Manual Crm

LIBRO PARA MANEJO DE CRM

HIPERTEK

Índice general

Capítulo 1. INTRODUCCION 41.1. Acerca de este Manual 41.2. Primeros pasos 5

Capítulo 2. Entradas de datos para el Sistema de CRM 162.1. Contactos cliente 162.2. Actividades 262.3. Proceso de ventas 342.4. Relacionados con el producto entradas 53

Capítulo 3. Trabajo con vtiger CRM 643.1. Observaciones generales 643.2. Trabajo con el proceso de ventas 70

Capítulo 4. Tareas administrativas 984.1. Administración de Usuarios 994.2. Estudio 1124.3. Plantillas de Comunicación 1174.4. Con�guración 121

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Capítulo 1

INTRODUCCION

Acerca de este Manual

Manual de instrucciones

Primeros pasos

Conseguir un acceso de los usuariosPC de conguración y requisitosInicio de sesiónCRM página de inicioPrivilegios de accesoCómo empezar?

En este capítulo se explica cómo leer este manual y cómo empezar a trabajar convtiger CRM. Es una visión general de todos los tipos de consideraciones que unusuario debe ir a través antes de empezar a trabajar con la CRM.

1.1. Acerca de este Manual

Con la ayuda de este manual usted familiarizarse con el sistema de CRM rápi-damente. El objetivo de este manual es reunir el conocimiento sobre la vtiger CRMfunciones y características con los procesos de ventas tal como se de�nen en lasempresas que utilizan el CRM. Le mostraremos cómo puede con�gurar el sistemapara adaptarse a sus necesidades y cómo utilizarla de manera e�caz. Por favor,tenga en cuenta que este sistema de CRM es una herramienta para las ventas. Esespecialmente útil para empresas:

� que están en el negocio B2B� que tienen ciclos de ventas ya� que no cambian el producto o servicio con frecuencia ofertas� que están operando con una ventas, servicio o equipo de marketing ubicada

en varias ubicacionesEl uso de la vtiger CRM de software y su documentación de usuario está sujeto

a los términos y condiciones de las licencias.Creemos que la mayoría de vtiger CRM usuarios y administradores se bene�-

ciarán mediante la lectura de este manual de principio a �n. Pero también sabemosque si usted está involucrado en CRM el día de hoy, su agitado calendario puedeobligar a usted a través de desnatada este manual para obtener los aspectos másdestacados, hasta puede encontrar un momento tranquilo para leer más a fondo.Por lo tanto, hemos tratado de hacer más fácil para usted. El documento tiene unaestructura clara, a partir de las bases y obtener más detalles a medida que avanzar.Además, las referencias a otros recursos útiles son proporcionadas.

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1.2. PRIMEROS PASOS 5

Todas las muestras para las organizaciones o los contactos utilizados en estemanual son imaginarias. Cualquier semejanza a las empresas existentes o de laspersonas es coincidente.

1.1.1. Manual de instrucciones. Puede identi�car la versión manual porsu número de identi�cación situado en la segunda página de este manual. Los 3primeros dígitos de este número de identi�car el tipo de documento. Los siguientestres dígitos son el número de versión. Los dos últimos dígitos identi�can la ediciónen una versión.

Nota

Cada versión manual tiene un número de identi�cación único.Este manual utiliza los siguientes términos y sintaxis de la hora de explicar los

procedimientos y pasos:De usuario basada en navegador de entradas:Todos navegadores basados en las instrucciones que se entró por los usuarios

están escritos en cursiva y poner entre corchetes.Ejemplo: Por favor, haga clic en el botón [Guardar].Menú basado en instrucciones: Instrucciones para ser introducidos por el menú

también están escritas en cursiva y poner entre corchetes...Multiples instrucciones están separados por el signo ">" signo.Ejemplo: Por favor, haga clic en [Contactos]> [Nuevo].

1.2. Primeros pasos

1.2.1. Conseguir un acceso de los usuarios. Antes de que pueda empezara trabajar con el sistema de CRM debe identi�carse con el sistema de CRM comoun usuario autorizado. Esto se hará por un procedimiento de conexión que requiereun nombre de usuario y una contraseña. Ambas son proporcionados a usted por suadministrador del sistema CRM.

1.2.2. PC de con�guración y requisitos. Para un simple uso de la vtigerCRM sistema usted no necesita instalar ningún software en su sistema informático.Utilizar el sistema de CRM por sus favoritos del navegador sólo.

Nota

Si desea tener su o�cina de medio ambiente vinculados a la CRM el sistema, ustedpodrá instalar las extensiones en tu ordenador más tarde. Con este �n, por favorre�érase a los otros manuales.

Por favor tenga en cuenta los siguientes requisitos mínimos y siga las instruc-ciones de con�guración del navegador.

Requisitos de hardware:PC o Thin Client con navegador y resolución de pantalla mínima de 1024 * 768

píxeles.Browser:Firefox 1.2 o mejor (nuestro favorito)MS IE 6.0 o superiorNetscape 7.0 o superiorOpera 7.01 o superiorCon�guración de su navegador debe cumplir los siguientes requisitos:Cookies:


Usted debe permitir las cookies.Java:Usted debe tener JavaScrips habilitado en la con�guración de seguridad de su

navegador.

1.2.3. Inicio de sesión. Su administrador del sistema CRM le proporcionaráuna URL para ser utilizado como el acceso a la dirección del sistema CRM en ustednavegador. Usted también necesitará el nombre de usuario y la contraseña de sucuenta de CRM.

Figura 1.1. Pantalla de inicio de sesión

Al inicio de la vtiger CRM software, el registro en pantalla aparecerá comoparte muestra en la Figura: pantalla de inicio de sesion. El usuario debe escribir unnombre de usuario y contraseña en el campo de edición disponibles para continuar enel programa. Un usuario puede también elegir un tema diferente o idioma. Nombrede usuario, contraseña, los temas e idiomas son proporcionados por el administradordel sistema. Después de introducir el nombre de usuario y contraseña, los usuariospueden pulsar <Intro>, o el botón de acceso.

Sugerencia

vtiger CRM viene con una serie de temas e idiomas. Temas e idiomas son prestadospor la con�guración del sistema y no puede ser modi�cado por un administrador através de la con�guración del sistema.

PrecauciónLa mayoría de los navegadores son capaces de almacenar su nombre de usuario

y contraseña para simpli�car el uso. Sin embargo, esto puede ser un riesgo parala seguridad si no puede asegurarse de que nadie más puede acceder a su orde-nador. Las personas no autorizadas pueden obtener acceso a sus datos. Esto esespecialmente cierto si usted está usando un bloc de notas que se pierden.

1.2.4. CRM página de inicio. Después de iniciar sesión, se le presentaráuna página de pantalla, como se muestra en la Figura: Pantalla Abierta, donde sepuede elegir entre una lista de módulos o ver la función que usted está buscando.


Basado en el tema y que utilizó el sistema de ajustes por hacer que el admin-istrador de su pantalla real puede ser diferente. Sin embargo, esta página principalle dará una visión general rápida de todas las funciones y características disponibles.Los siguientes capítulos se explicará cómo se pueden personalizar la página principaly cómo puede utilizar las funciones de CRM.

El inteligente diseño del sistema de CRM le permitirá obtener más informaciónpor parte de un solo clic. Usted puede navegar dentro de la CRM como ustedessaben que la navegación de sitios web.

PrecauciónNo se recomienda el uso de botones Atrás y Adelante del navegador. Estos

botones pueden causar problemas a la hora de navegar por páginas con contenidodinámico generado.

Se recomienda el uso de los iconos y enlaces proporcionados por el sistemade CRM. Los usuarios avanzados pueden pasar a la navegación por pestañas (porejemplo, ofrece por el navegador Firefox) para acelerar el proceso de tramitación.

Usted podrá llegar a cada página por CRM un solo clic. Todas las páginas deCRM están en orden jerárquico. Usted puede cambiar entre páginas en el mismonivel jerárquico o puede acceder a una página directamente.

Figura 1.2. CRM Pantalla Abierta


Basándose en el contenido de cada página usted puede usar los siguientes méto-dos abreviados de teclado:

� [Alt + E:] Editar� [Alt + S:] Guardar


� [Alt + Q:] Buscar� [Alt + C:] vacío� [Alt + G:] Seleccione� [Alt + D:] Borrar� [Alt + U:] CopiarEn el sistema de CRM que tiene varias zonas que sirven �nes especiales y

proporcionar funcionalidades especí�cas.En la parte superior del sistema de CRM, tal y como se muestra en la Figura:

Top zona en la que tienen acceso a 3 diferentes tipos de zona para navegar y paratrabajar con la CRM.

Login zona:En esta zona se puede acceder a sus datos del sistema, obtener ayuda, o aban-

donar el sistema de CRM.Área de navegación:Aquí usted puede alternar entre las funciones y listas de datos ofrecidos por el

sistema de CRM.Área de entrada:Aquí usted podrá llegar a la entrada de datos las páginas rápidamente.Figura 1.3. Comienzo de la página Área de pantalla


Basándose en el contenido de cada página usted puede usar los siguientes méto-dos abreviados de teclado:

� [Alt + E:] Editar� [Alt + S:] Guardar� [Alt + Q:] Buscar� [Alt + C:] vacío� [Alt + G:] Seleccione� [Alt + D:] Borrar� [Alt + U:] CopiarEn el sistema de CRM que tiene varias zonas que sirven �nes especiales y

proporcionar funcionalidades especí�cas.En la parte superior del sistema de CRM, tal y como se muestra en la Figura:

Top zona en la que tienen acceso a 3 diferentes tipos de zona para navegar y paratrabajar con la CRM.

Login zona:En esta zona se puede acceder a sus datos del sistema, obtener ayuda, o aban-

donar el sistema de CRM.


Área de navegación:Aquí usted puede alternar entre las funciones y listas de datos ofrecidos por el

sistema de CRM.Área de entrada:Aquí usted podrá llegar a la entrada de datos las páginas rápidamente.

Figura 1.3. Comienzo de la página Área de pantalla

A la izquierda el sitio de sistema de CRM, tal y como se muestra en la Figura:Izquierda zona en la que se ofrecen herramientas para tareas frecuentes.

Figura 1.4. Restante Área de pantalla

La función de búsqueda es muy útil para buscar contacto, Con-taduría General y potenciales.

SugerenciaEl [%] de caracteres puede ser utilizado como wildcart para

la función de búsqueda. Por ejemplo, si tiene dos contactos escrito"Meyer" y "Mayer" usted puede buscar tanto por entrar en "M%YER" como el término de búsqueda.

En el centro del sistema de CRM, tal y como se muestra enla Figura: Home Center, la CRM le ofrece un punto de vista sobrelos datos almacenados. Para cada módulo de CRM esta opiniónpodría ser diferente.

Figura 1.5. Home Page: Centro


En la página principal muestra las �chas tienen el siguiente signi�cado:[Mi Próximas actividades pendientes y:]Esto le da una lista de todos o en espera de las próximas actividades tales

como llamadas, reuniones o tareas. Todas las actividades se ordenan por la fecha.Actividades programadas con una fecha de vencimiento pasado, se destacan en uncolor diferente.

[Mi Comienzo de la página Cuentas:]Aquí puedes ver una lista de sus 5 TOP Cuentas. El contenido de esta lista se

genera mediante la adición de todos los importes que �guran en los potenciales deventa relacionados con cuentas individualmente.

[Mi Comienzo de la página Abrir potenciales:]Esta es una lista de su top 5 de ventas potenciales.


Sugerencia

Si pierde un potencial de negocio pero desea mantener el potencial de ventas enel sistema CRM, usted tiene que �jar la cantidad a "0" para que esta pérdida depotencial de ventas eliminado de la lista.

[Mi Grupo de Asignación:]Esta es una lista de entradas de CRM que han sido asignados a un grupo donde

usted es miembro.[Mi Entradas:]Esta es una lista de entradas asignadas a usted o a un grupo donde usted es

miembro.[Clave]La clave es una herramienta de gran alcance. Su función depende de la con�gu-

ración de la lista de puntos de vista en cada módulo. En cada módulo CRM puedecrear lista de puntos de vista sobre la base de criterios que satisfagan sus necesi-dades especiales. La clave se suma el número de entradas de CRM que respondana estos criterios. Por ejemplo, construir una vista de lista de todas las cotizacionescreado el día de hoy. Entonces, la clave le mostrará el número total de las comillas.

[Mi Comienzo de la página Abrir Cotizaciones:]Aquí están los mejores 5 que �guran abrir comillas. Todas las entradas están

ordenadas por la cantidad.[Mi Comienzo de la página Abrir órdenes de venta:]Aquí están los mejores 5 órdenes de venta abierto la lista. Todas las entradas

están ordenadas por la cantidad.[Mi factura Abierto Comienzo de la página:]Aquí está los mejores 5 facturas abrir la lista. Todas las entradas están orde-

nadas por la cantidad.En el Área de Derecho de la CRM la página de inicio, como se muestra en la

Figura: Área de Derecho puede ver el calendario y una vista previa de su �ujo deventas relacionados con las ventas las etapas de�nidas por el administrador.

Figura 1.6. Home Page: Área de Derecho


El �ujo de ventas no se actualiza automáticamente. Usted puede hacer clic en[actualizar] para obtener los datos reales. Esto es práctico si desea ver los cambiosen la tubería rápidamente. Usted puede usar el [Editar] función para cambiar lasfechas o etapas de las ventas muestra. Si desea marcar varios de ventas durante lasfases de edición, que puede llevar a cabo la "Strg" en el botón de atajos de tecladodurante clic en las etapas de ventas.

ImportanteTenga en cuenta que todos los datos almacenados en el sistema de CRM tienen

un propietario. El propietario está marcado por la entrada: "[Asignado a:]". Si ustedhace una nueva entrada, los datos se le asignarán de forma automática, a menos quelo cambie de forma deliberada. En la página principal sólo los datos que le seránpresentados.

1.2.5. Privilegios de acceso. Sus privilegios de acceso al sistema de CRMson establecidos por el administrador. El administrador puede con�gurar estos priv-ilegios por la con�guración del sistema de CRM. Por ello, el siguiente privilegio tiposdisponibles son:

� El permiso para utilizar algunos módulos de CRM.� El permiso para ver los datos en algunos módulos de CRM.� El permiso para editar o cambiar datos en algunos módulos de CRM.


� El permiso para borrar los datos en algunos módulos de CRM.� El permiso para la exportación de determinados datos de los módulos de

CRM.� El permiso para importar los datos a determinados módulos de CRM.El sistema de CRM se asegura de que sólo puede ejercer determinadas opera-

ciones si tiene los permisos adecuados. Por favor, en contacto con usted el admin-istrador del sistema si desea saber más acerca de los permisos establecidos en susistema o si desea hacer cambiado.

1.2.6. ¾Cómo empezar? Para el mejor uso del sistema de CRM que nece-sita para con�gurar sobre la base de las necesidades de su empresa. Cada usuariocon privilegios de administrador está autorizado a modi�car la con�guración básica.Todas las posibilidades se describen en el capítulo: Administración de Usuarios deeste manual. Además, hay una gran variedad de funciones disponibles que permitena los usuarios con�gurar la presentación de los datos sin cambiar la con�guraciónbásica y sin privilegios de administrador. Todas las opciones se explican en lassiguientes secciones.

Incluso sin una gran cantidad de con�guración que será capaz de comenzar conel CRM rápidamente. El núcleo de cada sistema de CRM son los datos sobre losclientes... Por lo tanto, usted puede comenzar a introducir esos datos. Dado queel sistema de CRM es mucho más que un simple sistema de almacenamiento, lerecomendamos que haga usted familiarizado con el proceso de ventas tal y como sedescribe en la Sección: Póngase en contacto con las entradas mediante el procesode venta. Comienza con la introducción de los datos de los clientes como un plomo.Entonces convertir ese plomo en un potencial de ventas. Mira cómo los contactos,cuentas y ventas potenciales son generados automáticamente. Usted también puedeimportar datos de conducir de su actual entorno de o�cina para acelerar el proceso.

Como primer paso se recomienda para empezar con la introducción de la infor-mación más importante de sus clientes activos. Usted puede añadir más informaciónmás adelante. Usted también tendrá que entrar en su empresa como una cuenta ylos datos de los trabajadores como la Guía. Usted necesita estos datos para comu-nicarse con ellos de manera e�ciente. Para más instrucciones, por favor re�érase ala Sección: contactos de clientes. Después de haber entrado en sus contactos tendráuna amplia variedad de funciones automatizadas CRM disponibles.

Como segundo paso, le recomendamos que comience usted a la entrada deproductos y / o ofertas de servicios. En la sección: Entradas relacionados con elproducto encontrará instrucciones detalladas para la introducción de productos yservicios de información, así como pricebooks. Una vez más, iniciar con la intro-ducción de sólo la información más importante. Usted puede completar más tarde.

Si varios usuarios comenzar a utilizar el CRM al mismo tiempo, por favor, tengaen cuenta que cualquier tipo de información necesita ser introducido una sola vez.Asegúrese de que te comunicas con los demás.

Utilice sus datos CRM de inmediato cuando se programe el siguiente contac-to con los clientes. Accede a tu familiar con la actividad de las funciones que sedescriben en la sección: Actividades y de�nir su proceso de ventas de ventas pordiferentes etapas.

Con el tiempo le permitirá mejorar su capacidad para operar el sistema paso apaso. En un corto período de tiempo que experimentarán la utilización del sistemacomo un hábito.

Capítulo 2

Entradas de datos para el Sistema de CRM

Contactos cliente

Contacto entradas mediante el proceso de ventaCuentasContactosExportación e Importación de contactos de clientesFormato de datos para las importacionesIndicaciones para CSV Excel y Formatos

Actividades

Eventos (convocatorias y reuniones)TareasImportación y exportación de Actividades

Proceso de ventas

LeadsVentas potencialesCotizacionesLas órdenes de ventaLas órdenes de compraFacturas

Relacionados con el producto entradas

ProductosPrecio LibrosProveedoresProducto de importación y exportación

En este capítulo se explica cómo introducir datos en el sistema de CRM. Se explicaen detalle qué tipo de entradas son posibles en cada módulo de CRM y cómo segestionan las entradas.

2.1. Contactos cliente

El sistema de CRM le ofrece in�nitas posibilidades para entrar, al proceso opara mostrar los datos de su empresa. Esto incluye:

� un contacto para la gestión de sus clientes y proveedores o para otros rela-cionados con las personas solteras, las empresas o grupos

� una vez controlada la actividad prioritaria de gestión� una dirección completa de todo su proceso de ventas a partir del primer

contacto con una perspectiva de cliente hasta después de las ventas de apoyo� un producto y servicio de catálogo

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2.1. CONTACTOS CLIENTE 17

Usted debe decidir qué funciones son importantes para usted y su negocio y loque usted desea utilizar. Las siguientes secciones se describen en detalle la formade introducir datos en el sistema CRM y la forma en que se presentan.

La administración e�caz y la utilización de los contactos del cliente es el ele-mento más importante de las relaciones con los clientes un sistema de gestión. Enúltima instancia todas las actividades empresariales están dirigidas a los clientes.El sistema de CRM distingue dos tipos diferentes de contacto:

� Contactos para personas solteras, llamada Contactos� Contactos a una organización, tales como las personas jurídicas, grupos, or-

ganismos etc, llamado CuentasEl CRM le ofrece a entrar en cualquier tipo de información a cada uno de estos

tipos de contacto y enlace a la organización y las personas solteras CRM a otrasentradas, si procede.

Durante el trabajo con el sistema de contactos CRM debe estar siempre vin-culada a las diferentes etapas del proceso de venta, tales como pistas, potencialeso Help Desk. En referencia a las ventas etapas podrás manejar tus contactos demanera e�ciente.

A continuación se describe un procedimiento típico de venta:� Sobre la base de un primer contacto a un cliente una perspectiva de plomo

se creará. Como esta venta aún no está claro si habrá una oportunidad de negocio.Este plomo contendrá toda la información sobre el contacto disponible en esta etapade ventas.

� El principal estado de este contacto se mantendrán hasta que esté claro sihay una oportunidad de negocio. Todas las actividades relacionadas con este líderserá incluido dentro de la CRM.

Si hay una oportunidad de negocio, el plomo se convierten en un potencial. Almismo tiempo los contactos y cuentas se crean automáticamente y el plomo seráneliminados. Toda la información recopilada para el plomo están todavía disponibles,pero ahora presentan sobre la base de su contenido en la Guía, Contaduría o po-tenciales de venta.

Al utilizar este procedimiento, sólo los contactos y las cuentas se crean quetienen la oportunidad de convertirse en un negocio. El sistema de CRM no sersobrecargado con datos inútiles.

Además, puede introducir nuevas cuentas o contactos directamente si no seajustan al procedimiento descrito. Esto podría ser cierto para sus propios emplea-dos, socios de su empresa, contactos personales, etc

2.1.1. Contacto entradas mediante el proceso de venta. El proceso deventas el apoyo de la CRM se ha dividido en los siguientes pasos:

� Dirigir� Potencial� Citar� Ventas y orden de compra� Factura� ServicioEncontrará una descripción más detallada en la sección: proceso de ventas.


Se lleva su primer contacto con un cliente potencial. Usted puede recoger suLeads de las actividades de comercialización, tales como ferias comerciales, publi-cidad, presentaciones etc Probablemente la mayoría de sus mejores resultados nodarán lugar a un negocio.

SugerenciaSi hace clic en la pestaña [Leads] se le ofrece un rápido menú de entrada conduce,

pero sólo para el nombre, empresa, teléfono y correo electrónico entradas.Si desea recabar más información detallada de plomo que usted puede hacer

clic en [Nueva plomo] en el área de entrada se muestra en la Figura: Top Zona.La ventana del navegador se muestra en la Figura: Nueva plomo se abrirá. Ahorausted puede entrar todo el plomo que tiene la información.

ImportanteEntrada campos marcados por un "*" son obligatorios.Haga clic en [Guardar] para guardar las entradas.

Figura 2.1. New Lead

Sugerencia


Si crea un plomo plomo este se le asignará de forma automática. Usted puedeasignar el plomo a un usuario CRM o grupo de usuarios al cambiar el contenido dela "Asignación de A:" sobre el terreno a otra persona oa un equipo.

Cuando usted cree que un plomo puede lleva a una empresa es el momento deconvertir el plomo a un potencial.

Abra la vista de detalle de un parcial de plomo como se muestra en la Figura:Plomo vista de detalle.

Figura 2.2. Plomo vista de detalle (parcial)


Con la conversión de plomo las siguientes operaciones son desempeñadas por elsistema de CRM automáticamente:

� Creación de nuevas entradas de cuentas y contactos. Todos los cuenta e in-formación de contacto del plomo se trans�ere.

� Creación de un potencial ligado a la recién creada de cuentas y contactos.� El plomo se eliminarán.Relacionado a la �gura: Convertir plomo puede controlar la conversión, hacien-

do las siguientes entradas:Asignado a:Aquí usted debe elegir el titular de los datos después de la conversión.Nombre de cuenta:Esto demuestra que el nombre de la cuenta como almacenados con el plomo.No crear un nuevo potencial de ventas a la conversión:Si marca la casilla de veri�cación sólo una nueva cuenta y un nuevo contacto

será creado por la conversión. No habrá potenciales relacionados con ella. Ustedpuede utilizar esta función si la intención de almacenar en cuenta la informaciónde contacto y que no están relacionados con un próximo negocio, pero lo su�cien-temente importante como para ser enumeradas en el sistema de CRM.

Potencial Nombre:Aquí usted debe elegir un nombre único para su nuevo potencial de ventas.

Tiene sentido mantener la información de la cuenta en ella con el �n de manteneruna clara estructura de nombre.

Fecha de cierre potenciales:Usted debe recoger más probable es que una fecha de cierre de este potencial.

Usted será capaz de cambiar más adelante si fuera necesario.Potencial Monto:Debe introducir una cantidad potencial de la empresa que usted espera. Usted

puede cambiar más tarde.Potencial de ventas etapa:Usted debe entrar en una etapa de ventas para el potencial. Las ventas etapas

pueden ser de�nidos y modi�cados por el administrador de CRM.Haga clic en [Guardar] para ejecutar la conversión.

2.1.2. Cuentas. No todas las cuentas se puede o debe llevarse a cabo medi-ante la conversión de clientes potenciales. A veces será necesario introducir nuevascuentas directamente. Esto es útil, por ejemplo, si quiere tener competidores, con-tactos privados o especiales también los contactos almacenados en su sistema deCRM.

Dado que la información de la cuenta puede contener referencias a la Guía, esaconsejable introducir la información de la cuenta en primer lugar. Si desea agregara otra persona para el sistema CRM más tarde, usted tendrá la relacionada con lainformación de la cuenta ya disponibles.

Para crear una nueva cuenta, haga clic en [Nueva cuenta] en el área de entradase muestra en la Figura: Top Zona. Una nueva ventana se abrirá, como se muestraen la Figura: Nueva cuenta.

Figura 2.4. Nueva Cuenta


Ahora puede introducir la información de la cuenta. Sólo debe introducir la infor-mación que son pertinentes para usted o para su empresa. El ejemplo de la �guraya las entradas. No pertinente campos de entrada puede permanecer vacía o debeser destituido por el administrador de CRM. Si varios usuarios han escrito el accesoa los mismos campos de entrada que tiene mucho sentido llegar a un acuerdo sobreuna norma común para hacer esas entradas.

ImportanteAlgunos campos de entrada se re�eren a la información ya almacenada en el

sistema de CRM. Puedes ver esta por ejemplo, para el miembro de entrada en laFigura: Nueva cuenta. Aquí no se puede hacer una entrada directamente. Tienesque hacer clic en el icono de la carpeta al �nal de esta línea. A continuación seabrirá una nueva ventana que muestra los datos ya almacenados. Cuando ustedhace una selección de esta ventana se cerrará automáticamente.

Click on the [ Save ] button to store the data at the CRM system. Haga clic enel botón [Guardar] para almacenar los datos en el sistema de CRM.

2.1.3. Contactos. Si desea entrar en contacto a las personas la información,por favor haga clic en Nuevo contacto en el área de entrada. Una nueva ventanacomo se muestra en la Figura: Nueva contacto abierto.

Figura 2.5. Nuevo contacto


La mayoría de los campos estándar que se ofrecen son auto-explicativas. Asegúresede que todos los usuarios de CRM de acuerdo con el mismo propósito para cadacampo de entrada. Usted puede eliminar los campos estándar no es adecuado parasu empresa sobre la base de per�les como se explica en el capítulo: Administraciónde Usuarios. Los siguientes campos servir propósitos especiales:

Correo electrónico optar a cabo:Contactos que tienen esta casilla de veri�cación seleccionado no recibirá men-

sajes de correo electrónico que se envían a los mismos por el sistema de CRM nor-malmente, porque han optado por no recibir mensajes de correo electrónico de suorganización. El sistema de CRM no permite enviar mensajes de correo electrónicoautomático a estos contactos.

Informes a:Aquí pueden elegir el nombre del supervisor, si este contacto se ha entrado ya.Asistente:Aquí pueden elegir el nombre de un asistente. No es necesario que este nombre

se ha entrado en la CRM antes.ImportanteLa entrada para los campos Nombre de cuenta e informes se re�eren a la infor-

mación ya almacenada en el sistema de CRM.. Aquí no se puede hacer una entradadirectamente. Tienes que hacer clic en el icono de la carpeta al �nal de esta línea.A continuación se abrirá una nueva ventana que muestra los datos ya almacenados.Cuando usted hace una selección de esta ventana se cerrará automáticamente.


Haga clic en el botón [Guardar] para transferir las entradas para el sistema deCRM.

Usted también puede utilizar esta página de entrada para permitir el acceso alos contactos con el Portal del Cliente. El Portal del Cliente ofrece los contactos conun acceso limitado a las funciones CRM Helpdesk. Por favor, re�érase a la Sección:Portal del Cliente y al Portal del Cliente manual para más información.

PrecauciónSi habilita el portal del cliente de un contacto marcado por el Usuario del Portal

de la casilla de veri�cación CRM sistema generará automáticamente un mensajede correo electrónico y se lo envió a este contacto inmediatamente cuando hacesclic en el botón [Guardar]. Este mensaje de correo electrónico contendrá el nombrede usuario y contraseña para acceder al portal del cliente. Se recomienda informara sus contactos acerca de este mensaje automático generado por un mensaje decorreo electrónico con antelación.

2.1.4. Exportación e Importación de contactos de clientes. La ex-portación e importación funciones para los contactos y Contaduría le ayudará aintercambiar datos entre su o�cina de medio ambiente y el sistema de CRM. Ustedpuede utilizar datos de CRM en su o�cina local con una gran variedad de otrosprogramas.

SugerenciaAdemás de los contactos y cuentas, los datos de Leads, Productos y potenciales

pueden ser importados y exportados. Furthermore, Notices, Activities and Emailscan be exported. Además, Avisos, Actividades y correos electrónicos se puedenexportar. Por favor re�érase a la sección adecuada en este manual para más infor-mación.

Para exportar o importar datos, haga clic sobre las cuentas o �chas de contactosen el área de navegación se muestra en la Figura: Top Zona. Verá una vista de listade todos los contactos o cuentas almacenados en el sistema de CRM, ya que semuestra como un ejemplo en la �gura: Lista de contactos.

Figura 2.6. Lista de contactos (con una muestra de entrada)

En la parte inferior de esta página usted encontrará la �cha Herramientas con laimportación y exportación de herramientas.

ImportanteSólo puede ver y utilizar las herramientas que se han habilitado por el admin-

istrador del sistema.SugerenciaPara la importación y exportación de datos de contacto también puede consid-

erar la MS Outlook plug-in para Windows o el equipo de extensión de Thunderbirdpara Linux, Mac y Windows ordenador, ya que se ofrecen con el sistema de CRM.

Importar contactos


Haga clic en [Importar contactos] en la pestaña de herramientas, como se mues-tra en la Figura: Lista de contactos. Se abrirá una nueva ventana como se muestraen la Figura: Importar contactos, Paso 1

Tienes que seleccionar el origen de datos. You are o�ered to import data ex-ported from: Se le ofrece a la importación de datos exportados desde:

� salesforce.com� MS Outlook MS Outlook� Act! ½Actúa!� other applications (Custom) otras aplicaciones (personalizado)NotaUsted puede encontrar muestras de importación de datos en la sección: Formato

de datos para las importaciones. Esta sección también explica cómo usted puedecrear sus propias fuentes de datos.

Elija su formato de los datos y terminar el primer paso al hacer clic en [Sigu-iente].

Para el segundo paso se abrirá una nueva ventana como se muestra en la Figura:Contacto de importación, en el Paso 2 para los datos personalizados.

Siga las instrucciones para crear su propio archivo de datos. Usted puedereferirse a la sección: Formato de datos de importaciones para obtener más in-formación.

ImportanteUsted puede importar hasta 499 contactos de clientes con una sola operación

de importación. Si tiene que importar más datos que usted necesita para dividir losarchivos antes de la importación y repetir la operación de importación.

ImportanteTodos los datos que se destina a la importación debe contener los campos

obligatorios que están marcados por un [*] signo en la vista de edición de contactos.SugerenciaSi los datos contienen más información que los campos están disponibles por el

sistema CRM puede que desee empezar a utilizar "campos de�nidos por el usuario",tal como se explica en la sección: Campos personalizados.

Si ha creado un archivo que cumple los requisitos puede cargar el archivo enel sistema de CRM. Haga clic en [Examinar] para encontrar el archivo en su com-putadora. La marca [Ha de cabecera] casilla de veri�cación si su archivo contienelos encabezamientos de las columnas. Haga clic en [Siguiente] para iniciar la carga.

Un sitio web se abrirá la ventana como se muestra en la Figura: Contacto deimportación, en el Paso 3. En este sitio usted tiene que vincular sus datos con elCRM de acuerdo campos.¾Ves como Base de Datos Campos de la norma, ya quelos campos son ofrecidos por la CRM y sus campos personalizados si se han creadoeste tipo antes. No es necesario que usted con�gure las referencias de todos los tiposde datos en el archivo, sino que debe enlazar los campos obligatorios. En la cifraque usted vea el ejemplo de las entradas.

SugerenciaSi usted tiene que hacer múltiples importaciones de la CRM le ofrece para

almacenar las referencias que usted ha seleccionado para su uso futuro. Marquela casilla de veri�cación [Guardar como cartografía personalizada], y escribir unnombre de esta referencia en el campo de entrada. Asegúrese de que este nombre


no se ha utilizado antes. Esta costumbre de Cartografía estará disponible para usteden el paso 2 cuando haga la próxima importación.

Cuando se han establecido todas las referencias haga clic en [Importar ahora]para transferir sus datos a la base de datos.

En la última etapa de la importación CRM te muestra el resultado de la op-eración de importación como se puede ver en el grá�co: Contacto de importación,en el Paso 4.

Ahora puede usted revisar la importación, aceptarlo o rechazarlo.NotaSi la importación de contactos con información de la cuenta de los contactos

de importación se generan en su CRM de contacto, así como anotaciones en cuentaque se re�eren el uno al otro.

Exportar contactosHaga clic en [Exportar todos los contactos] en la �cha Herramientas de con-

tactos ubicado en la lista de contactos de vista. Una nueva ventana para cargar losdatos a su computadora se abre. La ventana de carga verá depende de su sistemaoperativo. Si tiene un ordenador con Windows, verá una ventana como se muestraen la Figura: Exportar contactos.

Si hace clic en [OK] en contacto con todos los datos serán exportados a suequipo. Los datos son proporcionados como archivo ASCII con valores separadospor comas, también llamado formato CSV.

ImportanteNo considerar el formato de los datos exportados de los datos como una refer-

encia para con�gurar los datos que se vayan a importar.

2.1.5. Formato de datos para las importaciones. El CRM exige quelos datos que vayan a ser importados deben estar en formato ASCII con valoresseparados por comas (CSV). El formato de archivo CSV se utiliza a menudo paraintercambiar datos entre aplicaciones dispares.

ImportanteUna norma común para el formato CSV no existe.Si desea importar los datos de estos datos debe estar formateado con arreglo a

las siguientes reglas:� Todos los campos son separados por comas y deben ser envueltos individual-

mente por doble cita caracteres.� Todos los conjuntos de datos debe incluir los campos obligatorios (por ejem-

plo, Apellido y de la compañía para mejores resultados).� Los campos que contiene incrustado saltos de línea o con los principales

ámbitos o espacios no están permitidos.� Si tiene que usarlos, que debe ser rodeado por comillas dobles, y la Embedded

dobles cada uno debe estar representado por un par de dobles consecutivos.� El primer registro en su archivo puede ser una cabecera de registro que con-

tiene la columna (campo) nombres.En la Figura: Ejemplo de plomo para la importación de archivos muestra un

archivo de importación para el plomo se muestra. Cada línea representa un conjuntode datos.

Ejemplo de archivo de importación de plomo

Importante

2.2. ACTIVIDADES 26

Si no dispone de todo un conjunto completo de datos disponibles de plomo debeusar una envoltura vacía de entrada por doble cita personajes como puede verse enla Figura: Ejemplo de plomo para la importación de archivos de los desaparecidosel número de teléfono en la línea 3.

PrecauciónUsted puede importar hasta 499 conjuntos de datos a la vez. Si tiene que

importar más conjuntos de datos que usted necesita para separar el archivo y repetirla importación.

2.1.6. Indicaciones para CSV Excel y Formatos. El formato de archivo,ya que se utiliza en Microsoft Excel, se ha convertido en un pseudo estándar en todala industria, incluso entre los no-plataformas de Microsoft.

Excel es una aplicación que produce y utiliza CSV. Lamentablemente, depen-diendo de su versión de Excel a la importación de datos CSV puede causar algunosproblemas. Algunas versiones de Excel no aceptan valores separados por comasautomáticamente. Si la experiencia de que después de abierto el CRM de datostodos los campos son enumerados en una columna, puede utilizar las siguientesinstrucciones para limpiarlo:

� Importar el archivo CSV, en lugar de abrirlo.� En el menú Datos, seleccione Importar datos externos y, a continuación,

importar sus datos.� Vaya a la CSV de la CRM, y haga clic en Abrir.� Vaya a la CSV de la CRM, y haga clic en Abrir. Esto hace que el Asistente

para importar texto.� En el paso 1, seleccione Delimitado.� En el paso 2, compruebe coma. Usted verá una vista previa que muestra cómo

los datos serán separados.� En el paso 3, puede seleccionar cada columna, a su vez, y elegir un formato.

Para la fecha CRM elegir Texto y obtendrá así una ordenada hoja Excel.SugerenciaSi los datos contienen avance de línea o retorno de carro caracteres que tenga

que quitar antes de la importación de los datos en Excel. Tal carácter podría sercreada por el sistema CRM si tiene entradas que utiliza múltiples líneas. Estopodría, por ejemplo, el caso si la calle por separado nombre y número de suite enun discurso por una entrada de línea adicional.

2.2. Actividades

El CRM considera actividades como eventos que se pueden encontrar normal-mente en su calendario de escritorio. Estas son reuniones, llamadas o tareas, talcomo se producen con los clientes u otras personas durante el modo normal de losnegocios.

En las actividades de la CRM tienen tiempo las marcas que ayudan a pro-gramar las actividades. Además, puede añadir información general sobre el evento,supervisar el estado de �nalización, e invitar a otras personas a la misma.

El CRM se distingue entre dos tipos de actividades:� Eventos (convocatorias y reuniones)� TareasEl operativo diferencias entre estos dos tipos se explica en las siguientes sec-

ciones.

2.2. ACTIVIDADES 27

Las actividades pueden y deben estar vinculadas a otros datos almacenadosen el sistema CRM, como los contactos, o Leads Potenciales. El sistema de CRMle ayuda no sólo para programar actividades, pero le proporciona un conjunto deherramientas para la gestión de actividades de manera e�ciente en toda la organi-zación.

2.2.1. Eventos (convocatorias y reuniones). Si desea programar unallamada o una reunión tiene la posibilidad de utilizar el calendario o la funciónpara entrar en nuevos eventos directamente utilizando el botón [Nueva Evento].

NotaCada usuario tiene su propio calendario. Sin embargo, puede invitar a otros

usuarios de CRM a las convocatorias o reuniones y estos eventos que �guran en supróxima y espera de la lista de actividades.

NotaEl calendario se muestra en el navegador de�nido idioma. Si ves el calendario

en un idioma que mal puede comprobar la con�guración de su navegador.Convocatoria y reuniones en DetallePara programar un nuevo evento, como una reunión o una llamada tienes que

hacer clic en el botón [Nueva suceso] en el área de entrada se muestra en la Figura:Top Zona. Se abrirá una ventana nueva que le permite programar su evento y paraque aporten nuevas entradas, como se muestra en la Figura: nueva cita.

Figura 2.13. Nuevo Evento (Llame o Reunión)

2.2. ACTIVIDADES 28

Aquí usted puede entrar en la información de tu evento. Tenga en cuenta loscampos obligatorios, ya que se caracterizan por un [*] signo. Usted debe hacer unaentrada para los campos obligatorios antes de guardar. Estos campos obligatoriosson necesarios para la correcta referencias en el sistema de CRM.

Asunto:Incluso si este no está marcado como un campo obligatorio que debe propor-

cionar un nombre para el evento.Asignado a:El CRM asigna un caso a la CRM usuario que crea el evento automáticamente.

Aquí usted puede elegir un usuario diferente como el propietario del evento. Tengaen cuenta que esta se mueva el evento en la agenda del nuevo propietario.

Fecha y hora de inicio / Fecha de �nalización:Cada evento tiene un principio y un �n. Usted puede elegir tener una fecha de

�nalización de días más tarde. Este es, por ejemplo, el caso, si usted tiene un viajede negocios de varios días.

Duración:Si usted tiene un caso de que duran menos de un día en que se debe ajustar la

duración. El CRM se indicará si existe un con�icto con otras citas en su calendarioo en la lista de usuarios invitados.

Acontecimiento repetido:

2.2. ACTIVIDADES 29

Usted puede tener un evento que se suceda de manera regular. Aquí usted puedeelegir un diario, semanal, mensual o anual de la repetición.

Leads:Aquí usted puede vincular su caso a un líder, una cuenta o un Ootential. Al

vincular el evento, se mostrará en la lista de actividades de la ubicación correspon-diente. Usted no puede hacer directamente las entradas. Tienes que eligió la entradarelacionadas con el CRM, haga clic en el icono de la carpeta al �nal de la línea.

Nombre de Contacto:Aquí usted puede vincular su caso a un contacto. El sistema de CRM mostrará

el nombre de la cuenta correspondiente en el calendario. Tienes que eligió la entradarelacionadas con el CRM, haga clic en el icono de la carpeta al �nal de la línea.

Estado:La lista desplegable le permite elegir una condición para este evento.Enviar Noti�cación:Si marca esta casilla de veri�cación automática de un mensaje de correo elec-

trónico se enviará a la asignada usuario / equipo tan pronto le golpeó el botón[Guardar]. Un mensaje de correo electrónico se enviará también al contacto quehayas elegido (ver Nombre de Contacto). Si no desea enviar un mensaje al contactoque puede marcar el [Opt correo electrónico a cabo] en la casilla de veri�cación delos contactos de datos maestros.

Tipo de actividad:Seleccione el tipo de evento.Ubicación:Aquí usted puede entrar en la ubicación de un evento.Enviar recordatorio;El sistema de CRM puede informar a usted acerca de un evento mediante el

envío de un mensaje de correo electrónico.. Aquí usted podrá �jar el plazo para unrecordatorio. Tenga en cuenta que este caso la noti�cación será enviada automática-mente al propietario de este evento, la elegida y contacto con los usuarios que tienesinvitados. El contenido de este mensaje recordatorio depende de la con�guraciónde su CRM.

Descripción:Usted puede añadir información adicional relacionada con este evento.Haga clic en [Guardar] a la tienda para el evento de transferencia de la progra-

mación a la CRM.Eventos: Uso de la AgendaSi desea utilizar el calendario para programar una cita usted tiene que hacer

clic en el [calendario] �cha en el área de navegación. Se abrirá una nueva ventanacomo se muestra en la Figura: Calendario.

Figura 2.14. Calendario

2.2. ACTIVIDADES 30

En esta ventana todos los eventos programados para un día en particular semuestran. Usted puede cambiar a una semanal o mensual ver haciendo clic en elicono correspondiente en la parte superior de la agenda diaria. En la parte derechapuede ver un calendario mensual. Días con eventos programados se muestran en uncolor diferente.

ImportanteEl CRM considera que las tareas programadas no como eventos y que no �guran

en el calendario! Por lo tanto, tenga cuidado si su calendario de actividades. Inclusosi se considera como una reunión de un grupo de la CRM no lo hace. Encontrarámás información acerca de las tareas en la Sección: Tareas.

Para programar una cita, haga clic sobre la aproximación de la hora. Unapequeña ventana en el calendario se abrirá como se muestra en la Figura: entradade la agenda. Entonces usted debe elegir el tipo de evento y dar el caso de que unnombre.

Figura 2.15. Entrada de la agenda

2.2. ACTIVIDADES 31

Haga clic en [Guardar] para transferir este caso a la CRM y para cambiara la vista de detalle de este evento, como se muestra en la Figura: Detalle delAcontecimiento Ver.

Figura 2.16. Evento Ver Detalle

Ahora puede añadir información adicional o invitar a otros usuarios de CRM ala cita tal y como se describe en las secciones siguientes.

Acto: editar, copiar y borrar

2.2. ACTIVIDADES 32

Mediante el uso de la [Editar], [Copiar] o [Supr] botones, como se muestraen la parte superior de la �gura: Ver Detalles del evento, usted puede continuartrabajando con el evento programado.

Si hace clic en [Editar] verá la vista de edición para este evento. Las posibil-idades que ofrece el CRM para este �n se han explicado en detalle en la sección:Convocatoria y reuniones en detalle ya. Por lo tanto, puede con�gurar una duración,la noti�cación, el propietario, o un recordatorio. Puede y debe también vincular esteevento a un contacto, Plomo, Cuenta o potencial.

Si hace clic en [Copiar], el CRM hará una copia de este evento y muestra deinmediato. Esto puede ser conveniente si usted necesita programar varios eventos.

Si hace clic en [Eliminar] El evento será eliminado.NotaUsted no debe borrar los acontecimientos sólo por la razón que se han produci-

do. Mantener una historia de los acontecimientos es importante para el proceso deventas.

Organizar eventosPor defecto, un caso se ha asignado a la CRM el usuario que lo crea y este

usuario es el primero de los participantes.Esto se muestra a continuación el caso de las entradas en la Figura: Detalle del

Acontecimiento Ver como una entrada de usuario. Puede que tenga que invitar aotros usuarios de CRM a este evento.

Por una invitación haga clic en [Seleccionar usuario] se muestra en la Figura:Invitación del evento. Al seleccionar otros usuarios de la CRM se mostrará el casoen la próxima lista de actividades en cada página de los usuarios seleccionados.

Figura 2.17. Evento de invitación para los usuarios

Asignar contactos a los acontecimientosUsted puede tener un evento con más de un contacto como participante. Para

una lista de los demás participantes que no son usuarios del sistema CRM puedecon�gurar una lista de contactos para este evento, haga clic en [Seleccionar Con-tacto] como se muestra en la Figura: Lista de contactos para los eventos.

Figura 2.18. Lista de Eventos Contacto

2.2.2. Tareas. El sistema de CRM le ayuda a programar tareas. Las tareasson siempre asignados a un usuario CRM o un sólo grupo de usuarios. Usted nopuede invitar a otros usuarios a una tarea ni se puede vincular más de un contacto

2.2. ACTIVIDADES 33

a una tarea. Sin embargo, usted puede transferir a otras tareas por cambiar elpropietario.

ImportanteLas tareas no se muestran en el calendario. Las tareas se muestran en la próxima

y espera de la lista de actividades a los usuarios Portada.Para crear una nueva tarea, haga clic en [Nueva Tareas] en el área de entrada

como se muestra en la Figura: Comienzo de la página Área. La ventana de la vistade edición como se muestra en la Figura: Nueva tarea se abrirá.

Figura 2.19. Nueva tarea

Ahora puede entrar en ls detalles de su tarea. Por favor tenga en cuenta laobligación de las entradas.

Asunto:Incluso si este no está marcado como un campo obligatorio que debe propor-

cionar un nombre para la tarea.Asignado a:El CRM asigna una tarea a la CRM usuario que crea la tarea automáticamente.

Aquí usted puede elegir un usuario diferente como el propietario de la tarea. Tengaen cuenta que esta se mueva la tarea a la próxima y espera de la lista de actividadesen el hogar del nuevo propietario.

Fecha y hora de inicio / Fecha de Vencimiento:

2.3. PROCESO DE VENTAS 34

Cada tarea tiene un principio y un �n. Usted puede elegir tener una fecha de�nalización de días más tarde. Tarea se muestran en la casa ordenada por la fechade inicio.

Leads:Aquí usted puede vincular su tarea con un plomo, o una cuenta de un potencial.

Al vincular la tarea que se mostrará en la lista de actividades de la ubicacióncorrespondiente. Usted tiene que escoger la relación haciendo clic en el icono de lacarpeta al �nal de la línea.

Nombre de Contacto:Aquí usted puede vincular su tarea a un contacto. Usted tiene que escoger la

relación haciendo clic en el icono de la carpeta al �nal de la línea.Estado:La lista desplegable le permite elegir una condición para esta tarea.Enviar Noti�cación:Si marca esta casilla de veri�cación automática de un mensaje de correo elec-

trónico se enviará a la asignada usuario / equipo tan pronto le golpeó el botón[Guardar]. Un mensaje de correo electrónico se enviará también al contacto quehayas elegido (ver Nombre de Contacto). Si no desea enviar un mensaje al contactoque puede marcar el [Opt correo electrónico a cabo] en la casilla de veri�cación delos contactos de datos maestros.

Prioridad:Usted puede seleccionar una de las prioridades de esta tarea.Descripción:Usted puede añadir información adicional relacionada con esta tarea.Si ha acabado con las entradas que usted haga clic en [Guardar] para guardar

la tarea en el sistema de CRM.

2.2.3. Importación y exportación de Actividades. Para la importacióno la exportación de las actividades hacia o desde su o�cina de medio ambiente, elCRM viene con un conjunto de extensiones puede que desee instalar en su computa-dora. Esto incluye un plugin para Outlook ordenador con Windows o un MozillaThunderbird y la extensión para Windows, Mac o Linux los ordenadores.

Para más información sobre estas extensiones el uso adecuado o buscar man-uales en la sección: Sincronización de CRM con la O�cina de Medio Ambiente deeste manual.

2.3. Proceso de ventas

Usted puede utilizar el sistema de CRM para realizar todo su proceso de ventasa partir del primer contacto con una perspectiva del cliente y terminando con losservicios posventa. El CRM considera que durante este proceso los diferentes req-uisitos necesarios para los datos, automatización de fuerza de ventas, presentaciónde informes y otros existen. Las siguientes fases del proceso de venta son ofrecidospor la CRM y se explica en las siguientes secciones:

1. Leads2. Potenciales (ordenada por diferentes etapas, prioridades y otros criterios)3. Cotizaciones4. Ventas y órdenes de compra5. Facturas6. Ayuda de escritorio con sistema de billete y preguntas más frecuentes


Las ventas fases están conectadas estrechamente con un contacto y la actividadde gestión, productos y servicios y catálogos de gran alcance informes.

SugerenciaUtilice el CRM de la capacidad para generar una posterior operación de una

determinada fase de venta automática. Puede continuar utilizando los datos ya in-troducidos. Sólo si no hay un predecesor que podrán optar a entrar en la informacióna una fase de venta directa.

2.3.1. Leads. El plomo es la primera fase en el establecimiento de unarelación con el cliente. Usted puede obtener la empresa lidera la comercialización desus actividades tales como ferias comerciales, publicidad o comunicados de prensa.En esta fase que no sé si este primer contacto, dará lugar a una oportunidad denegocio.

ImportantePor lo general, o por desgracia, la mayoría de sus mejores resultados no gen-

eran las empresas. El sistema de CRM considera que por el tratamiento diferenteque lidera todos los demás la información de contacto almacenada en el CRM. Essigni�cativo que para evitar inútiles Leads carga el sistema CRM innecesariamente.Por esta razón Leads no están vinculados a otra cuenta o información de contacto.

Cuando se crea un líder, usted puede aprovechar los siguientes datos relaciona-dos con el cliente:

� Datos de contacto a una sola persona u organización� Descripción de este plomo� Evaluación del valor de este plomo para su empresaEstos datos se almacenan como datos maestros dentro de su CRM. Su admin-

istrador podrá modi�car el tipo y la cantidad de datos maestros necesarios para sunegocio.

Como se explica en la sección: Póngase en contacto con las entradas medianteel proceso de venta ya, un plomo es más probable que el mejor punto de partidapara que introduzca los datos de los clientes en su sistema de CRM. Por favor,consulte esta sección si desea crear un nuevo líder.

Utilice la función de copia de plomo como una práctica herramienta si ustedtiene que crear varios hilos, que no di�eren mucho. Esta función crea un duplicadoque sólo necesita pequeños cambios.

Si desea encontrar un plomo en su CRM o añadir información a un líder tienesque hacer clic en el [líder] �cha en el área de navegación. Una lista de todos losexistentes Leads se muestra, véase la �gura: Plomo de lista.

Figura 2.20. Vea Lista de plomo (Home)


El jefe de lista le muestra todos los cables y le ofrece poderosas herramientaspara buscar y encontrar cualquier información de interés rápidamente. En opiniónde esta lista también puede optar por eliminar cables, para cambiar el propietarioo el estado.

ImportanteEl contenido de esta lista se puede con�gurar libremente para satisfacer sus

necesidades. Además, la CRM pueden utilizar estas lista para un análisis automáti-co. Por favor, re�érase a la Sección: Personalizar las listas para obtener más infor-mación.

2.3.1.1. Las entradas de plomo. Figura: Lista de plomo Ver muestra ya haincluido Leads. Para ver más información acerca de un particular de plomo, hagaclic en [Apellido]. Se abrirá una nueva ventana como se muestra en la Figura: VerDetalles de plomo.

En la parte superior de esta página puede ver el capitán de datos de una deplomo. Debajo tiene la posibilidad de trabajar con este líder.

Actividades:Usted puede vincular esta iniciativa con actividades como la pide, reuniones o

tareas. Aquí podrá encontrar una lista de todas las actividades almacenados en elCRM y puede crear nuevas actividades.

Mensajes de correo electrónico:Aquí puede ver una lista de todos los mensajes que usted envíe a tener el

contacto de este líder o puede utilizar el CRM para enviar mensajes de correoelectrónico.

Historial:Todas las actividades de los últimos se enumeran en la historia.Embargo y Notas:Usted podrá añadir notas o archivos adjuntos a clientes potenciales. Un archivo

adjunto puede ser cualquier tipo de archivo, tales como hojas de datos, listas deprecios etc

Productos:


Usted puede agregar información sobre los productos o servicios que se re�erea plomo.

Figura 2.21. Plomo Ver Detalle

2.3.1.2. El plomo de importación y exportación. Usted puede importar o ex-portar la lista de todas las pistas. Para utilizar esta función se necesita un permisopara hacerlo establecido por su administrador del sistema.

Importación de plomoHaga clic en [Importar Leads] en la �cha Herramientas de plomo situado en la

principal vista de lista. Se abrirá una nueva ventana como se muestra en laPara las importaciones puede utilizar datos generados por cuenta propia o datos

que se han exportado desde otras aplicaciones. Se abrirá una nueva ventana comose muestra en la IGURA: Plomo de importación, en el Paso 2.

Ahora puedes ver algunas instrucciones sobre el formato de los datos y cómoobtener esos datos desde otras aplicaciones. Usted puede referirse a la sección:Formato de datos de importaciones de seguir las instrucciones de formato de datos.

PrecauciónUsted puede importar hasta 499 lidera a la vez. Si tiene que importar más te

lleva necesidad de separar el archivo y repetir la importación.


Si ha creado un archivo que cumple los requisitos puede cargar el archivo enel sistema de CRM. Haga clic en [Examinar] para encontrar el archivo en su com-putadora. La marca [Ha de cabecera] casilla de veri�cación si su archivo contienelos encabezamientos de las columnas. Haga clic en [Siguiente] para iniciar la carga.

Una nueva ventana como se muestra en la Figura: Plomo de importación, Paso3 abre.

En este sitio usted tiene que vincular sus datos con el CRM de acuerdo campos.En la �gura que ves las entradas de la muestra los datos de la Figura: Ejemplo deplomo para la importación de archivos.

La base de datos son los campos estándar de los campos en que son ofrecidospor la CRM y de incluir su campos personalizados si se han creado este tipo antes.No es necesario que usted con�gure las referencias de todos los tipos de datos en elarchivo, sino que debe enlazar los campos obligatorios.

SugerenciaSi usted tiene que hacer múltiples importaciones, la CRM le ofrece para alma-

cenar las referencias que usted ha seleccionado para su uso futuro. Marque la casillade veri�cación [Guardar como cartografía personalizada], y escribir un nombre deesta referencia en el campo de entrada. Asegúrese de que este nombre no se ha uti-lizado antes. Esta costumbre de Cartografía estará disponible en el paso 2 cuandohaga la próxima importación.

Cuando se han creado las referencias haga clic en [Importar ahora] para cargarsus datos a su base de datos CRM.

Una nueva ventana abierta que muestra los datos importados. Usted puedeaceptar o rechazar la importación. Si acepta usted encontrará usted datos impor-tados de plomo en su lista.

Exportación de plomoHaga clic en [Todas las ofertas de exportación] en la �cha Herramientas de

plomo situado en la principal vista de lista. Una nueva ventana para cargar losdatos a su computadora se abre.

La ventana de carga verá depende de su sistema operativo. Si tiene un ordenadorcon Windows, verá una ventana como se muestra en la Figura: Export Leads.

Si hace clic en [OK] llevar todos los datos serán exportados a su equipo. Losdatos son proporcionados como archivo ASCII con valores separados por comas,también llamado formato CSV.

2.3.2. Ventas potenciales. Ventas potenciales están en el proceso de ventade la lógica sucesores de Leads. Por lo tanto, usted puede crear un potencial deventas de plomo y una transferencia de toda la información disponible para el plomoa un potencial de ventas. Además, puede crear un potencial de ventas directamente.Las ventas potenciales se caracterizan por el hecho de que un evidente interés deun potencial cliente en una oferta de su empresa existe. El departamento de ventasespera que una oferta puede ser hecha para este cliente potencial en el futuro.

Potencial de generar conducePara crear un potencial de ventas sobre la base de un plomo existente debe

de cambiar a la vista de detalle de plomo tal como se muestra en la Figura: VerDetalles de plomo. Haga clic en el [Convertir plomo] botón para abrir una nuevaventana como se muestra en la Figura: convertir las oportunidades.

Figura 2.26. Convertir Leads


Dar el potencial de ventas un nombre y una fecha de conclusión y se le asignaráun usuario. Estas medidas se han explicado ya en la sección: Póngase en contactocon las entradas mediante el proceso de venta. Durante la transformación de unplomo en un potencial de ventas es la siguiente realizada automáticamente por elsistema de CRM:

� Creación de una nueva entrada para los contactos, cuentas y ventas poten-ciales.

� Transferencia de datos del plomo a las nuevas entradas creadas.� Supresión de la iniciativa.Haga clic en [Guardar] para ejecutar la conversión.NotaEsta transformación no puede ser revertida.Después de la conversión se abrirá una nueva ventana que muestra la vista de

detalle de la cuenta que acaba de crear. Usted se encuentra en el este punto de vistatambién a los vínculos relacionados con el contacto y potencial de ventas.

Haga clic en el [potenciales] �cha para ver su nuevo potencial de ventas comoparte de su potencial lista, como se muestra en la Figura: Potencial de lista.

Figura 2.27. Potencial de lista (Home)


Este punto de vista todas las listas de ventas potenciales y le da comodidadpara explorar posibilidades de la lista.

NotaEl contenido de esta lista son la representación libremente con�gurable. Además,

estas listas pueden ser evaluados automáticamente por el sistema de CRM, con el�n de llamar su atención sobre ciertos acontecimientos. Encontrará más informaciónacerca de este tema en la sección: Trabajar con listas.

El maestro de los potenciales de los datos se proporcionan de forma predeter-minada, sino que pueden ser modi�cados. El sistema CRM de importación a todoslos posibles datos relacionados con el plomo de forma automática.

La entrada directa de las posibilidadesPara introducir un potencial de ventas directamente haga clic en [Nueva po-

tenciales] en el área de entrada. Se abrirá una nueva ventana como se muestra enla Figura: nuevas posibilidades.

Figura 2.28. Nuevo potencial


Ahora puede introducir los datos al potencial de ventas. La siguiente lista sere�ere a la máscara de entrada por defecto, que pueden ser cambiadas por usted deacuerdo con sus deseos. Por favor tome en cuenta la obligación de las entradas.

Potencial Nombre:Usted debe dar un potencial de cada nombre único. Para una mejor visión

general se recomienda incluir el nombre de la cuenta.Monto:Usted establece un importe de la espera de negocio. Tenga en cuenta que esta

cantidad será utilizada por la CRM para decidir automáticamente si este potencialtiene que ser enumerados en Inicio / Mi Comienzo de la página Abrir potenciales.

Nombre de cuenta:Seleccione un nombre de cuenta ya almacenados en su CRM, haga clic en el

[icono de carpeta] al �nal de esta línea. Tenga en cuenta que no puede hacer unaentrada directa.

Fecha prevista de cierre:Seleccione una fecha prevista de cierre para este negocio.Tipo:La de�nición de tipo se puede con�gurar libremente por el administrador del

sistema.Paso siguiente:Escriba el siguiente paso que desea hacer para acercarse a la conclusión de la

operación.


El plomo Fuente:Seleccione una fuente de plomo. La fuente de�nición se puede con�gurar libre-

mente por el administrador del sistema.Etapa de venta:Seleccione una etapa de ventas. La fase de de�nición pueden ser con�gura-

dos libremente por el administrador del sistema. Cada vez que se están haciendoprogresos en la venta usted debe actualizar esta entrada.

SugerenciaTenga cuidado en la de�nición de las etapas de ventas para su empresa. Si a

de�nir muchas etapas que no todos sus compañeros de trabajo podrían ser capaceso dispuestos a mantener una base de datos real.

Asignado a:Seleccione un propietario de este potencial. Por lo general, que es la venta

compañero de trabajo. Tenga en cuenta que usted no puede asignar los potencialesde venta a un equipo.

Probabilidad (%):Aquí usted puede entrar en la probabilidad de que el éxito de las actividades

de venta. Usted puede entrar en todos los números de 0-99. 100 debería reservarsepara hacer frente a puerta cerrada.

Descripción:Puede introducir información adicional a este potencial aquí.Utilice las amplias posibilidades en esta ventana de entrada para almacenar

información adicional a este potencial de ventas. Llegar a un acuerdo con sus com-pañeros de trabajo sobre dónde almacenar cierta información.

Información adicional para las ventas potencialesEn la Figura: Ver los Potencial Lista de un potencial de ventas ya aparece

ejemplarmente. Con el �n de asignar a un potencial de ventas más información,directamente, hacer clic en el nombre de un potencial. Usted llegará a la vista dedetalle, como se muestra en la Figura: Potencial de vista de detalle.

En la parte superior, el capitán de datos a disposición del potencial de ventasse muestran. Entre ellos, usted tiene la posibilidad de trabajar con el potencial ypara agregar más información:

Actividades:Aquí puedes ver al lista de todas sus actividades, tales como llamadas, reuniones

y tareas relacionadas con este potencial de ventas. Usted puede también crear aquínuevas actividades.

Contactos:Aquí puede ver una lista de contactos relacionados con este potencial. Usted

puede seleccionar más contactos ya almacenados en el sistema de CRM.Productos:Aquí puedes ver una lista de todos los productos o servicios de este potencial

está relacionado con. Usted puede seleccionar productos adicionales o servicios dela base de datos o puede transferir un nuevo producto o servicio para el sistema deCRM.

Etapa de la historia de venta:Cada vez que cambie la fase de venta una nueva entrada en la lista de historial

se creará.Notas y archivos adjuntos:


Usted puede adjuntar notas o archivos adjuntos a la potencial de ventas.Figura 2.29. Potencial Ver Detalle

Citas:Aquí su cita en relación con este potencial se enumeran. Si crear una nueva cita

a partir de aquí todas las posibilidades capitán los datos necesarios para la cita serátransferido automáticamente.

Orden de venta:Aquí todas las llamadas órdenes de venta relacionadas con este potencial se

enumeran. Usted puede utilizar el CRM de la capacidad de creación de órdenes deventa para mantener su CRM hasta la fecha. Esto es especialmente útil si cotiza-ciones y órdenes de venta son diferentes.

Historial:Aquí puede ver una lista de todas sus actividades pasadas.Potenciales de importación y exportaciónLa lista de ventas potenciales se pueden exportar en el equipo. Puede cargar

más de ventas potenciales de su equipo en el sistema de CRM. Consulte con suadministrador del sistema si tiene el permiso para ejecutar tales operaciones.

La importación y exportación de mejores resultados se explican en la sección:Plomo en Importar y exportar. Usted puede utilizar las instrucciones que �guranen esta sección para la importación y exportación de las ventas potenciales enconsecuencia.

2.3.3. Cotizaciones. El sistema de CRM le apoya en la creación de lascotizaciones de los clientes potenciales. Usted puede utilizar una de las siguientesmaneras:

� Como se describe en la sección: Información adicional para los potenciales,puede usar la vista de detalle de un potencial de ventas para crear una cita, hagaclic en [Nueva RESPONDER] botón de muestra en la Figura: Potencial de vistade detalle. Puede que escogió este camino para una transferencia automática de lasposibilidades que ofrece datos maestros a la cita.


� También puede crear una cita directamente por la selección de Nueva Cita enel área de entrada de la �gura: Top Zona. De esta forma, será necesario que ustedtiene que �jar todas las referencias, por ejemplo, a un potencial de ventas, de formamanual.

ImportanteUna frase se basa en su producto y / o catálogo de servicios y las listas de

precios, tal como se describe en la sección: Entradas relacionados con el producto.Por lo tanto, es necesario disponer de aprovechar sus productos y servicios, así comosus precios en el sistema de CRM antes de que usted puede crear una cita.

Figura: Cotización Vista de edición se muestra la vista de edición de una citaentrada.

Figura 2.30. Cita Vista de edición


Puede introducir la siguiente información:Cotizaciones de informaciónAsunto:Usted tiene que dar la cita un nombre. Es práctico tener el nombre de los

clientes mencionados, por ejemplo, "la muestra Inc - 1 ª cita".Potencial Nombre:Usted puede seleccionar el nombre de un potencial de ventas que se re�ere a

esta cita.Cita etapa:


El CRM le ofrece a la cita han creado con diferentes etapas. Esto es útil, porejemplo, si alguien tiene que aprobar el presupuesto.

NotaLa cita etapa puede obtener impreso como una marca de agua con el PDF de

salida.Válido hasta:Introduzca la fecha en que esta cita expirará.Equipo:Este campo se ha añadido para su uso interno. Usted puede tener un equipo

que trabaja en esta cita y usted puede observar aquí.Nombre de Contacto:Usted puede seleccionar un nombre de contacto aquí.Carrier:Si tiene que enviar las mercancías que usted puede seleccionar una compañía

aquí.Envío:Usted puede agregar la información de envío tales como la fecha de envío aprox-

imadamente para uso interno.Administrador de inventario:Si utiliza el CRM para mantener su inventario puede seleccionar el admin-

istrador de inventario aquí.ImportanteEl inventario gerente recibirá automáticamente un mensaje de correo electróni-

co generados por el CRM que informa sobre esta cita tan pronto le golpeó el botón[Guardar]. Su administrador del sistema puede cambiar la con�guración tal y comose describe en la Sección: Inventario de Noti�caciones.

Nombre de cuenta:Usted tiene a su cotización se re�eren a una cuenta existente. Puede seleccionar

aquí haciendo clic en el [icono de carpeta]. El CRM obtendrá la información dedirección de esta cuenta y rellenar los campos correspondientes en esta página deentrada automáticamente.

Asignado a:Seleccione el usuario CRM quién es el responsable de esta cita.Dirección de informaciónDe facturación y la dirección de envío:Tienes que tener la facturación y las direcciones de envío como parte de su

cotización.Detalles del ProductoProducto:Como se mencionó antes, usted debe haber creado un producto, servicio y precio

de catálogo ya antes de que pueda entrar en una cita. Aquí usted tiene que utilizarla lupa para seleccionar un producto o servicio.

Cantidad en stock:Después de haber elegido un producto que verá aquí la cantidad en stock. Los

números negativos podría signi�car que se ejecuta fuera de stock o existencias queno ha sido el programa de instalación. Usted puede hacer caso omiso de él.

Cantidad:Tienes que seleccionar una cantidad de productos o servicios que ofrece.


SugerenciaSi usted ofrece servicios cobrados por la hora que usted pueda tener uso de

"horas" como el uso de la Unidad para el servicio en su catálogo de productos.Por la expresión de 3,5 horas que usted debe entrar "3 veces 1 / 2 hora", como lacantidad.

Precio:Después de haber seleccionado un producto o servicio el precio por unidad, tal

como se de�ne en el catálogo se mostrarán aquí.Precio de lista:Aquí entra en el precio de los clientes. Tenga en cuenta que puede usar el [libro

icono] para seleccionar el precio de su precio de anotaciones en cuenta. Esto esespecialmente útil si se mantienen las listas de precios diferentes para los distintostipos de clientes.

Total:. El CRM se calculará el importe total de cada producto o servicio que ofrece

automáticamente.Usted puede agregar nuevos productos o servicios, haga clic en la ventana [Agre-

gar Producto] botón.Por último, el CRM se suman todas sus entradas y calcular el Sub Total. Usted

puede agregar impuestos o ajustes y completar la cita de su entrada en los términosy condiciones, así como una descripción adicional.

Haga clic en [Guardar] para transferir su cotización a la CRM.ImportanteSi a usted le gustaría tener una copia en PDF de su cotización, debe tener su

conjunto la información de la empresa con antelación tal y como se describe en lasección: Información de la Empresa.

2.3.4. Las órdenes de venta. Órdenes de venta son las órdenes que recibede los clientes.. Esas órdenes de bienes o servicios de sus clientes se suelen presentarcomo una copia en papel recibidas por fax o por correo. A Sales Order may di�erfrom your quote and you should have such information available in the CRM. Apedido de venta pueden diferir de su cotización y usted debe tener esa informacióndisponible en el CRM.

NotaPara introducir órdenes de venta en su sistema de CRM es necesario que usted

tenga los servicios o productos que usted ordenó en el catálogo de productos y suprecio ya libro.

Puede crear una orden de venta de una anterior cita de apertura de la vistade detalle de la cotización correspondiente y haga clic en el [Crear SalesOrder]�cha. Esto transferencia de información de su cotización a la nueva orden de ventaautomática. Usted también puede crear un nuevo orden de venta haciendo clic enel [Nuevo Orden Ventas] �cha a la entrada de la zona.

En ambos casos, una nueva ventana como se muestra en la Figura: Ventas VerDetalle de la Orden se abrirá. Si ha utilizado una cita anterior, verá que todos loscampos de entrada se ha llenado automáticamente.

Figura 2.31. Ventas de �n de editar Ver


NotaEn la versión actual no será capaz de seleccionar su número de orden de venta.Orden de venta de informaciónAsunto:Tienes que dar a este pedido un nombre. Se aconseja para que sea único y que

incluya el nombre de la cuenta.Potencial Nombre:Usted puede seleccionar el potencial de ventas relacionadas con este �n.N º cliente:


Si su empresa trabaja con números de cliente que usted puede colocar dichonúmero aquí. Usted puede obtener este número desde su equipo de contabilidad.

Cotización Nombre:Usted puede tener un enlace este �n con una cita. Haga su selección aquí.Orden de Compra:Por lo general, los clientes le enviará una orden con un número de orden de

compra. Usted puede entrar aquí.Nombre de Contacto:Usted puede seleccionar un contacto en relación con este �n.Fecha de vencimiento:Usted puede elegir una fecha de vencimiento para este �n aquí.Carrier:Usted puede seleccionar un transportista preferido por sus clientes si los buques

de mercancías.Pendiente:Si esta orden de venta está pendiente por cualquier razón usted puede observar

aquí.Estado:Seleccione una condición de venta de esta Orden. Esta es una herramienta

práctica si los pedidos deben ser aprobados.Ejercicio de derechos:Si hay alguna impuestos especiales relacionados con este �n puede entrar aquí.Nombre de cuenta:Usted debe seleccionar la cuenta que está relacionado con esta orden de venta.Comisión de venta:Usted puede entrar en una comisión sobre las ventas aquí.Asignado a:Seleccione el usuario que CRM es el responsable de esta Orden de venta. Puede

seleccionar un solo usuarios, no grupos.Dirección de InformaciónTan pronto elija un nombre de cuenta de esta sección se llena automáticamente.

Usted puede cambiar si es necesario.Detalles del ProductoAquí los bienes y servicios que se ordenó la lista. Por favor, consulte los detalles

del producto entre comillas para obtener más información.NotaUsted sistema administrador puede personalizar los campos de entrada.ImportanteSi a usted le gustaría tener una copia en PDF de su orden, usted debe tener su


2.3.5. Las órdenes de compra. El CRM le apoya en la compra de bieneso servicios. Que podría ser útil si usted tiene que pedir algo para cumplir con unaorden de venta al cliente o para mantener el funcionamiento de su empresa.

NotaAntes de que pueda entrar en cualquier orden de compra hay que tener el

vendedor en la lista de proveedores. Esto se explica en la sección: Proveedores.


Usted también tiene que tener los productos o servicios a ser adquiridos en sucatálogo de productos, así como en un catálogo de precios.

Para introducir un nuevo orden de compra haga clic en [Nueva Orden de Com-pra] en el CRM de la entrada de la zona se explica en la Figura: Top Zona. Seabrirá una nueva ventana como se muestra en la Figura: Orden de Compra Vistade edición.

Figura 2.32. Orden de compra editar Ver

Ahora usted puede entrar en la siguiente información a su orden de compra:Nota


En la versión actual no será capaz de seleccionar su propio número de orden decompra.

Asunto:Usted tiene que dar su orden de compra un nombre. Se recomienda hacer el

nombre único y que incluya el nombre de los proveedores.Nombre del proveedor:Tienes que seleccionar un nombre de proveedor ya almacenados en su CRM.

Esto llenar la información de dirección automáticamente campos de entrada.No Requisición:Usted puede utilizar los números de pedido en su organización. Puede introducir

el número aquí.Número de seguimiento:Usted puede entrar en su interior o su número de seguimiento de los vendedores

aquí.Nombre de contacto:Puede introducir un nombre de contacto. Esto puede estar relacionado con su

proveedor o de una persona que trabaja con usted en esta orden de compra.Fecha de vencimiento:Puede introducir una fecha de vencimiento para esta orden de compra.Carrier:Usted puede seleccionar su preferido transportista.Comisión de venta:Usted puede entrar en una comisión sobre las ventas que se incluye en su orden

de compra. Este es un valor numérico.Ejercicio de derechos:Usted puede ingresar la información �scal si procede. Tenga en cuenta que esto

tiene un valor numérico.Estado:Si más de una persona que trabaja con este �n puede utilizar el campo de

estado para distinguir ciertos niveles de terminación.Asignar a:Introduzca el CRM usuario que es el responsable de esta orden.NotaUsted sistema administrador puede personalizar los campos de entrada.El signi�cado y la función de la orden de compra de otros campos de entrada

son idénticos a los campos entre comillas como se describe en la Sección: Frases.ImportanteSi desea tener una copia en PDF de su orden, usted debe tener su conjunto

la información de la empresa con antelación tal y como se describe en la sección:Información de la Empresa.

2.3.6. Facturas. Usted puede utilizar el sistema de CRM para crear facturasde clientes. Haga clic en [Nueva Factura] a la entrada se muestra en la Figura: Topárea o, como debería ser preferido, el uso [Crear Factura] botón en la vista de detallede una orden de venta. Se abrirá una nueva ventana como se muestra en la Figura:Vista de edición de facturas.

Figura 2.33. Factura Vista de edición


Ahora puede agregar las entradas siguientes a su factura:NotaEn la versión actual no será capaz de seleccionar su propio número de factura.Información de facturaAsunto:Usted tiene que dar su nombre una factura. Se recomienda hacer el nombre

único y que incluya el nombre de los clientes.Sales Order: Orden de venta:You may select a Sales Order this invoice refers to. Usted puede seleccionar una

orden de venta se re�ere la presente factura a.

2.4. RELACIONADOS CON EL PRODUCTO ENTRADAS 53

No cliente:Usted puede utilizar los números de cliente en su organización. Pregunte usted

departamento de contabilidad. Puede introducir el número aquí.Fecha de la factura:Cada factura debe tener una fecha. Usted puede elegir aquí.Fecha de vencimiento:Usted debe ingresar una fecha de vencimiento de la factura.Orden de Compra:Puede introducir información acerca de una orden de compra a que se re�ere

la presente factura.Ejercicio de derechos:Usted puede ingresar la información �scal si procede. Tenga en cuenta que esto

tiene un valor numérico.Comisión de venta:Usted puede entrar en una comisión sobre las ventas que se incluye en su orden

de compra. Este es un valor numérico.Nombre de la cuenta:Debe seleccionar una cuenta relacionados con esta factura. Tenga en cuenta que

por la elección de la cuenta de los campos de dirección se llenan automáticamente.Estado:Si más de una persona que trabaja con esta factura puede utilizar el campo de

estado para distinguir ciertos niveles de terminación.Asignar a:Introduzca el CRM usuario que es el responsable de esta factura.NotaUsted sistema administrador puede personalizar los campos de entrada.El signi�cado y la función de la factura de otros campos de entrada son idénticos

a los campos entre comillas como se describe en la Sección: Frases.ImportanteSi a usted le gustaría tener una copia en PDF de su factura, debe tener su


2.4. Relacionados con el producto entradas

El CRM se utiliza el término "producto" como un término amplio para todotipo de bienes o servicios que su empresa ofrece. Del mismo modo como en uncatálogo, el CRM proporciona funciones para aprovechar y clasi�car sus productoscon diferentes precios y vendedores.

2.4.1. Productos. El CRM le permite vincular la información del productocon su proceso de ventas. Para introducir un nuevo producto, haga clic en [NuevosProductos] en el área de entrada se muestra en la Figura: Top Zona. Se abrirá unanueva ventana como se muestra en la Figura: nuevo producto, Vista de edición.

Figura 2.34. Nuevo producto, Vista de edición


Ahora usted puede entrar en la siguiente información sobre el producto.Información del productoNombre del Producto:Tienes que dar a cada producto o servicio de un nombre único.Código de producto:Usted debe dar a cada producto para un único código. Esto podría ser una

combinación de letras y números. Cliente debe utilizar este código cuando el orden.Producto activo:Al marcar esta casilla de veri�cación se convierte en un producto activo y está

disponible para su compra.


Fabricante:Si usted tiene un tercero proveedor de este producto puede seleccionar aquí.

Tenga en cuenta que el CRM administrador puede modi�car esta lista.Categoría del producto:Aquí usted podrá seleccionar una categoría para su producto. Tenga en cuenta

que el CRM administrador puede modi�car esta lista.Ventas de inicio / Fecha de �nalización:Usted puede seleccionar un calendario en el que usted vende este producto.Apoyo de inicio / Fecha de caducidad:Usted puede seleccionar un tiempo en que este producto se mantiene.Leads / accounts / potenciales:Usted puede remitir este producto a un líder extraordinario, la cuenta o poten-

cial. Tenga en cuenta que usted no puede entrar en una referencia directa. Tienesque elegir una referencia de los datos de CRM.

Nombre de Contacto:Usted puede elegir un contacto de referencia. Eso podría ser, por ejemplo, una

persona que puede ponerse en contacto con para más información sobre el producto.Sitio web:Usted puede entrar en un sitio web con más información sobre el producto.Nombre del proveedor:Si usted vende productos de terceros que usted puede seleccionar un proveedor

de aquí.N °:Si cada uno de los productos que usted tiene su propio número de pieza puede

entrar aquí.No parte de proveedores:Si el proveedor le ha proporcionado con un número de pieza para ordenar el

producto, usted puede entrar en él aquí.Número de orden:Si cada uno de sus productos tienen un número de serie especial que usted

puede entrar en él aquí.Hoja de producto:Puede introducir un nombre de una �cha de datos de producto que está disponible

de otros recursos.GL Cuenta:Esta entrada se re�ere a una cuenta del libro mayor y podría ser útil si se

importadores / exportadores de artículos de su programa de contabilidad. Cadacuenta en su libro mayor tiene generalmente un número de referencia.

Información de preciosPrecio:Este precio puede ser el precio de lista que usted paga cuando compra este

producto a un tercero. Tenga en cuenta que el precio de venta puede ser diferente,tal como se de�ne en sus listas de precios. (véase la sección: Precio Book)

Comisión Tarifa:Usted puede entrar en su comisión en%.Tipo de Impuesto:Puede introducir un impuesto que se aplica a este producto. Tenga en cuenta

que el CRM puede cambiar el administrador de la lista de tipos de impuestos.


AccionesEl CRM le apoya en el mantenimiento de un stock de mercancías. Puede especi-

�car información sobre acciones y hacer a alguien responsable del mantenimientode la población.

Unidad de uso:Usted puede entrar en el tipo de unidades de productos en su stock. Tenga en

cuenta que esta lista puede ser modi�cada por el administrador de su CRM.Cantidad / Unidad:Puede introducir un número de bienes por unidad. (por ejemplo, 15 piezas de

mercancías en cada unidad)Cantidad en stock:Puede introducir la cantidad en stock. Esta información es utilizada por la

CRM la hora de hacer cotizaciones, órdenes o facturas. Cada vez que usted hagauna cita etc la cantidad en stock es reducido y se muestra automáticamente cuandousted vende un producto.

Handler:Usted debe hacer a alguien responsable para mantener la población. Esta per-

sona será informada por el CRM automáticamente por correo electrónico cuandolas mercancías se venden.

Grabador de Nivel:Aquí usted puede entrar en la cantidad mínima de bienes que desea mantener

en almacén. Si la CRM detecta que durante el proceso de venta la cantidad realen almacén se estrecha a la cantidad mínima, la persona encargada de la poblaciónrecibirá los mensajes alarmantes por correo electrónico.

de la demanda:Aquí usted puede observar la cantidad de productos que normalmente compran.Producto información de la imagenImagen de producto:Usted puede añadir una imagen del producto para su producto. La imagen

debe estar en formato. Jpg,. Gif o. Png. No utilice extensiones de archivo con letrasmayúsculas (JPG, GIF, PNG). Usted debe mantener el tamaño de la imagen tanpequeño como sea posible para evitar las descargas de tiempo.

Descripción Información:Descripción:Aquí tienes un espacio para más información sobre el producto que desea entrar.NotaUsted CRM administrador puede modi�car los campos de entrada para ajus-

tarse a las necesidades de su empresa.Haga clic en [Guardar] para transferir su producto a la información del sistema

CRM.Después de salvar la vista de detalle de su producto se abre como se muestra en

la Figura: Productos, Ver Detalle. Verá el capitán de datos que acaba de introduciren la parte superior de la página.

Figura 2.35. Productos, Ver Detalle


Debajo tiene la posibilidad de introducir información adicional o para trabajarcon el producto.

Helpdesk:Bajo esta �cha encontrará todos los productos relacionados con boletos. Estas

entradas pueden ser sobre la base de quejas del cliente, producto bugs, u otrosclientes posventa relacionados con los acontecimientos. Encontrará más informaciónsobre la venta de entradas en la sección: Trabajar con boletos.

Actividades:


En este lugar usted podrá encontrar todas las actividades que se re�eren a esteproducto la lista. También puede programar nuevos productos o eventos relaciona-dos con las tareas aquí.

Notas y archivos adjuntos:Aquí usted puede agregar notas o archivos adjuntos a un producto. Que podrían

ser las �chas de datos, imágenes de los productos adicionales u otros.Citas:The CRM lists all quotes that contain this product. El CRM cita una lista

de todos los que contienen este producto. You may also create a new quote here.También puede crear una nueva cita aquí.

Purchase Orders: Las órdenes de compra:The CRM lists all purchase orders that contain this product. El CRM lista de

todos los órdenes de compra que contienen este producto. You may also create anew order here. Usted también puede crear un nuevo orden aquí.

Sales Orders: Las órdenes de venta:El CRM lista de todos los órdenes de venta que contengan este producto. Usted

también puede crear un nuevo orden aquí.Factura:El CRM listas de todas las facturas que contienen este producto. También

puede crear una nueva factura aquí.Precio de Libros:El CRM listas de precio de todos los libros que contienen este producto. Usted

también puede crear un nuevo catálogo de precios aquí.

2.4.2. Precio Libros. El CRM le ofrece la oportunidad de trabajar conun número ilimitado de diferentes listas de precios, denominado precio de los li-bros. Esto es muy útil si su empresa tiene diferentes tipos de clientes que exigenuna �jación de precios diferentes. Usted puede utilizar especiales al por menor,distribución, cliente �nal o listas de precios.

Crear listas de preciosPara crear un nuevo catálogo de precios, haga clic en [Nueva Precio libro] a la

entrada se muestra en la Figura: Top Zona. Se abrirá una nueva ventana como semuestra en la Figura: Nueva Precio de Reserva.

Figura 2.36. Nuevo Precio del Libro


Ahora tiene que dar el precio de libros de un nombre único. Usted puede añadiruna descripción de referencia en el futuro. Marque la casilla de veri�cación [activa]si desea que este libro de precios disponible para cotizaciones, pedidos y facturas.

Haga clic en [Guardar] para crear este nuevo libro de precios en su CRM. Lavista de detalle de este nuevo libro se abre precio. También puede acceder a esteprecio libro haciendo clic en [los productos] en el área de navegación de su CRM,tal y como se muestra en la Figura: Precio del Libro, de lista.

Figura 2.37. Precio de Reserva, Ver Lista


Editar PricebooksEn la Figura: Precio del Libro, Ver Detalles vea la vista de detalle de un libro

de precios con una muestra de entrada. Ahora usted puede agregar otros productoso servicios a su catálogo de precios, haga clic en [Seleccionar].

Figura 2.38. Precio de Reserva, Ver Detalle

La nueva ventana que se abre, como se muestra en la Figura: Precio de libros,lista de la selección de productos, listas de todos los productos ya almacenados enel CRM.

Usted puede elegir los productos que desea añadir a este precio libro seleccio-nando la casilla de veri�cación que pertenecen. Usted también debe establecer unalista de precios para el producto, como se muestra en la �gura. El precio por unidadsegún lo establecido en el catálogo de productos se muestran como referencia.

ImportanteSólo se activa los productos se encuentran disponibles para la selección.Si no ves un producto en la lista de selección, usted puede comprobar el estado

del producto mediante la apertura de la vista de detalle de este producto.Figura 2.39. Precio de Reserva, Selección de productos Lista


La lista de precios que ha introducido sólo es válida para el precio del libro.Haga clic en [Agregar a PriceBook] para guardar sus selecciones.

NotaPuede introducir el mayor número de listas de precios que usted necesita. Todas

las listas de precios están disponibles y seleccionar cuando usted haga cotizaciones,órdenes o facturas.

2.4.3. Proveedores. El CRM le permite introducir un número ilimitado deproveedores que ofrecen productos o servicios a su empresa o para sus clientes. Talesproveedores se guardan por separado y no forma parte de los contactos o las listasde Cuentas.

Para introducir un nuevo proveedor, haga clic en [Nueva proveedores] en el áreade entrada de su CRM. Una nueva ventana como se muestra en la Figura: Nuevaproveedores, Vista de edición se abrirá.

Figura 2.40. Proveedores Nueva, Vista de edición


Usted puede añadir la siguiente información:Nombre del proveedor:Usted debe utilizar el nombre de los proveedores corporativos de cualquier

nombre de la entrada.Teléfono:Puede introducir el número de teléfono de su proveedor.Correo electrónico:Puede introducir la dirección de correo electrónico de contacto con su proveedor.Sitio web:Usted puede entrar en el sitio web de los proveedores.GL Cuenta:Esta entrada se re�ere a una cuenta del libro mayor. En su Libro Mayor General

Cada proveedor tiene generalmente un número de referencia único.Categoría:Usted puede entrar en una categoría de proveedores para uso interno.Dirección de Información:Usted puede agregar la dirección de correo.Descripción Información:Usted puede agregar más información.NotaUsted sistema CRM administrador puede personalizar el vendedor de la �cha

de datos master.Haga clic en [Guardar] para transferir su proveedor de información a la CRM.

Usted puede ver, navegar y buscar todo su lista de proveedores después de haberhecho clic en el [Productos] �cha en el área de navegación como se muestra en laFigura: vendedores, de lista.

2.4.4. Producto de importación y exportación. Por la exportación y laimportación puede intercambiar datos entre el software CRM y un gran número deprogramas en su ordenador. Todos los datos de los productos pueden ser exportadoso importados.

Usted puede comenzar a importar o exportar, haga clic en [Productos] �cha enel área de navegación de su CRM. La vista de lista de sus productos se muestra.Debajo de esta lista se encuentra la pestaña de herramientas que le ofrece importaro exportar funciones.

NotaLa importación o exportación de herramientas sólo están disponibles si tiene

el permiso para utilizar los. Estos permisos son �jados por el administrador delsistema CRM.

Productos de importaciónHaga clic en [la importación de productos] en la pestaña de herramientas para

iniciar una importación. Se abrirá una nueva ventana como se muestra en la �gura:la importación de productos, Paso 1

.Tienes que marca el origen de datos como "costumbre".NotaUsted puede encontrar muestras de importación de datos en la sección: Formato

de datos para las importaciones. Esta sección también explica cómo usted puedecrear sus propias fuentes de datos.


Acabado el primer paso al hacer clic en [Siguiente].Para el segundo paso se abrirá una nueva ventana como se muestra en la Figura:

Producto de importación, en el Paso 2 para los datos personalizados.Siga las instrucciones para crear su propio archivo de datos. Usted puede

referirse a la sección: Formato de datos de importaciones para obtener más in-formación.

ImportanteUsted puede importar hasta 499 productos con una sola operación de im-

portación. Si tiene que importar más datos que usted necesita para dividir losarchivos antes de la importación y repetir la operación de importación.

ImportanteTodos los datos que la intención de importación debe contener los campos

obligatorios que están marcados por un [*] signo en los productos de vista de edición.Si ha creado un archivo que cumple los requisitos puede cargar el archivo en

el sistema de CRM. Haga clic en [Examinar] para encontrar el archivo en su com-putadora. La marca [Ha de cabecera] casilla de veri�cación si su archivo contienelos encabezamientos de las columnas. Haga clic en [Siguiente] para iniciar la carga.

Un sitio web se abrirá la ventana como se muestra en la Figura: Contacto deimportación, en el Paso 3. En este sitio usted tiene que vincular sus datos con elCRM de acuerdo campos.¾Ves como Base de Datos Campos de la norma, ya quelos campos son ofrecidos por la CRM y sus campos personalizados si usted tieneeste tipo creado antes. Es que no es necesario que usted con�gure las referencias detodos los tipos de datos en el archivo, sino que debe enlazar los campos obligatoriosEn la cifra que usted vea el ejemplo de las entradas.

SugerenciaSi usted tiene que hacer múltiples importaciones de la CRM le ofrece para

almacenar las referencias que usted ha seleccionado para su uso futuro. Marquela casilla de veri�cación [Guardar como cartografía personalizada], y escribir unnombre de esta referencia en el campo de entrada. Asegúrese de que este nombreno se ha utilizado antes. Esta costumbre de Cartografía estará disponible en el paso2 cuando haga la próxima importación.

Cuando se han establecido todas las referencias, haga clic en [Importar ahora]para transferir sus datos a la base de datos.

En la última etapa de la importación CRM te muestra el resultado de la op-eración de importación. Usted podrá revisar, aceptar o rechazarla. .

Productos de exportaciónHaga clic en [Todos los productos de exportación] en la �cha Herramientas

producto situado en la vista de lista de los productos. Una nueva ventana paracargar los datos a su computadora se abre. El tipo de carga de la ventana verá,depende de su sistema operativo. Si tiene un ordenador con Windows, verá unaventana como se muestra en la Figura: productos de exportación.

Si hace clic en [OK] todos los datos de los productos se exportarán a su equipo.Los datos son proporcionados como archivo ASCII con valores separados por comas,también llamado formato CSV.

Capítulo 3

Trabajo con vtiger CRM

Observaciones generales

Trabajar con las listasEnviar y recibir e-mails

Trabajo con el proceso de ventas

El trabajo con mejores resultadosTrabajo con potencialesTrabajo con HelpdeskInformes y AnálisisMass MailingRecepción de mensajes de correoSincronización de CRM con la Ocina del Medio Ambiente

3.1. Observaciones generales

3.1.1. Trabajar con las listas.

Si hace clic sobre las pestañas situadas en el área de navegación,verá una lista de todos los datos almacenados en el sistema deCRM en referencia a las �chas. En el transcurso del tiempo estaslistas puede ser muy amplia y difícil de entender. Además, debidoa la limitación de tamaño de la pantalla sólo unas pocas columnasse pueden mostrar.

Por lo tanto, es conveniente y por lo general también nece-sario adaptar la lista de visitas a las respectivas necesidades de losusuarios. En general, cada usuario puede crear listas individuales.Estas son entonces también a disposición de los demás usuarios.

El sistema de CRM le ofrece diversas posibilidades para orga-nizar las listas siguientes a los criterios de búsqueda. Por lo tantousted tiene un instrumento muy e�caz para gestionar conjuntos dedatos más grandes, para informarse sobre los cambios automática-mente o para seleccionar los datos para su posterior utilización.

Personalizar las listasEn el ejemplo de la lista de cuentas que se explicará cómo

organizar una visión individual. Esto es transferible para todas lasotras listas en forma general.

En principio, puede con�gurar los siguientes parámetros:1. el contenido de las columnas (lo que supongo que se mues-

tra),2. el intervalo de tiempo en el que los datos se han creado o

cambiado,

64

3.1. OBSERVACIONES GENERALES 65

3. Y diversos lógico o de las operaciones y entre los datos al-macenados en el CRM

. Para crear una nueva vista de lista de Cuentas haga clic en[Crear Ver] como se muestra en la Figura: Crear lista.

Figura 3.1. Acceda a la lista Crear

La nueva ventana que se abre, como se muestra en la Figura:Crear lista, le da la oportunidad de crear su propia vista de lista.

Sugerencia

Individual listas facilitar el trabajo con el sistema de CRMmucho. Sin embargo, los errores en la composición de la lista, es-pecialmente por parte de Y y OR operaciones, puede conducir aresultados inesperados. Por lo tanto, se recomienda a los usuar-ios sin empezar con simples listas con simple lógica y �ltros paraexaminar los resultados cuidadosamente.

Figura 3.2. Crear Ver Lista


El siguiente enfoque se recomienda:1. Escriba una breve pero singular nombre para su lista.2. Seleccione el contenido de las columnas. Tenga en cuenta

que a medida que más columnas que ha seleccionado como másespacio en la pantalla es obligatorio.

3. Establecer un �ltro de tiempo si es necesario.4. Conjunto lógico AND u OR operaciones para �ltrar los datos

más.Cuando haya terminado, haga clic en [Guardar] para trasladar-

le nueva lista para el CRM.


A usted se le permite crear un número ilimitado de lista depuntos de vista individuales.

Usted puede cambiar la vista de lista predeterminada por laselección de los [Establecer como predeterminado] casilla de veri�-cación en la Figura: Crear lista.

También puede seleccionar la lista creada para estar presentesen la clave situado en el hogar marcado por la [Lista de Métrica]casilla de veri�cación en la Figura: Crear lista. Las funciones de laclave se explican en la sección siguiente.

ClaveLa clave de visualización se encuentra en su página princi-

pal. Se le puede dar una visión global de los más importantes losdatos almacenados dentro de su CRM. Esto se hace mediante elsuministro de un resumen cuantitativo de la lista de informaciónseleccionadas por sus criterios.

El contenido de la clave se de�ne por su costumbre listas depuntos de vista. Para una introducción en la lista personalizadaopiniones que pueda mirar en la sección: Personalizar las listas. Sila casilla de veri�cación en la lista Metrios está marcado dentrode una lista, el CRM tendrá en cuenta esta lista como parte de laclave. En consecuencia, la CRM calcula los datos mostrados en laclave automáticamente.

Usted puede utilizar la clave para responder a preguntas talescomo:

� ¾Cuántas cotizaciones se enviará a los clientes perspectiva?� ¾Cuántos billetes de un cliente están abiertas?� ¾Cuántas ofertas se han cerrado esta semana?� ¾Cuántas son las ventas potenciales en la última etapa?Usted puede tener otras preguntas o usted puede encontrar sus

propios criterios. Las posibilidades de las listas en la clave son sólolimitada por la capacidad de los gestores colectivos de derechos dela creación de lista de puntos de vista.

SugerenciaUsted puede utilizar la clave de los procesos críticos, a �n de

reconocer de inmediato, si algo ha cambiado. Por ejemplo, unapersona de ventas puede ver inmediatamente si el equipo tiene queresolver tareas críticas con un cliente especial, un administradorconsidera que los progresos en el ciclo de ventas, un servicio decompañero de trabajo puede ver, si la compañía ha ganado nuevosclientes etc

E-Mail MarketingPuede enviar un mensaje de correo electrónico común de la

CRM a varias personas al mismo tiempo. Usted puede utilizar estafunción para los envíos masivos a sus clientes o de otros contactosalmacenados en su CRM.

NotaUsted sólo podrá utilizar las direcciones de correo electrónico

que han sido almacenados en la Guía.


Para crear una lista de correo en masa usted debe seguir estospasos:

1. Crear una vista de aduana de sus contactos. Use el �ltro delas operaciones para seleccionar los contactos deseados. Para unaintroducción a la creación personalizada de lista de puntos de vistaque puede referirse a la sección: Personalizar las listas.

2. Guardar la vista personalizada.Figura 3.3. Editar Massmailing Lista

3. Modi�car la vista personalizada de nuevo. Verás que unnuevo botón Crear acción personalizada parece, como se muestra


en la Figura: Edit Massmailing lista. Haga clic en este botón yse abrirá una nueva ventana como se muestra en la Figura: CrearMassmailing de correo electrónico. Ahora puede editar su direcciónde correo electrónico.

Figura 3.4. Crear Massmailing Email

4. Haga clic en [Guardar] para almacenar su dirección de correoelectrónico y para abrir la lista de receptores. Ahora puede selec-cionar los receptores mediante el marcado de las casillas de veri�-cación tal y como se muestra en la Figura: Selección MassmailingContacto. Haga clic en el [Enviar Correo] botón para enviar elmensaje de correo electrónico a todos los contactos que haya selec-cionado.

Figura 3.5. Massmailing Guía de Selección

3.1.2. Enviar y recibir e-mails.

El sistema CRM ofrece una multiplicidad de posibilidades paraincluir los mensajes de correo electrónico en su trabajo con susclientes, proveedores y otros contactos. Usted puede enviar correoelectrónico a los contactos directamente desde el CRM

3.2. TRABAJO CON EL PROCESO DE VENTAS 70

Esto se explica en la sección: envía mensajes de correo a loscontactos.

Transferencia recibido o enviado mensajes de correo electrónicode su o�cina de medio ambiente a la CRM

El CRM viene con un plug-in de Outlook, así como un Thun-derbird / Mozilla extensión de cliente de correo electrónico. Puedeutilizar estos programas adicionales en su computadora. Por favor,re�érase a la Sección: Sincronización de CRM con la O�cina deMedio Ambiente para obtener más información.

Recibir mensajes de correo electrónico en el CRM de cuentasde correo personales

Esto se explica en la sección: Recibir mensajes de correo elec-trónico.

3.2. Trabajo con el proceso de ventas

El sistema de CRM ha sido diseñado para apoyar en todas lasfases de sus ciclos de ventas, comenzando con lleva a las empresasprivadas mediante la integración de todos los datos pertinentes.

Procesos de ventas se de�nen en cada empresa diferente. Sinembargo, hay principios comunes para el �ujo de trabajo, que elsistema de CRM supone.

El escenario más común para los bienes o servicios con ciclosde ventas ya podrían ser:

1. Cuando usted tiene el primer contacto a los clientes unaperspectiva de crear un plomo. En este momento usted no sabe sieste contacto tiene graves intereses en los bienes o servicios que suempresa ofrece. Usted puede recoger la mayor cantidad de infor-mación acerca de este contacto como sea posible.

2. Ahora las ventas está empezando a trabajar con este líder.Usted puede programar reuniones, hacer llamadas o enviar men-sajes de correo electrónico hasta que sepa si hay una oportunidadde negocio.

3. Si usted encuentra que este plomo no ir más lejos, que es-tableció la iniciativa a la condición de "perdido" y olvidarse deella. Si esto parece prometedor de plomo para su negocio que seconvertir este lugar a una venta potencial.

4. Durante la conversión CRM creará un potencial de ventas,una cuenta de un contacto y la utilización de los datos que ya hanrecogido. El plomo se eliminarán.

5. Ahora empezar a trabajar con el potencial. Usted indicarlos progresos mediante el establecimiento de diferentes etapas deventa.

El contacto y la información de la cuenta relacionada con supotencial de ventas son la base para usted y sus compañeros detrabajo para el trabajo con un cliente potencial. Usted puede uti-lizar esta información para programar las actividades de control


y, a distribuir las tareas, para pronosticar los ingresos, para com-prender el proceso de decisión de compra de un cliente y muchomás.

3.2.1. El trabajo con mejores resultados.

A plomo representa la primera etapa de un proceso de ventas y,por tanto, el punto de partida para muchas actividades. Con el �nde trabajar con mejores resultados de manera e�caz el sistema deCRM le proporciona un conjunto de herramientas.

Búsqueda de plomoSi usted tiene muchos mejores resultados que �guran en su

CRM la función de búsqueda le ayuda a encontrar un líder rápida-mente. Haga clic en el [Leads] �cha en el área de navegación paraabrir la vista de lista, tal como se muestra en la Figura: Plomo delista.

Figura 3.6. Vea Lista de plomo

En la parte superior puede ver la entrada de la máscara de�ltro de búsqueda. Por defecto, usted puede buscar los siguientestérminos:

� Nombre� Apellido� Nombre de la cuenta� Sólo las pistas que se han asignado a ustedAdemás, usted puede buscar por el orden alfabético.NotaSi utiliza múltiples criterios de búsqueda la función de búsque-

da se combinan por un lógico AND.Si hace clic en [Búsqueda avanzada] una nueva ventana de

búsqueda se abrirá que permite una búsqueda más detallada sobrela base de los siguientes criterios.

� Fuente de plomo� Industria� Street� Número de teléfono� Mobil número de teléfono� Dirección de correo electrónico� Cali�cación


� Plomo estado� Ciudad� Código PostalNotaEn la versión actual de�nida por el usuario personalizado cam-

pos de entrada no se añaden a esta lista.Usted puede cambiar entre la base y el anticipo de búsqueda

en cualquier momento. Haga clic sobre el [Buscar] para iniciar subúsqueda o en el [Clear] botón para vaciar sus criterios de búsque-da.

Enviar E-mails a los contactos de plomoPara enviar un correo electrónico al contacto que pertenece a

un líder tiene que abrir la vista de detalle de este plomo. Hagaclic en el botón Enviar correo a la dirección de correo electrónicoabierto vista de edición como se muestra en la Figura: Enviar correoelectrónico a Contactos de plomo.

ImportantePara enviar un correo electrónico al CRM a las necesidades

de acceso a su servidor de correo. La con�guración del servidor deconexión se explica en la sección: Servidor de correo saliente decon�guración.

Figura 3.7. Enviar correo electrónico a Contactos de plomo

Usted puede utilizar la entrada de los campos sobre la base dela siguiente descripción:

Fecha y hora Enviadas:Aquí la fecha y hora actuales se muestran. Si no cambia la

dirección de correo electrónico que se envíe de inmediato tan prontose presiona el botón Enviar. Usted puede cambiar a un momentoposterior.

Asignado a:Esta entrada establece el remitente del mensaje de correo elec-

trónico. Si no cambia, el correo electrónico de utilizar su direcciónde correo electrónico como almacenados en su per�l de usuario


como el envío de la dirección de correo electrónico. Usted puedeasignar la dirección de correo electrónico a otro usuario de CRM.A continuación, la dirección de correo electrónico de este usuariose utilizará como dirección de los remitentes.

NotaUna copia de la envió por correo electrónico se envía por la

CRM para el usuario asignado automáticamente.CC:"CC" está a favor de Carbon Copy. Puede introducir una di-

rección de correo electrónico, que se utilizará como un receptor deeste mail.

Asunto:Debe introducir un objeto de este mensaje de correo electróni-

co.Archivo adjunto:Puede añadir un archivo adjunto en tu correo electrónico.NotaEn la versión actual el tamaño máximo de un archivo adjunto

está limitado a 1 Mb de datos.Descripción:Usted puede entrar en su mensaje de correo electrónico aquí.

Tenga en cuenta que la dirección de correo electrónico será enviadocomo un correo en HTML por defecto. Usted puede utilizar laherramientas de diseño para mejorar la representación de correoelectrónico.

ImportanteEl CRM puede almacenar su dirección de correo electrónico

estándar de la �rma y lo añade a su mensaje automáticamente. La�rma se establece por los usuarios opciones de con�guración comose explica en el capítulo: Administración de Usuarios.

Bajo el campo de la descripción de los botones servirán a lossiguientes propósitos:

[Seleccionar Plantilla de correo electrónico:]El CRM ofrece para trabajar con plantillas de correo electróni-

co. Estas plantillas deben ser diseñadas antes, tal como se explicaen la sección: Plantillas de correo electrónico.

[Enviar]El correo electrónico se envía. A la �rma se añadirá automáti-

camente si se de�ne antes.[Guardar]Puede guardar este mensaje sin enviarlo. El correo electrónico

se almacenarán y obtener la lista cuando se haga clic en el [Men-sajes] �cha en el área de navegación de la CRM.

[Cancelar]Usted puede cancelar la operación de correo electrónico. Todos

los cambios de entrada se perderán.Nota


En el actual CRM liberación no es posible sincronizar los men-sajes de correo electrónico relacionados con el plomo con su entornode o�cina mediante el uso de plug-in de Outlook o Thunderbird laextensión.

Eliminar LeadsUsted puede borrar una sola o múltiples Encabeza a la vez de

conducir a su lista. En la Figura: Lidera Suprimir una lista condos entradas de la muestra es mostrar. Usted puede borrar un soloplomo, haga clic en [Del] al �nal de una sola �la. Si usted tienemúltiples conduce a borrar la marca que tienen ellos en primerlugar en las casillas de veri�cación. Luego de eliminar todas a lavez haciendo clic en el botón [Eliminar].

Figura 3.8. Eliminar Leads

Cambio de plomo propietarioEn la vista de lista lleva usted puede cambiar el propietario

de un único o múltiples pistas. Un nuevo propietario debe ser unusuario CRM. Como se explica en la sección: Lidera Suprimir tieneque marcar las pistas para el que desea cambiar el propietarioprimero. Then you click in the [ Change Owner ] button. Luegohaga clic en el [Cambio al titular] el botón.

Cambiar la condición de conducirCada llevar mi condición de representar el estado de su traba-

jo con una de plomo. El CRM le ofrece ya varios statuse plomo.Tenga en cuenta que el administrador del sistema puede cambiarla misma.

Para mover una sola o múltiples Conduce a un estado difer-ente tiene que abrir la cabeza vista de lista, haga clic en la �chalidera en el área de navegación de su CRM. En la Figura: Cam-bio de plomo Estado una lista de dos muestras se muestra mejoresresultados. Tiene que marcar las pistas que desea cambiar por lascasillas de veri�cación. Luego puede cambiar el estado de plomo ala vez haciendo clic en el [Cambio de estado] botón.


Figura 3.9. Plomo Cambio de estado

Enlace conduce con otras entradas de CRMUsted puede tener un enlace a la cabeza con otras actividades

como la pide, reuniones o tareas y con los mensajes de correo elec-trónico, archivos adjuntos, notas o productos. Para establecer talesvínculos puede utilizar una de las siguientes maneras:

1. En la vista de detalle de plomoAbrir un plomo existentes y crear nuevas entradas relacionadas

con este plomo.2. Por la entrada directaHaga clic en [Nueva suceso], [Nueva Tarea], [Nueva Nota] o

[Nuevos Productos] en el área de entrada de su sistema de CRMo abrir la vista de edición de una entrada existente. Seleccione larelacionada con plomo como una referencia antes de guardar lasentradas. La información será vinculada a la de plomo y estarádisponible en la dirección de la vista de detalle.

NotaTodos los enlaces se almacenarán y estarán disponibles en los

potenciales de venta después de la conversión, tal como se explicaen la sección: Generar Leads Potenciales de.

3.2.2. Trabajo con potenciales.

En el proceso de venta de venta son los potenciales sucesores lógicosde un Leads. Por lo tanto, usted podría crear un proceso de venta deuna transferencia de plomo y toda la información disponible para elplomo a un potencial de ventas (véase la sección: Generar de LeadsPotenciales). Además, puede crear un potencial de ventas directa(véase la sección: Entrada directa de las posibilidades). Las ventaspotenciales se caracterizan por el hecho de que obvia los interesesde un cliente potencial en una oferta de su empresa existe. Salesespera que una oferta puede hacerse en el futuro, y estima que esconveniente tomar más de llevar los datos.

Potencial de búsqueda


A medida que más se utiliza el CRM a medida que más datosse han almacenado. Por lo tanto, es necesario disponer de potentesfunciones de búsqueda para un rápido acceso a la información queestá buscando. El sistema de CRM le proporciona esa función,en general, tal como se explica en el artículo: General función debúsqueda y especí�ca para los potenciales de venta en el potencialde la vista de lista. Para abrir este punto de vista, haga clic en la�cha potenciales en el área de navegación de su CRM. En la partesuperior de su lista los potenciales verá el área de entrada para lafunción de búsqueda básica, como se muestra en la Figura: Posiblelista.

Figura 3.10. Potencial Lista

En la parte superior puede ver la máscara de entrada para el�ltro de búsqueda. Por defecto, usted puede buscar los siguientestérminos:

� Potencial de nombre� Nombre de la cuenta� Sólo las posibilidades que se han asignado a ustedAdemás, usted puede buscar por el orden alfabético.NotaSi utiliza múltiples criterios de búsqueda la función de búsque-

da se combinan por una lógica y función.Si hace clic en [Búsqueda avanzada] una nueva ventana de

búsqueda se abrirá que permite una búsqueda más detallada sobrela base de los siguientes criterios.

� Potencial de nombre� Nombre de la cuenta� Tipo� Fuente de plomo� Propietario� Cantidad� Fecha prevista de cierre� Siguiente Paso� Etapa de venta


� Probabilidad

Nota

De�nida por el usuario personalizado campos de entrada no seañadirá a esta lista.

Usted puede cambiar entre la base y el anticipo de búsque-da en cualquier momento. Haga clic en el [Buscar] para iniciar subúsqueda o en el [Clear] botón para vaciar sus criterios de búsque-da.

Asignar contactos a las ventas potenciales

Usted puede asignar cualquier persona que se ha almacenadoen el CRM a un potencial de ventas. Abra la vista de detalle deun potencial como se muestra en la Figura: Potencial Ver Detalleshaciendo clic en el nombre de los potenciales de las posibilidadesen vista de lista. Debajo de las potencialidades de datos maestroshaga clic en el [Seleccionar Contacto] botón, para obtener una listade todos los contactos almacenados en el CRM. Usted puede selec-cionar el contacto que desee añadir.

Nota

En la versión actual puede seleccionar sólo un contacto a la vez.Si desea añadir más de un contacto con usted tenga que repetir laoperación.

Figura 3.11. Potencial Ver Detalle


Asignar a las ventas de productos potencialesUsted puede agregar una referencia a los bienes o servicios

que su empresa ofrece a un potencial de ventas. Abra la vista dedetalle de un potencial como se muestra en la Figura: Potencial devista de detalle. Bajo el toque Productos que ver la lista de bieneso servicios. Usted puede elegir un producto que se muestra en laCRM ya haciendo clic en el [Seleccionar] botón. Usted también


puede crear un nuevo producto o servicio que se enumeran comoreferencia haciendo clic en el [Nuevos Productos] botón.

PrecauciónTenga cuidado en la creación de nuevos productos. Fácilmente

puede perder la visión general en su CRM. Usted debe tener unapolítica de la empresa en el lugar que establece normas en caso dela creación de nuevas entradas de productos es obligatorio.

Ventas potenciales para las etapasDentro de los potenciales de venta tiene la posibilidad de es-

peci�car las diferentes fases de venta. Que le ayuda a documentarel desarrollo de una relación de cliente. La información sobre elpasado, las ventas se registran las fases de la CRM el sistema.

NotaEl CRM le proporciona una serie de etapas de ventas por de-

fecto. Su administrador del sistema puede cambiar en base a susnecesidades de la empresa.

Usted puede cambiar de una fase de venta a un potencial deventas por la apertura de la vista de edición. Haga clic en el botónEditar se muestra en la Figura: Potencial de vista de detalle. En-tonces usted puede cambiar el estado de las ventas. Haga clic en[Guardar] para transferir los cambios a la CRM.

Cada cambio de fase de las ventas crea una entrada en la fasede venta Historia �cha automáticamente. Esta entrada incluye

� las Cuantía de las posibilidades,� la fase de venta,� La probabilidad,� la fecha prevista de cierre,� y la fecha de modi�cación.Enviar mensajes a contactos relacionados con los potencialesPara enviar un mensaje de correo electrónico a un contacto

que se muestra en detalle las posibilidades opinión, es necesarioseleccionar contacto haciendo clic en el nombre de los contactos.Proceda como se describe en la Sección: envía mensajes de correoa los contactos.

SugerenciaUsted puede enviar un mensaje de correo electrónico a todos

los posibles contactos a la vez mediante la creación de una listaespecial y el uso de la función massmailing como se explica en lasección: Massmailing.

Eliminar potencialesUsted puede borrar una sola o múltiples de ventas potenciales

a la vez las posibilidades de su lista. En la Figura: Posible lista deuna lista con dos entradas de la muestra se muestra. Usted puedeeliminar un potencial único, haga clic en [Del] al �nal de una sola�la. Si usted tiene múltiples posibilidades para borrar la marca quetienen ellos en primer lugar en las casillas de veri�cación. Luegode eliminar todas a la vez haciendo clic en el botón [Eliminar].

Cambio potencial propietario


Usted puede cambiar el propietario de un potencial de ventasen el potencial de vista de edición. En la lista de potenciales hagaclic en el nombre del potencial que desea cambiar. La vista dedetalle los potenciales de la ventana se abrirá. En esta ventana hazclic en el [Editar] para llegar a la vista de edición. Ahora puedecambiar el propietario de este potencial de la selección de un nuevo"Asignado a" la entrada.

Enlace con otros potenciales CRM entradasEs posible que un posible vínculo con otras actividades como

la pide, reuniones o tareas y con la Guía, productos, accesorios,notas, citas o órdenes de venta. Para establecer tales vínculos puedeutilizar una de las siguientes maneras:

1. Por el potencial de vista de detalleAbrir un potencial existente y crear nuevas entradas relacionadas

con este plomo.2. Por la entrada directaHaga clic en [Nueva suceso], [Nueva Tarea], [Nuevos Produc-

tos], [Nueva Toma nota], [Nueva RESPONDER] o [Nueva Ordende venta] en el área de entrada de su sistema de CRM o abriruna entrada existente. Seleccione el potencial como una referenciaantes de guardar las entradas. La información será vinculada a lasposibilidades y estará disponible en las posibilidades que ofrece lavista de detalle.

3.2.3. Trabajo con Helpdesk.

El sistema de CRM ofrece la posibilidad de mantener las valiosasrelaciones con los clientes después de la conclusión de un negocio,ofreciendo funciones de help desk.

¾Por qué debería usted usar el Helpdesk?� Por encima de todo el Helpdesk le ayuda a recoger y clasi�car

las solicitudes de los clientes, las investigaciones, los disturbios, uotros problemas relacionados con los productos o servicios vendidospor los usuarios de CRM y clientes.

� Helpdesk personal de obtener un instrumento muy e�cazpara realizar un seguimiento sobre el cliente se queja o requisitosrelacionados con los clientes o productos, o ambas cosas.

� Personal de ventas y la gestión puede obtener una visiónrápida sobre actividades relacionadas con el Helpdesk a los clienteso productos, o ambas cosas.

� CRM usuario o cliente obtener un fácil acceso a las preguntasfrecuentes (FAQ). Eso podría ayudarle a la empresa para mantenerel servicio de peticiones de baja y mantener procedimientos están-dar para responder a las solicitudes de los clientes.

El Helpdesk proporciona capacidades de FAQ, así como bo-letos se extienden por la Portal del Cliente funciones. Mira en elApéndice: Recursos para las referencias al Portal del Cliente másinformación.

Entradas


El CRM se de�ne como boletos de cualquier tipo de servicioal cliente solicita que se producen después de las ventas.

Crear nuevos billetesPara crear un nuevo billete, haga clic en [Nueva Entrada] en

el área de entrada de los sistema de CRM. Se abrirá una nuevaventana como se muestra en la Figura: Crear Venta de entradas.

Figura 3.12. Cree Venta de entradas

Usted debe entrar en tanta información como sea posible. Util-ice la prioridad, la gravedad y la categoría de peso el billete.

En detalle que nos proporcione los siguientes datos:Asignado a:Puede asignar el billete a una persona que aparece como usuario

de CRM o de un grupo de usuarios. Esta persona o grupo será elencargado de responder a la petición de los clientes.

Prioridad, la gravedad y Categoría:Usted puede seleccionar las entradas apropiadas de la sobre

la base de su importancia. Esto podría ayudar a su personal deservicio para programar su trabajo y la gestión a ser informado.

Título:Usted debe dar a cada billete de un nombre único.


Contactos, Cuentas:Usted debe vincular esta entrada a un contacto especí�co o de

cuenta.Nombre del Producto:Usted puede tener un enlace este boleto a los bienes o servicios

que su empresa ha vendido.Estado:Usted debe establecer la situación real del billete.Descripción:Usted debe ingresar una breve descripción acerca de la cuestión

que es la causa de este billete.SugerenciaSu administrador del sistema CRM puede agregar un campo

personalizado adicional a sus entradas o puede cambiar el con-tenido de las listas desplegables. También hay parches disponiblesde extensión que permite envío de archivos a través del Portal delCliente y los clientes múltiples portales.

PrecauciónSi va a utilizar el Portal del Cliente puede consultar la infor-

mación proporcionada a los clientes que utilizan el portal antes dehacer cambios a la con�guración con el �n de mantener la con�-dencialidad de los datos internos.

Búsqueda de EntradasPara buscar un billete haga clic en [AYUDA] en el área de

navegación de su CRM para conseguir el billete a la vista de listacomo se muestra en la Figura: Venta de entradas de lista.

Figura 3.13. Vea Lista de entradas

En la parte superior de la lista de billete puede buscar por:� Asunto: El nombre de este billete.� Contacto: El contacto en relación con un billete� Prioridad


� Estatus� Categoría� Creado Fecha (incluidos los lógicos criterios de búsqueda)� Sólo mis artículos: Los boletos que se han asignado al usuario

que se registra enTambién puede buscar sobre la base de la orden alfabético de

los sujetos. Si hace clic en [Búsqueda avanzada] usted puede incluirsu campos personalizados en el proceso de búsqueda.

Haga clic en [Buscar] para iniciar la búsqueda o en [Clear] paravaciar sus entradas.

Trabajar con entradasEn la Figura: Venta de entradas de lista se puede ver ya mues-

tra dos entradas Venta de entradas. Para trabajar con un billetehaga clic sobre el tema de un billete. Una nueva ventana como semuestra en el se abrirá.

Figura 3.14. Billete Ver Detalle

Puede editar esta Venta de entradas haciendo clic en el boton[Edit]. Esto permitirá que usted y sus compañeros de trabajo paracambiar las entradas y hacer comentarios antes o después de unasolución se encuentra.

Usted también puede agregar notas o archivos adjuntos a estebillete o calendario de actividades.

Venta de entradas Historia


Cada billete puede ir a través de diferentes etapas de traba-jo y será cerrado pronto o tarde. El CRM le ayuda a realizar unseguimiento sobre el progreso y el trabajo es el registro de los cam-bios.

Por ejemplo, en la Figura: Venta de entradas Ver Detalle ver laentrada campos "Solución" y "Comentarios". En los comentariosde cualquier usuario de CRM pueden publicar un comentario. Loscomentarios serán ordenados por el tiempo y se indicará la CRMusuario que hizo el comentario. Al �nal del "ciclo de vivir" de unbillete que podrá presentar la solución.

Todos los cambios de un billete se muestran en la pestañaHistorial. La información proporcionada le permiten averiguar:

� ¾Quién ha cambiado billete de información?

� ¾Qué cambios se han hecho?

� ¾Cuál fue el momento de un cambio?

Preguntas más frecuentes (FAQ)

El CRM ofrece FAQ como una simple pero poderosa colecciónde preguntas y respuestas. Usted puede utilizar esta

� como una base de conocimientos para informar a sus clientesacerca de sus productos, servicios o procedimientos

� para sus empleados para informar sobre los procedimientosinternos de las empresas

� para su servicio personal para discutir los procedimientospara ayudar a los clientes

y mucho más.

En la Figura: Nueva entrada de la FAQ que vea la pantallapara una nueva entrada de la FAQ. Puede introducir una preguntay una respuesta.

Figura 3.15. Nueva entrada de la FAQ


Además, puede� vincular esta entrada a un producto o servicio que su empresa

ofrece.� asignar una categoría para esta entrada.NotaSu administrador del sistema CRM puede cambiar las cate-

gorías.� establecer un estatuto para la entrada.PrecauciónPreguntas más frecuentes también se muestra en el Portal del

Cliente. Usted puede controlar el FAQ entradas que se publicó enel Portal del Cliente. Sólo las entradas con el estado "publicado"será visible allí.


3.2.4. Informes y Análisis.

El CRM le proporciona varias posibilidades para evaluar sus datosde acuerdo a los criterios que ha seleccionado.

Dashboard:

El tablero le da una representación grá�ca de sus datos deventas.

Informes:

Usted puede resumir sus datos almacenados en el CRM deinformes. Usted tiene un conjunto de informes prede�nidos que sepueden personalizar sobre la base de sus necesidades.

Inicio:

En la página de inicio usted puede ver una representación grá-�ca de sus más importantes datos de ventas.

Usted debe utilizar estas informe analítico CRM y caracterís-ticas para obtener una visión general sobre las actividades rela-cionadas con el cliente y para sacar conclusiones en cuanto a laforma de mejorar su proceso de ventas.

Dashboard

Usted puede llegar a la función Dashboard haciendo clic en lapestaña Escritorio en el área de navegación de su CRM. El Dash-board es una representación grá�ca de su proceso de venta de datos.Esto incluye:

� Gasoducto por las ventas etapa

� Gasoducto por mes por resultados

� Todas las oportunidades por el plomo de origen por resulta-dos

� Todas las oportunidades por el plomo de origen

Usted puede modi�car el período, así como los datos incluidosen la pantalla. Haga clic en [Editar] para modi�car la con�guración.

Utilice el �Strg� botón en el teclado para seleccionar múltiplesconjuntos de datos.

Nota

El período indicado en el Dashboard no se actualiza automáti-camente cuando el tiempo pasa. Tienes que establecer el períodode derecho y usted debe hacer clic en [actualizar] para asegurarsede que los datos reales se muestran.

Las ventas etapas, así como las fuentes de plomo puede obtenercambiado por su administrador del sistema CRM.

Informes

Usted puede obtener un informe de casi todos los datos quetiene almacenados en su CRM. Haga clic en la pestaña "Informes"en el área de navegación para llegar a la lista de informes, como semuestra en la Figura: Informe Principal.

Figura 3.16. Informes Inicio


El CRM ofrece un generador de informes, así como un dis-eñador de informes.

Generador de informes:El generador de informes le proporciona informes que se puede

ver en la pantalla o la exportación en formato PDF o archivos deExcel.

Report Designer:El diseñador de informes le permite seleccionar los datos que

le gustaría ver en un informe y modi�car su representación.El CRM viene con una rica selección de los informes estándar.

That includes: Esto incluye:� Cuenta los informes y contacto� Informes de plomo� Posibles informes� Informes de Actividades� Informes HelpDesk� Informes del producto� Informes de Cotización� Informes de la Orden� Informes factura


Cada uno de estos informes se presenta como dos tipos:Informe de cuadro:Tabular los informes son los más simple y más rápida manera

de obtener una lista de sus datos.Informe resumido:Resumen de informes le permiten ver a lo largo de sus datos

con subtotales y otros resumen la información.En el siguiente vamos a explicar cómo puede modi�car los in-

formes, o incluso con�gurar su propio informe carpetas.Editar InformesPara cambiar un informe existente, haga clic en [Personalizar],

como se muestra en la Figura: Informe Principal. Una nueva ven-tana abierta que le permite personalizar el informe que ha selec-cionado, ver Figura: Personalizar Informes.

Figura 3.17. Personalizar Informes

Usted debe proceder en el siguiente orden:1. Seleccione el tipo de informe: En función del tipo de informe

más opciones de con�guración están disponibles.


2. Seleccione las columnas: Verá una lista de cintas de datosdisponibles para este informe. Usted puede agregar lo que ustednecesita para las columnas seleccionadas.

PrecauciónEn la versión actual de la CRM no somete a control si hay

sitio su�ciente espacio para una salida adecuada PDF disponible.Si elige demasiadas columnas que no podría obtener una utilidadde exportación PDF.

3. Especi�que agrupación (sólo para informes de síntesis): Se-leccione los datos en una columnas que le gustaría al grupo. Sobrela base del informe contenido que se ofrece diferentes opciones. Enla Figura: Especi�car Agrupación de potenciales Informe puede verun ejemplo de un posible informe.

Figura 3.18. Especi�que Agrupación de potenciales Informe

4. Elige al total de las columnas: Dependiendo de su informepuede seleccionar las columnas que se pueden utilizar para resumircomo se muestra en la Figura: Resumen de columnas de informesde un posible informe.

5. Elige al total de las columnas: Dependiendo de su informepuede seleccionar las columnas que se pueden utilizar para resumircomo se muestra en la Figura: Resumen de columnas de informesde un posible informe.


Figura 3.19. Resumir Columnas de informes

6. Especi�car los criterios: Como de costumbre conocer el lis-tado para ver la lista de contactos, cuentas, etc actividades quepodrá �jar sus propios criterios para la selección de los datos al-macenados en el CRM. En este sentido, la CRM le ofrece funcionesde �ltro, como se muestra en la Figura: Funciones de �ltro de losinformes de un posible informe.

Figura 3.20. Resumir Columnas de informes


Usted puede utilizar AND u OR lógico operaciones de decidirqué datos serán en su informe.

NotaDiseño de un informe puede ser una tarea muy compleja. Usted

debe comenzar con un informe muy simple y el control de susresultados a menudo antes de comenzar a utilizar las funciones de�ltro.

Si su informe es el diseño terminado, haga clic en [Guardar yEjecutar] para guardar la con�guración y para iniciar el generadorde informes. Inmediatamente, usted

� puede ver el informe en su pantalla.� puede exportar el informe como archivo de Excel.� puede exportar el informe como archivo PDF.En la Figura: Ejemplo de Informe que vea a (vacía) informe

de un gasoducto de ventas potenciales. En la parte superior del


informe puede seleccionar el período de tiempo para este informe.Usted puede de�nir su propio marco de tiempo o seleccione uno delos períodos prede�nidos. Para activar la selección tienes que hacerclic en el [Aplicar �ltro] botón.

Figura 3.21. Ejemplo de Informe

Crear carpeta informePara crear su propio informe �ltro haga clic en el [Crear nueva

carpeta Informe] como se muestra en la Figura: Informe Principal.En la nueva ventana, se muestra en, usted puede dar a esta carpetaun nombre y una descripción.

Figura 3.22. Crear un nuevo informe carpeta

Haga clic en [Guardar] para crear esta carpeta. Ahora ustedpuede almacenar sus propios informes modi�cados en esta carpeta.

3.2.5. Mass Mailing.


Si desea enviar un mensaje de correo electrónico a más de un con-tacto con la CRM le ofrece la función de la masa de correo. Parala masa de correo tienes que elegir:

1. Crear la masa de correo electrónico almacenados correo elec-trónico:

� Cree un nuevo mensaje de correo electrónico haciendo clicen [la nueva dirección de correo] en el área de entrada de su CRM.Diseña tu dirección de correo electrónico y haga clic en [Save].

� Se abrirá una nueva ventana como se muestra en la Figura:Masa de correo de correo almacenado. En esta ventana, seleccionelos contactos o usuarios de CRM que le gustaría tener como recep-tores.

Figura 3.23. Misa Mail de correo electrónico almacenados

� Haga clic en [a granel Mails] para enviar el correo electrónicode inmediato.

2. Crear correo en masa de la lista de contactos:� Abra la vista de lista de contactos haciendo clic en el [Con-

tacto] �cha en el área de navegación.� Haga clic en [Crear Ver] para abrir la vista personalizada.

Use el �ltro de funciones para crear un nuevo punto de vista, tal ycomo se describe en la Sección: Personalizar las listas. Guardar lavista.

� Abra la vista de nuevo haciendo clic en [Editar]. Verás queun nuevo botón llamado [Crear acción personalizada]. Haga clicen este botón. En la nueva ventana usted puede diseñar su correoelectrónico.

� Haga clic en Guardar para almacenar su dirección de correoelectrónico y volver a la vista de lista de tus contactos. Seleccionelos contactos que desea tener como un receptor de este correo yhaga clic en [Enviar Correo] para iniciar el envío inmediatamente.

Una copia de la dirección de correo electrónico enviados, seránalmacenados en cada contacto.

3.2.6. Recepción de mensajes de correo.


Si recibe mensajes de correo electrónico en la actualidad su o�cinapuede utilizar el plug-in de Outlook o Thunderbird la extensiónde transferencia de mensajes de correo electrónico seleccionado alos contactos almacenados en su CRM. Por favor, re�érase a laSección: Sincronización de CRM con la O�cina de Medio Ambientepara seguir las descripciones.

Además, usted tiene la posibilidad de recibir mensajes de correoelectrónico en el CRM directamente.

Importante

E-mail se reciben sin protección. Esto signi�ca que el CRM nocomprueba para cualquier otro virus como los hilos que a menudoson transmitidos por los mensajes de correo electrónico. Inclusosi estos hilos no puede causar ningún daño a la CRM se aconsejaproteger a tomar acciones en el servidor de correo que reciben,sobre todo si va a descargar el contenido del correo electrónico asu computadora.

Antes de que pueda recibir cualquier mensaje de correo elec-trónico en su CRM debe tener la con�guración de su bandeja deentrada tal como se describe en la Sección: Con�gurar la bandejade entrada de correo electrónico / Webmail.

Para leer los mensajes de correo electrónico desde su cuentade correo electrónico externo, haga clic en la pestaña [correos elec-trónicos] en el área de navegación de su CRM. Se abrirá una nuevaventana como se muestra en la Figura: Mensajes de lista. Verá lalista de todos los mensajes almacenados en el CRM. Para accedera su cuenta de correo externo, haga clic en el [webmails] �cha.

Figura 3.24. Vea Lista de Emails

Ahora verá la lista de correos electrónicos que están disponiblesen su servidor de correo externo, como se muestra en la Figura:Listado de webmails.

Figura 3.25. Listado de webmails


NotaDependiendo de la velocidad de su servidor de correo y el

número de mensajes de correo electrónico para la transferencia,las comunicaciones con su CRM puede frenar.

Mensajes de correo electrónico podría ser marcada por signosespeciales. Estas señales tienen el siguiente signi�cado:

Signo "+":Esto signi�ca que este mensaje de correo electrónico tiene al

menos un archivo adjunto."A" signo:Este signo marcas de los mensajes de correo electrónico que

han sido respondidas ya."!"signo:Esto signi�ca que este mensaje de correo electrónico se ha mar-

cado como importante por el remitente.NotaTenga en cuenta que la dirección de correo electrónico son mar-

cas proporcionada por el servidor de correo electrónico y no por elsistema de CRM.

Usted tiene varias opciones para trabajar con los e-mails desu:

Paginas, seleccione Todos, Opciones:Paginas Con la función de formato puede que la lista de correo

electrónico representación. Con la función "Seleccionar todo" puedecon�gurar todas las casillas de veri�cación a la vez. Con la funciónde las opciones que usted puede cambiar los ajustes del servidory se puede con�gurar un útil destacar de mensajes de correo elec-trónico como se explica a continuación.

Buscar mi correo electrónico:Utilice este botón para recibir las últimas mensajes de su servi-

dor de correo.Agregar a vtiger CRM:


Marque los mensajes de correo electrónico que le gustaría trans-ferir a la CRM. Al hacer clic en los botones de este CRM guardaráuna copia de sus mensajes de correo electrónico.

Leer, no leídos, Borrar:Estos botones se iniciará el leído, no leído y eliminar funciones

como ustedes saben de su servidor de correo.Como se ha señalado anteriormente en el botón Opciones le

permite resaltar los mensajes de correo electrónico basado en suscriterios. Haga clic en [Opciones], y, en la apertura de la ventana[Mensaje destacar] para abrir la ventana

Haga clic en [Nuevo] para de�nir su primer relieve. La ventanase muestra en Firgure: Con�guración de correo electrónico másdestacados se abrirá.

Ahora usted puede seleccionar qué tipo de mensajes de correoelectrónico que le gustaría ver en un color diferente. Usted puedeseleccionar el color de sus listas de correo electrónico basado enla dirección de correo electrónico, así como los criterios: De, Para,CC, Para o CC y el tema de un mensaje.

Antes de hacer clic en el botón [submit] debe dar su selecciónde un nombre de identi�cación exclusivo.

En la Figura: Ejemplo de Esquema de colores que vea un ejem-plo. Correo electrónico que se ajusten a criterios de la muestra seráde color cuando se reciben.

3.2.7. Sincronización de CRM con la O�cina del Medio Ambiente.

La CRM cuenta con una serie de programas que mejoran la fun-cionalidad de su o�cina de medio ambiente por la vinculación desu ordenador con el sistema de CRM.

Thunderbird ExtensiónEl Thunderbird / Mozilla cliente de correo electrónico es un

programa de código abierto que se ejecuta en Windows, Mac ysistemas operativos Linux. Le permite enviar y recibir mensajesde correo electrónico e incluye una libreta de direcciones. Con laayuda del Programa de ampliación de Thunderbird puede:

� enviar mensajes de correo electrónico que ha recibido a laCRM y almacenar en referencia a los contactos adecuados.

� enviar información de contacto de su cliente de correo elec-trónico a la CRM.

� recibir la información de contacto de su CRM.NotaPor favor, consulte el manual de extensión de Thunderbird

para más información.Outlook PluginMS Outlook es más común en entornos de o�cina. El plug-in

Outlook mejora la funcionalidad de Outlook y permite sincronizarlos datos entre Outlook y el CRM. En el detalle usted puede

� transferencia de cualquier mensaje de correo electrónico alsistema CRM y adjuntarlo a los contactos adecuados.

� sincronizar tu calendario.


� sincronizar los contactos.� sincronizar las notas.� sincronizar sus tareas.NotaPor favor, consulte el manual de Outlook plug-in para obtener

más información.

Capítulo 4

Tareas administrativas

Administración de Usuarios

Administración de usuarios básicosGestión de usuariosPerles de usuarioGrupos de UsuariosPor defecto organización compartir privilegiosOrganización de los campos por defecto el accesoCampo de Accesibilidad

Estudio

Campos personalizados

Plantillas de Comunicación

Plantillas de correo electrónicoPlantillas de combinación de correspondenciaProgramador de noticaciónInventario de Noticaciones

Conguración

Información de la CompañíaServidor de correo saliente de conguraciónCopia de seguridad de la conguración del servidorConguración del sistemaConguración de la moneda

Este capítulo explica las tareas administrativas necesarias para gestionar el sistemade CRM. It describes: En él se describen:

� la Administración de Usuarios.� la con�guración de la norma y la costumbre campos de en-

trada.� la con�guración de plantillas y otras herramientas de prea-

juste.� el sistema básico de con�guración.

Diferentes privilegios pueden ser asignados a cada usuario en el sistema de CRM.Los usuarios con privilegios de administración de otro [Con�guración] botón en suCRM, como se muestra en la Figura: Con�guración de botones adicionales.

Figura 4.1. Adicionales botón Con�guración

Sugerencia

98

4.1. ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS 99

Se recomienda que sólo uno o un número muy limitado de usuarios obtener privi-legios de administrador.

Al hacer clic en este [Con�guración] un botón de la ventana de con�guraciónCRM, se abrirá sólo a disposición del administrador.

4.1. Administración de Usuarios

Figura: Menú de Gestión de usuario muestra la parte de la administración demenú que se utiliza para de�nir los usuarios y sus privilegios básicos.

Figura 4.2. Gestión de usuarios Menú

Es muy importante que el administrador es capaz de con�gurar el CRM enconsonancia con la �nalidad y las empresas modelo de negocio. Cualquier expertoCRM administrador sabe que la comprensión de cómo funcionan las cosas es tanimportante como saber cómo se hacen las cosas. Por lo tanto, las siguientes sec-ciones se describe no sólo las funciones de CRM, sino también a otras cuestionesrelacionadas con sus negocios un administrador debe considerar.

4.1.1. Administración de usuarios básicos. Desde el punto de vista téc-nico, la administración de usuarios mediante la administración de privilegios. Esen-cialmente, el uso de privilegios depende del número de usuarios y la estructura dela compañía. Pocos usuarios en las pequeñas empresas tienen menos requisitos a unprivilegio de administración. Con un número cada vez mayor de usuarios de la com-plejidad de las relaciones entre los usuarios aumenta y por lo general se desarrollala necesidad de asignar y administrar los privilegios.

El sistema CRM ofrece un sistema de privilegios que se basa en los siguientessimples reglas buscan:

� ¾Quién puede ver algunos datos?� ¾Quién puede cambiar ciertos datos?� ¾Quién puede borrar ciertos datos?� ¾Quién puede crear ciertos datos?En el sistema de CRM privilegio principalmente mediante la cesión de la reti-

rada de privilegios. En el trabajo práctico con el CRM esto es más útil y necesariocomo los siguientes ejemplos ilustran:

� A la venta compañero de trabajo que se sentiría seguramente como desagrad-able, si alguien cambia los datos de sus clientes.

� Los datos personales seguirán siendo con�denciales sólo si otros compañerosde trabajo no están autorizados a ver los.


� La dirección de la empresa no quiere que todo el mundo pueda ver el númerode ingresos.

� Sólo una persona puede cambiar el producto o servicio de catálogo.Por lo tanto, es necesario que la asignación de privilegios de usuario es realmente

sobre la base de las necesidades de su negocio tal y como se describe en los siguientesejemplos:

� Sólo el personal de ventas está autorizado a cambiar los datos relacionadoscon el cliente.

� El secretario no recibe ningún acceso a los números de ingresos.� Sólo el administrador de producto está autorizado a cambiar los precios de

los servicios o productos ofrecidos por la empresa.� Sólo la gestión se le permite ver todos los datos CRM.� Nadie está autorizado a exportar contactos.Teniendo en cuenta la capacidad actual de CRM de gestión de privilegios de

usuario debe con�gurar su sistema en el siguiente orden:Crear un per�l:Los per�les deben crearse en primer lugar. Ellos son la base para la asignación

de privilegios. En cualquier organización por lo general hay diferentes usuarioscon diferentes tareas, como ventas, servicio, secretaría o administrador de CRM.Dependiendo del tipo de usuario de los privilegios para el uso de módulos de CRMy las funciones pueden ser asignadas.

De�nir una función:En la versión actual tiene que de�nir funciones, pero no puede vincular las

funciones a ella.NotaSe introducen las funciones para la gestión de más privilegio. En el futuro usted

puede usar las funciones de vincular las empresas de su estructura jerárquica conprivilegios de usuario.

Crear un usuario:Los privilegios de los usuarios son de�nidos por funciones. Usted tiene que

asignar un papel a un usuario.De control de acceso único para los usuariosSolo los usuarios no necesitan ningún privilegio gestión. Ellos tienen necesidad

y todos los privilegios de acceso y cambiar todos los datos almacenados en el CRM.No obstante, es útil conocer los fundamentos de la asignación de privilegios. Estopodría ser necesario si los usuarios adicionales se necesitarán en el futuro.

Control de acceso para un pequeño número de usuariosUn pequeño número de usuarios, que utilizan el sistema de CRM en conjunto,

deben estar familiarizados con los simples soluciones ofrecidas por la asignación deprivilegios. Esto incluye especialmente:

� Para prohibir que otros CRM usuarios ver los datos con�denciales.� Para prohibir que otros usuarios puedan borrar o modi�car los datos.En una organización pequeña suele haber pronunciado ninguna jerarquía entre

compañeros de trabajo. Un complejo privilegios de administración no tiene que serdesarrollado. Sin embargo, en caso de que sea necesario granulado de los privilegiosmás �namente, usted debe comenzar con el uso de per�les. Cada usuario individualpuede tener su propio per�l con ciertos privilegios.

Control de acceso de un mayor número de usuarios


Para proporcionar un mayor número de usuarios dentro de una organización condiferentes privilegios de usuario, una estructura clara de la asignación de privilegioses necesario. Es útil para conectar con privilegios de usuario a la posición o tareasde cada usuario o grupos de usuarios.

La actual versión de CRM no sólo permite de�nir diferentes privilegios paralos usuarios o grupos de usuarios por per�les. La nueva versión de CRM próximoofrecerá un papel de grano �no a base de la gestión de privilegio.

4.1.2. Gestión de usuarios. Haga clic en [los usuarios], como se muestra enla Figura: Gestión de usuarios Menú para abrir la vista de lista de todos los usuariosde la CRM. Ejemplar dicha lista se muestra en la Figura: Lista de Usuarios Ver.

Figura 4.3. Vea Lista de usuarios

Esta lista incluye el nombre real, el nombre de usuario, la dirección de correoelectrónico y otros detalles para cada usuario individual.

NotaLa lista incluye a todos los usuarios independientemente de si son usuarios

activos o no.Haga clic en los usuarios [Nombre] para abrir la vista de detalle de este usuario,

como se muestra en la Figura: El usuario Ver Detalles. Este punto de vista deusuario incluye todos los datos maestros, a excepción de los privilegios de usuario.Estos privilegios son de�nidos por la con�guración de usuario como se explicarámás adelante.

Figura 4.4. Usuario Ver Detalle


Con la ayuda de los botones que se muestran en este punto de vista que puedenrealizar las siguientes operaciones:

Edit:Este botón le permite al usuario editar datos maestros. Tenga en cuenta que

esto incluye también la con�guración de privilegios de usuario.Cambiar Contraseña:Este botón permite cambiar la contraseña individual.Lista Mailserver:Este botón abre una nueva ventana que permite con�gurar el servidor de correo

para recibir mensajes de correo electrónico para cada usuario individual.Login Historial:Este botón abre una nueva ventana que le muestra la historia de acceso de su

sistema de CRM.Duplicar:Este botón le permite copiar datos de usuario. Esto es útil si usted tiene que

con�gurar distintos usuarios con la misma con�guración.Eliminar:Que le permite eliminar un usuario.ImportanteEste botón elimina un usuario, pero no los usuarios los datos. Se le pedirá que

desea asignar como el nuevo titular de los datos.Personalizar Ficha:


Este botón abre un arrastrar y soltar de diálogo que le permite cambiar el ordende las pestañas o pestañas para eliminar en el área de navegación de la CRM.

ImportanteSi quita las pestañas con el �n de prohibir el acceso a ciertas características

CRM tiene que cambiar los per�les también.NotaEste botón sólo se muestra si se abre la vista de detalle del usuario que está

conectadoEn la Figura: Vista de edición de usuario que vea el �n de editar una entrada

de usuario.Figura 4.5. Vista de edición de usuario

ImportanteNombre de usuario y contraseñas tiene que ser una combinación de pequeñas o

mayúsculas y números. Se recomienda que utilice por lo menos 8 dígitos. A medidaque más dígitos tiene y más seguro como es el CRM acceso.

El uso de caracteres especiales como "-","/" o Umlaut (como ä, ö, ü o ÿ), yaque se utilizan en otros idiomas no está permitido.

Los nombres de usuario, una vez creada no puede ser cambiado en la vista deedición. Cada usuario tiene el privilegio de cambiar su propia contraseña.

Sugerencia


Si necesita cambiar un nombre de usuario que usted puede hacer que mediantela creación de un nuevo usuario con un nombre de usuario diferente. A continuación,elimine el antiguo usuario. Usted le pedirán que debe ser el titular de los datos.Asignar nuevo usuario a la misma.

Los campos de entrada se muestra en la Figura: Vista de edición de usuariotienen los siguientes signi�cados:

Master Data:Nombre:Introduzca el nombre usuarios. Este nombre se utilizará para el mensaje de

bienvenida. Si no introduce un nombre, el apellido se utilizará para el mensaje debienvenida.

Apellido:Tienes que entrar en el apellido del usuario.Estado:Usted puede con�gurar como un usuario activo o inactivo. Inactivo los usuarios

no permiten ingreso.Nombre de usuario:Cada usuario debe tener una única y segura nombre de usuario. Utilice al menos

8 dígitos.Yahoo ID:Puede asignar los usuarios de Yahoo ID.Fecha Formato:Desde aquí se elige el formato de fecha para este usuario.Con�guración de usuario:Función:Como se explicó antes, de�nir roles de los privilegios de un usuario. Una función

debe ser asignada a cada usuario individual.Admin:Si marcas esta casilla, el usuario tiene privilegios de administración, indepen-

diente de la función.Nombre del grupo:Puede asignar un usuario a un grupo.Información del usuario:Título, Departamento:Puede introducir el nombre de la posición que el usuario tiene en la empresa y

su departamento.Informes a:Usted puede seleccionar el supervisor del usuario.Correo electrónico:Tienes que entrar en una dirección de correo electrónico.ImportanteEsta dirección de correo electrónico se utilizará como dirección de los remitentes

si usted envía mensajes de correo desde el sistema de CRM.Otros Correo electrónico:Usted puede entrar en otra dirección de correo electrónico para este usuario.Firma:Usted puede entrar en una �rma de correo electrónico. Esta �rma se añadirá a

cada correo electrónico enviado automáticamente.


Teléfono de o�cina, móviles, Otros, Fax, Teléfono de la casa:Puede introducir información de contacto adicional para este usuario. Estos

datos no se muestran a otros usuarios. Esto le ayuda a mantener la con�dencialidadde esa información.

Notas:Usted puede agregar cualquier información adicional a este usuario.Dirección de Información:Puede introducir la dirección de información de este usuario. Tenga en cuenta

que estos datos no se muestran a otros usuarios.Con�gurar la bandeja de entrada de correo electrónico / WebmailEl CRM es capaz de recibir mensajes de correo electrónico. La condición es que

el usuario posee una entrada a un servidor de correo electrónico fuera del sistemade CRM.

ImportanteEl servidor de fuera debe tener la capacidad de protocolo IMAP. Por favor,

consulte con su proveedor de servicio si su función está disponible.Para con�gurar el CRM haga clic en el [List Mailserver] como botón de muestra

en la Figura: El usuario Ver Detalles. En la nueva ventana, ver Figura: Añadir recibirmensajes de correo electrónico Server, que se abre puede añadir los datos de accesoa su servidor de correo que reciben.

Figura 4.6. Añadir recibir mensajes de correo electrónico del servidor

Para crear un nuevo acceso, haga clic en la [nueva cuenta de correo] botón.Verá una nueva ventana como se muestra en la Figura: Añadir cuenta de correo.

Figura 4.7. Añadir cuenta de correo


Introduzca todos los datos necesarios, ya que incluye:Información General:Nombre:Usted debe dar a cada servidor de correo un nombre único. Este nombre se

muestra en el servidor de correo cuenta lista.Correo electrónico:Debe introducir la dirección de correo electrónico que utiliza en su servidor de

correo que reciben.Nombre de cuenta:Puede introducir un nombre de cuenta para futuras consultas.Servidor de correo de información:Protocolo de correo:Tienes que seleccionar POP o IMAP como su dirección de correo electrónico

de protocolo.ImportanteIncluso si selecciona el protocolo POP, recibir mensajes de correo electrónico

sólo funcionará si el servidor es capaz de soportar el protocolo IMAP.Nombre de usuario, contraseña, nombre del servidor de correoUsted tendrá que introducir los datos de acceso a su servidor de correo. Por

favor, pregunte a su proveedor de servicios para esta información.Haga clic en [Guardar] para con�gurar la función de correo en el sistema de

CRM.ImportanteUsted puede con�gurar más de una cuenta de correo electrónico entrantes. La

primera entrada en la lista de servidores de correo será la que se tomará como lacuenta predeterminada. La intención era dar cuenta de múltiples apoyo, pero estono es siempre actual con la liberación de CRM.


Usted puede ver el recibido mensajes de correo electrónico haciendo clic en el[Mensajes]> [webmails] �cha en la barra de navegación de su CRM, tal como seexplica en la sección: Recibir mensajes de correo electrónico.

4.1.3. Per�les de usuario. En la versión actual sistema de CRM todas lasfunciones de seguridad se basan en los per�les. Con los per�les de con�gurar losprivilegios de usuario para tener acceso, cambiar o borrar datos. Por lo tanto, lade�nición de los per�les es el primer paso cuando se va a restringir privilegios deusuario.

Haga clic en [per�les], como se muestra en la Figura: Gestión de usuarios Menúpara abrir la vista de lista de sus per�les, como se muestra en la Figura: Per�l delista. Aquí puede ver una lista de todos los per�les que se han de�nido en su sistemade CRM. Los sistemas de CRM viene con una serie de pre-de�nidos los per�les quepuede utilizar, pero no eliminar. Sin embargo, la cifra también muestra un per�l deadministrador de�nidos (Gestión) que se pueden editar y borrar.

Figura 4.8. Per�les de lista

Si editar un per�l existente una nueva ventana se abre, como se muestra en laFigura: Editar Per�l Ver. Ahora usted puede cambiar de un per�l marcado por lascasillas de veri�cación.

Figura 4.9. Editar Per�l Ver


Si desea crear un nuevo per�l haga clic en el [Nuevo Per�l] botón de muestraen la Figura: Per�l de lista. Se le pedirá un nombre de este nuevo per�l y el per�lde los padres. Tenga en cuenta que un nuevo per�l siempre tiene un padre peropuede ser independiente de edición.

ImportanteEl sistema de CRM utiliza per�les en relación con los privilegios de acceso a los

módulos y los campos tal y como se describe en la Sección: Default OrganizaciónCompartir privilegios, Sección: Organización de Campos por defecto el acceso y laSección: Campo de Accesibilidad.

4.1.4. Grupos de Usuarios. Los grupos son una muy e�caz con el �n deresumir los usuarios. Cualquier tipo de relación puede ser utilizada para formar ungrupo, tales como:

� usuarios en el mismo lugar� los usuarios con una tarea común� usuario en el mismo departamento� los usuarios con la misma historia de trabajo� los usuarios con los mismos interesesNotaEn la versión actual de un usuario puede ser el de miembro del grupo única-

mente.Para crear un grupo haga clic en [grupos] se muestra en la Figura: Menú de

Gestión de Usuarios. El grupo de la vista de lista, se abrirá la pantalla como semuestra en la Figura: Grupo de lista. Esta vista muestra una lista de todos los


grupos existentes. Si hace clic en el nombre de un grupo que se obtendrá una listade todos los usuarios del sistema CRM que son miembros de este grupo.

Figura 4.10. Vea Lista de Grupo

Si hace clic en el [Crear un grupo nuevo] botón, se le pedirá un nuevo nombrede grupo y añadir una descripción.

La asignación de un usuario a un grupo se debe hacer el usuario en vista deedición como se muestra en la Figura: Vista de edición de usuario.

4.1.5. Por defecto organización compartir privilegios. Por defecto, elsistema CRM permite a los usuarios utilizar todas las funciones si no se limita porper�les. En la mayoría de los casos no hay necesidad de cambiarlo. Sin embargo,si es necesario se puede restringir el acceso a los módulos individuales dentro de suorganización.

Haga clic en [Organización compartida por defecto de acceso], como se muestraen la Figura: Menú de Gestión de usuario para acceder a los privilegios de com-partir la vista de lista, se muestra en la Figura: Default Organización Compartirprivilegios.

Figura 4.11. Predeterminado organización compartir privilegios

Al hacer clic en [Editar permisos] botón es posible cambiar la con�guración.Usted tiene las siguientes opciones:

Privado:


Cada usuario sólo tiene acceso a los propios datos.Público: sólo lecturaCada usuario puede ver los datos de propiedad de los demás usuarios, pero no

está autorizado a realizar ningún cambio.Público: Leer, Crear / EditarCada usuario puede ver los datos de propiedad de los demás usuarios y se

permite cambiar los datos.Público: Leer, Crear / Modi�car, EliminarCada usuario puede ver los datos de propiedad de los demás usuarios y se

permite el cambio y para borrar los datos. Esta es la con�guración por defecto paratodos los módulos.

4.1.6. Organización de los campos por defecto el acceso. Por defecto,el sistema CRM permite a todos los usuarios a utilizar todos los campos siemprecomo capitán de datos para la edición de puntos de vista de cada módulo, si nolimitado por per�les.

En la mayoría de los casos no hay necesidad de cambiarlo. Sin embargo, si esnecesario se puede restringir el acceso a los distintos campos de entrada dentro desu organización.

Si necesita cambiar la organización sobre el terreno por defecto la con�guraciónde acceso haga clic en [Organización Campos por defecto de acceso], como se mues-tra en la Figura: Menú de Gestión de Usuarios.

Verá una lista ampliada de todos los módulos de CRM tienen que dominar losdatos tal y como se muestra en la Figura: Organización por defecto el acceso alterreno.

Usted puede hacer clic en el módulo que desea modi�car. Se abrirá una nuevaventana que le muestra la con�guración por defecto de campo. Haga clic en el[Editar] para hacer cambios.

Figura 4.12. Predeterminado organización el acceso al terreno


4.1.7. Campo de Accesibilidad. Además de la organización sobre el ter-reno ajustes que usted puede de�nir el campo de la accesibilidad para cada per�l.

Haga clic en [sobre el terreno Accesibilidad] para expandir la vista, como semuestra en la Figura: Campo de Accesibilidad.

Usted puede hacer clic en el módulo dónde te gustaría modi�car el ámbito deacceso. Se abrirá una nueva ventana que le muestra la lista de per�les disponibles.Seleccione el per�l que desea cambiar. En la ventana que se abre haga clic en el[Editar] para hacer cambios.

Figura 4.13. Campo de Accesibilidad

4.2. ESTUDIO 112

4.2. Estudio

El estudio, tal como se muestra en la Figura: Studio, te permite añadir máscampos de entrada a su capitán de datos, llamados campos personalizados, y paramodi�car el contenido de las listas de selección en cada módulo, tal como se explicaen las siguientes secciones.

Figura 4.14. Estudio

4.2. ESTUDIO 113

4.2.1. Campos personalizados. Usted puede con�gurar sus propios cam-pos de entrada de los módulos que �guran en el grá�co: Studio. Si desea añadircampos personalizados, haga clic en el nombre de un módulo, por ejemplo, los cam-pos de contacto personalizados. Se abrirá una nueva ventana, que muestra una listade todos los campos existentes, como se muestra como un ejemplo de la Figura:Campos personalizados de lista.

Figura 4.15. Campos personalizados vista de lista

Usted puede agregar un nuevo campo personalizado, haga clic en el [NuevoCampo personalizado] botón.

PrecauciónEn la versión actual campos personalizados no se puede cambiar una vez creado.

Si elimina un campo personalizado que perder el acceso a los datos almacenados enlos campos personalizados.

Usted puede agregar un nuevo campo personalizado, haga clic en el [NuevoCampo personalizado] botón. Una nueva ventana como se muestra en la Figura:Campo personalizado de�nición abierta.

Figura 4.16. Campo personalizado De�nición

4.2. ESTUDIO 114

Ahora tienes que seleccionar el formato de datos en primer lugar. El CRM leofrece las siguientes opciones. Asegúrese de que cada campo personalizado obtieneun nombre único.

El siguiente cuadro muestra todos los tipos de datos disponibles:4.1. Tipos de campos personalizados

4.2. ESTUDIO 115�� !"��!"��#�� $��"��!��"��$��%%�&�'��!��(��)��*�� !"��+��!"��#�� $��"��!��"��$��%%�&�'��!��(��)��,�� !"��-��!"��#�� $��"��!��"��$��%%�&�'��!��(��)��.��/�� 0��1�� 0��23�� 0��4�� 0��564�� 0��,$�� 0��

4.2. ESTUDIO 116

Tipo ContenidoTexto Duración: Introduzca el número máximo de caracteres, por ejemplo, "10"

de diez caracteresNúmero [Duración:] Introduzca el número máximo de dígitos, por ejemplo, "10"

de diez dígitos; [decimales]: Introduzca el número de decimales que le gustaría tener,por ejemplo, "0" no tiene decimales, "1" crea una decimal, al igual que 55,4 y asísucesivamente.

Por ciento [Duración:] Introduzca el número máximo de dígitos, por ejemplo,"3" de tres dígitos; [decimales]: Introduzca el número de decimales que le gustaríatener, por ejemplo, "0" no tiene decimales, "1" crea una decimal, al igual que 55,4y así sucesivamente.

Moneda [Duración:] Introduzca el número máximo de dígitos, por ejemplo, "6"de seis dígitos; [decimales]: Introduzca el número de decimales que le gustaría tener,por ejemplo, "0" no tiene decimales, "1" crea una decimal, al igual que 55,4 y asísucesivamente.

Fecha sólo darle un nombreCorreo electrónico sólo darle un nombreTeléfono sólo darle un nombreLista de selección buscar en la pista se muestra en la pantalla cuando se selec-

ciona este tipo de campoURL sólo darle un nombreMarque la casilla sólo darle un nombreImportanteUsted debe hacer una nota de su tipo de datos de selección de más de referencia.

Puede ser necesario que si desea convertir Leads Potenciales a la venta tal como sedescribe en la sección siguiente.

Aduanas lleva de los camposCampos personalizados para Leads son especiales. Tienes que decidir qué se

hará con el contenido almacenado en estos campos al convertir un plomo a un po-tencial de ventas. Para ello, será necesario correspondientes campos personalizadosen los potenciales, cuentas o contactos.

NotaRecuerde, durante una conversión de plomo serán eliminados.Usted debe adoptar el siguiente procedimiento para preparar la transferencia

de campos personalizados de Leads, para su posterior utilización:1. Crear campos personalizados para los potenciales, cuentas o contactos en

referencia a los campos personalizados en Leads. Por ejemplo, si ha creado uncampo personalizado "número de cuenta" para mejores resultados, debe crear unacostumbre para los potenciales de los campos, llamados "no cuenta". Se recomiendano utilizar el mismo nombre.

PrecauciónEl formato de los campos personalizados en Leads y los correspondientes cam-

pos personalizados en los potenciales, cuentas, contactos o debe ser absolutamenteidéntico!

2. Abra el módulo en Leads Studio> Campo personalizado Ajustes> Plomocampos personalizados.

3. Haga clic en el [Campo personalizado Cartografía] botón. Una nueva ventana,como se muestra en la Figura: Mapa de plomo Campos personalizados abrirán.

4.3. PLANTILLAS DE COMUNICACIÓN 117

4. Seleccione la cartografía que le gustaría tener. Haga clic en [Guardar] paratransferir la con�guración al sistema CRM.

4.3. Plantillas de Comunicación

Comunicación plantillas de la intención de ayudar a usted a trabajar con elCRM de manera más e�ciente. El menú, como se muestra en la Figura: Plantillasle permite crear plantillas de correo electrónico y documentos y establecer noti�ca-ciones automáticas para eventos especiales.

Figura 4.18. Plantillas

Las siguientes secciones explican los detalles.

4.3.1. Plantillas de correo electrónico. Si utiliza el CRM estándar parael envío de mensajes de correo electrónico con frecuencia es muy útil disponer detales mensajes de correo electrónico como una plantilla disponible.

Para ver cualquier mensaje de correo electrónico existentes lista de plantillashaga clic en [Plantillas de correo electrónico]. El CRM ya viene con una lista deplantillas de muestra, como se muestra en la Figura: Plantilla de correo electrónicode lista de una entrada. Puede modi�car una plantilla existente o crear una nuevaplantilla.

Figura 4.19. Plantilla de correo electrónico Ver lista

Haga clic en el botón [Nueva plantilla] para abrir la plantilla de vista de edicióncomo se muestra en la Figura: Editar Plantilla de correo electrónico Ver. Ustedpuede incluir la combinación de campos disponibles en su plantilla por la copia yel pasado de un código de campo. Usted debe llenar todos los campos obligatorios.

Figura 4.20. Plantilla Email vista de edición


SugerenciaUsted puede clonar las plantillas. Editar una plantilla existente y guardarlo con

un nombre diferente.

4.3.2. Plantillas de combinación de correspondencia. El sistema deCRM le permite utilizar los datos almacenados que se fusionó con su aplicación MSWord a su entorno de o�cina. Esto es muy útil si tienes que escribir carta, citas uotros documentos estándar con frecuencia.

Plantillas de combinación de correspondencia que se han creado en nuestrao�cina de medio ambiente en primer lugar. Usted necesitará el plug-in de MS Of-�ce con el sistema de CRM. Por favor, consulte el Apéndice: Recursos para másinformación.

Para cargar una plantilla para el sistema de CRM, haga clic en [las plantil-las de combinación de correspondencia] se muestra en la Figura: Plantillas. Verála lista de todas las plantillas existentes. Haga clic en el botón Nueva plantillapara abrir la plantilla de vista de edición como sembradas en la Figura: Combinarcorrespondencia Vista de edición de plantilla.

Figura 4.21. Plantilla de combinación de correspondencia editar Ver


Ahora usted puede seleccionar si esta plantilla se aplica a los conductores,Cuentas, Contactos o Helpdesk. Entonces usted tiene que cargar la plantilla de suequipo.

4.3.3. Programador de noti�cación. El CRM puede enviar noti�cacionesacerca de eventos especiales por correo electrónico automáticamente. Estas noti�-caciones podrán incluir:

Cuadro 4.2. Tipos de Noti�cación

4.3. PLANTILLAS DE COMUNICACIÓN 120�� !�� "��#��#��$��%�� %��%��#��$��%�� %�� &��'��#�� #�� &��

4.4. CONFIGURACIÓN 121

NotaEn la versión actual administrador de la CRM no puede modi�car las causas de

las noti�caciones. La gran cosa es la noti�cación establecida en el valor de 10,000de su moneda. Usted debe ponerse en contacto con su proveedor de software sidesea que han cambiado. Este proveedor también puede ayudar a con�gurar losvalores umbral de Tareas Tardías y la espera de boletos. Demasiadas entradas estánrelacionadas con una cuenta particular, y de Apoyo a partir de las fechas y poner�n a los clientes.

Haga clic en [Noti�cación programadores] como se muestra en la Figura: Plan-tillas para ver el estado de la noti�cación del programador. Marque las casillas deveri�cación de las noti�caciones que le gustaría recibir. Tales noti�caciones se en-vían al propietario de un contacto en particular, potenciales o Venta de entradas.Usted puede editar el mensaje haciendo clic en el nombre de las noti�caciones.

4.3.4. Inventario de Noti�caciones. Usted puede utilizar el sistema deCRM para administrar su inventario. Haga clic en [Inventario Noti�caciones] paraabrir la ventana de con�guración se muestra en la Figura: Inventario de Noti�ca-ciones.

Figura 4.22. Inventario de Noti�caciones

Ahora usted puede determinar qué mensajes se enviarán a la agente de comprade su empresa. Tenga en cuenta que puede asignar el agente de compra para losbienes o servicios en el catálogo de productos tal y como se describe en la sección:Entradas relacionados con el producto. Haga clic en el nombre de la noti�caciónpara hacer los cambios.

4.4. Con�guración

En la Figura: Menú Cin�guration que vea el menú de con�guración. Con laayuda de las funciones que ofrece este menú puede especi�car la información de su


empresa, con�gurar el servidor de correo saliente y la copia de seguridad, consultea su servidor de propiedades o la con�guración de su moneda por defecto.

Figura 4.23. Menú Con�guración

4.4.1. Información de la Compañía. Si utiliza la función de CRM paracrear PDF para sus productos cotizaciones, órdenes o facturas que debe de�nir lainformación de la empresa. El sistema de CRM utiliza esta información al crear elPDF. Si estos datos no están disponibles en este momento un mensaje de error serámostrado.

Es necesario rellenar todos los campos de entrada. Asegúrese de que el tamañodel logo de su empresa cumple con el espacio disponible en el PDF. El tamañorecomendado es de 150x60 pixel.

4.4.2. Servidor de correo saliente de con�guración. Si desea enviarmensajes de correo electrónico desde el sistema de CRM o si desea recibir las noti-�caciones debe con�gurar el servidor de correo saliente.

NotaTodos CRM usuario utilizar el mismo servidor de correo saliente. El CRM

asigna a los usuarios direcciones de correo electrónico como el envío de forma au-tomática.

Haga clic en [Servidor de correo saliente de con�guración] para editar su con-�guración de servidor de correo, como se muestra en la Figura: Servidor de correosaliente de con�guración. Pregúntele a su proveedor de servicios para los datos deacceso.

Figura 4.24. Servidor de correo saliente de con�guración

ImportanteUsted servidor de correo saliente debe estar disponible a partir de la Internet.

4.4.3. Copia de seguridad de la con�guración del servidor. Puedeasignar un servidor FTP como un servidor de copia de seguridad para su sistema


de CRM. Haga clic en [Con�guración del servidor de copia de seguridad] paraentrar en su servidor de datos. Pregúntele a su proveedor de servicios de FTP parael acceso de datos.

Figura 4.25. Con�guración del servidor FTP

Si se con�gura la CRM hará una copia de seguridad de todos los datos cadavez que un usuario se conecta a cabo. Cada copia de seguridad va a crear un nuevoarchivo en el servidor de copia de seguridad. Asegúrese de que tiene su�cienteespacio en disco disponible. Los nombres de estos archivos se crean automáticamenteen el siguiente formato: "copia de seguridad-<fecha> - <hora>. Sql".

SugerenciaPara inicializar una copia de seguridad no es su�ciente que un usuario abandona

el sitio web de CRM en el navegador. Un usuario debe cerrar la sesión.ImportanteDependiendo de la velocidad de su línea de acceso al servidor FTP, una copia

de seguridad de toda la base de datos podría ralentizar el procedimiento de cerrar lasesión. Si no necesita tales copias de seguridad frecuentes, consulte con su proveedorde sistema de CRM para otros procedimientos de copia de seguridad.

4.4.4. Con�guración del sistema. Cuando usted accede a la con�guracióndel sistema, verá un panorama general sobre el servidor que alberga su sistema deCRM. Usted puede usar esto para comprobar sus recursos informáticos.

4.4.5. Con�guración de la moneda. Haga clic en [Con�guración de Mon-eda] para establecer su nivel de todo el sistema utilizado monedas. En la versiónactual sólo una moneda se puede con�gurar.

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