Manual CEP Agosto 2012(1).pdf

MANUAL DE PARTICIPANTE

Fundamentos

Planeacion

Programación

Control

Cierre

Autor

© El contenido intelectual de este manual es propiedad del autor. Derechos reservados.

® Coordinación Efectiva de Proyectos y su logo son una marca registrada, prohibido su uso para cualquier fin sin consentimiento escrito del autor.

Agosto 2012

Derechos de autor

Dr. Adán López Miranda

2 © Adán López Miranda

Instructores

Nombre Perfil público en LinkedIn

Adán López Miranda http://mx.linkedin.com/pub/adán-lopez-miranda/2/3bb/7b3

Dolores Lankenau Caballero http://mx.linkedin.com/pub/dolores-lankenau/54/675/209

Alfonso Cornejo

Gustavo Cervantes Ornelas

José Maraboto


En AEGIS Campus Monterrey estamos para servirle

Dirección

Adán López Miranda Tel. 8358-20-00 ext 5114

[email protected]

www.aegis.mx LinkedIn: Aegistec Administración de Proyectos (Exclusiva para clientes)

Facebook: AegisPMCentre Twitter: ProyectosAegis

Ventas

Ing Yajaira Jiménez Tel. 8358-20-00 ext. 5147

[email protected]

Facturación y Cobranza

Martha Lizeth Rodríguez Castillo Tel. 8358-20-00 ext. 5184

[email protected]

Logística

Victor Miguel Luis Acosta Tel. 8358-20-00 ext. 5345

[email protected]

Agenda

•  1er Día •  Tarea •  Fundamentos •  Ejercicio

fundamentos •  Reflexiones

fundamentos •  Especificación •  Ejercicio

especificación •  Planeación •  Ejercicio planeación

"   2o Día "   Programación "   Uso de software "   Ejercicio de

programación "   Comida (1:00 -2:00) "   Control "   Uso de software "   Ejercicio "   Cierre "   Rev. de la tarea

(archivos)


¡Para su propio beneficio!

•  Puntualidad. •  Participación para enriquecer el curso. •  No se quede con dudas. •  Favor de apagar celulares o ponerlos en vibro

y salir del salón para contestarlos. •  Favor de utilizar lap-tops como apoyo al curso

únicamente


Objetivo del curso

•  Revisar y aplicar las herramientas de planeación, programación y control enfocadas a lograr una coordinación efectiva de las actividades y recursos involucrados en los proyectos.


Contenido del curso

1.  Fundamentos

2.  Planeación

3.  Programación

4.  Control y cierre

Aplicación de las herramientas con software


Tema 1: Fundamentos de la

Administración de Proyectos

•  Definiciones

•  Ciclo de vida de un proyecto

•  El cuadro de la C.E.P.

¿Qué es un proyecto?

Es una combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para alcanzar un objetivo específico.

(Cleland, 1988)

“A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product,

service or result”*

*A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, page 5.. PMBOK es una marca registada del Project Management Insitute, Inc.


¿Qué es la Administración de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto*

* Basado en: A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, page 6. Trducido por Adán López Miranda PMBOK es una marca registada del Project Management Insitute, Inc.


Características del Ciclo de Vida de los Proyectos

Porce

ntaje

de co

mplet

o 100 %

Etapa 1 Factibilidad

Etapa 2 Planeación

y diseño Etapa 3

Desarrollo Etapa 4 Cierre y entrega

Autorización del proyecto

Plan y diseño de producto

Producto desarrollado

Inicio de operación

Tiempo


Medidas estratégicas

1. Identifica las etapas de tus proyectos y los eventos o resultados que marcan el cambio de etapa

2. Administra las etapas de acuerdo a sus características, “cambia de cachucha”

3. Planea a detalle solamente la siguiente etapa 4. Trae a todos los actores del ciclo a tomar

decisiones en las etapas tempranas del proyecto


Del Triángulo de la Administración al Cuadro de la Coordinación Efectiva

Satisfacción del equipo

Calidad Tiempo

Costo

Comunicación +

Colaboración

Tiempo Calidad o Desempeño

o Alcance

Costo o recursos o esfuerzo

Comunicación

El triángulo del Diablo Cuadro de la Coordinación

Efectiva

¿Cuál de las tres debe ser la prioridad?


Colaboración

•  Toma de decisiones en equipo desde las etapas tempranas

•  Hacer participar a los miembros del proyecto con técnicas y herramientas colaborativas

•  Definiendo roles para cada quien •  Planeando en grupo

•  Con un plan de comunicación claro y efectivo •  Con reuniones de avance efectivas

•  Aprendiendo de los resultados del proyecto


•  Lo que podría aplicar de este capítulo es:

v  v  v  v  v  v 

REFLEXIÓN


Tema 2: Planificación de un Proyecto

•  Justificación de un proyecto

•  Objetivo y alcance

•  Especificación de un proyecto

•  Planeación Estructurada

• Matriz de responsabilidades

•  Plan de comunicación

“Dime cómo empieza tu proyecto y te diré cómo va a

terminar”

¿Por dónde empiezo?

¿Una lista de actividades? ¿Un programa?

¿Una reunión? ¿Ordenando?


¿Cómo nace un proyecto?

¡NECESIDADES!

J  Emergencias J  Mejora continua J  Mercado lo pide J  Planeación estratégica M  Inspiración divina (¡Gulp!)

PROYECTOS (Aprobación)

Esfuerzo Beneficios

•  “Business plan” •  Justificación técnico-económica •  Lo quiere el jefe (¡Gulp!)


¿Cómo debe ser el objetivo? Tipo: ISO

¿Cómo NO debe ser el objetivo? Tipo: USO

¡(Re)Formulando un objetivo del proyecto!


Ejemplos de objetivos de proyecto

The Space Race Project “Pienso que esta nación debe comprometerse con las metas, antes de que esta década termine, seremos capaces de llevar a un hombre a la luna y regresarlo a a salvo a la tierra.”

John Fitzgerald Kennedy

P R O J E C T

El proyecto denominado “Iniciativa de Defensa Estratégica” o “Guerra de las Galaxias”, fue una propuesta del Presidente Ronald Reagan para desarrollar un escudo de defensa que protegiera a los Estados Unidos de cualquier ataque de misiles del enemigo, en caso de que se iniciara una tercera guerra mundial en el futuro. El proyecto tuvo un costo de un trillón de dólares, pero nunca fue concluido. Muchos académicos cuestionaron la validez de dicho escudo de defensa nuclear y se burlaron del proyecto.


Estableciendo los alcances

" ¿Qué incluye?

" ¿Qué NO incluye?

"   Productos, resultados, entregables intermedios

" Productos, resultados, entregables finales

" Estructura de la División del Trabajo (EDT)

Alcances claros, amistades largas.


¿Diferencias en alcances?

Frases famosas: ¡No me aclaraste! ¡Yo creía! ____________ ____________

Proveedor (Empleado)

Cliente(Jefe)

Frases famosas: ¡Estaba implícito! ¡Debías suponerlo! ____________ ____________


Elaborando la especificación del proyecto (Project Charter)

1.  Cliente (s). 2.  Necesidad (es) a cubrir. 3.  Objetivo (s) del proyecto. 4.  Alcance del proyecto. 5.  Beneficios. 6.  Producto o servicios a entregar. 7.  Requisitos de calidad. 8.  Metodología (cómo) o breve

descripción de actividades. 9.  Recursos internos y externos. 10.  Fechas estimadas. 11.  Presupuesto estimado. 12.  Responsable (coordinador del proyecto). 13.  Riesgos potenciales. 14.  Autorizaciones (clientes y padrinos).

Cada empresa puede definir los apartados que l e sean de uti l idad para una mejor documentación de su proyecto.


Antecedentes Como parte del proceso de mejora continua, el ITESM Campus Monterrey ha determinado llevar acabo un proyecto de documentación en los procesos clave de los centros de investigación de acuerdo a la norma ISO serie 9000… Necesidades … por lo tanto será cada vez más importante para los centros de investigación del ITESM contar con un reconocimiento en aseguramiento de calidad para continuar siendo proveedor confiable de tecnología de las empresas. Objetivo General Obtener el certificado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en los procesos que se detallan en el alcance. Cliente El cliente de este proyecto será el propio rector del Campus Monterrey, quien dirige los esfuerzos de calidad en el ITESM.

Ejemplo : Especificación del proyecto ISO (parcial)


Alcance El certificado deberá comprender los siguientes procesos: -Proyectos de investigación, desarrollo y consultoría a las empresas. -Diseño, desarrollo, impartición, seguimientos y cierre de cursos y diplomados ofrecidos a las empresas, en sus modalidades de cursos abiertos y cursos especiales para alguna compañía en particular. No incluye los proyectos internos ni los proyectos patrocinados por organismos cuyo interés en el proyecto sea la investigación científica, tales como CONACYT. Resultados a entregar (milestones) 1.  Manual de calidad del CSIM 2.  Procedimientos e instructivo derivados del manual de calidad. 3.  … 4.  Obtención del certificado

Ejemplo : Especificación del proyecto ISO (continuación)


Planeación Estructurada

?

¿Cómo se come un elefante?


Estructura de la División del Trabajo (EDT) (Work Breakdown Structure - WBS - )

Desarrollo del Proceso

Lista de Materiales

Desarrollo de Prototipos

Proyecto

Partes, Etapas,

Fases, etc.

Paquetes de Trabajo

Experimentos en Planta

Experimento “A”

Experimento “B”

•  Diagrama de árbol. •  Diferentes niveles. •  Proyectos, subproyectos, sistemas, etc. •  Unidades asignables.

Niveles


VIDEO de Características de la EDT

•  En el anexo del manual se detallan las características mencionadas en el video.


Administracióndel

Proyecto11

Auditoríade

Diagnóstico12

En ISO 9001131

AuditoresInternos

132

Actividadesespecíficas

133

Capacitación13

Representantede la

Dirección1411

Política deCalidad

1412

RevisionesPeriódicas

1413

ProcedimientosAdministrativos

1414

Responsabilidadde la Dirección

141

Manual deCalidad

142

Negociación1431

Realización1432

Proyectos yconsultoría

143

Cursos1441

Diplomados1442

Cursos yDiplomados

144

Metrología1451

ManufacturaElectrónica

1452

MaterialesIndustriales

1453

Vectorizaciónde

Imágenres1454

PrototiposRápidos

1455

Maquinados1456

Laboratorios145

AccionesPreventivas y

Correctivas1461

Control deDocumentos

1462

Registrosde

Calidad1463

AuditoríasInternas

1464

Capacitación1465

ProcedimientosComunes

146

Documentacióndel

Sistema14

AuditoríasInternas

15

Auditoríaen

Blanco16

Auditoríade

Certificación17

CERTIFICACIÓNISO 9001

CSIM1

Estructura de la División del Trabajo Proyecto para la Certi!cación ISO 9001 en el CSIM


La EDT y el paquete de trabajo

Fallas en refractarios

Base de Datos Instalación

Sistema computarizado de Refractarios

Planeación Programación Registro de datos

PAQUETE DE TRABAJO ¿Qué? Programación ¿Quién? ¿Cómo (Sub-actividades)? ¿Presupuesto? ¿Cuándo? ¿Con quién? ¿Con qué Calidad?

P de T •  La unidad asignable. •  Último nivel de la EDT. •  Lo que cabe en el plato. •  Es como un miniproyecto.


Documentación de un Paquete de Trabajo

•  Una vez los paquetes de trabajo han sido definidos en la EDT, el siguiente paso es documentarlos.

•  Se recomienda que cada equipo encargado de llevar a cabo el paquete

•  La estructura de documentación de un PT puede ser la siguiente:

PAQUETE DE TRABAJO •  Código •  Nombre •  Descripción •  Responsable •  Equipo de apoyo •  Duración •  Fecha de inicio •  Fecha de terminación •  Costo •  Recursos requeridos •  Actividades específicas •  Metas intermedias •  Persona que elaboró •  Persona que revisó •  Persona que autorizó •  Fecha de elaboración •  Producto final •  Etc.

Cada empresa definirá los elementos que considere importantes a documentar en el paquete de trabajo.


Paquete de

Trabajo

PAQUETE DE TRABAJO Código en la EDT:1441

Nombre (Tomar como guía la EDT): Cursos Descripción: Documentar el proceso para diseñar, programar, e impartir un curso abierto o in company.

Productos: Procedimiento para programar un curso Diseño de un curso Encuesta y retroalimentación de resultados

Responsable: Adán López Miranda

Asistente; Alejandra Rivera

Duración: (Tomar como guía el Diagrama de Gantt del Proyecto) 3 meses Día de Inicio: 4/Dic/98 Día de terminación: 1/Sep/99

Costo: (Sólo si se va a asignar especialmente para el proyecto)

Horas-Hombre: 0 Papelería: 0 Equipo Computacional: 0

Actividades Inicio Terminación Estructurar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99 Elaborar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99 Implantar procedimientos 15/Feb/99 1/Abr/99 Realizar encuesta 30/Ago/99 30/Ago/99 Auditar los procedimientos 1/Mar/99 1/Sep/99

Elaboró: Aracely García Autorizó: Adán López Fecha: 26/Oct/98


Administracióndel

Proyecto11

Auditoríade

Diagnóstico12

En ISO 9001131

AuditoresInternos

132

Actividadesespecíficas

133

Capacitación13

Representantede la

Dirección1411

Política deCalidad

1412

RevisionesPeriódicas

1413

ProcedimientosAdministrativos

1414

Responsabilidadde la Dirección

141

Manual deCalidad

142

Negociación1431

Realización1432

Proyectos yconsultoría

143

Cursos1441

Diplomados1442

Cursos yDiplomados

144

Metrología1451

ManufacturaElectrónica

1452

MaterialesIndustriales

1453

Vectorizaciónde

Imágenres1454

PrototiposRápidos

1455

Maquinados1456

Laboratorios145

AccionesPreventivas y

Correctivas1461

Control deDocumentos

1462

Registrosde

Calidad1463

AuditoríasInternas

1464

Capacitación1465

ProcedimientosComunes

146

Documentacióndel

Sistema14

AuditoríasInternas

15

Auditoríaen

Blanco16

Auditoríade

Certificación17

CERTIFICACIÓNISO 9001

CSIM1

¿Cuántos PT hay en este proyecto?

El paquete 1441


Ventajas de la EDT •  Permite la creatividad en la generación de actividades.

•  Es la base para la programación, costos, presupuesto, asignación de responsables, análisis de riesgo y documentación adecuada del proyecto.

•  Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de detalle.

•  Ayuda a definir el alcance del proyecto.

•  Permite el trabajo en equipo.


Por ejemplo en un proyecto donde los productos a entregar están claros.

¿Qué actividades debo hacer para desarrollar el dispositivo mecánico? ¿Qué debo hacer para desarrollar la fuente de energía solar?

¿Qué debo hacer para desarrollar una cubierta de cámara fotográfica?

Cámara de fotografía solar

Mecánico Energía Cubierta

De arriba hacia abajo

36

¿Cómo se construye la EDT?

© Adán López Miranda

Cámara de fotografía solar

Mecánico Energía Cubierta

La EDT también se integra de abajo hacia arriba cuando se desarrolla en grupo y no se tiene mucha experiencia en el tipo de proyectos que se están desarrollando.

¿Qué actividades se deben desarrollar? ¿Qué resultados?

¿Cómo ordenarlas?

37

La EDT de abajo hacia arriba


Cortesía Ing. Alejandro Osorno

38

La herramienta Mind Manager ™


EDT en forma de lista estructurada (indentación) con software de Administración de Proyectos

Cortesía Ing. Alejandro Osorno


Con Post-its

40

Pasos para desarrollar la EDT 1. Lluvia de ideas 2. Discriminación 3. Afinidad, POR COLORES 4. Estructuración 5. Revisión

Revisión (externa de preferencia): Consistencia arriba-abajo, izquierda-derecha

Recomendaciones al generar actividades: 1. Escribir claro y con letra grande 2. 5 a 10 minutos en lo individual 3. No tener temor a repetir 4. Frase en infinitivo 5. Frases ni muy largas ni muy cortas 6. Lo que se entrega y las Acts. necesarias para lograrlo Criterios de eliminación

1. Actividades repetidas y 2. Fuera del alcance

A B

Criterios de afinidad: X Quién X Costo X Logística ü ¡La naturaleza de la tarea! Mismo color en cada nivel

D

C

E


Matriz de Responsabilidades: ¿Quién hace qué?

•  Es una herramienta que tiene como objetivo: mostrar las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto.

•  Las principales características son: –  Indica quién es responsable de una determinada

actividad. –  Muestra diferentes roles de los miembros del

equipo. –  Se construye o deriva de la EDT.


Desarrollar proceso

Elaborar lista Matls.

Realizar Experimentos

Construir Eq. Piloto

Experimento A Experimento B

1

11 12 13

121 122

Ac>vidad 1. Desarrollar el proceso 11. Elaborar la lista de materiales 12. Realizar experimentos 121 Realizar experimento A 122 Realizar experimento B 13. Construir equipo piloto

R - Responsable S - Supervisión A- Apoyo

J López A Narváez T Ramos R

R

R R

S S

S A

R

La Matriz de Responsabilidades y la EDT


Plan de Comunicación

•  Propósito : Determinar la información y comunicación necesaria entre los diferentes participantes en un proyecto: quién necesita cuál información, cuándo la necesita y cómo será proporcionada.

•  PLAN DE COMUNICACIÓN –  Reuniones. –  Distribución de la información. –  Reportes. –  Cierre administrativo.


@@Eventos/ImagenRubén López

@@@Diseño e implementación

Contratista y proveedores

@@@DiseñoArquitecto

@@@SistemasCarlos Ruiz@@CambiosCarla Valdez

@* @**** @* @@Apoyo internoAna Garza** @@@@** @Gte. del proyectoLaura Hdez.

@@@@PatrocinadorEnrique Gzz

@@ClienteConsejo directivo

MenOtroMenMenQuinOtroSemSemMenSemRol en el proyectoInvolucrado

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Plan d

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doresProyecto:

Fecha:Empresa:Responsable:

*: Responsable de generar la información @: Correo electrónico : Impreso

Ejemplo matríz de comunicación



v  v  v  v  v  v 

REFLEXIÓN


Tema 3: Programación de un Proyecto

En este tema veremos: •  Diagramas de Gantt y MI •  Redes de proyectos •  Ruta crítica


Pasos para construir un Diagrama de Gantt

1.  Listar las actividades o PT en columna, siguiendo el orden de la EDT.

2.  Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo en el eje horizontal.

3.  Calcular el tiempo para cada actividad (de preferencia en la EDT).

4.  Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.

5.  Ordenar secuencialmente, de acuerdo a las actividades predecesoras y sucesoras.

6.  Ajustar tiempo o secuencias de actividades.

7.  Incluir barras de actividades sumarias en concordancia con la EDT.

Ejemplo de un Diagrama de Gantt AC

TIVI

DADE

S

TIEMPO

ACTIVIDAD SUMARIA

ESCALA DE TIEMPO

IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES (Código Estructurado)

NUMERO DE NIVELES

(Acorde a la EDT)

NOMBRE DEL PROYECTO


Diagrama de Gantt Ligado

1.  Permiso 2.  Compra de material 3.  Excavaciones 4.  Cimentaciones 5.  Castillo

Actividades 1 2 3 4 5 Semanas

Permite establecer relaciones de dependencia entre las actividades


Precedencias

Final - Inicio

Obtener permisos Comprar Materiales Rentar maquinaria Realizar excavaciones

Actividades

Final-Final (2d)

Inicio - Inicio (2d)

1 2 Obtener permisos Comprar Materiales Rentar maquinaria Realizar excavaciones

Actividades 1 2

Recoger escombro Limpiar obra Entregar obra Avisar conclusión

Actividades 10 11


Diagrama de Gantt

EJEMPLO


Diagrama de Metas Intermedias

Las metas intermedias son productos parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Son también conocidas como "milestones".

Las Metas Intermedias: §  Describen un resultado técnico o un evento. §  Se programan en fechas determinadas. §  Su duración en tiempo es cero. §  Son tangibles. §  Son los entregables (“Deliverables”). §  Son redactadas en sustantivos. §  Permiten enfocarse a resultados

M 1

M 2

M 3

M F


Metas Intermedias Típicas

Producción de un nuevo producto

Reducción del desperdicio

Desarrollo de software

§  Especificación. §  Diseño final. §  Prototipo. §  Pruebas

concluidas. §  Corrida piloto . §  Documentación

del producto.

§ Requerimientos definidos

§ Proceso y sus indicadores

§ Propuesta de mejora

§ Meta de desperdicio alcanzada

§ Reporte de beneficios

§  Concepto aprobado §  Requerimientos

autorizados §  Diseño preeliminar §  Diseño terminado §  Plan de pruebas §  Pruebas del sistema §  Go live §  Producto operando


Escribe dos metas intermedias consecutivas

de tus proyectos

Revísalas: ¿Escribiste sustantivos (no verbos), se pueden medir o verificar, presentar, entregar?

M 1

M 2


Pasos para construir un Diagrama de MI

4.  No olvide la meta intermedia final del proyecto.

5.  Filtrar las barras, si se requiere un diagrama de MI.

¿Cuántas MI?

“Ni muy muy … Ni tan tan”.

1. Definir correctamente las MI (Sustantivos).

2. Diseñar el símbolo que representará la MI y estandarizarlos.

Actividad 1 MI Actividad 2 MI

A M F E Descripción

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 MI

A M F E Descripción

3. Colocar la MI al final de una actividad o conjunto de actividades. Recuerde que las actividades están representadas por barras.


Diagrama de Gantt con Metas Intermedias

MI

¿Qué error presenta esta diagrama?


Diagrama de Metas Intermedias


Ventajas del Diagrama de Gantt y MI " Más fácil de elaborar e interpretar.

" Se visualiza la secuencia de actividades (Diag. Gantt).

" Se puede utilizar para reportes al cliente o jefe (Diag. MI)

" Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución de las tareas y crea un clima de confianza.

Defina y difunda una simbología estándar.

Precaución: ¡ Estandarice sus diagramas de Gantt y MI !


Redes de Proyectos

•  Las redes de proyectos tienen como objetivo Mostrar gráficamente la secuencia de actividades mediante el uso de nodos y flechas.

A

B

C D

E

F

A) Pedir permiso B) Comprar material C) Excavar D) Cimentar E) Levantar columnas F) Colar el techo


Redes de Proyectos

•  Las redes de proyectos tienen como objetivo Mostrar gráficamente la secuencia de actividades mediante el uso de nodos y flechas.

"   Las redes de proyectos muestran: "   Las actividades de un proyecto. "   La secuencia lógica de las actividades. "   La interdependencia entre las actividades. "   El camino o ruta crítica.

A B

C D

E

F


Concepto de la ruta crítica

A

B

C

D D = 3d

D = 5d

D = 3d

D = 2d

¿Cuál es la duración?

Ruta inferior D = 10d

¿Cuál es la ruta crítica?

¿Cuál es la holgura?


La ruta crítica en el diagrama de Gantt

A B C D

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Crítica No-crítica


A B C D

¿Para qué queremos la ruta crítica?

§  Para optimizar los recursos y asignarlos a las actividades de la ruta crítica.

§  Para supervisar más detenidamente las actividades de la ruta crítica.

§  Para definir cómo podemos acortar la fecha de entrega del proyecto.


Los retos principales

•  Elaborar los diagrams de Gantt, red y RC es sencillo, el reto principal es más bien:

–  Estimación adecuada de la duración de las actividades

–  Acordarlas con los miembros del equipo

–  Coordinar la integración del programa con el equipo,

sobre todo si están geográficamente distribuidos

–  Defender el programa ante el cliente o el jefe



v  v  v  v  v  v 

REFLEXIÓN


Tema 4 Control y cierre del Proyecto

•  Principio de control

•  Porcentaje de avance

•  Control por Gantt y MI

•  Reuniones, minutas y reportes

•  Cierre del proyecto

Establecer el plan del proyecto (programa y presupuesto)

Iniciar ejecución

del proyecto

Recopilar información sobre el desempeño

real (programa, presupuesto)

Analizar la situación actual en comparación con el plan (programa,

costos)

Identificar las acciones correctivas e incluir los cambios relacionados

¿Se necesitan acciones

correctivas?

Esperar hasta el próximo periodo de

presentación de informe

Actualizar el proyecto (programa, presupuesto y

alcance)

NO

SI

Concepto control-acción-control


Antes de reportar los avances es importante establecer el criterio para reportarlos, tanto por actividad, como por proyecto.

Tiempo invertido/Tiempo Total Programado.

A. Por actividad

Por tiempo: Por esfuerzo: Por costo: Por unidades:

Horas - Hombre invertidas/ H-H Totales Programadas.

Costo invertido/Costo Total Programado.

m2 realizado / m2 programados (ejemplo).

¿Cuánto avance llevas?


Avance por proyecto

•  Se pondera el peso de la actividad en el proyecto: por tiempo, por costo, por medidas físicas.

•  Ejemplo por tiempo:

Actividades 1 2 3 4 Semanas

Av Pond. Peso

Total

1. Investigar 2. Estado del arte

3. Diseñar 4. Experimentar

5. Reportar

Dur 5 0 7 6 4

Fecha de corte


Control mediante Gantt Línea Base del Proyecto

AÑO 2004 Actividades ENE FEB MAR ABR Plan original

Elaborar procedimiento Avance real Reprogramado Identificar empresas

Seleccionar empresas

Realizar diagnóstico

Fecha de corte: 30 de enero Reporte del equipo de trabajo:

“Elaborar el procedimiento terminó

conforme a lo programado. Identificar a las empresas no se pudo

concluir, se considera que terminará en la primera semana de febrero; esto retrasará

todo el proyecto”.

Fecha de corte: 28 de febrero Reporte del equipo de trabajo:

“Justo en la primera semana de febrero se

terminó de identificar a las empresas. Se estima que se terminará de seleccionar empresas a

mediados de marzo. La realización del diagnóstico tendrá que retrasarse más, a menos

que se tomen acciones”.

Fecha de corte: 30 de marzo Reporte del equipo de trabajo:

“No se alcanzaron a seleccionar todas las

empresas, se terminará en la 1a semana de abril. Sin embargo, se tomó la decisión de

iniciar el diagnóstico con las empresas que ya estaban seleccionadas, el avance es conforme

a lo programado”.


Gráfica final de Control

Suma de las duraciones = 12 semanas

Reporte de avance al: 30 de marzo

Descripción E F M

Elaborar Proced Identificar empresas Seleccionar empresas

Plan Reprog. Avance

Realizar diagnóstico

A Peso Av Pond

Avance real 78.9 % Avance programado: 100%

100

100

87.5

50

16.6

16.6

29.1

78.9

16.6

16.6

16.6

33.3

33.3

100


Control mediante metas intermedias

•  A partir de la planeación por metas intermedias, periódicamente se revisa si han sido cumplidas o no, apoyándose en un diagrama tipo Gantt.

Reporte de avance al: 30 de marzo

Descripción E F M

Procedimiento Lista de Empr Identificadas Lista de Empr seleccionadas

Reporte de diagnóstico

Resultado

logrado

Resultado planeado

Resultado reprogram.

A


Control visual por barras Ejemplo


Control por metas intermedias


Ejemplo

Reuniones de Control

•  Las reuniones de control durante el proyecto son el eje de un buen seguimiento, ya que por medio de ellas:

–  Se crea inercia y sinergia.

–  Se favorece la comunicación.

–  Propicia el intercambio de ideas.

–  Las decisiones son compartidas.


Reglas de la reunión

1.  No citar con anticipación (puede generar pretextos para no ir). 2.  No tratar solamente el seguimiento sino problemas técnicos, para que no

se diga que no venía preparado. 3.  Elaborar agendas media hora antes y no cumplirlas. 4.  Saque sorpresivamente información que nadie conocía, dejará a los

participantes impresionados. 5.  Debe durar más de dos horas , si no es así, no fue una reunión importante. 6.  No elaborar minuta de acuerdos, ¡Ejercite la memoria! 7.  No llevar seguimiento de acuerdos, puede comprometer al cumplimiento

de los mismos. 8.  Que cada participante reporte lo que ha hecho para que los demás se

aburr… enteren. 9.  Llegar tarde, para que crean que se tiene mucho trabajo. 10. Utilice su laptop, aypad o celular para contestar llamadas, chatear,

twittear, likear y todo que lo identifica como “techy guy”.


Secuencia de una reunión de control

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN PREVIA

Objetivos alcanzados 1. ________ 2. ________ 3. ________

Objetivos planeados

1. ________ 2. ________ 3. ________

Puntos Críticos

1. ________ 2. ________ 3. ________

Actividades realizadas

1. ________ 2. ________ 3. ________

t

$

1 2

3

4

5 6

7

8

Minuta de la Reunión

¿Qué?

¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?

DURANTE LA REUNIÓN

Control por Gantt Control por Costos

Ruta Crítica

Proyecto: XYZ Reporte N°: 21 Fecha: 8/11/04

POSTERIOR A LA REUNIÓN

Seguimiento de Acuerdos


-‐ Rev. de acuerdos previos

-‐ Acuerdos -‐ Responsables -‐ Fecha de cumplimiento

-‐ Minuta -‐ Lugar -‐ Fecha -‐ Hora

-‐ Asistentes

Datos de ubicación Cuerpo Conclusión

- Elaboró - Copia para... - Control de

página - Resumen

Minutas


Utilizar formatos estándar.

Breve y concreta, no es una acta estenográfica.

Las juntas deben empezar con la revisión de acuerdos previos.

Elaborarlas durante la reunión.

Leerlas antes de irse (firmar si lo considera necesario).

Distribuir.

Formato y tips prácticos

ITESM MATERIALES REFRACTARIOS Pag: 1/2Clave: MI- MINUTA Fecha: 27/09/93

Lugar: Centro de Sistemas de Hora: 11:00 amManufactura

Asistentes:AR, AL, RC, CM,RMM, FR, MM Elaboró: Arturo Rojas

Breve descripción del asunto tratado: Copia para:

Reunión de avance #10 ArchivoSe circula

ACUERDOS QUIEN CUANDO

-Se revisará el 4/oct/93, base de datos (depuración) MM 4/OCT/93

-Se revisará el modelo de costeo (Carlos Malcher) MM, CMA, AL 11/OCT/93

-En el reporte de avance se enunciarán las actividades a realizar a un mes con fechas de entrega; en la entrega extemporánea deberá indicarse la fecha en que debió haberse entregado.

-Reunión de revisión (29 de septiembre, 4 y 6 de CM, CR, AR 23/SEP/93octubre) pruebas especiales, pruebas a producto, MM 4/OCT/93análisis de falla. Módulos 13 y 14. 6/OCT/93

-Deberá recuperarse el retraso de puebas en planta AR en 2 semanas; apoyo de Carlos Michel

-Deberán incluirse diagramas de flujo de los módulos AR pruebas en planta y análisis de falla

REVISIÓN DE ACUERDOS PREVIOS

-Se revisaron las pruebas de calidad del componente AR 15/sep/93C-14


•  Identificar qué reportar y a quién. •  Definir la periodicidad de los reportes. •  Elaborar formatos estándar. •  Identificar el medio de distribución. •  ¿Tipo?

Reportes


Reporte de avance

•  Los reportes de avance deben contener: 1.  Fecha del reporte y período. 2.  Breve descripción del estado del proyecto

(Tipo ISO). 3.  Actividades relevantes. 4.  Aspectos críticos y acciones a tomar. 5.  Actividades del próximo período. 6.  Gráficas y/o tablas de avance. 7.  Firmas.


Ejemplo de Reporte de

avance

Reporte de Avance N° 3 Fecha: 26 de junio de 1999

Proyecto: Elaboración de manual de administración de proyectos. Estado general en el avance del proyecto: 1.  Se hicieron las correcciones a la Etapa de Definición en el Diagrama de Flujo acordadas

en la junta anterior. 2.  La etapa de Planeación del proyecto está por concluir y se iniciaron los análisis para la

etapa de ejecución. 3.  Se elaboró y presentó para aprobación el borrador del tema Definición (capítulo 2) y

Planeación (capítulo 3). 4.  Está pendiente de liquidar la factura entregada en X el 25 de junio. Actividades realizadas en el periodo: 1.  Se presentaron los avances al 28 de junio a los gerentes de la dirección de Ingeniería y

al administrador de proyectos. 2.  Se desarrollaron los capítulos 2 (Definición) y 3 (Planeación) del manual de proyectos a

partir de la información obtenida de las entrevistas realizadas y del diagrama de flujo que proporcionó la Dirección de Ingeniería.

3.  Se modificaron documentos como el diagrama de flujo y las matrices de justificación de actividades (herramienta 5W + 1H) a partir del análisis de las entrevistas.

Actividades retrasadas: 1.  Etapa de ejecución y entrega. Acciones correctivas: 1.  No se tienen contempladas, se espera recuperar el tiempo, ya que se le está asignando

más tiempo del programado y se está entrando a un ritmo más acelerado. Actividades del próximo periodo: 1.  Entrevistas con la Dirección de Tecnología y con la Dirección de Administración. 2.  Realizar la etapa de Ejecución y Entrega. Elaboró: Rebeca Leal y Ulises Levín. C.C.P.: Dr. Eugenio García G. Anexo: Diagrama de Gantt del proyecto.


Cierre de proyectos 1. Revisión y comparación de resultados iniciales

con finales.

6. ¿Dónde va a ser?

2. Definición del seguimiento.

3. Entrega de documentación.

4. Documento de cierre.

5. Retroalimentación del equipo de proyecto. a) Técnico b) Económico c) Personal


Ejemplo

ITESM Fecha: Fecha de cierre de proyecto "EL PATITO"

CARATULA DE CIERRE DE PROYECTO

INSTRUCCIONES: Utilice esta forma para cerrar y entregar los resultados de un proyecto. Anexar los documentos que se

consideren necesarios, haciendo referencia a los apartados aquí indicados.

1. Nombre del proyecto: En este apartado se hace mención al nombre del proyecto.

2. Responsable: Aquí se hace mención de la(s) persona(s) responsable(s) del proyecto.

3. Motivo del cierre: En este campo se especifica el porqué se va a cerrar el proyecto, ya sea por terminación o por cancelación.

4. Resultados logrados: En este campo se mencionan los resultados logrados durante la ejecución del proyecto.

5. Resultados no logrados y causa: Aquí se especifican los resultados no logrados y el motivo del porque no se lograron

6. Horas hombre programadas: Cuantas H-H se programaron 7. Horas hombre invertidas: Cuantas H-H se invirtieron.

8. Equipo utilizado: Aquí se especifica el equipo que se utilizó durante el desarrollo del proyecto.

9. Software utilizado: En este campo se menciona el software utilizado durante la ejecución del proyecto

10. Beneficios actuales: En este apartado se describen los beneficios que arrojó la ejecución del proyecto

11. Beneficios esperados: Aquí se debe de mencionar los beneficios que esperaba "EL PATITO" a futuro al solicitar los servicios delITESM.

11.1 Forma de medirlos: En este campo se especifica el tipo de indicadores o la manera de realizar las mediciones a los beneficiosactuales y esperados.

11.2 Responsable del seguimiento: En este apartado se hace mención de la(s) persona(s) responsable(s) del seguimiento y medición delos beneficios por parte del ITESM.12. LISTADO DE ANEXOS: Este campo se utiliza para listar todo tipo deinformación referente al proyecto. Gráficas, tablas, diagramas, listas, entrevistas,etc.

Nombre y firma de la persona que autorice elcierre del proyecto, por parte de "EL PATITO".13. Autorizó:Fecha: Fecha de la autorización de cierre.


¡Gracias!

•  La metodología completa la encuentras en:

www.coordinate.si

§  Revísala y envíanos tus comentarios


Anexos: Características de la EDT

• Por etapas o secuencia de actividades.

Pruebas piloto Experimentación Planeación

Cada nivel debe estar consistentemente ordenado:

Motor Carcaza Tablero

• Por productos

Software Equipo

• Por sistemas

Logística

EDT. Características


Calidad Producción Mtto.

• Por áreas o disciplinas

Sub-proyecto A Sub-proyecto B Administración

Proyecto

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

1

11 12 13

111 112 113

Se pueden agregar códigos para fácil identificación y control.

• Por situación geográfica

Centro Sur Norte

Proyecto Distribución



Etapa II

Proyecto

Etapa I Dibujos Listas

Instructivos

-Prototipos

Administración

Compras Planeación y Control Calidad

Debe contener lo que se va a entregar al cliente y lo que se necesita para lograrlo.



Ø  Manera en que el proyecto será manejado (especialmente nivel 2).

Ø De acuerdo a los productos a entregar.

Ø Forma en que será asignado.

Ø  Consistente con la programación.

Ø  Consistente con la estructura de costos.

Ö  Depende!

¿Cuál es el orden adecuado de la EDT?


Ø Sesión de generación: Más niveles. Ø Sesión crítica: Recortar niveles. Ø Tamaño del proyecto. Ø  Nivel de control a ejercer. Ø  Nivel de costos a controlar.

Ö  Depende!

¿Cuántos niveles?


Casa

Obra Civil

Nivelación

Instalaciones Preparación del terreno Administración

Eléctrico Limpieza Aire Acondicionado

Agua y

Drenaje

Cimientos Techo Columnas Paredes

1

11 12 13 14

111 112 131 132 133

121 122 123 124

Ejemplo: EDT para construir una casa


Curso Abierto de AP

Planeación Contabilidad Coordinación

Cobranzas Finanzas Ejecución Encuestas

Inscripción Diplomas

Publicidad Salas y Materiales Servicios Programacion

Salas y Equipo Materiales Manuales

1

11 12 13

111 112

121 122 123 124

131

132

133

134

1241 1242 1243

Ejemplo: EDT para desarrollar e impartir un curso


Celda Flexible

Administración del proyecto

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

Componentes Integración

Registro Robot

Control Maestro

Compl. el Torno

Centro. De Maquinado

Dispositivos Auxiliares

Controladorde la celda

Dispositivos de Seguridad

Implantación

1

1214

1213

1212

1211

1223

1222

1221

121 122 123

11 12 13 14

Ejemplo: EDT para construir una celda flexible


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