Manual AxisOne RRHH - Chile V.2.pdf

[AxisOne] [Add-Ons HRB y HRC] [Este manual lo orientar en el uso del producto describiendo todos los procesos, detallando la emisin de informes y guindolo para que conozca todas las caractersticas ms relevantes. Est dirigido a todos los usuarios y cuenta con un captulo principal donde se describe RRHH y Remuneraciones y un anexo donde se detalla el manejo de todos los utilitarios] Manual del Usuario de Recursos Humanos [Abril 2009] [Versin 2.0] [Chile]

AxisOne | Manual de Recursos Humanos 2

Tabla de Contenido INTRODUCCIN ..................................................................................................................................... 7

SOBRE AXISONE ........................................................................................................................................... 7 FAMILIA DE PRODUCTOS DE AXISONE ............................................................................................................... 7

Administracin de Personal y Remuneraciones (HRB y HRC) .............................................................. 7 Gestin de Tiempos (HRT) ................................................................................................................... 8 Gestin extendida de RRHH (HRE) ...................................................................................................... 8 Intranet (HRI) ...................................................................................................................................... 8

INTEGRACIN CON SAP BUSINESS ONE ................................................................................................. 9

UTILIZACIN DEL UIAPI ................................................................................................................................. 9 UTILIZACIN DEL DIAPI ................................................................................................................................. 9 INTEGRACIN FUNCIONAL (SIN REDUNDANCIA DE DATOS) ..................................................................................... 9 ALGUNOS DE LOS OBJETOS DEL SDK QUE SON UTILIZADOS POR AXISONE ............................................................... 10 INTEGRACIN CON LA BASE DE DATOS ............................................................................................................. 10 INTEGRACIN CON LA SEGURIDAD DE ACCESO ................................................................................................... 11 OTROS PUNTOS DE INTEGRACIN QUE DEBEN CONSIDERARSE .............................................................................. 11

INSTALACIN DE LOS ADD-ONS DE AXISONE ....................................................................................... 13

REQUISITOS ............................................................................................................................................... 13 DESCOMPRIMIR LOS ARCHIVOS DONDE VIENEN LOS ADD-ONS ............................................................................. 13 INICIO DE SAP BUSINESS ONE ................................................................................................................... 14 INSTALAR LOS ADD-ONS DENTRO DE SAP BUSINESS ONE ............................................................................... 16 INICIAR LOS ADD-ONS DESDE SAP BUSINESS ONE ......................................................................................... 23 CONSIDERACIONES AL INSTALAR E INICIAR LOS ADD-ONS .................................................................................... 26

Errores durante la instalacin o inicio de los Add-Ons ...................................................................... 26 Actualizacin automtica de la base de datos.................................................................................. 26 Acceso bloqueado a los puntos de men .......................................................................................... 27

ESTRUCTURA DE LOS PRODUCTOS HRB Y HRC ..................................................................................... 29

HRB Human Resources Basic Administracin de Personal .......................................................... 29 HRC Human Resources CalcEngine Motor de Clculo ................................................................. 30

AXISONE GESTIN DE PERSONAL ...................................................................................................... 31

DEFINICIONES ...................................................................................................................................... 31

PARAMETRIZACIONES GENERALES .................................................................................................................. 31 Admitir cuenta corriente de permisos negativa ................................................................................ 31 Sincronizar con maestro de SBO (SAP BUSINESS ONE) ..................................................................... 31 Maestro de SBO visible (Maestro SAP BUSINESS ONE) ..................................................................... 32 Se requiere sincronizar la DB (Base de datos) ................................................................................... 32 Mostrar grilla de resumen en tablas de usuario ............................................................................... 32 Ordenamiento del recibo .................................................................................................................. 32 Tipo de salida del recibo .................................................................................................................... 33 Tablas de usuario con cdigo o nombre ........................................................................................... 33 Inasistencia asociada a vacaciones ................................................................................................... 33 Esquema de vacaciones .................................................................................................................... 33 Orden de los campos de usuario del maestro ................................................................................... 34 Formato de la unidad de Horas ..................................................................................................... 34

CAMBIOS EN LAS DEFINICIONES Y SINCRONIZACIN DE LA BASE DE DATOS ............................................................... 37 DEFINIR DATOS DE FORMACIN ..................................................................................................................... 38

Escolaridades .................................................................................................................................... 38 Estudios, Especialidades, Idiomas y Competencias ........................................................................... 39

DEFINIR DATOS DE UBICACIN ....................................................................................................................... 39 Ubicaciones (Lugares de pago y Lugares de trabajo) ....................................................................... 40 Provincias y Comunas ....................................................................................................................... 40


Gerencias, Departamentos y Secciones ............................................................................................ 42 Obras/Faenas .................................................................................................................................... 42 Definir procesos y pagos ................................................................................................................... 43 Reajustes ........................................................................................................................................... 43 Liquidaciones..................................................................................................................................... 44 Acumuladores ................................................................................................................................... 46 Formas de pago ................................................................................................................................ 48

DEFINIR EVENTOS ....................................................................................................................................... 49 Relacin entre Permisos, Licencias, Vacaciones e Inasistencias........................................................ 50 Inasistencias ...................................................................................................................................... 52 Permisos ............................................................................................................................................ 53 Horas y Tareas .................................................................................................................................. 55 Ingreso y Egreso ................................................................................................................................ 55 Licencias ............................................................................................................................................ 56 Referencias ........................................................................................................................................ 56

DEFINIR DATOS ORGANIZACIONALES ............................................................................................................... 58 Funcionarios ...................................................................................................................................... 58 Cargos ............................................................................................................................................... 58 Funciones .......................................................................................................................................... 63 Contratos .......................................................................................................................................... 63 Familiares .......................................................................................................................................... 65

DEFINIR PERFIL MDICO ............................................................................................................................... 65 Alergias, Exmenes mdicos y Enfermedades .................................................................................. 65

DEFINIR PRESTACIONES Y BENEFICIOS .............................................................................................................. 66 Vacaciones ........................................................................................................................................ 66

DEFINIR DATOS DE TERCEROS ........................................................................................................................ 67 Clasificacin y detalle de terceros ..................................................................................................... 67

DEFINIR CATEGORAS Y ESPECIALIDADES........................................................................................................... 69 Categoras ......................................................................................................................................... 69 Especialidades ................................................................................................................................... 69

DEFINIR INSTITUCIONES DE AFILIACIN ............................................................................................................ 70 Instituciones de previsin .................................................................................................................. 70 Equivalencia de los cdigos utilizados por las compaas de recaudacin previsional ..................... 70 Salud ................................................................................................................................................. 71 Sindicatos .......................................................................................................................................... 71

DEFINIR CONTRATOS Y DOCUMENTOS ............................................................................................................. 72 Preparar un documento .................................................................................................................... 72 Poner disponible el documento en el servidor .................................................................................. 73 Actualizar la plantilla de un documento ........................................................................................... 73 Fuente de impresin y formato ......................................................................................................... 73 Parmetros de seleccin de datos .................................................................................................... 74

DEFINIR TABLAS RELACIONADAS ..................................................................................................................... 75

HERRAMIENTAS ................................................................................................................................... 76

MIGRACIN DE DATOS ................................................................................................................................. 76 Migracin de informacin ................................................................................................................. 77 Actualizacin masiva de datos .......................................................................................................... 78 Actualizacin masiva de datos para el Maestro de Empleados ........................................................ 80

ASISTENTE DE TABLAS DE USUARIO ................................................................................................................. 80 EDITOR DE TABLAS DE USUARIO ..................................................................................................................... 81 ACTUALIZACIN DE ACUMULADORES .............................................................................................................. 84 IMPORTACIN ............................................................................................................................................ 85

Importacin de Inasistencias ............................................................................................................ 86 Importacin de Eventos en cuotas (Prstamos) ................................................................................ 87 Importacin de Eventos generales (Haberes y Descuentos) ............................................................. 90 Como proceder con la importacin ................................................................................................... 93


PERSONAL ............................................................................................................................................ 94

DATOS MAESTRO DE EMPLEADOS ................................................................................................................... 94 Lista de datos obligatorios ................................................................................................................ 95 Lista de datos no obligatorios, pero recomendables ........................................................................ 96 Campos de usuario adicionales ......................................................................................................... 96 Tablas de usuario adicionales ........................................................................................................... 97 Lista de datos con funcionalidad especial ......................................................................................... 97 Familiares .......................................................................................................................................... 98 Asignaciones familiares .................................................................................................................... 99 Estudios, Idiomas, Empleos anteriores y Competencias ................................................................... 99 Ficha mdica ..................................................................................................................................... 99 Generacin de un nuevo contrato ................................................................................................... 100 Impresin del nuevo contrato o anexo ............................................................................................ 101 Consideraciones para la recontratacin de trabajadores ............................................................... 102 Desvinculacin de un trabajador .................................................................................................... 102 Desvinculacin manual de un trabajador ....................................................................................... 103 Liquidaciones................................................................................................................................... 103 Datos requeridos para que un empleado participe en un proceso de liquidacin .......................... 104 Habilitacin de trabajadores en liquidaciones ................................................................................ 104 Distribucin ..................................................................................................................................... 105 Cuentas corrientes .......................................................................................................................... 106 Cuenta corriente monetaria ............................................................................................................ 106 Cuenta corriente de vacaciones ...................................................................................................... 109 Cuenta corriente de permisos (Cuenta corriente de tiempos)......................................................... 112 Eventos ............................................................................................................................................ 112 Inasistencias .................................................................................................................................... 112 Ingreso de comentarios para el trabajador .................................................................................... 113 Ingreso de documentos anexos para el trabajador ........................................................................ 114

CONTRATOS Y DOCUMENTOS ...................................................................................................................... 115 Consulta y acciones masivas con los trabajadores ......................................................................... 115 Consultar los datos de todos los trabajadores en una sola pantalla .............................................. 116 Seleccionar los datos de los trabajadores y aplicar filtros de consulta ........................................... 117 Casos prcticos para la aplicacin del filtro de datos ..................................................................... 118 Exportar los datos de los trabajadores a Excel ............................................................................... 118 Imprimir contratos, documentos, cartas y certificados en forma masiva ....................................... 119 Ejemplos de documentos incluidos con el producto ........................................................................ 120

Contrato de trabajo (Modelo de ejemplo) ................................................................................................. 120 Comprobante de uso de vacaciones (Feriado) ........................................................................................... 121

Actualizar los datos principales de los trabajadores en forma masiva ........................................... 122 Generar una plantilla de datos para aplicar cambios masivos a los trabajadores ......................... 122

ORGANIGRAMA ........................................................................................................................................ 123 RELACIN ENTRE LICENCIAS, PERMISOS, VACACIONES E INASISTENCIAS ............................................................... 124 LICENCIAS ............................................................................................................................................... 125

Como buscar licencias especficas de un trabajador ....................................................................... 127 Acceso al calendario dentro de SAP BUSINESS ONE ........................................................................ 127

PERMISOS ............................................................................................................................................... 127 INASISTENCIAS ......................................................................................................................................... 127 VACACIONES ............................................................................................................................................ 128 GESTIN ................................................................................................................................................. 130

Informes de gestin ........................................................................................................................ 130 Informe de Inasistencias ................................................................................................................. 131 Informe de Remuneraciones asignadas .......................................................................................... 133 Informe de Familiares ..................................................................................................................... 135 Tablero de indicadores .................................................................................................................... 135

REMUNERACIONES ............................................................................................................................ 140

EVENTOS ................................................................................................................................................. 140


Ingreso de eventos con valor informado ......................................................................................... 143 Ajustes de los valores en los conceptos ya calculados .................................................................... 143

MAESTRO DE CONCEPTOS Y FRMULAS ......................................................................................................... 151 IMPUTACIONES CONTABLES ......................................................................................................................... 162 ACUMULADORES HISTRICOS ...................................................................................................................... 169 CONTABILIZACIN ..................................................................................................................................... 172 APROBACIN PROCESOS DE CLCULO (CIERRES) .............................................................................................. 174 INFORMES ............................................................................................................................................... 175

Definir informes de control ............................................................................................................. 175 Ejecutar informes de control ........................................................................................................... 180 Libro de remuneraciones ................................................................................................................. 182 Informes de pago ............................................................................................................................ 182

Resumen por ubicacin .............................................................................................................................. 183 Informes de pago ....................................................................................................................................... 183 Distribucin monetaria............................................................................................................................... 184 Pagos a terceros ......................................................................................................................................... 184 Liquidacin por empleado .......................................................................................................................... 184 Resumen por concepto .............................................................................................................................. 185 Voucher contable ....................................................................................................................................... 186 Previred ...................................................................................................................................................... 186 Resumen de leyes sociales ......................................................................................................................... 186

Informes legales .............................................................................................................................. 187 SII Certificado 6 1887 ............................................................................................................................... 188 SII Certificado 1 1879 ............................................................................................................................... 188 Declaracin jurada de rentas (Archivo SII 1887)...................................................................................... 188 Declaracin jurada de honorarios (Archivo SII 1879) .............................................................................. 190

Bancos ............................................................................................................................................. 190 Transferencia a bancos............................................................................................................................... 190 Pagos con cheques ..................................................................................................................................... 191

AXISONE GESTIN DE CLCULOS .................................................................................................... 193

PROCESOS DE CLCULO .............................................................................................................................. 193 Creacin de un proceso de clculo .................................................................................................. 195 Ejecucin de un proceso de clculo ................................................................................................. 195 Circuito que realiza el CalcEngine (Para un proceso de clculo) ..................................................... 197 Consultar un proceso de clculo ..................................................................................................... 198 Imprimir documentos relacionados con un proceso de clculo ...................................................... 202

PROCESOS HISTRICOS .............................................................................................................................. 204 EJEMPLO DE INFORMES DE LOS PROCESOS DE CLCULO ..................................................................................... 205

Comprobantes de pago Mensual, Gratificacin, etc (Recibos) .................................................................. 205 Liquidacin de Finiquitos ............................................................................................................................ 206

PASOS REQUERIDOS PARA EJECUTAR UN PROCESO DE CLCULO COMPLETO ........................................................... 206 Eventos ....................................................................................................................................................... 206 Inasistencias, Licencias, Permisos, Vacaciones ........................................................................................... 206 Maestro de empleados .............................................................................................................................. 206 Tabla de ndices .......................................................................................................................................... 207 Cartula del proceso .................................................................................................................................. 207 Proceso de clculo ...................................................................................................................................... 207 Consultas por pantalla ................................................................................................................................ 207 Emisin de informes de control ................................................................................................................. 207 Emisin de informes de pago ..................................................................................................................... 207 Ingreso o modificacin de datos (Si es necesario aplicar ajustes) .............................................................. 207 Re clculo del proceso (Parcial o total) ...................................................................................................... 207 Informes de pago (Finales) ......................................................................................................................... 207 Comprobantes de pago .............................................................................................................................. 208 Archivo para el banco ................................................................................................................................. 208 Cheques para el pago ................................................................................................................................. 208 Voucher contable ....................................................................................................................................... 208 Previred ...................................................................................................................................................... 208 Cierre del proceso ...................................................................................................................................... 208


GENERADOR DE CONSULTAS ............................................................................................................. 209

CREACIN DE CONSULTAS (QUERY MANAGER) ................................................................................................ 209


Introduccin

Sobre AxisOne

AxisOne S.A. es una empresa Partner de SAP en la categora de SSP (Solution Partner), es decir la categora de Partner especializado en la construccin de Add-Ons (Extensiones integradas de software para SAP BUSINESS ONE).

Como Partners SSP de SAP nuestra misin es la construccin de Add-Ons Integrados que permitan administrar completamente los Recursos Humanos y Remuneraciones del personal, considerando entre otros objetivos, que la funcionalidad de los Add-Ons se ajuste perfectamente a la legislacin de cada pas y que cumplan con todas las normas de integracin requeridas por SAP BUSINESS ONE. Como empresa especializada durante aos en la construccin de soluciones de software para el rea de las Personas, nuestro objetivo principal es poner a disposicin de nuestros

Partners una serie de Add-Ons que permitan a todos sus clientes una completa gestin de los Recursos Humanos, de este modo, hemos planificado el desarrollo de una familia de productos que permiten gestionar ampliamente todo lo relacionado con las Personas dentro de su organizacin. Nuestra familia de productos se describe brevemente a continuacin.

Familia de productos de AxisOne

Administracin de Personal y Remuneraciones (HRB y HRC)

Contempla la administracin principal de los recursos humanos y se constituye en el mdulo base y necesario para el resto de los productos complementarios que se mencionan ms adelante. Entre las funcionalidades principales de los mdulos HRB y HRC podemos

mencionar las siguientes:

Administracin de personal Definiciones y parmetros Maestro de empleados (Con todos sus antecedentes) Licencias Permisos Inasistencias Vacaciones Descripcin de cargos Contratos y documentos Informes de gestin

Remuneraciones

Conceptos y Frmulas Eventos Imputaciones Contables Procesos de clculo Informes de pago Informes legales Vouchers contables Bancos Procesos histricos Pagos a Terceros

Utilitarios Organigrama Editor de informes


Tablero de indicadores Migracin e Importacin de datos

Es importante considerar que los mdulos HRB y HRC estn ajustados perfectamente a la legislacin y a las mejores prcticas de cada pas.

Gestin de Tiempos (HRT)

Administra el control de tiempos y asistencia del personal, capturando las marcas de

asistencia desde cualquier tipo de reloj control o dispositivo de captura de marcas, para luego analizar los tiempos trabajados por el personal considerando los turnos de trabajo y las marcas capturadas. Este mdulo entrega posteriormente al mdulo de Remuneraciones toda la informacin

relacionada con el anlisis del tiempo trabajado, tales como: Atrasos, ausentismo,

inasistencias, horas normales, horas extras en sus distintos tipos, horas nocturnas, etc.

Gestin extendida de RRHH (HRE)

Considera una funcionalidad extendida en RRHH y complementaria al mdulo HRB para lograr una completa gestin de las personas, a saber:

Capacitacin

Evaluacin del desempeo Gestin por competencias

Intranet (HRI)

Este producto, con funcionalidad 100% WEB, permite a los Managers y a los Empleados acceder a un producto dentro de una plataforma colaborativa para obtener informacin en lnea, tales como: Certificados, Comprobantes de pago, Contratos, Visualizacin de las

cuentas corrientes, Registros de inasistencias y licencias, Hoja de tiempos, Vacaciones, Organigramas, Informes de gestin, Ficha de los empleados, etc.


Integracin con SAP BUSINESS ONE Desde la perspectiva de construccin de soluciones integradas nuestro producto AxisOne

Recursos Humanos ha sido cuidadosamente diseado para cumplir con todas las normas y estndares impuestas por SAP, tales como:

Utilizacin del UIAPI

Es un conjunto de objetos, normativas grficas y editores de pantallas que provee SAP para

que los productos como AxisOne (Add-Ons integrados) tengan la misma presentacin visual o interfase visual que utiliza SBO. A continuacin mencionamos solo algunos de los puntos con los que cuenta la interfase visual de AxisOne en funcin de las normas grficas provistas

por SAP:

Uso del men principal Uso de la barra de herramientas con todos sus botones estndares (Exportacin a

Excel, botones de navegacin, parametrizacin de formularios, crear, buscar, filtrar tabla, etc)

Uso de matrices y grillas Uso de los formularios estndares Uso de los botones y linked buttons (Botones enlazados) estndares Uso de las bsquedas formateadas Uso de las acciones de personalizacin de formularios

Uso de los Choose From List (Lista de seleccin de datos) etc

Utilizacin del DIAPI

Conjunto de objetos de negocio que permiten interactuar con los servicios y con la base de

datos de SBO sin violar ninguna de las reglas impuestas por SAP y asegurando la integracin y consistencia de la base de datos. El uso del DIAPI nos permite integrarnos totalmente con el mecanismo de manejo de objetos de SBO y esto garantiza, entre otros: Cambiar rpidamente a las nuevas versiones liberadas al mercado por SAP, acceder a nuevos mtodos y propiedades disponibles en los objetos de

la DIAPI, realizar transferencias de informacin en forma integrada entre los distintos mdulos de SBO y nuestro producto, por ejemplo, nuestro producto utiliza objetos de la DIAPI para transferir datos a SBO para emitir cheques para el pago de las remuneraciones del personal, acceder a las sociedades o usuarios definidos en SBO, enviar el voucher contable de remuneraciones al mdulo de finanzas, acceder a la lista de bancos, tipos de

monedas e ndices, cuentas contables, centros de beneficio, proyectos, etc.

Integracin funcional (Sin redundancia de datos)

Uno de los principales objetivos que nos impusimos cuando construimos los Add-Ons fue lograr la mxima integracin funcional entre todos los mdulos de SBO y la no generacin de informacin redundante, es decir, que todo dato existente en SBO debe respetarse y no redefinirse en nuestros productos por ningn motivo, de modo que aseguremos una real

integracin dentro del ERP. Estas caractersticas son esenciales para cumplir con la calidad de productos integrados. A continuacin destacamos los principales puntos de integracin entre AxisOne y SBO:

Base de datos (Utiliza las mismas instancias de base de datos que utiliza SBO)

Usuarios

Monedas e ndices Bancos Sucursales Parametrizaciones generales (Tipos de datos, sistema de puntuacin decimal, rutas

de acceso, colores de fondo, fuentes, etc)


Centros de beneficio

Proyectos Nacionalidades Pases Regiones (Tambin pueden denominarse como: Distritos o Departamentos) Calendario de feriados y festivos Cuentas contables Roles y Funciones

Datos de las sociedades (Nombre, direccin, telfonos, etc) Catlogo de datos (Diccionario de datos de la base de datos de SBO) etc

En resumen, nuestros productos no solo cuentan con los estndares grficos de visualizacin, sino que cumplen con la caracterstica ms importante para los productos

integrados y eso es la no redundancia de datos y la integracin tcnica y funcional.

Algunos de los objetos del SDK que son utilizados por AxisOne

Choose from list (Listas para la seleccin de datos) Query manager (Generador de consultas)

Jornal Entry (Para el envo de los vouchers contables al mdulo de Finanzas) Check For Payment (Para el envo de cheques para el pago al mdulo de Bancos) Filter Table (Para filtrar datos mostrados en las grillas) Linked Buttons (Botones para relacionar datos y objetos de negocios flechas

naranjas) Permission Tree (rbol de seguridad, donde se indica el acceso de cada usuario a los

puntos de men)

User Table y User Fields (Para crear tablas y campos catalogados dentro de la base

de datos de SBO) Chart of Accounts (Plan de cuentas contables)

Integracin con la base de datosError! Marcador no definido.

Dado que nuestro Add-On es un producto sumamente integrado y forma parte del ERP SAP BUSINESS ONE como un mdulo ms, debe tener en cuenta que no todas las definiciones anteriormente detalladas corresponden al total de las definiciones que utiliza AxisOne, por el contrario, las definiciones comentadas son exclusivamente para RRHH y por tal motivo se definen dentro del Add-On. Sin embargo como caracterstica bsica para una buena integracin AxisOne no genera

Redundancia de datos (Repeticin de datos) con respecto a las definiciones ya existentes dentro de SAP BUSINESS ONE y por ende es necesario que tenga presente que existen otras

definiciones que se parametrizan en otros mdulos del ERP y que son utilizadas por nuestro Add-On, tales definiciones deben existir porque son muy importantes para un adecuado y oportuno funcionamiento del producto, a saber:

Dato Lugar donde se definen dentro de SBO

Lugar donde se utilizan dentro de AxisOne

Definicin de Semana y das Festivos (Feriados)

Gestin Inicializacin sistema Detalle de la Sociedad Datos de Contabilidad Calendario

Frmulas de clculo que deban acceder a los das feriados. Tambin en Vacaciones, Licencias y Permisos

Centro de Beneficios Finanzas Contabilidad de costos Centros de beneficio

En Distribucin contable del Maestro de Empleados, Eventos y generacin de los vouchers contables

Proyectos Gestin Definiciones Finanzas - Proyectos

En Distribucin contable del Maestro de Empleados, Eventos y generacin de los vouchers contables

Monedas Gestin Definiciones Finanzas - Monedas

En Maestro de Empleados para definir el tipo de moneda del Sueldo

ndices Gestin Definiciones Finanzas - ndices

En definicin de Reajustes y Frmulas de clculo en la medida que los requieran

Bancos Gestin Definiciones Gestin de Bancos - Bancos

En Maestro de Empleados y Pagos a Terceros para definir los datos de los


depsitos. Tambin en la generacin de archivos para realizar depsitos en los Bancos

Cuentas Contables Finanzas Plan de cuentas En Imputaciones contables para confeccionar la matriz de imputaciones entre Conceptos y Cuentas. Tambin en el envo del Voucher al mdulo de finanzas

Sociedades Gestin Seleccionar sociedad Es una definicin bsica y se requiere a nivel raz para que pueda operar el Add-On, es decir desde la instalacin del producto hacia adelante

Usuarios Gestin Definiciones General Usuarios

Es una definicin bsica y se requiere a nivel raz para que pueda operar el Add-On, es decir desde la instalacin del producto hacia adelante

Autorizaciones Gestin Inicializacin sistema Autorizaciones Autorizaciones generales

Control que realiza SBO para habilitar el tipo de acceso que los usuarios tendrn a los puntos de men del Add-On

Nacionalidades y Pases Gestin Definiciones Socios de Negocios - Pases

En Maestro de Empleados, tanto para definir el Pas como la Nacionalidad

Vas de acceso Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones generales Las vas de acceso necesarias son: - Carpetas de plantillas Word - Carpeta de imgenes - Carpeta de Anexos

Estas rutas se utilizan para alojar documentos o archivos en el servidor. En Maestro de Empleados para cargar fotografas y anexos de los mismos En Definiciones Definir contratos y documentos

Otras que pueden ser a medida del cliente segn el modelo de la solucin implementada. . .

Pueden existir otras definiciones que requiera el Add-On, bsicamente si se crean tablas de usuario especiales que relacionen a campos de la misma con otros datos definidos en SBO

Tabla: 1

Integracin con la seguridad de acceso

Desde la misma funcin con la cual el usuario administrador de SBO otorga acceso al resto de la comunidad de usuarios de su organizacin indicando quienes pueden acceder o no a determinados mdulos o funciones del ERP tambin podr determinar el acceso a los

mdulos y funciones del Add-On de RRHH, dado que este es un mdulo ms dentro de SAP BUSINESS ONE.

De este modo y utilizando en forma integrada toda la capacidad que ofrece SBO, el usuario administrador podr determinar accesos de actualizacin de datos, solo consulta o directamente negar el acceso a un determinado punto de men para un usuario especfico.

Otros puntos de integracin que deben considerarse

Cuando se realice un Backup a la base de datos de una sociedad de SBO,

automticamente se har un Backup de todos los datos de la sociedad para AxisOne, puesto que AxisOne utiliza las mismas instancias de la base de datos que utiliza cada

sociedad en SBO

Desde el motor de clculo de AxisOne (CalcEngine) se tiene acceso a todas las tablas de AxisOne, a todas las tablas de SBO y a todas las tablas de los Add-Ons de terceros que utilicen la misma instancia de la base de datos que utiliza cada sociedad

en SBO, esto da una caracterstica UNICA DE INTEGRACION de nuestro producto, puesto que podemos automatizar frmulas para el pago de comisiones de ventas,

bonos de produccin, ventas de mercaderas al personal, acceso a los socios de negocios, etc; en resumen, podemos acceder desde el clculo de AxisOne a la totalidad de la base de datos del ERP y de este modo automatizar sus procesos de clculo como solo un producto totalmente integrado puede hacerlo


Instalaciones totalmente automatizadas, dado que AxisOne utiliza el mismo procedimiento y el mismo esquema de actualizaciones por sociedad que utiliza SBO, por lo tanto todas las actualizaciones se realizan desde el propio SBO por medio de las funciones que tiene el ERP para tales efectos. Esto le dar una gran tranquilidad a la hora de instalar nuevas versiones de nuestro Add-On puesto que son totalmente automatizadas

Adems nuestros clientes pueden estar tranquilos porque nuestros productos cuentan con absoluta integracin con las nuevas versiones que SAP libere al mercado para SAP BUSINESS ONE. La provisin de estas versiones por parte de AxisOne requieren que el cliente tenga contratado, con su respectivo Partner el Servicio de mantenimiento, el cual adems de la entrega de todas las versiones compatibles con SBO, tambin incluye la actualizacin o adaptacin a los cambios legales


Instalacin de los Add-Ons de AxisOne

Requisitos

Para poder instalar los Add-Ons es necesario que primero tome en cuenta los siguientes requisitos:

A) Tener SAP BUSINESS ONE previamente instalado B) Tener licencia como usuario para poder ejecutar Add-Ons

C) Tener creado dentro de SAP BUSINESS ONE su cdigo de usuario y clave D) Tener instalado en su PC los siguientes productos de Microsoft que son requeridos

por los Add-Ons de AxisOne a. MSXML 4.0 SP2 Parser and SDK o superior b. Microsoft .NET Framework 1.1 o superior

E) Tener los archivos que contienen los Add-Ons de AxisOne de acuerdo con la versin de SAP BUSINESS ONE que tenga instalada, ejemplos:

Para SAP BUSINESS ONE 2005 A Para SAP BUSINESS ONE 2007 A

AxisOneHRB_2005_160_CL AxisOneHRB_2007_010_CL

AxisOneHRC_2005_160 AxisOneHRC_2007_010

Tabla: 2 La codificacin de estos archivos debe interpretarse de la siguiente manera:

AxisOneHRB_2007_010_CL.rar

AxisOne Nombre del fabricante

HRB Cdigo del producto HRB Human Resources Basic Administracin de Personal HRC Human Resources CalcEngine Clculo de remuneraciones HRT Human Resources Time Gestin de Tiempos HRE Human Resources Extended RRHH Extendido HRI Human Resources Intranet Intranet de Recursos Humanos

2007 Indica en que Versin de SAP BUSINESS ONE se puede instalar el Add-On 010 Versin interna de AxisOne CL Pas (CL = Chile, PE = Per, AR = Argentina, MX = Mxico, etc) Si los archivos no tienen indicador de PAIS es porque son genricos y por ende pueden instalarse en cualquier pas, Ej: AxisOneHRC_2007_010.

Descomprimir los archivos donde vienen los Add-Ons

Descomprima dentro de una carpeta el contenido del archivo .rar o .zip dentro del cual se encuentra el Add-On HRB, Ej: Descomprima el archivo AxisOneHRB_2007_010_CL.rar dentro de una carpeta C:\Add_Ons.

Una vez descomprimido, se crear la subcarpeta AxisOne en forma automtica y dentro de ella quedarn los siguientes archivos: C:\Add_Ons\AxisOne\A1A_AxisOneHRB.ard Archivo con datos para el registro C:\Add_Ons\AxisOne\A1A_AxisOneHRB.exe Archivo Ejecutable Si realiza el mismo procedimiento y descomprime el archivo AxisOneHRC_2007_010 dentro de la carpeta anterior ver lo siguiente:

C:\Add_Ons\AxisOne\A1A_AxisOneHRB.ard Archivo con datos para el registro C:\Add_Ons\AxisOne\A1A_AxisOneHRB.exe Archivo Ejecutable C:\Add_Ons\AxisOne\A1A_AxisOneHRC.ard Archivo con datos para el registro C:\Add_Ons\AxisOne\A1A_AxisOneHRC.exe Archivo Ejecutable


Una vez descomprimidos los dos Add-Ons o bien uno de ellos (Segn lo requiera), est en

condiciones de iniciar SAP BUSINESS ONE para instalarlos.

Inicio de SAP BUSINESS ONE

Una vez que inicie SAP BUSINESS ONE, le aparecer la siguiente pantalla:

Figura: 1

Pulse el botn Modificar sociedad para seleccionar una Sociedad de las definidas en SBO (Considere que dentro de dicha Sociedad se instalarn los Add-Ons). Despus de pulsar el botn, le aparecer la siguiente pantalla:

Figura: 2 En esta pantalla debe ingresar su usuario, clave y debe seleccionar la Sociedad en la cual ingresar y donde se instalarn los Add-Ons. Es importante que considere que SU USUARIO debe tener autorizacin para poder realizar instalaciones de Add-Ons. Si es posible utilice el


usuario MANAGER que viene provisto por defecto con SAP BUSINESS ONE como usuario Administrador. Tambin es muy importante considerar que el usuario con el cual ingresa a la red debe tener privilegios de Administrador En este caso se ha ingresado a SBO con el usuario manager y se ha seleccionado a la sociedad AxisOne S.A. - Per. A Continuacin pulse el botn OK para poder acceder a SAP BUSINESS ONE. Si el acceso es correcto, le aparecer la siguiente pantalla, donde arriba del men principal podr visualizar el nombre de la sociedad a la cual ha ingresado.

Figura: 3

En esta imagen se muestra el nombre de la sociedad en la cual hemos ingresado, en este

caso: AxisOne S.A. Per. Luego, si nunca antes se conectaron los Add-Ons de AxisOne, podemos ver que dentro del men principal, si pulsamos el punto de men Recursos Humanos se ven solo muy pocas funciones disponibles (Las funciones estndares que vienen provistas con SAP BUSINESS ONE).


Figura: 4

Estas funciones son muy bsicas, motivo por el cual se han creado los Add-Ons para complementar a SAP BUSINESS ONE en el rea de Recursos Humanos. Ahora bien, para poder acceder a estas funcionalidades, debemos proceder con la Instalacin de los Add-Ons de AxisOne dentro de SAP BUSINESS ONE.

Instalar los Add-Ons dentro de SAP BUSINESS ONE

Para poder instalar los Add-Ons dentro de SAP BUSINESS ONE acceda al siguiente punto de men: Gestin add-ons Gestin de add-ons y aparecer la siguiente pantalla:


Figura: 5

A continuacin ampliaremos la pantalla de Gestin de add-ons para que pueda visualizarla ms cmodamente:

Figura: 6 En esta pantalla debe pulsar el botn Registrar add-on y SAP BUSINESS ONE le mostrar lo siguiente:


Figura: 7 Pulse el botn de la derecha y de la primera fila de campos (Archivos de datos de registro) para cargar el primer Add-On. Comenzaremos primero con la instalacin de AxisOne HRB Administracin de Personal y seguidamente lo haremos para el AxisOne HRC Motor de Clculo. Cuando pulse el botn mencionado, se ver lo siguiente:

Figura: 8


Con esta pantalla para abrir archivos, vaya al directorio del equipo donde descomprimi los

archivos con los Add-Ons, para nuestro ejemplo este directorio es: C:\Add-ons\AxisOne (Se muestra ms arriba en este mismo manual) y cuando este dentro del l marque el archivo A1A_AxisOneHRB.ard y luego pulse Abrir. Se mostrar lo siguiente:

Figura: 9 Como puede verse, SAP BUSINESS ONE completa los campos y ya ha detectado que esos archivos contienen un Add-On.

Luego, pulse OK y ver lo siguiente:

Figura: 10

Nuestro Add-On ya est dentro de la lista de Add-ons asignados a sociedades. Ahora repetimos el mismo ejercicio (Botn registrar Add-on) y cargamos el segundo Add-On, es decir el AxisOne HRC Motor de Clculo.

Luego de eso, debe verse la siguiente pantalla donde se muestra que los dos Add-Ons se han incorporado a la lista de Add-ons asignados a sociedades:


Figura: 11 Antes de salir de esta pantalla, es importante que pulse la paleta Preferencias de usuario e indique que usuarios podrn activar (Utilizar) estos Add-ons:

Pulse el usuario seleccionado (En nuestro ejemplo es el manager) y seleccione si los Add-Ons sern iniciados Manualmente o Automticamente cuando el usuario se conecte.

Figura: 12

En nuestro ejemplo habilitamos ambos Add-Ons para el usuario manager y seleccionamos la opcin Manual dentro de la columna de Preferencias. El modo MANUAL significa que cuando dicho usuario se conecte a SBO, deber indicar expresamente que quiere activar a los Add-Ons de Recursos Humanos, es decir, el usuario

podr activarlos solo cuando los necesite.


El modo AUTOMATICO significa que cuando dicho usuario se conecte a SBO, los Add-Ons se

activarn en forma automtica sin que el usuario deba realizar ninguna otra accin. Si un usuario utiliza los Add-Ons con mucha frecuencia, es mejor seleccionar el modo AUTOMATICO. Tenga presente que al usuario B1i, para nuestro ejemplo, no se le han habilitado los Add-Ons y por ende no podr ejecutarlos en ningn momento. Esto se muestra en la siguiente

pantalla:

Figura: 13

Note que para el usuario B1i ambos Add-Ons quedaron con opcin Desactivar dentro de la columna de Preferencia. Luego de instalar los Add-Ons e indicar a que usuarios le sern habilitados y a cuales no, cierre SAP BUSINESS ONE e inicie una nueva sesin.

En nuestro caso iniciamos nuevamente SAP BUSINESS ONE con el usuario manager y por lo tanto el sistema detectar que a este usuario se le deben instalar los Add-Ons y se mostrar lo siguiente luego del inicio de la nueva sesin en SAP BUSINESS ONE.


Figura: 14

Esta pantalla indica que al usuario manager se le instalar el Add-Ons AxisOne Human Resources Basic, tal como indica el ttulo. Pulse Next, luego el botn Install en la siguiente pantalla y para terminar el botn Finish.

Posteriormente el sistema le mostrar lo siguiente:

Figura: 15 Pulse OK, luego se cerrar SAP BUSINESS ONE y debe iniciarlo nuevamente.

Este mensaje sale para la instalacin del AxisOneHRB, en el caso del AxisOneHRC no ser mostrado. Cuando inicie nuevamente SAP BUSINESS ONE el sistema proceder a instalar el segundo Add-On para el usuario manager (Esto es porque en nuestro ejemplo hemos habilitado los 2 Add-Ons para este usuario).


Figura: 16

En esta figura se indica que se proceder con la instalacin del AxisOne Human Resources CalcEngine (Motor de Clculo). Siga los mismos pasos que en la instalacin anterior. A diferencia del Add-On AxisOneHRB no se mostrar la pantalla donde indica que SAP

BUSINESS ONE se apagar. Ahora, los Add-Ons ya estn instalados correctamente. Recuerde que todos los pasos realizados hasta este punto solo se harn la primera vez que instale los Add-Ons o cada vez que deba instalar una nueva versin de los mismos.

Para trabajar normalmente, una vez que los Add-Ons estn instalados, como en nuestro

caso, simplemente remtase a las instrucciones que se detallan a continuacin.

Iniciar los Add-Ons desde SAP BUSINESS ONE

Dado que hemos indicado que el modo de activacin de los Add-Ons es MANUAL (Para nuestro usuario manager), debemos activarlos si queremos disponer de su funcionalidad. Si el modo de activacin es AUTOMATICO, los Add-Ons se activan solos cuando el usuario inicia SAP BUSINESS ONE y por ende los siguientes pasos no sern necesarios. Para iniciar manualmente los Add-Ons debe hacer lo siguiente:

Acceda a la funcin: Gestin add-ons Gestor de add-ons y el sistema mostrar la siguiente pantalla:


Figura: 17

Seleccione el Add-Ons que quiere activar, en este caso el AxisOne Human Resources Basic y luego pulse Inicio. Luego el sistema mostrar algunos mensajes de conexin en la lnea de informacin que est en la parte inferior de la pantalla y cuando termine de conectarse con xito mostrar la siguiente pantalla:

Figura: 18 Esta pantalla informa la conexin exitosa y muestra la versin del Add-On que se ha iniciado. Esta pantalla permanecer unos segundos, pero si quiere acelerar el proceso, simplemente pulse un clic con el puntero del mouse sobre la imagen y desaparecer. Repita el mismo ejercicio pero para el segundo Add-On, a saber:


Figura: 19

Seleccione el Add-Ons AxisOne Human Resources CalcEngine y luego pulse Inicio. Una vez que aparezca la pantalla de conexin exitosa, ambos Add-Ons ya estarn disponibles dentro del men principal de SAP BUSINESS ONE. Note toda la funcionalidad de Recursos Humanos que ahora est disponible dentro del ERP.

Figura: 20


Figura: 21

Consideraciones al instalar e iniciar los Add-Ons

Errores durante la instalacin o inicio de los Add-Ons

Si se presenta un error durante la instalacin o inicio de los Add-Ons, primero verifique que el equipo donde los est instalando cuente con todos los requisitos mencionados. Tambin verifique que est instalada la versin correcta de los Add-Ons en relacin con la

versin de SAP BUSINESS ONE que usted tiene y que el proceso de instalacin se haya realizado con un usuario que tenga privilegios de Administrador sobre su equipo. En caso de presentarse un error y persistir a pesar de haber verificado las versiones y requisitos, envi el reporte del error a su Partner de implementacin. Es fundamental que adjunte la pantalla del error y todo tipo de informacin que permita una rpida identificacin

del problema.

Actualizacin automtica de la base de datos

Considere que si est instalando Una nueva versin del Add-On HRB - Human Resources Basic Administracin de Personal este es quien controla y realiza los mantenimientos de la


base de datos, por lo cual es posible que durante el proceso de Inicio de este Add-On se verifique la totalidad de la base de datos, esto es: Tablas, Campos de la estructura de cada tabla y sus respectivos ndices, con ello, si la nueva versin requiere crear una tabla completa o bien requiere crear un nuevo campo dentro de una tabla existente o un nuevo ndice, el propio Add-On se ocupar de hacerlo en forma automtica. Este proceso de verificacin de la base de datos se mostrar en la lnea de informacin de SAP BUSINESS ONE que est en la parte inferior de la pantalla (Se muestra imagen de

ejemplo), donde se informar sobre cada tabla, campo e ndice que se est verificando o bien que se est creando.

Si la nueva versin requiere realizar la verificacin de la base de datos, esta ser detectada automticamente por el propio Add-On y al finalizar mostrar una ventana donde le indicar que La base de datos ha sido creada con xito. En ese caso simplemente pulse el botn Aceptar para terminar con el proceso de actualizacin. Luego de ello, el Add-On mostrar la imagen de conexin que se muestra en la Figura: 18. Este proceso de actualizacin automtica de la base de datos desde el propio Add-On evita que deba manipularse la base de datos por fuera y garantiza la integridad de la misma.

Acceso bloqueado a los puntos de men

Si al pulsar en un punto de men (En nuestro ejemplo Contratos y Documentos) aparece la siguiente pantalla:

Figura: 22

Esto significa que:

A) Usted no tiene acceso a dicho punto de men, por lo cual debe comunicarse con el

administrador del sistema de SAP BUSINESS ONE para que le otorgue acceso. En caso de otorgarle acceso ser en forma permanente. Tambin puede pedir un acceso solo temporal, para lo cual, es necesario que el Administrador o un usuario con

acceso a este punto de men pulse el botn Autorizado por otro usuario (Donde el usuario deber ingresar su respectiva clave) y con ello le dar un acceso temporal (Solo por una vez)

B) O bien, si usted es el Administrador o tiene acceso a este punto de men, es

probable que la nueva versin instalada (Si aplic una nueva versin) haya incluido nuevos puntos de men y es posible que el rbol de seguridad de los puntos de

men requiera refrescarse, en este caso debe acceder a la funcin: Gestin Inicializacin del sistema Autorizaciones Creador de autorizacin adicional y se mostrar la siguiente pantalla:


Figura: 23

Desde esta pantalla simplemente pulse OK para refrescar el rbol de los puntos de men, luego Detenga el Add-On desde la funcin de la Figura: 17 y en forma inmediata Incielo nuevamente. Con esto, si usted tena acceso al punto de men, podr acceder a l nuevamente sin problemas ya que el rbol de seguridad de acceso ha sido refrescado.


Estructura de los productos HRB y HRC Los productos estn estructurados de la siguiente forma:

HRB Human Resources Basic Administracin de Personal

Este producto contiene toda la funcionalidad relacionada con las operaciones principales en el rea de las personas, entre ellas: Acceso al Maestro de Empleados con todos sus antecedentes, familiares, inasistencias, vacaciones, licencias y permisos, descripcin de cargos, organigrama, informes de gestin y herramientas (Utilitarios), como as tambin

otras funcionalidades relacionadas directamente con la integracin hacia otros mdulos de

SAP BUSINESS ONE, como son: Voucher contable hacia el mdulo de Finanzas, Cheques para el pago hacia el mdulo de Bancos, etc. Este producto debe habilitarse para los usuarios administradores de personal. Su estructura interna es la siguiente:

AxisOne Gestin de Personal

Definiciones Son definiciones de tablas, que vienen todas previamente parametrizadas, las cuales pueden cambiarse durante el proceso de implementacin de

acuerdo con las necesidades particulares del cliente

Herramientas

Son herramientas de uso especfico, algunas de ellas se utilizan principalmente durante el proceso de implementacin y Modelamiento y otras son de uso frecuente, entre ellas podemos destacar: Asistente

para la creacin de nuevas tablas dentro del modelo de la base de datos, editor de las tablas que fueron creadas para el modelo del cliente, asistente para migrar datos desde planillas Excel, importador de transacciones para los procesos de clculo, tales como: Eventos (Haberes y descuentos del perodo), inasistencias, etc

Personal

Aqu se encuentran las funciones de utilizacin

frecuente, ya sea para la incorporacin de nuevo personal, como tambin para modificar y mantener todos los datos relacionados con las personas, tanto

datos maestros, como movimientos peridicos. Adicionalmente desde estas funciones podrn cargarse las salidas por vacaciones, inasistencias, licencias y permisos. Tambin se pueden emitir contratos y documentos y obtener informes de gestin preestablecidos.

Remuneraciones Desde estas funciones podrn emitirse informes de control y cuadratura de los procesos de clculo de remuneraciones, obtener informes o archivos que

deben enviarse a terceros (Bancos, empresas de recaudacin previsional, instituciones de gobierno, etc). Adems podr transferirse el voucher contable

de remuneraciones hacia el mdulo de finanzas de SAP BUSINESS ONE, los cheques para el pago hacia el mdulo de bancos, aprobar los procesos de clculo


para traspasarlos al histrico, ingresar eventos

(Haberes y descuentos) del perodo y mantener los conceptos y frmulas de clculo

HRC Human Resources CalcEngine Motor de Clculo

Este producto solo contiene el motor de clculo para los procesos de remuneraciones y las respectivas consultas sobre dichos procesos, ya sean procesos actuales (Vigentes) o

procesos histricos. Este producto solo debe habilitarse para los usuarios que tienen a cargo la ejecucin de los procesos de clculo. Su estructura interna es la siguiente:

AxisOne Gestin de Clculos Procesos de clculo

Con esta funcin pueden abrirse nuevos procesos de clculo, ya sean semanales, quincenales, mensuales, etc y posteriormente procesar los clculos de remuneraciones, parciales o completos, del personal relacionado con dichos procesos, ya sean operarios,

trabajadores, empleados, ejecutivos, vendedores, jornaleros, etc. Tambin podrn consultarse los resultados de tales procesos, re calcularlos si es necesario e imprimir los recibos de liquidacin de remuneraciones respectivos (Comprobantes de pago)

Procesos histricos

Esta funcin le permitir al usuario acceder a todos los procesos de clculo histricos, emitir informes y realizar las mismas consultas que estn disponibles en la funcin Procesos de clculo vigentes (Punto anterior), excepto que el clculo o re clculo de remuneraciones no est permitido porque todos estos

procesos ya estn cerrados y por ende son histricos e inalterables


AxisOne Gestin de Personal

Definiciones

Parametrizaciones Generales

Esta funcin permite definir algunas parametrizaciones generales. Las cuales se llaman Generales porque sirven para varios mdulos contenidos en el producto, estas son:

Figura: 24

Admitir cuenta corriente de permisos negativa

Si esta opcin est chequeada significa que cuando ingrese un Permiso basado en cuenta corriente para el empleado y el mismo NO disponga de un saldo a favor disponible el sistema de todos modos admitir el ingreso del permiso respectivo generando un saldo negativo en dicha cuenta corriente. Si la opcin no est chequeada, solo pueden ingresarse

Permisos basados en cuenta corriente al personal cuyo saldo en la cuenta corriente sea positivo, es decir que tenga cupo para poder utilizarlos. Esta opcin no afecta a permisos que no sean basados en cuenta corriente, tales como: Permisos legales (Permitidos) o Permisos descontables.

Sincronizar con maestro de SBO (SAP BUSINESS ONE)

Si esta opcin est chequeada significa que cada vez que se incorpore un empleado o bien que se modifique cualquier dato de un empleado dentro del Maestro de Empleados de AxisOne, estos cambios sern reflejados en forma automtica en el Maestro de Empleados de SBO, es decir en la tabla OHEM. Esto sirve como compatibilidad para otros Add-Ons o productos que necesiten tomar datos de los empleados desde la tabla OHEM.

Si esta opcin no est chequeada, AxisOne no realiza ningn cambio y ninguna incorporacin de datos en la tabla OHEM. En este ltimo caso, la tabla OHEM ser absolutamente independiente de AxisOne. Tenga presente que AxisOne sincroniza la tabla OHEM, aplicando cambios e incorporaciones de datos realizados en el Maestro de Empleados de AxisOne (A1A_MAFU) y replicando


sobre la tabla OHEM en forma automtica Solo desde el momento en que este parmetro ha sido chequeado, por ende, al momento de chequearlo ambas tablas deben estar perfectamente sincronizadas con anterioridad. La relacin entre ambas tablas se realiza mediante el dato existente en el campo empID de la tabla OHEM y el campo idnumemp de la tabla A1A_MAFU de AxisOne.

Maestro de SBO visible (Maestro SAP BUSINESS ONE)

Si esta opcin est chequeada, cuando se muestren los puntos de men debajo del punto

Recursos Humanos del men principal de SAP BUSINESS ONE aparecer la opcin Datos maestro de empleados que acta sobre la tabla OHEM de SBO. Recomendamos NO chequear esta opcin, de modo que solo por medio del Maestro de Empleados de AxisOne se ingresen y mantengan todos los datos relacionados con el personal de la sociedad.

Se requiere sincronizar la DB (Base de datos)

Esta opcin aparecer chequeada en forma automtica cuando el Add-On haya detectado que se hicieron cambios en Definiciones y que es necesario sincronizar la base de datos. Recomendamos no operar con este parmetro y considerarlo solo informativo, ya que es el Add-On quien se encarga de chequearlo y des chequearlo automticamente.

Mostrar grilla de resumen en tablas de usuario

Si marca esta opcin, cuando visualice las tablas creadas por el usuario, ya sea desde la funcin: Gestin de Personal Herramientas Editor de tablas de usuario o bien desde la funcin: Gestin de Personal Personal Datos maestro de empleados botn Otros el editor le permitir desplegar una grilla de Resumen de datos debajo de la grilla principal. Esta grilla de resumen puede agrupar los datos por las columnas que usted indique y con ello lograr una mejor visualizacin en las tablas que contienen varios registros.

Ordenamiento del recibo

Cuando se emite el recibo de liquidacin de remuneraciones (Comprobante de pago), ya sea desde la funcin Procesos de clculo o Procesos histricos del Add-On HRC, se mostrar con el formato de la plantilla predefinida para dicho informe.

Ahora bien, el ordenamiento de las personas que sern impresas (En caso de imprimir a ms de un empleado a la vez) ser por Apellido y nombres. Sin embargo, si usted quiere utilizar otro ordenamiento debe ingresar los cdigos de los campos por los cuales quiere ordenar a los empleados. Para ello ingrese los cdigos de los campos en forma consecutiva y separados

por una coma , (En caso de ordenar por ms de un campo), por ejemplo: Si ingresa: U_uolugpag,U_idapenom

En este caso el ordenamiento ser por Lugar de pago (U_uolugpag) y luego por Apellido y nombres (U_idapenom). Los campos U_uolugpag y U_idapenom se obtienen desde la funcin: Herramientas Herramientas personalizacin - Campos definidos por el usuario: Gestin Maestro de Empleados, donde se muestran todos los campos que componen a la estructura de la tabla Maestro de Empleados (A1A_MAFU). Cualquier campo de dicha tabla puede utilizarse para el ordenamiento del recibo (Comprobante de pago). Es importante destacar que debe anteponer una U_ delante de cada cdigo de campo y adems, en caso de poner ms de un campo, debe separarlos con una coma ,, tal como se cita en el ejemplo anterior. Si quiere ordenar por Lugar de pago, Sexo y Cdigo de empleado deber ingresar lo siguiente:


U_uolugpag,U_idsexo,U_idcodigo

Considere que dentro de la estructura de la tabla del Maestro de Empleados estarn todos los campos estndares que vienen con el sistema ms los que puedan crearse para su propia necesidad. Si este parmetro est vaco, el ordenamiento para los Recibos (Comprobantes de pago) ser por Apellido y nombres.

Tipo de salida del recibo

Si ingresa RTF el formato de salida de los Recibos (Comprobantes de pago) ser en un archivo Word con extensin .RTF

Si ingresa PDF ser en un archivo Acrobat .PDF (El cual no es modificable en forma posterior

a su emisin).

Tablas de usuario con cdigo o nombre

Cuando se visualicen las tablas creadas por el usuario, mediante el asistente para la creacin de tablas de usuario, es muy probable que en alguno de sus campos deba desplegarse una Lista de datos, por ejemplo mostrar en una columna la lista de Tipos de contratos. Ahora bien, este parmetro permitir indicar si dichas listas deben mostrarse con CODIGOS, para lo

cual debe parametrizarse la opcin C o con NOMBRES para lo cual debe parametrizarse con la opcin N. Recomendamos que este parmetro contenga la opcin N = Nombres porque es ms fcil entender posteriormente a los datos seleccionados dentro de las tablas, por ejemplo para

una columna que contenga el Tipo de contrato es ms fcil de entender el contenido del campo viendo la palabra Honorario (Nombre) que H (Cdigo).

Inasistencia asociada a vacaciones

Debe seleccionar que Cdigo de Inasistencia corresponde a las Vacaciones. Este parmetro es utilizado por el mdulo de Vacaciones a la hora de registrar dentro del mdulo de Inasistencias las Vacaciones utilizadas.

Por lo general este cdigo es VAC.

Esquema de vacaciones

Aqu debe indicar que Esquema de vacaciones es utilizado por la sociedad (Empresa). Las opciones actuales son: P = Perodos cumplidos

A = Anualidad Para P el sistema va devengando das de vacaciones todos los meses y los va insertando dentro de la cuenta corriente de vacaciones mes a mes y para ello toma como perodo de derecho de vacaciones DESDE el mes de ingreso HASTA el mes anterior al mes de ingreso pero del ao siguiente, es decir, si la fecha de ingreso de un empleado es el 25/08/2007 el sistema tomar como AO de vacaciones completo desde 08/2007 hasta el 07/2008. De ese

modo, sus 12 meses y por ende su cantidad anual de derecho de vacaciones, quedar acreditada en su cuenta corriente cuando se llegue al mes donde cumple 1 ao, para este ejemplo ese mes es 07/2008. Si se consulta la cuenta corriente de vacaciones de dicho empleado antes de 07/2008 el sistema mostrar los das proporcionales que lleva ganados

como derecho de vacaciones desde el mes de ingreso hasta el mes de la consulta.

Para A el sistema va devengando das de vacaciones todos los meses y los va insertando dentro de la cuenta corriente de vacaciones mes a mes y para ello toma como perodo de derecho de vacaciones DESDE el mes de ingreso hasta FIN DE AO y solo mostrar para EL PRIMER AO los das proporcionales ganados desde el mes de ingreso hasta Diciembre de


dicho ao. Luego, al inicio de un nuevo ao, comienza a acreditar vacaciones proporcionales

para el nuevo perodo que ir (Independientemente del mes de ingreso) desde Enero hasta Diciembre de cada ao.

Orden de los campos de usuario del maestro

AxisOne permite que se creen campos de usuario en todas las tablas del sistema, cuando dichas tablas son visualizadas en grillas, los nuevos campos se irn aadiendo al extremo de dicha grilla en la medida que se van creando.

Ahora bien, hay tablas que no se visualizan en grillas, por ejemplo el Maestro de Empleados se visualiza dentro de un formulario de datos maestros. Para este caso, es probable que los campos creados deban tener un orden DISTINTO a como fueron creados y con este parmetro podemos indicar tal orden, por ejemplo:

Si se han creado los siguientes campos dentro del Maestro de Empleados: USLIC Tipo de licencia de conducir USVIV Tipo de vivienda del empleado Los campos, dentro de la paleta Otros del Maestro de Empleados se vern exactamente en ese orden, es decir en el orden de creacin.

Sin embargo, si luego surge la necesidad de crear un campo que contenga La fecha de vencimiento de la licencia de conducir (USFEC) y queremos que se muestre inmediatamente despus del campo Tipo de licencia de conducir debemos parametrizar TODOS los campos para poder indicar un ordenamiento DISTINTO a la forma de creacin, por ejemplo, debemos ingresar lo siguiente en este parmetro:

U_USLIC,U_USFEC,U_USVIV Si se ingresa ese parmetro, los campos se vern con el siguiente orden dentro de la paleta Otros del Maestro de Empleados:

Tipo de licencia de conducir

Fecha de vencimiento de la licencia Tipo de vivienda del empleado

Si la parametrizacin SE OMITE, el orden de visualizacin ser EL MISMO que el orden de creacin, es decir:

Tipo de licencia de conducir

Tipo de vivienda del empleado

Fecha de vencimiento de la licencia Tenga presente que si parametriza el ordenamiento de los campos de usuario del Maestro de Empleados, debe ingresar TODOS los campos de usuario creados para dicha tabla e indicar el orden de visualizacin mediante la separacin de los cdigos de campos con una coma,, tal como se cita el ejemplo de arriba. Adems deber anteponer una U_ delante de cada cdigo de campo. Si existe un campo de usuario creado en el Maestro de Empleados y NO ESTA presente en la lista de campos parametrizados, entonces el campo no se visualizar dentro de la paleta Otros del Maestro de Empleados.

Si esta parametrizacin est vaca, el sistema mostrar TODOS los campos de usuario creados para el Maestro de Empleados y en el mismo orden de creacin.

Formato de la unidad de Horas

Aqu debe indicar que Esquema se utilizar para ingresar la Cantidad de horas en los mdulos que contienen este tipo de dato, como por ejemplo los siguientes mdulos:


Licencias

Permisos Inasistencias

Es importante mencionar que todos estos mdulos actan con parametrizaciones y que No siempre soportan el ingreso de horas, eso depender del Tipo de Inasistencia que est relacionada con cada Licencia, Permiso o Inasistencia en s misma, por ejemplo:

Si definimos un Permiso X y este permiso tiene una Inasistencia asociada cuya Unidad es la Hora entonces durante el ingreso de dicho permiso el sistema validar que el campo Cantidad diaria sea ingresado con el formato aqu indicado, es decir validar que el dato ingresado est expresado en formato Decimal o en Horas y minutos. Por el contrario, si el Permiso X tiene una Inasistencia asociada cuya Unidad es el Da este parmetro no tendr efecto.

Solo a modo orientativo, el uso ms comn de la unidad Hora en las Inasistencias, suelen ser las siguientes:

Atrasos Permiso en horas Ausencia con aviso en horas

Ausencia sin aviso en horas Las opciones posibles del parmetro para el formato de la unidad de Horas, son: D = Formato Decimal H = Formato en Horas y Minutos

En la siguiente tabla se muestran ejemplos de ambas opciones:

Dato Debe ingresarse como Formato Decimal Formato en Horas y Minutos Una hora 1,00 1,00

Media hora 0,50 0,30 Una hora y media 1,50 1,30 Una hora con 45 minutos 1,75 1,45 Veinticinco minutos 0,4166 0,25 Dos horas 2,00 2,00

Tabla: 3 Para este ejemplo estamos suponiendo que el Separador decimal configurado para su regin o pas es la coma ,

Debe tener presente que la validacin del formato aqu seleccionado solo aplicar al campo

Cantidad diaria en los mdulos: Licencias, Permisos e Inasistencias. Botn: Cambiar empleado Esta funcin permite cambiar el cdigo de empleado en todas las tablas de la base de datos en forma automtica. Debe considerarse que la base de datos de AxisOne tiene una gran cantidad de tablas, aproximadamente 115 y varias de ellas contienen el Cdigo de empleado, como por ejemplo: Maestro de Empleados, familiares, procesos de clculo, estudios, idiomas, inasistencias, vacaciones, permisos, acumuladores, etc. Dado lo anterior, es sumamente complejo cambiar un cdigo en todas las tablas en forma manual y con un 100% de seguridad y xito, por este motivo, esta funcin har todo el trabajo en forma automtica y aplicar el cambio en el total de las tablas de la base de datos

donde exista el cdigo de empleado referido.

Uno de los ejemplos prcticos de esta funcin es cuando dentro del Maestro de Empleados existe personal extranjero y que en forma posterior a su ingreso obtiene un Documento de identidad que es distinto al Pasaporte (Nmero utilizado como cdigo de empleado en


forma inicial) y por ende es necesario cambiar el Cdigo de empleado existente por el nuevo nmero de documento. Cuando se ejecute esta funcin el sistema mostrar la siguiente pantalla:

Figura: 25

Puede ingresar Manualmente el cdigo de empleado Actual o bien seleccionarlo mediante la lista desplegable. Luego, ingrese el Nuevo cdigo de empleado y pulse Actualizar para realizar el cambio en toda la base de datos.

Nota Si el Nuevo cdigo de empleado ya existe en el Maestro de Empleados, el sistema cambiar el Cdigo actual por el Nuevo cdigo en todas las tablas de la base de datos y en el Maestro de Empleados Solo eliminar al empleado con el Cdigo actual (Cdigo viejo) dado que ya existe un empleado con el nuevo cdigo. Por el contrario, si no existe ningn empleado con el nuevo cdigo, el sistema cambiar el Cdigo actual por el Nuevo cdigo en todas las tablas de la base de datos y en el Maestro de Empleados har lo mismo, es decir tomar al empleado con el Cdigo actual (Cdigo viejo) y lo cambiar por el nuevo. Botn: Inicializar

Inicializa los datos particulares de la base de datos una vez que la misma se haya creado con el modelo de otra sociedad. Este botn est reservado para los Consultores que estn a cargo de realizar la asesora y la implementacin del sistema. No utilice este botn, excepto que sea guiado e instruido especficamente por un Consultor de implementacin certificado.

Botn: Extraer datos

Extrae datos genricos para realizar cambios de ambientes, por ejemplo para pasar de un ambiente de Test o de Implementacin a un ambiente de Produccin.

Este botn est reservado para los Consultores que estn a cargo de realizar la asesora y la implementacin del sistema. No utilice este botn, excepto que sea guiado e instruido especficamente por un Consultor de implementacin certificado. Botn: Catlogo Extrae el catlogo de la base de datos para realizar cambios de ambientes, por ejemplo para

pasar de un ambiente de Test o de Implementacin a un ambiente de Produccin. Este botn est reservado para los Consultores que estn a cargo de realizar la asesora y la implementacin del sistema. No utilice este botn, excepto que sea guiado e instruido especficamente por un Consultor de implementacin certificado.


Cambios en las definiciones y sincronizacin de la base de datos

Si realiza cambios en algunas definiciones que se describen ms adelante en este mismo captulo, el sistema requerir realizar una sincronizacin de datos entre las nuevas definiciones y el resto de los mdulos del producto. Esta sincronizacin es necesaria para Pre cargar las definiciones y con ello optimizar la velocidad de carga de las pantallas (Formularios). Si luego de hacer cambios en las Definiciones accede a un punto de men y el sistema le presenta el siguiente mensaje es para avisarle que ha sincronizado la base de datos pero que dicha sincronizacin an no tienen efecto:

Figura: 26

En este caso, es recomendable Salir completamente de SAP BUSINESS ONE e iniciarlo nuevamente. Cuando inicie nuevamente SAP BUSINESS ONE recuerde Conectar el Add-On si es que su usuario tiene el Add-On con conexin Manual, por el contrario, si su usuario tiene el Add-On con conexin automtica tenga presente que el Add-On se iniciar inmediatamente despus de iniciar SAP BUSINESS ONE en forma automtica.

El hecho de reiniciar SAP BUSINESS ONE, cuando aparezca este mensaje, provoca que la sincronizacin de la base de datos, producto de las nuevas definiciones, tenga un efecto inmediato en los mdulos del sistema relacionados con dichas definiciones. Si se han realizado cambios en algunas definiciones, por ejemplo: Cargos, provincias, comunas, ubicaciones (Lugares de pago y lugares de trabajo), bancos, nacionalidades,

funciones, contratos, usuarios, etc; es necesario sincronizar la base de datos y ser el

sistema quien realice dicha sincronizacin en forma automtica. Sin embargo considere que si aparece el mensaje mostrado en la Figura: 26 y usted NO reinicia SAP BUSINESS ONE, el sistema seguir operando normalmente, pero cuando acceda a abrir las Listas de datos relacionadas con las definiciones, por ejemplo la lista de Cargos desde el Maestro de Empleados, dicha lista NO reflejar los cambios que usted haya realizado sobre las definiciones de los Cargos. Esto no aplica solamente a la lista de Cargos, por el contrario hemos utilizado a los Cargos solo a modo de ejemplo, ya que varias definiciones operan del mismo modo y deben sincronizarse. Para evitar el inconveniente durante la visualizacin de las Listas de datos, solo es necesario que usted reinicie SAP BUSINESS ONE en caso que se muestre el mensaje de la Figura: 26.


Definir datos de formacin

Como antecedente para todas las funciones de Definicin que trataremos en el presente mdulo debe considerar que la gran mayora son tablas de datos que vienen pre cargadas para cada pas y de acuerdo con las codificaciones legales o con las codificaciones ms comunes segn la legislacin o costumbre de cada territorio.

Estas tablas pre cargadas no indican que sean inaccesibles para los usuarios, muy por el contrario el usuario podr eliminar, modificar o agregar nuevas definiciones sin que sea necesario alterar la funcionalidad del sistema.

La razn de pre cargar estas tablas tiene como principal objetivo: Normalizar las codificaciones que se utilizarn y acelerar el proceso de implementacin del producto.

Dentro de la funcin Definir datos de formacin podemos realizar las siguientes definiciones:

Escolaridades Estudios Especialidades Idiomas Competencias

EscolaridadesError! Marcador no definido.

Esta lista contiene un cdigo y un nombre de cada escolaridad, se utilizan en los Familiares.

Si corresponde, dependiendo el modelamiento que se confeccione y dependiendo de cada pas, pueden utilizarse otros 2 campos que aparecen dentro de esta definicin, a saber:

Mes de cambio escolaridad

Prxima escolaridad Estos 2 campos se utilizan en forma combinada y solo aplica a los Familiares. El objetivo es cambiar automticamente, ao tras ao, la escolaridad de cada familiar en forma automtica. El Mes de cambio de escolaridad indica en que mes debe aplicarse el cambio (Se debe tener presente que este cambio se realiza cuando se Aprueba un proceso de clculo para dicho mes), este proceso de aprobacin se lo conoce como Cierre del proceso. El segundo campo Prxima escolaridad se obtiene de la propia lista de escolaridades e indica el nivel al cual el sistema debe avanzar, por ejemplo: Si para la escolaridad Primero bsico se indica que el cambio debe aplicarse en Diciembre y que el prximo nivel es Segundo bsico lo que har el sistema es avanzar a todos los Familiares que se encuentren en Primero bsico al Segundo bsico y esto se har en forma automtica cuando se cierre el proceso de clculo del mes de Diciembre. Si un familiar debe permanecer en la escolaridad actual, el usuario deber cambiarlo manualmente, ya que el avance automtico a la prxima escolaridad se har para todos los familiares.

Con esta funcionalidad se puede mantener en forma automtica el nivel de evolucin de las escolaridades en los Familiares. Esto es muy til cuando existen Bonificaciones escolares o Ayudas escolares que deben pagarse a los empleados en funcin de su grupo familiar y de la escolaridad de cada uno de ellos.

Si una escolaridad No tiene indicado el prximo nivel, el sistema no realizar ninguna actualizacin automtica.


Estudios, Especialidades, Idiomas y Competencias

Estos datos se utilizan dentro del Maestro de Empleados y son datos referenciales que suelen utilizarse

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