación financiera). Sus siglas son RN
83
Requisito de Interesado: Se refiere al requisito especifico de un
interesado, el cual puede estar relacionado con su área de trabajo o en su
defecto puede aportar a la operación en sí del proyecto. Sus siglas son RI
Requisito de Soluciones Funcionales: Se refiere al requisito que aporte a
la operación del proyecto, relacionado con cualquiera de las áreas de gestión.
Sus siglas son RSF
Requisito de Soluciones No Funcionales: Se refiere al requisito o
características generales o específicas de las funciones de la aplicación o
sistema que se implemente, relacionado con cualquiera de las áreas de
gestión. Sus siglas son RSNF
Requisito de Informe: Se refiere al requisito relacionado con la ejecución
y generación de informes. Sus siglas son RI
Requisito de Proyecto: Se refiere al requisito relacionado con la gestión
del proyecto. Sus siglas son RP
Requisito de Transición: Se refiere al requisito para el cambio del
sistema, incluye capacitación y plan piloto. Sus siglas son RT
Tabla 59. Formato para la Codificación de la categoría de requisitos. Codificación o iniciales. Categorías de requisitos.
RT1 Requisitos tipo uno.
RT2 Requisitos tipo dos.
RT3 Requisitos tipo tres.
Elaborado por: Autores.
Adicionalmente al proceso de levantamiento de requisitos, que se
utilizarán las siguientes fuentes tales como análisis de documentación, mediante
el cual el Director del proyecto encargará al equipo del proyecto buscar casos de
negocios, lecciones aprendidas de proyectos anteriores, documentación del Banco
Central del Ecuador, documentación de software de aplicación, información que
servirá para los requisitos funcionales.
Finalmente, toda la información recopilada será expuesta en una reunión,
donde el Director del proyecto encargará al equipo del proyecto proceder a
registrar los requisitos mediante la matriz de trazabilidad de requisitos, la misma
84
que se detalla en la tabla 60, la cual contiene las siguientes áreas partiendo de la
matriz de registro de interesados.
Número de identificado: Para mantener una codificación numérica, se
deberá incluir el número de interesado, donde el primero corresponde al
número 1, hasta x número de interesado.
Nombres y Apellidos: Se deberá incluir dos nombres y dos apellidos del
interesado
Clasificación: Existirán dos clasificaciones de los interesados, interna
(cuando es parte de la organización) y externa (cuando no es parte de la
organización)
Cargo: Se deberá detallar el cargo que mantiene a la fecha en la
organización
Antigüedad: Se deberá incluir los años que viene laborando en la
organización; si el involucrado es externo el valor será 0.
Rol en el proyecto: Se deberá registrar el rol que el involucrado
desempeña en la ejecución del proyecto.
Teléfono de contacto: Se deberá registrar su teléfono de contacto, sea
celular o convencional.
Correo electrónico: Se deberá incluir tanto su correo electrónico
institucional, como personal.
Influencia en resultados: Se clasificará únicamente a los interesados
internos, por su nivel de influencia dependiendo de la etapa o ciclo de vida
del proyecto, siendo el signo (+) un mayor nivel de influencia, y el signo
(-) un menor nivel de influencia; para esto esta columna se subdividirá en:
Inicio: corresponde a la etapa de planificación del proyecto,
incluido el acta de constitución del mismo.
Ejecución: corresponde a la etapa de ejecución del proyecto.
Cierre: corresponde a la etapa de entrega del proyecto.
El objetivo de la correcta identificación del nivel de influencia de cada
interesado por etapas de proyecto, es determinar a quien se debe gestionar
continuamente para alcanzar los objetivos planteados del proyecto.
85
Clasificación de interesados: Se clasificará a todos los interesados con
base a las siguientes características:
Poder: corresponde al nivel de poder que el interesado tiene en
relación al desarrollo del proyecto; el mismo deberá se clasificado
por las siguientes iniciales: A (alto), M (medio) y B (bajo), las
cuales serán determinados bajo las siguientes referencias:
Alto. Se define al interesado de alto poder en el proyecto
cuando tiene el poder de ordenar o imponer cambios en el
proyecto tales como reglamentos, códigos o procesos en el
flujo del sistema financiero. Esto aplica a interesados
externos como el Banco Central del Ecuador y otras
instituciones financieras. En el caso de los interesados
internos se encuentra el Sponsor, Accionistas, Gerente
General y el Director del Proyecto, los mismos que tienen la
autoridad para tomar decisiones que pueden cambiar el
rumbo del proyecto, esto es modificarlo, detenerlo o
cambiarlo. Considerando que estos son importantes para el
flujo de efectivo o liquidez de la empresa.
Medio. El nivel medio se considera cuando se puede
prescindir del interesado siempre que exista un reemplazo
que aporte mejores beneficios al proyecto. Esto aplica para
proveedores como interesados externos y a subgerentes o
coordinadores de la empresa como interesados internos. Pues
estos pueden tener la autoridad de tomar decisiones, pero
bajo órdenes de los interesados de alto nivel y no aportan con
fondos económicos a la empresa.
Bajo. Se considera nivel bajo a un interesado que no tiene
poder alguno sobre el proyecto, en palabras sencillas tiene el
poder de voz, pero no de voto o de dar decisiones. Sólo está
limitado a recibir órdenes, este es el caso de los asistentes,
técnicos que pueden o no pertenecer al equipo del proyecto.
Al igual que los de nivel medio tampoco tienen un aporte
económico para la empresa.
86
Interés: corresponde al nivel de interés que el interesado tiene en
relación al desarrollo del proyecto; el mismo deberá se clasificado
por las siguientes iniciales: A (alto), M (medio) y B (bajo), las
cuales serán determinados bajo las siguientes referencias:
Alto. Se define al interesado de alto poder en el proyecto
cuando tiene el poder de ordenar o imponer cambios en el
proyecto tales como reglamentos, códigos o procesos en el
flujo del sistema financiero. Esto aplica a interesados
externos como el Banco Central del Ecuador y otras
instituciones financieras. En el caso de los interesados
internos se encuentra el Sponsor, Accionistas, Gerente
General y el Director del Proyecto, los mismos que tienen
interés de que exista un sistema económico activo en el país,
generar alianzas y ofrecer mejores y nuevos servicios a los
clientes.
Medio. El nivel medio aplica para los subgerentes,
coordinadores pues algunos no tienen una participación ni de
un 50%, o en el caso de los proveedores sólo tienen interés
en la parte económica y no en si se cumplen en los objetivos
del proyecto.
Bajo. En general el interés bajo hacia los proyectos radica en
los interesados internos que están bajo el mando de
superiores y muy pocos están comprometidos con los
proyectos. También puede ocurrir que estén involucrados en
un 75% en el proyecto sin embargo no muestra interés en el
proyecto producto de un mal ambiente laboral o incidentes
previos con la alta gerencia.
Entregable: En este recuadro se debe apuntar el entregable al que
pertenece el requisito.
Requisitos: Las necesidades relevantes del interesado que sirven de aporte
vital para el proyecto y el producto.
Categoría de requisito: En este campo se debe llenar mediante una
codificación que permite clasificar cada requisito. Ver Categorías de
requisitos.
87
Objetivos de la organización: Se debe colocar el objetivo del negocio
con el cual se alinea el requisito, como se muestra en la tabla 41.
Objetivos del proyecto: En este apartado se debe mencionar el objetivo
del proyecto que se alinea con el requisito. Ver tabla 40.
Firma de Sponsor: Rúbrica del Sponsor que aprueba y valida los
requisitos del proyecto.
Firma del Director de Proyectos: Rúbrica que determina la aprobación
del Director de Proyectos.
88
Tabla 60. Matriz de trazabilidad de requisitos.
Matriz de trazabilidad de requisitos.
PROYECTO
Automatizar el proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de digitalización en la organización
FECHA 20-nov-18
N. Nombre y
Apellido Clasificación Cargo Antigüedad Rol
Teléfono
de
contacto
Influencia Clasificación Entregable Requisitos.
Categoría
del requisito
Objetivo de la
organización
Objetivo
del
proyecto Inicio Ejecución Cierre Poder Interés
FIRMA DEL SPONSOR FIRMA DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
Elaborada por: Autores
89
Con respecto a los interesados externos como las entidades financieras, el
miembro del equipo de proyecto Arq. Marcela Campos, reservará cita mediante
una carta formal suscrita por el Gerente General, con el propósito de reunirse con
las autoridades principales; A dicha reunión asistirá el director de proyecto junto
al director de tecnología, para poder explicar a detalle el presente proyecto y
recolectar requisitos o sugerencias por parte de dichos interesados. No existe una
fecha establecida para el presente levantamiento, debido a la disponibilidad de las
autoridades o principales de las instituciones financieras, sin embargo, se
persuadirá para que la misma no sobrepase las tres semanas destinadas para el
levantamiento de requisitos.
Para mayor control de los requisitos recolectados, adicional al formulario
de levantamiento de requerimientos, el entrevistado deberá llenar un formulario
de asistencia. Este formulario lo recopilará la Arq. Marcela Campos, para que lo
archive tanto en formato digital como en físico junto al formulario de
levantamiento de requerimientos, y a su vez los socialice con el director y el
equipo del proyecto mediante correo electrónico indicando la ruta de archivo. El
formulario en el gráfico #15, constará de los siguientes campos:
Fecha: Día, mes y año cuando se efectúe la entrevista.
Nombre: Escribir nombres y apellidos completos.
Cargo: El puesto que ejerce en la empresa donde se va a realizar el
proyecto.
Empresa: El nombre de la institución donde labora el interesado.
Certifico: Abarca un texto donde el interesado ha asistido a la entrevista
en la fecha programada y que avala las opiniones vertidas para el aporte
exclusivo del proyecto.
Cierre: Este campo comprende la rúbrica del entrevistado o interesado,
con el respectivo nombre completo, cargo y número de cédula de identidad.
90
Figura 15. Certificado de asistencia a entrevista para recopilación de requisitos.
Elaborado por: Autores.
5.1.2 Definir el alcance.
5.1.2.1 Enunciado del alcance.
La definición del alcance se la establece en conjunto con el
director, el equipo del proyecto y los interesados claves. Se debe
elaborar en archivo Word en lámina A4. Estos miembros se reunirán
mediante talleres facilitados con toda la información recopilada tales
como, el acta de constitución del proyecto, el juicio de expertos como
técnicos de software o contactos de instituciones financieras, lecciones
aprendidas de proyectos previos, todo esto para realizar el enunciado
del alcance el cual se estructura de la siguiente manera:
91
La descripción del alcance del proyecto y del producto. -
Recopilará las características del proyecto como alcance, costo y
tiempo estimados y especificaciones técnicas del producto.
Los entregables de primer nivel del proyecto.
Los criterios de aceptación de cada entregable. - Describir los
parámetros con los cuales se aceptarán los entregables del
proyecto.
Supuestos. - Estos se registrarán por el proyecto y por cada
entregable en el diccionario de la EDT.
Restricciones. - Se enunciará en un listado las restricciones del
proyecto.
Exclusiones. - Se enunciará en forma de texto un listado de las
exclusiones del proyecto, como registro para saber lo que el
proyecto no incluye.
5.1.2.2 Crear la EDT.
La EDT es la estructura de desglose de trabajo del proyecto,
abarca todos los paquetes de trabajo que se requieren para cumplir con
los requisitos de todos los interesados. El Director junto con el equipo
del proyecto mediante una reunión, realizarán la descomposición final
hasta llegar a los paquetes de trabajo de la EDT, con ayuda de lo
descrito en el documento de enunciado del alcance, los requisitos
recopilados, normativas vigentes tales como Ley de Cheques y Manual
para el sistema de compensación de cheques del Banco Central del
Ecuador, políticas de la empresa, lecciones aprendidas de proyectos
previos, juicio de expertos, entre otras fuentes. La técnica que se
aplicará en la EDT es la descomposición de niveles que se basa en
entregables principales. A continuación, se muestra en la Figura 16 el
desglose en niveles donde el nivel cero es el proyecto, el nivel 1 las
etapas o entregables principales, nivel 2 sub-entregables y el nivel 3 o
el último nivel corresponde a los paquetes de trabajo.
92
Figura 16. Estructura de desglose de trabajo.
Elaborado por: Autores.
5.1.2.3 Diccionario de la EDT
El diccionario de la EDT contiene información más explícita
de lo que cada entregable requiere, y se registrará en la siguiente
matriz reflejada en la tabla 61.
Aprueba: Nombres y apellidos del Director del proyecto.
Rol del que aprueba: Área que desempeña el miembro del
equipo en el proyecto.
El nombre del entregable: Fase, etapa o entregable que será
descrito.
Código EDT del entregable: Código numérico secuencial del
segundo nivel de la EDT.
Código EDT del paquete de trabajo: Código numérico
secuencial del tercer nivel de la EDT.
Nombre del paquete de trabajo: Tercer nivel de la EDT que
contiene los paquetes de trabajo.
93
Hito: Mencionar el hito que corresponde a
Descripción del trabajo: Función que cumple el entregable.
Hito: Colocar el nombre hito que estará ubicado en el cronograma
que determina que una tarea ha finalizado.
Los criterios de aceptación: Requerimiento mínimo para la
validación del cumplimiento del entregable/sub-entregable.
Supuestos: Son factores que se puedan identificar para el
entregable.
Recursos necesarios: Identificar recursos humanos o materiales
que se requieren para llevar a cabo un paquete de trabajo.
Tabla 61. Diccionario de la EDT del proyecto.
Aprueba
Rol
Etapa o entregable
Código EDT
entregable
Código paquete de
trabajo Paquete de trabajo
Descripción del trabajo Hito
Criterios de
aceptación
Supuestos
Recursos necesarios. Elaborado por: Autores.
5.1.3 Validar el Alcance.
Para validar los entregables descritos en la EDT, el director de tecnología
y el director del proyecto se reunirán los viernes cada quince días y con base al
informe de control de calidad, el cual contiene información de los entregables
verificados, deberán corroborar que los entregables verificados cumplen con los
requisitos y estándares de calidad y que cada entregable esté respaldado con fichas
técnicas, manual de uso, fotos referenciales, correos enviados por algún
interesado, como parte de los criterios de aceptación. Luego por cada entregable
aprobado el patrocinador dejará constancia de su aprobación mediante un formato
o acta de validación del alcance elaborado en Excel dejarán con su respectiva
firma. Después el Director del proyecto deberá escanear el acta de validación en
formato PDF y socializar mediante correo electrónico la aprobación de los
entregables del proyecto al equipo de proyecto. El Director del proyecto delegará
94
a un miembro del equipo del proyecto para que archive el documento en un folder
que se guardará en el departamento de proyectos.
El Acta de validación del alcance que se muestra en la tabla 62 se compone
de los siguientes campos:
Aprueba: Nombres y apellidos del Sponsor del proyecto.
Verificadores: Nombres y apellidos del Director del proyecto y del
patrocinador.
Fecha: Día, mes y año que se registra la aprobación del entregable.
Descripción del entregable: Función que cumple el entregable.
ID del entregable: Código que el entregable tiene en la EDT.
Responsable de la entrega del entregable: Nombre y Apellido de la
persona responsable del entregable, puede ser un empleado (persona interna)
o un proveedor (persona externa) y su rol en el proyecto.
Fecha programada: Se coloca el día, mes y año de la entrega estimada
del entregable.
Fecha de verificación: Día, mes y año que el entregable pasó por el
control de calidad.
Fecha de entrega: Fecha real o entrega final del entregable, día, mes y
año en que el patrocinador aprueba el entregable.
Requisitos del entregable: Con un visto señalar los requisitos que fueron
cumplidos y un porcentaje de satisfacción el cual será determinado por el
Director del proyecto y su equipo de proyecto. En este campo estará basado
en la categoría de requisitos. Ver Categorías de requisitos.
Documentos de respaldo: Adjuntar documentos que confirmen el
cumplimiento según los requisitos y expectativas de los interesados. Como
especificaciones técnicas, correo electrónico o fotos, reglamento, entre otros.
Aprobado: Se señalará siempre que el entregable cumple entre el 95% y
100% los requisitos correspondientes.
Negado: Se señalará cuando el entregable tiene un porcentaje menor al
95% lo que indica que no cumple con todos los requisitos.
95
Recomendaciones: Este campo se llena sólo si el entregable cumplió
100% con los requisitos de los interesados. Y si existe alguna sugerencia extra
por parte del interesado para hacerlo a futuro.
Motivos de desaprobación: El patrocinador registrará el motivo por el
cual desaprobaría uno o más entregables.
Modificación: En esta celda se registrará la solución para que el
entregable sea modificado y pueda cumplir con los requisitos.
Firma: Contiene la firma de aprobación en el acta de validación del
alcance
Tabla 62. Acta de validación del alcance.
Elaborado por: Autores.
5.1.4 Controlar el Alcance.
Para que no exista corrupción del alcance se requiere llevar un control y
monitoreo por lo cual el Director del proyecto asignará a su equipo de proyecto
que realicen un seguimiento mediante una reunión quincenal con los responsables
de los entregables del proyecto y verificar que se estén cumpliendo los requisitos
utilizando el análisis de valor ganado y análisis de variación.
96
Los análisis pueden dar origen a solicitudes de cambios para aplicar
acciones preventivas, correctivas o actualizaciones de documentos por esto para
el presente proyecto se designará un comité de control de cambios el mismo que
se encargará de revisar las solicitudes de cambio, aprobarlas, rechazarlas o que en
alguna manera aporten beneficio al proyecto. Este estará liderado por el Director
del Proyecto, miembros del equipo del proyecto designados por el Director que
pueden ser expertos en el tema. También los interesados que van a conformar este
grupo serán el Director de Tecnología y Jefe de operaciones. Se reunirán los días
lunes después de la reunión quincenal donde al evaluar los avances pueda surgir
alguna solicitud de cambio. Estas solicitudes pueden ser presentadas en la reunión
o enviadas por correo electrónico al Director del Proyecto en el formato de
solicitud de cambios de la tabla 63.
Proyecto: Nombre completo del proyecto en el cual se propone la solicitud
de cambio.
Solicitante: Nombres y apellidos de la persona que solicita el cambio.
Fecha: Día, mes y año que se registra la solicitud de cambio.
Cargo: Rol que desempeña el solicitante en la empresa.
Solicitud de cambio: Descripción de la propuesta del cambio.
Motivo: Describir la razón por la cual se plantea una propuesta de cambio.
Firma del solicitante: Rúbrica que avala la solicitud del interesado.
Tabla 63. Formato para solicitar cambios.
Proyecto
Solicitante
Fecha Cargo
Solicitud de cambio
Motivo
_______________________
Firma del solicitante.
Elaborado por: Autores.
Una vez que el comité de control de cambios recepta las solicitudes de
cambio las cuales serán analizadas en cada reunión quincenal, y la respuesta
favorable o desfavorable se dejará registrada en el siguiente formato de registro
97
de solicitud de cambio reflejado en la tabla 64 que contiene los siguientes campos
a ser considerados en la reunión.
Proyecto: Nombre completo del proyecto en el cual se propone la solicitud
de cambio.
Director del proyecto: Nombres y apellidos del responsable del proyecto.
Fecha: Día, mes y año que se registra la solicitud de cambio aprobada,
modificada o rechazada.
Solicitud de cambio: Descripción de la propuesta del cambio.
Acción correctiva: Se seleccionará esta opción si se la propuesta es para
mejorar el desempeño actual del proyecto.
Acción preventiva: Esta área será seleccionada si se desea agregar un
cambio que pueda aportar o beneficiar el desempeño del proyecto a futuro.
Reparación de defectos: Esta opción es en caso de proponer la reparación
de defectos en algún entregable del producto, en este caso el software.
Anulación: Cuando la propuesta del cambio no está alineada con los
objetivos de la organización, proyecto, o si su ejecución pueda afectar el
alcance, cronograma y presupuesto.
Detalle: En caso de ser aprobado la acción correctiva, preventiva o
reparación de defectos se describirá cómo se realizará este cambio.
Propuesto por: Título de la persona interesada que propone el cambio.
Porcentaje de avance: Porcentaje de avance del entregable donde va a
impactar el cambio.
Número de cambio: Registro de las veces que se ha solicitado un cambio.
Asignación: Nombre y Apellido de la persona a quien se delega ejecutar
el cambio aprobado.
Fecha de entrega: Día, mes y año, es decir tiempo límite para cumplir con
la solicitud de cambio aprobada.
Firmas de participantes: Firmas de las personas involucradas en el
registro de solicitud de cambio, estas son el Sponsor del proyecto, El Director
del proyecto, el interesado que propuso el cambio y los miembros del
proyecto asignados por el Director del proyecto como miembros del comité
de control de cambios.
98
Tabla 64. Formato para registro de solicitud de cambio.
Proyecto
Director del Proyecto Fecha:
Solicitud de cambio
Acción correctiva.
Acción preventiva. Reparación de defectos. Anulación.
Detalle
Propuesto por
Porcentaje de avance Número de cambio
Asignación. Fecha de entrega
Firmas de participantes.
Firma del propuesto por
___________________
Miembro del proyecto
___________________
Miembro del proyecto
____________________
Miembro del proyecto
_____________________
Director del proyecto
___________________
Sponsor del Proyecto
___________________
Director de Tecnología
____________________
Jefe de Operaciones
_____________________
Elaborada por: Autores.
5.2. Levantamiento de Requerimientos
Para el correcto ingreso de información en la matriz de trazabilidad,
previamente se definirá la codificación de los objetivos de la organización que se
clasificarán de acuerdo al requisito del interesado. Los mismos se encuentran
detallados en la tabla 65.
Tabla 65. Codificación de los objetivos de la empresa u organización.
Código Objetivos de la organización.
Obj1-OPE Incrementar productividad con una adecuada gestión de riesgos.
Obj2-OPE Incrementar la rentabilidad y mantener la suficiencia patrimonial de la Cooperativa.
Obj3-OPC Consolidar la imagen y posicionamiento de la Cooperativa a fin de generar confianza
y satisfacción de nuestros socios.
Obj4-OPP Mejorar nuestros canales de atención.
Obj5-OPP Vincular a la Cooperativa con la comunidad.
Obj6-OPAC Potencializar el talento humano bajo una filosofía de competitividad y crecimiento
personal, con capacitación constante y dedicación permanente.
Elaborado por: Autores.
Así mismo se definirán los objetivos del proyecto mediante códigos para facilitar
la trazabilidad de los requisitos. En la tabla 66 se resume dichos objetivos que serán
vinculados y priorizado de acuerdo al requerimiento del interesado.
99
Tabla 66. Codificación de los objetivos del proyecto.
Código. Objetivos del proyecto.
Obj.1-P. Desarrollar e implementar un proceso automatizado que permita reducir el plazo de
efectivización de depósitos en cheques en un 83%, en un tiempo de 6 meses con un
presupuesto de USD 70,000.00.
Obj.2-P. Adquirir activos tangibles e intangibles en un plazo de 30 días con un presupuesto
de USD 11,550.00.
Obj3-P. Desarrollar el proceso para la automatización de la efectivización de cheques, en un
plazo de 60 días con un presupuesto de USD 6,000.00.
Obj4-P. Realizar pruebas de funcionamiento del proceso de efectivización de cheques en un
plazo de 15 días, con un presupuesto de USD 650.
Obj5-P. Desarrollar el manual operativo para el proceso de efectivización de cheques en un
plazo de 3 meses, con un costo de USD 1550.00.
Obj6-P. Capacitar al personal operativo y de cajas en relación al nuevo proceso de
efectivización de cheques, en un plazo de 2 días con un presupuesto de USD 250.00.
Elaborado por: Autores.
Los entregables del proyecto serán identificados por el equipo del proyecto bajo
la siguiente codificación detallada en la tabla 67:
Tabla 67. Codificación de los entregables del proyecto.
Código. Entregables.
AC Acta de constitución
PDP Plan para la Dirección del Proyecto.
CBCE Convenio con la BCE
TK Token
RI Registro de Incidentes
IDT Índice de desempeño del trabajo
ATP Acta de transferencia del producto.
ILA Informe de lecciones aprendidas
ACP Acta de cierre del proyecto.
MNSH Manual de uso para software y hardware
SSFTP Servidor SFTP
SCAN Escáner.
ISS Instaladores de servidor y scanner
PRC Pruebas de componente
PRI Reporte de Prueba de integración
PARA Reporte de prueba de funcionamiento
FRB Formularios y registros bancarios
CAP Capacitación
Elaborado por: Autores.
100
Finalmente, la categoría de cada requisito será clasificada por el equipo del
proyecto, acorde el detalle del plan de gestión de alcance, con las iniciales de las
siguientes categorías detalladas en la tabla 68:
Tabla 68. Codificación de la categoría de requisitos.
Codificación o iniciales. Categorías de requisitos.
RN. Requisitos de negocios.
RI. Requisitos de interesados.
RSF. Requisitos de soluciones funcionales.
RSNF. Requisitos de soluciones no funcionales.
RC. Requisitos de calidad.
RPI. Requisitos de presentación de informes.
RP. Requisitos de proyecto.
RT. Requisitos de transición.
Elaborado por: Autores.
101
Tabla 69. Matriz de trazabilidad de requisitos
Matriz de trazabilidad de requisitos.
PROYECTO AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE DEPOSITOS DE CHEQUES MEDIANTE SISTEMA DE CÁMARA DE COMPENSACIÓN PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO COOPMEGO.
FECHA 20-nov-18
N.
Nombre y Apellido
Clasificación
Cargo Antigüed
ad Rol
Teléfono
de contacto
Influencia Clasificación Entregab
le Requisitos.
Categorí
a del requisit
o
Objetivo
de la organizaci
ón
Objetiv
o del proyect
o Inicio
Ejecución
Cierre
Poder
Interés
1 Dr. Geovanny
Bustos I
Gerente General
30 Sponsor 95633546
8 + + A A
DIS Que en lo posterior el sistema se acople al SCCC.
RI Obj4-OPP
DIS Que sea compatible con los
sistemas de la Coop. RSNF Obj4-OPP
Obj4-
P.
PRI Que libere carga operativa. RN Obj1-OPE Obj6-
P.
PARA Que se evite el riesgo por cheques fraudulentos
RI Obj1-OPE Obj3-
P.
Que no genere ningún reproceso
en las actividades diarias de la Coop.
RT Obj3-OPC Obj4-
P.
PRS Que no existen errores operativos RP Obj1-OPE Obj5-
P.
2 Ing. Lenin Naranjo I
Director de
Gestión y Desarrollo
6 Equipo de
Proyecto
98996354
6 + A A
DS Que se respalde un archivo digital y físico para los cheques.
RN. Obj3-OPC Obj.1-
P.
DIS Que cumpla con los procesos
aprobados por BCE. RP. Obj5-OPP
Obj3-
P.
3 Econ. Magdalia
Alvarado I
Director de
Negocios 4 Apoyo
99158965
3 + M M DS
Que los fondos se liberen de inmediato una vez compensado el
cheque.
RC. Obj1-OPE Obj4-
P.
102
DS
En caso de ser cheques de
gerencia o garantizados, que se acredite de inmediato el dinero.
RI. Obj4-OPP
4 Ing. Karina
Castillo I
Jefe de Negocios
15 Ninguno 98512477
9 + B M
0 Que se realicen las compensaciones varias veces al
día.
RSNF. Obj1-OPE Obj4-
P.
DS
Que los fondos se liberen de
inmediato una vez compensado el cheque.
RC. Obj1-OPE Obj4-
P.
5 Ing. José Luis
Lojan I
Director de
Tecnología 20
Equipo de
Proyecto
99285693
56 + + + A M
RP.
Que se destinen los recursos
humanos y tecnológicos para la
implementación.
RP. Obj6-
OPAC
Obj6-
P.
RC. Que se incluya mantenimiento de los equipos (scanner)
RC. Obj2-OPE Obj.2-
P.
RC. Que el desarrollo sea revisado por
un tercero. RC. Obj5-OPP
Obj3-
P.
RC. Que se realicen test en cada etapa
de implementación. RC. Obj1-OPE
Obj4-
P.
6 Ing. Carlos
Pizarro I
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
10 Apoyo 98865548
2 + + + A M
Centralizar las operaciones de
digitalización de cheques por
agencias.
RN. Obj4-OPP Obj5-
P.
SC Captura de imágenes en alta
definición y gran velocidad. RN. Obj1-OPE
Obj4-
P.
INH Instalar servidores propios para el proceso de digitación y
transmisión de datos
RC. Obj4-OPP Obj5-
P.
7 Ing. Jorge Yunga I
Gestor de
Servicios de TI
8 Apoyo 98693665
71 + M M
SC Scanner reverso y anverso. RP. Obj1-OPE Obj.2-
P.
DIS Interfaz interactivo con menú de ayuda para escaneo de cheques.
RP. Obj1-OPE Obj3-
P.
DS Que permita escanear de manera
individual o por lotes de cheques. RP. Obj1-OPE
Obj.2-
P.
8 Ing. Verónica
Ocampo I Jefe de Cajas 16 Apoyo
98722703
4 + B A PARA
Que permita escanear la papeleta
de depósito. RSNF. Obj1-OPE
Obj5-
P.
103
DS Que permita incluir el monto total depositado
RSNF. Obj1-OPE Obj5-
P.
DS
Que permita cancelar la
operación en caso de un mal escaneo
RSNF. Obj1-OPE Obj5-
P.
9 Ing. Nathaly
Torres I
Jefe de Operaciones
10 Equipo de Proyecto
998977179
+ + M A
DS Que genere reportes de los cheques que han sido
digitalizados.
RN. Obj1-OPE Obj3-
P.
PARA Que valide información previo al
envío RN. Obj1-OPE
Obj3-
P.
DS
Que no permita enviar las
capturas si no se ha ingresado el
monto de depósito.
RSNF. Obj1-OPE Obj3-
P.
1
0 Econ. Dunia Silva I
Directora
Administrati
vo Financiero
13 Apoyo 93655974
5 + + M M
CP- SC Que los equipos sean nuevos con
garantía de 3 años RC. Obj2-OPE
Obj.2-
P.
PRI Que realice la conciliación con el
sistema interno Cobis RI Obj2-OPE
Obj4-
P.
1
1
Ing. Arelis
Cabrera I
Jefe Unidad
Riesgos 3
Equipo de
Proyecto
93256548
8 + + M M PARA
Que se cumplan con las
resoluciones y normativa vigente. RN Obj1-OPE
Obj3-
P.
12
Daniel Leiva I Desarrollado
r 11
Equipo de Proyecto
954789658
+ + + M M
DS Que cuente con una interfaz
amigables RSF Obj1-OPE
Obj3-
P.
DS Menú de autoayuda. RSF Obj1-OPE Obj3-
P.
DS Que permita validar información, antes de enviar.
RSF Obj1-OPE Obj3-
P.
1
3 Norma Villa I Jefe RRHH 9 Apoyo
99658779
6 - + - B B CAPS
Que la capacitación sea tanto
práctica, como escrita RI
Obj6-
OPAC
Obj6-
P.
1
4 Lorena Balcázar I
Jefe Administrati
vo
8 Apoyo 99852673
9 - + + B M CP- SC
Que los equipos sean nuevos con
garantía de 3 años RC. Obj1-OPE
Obj.2-
P.
1
5
Rodrigo
Benavides I
Auditor
Interno 15 Apoyo 98563985 - - - B A PARA
Que se cumplan con las
resoluciones y normativa vigente. RN Obj1-OPE
Obj3-
P.
104
1
6 Ing. José Reyes I
Asistente de
Cajas 2 Apoyo
99262390
7 + B B DIS Que acepte todo tipo de cheques RN. Obj1-OPE
Obj4-
P.
1
7
Ing. Katherine
Freire I
Asistente de
Agencia 2 Apoyo
98566327
8 + B B
DS Que permita verificar que el número de cheques y monto que
coincida con lo digitalizado.
RN. Obj1-OPE Obj4-
P.
DS Que genere reporte para validar la declaración de lo digitado.
RN. Obj1-OPE Obj4-
P.
18
Byron Valarezo I Auxiliar de servicios
1 Informati
vo 99256489
5 B B CAPS
Que evite el traslado físico de cheques
RI. Obj4-OPP Obj.1-
P.
1
9
Ing. Marcelo
Guzmán I
Jefe
Comercial 2 PM
93993567
9 + M A
DS Que emita la fecha actual en la que se está escaneando.
RC / RPI
Obj1-OPE Obj4-
P.
PRS Que se evite el daño o deterioro
del cheque. RC Obj1-OPE
Obj4-
P.
DS Que identifique si el cheque se está escaneando al revés.
RN. Obj1-OPE Obj4-
P.
SOP Que permita realizar envíos por cortes (mañana - medio día y
tarde)
RN. Obj1-OPE Obj4-
P.
20
Arq. Marcela Campos
E Arquitecta Equipo de Proyecto
998882576
B M
21
Ing. Mario Pincay E Consultor Externo
Equipo de Proyecto
992332204
B M
22
Banco de Machala E B B
2
3 Produbanco E B B
24
Cooperativas de Ahorro y Créditos
E B B
2
5 Socios (clientes) E B A
2
6
Superintendencia
de Economía
Popular y Solidaria (SEPS)
E B A
105
27
Banco Central del Ecuador
E B A
FIRMA DEL SPONSOR FIRMA DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
Elaborado por: Autores.
106
5.2.1. Enunciado del alcance.
5.2.1.1. Alcance del proyecto.
El alcance del presente proyecto consiste en automatizar el
proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de cámara de
compensación para la Cooperativa de Ahorro y Crédito CoopMego, en
un plazo de 6 meses lo que permitirá a los socios y clientes de la
institución obtener su dinero en un plazo no mayor a 48 horas,
incrementando beneficios a sus socios y clientes, así como su
competitividad en el sector financiero y su participación de mercado.
El alcance del presente proyecto incluirá desde el desarrollo del
software necesario para la automatización, la implementación del
mismo y la capacitación del personal.
5.2.1.2 Alcance del producto.
El producto que se va a entregar es el desarrollo e
implementación de un sistema que permita efectivizar los depósitos en
cheque de forma segura y rápida, aumentando la captación de dinero y
de socios y clientes. La automatización del proceso de depósitos de
cheques mediante sistema de cámara de compensación para la
cooperativa de ahorro y crédito contiene las siguientes características:
No funcionales.
Aumento de las actividades bancarias para ofrecer más
servicios a los clientes.
Control de registro contable de ingresos de efectivo
mediante cheques.
Reducción del tiempo al efectivizar cheques de 5-7 días a 2
días.
Guarda cada escaneo con un código, es decir cada cheque
escaneado será guardado en la red de la cooperativa con ese
código de esta manera se verifica que ha sido procesado.
Funcionales.
Digitalización de hasta 1500 cheques por hora.
107
Medio único de pago de cheques a nivel nacional.
Disponibilidad de fondos en 48 horas.
Seguridad en el envío - recepción de información
5.2.1.3 Entregables.
El presente proyecto despliega los entregables que se enuncian
a continuación.
Acta de constitución del proyecto.
Plan para la dirección del proyecto.
Token
Registro de incidentes.
Informe de desempeño del proyecto.
Acta de cierre del proyecto.
Servidor.
Scanner.
Software.
Acta de recepción de software instalado.
Acta de recepción de scanner instalados.
Informe de compatibilidad del sistema operativo COBIS
Reporte de pruebas de componente.
Reporte de pruebas de integración.
Reporte de pruebas de funcionamiento
Informe de pruebas de aceptación.
Formularios de claves
Registro del BCE para el sistema de compensación de
cheques.
Manuales para capacitaciones.
Certificados de capacitación.
5.2.1.4 Criterios de aceptación.
Acta de constitución del proyecto.
108
Que se elaboren 2 juegos de este documento el cual será
ejecutado en archivo Word 2013 e impreso en formato A4, en
folder color blanco, cada juego será destinado para el
Patrocinador y el Director del proyecto.
Debe contener Nombre del proyecto, justificación del proyecto,
objetivos del proyecto, requisitos de alto nivel, supuestos del
proyecto, restricciones del proyecto, riesgos de alto nivel,
resumen del cronograma de hitos, resumen del presupuesto, lista
de interesados clave, requisitos de aprobación del proyecto,
director del proyecto asignado y nombre del patrocinador.
Plan para la dirección del proyecto.
Que se elaboren tres juegos de este documento el cual será
ejecutado en archivo Word 2013 e impreso en formato A4, en
folder color blanco, cada juego será destinado para el
Patrocinador, Director del proyecto y uno para el equipo del
proyecto. Además, cada carpeta debe incluir un DVD de 4gb
con toda la información de la carpeta grabada.
Cada folder que contenga el plan para la dirección del proyecto
debe estar debidamente firmado por el Patrocinador y el
Director del proyecto.
El plan para la dirección debe contener un índice por títulos,
gráficos, tablas, figuras y anexos que faciliten la búsqueda de
información relevante por parte del Patrocinador, Director del
proyecto y del equipo de proyecto.
El esquema del Plan para la dirección del proyecto debe
contener Gestión de Interesados, alcance, tiempo, costos,
calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y
adquisiciones.
Convenio con el BCE.
Carta de convenio al BCE, solicitando el registro de usuario al
sistema de cámara de compensación de cheques, indicando el
número de cuenta corriente de la Cooperativa.
109
Carta en formato A4 elaborado en Word.
Formulario en Word tamaño A4 lleno con los datos de los
usuarios que contenga nombre completo, número de cédula de
identidad, dirección, teléfono, teléfono celular, firma, y
seleccionar las opciones donde el usuario tendrá acceso que
puede ser a consultas generales, consulta de imágenes,
catálogos, manuales y servidor SFTP.
La carta y formularios originales firmados deben quedar
escaneados y archivados para constancia del registro en el BCE.
Token.
Dimensiones 70 x 25 x 15 mm. Tamaño similar a un pendrive.
Conexión nativa USB.
CPU de 8 bit.
Marca Alladin, no marca safenet por no ser permitidos al no
cumplir con la certificación FIPS por el bajo nivel de seguridad
requerido.
Color morado con carcasa LED para que al encenderse registra
actividad del Token.
Propia generación de llaves o clave.
Debe cumplir con el estándar para Smart cards ISO 7816 1-2-3-
4.
Memoria ROM: 96k, EEPROM: 32K Y RAM. 4K
EEPROM mayor a 400.000 ciclos /escritura.
10 años para retención de información.
Certificación FIPS 140-1 nivel 2.
Certificación IP58 garantiza resistencia al polvo y agua.
Registro de incidentes.
Formato en archivo Excel, A4 que incluya fecha del incidente,
involucrados, soluciones y sanciones en caso de que el caso
amerite.
110
Disparador que causó el incidente, el impacto que causó en el
proyecto y si generó algún costo extra o no.
Firma del Director del proyecto, Gerente del área a cargo donde
se suscitó el incidente y Jefe de talento humano.
Informes de desempeño del proyecto.
Formato en archivo Excel, A4 con la firma del Director del
proyecto, Gerente del área a cargo o responsable del trabajo y
Patrocinador.
Porcentaje de avance estimado y real a la fecha de cierre,
variación del cronograma, índice de desempeño del
cronograma, variación de costos, índice de desempeño de
costos, lecciones aprendidas, recomendaciones, firma de la
persona que elabora y revisa el informe, también la firma de
aprobación.
Acta de transferencia del producto.
El Director del proyecto debe socializar el plan para la dirección
del proyecto al Patrocinador y al equipo del proyecto mediante
una reunión final formal y por vía electrónica. En la reunión se
requiere que el patrocinador, director de proyecto y cada
miembro del equipo del proyecto deben firmar un acta de
recepción del documento impreso y enviar un correo de
respuesta como confirmación de lectura de la socialización vía
mail.
Para la transferencia de producto se debe entregar una carpeta
que contenga manual de uso y mantenimiento, cotizaciones,
presupuesto total aprobado del proyecto, contactos con el
proveedor, analistas y técnicos.
También la carpeta contará con un informe de que el producto
cumple con todos los requisitos y estándares de calidad que el
producto requiere.
La carpeta debe contener un cd con toda la información grabada.
111
Informe de lecciones aprendidas.
El informe debe contener documentado toda situación que se
presentó que pudo ocasionar un problema u oportunidad, donde
también se registrará la respuesta a esa situación, el impacto que
tuvo en alcance, cronograma, costos, riesgos para poder
considerarlos en proyectos futuros.
Firma del Patrocinador y el Director del proyecto.
Formato Word en A4, archivado en físico y digital.
Enviado en formato PDF (escaneado) enviado al Patrocinador,
director del proyecto a todos los interesados.
Acta de cierre del proyecto.
El acta debe constar con el alcance del proyecto, los entregables,
un cuadro con todos los entregables aceptados.
Firma de los interesados a quienes se le comunicó el informe de
cierre del proyecto.
Firma del Patrocinador y el Director del proyecto.
Formato Word en A4, archivado en físico y digital.
Enviado en formato PDF (escaneado) enviado al Patrocinador,
director del proyecto a todos los interesados.
El acta de cierre debe socializarse con todos los involucrados
del proyecto.
Servidor SFTP
Equipo con capacidad de almacenamiento de archivos tipo
imágenes.
Servidor SFTP con capa de cifrado en el proceso de
autentificación entre el cliente (bancos y cooperativas), y la
transferencia de documentos desde lugares cercanos o remotos
con el servidor.
Servidor SFTP compatible con el sistema operativo Windows
7 o superior.
El servidor bajo medida de seguridad de enjaulamiento, que
permite resguardar información delicada y además permita
112
asignar a los usuarios permisos de lectura, escritura y
ejecución.
Compatibilidad con el programa FileZilla o winsLa
transferencia y descarga segura de documentos, se instalará el
programa FileZilla que es compatible con el servidor y además
es utilizado por la red de Bancos y Cooperativas del Ecuador.
FileZilla permite la transferencia de archivos de más de 4 Gb.
Que permita la opción de contratar espacio en la nube.
Se debe dejar constancia mediante un acta de entrega –
recepción de los bienes adquiridos. El acta debe contar con la
siguiente información: Cantidad por equipo, nombre, código,
estado del equipo, tiempo de la garantía y especificaciones
técnicas.
Scanner
Scanner de cheque LS150 o similar color plomo o negro.
Conexión vía puerto LAN dos vías e inalámbrica.
Dimensiones 17,5 cms. de ancho x 14 cms. de profundidad y
24 cms. de alto.
Cantidad de scanner: 40 unidades.
Con Puerto USB. 2.0, nivel de ruido 55 db
Compatible con Windows vista, 2000, xp y 7 (32 y 64 bits)
Software
El sistema operativo que sea compatible con el software NET-
FRAMEWORK versión 4.0 es el WINDOWS 10.0, internet
Explorer 6.0 p Firefox.
El software a instalar requiere computadores con una memoria
RAM de 1024 MB o superior, con procesador Intel Core I10
superior a 1.0 GHz.
El Software a instalar y que es requisito del Banco Central del
Ecuador para poder acceder al sistema de cámara
compensación, es el NET-FRAMEWORK versión 4.0.
113
El software debe permitir automatizar procesos contables para
que se generen archivos, planos para conciliaciones
automáticas.
Debe ser compatibles con Windows, debe ser de lenguaje de
programación JavaScript para el cliente y PHP 5.2.6 para el
servidor, servidor web apache 2.2.8, gestor de base de datos
MySQL 5.0.51b con un entorno de desarrollo integrado
NetBeans 8.0.2.
El software debe permitir realizar consultas y generar reportes
o informes en línea de las transacciones diarias en formatos
Excel, Word, PDF y HTLM. Los reportes o informes que se
requieren son listado de cheques enviados y recibidos, lista de
cheques girados, por cobrar, cobrados o rechazados, y el banco
al que pertenecen.
Generar Informes o reportes de ingresos y egresos diarios,
quincenales, mensuales y anuales.
Que cumpla con los procesos de intercambio de información,
aprobados y exigidos por el Banco Central del Ecuador.
Interfaz interactivo con menú de ayuda para escaneo de
cheques.
Que acepte todo tipo de cheques bajo el reglamento de la ley
de cheques para las instituciones del sistema financiero del
Ecuador
Que incluya dos módulos: Administrativo – Operativo
El desarrollo del software debe contemplar que se puedan
realizar actualizaciones al manual operativo.
Permitir crear perfiles en el sistema para dar permisos a las
diferentes funcionalidades del mismo.
El sistema del software debe incluir una alarma y bloqueo
temporal del usuario en caso de tres intentos fallidos por el
ingreso de código para el uso del sistema.
La parte Operativa debe incluir:
Captura de imagen
Ingreso de registros de respaldo
114
Importación de imágenes de cheques
Manejo de imágenes
Creación de lotes de cheque por fechas
Manejo de horarios normal y diferido
Consulta de cheques
Generación de archivos para cámara de compensación
Cámara preliminar de compensación
Cámara final de compensación.
Módulo de auditoria
Instaladores de servidor y scanner
Que incluya usuario y clave únicamente para los
administradores del aplicativo.
Que realicen actualizaciones automáticas.
Que sea instalado mediante el administrador principal (matriz).
Que sean conectados en una fuente de energía alterna. El
técnico debe verificar que la fuente de energía tenga un 98% de
flujo de energía eléctrica alterna.
Que sea equipo nuevo.
Prueba de componente
Que se incluya las mejoras que se puedan realizar al desarrollo.
Que se incluya los requisitos del componente y el diseño
detallado.
Que la base de datos pueda exportarse.
Las pruebas de componente deben respaldarse con un informe
de pre operatividad del área de sistemas.
Reporte de pruebas de integración
Se debe completar el 100% de pruebas unitarias, por cada
módulo que incluya la herramienta.
El porcentaje de casos de éxitos debe ser superior al 95%.
115
Reporte de pruebas de funcionamiento
Las pruebas funcionales deben cumplir al 100% los requisitos
de los interesados.
Las pruebas de volumen deben simular al 120% de la capacidad
instalada de las operaciones en la institución.
El sistema debe poder recuperarse ante fallos, tanto de equipo
físico como lógico, sin comprometer la integridad de los datos.
Las pruebas de entorno deben indicar una compatibilidad
mínima del 80% con el resto de programas.
Incluir claves para el control de acceso al sistema para evitar
alteraciones indebidas en las bases de datos o datos.
El sistema debe tener una adaptabilidad a las necesidades de
los usuarios e interesados.
Formulario y registros bancarios
Carta a los siguientes bancos, banco Produbanco, banco del
Pacífico, solicitando el registro para realizar las transacciones
por medio del sistema de cámara de compensación de cheques.
Carta en formato A4 elaborado en Word.
La carta y formularios originales firmados deben quedar
escaneados y archivados para constancia del registro con cada
las entidades bancarias.
Manual de uso para software y hardware
Que contenga información gráfica explicativa.
Debe estar estructurado con un listado de descripciones y
abreviaturas.
Debe un apartado incluya posibles errores comunes y su
respectiva solución y respuestas a preguntas frecuentes.
El manual debe contener especificaciones técnicas del hardware
y software, advertencias de seguridad, mantenimiento y
limpieza
Garantías, factura con el costo del hardware y contacto del
proveedor.
116
El manual debe ser elaborado en Word, formato A4, firmado por
el Ingeniero Técnico, escaneado para formato PDF. Archivado
en un folder negro que incluya un CD.
Cantidad de manuales: 19 unidades, uno para cada agencia de la
cooperativa.
Enviado por mail a los involucrados en el proyecto, y archivado
en la red de la empresa con acceso para el Patrocinador, director
del proyecto, para el equipo del proyecto y personal de
operaciones.
Que contenga información gráfica explicativa.
Debe estar estructurado con un listado de problemas o posibles
fallas con las posibilidades de solución sirven para evitar llamar
al técnico que caso de que no esté disponible.
Máximo deben existir treinta posibles soluciones.
Debe existir una carpeta tamaño A4 en físico y digital.
Capacitación.
Capacitación 100% teórica y práctica del proceso, hardware y
software.
Se debe evaluar al personal capacitado y la nota mínima de
aprobación es de 8/10.
Horarios de capacitación 5 horas en total de capacitación por
agencia de la cooperativa, impartida por el técnico del proveedor
del hardware y software se deben formar dos grupos, el primero
reúne al personal de la provincia de Loja, El Oro y Zamora
Chinchipe y el segundo grupo le corresponde a la provincia del
Azuay y Morona Santiago.
5.2.1.5. Supuestos del proyecto.
La Cooperativa cuenta con tecnología compatible para los procesos
de compensación de cheques.
Los bancos firmarán convenios para automatizar la efectivización
de cheques.
117
La Cooperativa mantiene una estructura operativa que permita
implementar servicio de cámara de compensación de cheques.
La Cooperativa cuenta con personal capacitado para el desarrollo
del sistema que permita automatizar el proceso de efectivización de
cheques.
5.2.1.6. Restricciones del proyecto.
Reprocesos por defectos de forma y fondo en la recepción de
cheques por parte de los asistentes de cajas (Se refiere a que los cajeros
no revisen si los cheques están bien girados o bien endosados, etc.)
Negociaciones en convenios con las financieras.
El personal de tecnología, sistemas y desarrollo está disponible en
30% para el presente proyecto.
El proyecto no podrá exceder en más de un 5% tanto en tiempo y
presupuesto.
Falta de seguimiento y/o cierre en las negociaciones de convenios
para la implementación del presente proyecto, con el resto de
instituciones financieras.
5.2.1.7 Exclusiones del proyecto.
Los mantenimientos del software después de la transferencia del
producto están excluidos del proyecto.
Capacitaciones para el nuevo personal, debido a renuncia, despido,
accidente o muerte, está excluido del proyecto.
Negociaciones o firmas con otras instituciones bancarias que no
estén contempladas como interesados del proyecto están excluidas del
proyecto.
5.2.2. Estructura de desglose de trabajo (EDT).
La estructura de desglose de trabajo estará dividida de la siguiente manera:
Gestión de proyectos.
Inicio.
Planificación.
Ejecución.
118
Monitoreo y control del proyecto.
Cierre del proyecto.
Adquisición de activos fijos.
Activos fijos tangibles.
Activos fijos intangibles.
Instalación y pruebas.
Instalación de hardware y software.
Reportes
Despliegue del sistema CCCH.
Formularios y registros bancarios.
Capacitaciones.
Esto se lo puede evidenciar en la tabla 71.
119
Tabla 70. EDT.
Elaborado por: Autores.
120
5.2.3. Diccionario de la EDT.
Tabla 71. Diccionario de la EDT.
Aprueba Ing. Marcelo Guzmán - Jefe Comercial
Rol Director del proyecto
Etapa o entregable Gestión de proyectos - Inicio Código EDT entregable 1 - 1.1 – 1.1.1
Paquete de trabajo Acta de constitución del proyecto
Descripción del trabajo Hito Acta de constitución
aprobada
El Acta de constitución del proyecto es el documento oficial que marca el inicio del proyecto.
Criterios de
aceptación
Que se elaboren 2 juegos de este documento el cual será ejecutado en archivo Word e impreso en formato
A4, en folder color blanco, cada juego será destinado para el Patrocinador y el Director del proyecto
Debe contener Nombre del proyecto, justificación del proyecto, objetivos del proyecto, requisitos de alto
nivel, supuestos del proyecto, restricciones del proyecto, riesgos de alto nivel, resumen del cronograma
de hitos, resumen del presupuesto, lista de interesados clave, requisitos de aprobación del proyecto, director del proyecto asignado y nombre del patrocinador.
Supuestos El acta de constitución se la presentará y firmará al inicio del proyecto.
Recursos necesarios. Computador, involucrados del proyecto, mail, escáner, impresora, papel
Aprueba Ing. Marcelo Guzmán - Jefe Comercial
Rol Director del proyecto
Etapa o entregable Gestión de proyectos- Planificación Código EDT entregable 1 - 1.2
Paquete de trabajo Plan para la dirección del proyecto
Descripción del trabajo Hito Acta de Planificación
El plan para la dirección del proyecto es una guía de cómo se debe realizar únicamente el trabajo necesario para llevar a cabo el
proyecto bajo el estándar del PMBOK.
Criterios de
aceptación
Que se elaboren tres juegos de este documento el cual será ejecutado en archivo Word e impreso en
formato A4, en folder color blanco, cada juego será destinado para el Patrocinador, Director del proyecto
y uno para el equipo del proyecto. Además, cada carpeta debe incluir un DVD de 4gb con toda la
información de la carpeta grabada.
Cada folder que contenga el plan para la dirección del proyecto debe estar debidamente firmado por el
Patrocinador y el Director del proyecto.
El plan para la dirección debe contener un índice por títulos, gráficos, tablas, figuras y anexos que
faciliten la búsqueda de información relevante por parte del Patrocinador, Director del proyecto y del equipo de proyecto.
El esquema del Plan para la dirección del proyecto debe contener Gestión de Interesados, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones.
Supuestos
Recursos necesarios. Computador, involucrados del proyecto, mail, escáner, impresora, papel
Aprueba Ing. Marcelo Guzmán - Jefe Comercial
Rol Director del proyecto
Etapa o entregable Gestión de proyectos-Ejecución Código EDT entregable 1 - 1.3 - 1.3.1
Paquete de trabajo Convenio con el BCE
Descripción del trabajo Hito Token listo
El convenio con el BCE registra y autoriza a la Cooperativa de Ahorros a participar de las transacciones por cheques a través del
sistema de compensación de cheques.
Criterios de
aceptación
Carta de convenio al BCE, solicitando el registro de usuario al sistema de cámara de compensación de
cheques, indicando el número de cuenta corriente de la Cooperativa.
Carta en formato A4 elaborado en Word.
Formulario en Word tamaño A4 lleno con los datos de los usuarios que contenga nombre completo,
número de cédula de identidad, dirección, teléfono, teléfono celular, firma, y seleccionar las opciones
121
donde el usuario tendrá acceso que puede ser a consultas generales, consulta de imágenes, catálogos, manuales y servidor SFTP.
Disparador que causó el incidente, el impacto que causó en el proyecto y si generó algún costo extra o no.
La carta y formularios originales firmados deben quedar escaneados y archivados para constancia del
registro en el BCE.
Supuestos La Cooperativa posee el formulario para realizar el convenio.
Recursos necesarios. Computador, involucrados del proyecto, mail, escáner, impresora, papel
Aprueba Ing. Marcelo Guzmán - Jefe Comercial
Rol Director del proyecto
Etapa o entregable Gestión de proyectos-Ejecución Código EDT entregable 1 - 1.3 – 1.3.2
Paquete de trabajo Token
Descripción del trabajo Hito Token listo
Es un dispositivo similar a un pendrive que se conecta a un puerto USB y genera una clave para poder acceder al sistema CCCH.
Criterios de
aceptación
Formato en archivo Excel, A4 que incluya fecha del incidente, involucrados, soluciones y sanciones en
caso de que el caso amerite.
Disparador que causó el incidente, el impacto que causó en el proyecto y si generó algún costo extra o no.
Firma del Director del proyecto, Gerente del área a cargo donde se suscitó el incidente y Jefe de talento humano
Supuestos El Ing. En tecnología, cuenta con las especificaciones técnicas del token.
Recursos necesarios. Computador, involucrados del proyecto, mail, escáner, impresora, papel
Aprueba Ing. Marcelo Guzmán - Jefe Comercial
Rol Director del proyecto
Etapa o entregable Gestión de proyectos-Monitoreo y control
del proyecto Código EDT entregable 1 - 1.4 – 1.4.1
Paquete de trabajo Registro de incidentes.
Descripción del trabajo Hito Registro de incidentes
terminado
En el registro de incidentes se dejará constancia de todos los problemas que se generen durante el proyecto, soluciones, sanciones
y su respectivo impacto en el proyecto.
Criterios de aceptación
Formato en archivo Excel, A4 que incluya fecha del incidente, involucrados, soluciones y sanciones en
caso de que el caso amerite.
Disparador que causó el incidente, el impacto que causó en el proyecto y si generó algún costo extra o no.
Firma del Director del proyecto, Gerente del área a cargo donde se suscitó el incidente y Jefe de talento
humano.
Supuestos El reporte será presentado y entregado cada quince días del mes.
Recursos necesarios. Computador, involucrados del proyecto, mail, escáner, impresora, papel
Aprueba Ing. Marcelo Guzmán - Jefe Comercial
Rol Director del proyecto
Etapa o entregable Gestión de proyectos-Monitoreo y control
del proyecto Código EDT entregable 1 - 1.4 – 1.4.2
Paquete de trabajo Informe de desempeño del trabajo.
Descripción del trabajo Hito Informe de desempeño del trabajo terminado
Consiste en generar informes de desempeño de trabajo que indiquen el avance el proyecto relacionando el avance estimado con el
avance real del trabajo, esto aplicado a todos los entregables.
122
Criterios de aceptación
Formato en archivo Excel, A4 con la firma del Director del proyecto, Gerente del área a cargo o responsable del trabajo y Patrocinador.
Fecha real de entrega, fecha de corte, porcentaje de avance estimado y real a la fecha de corte.
Supuestos El informe será presentado cada quince días y se utilizará el formato de la empresa.
Recursos necesarios. Computador, involucrados del proyecto, mail, escáner, impresora, papel
Aprueba Ing. Marcelo Guzmán - Jefe Comercial
Rol Director del proyecto
Etapa o entregable Gestión de proyectos - cierre del proyecto Código EDT entregable 1 - 1.5 – 1.5.1
Paquete de trabajo Acta de Transferencia de producto.
Descripción del trabajo Hito Acta de cierre del proyecto
El Director de proyecto realizará la transferencia del producto a la Jefa de operaciones para que tenga al alcance toda la
información relevante del producto para el área de operaciones.
Criterios de
aceptación
El Director del proyecto debe socializar el plan para la dirección del proyecto al Patrocinador y al equipo
del proyecto mediante una reunión final formal y por vía electrónica. En la reunión se requiere que el
patrocinador, director de proyecto y cada miembro del equipo del proyecto deben firmar un acta de recepción del documento impreso y enviar un correo de respuesta como confirmación de lectura de la
socialización vía mail.
Para la transferencia de producto se debe entregar una carpeta que contenga manual de uso y
mantenimiento, cotizaciones, presupuesto total aprobado del proyecto, contactos con el proveedor,
analistas y técnicos. También la carpeta contará con un informe de que el producto cumple con todos los requisitos y estándares de calidad que el producto requiere. La carpeta debe contener un cd con toda la
información grabada.
Supuestos La jefa de operaciones tiene conocimiento al ser parte de los involucrados del proyecto.
Recursos necesarios. Carpeta, papel, impresora, cd, Jefa de operaciones y Director del proyecto.
Aprueba Ing. Marcelo Guzmán - Jefe Comercial
Rol Director del proyecto
Etapa o entregable Gestión de proyectos - Cierre del proyecto Código EDT entregable 1 - 1.5 – 1.5.2
Paquete de trabajo Informe de lecciones aprendidas
Descripción del trabajo Hito Acta de cierre del proyecto
La elaboración de un informe de lecciones aprendidas sirve a la empresa para mejorar en siguientes proyectos normas,
procedimientos, políticas por medio de experiencias donde se pueden identificar falencias y fortalezas de la empresa con respecto a los procesos.
Criterios de
aceptación
El informe debe contener documentado toda situación que se presentó que pudo ocasionar un problema u
oportunidad, donde también se registrará la respuesta a esa situación, el impacto que tuvo en alcance,
cronograma, costos, riesgos para poder considerarlos en proyectos futuros.
Firma del Patrocinador y el Director del proyecto.
Formato Word en A4, archivado en físico y digital.
Enviado en formato PDF (escaneado) enviado al Patrocinador, director del proyecto a todos los interesados.
Supuestos La cooperativa de ahorros cuenta con un formato para el registro de lecciones aprendidas.
Recursos necesarios. Excel, computadora, papel, impresora, folder, director del proyecto y un miembro del equipo asignado.
Aprueba Ing. Marcelo Guzmán - Jefe Comercial
Rol Director del proyecto
Etapa o entregable Gestión de proyectos - Cierre del proyecto Código EDT entregable 1 – 1.5 – 1.5.3
Paquete de trabajo Acta de cierre del proyecto.
Descripción del trabajo Hito Acta de cierre del proyecto
El acta de cierre del proyecto determina el final del proyecto siempre que esté cuente con la aprobación final del cliente o
patrocinador y que registre un acuerdo de que todos los requisitos fueron completados.
123
Criterios de aceptación
El acta debe constar con el alcance del proyecto, los entregables, un cuadro con todos los entregables aceptados.
Firma del Patrocinador y el Director del proyecto.
Formato Word en A4, archivado en físico y digital.
Enviado en formato PDF (escaneado) enviado al Patrocinador, director del proyecto a todos los
interesados
El acta de cierre debe socializarse con todos los involucrados del proyecto.
Firma de los interesados a quienes se le comunicó el informe de cierre del proyecto.
Supuestos
En el trayecto del proyecto un miembro del equipo del proyecto asignado por el Director de proyecto,
estará archivando todo documento de cierre, validación, y estará registrando lecciones aprendidas, incidentes, cambios realizados.
Recursos necesarios. Word, computadora, papel, impresora, folder, director del proyecto y patrocinador.
Aprueba Ing. Carlos Pizarro - Jefe de infraestructura tecnológica
Rol Apoyo
Etapa o entregable Adquisición de activos fijos - Activos fijos
tangibles Código EDT entregable 2 - 2.1 – 2.1.1
Paquete de trabajo Servidor
Descripción del trabajo Hito Servidor listo
Es un equipo que debe ser instalado para guardar la información que se genere por el uso del Sistema CCCH.
Criterios de aceptación
Equipo con capacidad de almacenamiento de archivos tipo imágenes.
Servidor SFTP con capa de cifrado en el proceso de autentificación entre el cliente (bancos y
cooperativas), y la transferencia de documentos desde lugares cercanos o remotos con el servidor.
Servidor SFTP compatible con el sistema operativo Windows 7 o superior.
El servidor bajo medida de seguridad de enjaulamiento, que permite resguardar información delicada y además permita asignar a los usuarios permisos de lectura, escritura y ejecución.
Compatibilidad con el programa FileZilla o winsLa transferencia y descarga segura de documentos, se instalará el programa FileZilla que es compatible con el servidor y además es utilizado por la red de
Bancos y Cooperativas del Ecuador.
FileZilla permite la transferencia de archivos de más de 4 Gb.
Que permita la opción de contratar espacio en la nube.
Se debe dejar constancia mediante un acta de entrega – recepción de los bienes adquiridos. El acta debe
contar con la siguiente información: Cantidad por equipo, nombre, código, estado del equipo, tiempo de
la garantía y especificaciones técnicas.
Supuestos Cotización preliminar con proveedores.
Recursos necesarios. Computador, celular, mail, Excel, impresora y hojas.
Aprueba Ing. Carlos Pizarro - Jefe de infraestructura tecnológica
Rol Apoyo
Etapa o entregable
Adquisición de activos fijos - Activos fijos
tangibles Código EDT entregable 2 – 2.1 -2.1.2
Paquete de trabajo Scanner
Descripción del trabajo Hito Scanner en sitio
Consiste en cotizar los activos fijos tangibles y realizar un estudio comparativo para adquirir los equipos que más convienen al
proyecto.
Criterios de aceptación
Scanner de cheque LS150 o similar color plomo o negro.
Conexión vía puerto LAN dos vías e inalámbrica.
Dimensiones 17,5 cms. de ancho x 14 cms. de profundidad y 24 cms. de alto.
Cantidad de scanner: 40 unidades.
Con Puerto USB. 2.0, nivel de ruido 55 db
Compatible con Windows vista, 2000, xp y 7 (32 y 64 bits)
Supuestos Cotización preliminar con proveedores.
Recursos necesarios. Computador, celular, mail, Excel, impresora y hojas.
Aprueba Ing. Carlos Pizarro - Jefe de infraestructura tecnológica
124
Rol Equipo del proyecto
Etapa o entregable Adquisición de activos fijos-Activos fijos
intangibles Código EDT entregable 2 - 2.2 – 2.2.1
Paquete de trabajo Software
Descripción del trabajo Hito Software recibido
Consiste en cotizar e instalar el programa o activo fijo intangible necesario para el uso del nuevo SCCCH
Criterios de
aceptación
El sistema operativo que sea compatible con el software NET-FRAMEWORK versión 4.0 es el Windows
10 Professional versión 5.1, internet Explorer 6.0 p Firefox.
El software a instalar requiere computadores con una memoria RAM de 1024 MB o superior, con
procesador Intel Core I10 superior a 1.0 GHz.
El Software a instalar y que es requisito del Banco Central del Ecuador para poder acceder al sistema de
cámara compensación, es el NET-FRAMEWORK versión 4.0.
El software debe permitir automatizar procesos contables para que se generen archivos, planos para
conciliaciones automáticas.
Debe ser compatibles con Windows, debe ser de lenguaje de programación JavaScript para el cliente y PHP 5.2.6 para el servidor, servidor web apache 2.2.8, gestor de base de datos MySQL 5.0.51b con un
entorno de desarrollo integrado NetBeans 8.0.2.
El software debe permitir realizar consultas y generar reportes o informes en línea de las transacciones
diarias en formatos Excel, Word, PDF y HTLM. Los reportes o informes que se requieren son listado de cheques enviados y recibidos, lista de cheques girados, por cobrar, cobrados o rechazados, y el banco al
que pertenecen.
Generar Informes o reportes de ingresos y egresos diarios, quincenales, mensuales y anuales.
Que cumpla con los procesos de intercambio de información, aprobados y exigidos por el Banco Central
del Ecuador.
Interfaz interactivo con menú de ayuda para escaneo de cheques.
Que acepte todo tipo de cheques bajo el reglamento de la ley de cheques para las instituciones del sistema
financiero del Ecuador
Que incluya dos módulos: Administrativo – Operativo
El desarrollo del software debe contemplar que se puedan realizar actualizaciones al manual operativo.
Permitir crear perfiles en el sistema para dar permisos a las diferentes funcionalidades del mismo.
El sistema del software debe incluir una alarma y bloqueo temporal del usuario en caso de tres intentos
fallidos por el ingreso de código para el uso del sistema.
La parte Operativa debe incluir:
§ Captura de imagen
§ Ingreso de registros de respaldo § Importación de imágenes de cheques
§ Manejo de imágenes
§ Creación de lotes de cheque por fechas § Manejo de horarios normal y diferido
§ Consulta de cheques
§ Generación de archivos para cámara de compensación § Cámara preliminar de compensación
§ Cámara final de compensación.
§ Módulo de auditoria
Supuestos
Existe un software preliminar que se debe ajustar o personalizar según los requerimientos de la
cooperativa.
Recursos necesarios. Proveedor de software.
Aprueba Ing. José Luis Luján - Director de tecnología
Rol Equipo del proyecto
Etapa o entregable Instalación y pruebas - Instalación de
hardware y software Código EDT entregable 3-3.1-3.1.1
Paquete de trabajo Instaladores de servidor y scanner
Descripción del trabajo Hito Sistema aprobado.
Consiste en instalar en las agencias el servidor y scanner adquiridos.
Criterios de aceptación
Que incluya usuario y clave únicamente para los administradores del aplicativo.
Que realicen actualizaciones automáticas.
Que sea instalado mediante el administrador principal (matriz).
125
Que sean conectados en una fuente de energía alterna. El técnico debe verificar que la fuente de energía tenga un 98% de flujo de energía eléctrica alterna.
Que sea equipo nuevo.
Supuestos
El Ing. en Infraestructura tecnológica de la empresa puede supervisar la instalación del servidor y
scanner.
Recursos necesarios. Director de tecnología, jefa de operaciones.
Aprueba Ing. José Luis Luján - Director de tecnología
Rol Equipo del proyecto
Etapa o entregable Instalación y pruebas - Instalación de hardware y software Código EDT entregable
3-3.1-3.1.2
Paquete de trabajo Prueba de componente
Descripción del trabajo Hito Sistema aprobado
Estas pruebas consisten en la ejecución de actividades para comprobar que cada componente previo a la prueba de integración.
Criterios de
aceptación
Que se incluya las mejoras que se puedan realizar al desarrollo.
Que se incluya los requisitos del componente y el diseño detallado
Que la base de datos pueda exportarse.
Las pruebas de componente deben respaldarse con un informe de pre operatividad del área de sistemas.
Supuestos La Cooperativa cuenta con un Ing. en sistemas para realizar la prueba de componente
Recursos necesarios. Director de tecnología, jefa de operaciones.
Aprueba Ing. José Luis Luján - Director de tecnología
Rol Equipo del proyecto
Etapa o entregable Instalación y pruebas - Reportes Código EDT entregable 3-3.2-3.2.1
Paquete de trabajo Reportes de pruebas de integración
Descripción del trabajo Hito Aceptación de hardware y software
Consiste en evaluar que los módulos individuales logren acoplarse como un conjunto.
Criterios de aceptación
Se debe completar el 100% de pruebas unitarias, por cada módulo que incluya la herramienta.
El porcentaje de casos de éxitos debe ser superior al 95%.
Supuestos La cooperativa cuenta con el formato para el informe de prueba de integración de software.
Recursos necesarios. Impresora, bolígrafo, Excel, equipos instalados, software instalado, usuarios, director de tecnología y jefa de operaciones.
Aprueba Ing. José Luis Luján - Director de tecnología
Rol Equipo del proyecto
Etapa o entregable Instalación y pruebas - Reportes Código EDT entregable 3-3.2-3.2.2
Paquete de trabajo Reporte de pruebas de funcionamiento
Descripción del trabajo Hito Aceptación de Hardware y
software.
Consiste en realizar pruebas al software en cada uno de los módulos o etapas para la automatización de efectivización de cheques.
Criterios de
aceptación
Las pruebas funcionales deben cumplir al 100% los requisitos de los interesados.
Las pruebas de volumen deben simular al 120% de la capacidad instalada de las operaciones en la
institución.
El sistema debe poder recuperarse ante fallos, tanto de equipo físico como lógico, sin comprometer la integridad de los datos.
Las pruebas de entorno deben indicar una compatibilidad mínima del 80% con el resto de programas.
Incluir claves para el control de acceso al sistema para evitar alteraciones indebidas en las bases de datos o datos.
126
El sistema debe tener una adaptabilidad a las necesidades de los usuarios e interesados
Supuestos La cooperativa cuenta con el formato para el reporte de pruebas de funcionamiento del hardware y software.
Recursos necesarios.
Impresora, bolígrafo, Excel, equipos instalados, software instalado, usuarios, director de tecnología y jefa
de operaciones.
Aprueba Ing. José Luis Luján - Director de tecnología
Rol Equipo del proyecto
Etapa o entregable Instalación y pruebas - Instalación y
pruebas Código EDT entregable 3-3.2-3.2.3
Paquete de trabajo Informe de aceptación del hardware y software
Descripción del trabajo Hito Pruebas de aceptación terminada
Es un documento que abarca los detalles de los productos, previo a la entrega al usuario y precisamente ellos deben verificar que
se cumplan con los requisitos de compatibilidad con otros programas, reportes, velocidad en el proceso, acoplamiento del hardware (escáner y computador) junto con el software.
Criterios de
aceptación
Detalle de los elementos entregados del Ing. José Luis Loján al Director de Proyectos el Ing. Marcelo
Guzmán.
El documento debe incluir un check list de las pruebas aprobadas, realizadas al software. Contacto del proveedor.
Detalle de las especificaciones técnicas del hardware y software.
El informe debe contener las firmas del Ing. Marcelo Guzmán como Director de Proyectos, el Ing. José Luis Loján como el Director de tecnología y el Ing. Carlos Pizarro como el Jefe de Infraestructura
tecnológica.
Supuestos
Los usuarios serán citados para esta prueba de aceptación o de usuario de manera que el sistema
completo esté listo para la capacitación.
Recursos necesarios. Impresora, bolígrafo, Excel, equipos instalados, software instalado, usuarios, director de tecnología y jefa de operaciones.
Aprueba Ing. Nathaly Torres - Jefe de Operaciones.
Rol Equipo del proyecto
Etapa o entregable Despliegue del sistema CCCH - Capacitación
Código EDT entregable 4-4.1-4.1.1
Paquete de trabajo Formularios y registros bancarios
Descripción del trabajo Hito Registro bancario aprobado
Consiste en registrar a la Cooperativa en el BCE para que tenga acceso al portal del Sistema de cámara de compensación de
cheques del BCE y el formulario para general la clave
Criterios de
aceptación
Carta a los siguientes bancos, banco Produbanco, banco del Pacífico, solicitando el registro para realizar las transacciones por medio del sistema de cámara de compensación de cheques
Carta en formato A4 elaborado en Word.
La carta y formularios originales firmados deben quedar escaneados y archivados para constancia del registro con cada las entidades bancarias.
Supuestos El Jefe comercial se encargará de realizar los registros necesarios para que la cooperativa se incorpore al Sistema de cámara de compensación de cheques con base a los formularios ya obtenidos.
Recursos necesarios. Un escáner de cheques. Asistentes.
Aprueba Ing. Carlos Pizarro - Jefe de infraestructura tecnológica
Rol Apoyo
Etapa o entregable Despliegue del sistema CCCH -
Capacitación Código EDT entregable 4-4.2-4.2.1
Paquete de trabajo Manual de uso para scanner y software
Descripción del trabajo Hito Personal capacitado
Elaborar un manual que sirva como guía para el proceso de capacitación de los ejecutivos.
Criterios de
aceptación
Que contenga información gráfica explicativa.
Debe estar estructurado con un listado de descripciones y abreviaturas.
Debe un apartado incluya posibles errores comunes y su respectiva solución y respuestas a preguntas
frecuentes.
127
El manual debe contener especificaciones técnicas del hardware y software, advertencias de seguridad,
mantenimiento y limpieza
Garantías, factura con el costo del hardware y contacto del proveedor.
El manual debe ser elaborado en Word, formato A4, firmado por el Ingeniero Técnico, escaneado para
formato PDF. Archivado en un folder negro que incluya un CD.
Cantidad de manuales: 19 unidades, uno para cada agencia de la cooperativa.
Enviado por mail a los involucrados en el proyecto, y archivado en la red de la empresa con acceso para el Patrocinador, director del proyecto, para el equipo del proyecto y personal de operaciones.
Que contenga información gráfica explicativa.
Debe estar estructurado con un listado de problemas o posibles fallas con las posibilidades de solución
sirven para evitar llamar al técnico que caso de que no esté disponible.
Máximo deben existir treinta posibles soluciones
Debe existir una carpeta tamaño A4 en físico y digital.
Supuestos Los manuales de usuario se solicitarán a los proveedores del hardware y software.
Recursos necesarios. Computador, celular, mail, Excel, impresora y hojas.
Aprueba Ing. Nathaly Torres - Jefe de Operaciones.
Rol Equipo del proyecto
Etapa o entregable Despliegue del sistema CCCH - Capacitación
Código EDT entregable 4-4.2-4.2.2
Paquete de trabajo Capacitación
Descripción del trabajo Hito Personal capacitado.
Capacitar a los asistentes en el conocimiento y destreza para el manejo de automatización del proceso de depósitos de cheques
mediante el sistema de cámara de compensación.
Criterios de
aceptación
Capacitación 100% teórica y práctica del proceso, hardware y software.
Evaluación al personal capacitado y la nota mínima de aprobación es de 8/10.
Horarios de capacitación 5 horas en total de capacitación por agencia de la cooperativa, impartida por el técnico del proveedor del hardware y software. Se deben formar dos grupos, el primero reúne al personal
de la provincia de Loja, El Oro y Zamora Chinchipe y el segundo grupo le corresponde a la provincia del
Azuay y Morona Santiago
Supuestos El sistema de cámara de compensación de cheques esté operativo para la práctica. La sala reservada para la capacitación se encuentra en la empresa cede principal en la ciudad de Loja.
Recursos necesarios. Software. Laptop y mouse. Asistentes.
6. GESTIÓN DEL TIEMPO.
La gestión del cronograma del presente proyecto incluye los formatos y procesos
necesarios para la ejecución del proyecto dentro del plazo establecido. Dentro del plan se
encontrará una guía que incluye políticas y procedimientos de cómo desarrollar,
monitorear y controlar el proyecto a lo largo de su ciclo de vida; así mismo se determinará
el tipo de metodología o herramienta de programación a utilizar, el nivel de exactitud para
estimar la duración de las actividades a ejecutar, las unidades de medida que se utilizaran,
el tipo de control a ejercer durante la ejecución del proyecto para determinar el avance
del mismo, entre otros.
128
6.1. Plan para la gestión del cronograma.
El plan para la gestión del cronograma lo realizará el Director del proyecto
en conjunto con el Equipo del proyecto, el Director de Tecnología, el Director de
Gestión y Desarrollo y el Jefe de Infraestructura Tecnológica, quienes serán
considerados como parte del staff de juicio de expertos por sus conocimientos
previos en implementación de proyectos similares. La primera parte del plan
detallará criterios y especificaciones básicas que definirán el ingreso de
información bajo el detalle de la Tabla 72, la cual incluirá:
Proyecto: Nombre del proyecto a implementarse.
Fecha: Día, mes y año cuando se establece el plan.
Metodología de gestión del cronograma: Se establecerá la metodología
para llevar a cabo el cronograma; es decir los pasos necesarios para
identificar, secuenciar, estimar duraciones que en lo posterior serán
ingresados en la herramienta de programación que se definirá en el siguiente
apartado, para desarrollar el cronograma. La metodología indicará
responsables de cada subproceso, así como el responsable de aprobar el
mismo. Adicionalmente definirá el tipo de herramientas necesarias para
llevar a cabo la planificación o ejecución del cronograma.
Herramientas para la gestión del cronograma: Se establecerán las
herramientas de programación, de reportes y para realizar las estimaciones
necesarias para gestionar el cronograma.
Nivel de exactitud: Se establecerá el rango aceptable para realizar
estimaciones sobre la duración de las actividades, así mismo el tipo de
estimación a utilizar.
Unidad de Medida: Establecerá las unidades de tiempo y cantidades, que
se utilizará en el proyecto para cada uno de los recursos asignados.
Umbral de control: Se establecerán umbrales de variación para medir el
desempeño del cronograma. Los umbrales de control estarán establecidos en
general para las actividades y se expresarán en porcentaje (%).
Formato de informes: Se definirá los formatos de los informes a
presentar, así como la frecuencia y definición de quien recibirá los mismos.
Formato de informes: Se definirá los formatos de los informes a
presentar, así como la frecuencia y definición de quien recibirá los mismos.
129
Procesos de gestión: Para cada proceso de gestión se definirá los
siguiente:
Tabla 72. Plan para la gestión del cronograma.
Plan para la gestión del cronograma
Proyecto Fecha
Metodología de la gestión del cronograma
Herramientas para la gestión de cronograma
Nivel de exactitud Unidad de Medida Umbral de control
Formatos de informes
Elaborado por: Autores
Una vez elaborado el plan, será aprobado por el Director del proyecto,
previa presentación al sponsor; en caso de existir observaciones por parte del
sponsor, en relación a la información registrada en el presente plan, el mismo
deberá someterse a evaluación por parte del staff de juicios de expertos y así
corregir o sustentar la información previamente presentada.
6.2. Identificar actividades.
En orden de cumplir todos los entregables del proyecto, el Director junto
al Equipo del proyecto mediante una reunión, documentará a través de la matriz
de identificación de actividades (Tabla 73), todas las acciones necesarias para
ejecutar el proyecto, con base a la EDT aprobada en Gestión del Alcance, cuyas
actividades incluirán su respectiva descripción para un fácil entendimiento en caso
que llegasen a existir nuevos interesados claves. Dicha matriz incluirá los
siguientes campos:
Proyecto: Nombre del proyecto a implementarse.
Código: Establece una secuencia numérica para un fácil reconocimiento
de la actividad.
Actividad: Detalla el nombre de la tarea a ejecutarse para cumplir el
entregable descrito en el apartado de Gestión de Alcance (EDT).
130
Descripción de actividad: Describe un pequeño detalle de la actividad a
efectuarse en orden de cumplir con el entregable asignado.
Identificación: Corresponde a la designación numérica para mejor
comprensión en la herramienta de programación.
Hito: Al final de cada actividad, se sombreará el HITO correspondiente al
entregable asignado, o parte del entregable.
Al final de la tabla se incluirá a la persona responsable de la identificación
y validación de las actividades, actividad a cargo de un miembro del Equipo del
proyecto, quien suscribirá la misma previa presentación y firma de aprobación por
parte del patrocinador del proyecto, cuyos datos deberán ser ingresados de la
siguiente manera:
Director responsable: Sección subdividida por:
Persona: Responsable del levantamiento e ingreso de información
Departamento: Detalla el departamento o área de trabajo del
responsable del ingreso de información
Aprobación: Sección subdividida por:
Persona: Responsable de aprobar las actividades previo la
ejecución del proyecto
Firma: Firma de responsabilidad del ente aprobador.
Tabla 73. Identificación de las Actividades del Proyecto.
Identificación de Actividades del Proyecto.
Proyecto
Director del
proyecto
Nombre
Departamento
Aprobación Nombre
Firma
Actividad Descripción de la Actividad Identificación Secuencia
Elaborado por: Los Autores
131
6.3 Secuenciar las actividades.
La relación entre las actividades definidas para la ejecución del proyecto
detallada en la Tabla 73, se fusionarán con la secuencia de actividades. Este
proceso está a cargo del Equipo de proyecto con la ayuda del personal de la
institución; el mismo se lo realizará en la etapa de planificación y se lo actualizará
a lo largo del proyecto.
Cabe indicar que las actividades predecesoras serán predeterminadas
mediante el uso de las herramientas utilizadas para el presente proyecto, Excel y
Microsoft Project 2013. En la Tabla 73, en la celda se adicionará la “precedencia”
que deberá llenarse acorde al siguiente detalle:
Precedencia: Definirá el tipo de relación que existe entre una o más
actividades de acuerdo a su dependencia bajo el siguiente detalle:
− Actividad predecesora: es una actividad que precede desde el punto de
vista lógico a una actividad dependiente en un cronograma (Project
Management Institute, 2017), y
− Actividad sucesora: es una actividad dependiente que ocurre de manera
lógica después de otra actividad en un cronograma.
Cada relación lógica estará determinada por las siguientes secuencias en
las que deberán ser ejecutadas cada actividad:
Final a Inicio (FS): Indica que una actividad sucesora no puede comenzar
hasta que haya concluido una predecesora (Project Management Institute,
2017)
Final a Final (FF): Indica que una actividad sucesora no puede finalizar
hasta que haya concluido una predecesora (Project Management Institute,
2017)
Inicio a Inicio (SS): Indica que una actividad sucesora no puede comenzar
hasta que haya comenzado una predecesora (Project Management
Institute, 2017)
Inicio a Final (SF): Indica que una actividad sucesora no puede finalizar
hasta que haya comenzado una predecesora (Project Management
Institute, 2017)
132
6.4. Estimar los recursos de las actividades.
Este proceso está a cargo del Equipo de proyecto con la ayuda Director de
gestión y desarrollo utilizando la técnica juicio de expertos en conjunto con el
Director de tecnología. El encargado de aprobar las estimaciones de recursos será
el Director del proyecto, y el documento a obtener contendrá la siguiente
información en formato Excel como lo indica la tabla 74:
Proyecto: Nombre del proyecto a implementarse.
Actividad: Detalla el nombre de la tarea a ejecutarse para cumplir el
entregable descrito en el apartado de Gestión de Alcance (EDT).
Recurso: Se identificará al recurso para ejecutar la actividad.
Tipo: Se asignará dependiendo el tipo de recurso a asignarse, los cuales
pueden ser:
− Costo: Recurso monetario que no depende de la duración de una tarea
o actividad.
− Trabajo: Recurso que permite asignar una tasa estándar por tiempo
(hora); comúnmente utilizado para mano de obra.
− Material: Recurso que permite asignar los materiales que se utilizarán
en función de ejecutar una actividad.
Cantidad: Define el número de recursos para ejecutar la actividad.
Disponibilidad: Define la disponibilidad de uso del recurso en el proyecto
de acuerdo a sus características.
Tabla 74. Estimación de recursos de las actividades.
Estimación de recursos de las actividades.
Proyecto
Actividad Recurso Tipo Cantidad Disponibilidad
Elaborado por: Autores
133
6.5. Estimar la duración de actividades.
Para estimar la duración de las actividades, se utilizarán las siguientes
técnicas: Estimación análoga y Estimación de tres puntos. Para mayor precisión
de las estimaciones dependiendo de cada actividad, el proceso estará a cargo de
un miembro del Equipo del proyecto y será validado al igual como se realizará en
la estimación de recurso; el Director de proyecto será el encargado de aprobar
dicha información con el criterio de cada experto y con información anterior de
proyectos similares.
Para cada técnica de estimación, se utilizarán distintas matrices en las
cuales se registrará la duración de cada actividad; El Equipo del proyecto será el
encargado de almacenar y compartir dicha información. Para la estimación
análoga de actividades, se utilizará la matriz de la tabla 75, la misma que registrará
la siguiente información:
Proyecto: Nombre del proyecto a implementarse.
Código Actividad / EDT: Detalla el número que identifica cada tarea a
ejecutarse para cumplir el proyecto.
Duración Previa: Describe la duración real de una actividad similar de un
proyecto referencial.
Valor Estimado: Describe el valor estimado que se considerará para la
presente actividad.
Reserva: Describe un valor variable expresado en horas / días, que servirá
para determinar la variación de la actividad en función a las condiciones
actuales del proyecto. El valor de reserva variará dependiendo de cada
actividad y será levantado mediante juicio de expertos.
Duración Estimada: Describe la duración real de la actividad referencial,
resultado de multiplicar el valor estimado por el valor de reserva.
Unidad de tiempo: Describe la unidad de medida utilizada para la
estimación
134
Tabla 75. Estimación análoga de las Actividades.
Estimación Análoga de las Actividades.
Proyecto
Código de
Actividad/EDT Duración previa
Valor
Estimado Reserva
Duración
Estimada
Unidad
de
tiempo
Elaborado por: Autores.
Otra técnica que se utilizará para la estimar la duración de las actividades, será la
estimación de tres puntos, con la fórmula PERT, cuyo formato se detalla en la tabla 76, e
incluirá la siguiente información:
Proyecto: Nombre del proyecto a implementarse.
Código Actividad / EDT: Detalla el número que identifica cada tarea a
ejecutarse para cumplir el proyecto.
Duración Optimista: Describe la duración de la actividad, considerando
el mejor escenario para dicha actividad
Duración Más Probable: Describe la duración de la actividad,
considerando el escenario más realista en función a disponibilidad de
recursos, dependencias e imprevistos.
Duración Pesimista: Describe la duración de la actividad, considerando
el peor escenario para dicha actividad
Distribución triangular o PERT: Se calcular en función a la suma de los
tres escenarios de duración y se divide su total para 3.
Reserva: Describe un valor variable expresado en horas / días, que servirá
para determinar la variación de la actividad en función a las condiciones
actuales del proyecto. El valor de reserva variará entre el 5%, 10% y 15% del
costo de las actividades dependiendo del juicio de expertos y el registro de
riesgos identificados.
Duración Estimada: Describe la duración real de la actividad referencial,
resultado de la formula anterior.
Unidad de Tiempo: Describe la unidad de medida utilizada para la
estimación
135
Tabla 76. Estimación de tres puntos de las actividades.
Estimación de Tres puntos de las actividades.
Proyecto
Código de
Actividad/EDT
Duración
Optimista
Duración
más
probable
Duración
pesimista PERT Reserva
Duración
Estimada Unidad de Tiempo
Elaborado por: Autores.
6.6. Desarrollo del Cronograma.
El cronograma del proyecto se elaborará utilizando la herramienta
Microsoft Project 2013. A partir de la información en la lista de actividades, la
cual será ingresada en la presente herramienta, se deberá construir el cronograma
del proyecto que está representado en un diagrama de Gantt. Este incluirá las
fechas de inicio y fin de cada actividad según su duración y precedencia. Así
mismo se desarrollará la red del proyecto, el cual es un gráfico en donde se
observan las actividades del proyecto clasificadas como críticas y no críticas, las
actividades críticas serán las que son parte de la ruta crítica, la cual es la de mayor
duración del proyecto. El desarrollo del cronograma estará a cargo del Director
del Proyecto.
6.6.1. Control del Cronograma del Proyecto.
Para el control del cronograma del proyecto se establecerán hitos
mediante los cuales se realizará una medición del porcentaje de avance del
proyecto de cada una de las actividades para el período en estudio. Estos
hitos se definirán en la tabla 77, donde se detallará el Hito y la fecha de
entrega:
Tabla 77. Hitos del proyecto.
Hitos del Proyecto Tiempo (d/m/a)
Hito 1 Día/mes/año
Hito 2 Día/mes/año
Hito 3 Día/mes/año
Hito 4 Día/mes/año Elaborado por: Autores.
El miembro de equipo Arq. Marcela Campos, realizará cortes
quincenales para medir el porcentaje de avance de cada una de las
136
actividades hasta ese periodo de tiempo y se actualizará en el diagrama de
Gantt de seguimiento. Finalmente, se realizarán actualizaciones en el
diagrama de red del proyecto y se verificará las rutas críticas para identificar
retrasos o adelantos en la planificación inicial. Si son detectadas
desviaciones en cuanto al porcentaje de avance y en la utilización del recurso
de las actividades durante el proyecto, se procederá a realizar un informe en
donde se indique la siguiente información reflejada en la tabla 78:
Proyecto: Nombre del proyecto a implementarse.
Responsable: Persona encargada de ingresar la variación.
Periodo: Fecha de registro.
Actividades Terminadas: Describe las actividades que han sido
terminadas en la fecha de corte.
Actividades en Progreso: Incluirá el detalle de las actividades que
aún no están terminada, bajo el siguiente esquema:
− Porcentaje de avance planificado: Se detallará el porcentaje del
trabajo planificado a la fecha de corte del informe.
− Porcentaje de avance real: Se detallará el porcentaje del trabajo
real a la fecha de corte del informe.
− Porcentaje de desviación: Se detallará el porcentaje desviación
entre el avance real y el planificado.
− Uso de recursos planificados: Se detallará el valor monetario del
trabajo planificado a la fecha de corte del informe.
− Uso de recursos real: Se detallará el valor monetario del trabajo
real a la fecha de corte del informe.
− Porcentaje de desviación: Se detallará el porcentaje desviación
entre el uso real y planificado de recursos.
Actividades Pendientes de Ejecutar: Describe las actividades que
están pendiente de ejecutar a la fecha de corte.
137
Tabla 78. Informe de avance del proyecto.
Informe de avance del proyecto
Nombre del proyecto:
Responsable:
Periodo:
Actividades
terminadas
Actividades en progreso Actividades
pendientes por
ejecutar % de avance
planificado
% de
avance
real
% de
desviación
Uso de
recursos
planificado ($)
Uso de
recursos
real ($)
% de
desviación
Causas de las desviaciones:
Medidas correctivas:
Elaborado por: Autores.
6.6.2. Elaboración del Cronograma.
En la Tabla 79 se detalla la identificación de actividades de la
Estructura de desglose de trabajo, la respectiva descripción y la secuencia
entre las actividades.
Tabla 79. Identificación o definición de Actividades.
Proyecto
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE DEPÓSITOS DE CHEQUES MEDIANTE
SISTEMA DE CÁMARA DE COMPENSACIÓN PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO COOPMEGO
Director del proyecto Nombre
Ing. Marcelo Guzmán -
Director del Proyecto y
Jefe Comercial
Departamento
Aprobación Nombre
Dr. Geovanny Bustos -
Sponsor y Gerente
General.
Firma
Actividad Descripción de la Actividad Identificación Secuencia
No.
Project
Nombre de tarea
EDT
1
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE DEPÓSITOS
DE CHEQUES MEDIANTE SISTEMA DE CÁMARA
DE COMPENSACIÓN PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO COOPMEGO
0
2 Gestión de proyectos. 1
3 Inicio 1.1
4 Gestionar reunión con
Sponsor
Se realizará una reunión con el
Sponsor, el PM e involucrados en el 1.1.1.1
138
estudio de pre factibilidad de la idea
del proyecto
5 Elaborar acta de
constitución
Este documento lo desarrollará el
PM o Director del proyecto y
constará de mínimo los siguientes
ítems: Propósito, objetivos,
requisitos de alto nivel, supuestos,
restricciones, riesgos de alto nivel,
Cronograma de Hitos, Presupuesto,
Lista de interesados, requisitos de
aprobación, Director de proyecto
asignado, Nombre de patrocinador.
Se encargará de hacerlo el Director
de proyecto.
1.1.1.2 4
6 Revisar acta de
constitución
7 Firmar ACP
El Acta de constitución del proyecto
se debe presentar ante el Sponsor o
Patrocinador y con la respectiva
firma de aprobación y constancia
por medio de correo.
1.1.1.3 5
7 Acta de Constitución
aprobada HITO 1.1.1.4 6
8 Planificación. 1.2
9 Planear Gestión de
Interesados
El Director y el Equipo del proyecto
mediante reunión definirán los
interesados para proceder con la
recopilación de información.
1.1.2.1 7
10 Realizar reunión con
interesados claves
El Director y el Equipo del proyecto
se reunirán con los interesados
claves internos: Director de
Negocios, Director de Operaciones,
Director de Tecnología, Director
Financiero.
1.1.2.2 8
11 Realizar reunión con
proveedor
El Director y el Equipo del proyecto
se reunirán el proveedor para definir
características del servicio a
implementarse.
12 Realizar reunión con
Asesor Técnico Externo
El Director y el Equipo del proyecto
se reunirán con Alex Pincay, asesor
externo, para definir el proceso y
características propias del producto.
13 Realizar reunión con
Financieras locales
El Director del proyecto junto con
la directora de negocios, se reunirán
con los Directores de negocios de
las dos instituciones financieras
para definir parámetros del
convenio para compensar cheques.
14 Realizar reunión con
BCE
El Director y el Equipo del proyecto
se reunirán con el Jefe de Negocios
de BCE para definir parámetros del
convenio de compensación de
cheques.
15 Realizar reunión con el
equipo del proyecto
El director del proyecto se reunirá
con su equipo de trabajo para
unificar clasificar la información
recopilada con los interesados.
16 Redactar documento de
gestión de interesados
El Director y el Equipo del proyecto
elaborarán un documento que
contenga la identificación de los
139
interesados, la planificación, gestión
y monitoreo del involucramiento de
los interesados.
17 Plan de gestión de intereses aprobado
17 Planear Gestión de
Alcance
El Director y el Equipo del proyecto
elaborarán un documento que
contenga la línea base del Alcance,
Enunciado del Alcance, EDT y
Diccionario de la EDT del proyecto.
1.1.2.2 9
18 Realizar reunión con
equipo del proyecto
El Director junto al equipo del
proyecto se reunirán para recopilar
los requisitos del proyecto.
19 Realizar taller con
interesados claves
El Director junto al equipo del
proyecto, se reunirán con los
interesados claves para determinar
el alcance del proyecto
20 Realizar reunión para
determinar EDT
El Director junto al equipo del
proyecto, se reunirán para elaborar
la EDT y el diccionario de la EDT
22 Redactar documento
gestión de alcance
El Director del proyecto elaborará
el plan de gestión de alcance con la
información recopilada previamente
23 Plan de gestión de alcance aprobado
24
Planear Gestión de
Tiempo
El Director y el Equipo del proyecto
elaborarán un documento que
contenga la planificación del
cronograma, identificación,
secuencia, estimación de las
actividades y desarrollo y control
del cronograma.
1.1.2.3 10
25
Realizar reunión para
identificar y secuenciar
actividades
El Director y el Equipo del proyecto
se reunirán para identificar y
secuenciar las actividades del
proyecto.
26 Realizar reunión para
estimar actividades
El Director y el Equipo del proyecto
se reunirán para estimar la
actividades del proyecto.
27 Realizar reunión para
estimar recursos
El Director y el Equipo del proyecto
se reunirán para estimar los recursos
de las actividades del proyecto.
28 Elaborar cronograma
El Director del proyecto realizara el
cronograma del proyecto con la
ayuda de la herramienta Microsoft
Project
29 Redactar plan de
gestión de tiempo
El Director del proyecto elaborará
el plan de gestión de tiempo con la
información recopilada previamente
30 Plan de gestión del tiempo aprobado
31 Planear Gestión de
Costos
El Director y el Equipo del proyecto
elaborarán un documento que
contenga la planificación de costos,
estimación de costos, desarrollar el
presupuesto y control de costos.
1.1.2.4 11
32 Realizar reunión para
estimar costos
El Director del proyecto se reunirá
con la Jefe Administrativa
(responsable de adquisiciones), para
estimar los costos de las
actividades.
140
33
Realizar reunión para
determinar el
presupuesto
El Director del proyecto se reunirá
con la Jefe Administrativa para
elaborar el presupuesto del
proyecto.
34 Redactar plan de
gestión de costos
El Director del proyecto elaborará
el plan de gestión de costos con la
información recopilada previamente
35 Plan de gestión de costos aprobada
37
Identificar métricas para
medir calidad del
proyecto
El Director del proyecto definirá las
métricas para medir la calidad del
proyecto.
38 Redactar plan de
gestión de calidad
El Director del proyecto elaborará
el plan de gestión de calidad con la
información recopilada previamente
39 Plan de gestión de calidad aprobado
41 Realizar reunión para
asignar recursos
El Director del proyecto se reunirá
con el Jefe de Recursos Humanos
para realizar la asignación de
recursos para las actividades del
proyecto
42 Redactar plan de
gestión de recursos
El Director del proyecto elaborará
el plan de gestión de recursos con la
información recopilada previamente
43 Plan de gestión de calidad aprobado
45
Realizar reunión para
definir tecnología de
comunicaciones
El Director del proyecto se reunirá
con el Jefe de Mercadeo para
definir y desarrollar las tecnologías
de comunicación entre los
interesados del proyecto.
46
Redactar plan de
gestión de
comunicaciones
El Director del proyecto elaborará
el plan de gestión de
comunicaciones con la información
recopilada previamente
47 Plan de gestión de comunicaciones aprobado
49 Realizar reunión con
para identificar riesgos
El director del proyecto se reunirá
con el Jefe de Riesgos para
identificar los riesgos inherentes al
proyecto.
50
Realizar análisis
cuantitativo y
cualitativo de riesgos
El Jefe de Riesgos realizará un
análisis cualitativo y cuantitativo de
los riesgos previamente
identificados.
51
Realizar taller con el
equipo de trabajo para
plan de respuesta a los
riesgos
El Jefe de Riesgos se reunirá con el
Jefe de Desarrollo para implementar
un plan de respuesta a los riesgos
previamente identificados.
52 Redactar plan de
gestión de riesgos
El Director del proyecto elaborará
el plan de gestión de riesgos con la
información recopilada previamente
53 Plan de gestión de riesgos aprobado
55
Realizar reunión para
definir métricas e
identificar proveedores
El Jefe Administrativo junto al
Directo de proyecto definirán las
métricas para calificar proveedores
para la implementación del
proyecto
56 Redactar plan de
adquisiciones
El Director del proyecto elaborará
el plan de gestión de adquisiciones
con la información recopilada
previamente
141
57 Plan de gestión de adquisiciones
58 Unificar plan para la
dirección del proyecto
Los miembros del equipo del
proyecto unificaran todos los planes
previamente documentado para
presentarle al Director del proyecto.
1.1.2.10 17
59 Presentar plan para la
dirección del proyecto
El Director del proyecto verificará
la información y presentará la
misma al Patrocinador para su
respectiva revisión.
60 Aprobar plan para la
dirección del proyecto
E patrocinador revisará el
documento y aprobará el mismo.
61 Plan para la dirección del proyecto aprobado
62 Ejecución 1.3
63 Realizar Acta de Inicio
El Director del Proyecto junto con
el Equipo de proyecto y los
interesados claves, luego de la
respectiva aprobación del sponsor,
da por iniciada la ejecución de
proyecto.
1.1.3.1 18
64 Realizar convenio con
el BCE
El Director del Proyecto se
encargará de realizar un convenio
con el Banco Central del Ecuador
mediante un modelo de carta que el
Banco Central otorga.
1.1.3.2 20
65 Realizar convenio con
otras financieras
El Director del Proyecto elaborará
un convenio con otras financieras
que forman parte del SCCCH en el
Ecuador.
1.1.3.3 21
66 Adquirir Token
El Director del proyecto, la
Coordinadora del proyecto, el
Director de Negocios y la Directora
Financiera, aprobarán la adquisición
del Token que se requiere para el
nuevo sistema.
1.1.3.4 22
67 Probar Token
68 Token listo HITO 1.1.3.5 23
69 Monitoreo y control
del proyecto. 1.4
70 Registrar incidentes 1.1.4.1
71 Registrar incidentes
1era quincena
El Equipo del proyecto elaborará un
registro para llevar control de los
incidentes que se presenten en el
proyecto, indicará el nombre de los
involucrados, la causa u origen del
incidente y la solución.
1.1.4.1.1 9CC+1 día
72 Registrar incidentes 2da
quincena
El Equipo del proyecto elaborará un
registro para llevar control de los
incidentes que se presenten en el
proyecto, indicará el nombre de los
involucrados, la causa u origen del
incidente y la solución.
1.1.4.1.2 27
73
Registrar incidentes 3ra
quincena
El Equipo del proyecto elaborará un
registro para llevar control de los
incidentes que se presenten en el
proyecto, indicará el nombre de los
involucrados, la causa u origen del
incidente y la solución.
1.1.4.1.3 28
74
Registrar incidentes 4ta
quincena
El Equipo del proyecto elaborará un
registro para llevar control de los
incidentes que se presenten en el
1.1.4.1.4 29
142
proyecto, indicará el nombre de los
involucrados, la causa u origen del
incidente y la solución.
75
Registrar incidentes 5ta
quincena
El Equipo del proyecto elaborará un
registro para llevar control de los
incidentes que se presenten en el
proyecto, indicará el nombre de los
involucrados, la causa u origen del
incidente y la solución.
1.1.4.1.5 30
76
Registrar incidentes 6ta
quincena
El Equipo del proyecto elaborará un
registro para llevar control de los
incidentes que se presenten en el
proyecto, indicará el nombre de los
involucrados, la causa u origen del
incidente y la solución.
1.1.4.1.6 31
77
Registrar incidentes
7ma quincena
El Equipo del proyecto elaborará un
registro para llevar control de los
incidentes que se presenten en el
proyecto, indicará el nombre de los
involucrados, la causa u origen del
incidente y la solución.
1.1.4.1.7 32FF,40FF
78 Realizar informe de
desempeño del
proyecto
1.1.4.2
79
Realizar informe de
desempeño del proyecto
quincena 1
El Equipo del proyecto elaborará un
informe con fecha real de entrega,
fecha de corte, % de avance
estimado y real a la fecha de corte.
firmado por el Director del
proyecto, Gerente del área a cargo o
responsable del trabajo y
Patrocinador.
1.1.4.2.1 27FC+13
días
80
Realizar informe de
desempeño del proyecto
quincena 2
El Equipo del proyecto elaborará un
informe con fecha real de entrega,
fecha de corte, % de avance
estimado y real a la fecha de corte.
firmado por el Director del
proyecto, Gerente del área a cargo o
responsable del trabajo y
Patrocinador.
1.1.4.2.2 35
81
Realizar informe de
desempeño del proyecto
quincena 3
El Equipo del proyecto elaborará un
informe con fecha real de entrega,
fecha de corte, % de avance
estimado y real a la fecha de corte.
firmado por el Director del
proyecto, Gerente del área a cargo o
responsable del trabajo y
Patrocinador.
1.1.4.2.3 36
82
Realizar informe de
desempeño del proyecto
quincena 4
El Equipo del proyecto elaborará un
informe con fecha real de entrega,
fecha de corte, % de avance
estimado y real a la fecha de corte.
firmado por el Director del
proyecto, Gerente del área a cargo o
responsable del trabajo y
Patrocinador.
1.1.4.2.4 37
83
Realizar informe de
desempeño del proyecto
quincena 5
El Equipo del proyecto elaborará un
informe con fecha real de entrega,
fecha de corte, % de avance
estimado y real a la fecha de corte.
1.1.4.2.5 38
143
firmado por el Director del
proyecto, Gerente del área a cargo o
responsable del trabajo y
Patrocinador.
84
Realizar informe de
desempeño del proyecto
quincena 6
El Equipo del proyecto elaborará un
informe con fecha real de entrega,
fecha de corte, % de avance
estimado y real a la fecha de corte.
firmado por el Director del
proyecto, Gerente del área a cargo o
responsable del trabajo y
Patrocinador.
1.1.4.2.6 39
85
Realizar informe de
desempeño del proyecto
quincena 7
El Equipo del proyecto elaborará un
informe con fecha real de entrega,
fecha de corte, % de avance
estimado y real a la fecha de corte.
firmado por el Director del
proyecto, Gerente del área a cargo o
responsable del trabajo y
Patrocinador.
1.1.4.2.7 46FF-10
días,43
86 Cierre del proyecto. 1.5
87
Realizar la
Transferencia del
producto.
El Director y el Equipo del proyecto
elaborarán una carpeta que incluya
manual de uso y mantenimiento,
cotizaciones, presupuesto total
aprobado del proyecto, contactos
con el proveedor, analistas y
técnicos. También la carpeta
contará con un informe de que el
producto cumple con todos los
requisitos y estándares de calidad
que el producto requiere. La carpeta
debe contener un cd con toda la
información grabada y entregarla al
Jefe de Operaciones y Jefe
Comercial.
1.1.5.1 72
88 Realizar Informe de
lecciones aprendidas.
EL Director del Proyecto junto con
la Coordinadora del proyecto
recopilarán las lecciones aprendidas
del proyecto que sean identificadas
por las Jefaturas de Operaciones,
Cajas, Infraestructura tecnológica y
Negocios.
1.1.5.2 89FF,40
89 Firmar Acta de Entrega-
Recepción
El Patrocinador deberá firmar un
acta de entrega/recepción del cierre
formal del proyecto. Jefaturas de
Operaciones, Cajas, Infraestructura
tecnológica y Negocios.
1.1.5.3 44FF
90 Acta de cierre del
proyecto. HITO 1.1.5.4 45
91 Adquisición de activos
fijos. 2
92 Activos fijos tangibles. 2.1
93 Buscar proveedores de
Servidores
El Director de Tecnología buscará
por medio de páginas web o por
contactos profesionales,
proveedores de servidores para
obtener máximo 10 cotizaciones.
1.2.1.1 20CC,24CC
94 Cotizar proveedores de
Servidores
El Director de Tecnología cotizará
por medio de páginas web o por
144
contactos profesionales,
proveedores de servidores para
obtener máximo 10 cotizaciones.
95 Presentar oferta al
Sponsor
El Director Comercial elaborará un
cuadro de análisis comparativo de
las cotizaciones obtenidas por el
Director de Tecnología, y
presentará la oferta al Patrocinador.
1.2.1.2 49
96 Definir proveedor de
Servidores
El Patrocinador aprobará la oferta
más viable.
97 Elaborar contrato de
compra
Con la aprobación de la oferta
aprobada, el Director de Gestión y
Desarrollo elaborará el contrato de
compra para el servidor.
1.2.1.3 50
98 Adquirir Servidor
El Director de Tecnología se
encargará de coordinar la
adquisición, pago, recepción,
revisión y aceptación del servidor.
1.2.1.4 51
99 Servidor listo HITO 1.2.1.5 52
100 Buscar proveedores de
Scanner
El Director de Tecnología buscará
por medio de páginas web o por
contactos profesionales,
proveedores de scanners para
obtener máximo 10 cotizaciones.
1.2.1.6 53
101 Cotizar proveedores de
Scanner
102 Presentar oferta al
Sponsor
El Director Comercial elaborará un
cuadro de análisis comparativo de
las cotizaciones obtenidas por el
Director de Tecnología, y
presentará la oferta al Sponsor o
Patrocinador y aprobará la oferta.
1.2.1.7 54
103 Definir proveedor de
scanner
104 Elaborar contrato de
compra
Con la aprobación de la oferta
aprobada, el Director de Gestión y
Desarrollo elaborará el contrato de
compra para los scanners.
1.2.1.8 55
105 Adquirir Scanner
El Director de Tecnología se
encargará de coordinar la
adquisición, pago, recepción,
revisión y aceptación de los
scanners.
1.2.1.9 56
106 Escanners en sitio HITO 1.2.1.10 57
107 Activos fijos
intangibles. 2.2
108 Buscar proveedores de
Software
El Director de Tecnología buscará
por medio de páginas web o por
contactos profesionales,
proveedores de software para
obtener máximo 10 cotizaciones.
1.2.2.1 54
109 Cotizar proveedores de
Software
110 Presentar oferta al
Sponsor
El Director Comercial elaborará un
cuadro de análisis comparativo de
las cotizaciones obtenidas por el
Director de Tecnología, y
presentará la oferta al Sponsor o
Patrocinador y aprobará la oferta.
1.2.2.2 60
145
111 Definir proveedor de
Software
112 Elaborar contrato de
compra
Con la aprobación de la oferta
aprobada, el Director de Gestión y
Desarrollo elaborará el contrato de
compra para los scanners.
1.2.2.3 61
113 Adquirir Software
El Director de Tecnología se
encargará de coordinar la recepción,
revisión y aceptación de los
scanners.
1.2.2.5 63
114 Software recibido HITO 1.2.2.6 64
115 Instalación y pruebas. 3
116 Instalación de
hardware y software. 3.1
117 Implementar los 19
scanners
La Coordinadora del Proyecto, la
Analista TI coordinarán con el
Desarrollador la implementación de
los 19 scanners.
1.3.1.1 58CC,65
118 Instalar servidor
El Desarrollador instalará el nuevo
servidor bajo la supervisión de la
Analista TI.
1.3.1.2 68
119 Probar componente
El Desarrollador probará el
componente para comprobar que el
servidor funcione acorde a los
criterios de aceptación. Esto bajo la
supervisión del Gestor de servicios
de TI
1.3.1.3 69
120 Integrar sistema COBIS
El Desarrollador se encargará de
integrar el sistema COBIS
supervisado por el Gestor de
Servicios de TI.
1.3.1.4 70
121 Sistema aprobado HITO 1.3.1.5 71
122 Reportes 3.2
136 Reportar prueba de
integración
El Director de tecnología y el
Director de Gestión y Desarrollo
deben entregar reportes de la prueba
de integración a la Coordinadora
de Proyectos.
1.3.2.1 72FC+5
días
124 Reportar prueba de
funcionamiento
El Director de tecnología y el
Director de Gestión y Desarrollo
deben entregar reportes de la prueba
de funcionamiento a la
Coordinadora de Proyectos.
1.3.2.2 74
125 Aceptación del
Hardware y Software HITO 1.3.2.3 75
126 Despliegue del sistema
CCCH. 4
127 Formularios y
registros bancarios. 4.1
128 Realizar Formularios
El Gestor de Servicios de TI, y el
Jefe de Infraestructura de
Tecnología llenarán los formularios
del BCE para los registros
Bancarios.
1.4.1.1 68CC
129 Generar Registro
Bancario CC1
El Gestor de Servicios TI, el Jefe de
Infraestructura tecnológica, la
Analista TI y la Asistente de
Agencia, se acercarán al BCE para
generar el registro Bancario para la
1.4.1.2 79
146
primera fase del Sistema de Cámara
de Compensación de Cheques.
130 Generar Registro
Bancario CC2
El Gestor de Servicios TI, el Jefe de
Infraestructura tecnológica, la
Analista TI y la Asistente de
Agencia, se acercarán al BCE para
generar el registro Bancario para la
segunda fase del Sistema de Cámara
de Compensación de Cheques.
1.4.1.3 80
131 Generar Registro
Bancario CC3
El Gestor de Servicios TI, el Jefe de
Infraestructura tecnológica, la
Analista TI y la Asistente de
Agencia, se acercarán al BCE para
generar el registro Bancario para la
tercera fase del Sistema de Cámara
de Compensación de Cheques.
1.4.1.4 76FF,81CC
132 Compensar Reportes de
Registros Bancarios
El Gestor de Servicios TI,
corrobora que no exista ningún
error al remitir y recibir la
información de registros y finalizan
la compensación de cheques.
1.4.1.5 82FC+5
días
133 Registro Bancario
Aprobado HITO 1.4.1.6 83
134 Capacitaciones 4.2
135 Realizar el manual
Manual para la capacitación con
base a los criterios de aceptación
indicados en Gestión del Alcance,
elaborado por el Director de
Tecnología y Jefe de Infraestructura
tecnológica.
1.4.2.1 84
136 Realizar la capacitación
El Director de Tecnología y Jefe de
Infraestructura tecnológica dictan la
capacitación del sistema y software
a los empleados.
1.4.2.2 86
137 Evaluar capacitaciones
El Director de Tecnología y Jefe de
Infraestructura tecnológica efectúan
un examen o evaluación con
preguntas basadas en el sistema y
software.
1.4.2.3 87
138 Personal capacitado HITO 1.4.2.4 88
Elaborado por: Autores.
En la Tabla 80 se estiman los recursos para las actividades
identificadas en la tabla 79.
Tabla 80. Estimación de recursos de las actividades.
Estimación de recursos de las actividades
Proyecto
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE
DEPÓSITOS DE CHEQUES MEDIANTE SISTEMA
DE CÁMARA DE COMPENSACIÓN PARA LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
COOPMEGO
Código de Actividad/EDT Recursos Tipo Cantidad Disponibilidad
Gestión de proyectos.
Inicio
147
Gestionar reunión con Sponsor
SPONSOR-Gerente
General Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Desarrollar Acta de constitución
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Presentar y firmar ACP
SPONSOR-Gerente
General Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Acta de Constitución aprobada
Documentación de Planificación.
Elaborar plan de gestión de interesados
Realizar reunión con interesados claves
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
SEPS Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión con proveedor
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Proveedor Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión con asesor externo
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión con financieras locales
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Banco de Machala Costo 1.00 100.00%
ProduBanco Costo 1.00 100.00%
Cooperativas Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión con BCE
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Asesor externo Costo 1.00 100.00%
BCE Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
*Realizar reunión con equipo proyecto
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Miembro equipo
proyecto 1 Costo 1.00 100.00%
148
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar documento de gestión de
interesados
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipo de
Computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de alcance
Realizar reunión con el equipo de
proyecto
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar taller con interesados claves
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Computador Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para determinar EDT
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Redactar documento de gestión de
interesados
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipo de
Computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de tiempo
Realizar reunión para identificar y
secuenciar actividades
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
149
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para estimar actividades Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para estimar recursos Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de RRHH Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar cronograma Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de tiempo Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipo de
Computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de costos
Realizar reunión para estimar costos
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para determinar
presupuesto
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativa Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar plan de gestión de costos Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipo de
Computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de calidad
Identificar métricas para medir calidad
del proyecto
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Riesgos Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de calidad
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
150
Elaborar Plan de Gestión de Recursos
Realizar reunión para asignar recursos
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe RRHH Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de recursos Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de comunicaciones
Realizar reunión para definir tecnología
de comunicaciones
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe de Marketing Costo 1.00 100.00%
Jefe RRHH Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de
comunicaciones
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de riesgos
Realizar reunión para identificar riesgos
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar análisis cuantitativo y
cualitativo de riesgos
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de Riesgos Costo 1.00 100.00%
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para ejecutar plan de
respuesta a riesgos
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de riesgos
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de adquisiciones
Realizar reunión para definir métricas e
identificar proveedores
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de adquisiciones
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
151
Unificar plan para la dirección del
proyecto
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinador de
Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Presentar plan para la dirección del
proyecto
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Hojas de papel Bond Material 1.00 100.00%
Aprobar el plan para la dirección del
proyecto
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Hojas de papel Bond Material 1.00 100.00%
Ejecución
Realizar Acta de Inicio
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Realizar convenio
con el BCE 1.00 100.00%
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Realizar convenio con BCE
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Gerente BCE Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Bolígrafo Azul Material 1.00 100.00%
Realizar convenio con otras financieras
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Adquirir y probar Token
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Token Material 1.00 100.00%
Token listo
Monitoreo y control del proyecto.
Registrar incidentes
Registrar incidentes 1era a 7ma quincena
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
152
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Realizar informe de desempeño del
proyecto
Realizar informe de desempeño del
proyecto 1era a 7ma quincena
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Cierre del proyecto.
Realizar la Transferencia del producto. Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Realizar Informe de lecciones
aprendidas.
Jefe de Negocios Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Jefe de Cajas Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Firmar Acta de Entrega-Recepción
Jefe de Negocios Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Jefe de Cajas Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Acta de cierre del proyecto.
Adquisición de activos fijos.
Activos fijos tangibles. 1.00 100.00%
Buscar proveedores de Servidores
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Cotizar proveedores de servidores
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Presentar oferta al patrocinador
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Definir proveedor de servidor Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
153
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar contrato de compra
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Asesor Legal Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Adquirir servidor
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Servidor Material 1.00 100.00%
Cheque Material 1.00 100.00%
Buscar proveedores de scanner
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Cotizar proveedores de scanner
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Presentar oferta al patrocinador
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Definir proveedor de scanner
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar contrato de compra
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Asesor Legal Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Adquirir scanner
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Scanner Material 20.00 100.00%
Cheque Material 1.00 100.00%
Activos fijos intangibles
Buscar proveedores de software
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Cotizar proveedores de software
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Presentar oferta al patrocinador
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Definir proveedor de software
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar contrato de compra Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
154
Asesor Legal Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Adquirir software
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Servidor Material 1.00 100.00%
Cheque Material 1.00 100.00%
Instalación de hardware y software.
Implementar los 19 scanner
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Desarrollador Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Herramientas
técnicas Material 1.00 100.00%
Scanners Material 19 100.00%
Instalar servidor
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Desarrollador Costo 1.00 100.00%
Herramientas
técnicas Material 1.00 100.00%
Servidor Material 1.00 100.00%
Probar componente
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Desarrollador Costo 1.00 100.00%
Herramientas
técnicas Material 1.00 100.00%
Integrar sistema COBIS
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Desarrollador Costo 1.00 100.00%
Herramientas
técnicas Material 1.00 100.00%
Sistema aprobado 1.00 100.00%
Reportes
Reportar prueba de integración
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Reportar prueba de funcionamiento
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Despliegue del sistema CCCH.
Formularios y registros bancarios.
Realizar Formularios
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Generar Registro Bancario CC1
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
155
Generar Registro Bancario CC2
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
Generar Registro Bancario CC3
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
Compensar Reportes de Registros
Bancarios
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Registro Bancario Aprobado
Capacitaciones
Realizar el manual
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar la capacitación
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Herramientas
técnicas Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Evaluar capacitaciones
Director de Gestión
y Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborado por: Autores.
A continuación, se estima la duración de las actividades con dos tipos
de estimaciones, la análoga y la de tres puntos o PERT. En la tabla 81 se
156
estiman las actividades con el tipo de estimación análoga y en la tabla 82 se
estiman las actividades con la estimación PERT.
Tabla 81. Estimar Duración de Actividades.
EDT ACTIVIDAD DURACIÓN
PREVIA
RESERVA
5% DURACIÓN
0
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE DEPÓSITOS
DE CHEQUES MEDIANTE SISTEMA DE CÁMARA DE
COMPENSACIÓN PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO COOPMEGO
165 días
1 Gestión de proyectos. 165 días
1.1 Inicio 3 días
1.1.1.1 Gestionar reunión con Sponsor 0,90 0,05 1 día
1.1.1.2 Desarrollar Acta de constitución 0,90 0,05 1 día
1.1.1.3 Presentar y firmar ACP 0,90 0,05 1 día
1.1.1.4 Acta de Constitución aprobada 0 días
1.2 Planificación. 15 días
1.1.2.1 Realizar reunión con interesados
claves 0,90 0,05 1 día
1.1.2.2 Realizar reunión con proveedor 1,75 0,15 2 días
1.1.2.3 Realizar reunión con Asesor
Técnico Externo 2,75 0,15 3 días
1.1.2.4 Realizar reunión con Financieras
locales 0,90 0,05 1 día
1.1.2.5 Realizar reunión con BCE 0,90 0,05 1 día
1.1.2.6 Realizar reunión con el equipo
del proyecto 0,90 0,05 1 día
1.1.2.7 Redactar documento de gestión
de interesados 0,90 0,05 1 día
1.1.2.8 Realizar reunión con equipo del
proyecto 0,90 0,05 1 día
1.1.2.9 Realizar taller con interesados
claves 1,90 0,10 2 días
1.1.2.10 Realizar reunión para determinar
EDT 3,90 0,10 4 días
1.1.2.11 Redactar documento gestión de
alcance 0,90 0,05 1 día
1.1.2.12 Realizar reunión para identificar
y secuenciar actividades 0,90 0,05 1 día
1.1.2.13 Realizar reunión para estimar
actividades 0,90 0,05 1 día
1.1.2.14 Realizar reunión para estimar
recursos 1,90 0,10 2 días
1.1.2.15 Elaborar cronograma 0,90 0,05 1 día
157
1.1.2.16 Redactar plan de gestión de
tiempo 0,90 0,05 1 día
1.1.2.17 Realizar reunión para estimar
costos 0,90 0,05 1 día
1.1.2.18 Realizar reunión para determinar
el presupuesto 0,90 0,05 1 día
1.1.2.19 Redactar plan de gestión de
costos 0,90 0,05 1 día
1.1.2.20 Identificar métricas para medir
calidad del proyecto 0,90 0,05 1 día
1.1.2.21 Redactar plan de gestión de
calidad 0,90 0,05 1 día
1.1.2.22 Realizar reunión para asignar
recursos 0,90 0,05 1 día
1.1.2.23 Redactar plan de gestión de
recursos 0,90 0,05 1 día
1.1.2.24 Realizar reunión para definir
tecnología de comunicaciones 0,90 0,05 1 día
1.1.2.25 Redactar plan de gestión de
comunicaciones 0,90 0,05 1 día
1.1.2.26 Realizar reunión con para
identificar riesgos 0,90 0,05 1 día
1.1.2.27 Realizar análisis cuantitativo y
cualitativo de riesgos 1,90 0,10 2 días
1.1.2.28
Realizar taller con el equipo de
trabajo para plan de respuesta a
los riesgos
0,90 0,05 1 día
1.1.2.29 Redactar plan de gestión de
riesgos 0,90 0,05 1 día
1.1.2.30
Realizar reunión para definir
métricas e identificar
proveedores
0,90 0,05 1 día
1.1.2.31 Redactar plan de adquisiciones 0,90 0,05 1 día
1.1.2.32 Unificar plan para la dirección
del proyecto 1,90 0,10 2 días
1.1.2.33 Presentar plan para la dirección
del proyecto 0,90 0,05 1 día
1.1.2.34 Aprobar plan para la dirección
del proyecto 0,90 0,05 1 día
1.1.2.35 Acta de Planificación 0 días
1.3 Ejecución 22 días
1.1.3.1 Realizar Acta de Inicio 1,95 0,10 2 días
1.1.3.2 Realizar convenio con el BCE 4,95 0,25 5 días
1.1.3.3 Realizar convenio con otras
financieras 4,95 0,25 5 días
1.1.3.4 Adquirir y probar Token 9,95 0,50 10 días
1.1.3.5 Token listo 0 días
1.4 Monitoreo y control del
proyecto. 151 días
158
1.1.4.1 Registrar incidentes -0,05 0,00 126 días
1.1.4.2 Realizar informe de desempeño
del proyecto -0,05 0,00 131 días
1.5 Cierre del proyecto. 46 días
1.1.5.1 Realizar la Transferencia del
producto. 0,95 0,05 1 día
1.1.5.2 Realizar Informe de lecciones
aprendidas. 4,95 0,25 5 días
1.1.5.3 Firmar Acta de Entrega-
Recepción 0,95 0,05 1 día
1.1.5.4 Acta de cierre del proyecto. 0 días
2 Adquisición de activos fijos. 57 días
2.1 Activos fijos tangibles. 50 días
1.2.1.1 Buscar proveedores de
Servidores 4,95 0,25 5 días
1.2.1.2 Cotizar proveedores de
Servidores 1,95 0,10 2 días
1.2.1.3 Presentar oferta al Sponsor-
servidores 0,95 0,05 1 día
1.2.1.4 Definir oferta al Sponsor-
Servidores 0,95 0,05 1 día
1.2.1.5 Elaborar contrato de compra-
servidores 1,95 0,10 2 días
1.2.1.6 Adquirir Servidor 0,95 0,05 1 día
1.2.1.7 Servidor listo 0 días
1.2.1.8 Buscar proveedores de Scanner 4,95 0,25 5 días
1.2.1.9 Cotizar proveedores de Scanner 1,95 0,10 2 días
1.2.1.10 Presentar oferta al Sponsor-
Scanner 0,95 0,05 1 día
1.2.1.11 Definir oferta al Sponsor-
Scanner 0,95 0,05 1 día
1.2.1.12 Elaborar contrato de compra-
scanner 1,95 0,10 2 días
1.2.1.13 Adquirir Scanners 29,95 1,50 30 días
1.2.1.14 Escanners en sitio 0 días
2.2 Activos fijos intangibles. 41 días
2.2.2.1 Buscar y cotizar proveedores de
Software 4,95 0,25 5 días
2.2.2.2 Cotizar proveedores de software 1,95 0,10 2 días
2.2.2.3 Presentar oferta al Sponsor 0,95 0,05 1 día
2.2.2.4 Definir oferta al Sponsor-
software 0,95 0,05 1 día
2.2.2.5 Elaborar contrato de compra 1,95 0,10 2 días
2.2.2.6 Adquirir Software 29,95 1,50 30 días
2.2.2.7 Software recibido 0 días
3 Instalación y pruebas. 34 días
3.1 Instalación de hardware y
software. 25 días
3.1.1 Implementar los 19 scanners 9,95 0,50 10 días
159
3.1.2 Instalar servidor 4,95 0,25 5 días
3.1.3 Probar componente 4,95 0,25 5 días
3.1.4 Integrar sistema COBIS 4,95 0,25 5 días
3.1.5 Sistema aprobado 0 días
3.2 Reportes 4 días
3.2.1 Reportar prueba de integración 1,95 0,10 2 días
3.2.2 Reportar prueba de
funcionamiento 1,95 0,10 2 días
3.2.3 Aceptación del Hardware y
Software 0 días
4 Despliegue del sistema
CCCH. 71 días
4.1 Formularios y registros
bancarios. 41 días
4.1.1 Realizar Formularios 4,95 0,25 5 días
4.1.2 Generar Registro Bancario CC1 0,95 0,05 1 día
4.1.3 Generar Registro Bancario CC2 0,95 0,05 1 día
4.1.4 Generar Registro Bancario CC3 0,95 0,05 1 día
4.1.5 Compensar Reportes de
Registros Bancarios 1,95 0,10 2 días
4.1.6 Registro Bancario Aprobado 0 días
4.2 Capacitaciones 30 días
4.2.1 Realizar el manual 14,95 0,75 15 días
4.2.2 Realizar la capacitación 9,95 0,50 10 días
4.2.3 Evaluar capacitaciones 4,95 0,25 5 días
4.2.4 Personal capacitado 0 días
Elaborada por: Autores.
160
Tabla 82. Estimación de tres puntos o PERT.
Estimación de Tres puntos o PERT
Proyecto: AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE DEPÓSITOS DE CHEQUES MEDIANTE SISTEMA DE CÁMARA DE COMPENSACIÓN PARA LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COOPMEGO
Actividad Duración
Optimista
Duración más
probable
Duración
pesimista PERT Reserva
Duración
Estimada
Unidad de
tiempo
Registrar incidentes 53,0 140,0 160,0 128,8 10,0 138,8 días
Realizar informe de desempeño del
proyecto 100,0 180,0 200,0 170,0 15,0 185,0 días
Realizar la Transferencia del producto. 3,0 5,0 8,0 5,3 1,5 6,8 días
Realizar Informe de lecciones aprendidas. 4,0 5,0 5,0 4,8 0,2 5,0 días
Firmar Acta de Entrega-Recepción 0,5 1,0 1,0 0,9 0,0 0,9 días
Implementar los 19 scanners 8,0 9,0 15,0 9,8 5,2 15,0 días
Instalar servidor 4,0 5,0 6,0 5,0 2,0 7,0 días
Probar componente 4,0 5,0 6,0 5,0 2,0 7,0 días
Integrar sistema COBIS 4,0 5,0 6,0 5,0 3,0 8,0 días
Reportar prueba de integración 1,0 2,0 3,0 2,0 0,0 2,0 días
Reportar prueba de funcionamiento 1,0 2,0 3,0 2,0 1,0 3,0 días
Realizar Formularios 4,0 5,0 5,0 4,8 1,0 5,8 días
Generar Registro Bancario CC1 0,5 1,0 1,0 0,9 0,3 1,2 días
Generar Registro Bancario CC2 0,5 1,0 1,0 0,9 0,3 1,2 días
Generar Registro Bancario CC3 0,5 1,0 1,0 0,9 0,3 1,2 días
Compensar Reportes de Registros Bancarios 1,0 2,0 3,0 2,0 1,0 3,0 días
Realizar el manual 8,0 15,0 20,0 14,7 5,0 19,7 días
Realizar la capacitación 5,0 10,0 15,0 10,0 2,0 12,0 días
Evaluar capacitaciones 1,0 5,0 7,0 4,7 1,0 5,7 días
Elaborado por: Autores.
161
6.6.3. Ruta Crítica del proyecto y línea Base del Cronograma.
A continuación, en la tabla 83 se muestra la ruta crítica y la línea base del cronograma elaborado en Microsoft Project.
Tabla 83. Ruta crítica y línea base del cronograma.
162
163
164
165
Elaborado por: Autores.
166
7. GESTIÓN DEL COSTOS.
7.1. Plan de Gestión de Costos.
En el plan de gestión de costos se establecen los pasos necesarios para poder
financiar el proyecto, estimar los costos del proyecto, elaborar el presupuesto,
gestionar y controlar los costos. Además, las herramientas y recursos que estarán
involucrados en este proceso.
7.1.1. Planificar la gestión de costos.
Antes de iniciar a estimar, determinar el presupuesto, gestionar y
controlar los costos, se deben establecer las siguientes pautas tales como tipo de
estimación, unidades de medida, umbrales de control, nivel de precisión, cuentas
de control vinculadas a la EDT y medición de desempeño; dichos parámetros
serán definidos mediante reunión presencial establecida por el Coordinador de
Proyecto y el Director del proyecto, para establecer el financiamiento del
proyecto.
7.1.1.1. Tipo de estimación del proyecto.
El Director del Proyecto junto con el Director Financiero, mediante
reunión determinarán el tipo de estimación general para elaborar el
presupuesto, indicando del modo de formulación ascendente, donde el
costo de cada paquete se calcula con mayor detalle y su nivel de precisión
sea de +5%.
En este caso el Director de Negocios cuenta para el proyecto con
juicio de expertos de entidades bancarias vecinas que fueron entrevistadas
y que han implementado el sistema para efectivizar cheques mediante la
cámara de compensación, en la que se revisará los niveles de detalle por las
actividades de los paquetes de trabajo.
167
Unidades de medida.
Las unidades de medidas que se emplearán para la estimación de
cada recurso del proyecto, identificando en el Documento de Project los
recursos de Trabajo, Costo y Material, con las unidades que constan en la
tabla 84.
Tabla 84: Unidades de medida para recursos.
Recurso Unidad de medida.
Trabajo Dólares /hora.
Costo Dólares
Material Dólares
Elaborado por: Autores.
Nivel de precisión.
En este proyecto el Director Administrativo Financiero define que
no se aplicará redondeo en las cifras, sino valores exactos con dos
decimales.
Nivel de exactitud.
El nivel de exactitud establecido por el Director de proyectos es de
+5% para las estimaciones del proyecto.
Umbrales de control.
La variación permitida en el proyecto por el Patrocinador y el
Director del proyecto es +5% del valor total del proyecto. En caso de que
exceda el +5%, el Director del Proyecto deberá informar al Patrocinador y
al Director Financiero, el porcentaje de desviación presentado en los
reportes quincenales vía correo electrónico y mediante control de cambio,
168
tomar las acciones correctivas que el caso requiera en un plazo máximo
de 3 días,
Métricas para medición de desempeño del proyecto.
Para la medición de desempeño de los costos el Director de
Proyecto encargará a un miembro del equipo de proyecto que solicite un
informe semanal al responsable de cada área, donde el Director del
proyecto actualizará el estado y avance del proyecto donde generará un
informe global quincenal mediante el programa Microsoft Project. A
continuación, en la tabla 85, se detallan las fórmulas para la medición de
desempeño del proyecto.
Tabla 85: Fórmulas para la medición de desempeño del proyecto.
Medición. Fórmula Interpretación.
Valor ganado EAC=BAC (Costo total
programado/CPI (índice de
desempeño del costo)
El director del proyecto
aplicará la fórmula de valor
ganado quincenalmente a
cada entregable, para medir
si el costo del proyecto a la
fecha de corte cumple con el
costo estimado programado
a la fecha de corte.
Índice de desempeño del
costo
CPI=EV (Avance real a
precio presupuestado) /AC
(Avance real a precio real)
El director de proyecto
aplicará esta fórmula al
valor total del proyecto
donde si el CPI es menor a 1
el proyecto está costando
más de lo presupuestado y se
tomarán medidas
preventivas para evitar
mayor desviación. Si es
igual o mayor a 1 el proyecto
va según el costo
establecido. Elaborado por: Autores.
El Director del proyecto y el Coordinador de Proyecto asignarán un
responsable para cada entregable principal de la EDT para que controle los
169
costos de las actividades implícitas. Se dejará registrado en la tabla 86 que
va a contener los siguientes campos:
Código: La cuenta de control o numeración de cada entregable en la
EDT.
Entregable: Anotar el entregable principal de la EDT.
Responsable: Involucrado en el proyecto asignado por el Director de
proyecto para que controle los costos de esa actividad, en este caso es
la Arq. Marcela Campos, miembro del equipo de proyecto.
Tabla 86: Cuentas de control en la EDT.
Código Entregable Responsable
1 Entregable |1
1.1 Actividad 1 Responsable
1.2 Actividad 2. Responsable
1.3 Actividad 3 Responsable
Elaborado por: Autores.
7.1.2. Procesos de gestión de costos.
A continuación, se determinan los procesos para estimar costos,
determinar el presupuesto y control de costos.
7.1.2.1. Estimación de costos.
De acuerdo a lo que se indica en el punto anterior de planificación
de costos, la estimación del modo de formulación es ascendente, donde el
costo de cada paquete se calcula con mayor detalle y su nivel de precisión
es de +5%; el Director del Proyecto resumirá en la tabla 87 la información
pertinente respecto a los recursos asignados de Trabajo y Material en el
documento de Microsoft Project. Los Costos del Equipo de Proyecto y
demás involucrados son costos hundidos; el personal es propio de la
Cooperativa.
170
El llenado de la tabla 87 relacionada con la estimación de costos por
trabajo y material, contendrá la siguiente información:
Proyecto: Se detalla el nombre del proyecto a implementar.
Monto: Proviene de la sumatoria de la estimación ascendente para
implementar el proyecto.
Actividad: Detalla la actividad sobre la cual se estimará el costo, la
cual se dividirá en los recursos que serán utilizados para llevar a cabo la
misma.
Tipo de recurso: Detalla el tipo de recurso a utilizar por dicha
actividad, este puede ser costo, trabajo o material.
Costo: Detalla el valor total proveniente de la estimación de dicha
actividad.
Estimación: Detalla el tipo de estimación utilizada para estimar el
costo.
Base: Se detalla el origen de la estimación del costo para cada activada.
Tabla 87: Estimación de Costos por Trabajo y Material.
Proyecto Costo
ACTIVIDAD TIPO DE
RECURSO COSTO ESTIMACIÓN BASE
Actividad 1
Recurso 1
Recurso 2
Actividad 2
Recurso 1
Recurso 2
Elaborado por: Autores.
7.1.2.1. Política para establecer reserva de gestión y contingencia
Para establecer la política de reserva de contingencia, el Director
del Proyecto evaluará los posibles riesgos cuya probabilidad de ocurrencia
sea mayor al 50%. Una vez identificados dichos riesgos, mediante informe
reportará al Director Financiero, para que mediante una reunión junto al
171
Patrocinador, definan una cifra monetaria en dólares, como reserva de
contingencia para el presente proyecto.
El informe a presentar al Director Financiero contendrá la siguiente
tabla:
Riesgo: Se detalla el riesgo identificado cuya probabilidad de
ocurrencia supere el 50%.
Costo: Se detalla en valor monetario dólares, el costo estimado
consecuencia del posible impacto del riesgo.
Nivel de exactitud: Detalla el nivel de exactitud detallado para todo
el proyecto, el cual es +/-5%.
Base de estimación: Se detalla el fundamento de estimación según
juicio de experto; en caso de no tener información alguna, se definirá un
porcentaje en base al presupuesto.
Tabla 88: Reservas de Contingencia.
Riesgos Costo Nivel de exactitud Bases de estimación
Riesgo 1
Riesgo 2 Elaborado por: Autores.
El Director Financiero determinará los costos mediante las
cotizaciones recibidas, iniciando con el presupuesto planificado del
proyecto, el cual debe ser revisado y aprobado en una reunión donde estén
presente el Patrocinador y el Director del Proyecto. El tiempo asignado
para esta tarea es de una semana. Una vez aprobado el presupuesto (ver
tabla 89), se iniciará la ejecución, caso contrario si el presupuesto no es
aprobado y se requieren algunas modificaciones, entonces el Jefe
Administrativo realizará las correcciones pertinentes en un período de tres
días para luego volver a someter el presupuesto a aprobación.
172
Tabla 89: Formato de aprobación del presupuesto planificado del proyecto.
FORMATO DE APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Nombre del proyecto:
Responsable:
Fecha:
Código Actividad Monto total ($) Observaciones
Total de costos
Línea base del proyecto
Reserva de gestión
Reserva de contingencia
Aprobado: no aprobado:
Firmas:
Elaborado por: Autores.
7.1.2.2. Determinación del Presupuesto del Proyecto.
Una vez que el equipo de proyecto realice la estimación de los
costos, estos pasan para la aprobación del presupuesto del proyecto,
incluyendo las reservas de contingencia identificadas y la reserva de
gestión del proyecto aprobado por el Director del Proyecto y el
Patrocinador. El documento a obtener es la línea base de costo la misma
que incluye el presupuesto total del proyecto, tal como se detalla en la tabla
90.
173
Tabla 90: Costo Total del Proyecto
PROYECTO:
ELABORADO POR: FIRMA:
APROBADO POR: FIRMA:
EDT ACTIVIDADES COSTO
TOTAL DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO
Reserva de Contingencia
Reserva de Gestión
PRESUPUESTO DE PROYECTO
Elaborado por: Autores.
7.1.2.3. Política para establecer la reserva de gestión
El Patrocinador definirá como política de reserva de gestión, el 5%
del presupuesto del proyecto; el porcentaje establecido aplica al total del
costo de las actividades definido en la estimación de los costos.
7.1.2.3. Control de Costos.
Para el control de costos, el director del Proyecto, monitoreará el
estado del proyecto para actualizar los costos y realizar los respectivos
cambios a la línea base de costos; El proceso de control se realizará cada
quincena mediante revisiones de las actividades del proyecto y el uso de la
herramienta de análisis de datos, para validar su ejecución y si se ha gastado
más o menos de lo planificado. El mismo será presentado mediante un
informe del flujo de caja y curva S del proyecto, tal como se detalla en la
Figura 17; y así identificar mediante el formato control de cambios, las
causas de las alteraciones en el presupuesto en caso de existir, y emitir
recomendaciones y acciones correctivas y preventivas para que en el
próximo periodo se puedan corregir las variaciones. El encargado de
realizar el control es el Director Financiero del proyecto, y utilizará el
174
formato para realizar el control del presupuesto del proyecto mostrado en
la tabla 65.
Figura 17: Informe del flujo de caja mensual
Elaborado por: Autores.
Además de lo antes mencionado para el control de costos se
empleará como herramientas de análisis el gráfico de la curva S de costos,
en la cual se proyectará el presupuesto del proyecto y el presupuesto real
por periodo de ejecución, de manera tal que se observe por cada periodo de
ejecución si se ha generado variaciones en el presupuesto planificado. Esta
curva tendrá una forma similar a la mostrada en la figura 18.
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
160000
Junio Agosto Octubre Diciembre
2019 2020
Co
sto
Informe del flujo de caja
Total
175
Figura 18: Línea Base de Costo, Gastos y requisitos de financiamiento
Fuente: PMBOK Sexta Edición.
Leyenda:
BAC: Presupuesto planificado del proyecto
EAC: Presupuesto real del proyecto
ETC: Estimado para terminar el proyecto
El análisis de los costos y su estado se reflejan en los informes de
desempeño del proyecto elaborados por el Coordinador de proyecto, y
serán revisados cada quincena por el Director de Proyecto. Este documento
será elaborado en formato Excel y comunicado al Patrocinador por medio
de correo electrónico. A continuación, se detallan los campos que contiene
este formato en la tabla 91.
Proyecto: Nombre completo del proyecto en el cual se propone la
solicitud de cambio.
Director del proyecto: Nombres y apellidos del responsable del
proyecto.
Fecha del informe: Día, mes y año que se realiza el informe.
Fecha de corte: Día, es y año que marca la fecha límite para el registro
de avance del proyecto.
176
Estado de costos del proyecto: En este campo se detallará cómo va el
avance del proyecto comparado con el estimado a la fecha de corte.
- Variación de costos: Es la diferencia entre el valor ganado y el costo
real.
- Índice de desempeño del costo: Es el registro de la desviación entre
el trabajo ejecutado y el trabajo planificado.
Pronósticos: En este campo se detallará cómo va el avance del proyecto
comparado con el estimado a la fecha de corte.
- EAC: Es la estimación del costo a la culminación del proyecto.
- ETC: Es la estimación del costo que hace falta para culminar el
proyecto.
- VAC: Es la diferencia entre el valor ganado y el costo real.
- Observaciones: Son para describir alguna novedad que se
identifique con el análisis del alcance, cronograma, costos y riesgos
del proyecto.
- Medidas a tomar: Son las acciones preventivas o de mitigación que
se tomarán para problemas identificados en estados anteriores.
- Elaborado y revisado: Es el responsable de elaborar y revisar el
informe de desempeño del proyecto.
- Aprobado: Es la persona responsable de dar su visto bueno al
informe de desempeño del proyecto.
177
Tabla 91. Informe de desempeño del trabajo.
Proyecto
Fecha del
informe Fecha de
corte
Director del
proyecto
Estado de costos del proyecto
Variación de costos Índice de desempeño de costos
Pronósticos
EAC ETC VAC
Observaciones
Medidas a tomar
Elaborado y revisado por: Aprobado por:
Cuando exista una variación de los costos tales como añadir,
eliminar o ajustar costos de las actividades cuya variación supere el umbral
previamente definido, será necesario realizar una solicitud de cambio. Este
proceso estará a cargo del Director de proyecto, y aprobado por el
Patrocinador.
7.3. Requisitos de financiamiento del proyecto
Para llevar a cabo el financiamiento del proyecto de Automatización del proceso
de depósitos de cheques mediante sistema de cámara de compensación para la cooperativa de
ahorro y crédito COOPMEGO; el patrocinador será el encargado de poner a
disposición del grupo del proyecto de los recursos monetarios necesarios para poder
178
cubrir el presupuesto de este, una vez firmado el Presupuesto establecido con las
respectivas reservas.
Los desembolsos serán mensualmente con el respaldo del Director Financiero y
control de Director del Proyecto, el presupuesto por mes se muestra en la tabla 92.
Tabla 92: Presupuesto por mes.
Año Mes Total
2019 Junio $ 19.213,25
Julio $ 48,00
Agosto $ 627,00
Septiembre $ 21.415,00
Octubre $ 29.121,67
Noviembre $ 35.638,33
Diciembre $ 40.595,00
Total 2019 $ 146.658,25
2020 Enero $ 6,00
Febrero $ 33,00
Marzo $ 11,00
Total 2020 $ 50,00
Total general $ 146.708,25 Elaborado por: Autores.
179
Figura 19: Informe del Costo mensual del Proyecto.
Elaborado por: Autores.
Responsables de costos por entregable y actividad
Tabla 93: Cuentas de control en la EDT.
Código Entregable Responsable
1 Gestión de proyectos.
1.1 Inicio Director del Proyecto
1.2 Planificación. Director del Proyecto
1.3 Ejecución Director del Proyecto
1.4 Monitoreo y control del proyecto. Director del Proyecto
1.5 Cierre del proyecto. Director del Proyecto
2 Adquisición de activos fijos.
2.1 Activos fijos tangibles. Coordinador
2.2 Activos fijos intangibles. Coordinador
3 Instalación y pruebas.
3.1 Instalación de hardware y software. Equipo del Proyecto
3.2 Reportes Equipo del Proyecto
4 Despliegue del sistema CCCH.
4.1 Formularios y registros bancarios. Coordinador del Proyecto
4.2 Capacitaciones Coordinador del Proyecto Elaborado por: Autores.
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
45000
Junio Julio Agosto Septiembre Octubre NoviembreDiciembre Enero Febrero Marzo
2019 2020
Co
sto
Informe de costo presupuestado
Total
180
Tabla 94. Estimación de Costos
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE
DEPÓSITOS DE CHEQUES MEDIANTE
SISTEMA DE CÁMARA DE
COMPENSACIÓN PARA LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
COOPMEGO
$ 84.725,00
ACTIVIDAD TIPO DE
RECURSO COSTO ESTIMACIÓN BASE
Gestión de proyectos. $ 2.160,00
Inicio $ 15,00
Gestionar reunión con Sponsor
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Desarrollar Acta de
constitución
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Presentar y firmar ACP
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Acta de Constitución aprobada
Planificación. $ 125,00 Ascendente Información
histórica
Planear Gestión de Interesados
Banco de Machala Trabajo $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Produbanco Trabajo $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Cooperativas de Ahorro y
Créditos Trabajo $ 5,00 Ascendente
Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria
(SEPS)
Trabajo $ 10,00 Ascendente Información
histórica
Banco Central del Ecuador Trabajo $ 10,00 Ascendente Información
histórica
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Planear Gestión de Alcance
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Planear Gestión de Tiempo
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
181
Planear Gestión de Costos
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Planear Gestión de Calidad $ 10,00 Ascendente Información
histórica
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Planear Gestión de Recursos
Humanos
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Planear Gestión de las
Comunicaciones
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Planear Gestión de Riesgos
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Planear Gestión de
Adquisiciones $ 10,00 Ascendente
Información
histórica
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Acta de Planificación
Ejecución $ 2.015,00 Ascendente Información
histórica
Realizar Acta de Inicio
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Realizar convenio con el BCE
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Realizar convenio con otras
financieras
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Adquirir y probar Token
Token Material $ 2.000,00 Ascendente Juicio de
expertos
182
Token listo
Monitoreo y control del
proyecto.
Registrar incidentes
Realizar informe de
desempeño del proyecto
Cierre del proyecto. $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Realizar la Transferencia del
producto.
Realizar Informe de lecciones
aprendidas.
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Firmar Acta de Entrega-
Recepción
Acta de cierre del proyecto.
Adquisición de activos
fijos. $ 82.470,00 Ascendente
Información
histórica
Activos fijos tangibles. $ 40.040,00 Ascendente Información
histórica
Buscar y cotizar proveedores
de Servidores
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Presentar oferta al Sponsor
Elaborar contrato de compra
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Adquirir Servidor
Servidor Material $ 20.000,00 Ascendente Juicio de
expertos
Servidor listo
Buscar y cotizar proveedores
de Scanner
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Presentar oferta al Sponsor
Elaborar contrato de compra
Adquirir Scanners
Scanners Material $ 20.000,00 Ascendente Juicio de
expertos
Herramientas técnicas Material $ 25,00 Ascendente Información
histórica
Escanners en sitio
Activos fijos intangibles. $ 42.430,00 Ascendente Información
histórica
Buscar y cotizar proveedores
de Software
Presentar oferta al Sponsor
183
Elaborar contrato de compra
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Gestionar pago
Proveedor de Software Trabajo $ 2.400,00 Ascendente Información
histórica
Adquirir Software
Software CCCH Material $ 40.000,00 Ascendente Juicio de
expertos
Herramientas técnicas Material $ 25,00 Ascendente Información
histórica
Software recibido
Instalación y pruebas. $ 125,00 Ascendente Información
histórica
Instalación de hardware
y software. $ 125,00 Ascendente
Información
histórica
Implementar los 19 scanners
Herramientas técnicas Material $ 25,00 Ascendente Información
histórica
Instalar servidor
Herramientas técnicas Material $ 25,00 Ascendente Información
histórica
Probar componente
Herramientas técnicas Material $ 25,00 Ascendente Información
histórica
Integrar sistema COBIS
Herramientas técnicas Material $ 25,00 Ascendente Información
histórica
Capacitaciones
Realizar el manual
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Documentación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Realizar la capacitación
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Herramientas técnicas Material $ 25,00 Ascendente Información
histórica
Evaluar capacitaciones
Equipos de computación Material $ 5,00 Ascendente Información
histórica
Personal capacitado $ 0,00 Ascendente Información
histórica
184
Reserva de contingencia
Tabla 95: Estimación de Costo por Trabajo de las Reservas de Gestión y de Contingencia.
Riesgos Costo Nivel de exactitud Bases de estimación
R01 1,650.50
+/-5%
Se fija costo
estimando los gastos
que implicaría
cambiar el sistema de
compensación, tanto
con el asesor externo,
como en la cotización
de nuevo equipo, en
caso de ser necesario.
R07 325.75
+/-5% Se fija un costo en
función a un
porcentaje je del 10%
de cheques devueltos,
multiplicado por el
costo de la comisión
operativa de $2,75
R08 1,779.25
+/-5% Se fija un costo
estimado por
incumplimiento de
contrato de acuerdo a
los establecido en el
mismo, cuyo
porcentaje es del
10%
R09 9,000.00
+/5% Se fija un costo para
completar el proceso
de compensación
completo por parte de
la Coop, según juicio
de experto del asesor
externo.
TOTAL 12,755.50 +/-5%
7.2. Línea base de costos
La línea base de costos elaborada por el Director de proyecto y aprobada por
el Patrocinador del proyecto, se presenta a continuación en la Tabla 96, donde se
muestra el presupuesto general del proyecto, y el desglose por entregables y sus
reservas de gestión del 5% y de contingencias, que en este caso ambas se calcularon
al 5%.
185
Tabla 96: Costo Total del Proyecto.
PROYECTO: AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE DEPÓSITOS DE
CHEQUES MEDIANTE SISTEMA DE CÁMARA DE
COMPENSACIÓN PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO COOPMEGO
ELABORADO POR: FIRMA:
APROBADO POR: FIRMA:
EDT ACTIVIDADES COSTO
1 Gestión de proyectos. $ 2.160,00
1.1 Inicio $ 15,00
1.1.1.1 Gestionar reunión con Sponsor $ 5,00
1.1.1.2 Desarrollar Acta de constitución $ 5,00
1.1.1.3 Presentar y firmar ACP $ 5,00
1.1.1.4 Acta de Constitución aprobada $ 0,00
1.2 Planificación. $ 125,00
1.1.2.1 Planear Gestión de Interesados $ 45,00
1.1.2.2 Planear Gestión de Alcance $ 10,00
1.1.2.3 Planear Gestión de Tiempo $ 10,00
1.1.2.4 Planear Gestión de Costos $ 10,00
1.1.2.5 Planear Gestión de Calidad $ 10,00
1.1.2.6 Planear Gestión de Recursos Humanos $ 10,00
1.1.2.7 Planear Gestión de las Comunicaciones $ 10,00
1.1.2.8 Planear Gestión de Riesgos $ 10,00
1.1.2.9 Planear Gestión de Adquisiciones $ 10,00
1.1.2.10 Acta de Planificación $ 0,00
1.3 Ejecución $ 2.015,00
1.1.3.1 Realizar Acta de Inicio $ 5,00
1.1.3.2 Realizar convenio con el BCE $ 5,00
1.1.3.3 Realizar convenio con otras financieras $ 5,00
1.1.3.4 Adquirir y probar Token $ 2.000,00
1.1.3.5 Token listo $ 0,00
1.4 Monitoreo y control del proyecto. $ 0,00
1.1.4.1 Registrar incidentes $ 0,00
1.1.4.1.1 Registrar incidentes $ 0,00
1.1.4.1.2 Registrar incidentes $ 0,00
1.1.4.1.3 Registrar incidentes $ 0,00
1.1.4.1.4 Registrar incidentes $ 0,00
1.1.4.1.5 Registrar incidentes $ 0,00
1.1.4.1.6 Registrar incidentes $ 0,00
1.1.4.1.7 Registrar incidentes $ 0,00
1.1.4.2 Realizar informe de desempeño del proyecto $ 0,00
1.1.4.2.1 Realizar informe de desempeño del proyecto $ 0,00
186
1.1.4.2.2 Realizar informe de desempeño del proyecto $ 0,00
1.1.4.2.3 Realizar informe de desempeño del proyecto $ 0,00
1.1.4.2.4 Realizar informe de desempeño del proyecto $ 0,00
1.1.4.2.5 Realizar informe de desempeño del proyecto $ 0,00
1.1.4.2.6 Realizar informe de desempeño del proyecto $ 0,00
1.1.4.2.7 Realizar informe de desempeño del proyecto $ 0,00
1.5 Cierre del proyecto. $ 5,00
1.1.5.1 Realizar la Transferencia del producto. $ 0,00
1.1.5.2 Realizar Informe de lecciones aprendidas. $ 5,00
1.1.5.3 Firmar Acta de Entrega-Recepción $ 0,00
1.1.5.4 Acta de cierre del proyecto. $ 0,00
2 Adquisición de activos fijos. $ 82.470,00
2.1 Activos fijos tangibles. $ 40.040,00
1.2.1.1 Buscar y cotizar proveedores de Servidores $ 5,00
1.2.1.2 Presentar oferta al Sponsor $ 0,00
1.2.1.3 Elaborar contrato de compra $ 5,00
1.2.1.4 Adquirir Servidor $ 20.000,00
1.2.1.5 Servidor listo $ 0,00
1.2.1.6 Buscar y cotizar proveedores de Scanner $ 5,00
1.2.1.7 Presentar oferta al Sponsor $ 0,00
1.2.1.8 Elaborar contrato de compra $ 0,00
1.2.1.9 Adquirir Scanners $ 20.025,00
1.2.1.10 Escanners en sitio $ 0,00
2.2 Activos fijos intangibles. $ 42.430,00
1.2.2.1 Buscar y cotizar proveedores de Software $ 0,00
1.2.2.2 Presentar oferta al Sponsor $ 0,00
1.2.2.3 Elaborar contrato de compra $ 5,00
1.2.2.4 Gestionar pago $ 2.400,00
1.2.2.5 Adquirir Software $ 40.025,00
1.2.2.6 Software recibido $ 0,00
3 Instalación y pruebas. $ 50,00
3.1 Instalación de hardware y software. $ 50,00
1.3.1.1 Implementar los 19 scanners $ 0,00
1.3.1.2 Instalar servidor adquirido $ 0,00
1.3.1.3 Probar componente $ 25,00
1.3.1.4 Integrar sistema COBIS $ 25,00
1.3.1.5 Sistema aprobado $ 0,00
3.2 Reportes $ 0,00
1.3.2.1 Reportar prueba de integración $ 0,00
1.3.2.2 Reportar prueba de funcionamiento $ 0,00
1.3.2.3 Aceptación del Hardware y Software $ 0,00
187
4 Despliegue del sistema CCCH. $ 45,00
4.1 Formularios y registros bancarios. $ 0,00
1.4.1.1 Realizar Formularios $ 0,00
1.4.1.2 Generar Registro Bancario CC1 $ 0,00
1.4.1.3 Generar Registro Bancario CC2 $ 0,00
1.4.1.4 Generar Registro Bancario CC3 $ 0,00
1.4.1.5 Compensar Reportes de Registros Bancarios $ 0,00
1.4.1.6 Registro Bancario Aprobado $ 0,00
4.2 Capacitaciones $ 45,00
1.4.2.1 Realizar el manual $ 10,00
1.4.2.2 Realizar la capacitación $ 30,00
1.4.2.3 Evaluar capacitaciones $ 5,00
1.4.2.4 Personal capacitado $ 0,00
TOTAL DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO $ 84.725,00
Reserva de Contingencia $ 12.755,50
LÍNEA BASE DE COSTOS $ 97.480,50
Reserva de Gestión $ 6.377,75
PRESUPUESTO DE PROYECO $ 103.858,25
Elaborado por: Autores.
8. GESTIÓN DE CALIDAD.
8.1. Plan de Gestión de la Calidad del Proyecto.
El Director del proyecto se reunirá con su equipo de proyecto y el auditor
interno, para planificar la gestión de la calidad con el uso de la herramienta de juicio
de expertos y entrevistas los interesados externos: Mario Pincay y Banco Machala,
representado por su representante legal, al cual se solicitará incluya a sus respectivos
técnicos de sistemas que tengan por lo menos 10 años operando el sistema de
compensación de cheques para que asesoren con respecto a la importancia de la
calidad que se debe considerar para obtener el producto esperado por el cliente.
Estas entrevistas serán registradas en un formato elaborado en Excel, a cargo
de un miembro del equipo del proyecto, donde las preguntas serán formuladas con
base a áreas inherentes al proyecto tales como finanzas, sistemas, calidad,
188
presupuesto, riesgos, proveedores y tiempo real de implementación del proyecto. A
continuación, se muestra en la tabla 97 el formato para las entrevistas y los campos
que contiene:
Responsable: Nombre del encargado de realizar las entrevistas.
Entrevistado: Gerentes Generales, Gerentes financieros, Colaboradores e
Ingenieros en Sistemas de Instituciones financieras que hayan implementado
el SCCCH con años de antelación.
Registrado por: Se menciona el nombre del miembro del proyecto encargado
de registrar las respuestas de la entrevista.
No. Entrevista: Numeración de la entrevista.
Rol 1: Se describirá el cargo que desempeña el responsable de realizar la
entrevista.
Institución Financiera: Nombre del Banco o Cooperativa donde se realizan
las entrevistas.
Rol 2: Cargo que desempeña el miembro del equipo del proyecto encargado
de registrar la entrevista.
Fecha de entrevista: Día, mes y año en el cual se realiza la entrevista.
Categorías de preguntas: Preguntas formuladas con base a áreas de finanzas,
sistemas, calidad, presupuesto, riesgos, proveedores, tiempo real de
implementación del proyecto y recomendaciones por parte de los
entrevistados.
Firma 1: Rúbrica del encargado de realizar las entrevistas.
Firma 2: Rúbrica del miembro del proyecto encargado de registrar las
respuestas de la entrevista.
Tabla 97. Formato para entrevista.
Responsable Rol 1
189
Entrevistado Cargo/
Institución
Financiera.
Registrado por Rol 2
No de entrevista Fecha de
entrevista:
Categorías de preguntas
Financiero Presupuesto
Pregunta 1 Pregunta 1
Respuesta 1 Respuesta 1
Sistemas Riesgos
Pregunta 1 Pregunta 1
Respuesta 1 Respuesta 1
Calidad Proveedores
Pregunta 1 Pregunta 1
Respuesta 1 Respuesta 1
Tiempo Recomendaciones
Pregunta 1 Pregunta 1
Respuesta 1 Respuesta 1
____________________________
Firma 1
__________________________
Firma 2
Elaborado por: Autores.
8.1.1 Política de Calidad.
La política de calidad será enunciada en reunión con el Patrocinador, el
Director de Proyecto y el equipo del proyecto. El Director del Proyecto se
encargará de socializarla a los involucrados del proyecto mediante correo
electrónico. A continuación, se detalla la política de calidad de CoopMego:
“En CoopMego nos comprometemos en la aplicación de la gestión de
calidad para supervisar que los objetivos del proyecto que estén alineados con
las estrategias organizacionales de la Cooperativa y que se cumplan, así como
realizar el seguimiento y control de los procesos inherentes a la calidad del
proyecto y producto, además de velar por la mejora continua con el fin de
satisfacer con los requisitos del cliente externo e interno.
190
8.1.2. Objetivos de Calidad.
El director del proyecto, mediante reunión con el director de gestión y
desarrollo definirán los objetivos para el aseguramiento de calidad del proyecto.
El documento a obtener es la línea base de calidad, detallado en la Tabla 98,
cuyo formato de llenado se especifica a continuación
Factor relevante: Se detalla el factor que incidirá en el cumplimiento de la
calidad del proyecto.
Objetivo de calidad: Se detalla el objetivo a cumplir para garantizar la
calidad del proyecto.
Métrica: Se detallan las métricas utilizadas para cumplir con los objetivos
de calidad; en el apartado 8.1.6 se detalle el tipo de métricas a utilizar.
Frecuencia de medición: Se detalla la frecuencia de medición para
garantizar la calidad del proyecto.
Tabla 98. Línea Base de Calidad
LINEA BASE DE CALIDAD
Factor Relevante Objetivo de calidad Métrica Frecuencia de calidad
Elaborado por: Autores.
8.1.3 Estándares de calidad.
El Director del proyecto junto con los miembros del equipo del proyecto,
el Sponsor y el Jefe de la Unidad de Riesgo, mediante la reunión ejecutada al
mismo tiempo que la planificación del Alcance, establecerán referencias de
calidad para los entregables del proyecto, estas referencias pueden consistir en
el PMBOK sexta edición, normas ISO dependiendo el entregable, reglamentos
internos de la empresa, ley de cheques, reglamento de usuario por parte del
191
Banco Central del Ecuador, y así garantizar el cumplimiento de los requisitos
en cada entregable. Esto se dejará reflejado en la tabla 99, con los siguientes
campos:
Entregable: En esta celda se enunciará el entregable del proyecto los cuales
se encuentran en el literal 5.2.2 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).
Estándares: En la columna siguiente se mencionará el estándar de calidad
que será de referencia para el entregable de primer nivel.
Tabla 99. Estándares de calidad para entregables de primer nivel. Entregable (primer nivel) Estándares de calidad (referencia)
Entregable 1. PMBOK sexta edición, Normas ISO, leyes financieras, reglamentos
internos, y otros según aplique el caso.
Entregable 2. PMBOK sexta edición, Normas ISO, leyes financieras, reglamentos
internos, y otros según aplique el caso.
Entregable 3. PMBOK sexta edición, Normas ISO, leyes financieras, reglamentos
internos, y otros según aplique el caso.
Elaborado por: Autores.
8.1.4. Roles y responsabilidades de la calidad.
El Director del proyecto junto con el Patrocinador y el equipo del
proyecto elaborarán en la reunión de planificación de la gestión de calidad un
cuadro en formato Excel donde van a identificar el rol de los involucrados en el
proceso de calidad y sus respectivas responsabilidades, esto como parte inicial
de la gestión de recursos donde se establecen los roles y responsabilidades de
todos los interesados del proyecto. Además de dejar registrado el cuadro de roles
y responsabilidades en Excel, un miembro del equipo del proyecto designado
elaborará un organigrama como se muestra en la figura 20. Luego de esto se
comunicará a los involucrados mediante un mail donde se dará un período de 24
horas para que emitan comentarios o aprobaciones preliminares. En caso de
existir comentarios se realizará una nueva reunión con los mismos integrantes
para considerar y evaluar los comentarios, entonces el Patrocinador y el Director
darán por aprobado el cuadro de roles y responsabilidades de la calidad. El
formato en Excel para identificar los roles y responsabilidades se muestra en la
tabla 100 que contiene los siguientes campos:
192
Rol: Es el papel que va a desempeñar el involucrado designado o miembro del
equipo del proyecto en el proceso de calidad del proyecto. En el siguiente
proyecto el director del proyecto y el equipo del proyecto han identificado
cinco roles principales y primordiales en la gestión de la calidad, estos son el
sponsor, el director del proyecto, el equipo del proyecto y el auditor interno.
En el formato además se describirá el nombre de la persona que desempeña el
rol designado.
Responsabilidades: Actividades que el involucrado designado o miembro del
equipo del proyecto debe llevar a cabo para que el proceso de calidad se lleve
a cabo para cumplir con los requisitos de calidad del proyecto.
Nivel de autoridad: En este campo se determinará el grado o nivel de
autoridad que cada interesado se le otorga para el cumplimiento de los
entregables asignados.
Supervisa a: Nombre de las personas a cargo.
Reporta a: Nombre de la persona a quien rinde cuentas por las
responsabilidades asignadas.
Profesión: Se mencionará el título profesional que se requiere que el
interesado posea o adquiera para tomar la responsabilidad de un entregable.
Perfil del interesado: Se describirá las habilidades esperadas en cada
interesado para que cumplan con la responsabilidad asignada.
Tabla 100. Roles y responsabilidades de la calidad.
Rol 1 – Nombre.
Responsabilidades
Nivel de Autoridad
Supervisa a
Reporta a
Profesión
Perfil del interesado.
Elaborado por: Autores.
193
Figura 20. Organigrama de Roles y responsabilidades de la calidad.
Elaborado por: Autores.
8.1.5. Entregables y procesos sujetos a control de calidad.
El Director del proyecto junto al auditor interno, mediante una reunión
definirán los entregables que están sujetos al control de calidad, dicho
documento será aprobado por el Sponsor, e incluirá la siguiente información
detallada en la Tabla 101:
Entregable: Se detallan los entregables sujetos a control de calidad.
Estándar de calidad: Se detalla el estándar de calidad aplicable al
entregable.
Responsable: Se detalla el responsable a cargo de dicho proceso / entregable.
Métrica: Se detallan las métricas aplicables al proceso o entregable; en el
siguiente apartado se detalle el tipo de métricas a utilizar.
Meta: Se detallan el objetivo para cada entregable del cual se asegurará el
cumplimiento de los parámetros de calidad.
Tabla 101. Roles y responsabilidades de la calidad.
ENTREGABLES ESTANDAR
DE CALIDAD RESPONSABLE METRICA META
Elaborado por: Autores.
194
8.1.6. Métricas de Calidad.
El Director del Proyecto, junto al equipo del proyecto y el auditor
interno, en la reunión de planificación de la calidad determinarán las métricas
de diagnóstico para los entregables sujetos al aseguramiento de calidad. La
métrica estará basada en un valor numérico, mediante el cual se comparará la
situación del proyecto respecto a lo planificado. Las métricas a definir, se
incluirán en la Tabla 102, cuyo ingreso de información se detalla a continuación:
Número: Se detallan la numeración por cada fila a llenar.
Parámetro: Se detallan el parámetro que se desea medir.
Métrica: Se detallan las métricas aplicables al parámetro que se va a medir.
Tolerancia: Se detalla el nivel de tolerancia de la métrica a medir.
Tabla 102. Métricas de calidad para los entregables.
Elaborado por: Autores.
8.1.5. Gestión de la calidad.
Para el proceso de gestión de calidad se utilizarán las siguientes
herramientas:
Auditoria: El auditor interno realizará sorpresivamente una auditoría al
mes, para determinar que se cumplen con las políticas establecidas en el plan de
dirección de proyecto, así como el avance de cumplimiento relacionados con los
objetivos de calidad. El documento a obtener será el Informe de auditoría (tabla
103), cuyo detalle de llenado se realizará de la siguiente manera:
Métricas de calidad para los entregables
Número Parámetro Métrica Tolerancia
195
Área o proceso auditado: Se detalla el área o proceso a auditar relacionado
con los objetivos de calidad del proyecto.
Fecha: Se detalla la fecha en que se realiza la auditoria.
Actividad auditada: Se detalla la actividad a auditar.
Objetivo de la revisión: Se detalla el objetivo relacionado con el
cumplimiento de disposiciones reglamentarias y/o legales, en la ejecución de
procesos.
Situación encontrada: Se detalla la falencia detectada en la auditoria.
Recomendación: Se detalla la recomendación del auditor interno.
Estrategia: Se detalla la estrategia a implementar. Este apartado será llenado
por el director del proyecto.
Responsable: Se detalla el nombre del responsable del proceso auditado
Cargo: Se detalla el cargo del responsable del proceso auditado.
Tabla 103. Informe de Auditoria.
INFORME AUDITORIA
Área o Proceso Auditado:
Fecha
Objetivo de la Revisión:
Situación encontrada Recomendación Estrategia Responsable Cargo
Elaborado por: Revisado por
Elaborado por: Autores.
En caso de encontrar falencias, adicionalmente se las registrará en un
reporte de no conformidad, cuyo contenido se detalla en la tabla 104. El reporte
de no conformidad será enviado vía correo electrónico al Director de proyecto
para que mediante solicitud de cambio presente al Sponsor las acciones
196
correctivas o preventivas, dependiendo el caso. El formato de no conformidad
contendrá la siguiente información:
Responsable: Nombre de la persona a realizar y registrar el reporte de
no conformidad.
Fecha: Día, mes, y año del registro de no conformidad.
Descripciones de no conformidades detectadas: Enunciado de algún
proceso, o calidad del producto que se detecte durante la ejecución del
proyecto, el cual no cumple con los requisitos de calidad solicitados por loe
interesados.
Tabla 104. Reporte de No Conformidades.
Reporte de No Conformidades.
Responsable
Fecha:
Descripción de no conformidades
detectadas.
Acciones correctivas.
Cumplimiento de los requisitos de calidad
Responsable de cumplimiento.
Aprobación.
Elaborado por: Autores.
Resolución de problemas: Para la resolución de problemas, el director de
proyecto.
8.1.6. Control de la calidad.
Para el control de calidad se utilizará la herramienta de lista de
verificación; el Auditor interno es el encargado de elaborar la lista de
197
verificación, la misma que servirá para verificar que las actividades para cumplir
con los entregables se están ejecutando. El auditor interno recolectara datos con
la finalidad de corroborar que los criterios de aceptación se cumplan. La tabla
105 contiene la información de la lista de verificación el llenado se realizará de
acuerdo al siguiente detalle:
Código EDT del entregable: Código numérico secuencial del
segundo nivel de la EDT.
Entregable: En esta celda se enunciará el entregable de primer nivel
en la EDT del proyecto.
Criterios de Aceptación: Detallar el criterio de aceptación registrado
en el plan del Alcance.
Documentos de verificación: Mencionar los documentos de
verificación que el Director de proyectos y el equipo del proyecto
necesitarán para corroborar que se hayan cumplido los criterios de
aceptación.
Cumplimiento: Se divide en tres recuadros que son los siguientes
− Objetado: Que el documento de verificación se encuentra
incompleto.
− Aprobado: El documento de verificación respalda la ejecución del
entregable.
− Observaciones: Estas pueden existir aún si el documento de
verificación respalde la ejecución del entregable. Esto puede ser
un consejo de mejora o cambio para próximos proyectos.
Firmas: Al documento será certificado con la respectiva firma del
Director del Proyecto y del Patrocinador.
198
Tabla 105. Lista de Verificación
Código Entregables Criterios de
aceptación Documentos de verificación Cumplimiento.
Objetado Aprobado Observaciones.
E1 Entregable 1. Criterios de
aceptación. Actas de entrega y recepción, Actas de reunión.
E2 Entregable 2. Criterios de
aceptación. Actas de entrega y recepción,
Actas de reunión.
E3 Entregable 3. Criterios de
aceptación. Actas de entrega y recepción,
Actas de reunión.
Firma del Patrocinador.
Firma del Director de Proyecto
Elaborado por: Autores.
8.2. Objetivos de calidad.
Tabla 106. Objetivos de calidad.
LINEA BASE DE CALIDAD
Factor Relevante Objetivo de calidad Métrica
Frecuencia
de calidad
Desempeño en tiempo
SPI=0.95 Índice de desempeño de
cronograma
Quincenal
Desempeño en costos
CPI= 0.95 Índice de desempeño del
costo
Quincenal
Desempeño del proyecto 5% defectos de desarrollo
Productos no conforme Mensual
Calidad del producto
100% personal capacitado Evaluaciones teóricas y
practicas
Al finalizar
capacitación
Elaborado por: Autores.
8.3. Desarrollo de Estándares de calidad.
Tabla 107. Estándares de calidad para entregables Entregables Estándares de calidad (referencia)
Plan para la dirección del
proyecto.
PMBOK sexta edición.
Reglamentos internos de la cooperativa.
Normas APA sexta edición.
Hardware y Software ISO 27001:2013 Sistema de gestión de la Seguridad de la Información. ISO/IEC 9126:2001 Ingeniería y calidad del software.
Adquisición de activos fijos. ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad.
Instalación y pruebas ISO 27001:2013 Sistema de gestión de la Seguridad de la Información.
ISO/IEC 9126:2001 Ingeniería y calidad del software.
Manual de operación del usuario del Sistema de Cámara de Compensación de Cheques.
Capacitación Norma técnica del subsistema de capacitación y formación.
Reglamentos internos de la cooperativa.
199
Manual de operación del usuario del Sistema de Cámara de Compensación de
Cheques.
Elaborado por: Autores.
8.3. Desarrollo de los Roles y responsabilidades de calidad, y organigrama de la
calidad.
Tabla 108. Roles y responsabilidades de la calidad.
Rol 1
Patrocinador
Dr. Geovanny Bustos
Responsabilidades Es la persona que revisa y aprueba de manera
definitiva solicitudes de cambio, acciones correctivas
y parámetros de calidad del proyecto.
Nivel de Autoridad Alta, debido a que aprueba todos los parámetros de
calidad del proyecto.
Supervisa a A Ing. Marcelo Guzmán Director del Proyecto.
Reporta a N/A
Profesión Gerente General
Perfil del interesado. Habilidades blandas, experiencia mínima para el
cargo de gerencia 20 años.
Rol 2
Director Del Proyecto
Ing. Marcelo Guzmán
Responsabilidades Liderar, supervisar y coordinar a su equipo de
proyectos para que gestionen las actividades
asignadas para cumplir con el plan de calidad, la
gestión y control de calidad, además de supervisar que
se ejecuten las actividades para la mejora continua de
los procesos. También es el encargado de controlar
que el alcance, costos, tiempo se mantengan dentro de
lo planificado.
Nivel de Autoridad Controla y realizar seguimiento a su equipo de trabajo
y a los involucrados en el proyecto para que cumplan
con los entregables asignados.
Supervisa a Al equipo del proyecto e involucrados en el proyecto.
Reporta a Patrocinador – Dr. Geovanny Bustos.
Profesión Ing. Comercial, Gerente de Proyectos
Perfil del interesado. Habilidades blandas, experiencia mínima para el
cargo de gerencia 10 años.
Rol 3
Equipo del proyecto
Responsabilidades Gestionar las actividades referentes a plan de calidad
para que se cumplan los requisitos de cada entregable.
Nivel de Autoridad Elaborar y revisar los entregables asignados.
Supervisa a Pueden supervisar a otros interesados como
proveedores, técnicos.
Reporta a Patrocinador - Ing. Marcelo Guzmán.
Profesión Ingeniería Comercial, Marketing, Economista y
afines.
Perfil del interesado. Experiencia mínima para el cargo de gerencia 5 años.
Rol 4 Auditor de
calidad
Responsabilidades Inspeccionar los procesos del proyecto y actividades,
verificando que se cumpla la gestión de calidad
planificada con el fin de cumplir con los requisitos del
cliente.
200
Nivel de Autoridad Supervisar que los procesos y actividades sean
ejecutados bajo estándares de calidad.
Supervisa a A todos los interesados que estén involucrados en los
procesos del proyecto
Reporta a Al Director del Proyecto y al Comité evaluador.
Profesión Auditor Interno de Sistemas de Gestión de la Calidad
ISO 9001:2015
Perfil del interesado. Experiencia mínima 5 años en gestión y auditoría de
calidad.
Rol 5 Comité
Evaluador
Responsabilidades Se encargan de evaluar que los procesos sean los
necesarios para cumplir con la Gestión de calidad,
Nivel de Autoridad Supervisan que los objetivos de calidad se cumplan
para conseguir los requisitos del cliente se cumplan
bajo los estándares de calidad que el producto
requiere.
Supervisa a Director del Proyecto y al Auditor de calidad.
Reporta a Al Patrocinador del Proyecto.
Profesión Auditor Interno de Sistemas de Gestión de la Calidad
ISO 9001:2015
Perfil del interesado. Experiencia mínima 10 años en gestión y auditoría de
calidad.
Firma Dr. Geovanny Bustos. Firma – Ing. Marcelo Guzmán
Elaborado por: Autores.
Figura 21. Organigrama de Roles y responsabilidades de la calidad
Elaborado por: Autores.
201
8.4. Desarrollo de la lista de verificación.
Tabla 109. Lista de Verificación.
Entregables Lista de Verificación Documento de
verificación
Cumplimiento
Objetado Aprobado Observaciones
Acta de
constitución
del proyecto
Que se elaboren 2 juegos de este documento el cual
será ejecutado en archivo Word 2013 e impreso en formato A4, en folder color blanco, cada juego será
destinado para el Patrocinador y el Director del
proyecto
PMBOK sexta edición
Debe contener Nombre del proyecto, justificación del
proyecto, objetivos del proyecto, requisitos de alto
nivel, supuestos del proyecto, restricciones del proyecto, riesgos de alto nivel, resumen del
cronograma de hitos, resumen del presupuesto, lista de
interesados clave, requisitos de aprobación del proyecto, director del proyecto asignado y nombre del
patrocinador.
Plan para la
dirección del
proyecto
Que se elaboren tres juegos de este documento el cual
será ejecutado en archivo Word 2013 e impreso en formato A4, en folder color blanco, cada juego será
destinado para el Patrocinador, Director del proyecto y
uno para el equipo del proyecto. Además cada carpeta debe incluir un DVD de 4gb con toda la información
de la carpeta grabada.
PMBOK sexta
edición
Cada folder que contenga el plan para la dirección del proyecto debe estar debidamente firmado por el
Patrocinador y el Director del proyecto.
El plan para la dirección debe contener un índice por
títulos, gráficos, tablas, figuras y anexos que faciliten
la búsqueda de información relevante por parte del
Patrocinador, Director del proyecto y del equipo de
proyecto.
El esquema del Plan para la dirección del proyecto debe contener Gestión de Interesados, alcance, tiempo,
costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones,
riesgos y adquisiciones.
Convenio con
el BCE
Carta de convenio al BCE, solicitando el registro de
usuario al sistema de cámara de compensación de
cheques, indicando el número de cuenta corriente de la Cooperativa.
Formulario para convenios
con el Banco
Central del Ecuador (BCE)
Carta en formato A4 elaborado en Word.
Formulario en Word tamaño A4 lleno con los datos de
los usuarios que contenga nombre completo, número
de cédula de identidad, dirección, teléfono, teléfono celular, firma, y seleccionar las opciones donde el
usuario tendrá acceso que puede ser a consultas
generales, consulta de imágenes, catálogos, manuales y servidor SFTP.
Disparador que causó el incidente, el impacto que
causó en el proyecto y si generó algún costo extra o no.
La carta y formularios originales firmados deben
quedar escaneados y archivados para constancia del registro en el BCE.
Token
Dimensiones 70 x 25 x 15 mm. Tamaño similar a un
pendrive. Especificacion
es técnicas del
Conexión nativa USB.
202
CPU de 8 bit. token según
requisitos de
los interesados
Marca Alladin, no marca safenet por no ser permitidos
al no cumplir con la certificación FIPS por el bajo
nivel de seguridad requerido.
Color morado con carcasa LED para que al encenderse
registra actividad del Token,
Propia generación de llaves o clave.
Debe cumplir con el estándar para Smart cards ISO
7816 1-2-3-4.
Memoria ROM: 96k, EEPROM: 32K Y RAM. 4K
EEPROM mayor a 400.000 ciclos /escritura.
10 años para retención de información
Certificación FIPS 140-1 nivel 2.
Certificación IP58 garantiza resistencia al polvo y
agua.
Formato en archivo Excel, A4 que incluya fecha del
incidente, involucrados, soluciones y sanciones en
caso de que el caso amerite.
Disparador que causó el incidente, el impacto que causó en el proyecto y si generó algún costo extra o
no.
Firma del Director del proyecto, Gerente del área a cargo donde se suscitó el incidente y Jefe de talento
humano
Registro de
incidentes.
Formato en archivo Excel, A4 que incluya fecha del
incidente, involucrados, soluciones y sanciones en caso de que el caso amerite.
Registro de incidentes
Disparador que causó el incidente, el impacto que
causó en el proyecto y si generó algún costo extra o no.
Firma del Director del proyecto, Gerente del área a
cargo donde se suscitó el incidente y Jefe de talento
humano
Informe de
desempeño
del proyecto
Formato en archivo Excel, A4 con la firma del Director del proyecto, Gerente del área a cargo o
responsable del trabajo y Patrocinador.
Informe de desempeño del
proyecto
Porcentaje de avance estimado y real a la fecha de
cierre, variación del cronograma, índice de desempeño
del cronograma, variación de costos, índice de desempeño de costos, lecciones aprendidas,
recomendaciones, firma de la persona que elabora y
revisa el informe, también la firma de aprobación.
Acta de
Transferencia
de producto.
El Director del proyecto debe socializar el plan para la
dirección del proyecto al Patrocinador y al equipo del proyecto mediante una reunión final formal y por vía
electrónica. En la reunión se requiere que el
patrocinador, director de proyecto y cada miembro del equipo del proyecto deben firmar un acta de recepción
del documento impreso y enviar un correo de
respuesta como confirmación de lectura de la socialización vía mail.
Acta de
transferencia del producto
Para la transferencia de producto se debe entregar una
carpeta que contenga manual de uso y mantenimiento,
cotizaciones, presupuesto total aprobado del proyecto, contactos con el proveedor, analistas y técnicos.
También la carpeta contará con un informe de que el
producto cumple con todos los requisitos y estándares
203
de calidad que el producto requiere. La carpeta debe
contener un cd con toda la información grabada.
Informe de
lecciones
El informe debe contener documentado toda situación que se presentó que pudo ocasionar un problema u
oportunidad, donde también se registrará la respuesta a esa situación, el impacto que tuvo en alcance,
cronograma, costos, riesgos para poder considerarlos
en proyectos futuros. Informe de
lecciones
aprendidas
Firma del Patrocinador y el Director del proyecto.
Formato Word en A4, archivado en físico y digital.
Enviado en formato PDF (escaneado) enviado al Patrocinador, director del proyecto a todos los
interesados.
Acta de cierre
del proyecto.
El acta debe constar con el alcance del proyecto, los entregables, un cuadro con todos los entregables
aceptados.
Firma del Patrocinador y el Director del proyecto.
Formato Word en A4, archivado en físico y digital.
Enviado en formato PDF (escaneado) enviado al
Patrocinador, director del proyecto a todos los interesados
El acta de cierre debe socializarse con todos los
involucrados del proyecto.
Firma de los interesados a quienes se le comunicó el informe de cierre del proyecto.
Servidor
Equipo con capacidad de almacenamiento de archivos
tipo imágenes.
Especificacione
s técnicas del
servidor según requisitos de
los interesados
Servidor SFTP con capa de cifrado en el proceso de
autentificación entre el cliente (bancos y cooperativas),
y la transferencia de documentos desde lugares cercanos o remotos con el servidor.
Servidor SFTP compatible con el sistema operativo
Windows 7 o superior.
El servidor bajo medida de seguridad de
enjaulamiento, que permite resguardar información
delicada y además permita asignar a los usuarios permisos de lectura, escritura y ejecución.
Compatibilidad con el programa FileZilla o winsLa
transferencia y descarga segura de documentos, se instalará el programa FileZilla que es compatible con
el servidor y además es utilizado por la red de Bancos
y Cooperativas del Ecuador.
FileZilla permite la transferencia de archivos de más de 4 Gb.
Que permita la opción de contratar espacio en la nube.
Se debe dejar constancia mediante un acta de entrega – recepción de los bienes adquiridos. El acta debe contar
con la siguiente información: Cantidad por equipo,
nombre, código, estado del equipo, tiempo de la garantía y especificaciones técnicas.
Scanner
Scanner de cheque LS150 o similar color plomo o
negro. Especificacione
s técnicas del scanner según
requisitos de
los interesados
Conexión vía puerto LAN dos vías e inalámbrica.
Dimensiones 17,5 cms. de ancho x 14 cms. de profundidad y 24 cms. de alto.
Cantidad de scanner: 40 unidades.
204
Con Puerto USB. 2.0, nivel de ruido 55 db
Compatible con Windows vista, 2000, xp y 7 (32 y 64 bits)
Software
El sistema operativo que sea compatible con el
software NET-FRAMEWORK versión 4.0 es el
Windows XP Professional versión 5.1, internet Explorer 6.0 p Firefox.
Especificacione
s técnicas del
software según requisitos de
los interesados.
El software a instalar requiere computadores con una
memoria RAM de 1024 MB o superior, con procesador Intel Core I10 superior a 1.0 GHz.
El Software a instalar y que es requisito del Banco
Central del Ecuador para poder acceder al sistema de cámara compensación, es el NET-FRAMEWORK
versión 4.0.
El software debe permitir automatizar procesos
contables para que se generen archivos, planos para conciliaciones automáticas.
Debe ser compatibles con Windows, debe ser de
lenguaje de programación JavaScript para el cliente y
PHP 5.2.6 para el servidor, servidor web apache 2.2.8, gestor de base de datos MySQL 5.0.51b con un
entorno de desarrollo integrado NetBeans 8.0.2.
El software debe permitir realizar consultas y generar reportes o informes en línea de las transacciones
diarias en formatos Excel, Word, PDF y HTLM. Los
reportes o informes que se requieren son listado de cheques enviados y recibidos, lista de cheques girados,
por cobrar, cobrados o rechazados, y el banco al que
pertenecen.
Generar Informes o reportes de ingresos y egresos
diarios, quincenales, mensuales y anuales.
Que cumpla con los procesos de intercambio de
información, aprobados y exigidos por el Banco Central del Ecuador.
Interfaz interactivo con menú de ayuda para escaneo
de cheques.
Que acepte todo tipo de cheques bajo el reglamento de
la ley de cheques para las instituciones del sistema
financiero del Ecuador
Que incluya dos módulos: Administrativo – Operativo
El desarrollo del software debe contemplar que se
puedan realizar actualizaciones al manual operativo.
Permitir crear perfiles en el sistema para dar permisos
a las diferentes funcionalidades del mismo.
El sistema del software debe incluir una alarma y
bloqueo temporal del usuario en caso de tres intentos
fallidos por el ingreso de código para el uso del sistema.
La parte Operativa debe incluir:
§ Captura de imagen
§ Ingreso de registros de respaldo § Importación de imágenes de cheques
§ Manejo de imágenes
§ Creación de lotes de cheque por fechas § Manejo de horarios normal y diferido
§ Consulta de cheques
§ Generación de archivos para cámara de compensación
§ Cámara preliminar de compensación
§ Cámara final de compensación. § Módulo de auditoria
205
Instaladores
de servidor y
scanner
Que incluya usuario y clave únicamente para los
administradores del aplicativo.
Acta de entrega-
recepción por la
instalación del hardware y
software
Que realicen actualizaciones automáticas.
Que sea instalado mediante el administrador principal
(matriz).
Que sean conectados en una fuente de energía alterna.
El técnico debe verificar que la fuente de energía tenga
un 98% de flujo de energía eléctrica alterna.
Que sea equipo nuevo.
Prueba de
componente
Que se incluya las mejoras que se puedan realizar al desarrollo.
Informe de
prueba de componente
Que se incluya los requisitos del componente y el
diseño detallado
Que la base de datos pueda exportarse.
Las pruebas de componente deben respaldarse con un
informe de pre operatividad del área de sistemas.
Reportes de
pruebas de
integración
Se debe completar el 100% de pruebas unitarias, por
cada módulo que incluya la herramienta. Reporte de
inspección de pruebas de
integración
El porcentaje de casos de éxitos debe ser superior al
95%.
Reporte de
pruebas de
funcionamien
to
Las pruebas funcionales deben cumplir al 100% los
requisitos de los interesados.
Reporte de inspección de
pruebas de
funcionamiento
Las pruebas de volumen deben simular al 120% de la
capacidad instalada de las operaciones en la
institución.
El sistema debe poder recuperarse ante fallos, tanto de
equipo físico como lógico, sin comprometer la integridad de los datos.
Las pruebas de entorno deben indicar una compatibilidad mínima del 80% con el resto de
programas.
Incluir claves para el control de acceso al sistema para
evitar alteraciones indebidas en las bases de datos o
datos.
El sistema debe tener una adaptabilidad a las
necesidades de los usuarios e interesados
Informe de
aceptación del
hardware y
software
Detalle de los elementos entregados del Ing. José Luis
Loján al Director de Proyectos el Ing. Marcelo Guzmán.
El documento debe incluir un check list de las pruebas aprobadas, realizadas al software.
Contacto del proveedor.
Detalle de las especificaciones técnicas del hardware y software.
El informe debe contener las firmas del Ing. Marcelo
Guzmán como Director de Proyectos, el Ing. José Luis Loján como el Director de tecnología y el Ing. Carlos
Pizarro como el Jefe de Infraestructura tecnológica.
Informe de
aceptación del
hardware y
software
Formularios y
registros
bancarios
Carta a los siguientes bancos, banco Produbanco, banco del Pacífico, solicitando el registro para realizar
las transacciones por medio del sistema de cámara de
compensación de cheques
Plantilla para registros
bancarios para
realizar transacciones
interbancarias
Carta en formato A4 elaborado en Word.
206
La carta y formularios originales firmados deben
quedar escaneados y archivados para constancia del
registro con cada las entidades bancarias.
Manual de
uso para
scanner y
software
Que contenga información gráfica explicativa.
Plantilla para manuales de
uso de software
y hardware
Debe estar estructurado con un listado de descripciones y abreviaturas.
Debe un apartado incluya posibles errores comunes y su respectiva solución y respuestas a preguntas
frecuentes.
El manual debe contener especificaciones técnicas del hardware y software, advertencias de seguridad,
mantenimiento y limpieza
Garantías, factura con el costo del hardware y contacto
del proveedor.
El manual debe ser elaborado en Word, formato A4, firmado por el Ingeniero Técnico, escaneado para
formato PDF. Archivado en un folder negro que
incluya un CD.
Cantidad de manuales: 19 unidades, uno para cada agencia de la cooperativa.
Enviado por mail a los involucrados en el proyecto, y archivado en la red de la empresa con acceso para el
Patrocinador, director del proyecto, para el equipo del
proyecto y personal de operaciones.
Que contenga información gráfica explicativa.
Debe estar estructurado con un listado de problemas o
posibles fallas con las posibilidades de solución sirven
para evitar llamar al técnico que caso de que no esté disponible.
Máximo deben existir treinta posibles soluciones
Debe existir una carpeta tamaño A4 en físico y digital.
Capacitación
Capacitación 100% teórica y práctica del proceso,
hardware y software.
Protocolo de la
Cooperativa para
capacitaciones
Evaluación al personal capacitado y la nota mínima de
aprobación es de 8/10.
Horarios de capacitación 5 horas en total de
capacitación por agencia de la cooperativa, impartida
por el técnico del proveedor del hardware y software. Se deben formar dos grupos, el primero reúne al
personal de la provincia de Loja, El Oro y Zamora Chinchipe y el segundo grupo le corresponde a la
provincia del Azuay y Morona Santiago
FIRMA DEL PATROCINADOR FIRMA DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
8.5. Desarrollo de las métricas para los entregables.
Tabla 110. Métricas de calidad para los entregables.
207
Elaborado por: Autores.
Tabla 111. Métricas de calidad del proyecto.
Áreas de conocimiento. Métricas.
Tiempo. SPI ≥ 0,95
Costos. CPI ≥ 0,95
Elaborado por: Autores.
9. GESTIÓN DE LOS RECURSOS.
El objetivo del presente plan, es detallar los procesos y actividades para
identificar, adquirir y gestionar los recursos del proyecto.
9.1. Plan de gestión de los recursos del proyecto
9.1.1. Proceso de estimar los recursos de las actividades
Tanto el jefe de recursos humanos, como el director de gestión y
desarrollo, serán los responsables de estimar los recursos tipo humano para cada
una de las actividades implementadas para la ejecución del proyecto; los mismos
Entregable Métricas Tolerancia Frecuencia
Gestión de proyectos. El índice de rendimiento programado =
total actividades programadas a la fecha
de corte/ total actividades cumplidas a la
fecha de corte
< a 1 indicador de actividades por
cumplir,
= a 1 indicador de total de
actividades cumplidas o
finalizadas.
Quincenal.
Diseño y desarrollo del
software.
Índice de avance diseño y desarrollo
programado = Avance de diseño y
desarrollo programado/Avance de
diseño y desarrollo a la fecha de corte.
< a 1 indicador de avance de
diseño y desarrollo del software
por terminar,
= a 1 indicador del avance de
diseño y desarrollo del software
completado.
Semanal.
Adquisición de activos fijos Índice de activos adquiridos = Número
de activos estimados- número de activos
por comprar/ número de activos
estimados.
< a 1 indicador de activos por
adquirir,
= a 1 indicador del total de activos
adquiridos.
Quincenal.
Instalación y pruebas Índice de pruebas aprobadas= Número
total de pruebas estimadas -número de
pruebas no realizadas/ Número total de
pruebas estimadas
< a 1 indicador de pruebas por
realizar,
= a 1 indicador del total de pruebas
realizadas o aprobadas.
Semanal.
Despliegue del sistema SCCH. Índice de asistencia = Número de
asistentes invitados - Números de
ausentes/ Número de asistente invitados.
< a 1 indicador de ausencia,
= a 1 indicador de asistencia
completa.
Semanal.
208
se reunirán junto con un miembro del equipo del proyecto y garantizarán la
disponibilidad del recurso humano para cada actividad.
Por otro lado, para la estimación de recursos tipo materiales se reunirá al
jefe financiero, el director de gestión y desarrollo y el director del proyecto,
quienes aparte de las reuniones, utilizarán herramienta juicio de expertos para
elaborar una estructura de desglose de recursos por cada entregable o paquete
de trabajo, el cual previa aprobación por parte del director de proyecto, será
sumillado por el sponsor. El documento incluirá los siguientes campos, y será
llenado de la siguiente manera como se muestra en la tabla 112:
Actividad: Incluye el nombre de la actividad a ejecutar.
Tipo de recurso: Detalla el tipo de recurso por cada entregable, el cual
puede ser.
− Trabajo: Recurso parametrizado por la persona a cargo de la
actividad, a la cual se le asigna una tasa estándar por hora.
− Costo: Recurso parametrizado por costo de la actividad.
− Material: Recurso parametrizado por los equipos a utilizar en la
actividad.
Recurso: Incluye el detalle de los recursos identificados previamente, sean
estos costo, material o trabajo.
Tabla 112. Formato Estructura de Desglose de Recursos
Elaborado por: Autores.
Recurso
Recurso
Recurso
Recurso
Recurso
Recurso
Recurso
Recurso
Recurso
Recurso
Recurso
Recurso
Tipo de recurso
Tipo de recurso
Tipo de recurso
Tipo de recursoActividad 1
Tipo de recurso
Actividad 2
Tipo de recurso
209
9.1.2. Proceso de adquirir recursos
El director de proyecto estará a cargo del proceso adquisición de
recursos, quien se reunirá con el director financiero, director de gestión y
desarrollo y el jefe de recursos humanos; adicionalmente en dicha reunión se
incluye al director de tecnología, ya que se lo realiza conjuntamente con el
proceso 6.4 Estimar los recursos de las actividades, en el plan de Gestión de
Cronograma. El documento será revisado y aprobado por el sponsor. En dicha
reunión se determinará los recursos necesarios para cada actividad, los cuales
serán detallados en la matriz de asignación de recursos la cual está en la tabla
113 y cuyo formato contendrá la siguiente información:
Entregable: Nombre del entregable.
Actividad: Detalla el nombre de la tarea a ejecutarse para cumplir el
entregable descrito en el apartado de Gestión de Alcance (EDT).
Recurso: Se identificará al recurso para ejecutar la actividad.
Tipo: Se asignará dependiendo el tipo de recurso a asignarse, los cuales
pueden ser:
− Costo: Recurso monetario que no depende de la duración de una tarea
o actividad.
− Trabajo: Recurso que permite asignar una tasa estándar por tiempo
(hora); comúnmente utilizado para mano de obra.
− Material: Recurso que permite asignar los materiales que se utilizarán
en función de ejecutar una actividad.
Cantidad: Define el número de recursos para ejecutar la actividad.
Disponibilidad: Define la disponibilidad de uso del recurso en el proyecto de
acuerdo a sus características.
210
Tabla 113. Matriz Asignación de Recursos.
Asignación de recursos de las actividades.
Entregable
Actividad Recurso Tipo Cantidad Disponibilidad
Elaborado por: Autores.
Una vez asignados los recursos, se utilizará la matriz RACI (Ver tabla
114) para determinar los responsables de cada actividad y que el equipo del
proyecto tenga referencia sobre la responsabilidad de cada actividad. Los datos
a ingresar en la matriz, son los siguientes:
Entregable: Nombre del entregable a desarrollar.
Actividad: Detalla el nombre de la tarea a ejecutarse para cumplir el
entregable descrito en el apartado de Gestión de Alcance (EDT).
Rol: Detalla los responsables claves de cada actividad relacionada con los
entregables. Cada rol deberá ser clasificado dependiendo su responsabilidad en
la actividad, la misma que podrá ser:
R=Persona responsable de ejecutar la actividad
A=Persona responsable de que la tarea se finalice o entregue.
C=Persona a quien se consulta información o datos de las actividades
I= Persona a quien se les informa sobre las actividades.
211
Tabla114. Matriz RACI.
Elaborado por: Autores.
9.1.3. Proceso de desarrollar el equipo.
La dirección de gestión y desarrollo en coordinación con la dirección de
negocios, la jefatura de recursos humanos y el director del proyecto, estarán a
cargo del desarrollo del equipo del proyecto; una de las herramientas a utilizar
será la evaluación del rendimiento de los miembros del equipo mediante la cual
el jefe de RR.HH. entregará un formato de evaluación (Ver tabla 115) a cada
jefe departamental cuyo personal este incluido en la ejecución del proyecto. La
evaluación será llenada por el jefe departamental de manera mensual, y enviada
vía correo electrónico al director del proyecto, quien a su vez analizará el
desempeño de cada integrante y si el promedio del puntaje está por debajo de 3
puntos, convocará a una reunión con dicho integrante y su jefe directo para poder
determinar que influye negativamente en su bajo desempeño. La evaluación de
desempeño contendrá la siguiente información:
Nombres y Apellidos del evaluado: Se detalla del nombre de la persona
a evaluar.
Área del proyecto: Se detalle del área de influencia del proyecto
Nombres y Apellidos del evaluador: Se detalla el nombre del
evaluador, por lo general será el jefe inmediato.
Cargo del evaluador: Se detalle el cargo de la persona quien realiza la
evaluación.
MATRIZ RACI
ENTREGABLE
Actividad ROL ROL ROL ROL
212
Conceptos a evaluar: Se detallarán aspectos relacionados con el
desempeño laboral, actitudes y habilidades del evaluado; cada aspecto
deberá puntuarse de acuerdo a los siguientes parámetros. En cuanto a los
conceptos a evaluar, el evaluador se regirá al siguiente detalle:
Tabla 115. Conceptos a evaluar.
Conceptos a evaluar CONCEPTO
DESEMPEÑO LABORAL
Responsabilidad Asume las tareas y funciones con empeño y dedicación.
Calidad del trabajo Coherencia entre el trabajo solicitado y el efectivamente realizado, utilizando adecuadamente los recursos
Planeación y organización
Es la capacidad de determinar eficazmente las metas y prioridades de su tarea, área, proyecto estipulando la acción, los plazos y los recursos requeridos.
Apego a normas y procedimientos Grado de cumplimiento de las normas, procedimientos y políticas existentes
Conocimiento Técnico Conocimiento de distintas herramientas, programas y sistemas necesarios para desarrollar su trabajo
Conocimiento Funcional Comprensión de tareas, procedimientos y técnicas del trabajo
ACTITUDINAL
Actitud hacia la empresa Hace suyo los intereses institucionales y la capacidad de adherirse a sus lineamientos
Actitud hacia compañeros Genera un ambiente de integración, camaradería, respeto y consideración
Puntualidad Cumple con sus labores encomendadas a tiempo.
Presentación personal Muestra una adecuada apariencia personal y de acuerdo a las políticas internas
Cooperación y Trabajo en equipo
Colabora en el desarrollo de trabajos del área y de otras relacionadas, así como la capacidad de compartir conocimientos, generando un trabajo en equipo
Actitud hacia socios y clientes Muestra cortesía, asertividad, prontitud y esmero, haciendo suyas las expectativas, intereses y necesidades de sus socios y clientes.
Orden y limpieza Mantiene su lugar de trabajo limpio y ordenado.
HABILIDADES
Proactividad/ Iniciativa Predisposición a emprender acciones, crear oportunidades y mejorar resultados sin necesidad de un requerimiento externo que empuje a hacerlo.
Adaptabilidad
Capacidad para adaptarse a los cambios en forma ágil y oportuna, modificando si fuese necesario su comportamiento para alcanzar objetivos institucionales, cuando surgen dificultades, nueva información, cambios del medio o del entorno.
Trabajo bajo presión
Capacidad de mantener la calma y transmitir a sus compañeros para seguir actuando con eficacia y alto desempeño en situaciones de mucha exigencia.
Coordinación y Liderazgo Carisma, liderazgo natural, Capacidad de mediar conflictos internos y con clientes
Capacidad de Aprendizaje Habilidad para buscar, conocer y compartir información necesaria para realizar su trabajo
Elaborado por: Autores.
213
Además, estos conceptos a evaluar serán calificados del 1 al 5 donde
cada nivel se detalla en la siguiente tabla 116 denominada Detalle de
calificación.
Tabla 116. Detalle de calificación.
Calificación Detalle
1 No cumple con expectativas
2 Necesita mejorar
3 Satisfactorio
4 Muy satisfactorio
5 Destacado
Elaborado por: Autores.
Aspectos sobresalientes en general: Se detalle las fortalezas del
evaluado que servirán para retroalimentar positivamente.
Aspectos que debe mejorar: Se detalla las debilidades del evaluado que
servirán para realizar críticas constructivas.
Comentarios del jefe inmediato. - Se detalla las recomendaciones del
jefe inmediato en función a las actividades encomendadas en el proyecto.
Responsable de la evaluación. - Se detalla el nombre y firma de quien
realizó la evaluación.
Estas dos tablas se unifican en el formato que se encuentra en la tabla
117. Denominada Evaluación de desempeño.
214
Tabla 117. Evaluación de desempeño.
Elaborado por: Autores.
Otra herramienta a utilizar será el de equipos virtuales, mediante la cual
se otorgará 6 horas a la semana, para que personal de oficinas externas puedan
aportar con su conocimiento durante la planificación y ejecución del proyecto;
Evaluación de Desempeño
Oficina:
Fecha Evaluación:
Asigne un valor para cada uno de los parâmetros a evaluar, de acuerdo a la siguiente escala:
1= No cumple con expectativas 2= necesita mejorar. 3= satisfactorio. 4= Muy Satisfactorio. 5= Destacado.
Cal.
Responsabilidad 5
Calidad del trabajo 4
Honestidad 5
Apego a normas y procedimientos 5
Conocimiento Técnico 5
Conocimiento Funcional 5
Actitud hacia la empresa/Compromiso 4
Actitud hacia compañeros 5
Imagen y presentación personal 5
Puntualidad 5
Cooperación y Trabajo en equipo 3
Actitud hacia los socios y clientes 4
Orden y limpieza 3
Proactividad/ Iniciativa 3
Adaptabilidad 3
Trabajo bajo presión 3
Coordinación y Liderazgo 4
Capacidad de Aprendizaje 5
Resultado final 4.2222
Aspectos sobresalientes en general
Aspectos en los que debe mejorar:
Conceptos a evaluar
DESEMPEÑO
LABORAL
ACTITUDINAL
HABILIDADES
Comentarios del jefe inmediato:
Responsable de Evaluaciòn:
Nombres y Apellidos del Evaluador:
Cargo del Evaluador:
Nombres y Apellidos del Evaluado:
Area del proyecto
215
el mecanismo de comunicación virtual será mediante conferencias en el
aplicativo interno “Spark” los días lunes, miércoles y viernes de 16:00 a 18:00.
Adicionalmente se utilizará la herramienta de reuniones para
retroalimentar y capacitar a los miembros del equipo del proyecto y principales
interesados, sobre temas técnicos en la planificación y ejecución del proyecto.
Quienes liderarán las mismas serán el director de proyecto y el director de
gestión y desarrollo; así mismo se utilizará esta herramienta para la resolución
de conflictos para el correcto desarrollo del equipo del proyecto y en caso que
el conflicto no sea resuelto, el Director del Proyecto mediante el uso de sus
habilidades interpersonales de gestión de conflictos se entrevistará con el
personal involucrado y llegará a un acuerdo en beneficio del equipo del
proyecto, esto quedará documentado vía correo electrónico con todos los
miembros del equipo del proyecto.
9.1.4. Proceso de dirigir el equipo.
El director del proyecto en conjunto con el director de gestión y
desarrollo, estarán a cargo del proceso de dirigir al equipo del proyecto mediante
el uso de las siguientes herramientas:
− Toma de decisiones: de acuerdo a la evaluación de desempeño realizada en
el proceso de desarrollo del equipo del proyecto, el director de proyecto
analizará la información disponible y dispondrá inclusive cambios de área
para cada miembro del equipo del proyecto; así también como política
principal el director del proyecto dispondrá la comunicación bidireccional
con cada interesado o miembro del equipo del proyecto, para que aporten
con sugerencias, mejoras o comentarios en relación al proyecto. Esto
quedará documentado formalmente vía correo electrónico, y será tratado en
cada reunión del equipo del proyecto, indicando puntualmente quien realizó
dicha sugerencia.
− Liderazgo: el director de proyecto trabajara con cada jefe departamental que
conforme el equipo del proyecto, o que sea interesado clave, para desarrollar
su liderazgo. Semanalmente el director enviará vía correo electrónico los
216
objetivos del proyecto junto a capsulas motivacionales en orden de guiar y
mantener la estrategia de trabajo.
9.1.5. Proceso de controlar los recursos
Proceso a cargo del director del proyecto, mediante el cual se asegurará
que los recursos físicos estén disponibles durante la ejecución del proyecto. Para
esto se utilizará la herramienta de revisión de desempeño, tabla 118, donde se
validará la utilización planificada de recursos versus lo real. El control se lo
realizará quincenalmente y aplicará a actividades críticas en la ejecución del
proyecto. El formato contendrá los siguientes datos:
Entregable: Nombre del entregable.
Actividad: Detalla el nombre de la tarea a ejecutarse para cumplir el
entregable descrito en el apartado de Gestión de Alcance (EDT).
Recurso: Se identificará al recurso para ejecutar la actividad.
Tipo: Se asignará dependiendo el tipo de recurso a asignarse, los cuales
pueden ser:
− Costo: Recurso monetario que no depende de la duración de una tarea
o actividad.
− Material: Recurso que permite asignar los materiales que se utilizarán
en función de ejecutar una actividad.
Cantidad: Define el número de recursos para ejecutar la actividad.
Real: Define la cantidad real de recursos asignados al momento de realizar
el control.
Cumplimiento: definir el porcentaje de cumplimiento de recursos
planificados versus recursos reales asignados.
217
Tabla 118. Control de recursos de las actividades.
Control de recursos de las actividades.
Entregable
Actividad Recurso Tipo Cantidad Disponibilidad
Elaborado por: Autores.
En caso de que el indicador de cumplimiento sea menor al 80%, se
utilizará la herramienta de resolución de problemas, mediante la cual se
determinará el origen del incumplimiento de la asignación de recursos, dicha
información será recabada en la siguiente matriz de la tabla 119 y estará a cargo
del director del proyecto. La resolución de problemas será ejecutada cuantas
veces sea necesario.
Identificar el problema: Previo al control, se determina el problema en la
no asignación del recurso.
Investigar el problema: Recolectar datos del problema.
Analizar el problema: Determinar la causa raíz del problema.
Resolver: Identificar posibles soluciones al problema y elegir la más
adecuada
Comprobar la solución: Determinar si el problema ha sido solucionado
218
9.2. Estimar los recursos de las actividades.
Tabla 120. Estimación de recursos de las actividades.
Estimación de recursos de las actividades
Proyecto
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE DEPÓSITOS
DE CHEQUES MEDIANTE SISTEMA DE CÁMARA DE
COMPENSACIÓN PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO COOPMEGO
Código de Actividad/EDT Recursos Tipo Cantidad Disponibilidad
Gestión de proyectos.
Inicio
Gestionar reunión con Sponsor
SPONSOR-Gerente
General Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Desarrollar Acta de constitución
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Presentar y firmar ACP
SPONSOR-Gerente
General Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Acta de Constitución aprobada
Documentación de Planificación.
Elaborar plan de gestión de interesados
Realizar reunión con interesados claves
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
SEPS Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión con proveedor
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Proveedor Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión con asesor externo
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión con financieras locales
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Banco de Machala Costo 1.00 100.00%
219
ProduBanco Costo 1.00 100.00%
Cooperativas Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión con BCE
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Asesor externo Costo 1.00 100.00%
BCE Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
*Realizar reunión con equipo proyecto
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Miembro equipo
proyecto 1 Costo 1.00 100.00%
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Equipo de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar documento de gestión de
interesados
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipo de
Computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de alcance
Realizar reunión con el equipo de proyecto
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar taller con interesados claves
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Computador Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para determinar EDT
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
220
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Redactar documento de gestión de
interesados
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipo de
Computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de tiempo
Realizar reunión para identificar y
secuenciar actividades
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para estimar actividades Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para estimar recursos Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de RRHH Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar cronograma Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de tiempo Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipo de
Computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de costos
Realizar reunión para estimar costos Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
221
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para determinar
presupuesto
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativa Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar plan de gestión de costos Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipo de
Computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de calidad
Identificar métricas para medir calidad del
proyecto
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Riesgos Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de calidad
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar Plan de Gestión de Recursos
Realizar reunión para asignar recursos
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe RRHH Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de recursos Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de comunicaciones
Realizar reunión para definir tecnología de
comunicaciones
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe de Marketing Costo 1.00 100.00%
Jefe RRHH Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de
comunicaciones
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de riesgos
Realizar reunión para identificar riesgos
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
222
Realizar análisis cuantitativo y cualitativo
de riesgos
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de Riesgos Costo 1.00 100.00%
Asesor Externo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar reunión para ejecutar plan de
respuesta a riesgos
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de gestión de riesgos
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar plan de gestión de adquisiciones
Realizar reunión para definir métricas e
identificar proveedores
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Redactar plan de adquisiciones
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Unificar plan para la dirección del
proyecto
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinador de
Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Presentar plan para la dirección del
proyecto
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Hojas de papel Bond Material 1.00 100.00%
Aprobar el plan para la dirección del
proyecto
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Proyector Material 1.00 100.00%
Hojas de papel Bond Material 1.00 100.00%
Ejecución
Realizar Acta de Inicio
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Realizar convenio
con el BCE 1.00 100.00%
223
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Realizar convenio con BCE
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Gerente BCE Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Bolígrafo Azul Material 1.00 100.00%
Realizar convenio con otras financieras
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Adquirir y probar Token
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Token Material 1.00 100.00%
Token listo
Monitoreo y control del proyecto.
Registrar incidentes
Registrar incidentes 1era a 7ma quincena
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Realizar informe de desempeño del
proyecto
Realizar informe de desempeño del
proyecto 1era a 7ma quincena
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de Negocios Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Cierre del proyecto.
Realizar la Transferencia del producto. Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Realizar Informe de lecciones aprendidas.
Jefe de Negocios Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
224
Jefe de Cajas Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Firmar Acta de Entrega-Recepción
Jefe de Negocios Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Jefe de Cajas Costo 1.00 100.00%
Jefe de Operaciones Costo 1.00 100.00%
PM-Jefe Comercial Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Acta de cierre del proyecto.
Adquisición de activos fijos.
Activos fijos tangibles. 1.00 100.00%
Buscar proveedores de Servidores
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Cotizar proveedores de servidores
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Presentar oferta al patrocinador
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Definir proveedor de servidor
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar contrato de compra
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Asesor Legal Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Adquirir servidor
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Servidor Material 1.00 100.00%
Cheque Material 1.00 100.00%
Buscar proveedores de scanner
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Cotizar proveedores de scanner
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
225
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Presentar oferta al patrocinador
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Definir proveedor de scanner
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar contrato de compra
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Asesor Legal Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Adquirir scanner
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Scanner Material 20.00 100.00%
Cheque Material 1.00 100.00%
Activos fijos intangibles
Buscar proveedores de software
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Cotizar proveedores de software
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Presentar oferta al patrocinador
Director de Proyecto Costo 1.00 100.00%
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Patrocinador Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Definir proveedor de software
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Director Financiero Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Elaborar contrato de compra
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Asesor Legal Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Adquirir software
Jefe Administrativo Costo 1.00 100.00%
Servidor Material 1.00 100.00%
Cheque Material 1.00 100.00%
Instalación de hardware y software.
Implementar los 19 scanner
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Desarrollador Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Herramientas técnicas Material 1.00 100.00%
Scanners Material 19 100.00%
226
Instalar servidor
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Desarrollador Costo 1.00 100.00%
Herramientas técnicas Material 1.00 100.00%
Servidor Material 1.00 100.00%
Probar componente
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Desarrollador Costo 1.00 100.00%
Herramientas técnicas Material 1.00 100.00%
Integrar sistema COBIS
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Desarrollador Costo 1.00 100.00%
Herramientas técnicas Material 1.00 100.00%
Sistema aprobado 1.00 100.00%
Reportes
Reportar prueba de integración
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Reportar prueba de funcionamiento
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Despliegue del sistema CCCH.
Formularios y registros bancarios.
Realizar Formularios
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Generar Registro Bancario CC1
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
Generar Registro Bancario CC2
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
Generar Registro Bancario CC3
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
227
Compensar Reportes de Registros
Bancarios
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Gestor de Servicios
de TI Costo 1.00 100.00%
Analista TI Costo 1.00 100.00%
Asistente de Agencia Costo 1.00 100.00%
Coordinadora de
Proyectos Costo 1.00 100.00%
Registro Bancario Aprobado
Capacitaciones
Realizar el manual
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Documentación Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Realizar la capacitación
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Herramientas técnicas Material 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
Evaluar capacitaciones
Director de Gestión y
Desarrollo Costo 1.00 100.00%
Director de
Tecnología Costo 1.00 100.00%
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
Costo 1.00 100.00%
Equipos de
computación Material 1.00 100.00%
228
229
9.3.1. MATRIZ RACI.
TABLA 121. MATRIZ RACI
ENTREGABLE GESTION DE PROYECTO
ACTIVIDAD SPONSOR PM EQUIPO
PROYECTO
DIRECTOR GESTIÓN Y
DESARROLLO
DIRECTOR DE
NEGOCIOS
DIRECTOR FINANCIERO
JEFE DE INFRAESTRUCTURA
TECNOLOGICA
JEFE DE OPERACIONES
Gestionar reunión con Sponsor I R
Desarrollar Acta de constitución R C C C C C C
Presentar y firmar ACP A R
Planear Gestión de Interesados R C C C C C C
Planear Gestión de Alcance R C C
Planear Gestión de Tiempo R C C
Planear Gestión de Costos R C C
Planear Gestión de Calidad R C
Planear Gestión de Recursos Humanos R C
Planear Gestión de las Comunicaciones R C
Planear Gestión de Riesgos R C C
Planear Gestión de Adquisiciones R C C
Realizar Acta de Inicio I A R
Realizar convenio con el BCE I C A R
Realizar convenio con otras financieras I C A R
Adquirir y probar Token I A R C
Registrar incidentes A R
Registrar incidentes A R
Registrar incidentes A R
Registrar incidentes A R
Registrar incidentes A R
Registrar incidentes A R
Registrar incidentes A R
230
Registrar incidentes A R
Realizar informe de desempeño del proyecto A R C
Realizar informe de desempeño del proyecto R C
Realizar informe de desempeño del proyecto R C
Realizar informe de desempeño del proyecto R C
Realizar informe de desempeño del proyecto R C
Realizar informe de desempeño del proyecto R C
Realizar informe de desempeño del proyecto R C
Realizar informe de desempeño del proyecto R C
Realizar la Transferencia del producto. I A C R
Realizar Informe de lecciones aprendidas. R
Firmar Acta de Entrega-Recepción A R
ENTREGABLE ADQUISICION DE ACTIVOS
ACTIVIDAD SPONSOR PM EQUIPO
PROYECTO
DIRECTOR GESTIÓN Y
DESARROLLO
DIRECTOR DE TECNOLOGÍA
DIRECTOR FINANCIERO
Buscar y cotizar proveedores de Servidores A C I C R
Presentar oferta al Sponsor A C C R
Elaborar contrato de compra A I R C
Adquirir Servidor A C C R
Buscar y cotizar proveedores de Scanner A C I C R
Presentar oferta al Sponsor A C C R
Elaborar contrato de compra A I R C
Adquirir Scanners A C C R
Buscar y cotizar proveedores de Software A C I C R
Presentar oferta al Sponsor A C C R
Elaborar contrato de compra A I R C
231
Gestionar pago A C C R
Adquirir Software A C C R
ENTREGABLE INSTALACION Y PRUEBAS
ACTIVIDAD PM DIRECTOR
TECNOLOGIA ANALISTA TI
GESTOR SERVICIOS TI
DESARROLLADOR CORDINADOR
PROYECTO
DIRECTOR GESTION Y
DESARROLLO
Implementar los 19
scanners I R R A
Instalar servidor I C A C R
Probar componente I C C A R
Integrar sistema COBIS I C C A R
Reportar prueba de
integración I R C C C A C
Reportar prueba de
funcionamiento I R C C C A C
232
ENTREGABLE DESPLIEGUE DEL SISTEMA SCCH
ACTIVIDAD SPONSOR PM ANALISTA TI JEFE DE
INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
GESTOR SERVICIOS TI ASISTENTES
AGENCIA JEFE DE OPERACIONES
Realizar
Formularios I C C A R
Generar Registro
Bancario CC1 I C C R A
Generar Registro
Bancario CC2 C R C A
Generar Registro
Bancario CC3 I R C C I A
Compensar
Reportes de
Registros
Bancarios
I A C C R C
ENTREGABLE CAPACITACIONES
ACTIVIDAD SPONSOR PM DIRECTOR
TECNOLOGIA
JEFE DE INFRAESTRUCTURA
TECNOLOGICA
GESTOR SERVICIOS TI
ASISTENTES AGENCIA
ASISTENTES DE CAJAS
JEFE DE OPERACIONES
Realizar el
manual C A R R C C C C
Realizar la
capacitación I A R R C I
Evaluar
capacitaciones I A R R C
233
10. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES.
El plan de gestión de comunicación para el actual proyecto se basa en trazar los
lineamientos para el manejo adecuado y eficaz de la información del proyecto entre los
involucrados. Esto abarca la planificación, creación, distribución, almacenamiento,
recuperación, gestión, monitoreo, control y la disposición final de la información del
proyecto
10.1. Proceso para planificar la gestión de la comunicación.
En la planificación el Ing. Marcelo Guzmán –Director del Proyecto junto con
el equipo del proyecto, ambos se reunirán al inicio del proyecto en una sala de
reuniones en la sucursal principal de la Cooperativa de ahorros para establecer cómo
se va a llevar a cabo la comunicación basado en los requisitos de información por
parte de los interesados que fueron identificados en la gestión de interesados y además
de los activos de la Cooperativa que se encuentren disponibles. La planificación la
realizarán mediante las técnicas como tecnología de la comunicación, juicio de
expertos, métodos de comunicación y reuniones, además en las reuniones también se
gestionará la actualización a los registros o informes del proyecto.
10.1.1. Tecnología de la comunicación.
El Ing. Marcelo Guzmán - Director del Proyecto junto con su equipo de
proyecto emplearán la herramienta tecnología de la comunicación, pues es
importante determinar cómo se va a intercambiar la información del proyecto
entre los involucrados, para esto se realizará una matriz en Excel que incluirán
los siguientes campos como se muestra en la tabla 122:
Número o No: Es el número con el cual el involucrado ha sido
identificado en la gestión de interesados (Sección D1- Tabla).
Interesado: Persona identificada en la Gestión de interesados que
cumple un rol en el proyecto para que este se lleve a cabo.
Cargo: Este campo hace referencia al puesto con el que fue contratado
en la Cooperativa.
234
Rol: Es el papel que representa en el proyecto.
Clasificación del interesado: Basado en la clasificación de los
interesados, será interna (cuando es parte de la organización) y externa
(cuando no es parte de la organización)
Método de comunicación: Este campo comprende la clasificación de
la comunicación que puede ser comunicación interactiva,
comunicación tipo push y comunicación tipo pull. También el medio y
esto hace referencia a los diferentes medios de comunicación, que
puede ser el correo electrónico, WhatsApp, memorándum, llamadas
telefónicas, notas de voz, reportes, informes, capacitación y reuniones.
Frecuencia: Son las veces que se enviará la información según lo
requieran los involucrados.
Entorno del proyecto: Esto se refiere a si será presencial o no
presencial, si la comunicación será en uno o varios idiomas y
diferencias de horarios.
Tabla 122. Tecnología para la comunicación por cada interesado
No. Interesados Cargo Rol Clasificación
por interesado
Métodos de comunicación
Frecuencia
Entorno
del
proyecto
Documento Clasificación de
comunicación Medio
Elaborada por: Autores
10.1.2. Juicio de expertos.
El Ing. Marcelo Guzmán - Director del Proyecto junto con su equipo de
proyecto se reunirán con la Ing. Norma Villa- Jefa de Talento humano para que
proporcione las políticas de la Cooperativa mediante archivo Word impreso.
Esto es necesario para establecer las políticas para los diferentes medios de
comunicación que manejarán los involucrados del proyecto.
235
10.1.3. Métodos de comunicación.
El Ing. Marcelo Guzmán - Director del Proyecto junto con su equipo de
proyecto se reunirán para establecer una guía de uso para los distintos medios
En la segunda matriz se incluirán los siguientes campos como se
muestra en la tabla 123:
Audiencia: En este campo van una o más personas que van a recibir la
información.
Acción: Es el informe que el emisor enviará al receptor.
Medio: Es la vía o canal de comunicación por donde se enviará la
información, puede ser mediante correo electrónico
Emisor: Persona encargada de enviar la información a nombre de la
Cooperativa a uno o más receptores.
Frecuencia: Son las veces que se enviará la información según lo
requieran los involucrados.
Responsable: Persona encargada de verificar la emisión de la información
y asegurarse que el receptor reciba y confirme la recepción del mensaje,
además que lo haya comprendido o decodificado.
Estado: Este estado es para seguimiento el cual se medirá en no iniciado,
inicio, proceso, retrasado y/o terminado.
Tabla 123. Comunicación de informes.
Métodos de la
comunicación Audiencia Acción Medio Emisor Frecuencia Responsable Estado
Elaborada por: Autores.
10.1.4. Reuniones.
El Ing. Marcelo Guzmán - Director del Proyecto junto con su equipo de
proyecto se reunirán para establecer una guía de uso para los distintos medios
de comunicación entre los involucrados, aplicando las políticas otorgadas por
236
la Ing. Norma Villa – Jefa de Talento Humano. Estas guías se redactarán en
formato Word para luego ser aprobadas por el Director del Proyecto y por el
Patrocinador. Entre las guías de uso y políticas se encuentra: El correo
corporativo, mensajería instantánea, reuniones presenciales y/o virtuales.
Además para establecer el acta de reuniones y el formato para el registro de
incidentes, ambos elaborados en formato Excel
10.1.4.1. Guía para correo corporativo.
En este apartado el Ing. Marcelo Guzmán (PM) y la Ing. Norma
Villa de talento humano se encargarán de establecer la guía para correos
las cuales son:
- Nomenclatura
Los correos tendrán como nomenclatura las siglas del Proyecto en
este caso SCCCH.
Cada correo luego de las siglas estará numerado máximo con 3
dígitos.
Luego de las siglas y dígitos llevará el título que requiera el
interesado. En la figura 22 se muestra el formato.
En la parte final del correo tendrá una firma institucional del
interesado emisor.
237
Figura 22. Nomenclatura del correo corporativo.
Elaborada por: Autores.
- Políticas para el correo.
Los interesados al redactar correos serán educados al dirigirse al
receptor mediante un “Estimado(a)” o “Apreciado(a)” y además el
respectivo cierre del mail con el formato “Atentamente” y bajo este
“saludos cordiales”.
Los interesados no podrán usar el correo para asuntos personales, es
decir, ni enviar o recibir correos con asuntos ajenos al proyecto en
curso.
Los interesados no podrán reenviar correos con información
confidencial a un correo personal, salvo en casos extremos donde una
Autoridad máxima de la Cooperativa lo permita.
Los interesados por ningún motivo podrán usar el correo para faltar
el respecto a otros interesados involucrados en el proyecto.
10.1.4.2. Guía para mensajería instantánea.
En este apartado el Ing. Marcelo Guzmán (PM) le solicitará a la
Ing. Norma Villa crear un grupo en WhatsApp para las jefaturas y el otro
grupo lo creará el PM donde se comunicará con el equipo del proyecto.
- Nomenclatura
El nombre del grupo tendrá las iniciales del proyecto SCCCH más un
guion medio y la palabra “Jefaturas” siendo el Nombre del grupo
SCCCH-Jefaturas. Similar será para el equipo del proyecto el cual
será SCCCH- Equipo del proyecto.
Ambos grupos tendrán en la imagen el logo Institucional En el grupo
de jefaturas el administrador será la Ing. Norma Villa y en el del
equipo de proyectos el Administrador será el Ing. Marcelo Guzmán
– PM. En las figuras 23 y 24 se detalla la nomenclatura y logo
institucional.
238
Figura 23. Nomenclatura-Grupo de WhatsApp para Jefaturas.
Elaborado por: Autores
Figura 24. Nomenclatura-Grupo de WhatsApp para Jefaturas.
Elaborado por: Autores.
- Políticas para la mensajería instantánea.
239
Estos grupos serán integrados por empleados de la Cooperativa que
formen parte del proyecto y miembros del equipo del proyecto. No
pueden ingresar contactos personales ni proveedores.
El grupo no puede ser invadido por frases o videos de religión,
humor, ofensivos u obscenos. Las únicas imágenes que se pueden
compartir serán inherentes al proyecto en curso y motivacionales con
temas relacionados a proyectos
En caso de llamados de atención por conflictos aplicará sólo si se
llevó a cabo en estos grupos oficiales.
En caso de que un interesado salga del proyecto, de inmediato será
removido del grupo de WhatsApp.
Al igual que en el correo, se deberá mantener el respeto entre los
interesados.
10.1.4.3 Guía para reuniones presenciales y virtuales.
Cuando se requieran reuniones presenciales y virtuales el Ing.
Marcelo Guzmán (PM) le solicitará a la Ing. Norma Villa convocar a las
reuniones mediante el correo institucional detallando los siguientes
elementos.
- Elementos para convocar reuniones.
Objetivos de la reunión.
Agenda de trabajo.
Convocatoria.
Roles o actores.
Especificar y limitar duración.
Moderador.
Acta de reunión.
Objetivos finales, responsables y fechas de acción y cumplimiento.
Revisión y evaluación.
Convocar sólo a los interesados sólo si es preciso y relevante.
240
Solicitar información a los interesados sólo si lo amerita el Director
del Proyecto.
Esto aplicará de igual manera para las reuniones virtuales por la
aplicación zoom la Ing. Norma Villa enviará el correo con todos los
elementos y además el link para que los interesados ingresen a la reunión.
Para esto todos los interesados deberán descargar la aplicación en sus
computadores y/o celulares institucionales.
- Políticas para las reuniones presenciales y virtuales.
Se deberá asistir a la hora establecida.
En caso de reprogramación o cancelación de las reuniones se avisará
con 24 horas de anticipación.
Los convocados deberán dialogar con respeto con los demás
interesados.
Cada reunión quedará registrada en al acta de reunión descrita en la
tabla de la sección Gestión del Alcance.
10.1.4.4 Acta de reunión.
Nomenclatura y contenido.- El acta de reunión debe resumir aspectos
importantes de la reunión que abarca desde la convocatoria hasta el
final de cada reunión, ver tabla 124. Por esto tendrá los siguientes
apartados.
− Fecha: Día, mes y año en que se efectúa la reunión.
− Responsable: Es el Director del proyecto el responsable de
convocar la reunión cada vez que amerite el caso.
− Moderador: Es la persona que va a dirigir la reunión esto quedara
a cargo de la Ing. Norma Villa. Jefa de Talento humano.
− Asunto: En este campo se debe mencionar el tema principal o
varios temas a tratar.
− Duración: Tiempo máximo programado para la reunión el cual
será entre una a dos horas.
− Interesados convocados: Hacia el lado izquierdo del acta estarán
los nombres y apellidos de los convocados.
241
− No. de identidad: En este apartado irá el número de identificación
de cada convocado.
− Firma: Rúbrica para confirmar la asistencia de los convocados.
− Recomendaciones y conclusiones: Irán comentarios como
críticas constructivas, ámbitos de algún entregable a mejorar,
cumplimientos y conclusiones de los temas tratados en la reunión
− Elaborador por: Firma del Ing. Marcelo Guzmán – Director del
proyecto.
− Aprobado por: Firma del Dr. Geovanny Bustos- Sponsor o
Patrocinador del proyecto.
Tabla 124. Acta de reunión.
Proyecto
Responsable Moderador
Fecha Duración
Asunto
Interesados No. de Identidad Firma
Recomendaciones y conclusiones
Elaborado por: Ing. Marcelo Guzmán Aprobado por: Dr. Geovanny Bustos
242
10.1.5. Actualización de registros, reportes e informes del proyecto.
El Ing. Marcelo Guzmán - Director del Proyecto junto con su equipo
de proyecto se reunirán para establecer la comunicación de la
actualización de los reportes e informes del proyecto. Entre ellos está
el registro de incidentes, reportes de desempeño
10.1.5.1 Registro de incidentes.
Para este apartado se aplicará lo descrito en la Gestión de
Interesados, el cual se detalla ver el formato de la tabla. 49. Registro de
Incidentes.
10.1.5.2 Reportes de desempeño.
Para mantener un registro del avance actual del proyecto versus lo
planificado es necesario implementar informes para que el Ing. Geovanny
Bustos –Patrocinador, El Ing. Marcelo Guzmán – Director del Proyecto y
demás interesados estén al tanto del avance actual y real del proyecto.
Para esto los siguientes informes que registrarán el avance del proyecto
son:
Informe de desempeño del proyecto.
Informe de registro de riesgos.
Informe de cierre del Proyecto.
10.1.5.2.1 Informe de desempeño del proyecto.
El siguiente informe será elaborado por el Director del Proyecto
recopilando información de avance del Alcance, Tiempo, Costos, Calidad
y Riesgos que se hayan registrado a la fecha de corte. Este documento será
elaborado en formato Excel y comunicado al Patrocinador por medio de
correo electrónico. A continuación se detallan los campos que contiene este
formato en la tabla 125.
Proyecto: Nombre completo del proyecto en el cual se propone la
solicitud de cambio.
243
Director del proyecto: Nombres y apellidos del responsable del
proyecto.
Fecha del informe: Día, mes y año que se realiza el informe.
Fecha de corte: Día, es y año que marca la fecha límite para el registro
de avance del proyecto.
Estado del alcance del proyecto: En este campo se describirá los
entregables que han culminada a la fecha de corte.
Estado del cronograma del proyecto: En este campo se detallará cómo
va el avance del proyecto comparado con el estimado a la fecha de corte.
- Índice de cronograma: Es el registro en % del avance real del versus
el % del avance planificado a la fecha de corte.
- Índice de desempeño del cronograma: Es el registro de la
desviación entre el trabajo ejecutado y el trabajo planificado.
- Variación del cronograma: Es el registro en costos de la diferencia
entre el trabajo ejecutado y el trabajo planificado
Estado de costos del proyecto: En este campo se detallará cómo va el
avance del proyecto comparado con el estimado a la fecha de corte.
- Variación de costos: Es la diferencia entre el valor ganado y el costo
real.
- Índice de desempeño del costo: Es el registro de la desviación entre
el trabajo ejecutado y el trabajo planificado.
Pronósticos: En este campo se detallará cómo va el avance del proyecto
comparado con el estimado a la fecha de corte.
- EAC: Es la estimación del costo a la culminación del proyecto.
- ETC: Es la estimación del costo que hace falta para culminar el
proyecto.
- VAC: Es la diferencia entre el valor ganado y el costo real.
- Registro de riesgos: Este apartado considera los riesgos
identificados y los potenciales que se identifiquen a la fecha de corte.
244
- Observaciones: Son para describir alguna novedad que se
identifique con el análisis del alcance, cronograma, costos y riesgos
del proyecto.
- Medidas a tomar: Son las acciones preventivas o de mitigación que
se tomarán para problemas identificados en estados anteriores.
- Elaborado y revisado: Es el responsable de elaborar y revisar el
informe de desempeño del proyecto.
- Aprobado: Es la persona responsable de dar su visto bueno al
informe de desempeño del proyecto.
Tabla 125. Informe de desempeño del trabajo.
Proyecto
Fecha del
informe Fecha de
corte
Director del
proyecto
Estado del alcance del proyecto
Entregables culminados
Estado del cronograma del proyecto
Índice del cronograma
Índice de desempeño del
cronograma Variación del cronograma
Estado de costos del proyecto
Variación de costos Índice de desempeño de costos
Pronósticos
EAC ETC VAC
Registro de riesgos
Observaciones
Medidas a tomar
245
Elaborado y revisado por: Aprobado por:
Elaborado por: Autores
10.1.5.2.2 Informe de registro de riesgos.
Al momento de analizar el avance del proyecto el Ing. Marcelo
Guzmán requerirá conocer los riesgos del proyecto identificados y
potenciales a la fecha de corte, por esto junto con su equipo de proyectos
mediante reunión presencial, actualizarán el informe de registro de riesgos
elaborado en la tabla 126 del punto 11.2 de la gestión de riesgos. Una vez
actualizado el registro de riesgos del proyecto lo aprobará el Director del
proyecto y el Patrocinador, luego cualquier actualización la comunicarán
mediante correo electrónico a las personas involucradas.
Proyecto: Nombre completo del proyecto en el cual se propone la
solicitud de cambio.
Director del proyecto: Nombres y apellidos del responsable del
proyecto.
Fecha del informe: Día, mes y año que se realiza el informe.
Fecha de corte: Día, es y año que marca la fecha límite para el registro
de avance del proyecto.
Causa: Lo que motivo u originó el riesgo.
Impacto: Las áreas o restricciones del proyecto donde va a impactar el
riesgo, puede ser al Alcance, costos, cronograma y calidad.
Medidas a tomar: Son las acciones, correctivas, preventivas o de
mitigación que se tomarán para los riesgos identificados o potenciales.
Elaborado y revisado: Es el responsable de elaborar y revisar el
informe de registro de riesgos.
246
Aprobado: Es la persona responsable de dar su visto bueno al informe
de registro de riesgos.
Tabla 126. Informe de registro de riesgos
Proyecto
Fecha del
informe
Fecha de
corte
Director
del
proyecto
Causa
Impacto
Alcance Cronograma Costos Calidad
Medidas a tomar
Elaborado y revisado por: Aprobado por:
Elaborado por: Autores
10.1.5.2.3 Acta de cierre del proyecto
Al cierre del proyecto el Ing. Marcelo Guzmán elaborará el informe de
cierre del proyecto en formato Excel y lo comunicará mediante una
proyección de power point en una reunión presencial al Dr. Geovanny
Bustos- Patrocinador del proyecto y a los interesados en la sucursal
principal de CoopMego y al finalizar la presentación se firmará el acta de
reunión donde se registrará el conocimiento y aceptación del cierre del
proyecto registrado en la tabla 127. Luego de la reunión el Director del
proyecto enviará el informe en formato PDF por correo electrónico a los
interesados.
247
Proyecto: Nombre completo del proyecto en el cual se propone la
solicitud de cambio.
Director del proyecto: Nombres y apellidos del responsable del
proyecto.
Fecha del informe: Día, mes y año que se realiza el informe.
Fecha de cierre: Día, es y año que marca la fecha de culminación del
proyecto.
Entregables: Detallas los entregables del proyecto.
Estado del alcance del proyecto: En este campo se describirá los
entregables culminados con el porcentaje de avance real versus el avance
planificado.
Estado del cronograma del proyecto: En este campo se detallará
cómo va el avance del proyecto comparado con el estimado a la fecha de
corte.
- Índice de desempeño del cronograma: Es el registro de la
desviación entre el trabajo ejecutado y el trabajo planificado.
- Variación del cronograma: Es el registro en costos de la diferencia
entre el trabajo ejecutado y el trabajo planificado
Estado de costos del proyecto: En este campo se detallará cómo va
el avance del proyecto comparado con el estimado a la fecha de corte.
- Variación de costos: Es la diferencia entre el valor ganado y el costo
real.
- Índice de desempeño del costo: Es el registro de la desviación entre
el trabajo ejecutado y el trabajo planificado.
Lecciones aprendidas: Se dejará registro de las lecciones aprendidas
durante el proyecto en este informe.
Recomendaciones: Se dejará registrado comentarios o críticas
constructivas para futuros proyectos.
Elaborado y revisado: Es el responsable de elaborar y revisar el
informe de desempeño del proyecto.
248
Aprobado: Es la persona responsable de dar su visto bueno al informe
de desempeño del proyecto.
Tabla 127. Informe de cierre del proyecto
Proyecto
Fecha del informe Fecha de cierre
Director del proyecto
Estado del alcance del proyecto
Entregables culminados %Avance real %Avance culminado
Estado del cronograma del proyecto
Índice de desempeño del Cronograma -SPI Variación del cronograma -SV
Estado de costos del proyecto
Índice de desempeño de costos CPI Variación de costos CV
Lecciones aprendidas
Recomendaciones
Elaborado y revisado por: Aprobado por:
Elaborado por: Autores
10.2. Gestión de las comunicaciones.
Para la gestión de las comunicaciones se utilizará el registro de interesados
para determinar la comunicación entre ellos. A continuación, en la tabla 128 se
detalla la matriz con la tecnología para la comunicación por cada interesado.
249
Tabla 128. Tecnología para la comunicación.
Proyecto Automatizar el proceso de depósitos de cheques mediante un sistema de digitalización en la organización
Fecha
No.
Nombres
y
Apellidos
Cargo Rol
Clasificaci
ón por
interesado
Métodos de comunicación
Frecuencia
Entorno
del
proyecto
Documento Clasif. De
comunicación Medio
1
Dr.
Geovann
y Bustos
Gerente
General
Sponso
r Interno
Informe Push-
interactiva
Correo
electrónico Alto-quincenal
cara a
cara
2
Ing.
Lenin
Naranjo
Director
de
Gestión
y
Desarroll
o
Equipo
de
Proyec
to
Interno
Informes de avance-
Solicitudes de
cambio- Registro de
incidentes
Pull-
interactiva
Correo
electrónico. Alto-quincenal
cara a
cara
3
Econ.
Magdalia
Alvarado
Director
de
Negocios
Apoyo Interno
Informes de avance-
Solicitudes de
cambio- Registro de
incidentes.
Pull-
interactiva
Correos
electrónicos. Alto-quincenal
cara a
cara
4
Ing.
Karina
Castillo
Jefe de
Negocios
Ningu
no Interno
Informes de avance-
Solicitudes de
cambio- Registro de
incidentes.
Pull-
interactiva
Correos
electrónicos. Alto-quincenal
cara a
cara
5
Ing. José
Luis
Lojan
Directos
de
Tecnolog
ía
Equipo
de
Proyec
to
Interno
Informes de avance-
Solicitudes de
cambio- Registro de
incidentes.
Pull-
interactiva
Correos
electrónicos. Alto-quincenal
cara a
cara
6
Ing.
Carlos
Pizarro
Jefe de
Infraestr
uctura
Tecnológ
ica
Apoyo Interno
Informes de avance-
Solicitudes de
cambio- Registro de
incidentes.
Pull-
interactiva
Correos
electrónicos. Alto-quincenal
cara a
cara
7
Ing.
Jorge
Yunga
Gestor
de
Servicios
de TI
Apoyo Interno
Registro de
incidentes. Pull-
interactiva
Correos
electrónicos-
mensajería
instantánea-
Alto-quincenal cara a
cara
8
Ing.
Verónica
Ocampo
Jefe de
Cajas Apoyo Interno
Registro de
incidentes. Pull-
interactiva
Correos
electrónicos-
capacitaciones-
mensajería
instantánea.
Alto-quincenal cara a
cara
9
Ing.
Nathaly
Torres
Jefe de
Operacio
nes
Equipo
de
Proyec
to
Interno
Registro de
incidentes –Solicitud
de cambio.
Pull-
interactiva
Correos
electrónicos. Alto-quincenal
cara a
cara
10
Econ.
Dunia
Silvia
Director
Administ
rativo
Financier
o
Apoyo Interno
registro de riesgos-
informes de avance-
informe de costos Pull-
interactiva
Llamadas
telefónicas-
mensajería
instantánea-
correo
electrónico-
Alto-quincenal cara a
cara
250
11
Ing.
Arelis
Cabrera
Jefe
Unidad
Riesgos
Equipo
de
Proyec
to
Interno
registro de riesgos-
informes de avance Pull-
interactiva
Llamadas
telefónicas-
mensajería
instantánea-
correo
electrónico-
Alto-quincenal cara a
cara
12 Daniel
Leiva
Desarroll
ador Apoyo Interno
solicitudes de
cambio
Pull-
interactiva
Llamadas
telefónicas-
mensajería
instantánea-
correo
electrónico
Alto-quincenal cara a
cara
13 Norma
Villa
Jefe
RRHH Apoyo Interno
Registro de
incidentes
.
Pull-
interactiva
llamadas
telefónicas-
correo
electrónico-
mensajería
instantánea
Alto-quincenal cara a
cara
14 Lorena
Balcázar
Jefe
Administ
rativo
Apoyo Interno
registro de riesgos-
informes de avance-
informe de costos
Pull-
interactiva
Llamadas
telefónicas-
mensajería
instantánea-
correo
electrónico
Alto-quincenal cara a
cara
15
Ing.
Mario
Pincay
Consulto
r Externo
Equipo
de
Proyec
to
Externo
Pull-
interactiva
Llamadas
telefónicas-
mensajería
instantánea-
correo
electrónico
Medio cara a
cara
16 Ing. José
Reyes
Asistente
de Cajas Apoyo Interno
solicitudes de
cambio
Pull-
interactiva
Correos
electrónicos-
capacitaciones.
Medio cara a
cara
17
Ing.
Katherine
Freire
Asistente
de
Agencia
Apoyo Interno
solicitudes de
cambio
Pull-
interactiva
Correos
electrónicos-
capacitaciones.
Medio cara a
cara
18 Byron
Valarezo
Auxiliar
de
servicios
Inform
ativo Interno
solicitudes de
cambio Pull-
interactiva
Llamadas
telefónicas-
mensajería
instantánea-
correo
electrónico
Bajo cara a
cara
19
Ing.
Marcelo
Guzmán
Jefe
Comerci
al
PM Interno
informes de
desempeño-registro
de incidentes-
solicitudes de
cambio
Pull-
interactiva Reuniones. Alto-quincenal
cara a
cara
20
Arq.
Marcela
Campos
Arquitect
a
Equipo
de
Proyec
to
Interno
solicitudes de
cambio Pull-
interactiva
Llamadas
telefónicas-
mensajería
instantánea-
correo
electrónico
Medio cara a
cara
21 Banco de
Machala - - Externo
solicitudes de
cambio Interactiva
Reuniones-
llamadas
telefónicas-
correo
electrónico-
mensajería
instantánea
Medio cara a
cara
22 Produban
co - - Externo
solicitudes de
cambio Interactiva
Reuniones-
llamadas
telefónicas-
correo
electrónico-
mensajería
instantánea
Medio cara a
cara
23
Cooperat
ivas de
Ahorro y
Créditos
- - Externo
.
. - Medio
cara a
cara
251
24 Socios
(clientes) - - Externo
solicitudes de
cambio Push
Llamadas
telefónicas-
correo
electrónico
Bajo cara a
cara
25
Superinte
ndencia
de
Economí
a Popular
y
Solidaria
(SEPS)
- - Externo
solicitudes de
cambio Interactiva
Reuniones-
llamadas
telefónicas-
correo
electrónico-
mensajería
instantánea
Medio cara a
cara
26
Banco
Central
del
Ecuador
- - Externo
solicitudes de
cambio Interactiva
Reuniones-
llamadas
telefónicas-
correo
electrónico-
mensajería
instantánea
Medio cara a
cara
Elaborado por: Autores
Además, también se detalla en la siguiente tabla 129 Para evidenciar los
informes que serán comunicados, la persona emisora y responsable, el medio por el
cual se va a comunicar, método de gestión de la comunicación.
Tabla 129. Comunicación de informes
Método de
gestión de la
comunicación
Audiencia Acción Medio Emisor Frecuencia Responsable Estado
Reportes de desempeño
Patrocinador-
Gerente General- Gerente de Gestión
y desarrollo-
Director
Administrativo-
financiero
Informe de
desempeño del
proyecto
Correo electrónico
Director
del
Proyecto
Mensual Director del
Proyecto No
iniciado
Reportes de
desempeño Patrocinador
Informe de
riesgos
Correo
electrónico
Director del
Proyecto
Mensual Director del
Proyecto
No
iniciado
Reportes de desempeño
Patrocinador, Interesados.
Informe de
cierre del
proyecto
Correo
electrónico-
Reunión.
Director
del
Proyecto
A la
culminación
del proyecto
Director del Proyecto
No iniciado
Gobierno y
reuniones
Director del
proyecto- Jefe de
talento humano-Gerencias de áreas
involucradas.
Registro de
incidentes
Correo
electrónico
Director
del Proyecto
Según se
requiera
Director del
Proyecto
No
iniciado
Gobierno y
reuniones
Gerentes del área
involucrada
Solicitudes de
cambios
Correo
electrónico
Director del
Proyecto
Según se
requiera
Director del
proyecto
No
iniciado
Gobierno y
reuniones
Gerentes del área
involucrada
Convocatoria a
reuniones
Correo
electrónico
Director del
Proyecto
Quincenal
Director del
Proyecto- Jefa
de Talento humano
No
iniciado
Elaborada por: Autores.
10.3. Procedimiento para monitorear las comunicaciones.
El Ing. Marcelo Guzmán – Director del Proyecto y el equipo de proyecto para
monitorear las comunicaciones serán los encargados de receptar las solicitudes de
252
cambios según el formato de Excel e impresas y luego comunicará al Director del
Proyecto mediante correo electrónico las solicitudes de cambio al Patrocinador e
interesados que estén involucrados y de esta manera estén informados previo a una
reunión para el respectivo análisis, aprobación o negativa. Además el Ing. Marcelo
Guzmán junto con el equipo de proyecto y la Ing. Norma Villa – Jefa de talento
humano se reunirán cada mes para conversar y evaluar mediante la técnica
habilidades interpersonales y de equipo que consiste en verificar el registro de
incidentes a la fecha de reunión y el desempeño individual de los involucrados, esta
verificación se realizará mediante la ayuda de un archivo Word elaborado por la
observación a cargo de la Ing. Norma Villa – Jefa de talento humano que recopile la
información mencionada. El registro de actualizaciones a las comunicaciones entre
involucrados se dejará por escrito mediante Acta de reunión firmada por el Ing.
Marcelo Guzmán – Director del proyecto y el Dr. Geovanny Bustos – Patrocinador
del proyecto.
10.3.1. Solicitud de cambios.
El Director de proyectos comunicará las solicitudes de cambio
registradas en formato Excel por medio de correo electrónico a las Gerencias de
áreas involucradas en la solicitud de cambio. El documento a utilizar para el
registro de solicitud de cambios es el descrito en la tabla 48 de la sección Gestión
del Alcance.
11. GESTIÓN DE RIESGOS.
11.1. Plan de gestión de riesgos.
11.1.1. Proceso identificar los riesgos.
En este proceso se reconocerán los riesgos existentes en la
implementación del proyecto, además de la operación y el producto final,
identificando y clasificando los eventos adversos según el tipo de riesgo al que
corresponda.
253
La identificación de los riesgos será responsabilidad de la unidad de
riesgos conformada por el Jefe de Unidad de Riesgos y un miembro del equipo
del proyecto, quienes mediante una reunión desarrollarán un análisis inicial del
proceso, de los procedimientos y de los recursos que intervienen, para luego
ejecutar junto al director de proyecto, el equipo del proyecto, el director de
tecnología y el director de gestión y desarrollo, talleres a fin de determinar las
debilidades que inciden en los riesgos.
Posterior a dichos talleres, se documentarán todos los posibles riesgos,
adicionales a los previamente identificados en el acta de constitución del
proyecto, en la matriz identificación de riesgos (Tabla 130). Este proceso estará
a cargo del equipo del proyecto y será aprobado por el director de proyecto; la
identificación de riesgos adicionales podrá realizarla cualquier interesado,
quienes vía correo electrónico enviarán la matriz a un miembro del equipo del
proyecto. A continuación, se detalla lo que contendrá la matriz de Identificación
de Riesgos.
ID: Identificación del riesgo, alfanumérica.
Riesgos: Se describirán los riesgos identificados, detallando la causa,
evento y efecto.
Impacto: Se describirá el impacto que el riesgo identificado podría
causar con la ejecución del proyecto o en el producto final.
Clasificación: Se detallará si el riesgo es interno o externo.
Tipo: Se detallará si el riesgo corresponde a una oportunidad (riesgo
positivo), o en su defecto su es una amenaza (riesgo negativo).
Tabla 130. Formato registro de riesgos
Registro de riesgos
ID Riesgo Impacto
Clasificación
Tipo
Elaborado por: Autores.
254
11.1.2 Proceso realizar análisis cualitativo de riesgos.
El análisis cualitativo de los riesgos será responsabilidad de la unidad de
riesgos, quienes analizarán el impacto económico que individualmente el riesgo
generaría a la Cooperativa en caso de materializarse; y la probabilidad de que
éste ocurra. Como herramientas principales se utilizará referencias de riesgos
registrados en ejecuciones de proyectos anteriores con esos valores, adicional se
realizarán juicios de expertos y la evaluación de probabilidad e impacto de los
riesgos.
El impacto será medido en términos monetarios y la probabilidad de
acuerdo al número de veces que se podría presente en un periodo de tiempo (día,
mes, año), tal como se detallan a continuación en las tablas 131, 132, 133 Y 134.
Tabla 131. Probabilidad ocurrencia.
Probabilidad de ocurrencia
Calificación Nivel de
Probabilidad Detalle
1 Improbable Probabilidad de ocurrencia menor
al 10%
2 Posible Probabilidad de ocurrencia entre el
11% al 30%
3 Regular Probabilidad de ocurrencia entre el
31% al 60%
4 Permanente Probabilidad de ocurrencia entre el
61% al 80%
5 Frecuente Probabilidad de ocurrencia mayor
al 80%
Elaborado por: Autores.
Tabla 132. Impacto Costo.
Impacto económico
Calificación Nivel de Impacto Límite inferior en US $ Límite superior en US $
1 Bajo - 4,588
2 Medio 4,589 45,885
3 Alto 45,886 458,849
4 Critico 458,850 114,7123
5 Catastrófico 1,147,124 5,506,191
Elaborado por: Autores.
255
Tabla 133. Impacto tiempo
Impacto tiempo
Calificación Nivel de Impacto Límite inferior en días Límite superior en días
1 Bajo - 3
2 Medio 4 8
3 Alto 9 15
4 Critico 16 32
5 Catastrófico 33 -
Elaborado por: Autores.
Tabla 134. Impacto alcance
Impacto económico
Calificación Nivel de Impacto Modificación Entregables
1 Bajo 1
2 Medio 2
3 Alto 3
4 Critico 4
5 Catastrófico Más de 5
Elaborado por: Autores.
La combinación del impacto con la probabilidad de ocurrencia de cada
uno de los riesgos permite determinar el nivel de riesgo inherente, el mismo que
será detallado en la Matriz de probabilidad impacto de la tabla 131, que deberá
registrarse de la siguiente manera:
ID: Código alfanumérico correspondiente al riesgo identificado.
Riesgos: Descripción de cada uno de los riesgos identificados.
Probabilidad: Con base a los parámetros especificados en la Tabla 131, se
detallará la calificación por cada evento de riesgo
Impacto: Con base a los parámetros especificados en las Tablas 132, 133
y 134, se detallará la calificación por cada evento de riesgo
256
Nivel de riesgo: Resultado de la multiplicación entre la probabilidad y el
impacto.
Tabla 135. Formato Matriz probabilidad e impacto
Matriz Probabilidad Impacto
ID Riesgo Probabilidad Impacto Nivel Riesgo
Elaborado por: Autores
Adicionalmente se ha asignado un código de color para la calificación
de los riesgos y las acciones a tomar, como se detalla en la tabla 136:
Tabla 136. Tratamiento de riesgos.
Valoración Descripción
Bajo
Impacto mínimo. El Director de proyecto debe realizar
supervisión al proyecto, para evitar incremento de
desviaciones
Moderado
Impacto medio. Existe la necesidad de acciones
especiales para controlar el riesgo. El Director de
proyecto debe monitorear de manera continua el proyecto
Alto Negativo Impacto Alto por lo que es necesario atención con
prioridad y toma de acciones correctivas.
Alto Positivo Impacto favorable para el proyecto y sobre los objetivos
del proyecto. Debe ser aprovechado.
Elaborado por: Autores.
Una vez determinado el riesgo inherente, el jefe de la unidad de riesgos
procederá a graficarlo en el mapa de riesgos o mapa de calor que se muestra en
la figura 25, lo que permitirá a su vez identificar cuál de los riesgos merece una
atención prioritaria, en función a la valoración por colores previamente descrita
en la tabla 136.
257
Figura 25. Mapa de Calor
Elaborado por: Autores
Es importante señalar que como política para la administración de
riesgos, la Cooperativa ha definido su zona de “riesgo aceptado o tolerado”, la
cual es la zona de nivel de riesgo “bajo”, es decir los riesgos de esta zona tienen
un menor impacto u probabilidad de ocurrencia y no afectarían de manera
significativa la continuidad del proyecto, pero esto no implica que no se haga
seguimiento a los mismos.
Figura 26. Tolerancia de Riesgos en Mapa de Calor
Elaborado por: Autores.
Los riesgos que se ubiquen fuera de esta zona se consideran riesgos no
aceptados como se aprecia en la figura 26 y estos pueden generar pérdidas
importantes para la Cooperativa por lo que es necesario definir planes de acción
para su mitigación.
5. Frecuente
4. Permanente
3. Regular
2. Posible
1. Improbable
1. Bajo 2. Medio 3. Alto 4. Critico 5. Catastrofico
Amenazas
Pro
ba
bili
da
d
Impacto
5. Frecuente
4. Permanente
3. Regular
2. Posible
1. Improbable
1. Bajo 2. Medio 3. Alto 4. Critico 5. Catastrofico 5. Catastrofico 4. Critico 3. Alto 2. Medio 1. Bajo
Amenazas OportunidadesP
ro
ba
bilid
ad
Impacto
258
11.1.3 Proceso realizar análisis cuantitativo de riesgos
La unidad de riesgos también estará a cargo del análisis cuantitativo de todos
los riesgos identificados y que posiblemente resulten en la ejecución del proyecto, dicho
análisis será plasmado en la matriz cuantitativa de riesgos (Ver tabla 136), la cual será
llenada en conjunto con el equipo del proyecto y aprobada por el director de proyecto.
La tabla 135 incluye toda la información que deberá ingresarse en la matriz, y en la
misma se detallará:
ID: Código alfanumérico correspondiente al riesgo identificado.
Riesgos: Descripción de cada uno de los riesgos identificados.
Probabilidad Cuantificada %: Detalla la probabilidad de ocurrencia del
riesgo, de acuerdo a lo definido previamente en la matriz probabilidad e
impacto, dicho valor será cuantificado en porcentaje, donde la calificación 1
equivale al 20% y 5 al 100%:
Tabla 135. Probabilidad de ocurrencia.
Probabilidad de ocurrencia
Calificación Nivel de
Probabilidad Cuantificación (%)
1 Improbable 20%
2 Posible 40%
3 Regular 60%
4 Permanente 80%
5 Frecuente 100%
Elaborado por: Autores.
Impacto en tiempo: Estimación realizada por la unidad de riesgos, cuyo
impacto afectara al cronograma, cuando este se materialice.
Impacto en costo: Estimación realizada por la unidad de riesgos cuyo
impacto afectara al presupuesto, cuando este se materialice.
Valor esperado en tiempo: Resulta de multiplicar la probabilidad
cuantificada con el impacto en tiempo.
Valor esperado en costo: Resulta de multiplicar la probabilidad
cuantificada con el impacto en costo.
259
Tabla 136. Formato Matriz cuantitativa de riesgos
ID Riesgo
Probabilidad
cuantificada
%
Impacto en
tiempo (días)
Impacto en
costo ($)
Valor
esperado
tiempo (días)
Valor
esperado
costo ($)
Elaborado por: Autores.
11.1.4 Proceso planificar respuesta a los riesgos
Identificado el riesgo inherente, se revisan los controles existentes o los
que sean necesarios definir con la finalidad de disminuir el impacto económico
o la probabilidad de ocurrencia. Este proceso estará a cargo del equipo de
proyecto en conjunto con el Jefe de Operaciones y será aprobado por el director
del proyecto.
Con el objetivo de disminuir el impacto de los distintos riesgos
identificados en el proyecto, se determinará las siguientes herramientas de
estrategias ante todos los eventuales riesgos ya sean estas oportunidades o
amenazas, ver figura 27:
Figura 27. Estrategias por tipos de riesgos
Elaborado por: Autores.
Oportunidades
Escalar
Compartir
Mejorar
Explotar
Aceptar (Pasivo)
Amenzas
Escalar
Transferir
Evitar
Mitigar
Aceptar (Activo)
260
Con base a la matriz de probabilidad e impacto, y la ubicación de los
riesgos en los cuadrantes del mapa de calor, se recomienda gestionar los riesgos
acorde a la figura 28, sin embargo se puede utilizar diferentes estrategias
indistintamente del cuadrante al que pertenezca el riesgo identificado.
Figura 28. Estrategias según ubicación en Mapa de Calor
Elaborado por: Autores.
Previamente definidas las herramientas de estrategias para disminuir el impacto
de los riesgos identificados, el equipo del proyecto elabora el plan de respuesta
de riesgos, detallado en la tabla 137, del mismo que contendrá:
ID: Código alfanumérico correspondiente al riesgo identificado.
Estrategia: Se detalla la estrategia a utilizar de acuerdo al siguiente
significado:
− Escalar: Se usa para riesgos fuera del alcance del proyecto, sean estos
amenazas u oportunidades y exceden el nivel de autoridad del director
del proyecto; las mismas son registradas para propósitos informativos.
− Mitigar: Se usa para riesgos negativos, con la finalidad de controlar o
disminuir el riesgo.
− Mejorar: Se usa para riesgos positivos, con la finalidad de optimizar o
aumentar posibilidades de impacto positivo.
− Aceptar Activo: Se usa para riesgos negativos, cuando el mismo está
latente y ninguna otra estrategia puede ser usada, en estos casos se acepta
el riesgo pero se lo monitorea constantemente.
Mitigar
Mejorar
Aceptar Activo
Aceptar Pasivo
Evitar
Transferir
Escalar
Explotar
Compartir
Escalar
Estrategia
261
− Aceptar Pasivo: Se usa para riesgos positivos, sin tomar medidas
proactivas en caso de que el impacto no sea mayor, es decir se acepta el
riesgo.
− Evitar: Se usa para riesgos negativos, y la acción principal es actuar
proactivamente para eliminar la amenaza o lo que ocasiona la misma.
− Transferir: Se usa para riesgos negativos, y la acción principal es
transferir la totalidad o parte de la amenaza a un tercero.
− Explotar: Se usa para riesgos positivos, con alta prioridad con el fin de
explotar la oportunidad positivamente.
− Compartir: Se usa para riesgos positivos, y con el objetivo de compartir
la oportunidad con la persona adecuada que le saque el máximo
provecho a la misma.
Planes de respuesta: Se detallan las acciones específicas para implementar
la estrategia previamente seleccionada.
Responsable: Se detalla el responsable de ejecutar cada estrategia para
evitar que el riesgo se materialice.
Tabla 137. Plan de respuesta a riesgos
Plan de Respuesta a Riesgos
ID Estrategia Planes de respuesta Responsable
Elaborado por: Autores.
Por otro lado, el jefe de la unidad de riesgo será el responsable de
realizar un plan de contingencia de la tabla 138, el mismo que será aprobado
por el director de proyecto y contendrá la siguiente información adicional:
ID: Código alfanumérico correspondiente al riesgo identificado.
Estado riesgo: Detalle actual del riesgo luego de implementarse la
estrategia, el mismo que puede estar definido por los siguientes parámetros:
262
− Cancelado: El riesgo ha pasado su fecha limite
− Implemento Respuesta: El riesgo fue atendido sin embargo fracaso su
respuesta.
− Ocurrido: El riesgo impacto.
− Activo: El riesgo está vigente.
− Aceptado: El riesgo no se puede eliminar.
Disparador: Evento que identifica cuando el riesgo se materializa.
Plan de contingencia: Se detalla las nuevas acciones a realizar para reducir
el impacto del riesgo.
Tabla 138. Plan de contingencia de riesgos.
Plan de Respuesta a Riesgos
ID Estado riesgo Disparador Disparador Plan de contingencia
Elaborado por: Autores.
11.1.5 Proceso implementar respuesta a los riesgos.
Los cambios que se presenten en la revisión de los riesgos se manejarán
mediante un documento de solicitud de cambios (Tabla 65) realizado por el
Director de Proyecto. El Sponsor será el responsable de aprobar o rechazar las
solicitudes de cambio.
Los cambios que se presenten en la revisión de los riesgos se manejarán
con una solicitud de cambio dentro de las 72 horas laborables de identificados.
Sin embargo, aquellos cambios de emergencia que impacten en la ejecución del
proyecto, y que demanden una atención prioritaria sin exceder del 10% del
presupuesto aprobado del proyecto, serán aprobados por el Director de Proyecto.
Estos cambios serán expuestos en la siguiente reunión del equipo del proyecto
y socializados con todos los interesados.
263
11.1.6 Proceso monitorear los riesgos.
El monitoreo de riesgos se realizará a través de reuniones quincenales
del seguimiento del desempeño del Proyecto. Para el control y monitoreo de los
riesgos previamente identificados y de los posibles riesgos que se identifiquen
durante la ejecución del proyecto se utilizarán las siguientes herramientas que
se detallan en la tabla 139:
Tabla 139 Herramientas para el monitoreo de riesgos.
Herramienta Frecuencia Responsable Entregable
Auditoria de Riesgo Quincenal Unidad de
Riesgos
Informe de riesgos
Revaluación de
Riesgos
Mensual PM Plantilla de Informe de
Monitoreo
Reuniones Quincenal PM Informe One Page
Elaborado por: Autores.
Por cada herramienta utilizada durante y después del monitoreo, se
actualizará el estado en la plantilla de registro de riesgos, bajo el siguiente
esquema denominado “Durante monitoreo” el cual se puede apreciar en la tabla
140 y “Post monitoreo” de la tabla 141.
Tabla 140. Durante Monitoreo.
Durante Monitoreo
Estado Significado
Cancelado Paso su fecha limite
Eliminado No ocurrirá
Implemento respuesta Se atendió efectivamente
Fracaso respuesta
Ocurrido Riesgo impactó
Activo Vigente
Aceptado No se puede eliminar
Elaborado por: Autores.
264
Tabla 141. Post Monitoreo.
Post Monitoreo
Estado Resultado
Cancelado Se registra fecha de cierre y motivo de cierre
Eliminado
Cerrado (Implemento Respuesta)
Registrar fecha de cierre, lecciones, resultados
(ganancia o pérdida)
Riesgos residuales o Secundarios y Plan de
contingencia
Cerrado (Ocurrido) Se registra cierre y lecciones aprendidas
Activo Comentarios del último control
Aceptado Plan de contingencia
Elaborado por: Autores.
La plantilla de informe de monitoreo se encuentra en la tabla 142 y debe
contener la siguiente información:
Fecha de informe: Se debe colocar la fecha en que crea un nuevo informe de
monitoreo.
Informe No: Se debe colocar el número de informe de monitoreo de registro,
esto puede variar en cada reunión quincenal en caso de identificar nuevos
riesgos.
Nombre del proyecto: Se debe anotar el nombre del proyecto al cual
pertenece el riesgo.
Director del proyecto: Se debe escribir el nombre del encargado del proyecto
y que debe tener conocimiento de los nuevos riesgos identificados.
Riesgos actuales: Se debe escribir los riesgos actuales que se identificaron en
el registro de riesgos, para ver su evolución si fueron transferidos, reducido su
nivel de impacto o mitigados.
Riesgos potenciales: Se debe escribir los riesgos potenciales que se
identificaron en el registro de riesgos, para ver su evolución si fueron
transferidos, reducido su nivel de impacto o mitigados.
265
Riesgos nuevos: Se debe escribir los nuevos riesgos que se identificaron
durante el control y monitoreo, para evitar la materialización de los mismos
Tabla 142. Informe de monitoreo de riesgo.
INFORME DE MONITOREO DE RIESGOS
FECHA DE INFORME
INFORME No
NOMBRE DEL PROYECTO
DIRECTOR DEL PROYECTO
RIESGOS ACTUALES
ENCARGADO
ID TRANSFERIDO REDUCIDO MITIGADO SOLUCIÓN
RIESGOS POTENCIALES
ENCARGADO
ID TRANSFERIDO REDUCIDO MITIGADO SOLUCIÓN
NUEVOS RIESGOS
ENCARGADO
ID TRANSFERIDO REDUCIDO MITIGADO SOLUCIÓN
FIRMA - DIRECTOR DEL PROYECTO FIRMA -ENCARGADO
Elaborado por: Autores.
266
11.2. Identificar los riesgos.
Tabla 143 Registro de riesgos
Registro de riesgos
ID Riesgo Impacto
Clasificación
Tipo
R01
Dado a los avances tecnológicos existe la
posibilidad de que cambien metodología
de pago a través de cheques, o se generen
cambios en la forma o tamaño de los
cheques que se compensara.
Lo que ocasionaría
cambios o modificaciones
en el programa que
digitaliza los cheques, y en
efecto que se paralice la
operación diaria.
Externo Amenaza
R02
Dado a que proyecto intercambia
información vía electrónica, existe la
posibilidad que sin conexión a internet no
se pueda compensar los cheques
depositados.
Lo que ocasionaría atrasos
en el proceso de
efectivización de cheques
o sanciones por los entes
de control.
Interno Amenaza
R03
Dado a que el proceso implica ingresar
información manualmente, existe la
posibilidad de que no coincida los valores
o datos ingresados con los de los cheques
receptados.
Lo que ocasionaría
reprocesos y cobros
operativos adicionales
para la Coop.
Interno Amenaza
R04
Dado que para la implementación del
proyecto implica suscribir convenio con
otras IFIS, existe la posibilidad que no se
llegue a un acuerdo con ninguna IFI.
Lo que ocasionaría el
fracaso total del proyecto.
Externo
Interno
Amenaza
R05
Dado a que existe un plan piloto que
comprende un periodo de pruebas, existe la
posibilidad que no se realice el intercambio
o compensación correcta de los cheques
Lo que ocasionaría un
retraso en la entrega del
proyecto
Interno Amenaza
R06
Debido a que los horarios de atención en
las distintas agencias varían de acuerdo a
su localidad, existe la posibilidad que no se
puede capacitar conjuntamente al personal
de cajas.
Lo que ocasionaría
incrementar el tiempo y
costo en la etapa de
planificación
Interno Amenaza
267
R07
Debido a las políticas de relacionadas con
el pago a proveedores, existe la posibilidad
que el pago para la compra de los equipos
tecnológicos tarde más de lo previsto.
Lo que ocasionaría un
atraso en la entrega del
proyecto.
Interno Amenaza
R08
Debido a que se implementará la
automatización del proceso de
efectivización de cheques, existe la
posibilidad que la Coop. Desarrolle
completamente el sistema de cámara de
compensación de cheques con el BCE.
Lo que ocasionaría
beneficios en la operación
y tiempos de
efectivización de cheques.
Interno Oportunidad
Elaborado por: Autores.
11.2.1. Análisis cualitativo de riesgos.
Tabla 144 Matriz de Probabilidad-Impacto.
Matriz Probabilidad Impacto
ID Riesgo Probabilidad Impacto Nivel
Riesgo
R01
Dado a los avances tecnológicos existe la posibilidad
de que cambien metodología de pago a través de
cheques, o se generen cambios en la forma o tamaño
de los cheques que se compensara, lo que ocasionaría
cambios o modificaciones en el programa que
digitaliza los cheques, y en efecto que se paralice la
operación diaria.
4 3 12
R02
Dado a que proyecto intercambia información vía
electrónica, existe la posibilidad que sin conexión a
internet no se pueda compensar los cheques
depositados, lo que ocasionaría atrasos en el proceso
de efectivización de cheques o sanciones por los entes
de control.
2 1 2
R03
Dado a que el proceso implica ingresar información
manualmente, existe la posibilidad de que no coincida
los valores o datos ingresados con los de los cheques
receptados, lo que ocasionaría reprocesos y cobros
operativos adicionales para la Coop.
5 2 10
R04
Dado que para la implementación del proyecto implica
suscribir convenio con otras IFIS, existe la posibilidad
que no se llegue a un acuerdo con ninguna IFI, lo que
ocasionaría el fracaso total del proyecto.
2 5 10
R05 Dado a que existe un plan piloto que comprende un
periodo de pruebas, existe la posibilidad que no se
realice el intercambio o compensación correcta de los
2 1 2
268
cheques pruebas, lo que ocasionaría un retraso en la
entrega del proyecto
R06
Debido a que los horarios de atención en las distintas
agencias varían de acuerdo a su localidad, existe la
posibilidad que no se puede capacitar conjuntamente
al personal de cajas, lo que ocasionaría incrementar el
tiempo y costo en la etapa de planificación
1 1 1
R07
Debido a las políticas de relacionadas con el pago a
proveedores, existe la posibilidad que el pago para la
compra de los equipos tecnológicos tarde más de lo
previsto, o que ocasionaría un atraso en la entrega del
proyecto.
3 2 6
R08
Debido a que se implementará la automatización del
proceso de efectivización de cheques, existe la
posibilidad que la Coop. desarrolle completamente el
sistema de cámara de compensación de cheques con el
BCE, lo que ocasionaría beneficios en la operación y
tiempos de efectivización de cheques.
4 4 16
Elaborado por: Autores.
Figura 29. Probabilidad-Impacto de Amenazas
Elaborado por: Autores.
Figura 30. Probabilidad-Impacto de Oportunidades.
Elaborado por: Autores.
5. Frecuente R03
4. Permanente R01
3. Regular R07
2. Posible R02, R05 R04
1. Improbable R06
1. Bajo 2. Medio 3. Alto 4. Critico 5. Catastrofico
Amenazas
Pro
ba
bili
da
d
Impacto
5. Frecuente
4. Permanente R08
3. Regular
2. Posible
1. Improbable
5. Catastrofico 4. Critico 3. Alto 2. Medio 1. Bajo
Oportunidades
Pro
ba
bili
da
d
Impacto
269
11.2.2. Análisis cuantitativo de riesgos.
Tabla 145. Matriz de análisis cuantitativo de riesgos.
ID Riesgo Probabilidad
ocurrencia %
Impacto en
tiempo (días)
Impacto en
costo ($)
Valor
esperado
tiempo (días)
Valor esperado costo
($)
R01
Dado a los avances tecnológicos existe la posibilidad
de que cambien metodología de pago a través de
cheques, o se generen cambios en la forma o tamaño
de los cheques que se compensara, lo que ocasionaría
cambios o modificaciones en el programa que
digitaliza los cheques, y en efecto que se extienda el
plazo de entrega de proyecto o se paralice la
operación diaria.
80% 10 - 8 -
R02
Dado a que proyecto intercambia información vía
electrónica, existe la posibilidad que sin conexión a
internet no se pueda compensar los cheques
depositados, lo que ocasionaría atrasos en el proceso
de efectivización de cheques o sanciones por los
entes de control.
30% - $1200 - $360
R03
Dado a que el proceso implica ingresar información
manualmente, existe la posibilidad de que no
coincida los valores o datos ingresados con los de los
cheques receptados, lo que ocasionaría reprocesos y
cobros operativos adicionales para la Coop.
100% - $650 $650
R04
Dado que para la implementación del proyecto
implica suscribir convenio con otras IFIS, existe la
posibilidad que no se llegue a un acuerdo con
ninguna IFI, lo que ocasionaría el fracaso total del
proyecto.
30% - $12000 - $3600
270
Elaborado por: Autores.
R05
Dado a que existe un plan piloto que comprende un
periodo de pruebas, existe la posibilidad que no se
realice el intercambio o compensación correcta de los
cheques pruebas, lo que ocasionaría un retraso en la
entrega del proyecto
30% 8 - 2.5 -
R06
Debido a que los horarios de atención en las distintas
agencias varían de acuerdo a su localidad, existe la
posibilidad que no se puede capacitar conjuntamente
al personal de cajas, lo que ocasionaría incrementar el
tiempo y costo en la etapa de planificación
10% 3 $180 0.3 $18
R07
Debido a las políticas de relacionadas con el pago a
proveedores, existe la posibilidad que el pago para la
compra de los equipos tecnológicos tarde más de lo
previsto, o que ocasionaría un atraso en la entrega del
proyecto.
60% 6 - 4 -
R08
Debido a que se implementará la automatización del
proceso de efectivización de cheques, existe la
posibilidad que la Coop. desarrolle completamente el
sistema de cámara de compensación de cheques con
el BCE, lo que ocasionaría beneficios en la operación
y tiempos de efectivización de cheques.
80% - $25000 - $20000
256
11.2.3. Plan de respuesta a riesgos.
Tabla 146. Plan de Respuesta a Riesgos.
ID Estrategia Planes de respuesta Responsable
R01
Mitigar En el desarrollo del software que capta la
imagen de los cheques, como requisito
adicional se solicitará que se ajuste al
tamaño del cheque escaneado, más no al
tamaño estándar de los mismos.
Director de
Tecnología
R02 Mitigar Se instalará una conexión alterna de datos,
que permita la operación continua del
sistema de digitalización
Director Gestión
y Desarrollo
R03
Mitigar Se incluirá validación automática entre los
valores de los cheques digitados versus los
ingresados manualmente.
Jefe de
Operaciones
Director de
Tecnología
R04 Mitigar Se mantendrán reuniones semanales de
seguimiento al convenio, que incluyan
visitas a las diferentes IFI´S.
Director de
Negocios
R05
Escalar Se solicitará al proveedor del software
pruebas por cada etapa de desarrollo del
mismo, las cuales deben cumplir un
indicador igual al 100%.
Jefe de
Infraestructura
Tecnológica
R06
Mitigar Coordinar con anticipación la capacitación
a las agencias que no puedan reunirse en la
fecha pactada, movilizando al capacitador a
dichas agencias
Jefe RRHH
Jefe Operaciones
R07 Evitar Aprobadas las cotizaciones, vincular al
proveedor como calificado para ganar
tiempo con el proceso de pago
Director
Financiero
R08
Explotar Solicitar al proveedor del software que
valide la opción de compensar directamente
los depósitos en cheque. El equipo interno
de desarrollo tendrá la opción de desarrollar
el resto de procesos
Director de
Tecnología.
Elaborado por: Autores.
257
11.2.4. Plan de contingencia a riesgos.
Tabla 147. Plan de Respuesta a Riesgos.
ID Estado riesgo Disparador Fecha Disparador Plan de contingencia
R01
Activo Actualización ley
general de
cheques que
ocasionaría un
cambio en el
proceso de
digitalización y
compensación de
cheques.
Contratación de
asesor externo para
ejecutar los ajustes
necesarios en el
proceso actual de
digitalización y
compensación; dicho
documento deberá ser
aprobado por el BCE.
R02
Activo Fallos conexión
de red que
imposibiliten el
intercambio de
información
Gestionar un plan
alterno de red como
back up, con la
finalidad de no
paralizar la
transmisión de datos
R03
Activo Notificación
electrónica de la
devolución de lote
cheques
compensados
Realizar
actualizaciones de
software de
digitalización para
detectar este tipo de
inconsistencias
R04
Activo Negativa por
parte de las
financieras en
suscribir el
convenio para
compensar
cheques
Gestionar
reciprocidad
financiera mediante
movimientos de
depósitos a la vista en
otra IFI como
beneficio de suscribir
nuevo convenio.
R05
Activo Reporte de
pruebas con
cumplimiento
menor al 99%
Desarrollo propio
sistema de
digitalización con
base a lo desarrollado
por el proveedor.
R06
Activo Confirmación de
asistencia a
capacitación
menor al 90% de
convocados
Coordinar traslado de
capacitador a agencias
sucursales donde sus
asistentes de caja no
puedan asistir a la
misma.
R07 Activo Pago no
procesado en la
fecha pactada.
Gestionar nueva línea
de crédito interna no
mayor a 7 días. Elaborado por: Autores.
258
12. GESTIÓN DE ADQUISICIONES.
12.1. Plan de gestión de las adquisiciones.
12.1.1. Proceso efectuar las adquisiciones.
El proceso de adquisiciones estará a cargo del Jefe Administrativo, con la
supervisión del Director Financiero y el Director del Proyecto. El equipo del
proyecto, mediante la herramienta de juicio de expertos, realizará la matriz de
enunciado de trabajo para cada adquisición, el cual se considerará como la solicitud
de compra, donde se describirá los productos o servicios necesarios para la
ejecución del proyecto, con sus respectivos detalles, características y requisitos
funcionales. Este documento se lo realizará en una reunión con el personal
previamente indicado, más el director de tecnología y el Jefe de Infraestructura
tecnológica y será aprobado por el Director de Proyecto. El formato que contendrá
el enunciado de trabajo (SOW), se detalla en la tabla 148:
Entregable: Se detalla el entregable relacionado con la adquisición a realizar.
Nro. Solicitud de compra: Se detalla un código alfanumérico que incluye las
tres primeras letras del producto/servicio por adquirir más una numeración.
Servicio/producto: Se detalla el producto o servicio que se tiene que adquirir.
Cantidad: Se detalla el número de productos/servicios necesarios.
Requisitos funcionales: Se detalla los requisitos técnicos y funcionales del
producto o servicio a ser adquirido, la cual proviene del apartado Gestión del
Alcance, Enunciado de Trabajo.
Requerimientos especiales: Se detalla el nivel de soporte, capacitación y
transferencias de conocimiento a ser proporcionadas por el proveedor, así
como la existencia de respaldos, seguridad y sigilo de la información, cuando
el caso amerite.
Lugar de Trabajo: Se detalla donde se entregará o realizará el trabajo.
Periodo de trabajo: Se detalla cuando se espera que el trabajo inicie y termine.
Puede incluir horas de trabajo; así como el mantenimiento y continuidad de los
bienes y servicios, cuando el caso amerite.
259
Tabla 148. Matriz del Enunciado del trabajo (SOW)
MATRIZ DEL ENUNCIADO DEL TRABAJO DE ADQUISICIONES (SOLICITUD COMPRA)
ENTREGABLE
NRO. SOLICITUD
COMPRA
PRODUCTO/SERVICIO
CANTIDAD
REQUISITOS FUNCIONALES
REQUERIMIENTOS ESPECIALES
LUGAR TRABAJO
PERIODO TRABAJO
ELABORADO POR APROBADO POR
Elaborado por: Autores.
Una vez receptada la solicitud de compra, el Jefe Administrativo verificará
en sus registros si lo solicitado se encuentra disponible en la institución; de ser así,
procederá a realizar la entrega a un miembro del equipo del proyecto mediante un
acta de entrega recepción (ANEXO 3); caso contrario requerirá, dependiendo el
tipo de adquisición, la matriz de hacer – comprar y/o el informe de selección de
proveedores. El sponsor, luego de receptar los expedientes, autorizará la
adquisición si el monto no supera el 3% del patrimonio técnico de la Cooperativa,
caso contrario será necesario la elaboración y suscripción de contratos. Para el caso
de contratos de sistemas tecnológicos el Director de Tecnología deberá elaborar
un documento donde consten los términos de referencia (TOR), para que los
proveedores diseñen sus propuestas considerando al menos los siguientes aspectos:
260
1. El objeto y especificaciones de los servicios contratados.
2. Los requerimientos funcionales y técnicos de los bienes o servicios a ser
adquiridos.
3. Los costos totales.
4. El nivel de soporte, capacitación y transferencias de conocimiento a ser
proporcionadas por el proveedor.
5. La existencia de respaldos, seguridad y sigilo de la información
6. El mantenimiento y continuidad de los bienes y servicios.
7. Adaptación eficiente y oportuna a los requerimientos normativos; y.
8. Un documento que se anexará al contrato, que contenga aspectos relacionados
al plan de contingencia y continuidad del servicio que presta el proveedor,
según corresponda.
Para el caso de bienes intangibles o servicios, se utilizará la herramienta de
hacer – comprar, la cual será realizada por el Director de Tecnología mediante
reunión con el director de gestión y desarrollo, el desarrollador y el director de
proyecto. Este documento será aprobado por el sponsor, y dicha matriz contendrá
la siguiente información, ver tabla 150:
Servicio/producto: Se detalla el producto o servicio que se tiene que adquirir.
Criterio: Se detalla en la tabla 149 los aspectos a analizar en función a las
siguientes características:
Tabla 149. Criterio para la matriz HACER-COMPRAR.
Criterio Concepto
Tiempo Tiempo de entrega del producto/servicio
Costo Costo del producto/servicio + facilidad pago
Garantía Tiempo de garantía del producto/servicio
Capacidad Técnica
Conocimiento técnico sobre producto/servicio + asesoría postventa
Experiencia Tiempo de experiencia del negocio Elaborado por: Autores.
Ponderación: Se detalla el peso porcentual que representa cada criterio, en
función a las características más importantes del producto/servicio a adquirir.
La suma de cada ponderación debe ser igual a 100%.
Resultado: Se detalla la puntuación de cada criterio previamente considerado;
los resultados a asignar se referenciarán de acuerdo a la tabla 150:
261
Tabla 150. Referencias de puntuación para los resultados de la matriz HACER- COMPRAR.
Criterio Resultado Descripción
Tiempo
1 El tiempo de entrega es mayor al programado
2 El tiempo de entrega es igual al programado
3 EL tiempo de entrega es menor al programado
Costo
1 El tiempo de entrega es mayor al presupuestado
2 El tiempo de entrega es igual al presupuestado
3 EL tiempo de entrega es menor al presupuestado
Garantía
1 Garantía menor a 2 años
2 Garantía mayor a 2 años pero menor a 4 años
3 Garantía mayor a 4 años
Capacidad Técnica
1 Nunca han desarrollado un producto/servicio similar
2 Han desarrollado hasta 5 productos/servicios similares
3 Han desarrollado más de 5 productos/servicios similares
Experiencia
1 Garantía menor a 2 años
2 Garantía mayor a 2 años pero menor a 4 años
3 Garantía mayor a 4 años Elaborado por: Autores.
Ponderado: Se detalla el valor ponderado proveniente de la ponderación y el
resultado de cada criterio (ver tabla 151). La suma total de los valores
ponderados otorgará la calificación para tomar una decisión final.
Tabla 151. Matriz HACER-COMPRAR.
ADQUISICION
Criterio Ponderación (%) Comprar Hacer
Resultados Ponderado Resultados Ponderado
Tiempo 25%
Costo 25%
Garantía 20%
Capacidad Técnica
10%
Experiencia 20%
0.00 0.00
Elaborado por: Autores.
Para el caso de productos tangibles, se utilizará la herramienta de selección
de proveedores, la cual será realizada por el Jefe Administrativo, el Director
262
Financiero y el Director de Proyecto, y será aprobada por el Sponsor. El documento
a obtener será el Informe de Selección de Proveedores que se encuentra en la tabla
153, cuyo formato incluirá los siguientes campos:
Solicitud de compra: Se detalla el código alfanumérico asignado en el
enunciado de trabajo para adquisiciones.
Servicio/producto: Se detalla el producto o servicio que se tiene que adquirir.
Especificaciones: Se detalla específicamente los productos a adquirir.
Cantidad: Se detalla el número de productos necesarios.
Nombre de proveedor: Se detalla el nombre del proveedor en las distintas
columnas, para realizar el análisis comparativo.
Valor unitario: Se detalla el valor por unidad del producto a adquirir.
Valor total: Se detalla el valor total que resulta de multiplicar la cantidad de
productos por el valor unitario.
Subtotal: Se detalla la suma total de todos los productos cotizados por cada
proveedor.
Total: Se detalla la sumatoria total de la cotización, incluido el IVA y el
descuento en caso de aplicar.
Tiempo experiencia mercado: Se detalla en número de años la antigüedad
laboral de cada proveedor.
Cumple especificaciones: Se detalla si cumple con todos los requisitos
funcionales y requerimientos especiales, detallados en el enunciado de trabajo
para adquisiciones.
Tiempo de entrega: Se detalla el número de días que el proveedor tarda en
entregar el pedido, una vez confirmada la adquisición.
Garantía: Se detalla el número de días la garantía del producto por adquirir.
Lugar de entrega: Se detalla el lugar donde el proveedor podrá entregar el
producto.
Forma de pago: Se detalla la forma de pago en que el producto deberá ser
cancelado, de acuerdo a las condiciones del proveedor.
Servicio Pre y Post Venta: Se detalla mediante calificación numérica la
puntuación a otorgar al proveedor por servicios pre y post venta; la calificación
a otorgar se detalla a continuación en la tabla 152:
263
Tabla 152. Calificación para servicio pre y post venta.
Calificación Criterio
1 Muy bajo
2 Bajo
3 Medio
4 Alto
5 Muy Alto Elaborado por: Autores.
Consulta lista control: Se detalla mediante un SI o NO si el proveedor consta
como reportado en la base de datos interna tales como la de Unidad de Análisis
Financiero, sindicados, OFAC, en efecto de prevenir el lavado de activos.
Análisis: El Jefe Administrativo realizará un breve análisis en función a la
información recopilada, indicando si se ha mantenido previa experiencia con
algún proveedor del listado.
Cotización recomendada: De acuerdo al análisis realizado, el Jefe
Administrativo y el Director Financiero recomendaran la elección de un
proveedor.
Criterio de recomendación: Se detalla en caso de existir alguna observación
sobre el análisis realizado.
Elaborado por: Firma por parte de la persona que realizó el documento.
Criterio Técnico: Firma por parte de la persona que realizó el documento
(Director Financiero)
Autorizado: Firma la persona a cargo de aprobar el documento (Sponsor).
264
Una vez que el Informe de Selección de Proveedores sea aprobado, el jefe
administrativo procederá a registrar al proveedor, mediante el formato de inclusión
de datos para proveedores personas naturales, la misma que será llenado por el
Tabla 153. Informe selección de proveedor.
Solicitud de compra
Producto / servicio requerido
ESPECIFICACIONES CANTIDAD NOMBRE PROVEDOR 1
NOMBRE PROVEDOR 3
NOMBRE PROVEDOR 3
NOMBRE PROVEDOR 3
V. UNIT
V. TOTAL
V. UNIT
V. TOTAL
V. UNIT
V. TOTAL
V. UNIT
V. TOTAL
EVALUACIÓN FINANCIERA ANALISIS PRECIO
SUBTOTAL
12% IVA
TOTAL
DESCUENTO
TOTAL
EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA
Tiempo experiencia en el mercado (años)
DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR CON LOS COMPETIDORES
Cumple con especificaciones
Tiempo de entrega (días)
Garantía (días)
Lugar de entrega
Forma de pago
CAPACIDAD DE SERVICIO PRE Y POST VENTA
Servicio pre venta
Servicio de post venta
EVALUACIÓN DE LA REPUTACIÓN COMERCIAL
Consulta lista control
ANALISIS
COTIZACIÓN RECOMENDADA CRITERIO RECOMENDACIÓN
Jefe Administrativo
Director Financiero
Decisión
ELABORADO CRITERIO TECNICO AUTORIZADO
Jefe Administrativo Director Financiero Gerente
265
proveedor en la matriz especificada en la Tabla 154, en la cual se deberá ingresar
los siguientes datos:
Nombres y Apellidos: Se detalla los nombres completos del proveedor.
Ciudad y fecha de nacimiento: Se detalla la ciudad y fecha de nacimiento del
proveedor en formato año-mes-día.
Tipo de identificación: Se selecciona con una “X” dependiendo sea esta
cédula, pasaporte o documento de refugiado.
No. de identificación: Se detalla el número de identificación dependiendo lo
marcado en la casilla anterior.
País/Cantón/Ciudad/Dirección domicilio: Se detalla el domicilio del
proveedor.
No. Teléfono: Se detalla el número de contacto domiciliario del proveedor, sea
teléfono convencional, celular o ambos.
Nombre del negocio: Se detalla el nombre del negocio del proveedor.
Dirección: Se detalla la dirección del lugar de trabajo.
Número Teléfono: Se detalla el número de contacto del lugar de trabajo del
proveedor, sea teléfono convencional, celular o ambos.
Actividad económica principal: Se detalla la actividad económica del
proveedor, de acuerdo como consta en la página del SRI; cabe indicar que la
actividad tiene que guardar relación con los bienes a adquirir.
Referencia Comercial: Se detalla como mínimo una referencia comercial del
proveedor. En la misma debe detallar el nombre y un teléfono de contacto.
Nombre: Se detalla el nombre del proveedor.
Fecha y Firma: Se detalla la fecha que ingresa el formulario el proveedor,
conjuntamente con la firma del mismo.
266
Tabla 154. Formulario de inclusión de datos para proveedores personas naturales.
Elaborado por: Autores.
En caso de que el proveedor sea una persona jurídica, se registra en el formato de
inclusión de datos para proveedores personas jurídicas, cuya matriz se especifica
en la Tabla 155, en la cual se deberá ingresar los siguientes datos:
Denominación o razón social: Se detalla el nombre registrado en él RUC, el
mismo será validado en la página del SRI.
Nro. de RUC: Se detalla el número de identificación, el mismo será validado
en la página del SRI.
Ciudad y Fecha de Nacimiento
Tipo de identificación: Cedula de ciudadanía
Documento de refugiado (visa 12 IV)
Pasaporte
País Cantón
Dirección del Domicilio:
Nro de Telefono del Domicilio o Celular
Nombre del Lugar de Trabajo o Negocio
Dirección:
Nro de Teléfono: Dirección de correo electrónico
Nombres y Apellidos completos del cónyuge o conviviente
Nro. De Identificación del Cónyuge o conviviente
Actividad Económica Principal
Referencias Personales o Comerciales:
*
*
NOMBRE:
FECHA:
FIRMA:
Copia de los recibos de cualquiera de los servicios básicos
AUTORIZACIÓN: conocedor (es) de las disposiciones de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del delito de Lavado de Activos
y Financiamiento de Delitos, autorizo expresamente a la Cooperativa de Ahorro y Crédito Vicentina "Manuel esteban Godoy Ortega" Ltda.,
CoopMego, a realizar los análisis y verificaciones que considere necesarios; así como a las autoridades competentes en caso de llegar a
determinar la existencia de operaciones y/o transacciones inusuales e injustificadas. En virtud de lo autorizado, renuncio a instaurar por este
motivo cualquier tipo de acción civil, penal o administrativa en contra de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Vicentina "Manuel esteban
Godoy Ortega" Ltda., CoopMego.
Favor proporcionar la siguiente documentación actualizada:
2. DATOS DEL LUGAR DE TRABAJO O NEGOCIO
Formulario de Inclusión de datos para Proveedores Personas Naturales
Copia de cedula de ciudadanía o identidad
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROVEEDOR
Nombres y apellidos
No. De Identificación:
Ciudad
267
Objeto social: Se detalla la actividad económica del proveedor, de acuerdo
como consta en la página del SRI; cabe indicar que la actividad tiene que
guardar relación con los bienes a adquirir.
País/Cantón/Ciudad/Dirección domicilio: Se detalla el domicilio tributario
del proveedor.
No. Teléfono: Se detalla el número de contacto del proveedor, sea teléfono
convencional, celular o ambos.
Correo electrónico: Se detalla la dirección de correo electrónica relacionada
con la facturación digital.
Actividad económica principal: En caso de tener varias actividades
económicas, se detalla la actividad económica principal del proveedor,
Nombres y Apellidos del representante legal: Se detalla los nombres
completos del representante legal, los cuales deben coincidir con lo registrado
en el SRI.
Dirección domicilio: Se detalla el domicilio del representante legal.
No. Teléfono: Se detalla el número de contacto domiciliario del representante
legal, sea teléfono convencional, celular o ambos.
Referencia Comercial: Se detalla como mínimo una referencia comercial del
proveedor. En la misma debe detallar el nombre y un teléfono de contacto.
Nombre del Representante Legal: Se detalla el nombre del representante
legal de la empresa
Fecha y Firma: Se detalla la fecha que ingresa el formulario el proveedor,
conjuntamente con la firma del representante legal.
268
Tabla 155. Formulario de inclusión de datos para proveedores persona jurídicas.
Elaborado por: Autores.
Una vez que el formulario de inclusión de datos para proveedores es
entregado a la Coop., el Jefe Administrativo verificará e ingresará la información
al sistema para proceder con la orden de pago; el equipo del proyecto constatará
que la información en el sistema este correctamente ingresada y procederá a emitir
al Jefe Administrativo la solicitud y autorización de registro de cuenta bancario
para pago de facturas, cuyo formato preestablecido se detalla a continuación, ver
Tabla 156:
Nro. De RUC
Objeto Social
País, Cantón y Ciudad del domicilio
Dirección Principal
Dirección de Correo Electrónico
Actividad Económica principal
Nombres y Apellidos del Representante Legal
Nro. de Cédula del Representante Legal
Dirección del Domicilio
Referencias Comerciales:
Favor proporcionar la siguiente documentación actualizada:
*
*
*
*
*
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
FECHA:
FIRMA:
Teléfonos
Copía de cedula del representante legal; y,
Copia certificada del nombramiento del representante legal.
AUTORIZACIÓN: conocedor (es) de las disposiciones de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del delito de Lavado de Activos y Financiamiento de
Delitos, autorizo expresamente a la Cooperativa de Ahorro y Crédito Vicentina "Manuel esteban Godoy Ortega" Ltda., CoopMego, a realizar los análisis y
verificaciones que considere necesarios; así como a las autoridades competentes en caso de llegar a determinar la existencia de operaciones y/o transacciones
inusuales e injustificadas. En virtud de lo autorizado, renuncio a instaurar por este motivo cualquier tipo de acción civil, penal o administrativa en contra de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Vicentina "Manuel esteban Godoy Ortega" Ltda., CoopMego.
Formulario de Inclusión de datos para Proveedores Personas Juridicas
1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN
Telefono del Domicilio
Copia del documento 101 del SRI de los dos últimos años, de ser aplicable;
Copia de los recibos de cualquiera de los servicios básicos;
Copia del documento que acredite la existencia legal de la persona jurídica;
Denominación o Razón Social
269
Tabla 156. Solicitud y autorización de registro de cuenta bancaria para pago de facturas.
Elaborado por: Autores.
En el caso de elaboración de contratos, una vez que el sponsor haya
aprobado la propuesta del proveedor, el director del proyecto solicitará al
departamento legal la elaboración del contrato con los términos de referencia
detallados en la propuesta aprobada. La solicitud de elaboración del contrato se lo
realizará mediante un memorándum suscrito por el sponsor, en el cual se indicará
SOLICITUD Y AUTORIZACION DE REGISTRO DE CUENTA BANCARIA
PARA PAGO DE FACTURAS
Loja, xx de xxx del 20xx
……………………………………… con RUC ………………………………solicita y autoriza a la Cooperativa
de Ahorro y Crédito Vicentina “Manuel Esteban Godoy Ortega” Ltda., CoopMego proceda a registrar la
siguiente cuenta bancaria; en la cual a partir de la presente fecha se acreditarán mediante transferencia de
fondos, los pagos correspondientes a las facturas emitidas por venta de bienes y/o servicios a la Cooperativa.
Institución Financiera: ………………………………………………..
Número de cuenta: ……………………………………………….
Tipo de cuenta: ……………………………………………….
Nombre del titular de la cuenta: ……………………………………………….
Cédula/RUC de la cuenta: ……………………………………………….
Correo Electrónico: ……………………………………………….
Nombre Comercial de la Empresa: ………………………………………………..
DECLARACIÓN: Por medio de las firmas al pie del presente documento, dejamos expresa constancia de que esta
autorización la concedemos en forma libre y voluntaria; asumiendo nuestra responsabilidad - inclusive respecto de
terceros-, si ésta declaración contuviese datos erróneos o falsos. Declaramos además que la cuenta señalada mantiene el
estado de activa; y, no presenta ningún impedimento legal o de cualquier otro tipo, para que en ella se efectúen
transferencias de fondos por parte de la Cooperativa.
Eximimos a la Cooperativa de Ahorro y Crédito Manuel Esteban Godoy de toda responsabilidad,
_________________________
REPRESENTANTE
270
las cláusulas mínimas requeridas para la adquisición que se realizará. Entre dichas
clausulas deberán constar la vigencia y el objeto del contrato, el precio convenido,
las garantías necesarias para su ejecución, el desembolso de anticipos, la
responsabilidad de las partes, la recepción del trabajo y la resolución de
controversias
Una vez elaborado el contrato, deberá ser sumillado por el asesor jurídico,
previa suscripción de ambas partes.
12.1.2. Proceso controlar adquisiciones.
El proceso de controlar las adquisiciones estará a cargo del Jefe
Administrativo, quien implementará un control previo a la cancelación total de la
adquisición, mediante el cual verificará lo contenido en el Formulario de controlar
adquisiciones previo al pago, donde remarcará con una “X” los requisitos que
cumple o no; también incluirá alguna observación relacionada a cada criterio, en
caso de ser necesario. El documento será suscrito por el Jefe Administrativo y
aprobado por el Director del Proyecto, este formulario se encuentra en la tabla 157.
Tabla 157. Formulario para control de adquisiciones previo al pago.
CONTROL ADQUISICIONES PREVIO AL PAGO
Criterio Cumple No Cumple Observación
La orden de compra tiene la firma del
Sponsor.
La orden de compra está respaldada con los
informes técnicos.
La compra se ha realizado de acuerdo a los
pasos estipulados en el presente plan.
El contrato ha sido suscrito por ambas partes.
La factura se encuentra emitida por los
productos y servicios que se aprobó adquirir
o contratar.
Se han presentado las garantías establecidas en el contrato correspondiente.
ELABORADO APROBACIÓN
Jefe Administrativo Director Proyecto
Elaborado por: Autores.
Así mismo, mediante acta de entrega – recepción (ANEXO 2) se dejará constancia
de la recepción de las adquisiciones. La recepción provisional se efectuará por el Jefe
271
Administrativo, el mismo que requerirá vía email a un miembro del equipo del proyecto
procederá a verificar que lo que se está recibiendo, coincide con la cantidad, calidad y
características de los productos o servicios que fueron autorizados adquirir y/o contratar.
El miembro del equipo del proyecto, de estar conforme legalizará con su firma el acta de
entrega – recepción provisional; caso contrario, informará vía email en un término no
mayor a 24 horas el particular al Director del Proyecto, con copia al Jefe Administrativo a
fin de que se adopten los correctivos del caso. El acta de entrega provisional será legalizada
por: el Jefe Administrativo, el Director de Proyecto y el Proveedor.
Para efectuar la recepción definitiva, se requerirá del acta de entrega provisional.
La información constante en la factura emitida por el proveedor, deberá coincidir con la
registrada en el acta de entrega – recepción provisional. El ingreso de información
correspondiente a los productos o servicios al sistema, será considerado como recepción
definitiva y se documentará en el acta de ingreso que emite el sistema.
Con el objetivo de mantener una base centralizada y actualizada de los
proveedores, se procederá a evaluar la calidad del servicio, la misma que la realizará el
Jefe Administrativo al cierre de las adquisiciones. El documento a llenar es el formulario
de Evaluación de la calidad del servicio (Ver tabla 159), el mismo que comprenderá:
Calidad en la atención del servicio;
Entrega de productos y servicios de forma oportuna;
Entrega de productos y servicios de conformidad a lo acordado;
Eficiencia en la atención de consultas y requerimientos;
Conocimiento del personal que atiende a los requerimientos;
Capacidad de solución de problemas que se presenten.
Cada criterio deberá ser puntuado con calificaciones comprendidas del número 1
al 5, ver tabla 158:
Tabla 158. Calificaciones para evaluación de calidad del servicio.
Calificación Criterio
1 Muy bajo
2 Bajo
3 Medio
4 Alto
5 Muy Alto Elaborado por: Autores.
272
Tabla 159. Formulario para evaluación de la calidad del servicio de proveedores.
EVALUACION DE LA CALIDAD DEL SERVICIO DE PROVEEDORES
Fecha:
PROVEEDOR
Calidad en la
atención del
servicio
Entrega de
productos y
servicios de
forma
oportuna
Entrega de
productos y
servicios de
conformidad a
lo acordado
Eficiencia en
la atención de
consultas y
requerimientos
Conocimiento
del personal
que atiende a
los
requerimientos
Capacidad de
solución de
problemas que
se presenten
CALIDAD DE
SERVICIO
ELABORADO REVISADO POR AUTORIZADO
Jefe Administrativo Director Financiero Gerente
Elaborado por: Autores.
Cerrar las adquisiciones será responsabilidad del director del proyecto para
lo cual solicitará al proveedor envíe un email notificando la culminación del
trabajo ya sea bien o servicio. Este email deberá incluir un detalle de todos los
equipos entregados, archivo fotográfico, horarios de entrega, cumplimiento de los
criterios de aceptación, observaciones y recomendaciones.
El director del proyecto se encargará de elaborar un archivo físico y virtual
para el cierre de adquisiciones este archivo deberá contener los siguientes
documentos: email de notificación de culminación del trabajo enviado por el
proveedor, original del contrato firmado, original de orden de compra firmada por
las partes, formato de validación de sub-entregables, factura firmada por las dos
partes.
12.2. Decisiones de hacer o comprar.
A continuación se efectúa la matriz del enunciado del trabajo de adquisiciones en la
tabla 160 y la matriz de hacer-comprar en la tabla 160.
273
Tabla 160. Matriz del enunciado del trabajo de adquisiciones.
MATRIZ DEL ENUNCIADO DEL TRABAJO DE ADQUISICIONES
ENTREGABLE Adquisición de activos
fijos tangibles SOLICITUD COMPRA
SER001
PRODUCTO/SERVICIO SERVIDOR CANTIDAD 1
REQUISITOS FUNCIONALES
El servidor que se adquiere deberá contar un óptimo rendimiento, capacidad de expansión, fiabilidad, y
disponibilidad de servicio que permita la apropiada ejecución del sistema y aplicaciones que empleará el SCCH.
REQUERIMIENTOS ESPECIALES
Intel® Xeon® E5-2660 v4 (14 núcleos, 2,0 GHz, 35 MB, 105 W).
64GB (4x16 GB) DDR4 2400 MHz RDIMM
Factor de forma 2U.
1 adaptador Ethernet HPE 331i de 1 Gb 4 puertos por controladora y 1 HPE de 10 Gb y 2 puertos SFP+ FlexibleLOM
6 PCIe slots
LUGAR ENTREGA LOJA - MATRIZ PERIODO TRABAJO 9 días
ELABORADO POR APROBADO POR
MATRIZ DEL ENUNCIADO DEL TRABAJO DE ADQUISICIONES
ENTREGABLE Adquisición de activos fijos
tangibles SOLICITUD COMPRA
ESC002
PRODUCTO/SERVICIO ESCANER CANTIDAD 20
REQUISITOS FUNCIONALES
El servidor que se adquiere deberá contar un óptimo rendimiento, capacidad de expansión, fiabilidad, y
disponibilidad de servicio que permita la apropiada ejecución del sistema y aplicaciones que empleará el SCCH.
REQUERIMIENTOS ESPECIALES
Intel® Xeon® E5-2660 v4 (14 núcleos, 2,0 GHz, 35 MB, 105 W).
274
64GB (4x16 GB) DDR4 2400 MHz RDIMM
Factor de forma 2U.
1 adaptador Ethernet HPE 331i de 1 Gb 4 puertos por controladora y 1 HPE de 10 Gb y 2 puertos SFP+ FlexibleLOM
6 PCIe slots
LUGAR ENTREGA LOJA - MATRIZ PERIODO TRABAJO 9 días
ELABORADO POR APROBADO POR
MATRIZ DEL ENUNCIADO DEL TRABAJO DE ADQUISICIONES
ENTREGABLE Adquisición de activos fijos
intangibles SOLICITUD COMPRA
SOF003
PRODUCTO/SERVICIO SOFTWARE PARA
COMPENSAR CHEQUES CANTIDAD 1
REQUISITOS FUNCIONALES
La herramienta debe ser capaz de procesar 50 transacciones simultáneamente.
Toda funcionalidad del sistema y transacción de negocio debe responder al usuario en menos de 5 segundos.
El sistema debe ser capaz de operar adecuadamente con hasta 30 usuarios con sesiones concurrentes.
Administración de documentos adjuntos.
Integración Web-COBIS
REQUERIMIENTOS ESPECIALES
Módulo de supervisión y monitoreo
Módulos de reporte avanzado
Importación y exportación de archivos
Control y gestión de errores comunes
Gestión documental
LUGAR ENTREGA LOJA - MATRIZ PERIODO TRABAJO 43 días
275
ELABORADO POR APROBADO POR
Elaborado por: Autores.
Tabla 161. Matriz de HACER- COMPRAR.
ADQUISICION Desarrollo sistema para automatizar compensación de cheques
Criterio Ponderación (%)
Comprar Hacer
Resultados Ponderado Resultados Ponderado
Tiempo 25% 3 25.00 1 8.33
Costo 25% 1 8.33 3 25.00
Garantía 20% 2 13.33 3 20.00
Capacidad Técnica 10%
3 10.00
1 3.33
Experiencia 20% 3 20.00 1 6.67
76.67 63.33 Elaborado por: Autores.
13. BIBLIOGRAFÍA.
Banco Central del Ecuador. (2015). Manual de Operación del usuario del sistema de Cámara
de compensación de cheques, 5.
Extraído el 15 de septiembre de 2018 desde
https://www.bce.fin.ec/images/SISTEMA_N_PAGOS/CamaraCompensacion/SISTE
MA-CAMARA-COMPENSACION/ManualOperacion.pdf
Memoria del Banco Central del Ecuador. (2003). Capítulo sexto: El sistema de pagos
Ecuatoriano, 165. Ecuador: BCE.
Extraído el 15 de septiembre de 2018 desde
https://contenido.bce.fin.ec/documentos/PublicacionesNotas/Catalogo/Memoria/2003/
cap6.pdf
CoopMego. (2016).
Memoria Institucional 2016.
Cooperativa de Ahorro y Crédito Vicentina “Manuel Esteban Godoy Ortega” Ltda.,
Ecuador, 1.
276
277
14. ANEXOS.
Anexo 1. Tabla de cargos por servicios financieros.
278
Anexo 2. Ley de Cheques.
279
Anexo 3. Formato Acta entrega recepción.
ACTA ENTREGA RECEPCION
Lugar y fecha:
Proceso:
Área:
Responsable:
Por medio de la presente acta, se formaliza la entrega a conformidad, de los siguientes ítems:
Ítem Cantidad Estado Confirmación
Entregue conforme Recibí Conforme
Nombre: Nombre:
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