Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 1 de 17

Manual d’usuari Gestor de Peticions

Índex de continguts

Introducció ........................................................................................................ 2

Peticions ........................................................................................................... 3

Accedir a l’aplicació................................................................................................................... 3

Pàgina d’Inici ............................................................................................................................. 3

Safates ...................................................................................................................................... 4

Pantalla de llista ........................................................................................................................ 5

Pantalla de detall ....................................................................................................................... 6

Acceptació de peticions ............................................................................................................ 8

Assignació a orgànic i usuari .................................................................................................... 9

Enviar per email ...................................................................................................................... 10

Operacions de l’expedient ...................................................................................................... 11

Gestió de Documents .................................................................................... 12

Accedir a l’aplicació................................................................................................................. 12

Accedir a Gestió de Documents ............................................................................................. 12

Seleccionar / Crear un Expedient ........................................................................................... 12

Informació de l’expedient ........................................................................................................ 13

Informació del document ......................................................................................................... 14

Pantalla de Selecció de Document ......................................................................................... 15

Pantalla de Registre de Sortida .............................................................................................. 16

Pantalla de Notificació ............................................................................................................ 17

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 2 de 17

Introducció

Aquest document és un petit manual per explicar les funcionalitats del gestor de peticions.

Es divideix en dos gran blocs funcionals:

• Peticions: En aquest bloc s’expliquen les funcionalitats relacionades amb la gestió de

les peticions.

• Gestió de Documents: En aquest bloc s’expliquen les funcionalitats associades a la

gestió de documents com ara Registre de Sortida i Notificacions.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 3 de 17

Peticions

Accedir a l’aplicació

A través de l’accés restringit entrant al Gestor de Peticions (CSDG).

Pàgina d’Inici

És la pàgina a la que s’accedeix en entrar a l’aplicació o en fer click al menú Inici.

Mostra informació general de l’aplicació com avisos o resum de de dades.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 4 de 17

Safates

A la pàgina d’inici és mostren diferents safates que enllacen amb la pantalla de peticions.

1. La meva safata de pendents

Mostra un resum de les peticions pendents que estan assignades a l’usuari.

Hi ha una línia de resum i subapartats segons l’estat en el que estiguin.

2. La safata de peticions acceptades (Només gestors)

Mostra un resum de les peticions pendents assignades al grup de l’usuari (el servei).

Mostra una línia resum amb totes les del grup i un subapartat amb les que no tenen

usuari assignat.

3. La safata de peticions rebudes (Només gestors)

Mostra un resum de les peticions que han entrat noves que estan pendents d’acceptar.

a. Peticions noves : Són les que han entrat per aplicació (formulari...)

b. Peticions reassignades: Són les que ens han assignat al grup des del gestor

c. Peticions rebutjades: Són les que hem assignat i les han rebutjat

Totes les seccions son enllaços que van a la pantalla de peticions amb els filtres informats de

manera que els resultats siguin els del títol.

Els perfils tècnics només veuen la meva safata de peticions. Els gestors, a més, són els

encarregats de veure les noves i les del grup.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 5 de 17

Pantalla de llista La pantalla de llista de peticions té una secció amb filtres per poder restringir les dades mostrades. La secció de filtres es pot amagar per guanya espai fent click al Títol Filtres. També es poden mostrant camps addicionals amb el botó “Ampliar Filtre”. D’altra banda, té una botonera per

• Exportar els resultats a Excel • Exportar els resultats a PDF • Cerca amb els criteris seleccionats • Netejar els criteris de cerca per mostrat tot

A la secció de resultats es mostra una taula paginada amb les dades de la petició. Hi ha dues vistes que mostren uns camps o d’altres i es poden canviar amb el botó “Visió amb dates” i “Visió sense Dates” respectivament.

Les dades significatives que es mostres son:

• Icona de l’estat: (Nova, Acceptada, Rebutjada o Reenviada) • Núm petició: Amb un enllaç al detall de la petició • Expedient: Amb un enllaç al Visor del RDD • Data límit: amb una barra de progrés segons la data prevista de finalització

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 6 de 17

Pantalla de detall La pantalla de detall de la petició és divideix en pestanyes. Dades Mestre:

Informació general de la petició: Els codis, datas, dades del destinatari i peticionari Informacio de l’orgànic i persona assignada Informació relativa a l’expedient: Alta/consulta de l’expedient... Dades públiques que fan referència a l’estat i SÓN VISIBLES PELS INTERESSATS

Metadades: Mostra les metadades específiques del formulari.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 7 de 17

Adjunts:

Mostra els documents presentats a la sol·licitud.

Històric orgànic:

Mostra informació dels orgànics pels que s’ha mogut la petició amb dates i usuaris .

LOG:

Mostra informació de les accions fetes sobre la petició. Hi ha logs automàtics per acció com acceptar, assignar usuari o expedient i accions manuals o anotacions fetes pels usuaris.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 8 de 17

Acceptació de peticions Quan arriba una petició, tant per aplicació com per reassignació o rebuig per poder treballar amb ella s’ha d’acceptar. El procés consisteix en obrir la petició i clickar el botó ‘Accepta Petició’.

Ara la petició desapareix de la safata de peticions rebudes i pasa a ser editable.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 9 de 17

Assignació a orgànic i usuari Les accions de reassignació que es poden fer amb una petició ja acceptada són: Canvia usuari: Amb els botons de usuari es pot

- Netejar l’usuari - Assignar-se a un mateix - Assignar a un del servei

Re-assigna: Aquest botó obre un popup amb els orgànics donats d’alta al gestor de peticions i en seleccionar un li re-assigna la petició sencera desapareixent de les safates de l’usuari i apareixent a les safates del destinatari com a re-assignades.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 10 de 17

Enviar per email Aquesta opció obre un formulari on indicar el destinatari i el mail on es poden seleccionar els adjunts de la petició que es volen enviar.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 11 de 17

Operacions de l’expedient Un cop acceptada una petició es pot treballar amb informació de l’expedient segon si ja té expedient assignat o no. Sense expedient assignat:

- Associar expedient: S’indica el número d’un expedient existent i ho assigna a la petició - Alta expedient: Demana les dades bàsiques de l’expedient, el crea i l’assigna a la

petició

Amb expedient assignat: Si la petició ja té un expedient assignat es poden fer les següents accions:

- Visor de l’expedient: Clicant sobre el número d’expedient sobre el visor del RDD - Gestiona documents: Obre la pantalla de gestió de documents d’aquest expedient - Puja document a RDD: Permet pujar u nou document - Registra de sortida: Permet pujar un document, signar-lo i registrar-lo de sortida

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 12 de 17

Gestió de Documents

Accedir a l’aplicació

A través de l’accés restringit entrant al Gestor de Peticions (CSDG).

Accedir a Gestió de Documents

Per poder treballar amb documents de l’expedient (Pujar, registrar o notificar) s’ha d’accedir al

menú “Gestió Documents”.

Seleccionar / Crear un Expedient

Per treballar amb documents s’ha de seleccionar l’expedient.

A) Seleccionant un de existent i fent Cerca Expedient

B) Fent un de nou amb el botó Alta Expedient i informant els camps Tipus i Títol

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 13 de 17

Informació de l’expedient

En seleccionar l’expedient o crear un de nou, es mostra la pantalla del detall del expedient.

Aquesta pantalla es divideix en les seguents seccions:

1- Dades de l’expedient SIGC

2- Secció de filtres per CSV dintre del l’expedient RDD

3- Documents registrables del l’expedient RDD.

a. Hi ha informació del document (amb un enllaç per obrir-lo)

b. Informació del registre de sortida o la opció de fer-ho

c. Informació de la notificació o la opció de fer-la

4- Accions per nous documents

a. Pujar

b. Pujar i registrar

c. Pujar registrar i notificar

Si hi ha documents a l’expedient es veuran a la llista amb les dades del document, com a

exemple un document sense registre, un registrat i un de notificat.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 14 de 17

Informació del document

En seleccionar un document o afegir un de nou obrirem la pantalla de detall del document.

Aquesta pantalla consta de 3 pasos

1. Seleccionar Document

2. Registrar de Sortida

3. Notificar

De cara al pas inicial,

• Si agafem un document nou, començarem al pas 1

• Si agafem un de existent sense registre, començarem al pas 2

• Si agafem un de existent amb registre, començarem al pas 3

Tanmateix, de cara al pas final

• Si fem Pujar document, el procés mostrarà fins el pas 1

• Si fem Registrar, fins el pas 2

• Si fem notificar, fins el pas 3

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 15 de 17

Pantalla de Selecció de Document

Quan s’afegeix un nou document, el primer pas es pujar-ho al RDD.

A la primera pantalla es selecciona el document i s’omplen les dades bàsiques del mateix.

Després l’aplicació mostra la finestra per signar-lo.

Un cop signat, es genera un CSV i es puja al RDD amb la plantilla del document que afegeix el

CSV i el full de signatures amb les dades del document i del signant.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 16 de 17

Pantalla de Registre de Sortida

Al segon pas es registra de sortida el document. Per tals efectes s’ha d’omplir el formulari de

registre amb les dades del destinatari i el extracte (amb el suport de les plantilles de extracte

model).

Un cop registrat és crea un registre a SIGC i es modifica el document del RDD amb les

metadades del registre així com el document visible afegint informació del registre de sortida.

Gestor de Peticions

Manual d’usuari Peticions, Registre de sortida i Notificacions

Pàgina 17 de 17

Pantalla de Notificació

Per últim a l’hora de fer la notificació d’un document prèviament registrat, s’obrirà la pantalla

amb alguns camps pre-informats amb les dades del registre.

En omplir tots els camps, enviarà una petició de notificació al mòdul de notificacions. Aquest

mòdul farà uns passos fins que la notificació arribi realment al destinatari.

La notificació per tant té una vida amb uns certs estats que es mostraran a la pàgina de

l’expedient.

• Enviant a eNotum La notificació està a Diputació de Barcelona, encara no s’ha enviat a

eNotum

• DIPOSITANT: La notificació està a eNotum però encara no està a disposició del

destinatari

• DIPOSITADA: La notificació està a disposició del destinatari

• ACCEPTADA: El destinatari ha acceptat la notificació

• REBUTJADA: El destinatari no ha obert la notificació en els x dies establerts, per tant

s’entén com rebutjada.

Un cop Acceptada o Rebutjada, és procedeix a descarregar-se la evidència automàticament i

afegir-se a l’expedient. Apareixerà doncs, un enllaç a la llista per poder obrir-la.