Manual Cuentas Cobrar

5/10/2018 Manual Cuentas Cobrar - slidepdf.com

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Cuentas por Cobrar versión SQL

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INDICEPág.

A. INTRODUCCIÓN 3

A.1. Finalidad 3A.2. Botones utilizados en el sistema 3A.3. Ingreso al sistema 4

1. BASE DE DATOS 51.1. Clientes 5

Datos GeneralesCatálogo de ClientesAvales

1.2. Vendedores 91.3. Conceptos de Cobranza 111.4. Parámetros de Asiento 12

1.5. Tablas de Ayuda 131.6. Cheques 26

2. COBRANZAS 262.1. Liquidación de Cobranza 262.2. Consulta de Documentos 29

3. LETRAS / FACTORING 303.1. Canje por Letras 303.2. Mantenimiento de Canjes 323.3. Datos Bancarios 323.4. Mantenimiento de factoring 33

4. PROCESOS 334.1. Manejo de Cartera de Clientes 334.2. Recálculo de Saldos de Clientes 354.3. Recalcular Totales de Planillas 354.4. Apertura de Planilla de cobranza 364.4. Generación de Asientos Contables 36

Asiento de Planillas de CobranzaAsiento de CanjeRegularización de saldos

5. REPORTES/ CONSULTAS 375.1. Consultas de Cartera 37Pendientes x ClienteEstado de Cuenta Pendiente x ClienteEstado de Cuenta por Clientes a una FechaEstado de Cuenta Modelo Bancario

5.2. Reportes por Pendientes 40Pendientes x Tipo de DocumentoPendientes x Vendedor - Tipo de DocumentoPendientes x Cliente – Tipo de DocumentoPendientes x Vendedor y ClientesPendientes x Grupo de Clientes – Tip. Doc

Pendientes x Zona




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Pendientes x Zona x ClienteSaldos a una FechaSaldos a una Fecha x ClienteAvisos de Vencimiento

5.3. Resúmenes de C. x Cobrar 47Por DocumentoPor ClientePor Vendedor y cliente

5.4. Liquidación 48Liquidaciones por CobradorCobranzas x Tipo de DocumentoDocumentos Cancelados totalmente

Liquidación de Cobranzas

5.5. Letras 50Letras x Cobrar x VencimientoLetras x Cobrar x SituaciónLetras x Cobrar x Situación en todos los BancosLetras x Cobrar x Situación en un BancoLetras x Cobrar x ClienteLetras x Cobrar x ZonaLetras x Cobrar x VendedorHistorial de Letras CanceladasLetras Pendientes de Aceptación

Letras aceptadas por fecha de aceptaciónRegistro de letrasCanjes

5.6. Cheques 56Cheques DiferidosCheques Rebotados

6. ANÁLISIS 566.1. Proyección por Vendedor – Cliente 566.2. Proyección por Vendedor 576.3. Morosidad de Cobranza x Vendedor 586.4. Morosidad de Cobranza x Cliente 586.5. Documentos por fecha de vencimiento 59

7. CONFIGURACIÓN 597.1. Crear datos del Sistema 59

Crear EmpresaCrear UsuariosCrear Administrador

7.2. Numeración Documentos 637.3. Formatos de Impresión 657.4. Cambiar Empresa 657.5. Cambiar Fecha de Proceso 657.6. Fondo de pantalla 66

8. HERRAMIENTAS 668.1. Actualizar Cuentas Contables 66




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FINALIDAD

La presente Guía de Operación del Software StarSoft - Cuentas por Cobrar versión SQL, tiene

por finalidad explicar, de una manera fácil y didáctica el manejo del Software, de manera que losusuarios puedan operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este modernosistema de información.

A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Los botones de ejecución usados en el sistema son los siguientes:

Botón para ingresar los datos de un nuevo cliente, vendedor, etc.

Botón para modificar los datos de un cliente, vendedor, etc.

Botón para eliminar un cliente, vendedor, etc.

Botón para llenar una ficha técnica del cliente.

Botón para salir de la pantalla.




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Botón para grabar los datos ingresados.

Botón para emitir la relación de catálogos de clientes, letras, etc.

Botón para imprimir, visualizar o grabar en un disco o en un reporte.

Botón para rebotar los cheques y dejarlos sin fondo.

Botón para grabar almacenes, tipo de transacción, etc.

Es muy importante reconocer e identificar la finalidad de cada una de las teclas de función, lascuales siempre se identifican en la última línea de la pantalla.

Nota. La tecla (F1) sirve para consultar la Tabla de ayuda sobre la información a ingresar.

A.3. INGRESO AL SISTEMA

INGRESO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

Al abrirse el software StarSoft – CUENTAS POR COBRAR, la primera ventana que se abre en elsistema es la de SEGURIDAD A NIVEL DE ADMINISTRADORES, donde el “Administrador delPrograma”, digitará su código de administrador, e ingresará su contraseña, para luego dar un “click”en el botón aceptar.




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OBSERVACION.- En Código de Usuario se coloca el nombre del usuario a ingresar, seguidamentesu contraseña, el cual aparecerá en asteriscos para seguridad del usuario, seguidamente deberáregistrar el Tipo de cambio de venta.

Por último se da un click en: Botón para la conformidad de la operación.

1. BASE DE DATOS

Esta opción del menú principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos para efectuar elproceso de Cuentas por Cobrar. Se cuenta con los siguientes sub. menus:

1.1 CLIENTES

En este sub. menú se registran todos los datos de los clientes. Cada cliente es identificado

mediante un código que es asignado por única vez al momento de crear el cliente, este código nopuede ser modificado ni reasignado por otro ítem.

La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualiza Datos Generales, es unaBROWSE con la relación de clientes, mostrando en la parte superior un buscador que nos ayudaráa seleccionar sólo al cliente que deseamos visualizar, digitando los primeros caracteres del código

o nombre del cliente deseado. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a loscaracteres digitados. El buscador usualmente está ordenado por por código, pero puede sermodificado; ordenado por descripción o RUC de acuerdo a lo que desea buscar el usuario.

Datos Generales

Es importante indicar que antes de registrar los datos de los clientes se tiene que haber completadoel registro de las tablas de ayuda, ya que el registro de clientes requiere datos de estas tablas;como distrito, giro del cliente, banco, etc.

La explicación de la finalidad de cada tecla de función, ubicadas al final de la pantalla, se encuentraen la introducción del presente manual.




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Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta con ayudas en línea – HELP. Presionando latecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, éstos se toman delas tablas de ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos es importanteverificar que las tablas de ayuda estén completas con los datos requeridos.Durante la Actualización de Datos Generales es posible crear clientes nuevos, modificar los datosde los clientes ya existentes ( excepto el código ), eliminar a los clientes, en cuyo criterio de laempresa ya no tendrán más movimiento. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con lossiguientes campos:

Código : Registra el código interno, asignado por la empresa. Pudiendo serel número de RUC. Se puede igresar hasta 11 caracteresalfanuméricos.

RUC : Registra el número de RUC del cliente, el sistema confirmará laveracidad de éste número. Se ingresan 11 caracteres numéricos.

Doc. Identidad : Registra el Documento de Identidad del cliente.

Razón Social : Registra el nombre del cliente, permite hasta 50 caracteresalfanuméricos.

Dirección Factura : Registra la dirección donde será enviada la factura.

Dirección Entrega : Registra la dirección donde será entregada la mercadería.

País : Registra al país donde será enviada la mercadería. Departamento : Registra el departamento donde será enviada la mercadería.

Provincia : Registra la provincia donde será enviada la mercadería.

Distrito : Registra el distrito donde será enviada la mercadería.

Teléfono : Teléfono del cliente.

Fax del Cliente : Facsímil del cliente.

E-mail Cliente : Registra el correo electrónico.

Web Cliente : Registra la página web del cliente.

Banco : Registra el banco por tipo de moneda con que trabaja el cliente.




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Cta. Cte. : Registra el No de Cta. Cte. Correspondiente al banco indicado.

Zona : Registra la zona de ubicación del cliente.

Nota.- Así mismo podemos reg istrar una ficha técnica de los clientes que requieran una

descripción más detallada de sus pedidos, su forma de pago, referencias comerciales, etc. Para ellonecesitamos ingresar a la opción Ficha.

Descuento del Cliente : Registra el descuento que la empresa otorga al cliente. Se encuentra expresado en porcentaje.

Forma de Pago : Registra la forma de pago del cliente.

Tipo de Precio : Registra el tipo de precio otorgado al cliente. Dependiendo ies comprador mayorista o minorista.

Moneda Crédito : Registra el tipo de moneda del crédito otorgado. Puede ser: DOLARES, SOLES

Límite Crédito : Registra en números la línea de crédito.

Giro Cliente : Registra el rubro que tiene el cliente. Principal : Registra si el cliente es principal: SI NO.

Reprensentante : Registra al reprensentante legal de la empresa cliente.

Catálogo de Clientes

En éste sub. menú se encuentra la relación de todos los clientes de la empresa. Se pueden reportarpor Código, Razón Social, RUC, Grupo; ingresando el código inicial del cliente hasta el código finaldel cliente que se desea en el reporte; o se puede listar la relación de todos los clientes, sin

necesidad de colocar los códigos.




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AVALES

Son los datos de una persona que va a garantizar al cliente el pago de sus letras.

1.2. VENDEDORES

En este sub. menú se registra todos los datos de los vendedores. Cada vendedor es identificadomediante un código que es asignado por única vez al momento de crearlo, este código no puedeser modificado, ni reasignado para otro ítem.




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ACTUALIZA DATOS GENERALES DE LOS VENDEDORES

Mediante Actualización de Datos Generales es posible crear vendedores nuevos, modificar losdatos de los vendedores ya existentes (excepto el código), eliminarlos (si a criterio de la empresaya no tendrán más movimiento). Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes

campos:

Código : Registra el código del vendedor.

RUC : Registra el número de RUC del vendedor, el sistema confirmará laveracidad de este númer.

Nombre : Registra el nombre del vendedor.

Dirección : Registra la dirección del vendedor.

Teléfono : Registra el número telefónico particular del vendedor.

E-mail : Registra el correo electrónico del vendedor.

Territorio : Registra el territorio designado al vendedor para la atención de losclientes de la empresa.

Segmento : Registra el segmento del territorio designado al vendedor.

Ub. Seg : Registra la ubicación del segmento, donde trabajará el vendedor.

Zona : Registra la zona de venta.

Ruta : Registra la ruta de venta.

1.3. CONCEPTOS DE COBRANZA

En este menú se encuentran los conceptos de cobranza aplicables a la cuenta del cliente, mediantelos cuales se pagará parcialmente o totalmente una deuda.

Los conceptos de cobranza son los siguientes:




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En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto de cobranza. Para cualquierade estas opciones se tienen los siguientes datos:

Tipo de Doc. Registra el tipo de documento que cancelará una deuda.

Codigo Concepto Registra el código del concepto de cobranza.

Moneda Registra la moneda que se aplicará al concepto de cobranza.

Descripción Registra el nombre del concepto de cobranza.

Cuenta Contable Registra la cuenta contable a la que será cargado el concepto deCobranza. Nota: cuenta contable para el asiento de la cancelacióndel documento.

Otros Aspectos Contempla otros aspectos que tienen que ver con la cobranza.- Efectivo Va ha ser cancelado con la factura de un proveedor.- Depósito Va ha cancelar con undepósito bancario.- Cheque Va ha cancelar con un cheque.- Aplicación Doc. Cuando el concepto de cobranza implique un saldo a favor

del cliente se marcará ésta opción.




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- Aplic. Fact. Prov. Va ha ser cancelado con la factura de un proveedor.- Cobro Cheq. Dif. Cancela con un cheque diferido que tiene una fecha de

cobro posterior.

1.4. PARAMETROS DE ASIENTO

Consiste en asignarle una cuenta contable en soles o en dólares de acuerdo a cada plan de cuentanacional.

1.5. TABLAS DE AYUDAMediante estas tablas elaboramos la Base de Datos, para obtener la ayuda requerida por el usuarioen la creación de la Base de Datos de clientes, vendedores, etc; así como también en el procesomismo de Cuentas por Cobrar. Estas tablas están disponibles presionando la tecla (F1).Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en estas tablas. Contiene los siguienteselementos:

DISTRITO

Es la base de datos donde se registran todos los datos de los distritos que se especificarán en los

datos de los clientes. Cada distrito es identificado mediante un código, que es asignado por únicavez al momento de registrar el distrito, éste código no puede ser modificado, ni reasignado para otrodistrito.




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Actualización de Datos Generales de Distritos

Durante actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos distritos, modificar los datosde los distritos ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de losdistritos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

Distritos : Registra el código de los distritos. Contiene 8 caracteres alfanuméricos.

Descripción : Registra el nombre de los distritos a ingresar. Contiene hasta 40Caracteres alfanuméricos.

FORMA DE PAGO

Es la base de datos donde se registran todos los datos de las formas de pago que se especificaránen los documentos de ventas. Cada forma de pago es identificada mediante un código, que es

asignado por única vez al momento de registrar la forma de pago, este código no puede sermodificado, ni reasignado para otro ítem.




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Actualización de Datos Generales de Forma de Pago

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevas formas de pago, modificarlos datos de las formas de pago ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier datorequerido. Para calquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

Código F. Pago : Registra el código de la forma de pago. Contiene dos caracteresalfanuméricos.

Descripción : Registra el nombre de la forma de pago a ingresar. Contiene hasta31 caracteres alfanuméricos.

Nro. Días : Registra el No. De días con que serán cancelados los documentos.

ZONA DE VENTA

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las zonas de venta quemanejarán los vendedores. Cada zona de venta es identificada mediante un código, que esasignado por única vez al momento de registrar la zona de venta, este código no puede sermodificado, ni reasignado para otra zona de venta.




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Actualización de Datos Generales de Zona de Venta

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevas zonas de venta, modificarlos datos de las zonas de ventas ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier datorequerido de las zonas de venta. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguienteinformación:

Zona de venta : Registra al código de la zona de venta. Contiene 9 caracteresalfanuméricos.

Descripción : Registra el nombre de la zona de venta a ingresar. Contiene hasta 40caracteres alfanuméricos.

GIRO DEL CLIENTE

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes al giro del cliente que seingresará al registrar los datos del cliente. Cada giro del cliente es identificado mediante un código,que es asignado por única vez al momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, nireasignado para otro ítem.




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Actualización de Datos Generales de Giro de Cliente

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevos giros del cliente, modificarlos datos de los giros del cliente ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier datorequerido de ellos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

Giro Cliente : Registra el código del giro del cliente. Contiene 8 caracteresalfanuméricos.

Descripción : Registra el nombre del giro del cliente a ingresar. Contiene hasta 40caracteres alfanuméricos.

BANCOS

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los bancos de la empresadonde se realizarán los depósitos. Cada banco es identificado mediante un código, que es asignadopor única vez al momento de registrar al banco, este código no puede ser modificado, ni reasignadopara otro banco.




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Actualización Datos Generales de Bancos

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevos bancos, modificar los datosde los bancos ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido deellos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

Código de Banco : Registra el código del banco. Contiene 2 caracteresalfanuméricos.

Descripción : Registra el nombre del banco. Contiene hasta 30 caracteres.

TIPO DE CAMBIOEs la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de cambio que se

ingresará para el proceso. Para buscar los tipos de cambio anteriores se cuenta con un buscadorordenado por meses. Es importante tener en cuenta que el tipo de cambio será ingresado sólo en elcaso que el departamento de Contabilidad no lo haya registrado en su sistema previamente.




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Actualización de Datos Generales de Tipo de Cambio

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos tipos de cambio del día,modificar los datos de los tipos de cambio. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con lasiguiente información:

Fecha : Registra la fecha del día en que todos los procesos trabajarán dicho tipo de cambio.

Tipo de Compra : Registra el tipo de cambio de compra. Tipo de Venta : Registra el tipo de cambio de venta.

TERRITORIO

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los territorios que trabajará laempresa. Cada territorio es identificado mediante un código, que es asignado por única vez almomento de registrar a dicho territorio, este código no puede ser modificadoni reasignado para otro territorio.

Actualización de Datos Generales de Territorio

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos territorios, modificar loslados de los territorios existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido. Para

cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:




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Territorios : Registra el código del territorio. Descripción : Registra el nombre del territorio.

RUTA

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las rutas que trabajará laempresa. Cada ruta es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momentode registrar a dicha ruta, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra ruta.

Actialización de Datos Generales de Rutas

Durante la actulización de datos generales es posible ingresar las nuevas rutas, modificar los datosde las rutas existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de las rutas. Paracualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:




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Ruta : Registra el código de la ruta. Contiene 8 caracteres alfanuméricos. Descripción : Registra el nombre de la ruta. Contiene 40 caracteres.

SEGMENTO

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a la segmentación que trabajarála empresa. Cada segmento es identificado mediante un código, que es asignado por única vez almomento de registrar a dicho segmento, este código no puede ser modificado ni reasignado paraotro segmento.

Actualización de Datos Generales de Segmentos

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos segmentos, modificarlos datos de los segmentos existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido delos segmentos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

Segmentos : Registra el código del segmento. Contiene 8 caracteres. Descripción : Registra el nombre del segmento. Contiene 40 caracteres.




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TIPO DE DOCUMENTO

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de documentos quetrabajará la empresa. Cada tipo de documento es identificada mediante un código, que es asignadopor única vez al momento de registrar a dicho tipo de documento, este código no puede sermodificado, ni reasignado para otro tipo de documento.

Actualización de Datos Generales de Tipo de Documento

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos tipos de documentos,modificar los datos de los tipos de documentos existentes (excepto el código), anular o consultarcualquier dato requerido de los tipos de documentos. Para cualquiera de estas opciones se cuentacon la siguiente información:

Código : Registra el código del tipo de documento. Contiene 8 caracteres.

Descripción : Registra el nombre del tipo de documento. Contiene 40 caracteres.

Cod. Contable : Registra el cod. contable del tipo de documento.

Cod. Sunat : Registra el cod. Sunat del tipo de documento.




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SITUACION DE LETRAS

En este menú encontramos todos los conceptos en los que se pueda ubicar a una letra, y el tipo demoneda en que se encuentra ésta.

SITUACION DE FACTURAS

En este menú encontramos todas las situaciones en las que pueden estar las facturas

CONCEPTOS GENERALES

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a conceptos generales quetrabajará la empresa. Cada concepto es identificado mediante un código, que es asignado por únicavez al momento de registrar a dicho concepto, este código no puede ser modificado ni reasignado

para otro concepto.




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Editando la tabla anterior nos muestra la siguiente la tabla que aparecerá a continuación.

Código : Registra el código de conceptos generales. Contiene 8 caracteres. Descripción : Registra el nombre de conceptos generales. Contiene 40 caracteres.

Tip. de Concep. : Registra el tipo de concepto de conceptos generales.

Contenido : Registra el estado de conceptos generales.

1.6. CHEQUES

Es un registro de cheques cobrados, diferidos, sirve para dar mantenimiento, es decir, cambiar deestado a los cheques, los estados pueden ser cobrados, rebotados, diferidos.




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2. COBRANZAS

2.1 LIQUIDACION DE COBRANZA

En esta opción se registra las cancelaciones totales o parciales de los documentos pendientes (FT,BV, LT, NC, ND), éstas cancelaciones estarán incluidas en planillas que corresponden a una fecha.El cuadro siguiente muestra una relación de las planillas de cobranzas que contienen lascancelaciones de los documentos:

Para registrar las cancelaciones se tiene que crear la planilla, hacer click en el botón CREACIÓN eindicar la fecha. Si la planilla ya existe, seleccionarla y hacer click en el botón MODIFICAR.




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Dar click en el botón Creación, aparece una pantalla con 2 opciones, cancelación de undocumento, en el caso de cancelar un solo documento, o cancelación múltiple para cancelar variosdocumentos.

Presionar la tecla F1 para seleccionar el cliente, luego aparece una lista con todos los documentospendientes de ese cliente, seleccionar el documento y presionar dos veces la tecla ENTER. Luegose registran los siguientes datos:

Cliente Registra el código del cliente que realizará la amortización ocancelación. Inmediatamente después aparecerá automáticamente

el nombre del cliente que realizará la amortización o cancelación. Tipo Docum. Registra el tipo de documento que se va a cancelar o amortizar.

Num. Docum. Registra el número del documento a cancelar o amortizar. En laparte inferior aparecerá la fecha de vencimiento y el saldopendiente del documento.

Concepto Registra el concepto de la cobranza.

Cobrador Registra al cobrador que realizó la cobranza.

Moneda Registra el tipo de moneda con que efectúan el pago.

Tipo de Cambio Registra el tipo de cambio de la cobranza.

Importe Cob. Registra el importe de amortización o cancelación.




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Doc. Referencia Registra el tipo y No. De documento que generó ésta letra.

Bco. Girador Registra el banco girador del cheque.

Fecha Girado Registra la fecha en que fue girado el cheque.

Cta. Bca. Cheque Registra la Cta. Cte. Del cheque emitido.

Banco Registra el banco donde nuestro cliente hizo el deposito de unpago

Cuenta Bancaria Registra la cuenta bancaria donde nuestro cliente hizo el depositode un pago

Comentario Registra un comentario respecto a la amortización o cancelación dedocumentos.

Fecha de Pago Registra la fecha de amortización o cancelación de documentos.Por defecto aparece la fecha del sistema.

2.2 CONSULTA DE DOCUMENTOSEste sub. Menú nos permite realizar una consulta las cobranzas de todos los documentos enmovimiento del sistema. Debemos escoger el tipo de documento a consultar, el número deldocumento, el cliente y el rango de fechas. Luego dar click en el botón EJECUTAR.

3. LETRAS / FACTORING

En este menú se realiza el proceso de canje por letras y la actualización de la situación de lasletras, de todo documento pendiente del cliente a la empresa.

3.1 CANJE POR LETRAS

Este sub- menú permite realizar el proceso de canje por letras, para ello se debe ingresar el códigodel cliente, para cada documento que se desea canjear ingresar en el campo Canje el monto acanjear, luego dar click en el botón LETRAS. El cuadro mostrado para el proceso




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de canje por letras es el siguiente:

Luego indicar el nro de letras a canjear, la fecha de canje, la moneda del canje, el tipo de cambio,para cada letra indicar el nro, fecha de vencimiento, si se desea modificar el monto de la letra, en lacolumna Autocalc cambiar el valor a N.

3.2 MANTENIMIENTO DE CANJES




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Una vez emitida la letra, ésta tiene que ser aceptada por el cliente. El proceso de registro de dichaaceptación será puesta en este sub. menú. El cuadro a llenar será el siguiente:

Dar click en el botón Cambiar Estado, para cambiar el estado de letras.Dar click en el botón Imprimir Letra, para emitir el reporte de cada letra.Dar click en el botón Aceptar, para aceptar el canje de las letras.Dar click en el botón Eliminar, para eliminar el canje de las letras.

3.3. DATOS BANCARIOS

Datos bancarios nos muestra una lista de letras que desde mantenimiento de letras cambiamos elestado de letra a letra enviada al banco, seleccionamos un número que seguidamente aparecerá endatos bancarios.




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3.4. MANTENIMIENTO DE FACTORINGPor esta opción se administrarán los estados de las facturas para los factoring quehayan podido ser generados con ellas

4. PROCESOEn este menú se manejan los documentos de los clientes ingresadas a cartera. En esta pantalla semuestra los saldos de los clientes que han sido canjeadas por letras.

4.1 MANEJO DE CARTERA DE CLIENTES En este sub. menú se puede crear, eliminar, modificar los documentos pendientes que se ingresana cartera, basta con presionar el botón correspondiente. En la primera pantalla se encontrará unbuscador mediante el cual se puede ordenar por código, descripción o RUC.




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Para cualquiera de las acciones mencionadas anteriormente, es suficiente posicionarse sobre elcliente a quien se le emitirá la letra, se podrá observar un cuadro con los datos necesarios de losdocumentos pendientes. El cuadro será el siguiente:

Los datos que se tienen que llenar para el ingreso de documentos a cartera será los siguientes:

Cliente : Aparecerá por defecto el código de la empresa ubicada conanterioridad.

Nombre : Aparecerá el nombre de la empresa por defecto.

Tipo Documento : Registra el tipo de documento que será canjeado con la letra.

No Documento : Registra el número de documento a canjear.

Fecha Documento : Registra la fecha que fue emitido el documento.

Fecha Vencimiento : Registra la fecha de vencimiento del documento.




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Vendedor : Registra el vendedor que atiende al cliente o que realizó la venta.

Moneda : Registra el tipo de moneda del documento.

Importe Documen. : Registra el importe del documento a canjear.

Saldo Documento : Registra el saldo pendiente del documento. Tipo de Cambio : Registra el tipo de cambio del día.

Datos Contables : Registra los datos contables del canje, que seregistrarán en el

sistema de contabilidad, para su respectiva contabilización.

4.2. RECALCULO DE SALDO DE CLIENTESActualiza los saldos pendientes de pago, es decir, si ocurre un error en el sistema esta las corrige.

4.3. RECALCULAR TOTALES DE PLANILLASModifica cualquier transacción de la planilla de cobranza.

4.4. APERTURA DE PLANILLA DE COBRANZAPor esta opción se puede aperturar una planilla para que pueda ser modificada.




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4.5. GENERACION DE ASIENTOS CONTABLES

En este menú se generan los asientos contables generados por las liquidaciones de cobranzas.

4.5.1. ASIENTO DE PLANILLA DE COBRANZA

Se genera el asiento contable de la planilla de cobranza; para ello se deben llenar los casilleros quese encuentran en el siguiente recuadro:

Planilla de Inicio : Se debe ingresar la planilla desde la cual se requieren procesarlageneración del asiento de la planilla de cobranza. Se puede utilizarla tecla [F1] para obtener ayuda.

Planilla Final : Se debe ingresar la planilla hasta la cual se requiere el proceso dela generación del asiento de la planilla de cobranza.

Sub. Diario Cont. : Se ingresa el código del sub. diario de contabilidad. Se puedeobtener ayuda mediante la tecla [F1].

4.5.2. ASIENTO DE CANJE

Permite realizar el asiento de canjes de una letra por otra vencida.

4.5.3. REGULARIZACION DE SALDOS

Estai opción permite regularizar las facturas que tienen como saldos centimos en el montode cobranza.

5. REPORTES / CONSULTAS

En este menú se puede se puede hacer las consultas de las letras que la empresa tiene en cartera,pendientes por cliente, por vencimiento, por cuenta bancaria y el total de la relación de canjes.

5.1. CONSULTAS DE CARTERA

En esta pantalla podemos consultar la relación de las letras que han sido ingresadas a cartera de laempresa, la consulta puede ser realizada por: Pendientes por cliente y estado de cuenta por cliente.




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PENDIENTES POR CLIENTE

La consulta será realizada por cliente, ingresando el código del cliente del cual se desea laconsulta. El cuadro mostrado será el siguiente:

ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR CLIENTE

Se obtiene una relación del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa. El cuadrocontiene los siguientes datos:




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Una vez seleccionado los códigos de los clientes sobre los que se desea hacer la consulta, seobtendrá un reporte detallado de las cuentas pendientes del cliente.

ESTADO DE CUENTA POR CLIENTES A UNA FECHA

Se obtiene una relación del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa hasta lafecha indicada.

ESTADO DE CUENTA MODELO BANCARIO

Permite ver todas las cuentas de letras depositadas si están pagadas o no.

5.2. REPORTES DE PENDIENTES

En este sub. menú se encuentran los listados de todos los documentos pendientes de cancelaciónde los clientes a la empresa.

PENDIENTES POR TIPO DE DOCUMENTO

Se podrá obtener la información detallada de los documentos pendientes de cancelación, por tipode documento, para ello hay que ingresar el tipo de documento o marcar el recuadro de todos losdocumentos; e inmediatamente después el rango de fechas sobre las cuales se desea el reporte.




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PENDIENTES POR VENDEDOR – TIPO DE DOCUMENTO

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por vendedor y tipo de documento para ello seingresará el código del documento inicial y el código del documento final, o se procederá a marcar

el recuadro de todos los documentos; marcar el rango de fechas y los códigos de los vendedoresrequeridos.

PENDIENTE POR CLIENTE – TIPO DE DOCUMENTO




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En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por cliente y tipo de documento, para ello seingresará el código del documento inicial y el código del documento final o se procederá a marcar elrecuadro de todos los documentos y los códigos de los clientes requeridos.

PENDIENTES POR VENDEDOR Y CLIENTES

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por vendedor y cliente, para ello se ingresaráel código del vendedor inicial y el código del vendedor final sobre los cuales se desea lainformación.

PENDIENTES POR GRUPO DE CLIENTES – TIP. DOC.

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documentos y grupo de clientes, para ellose ingresará el código del documento inicial y el código del documento final luego se selecciona elcódigo del grupo de cliente inicial y el código del grupo de cliente final sobre los cuales se desea lainformación.

El reporte mostrado será el siguiente:




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PENDIENTES POR ZONA

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por zona, para ello se ingresará el código de lazona inicial y el código de la zona final sobre los cuales se desea la información.

PENDIENTES POR ZONA POR CLIENTE

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por zona y cliente, para ello se ingresará elcódigo de la zona inicial y el código de la zona final luego se ingresará el código del cliente inicial y

el código del cliente final sobre los cuales se desea la información.




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SALDOS A UNA FECHA

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento, para ello se ingresará elcódigo del documento buscado o todos los documentos luego se ingresará un intervalo de la fecha

sobre los cuales se desea la información.

SALDOS A UNA FECHA POR CLIENTE

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento y cliente, para ello se ingresaráel código del documento deseado luego se ingresará el código del cliente inicial y el código delcliente final y finalmente se ingrasrá un intervalo de la fecha sobre los cuales se desea lainformación.

AVISOS DE VENCIMIENTO

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento con fecha de vencimiento, para

ello se ingresará el código del documento inicial y el código del documento final y finalmente unintervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales se desea la información.




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5.3. RESUMENES DE C. POR COBRAR

En esta base de datos nos mostrará un resumen por documento y por cliente.

POR DOCUMENTO

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento de los clientes, para ello seingresará el tipo de cambio, un intervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales se desea lainformación.

POR CLIENTE

POR VENDEDOR Y CLIENTE




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5.4. LIQUIDACION

Se encontrará los reportes correspondientes a los pagos realizados por los clientes a la empresa.

LIQUIDACIONES POR COBRADOR

COBRANZAS POR TIPO DE DOCUMENTO

Se encuentra el reporte de las liquidaciones de cobranza ordenados por tipos de documentos.

DOCUMENTOS CANCELADOS TOTALMENTE

Se encuentra el reporte de todos los documentos cancelados, cuyo orden puede ser por cliente opor cobrador.




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LIQUIDACION DE COBRANZAS

5.5. LETRAS

En esta pantalla se puede consultar la relación del total de letras por cobrar que han sido emitadaspor la empresa independientemente del lugar donde se ubiquen o de la fecha de vencimiento. Laconsulta puede ser realizada po: Letras por vencimiento, Letras pendientes por cuenta bancaria y larelación de canjes.

LETRAS POR COBRAR POR VENCIMIENTO

La consulta a realizar estará ordenada por fecha de vencimiento de las letras , desde la másantigua, para ello se debe ingresar las fechas desde las cuales se quiere emitir el reporte.




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LETRAS POR COBRAR POR SITUACION

LETRAS POR COBRAR POR SITUACION EN TODOS LOS BANCOS




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LETRAS POR COBRAR POR SITUACION EN UN BANCO

LETRAS POR COBRAR POR CLIENTE




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LETRAS POR COBRAR POR ZONA

LETRAS POR COBRAR POR VENDEDOR

HISTORIAL DE LETRAS CANCELADAS




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LETRAS PENDIENTES DE ACEPTACION

LETRAS ACEPTADAS POR FECHA DE ACEPTACION

REGISTRO DE LETRAS

CANJES




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5.5. CHEQUES

CHEQUES DIFERIDOS

CHEQUES REBOTADOS

6. ANALISIS

En este menú se realizan las proyecciones de cobranzas de la empresa por periodo. Se tienen lossiguientes sub. menús:

6.1. PROYECCION POR VENDEDOR – CLIENTE

Se encontrará la proyección de cobranza prevista por la empresa que tendrá que realizar elvendedor por cada cliente, esta proyección incluye las deudas pendientes por el cliente por periodode vencimiento. El reporte a obtener será el siguiente:




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6.2 PROYECCION POR VENDEDORSe encontrará la proyección de cobranza prevista por la empresa que tendrá que realizar elvendedor, pero a diferencia del reporte anterior, éste contiene el total de las cuentas proyectadaspor ese periodo. El reporte será el siguiente:

6.3 MOROSIDAD DE COBRANZA POR VENDEDOR




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6.4. MOROSIDAD DE COBRANZA POR CLIENTE

6.5. DOCUMENTOS POR FECHA DE VENCIMIENTO




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7. CONFIGURACION

Encontramos los siguientes opciones:

Crear datos del sistema

Numeración de documentos Formatos de impresión Cambiar de empresa Cambiar de fecha de proceso

Fondo de pantalla

7.1 CREAR DATOS DEL SISTEMA

CREAR EMPRESA

Es una base de datos donde se registran todos los datos de las empresas que tendrán acceso aluso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un código que asignado por única vezpor el administrador, al momento de crear a la empresa, este código no puede ser modificado, nireasignado para otra empresa.

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar empresas nuevas, modificar losdatos de las empresas ya existentes (excepto el código o RUC), eliminar empresas o consultarcualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:




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Código : Registra el código asignado a la empresa por ingresar. Este códigocontiene 3 caracteres alfanuméricos.

RUC : Registra el numero de RUC de la empresa, el cual será verificado porel sistema.

Razón Social : Registra el nombre de la empresa.

Dirección : Registra la dirección de la empresa.

Teléfono : Registra el número telefónico de la empresa.

Fax : Registra el número de fax de la empresa.

Representante : Registra al representante legal de la empresa.

Pantalla : Registra la pantalla que será utilazada por la empresa.

Reporte : Registra los reportes que podrá obtener la empresa ingresada.

Al ingresar a la opción Datos se marcará todas aquellas opciones que serán manejadas por dichaempresa. La pantalla será la siguiente:




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CREAR USUARIOS

Es la base de datos donde se registran a los usuarios que tendrán acceso al uso del sistema. Cadausuario es identificado mediante un código asignado por única vez al momento de crear al usuario,este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario.

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar a un nuevo usuario, editar(modificar) o eliminar a un usuario ya existente.

Presinando el botón ingreso se contará con las siguientes opciones:




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Código Usuario : Registra el código de usuario. Cuenta con 8 caracteres.

Nombre : Registra el nombre del usuario que tendrá acceso al sistema.

Password Usuario : Registra el password con el que se identificará el usuario.

Confirmar : Se confirma el password con el que se identificará el usuario.

CREAR ADMINISTRADOR

7.2. NUMERACION DOCUMENTOS

Es la base de datos donde se registran todos los datos de los documentos que serán emitidos porel sistema. Cada documento es identificado mediante un código que asignado por única vez por eladministrador, al momento de crear la empresa, este código no puede ser modificado, nireasignado para otra empresa.




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Presionando el botón ingreso registra la siguiente información:

7.3. FORMATOS DE IMPRESIÓNEn esta opción nos permite configurar un reporte personalizado para lospreimpresos de los documentos como lpor ejemplo las letras de cambio




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7.4. CAMBIAR EMPRESA

7.5. CAMBIAR FECHA DE PROCESO

7.6. FONDO DE PANTALLAPor esta opción podemos configurar cualquier imagen como fondo de pantalla delmódulo




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8. HERRAMIENTAS

8.1 ACTUALIZAR CUENTAS CONTABLES

Este proceso actualizará todas las cuentas contables de cada documento en cartera, con lasdefinidas en los parámetros de asiento.

Manual Cuentas Cobrar

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