MANEJO EFICIENTE DEL TIEMPO -...
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Trabajamos contigo para alcanzar los
objetivos estratégicos de tu negocio
MANEJO EFICIENTE DEL
TIEMPO
MANEJO EFICIENTE DEL
TIEMPO
" Aprende cómo diferenciar lo importante de lo
menos importante. Mucha gente no sabe hacerlo,
simplemente porque se preocupan de las cosas sin
importancia ”
(Jim Rohn)
“El problema es falta de dirección y enfoque y no la
falta de tiempo. Todos tenemos 24 horas en el día”
(Zig Ziglar)
Desconexión del día a día
Celulares apagados o en silencio
Participación
Diversión
REGLAS DEL JUEGO
6 años como Asesor y Coach de Negocios, Ingeniero Civil
Eléctrico (Universidad Católica), Executive MBA (Universidad
Católica) y más de 20 años de experiencia en empresas de
tecnología, Emprendedor de negocios, 2 hijas mellizas,
entusiasta ciclista y lector.
Enrique Medina M.
ME PRESENTO…
¿CUÁL ES LA DECISIÓN MAS IMPORTANTE QUE TOMAS TODOS LOS DÍAS?
En que vas a invertir tu tiempo…
Ingreso Mensual: $________________
20 días x 8 horas diarias = 160 horas de trabajo en un mes
Valor por hora = Ingreso Mensual / 160 = $______
¿CUANTO VALE TU HORA /
HOMBRE?
PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• Cálculo de Tiempos estimados irreales.
• No planificar adecuadamente.
• Tratar de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
• No saber decir “NO” a las distracciones externas.
• Confundir prioridades privilegiando cosas de segunda o tercera importancia dejando lo más importante para después.
• Establecer metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• No registrar compromisos y actividades, normalmente atrasados para las reuniones.
• Como no se planifica, dado situaciones de emergencia no hay margen para generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.
• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
VAMPIROS DEL TIEMPO
• “¿Tienes un minuto?” – personas que nos interrumpen a cada rato.
• Sr. Reuniones– Personas que creen que todo se resuelve con reuniones.– ¿Cómo podemos resolver ciertas situaciones siendo mas eficientes con nuestro tiempo?
• Sr. Negativismo – Personas que magnifican todo, todo es un problema, normalmente no
quieren soluciones.
¿Cuáles son tus distractores?
Vampiros del tiempo sólo tienen éxito si se les permites ser su víctima
¿TENGO EL CONTROL DE MI
TIEMPO?
ZONA PRODUCTIVA
No Urgente
pero
Importante
Demanda
• Trabajos urgentes para hoy
• Crisis, Problemas apremiantes
• Ir al médico cuando ya no puedo
mas del dolor
• Reparar algo indispensable que
se descompuso por falta de
mantenimiento
Productividad
• Planeación Estratégica y Operativa
• Construir Relaciones e Identificar Nuevas
Oportunidades
• Atender las verdaderas responsabilidades
de los roles que juego en la vida
• Invertir en mi proceso de venta.
• La preparación y el estudio
• Convivir con la familia
Desorden
• Reportes que no dormimos por
entregarlos, y que luego pasan días o
semanas sin revisión
• Reuniones urgentes y después de
estar dos horas vemos que no tiene
ningún provecho
• Cuestiones inmediatas, apremiantes
Distracción
• La ociosidad inútil, el chisme, la pérdida
de tiempo sin sentido
• Algunas llamadas telefónicas
• Internet o Chat sin limites y para fines
personales y sociales
• Aquí nacen los vicios
¿DÓNDE QUIERES ESTAR?P
rod
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Tie
mp
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on
su
mid
o
• Planeación Estratégica y Operativa
• Construir Relaciones e Identificar Nuevas Oportunidades
• Atender las verdaderas responsabilidades de los roles
que juego en la vida
• Invertir en mi proceso de ventas
• La preparación y el estudio
• Convivir con la familia
• Trabajos urgentes para hoy
• Crisis, Problemas apremiantes
• Propuestas, licitaciones pendientes acumuladas
• Ir al médico cuando ya no puedo mas del dolor
• Reparar algo indispensable que se descompuso por falta de
mantención
¿TENGO EL CONTROL DE MI
TIEMPO?
Metas y Plan de AcciónTus metas deben guiar tus actividades
DelegarDebes entregar a otras personas las actividades de bajo valor.
Se ProactivoEnfócate en las tareas Importantes y no en las Urgentes
Calendarizamaneja tu tiempo con calendarios
Hazte la pregunta Clave todos los días
¿En qué voy a invertir mi tiempo HOY?
• Específica
• Medible
• Alcanzable
• Realista
• Tiempo y Plazo
SMART
2.- METAS INTELIGENTES
¿QUÉ ES?…
DELEGAR
BENEFICIOS DE DELEGAR
1. Más Energía: tendrá mas energía en la medida en que deje de hacer las
tareas que no le gustan o no hace bien.
2. Más Tiempo: tendrá más tiempo para el trabajo energizante que lo apasiona
y para disfrutar de su vida y los frutos de su trabajo.
3. Más Foco: evitara distracciones dejando de hacer trabajos que no debiera
hacer como dueño de su negocio.
4. Más Productividad: en la medida en que este mas enfocado, estará mas
productivo y efectivo, realizando mas cosas en menos tiempo.
5. Menos Stress: cuando logra realizar cosas y realmente esta progresando, su
nivel de felicidad, energía y creatividad aumentara!
SI ES BENEFICIOSO,
ENTONCES…
Consume demasiado tiempo y esfuerzo
Puedo realizar mejor la tarea
No cuento con las personas adecuadas
No sé cómo hacerlo
¿Porqué hay tanta gente que no delega?
¿Cuál de estas 4 es tu situación?
DELEGAR
VS
ABDICAR
LOS 13 PASOS PARA DELEGAR
1. Primero, identifica una tarea o función que desees
Delegar.
2. Documenta la forma correcta de realizar la tarea, paso
a paso, incluyendo los estándares de control de calidad
para cada paso.
3. Selecciona a la persona Adecuada para el trabajo.
4. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda
la responsabilidad.
LOS 13 PASOS PARA DELEGAR
5. Enfócate en los resultados, no en el proceso
6. Delega a través del dialogo.
7. Establece tiempo límite basado en la responsabilidad.
8. Establece fechas para revisión.
9. Ofrece retroalimentación positiva y constructiva.
LOS 13 PASOS PARA DELEGAR
10. Provee los recursos necesarios.
11. Ofrece guía y consejo sin interferir.
12. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo.
13. Dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que
complete el trabajo.
¿EN QUÉ INVIERTES TU
TIEMPO?
• Haz una lista de las tareas
principales que llevas a cabo
durante un día.
• Calcula de manera aproximada
cuanto tiempo le dedicas a la
semana a cada una.
Estudio del tiempo
Actividad Lun Mar Mie Jue Vie Total Acción
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Total
ESTRATEGIAS PARA EVITAR
INTERRUPCIONES
• Piérdete.– Simplemente sé inaccesible.
• No contestes el teléfono/Celular. – Ten una recepcionista, correo de voz o contestadora.– Crea una cortina de acero de defensa.
• Regula el correo electrónico. – Revísalo después de comer y solo ocúpate de los urgentes, revísalos de
nuevo al final del día. – Rápidamente ocúpate de lo urgente, integrando el resto en tu plan para
el siguiente día.
ESTRATEGIAS PARA EVITAR
INTERRUPCIONES
• Programa el tiempo– si contestas una llamada entrante establece el tiempo de salida
• Ej: Tengo 5 minutos hasta tener otra llamada o reunión, etc.
• Mantente ocupado y sé obvio al respecto– personas ocupadas son a menudo menos interrumpidas que las
personas no ocupadas.
– cuando eres visible para otros, que te veas ocupado visiblemente
TÉCNICAS QUE VALE LA PENA
UTILIZAR
1. Domina el teléfono y correo electrónico.
2. Minimiza las reuniones.
3. Practica la puntualidad absoluta.
4. Haz y usa listas y horarios. Listas de “qué hacer”,
listas de personas que llamar, organizadores de
reuniones.
5. Lucha por vincular todo con tus metas
TÉCNICAS QUE VALE LA PENA
UTILIZAR
6. Bloquea tu tiempo
7. Minimiza actividades no planeadas. Planifica bloques
de 30 minutos – de principio a fin del día .
8. Benefíciate de los tiempos muertos. Escucha
audiolibros y CD’s cuando estés inmerso en el tráfico,
lee artículos instructivos mientras esperas en
oficinas, aeropuertos, etc.
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