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Manual de adquisiciones en ALMA 2018
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Manual de adquisiciones en
ALMA
2018
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INDICE
I.- INTRODUCCIÓN Y FLUJO DE TRABAJO DE ADQUISICIONES
II.- INFRAESTRUCTURA DE ADQUSICIONES
II.1 PROVEEDORES
II.1.1.- Buscar proveedor …………………………………………………………………………………………. 5
II.1.2.- Añadir proveedor…………………………………………………………………………………………… 5
II.1.3.- Modificar / editar proveedor ……………………………………………………………………… 12
II.1.4.- Borrar vs. Inactivar proveedor ……………………………………………………………………. 12
II.2.- FONDOS Y LIBROS MAYORES
II.2.1.- Conceptos básicos ………………………………………………………………………………………. 14
II.2.2.- Buscar Fondos y Libros mayores …………………………………………………………………. 14
III.2.3.- Crear y editar Libro mayor …………………………………………………………………………. 16
III.2.4.- Crear y editar Fondos …………………………………………………………………………………. 17
III.2.5.- Transferir Fondos ………………………………………………………………………………………… 21
III.2.6.- Borrar vs. Inactivar Fondos y Libros mayores ……………………………………………. 22
III.- REALIZAR PEDIDOS
III.1.- Importar/ crear registro bibliográfico …………………………………………………………............................ 24
III.2.- Crear y gestionar Líneas de orden de compra …………………………………………………………….... 26
III.2.1. Crear Línea de orden de compra………………………………………………………….................. 26
a- Campos que rellenar ………………………………………………………………………………. 28
b- Otras pestañas de la Línea de orden de compra …………………………………. 31
c- Opciones para guardar ………………………………………………………………………… 33
III.2.2.- Líneas de orden de compra en revisión………………………………………………………… 34
III.2.3.- Reclamaciones al proveedor…………………………………………………………………………… 35
III.3.- Crear y gestionar Órdenes de compra …………………………………………………….............................. 36
III.3.1.- Empaquetado manual vs. automático……………………………………………………………. 36
III.3.2.- Órdenes de compra en revisión……………………………………………………........................ 37
III.4.- Solicitudes de compra……………………………………………………................................................................. 38
III.4.1. Crear solicitud de compra …………………………………………………….................................... 38
III.4.2. Gestionar solicitud de compra ……………………………………………………........................... 39
III.5. Cancelar/ borrar pedidos ……………………………………………………........................................................... 42
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IV.- RECIBIR PEDIDOS Y PROCESAMIENTO POST-RECEPCIÓN
IV.1.- Recibir pedidos ………………………………………………………………………………………………………………. 44
IV.2.- Procesamiento post-recepción ………………………………………………………………………………………. 46
IV.3.- Anular la recepción de pedidos ……………………………………………………………………………………… 50
V.- FACTURACIÓN
V.1.- Crear facturas …………………………………………………………………………………………………………………... 53
V.1.1.- Crear facturas manualmente ………………………………………………………………………………… 54
V.1.2.- Crear facturas desde Orden de compra …….......................……………………………………… 58
V.2.- Pagar facturas …………………………………………………………………………………………………………………. 60
V.3.- Facturas en revisión ………………………………………………………………………………………………………. 61
V.4.- Borrar facturas y cancelar pago …………………………………………………………………………………….... 63
V.4.1.- Borrar facturas ………………………………………………………………………………………………………. 64
V.4.2.- Borrar líneas de factura ………………………………………………………………………………………. 65
V.4.3.- Cancelar pago ………………………………………………………………………………………………………. 66
VI.- CASOS ESPECIALES
VI.1.- Gestión de adquisiciones de libros de Departamentos ………………………………………………. 66
VI.1.1.- Fondos ………………………………………………………………………………………………………………… 66
VI.1.2.- Pedidos y proveedores ………………………………………………………………………………………. 66
VI.1.3.- Facturas ………………………………………………………………………………………………………………. 67
VI.2.- Gestión de adquisiciones de libros a examen ……………………………………………………………… 68
VI.3.- Revertir procesos de facturación, recepción y pedido …………………………………………………. 71
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I.- INTRODUCCIÓN Y FLUJO DE TRABAJO
Para realizar cualquier compra es necesaria una infraestructura básica de proveedores y fondos; en
base a éstos se desarrolla todo el proceso que consta de tres flujos básicos: pedidos, recepción y
facturación:
• El flujo de trabajo de compra se inicia con la captura o creación de un registro bibliográfico
que va a servir como base a la creación de la línea de orden de compra; ésta se transforma
en pedido (Orden de compra en terminología ALMA) a través de un proceso de agrupación o
empaquetamiento en el cual se envía la solicitud al proveedor. El ejemplar queda pendiente
de recepción.
• El flujo de trabajo de recepción comienza al marcar en ALMA el material como recibido, para
después efectuar el proceso técnico necesario hasta ponerlo a disposición del usuario en su
ubicación definitiva y a través PRIMO. El ejemplar queda pendiente de facturación.
• El flujo de trabajo de facturación se inicia con la creación de una factura y se cierra con su
pago.
Para realizar todas estas operaciones es necesario situarse en ALMA en Departamento de
Adquisiciones:
Proveedores
Compra/
Pedidos
Recepción - >
Procesamiento Facturación
Fondos
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II.-INFRAESTRUCTURA DE ADQUISICIONES
II.1.- PROVEEDORES
Se accede a los proveedores desde el menú ADQUISICIONES-> INFRAESTRUCTURA DE
ADQUISICIONES->PROVEEDORES:
II.1.1.- Buscar proveedor
En la caja general de búsqueda, seleccionar Proveedores; a partir del desplegable de la derecha
podemos buscarlos por:
• Nombre: ej. Marcial Pons
• Código: ej. Marcial Pons
• Biblioteca: ej. Biblioteca Central
• Todos
Bajo la caja general de búsqueda, al lado del icono del embudo, podemos filtrar la búsqueda por:
• Estado del proveedor: activo, inactivo, todos.
• Tipo de proveedor: de material, de acceso, licenciante etc.
II.1.2.- Añadir proveedor
Desde el menú ADQUISICIONES-> INFRAESTRUCTURA DE ADQUISICIONES->PROVEEDORES, pulsar
+Añadir Proveedor:
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Se abre la pantalla DETALLES DEL PROVEEDOR; en la que hay que cumplimentar los siguientes
campos:
• Nombre: introducir como hasta ahora (ej. Libros Ramón Santiago)
• Código: nombre abreviado (ej. RAMÓN SANTIAGO)
• Estado: Activo
• Moneda: Euro
• Idioma: español
• En Bibliotecas: seleccionar la que va a realizar los pedidos
• Casilla sujeta a IVA: marcarla si es el caso del proveedor
• Tipo de proveedor: generalmente Agente de Proveedor/Suscripción de materiales; otras
opciones son:
‒ Proveedor de acceso y Licenciante para recursos electrónicos
‒ Gubernamental: no lo vamos a utilizar
Al marcar el Tipo de proveedor, se abrirá la sección Cuentas; pulsar +Añadir:
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Se abre la pantalla DETALLES DE CUENTA DEL PROVEEDOR, en la que hay que rellenar los siguientes
campos:
• Descripción de la cuenta: Introducir lo mismo que en el campo Nombre del proveedor (ej.
Libros Ramón Santiago)
• Código de la cuenta: introducir el mismo que en el campo Código del proveedor (ej.
RAMÓN SANTIAGO)
• Estado: Activo
• Bibliotecas: la que va a trabajar con el proveedor
• Porcentaje de descuento de cuenta: introducir si el proveedor hace un mismo descuento en
todos los pedidos; esta información pasa automáticamente a todos los pedidos que se hacen
para ese proveedor, aunque puede cambiarse.
• Métodos de pago: dejar Departamento de cuentas.
• Los campos Recepción esperada después de ordenar y Periodo de gracia del reclamo
(especificar número de días) sirven para que se envíe automáticamente al proveedor una
reclamación si la entrega no se produce en el número de días establecido.
Esta información pasa automáticamente a todos los pedidos que se hacen para ese proveedor, aunque
puede cambiarse.
Pulsar Guardar:
Se abre de nuevo la pantalla DETALLES DEL PROVEEDOR, ahora con diferentes pestañas:
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• Información de contacto:
Añadir como mínimo una dirección, un número de teléfono y una dirección de correo
electrónico, pulsando respectivamente los iconos + Añadir dirección, +Añadir número de
teléfono y +Añadir dirección de correo electrónico:
Al hacerlo se irán abriendo ventanas emergentes, en las que hay que ir cumplimentando los
campos básicos. Después de hacerlo en cada una de ellas, pulsar Añadir y cerrar.
La dirección de correo electrónico es muy importante, ya que a través de ésta se enviarán
los pedidos, cancelaciones y otras comunicaciones al proveedor.
Opcionalmente, se puede añadir una dirección web del mismo modo.
• Personas de contacto: pulsando el botón +Añadir contacto se pueden añadir los datos
básicos de la persona de la empresa que sirve de contacto con la Biblioteca: nombre,
apellidos y opcionalmente idioma; los demás campos dejarlos vacíos y pulsar Guardar:
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• Volver a la pestaña Resumen y abrir la cuenta del proveedor seleccionando Editar del botón
de opciones situado abajo a la derecha:
Entrar en la pestaña Información de contacto y volver a incluir, como mínimo, la dirección
de correo electrónico del proveedor del modo expuesto anteriormente; después Guardar:
• Comunicaciones se irán guardando las que se establezcan con el proveedor a través de
ALMA. Para comenzar una comunicación, pulsar +Comenzar una comunicación:
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• Adjuntos se irán incluyendo los mensajes automáticos enviados por correo electrónico al
proveedor con pedidos, cancelaciones, reclamaciones etc.
• Notas, pueden añadirse pulsando el icono +Añadir nota, y seleccionando del desplegable
quién la ha creado; también pueden modificarse:
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• Facturas incluirá todas las tramitadas para el proveedor:
• Líneas de orden de compra incluirá todas las líneas de pedido realizadas al proveedor, con
la posibilidad de hacer una búsqueda por facetas en la parte izquierda de la pantalla, o
utilizar el buscador disponible.
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II.1.3- Modificar/ Editar proveedor
Buscar el proveedor, y pulsando en el botón de opciones situado a su derecha, seleccionar Editar:
En el registro del proveedor, dependiendo de los datos que se deseen modificar, hay secciones que se
abren automáticamente y en otras hay que seleccionar de nuevo editar del botón de opciones
situado generalmente a la derecha.
II.1.4.- Borrar vs. Inactivar proveedor
Al borrar un proveedor, éste desaparece de ALMA mientras que, si se inactiva, el proveedor
permanece en ALMA con todos sus datos, aunque no se pueden realizar transacciones a través de él.
En la pantalla que muestra los resultados de búsqueda de proveedores, cuando el botón blanco
situado a la izquierda de cada uno tiene fondo azul el proveedor está activo; y cuando está gris
inactivo.
• Cambiar estado de un proveedor (Activar vs. inactivar): buscar el proveedor, pulsar el
botón blanco a su izquierda y situarlo a la derecha si se quiere activar o a la izquierda si se
quiere inactivar.
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Otra opción es desplegar el botón de opciones situado a su derecha y pulsar Editar; se
abrirá la pantalla Detalles del proveedor: en la sección Detalles generales del proveedor, se
puede cambiar su estado:
No se pueden borrar proveedores que tengan pedidos y facturas asociadas, sólo se
pueden inactivar o borrar primero los pedidos y/ o facturas.
• Para Borrar, buscar el proveedor, pulsar el botón de opciones situado a la derecha y
seleccionar Borrar:
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II.2.- FONDOS Y LIBROS MAYORES
II.2.1.- Conceptos básicos
• Fondos: son los distintos presupuestos utilizados para pagar las adquisiciones de la
Biblioteca (ej. Informática y Automática, Filología Clásica).
• Libro mayor: agrupa todos los fondos de una Biblioteca en un ciclo fiscal determinado. Por
tanto, tiene que haber uno por cada Biblioteca (CAMPUSNORT, CENTRAL, IUGM) y ciclo
fiscal.
En los registros de cada Libro mayor y Fondo de cada Biblioteca, podremos ver el balance
correspondiente para cada ciclo fiscal:
• Balance asignado: es el que contiene el presupuesto asignado para cada Biblioteca.
• Balance de gastos: contiene el gasto realizado y facturado.
• Balance en efectivo: lo asignado menos lo gastado.
• Balance comprometido: es el importe reservado para solicitudes abiertas que no han sido
totalmente facturadas.
• Balance disponible: lo asignado menos lo gastado y lo comprometido, esto es, lo que
realmente queda disponible para el gasto.
Es muy importante tener en cuenta que:
• Los fondos y registros de contabilidad se definen por período fiscal y sólo pueden usarse
durante ese período fiscal. No obstante, pueden definirse períodos de gracia anticipados
que permitan utilizar los fondos asignados antes y después del ejercicio fiscal para el que se
definen.
• Los Libros mayores y Fondos de años anteriores tienen que aparecer con estado Inactivo.
II.2.2.- Buscar Fondos y Libros mayores
Se accede a los Fondos y Libros mayores desde el menú ADQUISICIONES-> INFRAESTRUCTURA DE
ADQUISICIONES-> FONDOS Y LIBROS MAYORES:
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En la caja de búsqueda permanente, seleccionar Fondos y en el desplegable la opción por la que
queramos buscar (se buscan tanto Fondos como Libros mayores):
• Código: ej. HEDUCACIÓN-2018 (Fondo), CAMPUSNORT_2018 (Libro mayor)
• Nombre ej. Historia de la Educación y Educación Comparada (Fondo), CAMPUSNORT (Libro
mayor)
• Descripción
• Todos
Podemos restringir la búsqueda por facetas que se muestran en la columna a la izquierda de la
pantalla, en la que aparecen múltiples opciones: estado, tipo, periodo fiscal, Biblioteca, Libro mayor,
propietario etc.
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II.2.3.- Crear y editar Libro mayor
Para crear un Libro mayor, hacer clic en el botón +Añadir Libro mayor:
También se puede duplicar uno anterior (pulsar Duplicar a la derecha del Libro mayor) y en el
duplicado que se abre automáticamente, introducir las modificaciones (pulsar Editar). Al duplicar se
mantienen los códigos y datos básicos, no la dotación económica ni los fondos incluidos.
En ambos casos, se abre la pantalla Detalles del resumen (si se ha creado estará vacía, si se ha
duplicado contendrá algunos campos ya rellenos). Hay que revisar/ rellenar los campos del siguiente
modo:
• Nombre: introducir el de la Biblioteca (ej. Centro Asociado de Albacete).
• Código: Nombre de la Biblioteca-año (ej. ALBACETE-2018).
• Propiedad de y Disponible para: seleccionar la Biblioteca del centro.
• Periodo fiscal y fechas: Seleccionar las correspondientes al periodo fiscal para el que se crea
(año) y fechas en que empieza y termina:
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• En la Sección Informes se irá mostrando la información de la evolución del balance
asignado, gastado, comprometido, efectivo y disponible para el año fiscal en curso:
• La sección Reglas: incluye información sobre el compromiso y el gasto máximo permitidos.
Esta información pasará automáticamente a todos los fondos incluidos dentro del Libro
mayor, aunque es posible cambiarla tal como veremos más adelante.
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• Al pulsar Activar el Libro mayor se guarda automáticamente y se activa. Si sólo se pulsa
Guardar, permanece inactivo.
II.2.4.- Crear y editar fondos
Los Fondos se crean entrando en el registro del Libro mayor en modo editar (seleccionando editar del
botón de opciones situado a su derecha):
En la pantalla que se abre, pulsar la pestaña Fondos; después, pulsar +Añadir fondo y seleccionar del
desplegable Fondo asignado:
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Otra opción para crear un fondo sería duplicar uno ya disponible (pulsar Duplicar a la derecha del
fondo) y en el duplicado que se abriría automáticamente, introducir las modificaciones
correspondientes pulsando Editar en el botón de su derecha.
En este caso hay que tener en cuenta que el Fondo duplicado pertenecerá al mismo Libro mayor que
el original:
En ambos casos, se abre la pantalla DETALLES DE RESUMEN que si se ha creado estará vacía y si se ha
duplicado contendrá algunos campos ya rellenos que habrá que completar del siguiente modo:
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• Nombre: a determinar por cada biblioteca.
• Código: Nombre abreviado.
• Propiedad de y Disponible para: seleccionar la Biblioteca para la que se crea el fondo.
• Periodo fiscal y fechas: Seleccionar las correspondientes al periodo fiscal para el que se crea
el fondo (año) y fechas en que empieza y termina.
• La sección Informes contendrá la información relativa al balance económico del fondo
correspondiente al año fiscal al que se refiere.
• La sección Reglas: incluye información sobre el compromiso y el gasto máximo permitidos
para el fondo.
Si se ha introducido esta información en el Libro mayor ésta se encontrará por defecto,
aunque es posible cambiarla pulsando el botón Ignorar información de reglas:
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Al cambiar la información al respecto, el aparecerá otro botón que, pulsándolo, permita
Restaurar información de reglas.
• Para guardar y activar pulsar Activar.
Se abrirá la pantalla con el registro del Fondo creado; ahora hay que dotarlo
económicamente; para ello pulsar el botón a su derecha Editar:
• Entrar en la pestaña Transacciones->Abrir el desplegable Asignar fondos y en el campo
Cantidad de asignación introducir la cantidad ->hacer clic en Añadir transacción de
asignación:
• Pulsar Guardar.
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Se mostrará la pantalla con la cantidad asignada y la fecha y tipo de asignación.
II.2.5.- Transferir fondos
Para transferir fondos, ir a ADQUISICIONES-> INFRAESTRUCTURA DE ADQUISICIONES-
>TRANSFERENCIA DE ASIGNACIONES
Se abrirá una pantalla en la que hay que seleccionar el Fondo desde el que queremos hacer la
transferencia y el que va a recibir la trasferencia, así como añadir la cantidad. Es posible incluir
alguna nota.
Para finalizar la transacción hay que pulsar Añadir transacción de transferencia:
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II.2.6.- Borrar vs inactivar Fondos y Libros mayores
Al borrar un Fondo o Libro mayor, éste desaparece de ALMA mientras que si se inactiva permanece
en ALMA con todos sus datos, pero no se pueden realizar transacciones a través de él.
Los Libros mayores de años anteriores al que está en curso y los fondos incluidos en ellos,
automáticamente aparecen en ALMA con estado inactivo y no se pueden borrar.
Los Fondos y Libros mayores que contengan transacciones ya facturadas o con fondos
comprometidos no se pueden borrar, sólo inactivar.
• Borrar transacciones de fondos asignados
Entrar en el registro del Fondo en modo editar e ir a la pestaña Transacciones; en el botón de
opciones situado a la derecha seleccionar Borrar:
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• Inactivar Fondos y Libros mayores
Para inactivar un Fondo o un Libro mayor tenemos dos opciones:
a) Buscarlo y en el botón de opciones de la derecha seleccionar Desactivar:
b) Buscarlo y entrar en su registro pulsando a su derecha en Editar. Una vez dentro pulsar el
botón Desactivar:
• Borrar Fondos y Libros mayores
Para borrar un Fondo o un Libro Mayor, primero hay que desactivarlo (ver apartado anterior).
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Después, del botón de opciones situado a su derecha, seleccionar Borrar:
III.- REALIZAR PEDIDOS
El proceso de compra consta de varias fases SUCESIVAS:
1. Captura o creación del registro bibliográfico breve que servirá de base a la Línea de pedido.
2. Creación de la Línea de pedido (Línea de orden de compra en terminología ALMA).
3. Empaquetado de la Línea de pedido de modo que se transforme en Pedido (Orden de
compra en ALMA) y se envíe la solicitud al proveedor. El empaquetado puede ser manual o
automático y el pedido puede constar de una o más Líneas de orden de compra.
Vamos a detenernos en cada una de estas fases:
III.1.- Importar o crear registro bibliográfico
a) En primer lugar, tenemos que buscar el registro bibliográfico en RECURSOS->TAREAS DE
ACTUALIZACIÓN DE LA ZONA DE LA COMUNIDAD->ZONA DE LA INSTITUCIÓN; si está,
pulsar el botón de opciones situado a su derecha y seleccionar del desplegable
Ordenar:
Se abrirá la pantalla para crear la Línea de Orden de compra (ir al apartado III.2.1)
b) Si el registro no está disponible en la Zona de la institución la siguiente opción es buscar en
recursos externos:
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Para ello, seleccionaremos del menú principal RECURSOS-> BUSCAR EN RECURSOS
EXTERNOS:
Se abrirá una pantalla en cuya parte superior podemos seleccionar, a partir de las opciones
del desplegable, el catálogo en que queremos hacer la búsqueda (British Library, Rebiun etc.);
más abajo se muestran los campos que utilizaremos para hacerla:
Localizado el registro, en parte inferior del mismo pulsaremos Importar:
Se abrirá la pantalla del Editor de metadatos con los datos bibliográficos del registro
importado. Después hay que pulsar el icono del carrito de la compra:
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Se abrirá la pantalla para crear la Línea de Orden de compra (ir al apartado III.2.1)
c) Si no ha sido posible descargar el registro, hay que crear un registro breve. Para ello:
- Desde el menú RECURSOS->selecciona EDITOR DE METADATOS
- Del menú Archivo, selecciona Nuevo y en las opciones del desplegable, marca Marc 21
Bibliographic:
- Se abrirá el Editor de metadatos, en el que hay que cumplimentar los campos básicos
para hacer el pedido:
En campo 020: ISBN
En campo 245: Título
- Después, pulsa el icono del CARRITO DE LA COMPRA:
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Se abrirá la pantalla para crear la Línea de Orden de compra (ir al apartado III.2.1)
III.2. - Crear y gestionar Líneas de orden de compra
III.2.1.- Crear Líneas de orden de compra
Cuando ya hemos descargado o creado o el registro que servirá de base al pedido por alguno de los
procedimientos anteriormente expuestos, se abrirá la pantalla para crear la línea de orden de compra:
• Tipo de compra: es muy importante porque determina el flujo de trabajo que se usará y los
campos a cumplimentar. Una vez creada una Línea de orden de compra no se pueden
cambiar.
La lista desplegable de Tipo de compra está categorizada en tipos de compra Recomendados
y Otro; entre éstos hay que seleccionar la opción que se ajuste al pedido.
• Propietario de Línea de la orden de compra: indicar la biblioteca que está creando el
pedido.
• Asignar inventario manualmente: ALMA crea un ejemplar con ubicación, política de
préstamo, código de barras etc. con valores asignados por defecto que luego pueden
modificarse; marcando esta casilla puede crearse el ejemplar de forma manual. En algunos
tipos de compra no aparece esta opción (ej. material electrónico).
Cuando se hayan cumplimentado los datos, pulsar el botón Crear línea de orden de compra:
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En la siguiente pantalla aparecerá un mensaje informando de que se ha creado la Línea de la orden
de compra, con estado inicial En revisión.
La Línea de orden de compra se compone de diversas pestañas y, por defecto, aparece abierta por la
pestaña Resumen.
A continuación, nos detendremos en cada uno de los componentes de la Línea de orden de compra:
- a) Campos a rellenar (Pestaña Resumen)
- b) Otras pestañas de la Línea de orden de compra
- c) Opciones para guardar la Línea de orden de compra
a) Campos a rellenar (Pestaña Resumen)
Sección Ejemplares ordenados:
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Si anteriormente no se ha seleccionado la casilla “Asignar inventario manualmente” ALMA
genera automáticamente por defecto los datos de un ejemplar (localización, código de
barras…) que se pueden cambiar ahora o más adelante del proceso.
En el botón de opciones situado a la derecha se muestran las opciones para editar y
borrar.
Si se quieren crear más ejemplares, pulsar la opción +Añadir ubicación y en la ventana
emergente incluir número de ejemplares, localización y política de ejemplar:
Al marcar la casilla Ruteo de recepción e introducir una nota, ésta se mostrará cuándo el ítem
se vaya a recibir en ALMA.
Sección Información del proveedor:
Seleccionar el proveedor del desplegable en el que aparecen los proveedores activos de la
Biblioteca propietaria de la Línea de orden de compra.
Los campos Recepción esperada después de ordenar o Fecha de recepción prevista y
periodo de gracia del reclamo se completarán automáticamente si se han rellenado en el
registro del proveedor, aunque pueden modificarse en cada caso específico.
En función de la información introducida en estos campos, ALMA enviará un mensaje
automático al proveedor si la entrega no se produce en los plazos previstos.
Sección Precios:
Introducir necesariamente precio y cantidad de ejemplares para ese precio.
El importe del descuento se completará automáticamente si se han rellenado en el registro del
proveedor, aunque puede modificarse. Es un campo opcional.
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Sección Financiación:
Desplegar la opción +Añadir fondo y seleccionar el fondo que se vaya a utilizar para pagar
introduciendo el código, o utilizar el ícono de la lupa para buscarlo entre los fondos
disponibles de la Biblioteca propietaria de la Línea de la orden de compra.
Indicar el porcentaje del precio que va a pagarse con ese fondo y la cantidad.
Pulsar en Añadir fondo:
Se mostrará una línea con el nombre del fondo en azul, el porcentaje cargado y la cantidad. Si ha
habido algún error, se puede borrar pulsando en el botón de opciones situado a la derecha y
seleccionando borrar:
Es posible dividir el importe de la compra en varios fondos (Redistribuir líneas)
añadiéndolos e indicando el porcentaje del total a pagar desde cada uno.
Sección Detalles de la Línea de orden de compra:
Método de adquisición seleccionaremos Compra, Donación o Intercambio.
Estado de la factura: No hay factura.
Urgente: marcar la casilla cuando la petición sea urgente. El pedido se creará
automáticamente y se enviará al proveedor; al ir a recibirlo aparecerá con un icono que indica
urgencia (reloj rojo).
Código de informe: indica el tipo de material a adquirir (Libro electrónico, Libro impreso,
Serial electrónico) y hay que seleccionarlo necesariamente.
Empaquetado manual: si se activa, la Línea de orden de compra se puede empaquetar
manualmente cuando se prefiera. Si no, se empaquetará automáticamente durante la noche.
En el apartado II.3.1. nos detendremos en este proceso.
Restricción de cancelación: si se marca, se indica que hay algo para tener en cuenta si se
cancela Línea de pedido, que se incluye en el campo Nota de restricción de cancelación;
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esta información se mostrará al cancelar la Línea de orden de compra, junto con el icono
informativo:
Nota para el proveedor para incluir información que deseamos transmitir al proveedor sobre
el pedido. Esta información se envía al proveedor en el correo electrónico en el que se
realiza el pedido y se guarda en la pestaña Notas al guardar la Línea de orden de compra.
Sección adicional:
Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y aparece cerrada por defecto. Para abrirla hay que
pulsar el icono > a la derecha del título de la sección, que se transformará en v cuando la sección
se despliegue:
El campo Líneas de orden de compra asociadas se utiliza para indicar si la línea de la orden de
compra está asociada o relacionada con otra. Al cancelar una línea de orden de compra,
aparecerá un mensaje de advertencia si la línea tiene Líneas de orden de compra asociadas.
b) Otras pestañas de la Línea de orden de compra
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La pestaña Resumen contiene los detalles del pedido (ejemplares que se solicitan, proveedor, fondo etc.)
con los campos que hemos visto en el apartado anterior.
La pestaña Descripción contiene la información bibliográfica sobre el título pedido.
La pestaña Alertas contiene mensajes para tener en cuenta generados automáticamente por ALMA;
algunos indican aspectos a corregir obligatoriamente (icono i con fondo rojo), otros tienen sólo función
informativa (icono i con fondo azul).
La pestaña Líneas de facturas contendrá las Líneas de facturas correspondientes a la Línea de la
orden de compra cuando se emitan; a través del botón de opciones se podrán ver, editar
e incluso añadir.
La pestaña Líneas de la orden de compra asociadas recogerá otras Líneas de orden de compra
asociadas con la actual, de haberlas.
La pestaña Comunicaciones funciona de modo similar a la del registro del proveedor y permite
iniciar una comunicación con el proveedor y recoge todas las que se lleven a cabo por esta vía.
En la pestaña Usuarios interesados se recoge la información de los usuarios interesados en el
ejemplar que se va a adquirir. Para ello, pulsar +Añadir usuarios interesados:
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Cuando se selecciona la casilla Notificar al usuario al recibir o activar, ALMA envía un mensaje
informativo al usuario.
Cuando se selecciona la casilla Reservar se crea una solicitud automática de reserva para
el usuario.
Terminar con Añadir y cerrar
La pestaña Historial contiene contendrá todos los cambios realizados la Línea de la orden de
compra desde su creación.
En las pestañas Notas y Adjuntos se pueden incluir notas o adjuntos relacionados con la Línea de la
orden de compra.
Con excepción de las pestañas Resumen y Descripción, que siempre tienen que tener contenido, si una pestaña
tiene una solapa azul doblada, significa que contiene información.
c) Opciones para guardar la Línea de orden de compra:
• Guardar y Continuar: la línea de la orden de compra se guarda y se envía la etapa siguiente (ver
apartado III.3.1. Empaquetado manual vs. automático)
• Guardar: la línea de la orden de compra se guarda como borrador en el estado de Revisión para que se
pueda editar posteriormente.
• Ordenar ahora: la Línea de la orden de compra y se guarda y empaqueta automáticamente en una
Orden de compra (pedido de uno) y se envía el pedido al proveedor. Realizada esta acción, el siguiente
paso será la recepción del ítem.
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• Aplazar: para aplazar el pedido; en este caso hay que seleccionar una fecha de recordatorio, con un
campo para introducir notas. Las Líneas de orden de compra aplazadas se pueden revisar y reactivar en
cualquier momento a través del menú ADQUISICIONES > LÍNEAS DE ORDEN DE COMPRA-> REVISIÓN
APLAZADAS.
• Reenlazar: para reenlazar la Línea de la orden de compra a un registro bibliográfico diferente (ej. por
haber cometido un error). En este caso, los sus ítems/existencias también se transfieren.
• Cancelar línea: que permanecerá en Alma con un estado de cancelada.
Desplegando el botón de opciones también se puede:
• Borrar: borrará la línea de compra de ALMA.
• Cambiar referencia BIB: para cambiar el registro bibliográfico en que se basa la Línea de orden de
compra por otro (ej. si se creó un registro bibliográfico breve). Los ejemplares asociados al registro
original se mantienen. Muy similar a la opción Reenlazar.
• Guardar como plantilla: para guardar la Línea de la orden de compra como una plantilla para crear
futuros pedidos; en este caso no se crea ninguna línea de orden de compra.
Cuando se crea una plantilla, al crear una Línea de orden de compra en el desplegable aparece la opción
Cargar desde plantilla.
III.2.2.- Líneas de orden de compra en revisión
Las Líneas de orden de compra se revisan automáticamente. Si les falta información obligatoria o contienen
errores se envían a revisión, a la que se accede desde el menú ADQUISICIONES > LÍNEAS DE ORDEN DE
COMPRA > REVISAR:
Se abrirá la pantalla de Líneas de orden de compra en revisión agrupadas en las pestañas “Asignado a mí”, “Sin
asignar”, “Asignadas a otros”; según estemos en una u otra pestaña, al pulsar el botón de opciones situado
a la derecha de cada una, se mostrarán distintas posibilidades.
En la pestaña Asignado a mí, a la derecha de cada Línea de orden de compra, se muestran las siguientes
opciones:
• Editar para modificarla
• Ordenar ahora para que se empaquete automáticamente en una orden de compra (pedido) de un
elemento.
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• A partir del botón de opciones también se puede Asignar o Liberar la asignación, Aplazar,
Reenlazar, Cambiar referencia bibliográfica, Cancelar y Borrar:
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III.2.3.- Reclamaciones al proveedor
Los ejemplares que no se han recibido según las fechas introducidas en los campos Fecha de
recepción esperada y Tiempo de gracia para reclamar al crear la Línea de orden de compra, se
pueden ver desde el menú ADQUISICIONES > LÍNEAS DE ORDEN DE COMPRA > RECLAMAR:
Cada noche ALMA se ejecuta un proceso para identificar los elementos que no se han recibido en
fecha prevista, y envía reclamaciones automáticamente al proveedor.
Una vez recibido el ejemplar, se elimina automáticamente de la lista de reclamaciones.
A la derecha de cada registro se muestran botones con distintas opciones para Editar la Línea de
orden o cambiar la fecha de recepción prevista (botón Fecha de cambio prevista) entre otras.
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III.3.- Crear y gestionar Órdenes de compra
III.3.1.- Empaquetado manual vs. automático
A través del proceso de empaquetado, la Línea de orden de compra (línea de pedido) se transforma en
Orden de compra (pedido) y se envía al proveedor.
• Si al crear la Línea de orden de compra no se seleccionó Empaquetado manual,
durante la noche, la Línea de la orden de compra se empaqueta automáticamente
con otras similares en una Orden de compra o pedido.
• Si se seleccionó la casilla de Empaquetado manual encontraremos la Línea de
orden de compra en el menú ADQUISICIONES-> ORDEN DE COMPRA-> AGRUPAR:
Se abrirá la pantalla LÍNEAS DE COMPRA PARA AGRUPAR en la que se mostrarán todas las
pendientes; marcar la casilla a la izquierda de cada una de las que se desea empaquetar, y
pulsar el botón CREAR NUEVA ORDEN DE COMPRA:
Las Líneas de orden de compra se han empaquetado en orden de compra y el pedido se ha
enviado al proveedor; el estado de las Líneas de orden pasa a ser Enviado.
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Conviene tener en cuenta que en ambos casos (empaquetado manual o automático), ALMA sólo permite
empaquetar las líneas de orden de compra con igual:
• Cuenta de proveedor
• Biblioteca propietaria de la línea de la orden de compra
• Moneda
• Continuidad (ejemplar único o continuo)
• Método de adquisición
III.3.2.- Órdenes de compra en revisión
Si las Órdenes de compra contienen información insuficiente o errónea, se envían automáticamente a
revisión, y se accede a ellas desde el menú ADQUISICIONES > ORDEN DE COMPRA > REVISAR:
Se abre la pantalla Orden de compra en revisión; desplegando el botón de opciones situado a la
derecha de cada una, se pueden visualizar, editar y borrar:
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III.4.- SOLICITUDES DE COMPRA
Los usuarios de la Biblioteca pueden realizar solicitudes de compra a través de PRIMO y el personal de
la Biblioteca a petición de los usuarios desde ALMA.
III.4.1.- Crear solicitud de compra
Situarse en el MOSTRADOR DE CIRCULACIÓN. Desde el menú ADQUISICIONES seleccionar CREAR
SOLICITUD DE COMPRA:
Se abre la pantalla SOLICITUD DE COMPRA:
• En Información del recurso hay que rellenar como mínimo los datos básicos del ejemplar
solicitado: Título e ISBN
Si el ejemplar no tiene ISBN o se desconoce, introducir un guion ya que si el campo está
vacío ALMA no deja continuar el proceso. En este caso, y siempre que se considere necesario,
intentar introducir otros datos para la identificación unívoca del ejemplar: ej. edición, editor y/
o año de publicación:
• En Atributos de la solicitud marcar el Formato solicitado: físico (por defecto) o electrónico,
introducir Solicitante y Biblioteca propietaria (a la que se realiza la solicitud de compra).
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El campo Nota del solicitante es útil para introducir posibles comentarios sobre el
mismo que ayuden al Bibliotecario a valorar la pertinencia de la adquisición o a su
identificación.
Terminar la creación de la Solicitud de compra pulsando el botón Guardar:
Aparecerá un mensaje informando que la Solicitud de compra ha sido creada:
III.4.2.- Gestionar solicitudes de compra
Situarse en el DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES > ADQUISICIONES > SOLICITUDES DE COMPRA-
>GESTIONAR SOLICITUDES DE COMPRA:
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Se abrirá la pantalla GESTIONAR SOLICITUDES DE COMPRA en la que se muestran todas las pendientes
de gestionar; por defecto, se quedan en la pestaña Sin asignar, y en los botones que figuran a la
derecha de cada una se muestran las distintas opciones:
• Editar la solicitud para completar la información que va a servir como base a la
realización del pedido. Para ello, se puede utilizar el botón Buscar en el repositorio e
importar el registro si está disponible.
Desplegando el botón de opciones …………también se puede:
- Rechazar la solicitud
- Enviar consulta al solicitante
- Asignar a otra persona de la Biblioteca la gestión de la solicitud o Liberar asignación
• Autorizar y enviar la orden: para autorizar la solicitud.
En este caso, aparecerá un mensaje confirmando que se ha creado la Línea de orden de compra con su
código de identificación.
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Ahora hay que completar la información de la Línea de orden de compra creada, que puede buscarse
en la caja de búsqueda permanente, o desde el menú ADQUISICIONES-> Líneas de orden de compra
en revisión.
Completar y gestionar la Línea de orden de compra según lo expuesto en el apartado III.2.1. Tener en
cuenta que en la pestaña Usuarios interesados:
- El solicitante y el que autoriza el pedido se agregan por defecto y aparece marcada la
opción “Notificar al recibir o activar”
- Se puede hacer una reserva a nombre del solicitante marcando la opción Reservar
ejemplar.
- Se puede Borrar al solicitante o al que autoriza el pedido de dicha pestaña.
Además, el registro se queda en GESTIONAR SOLICITUDES DE COMPRA, desde dónde se puede
visualizar y borrar (opciones de Vista y Borrar a la derecha):
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III.5.- Cancelar/ borrar pedidos
• Para cancelar una Línea de orden de compra ya empaquetada en pedido enviado al
proveedor:
En la caja de búsqueda permanente, buscar la Línea de orden de compra; a la derecha del
registro, seleccionar en el botón de opciones Cancelar:
Se abre una ventana emergente en la que hay que seleccionar la razón de la cancelación,
pudiendo incluir una nota al respecto. Marcando la casilla Enviar cancelación al proveedor se
le envía automáticamente un mensaje por correo electrónico, informándole de la cancelación
al pulsar Confirmar:
Se nos muestra una pantalla con un mensaje informando de que la Línea de orden de compra
ahora está en estado Cancelado.
• Para borrar la Línea de orden de compra pulsar Reabrir, a la derecha del registro:
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Se abrirá una pantalla con un mensaje informando de que el estado de la Línea de orden de
compra ha pasado a ser En revisión. Pulsar el botón Ir a la lista de tareas:
Desplegando el botón de opciones a la derecha del registro, seleccionar Borrar:
Aparecerá un mensaje informando que la Línea de orden de compra ha sido borrada:
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Ya que las Órdenes de compra están compuestas de una o más Líneas de orden de compra, la
eliminación de éstas influye en aquellas del siguiente modo:
- Si la Orden de compra tiene una única Línea y eliminamos esa línea, la Orden también se
elimina.
- Por extensión, si una Orden de compra tiene varias Líneas y eliminamos todas las líneas,
la Orden se elimina
- Si la Orden de compra tiene varias Líneas y eliminamos alguna de ellas, pero no todas, la
Orden se mantiene con el resto de las líneas.
IV.- RECIBIR PEDIDOS Y PROCESAMIENTO POST-RECEPCIÓN
IV.1. - Recibir pedidos
Para recibir pedidos, ir al menú ADQUISIONES-> RECIBIR Y FACTURAR-> RECIBIR:
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Se abre la pantalla RECIBIR MATERIAL NUEVO, en la que se muestra por defecto un listado de los
ejemplares en espera de recepción correspondientes a pedidos únicos, no continuos:
En la parte superior de la pantalla hay dos opciones:
• Mantener en el Departamento con tres ubicaciones posibles: Copy cataloging, Physical
processing y Temporal storage.
Se recomienda mantener la casilla marcada con la opción que aparece por defecto hasta que
termine el proceso técnico.
• Preparado para estantería: si se marca, permite buscar el libro por código de barras (si lo
tuviera, lo lógico es que se ponga cuando se recibe el ejemplar).
Bajo ellas, hay dos pestañas: Única vez o Continuo; seleccionaremos la apropiada en función de si el
ítem que se va a recibir corresponde a un pedido único (ej. libro) o continuo (revista).
En la parte inferior de la pantalla se muestran distintas opciones de búsqueda incluyendo la de filtrar
(icono embudo) las Líneas de orden de compra con el estado “enviado” (esperando recepción) entre
otras opciones.
A la derecha del ítem que se va a recibir, desplegar el botón de opciones y seleccionar Gestionar
ejemplares:
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Si hay alguna información que ALMA tenga que mostrar (ej. usuarios interesados) puede
aparecer una ventana emergente informativa. Tendríamos que darnos pon enterados (pulsar
Confirmar)
Se abrirá una pantalla con los datos del ejemplar:
- Marcar la casilla No recibido
- Incluir el código de barras y pegarlo en libro
Pulsar en guardar y recibir:
Aparece un mensaje confirmando que la recepción se ha realizado correctamente:
IV.2. - Procesamiento post-recepción
Después de recibir el ejemplar, y siempre que se haya seleccionado la opción de Mantener en
Departamento, éste se localizará de dos modos:
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• Desde ADQUISICIONES-> PROCESAMIENTO POST-RECEPCIÓN-> EJEMPLARES DEL
DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN
• Haciendo clic en tareas-> EJEMPLARES EN PROCESO:
El proceso requerido puede ser de dos tipos:
- a) Requiere intervención del catalogador para completar o modificar la información
bibliográfica + gestión del ejemplar (ubicación, signatura…) y marcarlo en ALMA
como disponible (a+b)
- b) Requiere sólo gestionar el ejemplar y marcarlo como disponible (ir al apartado b)
a) SI EL ITEM REQUIERE LA INTERVENCIÓN DEL CATALOGADOR:
Pinchando en el título de cada registro, se abre el editor de metadatos en modo visualización; para
catalogar o modificar la información bibliográfica pulsar Editar:
Se abrirá el editor de metadatos; catalogar y guardar.
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b) PARA GESTIONAR EL EJEMPLAR Y MARCARLO COMO DISPONIBLE:
Desde el menú principal de ADQUISIONES->PROCESAMIENTO POST-RECEPCIÓN-> ir a ESCANEAR
EJEMPLARES:
En la pantalla, que se abre, seleccionar la pestaña Cambiar información del ítem y rellenar los
siguientes campos:
- Tipo de cambio: permanente
- Ubicación: seleccionar la apropiada (Libre acceso, Departamento…)
- Política de ejemplar: seleccionar la apropiada (monografía, obra de creación…)
- Tipo de esquema: el de la signatura (si es CDU o número currens, seleccionar Otro
esquema)
- Signatura: introducirla
- En Buscar por código de barras del ítem: introducirlo
- Pulsar Aceptar:
• Ahora seleccionar la pestaña Escanear ejemplares y:
- En Hecho: marcar Sí
- En Buscar por código de barras del ítem: introducir el código de barras - Pulsar
Aceptar:
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Después de terminar el procesamiento físico (tejuelado, adhesivos antihurto etc.) ya solo queda
colocar físicamente el ejemplar y decirle a ALMA que ya está disponible en su destino definitivo.
Para ello hay que SITUARSE EN EL MOSTRADOR DE CIRCULACIÓN y del menú principal
seleccionar otra vez ESCANEAR EJEMPLARES:
- La casilla Registrar uso interno tiene que está sin marcar.
- En Buscar por código de barras introducir el del ítem y pulsar Aceptar
El ejemplar queda totalmente procesado y disponible en su ubicación:
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IV.3.- Anular la recepción de pedidos
Sólo se puede revocar la recepción de un ejemplar si está en Departamento, por tanto, el primer paso
sería situarlo en él, si no lo está (a) y después anular la recepción (b).
a) Para situar el ejemplar en el DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES (si no lo estuviera):
En la caja de búsqueda permanente buscar Ejemplares físicos por Código de barras; Una vez
localizado, seleccionar del botón de opciones Orden de trabajo:
Se abre la pantalla COLOCAR ÍTEM EN PROCESO; en el campo Tipo de proceso seleccionar
Acquisition Technical Services y automáticamente se desplegará el campo Departamento de
gestión con el nombre del Departamento previamente seleccionado.
Después, pulsar Enviar:
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El ejemplar ya está ubicado en el Departamento de Adquisiciones de ALMA.
b) Para revocar recepción:
Desde el menú ADQUISICIONES ir a RECIBIR; se abrirá la pantalla RECIBIR MATERIAL NUEVO;
buscar el ejemplar cuya recepción se quiere revocar y a su derecha, del desplegable del botón
de opciones seleccionar Gestionar ejemplares:
En la siguiente pantalla, seleccionar del botón de opciones a la derecha del registro Revocar la
recepción:
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Aparecerá un mensaje confirmando que la revocación de la recepción se ha realizado
correctamente:
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V- FACTURACIÓN
V.1.- Crear facturas
Las facturas se crean desde el menú de ADQUISICIONES > Recibir y facturar -> CREAR FACTURA:
Se abrirá la pantalla SELECCIONAR PROCESO DE CREACIÓN DE FACTURA:
Utilizaremos dos opciones para crear una factura:
. - Manualmente: Para crear facturas a partir de Líneas de compra creadas previamente, o creando
directamente Líneas de factura si las Biblioteca no ha gestionado la compra como es el caso de algunos
Departamentos; en este último supuesto nos detendremos en el siguiente capítulo.
. - Desde la orden de compra: Para crear facturas a partir del pedido enviado al proveedor (Orden de
compra). Esta opción es especialmente útil cuando la factura incluye varias Líneas de orden de compra
que se corresponden exactamente con la Orden de compra.
La casilla Gestionar Recepción se marca para crear la factura antes de recibir el pedido. No la vamos a
utilizar.
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V.1.1.- - Crear facturas manualmente
En este caso, en la pantalla para seleccionar el proceso de creación de factura dejaremos marcada la
opción Manualmente (por defecto) y pulsaremos el botón Siguiente:
Se mostrará la pantalla DETALLES DE FACTURA, en la que hay que rellenar los siguientes campos:
a) Detalles de la factura:
• Número de factura, fecha de la factura y cantidad total del importe: introducir los que
figuren en la factura que envía el proveedor.
En el importe se puede introducir una cantidad negativa para indicar una factura de
crédito, por ejemplo, si se pagó de más por algo.
• Proveedor y Cuenta del proveedor: introducir tal como figuren en ALMA; se pueden
escribir directamente o utilizar el desplegable para seleccionarlos; al seleccionar primero el
proveedor, en el desplegable de las Cuentas se mostrarán sólo las asociadas a ese
proveedor.
• Persona de contacto del proveedor: se puede seleccionar del desplegable, siempre que
se haya introducido en el registro del proveedor.
• Método de Pago: la opción por defecto: Departamento de Contabilidad. El resto de las
opciones no las vamos a utilizar.
• Propietario: la Biblioteca que emite la factura.
• Número de Referencia de Factura es opcional; se puede usar para agrupar las facturas
cuando se necesite para algún informe. En principio no lo vamos a utilizar.
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b) Cargos adicionales:
Al marcar la casilla Pro-rata se despliegan campos para introducir cargos adicionales o
descuentos: importe de envío, importe del seguro e importe del descuento. Estos cargos
adicionales o descuentos se distribuirán automáticamente en todas las líneas de la factura
cuando haya concluido el proceso.
Si no se marca la casilla Prorrata, se crearán automáticamente líneas de factura para añadir
cargos adicionales, que en el caso de no tener contenido habría que borrar manualmente
para que no queden vacíos, por lo que se recomienda marcar la casilla, aunque no se
introduzca ningún contenido.
c) IVA:
• En % IVA: introducir el porcentaje aplicado.
• En Cantidad: al introducir el porcentaje, ALMA lo calcula automáticamente respecto a
la cantidad total
• Tipo de IVA: Inclusivo
• Gastado del fondo: marcar la casilla:
d) Pago:
Casilla Prepagado: dejar la casilla sin marcar.
Una vez rellena esta pantalla, pulsar el botón de la esquina superior derecha Guardar y Crear Líneas
de Factura:
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Se abrirá la pantalla AÑADIR LÍNEAS DE FACTURA: pulsar en +Añadir Línea de Factura:
En la ventana emergente, rellenar los siguientes campos:
. - Tipo: - Regular: se refiere a la factura habitual. Es la opción habitual.
. -Otros: para facturar cargos adicionales como gastos de envío, seguro, gastos generales y
descuentos.
. - Línea de orden de compra: Al buscar se mostrarán las que estén esperando factura para que
seleccionemos la que queremos facturar. Otra opción es introducir el número de Línea de orden de
compra o el título del ejemplar. En este caso, la información de la Línea de orden de compra se
transfiere automáticamente a la línea de factura, aunque se pueden hacer cambios si es necesario
(ej. si el fondo necesita cambiarse o la cantidad que se facturó es diferente):
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. - Totalmente facturado: si el ejemplar es único y se ha facturado en su totalidad, seleccionar Sí. El
estado de la Línea de orden de compra pasará a ser Cerrado.
Si se selecciona No, la Línea de orden de compra seguirá abierta hasta que la cantidad restante se
facture.
Pulsar Añadir y cerrar
Para Añadir más Líneas de factura, proceder del mismo modo, una a una.
Como en otras ocasiones, hay dos opciones para guardar:
. -Guardar permite que la factura se quede en estado de revisión si, por ejemplo, se va a añadir con
posterioridad más líneas de factura o se van a hacer modificaciones.
. - Guardar y continuar: cuando la factura esté completa.
60
Si la factura se ha creado correctamente su estado pasará automáticamente a aprobada (approved), y
se localizará en la siguiente fase: Esperando pago.
Si no, quedará en revisión, accesible a través del menú principal de ADQUISICIONES> Recibir y
Facturar -> Revisar.
V.1.2.- - Crear facturas desde Orden de compra
Al igual que en el caso anterior se accede desde el menú de ADQUISICIONES > RECIBIR Y FACTURAR -
> CREAR FACTURA:
En la pantalla SELECCIONAR PROCESO DE CREACIÓN DE FACTURA marcaremos Desde la Orden de
compra y haremos clic en el botón Siguiente:
Se mostrará la pantalla Seleccionar orden de compra; podemos hacerlo por distintas vías alternativas:
‒ Introducir el código de la Orden de compra (ej. PE-8203)
‒ O pulsar el icono a la derecha de la caja de búsqueda para que se nos muestren las
Órdenes de compra en espera de facturación:
Seleccionada la Orden de compra que queremos facturar pulsar en Guardar.
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En la siguiente pantalla, las Líneas de orden de compra que incluye la Orden de compra aparecerán
como Líneas de Factura, rellenas automáticamente con la información incluida en éstas. Además, se
despliegan otras líneas de factura, que gestionaremos tal como se verá más adelante
Ahora falta revisar los datos generales de la factura que encontraremos en la pestaña Resumen:
Se mostrará la pantalla DETALLES DE FACTURA, en la que hay que revisar los siguientes campos:
• Detalles de la factura:
- Número de factura, fecha de la factura y cantidad total del importe: introducir los que figuren
en la factura que envía el proveedor (en el campo Número de factura aparece por defecto el código de
la Orden de compra, hay que sustituirlo por el número de factura)
El resto de los campos aparecen rellenos por defecto
• Cargos adicionales:
- Se recomienda marcar la casilla Pro-rata para introducir cargos adicionales o descuentos:
(importe de envío, importe del seguro e importe del descuento) y borrar las Líneas de
factura creadas automáticamente por ALMA para tal fin.
• IVA:
- En % IVA: introducir el porcentaje aplicado.
- En Cantidad: al introducir el porcentaje, ALMA lo calcula automáticamente respecto a
la cantidad total.
- Tipo de IVA: Inclusivo.
- Gastado del fondo: marcar la casilla.
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• Pago:
- Casilla Prepagado: sin marcar.
Pulsar Guardar y continuar:
Cuando se crea una factura desde una Orden de compra, todas las Líneas incluidas en ella quedan
marcadas como facturadas y cerradas.
Si la factura se ha creado correctamente su estado pasará automáticamente a Aprobada (approved), y
se localizará en la siguiente fase: Esperando pago. Si no, quedará en revisión.
V.2.- Pagar facturas
Se accede desde el menú ADQUISICIONES-> Recibir y facturar-> ESPERANDO PAGO:
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Se mostrarán todas las facturas aprobadas en espera de pago, agrupadas en las pestañas “Asignado a
mí”, “No asignadas”, “Asignado a otros”.
Seleccionando editar del botón de opciones situado a la derecha de cada una, podemos cambiar
la asignación y/o editar la factura, entre otras opciones. Para pagar la factura seleccionaremos Editar:
Se abre la pantalla DETALLES DE FACTURA; ir a la sección Pago, en la parte inferior, que tiene que
quedar del siguiente modo:
• Prepagado: No
• Estado de pago: seleccionar del desplegable Pagado (Fundamental para cerrar la factura)
• Número de cupón: poner el número de la factura.
• Fecha de cupón: la fecha de la factura
• Cantidad de cupón: tiene que tener el importe total de la factura
Es conveniente revisar que los datos coinciden con los que figuran en la sección Detalles de la factura.
V.3.- Facturas en revisión
Si la factura creada se ha guardado para modificarla posteriormente o hay alguna información errónea
la localizaremos desde el menú ADQUISICIONES-> Recibir y facturar-> REVISAR:
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Se mostrarán todas las facturas en revisión agrupadas en las pestañas “Asignado a mí”, “No
asignadas”, “Asignado a otros”. Pulsando el botón de opciones situado a la derecha de cada
una, podemos cambiar la asignación, borrar y/o editar la factura:
Si pulsamos editar se nos abrirá la pantalla Detalles de la factura, y en la pestaña Alertas,
encontraremos información sobre el error a subsanar:
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Un error muy frecuente es que el importe total de la factura no coincida con el de las Líneas de
factura; hasta que no se corrija la factura permanecerá En revisión.
V. 4.- Borrar Facturas y cancelar pago
V.4.1.- Borrar facturas
Sólo se pueden borrar facturas que estén en revisión. Por tanto, si la factura ya está cerrada, el
primer paso será enviarla a revisión tal como se expone a continuación en el apartado a); si la factura
ya está en revisión se comenzará por el apartado b).
Para empezar, en la caja permanente de búsqueda seleccionaremos Facturas y buscaremos por
Número de factura.
En la siguiente pantalla se mostrará el registro de la factura que queremos borrar.
a) Para enviar la factura a revisión, desplegar el botón de opciones situado a su derecha y
pulsar Conjunto de regreso a revisión:
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b) En la siguiente pantalla (o si la factura ya estaba en revisión) desplegando el botón de opciones
situado a la derecha pulsar Borrar:
V.4.2.- Borrar Líneas de factura
Sólo se pueden borrar Líneas de factura correspondientes a Facturas en revisión, por tanto, si la
factura no lo está, hay que enviarla a revisión del modo que hemos visto en el apartado anterior (a).
Una vez que la factura esté en revisión desplegar el botón de opciones que aparece a su
derecha y pulsar en Editar:
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Se abrirá el registro correspondiente a la factura; pulsar en la pestaña Líneas de factura; desplegar el
botón de opciones situado a la derecha de la Línea que queremos eliminar y pulsar Borrar:
No olvides que, si la factura tiene más líneas, en la pestaña Resumen tendrás que corregir el importe
total de la factura descontando el correspondiente a la Línea que has suprimido y guardar el resultado.
V.4.3.- Cancelar pago
En la caja permanente de búsqueda seleccionar Facturas y buscar por Número de factura.
En la pantalla de resultados, seleccionar del desplegable del botón de opciones Editar:
Se abrirá la pantalla DETALLES DE FACTURA; en la sección Pago, en el campo Estado de pago seleccionar
No pagado:
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VI.- CASOS ESPECIALES
VI.1.- Gestión de adquisiciones de libros de Departamentos
VI.1.1.- Fondos
Se creará un fondo general para todos los Departamentos o un fondo individualizado por cada Departamento.
En la sección Reglas del registro del fondo se cumplimentarán los siguientes campos:
• Compromiso máximo permitido: seleccionar del desplegable Ningún límite
• Gasto máximo permitido: seleccionar del desplegable Ningún límite
VI.1.2.- Pedidos y proveedores
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Nos podemos encontrar en dos situaciones:
• El Departamento pide a la Biblioteca que gestione la adquisición: en este caso seguiremos el
proceso habitual: realizar pedido (en este caso, utilizando el fondo del Departamento), recibirlo,
gestionarlo y facturarlo.
• El Departamento adquiere los libros y nos trae la factura: en estos casos únicamente
incluiremos la factura en ALMA, para lo cual, además del fondo necesitamos incluir un proveedor.
Si el proveedor es uno de los que utiliza la Biblioteca, lo seleccionaremos. Para los casos en que no sea
así y la compra a ese proveedor no vaya a ser habitual, crearemos un proveedor ficticio cuyos datos
recomendamos que sean los siguientes:
‒ Nombre: Proveedores varios de Departamentos ETSII
‒ Código: PR05-VARIOS DEPARTAMENTOS
VI.1.3.- Facturas
Si la Biblioteca ha gestionado la compra, la facturación se realizará siguiendo el procedimiento habitual;
si no es así, ALMA permite la creación de facturas sin pedidos previos. Para ello, al seleccionar el
proceso de creación de factura, dejaremos marcada la opción Manualmente:
Al incluir las líneas de factura tenemos dos opciones:
‒ Añadir una sola línea con la cantidad total de la factura o
‒ Añadir una línea por cada libro con sus cantidades correspondientes
En ambos casos es IMPRESCINDIBLE que figuren todos los ID de los libros facturados para que de esta forma
quede constancia de que están inventariados. Los ID de registro se introducirán en el campo NOTA.
En el caso de que una factura incluya varios ID se introducirán separados por coma y un espacio para facilitar su
visualización.
70
Posteriormente, podemos buscar los IDs correspondientes a cada factura de varios modos:
• Desde la caja permanente de búsqueda, buscando la Factura por número de factura y
consultando el campo Nota.
• Desde el registro correspondiente al Proveedor-> pestaña Facturas.
• Desde el registro del Fondo->pestaña Transacciones, en la columna Registro relacionado
(aparecen las Líneas de orden de compra y las líneas de factura):
VI.2.- Gestión de adquisiciones de libros a examen
El pedido se gestionará como habitualmente, aunque por simplificar se recomienda que se sigan las siguientes
pautas:
• Si la biblioteca va a adquirir varios libros, que todos figuren en el mismo pedido (Orden de compra).
• En cada Línea de orden de compra incluir una nota informativa al proveedor diciendo que el libro ya
está en la Biblioteca y sólo tiene que preparar la factura:
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De este modo, el pedido enviado al proveedor quedará del siguiente así:
La facturación también se realizará del modo habitual, aunque por simplificar se recomienda que si hay varios
libros:
• Todos los libros del pedido (Orden de compra) se incluyan en la misma factura.
• Al seleccionar el proceso de creación de la factura, se elija Desde la orden de compra (ver apartado
V.1.2.)
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VI.3.- REVERTIR PROCESOS DE FACTURACIÓN, RECEPCIÓN Y PEDIDO
• Para borrar facturas pagadas y cerradas, en la caja permanente de búsqueda seleccionar Facturas y buscar por
Número de factura.
En la pantalla de resultados seleccionar del botón de opciones Conjunto de regreso a revisión:
En la siguiente pantalla la factura ya está en revisión. Seleccionar del botón de opciones
Ir a Lista de tareas
En la siguiente pantalla seleccionar del botón de opciones Borrar:
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Para que el ejemplar deje de estar disponible vamos a enviarlo al Departamento de Adquisiciones; para ello, en la
caja de búsqueda permanente buscar por Ejemplares físicos y Código de barras; una vez localizado, seleccionar
del botón de opciones Orden de trabajo:
Se abrirá la pantalla Colocar ítem en proceso; En Tipo de proceso, seleccionar Acquisition
Technical Services y pulsar Enviar:
• Para anular la recepción del pedido, desde el menú ADQUISICIONES ir a RECIBIR.
En la opción de Filtrar por estado (icono embudo) seleccionar la opción Todos (excepto los
que estén cerrados) y buscar la Línea de orden de compra cuya recepción se quiere
revocar (si no aparece, en la opción de Filtrar por estado seleccionar la opción Cerrados).
A la derecha de la Línea de orden de compra seleccionar del botón de opciones
Gestionar ejemplares:
En la siguiente pantalla, seleccionar del botón de opciones Revocar la recepción :
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• Para cancelar el pedido al proveedor, en la caja de búsqueda permanente buscar la Línea de
• •
•
• Se abre una ventana emergente en la que hay que seleccionar la razón de la
cancelación, pudiendo incluir una nota al respecto. Marcando la casilla Enviar cancelación al
proveedor se le envía automáticamente un mensaje por correo electrónico al pulsar Confirmar:
orden de compra y en la pantalla de resultados seleccionar del botón de opciones
Cancelar:
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Se nos muestra una pantalla con un mensaje informando de que la Línea de orden de
compra ahora está en estado Cancelado.
• Para Borrar la Línea de orden de compra, tenemos que cambiar su estado a Revisión; para ello
pulsar el botón situado a su derecha Reabrir:
Se nos muestra una pantalla con un mensaje informando de que la Línea de orden de
compra ahora está en estado En revisión. Ahora tenemos que pulsar el botón Ir a Lista de
tareas:
En la siguiente pantalla, desplegar el botón de opciones a la derecha del registro y
seleccionar Borrar:
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Aparecerá un mensaje informando que la Línea de orden de compra ha sido borrada:
