ACTAS

¿Qué es un acta?

Un acta es un relato sucinto de lo que acontece en la reunión de un órgano social

cualquiera.- Un relato breve de los temas que se tratan, de lo que se propone, se

discute y se resuelve.-

Lo que no quedó registrado en el acta no existió: ni se propuso, ni se discutió ni se

resolvió.-

Entonces, y como consecuencia, el saber redactar un acta es de suma importancia

para nosotros, los cooperativistas pero también para cualquier organización social,

asociación civil o sociedad.-

Quién levanta un acta, quien es el encargado de hacerlo?: el secretario del órgano o

el secretario de actas de un órgano o la persona a la cual se le solicita por una razón

especial que lo haga.-

¿Dónde se registra esa acta? En el Libro de Actas respectivo: ya sea de Asambleas,

de Consejo Directivo, de Comisión Fiscal ( que son los Libros de Actas obligatorios) o

en el libro o cuaderno o cuadernola del órgano que sea ( Comisión de fomento

cooperativo, de obra, de finanzas, electoral).-

Imaginemos, entonces que estamos reunidos, todos los socios de Cooperativa

COVITRUCO en una Asamblea, y acá no importa si es ordinaria o extraordinaria.-

¿Cómo da comienzo el acta?

"£/7 Montevideo, el 19 de julio de 2010, a la hora 20, en la Sala Yarzabal

de Fucvam, sita en Eduardo Víctor Haedo 2219 se reúne en Asamblea la

Cooperativa COVITRUCO con la presencia de los socios cuya firma luce en

el Libro Registro de Asistencia a Asambleas, actúa en la presidencia Daniel

Forlán y en la Secretaria Sebastián Abreu....

" Este es el acápite de toda acta de asamblea:

a) lugar en el país, obviamente, Montevideo, Río Branco, Rivera, la ciudad o pueblo

en la cual se produce la reunión.-

b) fecha de la reunión: el día tal de tal mes de tal año. Vamos a dejarnos de bobadas

y no poner más la vieja redacción: w a los diecinueve días del mes de julio" .- A los

19 días del mes de Julio de 2010, es el 19 de julio.-

c) La hora en que comienza la sesión, y podemos poner si es en primer o segundo

llamado.- con eso acreditamos el cumplimiento de esa parte de la formalidad: ni en

cualquier hora ni en cualquier lugar; en el lugar y hora a la que se citó.-

d) órgano que sesiona: Asamblea, se puede agregar si es ordinaria o extraordinaria.-

si lo consignan que sea en forma correcta, y si no lo ponen no hace a la cosa.-

d) Quienes participan: los socios cuya firma luce en el Libro Registro de Asistencia a

Asambleas.- Aunque la nueva Ley lo desconoce es de buena práctica y previene

conflictos posteriores tenerlo y usarlo cuando corresponde.-¿Cómo sigue el acta? Es

importante el para qué: "para tratar el siguiente orden del día:”.-

Debemos tener presente que cuando citamos a los socios para esa asamblea

debimos poner lugar, fecha y hora de la asamblea, pero también debimos establecer

con claridad el orden del día (artículo 30 de la Ley 18407).-

• Lo que no se incluyó en el orden del día no puede tratarse, y más allá de la

soberanía de la Asamblea a la cual recurren para justificar los mamarrachos que a

veces hacen la Ley 18407 establece la nulidad de las resoluciones sobre temas

ajenos al orden del día.-Pongamos por ejemplo:

Que tenemos siempre y como primer punto en toda acta, del órgano que sea:

1 °) Lectura del acta anterior.

-Luego los otros puntos:

2o) Afiliación a Fucvam.

3o) Informe de la Comisión de tierra.

4°) Informe de Tesorería.-

Con posterioridad se desarrolla punto por punto ese orden del día, a cuyos efectos

pueden adoptarse dos mecanismos.-

Uno de los mecanismos es la transcripción casi textual del desarrollo de cada tema.-

Por ejemplo:

1) Lectura del acta anterior.- Se da lectura al acta anterior. Los

compañeros AA y BB dicen que se omitió incluir el informe de los

honorarios que cobró la escribana para hacer todo el trámite de la

personería, así como que se incluyó los comentarios realizados a efectos

del rol de I A T, cuando en realidad ese estudio no estaba incluido en el

orden del día, observación que formula CC-

El otro mecanismo es, simplemente, plantear el tema y resumido establecer que

pasó.-

En la misma hipótesis:

1) Lectura del acta anterior.- Se da lectura al acta anterior, la que es

aprobada con las siguientes observaciones: se omitió informe sobre los

honorarios que se abonaron a la escribana y se incluyó cometarios sobre

IATS que no estaban en el orden del día. -

A efectos de ser gráficos: la primera forma de redactar el acta es como si

ingresáramos a la sesión con una filmadora, filmamos del principio al fin de la sesión,

todo queda en la cinta.- El otro mecanismo es como si ingresamos con una máquina

fotográfica: la presentación de las mociones es una foto, y la otra es la resolución

que se toma con cada moción.-

De esta manera se procede con cada punto del orden del día, hasta terminarlos.-

¿Qué ocurre cuando llegamos al final del desarrollo de la asamblea?

" Siendo la hora 23:30 y no habiendo más puntos por tratar se levanta la

sesión ".-

Pero de pronto, llegamos a las 23:30 horas y nos quedan temas por tratar, pero no

vamos a poder terminarlos, entonces debe plantearse el pasaje a "cuarto

intermedio".-

El llamado cuarto intermedio es una instancia que se plantea para una fecha posterior,

en la cuál se terminará el análisis del orden del día establecido para la Asamblea.-

Se debería consignar:

'Siendo la hora 23:30 y quedando dos puntos para analizar aún, se pasa al

cuarto intermedio, el que queda fijado para dentro de 15 días, a la misma

hora y en el mismo lugar". -

El pasaje a cuarto intermedio no lo resuelve la Mesa, por sí, sino que se pone a

consideración de la Asamblea y esa es la que resuelve continuar o pasar.-• El artículo

32 de la Ley 18.407 establece que ese cuarto intermedio deberá realizarse dentro de

los 30 días corridos siguientes a la Asamblea reunida y que solo

podrán participar aquellos socios que estuvieron presentes en la primera

convocatoria.-

Por cierto, ninguno de nosotros ha tomado nunca un acta en forma directa en el

Libro de Actas sino que tenemos un cuardenito, borrador en el que anotamos y luego

pasamos en limpio.- No debemos olvidar que el acta es la memoria de la .

Cooperativa, que perdura más allá de quien fue el redactor: le ponemos la mejor

letra que podemos y si en cursiva se lee mal pues que se escriba en imprenta, pero

debe hacerse prolijamente.-

Aun así, e incluso en secretarios de actas experientes, pueden suceder cosas, uno

se equivoca, le falta alguna palabra o tiene que enmendar algo que quedó mal

escrito.- Eso pasa, hay que tener claro que hacemos entonces: "....contamos con la

presencia del compañero Peteco, secretario de la Cooperativa

COVIRUMMY, quien ha pedido autorización para trasladarnos el siguiente

planteo...".-

Pero resulta que el compañero no se llamaba Peteko sino Joaquín.- Cómo se arregla?

Deberá testarse e interlinear:

"....contamos con la presencia del compañero Peteco, secretario de la

Cooperativa COVIRUMMY, quien ha pedido autorización para trasladarnos

el siguiente planteo...".-

Al final del acta, luego que ponemos: "Siendo la hora 23:30 y no habiendo más

temas para tratar se levanta la sesión", establecemos Testado: Peteko no

vale.- Interlineado: Joaquín, vale.-

La primer acta del Libro de Asambleas

Hemos tratado de explicar el desarrollo de un acta en el Libro de actas de

Asambleas.-

Pero desde la entrada en vigencia de la Ley 18407 tenemos una novedad: debemos

transcribir el acta de fundación.- la razón de esto solo puedo encontrarla en el

desconocimiento de lo que es el proceso de gestación de una cooperativa, o pero

aún el desconocimiento de que, desde el 29 de octubre de 1991 los fundadores de

las sociedades cooperativas deberán inscribir y un testimonio notarial del acta de

constitución y de los estatuto sociales en el Registro Público y General de comercio,

hoy Registro de las Personas Jurídicas, sección Cooperativas.- Desde hace buen

tiempo, desde bastante antes de comenzar a pensar en la aprobación de la Ley el

acta de fundación y el estatuto aprobado se protocolizan.- Esto es el documento se

incorpora a un registro de los que llevan los escribanos y queda allí su matriz, de

donde es absolutamente innecesaria la trascripción del acta fundacional.- pero la Ley

lo manda y hay que hacerlo.-Debería establecerse así:

En Montevideo, el 19 de julio de 2010, a efectos de dar cumplimiento a lo

establecido en el artículo 12 de la Ley 18407 se procede a transcribir el

acta fundacional de Cooperativa de Vivienda COVITRUCO que dice así: "En

Montevideo, el........ de... ..... de ........., comparecen: (los nombres de todos

los socios como resultan del acta de fundación) y resuelven:

I).Fundar. ......; II) .suscribir e integrar una parte social.....III) aprobar el

estatuto....IV) Integrar los órganos estatutarios de la siguiente

manera:........................ V) Realización de elecciones... ... "

Hasta allí pues esta acta que se trascribe en el Libro de Actas de asambleas será

firmada exclusivamente por el Presidente y el Secretario del Consejo directivo.-

Actas del Consejo Directivo.-

Los comentarios en rasgos generales para las actas, en cuanto a formalidades, forma

de escribir, testar, enmendar o interlinear se aplica también a las actas del Consejo

Directivo.-

Varía el acápite, que deberá decir:

"En Montevideo, el 19 de julio de 2010, a la hora 20, en la secretaria de

COVITRUCO, sita en Camino del Redoblante No 800 se reúne el Consejo

Directivo de COVITRUCO con la presencia de los señores AA;BB;CC;DD, EE,

bajo la presidencia de FF, actuando en secretaria de actas MM, para tratar

el siguiente orden del día:

Ia) Lectura del acta anterior.-

2o) Asuntos entrados. -

3o) Asuntos salidos. -

4o) Informe por ingreso de ZZ. -

5o) Informe de Tesorería.-

6o) Informe de comisión de fomento Cooperativo.-

7o) Informe de Comisión de obras.-

Así como en el acta de la asamblea vamos desarrollando uno a uno los temas

también lo hacemos en el acta del Consejo Directivo y en el acta de la Comisión

Fiscal.-

Una de las diferencias en cuanto al tenor del contenido es, por ejemplo, que el orden

del día de cada sesión de la Comisión directiva así como de la Comisión Fiscal se

arma, fija o establece previamente a Ir reunión entre el Presidente y el secretario y

un poco también se está a si hay integrantes de otras comisiones que viene a

informar.- No se cita notificando el orden del día, como se hace en las asambleas,

sino que simplemente se cita a la reunión.-

CARTA TIPO, PARA DESIGNACIÓN DE REPRESENTANTE EN LOS CARGOS

ELECTIVOS.-

Lugar, fecha.-

Sr. Presidente de .......................................

Presente.-

De mi consideración:

Al amparo de lo dispuesto por el artículo 122 del TOLVI, en la

redacción dada por el artículo 634 de la Ley 17.296, vengo a proponer como mi

representante para actuar en cargos electivos que serán objeto de elección del

próximo día.....de .................de..... a NN, integrante de mi núcleo familiar.-

Declaro conocer y aceptar que las consecuencias económicas y sociales

de su buen o mal accionar recaerán sobre mi patrimonio, y asumo la responsabilidad

que entraña con total conocimiento.-

En señal de conformidad con lo expresado y aceptación de su calidad

representante mío en los cargos electivos suscribe el presente conjuntamente

conmigo

Sin otro particular, saludan a Ud.

AA, NN ,

Esta nota la suscribe el socio y además el designado representante, quien acepta,

presta su consentimiento a la designación.-

MODELO DE ACTA-DE ESCRUTINIO, ELECCIÓN MEDIANTE LISTAS:

Acta de ESCRUTINIO.- En Montevideo, el ...........de .................de........., a la

hora..... en el local sito en ............ se reúne la Comisión Electoral de la

Cooperativa .......... , con la presencia de los señores.............. , a efectos de asistir al

acto eleccionario convocado para el día de hoy.- Dicho acto se realiza con toda

normalidad desde la hora ............ - Siendo la hora ............... se procede a clausurar

la recepción de votos.- Consta en el Libro Registro de Asistencia la firma de los

asociados que sufragaron.- Se presentaron ..............socios a votar de un total de

........... socios habilitados del total del padrón social, que está

compuesto

de ......... socios.-

Se efectúa la apertura de la urna y dentro de ella se constatan la existencia

de........ sufragios, de los cuales resultan:

..............votos para la lista ......................-

..............votos para la lista .......................-

..............votos anulados.-

............ votos en blanco.-

La Presidencia del Consejo Directivo corresponde a ................. , por ser el

primer titular de la lista más votada.- Los demás cargos serán repartidos en la

primera sesión de los órganos sociales, que se convoca para el día ................ -

Siendo la hora ...............se cierra el escrutinio.-

FIRMA: integrantes de la Comisión Electoral, Presidente y Secretario salientes y

fiscales, si estuvieron.-

MODELO DE ACTA DE ESCRUTINIO.- ELECCIÓN A PADRÓN ABIERTO.-

Acta de ESCRUTINIO.- En Montevideo, el .......... de................. de....... , a la

hora......en el local sito en............ se reúne la Comisión Electoral de la

Cooperativa .......... , con la presencia de los señores.............. , a efectos de asistir al

acto eleccionario convocado para el día de hoy.- Dicho acto se realiza con toda

normalidad desde la hora ........... - Siendo la hora............... se procede a clausurar

la recepción de votos.- Consta en el Libro Registro de Asistencia la firma de los

asociados que sufragaron.- Se presentaron.............. socios a votar de un total de

........... socios habilitados del total del padrón social, que está

compuesto

de......... socios.-

Se efectúa la apertura de la urna y dentro de ella se constatan la existencia

de........ sufragios, de los cuales resultan:

PARA CONSEJO DIRECTIVO:

A) paraAA........... VOTOS.-

B) ParaBB.......... .VOTOS.-

C) ParaCC.......... VOTOS.-

D) .............................-

E)............................. -

F).............................. _

A los socios AA, BB, y CC corresponden los tres cargos titulares.- La reunión de ese

órgano determinará la asignación de cargos.- Los votos D), E) F) corresponden

cargos de suplentes por ser los que siguen por orden de votos.-PARA COMISIÓN

FISCAL

PARA COMISIÓN DE FOMENTO COOPERATIVO:

Resultaron anulados.: .............. votos.-

Se produjeron.................... votos en blanco.

Siendo la hora ........... se culmina el recuento de los votos.- Para constancia firman

la presente la Comisión Electoral y Presidente y Secretario del Consejo directivo

saliente, Fiscales si estuvieron.-

No ha sido determinado el Libro de Actas en el cual se efectúa o se registra el acta

de escrutinio.- Válidamente podría ser tanto en el Libro de Actas de Asambleas como

en el Libro de actas del Consejo directivo.-

Resulta más lógico, a mi juicio, que se registre el acta de escrutinio en el

Libro de Actas de Asambleas, pues es en ese registro social que quedan asentadas

las manifestaciones de voluntad del órgano mayor, del soberano.- Luego en el Libro

de Actas del Consejo directivo quedará asentada la distribución de los cargos y

posterior toma de posesión de los mismos por ios compañeros designados.- No

alcanza con que se tome razón de la realización del acto eleccionario y se asiente el

escrutinio.- Debemos también asentar en el Libro de Actas del Consejo Directivo la

primera sesión del órgano con los nuevos integrantes y la distribución de los cargos,

así como que se tomó posesión de dichos cargos.-

Es luego de la toma de posesión que el Consejo Directivo saliente hará

entrega inventariada al nuevo consejo directivo de los bienes y materiales que obren

en su poder.- Esa es la oportunidad de dejar constancia en un acta del Consejo

Directivo, por ejemplo si se entregan libros con las actas al día, si están al día las

cuentas corrientes de los socios, si se entregan todos los contratos y Estatuto, así

como reglamentos, máquinas, sellos, papel membretado etc.- Es conveniente que

asista a esa entrega la Comisión Fiscal pues puede llegar a ser competente su

intervención a efectos de dejar constatadas las omisiones o los excesos.-

MODELO DE CARTA DE DESIGNACIÓN DE REPRESENTANTE COMÚN.-

Montevideo, fecha.... -

Sr, Presidente de.............

Presente.-

De nuestra consideración:

Los abajo firmantes nos presentamos a efectos de designar representante

común.-

1) como es de su conocimiento el día ........falleció intestado ...........-

2) El ( o la) mismo era de estado civil ( por ejemplo casado en primeras nupcias con

BB).-

3) Son llamados a heredarle sus tres hijos legítimos, aa, bb, y ce, sin perjuicio de los

derechos que corresponden a la cónyuge supérstite por sus gananciales.-

4) La sucesión no ha sido tramitada aún. No obstante, a efectos de representar a la

indivisión , para que desempeñe la función social inherente a la calidad de

cooperativista, proponemos como representante común a ce, con plenitud de

facultades, excepto el de presentar renuncia.-

4bis) Lo expuesto resulta asimismo del certificado de resultancias de autos que

adjuntamos.- En mérito a no estar en condiciones ( o en mérito a no interesarnos)

poner fin al estado de indivisión proponemos como representante común, fungiendo

como asociado a CO-

Sin otro particular saludan a Ud.

FIRMAN VIUDA, HIJOS.

-Corresponde que se adjunte certificado notarial' de firmas y de los hechos

relacionados, del cual surja si la sucesión es testada o intestada, y quienes son los

presuntos únicos herederos, así como la razón por la cual el escribano conoce los

hechos.-

MODELO DE COMUNICACIÓN ACTO ELECCIONARIO.-

Lugar fecha. –

Sr.

Por este medio notificamos a Ud. que ha sido prevista la realización de acto

eleccionario a efectos de renovar parcialmente el Consejo Directivo, elegir Comisión

Fiscal y Comisión de Fomento Cooperativo el día ............., en .................... -

Dicho acto eleccionario se extenderá de la hora.......... a la hora ...... -

Se adjunta a la presente, copia de los padrones de habilitados, y de la lista ( o en su

caso de la hoja electoral).-

Las impugnaciones y observaciones a ambos padrones podrán ser

formuladas, por escrito hasta el día............... - Transcurrido dicho plazo sin que las

mismas se formulen el padrón se considerará firme.- FIRMAS