Manual - Almacen Saga Falabella Colombia

Manual de recepción de Proveedores Nacionales Falabella de Colombia S.A.

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MANUAL DE PRESENTACIÓN Y RECEPCIÓN DE MERCANCIA

LOGÍSTICA DE PROVEEDORES NACIONALES

FALABELLA DE COLOMBIA S.A.

JUNIO DE 2009


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INTRODUCCION

Mediante el presente manual FALABELLA de Colombia le da a conocer a sus proveedores los procedimientos y requerimientos de recepción de mercancía en su Centro de Distribución (CD) localizado en el Km 2 vía Funza – Siberia, Parque Logístico La Cofradía, Bodega 6. En este manual encontraran toda la información necesaria para realizar un proceso de entrega y recepción de mercancía de acuerdo a las normas de nuestro Centro de Distribución, lo cual incidirá en una disminución en el tiempo de descarga, mayor seguridad en la manipulación y control de mercancía. Con este esfuerzo, tanto de Falabella de Colombia como de sus proveedores, se busca mejorar la coordinación de las actividades comerciales y logísticas, esperando que estas se reflejen en un mejoramiento del servicio a nuestros clientes finales.


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PRESENTACIÓN Y RECEPCIÓN DE MERCANCIA 1. Procedimiento de Solicitud de Citas

El proveedor deberá solicitar una cita al Centro de Distribución (CD) con el fin de entregar su mercancía. Las citas son de dos tipos: a. Cita de entrega de Mercancía. b. Cita de recojo de sensores. La cita deberá ser coordinada por el proveedor dentro del rango de fechas que indica su Orden de Compra (O/C) realizando una llamada telefónica al área de Citas del Centro de Distribución.

1.1. Cita de Entrega Mercancía

El proveedor deberá solicitar esta cita por teléfono y con no menos de 24 horas (un día) de anticipación al rango de fechas indicado en su Orden de Compra. La cita para la entrega de mercancía se dará sobre cualquiera de los tres días indicados en el rango de fechas de la O/C.

Al momento de coordinar la cita el proveedor deberá indicar el número de O/C, las unidades y los bultos a entregar, y la presentación de la Mercancía: si es vestuario puede ser sensada o no, por curva de tallas o por tallas, colgada o doblada; si es mercancía big ticket puede ser línea blanca, línea marrón, muebles y otros.

El personal de citas le indicará al proveedor la fecha y hora exacta para la recepción de su mercancía así como el código del IR (documento de recepción) para formar la remisión. El día de la entrega, el proveedor debe presentarse 15 minutos antes de la hora citada. Si el proveedor llegase tarde a su cita, debe llamar para reprogramar su entrega.

1.2. Cita de Recojo de Sensores

Los sensores son dispositivos de seguridad que nuestros proveedores deberán colocar a la mercancía que entregaran a Falabella, estos dispositivos serán entregados por Falabella de Colombia al proveedor. La cita para el recojo de sensores se deberá solicitar con no más de 5 días de anticipación a la fecha estimada de entrega de la mercancía al CD. El Proveedor deberá solicitar la cantidad de sensores que necesitará para poder entregar la mercancía. El CD entregará sensores solo para la mercancía que sea predistribuida hacia las tiendas cuyo precio de venta sea mayor o igual a $25.000 (VENTICINCO MIL PESOS COLOMBIANOS) en tiendas Falabella (sujeto a cambios según campaña). La mercancía que va dirigida a ser almacenada en el CD no debe ser sensada. El CD al dar la cita indicará fecha y hora de la misma.

1.3. Teléfonos del área de Citas del CD

El teléfono del área de Citas es el: 7420404 Extensión 7003 ó 7004.


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El horario de solicitud de citas es de lunes a Viernes de 7:00am a 13:00 y de 14:00 a 17:00 y sábados de 7:00 a 13:00.

Dirección del CD: PARQUE LOGISTICO LA COFRADIA Km. 2 Vía Funza – Siberia Bodega 6 Funza, Cundinamarca Colombia

2. Orden de Compra

La Orden de Compra es el documento que confirma la compra, con esta el proveedor sustentará la entrega de su mercancía en el CD.

2.1. Tipos de Orden de Compra

2.1.1. Orden de Compra 100% para el Centro de Distribución

Es la orden que contiene mercancía que será almacenada en su totalidad en el CD, antes de ser enviada a tienda.

2.1.2. Orden de Compra 100% Predistribuida a Tiendas

Es la orden que contiene mercancía que será enviada en su totalidad a tiendas por el CD sin haber sido almacenada, previo muestreo de control de calidad. A este sistema de trabajo se le conoce como Cross Docking. En esta O/C aparece la solicitud de mercancía especificada tienda por tienda.

2.1.3. Orden de Compra Mixta (Predistribuida a Tiendas y Para el CD)

Esta es una orden donde un numero determinado de unidades de la mercancía a entregar será almacenada en el CD y la otra parte será enviada por el CD directamente a tiendas bajo el sistema cross docking. En esta O/C aparece la solicitud de mercancía especificada local por local (incluye mercancía para ser almacenada en el CD).

2.2. Rango de Entrega

El rango de fecha de entrega de una O/C es de tres días y es acordado entre el Proveedor y el Comprador al momento de negociar la compra. Este rango solo puede ser cambiado con la aprobación del Comprador y el Planner de la mercancía.

2.3. Recojo de Etiquetas

El área de compras le entregará al Proveedor la O/C acompañada de las etiquetas de precios que deben colocar en la mercancía y la caja a entregar. El Proveedor deberá verificar que la descripción de la mercancía especificada en las etiquetas coincida con la O/C.

3. Presentación de Documentos


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El documento que debe presentar el Proveedor al llegar al CD es la Guía de Remisión por local al que esta predistribuida la mercancía. En este documento deberá colocar el número de orden de Compra y la remisión correspondiente para cada una de las tiendas o locales. Asimismo, se debe indicar los códigos (SKU o EAN) de los productos de Falabella, modelo y descripción en el mismo orden en que figuran en la orden de compra, unidades y total. El proveedor debe tener en cuenta que la única dirección válida para el lugar de entrega es la del CD: Km. 2 Vía Funza – Siberia, Bodega 6, la misma que debe constar en sus documentos (Guía de Remisión). Las direcciones de las oficinas principales de Falabella de Colombia, Calle 99 No. 11ª – 32 Piso 2, pueden ser incluidas en el campo de dirección del destinatario en sus guías y/o facturas.

3.1. Guía de Remisión independiente para cada tienda y para el CD

En el caso de la mercancía predistribuida debe presentarse una Guía de Remisión por cada tienda a la que el CD enviará dicha mercancía así como una distinta para la mercancía que será almacenada en el CD, es decir una Guía de Remisión por cada Albarán.

3.2. En una Guía de Remisión no se debe mezclar mercancía de diferentes Ordenes de Compra,

diferentes Tiendas o diferentes tipos de mercancía

Por política de la Empresa no se recibirá una Guía de Remisión que contenga mercancía de diferentes O/C o que este predistribuida a diferentes tiendas. Tampoco se recibirá documentos que incluyan mercancía de diferentes tipos. (ver punto 4)

4. Clasificación de la Mercancía

Falabella de Colombia clasifica la mercancía como:

4.1. Alto valor Es mercancía pequeña de alto precio, tales como memorias, cámaras digitales, equipo audio visual, equipo informático y perfumería.

4.2. Colgados vestuario

Toda prenda de vestir que por su forma de exhibición (presentación en tienda) deba presentarse en ganchos le llamaremos Mercancía Colgada. La Mercancía Colgada deberá entregarse en los ganchos estándares permitidos por Falabella de Colombia, autorizados por la Gerencia Comercial y según las especificaciones del Anexo II y III.

Cada prenda deberá venir cubierta con una bolsa plástica con una holgura o exceso en el largo con respecto a la prenda de por lo menos 5 cm y agrupadas por la Curva de Tallas. Los ganchos de la curva deben venir unidos por una liga de plástico. En colgados la unidad de Transferencia es igual a la curva.

4.3. Bultos vestuario A toda prenda de vestir que por su forma de exhibición (presentación en tienda) deba presentarse doblada le llamaremos Mercancía Bultos Vestuario.

Estas prendas deberán entregarse en cajas.


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La caja para almacenar deberá contener exactamente la cantidad de prendas que indica la unidad de empaque en el sistema asignada por compras en el momento de crear el código del producto (SKU). No se aceptan saldos. La unidad de transferencia será siempre igual a la curva o un múltiplo de ella. La caja para almacenar debe contener un solo código FALABELLA (SKU).

La caja para enviar a tiendas puede contener productos de diferentes códigos (SKU) siempre que no pase de un máximo 10 de ellos.

4.4. Bultos grandes (Big ticket)

Le llamamos Mercancía de Big Ticket a toda aquella que por su volumen ocupa un mayor espacio que la mercancía promedio al ser almacenada y/o exhibida en tienda. Tales como:

Línea Blanca, es toda aquella mercancía de Big Ticket definida por su uso para la cocina y lavandería.

Deberá ser entregada en cajas y con sunchos que la sujeten. Muebles, pueden venir desarmados contenidos en cajas o ya armado con una envoltura de plástico sobre ella.

4.5. Bultos hogar

Todo tipo de productos medianos o pequeños (no eléctricos) de uso doméstico. Pueden ser edredones, menaje en general, etc. Esta mercancía deberá entregarse en cajas. Cada producto debe ser protegido sea por un empaque plástico, papel o divisiones de cartón con el fin de proteger la mercancía. La caja para almacenar deberá contener exactamente la cantidad de productos que indica la unidad de transferencia en el sistema.

La caja para almacenar debe contener un solo código (SKU).

La caja para enviar a tiendas puede contener productos de diferentes códigos (SKU) siempre que no pase de un máximo 10 de ellos.

4.6. Bultos electro

Mercancía de línea marrón (mercancía electrónica definida por su uso audiovisual) y productos eléctricos varios para uso doméstico.

4.7. No perecibles

Incluye alimentos no perecibles, bebidas, licores y artículos de limpieza.


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5. Presentación de la Mercancía

La mercancía deberá presentarse según los estándares establecidos por Falabella de Colombia y que a continuación especificamos: 5.1. Etiquetado

Toda la Mercancía deberá entregarse etiquetada. Las etiquetas deberán indicar el código del producto (SKU), moneda, precio de venta y descripción de la mercancía. El proveedor deberá recoger en el Área de Compras de FALABELLA las etiquetas junto a la O/C y verificar los datos escritos en ella. Las etiquetas deberán pegarse según los estándares de Falabella de Colombia. En la mercancía de vestuario las etiquetas deberán ser colocadas en los “hand tags” que se le deberán colocar a los productos en un lugar visible sin deteriorar o maltratar la prenda. Se recomienda colocar estos hand tags en: cuello, puños o marca de la prenda. Para la mercancía de línea blanca, línea marrón, decoración y similares se recomienda en la parte lateral del producto pero sin ocultar parcial o totalmente ningún tipo de información del producto. La etiqueta deberá pegarse también en cada una de las cajas que contengan la mercancía en el mismo orden en que se colocaron los SKU en el rótulo. La caja deberá tener rótulo y etiqueta precio de cada SKU que contenga.

5.2. Rotulado

Toda mercancía (colgados o cajas) que los proveedores entreguen en el CD deberá estar rotulada. Estos rótulos contienen la información de la mercancía contenida en la caja y facilitan la identificación de la misma en el CD y en las tiendas. Máximo 10 SKU diferentes por caja.

Modelos de rótulo a utilizar ver (Anexo I)

5.3. Presentación Mercancía de Vestuario

5.3.1. Sensado Vestuario FALABELLA

El CD coordinara con cada proveedor las normas de Falabella de Colombia por las cuales se le aplicará sensores de seguridad a la mercancía desde el origen. Toda la mercancía con predistribución a las tiendas y con un precio mayor al establecido por Falabella de Colombia ($25.000) deberá ser sensada por el proveedor, mientras que la mercancía que se almacenará en el Centro de Distribución NO deberá ser sensada por el proveedor. Se incluye en ANEXO IV el manual de sensado de mercancía de Falabella. Los sensores serán proporcionados por Falabella de Colombia en la cantidad exacta requerida según la Orden de compra descontando la mercancía con predistribución al almacén del CD así como las unidades con precios menores a los establecidos por Falabella de Colombia para ser sensados y en la fecha de entrega de la mercancía.


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Los sensores que no sean utilizados por el proveedor deberán ser devueltos junto con la entrega de mercancía en una bolsa con Guía de Remisión, indicando la cantidad y motivo de devolución. En caso de que el proveedor deteriore, extravíe o por otro motivo presente faltantes en la cantidad de sensores deberá comunicar el hecho al CD al momento de la entrega de mercancía, con el fin de proceder a su reposición o descuento, por el cual se le solicitará al proveedor una Nota de Crédito por el valor correspondiente a los sensores no entregados al CD. El CD será el encargado de efectuar la capacitación al personal de los nuevos Proveedores de acuerdo a los estándares de sensado de mercancía. Logística de Proveedores establecerá en coordinación con la Gerencia de Compras respectiva si el proveedor califica para el sensado en origen, previa evaluación del proveedor.

5.3.2. Curva

Las prendas de vestir deberán ser entregadas por curvas (SKU por curva) a excepción de las prendas de reposición automática que se entregaran por talla y color (SKU abierto por talla y color). La curva está formada por prendas del mismo estilo y el mismo color en unidades diferentes para cada talla. El numero de unidades por talla dentro de una curva esta definido por la historia de venta. La curva de tallas será indicada al Proveedor por el Comprador en el momento de la negociación de la compra. Las unidades que conforman una curva o conjunto de curvas dentro de una caja debe ser igual a la Unidad de Transferencia.

5.4 Cajas

La mercancía de Bultos Vestuario, Bultos hogar y Línea Blanca será recibida siempre y cuando este embalada en cajas de cartón rígido, las cuales deben estar en optimas condiciones físicas y sus caras laterales en blanco o con el logo comercial del proveedor. Todas las cajas deben tener la etiqueta de precio con el código de barras de cada uno de los productos que contiene pegados al lado del rótulo en una de las caras laterales. Las cajas con productos de Línea Blanca deben tener sunchos que la sujeten. Las cajas para mercancía de vestuario pedida para almacenar debe cumplir con las siguientes dimensiones:

• Largo: mínimo 30 cm, máximo 60 cm. • Ancho: mínimo 10 cm, máximo 30 cm. • Alto: mínimo 20 cm, máximo 40 cm.

Nota: Si se va almacenar, la caja debe contener exactamente la cantidad de prendas que indica la unidad de transferencia y con la curvatura correcta.


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6. Evaluación de Proveedores

El proveedor será evaluado constantemente por la entrega eficiente de su mercancía bajo los estándares establecidos por Falabella de Colombia.

7. Rechazos

El Centro de Distribución rechazará total o parcialmente la Orden de Compra en los siguientes casos:

• Si se identifica mercancía dañada o en malas condiciones de embalaje.

• Si los bultos a recibir en el Centro de Distribución no cumplen con la unidad de transferencia establecida en la Orden de Compra.

• Si la cantidad en la Guía(s) es mayor a la solicitada en la Orden de Compra.

• Si se encuentran artículos facturados, distintos a los solicitados en la Orden de Compra.

• Si se encuentra mercancía sin sensar o mal sensada.

• Si se encuentra mercancía sin etiquetar o mal etiquetada. • Si mercancía que debe ser entregada colgada es presentada sin ganchos o en ganchos

diferentes a los aprobados por FALABELLA DE COLOMBIA.

• Si las cajas para almacenar contienen menos o más productos de los que dice la unidad de transferencia.

• Si las cajas no llevan las etiquetas de los SKU que contienen.

• Si las Guías de Remisión no vienen separadas por tienda.

• Si la cantidad física de mercancía es diferente a la especificada en la Guía de Remisión.

• Si las Guías de Remisión no indican como punto de llegada la dirección del Centro de

Distribución ubicado en Km. 2 Vía Funza – Siberia, Bodega 6.

8. Incumplimiento de la Cita de Entrega

El proveedor que llegue con retraso a su cita en el CD perderá automáticamente la misma y deberá llamar para reprogramar la entrega.


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9. Transporte

El chofer del transporte debe llegar al CD acompañado de las personas con quienes desembarcarán la mercancía. La cantidad de ayudantes para la descarga es variable de acuerdo al tipo y cantidad de mercancía:

� Contenedor de 40 pies (4 personas) � Contenedor de 20 pies, furgones u otros vehículos menores (2 personas)

Finalmente se sellará el ticket de salida de la móvil sólo cuando el proceso de revisión haya culminado. Todas las personas que ingresen al CD deberán portar su documento de identidad y ARP vigente. Adicionalmente deberán cumplir con las normas de seguridad industrial según las normas colombianas, para esto deben tener calzado con puntera de acero como mínimo.


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CODIGO LOCAL (TIENDAS Y ALMACENES) CD FONTIBON 9903 SANTA FE 183 SUBA 108 HAYUELOS 82 UNICENTRO BOGOTA 123 BIMA 232 GALERIAS 53 SANDIEGO MEDELLIN 36 UNICENTRO CALI 5 CHIPICHAPE 37 ANEXO I Para almacenar:

PROVEEDOR

ORDEN DE COMPRA

ALBARAN

BULTO ______ DE ______

SUBLINEA

SKU CANTIDAD


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Para tiendas:

PROVEEDOR

ORDEN DE COMPRA

ALBARAN

BULTO ______ DE ______

SUBLINEA

SKU CANTIDAD

MUEBLES Este rotulo deberá ser llenado solo en el caso que su producto sea un mueble

COMPLENTO DE:

PROVEEDOR:

SKU

ESTILO O MODELO


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ANEXO II GANCHOS ADULTOS

Modelo Nombre Medida Material Gancho Apariencia Usos

Partes Altas

Adultos 41 cm

Mezcla de Resina "K" con cristal

Metálico Transparente

Vestidos Blusas

Camisas Conjuntos

Partes Bajas

Adultos 32 cm

Mezcla de Resina "K" con cristal

Metálico Transparente Pantalones

Faldas Bermudas

Conjuntos Adultos

41 cm Mezcla de Resina "K" con cristal

Metálico Transparente Vestidos

Conjuntos Poleras

Anatómico Damas

43 cm Poliestireno Metálico Gris Abrigos Sastres

Conjuntos

Anatómico Hombres

45 cm Poliestireno Metálico Gris Ternos Abrigos

Sacos Sport


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GANCHOS NIÑOS


Partes Altas Niños


Metálico Transparente

Vestidos Blusas

Camisas Polos

Partes Bajas Niños


Metálico Transparente Pantalones

Shorts Faldas

Conjuntos Niños


Metálico Transparente Vestidos

Conjuntos Poleras

ANEXO III

GANCHOS DE USO ESPECIFICO


Lencería 26 cm Poliestireno

Cristal Plástico Transparente Lencería

Ropa Interior

26 cm Poliestireno Cristal

Plástico Transparente Ropa Interior Ropa de Baño

Este es colgador de uso exclusivo de tiendas

Pañuelos 5 cm Polipropileno Plástico Opaco Pañuelos Pañoletas

Accesorios

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