manual DC F-64

CURSO BASICO DE CAPACITACION PARA SISTEMA ADMINISTRATIVO FERRUM

Índice de contenido

TECLAS IMPORTANTES EN SISTEMA FERRUM..........................2MENU PRINCIPAL DE FERRUM......................................................3CONFIGURACION............................................................................11PARA CAPTURAR UN DOCUMENTO...........................................12ALTA DE ARTICULOS......................................................................13DAR DE ALTA NUEVOS CLIENTES..............................................20DAR DE ALTA NUEVOS PROVEEDORES.....................................24PARA CAPTURAR UNA COMPRA.................................................25CAPTURA DE VENTAS...................................................................27MODULO DE CRÉDITO Y COBRANZA........................................29PEDIDOS AUTOMÁTICOS..............................................................34CREACIÓN Y EJECUCIÓN DE FILTROS Y REPORTES...............35CAJA...................................................................................................41INVENTARIO.....................................................................................43CHEQUES POS-FECHADOS............................................................47CAMBIO DE PRECIOS.....................................................................48MENSAJES.........................................................................................49RELOJ CHECADOR..........................................................................51RESPALDOS Y REORGANIZACION DE DATOS..........................52BANCOS.............................................................................................53COMISIONES....................................................................................58MERMAS............................................................................................59SERVICIOS.........................................................................................63NOTAS DE CREDITO.......................................................................65ALTA DE USUARIOS Y/O PERMISOS...........................................69

DISEÑO Y COMPUTADORAS 1

TECLAS IMPORTANTES EN SISTEMA FERRUM

ENTER ejecuta o confirma realizar la acción en el sistema.ESC sale de la ventana actualSUPRIMIR borra documentos, artículos, clientes, reportes etc.

INSERT para crear documentos nuevos o dar de alta artículos, clientes etc.

TABULADOR para consultar documentos, clientes proveedores etc.

BARRA ESPACIADORA permite mostrar mas opciones en ferrum (menús auxiliares).

F1 al presionar esta tecla desde cualquier catalogo, el sistema lo envía a menúprincipal y solicita identificación de usuario.

F2 muestra la calculadora de ferrum.

F9 desde cualquier catalogo muestra los reportes y filtros disponibles según seael catalogo y también se pueden crear nuevos reportes.

F12 permite realizar filtro.

Alt + U Cambia el usuario en la misma pantalla

Alt + I Va al inicio o primer registro del catalogo

Alt + F Va al final o ultimo registro del catalogo

F11 Columna de orden (donde este la barra negra el sistema buscara la información)

F3 Sirve para buscar la información por (clave, descripción, código de barras o código de proveedor)

Alt + 6 Va al catalogo de artículos (estando en notas o facturas)

Alt + 7 Va al catalogo de clientes (estando en notas o facturas)

Muestra un menú de ayuda en la parte inferior de cada catalogo y se activa con la tecla que este tenue y al mismo tiempo pulsar la tecla Alt.

Tecla Alt y tecla D hace clonacion (copia de un documento, cliente o articulo)


MENU PRINCIPAL DE FERRUM

Se puede accesar a través de las flechas de cursor o digitando el numero que aparece al inicio del menú

Ya que accesamos a un menú principal, tenemos los sub menús, y también podemos accesar con las teclas de cursor o con el numero que se muestra al inicio del sub menú.

Nota: si estamos en menú principal y deseamos salir (solo pulsar tecla 0) cero,


Si estamos en menú principal y deseamos ingresa a cobranza solo se deberá pulsar (3 2)el tres para tener acceso a clientes y el dos para entrar a cobranza.

Menú Inventarios

ARTICULOS (están todos los artículos que se usan en el sistema) Se puede dar de alta nuevos artículos Se puede consultar existencias Se puede consultar precios Se puede buscar un articulo en especifico

MERMAS (aumenta o disminuye el inventario (existencias) ) Se almacenan todos los documentos que se han creado como merma Se crean nuevos documentos de merma

SERVICIOS (recibir artículos para realizar un servicio) Se almacenan todos los documentos que se han creado como servicio Se puede dar de alta nuevos servicios

TRASPASOS (enviar mercancía entre almacenes) Se almacenan todos los documentos que se han creado como traspasos Se puede dar de alta nuevos traspasos

PROVEEDOR POR ARTICULO (están todas las partidas (renglones) de artículos que se han comprado)

Están todos los artículos que se compran y ordenados por proveedor

I. MER. TRASP. INV FISICO (están todos los documentos de merma, inventario, traspaso) Estan todos los documentos creados en mermas, inventario, traspaso.

PREC.ESPECIAL (muestra el cliente y el articulo con el precio especial, diferente al que esta establecido a la venta) Muestra el nombre del cliente y los artículos que tengan asignado precios especial.

INV. FISICO (se utiliza para hacer inventario de los artículos, ajusta la existencia) Se almacenan todos los documentos que se han creado por inventario Se puede dar de alta nuevos documentos de inventario

COD.ALTERNO (se utiliza para vender artículos con diferente código y agrupados en uno) están todos los artículos que se venden con dos códigos.

Menú Ventas

VENTAS Se capturan los artículos y las cantidades y después se define que tipo de documento se

Va ha crear, puede ser (factura, remisión, cotización)

FACTURAS


Se almacenan todas las facturas que se han creado en el sistema Se pueden crear nuevas facturas

REMISIONES Se almacenan todas las remisiones que se han creado en el sistema Se pueden crear nuevas remisiones

COTIZACIONES Se almacenan todas las cotizaciones que se han creado en el sistema Se pueden crear nuevas cotizaciones

INF. VENTA Están almacenadas las facturas y remisiones creadas en el sistema.

INF. TODOS Están almacenados los traspasos, mermas, inventario, remisiones,facturas, notas de

crédito, compras, cotizaciones, notas de crédito proveedor.

COMISIONES Están almacenadas las facturas y remisiones creadas en el sistema, para realizar el

proceso de pago de comisión por documento.

INF. N. CRED Están almacenadas las notas de crédito que se realizan en el sistema.

ENTREGAS Modulo ágil de entregas de partidas o documentos de ventase que realizan en el sistema.

Menú Clientes

CLIENTES Se almacenan todos los clientes que existen en el sistema. Se puede ingresar un nuevo cliente

COBRANZA Se almacenan todas las notas o facturas que están a crédito (pendientes de cobro) Se pueden realizar pagos Se consulta toda la cobranza

DETALLES DE COBRO Muestra la fecha en que se genero el movimiento. Muestra la fecha en que se capturo el movimiento Cada cobro lleva un folio de emisión Cada que se genera un documento a crédito mostrara el monto del cargo Cada que se realiza un pago mostrara el monto en abono. Forma de pago en la que se realiza el pago (E=efectivo, C=cheque, T=tarjeta etc) Referencia muestra el tipo de documento (not o fac), movimiento y folio del documento


Muestra el nombre del cliente Muestra el emisor que capturo el documento.

NCR CLIENTE Se almacenan todas las notas de crédito de clientes que se han creado en el sistema Se pueden crear nuevas notas de crédito de cliente Son para devoluciones de material de una venta o para descuentos por pronto pago o

diferencia en precio. INFORMACION POR CLIENTE Se almacenan todos los documentos creados por clientes y por proveedores en el sistema Es muy practico para realizar reportes

Menú Proveedores

PROVEEDORES Se almacenan todos los proveedores que existen en el sistema. Se puede ingresar un nuevo proveedor

PAGOS Se almacenan todas las compras que están a crédito (pendientes de pago) Se pueden realizar pagos Se consulta toda la cartera de cuentas por pagar

DETALLES DE PAGOS Muestra la fecha en que se genero el movimiento. Muestra la fecha en que se capturo el movimiento Cada pago lleva un folio de emisión Cada que se genera una compra a crédito mostrara el monto del cargo Cada que se realiza un pago mostrara el monto en abono. Forma de pago enla que se realiza el pago (E=efectivo, C=cheque, T=tarjeta etc) Referencia muestra el tipo de documento (com), movimiento y folio del documento Muestra el nombre del cliente Muestra el emisor que capturo el documento.

NCR PROVEEDOR Se almacenan todas las notas de crédito de proveedor que se han creado en el sistema Se pueden crear nuevas notas de crédito de proveedor Son para devoluciones de material de una compra o para descuentos por pronto pago o

diferencia en precio.

COMPRAS Se almacenan todos los documentos creados de compra en el sistema Se crean nuevas compras

INFORMACION COMPRAS Aquí se almacenan todas las compras que se han creado en el sistema


Se pueden crear reportes de todos los documentos de compra

Menú Banco, Caja

BANCOS Es el acceso a las cuentas de bancos que se tienen creadas en el sistema Se crean nuevos cheques Se pueden reimprimir cheques Muestra todos los detalles de cuentas de banco (saldo, saldo sbc. Etc) Se pueden hacer retiros y/o depósitos de las cuentas de bancos

CAJA Se almacenan todos los cobros o pagos que realicen en el sistema Muestra los detalles de cobros, formas de pago, Se pueden crear depósitos (abonos o fondo fijo de caja) se pueden crear retiros (pago de gastos)

COBROS Es un modulo ágil de cobro de remisiones, facturas, o aplicación de notas de crédito

Menú INFORMACION DE PARTIDAS

P. DETALLES Aquí se almacenan todas las partidas de todos los documentos creados en el sistema

(mermas, traspasos, remisiones, facturas, compras, notas de crédito cliente y proveedor) Desglosa cada renglón o partida que contiene los documentos creados Muy practico para creación de reportes

P. VENTAS Aquí se almacenan todas las partidas de remisiones o facturas creadas en el sistema Desglosa cada renglón o partida que contiene las remisiones o facturas Muy practico para creación de reportes

P. COMPRAS Aquí se almacenan todas las partidas de compras creadas en el sistema Desglosa cada renglón o partida que contiene el documento de compra Muy practico para creación de reportes

P. ENTREGAR Aquí se almacenan todas las partidas de remisiones o facturas que no han sido

entregadas en el sistema Desglosa cada renglón o partida que contiene el documento de venta (factura o remisión) Muy practico para creación de reportes

P. RECIBIR Aquí se almacenan todas las partidas de compras pendientes por recibir en el sistema Desglosa cada renglón o partida que contiene el documento de compra


Muy practico para creación de reportes

P.. NCR Y NCP Aquí se almacenan todas las partidas de notas de crédito cliente o proveedor creadas en

el sistema Desglosa cada renglón o partida que contienen los documentos de notas de crédito cliente o proveedor Muy practico para creación de reportes

P. COTIZACION Aquí se almacenan todas las partidas de las cotizaciones creadas en el sistema Desglosa cada renglón o partida que contiene el documento de las cotizaciones Muy practico para creación de reportes

P. TRANSITO Aquí se almacenan todas las partidas de traspasos que están en acción entregar Desglosa cada renglón o partida que contiene el documento de traspaso Muy practico para creación de reportes

Menú CONFIGURA

VALORES DEL SISTEMA Aquí se cambian todas las configuraciones o parámetros de como deseamos que el

sistema nos indique o procese la información. Por ejemplo (aquí se indica el cliente predeterminado, utilización de máximos para los

artículos, se asocian los formatos de impresión como facturas de crédito o de contado, tickets etc)

PERSONAL Aquí se almacenan todos los usuarios que se crearon en el sistema Aquí se da de alta nuevos usuarios para el sistema ferrum Modifica los permisos para los usuarios

TERMINOS Aquí se modifican las descripciones o términos del sistema

CORREO Permite realizar la configuración del equipo para el correo electrónico

EDITOR Aquí se modifican configuraciones para archivos y buen funcionamiento del sistema Se puede hacer conexiones para envío y recepción de datos a través de Ftp.

ACTUALIZAR Aquí se actualiza el sistema ferrum a la versión mas reciente que se tiene, a través de

internet.


LICENCIA Permite introducir el código de la licencia Permite des-instalar la licencia (cuando se va ha formatear el equipo o cambiar algún

componente del equipo)

BLOQUEAR Bloquea y Desbloquea el acceso de las terminales en el sistema (útil cuando se desea

hacer algún proceso en el sistema y las demás maquinas deben estar fuera del sistema para poder realizar los procesos.)

Menú UTILERIAS

REORGANIZA Aquí se ordenan los indices del sistema (base de datos)

REVISA Permite que se valide la información de las bases de datos o catálogos

ARCHIVOS Se puede inicial-izar algunos archivos de la base de datos.

REGISTROS Permite visualizar en pantalla los archivos de registro del sistema (cambio de precios,

ventas con existencias negativas, cambios drásticos a costo) RESPALDOS Se puede realizar o recuperar un respaldo del sistema.

MENSAJES Muestra los mensajes que se han recibido por usuario.

Menú CAMBIA

USUARIO Permite cambiar de usuario en el sistema.

EMPESA Permite cambiar de empresa

ENTRA A HISTORICO Crea este menú para guardar la información que ya no deseamos que sea visible en los

catálogos del sistema. Permite visualizar la información que ya esta en este menú

RELOJ CHECADOR Permite entrar al sistema para registrar la hora de entrada o salida del sistema.


Menú SALIR

SALIR Este menú permite salir del sistema correctamente.


CONFIGURACION

Configuración básica del sistema, para hacer cambios es necesario que nadie este usando el sistema. Si hay mas equipos todos deben estar fuera, excepto la maquina en la que realizara los cambios. Una vez realizado los cambios es necesario salir del sistema y volver a ingresar para que los cambios tengan efecto.

Menú principal configura y V. sistema o 7 1La estructura de este modulo es:

Categoría: en las categorías están todos los permisos que involucran a cada modulo (artículos, clientes, documentos etc)

Nombre: es el nombre de cada configuraciónValor: es el parámetro por el cual se esta basando el sistema para operar.Alcance: Indica que el cambio que realicemos en este parámetro hará afectación a nivel (empresa,

global, local) local significa que solo sera para ese equipo, global significa que para todas las empresas del sistema y empresa solo a la empresa que realiza el cambio)

Referencia: cada renglón de este modulo tiene un numero que lo identifica.

Para realizar cambio a las configuraciones por default del sistema, se puede buscar con tecla F3 y escribir el nombre de la configuración o el numero de la referencia y el sistema colocara renglón en la referencia indicada, pulsar tabulador para modificar y escribir el valor o elegir la opción deseada pulsando barra espaciadora y confirmando el cambio con enter

Ejemplo: el sistema en configuración básica trae tres listas de precios si solo se usara una y queremos modificar a que solo sea una.

Desde menú principal 7 1, después F3 escribir 417 y pulsar enter, escribir el dato y enter termina.

Otras referencias básicas para cambiar son:R219 : Asignar el cliente predeterminado (venta mostrador) para que cada venta por default se la asigne a este cliente u si deseamos cambiarlo, se puede hacer.R157 numero de almacenes R158 nombre de almacenesR186 Nombre de las clasificaciones de artículosR037 Tasa de impuestoR185 nombres de las clasificacionesR020 Fondo de pantalla (puede ser el nombre de su negocio)R500 Empresa a entrar predeterminadaR402 Dirección 1R403 Dirección 2 R405 faxR400 Nombre de la empresaR406 R.f.c de la empresaR404 TeléfonoR018 Protector de pantalla (el tiempo esta establecido en segundos) valor 300 es para 5 minutos.R144, R145, R147 Para asociar el reporte de impresión de tickets o remisionesR137-R138-R140-R141 Para asociar el reporte de impresión de facturas


PARA CAPTURAR UN DOCUMENTO

La captura de un documento se restringe por los permisos del usuario, en el siguiente ejemplo mostramos un usuario con todos los permisos.

Para capturar un documento al estar en la pantalla de captura existen dos formas de realizar la captura colocar cursor en la clave y escribir la clave del articulo si es que la sabemos, sino la sabemos con solo pulsar la inicial de la letra el sistema enviara el cursor a catalogo de artículos para poder elegir ahí la clave deseada, lo mismo sucede para la descripción escribir solo parte de la descripción y el sistema mostrara en pantalla todos los artículos que cumplen con la palabra escrita.La columna unidad es para indicar la unidad en la cual se hace la venta (caja, pz) etc.la columna cantidad es para indicar el numero de piezas o cajas que lleva el clientela columna precio (por default muestra el precio si al articulo se le indico previamente) Si no muestra precio se le puede asignar el precio que se desee Precio automático Símbolo /A precio publico /A precio medio mayoreo *S precio mayorista -S Precio especial EE Precio costo mas utilidad UU

Nota 1: Si en el momento de la venta no se cambian los precios, todos los precios serán automáticos, y la venta se realizara el primer precio asignado al articulo, siempre y cuando el cliente no tenga asignada lista de precios y se visualizan con símbolo /A.

Nota 2: Si en el momento de la venta no se cambian los precios, todos los precios serán automáticos, pero si el cliente tienen asignada lista de precios, entonces todos los precios se recalculan al tipo de precio que tenga asignado el cliente y se visualizara con el símbolo que corresponda por ejemplo *A o -A. (significa precios medio mayoreo o mayoreo)

Nota 3: Si en el momento de la venta se cambian los precios, ya sea que se edite (costo mas utilidad o precio especial) o se asigne una lista de precios diferente a la partida de venta, (precios menudeo, ½ mayoreo o menudeo), invalidan a la lista de precios que tenga asignada el cliente. Y se visualizara con el símbolo que corresponda y la letra S (*S o -S)


ALTA DE ARTICULOSEstar en catalogo artículosPulsar tecla InsertPestaña 1 (general de articulos)4 Tipos de CLAVES: (FORMATEADA: formato especial xxx xx xx (3-2-2)

Automática: arma la clave con proveedor y tipo de producto Libre: permite capturar la clave que se quieraFoleada (asigna folio consecutivo)

DESCRIPCION (muestra el detalle de la clave)CODIGO DE BARRAS (para leer los artículos por el código de barras)SIMILAR (para asociar otro articulo que sea similar)5 TIPOS DE CLASIFICACIONES (para realizar distribuciones o clasificaciones de los artículos)Opciones de uso: Marca-proveedor-familia-división-rotación, linea de producto)8 FORMAS DE VENTA (normal-kit-seriado-producción-servicio-importados-caduca-bles-

explosivo) kit es para armar paquetes y se vendan, el explosivo es similar al kit la diferencia esta en que el explosivo detalla en la venta los artículos que integran el paquete y el kit no detalla solo muestra la linea de venta como articulo kit. Artículos tipo servicio son aquellos que no llevan control de inventario y sirven de auxiliar solo como concepto para que salga impreso, por ejemplo si deseamos cobrar gastos de maniobra, este seria un articulo tipo servicio.Importados, son para compras por lotes, pedimentos y aduanas, tener el control de cada pedimentoProducción son para maquilar e indicar las cantidades de materia prima que lleva el armar un articulo o que sea un producto terminado.4 MODOS DE VENTA (enteros,decimales, pesado,múltiplo de lotes)5 TIPOS DE CATALOGOS (separación de artículos)COLOR (Asociar valores numéricos para definir colores (01-20) y se visualiza en el catalogo)DIBUJO: (para asociar una imagen, colocar nombre del archivo (archivo jpg))

Pestaña 2 (Especial)


Pestaña 3 (costos)

$ Proveedor (aquí se digita el precio de lista del proveedor)Desc. Proveedor (se indica el descuento que otorga el proveedor para el articulo)Costo sin Iva (aquí el sistema hace el calculo de precio de lista de proveedor-descuento)Moneda (si se maneja en pesos o m.n.)Impuesto (impuesto 1, si el articulo causa Iva, 0 si el articulo es excento)se determina en

valores del sistema, el porcentaje de Iva.El campo ultimo cambio de precio (es un campo informativo)

Pestaña 4 (unidades)

Familia de precios (agiliza el cambio de precios se define un articulo cabeza de familia y ese es el que deberá cambiarse para que en automático se cambien todos los artículos que pertenecen a la familia de precios.)

Unidad A (es la unidad de venta por default el articulo (mt=metro, rl=rollo, Cj=caja)Unidad B (es la unidad de venta del articulo si existen dos presentaciones) para un solo

articuloUnidad C (es la unidad de venta del articulo si existen tres presentaciones) para un solo

articuloPz X es el campo equivalencia (Si la unidad base es pz, y al segunda unidad caja (se deberá

indicar cuantas piezas contiene la caja) para la segunda y tercera unidad.Unidad de Compra (aquí se indica la unidad por default en la que se compra ese articulo)CjUnidad de venta (aquí se indica la unidad por default en la que se vende ese articulo)PzOferta (aquí se indica el porcentaje de oferta que tendrá el articulo si asi lo deseamos, y

aplica al precio establecido en pestaña precios) del precio de venta menos la oferta.


El tipo de Oferta (solo para inventario excedido, inventario antiguo, o por horario)Fecha en la que inicia la oferta y fecha en la que terminara la oferta

** Si solo existe una unidad de venta, sera la misma para compra y para venta **

Pestaña 5 (precios)

Escala de precios ½ mayoreo (indica cuantas piezas tendrá que comprar el cliente para que se le otorge el precio de venta de ½ mayoreo)

Escala de precios Mayoreo ( indica cuantas piezas tendrá que comprar el cliente para que se le otorge el precio de venta de mayoreo)

Tipo de precio para el articulo • Precio Fijo=se cambia hasta que el usuario indique• Precio Porcentaje=se genera del costo del articulo mas el porcentaje de ganancia

que se quiera para el articulo (100+50%=150) • Margen de ganancia= es el porcentaje que se le quiere ganar pero al 100% del precio

de venta (ejemplo: costo 100 y deseo venderlo en 200, el margen de ganancia es el 50%).

• Utilidad fija= 100+50=150, 100+100=200, 100+25=125 precio de lista mas porcentaje= Etc.)

Pz Menudeo (es el porcentaje que deseamos ganarle al articulo) si es precio fijo sera el precio de venta sin I.va

Pz Menudeo final (es el precio de venta real del articulo, en la presentación base) serán los mismos parámetros si hay mas de una presentación del articulo


Pz ½ Mayoreo final

Pz Mayoreo final

Pestaña 6 (existencias)

Esta pantalla muestra las existencias del articulo.Aquí se puede editar la cantidad que se desea tener como mínimo o máximo, para el articulo en el almacén que se desea.Muestra la fecha del ultimo movimiento, promedio de venta diaria.

Pestaña 7 (pedidos)

En esta pestaña se indica el código del proveedor o fabricante (el código con el que el proveedor conoce este articulo)


Almacén por defecto (es para cuando deseamos que los movimientos que se generen con el articulo solo hagan referencia a un almacén, entonces todos los movimientos harán afectación a este almacén)Lote (es la cantidad mínima que le podemos comprar a el fabricante o proveedor)Tiempo de entrega (días en que el proveedor o fabricante tarda en surtir ese producto)Peso en kg (sirve para saber el peso total de la venta, para saber a que tipo de vehículo se le cargara esas ventas.)

Pantalla 8 (proveedores)aquí se asigna el proveedor que deseamos quede de base para el articulo, y se irán agregando los proveedores a los que se les compre el articulo, el costo al que se le compro y la fecha en la que se le compro (nos da un comparativo de compras) para saber que proveedor nos dio mejor precio de ese producto.

Pestaña 9 (kit)

Esta pestaña solo se habilita para ser editada cuando el articulo es tipo (kit, explosivo, producción) y es para indicar los artículos que integran el kit o producto terminado.


DAR DE ALTA NUEVOS CLIENTES

Estar en catalogo clientesPulsar tecla Insert

Pestaña 1 (general de Clientes) Nombre (Para indicar el nombre comercial del negocio) Nom. Fac (Datos de facturación del cliente, datos fiscales, para impresión factura) Dirección (calle y numero) Colonia, Ciudad, C.p., R.f.c., Curp, Contacto (Nombre de la persona con quien se trate en esa empresa o negocio) Numero telefónico con todo y lada Tipo (es para indicar si el teléfono es un Celular, Nextel, Oficina, Casa) El ultimo campo es para un comentario breve (por ejemplo ext-xxx)o clave de Nextel

Pestaña 2 (clasificación de Clientes) Muestra catalogo de clientes Numero de cliente Clasificación 1 -2 -3- 4- 5) Cuenta de Banco E-Mail


Pestaña 3 (Direcciones de Clientes) Permite dar de alta mas domicilios para el mismo cliente y/o otros datos de facturación.

Pestaña 4 (Crédito de Clientes) Esta pestaña es muy importante para determinar las condiciones con las que se le venderán a el cliente. Tipo (es la forma en la que se le venderá al cliente y puede ser crédito o contado) Días de crédito ((si el tipo es Crédito)) (Tiempo para pagar ese documento de

venta) Limite de crédito ((Si el tipo es Crédito)) (importe del crédito que se dará durante

los días de crédito) Forma de pago ((Si el tipo es Crédito))

(contado, es la mas adecuada para crédito y pueden realizarse los pagos que se


requieran en el documento de crédito (Crédito un pago) (Pago a Plazos, ideal para los negocios de giro muebleria) (Un pago con Descuento de pronto pago) (Venta Suspendida, sirve para boletinar el cliente envía una alerta al momento de realizar la venta al cliente) Lista de Precios Contado (Es para asignar una lista de precios al cliente y cada

venta de contado que se realice sera con los precios establecidos) Lista de precios Crédito (Es para asignar una lista de precios al cliente y cada venta de crédito que se realice sera con los precios establecidos) Descuento Contado (Este descuento es adicional al establecido en lista de precios de contado y/o al establecido en la venta de contado) sera para todas las ventas realizadas a nombre del cliente que se le establezca Descuento Crédito( Este descuento es adicional al establecido en lista de precios de crédito y/o al establecido en la venta de crédito) sera para todas las ventas realizadas a nombre del cliente que se le establezca. Día de Cobro (Sirve para hacer reporte de cobranza por día) día en que el cliente pagara o se tendrá que ir a cobrar. Día de Presentación (Sirve para hacer reporte de cobranza) Día en que se le llevara a revisión la factura al cliente) Cobrador (persona que se encarga de la cobranza del cliente) Agente (persona que atiende o realiza la venta del cliente) Saldo (es la cantidad que el cliente debe de crédito) Saldo Salvo Buen Cobro (Es la cantidad que el cliente tiene pagada con cheques pos-fechados) Fecha de Ultima Compra, Fecha del próximo vencimiento y fecha de pago salvo buen cobro, no son campos para editar solo son informativos)

Pestaña 5 (Precios Especiales de Clientes) Sirve para indicar que a ese cliente se le venderá con alguna política o con precios diferentes a los establecidos en las listas de precios (por ejemplo vender todos


los productos a precio costo mas el porcentaje que se quiera, o ciertos productos a un precio muy diferente al establecido en las lista de precios y puede tener una vigencia si así se indica)

Pestaña 6 (Especial de Clientes) Para hacer alguna adaptación en el catalogo


DAR DE ALTA NUEVOS PROVEEDORES

Para ingresar nuevos proveedores son las mismas pantallas de clientes, solo cambia el catalogo en el que se hace y el enfoque de cobros a pagos.

Estar en catalogo de proveedoresPulsar tecla Insert

Pestaña 1 General de Proveedores


PARA CAPTURAR UNA COMPRA

Entrar a menú Compras (menú principal 4-5, proveedores-compras) Digitar la clave del producto o la clave del proveedor, si se conoce sino se conoce la clave puede escribir parte de la descripción y pulsar enter, para ir al

catalogo de los artículos y ahí elegir el articulo deseado. Digitar el numero de piezas que compra El sistema dará la unidad de venta por defecto que tenga el articulo (Pz=piezas, Rl=rollo,

Mt=metro, Cj=caja, Bl=bolsa o PQ=paquete) si deseamos también se puede cambiar, con solo pulsar la tecla de barra espaciadora y mostrara las presentaciones que tiene ese producto.

Digitar el costo del articulo (pulsar tecla “ – “ si el costo es sin iva, o tecla “ + “ si el costo a digitar ya incluye el iva.

Verificar los descuentos que tenga el articulo, o se capturan si se desea y/o eliminar los descuentos colocarse en el renglón del articulo y en la columna descuento, digitar 0 y pulsar Ctrl + Y

Y asi se repiten los artículos que deseamos comprar Para terminar el documento se coloca cursor abajo de la clave o de la descripción del ultimo

articulo y pulsar enter El sistema nos muestra la pantalla para ingresar el nombre o numero de proveedor El campo descuento es para aplicar un descuento al importe total de la compra. Muestra el almacén que va hacer afectado (en el que se aumentara la existencia) Existen varios estatus de compras (según se configure el sistema las mostrara)

Aprobar (Al estar el documento con esta acción, puede ser modificado, no afecta inventario)

Pedir (El documento no puede ser modificado, porque ya es un pedido realizado a nuestro proveedor, solo estamos en espera de ser surtido, tampoco afecta inventario)

Recibir (Al aceptar esta acción, ya hay afectación de almacén, entrada de los artículos en el inventario o nuestro backorder, lo que quedo pendiente de surtir de acuerdo al pedido original,)

Rec. Falt (Esta acción es porque ya recibimos en el pedido los artículos y quedo algo pendiente por recibir o que no surtieron de acuerdo al pedido original, ya hubo afectación de inventario)

Rec. Fact (Falta ingresar los datos de la factura del proveedor (folio), ya afecto el inventario y se termina el proceso de compra, al cumplirse esta acción se convierte en una cuenta por pagar

Pagar o Pag.Cred (Es una compra concluida, ya ingreso el material al inventario y solo falta cubrir el pago, cuando muestra esta acción es porque ya esta vencida la compra, pagar es documento de contado y Pag. Cred es documento de crédito)


CAPTURA DE VENTAS

Entrar a menú ventas Digitar la clave si la conocemos se digita sino se conoce la clave puede escribir parte de la descripción y pulsar enter, para ir al

catalogo de los artículos y ahi elegir el articulo deseado. Digitar el numero de piezas que compra El sistema dará la unidad de venta por defecto que tenga el articulo (Pz=piezas, Rl=rollo,

Mt=metro, Cj=caja, Bl=bolsa o PQ=paquete) si deseamos también se puede cambiar. Y así se repiten los artículos que deseamos vender Para terminar el documento se coloca cursor abajo de la clave o de la descripción del ultimo

articulo y pulsar enter El sistema nos muestra la pantalla para ingresar el nombre o numero de cliente, por default

saldrá el cliente que nosotros indiquemos como predeterminado (venta mostrador o publico en general)

Menú del sistema para área de ventas.

Con la tecla F3 podemos buscar rápidamente un cliente o un articulo

Columna de Orden: es la barrita negra gruesa que esta por lo general del lado de clave o del lado de descripción. (para cambiarla colocar cursor sobre la columna a la que deseamos cambiar y con tecla F11)

Podemos buscar un articulo por Clave, Descripción, Código de barras y Clave de proveedor.

Opciones para crear el documento de venta: Que tipo de documentos pueden realizar (cotizaciones-remisiones-facturas) Domicilio de facturación (dirección Doc.) Domicilio de envió (dirección Env.) Mercancía entregada o No entregada Documento de venta de forma (contado o crédito) Se puede escribir una observación pequeña al documento (opcional)


Preguntar al cliente si desea nota o factura.

Una cotización puede pasar hacer una remisión y una remisión puede pasar hacer una factura.

Para Remisionar o facturar una cotización colocar cursor sobre la cotización y pulsar tecla Supr.Elegir la opción Re misionar o facturar, pulsar enter y nos mostrara el documento creado, se indica la impresión.

Para facturar una remisión es el mismo procedimiento, colocarse sobre la remisión, pulsar tecla supr y elegir opción facturar mostrara la factura y se indicara si se imprime.

Para capturar los pagos que realiza un cliente de crédito1.- Puede hacerse desde el catalogo de Remisiònes o notas, o desde catalogo de facturas.2.- Colocarse sobre el documento a pagar3.- Pulsar F7 y muestra pantalla de cobro4.- Identificar forma de pago (efectivo-cheque-tarjeta-deposito-transferencia etc.)5.- Observación del documento (si no se ocupa lo podemos usar para comentarios de pago)


MODULO DE CRÉDITO Y COBRANZA

El sistema ferrum puede llevar el control de: Cuanto nos debe el cliente• Que folios de factura debe • Que importe tiene cada factura • En que fecha se emitió la factura• Si ha emitido pagos parciales a facturas en deuda. • Cuanto tiene de limite de crédito el cliente• Cuantos días de crédito• Cual es el importe que tiene ocupado de su crédito• Cual es el importe que tiene vencido• Cual es el importe que tiene por vencer.• Cobrador que realiza la cobranza• Detalle de pagos realizados en el sistema.• Alerta al vender cuando el cliente esta excediendo el limite de crédito establecido.• Alerta al vender cuando el cliente tiene saldos vencidos.

Solo para clientes que están dados de alta como tipo crédito y los documentos de venta sean creados a créditoPara capturar los pagos que realiza un cliente de crédito1.- Puede hacerse desde el catalogo de Remisiones o notas, o desde catalogo de facturas.2.- Colocarse sobre el documento que va a pagar el cliente3.- Pulsar F7 y muestra pantalla de cobro4.- Identificar forma de pago (efectivo-cheque-tarjeta-deposito-transferencia etc.)

Otra forma de realizar pagos es si el cliente paga varias facturas con un solo cheque.Entonces lo conveniente es entrar al catalogo de clientes1.- Colocarse sobre el cliente que va ha pagar 2.- Pulsar tecla F5 (muestra todos los documentos de crédito que ya se emitieron)3.- Pulsar tecla F7 y muestra pantalla de cobro (se captura importe del cheque o deposito) Pulsamos enter y muestra este mensajeAl pagar las facturas que adeudaba el cliente, el estado de cuenta del cliente reflejara de la siguiente manera columna cargos son las facturas de compra y columna abono es el pago realizado.


En este momento el sistema muestra las facturas que el cliente debe y nosotros debemos de seleccionar cuales son las facturas a las que se les va aplicar el pago, solo coloca cursor sobre la factura que va ha pagar y pulsar enter y en la pantalla del lado derecho va mostrando la cantidad que se va descontando del cheque y mostrando el saldo que queda del cheque.

el cursor esta colocado sobre la factura con un importe de $ 167.33 y pulso enter

muestra la cantidad a abonar, si deseamos abonar un importe menor solo lo digitamos y enter


aquí ya muestra la cantidad aplicada y el saldo del cheque

Y ya quedo aplicado ese cheque a las facturas que yo le indique.

El modulo de cobranza mostrara solo los documentos pendientes de pago de todos los clientes,


acción del documento, días de vencimientos (negativos-atraso de pago) (positivos-aun no se vence ese documento) fecha de vencimiento, folio de la factura o de la nota, nombre del cliente, fecha de emisión, saldo de pronto pago, la deuda y total por documento.

Detalles de pago, muestra la fecha en que se realiza el movimiento, fecha de captura, cada que se emite un cobro se genera un numero de folio de pago, cada que se genera otra factura a crédito se genera un cargo, cada que se realiza un pago o cancela se emite un abono, referencia de pago


PEDIDOS AUTOMÁTICOS

Los pedidos automáticos agilizan el trabajo, genera el pedido del material que hace falta comprar para tener bien surtido el almacén.

Máximos: sirven para no exceder y comprar mercancía de mas y tener un sobre inventario.Mínimos: Sirven para nunca falta en nuestro almacén los productos que mas se venden.

1.- Se debe asignar el proveedor determinado al articulo 2.- Se debe establecer al articulo la cantidad que se desea tener como máximo o como mínimo

Seleccionar los artículos (por tipo de producto, por linea o por proveedor) pulsar F7, opción Pedidos, calcula mínimos, valor especificado si nosotros vamos a asignar

la cantidad que se desea y si queremos que el sistema lo calcule de acuerdo a lo que se tiene en el historial de venta del sistema ferrum, entonces elegir el tiempo

Para hacer el pedido en el sistema Seleccionar los artículos (por linea, por proveedor, por tipo de producto o todos) Pulsar F7, opción pedidos, elabora pedido a proveedor Para Cubrir mínimos, máximos, uno de cada articulo, por tiempo de entrega) Pedir en base a la existencia de que almacén. Criterio del pedido (acción pedir, acción pedir en fecha especificada, los seleccionados Descontar del nuevo pedido los artículos por recibir del almacén o de todos los almacenes o

no descontar ninguno. Agregar artículos al pedido de las cotizaciones aprobadas o ninguno

El sistema genera el pedido de acuerdo a las opciones que se elijan y puede ser modificado, eliminar o agregar partidas, cambiar cantidades del pedido. El pedido que se genere automáticamente el sistema lo guardara en menú compras.


CREACIÓN Y EJECUCIÓN DE FILTROS Y REPORTES

¿Quiero hacer un reporte?

1.- Que información deseo obtener• Por ejemplo quiero un reporte que me indique todas las remisiones o facturas que se crearon

en el día2.- Dentro del sistema ferrum ¿donde esta esa información?3.- Ubicarse en el catalogo que deseamos crear el reporte

• Siguiendo con el ejemplo anterior en el menú Inf. Venta ahí están todas las remisiones y todas las facturas.

4.- Pulsar f9 • En este momento esta ingresando a todos los reportes y filtros que están creados en el

sistema.5.- Pulsar tecla Insert

• Es para crear un reporte nuevo6.- Elegir el tipo de reporte a crear (columnas, texto, formato) son los mas utilizados

• El reporte de columnas es muy practico porque en este tipo de reportes podemos obtener un total en la columna deseada, podemos obtener subtotales, podemos ver la información ordenada con la columna que nosotros elijamos.)

• El reporte de texto es muy practico para imprimir documentos creados en el sistema, como puede ser una cotización, un pedido a proveedor, una compra capturada, un traspaso, recibos de dinero, comprobantes de pago etc) porque este tipo de reportes solo deseamos imprimir en hojas en blanco.

• El reporte de tipo formato es muy practico para documentos o formas pre-impresas (como lo son las facturas, las notas de crédito, solicitud de crédito etc.) porque se requiere que la información a imprimir quede en un renglón especifico o en una columna especifica.

7.- Muestra la pestaña TITULO: Nombre del reporte (se recomiendo un nombre que identifique lo que hace el reporte)CATEGORIA: (puede ser por ejemplo: caja, ventas, almacén, compras, cobranza) sirve para agrupar los reportes e identificar mas fácilmente donde esta el reporte deseadoREPORTE PARA ENCABEZADO: se puede crear un reporte de texto para poner datos de empresaREPORTE ANTERIOR: puede encadenarse otro reporte para que se ejecute antes de este.FILTRO PARA EL REPORTE: si deseamos información especifica se debe crear un filtro y asignarlo a este reporte.FAMILIA: agrupa los reportes que pertenecen a la misma familia y cuando se ejecute alguno, mostrara los que están ligados a la misma familiaTIPO DE LIMITES: existen varias opciones, pero las mas utilizadas son:

• Un registro (con esta opción la información a mostrar en el reporte la leerá solo del registro donde este el cursor al momento de ejecutar el reporte)

• Preguntar ambos (el sistema ferrum en cada catalogo tiene su propio tipo de limite por ejemplo si creamos un reporte en catalogo de facturas y el tipo de limite es preguntar ambos al ejecutar el reporte preguntara a partir de que folio mostrara la información y hasta que folio termina el reporte, ademas de respetar las condiciones del filtro si es que el reporte contiene un filtro asociado.

• No limitado (con esta opción se invalida el tipo de limites propio del reporte de acuerdo al catalogo en el que se creo el reporte y solo tomara en cuenta las condiciones del filtro asociado al reporte.


Y se puede elegir la opción que se desee o necesite.8.- Después pulsamos tecla Av. Pag. y muestra la siguiente pantalla

Aquí debemos insertar todos los campos que deseamos que aparezcan en el reporte, Pulsar Insert dos veces y mostrara los campos que podemos usar para el reporte (puede ser que desee ver la fecha de creación del documento, el folio del documento, el total del documento y el nombre del cliente al que se le vendió) ubicar el campo deseado y con enter se elije el campo, se repite nuevamente pulsar tecla insert elegir otro campo y así hasta terminar9.- Ya que se terminaron de ingresar los campos en el reporte, debemos pulsar tecla enter y después tecla Av. Pag.

10.- En esta pantalla debemos colocar el destino del reporte • Pantalla (al ejecutar el reporte solo lo mostrara en pantalla• Pant-> Imp (al ejecutar el reporte primero lo mostrara en pantalla y después lo manda a

impresora• Impresora (al ejecutar el reporte lo mandara directo a la impresora• Archivo (al ejecutar el reporte lo mande directo a impresora)• Correo electrónico (para ser enviado a una cuenta de correo) considerando las

configuraciones necesarias en el sistema para que esto se lleve a cabo.• Ancho de pagina 80 si es tamaño carta y 40 si es para tickets. • Largo de pagina para imprimir el reporte, si es tamaño carta 60, si es ticket puede ser 0 • Numero de copias a imprimir cada que se ejecute el reporte, mandara a imprimir las copias

indicadas.• En reportes tipo columnas esta el menú opciones y de ahí se puede elegir la opción A


exportación dbf. (enviara la información del reporte a un archivo y podrá ser visualizado con excel.

• Nivel y Grupos de reportes, es para tener un orden y restricción hacia los usuarios, que ellos solo puedan ver y ejecutar los reportes que pertenecen a su grupo o a su nivel.

Si creamos el reporte en los siguientes catálogos (inf. venta, inf. todos, inf. ncr, I. mer, tras. I. Inf. compras, p. detalles, p. ventas, p. compras, p. entregar, p. recibir) al ejecutar el reporte del sistema nos pregunta la fecha si en el tipo de limites del reporte le indicamos preguntar ambos.

Si creamos el reporte en los siguientes catálogos (facturas, notas, compras, cotizaciones) al ejecutar el reporte el sistema preguntara desde que folio de documento, hasta que folio de documento.

• Para crear un reporte tipo texto, seguimos las mismas instrucciones del numero 1 al 8, para ingresar los campos sera con tecla F10, opción campo, se elije el campo deseado, con enter el sistema mostrara al insertar cada campo el ancho para la información que contenga ese campo si se deja el valor por default 0, significa que nop tiene un ancho fijo, el dato que lea es el dato que mostrara, si se le define un ancho, entonces estamos limitando la información a que no exceda del ancho que ya se le especifico

• Si se le define los anchos a los campos, nos da uniformidad a la visualización e impresión del reporte

Una vez que terminamos de agregar los campos y mas o menos a la visualización que deseamospulsamos tecla ESC para grabar los campos en el reporte.


• Para crear un reporte tipo formato, seguimos las mismas instrucciones del numero 1 al 8, para ingresar los campos sera pulsar tecla insert, campo, muestra los campos a los que se tiene acceso de acuerdo al catalogo, se elije el campo deseado, con enter y en este tipo de reportes hay que indicar en que renglón empieza la impresión, en que renglón termina, en que columna empieza y en que columna termina.

• Para saber en que posición se debe empezar a imprimir, se recomienda imprimir la hoja que llamamos guía de impresión pulsar F5 y aparece una pantalla donde indica el numero de lineas que deseamos imprimir por default indica 60 que es el equivalente a una hoja tamaño carta, se cambia de acuerdo al tamaño del formato por ejemplo 30 seria media carta y en la impresora se coloca el formato preimpreso para el que deseamos la guía y se manda a imprimir la guía

Los números que aparecen del lado izquierdo es el numero de renglón Los números de la derecha son las columnas el símbolo + indica un valor de 5 y los números enteros indican la decena el primer uno indica 10 y el + que esta después indica el 15, el 2 indica 20 etc


Los filtro son registros que cumplen con una o mas condiciones (por ejemplo vamos a crear un filtro desde el catalogo de artículos y que solo seleccione los artículos que tengan en su descripción la palabra cobre.Entonces tenemos que hacer referencia al campo descripción, el operador a utilizar puede ser cumpla con, dato a comparar sera la palabra cobre y ahí termina la creación de un filtro Para crear un filtro se puede hacer desde cualquier catalogo, se pulsa tecla F12, se elije el campo a comparar, el operador y el dato a comparar, pulsar enter en terminar o si se desea un filtro con mas de una condición se da enter en operador y/o según sea el filtro que desee.Una vez que se termina el filtro el sistema muestra los registros que cumplen con la condición seleccionados o resaltados, para grabar ese filtro pulsar f9 insertar, filtro muestra pantalla de nombre y categoría de filtro, se le indica el nombre y la categoría se puede crear una categoría que se llame filtros y ahí se almacenaran todos los filtros creados en el sistema y se pulsa tecla av. Pag. Hasta salir y este filtro ya quedo guardado y si se desea se puede asociar a un reporte como lo indica el numero 7 de filtros y reportes.


CAJA

La caja se puede configurar en valores del sistema referencias: R026 poner el valor Referencia R027 poner CON %PR %TD %FL %FP R028 poner COD %PR %TD %FL %FP R029 poner COB %PR %TD %FL %FP R225 poner NCR %PR %TD %FL %FP R274 poner el valor E (forma de pago efectivo) Por default el sistema tiene C

(COD= CREDITO A CERO DIAS), (COB= COBRANZA DE CREDITO), (CON=DOCUMENTOS DE CONTADO), (NCR-NOTA DE CREDITO).

La referencia de cada documento en caja sera Tipo de documento (nota-ncr-factura), serie de documento (sin serie, A o B), Forma de pago (E=efectivo, C=cheque, T=tarjeta), periodo del documento (del día de hoy o días anteriores)

O también se puede quedar con la configuración que el sistema trae por default

Los movimientos en la caja se identifican con una letra se recomienda sean diferentes y no se repitan, ni como cargo, ni como abono o forma de pago.Por ejemplo:

• Formas de pago podemos identificarlas (E=efectivo, H=cheque, T=tarjeta de crédito, Deposito)

• Abonos (A=Dinero recibido a cuenta de ventas)• Cargos (P=pago a proveedores o Z=retiro final del día) • El sistema utiliza las letras (N=para notas de crédito creadas y aplicadas al día y O=para

notas de crédito creadas en días anteriores a la fecha de aplicación, C=para los cobros en efectivo de remisiones o facturas, sino se cambia la configuración de valores del sistema en la referencia antes mencionada (274).

En caja se reflejan todo los ingresos de dinero que hay al día en los movimientos del sistema por ejemplo el cobro de las remisiones o facturas, abonos de clientes de crédito.) identificados con una letra en caja.

Los cargos en caja pueden ser cancelaciones, remisiones ya cobradas y se facturan, se pueden hacer los retiros de dinero (pago a proveedores, gastos o retiros de dinero parciales y totales del corte del día) identificados con una letra en caja.

Tecla F8 hace el calculo del saldo al momento.

Catalogo de Caja• Fecha del movimiento• M= letra que identifica el tipo de movimiento• Cargo• Abono• Saldo o dinero en caja


• Numero (iniciales que identifican el tipo de movimiento (rem=remision, Cod=crédito a cero días y Cob=Crédito)

• Referencia (según se configure en valores del sistema en las referencias antes mencionadas o por default (tipo de documento y folio del documento)

• Descripción y nombre del cliente.


INVENTARIO El proceso de toma de inventarios es un proceso que involucra mas operaciones que el simple conteo.

En Ferrum64 el proceso puede resumirse en:

1.-Marcar los artículos por inventariar2,-Realizar el conteo2.-Capturar los conteos3.-Aplicar los conteos4.-Poner en 0 los artículos no encontrados5.-Terminar el proceso de inventario

Vamos a detallar estos procesos.

Marcar los artículos por inventariar

Es importante marcar los artículos por inventariar para asegurarnos de que los artículos serán ajustados correctamente y poder detectar artículos que no se contaron.

Esto se puede hacer desde dos catálogos

En el catalogo de artículos

Desde aquí se hace cuando es un inventario total o cuando nosotros elegimos que inventariarSe seleccionan los artículos que vamos a inventariar, ya sea con un filtro creado con F12 o un rango seleccionado con INICIO-FINSe presiona F7->INVENTARIOS->MARCAR ARTICULOS PARA INVENTARIAR

En el catalogo de Inventarios Físicos

Desde aquí se hace cuando realizamos inventarios selectivos.Se presiona la tecla ALT+GDefinimos cuantos de los artículos mas caros queremos inventariar, para esto necesitamos definir nuestro rango de los artículos mas caros, por ejemplo, si tenemos un inventario de 1000 artículos y le ponemos 30 artículos de un 20%, quiere decir que va a inventariar los 30 artículos que tengan mas tiempo de no haber sido inventariados de los 200 artículos mas caros de nuestro inventario.Después definimos cuantos de los artículos con mas movimientos queremos inventariar, funciona de manera similar a los artículos mas caros, pero con los artículos que se desplazan mas.Después definimos cuantos artículos al azar queremos inventariarDespués indicamos cuantos artículos con la toma de inventario mas antigua queremos inventariar.Podemos indicar que inventaríe también todos los artículos con cantidades negativasLe indicamos el numero de días mínimo de no haber sido contados los artículos que se inventariaran, esto es para evitar que nos pida re inventariar constantemente un mismo articulo.

Realizar el conteo

Es recomendable crear un reporte con los artículos que se van a contar, si se tiene incluida la ubicación del articulo nos va a facilitar mucho nuestro proceso de toma de inventarios. El reporte


debe indicar la mayor cantidad de información del articulo como claves de fabricante o códigos, para evitar confundir el articulo por otro similar, debe incluir un espacio para poner la cantidad y otro para poner la hora de conteo.

En caso de hacer un inventario a puertas abiertas (es decir, mientras se compra o se vende) es necesario anotar en la hoja la hora exacta en que se realizo el conteo, para que el sistema pueda aplicar los movimientos realizados entre la toma de inventario y el momento en que se aplica.

Algunos de los errores mas comunes en el proceso de conteo son:

Incluir en la hoja de conteo la cantidad que debiera haber, esto provoca que quien cuente, tienda a escribir la misma cantidad que leyó.

Contar artículos ya vendidos, es común que en empresas con entrega a domicilio o con apartados cuenten material que el cliente no se ha llevado, es decir, que consideren como de la empresa material que es del cliente, luego cuando se entrega al cliente, va a haber un faltante en los inventarios.

Contar artículos aun no capturados en compras, si llega mercancía del proveedor y se incluye en el conteo, cuando se realice la compra incrementara el inventario y nuevamente habrá faltantes.

Conteo únicamente por personal responsable de la mercancía, sin una supervisión facilita o incluso fomenta malos hábitos o robo, ya que pueden reportar menos de lo que hay realmente y posteriormente sacar la mercancía por otro medio (Ej. falsificación de venta)

No realizar un segundo conteo, son comunes los errores en el conteo, por lo que es recomendable que por lo menos haya un segundo conteo en los artículos que arrojaron diferencias con lo esperado.

Capturar los conteos

La mejor forma de capturar un conteo es hacerlo en documentos pequeños, en lugar de hacer un documento grande, de esta forma es mas fácil corregir errores en un solo documento con pocas partidas en lugar de tenerlo que hacerlo en un solo documento con todas las partidas, también permite que se capture en múltiples terminales simultáneamente y no tener que hacerlo en una sola. Así que una buena forma es crear un documento por cada hoja de inventario, o capturar los artículos que estén contados en un lapso de tiempo pequeño. Tampoco es necesario sumar las existencias de un articulo que se encuentre en dos o mas hojas, por ejemplo, los de mostrador y los de bodega, Ferrum64 lo hace por usted.

Aplicar los conteos

Para aplicar un inventario se siguen son:1.-Colocase sobre el documento con acción APLICAR y se presiona ENTER o ALT+B2.-Se captura el rango de tiempo entre el cual se tomo el inventario, recuerde que es mejor capturar conteos con un corto periodo de tiempo, a menos que no se haya usado el sistema mientras se contaba, es decir, si se hizo a puertas cerradas, en cuyo caso la fecha y hora de inicio debe ser la misma que la final.3.-Se mostrara una tabla con la información de los artículos inventariados, si están de color rojo quiere decir que hubo algún cambio en la existencia del articulo en el momento en que se realizo el


conteo, por lo que es necesario que se escriba la fecha y hora en que fue inventariado para saber que movimientos descontar después del conteo.Esta tabla también nos indica cuantos artículos están pendientes por entregar, para asegurarse de que no hubo un error en el conteo que los haya incluido.La columna de SUM nos indica si este articulo ya había sido inventariado (desde que comenzamos en este inventario), en caso de ser SI, la existencia se sumara, no se reemplazara.4.-Los pasos que el sistema sigue al aplicar un documento son:a) Mueve cualquier documento retenido a una fecha posterior al rango de fechas del conteo, para evitar que interfiera con el inventario.b) Recalcula los inventarios hasta el momento en que se realizo el inventario para asegurarse de que todos los movimientos se encuentran aplicados.c) Si el articulo no había sido inventariado (sin acción o en COM.INV), calcula la diferencia entre lo que recalculo y lo que se capturo y lo pone en el documento, si el articulo ya había sido inventariado (con acción INVENTARIANDO), suma a la existencia lo capturado.d) Marca el articulo como INVENTARIANDO para que las capturas posteriores de este articulo se sumen, no se ajusten.e) Aplica el resto de los movimientosf) Pregunta si se desea terminar el inventario, debe responder SI si ya es el ultimo conteo de estos artículos, para que en conteos posteriores se ajusten y no se sumen las cantidades.

Si hay documentos retenidos con el articulo inventariado, la cantidad capturada no es la que queda finalmente en existencia, ya que un documento retenido “APARTA” la mercancía, por ejemplo, supongamos que capturamos 100 de un articulo y tenemos un documento retenido con 10, entonces la existencia del articulo quedara en 90, para que si eliminamos el documento retenido, la existencia regrese a 100 o si se vende, la existencia quede en 90.

Poner en Cero los artículos no encontrados

Todos los artículos que se pensaba inventariar y que no fueron encontrados, hay que ponerlos en 0, para eso:1.-En el catalogo de artículos se seleccionan todos los artículos que tengan la acción COM.INV.2.-Se presiona F7->INVENTARIOS->PONE EN 0 INVENTARIO NO ENCONTRADO 3.-Esto crea un documento en INV.FISICO con los artículos en 04.-Se aplica el documento como el resto de los inventarios5.-Se termina el inventario de los artículos

Recuerde primero aplicar todos los inventarios capturados antes de hacer este paso, de lo contrario el sistema pondrá en cero incluso los que ya se inventariaron, pero aun no se aprobaron.

Es importante hacer este paso, ya que no basta borrar las existencias directamente, sino que debe quedar constancia de que en ese momento no había existencia, para que cualquier recalculo de inventarios lo tome en cuenta.

Terminar el proceso de inventario

Todos los artículos ya inventariados hay que terminar su inventario para evitar errores en futuros inventarios, (evitar que se sumen en lugar de ajustarse los nuevos documentos)1.-En el catalogo de artículos, se seleccionan todos los artículos que tengan la acción TER.INV.


2.-Se presiona F7->INVENTARIOS->TERMINAR INVENTARIO

Ejemplos

Un articulo con conteo en bodega y en mostrador en 2 documentos separados

Movimiento

Acción Cantidad Existencia

100 Existencia inicial

COM.INV. 100 Marcar por inventariar

INV COM.INV. 90 100 Captura de inventario de bodega

INV TER.INV. -10 90 Aplicar inventario

INV TER.INV. 8 90 Captura inventario de mostrador

INV TER.INV. -8 98 Aplica segundo inventario

98 Terminar inventario

Un articulo sin conteo

Movimiento




INV COM.INV. 0 100 Poner artículos no encontrados en cero

INV TER.INV. 100 0 Aplica inventario


Un articulo con un conteo y con documento retenido

Movimiento



FAC 10 90 Factura retenida (sin imprimir)


INV COM.INV. 100 90 Captura inventario

TER.INV. 100 Mueve la factura retenida a una fecha posterior al inventario

INV TER.INV. 0 100 Aplica el inventario

FAC TER.INV. 10 90 Aplica la factura retenida que movió



CHEQUES POS-FECHADOS

Estar en menú principal y pulsar 3 8El menú Principal de cheques pos-fechados almacena todos los cheques que se han recibido para ser cobrados posteriormente y se puede crear el reporte para saber que cheques hay que depositar.

Cuando se realiza el pago (desde el documento, desde el cliente o desde la cobranza) ahí se define la fecha de pago si la fecha de pago es posterior a la actual envía a cheques pos-fechados.

Al consultar el cliente, pestaña 4 crédito, en el renglón saldo salvo buen cobro, muestra el importe


CAMBIO DE PRECIOS

Menú principal 1 1

Existen varias formas de cambiar precios a los artículos• Una es seleccionar los artículos a los cuales deseamos cambiar los precios, pulsar f8 y

opción cambiar precios, en esa pantalla podemos sumar una cantidad al precio actualmente establecido, podemos aumentarle un porcentaje, poner un valor fijo o multiplicar.

Por ejemplo 10 porcentaje 55

Tipo de precio fijo 10 sumar 65

Precio del articulo 10 Multiplicar 650

50.00 10 Valor fijo 10

• Otra forma es hacer un archivo de importación para ferrum, si contamos con los precios en un archivo de excel, lo que requerimos es tener (la clave o la descripción, o el código de barras, o la clave de proveedor) igual en el archivo de excel y en el sistema ferrum, para poder solo asociar los campos del archivo de excel con los campos de ferrum y contar con los precios, guardarlo como archivo de excel y después volver a guardarlo como tipo de archivo dbf.

• Pulsar F8, Importar precios, Archivo dbf, elegir el archivo y empezar hacer la asociación de los campos, por ejemplo la clave que el archivo de excel tiene, contra la clave de el sistema ferrum y asociar que columna es la del precio que le corresponde.

• Una forma mas es asignar familia de precios a los artículos, de esta manera de agiliza el cambio de precios (si los precios son tipo porcentaje, se seleccionan los artículos que tienen el mismo porcentaje de utilidad y se pulsa alt + p ) y se asigna un articulo que sea cabeza de familia y cuando cambiemos el porcentaje de ganancia a ese precio cabeza de familia en automático aplicara el cambio del porcentaje a los demás artículos que pertenecen a la familia.


MENSAJES

Desde menú principal 8 9Y pulsar tecla InsertPara enviar mensajes desde ferrum a otro usuario, estando desde cualquier catalogo, pulsar tecla Alt + numero 8 y aparecerá la siguiente pantalla.

Colocar los usuarios a los que se les enviara el mensaje, la fecha y la hora en la que se desea que los usuarios reciban el mensaje.El asunto del mensaje y el mensaje de una manera breve.Si deseamos asociar algún dato al mensaje (por ejemplo una nueva cotización, una factura, una compra o un cliente, articulo o proveedor) que este en el sistema lo primero sera colocarse en el dato que deseamos asociar y pulsar tecla alt +8

Cuando el usuario entra al sistema le muestra el mensaje que indica que tiene un mensaje sin leer

Al pulsar enter sobre la acción leer, mostrara el siguiente menú


Opción Ir al dato asociado, el sistema colocara el cursor en el dato que hace referencia al mensaje, si se indico asociar el dato (puede ser un cliente, proveedor o documentos)


RELOJ CHECADOR

Se debe dar de alta a los usuarios en el área de personal, (ver indice 23 pag. xx)Colocar cursor sobre usuario para asignar una contraseña para el reloj checador (puede ser igual o diferente a la de entada al sistema) Presionar Alt + T Muestra la pantalla para asignar una contraseña con el teclado o para usar banda magnética.Para registrar la entrada o la salida del sistema ferrum en el reloj checador Alt + AIngresa la contraseña asignada y muestra

En personal queda registrada cada día con su hora de entrada y salida del sistema, con esto podemos crear un reporte para ver los retardos del personal o el tiempo extra que trabajo.

Para ver los accesos globales de todo el personal que registro su entradaMenú principal 7 2 pulsar tecla Alt + G y desde aquí se puede crear un reporte (ver indice menú Ejecución y creación de reportes xx)

Para ver los accesos de un solo usuario desde menú principal 7 2 colocar cursor sobre el usuario a consultar sus acceso y pulsar Alt + R


RESPALDOS Y REORGANIZACION DE DATOS.

Reorganizar los datos es un proceso en el que la información o datos se organizanPara realizar este proceso deben estar todas las maquinas fuera del sistema y solo la maquina que va ha realizar el proceso es la que debe estar dentro del sistema ferrum.(Menú principal 8.- utilerias, opción reorganiza)El sistema realiza el proceso y al terminar cierra la ventana de ferrum, solo se debe volver a ingresar a ferrum en esa maquina y posteriormente entrarían todos los equipos que se requieren.

Para respaldar debe de estar todos los equipos fuera de ferrum y solo la maquina que va ha realizar el proceso es la que deberá estar dentro de ferrum y (Menú principal 8.-Utilerias, enter en opción respaldos en opción respaldar ahora, el sistema muestra el nombre con el que se guardara ese respaldo.

Para recuperar un respaldo ir a menú respaldos, recuperar respaldo, elegir de una lista el respaldo, el sistema muestra todos los catálogos a importar, se puede elegir el que queramos, por default muestra la opción si a todas las opciones


cuando el sistema muestra esta pantalla solo se da enter (ahí esta confirmando el nombre el archivo a descomprimir y del cual va a pegar la información a ferrum) solo pulsar enter.

BANCOS

Se deben de dar de alta en el sistema las cuentas de bancos que se van ha utilizar en el sistema ferrum y se tendrá que realizar los movimientos en el sistema (depósitos por ejemplo de interés generado por la cuenta), los cargos que el banco nos haga por manejo de cuenta o cheques expedidos etc.Para crear las cuentas de banco se recomienda que sean letras a diferencia de crear las cajas, se recomienda sean números.Al entrar a una cuenta de banco el sistema muestra el catalogo.Acción= Modificar, aplicar, aplicar y cambiar fecha)Fecha= fecha en la que se crea el movimientoNumero= numero consecutivo de chequesSi o No = esta en firme.(aplicado o sin aplicar)Fecha de aplicación del movimiento en el banco (cheques emitidos y pos-fechados)Importe de cargoImporte de AbonoSaldo en el banco (se calcula pulsando la tecla F8)

Tipo de Movimiento= letra con la cual se identifica el tipo de movimiento u operación realizada.Referencia= concepto por el cual describe el tipo de movimiento que se realizo


Saldo al= es el saldo total que se tiene a la fecha (considerando lo que este por aplicar o sbc) Saldo en bancos= Es el saldo real que se tiene, saldo en firme.Saldos Proyectados= Saldo anterior=Es el saldo en firme que se tuvo anteriormenteCargo x aplicar= Retiro de dinero salvo buen cobroAbono x aplicar=Deposito de dinero salvo buen cobro

Cuando se aplican un movimiento cambia el color del renglón del movimiento se pasa a negro y ya no podrá ser modificado.

Para visualizar con que cheques se le ha pagado a un proveedor (colocar cursor sobre el proveedor y pulsar tecla Alt + B, indicamos el banco que deseamos ver y muestra listado de cheques que se le han emitido a ese proveedor.

Queda sin acción, si en el campo clave se le asigna un dato al campo clave, queda con la acción sin dato cuando no se asigna dato en el campo clave.


COMISIONES

El manejo de las comisiones en el sistema, puede ser tan complejo como se desee, en este caso vamos a explicarlo de dos maneras muy sencillas:

1.- Pagar comisión por los artículos vendidos (puede ser un porcentaje diferente por articulo)2.- Pagar comisión por documento (por el importe de venta) puede ser un porcentaje o un importe fijo si llega al importe que el usuario tenga como política de empresa o negocio.

Para ambas maneras de define en valores del sistema referencias (R445 por articulo y R371 por documento)

De ahí pueden surgir las variantes que se requieran (por ejemplo no pagar comisión si la factura no esta pagada, pagar comisión solo por el monto pagado y no por el facturado o excluir facturas de venta de ciertos clientes, solo pagar comisión por lo remisionado, solo pagar comisión por lo facturado etc.) esto se lleva a cabo con reportes y con filtros que cumplan la condición deseada.Para mas detalles ver (indice 9.- ejecución y creación de reportes)

Si la comisión es por documento se activa en el menú principal de ferrum en ventas, comisiones.

En valores del sistema en la referencias R390, se define los documentos que no cumplan con el pago de comisión referencia R389 aquí podemos asociar el filtro con el se pueda identificar los documentos para definir el pago de la comisión.Referencia R388 en este modulo se asocia el filtro que cumpla las condiciones para pago de comisión y en el menú comisiones cada documento aparecerá con la acción (pagar, definir, o cancelar)


MERMAS

Las mermas son documentos que se pueden crear en el sistema y que sirven para aumentar la cantidad que hay de inventario de artículos o para disminuir el inventario, no genera deuda con proveedores, solo afecta directamente las existencias y operan a costo, se indica el almacén a afectar y el motivo de dicha merma.

Ejemplos de cuando utilizar una merma: (merma de salida)1.- Si en el sistema tengo 10 piezas de existencia y se toma un articulo para uso interno, pues para justificar que ahora en existencia o disponibles a la venta solo hay 9 se crea un documento de merma se captura la clave y se indica la cantidad que va ha salir.

2.- Si un proveedor lleva de obsequio algún regalo en especie de los productos que vendemos por motivo de premio de compra entonces ese material ingresa como una merma de entrada, no podemos ingresarlo por compra porque nos llego a destiempo de la captura de una compra y ademas nos genera una cuenta por pagar al proveedor y esto no es real, entonces se entra a mermas, insertar, se captura la clave y la cantidad se deberá indicar con el signo ( -) menos si vamos a ingresar 3 piezas se captura al cantidad como -3, esto para el modulo de merma significa entrada de material.Y con esto aumentamos la existencia, sin afectar saldo o cuentas por pagar de proveedores.


TRASPASOS

La utilización de los traspasos en el sistema es el envió de mercancía entre almacenes, los movimientos operan a costo.

Para crear el traspaso estar en el menú traspasos, insertar, muestra almacén origen (de donde sale el material) y destino (a donde va el material), deben ser distintos los almacenes.

Hay dos formas de crear los traspasos:• Se captura el material (clave o descripción) la cantidad a traspasar• Entrega de material (si entregado=al enviar a impresión el traspaso se descuenta la

mercancía del almacén origen y aumenta la existencia en el almacén destino) el no entregado=al mandar a imprimir el traspaso, la existencia se descuenta del almacén origen y queda en un acción entregar (estatus de pendiente por ingresar en el almacén destino.)

•

• Sino se manda a imprimir el traspaso queda en acción aprobar y puede ser modificado (agregar o eliminar partidas, cambiar cantidades)

• El traspaso aparecerá en el catalogo almacén origen y almacén destino el especificado.


• Una vez impreso el traspaso y no entregado el traspaso queda con acción recibir

• Para que el almacén origen ingrese el material a su almacén pulsar enter en la acción del traspaso a recibir

• El sistema muestra la pantalla de entrada de material con la tecla :

• Alt + P=acepta recibir la partida en donde este el cursor• Alt + T=acepta recibir todas la partidas• Alt + E=permite cambiar la cantidad a recibir del articulo en donde este el cursor


• Si el almacén origen recibe el traspaso completo, el sistema quita al documento la acción entregar

• Si el traspaso no se recibe completo, el documento queda con acción ent-falt, (entregar faltante)

• Para hacer la devolución al almacén origen del material que almacén destino no recibió, solo coloca cursor sobre documento con acción ent.falt y pulsar tecla ALT+V y el sistema automáticamente genera la devolución al almacén origen (mostrara mensaje si desea crear la devolución a partir de los artículos recibidos y nuevamente el campo entregado puede ser si entregado o no entregado, si indicamos no entregado ahora el traspaso de devolución, quedara con acción recibir y ahora los almacenes quedaran invertidos.

• Cuando en el catalogo aparece como almacén destino multiple, indica que el traspaso contiene partidas de material para mas de un almacén destino.


SERVICIOS

Este modulo es para controlar los artículos que recibimos para algún servicio y tener el control de los artículos y saber a que proveedor se le entrego, o que proceso se va ha realizar con el articulo.

Pestaña 1 (Articulo)

Numero de servicio: Este folio lo da el sistema automáticamente,Cliente: asignar el nombre de quien recibimos el articuloDescripción: Asignar el articulo que estamos asignandoSerie: Numero de serie del articulo que se lleva o recibe en garantía.

Pestaña 2 (Condición)

Fecha de ingreso: Fecha en la que se recibe o entrega el producto para servicioFecha esperada de entrega: Fecha estimada de entregaEstado actual: (En espera, reparación, garantía, diagnostico, entregado)Prioridad (Baja, normal, importante)ubicación: Nombre del proveedor al que se le entrega el producto.


Pestaña 3 (Motivo)

Costo del servicio en mano de obraCosto del servicio: puede utilizarse como costo en refaccionesMotivo del servicio o de la garantía.

Pestaña 4 (Especial)

Es para hacer alguna adecuación en el sistema y solo para su negocioTambién se pueden crear los reportes necesarios.


NOTAS DE CREDITO

Hay tres tipos de notas de crédito (por devolución de material, por diferencia en precio y por descuento de pronto pago)

Uso de las notas de crédito:PRIMER CASO:

Cuando se genera una factura o remisión, el cliente paga el importe del documento y después devuelve algún articulo de los que ya se le habían vendido.

Se le genera una nota de crédito por concepto devolución de material

Colocar cursor sobre el folio de la remisión o la factura que dará origen a la devolución.Pulsar tecla suprimir y elegir la opción devolver con nota de créditoEn el sistema muestra las partidas de los artículos que se remisionaron o facturaron, solo de indica la cantidad que se va ha devolver al articulo o partida que corresponde.Se termina el documento y se genera la nota de crédito.

ALTERNATIVA 1: Seria devolver el dinero al cliente, entonces se tiene que colocar sobre la nota de

crédito que se le creo, la acción del documento dirá aplicar, al pulsar enter elegimos la opción cancelación por reembolso.

El efecto en caja sera, el importe de la nota de crédito aparecerá en columna cargo y en columna abono y en tipo de movimiento N, columna numero dirá NCR.

ALTERNATIVA 2:Seria si el cliente compra algo de mayor valor al importe de la nota de crédito, entonces se coloca sobre la nota de crédito que se le creo, y tendrá la acción aplicar, después pulsa enter y elige la opción aplicar importe y el sistema mostrara los documentos que tiene pendientes de pago el cliente, y solo seleccionara el documento al que se le hará la aplicación de la nota de crédito.

En caja la nota de crédito aparecerá como forma de pago y el importe estará en la


columna abono y como tipo de movimiento N (nota de crédito),SEGUNDO CASO:

Cuando se genera una factura o remisión y no se recibe pago y después realiza una devolución de los materiales que ya había comprado.

Se le genera una nota de crédito por concepto devolución de materialal momento de imprimir la nota de crédito se aplicara como forma de pago del documento que dio origen (remisión o factura)

En caja la nota de crédito aparece como forma de pago (N) y estará en la columna abono el importe de la nota de crédito..

NOTA: si se genera una nota de crédito y no se aplica (acción del documento este en aplicar, ese tipo de movimiento no se vera reflejado en caja, por lo tanto no habrá afectación a la caja)

Las notas de crédito por diferencia en precio o descuento de pronto pago se aplican de la misma manera que las de devolución, pero se generan de distinta forma.

Cuando se Reembolsa la nota de crédito se crea un movimiento de cargo y abono (2 abonos y un cargo) Cuando abona como pago, y cuando cancela el movimiento, es recomendable no tomar las notas de crédito como dinero en efectivo.

Para crear una nota de crédito por diferencia en precio, colocar cursor sobre el documento remisión o factura que va dar origen a la diferencia en precio o descuento de pronto pago y pulsar teclas Alt + Q y elegir la opción deseada (monto) se refiere a digitar la cantidad a bonificar. Ejemplo: 20 pesos.

Para las notas de crédito por descuento de pronto son por porcentaje osea que se basan a una cantidad en porcentaje si ponemos 20 como en el caso anterior aquí el sistema crearía una nota de crédito por un importe del 20% del total del documento, que esta dando origen a la nota.


Nota: cuando se genera una nota de crédito de una factura o remisión de días anteriores a la fecha de aplicación de la nota de crédito en caja el tipo de movimiento que identifica no es N sino una O.


ALTA DE USUARIOS Y/O PERMISOS

Para el alta de usuarios, se debe ingresar en el menú 7 (configura) opción personal para crear un usuario nuevo pulsar tecla Insert, se utiliza la opción sin accesos, esto significa que nosotros le vamos a dar los permisos.

Pestaña 1 (general de personal)

El sistema muestra la pantalla de alta de usuario, se define la iniciales con la que desea entrar al sistema pueden ser letras o números o combinado pero solo son 2 dígitos.

Nombre: es el nombre completo del usuario o empleado. Forma de acceso Definida en Grupo de trabajo: se identifica por dos iniciales, si se le asocia tomara los permisos de ese

grupo de trabajoSucursal: Son las iniciales de la tienda para identificar a que sucursal pertenece ese usuarioForma de acceso: Definida en sistema (es la mas común, significa que ingresara al sistema

con una contraseña y que caducara de acuerdo al valor que se haya definido en (V.S. Ref. 017) y se basa en días, por default el sistema trae la configuración a 30 días. (significa que hay que cambiar contraseña cada 30 días)Si se le asigna la opción nunca caduca, significa que la contraseña que se defina no caducara

% comisión: se le asigna el porcentaje de comisión, según las políticas del negocio o empresa.

Limite de descuento, aquí el usuario puede tener un limite de descuento para los documentos de venta que genere.

Los valores generales (almacén afectar, caja que afecta, catalogo de clientes, catalogo de inventario, serie de facturas, remisiones, notas de crédito, cotizaciones, traspasos etc.) la series por lo general es para empresas o negocios que utilizan dos folios de facturas (por poner un ejemplo) etc. así para los demás documentos.

También podemos definir si deseamos que imprima o no imprima facturas o remisiones.Nivel y grupo de reportes es para hacer una separación de los reportes y que cada usuario solo pueda visualizar los reportes que son de grupo o de su nivel.

Configura es para hacer mención a cuales referencias de valores del sistema este usuario puede entrar.

Días no laborados se refiere a poder des-habilitar la clave para que los días domingos nadie use esa clave o este usuario en el sistema.


Terminales permitidas es para asignar en que maquinas puede accesar al sistema o usar su clave de usuario, solo hay que colocar el numero de la terminal..

Esta pestaña es para personalizar los detalles que vera en cada catalogo el usuario deseado


Estos son los detalles de los catálogos

Pestaña 3 (Especiales)Es para hacer una adecuación exclusivamente a su negocio

Pestaña 4 (Horario)

Primer horario: Es para indicar el horario de entrada del empleadoSegundo horario: Es para indicar el horario de salida del empleadoDías : aquí se indican los días de la semana (lun-1, mar-2 etc)Tolerancia: Expresa el tiempo en minutos que tiene de tolerancia de la hora establecidaEntrada y salida:es para indicar el horario de entrada y de salida del empleado.

Pestaña 5 (Correo)

Se configura el correo de respuesta, estas configuraciones son para el envío de reportes a correo electrónico. Esta muy relacionado con la configuración en valores del sistema


Pestaña 6 (Generales)

Dirección: Datos personales del empleado, colonia, ciudad, cp. etc:

Al llevar a cabo este proceso el usuario quedo registrado en el sistema, ahora falta indicar en el usuario los permisos que tendrá dentro del sistema,para realizar las actividades que corresponde.


Permisos de usuarios

Colocar cursor sobre usuario, pulsar F4 (nuestra todas las referencias) y para buscar una referencia en especifico pulsar F3Habilitando en S las referencias (2155-2157-2022)

Da acceso al siguiente Menú y estos se conocen como menú principal

Menús por default en los usuarios (mensajes-reloj checador-usuario)


Las referencias (2001-2032-2093-2145-2153-2082-2052-2016-2109-2118-2047-2142-2040-2067-2128-2191)dan acceso a los siguientes menus

ref. 2145 activa menú (reorganiza, revisa, archivos, registros, actualizar, licencia (solo si es el servidor), bloquear, entra hist.)

Ref. 2118 activa menú (ncr cliente y ncr proveedor)

Ref 2142 activa menu (I.mer,tras.inv,inf todos, comisiones,inf.n.nota de crédito,inf.venta,inf. Por cliente, inf.compras,p.detalles, p.ventas,p.compras, p.entregar,p.recibir,p.ncr y ncp, p.cotizacion, p.transito).


F3 Y escribir consultar listado (estos permisos activan los menús principales)ref. 2146 activa menú 7,- V. sistema (términos-correo-editor)

Ref. 2034 activa menú (Cobros)

Ref. 2048 activa menú (det.pago) detalles de pagos

Ref. 2033 activa menú (det.cobro y ch.posfech) detalles de cobro y cheques posfechados.

Ref. 2209 activa menú (ver el listado de acceso de personal)

Ref. 2200 activa menú (respaldos)

Ref. 2192 activa menú (cambia empresa)

Ref. 2228 activa menú (inv.fisico)

Ref. 2015 activa menú (prov. X articulo, prec-especia, cod.alterno)

Nota:Si se desea ingresar a eliminar una factura, primero se tendrá que dar este permiso ref. 2052 y con esto tendrá acceso al menú facturas, después si se desea eliminar una factura deberá tener el permiso de eliminar factura ref.2060 (recordando que solo se pueden eliminar documentos no impresos) y si el documento fue creado por el mismo usuario que lo quiere eliminar, al pulsar tecla suprimir quedara eliminado el documento.Pero si el documento fue creado por otra persona necesita agregar el permiso 2151.

El permiso 2151 es muy importante porque no se podrá modificar ningún documento que haya sido creado con un usuario diferente al que desea hacer la modificación,

Nota:Algo similar a lo anterior ocurre con los artículos, si se desea modificar un articulo requiere


siguientes permisos 2001 (da acceso a menú artículos), ref. 2003 (permite modificar artículos ya existentes y crear nuevos) con esto ya podría modificar el articulo, si es que ese articulo fue creado por el mismo usuario.Pero si el articulo fue creado por otro usuario, entonces requiere agregar el permiso de ref. 2207.

Para buscar un permiso también se puede hacer, con tecla f3 y escribir la palabra o referencia a buscar, por ejemplo Imprimir, el sistema mostrara todos los permisos que en su descripción tenga la palabra imprimir y así ya podemos habilitar o des-habilitar el permiso.

Nota: Cuando un usuario ya existe y vamos a crear otro usuario con los mismos permisos de un usuario existente, colocar cursor sobre el usuario que contiene los permisos, pulsar F6 y el sistema nos pregunta a que usuario se los vamos a copiar.Ejemplo: usuario que existe (A1) y usuario nuevo (MM)El cursor debe estar sobre A1 después pulsar F6 y después escribir MM


manual DC F-64

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