Manual Básico de Project 2010

UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN

2011

MICROSOFT PROJECT 2010

Manual Básico de Gestión de Proyectos

Ing. Bruno Sarmiento José Manuel

MICROSOFT PROJECT 2010 2011

UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III

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CONFIGURACIÓN INICIAL DEL

PROYECTO REUNIÓN DE ACCIONISTAS

Se trata de preparar una reunión anual de accionistas, Las propiedades del proyecto se describen

a continuación:

1. Propiedades del proyecto 1.1. Proyecto: Reunión de Accionistas. Asunto del Proyecto: Informe Anual de 2011.

Responsable y Autor: Nombre del Alumno.

Clic en el menú Archivo. Opción Información , Propiedades Avanzadas, Llenar

los campos Titulo, asunto Autor, Aceptar



2

2. Fecha de inicio del proyecto: 2.1. Fecha de comienzo: 10 de Octubre del 2011

Clic en el menú Proyecto, Información del proyecto

Ingresar la fecha de comienzo del proyecto.

3. Lista de tareas iniciales:

Nombre Duración

Programar fecha de la conferencia 1 día

Imprimir carta 2 días

Buscar Conferenciante 2 días

Preparar Carta 1 día

Preparar menú con empresa “Manos Morenas” 3 días

Imprimir Menú 1 día

Celebración de la reunión 0 días



3

4. Modificación de la lista de tareas iniciales

4.1. Insertar nueva tarea “Reservar centro de Conferencias”, duración 2 días. Antes de la

tarea Imprimir Carta.

Clic derecho en la tarea Imprimir Carta, clic en el menú Insertar tarea.

Digitar Reservar centro de Conferencias. Cambiar la duración a 2 días.

Cabecera de tarea Hito



4

4.2. Eliminar la tarea 7. Imprimir Menú.

Clic con el botón derecho del Mouse en la cabecera de la fila 7, clic eliminar

tarea.

5. Esquematización de las tareas del Proyecto:

5.1. Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades:

Id Nombre Duración

1 Planificación preliminar 1 día

2 Programar fecha de la conferencia 2 días

3 Reservar centro de conferencias 1 día

4 Buscar conferenciante 3 días

5 Planificación preliminar completa 0 días

6 Carta de notificación 1 día



5

7 Ordenar lista de envió 1 hora

8 Preparar carta 1 día

9 Revisar carta 1 día

10 Aprobar carta 1 día

11 Imprimir carta 2 días

12 Enviar carta 0 días

13 Detalles de la reunión 1 día

14 Preparar menú con empresa “Manos Morenas” 3 días

15 Preparar salas de equipamiento del comité 1 día

16 Preparar equipamiento necesario 2 días

17 Preparar programa 3 días

18 Imprimir programa 1 día

19 Celebración de la reunión 0 días

Insertar y mover tareas, para llegar a este resultado. Cuando se traten de cambiar las

unidades de duración, ir a la columna duración, borrar día y colocar H (horas). Enter.

5.2. Insertar una nueva tarea 1: Reunión de Accionistas, y luego aplicar sangría a las tareas

de la 2 a la 20.

Clic en la cabecera de Planificación preliminar, clic derecho. Clic en nueva

tarea: digitar Reunión de Accionistas

Marcar las cabeceras de Fila de 2 a la 20, Hacer clic en aplicar sangría

h para horas



6

5.3. Esquematizar la lista de tareas en tres grupos:

Sangría a las tareas de la 3 a la 6.



Marcar las cabeceras de fila indicadas y hacer clic en aplicar sangría

5.4. Ocultar las subtareas de la tarea de resumen 7: Carta de notificación, y de la tarea de

resumen 14: Detalles de la reunión.

Clic



7

5.5. Mostrar el esquema completo.

6. Tareas repetitivas o periódicas

6.1. Insertar una tarea repetitiva, después de Celebración de la reunión. La tarea se

llamará Reunión especial, que se llevará a cabo todas las semanas los días lunes y

tendrá una duración de 4 horas.

Clic después de Celebración de reunión. Clic en el menú insertar: tarea

repetitiva, digitar el nombre de la tarea, marcar semanalmente, marcar

lunes. Cambiar la duración de días a horas. El intervalo de repetición

dependerá de la duración del proyecto. (para este caso será todo el mes

de Octubre). Aceptar.

Clic, para mostrar u ocultar subtareas



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7. Presentar las características de MS Project. 7.1. Ejecutar la presentación de MS Project.

Clic en menú de acceso rápido, vista preliminar

7.2. Manejo de vistas de proyectos.

Clic en la ficha tarea. Seleccionar la opción integrada. Aplicar, para volver a la vista

anterior. Clic en Diagrama de Gantt.



9

7.3. Manejo de informes de proyectos.

Clic en la ficha Proyecto: Informes.

Clic costos: seleccionar



10

Clic Presupuesto, seleccionar



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SEGUNDA SEMANA

DEFINICIÓN DE TAREAS Y SUS DEPENDENCIAS

Objetivos

a) Aprender a definir en MS Project la estructura de descomposición de trabajo (WBS) de un

proyecto.

b) Aprender a definir en MS Project las dependencias entre tareas.

CONTENIDO 1. Revisión de conceptos.

2. Estructura de descomposición de trabajos (WBS).

3. Tipos de dependencia entre tareas.

4. Dependencia entre tareas.

5. Vinculación entre tareas.

6. Tiempos de posposición y de adelanto.

7. Camino crítico y tareas críticas.

8. Visualización en el diagrama de Gantt.

9. Crear en MS Project el ejemplo de aplicación.

FUENTES DE INFORMACIÓN

1. Microsoft Press, Microsoft Project 2000 paso a paso; Mc Graw Hill Interamericana 2000.



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Definición de tareas y sus dependencias

Se trata de preparar una reunión anual de accionistas. Abrir el fichero de resultado de tutorial de la

práctica anterior. Realizar las siguientes modificaciones sobre el proyecto:

1. Vinculación de tareas

Vincular todas las tareas con una dependencia de <<fin a comienzo>>.

Desvincular la tarea de resumen 7: Carta de Notificación y la tarea de resumen 14:

Detalles de la reunión (seleccionar únicamente las tareas de resumen).



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Vincular la tarea de resumen 2: Planificación Preliminar, con la tarea de resumen

14: Detalles de la reunión.

2. Establecimiento de dependencias entre tareas.

Se proponen los siguientes cambios a la programación del proyecto:

Cambiar la dependencia entre la tarea 8: Ordenar lista de envió y la tarea 9: Preparar

Carta a <<Comienzo-Comienzo>>.



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Cambiar la dependencia entre la tarea 16: Preparar salas de reunión del comité y la tarea

17: Preparar equipamiento necesario, a <<Fin-Fin>>.

Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 días en la dependencia entre la tarea 4: Reservar

centro de conferencias y la tarea5: Buscar conferenciante.



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Especificar un tiempo de posposición de 2 días, entre la tarea de resumen 14: Detalles de la

reunión y la tarea 20: Celebración de la reunión.

3. Uso del asistente del diagrama de Gantt.

Se desea ahora ver el camino crítico del proyecto. Para ello se usara el asistente del

Diagrama de Gantt.

a) Para iniciar el asistente para diagramas de Gantt: clic derecho en el diagrama ó clic en el

icono.



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b) Mostrar el camino crítico en el diagrama de Gantt.

c) Mostrar las tareas retrasadas.



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d) Mostrar los estilos de las Barras del Diagrama de Gantt.

e) La vista del diagrama de Gantt debe ser la siguiente.



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TERCERA SEMANA: GESTION DE RECURSOS CON MS PROJECT

OBJETIVOS

Aprender a definir y asignar recursos a MS-Project.

Manejar diferentes tipos de costes en MS-Project.

Utilizar calendarios en MS-Project.

CONTENIDOS

1. Revisión de conceptos.

a) Tipos de recursos.

b) Tipos de costos.

2. Asignación de recursos a las tareas.

a) Crear un recurso.

b) Manejar la hoja de recursos.

c) Asignar un recurso a una tarea.

d) Unidades de un recurso para una tarea

e) Detalle de los recursos: grupo, capacidad máxima y disponibilidad.

3. Definición de costos de recursos.

a) Costo fijo de una tarea.

b) Costos variables de un recurso.

c) Tasas variables de recursos.

d) Tasas de tablas de costo, aplicación a una tarea.

4. Establecer calendarios.

a) Calendario base de un proyecto

b) Horario laboral y días no laborales.

c) Calendario de un recurso.

d) Asignar un calendario base a un recurso.

e) Cambiar formato de las fechas.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Microsoft Office Project 2003 Step by Step by Carl Chatfield, Timothy Johnson,

PMP Carl Chatfield, and MCP Timothy Johnson

http://www.amazon.com/gp/product/0735619557/sr=8-1/qid=1144096091/ref=pd_bbs_1/102-8352726-4228142?%5Fencoding=UTF8



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Configuración de los recursos, costos y el calendario del proyecto:

Una vez terminada la lista de tareas, esquematización y las dependencias de la programación de la reunión anual de accionistas, el equipo del proyecto ha pasado la información sobre los recursos a usar en el proyecto los costos y el calendario.

1. Creación de la lista de recursos 1.1. En la Hoja de recursos introducir los siguientes recursos:

Clic en el menú: Ver, Hoja de recursos.

En la hoja de recursos, digitar los recursos, como la vista siguiente:



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2. Asignación de recursos a las tareas: 2.1. Asignar los recursos a las siguientes tareas

Id Nombre Recursos

3 Programar fecha de la conferencia Vp

4 Reservar centro de conferencia Sec

5 Buscar conferenciante Jo

8 Ordenar lista de envió Sec

9 Preparar carta Aux

10 Revisar carta Jo

11 Aprobar carta Vp

15 Preparar menú con empresa “Manos Morenas” Aux

16 Preparar salas de reunión del comité Sec

17 Preparar equipamiento necesario Aux

Ir al diagrama de Gantt y ubicar la columna Nombres de los recursos. Ingresar

todos los recursos a las tareas específicas, como lo indica el cuadro de arriba.



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3. Aplicación de costos de recursos

El departamento de contabilidad ha proporcionado la información necesaria, sobre

costos para cada recurso asignado al proyecto de reunión de accionistas. El recurso

Secretario, va a tener un aumento de sueldo durante el proyecto. El Auxiliar

Administrativo cobrará más por las tareas relacionadas con cualquier trabajo de

supervisión.

3.1. Introducir los siguientes costos asociados a los recursos

Nombre del recurso Tasa estándar Tasa hora extra

Secretario S/. 40 por hora S/. 60 por hora

Vicepresidente S/. 340.000 por año -----

Jefe oficina S/.180.000 por año S/. 156.000 por año

Auxiliar Administrativo S/. 80 por hora S/. 120 por hora

Ir a Hoja de recursos, y buscar las columnas tasa estándar y Tasa horas

extras. Después llenar los costos correspondientes.



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3.2. A partir del 19 de Octubre de 2011, el recurso Secretario va a tener un aumento de

sueldo de un 10% en las horas estándar y horas extras.

Dar doble clic al recurso Secretario: ubicar el menú Costos, en la segunda

fila de Fecha efectiva ingresar la fecha del aumento. En las columnas Tasa

estándar y Tasa horas extra, escriba el porcentaje de aumento o

disminución de la tasa anterior: para este caso 10%.



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3.3. El recurso Auxiliar Administrativo tiene una tasa distinta para las tareas de

supervisión. Crear una nueva tabla de costos con una tasa estándar de S/. 96 por

hora y una tasa de horas Extras de S/. 150 por hora.

Dar doble clic al recurso Auxiliar Administrativo, en el menú Costos

elegir la tabla B

Luego, ingresar los nuevos costos para este recurso.



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3.4. Aplicar la nueva tasa de costos para el recurso Auxiliar Administrativo en la tarea

17: Preparar equipamiento necesario. Utilizar la vista Uso de tareas.

Para abrir la vista de tareas, ir a la ficha tarea, desplegar la opción y

escoger la vista Uso de tareas.



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Ubicar la tarea Preparar equipamiento necesario; seleccionar la tarea y

asignarle un recurso (clic en el icono).

Seleccionar el recurso Auxiliar Administrativo: clic en el botón Asignar,

luego cerrar la ventana.



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Recordar que el Auxiliar Administrativo, tiene 2 tipos de costos (A y B).

Para asignar el tipo de costo B a esta tarea, seleccionamos el recurso, clic

derecho, clic en Información

En el menú General, ubicar la opción Tabla de tasas de costo: y

seleccionar el tipo B, clic en el botón Aceptar.



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3.5. El recurso Secretario tiene una tasa distinta para la tarea Ordenar Lista de Envío.

Para dicha tarea, su tasa estándar es de S/. 60 por hora y su tasa de horas extras es

de S/. 80 por hora.

Para este punto hacemos los pasos 3.3 y 3.4, realizados anteriormente, pero

para el recurso Secretario.

Luego ubicamos el recurso de la tarea Ordenar Lista de Envío en la lista

Uso de tareas y le atribuimos el tipo de costo B.



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4. Creación, edición y asignación de calendarios

El proyecto de la reunión de accionistas, no requiere una jornada tradicional de ocho

horas para cada recurso. En vez de ello, sólo se trabajará en las tareas de proyecto por la

mañana, excepto los lunes. Es necesario crear un nuevo calendario base y asignárselo a

cada recurso del proyecto. También se ha solicitado una lista de días no laborales para

el proyecto y los horarios de trabajo especiales de los recursos individuales. Hay que

introducir estas excepciones en el calendario adecuado.

4.1. A partir de una copia del calendario base estándar, crear un nuevo calendario base

llamado Reunion_Accionistas para el proyecto de la reunión de los accionistas.

Clic en la ficha proyecto, clic Cambiar tiempo de trabajo.

En el icono Cambiar Tiempo de Trabajo clic en el botón Crear

Calendario…, En la nueva ventana escribir Reunion_Accionistas,

considerando que se hace una copia del calendario Estándar, clic Aceptar.



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4.2. Cambiar el horario laboral para que sea el siguiente:

Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas.

Seleccionar la columna lunes, e ingresar las horas respectivas.

A



30

De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas.

Seleccionar las columnas Martes a Jueves, e ingresar las horas respectivas.

Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas.

Seleccionar la columna Viernes, e ingresar las horas respectivas.



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4.3. Añadir los siguientes días no laborales el calendario Reunion_Accionistas.

28 de Octubre de 2011; por el aniversario de la empresa.

Seleccionar los días 28 de Octubre, luego establecer las fechas seleccionadas

como: Periodo no laborable.

4.4. Asignar el calendario Reunion_Accionistas a todos los recursos asignados al

proyecto.

Ir a Hoja de recursos; seleccionar un recurso, clic derecho Información del

recurso…, Ubicar el menú Horario de trabajo y seleccionar el tipo de

horario. Hacer lo mismo con todos los recursos.

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