Mantenimiento de Registros para el Programa de Comida ...

360 Merrimack Street, Suite 44 • Lawrence, MA 01843 • (781)-939-9292

Mantenimiento de Registros para el Programa de Comida

Entrenamiento de Mantenimiento de Registros – 2 Horas (FY 2016)

Para recibir 2 horas de crédito para este entrenamiento por favor haga lo siguiente: 1. Lea la guía de "Mantenimiento de registros para el Programa de Alimentos".

2. Después de completar la actividad, responder a todas las preguntas de revisión sobre el Formulario de Revisión (ya sea en línea o por a mano para enviar por correo).

Disfrute utilizando este entrenamiento!

360 Merrimack St, Suite 44 • Lawrence, MA 01843 • (781)-939-9292

Mantenimiento

deRegistrospara

elProgramade

Comida

FY2016Entrenamiento–MantenimientodeRegistros

(2horas)

2

Provider Resources, Inc. • 360 Merrimack St, Suite 44 • Lawrence, MA 01843 • (781)-939-9292

TabladeContenidos

Introducción Página3

MantenimientodeRegistroComienzaalInscribirse Página3

MantenimientodeRegistroparaMenús Página3

• MenúsEscaneablesvs.MenúsporWeb

• PatróndeAlimentos

• Asistencia

• CiclodeMenús

• MenúsInfantiles

• PresentacióndetodoslosMenús

• ReportedeErroresdelReclamo

MantenimientodeRegistroparaInscripciones Página7

• MantenimientoGeneralRegistrodeRegistrodeInscripciones

• ProcesodeRe-Inscripciones

MantenimientodeRegistroparaSesiónDoble Página8

MantenimientodeRegistroparaElegibilidaddeIngreso Página8

MantenimientodeRegistroparaFormulariosVarios Página9

• Terminación

• Licencias

• Asistentes

• Recopilación

3


Introducción

¿PorquéesimportanteelentrenamientodemantenimientoderegistrosparalosproveedoresenelProgramade

Comida?MantenimientoderegistrosesunamaneraparaquecadaproveedorenelProgramadeComidasigalos

reglamentosyprocedimientosrequeridosporelDepartamentodeAgriculturaconelfinderecibirreembolsoporel

serviciodealimentos.Usted,elproveedordebemantenerregistrosactualizadosyprecisosparaqueelProgramade

Comidapuedaasegurarsedequeestásiguiendoelpatróndealimentos,anotandolaasistenciaymanteniendolas

inscripcionesactualizadas.

Esteentrenamientoleayudaráacomprenderlaimportanciadesumantenimientoderegistros.Registrosprecisosy

actualesaceleranelprocesodereclamaciónylepermitenunrembolsocorrectoydemaneraoportuna.

MantenimientodeRegistrosComienzaalInscribirse

La documentación y mantenimiento de registros se inicia cuando usted se inscribe al Programa de

Alimentos.Cuandounmonitorregistraaunproveedorparaelprograma,elproveedorrecibiráunmanual

que incluye una serie de formularios para iniciar la colección de registros amantener. Los proveedores

firmarán 3 forularios en elmomento de la inscripción: el contrato de sitio, el contrato permanente y el

Certificado de Cuido deNiño Familiar en el Hogar del Programade Comida deAdultos yNiños (CACFP).

Proveedoresmantendránestosformulariosensusarchivospermanentes.Proveedoresrecibiránunanueva

carpeta anualmente, de modo que los formularios se puedan mantener con todas los formularios

adicionales.

MantenimientodeRegistrosparaMenús

MenúsEscaneablesvs.MenúsporWeb

Losregistrosquelesonmásfamiliaressonlosmenús.Losdostiposquehaysonmenúsescaneadosymenúsbasadosenelweb.Escaneadosymenúsbasadosenlawebsólosediferencianenlaformaenqueseenvianlosmenús.Ambostiposdemenúsrequierenelmismopatróndecomidayasistencia.

MenúsEscaneados

MenúsEscaneadossonmenúsdepapelqueseenvíana laoficinaporcorreooenpersona.Al llenarmenúsescaneadosesfundamentaloscurecertotalmentelasburbujasdelasfechas,númerosdeproveedora,comidasincluidasyasistencia.Losproveedorestambiéndebenescribirloscomponentesdelascomidasservidas.

MenúsporWeb

Menús por elWeb son completados y presentados en el Internet. Provider Resources utiliza el programainformáticollamadoMinuteMenu.ProveedoresiniciansesiónenMinuteMenuyentranpatronesdecomidacompletosyasistencia.Alfinaldelmes,losmenúsporwebsonenviadoselectrónicamente.

4


PatrondeAlimentos

Ustedestárequeridoservirlecheentodaslascomidasfuertes.Losniñosmayoresde2añosselesdebeserviryasealechedescremadaolechede1%.Losniñosde1-2añosdeedadselesdebenservirlecheentera.

Desayuno:Desayunorequieretrescomponentes-

• Elpanoalternativodepan,• Frutaovegetal• Leche.

Aunqueloshuevossonnutritivosyacreditables,nocumplenelrequisitodeloscomponentesnecesarioseneldesayuno. Se pueden servir como una comida extra en el desayuno. Sin embargo, no puede eliminar losalimentosnecesarios.Tambiéntengaencuentaquesiustedsirvejugo,debeser100%jugo.Alescribir'jugo'enelmenú,asegúresedeincluireltipodejugoyqueeshecho,100%jugo(Ejemplo:100%jugodemanzana,100%jugodenaranja,etc.).

Panesdebenenumerarsecomo(panintengral,englishmuffins,panpita)

AlmuerzoyCena:Almomentodeservirelalmuerzoylacena,serequierencincocomponentes.

• Lacarneosustitutodecarne• Elpanoelalternativadepan• Frutaovegetal• Frutaovegetal• Leche.

Todosestoscomponentesdebenserservidos.

Meriendas:Cuandosirvemeriendasserequierequeustedelijadoscomponentesdediferentesgruposdealimentos.

Escoja2componentes:

• Lacarneosustitutodecarne• Elpanoelalternativadepan• Frutaovegetal• Leche

Sirviendodoscomponentesdelgrupodefrutas/vegetalesnoseríaacreditableporqueambossondelmismogrupodealimentos.Porejemplo, lospepinosyel jugodemanzananoesunameriendaacreditableporquesondelmismogrupodealimentos.

Elplanearcomidasymeriendasdeacuerdoconelpatróndealimentacióneselprimerpasoenelmantenimientoderegistrosparasusmenús.DocumentarcorrectamentelosalimentosensusmenúsayudaalProgramadeComidarevisarlosmenúsyprepararsussolicitudesdepago.Lascomidasquenosiguenelpatróndecomidaonoestándocumentadascorrectamentedebenserdeducidas.

5


Asistencia

Documentarelconteodecomidaesunaparteimportantedemantenimientoderegistros,eltomarnotadelconteodecomidaenelmomentoenquesesirvelacomidaomerienda,oalfinaldeldíaesfundamentalpararecibirel reembolso.Cualquiercomidaomeriendaquetieneunrecuentodecomidaquenosecompletóafinalesdeldíadeservicio;arriesganoserreembolsado.Monitoresmirancuidadosamentesobrelosmenúsenlasvisitasparaasegurarsedequeelconteodelacomidaestealdía.

CiclodeMenús

Algunosproveedoresoptanporutilizarlosmenúsdecicloparasuscomidas.Menúsdeciclosoncomidaspre-elaboradasquesatisfacenlosrequisitosdelpatróndecomida.Menúsdeciclosuelensercuatrosemanasdemenúsqueserepiten.Alhacercopiasdelosmenúsdeciclo,esimportanteescribirlasfechasenlosmenúsdelosdíasdelasemanayelmesdecalendario.Losproveedoresqueutilizanmenúsdeciclotienenquehacerunanotaensusmenússisustituyenunacomidadiferentequeapareceenlalista.Mientrasquelosmenúsdeciclosepuedenescribirconsuficienteanticipación, laasistenciadebeseranotadaeldíadelservicio.Siestáutilizandomenúsdecicloytambiénmanteniendounacopiadeseguridadde laasistencia,debe indicarquécomidasselereclamaparacadaniñocadadía.

Ejemplo:

D=Desayuno AM=MeriendaAM

A=Almuerzo PM=MeriendaPM

C=Cena EV=Meriendadelanoche(siaplica)

Menúsinfantiles

Menúsinfantiles(formulariosescaneados)

Haycosasimportantesatenerencuentaaldocumentarlascomidasylaasistenciaparalosmenúsinfantiles.Si usted tienedos bebes (omás) en lamisma categoría de edad, las comidas deben ser documentadas enlugaresseparados.Unade lascomidassepuedeescribirenelpropiomenú.El segundosetdecomidasdelbebédebeserdocumentadoenotrolugar.Lesugerimosqueanotelascomidasenlapartedeatrásdelmenúoenunahojadepapel. Sin embargo, la asistenciade todos los infanteshayqueburbujearlas juntosenelmenú.

Menúsinfantiles(basadoenlaweb)

EnMinuteMenu,primerodebehacerclicenlosmenúsinfantilesyluegoseleccioneelnombredelbebédelalista.Unmenúdesplegableapareceráyustedpuedeseleccionarlosalimentosparacadaniñoindividualmente.

6


Presentacióndelosmenús

Esimportantequetantolosmenúsescaneadosylosmenúsdelwebsepresentenenelmomentooportuno.Losproveedoresquepresentensusmenúseltercerdíadelmesselesgarantizaránelpagoeldía20delmesoelsiguientedíalaboral.LosproveedoresquepresentenmenúsenelcuartooquintodíadelmesestaránenelprimerreclamoalEstado.EstosproveedoresseránreembolsadostanprontoPRIrecibalosfondosdelEstado.Los menús que se reciban después del día 5 del mes estarán en el segundo reclamo al estado, que sereembolsaránaPRIcuandoreciba los fondosdelEstadoparael segundoreclamo.Tengaencuentaquenotenemos ningún control sobre el servicio postal. El correo es estampado en la fecha en que lo recibimos.Haciendoelmenúporelwebevitaesteproblema.

ReportedeErroresdelReclamo

CuandoPRIprocesalosmenús,segeneranlosreportesdeerroresparatodoslosmenúspresentados.Losreportesdeerroresseenvíanporcorreoalosproveedoresquepresentenmenúsescaneados.Losproveedoresquepresentenlosmenúsporweb,puedenversureportedeerroresenelsistemadeMinuteMenu.Losinformesdeerroressonunaexcelentemaneraparaqueustedaprendamássobreelprocesodemantenimientoderegistros.Siustedtienealgúnmensajedeerror,ustedpuedeaprendercómoarreglaresoserroresenfuturasreclamacionesexaminandoelinforme.Porejemplo:Algunoserrorescomunesrelacionadosconelmantenimientoderegistrosincluyenlosformulariosdeinscripciónquehayanfaltadoylospatronesdecomidaincorrectos.Revisarelinformedeerrortambiénayudaráamejorarsupropiomantenimientoderegistros.

7


MantenimientodeRegistrosdeInscripciones

Losformulariosdeinscripciónsonotraparteimportantedelprocesodemantenimientoderegistros.Adiferenciadelosmenús,quesepresentanalfinaldelmes.Lasinscripcionessepuedenpresentarencualquiermomentoduranteelmes.Usteddebepresentarunformulariodeinscripciónparatodoslosniñosensuguardería.Todoslosniñosensuguarderíaselesdebenofrecerlaoportunidaddeparticiparenelprogramadealimentos.Sielpadredesearechazarelprogramatienenquemarcarlacasilla"pidoquemihijoNOrecibalosbeneficiosmencionadosdelCACFP"ensuformulariodeinscripción.

Esimportantequeelpadrelleneelformulariodeinscripciónenelmesenqueseinscribenensuguardería.

MantenimientoGeneralRegistrodeRegistrodeInscripciones

Losformulariosdeinscripciónpuedensermuyconfusos.Puedeserútilcuandousted,elproveedor,ayudaalospadresallenarelformulariodeinscripciónenelmomentodeinscribirse.TambiénseríaunbuenmomentoparaqueusteddiscutaelProgramadeComidayexpliquelasopcionesalospadresparaquepuedancobrarporlascomidasymeriendascorrectamente.

Paralosproveedoresqueutilizanmenúsescaneados,siusteddeseavolverautilizarunnúmero,debequitarelniñoactualantesdepodervolveraasignarelnúmerodeeseniñoaotroniño.Además,recuerdequeustednopuedereasignarelnúmerodeunniñoalamitaddelmes.

Al anotar el horario de un niño, recuerde que los formularios de inscripción deben reflejar todos los días,horarios y comidas que se le reclama. Si el horario de un niño ha cambiado y no se ha enviado en unainscripciónactualizada,seleanulatodaslascomidasomeriendasquenoestánenelformulariodeinscripciónactual. El envío por adelantado de formularios de inscripción nuevos y/o actualizados, ayuda a la oficina adocumentar los cambios antes de la reclamación. Esto puede ayudar a aliviar cualquier retraso con sureclamo.

ProcesodeReinscripción

Hay algunos registros que se requerirán a los proveedores que actualicen anualmente. El proceso dereinscripciónsucedetodoslosañosenAbril.Enesemomento,losproveedorestambiéntienenquefirmarunnuevoformulario 'DerechosyResponsabilidades".Unacopiadeeste formulariodebetenerseensupropiacarpeta de proveedor de mantenimiento de registros. Junto con el formulario de Derechos yResponsabilidades,unpaquetedereinscripciónseráenviadoaustedqueincluyecopiasdelosformulariosdeinscripción para todos los niños en su guardería en casa. El propósito de este proceso de reinscripción esasegurarquetodalainformaciónpersonalsobreelniño,informacióndelospadres,yelhorarioesprecisayactualizada.Esteesunrequisitoanual.Lospadresdebenrevisarelformulariodeinscripcióndesushijosconcuidadoyhacerloscambiosqueseannecesarios.Luegoderevisarlos,lospadresdebenfirmardoscopias.UnaserápresentadaalProgramadeComidaylaotraesparalosregistrosdelproveedor.

8


MantenimientoderegistrosdeSesionesdobles

Hay algunos formularios que son parte del mantenimiento de registros que no se aplican a todos losproveedores.Losformulariosdedoblesesiónseaplicanalosproveedoresquesirvenunacomidaomeriendaendosmomentosdiferentesparaacomodar lascomidasservidasamásniñosde loque la licenciapermite.Porejemplo,siunproveedortienelicenciapara6,elproveedorpuedeservireldesayunoalas7:00a4niñosyalas7:30lesirvea3niñosmás.Elproveedornoselepermitetener7niñosensuguarderíaenunmomentodado.Sinembargo,debidoaladiferenciadehorarios,elproveedorsirveeldesayunoaalgunosdelosniñosquepodríanestarsaliendopara laescuelay luegosirveeldesayunoa losniñosquellegana lavezunpocomás tarde. Losproveedoresquedeseen realizar sesionesdobles tienenque llenarun formulario y serpre-aprobadoparahacerlo.Esteformulariodebesercompletadoanualmenteydebeactualizarsesiseproducencambios.

MantenimientodeRegistrosparaElegibilidadSegúnlosIngresos

Elformulariodeelegibilidadsegúnlosingresosesotroformularioquenoseaplicaatodoslosproveedores.Algunos proveedores son proveedores de Nivel I, ya que son calificados pormedio de la escuela o censo.Cualquierproveedorqueseacalificadopormediodelaescuelaocensoquedeseereclamarasupropiohijodebe llenarun formulariodeelegibilidadde ingresos.Para losproveedoresqueno sonclasificados todavíapormediodeescuelaodel censo,perocreenque reúnen los requisitosde calificaciónsegún los ingresos,también pueden presentar un formulario de elegibilidad de ingresos y comprobante de ingresos para surevisión.Laelegibilidadsegúnlosingresossedeterminasobreunabaseanualyserequiereladocumentaciónapropiada. El proporcionar información precisa asegura que los proveedores se les paguen en el nivelapropiado.

LomismoesciertoparalosproveedoresquesonNivelII,perotieneniñosquecalificanparaelNivelIyporlotantoestán reclamandocomoNivel I casa-mixta. Laelegibilidadde ingresospara losniñosparticipantes sedebepresentaranualmentepararenovación.

9


MantenimientodeRegistrosparaFormulariosVarios

Terminación

Enelcasodequeunproveedornodeseeparticiparmásenelprogramadealimentos,debenpresentarunacartadeterminaciónporescritode30díasalaoficina.

Licencias

Losproveedoresdebentenerunalicenciadeguarderíaconelfindeparticiparenelprogramadealimentos.Laslicenciasdebenserrenovadascadatresaños.Cuandosulicenciaviejaexpiraohanhechocambiosensulicencia,esimportanteenviarunacopiadesunuevalicenciadeguarderíaalaoficina.

Asistentes

Algunosproveedorestienenasistentesensuhogardecuidodeniños.Lascopiasdelaslicenciasdeasistentesdeben ser presentadas a la oficina también. Por otra parte, es importante hablar con los asistentes delmantenimientoderegistros.Asistentesdebenestarfamiliarizadosconelpatróndecomidaycomocompletarlos menús. Esto es importante especialmente si se dejan asistentes con la responsabilidad de servir lascomidassinelproveedorpresente.Unabuenaideaseríaquetomaraesteentrenamientoconsusasistentesparaasegurarsedequeentiendenloselementosdemantenimientoderegistrosquepuedenaplicarseaellos.

Recopilemos

Talycomoesteentrenamientolohaexplicado,losregistrossonunapartemuyimportantedelaparticipaciónen el programa de alimentos. Los proveedores deben tener cuidado de señalar con precisión todos loselementosdelosmenús,yserpuntualenelenvíodetodaladocumentación.Losproveedoresdebenguardarcopias de todos los documentos presentados durante tres años, así como los documentos para el año encurso.Loquesignificaquelosproveedoresdebenmantenerlosformulariosdeinscripciónylascopiasdelosmenús,asícomocualquierotroformularioqueseenvíana laoficina.Cuantomásorganizadounproveedormantienesusregistros,másfácilparaqueelmantenimientodearchivosderegistrosseacompletoyactual.

10


MantenimientodeRegistrosparaelProgramadeComida–FY2016

RevisióndelEntrenamiento

Estarevisióndebeserenviadaalaoficinapararecibirsucréditode2horas.

Nombre: ________________________________Númerodeproveedora:______________

Siustedesunasistente,porfavoranotarelnombredelaproveedoraconcualtrabaja:__________________________Porfavorrespondalassiguientespreguntas: Circuleuno

1.Documentaciónymantenimientoderegistrosdebecomenzartanprontocomoseinscribaenel

ProgramadeComida.

VF

2.Losmenúsescaneadosymenúsbasadosenelwebsoncompletamentediferentesynorequierenel

mismopatróndecomidayasistencia.

VF

3.Loshuevossonnutritivosyacreditablesparaeldesayunoysepuedenutilizarparareemplazarlaleche

comouncomponenterequerido.

VF

4.Almomentodeservirmeriendas,elservirdoscomponentesdelgrupodefrutas/vegetalessonambos

acreditablesapesardequesondelmismogrupodealimentos.

VF

5.Cualquiercomidaomeriendaquetieneasistencianocompletadaparaelfinaldeldía,correriesgode

noserreembolsada.

VF

6.Menúsdeciclopuedenescribirseconsuficienteanticipaciónperolaasistencianotienequeser

registradaeneldíadeservicio.

VF

7.Siustedtienedosinfantesdelamismacategoría,lascomidasdebenserdocumentadosenlugares

separados.

VF

8.Siustedtienedosniñosdelamismacategoría,lasburbujasdeasistenciadebeestarenformas

separadas.

VF

9.Losmenúsqueserecibandespuésdeldía5delmesseránreembolsadoscuandoPRIrecibalosfondos

delEstadoparaelsegundoreclamo.

VF

10.Losinformesdeerroressonunaexcelentemaneraparaqueustedaprendamássobreelprocesode

mantenimientoderegistros.

VF

11.Lasinscripcionessepuedenpresentarencualquiermomentoduranteelmes. VF12.Siunpadrequiererechazarelprogramanoesnecesariollenarunformulariodeinscripciónenlo

absoluto.

VF

13.Sielhorariodelniñohacambiadoynosehaenviadoenunainscripciónactualizada,ustedrecibiráel

reembolsodetodosmodosporlascomidasquenoestánenelformulariodeinscripciónactual.

VF

14.ElprocesodereinscripciónsucedetodoslosañosenAbril. VF15.Lospadresdebenfirmardoscopiasdelformulariodere-inscripción. VF16.Formulariosdesesióndobledebensercompletadosanualmenteydebenactualizarsesiseproducen

cambios.

VF

17.Elegibilidaddeingresossedeterminaanualmenteyrequiereladocumentaciónapropiada. VF18.Cuandosulicenciaviejaexpira,ustednotienequeenviarunanuevalicenciaparalaoficina. VF19.Asistentesnonecesitansabersobreelpatróndecomidaocómocompletarmenús. VF20.Losproveedoresdebenguardarcopiasdetodoslosdocumentossometidosdurante3años(másel

añoencurso).

VF

Firma Fecha

Mantenimiento de Registros para el Programa de Comida ...

Documents

Transcript of Mantenimiento de Registros para el Programa de Comida ...