Manua Servicios a 23 de febrero de...

Carta de Servicios

Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación

1. Objetivos y líneas de actuación La Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación (UTAD) del Centro de Ciencias Humanas y Sociales del CSIC es una unidad de servicio encargada de organizar los fondos y colecciones documentales del CCHS. La Unidad es responsable del tratamiento, accesibilidad, conservación y difusión del conjunto de los fondos documentales del CCHS adscritos a la UTAD, con la finalidad de ponerlos al servicio de los investigadores y órganos administrativos del CSIC facilitándoles al máximo la consulta, así como a otros usuarios externos, dentro de los márgenes de accesibilidad establecidos por la ley. Esta Unidad gestiona una gran variedad de tipos documentales en distintos soportes y lenguas. Estos fondos incluyen documentación administrativa y documentación científica generada por la labor de los diferentes institutos, entre los que se incluyen materiales en soportes fotográficos y sonoros. Líneas de actuación • Estudio y establecimiento de pautas normalizadas para la descripción de los fondos,

atendiendo a las peculiaridades de cada tipo documental.

• Creación e implementación de herramientas de descripción y recuperación: tesauros, listas de palabras clave, inventarios, guías, base de datos, etc.

• Establecimiento de protocolos que guíen las tareas para la conservación y preservación de los fondos documentales con sistemas adecuados de control y estabilización de las condiciones medioambientales adaptadas a los diversos tipos de soporte (papel, microfilm, objetos fotográficos, material sonoro, etc.).

• Elaboración y puesta en marcha de un protocolo de digitalización y reproducción atendiendo a las características físicas y estructurales de cada tipo de material, así como a los fines que persigue: conservación, difusión, reproducción, etc.

• Colaboración con la Biblioteca del CCHS.

• Colaboración con otras unidades y laboratorios del CCHS, así como con archivos y centros de documentación del CSIC y de otras instituciones.

• Desarrollar un sistema de DSI (difusión selectiva de la información) de acuerdo a los perfiles y necesidades de los grupos de investigación, cuando así lo soliciten.

• Creación de canales de comunicación con la comunidad de investigadores que permita mejorar nuestros servicios y actuaciones, así como la implantación de nuevos servicios.

• Fomentar el conocimiento, información y difusión de nuestros fondos documentales, a través de la participación en congresos, ferias, seminarios, jornadas y simposios nacionales e internacionales.

• Elaboración de un reglamento para la consulta, acceso y reproducción de los fondos.

1 Manual de Servicios 2009

• Proveer de contenidos la página web de la Unidad que ofrecerá información sobre el funcionamiento, ubicación, normativas y organización de los fondos.

2. Descripción de servicios • Apoyo a los grupos y proyectos de investigación en los procesos de tratamiento de

documentación: tareas de digitalización, reproducción, inventario y descripción documental.

• Información a los investigadores y usuarios sobre el funcionamiento y los servicios de la Unidad.

• Información personalizada sobre los fondos y sus instrumentos de descripción.

• Asesoramiento para la posible localización de documentos en otras instituciones.

• Consulta de los fondos.

o Consulta de bases de datos. o Consulta de documentos originales o reproducidos. o Consulta de instrumentos de descripción del fondo.

• Consulta indirecta de los fondos mediante llamada telefónica o correo en sus distintas modalidades.

• Reproducción digital de documentos en sus distintos soportes: microfilms, documentación textual, fotografía, mapas, documentación sonora, etc.

• Préstamo de documentos para exposiciones y eventos.

• Apoyo y colaboración con unidades, laboratorios e institutos del CSIC en tareas documentales. La colaboración con proyectos, líneas de investigación y unidades de servicio se efectuará cuando el trabajo se realice sobre los fondos gestionados por la UTAD o cuando las actividades a desarrollar se centren en trabajos afines a los ejecutados cotidianamente por los miembros de la unidad.

• DSI y alertas informativas. Todos estos servicios se prestarán de acuerdo con la normativa y los planes de trabajo establecidos por la Unidad, la Comisión Científica y la Dirección del Centro. Acceso de forma presencial y por teléfono en horario de 9:30 a 14:00 o a través de cualquiera de las direcciones de correo electrónico. 3. Recursos de la Unidad 3.1. Personal • Responsable de la Unidad

Samuel Ruiz Carmona Despacho: 2B14; Ext.: 2702 E-mail: [email protected]

Manual de Servicios - 2009 2

3 Manual de Servicios - 2009

• Coordinadora Área de Descripción y Normalización:

Raquel Ibáñez González Despacho: 2B9; Ext.: 2621 E-mail: [email protected] • Coordinadora Área de Digitalización:

Eva Poves Pérez Despacho: 2C15; Ext.: 2686 E-mail: [email protected] • Coordinadora Área de Apoyo a la Investigación, Información y Difusión:

Rosa María Villalón Herrera Despacho: 2B9; Ext.: 2726 E-mail: [email protected] • Equipo multidisciplinar:

Gloria de la Chica Blanco Despacho: 2C15; Ext.: 2647 E-mail: [email protected] Jaime García Peña Despacho: 2C10; Ext.: 2601 E-mail: [email protected] Ángel Lozano Fontán Despacho: 2C14; Ext.: 2612 E-mail: [email protected]

Mª Cruz Osuna Arias Despacho: 2C14; Ext. 2577 E-mail: [email protected]

María Sánchez Luque

Despacho: 2C14; Ext: 2336 E-mail: [email protected]

Mercedes Camacho Agudo Despacho: 2C14; Ext. 2564 E-mail: [email protected]

COMITÉ CIENTÍFIC0 DE LA UTAD

Plan General de Apoyo a la Investigación,

Información y Difusión Atención a consultas

Mantenimiento página WEB Accesibilidad

Semin., Congresos, Jornadas Información de centros

afines Informes y asesoramiento

Área de

Apoyo a la investigación, Información y Difusión

Área de

Conservación

Área de

Catalogación y Normalización

Área de

Digitalización

Plan General de Conservación Control de transferencias

Acondicionamiento Ordenación Foliación

Aplicación de planes Accesibilidad

Informes y asesoramiento

Plan General de Descripción Diseño bases de datos

Elaboración de instrumentos descriptivos Descripción de contenidos Elaboración de descriptores

Apoyo a la difusión Informes y asesoramiento

ORGANIGRAMA DE ÁREAS Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO Y

DOCUMENTACIÓN DEL CCHS

Plan General de Digitalización Gestión de col. digitales

Informes y asesoramiento

RESPONSABLE DE LA UTAD Coordinación unidad

Distribución de trabajos Interlocución con Dirección y Gerencia

Guía y Cuadro de Clasificación de Fondos Procesos de transferencia Préstamos exposiciones

Plan General de Seguridad

3.2. Equipamiento • 6 lectores de microfilm de 16 mm Microvalue XL-16

• 1 lector de microfilm de 35 mm Bell & Howell (Mark II)

• 1 escáner manual de microfilms 16 mm, 35 mm y microfichas Canon Microfilm Scaner 350

• 1 escáner automático de rollos de microfilms (pendiente de incorporación)

• 2 escáneres DIN A3 EPSON Expression 10000 XL

• 4 escáneres EPSON Expression 1680 Pro

• 1 escáner HP Scanjet 5530 Photosmart

• 2 escáneres con alimentador ADF, Hp Scanjet 7650

• 2 mesas de trabajo para reproducción fotográfica

• 1 cámara fotográfica Canon Power Shot S3IS

• 2 impresoras láser HP color LaserJet 2550 Ln

• 1 impresora – escáner HP Photosmart C3180

• 2 ordenadores portátiles ACER

• 3 PCs para digitalización de imágenes

• 2 puestos de consulta MAC

• 6 unidades discos duros extraíbles

• 2 termohigrómetros 4. Procedimientos para la petición, gestión y ejecución de servicios 4.1. Consultas Las consultas pueden ser directas, de forma presencial, e indirectas mediante teléfono o correo en todas sus modalidades. El acceso de forma presencial y por teléfono se efectúa en horario de 9:30 a 14:00. 4.1.1. Identificación de los usuarios Todos los usuarios deberán rellenar un formulario (Anexo I) con datos personales, de contacto y de la documentación solicitada. El usuario podrá además indicar si la consulta se ha resuelto de forma positiva. El personal ajeno al CSIC que desee consultar fondos de la UTAD, bien sea con fines de investigación o para consultas puntuales, deberá presentar el DNI, pasaporte o documento de identificación equivalente, conforme a lo establecido en el Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre1.

1 El Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre (BOE de 28 de noviembre de 2006) ha derogado la obligatoriedad de poseer la Tarjeta Nacional de Investigador para acceder a los fondos custodiados en los archivos de titularidad estatal dependientes del Ministerio de Cultura. De esta forma, a partir de ahora sólo será necesaria la presentación del Documento Nacional de Identidad, Pasaporte o documento de identificación equivalente, a la hora de consultar los fondos de los archivos reseñados, lo que significa una mayor apertura de los archivos a todos los ciudadanos. La retirada de la obligatoriedad de poseer la Tarjeta Nacional de Investigador se basa en que los fondos documentales de estos archivos son únicos y que la Constitución garantiza el acceso a la información y la cultura, por lo que se ha creído necesario facilitar el acceso a los archivos quitando obstáculos que podían dificultar la consulta de los documentos públicos.


4.1.2. Acceso a la Sala de Consulta La consulta de documentos se realiza exclusivamente en la sala destinada a ello. Se podrá acceder a la sala con los siguientes materiales: papel en blanco, lapicero de grafito y ordenador portátil. No se permite el uso de bolígrafos, plumas o rotuladores. Para manipular el material fotográfico será preciso utilizar guantes que serán facilitados por el personal de la Unidad. Las consultas de documentación textual y microfilm se realizarán en la sala 2C14. Las consultas de material fotográfico se realizarán en la sala 2B13, habilitándose de manera excepcional las salas 2B12 y 2B15 sólo para los investigadores del centro cuando el carácter de la consulta así lo aconseje. 4.1.3. Solicitud de documentos Las consultas indirectas y el control de las peticiones serán resueltas por el gestor de consultas. Esta persona también se encargará de la toma de datos necesarios para estadísticas de usuarios y evaluación de la calidad (Anexo I). Los usuarios pueden consultar los instrumentos de descripción disponibles en la sala, tanto en soporte papel como a través de los medios informáticos que la Unidad ponga a su alcance. El personal atenderá las consultas que se les realicen y orientará a los investigadores sobre los fondos y el uso de los instrumentos de descripción y recuperación. 4.1.4. Normas de consulta Documentación textual No se permite la consulta simultánea de más de dos unidades de instalación (libro o caja) ni a dos o más usuarios consultar a la vez la misma unidad. No se sacarán de la Sala de Consulta los documentos ni los ejemplares de los instrumentos de descripción que se encuentran en la sala. En el caso de unidades de instalación que contengan expedientes o documentos sueltos, se evitará alterar la ubicación de los mismos, manteniéndolos en el mismo orden en que fueron servidos para consulta. No se permite apoyarse sobre los documentos para escribir o tomar notas, ni hacer calcos de los mismos. Media hora antes del cierre de la sala al público, no se servirán nuevas peticiones de documentos. Se excluirán temporalmente de consulta aquellos documentos cuya manipulación suponga riesgos para su conservación. Si se dispone de reproducción, se sustituirá la consulta del original por la copia digital. También se excluirán todos aquellos legajos que no puedan ser consultados por razones de protección de los datos personales. Documentación fotográfica El acceso a los objetos fotográficos estará restringido al personal conocedor de los problemas de conservación y con sensibilidad y aptitudes para la manipulación de objetos delicados como las

Asimismo, el citado Real Decreto establece también que no será necesario acreditar las razones que justifiquen la investigación o la consulta de documentos, requisito que a partir de ahora debe configurarse como opcional para el particular, con lo que queda mejor protegida la intimidad personal.


fotografías. La consulta pública de las fotografías será vigilada de cerca por el personal de la Unidad, que proporcionará guantes para su manipulación. No se permite la consulta simultánea de varias carpetas. Además, los documentos no se podrán sacar de la sala de consulta. Se excluirán de la consulta aquellos materiales cuya manipulación suponga riesgos para su conservación. Si se dispone de reproducción, se sustituirá la consulta del original por la copia digital. No será posible la consulta de las placas de vidrio y de los materiales en soportes plásticos, salvo que el objeto de estudio sea su morfología. Todas estas normas quedan sujetas a los casos excepcionales que valore la UTAD en los materiales con acceso reservado o restringido. Microfilms El acceso a los microfilms que forman parte de los fondos de la Unidad se realizará por el personal especializado de la misma, una vez cumplimentado por el usuario el formulario de búsqueda y petición de documentos (Anexo I). Una vez servido el documento, el usuario podrá proceder a su consulta en los lectores de microfilm y microfichas situados en la sala 2C14. Si se desean utilizar los lectores de microfilm para visionar material no gestionado por la UTAD se llevará un control de los usuarios (Anexo II). Documentación sonora Sólo podrá accederse a los fondos de carácter sonoro que han sido digitalizados, a los que puedan ser reproducidos con los equipos de la Unidad y a la documentación de carácter textual del archivo sonoro. Otros materiales, como la Colección de tesis doctorales, la Colección de sellos y la Colección de carteles institucionales, no podrán consultarse provisionalmente dado que se encuentran pendientes de proceso. 4.2. Préstamo para exposiciones temporales La cesión temporal de materiales para exposiciones u otros eventos deberá autorizarse previamente por la dirección del CCHS, el Comité Científico y la UTAD. El préstamo de material sensible por su morfología y estado de conservación implica su manipulación directa, por lo que deben extremarse las precauciones. Para garantizar su seguridad éstas deberán reflejarse en las condiciones específicas de cesión. El proceso de préstamo incluye la presentación y firma de los siguientes documentos: relación e informe técnico del material cedido, condiciones de uso y manipulación del material, documento de autorización de intervención a terceros y, por último, el documento legal de cesión en el que se especifica la duración de la misma con las firmas de las instituciones implicadas.


4.3. Reproducción La reproducción está sujeta al estado de conservación de los documentos y al artículo 37 de la Ley de Propiedad Intelectual (texto refundido aprobado por Real Decreto legislativo 1/1996 de 12 de abril BOE 22 de abril). 4.3.1. Procedimiento 1. Las solicitudes de reproducción por medio fotográfico, digital o similar, se realizarán por

escrito siguiendo el modelo del Impreso de Solicitud (Anexo IV), exponiendo: 2. Su finalidad:

a. Uso privado b. Uso público lucrativo c. Uso público no lucrativo d. Las circunstancias específicas que concurran:

• Tipo de producto • Título de la edición • Breve descripción • Ámbito de difusión • Tirada o público potencial • Período de difusión o días de emisión, si procede

3. La Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación (UTAD) del Centro de Ciencias

Humanas y Sociales (CCHS) autorizará dicha solicitud por medio de un Impreso de Autorización.

4. Se consideran limitadas a uso privado:

a. Las copias definidas legalmente como privadas por la Ley de Propiedad Intelectual. b. Las copias usadas para la docencia y la investigación. En estos supuestos será

necesario especificar: • Tema • Lugar de docencia • Ámbito • Título del trabajo de investigación

5. El coste de la reproducción irá siempre a cargo del solicitante (excepto en el caso del

personal del CSIC: véase Anexo V), así como los costes que se puedan originar (envío por correo, mensajería, etc.). En el Anexo V aparece la Lista de Precios Públicos que determinarán el montante definitivo.

6. El pago del coste de reproducción que corresponda se realizará siempre por adelantado y

siguiendo el modelo de Liquidación de Precios Públicos de la UTAD. Podrá efectuarse en la oficina de Asuntos Económicos o mediante transferencia bancaria al número de cuenta del centro incluyendo en el concepto “Digitalización-UTAD”.

7. La reproducción de los materiales sin haber cancelado la Liquidación de Precios Públicos de

cesión de los mismos representa una apropiación indebida de derechos de autor y, según los casos, cancela automáticamente el contrato que la factura representaba.


4.3.2. Condiciones generales 1. La autorización del CCHS para reproducir la documentación únicamente es válida bajo las

condiciones expresadas en la presente licencia de reproducción y uso y están limitadas al periodo de tiempo, ámbito territorial, edición, lengua y, si es preciso, el control de tirada especificados en el Impreso de Solicitud (Anexo IV) o en la Liquidación de Precios Públicos (Anexo V).

2. La autorización no supone en ningún caso la cesión de derechos sobre el material

reproducido. Está prohibida cualquier otra utilización de las imágenes obtenidas sin el permiso previo y por escrito del CCHS.

3. El solicitante acepta indemnizar al Centro respecto a cualquier reclamación por daños o

pérdidas de cualquier naturaleza generados por reproducciones de los materiales gráficos realizadas por el solicitante sin haber adquirido la autorización y los derechos de reproducción de los mismos.

4. La autorización de reproducción no implica el uso del material gráfico, directa o

indirectamente, en ninguna forma de publicidad de la publicación o uso contratado excepto cuando así se hubiera acordado y reflejado en la Liquidación de Precios Públicos.

5. Los derechos de reproducción cedidos al solicitante se entienden siempre como NO

exclusivos, salvo que en la Liquidación de Precios Públicos conste lo contrario y se establezcan en ella los términos de la exclusiva.

6. Cuando se autorice la reproducción y uso de materiales gráficos que reproduzcan obras de

arte u objetos que puedan considerarse como tales, el derecho de reproducción y uso atañe únicamente al material gráfico, independientemente de los posibles derechos de autor debidos al artista o al propietario de la obra reproducida cuando éstos estén reconocidos por la legislación vigente.

7. Está totalmente prohibida la cesión a terceros del material obtenido que no haya sido

autorizada, así como la reproducción total o parcial de las imágenes obtenidas, su transformación o la realización de algún montaje que modifique la imagen real del material reproducido.

8. El CCHS, en caso de no tener la plenitud de los derechos sobre el elemento a reproducir,

requerirá previamente al solicitante un documento que acredite la correspondiente autorización por parte de quien posee derechos. El Centro declina toda responsabilidad por la no obtención de este documento y, asimismo, se reserva la facultad de revocar la licencia si el solicitante incumple cualquiera de los puntos mencionados en la autorización de reproducción y uso.

9. Ninguna variación en cualquiera de las condiciones pactadas será válida si no está acordada

por escrito, firmada y sellada por ambas partes (salvo en el caso de que el solicitante sea un particular, en cuyo caso sólo se exigirá el sello del CCHS).

10. La utilización de las reproducciones de los materiales del CCHS por parte del solicitante

presupone la aceptación de las presentes condiciones. 11. Estas condiciones están sujetas a las leyes españolas y para cualquier cuestión o divergencia

que surja en su aplicación el solicitantes acepta, con expresa renuncia de fuero y domicilio, someterse a la jurisdicción de los Tribunales y Juzgados de Madrid


4.4.3. Condiciones específicas para uso público 1. La autorización para la divulgación de las imágenes se entiende para un solo uso y una sola

edición, de acuerdo con las características expresadas en el documento de licencia y reproducción y uso. Para cualquier nuevo uso o reedición habrá que pedir previamente y con la antelación suficiente la correspondiente autorización y, si es preciso, renegociar las condiciones.

2. En los créditos correspondientes se hará constar de manera individualizada la procedencia

de la siguiente manera:

Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales, CSIC (Fondo y/o Autor/a)

Si el CCHS posee los derechos sobre el material reproducido, la citación irá precedida por el símbolo de copyright ©, y si el autor es desconocido se citará por Autor desconocido:

© Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales, CSIC (Fondo y/o Autor desconocido)

© Archivo del Centro de Ciencias Humanas y Sociales, CSIC (Fondo y/o Autor/a)

La utilización única del acrónimo CSIC implicará el despliegue de las siglas en el lugar correspondiente con la fórmula Consejo Superior de Investigaciones Científicas.

3. En caso de que el CCHS aplique una bonificación o exima al solicitante del pago del precio

público, en los créditos constará:

Con la colaboración del Centro de Ciencias Humanas y Sociales (CSIC) 4. El CCHS se reserva el derecho de inspección previa de la edición. 5. El solicitante se compromete a entregar gratuitamente al CCHS a través de la UTAD, en el

plazo de quince días después de su fecha de edición, dos ejemplares del resultado final donde se incluya el material reproducido.

6. El CCHS no cede derechos de imagen, ni garantiza la existencia de los mismos respecto a

las personas, nombres, marcas registradas, dibujos, grafismos, etc., que puedan aparecer en los materiales gráficos, excepto en aquellos casos en los que así lo haga constar por escrito. Es el solicitante quien debe encargarse de obtener los oportunos permisos. El CCHS no se hace responsable de los perjuicios que el solicitante pueda sufrir por la utilización de tales materiales gráficos sin haber gestionado previamente los correspondientes permisos.

7. En el caso de ediciones comerciales promovidas por entidades sin ánimo de lucro, el CCHS,

a efectos de bonificar o eximir los precios públicos correspondientes, podrá pedir las condiciones de financiación de la edición y el precio de venta final, así como la documentación que acredite la finalidad u objetivos que persigue la entidad editora y el proyecto concreto que pretende llevar a cabo.

8. El CCHS no se hace responsable, ni admitirá reclamación, de los conflictos que puedan

surgir a raíz del uso equívoco, inadecuado o no autorizado de los materiales.


4.3.4. Condiciones específicas para reproducciones efectuadas por el mismo solicitante La realización de la reproducción por cuenta propia del solicitante o mediante la persona o personas que designe, se permitirá solamente en los siguientes casos: para uso privado de investigadores o estudiantes y para uso público cuando así se establezca mediante la firma de convenios con otras instituciones (Anexo IV). Se realizará de acuerdo con las siguientes condiciones: 1. Si el solicitante se beneficia de una bonificación o de la exención de los precios públicos

correspondientes, tendrá que entregar en un plazo de treinta días todos los negativos, diapositivas o archivos digitales realizados si se trata de una sesión fotográfica, o una copia en el sistema que se determine si se trata de una sesión audiovisual. El solicitante hará cesión permanente y en exclusiva al CCHS de los derechos de reproducción, distribución y comunicación de estas imágenes para cualquier modalidad de explotación, con la condición de que el CCHS respete siempre los derechos morales del autor, en cuanto a identificación y autoría, y que no las ceda a terceros para su divulgación.

2. Todas las operaciones de reproducción se realizarán en las dependencias determinadas por

el CCHS. 3. Si el CCHS lo estima conveniente, o el solicitante lo pide, una persona designada por la

UTAD acompañará a quien tenga que hacer la reproducción mientras trabaje en el interior de las dependencias donde se haya de realizar la reproducción.

4. Si durante la sesión hay que mover o tocar objetos lo hará el personal designado por el

CCHS o bajo su supervisión. 5. El CCHS podrá denegar la utilización de material técnico (flash, focos, etc.) necesario para

la reproducción cuando éste pueda perjudicar el material a reproducir. 6. El solicitante se hará cargo de los posibles desperfectos causados durante las operaciones de

reproducción, ya sean en el elemento reproducido, en el mobiliarios o en las dependencias donde se realice.

4.3.5. Fianza El CCHS, según cada caso, podrá exigir al solicitante el pago de un depósito previo en concepto de fianza. Su recuperación se hará de acuerdo con el procedimiento habitual del CCHS, siempre que no se incurra en demora ni se incumplan las condiciones pactadas. En el caso de que la demora sea por un tiempo breve o el incumplimiento contractual fuese leve, la fianza podrá ser devuelta parcialmente. En el resto de supuestos el solicitante perderá el derecho sobre la totalidad de la cantidad depositada.


4.4. Digitalización 4.4.1. Condiciones 1. La Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación (UTAD) digitalizará el material

que el personal del CCHS y del resto de institutos del Consejo Superior de Investigaciones Científicas necesite para uso de investigación, docencia y/o publicación.

2. El solicitante se atiene a las condiciones aquí establecidas y deberá entregar a la UTAD el

impreso de solicitud correspondiente (Anexo VI) debidamente cumplimentado para el correcto control del servicio que se le presta.

3. En caso de que el solicitante no posea los derechos de autor del material a digitalizar, la

UTAD no se hace responsable del uso indebido de la copia digital por parte del solicitante o de terceros, entendiéndose que es el solicitante quien debe gestionar los permisos oportunos para usar, de acuerdo con la ley, la copia digital que la UTAD le entrega.

4. El orden de digitalización lo establecerá la UTAD atendiendo a los siguientes criterios de

prioridad:

a. Pertenencia del solicitante al CCHS b. Pertenencia del solicitante a otros Institutos del CSIC c. Usuarios ajenos al CSIC

Dentro de cada uno de estos apartados se establecerá un segundo nivel de prioridad determinado por las siguientes condiciones:

a. Solicitantes que cedan una copia del material digitalizado a la UTAD b. Solicitantes que cedan una copia del material digitalizado a su propio grupo de

investigación c. Resto de solicitantes

Cuando un investigador o grupo de investigación ceda el uso de la reproducción a la UTAD se deberán determinar las condiciones de cesión y uso de las colecciones digitales generadas, teniendo en cuenta la ley de propiedad intelectual.

5. El solicitante proporcionará a la UTAD el material objeto de la digitalización en buen

estado. En caso contrario tendrá derecho a no hacerse cargo de él. 6. La UTAD se hace responsable del buen estado del material que se va a digitalizar durante el

periodo de tiempo que dure el proceso de digitalización. 7. Para aquellos casos en los que el material aún no esté en proceso de digitalización para su

conservación se planteará la idoneidad o no de realizar dicha digitalización y en qué condiciones.

8. Para lo no estipulado en estas condiciones se atenderá a las Condiciones Generales de

reproducción y uso de documentación de la UTAD.


4.4.2. Microfilms En el caso de los microfilms la reproducción se realizará siempre por personal de la UTAD. Estas normas de reproducción son provisionales a la espera de la llegada de un escáner automático de microfilm que, con una capacidad de digitalización de dos rollos cada media hora, permitirá a la Unidad asumir digitalizaciones de un número ilimitado de rollos. Hasta entonces, las normas de digitalización se establecen dentro de los límites siguientes: • De 1 a 300 imágenes (150 hojas) por usuario: lo digitalizará el personal de la UTAD. • A partir de 300 imágenes: se recomendará la digitalización en una empresa externa. La Unidad llevará un control de las digitalizaciones que se realicen en empresas externas para la posterior elaboración de estadísticas. 5. Calidad y evaluación del servicio 5.1. Derechos de los usuarios • Recibir información sobre los fondos, servicios y actividades de la Unidad. • Acceder a los fondos y a su reproducción de acuerdo con las normas y procedimiento

establecido. 5.2. Quejas y sugerencias La UTAD realizará de forma periódica cuestionarios para conocer la opinión de los usuarios sobre el funcionamiento de sus distintos servicios y así poder evaluar la calidad de los mismos. Además, los usuarios tendrán la posibilidad de expresar sus quejas y sugerencias cuando lo consideren oportuno (Anexo III). La Unidad se compromete a dar una respuesta rápida a las indicaciones de los usuarios con la intención de subsanar las deficiencias en los servicios y valorar sus sugerencias. 5.3. Compromisos de calidad • Proporcionar información inmediata sobre la normativa y servicios de la Unidad. • Responder a las consultas indirectas en el plazo máximo de diez días. • Servir la petición de documentos en un tiempo máximo treinta minutos. • Actualizar periódicamente los contenidos de la página web con las novedades. • Desarrollar las actuaciones que garanticen la conservación de los fondos. • Continuar con la formación del personal de la Unidad para ampliar y mejorar su nivel de

conocimiento con el fin de ofrecer un mejor servicio. • Poner a disposición de los investigadores y otros usuarios cuestionarios de evaluación. • Responder a las quejas y sugerencias recibidas. • Cumplimiento del Código Deontológico del Consejo Internacional de Archivos (Pekín, 6 de

septiembre de 1996) y de la norma UNE-ISO 15489-1y 2: Información y Documentación. Gestión de Documentos, así como de otras que existan o se generen relacionadas con la actividad de la UTAD.


5.4. Indicadores de calidad • Número de consultas recibidas. • Porcentaje de consultas recibidas de otras instituciones. • Porcentaje de consultas resueltas satisfactoriamente. • Porcentaje de consultas indirectas resueltas en un plazo máximo de diez días. • Porcentajes de documentos servidos en un tiempo máximo de treinta minutos. • Número de digitalizaciones realizadas a petición de los usuarios. • Número de visitas a la página web. • Número de proyectos en los que se ha colaborado. • Número de actividades de difusión en las que ha participado la Unidad. 6. Comisión científica La comisión científica será responsable de evaluar y priorizar las solicitudes procedentes de diversas instancias del CCHS para la recepción y tratamiento de nuevos materiales de archivo por parte de la UTAD. Se ocupará, además, de programar las actividades de tratamiento y conservación de los materiales custodiados por la UTAD. Será también competencia de la comisión científica la valoración de solicitudes de organismos externos para la cesión temporal de materiales custodiados por la UTAD. Estará compuesta por los siguientes miembros: • Vicedirector Técnico del CCHS

• Responsable de la Unidad: Samuel Ruiz Carmona ([email protected])

• Ana Romero de Pablos ([email protected])

• Wifredo Rincón García ([email protected])

• Abraham Madroñal Durán ([email protected])

• Diego Ramiro Fariñas ([email protected])

• Sofía Torallas Tovar ([email protected])


ANEXO I

FORMULARIO DE BÚSQUEDA Y PETICIÓN DE DOCUMENTOS

Número de solicitud∗:

Fecha:

Datos del solicitante

Nombre y apellidos:

DNI:

Ocupación:

Teléfono y extensión:

Correo electrónico:

Busqueda Específica

Documentos solicitados:

Busqueda General

Describa el tema de su interés, indicando los autores, títulos, palabras o frases que considere relacionados con él, fechas (periodos, fechas exactas o aproximadas), ámbito geográfico o lingüístico, así como aquellos aspectos que deben ser excluidos de la búsqueda.

∗ A rellenar por el personal de la UTAD.



• Señale el objeto de la investigación (tesis doctoral, publicación de una monografía o artículo, proyectos de investigación u otros):

• En caso de no encontrar la documentación deseada, ¿quiere ampliar la búsqueda a otros centros?:

⇒ A rellenar por el personal de la UTAD:

*¿Se ha satisfecho la búsqueda?

*Material consultado:

*Consulta directa/indirecta

*Petición atendida por:

ANEXO II

Control de uso de los lectores de Microfilm

Nombre y Apellidos Referencia del microfilm Fecha de consulta Duración de consulta

ANEXO III

FORMULARIO DE QUEJAS Y SUGERENCIAS

Agradecemos su colaboración en la mejora de la prestación de servicios mediante la formulación de quejas y sugerencias. Trataremos de dar respuesta a sus indicaciones en el menor tiempo posible. Por favor, las quejas siempre deben presentarse firmadas. Número de formulario∗: Fecha: Nombre: Grupo de Investigación: Instituto/Centro: Teléfono y extensión: Dirección: Correo electrónico: Tipo de mensaje:

Queja Sugerencia

Mensaje: Firma:

∗ A rellenar por el personal de la UTAD.


ANEXO IV SOLICITUD DE REPRODUCCIÓN Y USO DE DOCUMENTACIÓN DE LA UNIDAD

DE TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO Y DOCUMENTACIÓN (CCHS-CSIC) Número de Solicitud2: Datos del solicitante Nombre / Denominación social: …………………………………………………………. NIF/CIF:…………………………………………………………………………. Domicilio: ………………………………………………………………………………... Teléfono y Fax: …………………………………………………………………………... Correo electrónico: ………………………………………………………………………. Representante: …………………………………………………………………………… Cargo: ……………………………………………………………………………………. Realización Técnico designado por el CCHS: ………………………………….

Tipo de reproducción: …………………………………………………… El Solicitante / Técnico designado por el solicitante: …………………………… Tipo de reproducción: ……………………………………………………. Días y horas de las sesiones: …………………………………………….. Medios técnicos a utilizar: ………………………………………………. Uso privado de los archivos digitales Investigación Docencia

• Tema: ……………………………………………………………………. • Lugar de docencia: ………………………………..................................... • Ámbito: ………………………………………………………………….. • Tipo de investigación: …………………………………………………… • Título del trabajo de investigación: ………………………………………

Copia privada Otros: ……………………….. Uso público de los archivos digitales NO comercial Comercial Tipo de producto: ………………………………………………………………… Título de la edición: ……………………………………………………………… Descripción: ……………………………………………………………………… Ámbito geográfico de difusión: ………………………………………………….. Edición / Público potencial: ……………………………………………………… Día / días de difusión: ………………………………………………..................... 2 A rellenar por la UTAD.


Número de Solicitud3: Material a reproducir

1. Registro: ………………………………………………………… Autor: …………………………………………………………………………….. Descripción: ……………………………………………………………………… Tipo de reproducción: …………………………………………………………….

2. Registro: …………………………………………………………

Autor: …………………………………………………………………………….. Descripción: ……………………………………………………………………… Tipo de reproducción: …………………………………………………………….

3. Registro: …………………………………………………………


4. Registro: …………………………………………………………


5. Registro / Nº de Carpeta: ………………………………………………………… Autor: …………………………………………………………………………….. Descripción: ……………………………………………………………………… Tipo de reproducción: …………………………………………………………….

6. Registro: ………………………………………………………… Autor: …………………………………………………………………………….. Descripción: ……………………………………………………………………… Tipo de reproducción: …………………………………………………………….

N. Registro: ………………………………………………………… Autor: …………………………………………………………………………….. Descripción: ……………………………………………………………………… Tipo de reproducción: …………………………………………………………….

3 A rellenar por la UTAD.


AUTORIZACIÓN DE LA UTAD El Solicitante acepta las Condiciones de reproducción y uso de documentación gráfica de la Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación del Centro de Ciencias Humanas y Sociales del Consejo Superior de Investigaciones Científicas que se adjuntan a esta autorización así como el coste correspondiente y para que así conste lo firma y sella (sólo instituciones). En Madrid a Fdo.: La Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación del CCHS autoriza la reproducción de la solicitud cuyo número se indica arriba y para que así conste se firma y sella. En Madrid a Solicitud atendida por:


ANEXO V PRECIOS PÚBLICOS DE LA REPRODUCCIÓN Y USO DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO Y DOCUMENTACIÓN DEL CCHS∗. Documentación Textual 1. Imágenes para uso público lucrativo4

• 10 imágenes: Gratis • Más 10 imágenes: 0,35 €/unidad.

2. Imágenes para uso privado y uso público no lucrativo

• 10 imágenes: Gratis • Más 10 imágenes: 0,17 €/unidad.

En el caso de no estar las imágenes ya digitalizadas el máximo a digitalizar son 100 imágenes. Si supera este límite en cualquier tipo de consulta se recomendará su digitalización en una empresa externa.

Documentación Fotográfica

1. Imágenes para uso público lucrativo

• Imagen digital de 75-300 dpi : 30 € / unidad • Reproducción fotográfica por parte del usuario del material solicitado: 21 € / unidad. • Reproducción fotográfica en el marco de convenios establecidos con otras instituciones. El descuento

sobre el precio lo marcará el acuerdo firmado.

2. Imágenes para uso privado5 y uso público no lucrativo • Imagen digital de 75-300 dpi : 15 € / unidad • Reproducción fotográfica por parte del usuario del material solicitado: 10 € / unidad. • Reproducción fotográfica en el marco de convenios establecidos con otras instituciones. El descuento

sobre el precio lo marcará el acuerdo firmado. • Imágenes para uso privado a baja resolución y con marca de agua: importe mínimo 3 euros, a partir de la

cuarta imagen el coste será de 1 euro por unidad.

Microfilms

1. Imágenes para uso público lucrativo • Escáner manual: 0,24 € por fotograma. • Escáner automático: 0,20 € por fotograma.

2. Imágenes para uso privado y uso público no lucrativo • Escáner manual: 0,12 € por fotograma. • Escáner automático: 0,10 € por fotograma.

Las imágenes se proporcionarán por correo electrónico (cuando el volumen de las imágenes lo permita), grabadas en CD/DVD y por correo ordinario, en cuyo caso los gastos adicionales de envío son 3 euros.

∗ Precios para personas ajenas al CSIC. 4 Según las Condiciones de reproducción específicas para uso público en el apartado 5 (IV. Normativa de Reproducción), se recuerda que el solicitante se compromete a entregar gratuitamente al CCHS, a través de la UTAD, dos ejemplares del resultado final donde se incluya el material reproducido. 5 Se efectuará un descuento del 50% a estudiantes, doctorandos y peticiones de cantidades superiores a 25 unidades.


MODELO DE LIQUIDACIÓN DE PRECIOS PÚBLICOS

Número de Solicitud6: Descripción del trabajo realizado7:

Tipo de reproducción Precio Unidades Total

Base

I.V.A. 16%

Total

El precio público que corresponde por aprovechamiento del material reproducido es de ………………… €, que resulta de la aplicación de las tarifas vigentes8. El pago se realizará por adelantado, mediante ingreso a nombre de CSIC-UTAD (CCHS) en la cuenta corriente número 0049-5134-352317224221del Banco Santander Central Hispano. Mediante la firma de este documento el Solicitante declara que es cierta la información consignada en la solicitud y acepta en todos sus términos las condiciones precedentes. RECIBIDO EL ORIGINAL Y CONFORME CON LAS CONDICIONES ESTABLECIDAS (Solicitante) (Cargo, si procede) (Firma y sello, si procede) (Lugar, fecha)

SE AUTORIZA LA REPRODUCCIÓN Y SU DIVULGACIÓN, ASÍ COMO LA EXENCIÓN DEL PRECIO PÚBLICO (Nombre del responsable) (Cargo) (Firma y sello) (Madrid, fecha)

6 A rellenar por la Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación del Centro de Ciencias Humanas y Sociales. 7 A rellenar por Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación del Centro de Ciencias Humanas y Sociales. 8 Ver otras posibles circunstancias que pueden concurrir en página siguiente.


Otras posibles circunstancias que pueden concurrir • Vista la finalidad de la reproducción y de acuerdo con las Condiciones de reproducción y

uso de la Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación del Centro de Ciencias Humanas y Sociales y los precios públicos establecidos en el anexo V, se concede al Solicitante un descuento del 50% del pago. Por tanto el importe asciende a …………… €

• Vista la finalidad de la reproducción y de acuerdo con las Condiciones de reproducción y

uso de la Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación del Centro de Ciencias Humanas y Sociales y los precios públicos establecidos en el anexo V, se concede al Solicitante la exención de su pago.

• Vista la finalidad de la reproducción y la condición de publicación

financiada/cofinanciada/patrocinada por el CSIC/Centro de Ciencias Humanas y Sociales y de acuerdo con las Condiciones de reproducción y uso de la Unidad de Tratamiento Archivístico y Documentación del Centro de Ciencias Humanas y Sociales y los precios públicos establecidos en el anexo V, se concede al Solicitante la exención de su pago.

• El precio público que corresponde por aprovechamiento del material reproducido es de

………. €, que resulta de la aplicación de las tarifas vigentes y del descuento aplicado en concepto de Derechos de Autor que posee la Institución …………. de las fotografías indicadas.


ANEXO VI

UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO Y DOCUMENTACIÓN (CCHS) Impreso de solicitud de Digitalización (Personal del CCHS)

Número de solicitud∗: Fecha: Nombre del solicitante: Grupo de Investigación: Instituto/Centro: Teléfono y extensión: Material a digitalizar:

Resolución deseada: Finalidad de la reproducción:

No comercial

Copia privada Docencia (lugar): Investigación (título o ámbito):

Comercial

Tipo de producto: Título de la edición: Descripción: Ámbito geográfico de difusión: Edición / Público potencial: Día/s de difusión:

Solicitud atendida por:

∗ A rellenar por la UTAD.


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