MANEJO DE FILTROS

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MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIÓN DE DATOS Ruth Copa
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    13-Jun-2015
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  • 1. MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIN DE DATOSRuth Copa

2. Contenido .............................. 1 .............................................................................................................................. 1 ............................................................................................ 1 Utilizar el Filtro. ............................................................................................................. 1 Utilizar Filtros avanzados. .......................................................................................... 3 ...................................................................................... 4 .................................................................................................................. 8 3. Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro. Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos, marcando o desmarcando el botn Filtro).1 4. Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si slo marcamos Moreno, Excel filtrar todos los registros que tengan Morenoen el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista. Otra opcin, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo men, donde se despliegan una serie de opciones:En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila. Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.2 5. En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carcter y no contenga la letraz. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo), reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtroen la pestaa Datos.Utilizar Filtros avanzados. Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, pulsaremos en seccin Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.en laRango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.3 6. Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecern.La ordenacin es una de las partes esenciales del anlisis de datos. Con esta funcionalidad, puede poner en orden alfabtico una lista de productos, ordenar cronolgicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo al color de relleno de fondo o color de fuente que tengan. Hay tres formas de ordenar datos: Alfabticamente, de forma ascendente, alfabticamente, de forma descendente, por su color, tanto de relleno de la celda como de la fuente. Podemos acceder a las herramientas de ordenacin de varias formas posibles: Como vimos en el apartado anterior, cuando aplicamos el comando Autofiltro, dentro del men tenemos las opciones de ordenacin4 7. Haciendo clic derecho sobre la columna que queremos ordenar, elegir la Ordenar y luego la opcin que correspondaDesde el fragmento Modificar de la ficha Inicio5 8. Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos.Con cualquiera de los mtodos accederemos a las herramientas de ordenacin. Las ms fciles de utilizar son las de ordenacin alfabtica, tanto la ascendente como la descendente, indicadas con los siguientes botones:Tambin contamos con el cuadro de dilogo Ordenar, el cual nos permitir introducir ms opcionesy al cual accedemos por alguna de estas formas: Desde el men contextual que abrimos con el botn derecho del ratn, seleccionamos Ordenar y luego Orden Personalizado Desde el fragmento Modificar, botn Ordenar y filtrar y en el men la opcin Orden Personalizado Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos, presionamos sobre el botn Ordenar6 9. En versiones anteriores de Microsoft Excel, tena hasta tres posibles niveles de ordenacin por columna dentro del cuadro de dilogoOrdenar. Ahora podemos agregar la cantidad que necesitemos de criterios de ordenacin desde el botn . Si quisiramos eliminar un nivel que hemos agregado por error o simplemente queremos quitarle porque ya no le necesitamos, presionaremos el botn . Tenemos ms opciones dentro del cuadro de dilogo Opciones de ordenacindesde el cual podremos indicar que se haga distincin entre maysculas y minsculas y si el orden va a ser en columnas (Ordenar de arriba hacia abajo) por filas (Ordenar de izquierda a derecha). Tenga cuidado antes de ordenar, pues podra tener problemas con: Las celdas que contengan frmulas. Compruebe que los valores que haban devuelto las frmulas no han cambiado y que las celdas a las que se hace referencia en las mismas no se han movido. Muestre todas las filas y columnas ocultas antes de realizar cualquier tipo de orden, ya que stas no se mueven cuando se ejecuta el comando ordenar, y por lo tanto la tabla perdera integridad en cuanto a sus datos. Los encabezados de columna deben estar en una sola fila. Es frecuente encontrarse con encabezados en dos filas, o con filas en blanco por medio. Ajuste todos los ttulos de columna en una sola celda. Cuando vaya a ordenar por columnas, asegrese que en el cuadro de dilogo Ordenar, est marcada la casilla Mis datos tienen encabezados, o de lo contrario, dichos encabezados pasarn a formar parte de los propios datos de la tabla y se ordenarn junto con el resto de datos. Por ltimo, mencionaremos la ordenacin por colores, la cual es muy sencilla. Desde el cuadro de dilogo Ordenar, elija cul de las columnas va a ordenar, y en el cuadro7 10. desplegable Ordenar segn, elija Color de celda. Luego, como criterio de ordenacin, despliegue el men y seleccione cul va a ser el color por el cual desea ordenar as como la ubicacin de estos datos, si los quiere en la parte superior o en la parte inferiorde la columna.http://ofimatic.blogspot.com/2007/12/ordenar-datos-en-excel.html http://www.aulaclic.es/excel2010/t_16_3.htm8