Manual De Access 2000 - Avanzado

DIRECCIN GENERAL DE LA POLICA REA DE INFORMTICA FORMACIN

Curso de iniciacin

Abril 2002

Manual Bsico de Access 2000

INTRODUCCION

QU ES ACCESS 2000? REQUISITOS DEL SISTEMA

rea de Informtica Formacin

Abril 2002

Pgina: 1


QU ES ACCESS 2000?Access es un sistema de administracin de bases de datos, almacena y recupera datos, presenta la informacin y automatiza tareas repetitivas. Access es tambin una potente aplicacin de Windows. Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales. Ofrece todo lo necesario para generar aplicaciones orientadas a usuarios. Access permite arrastrar y colocar informacin de una base de datos a una hoja de clculo de Excel y viceversa, y opera con todos los productos de Microsoft Office.

REQUISITOS DEL SISTEMAPara utilizar Microsoft Access 2000 se necesita: ?? PC con procesador Pentium 75 o superior ?? Sistema operativo Microsoft Windows 95 o posterior, 16 MB de memoria para el sistema operativo, ms 8 MB de memoria adicional para Access. ?? Windows NT Workstation versin 4.0 Service Pack 3 o posterior, 32 MB de memoria para el sistema operativo, ms 8 MB de memoria adicional para Access. ?? Espacio libre en disco segn el tipo de instalacin si es personalizada, la instalacin tpica 161 MB. ?? Unidad CD-ROM ?? Monitor VGA o de resolucin superior; se recomienda SVGA


Abril 2002

Pgina: 2


CONCEPTOS BASICOS ACCESS

BASE DE DATOS TABLAS REGISTROS CAMPOS CLAVE PRIMARIA CONSULTA FORMULARIO INFORME MACRO MDULO PAGINAS WEB


Abril 2002

Pgina: 3


BASE DE DATOSBase de Datos es un trmino informtico para un conjunto de informacin relativa a cierto tema o aplicacin comercial. Las bases de datos permiten organizar esta informacin relacionada en una forma lgica para fcil acceso y recuperacin. Un sistema de administracin de base de datos relacional tal como Access, almacena la informacin en varias tablas relacionadas entre si, permitiendo al usuario plantear preguntas complejas de una o ms de esas tablas; las respuestas le llegan en forma de formularios o informes. Access puede trabajar solamente con una base de datos a la vez aunque dentro de ella, puede haber cientos de tablas, consultas, formularios, etc., todos ellos almacenados en un solo archivo con la extensin .MDB.

TABLAS, REGISTROS, CAMPOSUna tabla es un contenedor para datos en bruto, muestra diversas lneas de datos en filas y columnas segn muestra la siguiente figura:


Abril 2002

Pgina: 4


La hoja de datos est dividida en filas llamadas registros y columnas llamadas campos. Los datos tienen columnas de informacin similar, tal como cliente, cargo. Cada campo se identifica por un tipo de datos (texto, numrico, etc.) y lleva un nombre que identifica la categora de la informacin. Cada fila de informacin, o registro, se considera una entidad diferente donde se puede acceder, a todos los campos de informacin de una persona que componen un registro.

CLAVE PRIMARIADe entre todas las claves de una tabla, se elige una que se utilizar como identificador principal de la tabla. Slo puede existir una clave primaria por tabla. Los campos que forman la clave primaria o principal tienen algunas caractersticas especiales: ?? Se deben elegir campos que no tengan valores duplicados o valores nulos, ya que Access no permite utilizar valores nulos en campos definidos como clave principal. ?? Es conveniente que el tamao del campo est lo ms ajustado posible. Si el campo tienen un tamao grande las operaciones se ralentizan.

CONSULTALe permiten dar respuesta a las preguntas que se plantee referentes a los datos almacenados en las tablas. Una consulta puede seleccionar y definir grupos de registros que cumplan una condicin. Los registros seleccionados aparecen en una hoja de respuestas dinmica, que se modifica segn los datos en bruto de la tabla original. Hay diversos tipos de Consultas: ?? ?? ?? ?? ?? Seleccin Parmetros Referencias cruzadas Accin SQL

Access proporciona una serie de asistentes que le guiarn en la creacin de consultas, dependiendo del tipo de consulta a generar.


Abril 2002

Pgina: 5


FORMULARIOSe utilizan como interfaz entre las tablas de las bases de datos y el usuario. As como para introducir nuevos datos o modificar los existentes.

INFORMEPermiten mostrar e imprimir los datos que contiene la base de datos, con el aspecto que previamente haya diseado.

MACROPermiten realizar una serie de operaciones repetitivas en un solo paso.

MODULOSon un conjunto de instrucciones y procedimientos escritos en Visual Basic.

PAGINAS WEBSon documentos HTML en los que se ha publicado informacin de la base de datos.


Abril 2002

Pgina: 6


ARRANQUE DE ACCESS

INICIO DE ACCESS LA VENTANA DE ACCES LA AYUDA SALIR DE ACCESS


Abril 2002

Pgina: 7


INICIO DE ACCESSHay varias maneras de iniciar Access: ?? ?? ?? ?? ?? Men Inicio, Programas, Microsoft Access Desde un icono de acceso directo Explorador de Windows, seleccionando la base de datos Men Inicio, Nuevo documento de Office Men Inicio , Abrir documento de Office

LA VENTANA DE ACCESSEst constituida por una serie de fichas, que se activan mediante los botones del lateral derecho y en las que se visualizarn cualquier objeto que se cree para gestionar la informacin. Para trabajar con las bases de datos, resulta preciso familiarizarse con las funciones de la siguiente ventana:


Abril 2002

Pgina: 8


Barra de ttulo: Muestra el nombre del programa Microsoft Access. Botones Minimizar, Restaurar/Maximizar: Sirven para reducir Access a un icono, restaurar la ventana o pasar a pantalla completa. Botn Cerrar: Cierra la aplicacin. Barra de mens: Es sensible al contexto, por lo que en cada momento presentar los mens adecuados a la tarea que est realizando, tambin el programa controla que opciones utiliza el usuario con ms frecuencia y son las que muestra al desplegar los distintos mens. Barra de herramientas: Es un grupo de botones que proporcionan mtodos abreviados de acceso a determinados comandos. Barra de estado: Muestra informacin de utilidad acerca de la tarea en curso, tambin indica si ciertas teclas estn fijas. Ventana de la base de datos: Aparece cuando se abre una base de datos y muestra el nombre en la barra de ttulo. Tiene tres partes bsicas: Fichas: Un conjunto de seis botones correspondientes a otras tantas fichas, que permiten el acceso a los objetos Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Pginas, Macros y Mdulos. Botones de comando: Permiten situar los objetos de la base de datos en diferentes modos de ver. Lista de objetos: Muestra los archivos existentes para el objeto activo, en este caso, la tabla para la base de datos Personal.

LA AYUDAAccess 2000 incorpora gran cantidad de informacin que puede consultarse en cualquier momento. El sistema que utiliza para mostrar la informacin es anlogo al de Windows. Access incluye un Ayudante que ofrece ayuda al usuario durante la realizacin de ciertas tareas, adems mostrar los temas de ayuda relacionados con ellas. Este Ayudante se activa la primera vez que se arranca el programa. Si pulsa F1, Access muestra el Ayudante de Office predeterminado Clipo el cual le muestra una serie de opciones. Puede escribir una peticin y obtener pistas e ideas tiles o incluso cambiar el personaje del Ayudante. Una vez escrita le muestra las opciones posibles


Abril 2002

Pgina: 9


Haga clic sobre el tema elegido y le muestra su contenido en una ventana de ayuda similar a la siguiente figura:

En la mayora de las ventanas de ayuda aparecen botones cuya misin es ampliar el tamao de la ventana de ayuda y ofrecer las fichas Contenido, Asistente para Ayuda e Indice


Abril 2002

Pgina: 10


SALIR DE ACCESSHay cuatro formas de salir de Access: Hacer doble clic en el icono Control de la barra de ttulo. Elegir Archivo, Salir, en la barra de men. Pulsar Alt-F4. Desde la barra de tareas, hacer clic con el botn secundario del ratn y elegir Cerrar, esto es til para cerrar Access desde otra aplicacin.


Abril 2002

Pgina: 11


CREACION BASE DE DATOS Y TABLASCREAR UNA BASE DE DATOS CREAR UNA TABLA NOMBRE DE CAMPO TIPOS DE DATOS COLUMNA DESCRIPCION LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS INTRODUCCION DE LOS CAMPOS MODIFICAR EL DISEO DE LA TABLA CREACION DE LA CLAVE PRINCIPAL CREACION DE INDICES IMPRESIN DEL DISEO DE UNA TABLA MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE DATOS


Abril 2002

Pgina: 12


CREAR UNA BASE DE DATOSLa creacin de una base de datos puede realizarse de varios modos, dependiendo de si el programa est ejecutndose o no, en este caso elija Archivo, Nueva Base de Datos en el men principal de Access, aparece la siguiente ventana:

Dentro de la ficha General, contiene un icono Base de datos, haga clic en Aceptar. Lo primero es dar un nombre a la base de datos, escriba Ventas, y pulse Crear, Access aade automticamente la extensin MDB a los archivos de bases de datos tal como muestra la figura.


Abril 2002

Pgina: 13


CREAR UNA TABLAUna vez diseada la tabla sobre el papel, se va a crear sobre Access, esto conlleva varias etapas: Crear una tabla. Insertar el nombre, tipo y descripcin de cada campo. Establecer las propiedades para cada campo. Fijar una clave principal o no. Crear ndices. Guardar el diseo de la tabla. Para crear la tabla puede elegir diversas formas: Desde la misma ventana de base de datos con las tres opciones que muestra Haga clic en el botn de comando Nuevo, en la ventana de la base de datos. Elija Insertar, Tabla en la barra de men. Seleccione nueva tabla en el icono Nuevo objeto de la barra de herramientas. Al elegir algunas de las anteriores opciones le puede mostrar el siguiente cuadro o directamente las ventanas ya sean de diseo o de introduccin de datos, si le muestra el siguiente cuadro le presenta las siguientes opciones:

Vista hoja de datos - para insertar datos en una hoja de datos.rea de Informtica Formacin Abril 2002 Pgina: 14


Vista Diseo - para crear un diseo de tabla. Asistente para tablas - para seleccionar una tabla prediseada. Importar tablas - importar formatos de tablas ajenas. Vincular tablas - vincular un origen de datos externo existente.

Si est en Vista diseo le muestra la siguiente pantalla donde tiene que introducir los campos de la tabla que va a crear y los encabezados y tipos siguientes:

La ventana de Diseo de la tabla contiene dos zonas: campos y propiedades. La primera contiene los nombres, tipos y descripciones de los campos y la segunda, las opciones que se atribuyen a cada campo.


Abril 2002

Pgina: 15


NOMBRE DE CAMPOEn esta columna se tiene que introducir un nombre que lo identifica el usuario y Access, este nombre puede ser cualquiera, siempre y cuando se respeten una serie de normas bsicas: Pueden tener de 1 a 64 caracteres. Pueden incluir letras, nmeros y caracteres especiales. No pueden incluir puntos, signos de admiracin, corchetes, acentos graves. No pueden empezar por un espacio en blanco. En una misma tabla, no pueden existir dos campos con el mismo nombre. Es recomendable dar a los campos nombres que tengan lgica.

TIPOS DE DATOSAl desplazar el puntero a la columna tipo de datos este dispone de una lista desplegable y que ofrece ocho tipos de datos: Texto - Puede contener hasta 255 caracteres, aunque el tamao predeterminado es de 50, pero se puede modificar en el cuadro Tamao del campo. Memo - Almacena grandes cantidades de texto, hasta 64.000 caracteres. Numrico - Permite introducir datos numricos utilizados en clculos matemticos, admiten decimales y se pueden insertar valores negativos con signos menos o entre parntesis. Fecha /Hora - Permite la entrada de fechas y horas. Moneda - Access aade automticamente un nmero fijo de dgitos a la derecha de la coma decimal. Autonumrico - Incrementa automticamente un valor numrico para cada registro que se agregue. Los campos de este tipo no se pueden actualizar. S /No - Almacena valores lgicos. Toma los valores S o No, Verdadero o Falso. Objeto OLE - Contiene datos OLE almacenados en otras aplicaciones Windows, tal como una hoja de clculo, documento, sonidos.rea de Informtica Formacin Abril 2002 Pgina: 16


Hipervnculo - Vincula a un recurso Internet, es una novedad de Access 97. Asistente de bsqueda - Permite restringir el tipo de campo para que solamente acepte datos de una lista de valores o de un campo de otra tabla.

COLUMNA DESCRIPCIONLas descripciones de los campos son siempre opcionales; resultan tiles para recordar el empleo del campo o para sealar alguna informacin a otros usuarios.

LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOSLa figura siguiente le muestra las propiedades para un campo:


Abril 2002

Pgina: 17


Estas varan segn el tipo de campo que seleccione en cada momento, las siguientes propiedades se pueden modificar en cualquier momento, incluso si la tabla a modificar contiene datos, esto es peligroso, debido a que se pueden perder los datos ya almacenados. Se pasan a detallar las propiedades de los campos y su utilidad: Tamao del campo: Especifica la longitud mxima para campos de tipo texto y del tipo numrico. El campo tipo texto por omisin es de 50 caracteres si no se modifica. Formato: Determina la forma de presentacin de los datos. Esta solo afecta a la forma en que presenta los datos, no a la forma de almacenamiento. Mscara de entrada: Especifica un patrn que deben seguir los datos que se introducen en un campo. Lugares decimales: Nmero de decimales que aparecern a la derecha de la coma decimal. Ttulo: Determina el texto que se adjunta al campo, distinto del nombre real del campo. Valor predeterminado: Access 97 introduce en un campo un valor automticamente al agregar registros. Regla de validacin: Permite determinar los lmites de los valores a introducir en el campo para que acepte un dato. Texto de validacin: Mensaje que muestra en la barra de estado, si los datos no cumplen la regla de validacin. Requerido: Especifica si un campo es obligatorio. Permitir longitud cero: Determina si se permiten cadenas vacas, slo est disponible para los campos de tipo Texto y Memo. Indexado: Se utiliza para hacer clasificaciones en las tablas. Compresin Unicode: Access utiliza el esquema de codificacin Unicode para los datos de un campo Texto, Memo o Hipervnculo.

INTRODUCCION DE LOS CAMPOSLos campos de la tabla que va a crear llevan los encabezados y tipos siguientes:


Abril 2002

Pgina: 18


Nombre del Campo Id empleado Apellidos Nombre Cargo Teldomicilio Fnacimiento Fcontratacion Sueldo Casado Fotografia Notas

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Fecha /Hora Fecha /Hora Numrico S /No Objeto OLE Memo

Al terminar, hay que cerrar la tabla, y darle el nombre de Vendedores.

MODIFICAR EL DISEO DE LA TABLAUna vez creada la tabla puede ser que quiera modificar su diseo original, debe tener en cuenta los datos que tenga introducidos. Para insertar un nuevo campo, coloque el cursor en un campo existente y elija Insertar, Fila o hacer clic en el botn Insertar fila de la barra de herramientas. Para borrar un campo, hay que hacer clic en el selector de fila, que es la zona a la izquierda del nombre del campo y pulsar Supr, o elegir Edicin, Eliminar fila o hacer clic en el botn Eliminar fila. Si quiere cambiar de posicin un campo, simplemente hay que hacer clic en el selector de fila dos veces y arrastrarlo a otro emplazamiento. Al cambiar el nombre de un campo hay que tener en cuenta si se utiliza el campo en informes, consultas o formularios. Solamente se puede cambiar el tamao de los campos de Texto y Numrico, para lo cual hay que modificar la propiedad Tamao del campo en la ficha General de la ventana Propiedades. Es preciso poner mucha atencin al modificar el tipo de dato de un campo, para preservar los datos existentes.

CREACION DE LA CLAVE PRINCIPALAl crear una base de datos relacional, es imprescindible crear campos clave para cada una de las tablas que la forman.


Abril 2002

Pgina: 19


Es conveniente crear una clave por las siguientes razones: Una clave principal es un ndice. Los ndices mantienen un orden preclasificado de uno o ms campos, lo cual acelera las consultas, bsquedas y clasificaciones. Cuando se aaden registros a la tabla, Access verifica los datos duplicados y no los permite en el campo clave principal. Access muestra la informacin en el orden de la clave principal. Se designa como clave principal el campo IdEmpleado, hay varias formas de crearla, Edicin, Clave principal, seleccionar el icono de llave en la barra de herramientas o el botn derecho del ratn, cualquiera de estas opciones es valida. Si la tabla ya tiene datos, puede que al intentar crear el campo clave, ste tenga valores repetidos o valores nulos. Access 97 muestra un mensaje de error y no permite crear una clave sobre ese campo. Para eliminar una clave principal, se procede de la misma forma que para crearla, observe como desaparece la llave, el cual le indica que el campo ya no es clave.

CREACION DE INDICESLos ndices permiten encontrar y ordenar registros ms rpidamente. Se pueden crear ndices basados en un solo campo o en varios campos de una tabla. La clave principal de una tabla se indexa de forma automtica. Existen una serie de campos sobre los que no se puede crear un ndice, los campos Memo, Hiperelance y Objeto OLE. El nmero mximo de ndices que soporta una tabla es de 32. Para crear un ndice en una tabla se deben seguir los siguientes pasos: Dentro de la ventana diseo, seleccione SI en la propiedad Indexado del campo. Si pulsa Ver, ndice, le activa el cuadro de dilogo Indices, este muestra todos los campos que se han definido como indexados. Desde dicha ventana permite seleccionar los campos indexados, para cambiar las propiedades de un ndice, teniendo en cuenta lo siguiente: Si ya se defini la clave, el nombre del ndice aparece como Primary Key.


Abril 2002

Pgina: 20


Es posible cambiar la clave principal, o si algn campo slo puede admitir valores nicos, sin ser clave de la tabla, seleccionar la propiedad Principal a No, y la propiedad Unica a S, tal como muestra la figura:

Para eliminar ndices tiene que seleccionar el ndice y a continuacin pulsar el botn Supr.

IMPRESION DEL DISEO DE UNA TABLAPara imprimir el diseo de una tabla, hay que utilizar los comandos Herramientas, Analizar, Documentador. El Documentador es una herramienta que muestra un formulario que permite seleccionar los objetos a analizar, el nico objeto es la tabla personal tal como se puede apreciar:


Abril 2002

Pgina: 21


MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE DATOSPara guardar el diseo de la tabla, hay que elegir Archivo, Guardar o hacer clic en el botn Guardar. Si quiere cambiar el nombre a una tabla, es preciso seleccionarla, hacer clic en el nombre y teclear el nuevo, tambin con el botn derecho del ratn. Si se quiere borrar, basta seleccionarla y pulsar Supr. Los comandos Copiar y Pegar del men Edicin son tambin de utilidad para copiar tablas, dentro de la misma base de datos o a una base de datos diferente. Access permite la posibilidad de copiar su estructura solamente, estructura y datos y anexar datos a la tabla existente. Al seleccionar la opcin Pegar aparece el siguiente cuadro, donde se pueden realizar las diferentes tareas.


Abril 2002

Pgina: 22


EL MANEJO DE LOS DATOS

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE DATOS BUSQUEDA DE UN VALOR ESPECIFICO AGREGAR Y BORRAR REGISTROS MODIFICACION DE COLUMNAS LA CUADRICULA Y LA FUENTE EL MENU EMERGENTE DE LAS TABLAS CAMPOS NO EDITABLES ORDENAR Y FILTRAR REGISTROS AUTOCORRECCION ORTOGRAFIA IMPRESION DE REGISTROS PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS INSERTAR HOJA SECUNDARIA DE DATOS


Abril 2002

Pgina: 23


DEPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE DATOSPara desplazarse dentro de una hoja puede utilizar la siguiente combinacin de teclas: Flecha arriba Flecha abajo Tab Ctrl-Inicio Ctrl-Fin Re-Pg Av-Pg Registro anterior. Registro siguiente. Campo siguiente. Primer campo del primer registro. Ultimo campo del ltimo registro. Una pgina arriba. Una pgina abajo.

En la parte inferior de la hoja de datos muestra los botones de navegacin que se utilizan para recorrer los registros, si quiere ir a un registro que conoce hay que escribirlo en el cuadro de texto. Tambin dentro del men Edicin, Ir, se pueden realizar las mismas operaciones.

BUSQUEDA DE UN VALOR ESPECIFICOPara hallar un valor especifico, Access ofrece el comando Edicin, Buscar.


Abril 2002

Pgina: 24


El valor a insertar el cuadro de texto Buscar, puede contener tipos de caracteres comodn. Puede reemplazar un valor especifico por otro con un cuadro muy similar al de la bsqueda, al elegir Edicin, Reemplazar

AGREGAR Y BORRAR REGISTROSExisten varias maneras de agregar registros, ya sea Insertar, Nuevo Registro, o hacer clic en el botn Nuevo registro de la barra de herramientas, etc. Para agregar varios registros y hacer temporalmente invisibles los ya existentes hay que emplear el comando Registros, Entrada de datos, para restaurar todos los registros tiene que elegir el comando, Registros, Quitar-filtro/ ordenar. Se pueden borrar varios registros a la vez, seleccionndolos y pulsando la tecla Supr. Tambin se puede aplicar el comando Edicin, Eliminar, en cualquier caso le pide confirmacin.


Abril 2002

Pgina: 25


MODIFICACION DE COLUMNASSe pueden agregar, borrar y renombrar columnas en una hoja de datos. Aunque no es muy conveniente realizar las siguientes operaciones ya que no pueden advertirse las consecuencias ya que se puede aplicar desde la pantalla de diseo. Para borrar una columna en una hoja de datos basta con seleccionarla y elegir Edicin, Eliminar columna, le muestra un cuadro de aviso. Para agregar una nueva columna, hay que emplear el comando Insertar, Columna, crea un campo llamado Campo1. Si quiere cambiar el nombre, haga doble clic en l y teclee el nuevo nombre o seleccione el comando Formato, Cambiar nombre de columna. Para modificar el ancho y el alto de una columna, hay que colocar el cursor entre dos nombres de columnas y arrastrar el borde hasta que pueda ver el contenido, lo mismo se puede hacer con las filas. Tambin se puede aplicar el comando Formato, Ancho de columna o Alto de fila, para realizar la misma tarea. Para ocultar o mostrar una columna hay que seleccionarla y aplicar los comandos Formato, Ocultar columna o Mostrar columna. Si desea inmovilizar o liberar columnas, hay que seleccionarla y utilizar los comandos Formato, Inmovilizar columna o Liberar todas las columnas.

LA CUADRICULA Y LA FUENTELa cuadrcula suele aparecer entre los campos y los registros al elegir Formato, Hoja de Datos.


Abril 2002

Pgina: 26


La cual le proporciona un control total sobre la cuadrcula, donde le permite eliminarla, elegir un color, color de fondo y elegir el tipo de relieve. Tambin puede cambiar el formato de los datos, el estilo y la fuente si elige el comando Formato, Fuente.

EL MENU EMERGENTE DE LAS TABLASDesde la ventana de Base de Datos, y con cualquier solapa seleccionada, se puede desplegar el men emergente de cada una de ellas, al pulsar el botn derecho del ratn lo que permite realizar de una forma rpida las principales tareas.

CAMPOS NO EDITABLESExisten una serie de campos, que por su formato no es posible editar, y por lo tanto no se pueden modificar: Campos autonumricos, Access los incrementa automticamente, por lo que no se puede modificar su valor. Campos bloqueados, no se puede editar la informacin que contiene. Campos de ciertos tipos de consultas, que establezcan relaciones entre ms de una tabla, ni tampoco los totales de algunas consultas. Campos calculados, ya que emplean un clculo basado en uno o ms campos.

ORDENAR Y FILTRAR REGISTROSAccess ofrece una funcin de clasificacin rpida, hay que seleccionar el campo por el que clasificar, situando el cursor en l, y despus elegir el botn Ordenar ascendente u Ordenar descendente. Para devolver a los registros el orden original, existe el comando Registro, Quitar filtro/ordenar. Un filtro es un mtodo que permite al usuario ver la informacin que cumpla unos determinados requisitos, hay varios filtros: Filtro por seleccin, permite buscar registros que cumplan diversos criterios, este filtro se puede aplicar directamente en el formulario y hoja de datos. En la tabla de vendedores quiere saber cuntos vendedores de 1 hay.


Abril 2002

Pgina: 27


Una vez obtenido este resultado, se pueden seguir filtrando datos, con el mismo mtodo. Filtrar por entrada, dentro de un campo de la hoja de datos y desde el men emergente escriba en el cuadro Filtrar por, el valor exacto que est buscando en ese campo. Filtro excluyendo la seleccin, filtra de forma inversa a como se ha visto hasta ahora, muestra todos los campos de la tabla que no contengan el valor especificado. Cualquiera de estas opciones se realizan desde el comando Registros, Filtros. Filtro por formulario, al seleccionar el segundo icono de filtrar, la hoja de datos cambia a un solo registro, cada campo se convierte en un cuadro que permite elegir en una lista que contiene todos los valores de ese campo.

La ficha buscar de la parte inferior de la ventana permite elegir una nueva condicin, haciendo clic en ella para que aparezca una nueva pestaa con la indicacin O, una vez elegidas las condiciones elegir el botn aplicar filtro.


Abril 2002

Pgina: 28


AUTOCORRECCIONAccess o mejor dicho todo el producto Office tiene una funcin, que est actuando en un segundo plano, denominada Autocorreccin, que corrige algunos errores tipogrficos sin que nos demos cuenta. Tambin puede usarse para que al escribir una abreviatura, la expanda automticamente y as quede introducido, como dato el nombre completo. Para visualizarlo ejecute Herramientas, Autocorreccin, muestra distintas opciones.

ORTOGRAFIATambin dispone de un corrector ortogrfico que permite corregir el contenido de los campos cuyos datos estn constituidos por texto. Para activarlo pulse Herramientas, Ortografa.


Abril 2002

Pgina: 29


IMPRESIN DE REGISTROSPara imprimir los registros de la base de datos, se pueden generar informes, y tambin la forma ms sencilla es elegir Archivo, Imprimir o el botn Imprimir de la barra de herramientas

Donde se pueden seleccionar las opciones de impresin, pginas o registros, copias e intercalar cuando se elige imprimir ms de una copia.

PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOSLas propiedades de la base de datos permiten proporcionar informacin adicional acerca de sta. Para ver sus propiedades, seleccione el comando Archivo, Propiedades de la base de datos. Consta de cinco fichas, pero slo es posible modificar las propiedades que aparecen en las fichas Resumen o Personalizar. Las dems propiedades de la base de datos son de slo lectura. Estas cinco fichas son: General, muestra informacin sobre los atributos del archivo. Resumen, permite al usuario identificar mejor una base de datos tanto desde Access como desde otros programas. Estadsticas, incluye la fecha y la hora en la que se cre la base de datos activa, as como la ltima fecha y hora en que se modific.


Abril 2002

Pgina: 30


Contenido, incluye los nombres de los objetos que contiene la base de datos. Personalizar, las propiedades introducidas se convierten en propiedades del objeto Document.

INSERTAR HOJA SECUNDARIA DE DATOSEsta opcin permite insertar una hoja secundaria de datos en una tabla o consulta de una base de datos. En esta hoja secundaria, se pueden ver y modificar datos. Para activar esta opcin tiene que estar abierta la tabla y escoger en el men Insertar, Hoja secundaria de datos, entonces muestra el siguiente cuadro con las tablas o consultas para insertar.

En la hoja de datos le muestra en la parte derecha del primer campo un signo +, que al pulsar sobre el le muestra el contenido de la tabla que haya insertado. Para desactivar esta opcin tiene que elegir en el men Formato, Hoja secundaria de datos, Quitar.


Abril 2002

Pgina: 31


LAS CONSULTAS

INTRODUCCION TIPOS DE CONSULTAS OPERADORES FUNCIONES EXPRESIONES CREACION DE UNA CONSULTA OPERACIONES CON CONSULTAS OPERACIONES CON CAMPOS CRITERIOS DE CAMPO CONSULTA DE ACTUALIZACION CONSULTA DE CREACION DE TABLA CONSULTA DE ELIMINACION CONSULTA DATOS ANEXADOS CONSULTA DE PARAMETROS O INTERACTIVAS CAMPOS CALCULADOS CONSULTA DE RESUMEN CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS LOS ASISTENTES


Abril 2002

Pgina: 32


INTRODUCCIONUna consulta es una pregunta que se plantea acerca de la informacin almacenada. Permiten seleccionar el conjunto de registros que cumplan una determinada condicin o criterio, y limitar el nmero de campos a visualizar. Las consultas no almacenan datos, sino que permiten trabajar con los datos almacenados en las tablas, por lo que todas las modificaciones que se realicen en los datos quedan automticamente grabadas en las tablas correspondientes.

TIPOS DE CONSULTASExisten varios tipos de consultas, que se pueden agrupar en las siguientes: Consultas de Seleccin; aqullas que permiten seleccionar campos y registros de una o varias tablas. Estas consultas tambin permiten calcular datos a partir de los almacenados en la tabla, bien de forma individual para cada registro (consultas con campos calculados), bien de forma global para un conjunto de ellos (consultas de resumen). -Consultas de accin; permiten realizar automticamente, operaciones concretas con los datos de una tabla. Dependiendo de la accin que realicen pueden ser de creacin de tabla, de actualizacin, de eliminacin, de datos anexados etc.

OPERADORESLos operadores permiten agregar nmeros, comparar valores y crear expresiones relacionales complejas. Se emplean para que Access realice una operacin especifica con uno o ms elementos. Las operaciones a llevar a cabo con operadores, funciones y expresiones comprenden los criterios de las consultas, la creacin de campos calculados y la generacin de controles de resumen. Pueden emplearse tanto en castellano como en ingls, pues el programa los traduce al idioma en que opera. Hay varios tipos de operadores: Aritmticos, Relacionales, De concatenacin, Lgicos, Otros.


Abril 2002

Pgina: 33


FUNCIONESAccess dispone de un gran nmero de funciones ya definidas, las cuales permiten realizar las operaciones ms comunes. Las funciones se pueden utilizar en expresiones y macros propios de Access o en mdulos de Visual Basic (VBA). La mayora de las funciones en Access utilizan la misma sintaxis: Nombre de la funcin (Argumento).

EXPRESIONESLa expresin es un objeto representativo que Access puede emplear para interpretar algo y, basndose en esa interpretacin, obtener informacin especfica. Se pueden emplear expresiones para realizar diversas tareas, ya sea en instrucciones de SQL o bien en consultas y filtros, incluso en macros. Access evala una expresin siempre que se emplea. Las expresiones utilizan una serie de smbolos para poder tratar diversos elementos: [ ] Corchetes, se utilizan al hacer referencia a Campos, Tablas, Formularios etc. # Almohadilla, hacen referencia a fechas. " " Comillas, se utilizan en texto.

Al escribir un objeto en un identificador, debe hacerlo entre corchetes cuando contenga un espacio o un carcter especial, como el subrayado. Si el nombre no contiene espacios ni caracteres especiales, puede escribirse sin corchetes, Access los inserta automticamente. Los smbolos (#) se utilizan para especificar que se trata de un valor fecha/hora, no es necesario que los escriba. Las comillas dobles indican que se trata de texto, no es necesario que las escriba ya que el programa las inserta. Access dispone de un generador de expresiones que permite al usuario poderlas crear desde l, para activarlo pulse el botn Generar de la barra de herramientas o el botn secundario.


Abril 2002

Pgina: 34


CREACION DE UNA CONSULTAExisten bsicamente dos modos de crear una consulta con o sin ayuda del Asistente. Si no se utiliza el Asistente la creacin de una consulta se debe realizar en su ventana de diseo. Si la consulta es de seleccin, habr que especificar los campos que se desea visualizar e introducir los criterios que permitan seleccionar los registros. Lgicamente, la creacin con ayuda del Asistente resulta mucho ms sencilla, puesto que ste pedir a travs de cuadros de dilogo, toda la informacin que sea necesaria. Access ofrece diversos Asistentes para consultas: Sencillas, crea consultas de seleccin o de resumen etc. Referencias cruzadas, resume la informacin de una o varias tablas. Buscar duplicados, permite buscar registros duplicados en una tabla. Buscar no coincidentes, registros que no estn relacionados en otra tabla. Existen varios modos de comenzar a crear una consulta, ya sea mediante las opciones existentes en la ficha Consultas de la ventana de base de datos.


Abril 2002

Pgina: 35


O mediante el cuadro de dilogo Nueva consulta donde presenta el cuadro siguiente.

En el cuadro de dilogo Nueva consulta, seleccione Vista Diseo y pulse aceptar, donde le muestra todas las tablas o consultas existentes

Tiene que seleccionar la tabla Vendedores, haga clic en Agregar y Cerrar. Al agregar la tabla Vendedores la ventana del Diseo de consulta se queda de la siguiente forma:


Abril 2002

Pgina: 36


La ventana anterior est dividida en dos partes: la parte superior muestra la ventana de los campos de la tabla sobre la que se est realizando la consulta y la parte inferior aparece una cuadrcula en la que se visualizaran los campos que haya elegido , si est activada la casilla Mostrar. Para pasar de un panel a otro, se puede emplear la tecla F6. La parte inferior contiene una cuadrcula de diseo vaca, con los siguientes nombres de filas: Campo, para agregar nombres de campos. Orden, para indicar un orden de clasificacin. Mostrar, determina si el campo ha de visualizarse o no. Criterios, para especificar los criterios de filtro. O, es la primera de una serie de lneas a las que aadir mltiples valores a emplear como criterios de seleccin.


Abril 2002

Pgina: 37


Existen varias formas de agregar campos a una consulta. La ms sencilla es seleccionarlo en el rea de entrada, y arrastrarlo a la columna deseada. Para seleccionar campos contiguos, pulse en el primer campo y con la tecla Mays pulsada pulse en el ltimo, con lo que todos los campos entre el primero y el ltimo quedarn seleccionados. Para seleccionar campos no contiguos, es lo mismo pero pulsando la tecla Ctrl. Tambin al pulsar en la barra de ttulo de la tabla seleccionada se seleccionan todos los campos. Otro mtodo consiste en seleccionar el asterisco que aparece al principio de la lista. Realice una consulta introduciendo todos los campos en la cuadrcula. Una vez seleccionados los campos para ver el resultado de la consulta, puede elegir el comando Ver, Vista hoja de datos o el botn Ejecutar de la barra de herramientas. Le presenta una hoja de respuestas dinmica se maneja exactamente igual a la hoja de datos, si tiene necesidad de modificar alguna propiedad de la tabla, es preciso volver a Vista diseo. Para volver a Vista Diseo de la consulta, utilice el botn Modos de ver a la izquierda de la barra de herramientas o bien el comando Ver, Vista diseo. Si desea almacenar la consulta le mostrar un cuadro, donde tiene que escribir el nombre de la consulta:

OPERACIONES CON CONSULTASCuando una consulta pasa a formar parte de una base de datos, queda almacenada en la solapa Consultas, estas pueden ser modificadas segn las necesidades, o eliminadas una vez que no se necesitan. Abrir consultas, se abren igual que cualquier otro objeto, ya sea en modo Vista o en modo Diseo, lo que permite introducir las modificaciones oportunas.


Abril 2002

Pgina: 38


Eliminar consultas, se pueden eliminar una vez que cumplen su funcin y ya no son necesarias en la base de datos, de hecho es recomendable eliminar consultas que ya no son utilizadas, porque esto permite hacer que la base de datos ocupe menos espacio de almacenamiento. Situado sobre la consulta a eliminar basta con pulsar la tecla Supr, siempre le muestra un cuadro de advertencia:

Donde debe confirmar o no la eliminacin de la consulta. Copiar consultas, esta opcin es muy til para crear consultas que sean parecidas, o que utilicen recursos similares. Access permite copiar una consulta y grabarla con diferente nombre, pulse el botn Copiar y a continuacin el botn Pegar le presenta un cuadro, donde le tiene que poner el nuevo nombre.

Imprimir consultas, se pueden imprimir los resultados de las consultas, una vez ejecutada la consulta, desde la ventana de resultados puede enviarlo a la impresora. Introducir condiciones, una vez elegidos los campos que van a formar parte de la consulta, puede definir criterios de consulta por cada uno de los campos. Para determinar estas condiciones, existe la fila Criterios. En modo diseo y en la fila Criterios del campo Sueldo, introduzca la condicin >120000, esto hace que se seleccionen todas las filas de la tabla cuyos Sueldos sean mayor que 120000. La siguiente figura muestra cmo queda la ventana de la consulta despus de introducir la condicin simple. Si el campo de la tabla es de tipo alfanumrico, la condicin debe ser introducida entre comillas.


Abril 2002

Pgina: 39


Condiciones compuestas, son aquellas que disponen de ms de una condicin, ya sea en la misma columna o en columnas diferentes. Puede buscar los que en el campo Cargo sea Vendedor 2 y con una fecha de nacimiento mayor a 1-1-75. Hay tres operadores lgicos en consultas Operador O, Operador Y, Negacin. Observe que al introducir algunas consultas Access coloca delimitadores # alrededor del campo fecha, " en los campos de textos, no es preciso teclear estos signos. Para eliminar condiciones seleccinela y pulse la tecla Supr. Lenguaje SQL, la terminologa usada por el lenguaje SQL estndar puede variar ligeramente de la usada en Access. Es posible crear consultas, una vez seleccionada la tabla tiene que abrir la ventana Vista SQL y escribir la consulta.

OPERACIONES CON CAMPOSPara manipular los campos entrar en Vista Diseo de consulta. La fila selectora de campos es la zona gris encima de la primera fila, desde donde se pueden seleccionar las columnas. Recuerde que cada columna representa un campo. Seleccionar un campo, lleve el puntero a esa fila, hasta que aparezca una flecha de seleccin y luego puede hacer clic en la columna, quedando seleccionada.


Abril 2002

Pgina: 40


Modificar el orden de los campos, seleccione el campo, haga clic sobre l con el puntero del ratn y sin soltar arrastre el campo hasta la nueva posicin; observar que el puntero del ratn aparece en forma de flecha con un cuadro grfico en su parte inferior. Eliminar un campo, una vez seleccionado pulsar la tecla Supr o elegir el comando Edicin, Eliminar, Columna. Insertar un campo, seleccinelo y, arrastrelo a la columna deseada, al soltarlo, este campo desplaza al que hubiera en su lugar y queda insertado. Renombrar un campo, haga clic a la izquierda de la primera letra del campo Teldomicilio en la fila Campo, escriba Telfono y dos puntos, en el encabezado pone Telfono : Teldomicilio, al ejecutar la consulta muestra el nombre que ha escrito. Mostrar u ocultar un campo, active o desactive la casilla de seleccin que aparece en la fila Mostrar. Orden de clasificacin, haga clic en la fila Orden en el campo Apellidos, y elija tipo Ascendente, si quiere ordenar por otro campo repita los mismos pasos.

CRITERIOS DE CAMPOPara buscar informacin en los campos de las consultas depende del tipo de campo: Criterios de caracteres, se utilizan para campos con tipos de dato Texto o Memo, tambin se emplea el operador como y los caracteres comodines. Valores no coincidentes, hay que utilizar el operador Negado o . Criterios numricos, se emplean para campos de tipo Numrico, Moneda o Contador. Criterios lgicos, para los campos tipo Si/No, ya sea Negado No, No. Para especificar diversos criterios para un solo campo, hay que utilizar los operadores Y y O. El operador O, especifica diversos valores para un campo, se puede emplear directamente la celda O.


Abril 2002

Pgina: 41


El operador Y, especifica diversos valores en un mismo campo. El operador Entre, sirve para expresar un intervalo de registros para un solo campo.

CONSULTA DE ACTUALIZACIONSe entra en Diseo y se selecciona la tabla donde se va a realizar la actualizacin, una vez elegida se baja a la cuadrcula el campo que se va a actualizar o ms campos. En el comando Consulta escoja esta consulta y observe como aparece la fila Actualizar a. En la fila Criterios escriba el cargo antiguo y en la fila Actualizar el cargo nuevo, al ejecutar la consulta le informa de los registros que va a modificar

Pulse aceptar, no tiene porque almacenar la consulta, busque la tabla en la cual se han realizado las modificaciones y apreciar el cambio en el campo cargo.

CONSULTA DE CREACION DE TABLAEstas contendrn los datos de los campos seleccionados en la consulta, por defecto se aadirn todos los registros, pero esto podra limitarse mediante los criterios adecuados Seleccione una tabla, elija los campos que quiere para la nueva tabla, aada o no criterios, dentro del men Consulta seleccione el tipo de consulta le muestra el siguiente cuadro.


Abril 2002

Pgina: 42


Escriba un nombre para la nueva tabla, si el nombre de la tabla existe le informa de que se suprimirn los datos antes de que se ejecute la consulta.

Si no existiera le informa de que va a pegar varias filas en una tabla nueva. En la ficha tabla puede visualizar la nueva tabla que ha creado con los campos y criterios que haya elegido.

CONSULTA DE ELIMINACIONSe tiene que tener cuidado, porque sus resultados son permanentes e irreversibles. Permiten borrar las filas de una tabla siempre y cuando stas cumplan las condiciones impuestas. Elegida la tabla y seleccionado el campo escoja el tipo de consulta, ponga los criterios y al ejecutarla le avisa de que va a eliminar los registros que renan esa condicin.


Abril 2002

Pgina: 43


CONSULTA DATOS ANEXADOSPermite aadir registros de una tabla a otra sin necesidad de repetir los datos. Una vez elegida la tabla seleccionar campos comunes, dentro del men Consulta, escoja esta consulta y ejecute la consulta le muestra un cuadro indicndole los registros que anexar.

Compruebe los registros en la tabla destino.

CONSULTA DE PARAMETROS O INTERACTIVASAccess permite que una consulta pida al usuario el criterio por el que quiere seleccionar los registros. Dentro del diseo de la consulta y una vez seleccionados los campos escribir en la fila criterios y entre corchetes la pregunta a realizar, al ejecutar la consulta el programa muestra el siguiente cuadro de dilogo.

Tambin es posible pedir ms de un parmetro, simplemente hay que escribir otro criterio. Se pueden utilizar para localizar un registro determinado de una tabla y poder modificar sus datos


Abril 2002

Pgina: 44


CAMPOS CALCULADOSSe pueden realizar mediante las consultas de seleccin, clculos a partir de los datos almacenados en una tabla. Estos nuevos valores se calculan en campos nuevos que se crean en una consulta, y que se denominan genricamente campos calculados. Este nuevo campo se crea escribiendo, en la celda de una columna vaca de la rejilla QBE, el nombre del campo separado por el carcter dos puntos, y la operacin matemtica que debe realizar para calcular sus datos.

CONSULTA DE RESUMENEs una consulta que se utiliza para calcular parmetros estadsticos de los datos almacenados en una tabla. Estos clculos pueden afectar a todos los registros de la tabla o a un conjunto de registros, dependiendo de que se utilicen o no criterios de seleccin. Para acceder dentro del diseo tiene que elegir dentro del Men Ver la opcin Totales o el icono de la barra de herramientas y en la fila Total elegir la opcin de resumen que necesite.

CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADASEste tipo de consulta permite resumir los datos de una o varias tablas en forma tabular, este resumen lo realiza cruzando los datos de los campos expresados como cabeceras de columnas y como filas. Esta consulta se puede crear en la ventana diseo y tambin desde el Asistente que muestra al elegir la opcin Nuevo.

LOS ASISTENTESAsistente para Buscar Duplicados, crea una consulta que busca registros con valores duplicados en una tabla o consulta. Asistente para Buscar no- coincidentes, crea una consulta que busca registros de una tabla que estn relacionados con los registros de otra tabla.


Abril 2002

Pgina: 45


FORMULARIOS

INTRODUCCION POSIBILIDADES DE CREAR FORMULARIOS CREAR FORMULARIO CON AUTOFORMULARIO ASISTENTE PARA FORMULARIOS CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTE MODIFICAR EL DISEO DEL FORMULARIO LOS CONTROLES OPERACIONES CON OBJETOS LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES GUARDAR E IMPRIMIR UN FORMULARIO SUBFORMULARIOS


Abril 2002

Pgina: 46


INTRODUCCIONLos formularios son los objetos de la base de datos que permiten visualizar el contenido de las tablas, o el resultado de las consultas, con un diseo creado o no por el propio usuario. Adems pueden utilizarse para realizar cualquier operacin de mantenimiento de los datos, ya sea aadir nuevos registros, modificar datos, eliminar, ordenar etc. Contiene dos tipos bsicos de controles, unos que muestran o admiten entradas de datos y otros que muestran informacin esttica como imgenes o textos, tambin se puede aadir rtulos, ttulos etc.

POSIBILIDADES DE CREAR FORMULARIOSExisten bsicamente, dos modos de crear un formulario; con ayuda de un Asistente o en la ventana Diseo. La creacin con el Asistente resulta muy sencilla y eficiente, el formulario contendr los campos seleccionados de la tabla con las caractersticas predeterminadas del tipo elegido. Existen varias posibilidades de comenzar el proceso de creacin entre ellas, desde el men Insertar o desde la ficha Formulario. Al pulsar el botn Nuevo dentro de la ficha Formulario muestra un cuadro el cual le permite crear varios tipos de formularios, algunos de forma automtica.


Abril 2002

Pgina: 47


CREAR FORMULARIO CON AUTOFORMULARIOA partir de una tabla o consulta de la ventana de base de datos, se puede generar un formulario de forma instantnea, debe situarse en la pestaa ya sea de tablas o consulta, seleccionar el objeto y haga clic en el botn Nuevo objeto y elija Autoformulario, tambin mediante el comando Insertar, Autoformulario. Muestra el formulario en pantalla, lo cierra y le pone un nombre o acepta el que le propone, es la forma ms rpida de generar un formulario, sin embargo para tener mayor control, resulta preciso emplear los Asistentes. En la ficha Formularios esta el nuevo objeto creado.

ASISTENTE PARA FORMULARIOSAccess dispone de un generador de formularios que permite crear stos de una forma sencilla. Para comenzar lo ms practico es empezar el formulario utilizando el asistente y despus personalizarlo desde modo Diseo. Al pulsar el botn Nuevo dentro de la ficha Formularios muestra el siguiente cuadro:

Donde presenta los distintos tipos de Formulario que se pueden crear: Vista diseo, crea un formulario en blanco a disear manualmente. Asistente para formularios, solicita informacin y produce el formulario basado en las respuestas que se le proporcionan.


Abril 2002

Pgina: 48


En columna, cada campo aparece en una lnea del formulario, y en el formulario slo se ver un registro. Tabular, cada campo constituye una columna y cada registro una fila; el formulario muestra varios registros a la vez. Hoja de datos, el aspecto de este tipo de formulario es anlogo al de la ventana Hoja de Datos de cualquier tabla. Grficos, permiten resumir la informacin de una tabla en cualquiera de los tipos de grfico que ofrece. Tablas dinmicas, resumen los datos en una tabla dinmica de Excel.

CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTEUna vez seleccionado el Asistente para formularios, tiene que elegir la tabla o consulta, pulse Aceptar. Presenta el siguiente cuadro donde muestra los campos disponibles de la tabla o la consulta.


Abril 2002

Pgina: 49


El proceso de pasar campos del primer cuadro de lista al segundo consiste en pulsar > para pasar un campo de disponibles a seleccionados o pulsar >> para pasarlos todos. El mismo proceso si se quiere eliminar del cuadro campos seleccionados. Al hacer doble clic en un campo se repite el proceso anterior. Una vez elegido todos los campos pulse el botn siguiente y se accede al segundo cuadro del Asistente. Este cuadro permite elegir la distribucin del formulario, si hace clic en cualquiera de ellos, cambia la pantalla para mostrar el aspecto que tendr el formulario.

Al pulsar el botn siguiente, Access presenta una serie de estilos para el formulario, al pinchar sobre cualquiera de ellos le muestra los diferentes estilos que puede aplicar.


Abril 2002

Pgina: 50


El cuadro prximo del Asistente solicita un ttulo para el formulario, tambin le permite abrir el formulario para introducir datos o incluso entrar a modificarlo.

Al pulsar el botn Finalizar, presenta el formulario, donde puede introducir, editar, eliminar datos exactamente igual que en una tabla.


Abril 2002

Pgina: 51


MODIFICAR EL DISEO DEL FORMULARIOSiempre desde la vista diseo, es posible modificar la mayora de sus caractersticas, muestra las tres partes bsicas de un formulario, aunque en el men Ver tambin puede seleccionar los encabezados y pies de pgina, los cuales se muestran slo al imprimir Encabezado de formulario, en esta seccin se pone la informacin que quiere que est visible, al principio de todas las pginas imgenes, etiquetas Detalle, en esta seccin se ponen los campos de los registros que el formulario va a mostrar, e incluso etiquetas o cualquier otro objeto. Pie de formulario, esta seccin es similar al encabezado. Cada objeto tiene sus propiedades, para acceder a ellas hay que selecionarlo y pulsar el icono propiedades de la barra de herramientas o en el men Ver, donde puede modificar las propiedades iniciales .


Abril 2002

Pgina: 52


LOS CONTROLESUn control tiene muchas definiciones, generalmente es cualquier objeto que se halle en un formulario o informe, tal como una etiqueta o un cuadro de texto. Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario o informe. La barra Cuadro de herramientas, contiene los controles que permiten aadir o eliminar campos al formulario y en general cualquier objeto, lo que permite mayor funcionalidad al entorno del usuario. Si esta barra no est visible, elija el comando Ver, Cuadro de herramientas, o haciendo clic en el icono Cuadro de herramientas, muestra la siguiente figura: Los controles dependiendo de la informacin que muestren, reciben una clasificacin u otra, si la informacin del control no cambia para cada registro, se denomina control independiente, sino se llama control dependiente.

OPERACIONES CON OBJETOSCualquier operacin que realice con los objetos debe realizarse desde la vista diseo. Seleccionar objetos, pulse el botn izquierdo del ratn sobre el objeto que quiera seleccionar. Cuando est seleccionado aparecen a su alrededor una serie de puntos negros, estos reciben el nombre de selectores. Mover objetos, al pasar con el ratn por el objeto seleccionado, el cursor del ratn cambia y muestra una mano abierta, haga clic y en ese momento se puede desplazar a cualquier parte del formulario. Si slo desplazar una parte del objeto cuando muestre la mano con dos dedos levantados, pinche y desplace la parte elegida. Tambin es posible seleccionar y mover varios objetos al mismo tiempo, mantenga pulsada la tecla Mays y haga clic en todos los campos que necesite seleccionar. Redimensionar objetos, para cambiar el tamao de un objeto, site el cursor del ratn sobre cualquier selector que no sea de desplazamiento, el cursor cambia y muestra una doble flecha, haga clic y desplace el cursor. Aadir objetos, pueden ser campos de la tabla o consulta o cualquier otro objeto, una imagen etc. Eliminar objetos, una vez seleccionado pulsar la tecla Supr, dispone del botn deshacer, para recuperar un objeto eliminado.


Abril 2002

Pgina: 53


LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLESSon los atributos de los controles, campos u objetos de la base de datos, se emplean para modificar las caractersticas de los mismos. Estos atributos pueden ser el tamao, el color, el aspecto o el nombre. Las propiedades se utilizan en los informes y formularios para modificar las caractersticas de los controles, cada control tiene las suyas y el mismo formulario tambin tiene las suyas propias, estas se muestran en una hoja de propiedades. Para visualizar las propiedades de un control, tiene que elegir el comando Ver, Propiedades, el icono propiedades, o doble clic en el control.

Esta ventana permite ver todas las propiedades de un control. Los grupos especficos de propiedades, contenidos en las cinco fichas que componen la ventana, son los siguientes: Formato, determina la apariencia de una etiqueta o valor. Datos, afectan a la forma en que se muestra el valor y el control al que est enlazado. Evento, son acciones determinadas que se producen con un objeto, o en uno en particular. Otras, caractersticas adicionales del control, permite modificar el nombre del objeto seleccionado. Hay una serie de propiedades que se heredan de la definicin de tabla de un campo para un cuadro de texto u otro tipo de control, tal como Formatos, Lugares decimales, Valor predeterminado etc.


Abril 2002

Pgina: 54


GUARDAR E IMPRIMIR UN FORMULARIOTiene que elegir Archivo, Imprimir y seleccionar las acciones convenientes. Tambin existe la Vista preliminar, que permite visualizar la forma en que se va a imprimir el formulario.

SUBFORMULARIOSUna vez que estn creadas las relaciones entre las tablas de una base de datos, puede crearse un formulario en el que se incluyan diversos campos procedentes de distintas tablas. Un subformulario es un formulario dentro de un formulario, el formulario primario se llama formulario principal y el formulario que se encuentra dentro del formulario principal se llama subformulario. Tanto uno como otro se pueden generar con el Asistente o manualmente


Abril 2002

Pgina: 55


INFORMES

INTRODUCCION CREAR INFORME CON AUTOINFORME ASISTENTE PARA INFORMES CREAR INFORME CON EL ASISTENTE SECCIONES DE UN INFORME CREACION DE ETIQUETAS MODIFICAR DISEO DE ETIQUETAS


Abril 2002

Pgina: 56


INTRODUCCIONSe emplean para ofrecer una presentacin personalizada de la informacin. Los informes permiten controlar el r sumen de la informacin, agrupar los datos y e ordenarlos en la forma deseada, as como generar totales de los datos numricos. Tambin se pueden imprimir imgenes, grficos y campos Memo. Dentro de los informes Access, toma la generacin de etiquetas como un tipo ms de informe.

CREAR INFORME CON AUTOINFORMEAccess ofrece la posibilidad de generar un informe automtico, para los datos de una tabla o consulta. Seleccione la ficha tablas, escoja el objeto del cual quiere un informe, y en el botn nuevo objeto elija autoinforme. Le muestra el informe en Vista Previa.

ASISTENTE PARA INFORMESAccess dispone de un generador de informes que permite crear stos de una forma sencilla. Para comenzar lo ms practico es empezar el informe utilizando el asistente y despus personalizarlo desde modo Diseo. Al pulsar el botn Nuevo dentro de la ficha Informes cuadro: muestra el siguiente


Abril 2002

Pgina: 57


Donde presenta los distintos tipos de Informe que se pueden crear: Vista diseo, crea un informe en blanco a disear manualmente. Asistente para informes, solicita informacin y produce el informe basado en las respuestas que se le proporcionan. En columnas, cada campo aparece en una lnea del informe, con el nombre del campo a la izquierda, los registros suelen estar separados por una lnea grfica. En tablas, los datos de cada campo constituyen una columna en el informe, y los datos de un registro una fila. Grficos, permiten mostrar los valores de una tabla en un grfico. Etiquetas, se utilizan para generar etiquetas comerciales.

CREAR INFORME CON EL ASISTENTEEl proceso de creacin comprende las etapas siguientes: Definicin del diseo, Reunin de los datos, Creacin del informe en la ventana de Diseo de Access e Impresin o presentacin del informe. En la ficha Informes, pulse el botn Nuevo y escoja Asistente para informes tambin seleccione la tabla o consulta


Abril 2002

Pgina: 58


El primer cuadro permite seleccionar los campos que van a formar parte del informe. En la siguiente pantalla en la parte izquierda de la ventana dispone de una lista con los campos que permiten crear agrupamiento. La parte derecha va mostrando, el esquema de cmo va quedando la estructura del informe. Los dos botones de abajo permiten variar la prioridad de los niveles de agrupamiento creados, cuando existen ms de un nivel de agrupamiento se activan estos botones

En el paso siguiente permite ordenar hasta por cuatro campos diferentes, tambin hay un botn para las opciones de resumen para los campos numricos.


Abril 2002

Pgina: 59


El siguiente cuadro permite determinar el diseo de los datos, en cuanto a Distribucin y Orientacin, tambin hay una opcin para ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina.

La siguiente pantalla le ofrece diversos estilos, que muestra en la imagen de la izquierda.

En la ltima ventana le proporciona un nombre para el informe o lo puede modificar tambin le permite acceder al diseo del informe.


Abril 2002

Pgina: 60


SECCIONES DE UN INFORMEUn generador de informes siempre debe dividir los informes en, al menos las siguientes partes o secciones para que el formulario sea mnimamente legible. Encabezado del informe, en esta parte del informe se debe escribir el ttulo del mismo, un anagrama etc. Encabezado de pgina, se escribe el ttulo que se quiere que aparezca en cada una de las pginas, generalmente, se escriben las etiquetas de los campos que aparecern en la seccin Detalle. Detalle, es la parte del informe donde se escriben los datos del informe, contiene los campos que quiere que se impriman en el informe. Pie de pgina, determina la informacin que quiere quede impresa en cada una de las pginas. Pie del informe, la informacin queda impresa al final del informe, en caso de tener muchas pginas, la muestra en la ltima.

CREACION DE ETIQUETASLas etiquetas de correo se crean al igual que cualquier informe, ya que no existe un informe especial para ello. Tiene que elegir Asistente para etiquetas y la tabla o consulta de donde quiera realizar las etiquetas.


Abril 2002

Pgina: 61


Este primer paso del asistente permite elegir el tamao de la etiqueta, tambin dispone de una amplia lista de formatos, puede seleccionar la unidad de medida, incluso crear su propio formato de etiquetas, para ello dispone del botn Personalizar.

En el siguiente cuadro debe elegir el tipo de fuente, tamao y el color


Abril 2002

Pgina: 62


En este cuadro se debe seleccionar los campos que van a componer la etiqueta:

En el paso siguiente puede ordenar las etiquetas por uno o ms campos y ya en el ltimo paso solicita un nombre para las etiquetas.


Abril 2002

Pgina: 63


MODIFICAR DISEO DE ETIQUETASPara cambiar el diseo se debe elegir, Archivo, Configurar pgina. Presenta el siguiente cuadro, donde se puede modificar diversas especificaciones sobre mrgenes, columnas etc.


Abril 2002

Pgina: 64


PAGINAS

INTRODUCCION PUBLICAR UN INFORME PAGINAS DE ACCESO A DATOS CREAR AUTOPAGINA DE ACCESO A DATOS CREAR PAGINA DE DATOS AGRUPADOS


Abril 2002

Pgina: 65


INTRODUCCIONLas pginas de acceso a datos son los nuevos objetos de la base de datos incorporados en esta versin de Access, estas pginas permiten acceder a la informacin de una base de datos mediante el empleo de Microsoft Internet Explorer 5 o cualquier otro navegador y del propio Microsoft Access. Access permite publicar la informacin de una base de datos en dos tipos de documentos Web, con propiedades completamente diferentes: ?? Pginas Web estticas, en ellas se pueden publicar tablas, consultas, formularios e informes como documentos HTML, de modo que sus datos slo pueden ser visualizados. ?? Pginas de acceso a datos, en estas pginas se pueden publicar los datos de tablas y consultas en documentos Web dinmicos, los usuarios adems de visualizar los datos, podrn manipularlos como si dispusieran de ellos en su propio ordenador.

PUBLICAR UN INFORMELas operaciones que se van a llevar a cabo se realizan exportando un objeto de la base de datos a un archivo de formato HTML. El informe tiene que estar creado, seleccione el informe se accede al men Archivo, Exportar y en Guardar como tipo, elegir HTML


Abril 2002

Pgina: 66


Al pulsar el botn Guardar, muestra el cuadro de dilogo Opciones para resultados HTML, en el que puede introducir , si as lo desea, una plantilla para los datos.

El archivo creado al publicar un objeto de la base de datos con formato HTML es totalmente independiente de la base de datos. Adems de sus propios archivos, se crean accesos directos a dichos archivos que se quedan almacenados en la ficha Pginas de la ventana Base de Datos. Al ejecutar su navegador habitual, escriba como direccin URL, donde haya almacenado el informe, el nombre que le haya dado mas su extensin.

PAGINAS DE ACCESO A DATOSSon pginas Web diseadas para ver los datos almacenados en una base de datos y trabajar con ellos desde Internet e Intranet. Existen varios tipos de pginas de acceso a datos: ?? Entrada de datos, este tipo de pgina de acceso a datos se utiliza para ver y modificar datos, as como para agregar registros. ?? Datos agrupados, se utiliza para agrupar informacin de la base de datos. El usuario que las visualice podr manipular la pgina para ver informacin general de la agrupacin o para ver informacin ms detallada de la base de datos, los usuarios no pueden alterar los datos. ?? Anlisis de datos, se usa para ofrecer listas de tablas dinmica que permiten organizar los datos para ser analizados de varias formas.

CREAR AUTOPAGINA DE ACCESO A DATOSEsta operacin se puede realizar, como la mayora de los objetos de una base de datos, mediante un Asistente o de forma manual en una ventana Diseo vaca. Desde la ficha Pginas, se pulsa el botn Nuevo, escoja Autopgina y la tabla o consulta.


Abril 2002

Pgina: 67


El Asistente realizar todos los pasos necesarios para crear la pgina y la mostrar en un ventana anloga a la siguiente figura:

Observe que existe una barra de herramientas en la propia pgina, cuyos botones permiten realizar algunas de las operaciones caractersticas de las tablas. Se pueden dar de alta registros desde el navegador que tenga instalado el inconveniente es que pierde las propiedades que tuviera establecidas en la tabla.


Abril 2002

Pgina: 68


CREAR PAGINA DE DATOS AGRUPADOSEste tipo de pgina los usuarios que la visualicen podrn ver la informacin de la base de datos pero no modificarla. Partiendo de la ficha pginas se accede al asistente de pginas, muestra el primer paso donde tiene que elegir la tabla o consulta si no se selecciono anteriormente y seleccionar los campos que va a contener la pgina.

En la siguiente pantalla se debe elegir un nivel de agrupamiento, al elegir ese nivel la pgina pasa a ser de slo lectura.


Abril 2002

Pgina: 69


En el siguiente cuadro puede ordenar los registros hasta por cuatro campos.

En el ltimo cuadro puede dar un nombre a la pgina, abrirla o ir al diseo para modificarla e incluso aplicar un tema, si marca esta ltima opcin y pulsa Finalizar muestra el siguiente cuadro donde puede elegir uno de ellos.


Abril 2002

Pgina: 70


Al pulsar aceptar le presenta una pgina donde puede apreciar un solo dato; sin embargo, si hace clic sobre el botn de expansin aparecen todos los datos de un registro y una nueva barra de herramientas con el grupo que este en ese momento.

Para modificar una pgina, tiene que ir a la ventana diseo, es muy parecida a la de un formulario o informe, en la cual se visualizan todos los controles que la constituyen, as como otros elementos y herramientas del diseo. Estas pginas no permiten modificar datos, aunque s ordenar y filtrar registros, basta con hacer clic sobre uno de los campos y pulsar el botn correspondiente.


Abril 2002

Pgina: 71


RELACIONES ENTRE TABLAS

INTRODUCCION TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS LA INTEGRIDAD REFERENCIAL CREACION DE RELACIONES ASISTENTE PARA ANALIZAR TABLAS


Abril 2002

Pgina: 72


INTRODUCCIONUna relacin hace coincidir los datos (campos) coincidentes con la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave ajena de la otra tabla. Es comn que los campos que contienen la misma informacin en diferentes tablas tengan el mismo nombre, aunque puede darse el caso de que no coincidan sus nombres. Una relacin siempre podr enlazar tablas a travs de campos que contengan datos del mismo tipo, aunque stos no se llamen igual. Con esto se consigue, que determinados datos no estn duplicados, aumento de la velocidad de trabajo, ahorro de espacio en disco, facilidad para mantener los datos actualizados

TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLASLas relaciones entre las tablas se pueden agrupar en tres tipos: Relacin de uno a uno, un nico registro de la tabla principal se relaciona con uno solo de la tabla relacionada. Relacin de uno a varios, un nico registro de la tabla principal se puede relacionar con varios de la tabla relacionada, un Cliente puede realizar muchos pedidos. Relacin de varios a varios, un par de relaciones bidireccionales de uno a varios generan una relacin de varios a varios. La relacin entre dos tablas es nica y se establece a travs de un campo comn a ambas. Al establecerla, una de ellas acta como primaria y otra como relacionada. Es obligatorio que en la tabla primaria, el campo comn est definido como clave principal.

LA INTEGRIDAD REFERENCIALLa integridad referencial es un conjunto de reglas que permiten preservar las relaciones definidas entre tablas cuando se eliminan o introducen registros. Existen tres acciones que quedan anuladas cuando se define una integridad referencial.

Aadir registros a una tabla relacionada cuando no exista ningn registro asociado a la tabla principal.


Abril 2002

Pgina: 73


Cambiar valores de una tabla principal cuando tales cambios supongan dejar registros sin relacionar en la tabla relacionada. Eliminar los registros de la tabla principal cuando tengan registros coincidentes relacionados. La integridad referencial opera estrictamente en base a los campos clave.

CREACION DE RELACIONESLas relaciones se generan en la ventana de la base de datos, hay que seleccionar el comando Herramientas, Relaciones, o el botn relaciones de la barra de herramientas Esta ventana, aparece vaca, si es la primera vez que se abre y le muestra de forma automtica el cuadro de dilogo Mostrar tabla que permite aadir las tablas necesarias para crear las relaciones de la base de datos. Para agregar tablas a la ventana de Relaciones, seleccione la tabla o tablas y haga clic en Agregar. Para eliminar tablas seleccionela y pulse la tecla Supr. Una vez las tablas en la ventana Relaciones, hay que arrastrar el campo comn de una tabla sobre la otra.


Abril 2002

Pgina: 74


Al arrastrar el primer campo le muestra el cuadro de dilogo Relaciones, donde muestra los campos vinculados inmediatamente debajo de los nombres de las tablas.

Para modificar o eliminar relaciones, haga clic sobre la lnea que representa dicha relacin y pulse el botn derecho del ratn, y elija la opcin deseada.

ASISTENTE PARA ANALIZAR TABLASAccess contiene esta herramienta la cual analiza una tabla y determina si est o no totalmente normalizada. Esta herramienta hace sugerencias para dividir la tabla en otras tablas relativas, crea la clave principal. Puede cambiar el nombre de las tablas divididas, e incluso arrastrar campos de una tabla a otra. Para acceder a esta herramienta hay que elegir el comando Herramientas, Analizar, Tabla, y seguir los pasos del asistente.


Abril 2002

Pgina: 75


MACROS

INTRODUCCION LA VENTANA DE MACRO CREACION DE UNA MACRO


Abril 2002

Pgina: 76


INTRODUCCIONUna macro es un objeto como cualquier otro de Access, con la diferencia de que se genera para automatizar una tarea particular o una serie de tareas. Las macros de Access realizan tareas especificadas por el usuario, tales como abrir formularios o ejecutar informes. La gran ventaja de las macros es que permiten automatizar aquellas tareas sin necesidad de tener conocimientos de programacin.

LA VENTANA MACROLa ventana Macro aparece vaca al elegir la ficha Macros y pulsar el botn Nuevo:

Se compone de un panel de acciones en la parte superior y un panel de argumentos en la parte inferior. La ventana predeterminada con dos columnas en el panel de acciones: Accin y Comentarios, pero eligiendo el men Ver, pueden visualizarse las columnas Nombres de macros y Condiciones. Cuando se elige cualquier accin, el panel de argumentos (propiedades) muestra los argumentos de la accin que se haya elegido.


Abril 2002

Pgina: 77


CREACION DE UNA MACROEn la lista de Acciones despliegue la opcin deseada, segn la accin elegida la lista de argumentos varia.

Se puede ejecutar la macro pulsando desde el mismo diseo si pulsa el botn ejecutar de la barra de herramientas, pero dndole un nombre previamente. Siempre que desee modificar una macro, ya sea incrementar o disminuir ms acciones tiene que entrar en el diseo de la macro.


Abril 2002

Pgina: 78


UTILIDADESMETODOS PARA TRABAJAR CON DATOS EXTERNOS VINCULAR DATOS EXTERNOS IMPORTAR DE DATOS EXTERNOS EXPORTAR A FORMATOS EXTERNOS AADIR CONTRASEA


Abril 2002

Pgina: 79


METODOS PARA TRABAJAR CON DATOS EXTERNOSLos mtodos disponibles en Access para trabajar con datos externos son: Vincular, es crear un vnculo con una tabla de otra base de datos de Access o utilizar los datos de un formato diferente, el programa no duplica la informacin original. Importar, copiar datos de un archivo de texto, de otra base de datos de Access o formatos de otras aplicaciones a una tabla de Access, el programa crea una nueva tabla con los datos importados. Exportar, copiar datos de una tabla de Access a un archivo de texto, o a otra base de datos ya sea de Access o formatos de otras aplicaciones.

VINCULAR DATOS EXTERNOSAccess reconoce y convierte multitud de formatos de datos, de modo que es capaz de gestionarlos desde una base de datos. Los datos vinculados no existen como tales en la base de datos, sino que Access est usando datos externos. La gestin de una tabla vinculada se realiza como si sta fuera de la propia base de datos, su estructura no podr ser modificada. Las tablas vinculadas tienen un icono identificador que las diferencia de las tablas propias de la base de datos, una flecha en el lado izquierdo del nombre. Los pasos que debe realizar para vincular datos son, men Archivo, Obtener datos externos, Vincular tablas, si fuera una tabla de Access slo se tiene que buscar la base de datos, sino debe elegir el tipo de archivo, aqu muestra todos los tipos de archivo que se pueden vincular. Se debe seguir los pasos del Asistente para este proceso.

IMPORTAR DATOS EXTERNOSAl importar un archivo, se copia el contenido a la tabla de Access Los pasos que debe realizar para importar datos son, men Archivo, Obtener datos externos, Importar tabla, si fuera una tabla de Access slo se tiene que buscar la base de datos, sino debe elegir el tipo de archivo, le muestra todos los tipos de archivo que se pueden importar. Hay que seguir los pasos del Asistente.


Abril 2002

Pgina: 80


EXPORTAR A FORMATOS EXTERNOSCuando necesite manipular con otra aplicacin los datos almacenados en una tabla, deber exportarlos con el formato adecuado, para que la aplicacin destino pueda trabajar con ellos. Prcticamente se puede exportar datos a los mismos productos de los cuales se puede importar, los objetos a exportar pueden ser tablas, consultas, formularios, informes, macros o mdulos. Los pasos a realizar para exportar datos son, men Archivo, Exportar y elegir al tipo al cual quiera exportar.

AADIR CONTRASEALa base de datos a la que se va a poner contrasea tiene que estar cerrada, cuando se vaya a abrir dicha base tiene que abrirla en modo Exclusivo. Una vez abierta seleccione el men Herramientas, Seguridad, Establecer contrasea para la base de datos, muestra el cuadro donde debe introducir la contrasea con su confirmacin. Distingue entre maysculas y minsculas. Para eliminarla tiene que realizar los mismos pasos.


Abril 2002

Pgina: 81


INDICEINTRODUCCION QU ES ACCESS 2000?........................................................................2 REQUISITOS DEL SISTEMA ....................................................................2

CONCEPTOS BASICOS ACCESSBASE DE DATOS ........................................................................................4 TABLAS, REGISTROS, CAMPOS ...........................................................4 CLAVE PRIMARIA .......................................................................................5 CONSULTA ..................................................................................................5 FORMULARIO .............................................................................................6 INFORME ......................................................................................................6 MACRO .........................................................................................................6 MODULO.......................................................................................................6 PAGINAS WEB ............................................................................................6

PRIMER CONTACTO CON ACCESSINICIO DE ACCESS....................................................................................8 LA VENTANA DE ACCESS.......................................................................8 LA AYUDA ....................................................................................................9 SALIR DE ACCESS ................................................................................. 11

CREACION BASE DE DATOS Y TABLASCREAR UNA BASE DE DATOS ............................................................ 13 CREAR UNA TABLA................................................................................ 14 NOMBRE DE CAMPO............................................................................. 16 TIPOS DE DATOS.................................................................................... 16 COLUMNA DESCRIPCION .................................................................... 17 LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ............................................. 17 INTRODUCCION DE LOS CAMPOS .................................................... 18 MODIFICAR EL DISEO DE LA TABLA.............................................. 19 CREACION DE LA CLAVE PRINCIPAL............................................... 19 CREACION DE INDICES........................................................................ 20 IMPRESIN DEL DISEO DE UNA TABLA ....................................... 21 MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE DATOS..... 22

EL MANEJO DE LOS DATOSDESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE DATOS .................... 24 BUSQUEDA DE UNA VALOR ESPECIFICO ...................................... 24 AGREGAR Y BORRAR REGISTROS .................................................. 25 MODIFICACION DE COLUMNAS ......................................................... 26 LA CUADRICULA Y LA FUENTE .......................................................... 26rea de Informtica Formacin Abril 2002 Pgina: 82


EL MENU EMERGENTE DE LAS TABLAS......................................... 27 CAMPOS NO EDITABLES...................................................................... 27 ORDENAR Y FILTRAR REGISTROS ................................................... 27 AUTOCORRECCION............................................................................... 29 ORTOGRAFIA ........................................................................................... 29 IMPRESIN DE REGISTROS ............................................................... 30 PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS .......................................... 30 INSERTAR HOJA SECUNDARIA DE DATOS .................................... 31

LAS CONSULTASINTRODUCCION ...................................................................................... 33 TIPOS DE CONSULTAS......................................................................... 33 OPERADORES......................................................................................... 33 FUNCIONES.............................................................................................. 34 EXPRESIONES ........................................................................................ 34 CREACION DE UNA CONSULTA ......................................................... 35 OPERACIONES CON CONSULTAS .................................................... 38 OPERACIONES CON CAMPOS ........................................................... 40 CRITERIOS DE CAMPO......................................................................... 41 CONSULTA DE ACTUALIZACION........................................................ 42 CONSULTA DE CREACION DE TABLA.............................................. 42 CONSULTA DE ELIMINACION.............................................................. 43 CONSULTA DE DATOS ANEXADOS .................................................. 44 CONSULTA DE PARAMETROS O INTERACTIVAS ......................... 44 CAMPOS CALCULADOS........................................................................ 45 CONSULTA DE RESUMEN.................................................................... 45 CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS.................................... 45 LOS ASISTENTES ................................................................................... 45

FORMULARIOSINTRODUCCION ...................................................................................... 47 POSIBILIDADES DE CREAR FORMULARIOS .................................. 47 CREAR FORMULARIO CON AUTOFORMULARIO .......................... 48 ASISTENTE PARA FORMULARIOS .................................................... 48 CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTE .................................... 49 MODIFICAR EL DISEO DEL FORMULARIO .................................... 52 LOS CONTROLES ................................................................................... 53 OPERACIONES CON OBJETOS .......................................................... 53 LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES...................................... 54 GUARDAR E IMPRIMIR UN FORMULARIO ....................................... 55 SUBFORMULARIOS................................................................................ 55


Abril 2002

Pgina: 83


INFORMESINTRODUCCION ...................................................................................... 57 CREAR INFORME CON AUTOINFORME ........................................... 57 ASISTENTE PARA INFORMES............................................................. 57 CREAR INFORME CON EL ASISTENTE ............................................ 58 SECCIONES DE UN INFORME ............................................................ 61 CREACION DE ETIQUETAS.................................................................. 61 MODIFICAR DISEO DE ETIQUETAS................................................ 64

PAGINASINTRODUCCION ...................................................................................... 66 PUBLICAR UN INFORME ....................................................................... 66 PAGINAS DE ACCESO A DATOS ........................................................ 67 CREAR AUTOPAGINA DE ACCESO A DATOS ................................ 67 CREAR PAGINA DE DATOS AGRUPADOS....................................... 69

RELACIONES ENTRE TABLASINTRODUCCION ...................................................................................... 73 TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS ........................................ 73 LA INTEGRIDAD REFERENCIAL ......................................................... 73 CREACION DE RELACIONES .............................................................. 74 ASISTENTE PARA ANALIZAR TABLAS.............................................. 75

MACROSINTRODUCCION ...................................................................................... 77 LA VENTANA DE MACRO...................................................................... 77 CREACION DE UNA MACRO ................................................................ 78

UTILIDADESMETODOS PARA TRABAJAR CON DATOS EXTERNOS ............... 80 VINCULAR DATOS EXTERNOS ........................................................... 80 IMPORTAR DATOS EXTERNOS .......................................................... 80 EXPORTAR A FORMATOS EXTERNOS ............................................ 81 AADIR CONTRASEA ......................................................................... 81


Abril 2002

Pgina: 84

Manual De Access 2000 - Avanzado

Documents

Transcript of Manual De Access 2000 - Avanzado