Manual de Almacen

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  Página - 1  Nombre del Manual de Procedimiento: PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y DESPACHO DE MERCANCIAS Código: UDI - 2014 Versión: 1 SEPT. 29 2014 Fecha de Confección INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Nombre: Raúl A. Nota G. ELABORO: Nombre: IRVIN D. SANTOS H. AUTORIZO: Cargo: Unidad de Desarrollo Institucional Car o: Gerente General. Fecha: Fecha:  MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y DESPACHO DE MERCANCIAS 2014

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Manual Operativo de Almacen

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    Nombre del Manual de Procedimiento:

    PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y DESPACHO DE MERCANCIAS

    Cdigo: UDI - 2014

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    SEPT. 29 2014 Fecha de Confeccin

    INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

    Nombre: Ral A. Nota G.

    ELABORO:

    Nombre: IRVIN D. SANTOS H.

    AUTORIZO:

    Cargo: Unidad de Desarrollo Institucional Cargo: Gerente General.

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    MANUAL

    DE

    PROCEDIMIENTO

    DE

    RECEPCION

    Y

    DESPACHO

    DE

    MERCANCIAS

    2014

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    Nombre: Ral A. Nota G.

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    Nombre: IRVIN D. SANTOS H.

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    Cargo: Unidad de Desarrollo Institucional Cargo: Gerente General.

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    INDICE

    Pgina N INTRODUCCION. 02

    I. Objetivos del Procedimiento 03

    II. Base Legal. 03

    III. Organizacin del Almacn.. 03

    Funciones de las Areas de Trabajo:

    -rea de Recepcin. 03

    -rea de Custodia 04

    -rea de Despacho. 04

    -rea de Registro 05

    IV. Unidades que intervienen en el proceso 05

    V. Cargos que intervienen. 05

    VI. Alcance.. 05

    Normas y Polticas 05

    VII. Procedimiento: Recepcin de Orden de Compra. 07 VIII. Procedimiento; Recepcin de Materiales en Almacn 09 XI Procedimiento: Informe de Recepcin 12

    X. Procedimiento: Almacenamiento de Mercanca 16

    Rgimen de Formularios.... 20

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    INTRODUCCION

    Con el propsito de contar con una administracin dinmica y activa para dar respuesta

    inmediata a las necesidades actuales del movimiento entradas y salidas del Almacn, se

    hace necesario desarrollar programas de modernizacin y simplificacin administrativa,

    que permitan la operacin eficiente de las reas administrativas y dar cumplimiento a lo

    establecido en la Ley Orgnica del Instituto de Seguros Agropecuario.

    Por esta razn, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos,

    tcnicos administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la

    desconcentracin de actividades y el logro de los objetivos institucionales.

    El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por el personal

    de la Gerencia Administrativa, en el cual se describen los objetivos, polticas y actividades

    de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo el Almacn Central; as como de los

    formatos que para estos efectos se utilizan.

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    I. OBJETIVOS:

    El procedimiento de recepcin y despacho de mercancas tiene como objetivo la aceptacin y almacenamiento de las mercancas que el Instituto de Seguro Agropecuario adquiera por cuenta propia o a travs de donaciones para su despacho posterior a cada una de las unidades que la solicitan.

    II. ORGANIZACIN DEL ALMACEN

    La organizacin del almacn Central, que se describe en los prrafos siguientes se refiere a la estructura, funciones generales para alcanzar el control de los bienes administrativos que existen en el almacn del Instituto de Seguro Agropecuario y tareas del personal

    . En trminos generales el Almacn Central debe funcionar con las siguientes reas de trabajo:

    - rea de Recepcin - rea de Custodia - rea de Despacho - rea de Registro

    FUNCIONES DE LAS AREAS DE TRABAJO

    a. rea de Recepcin 1. Planear, dirigir y controlar la entrada de los bienes adquiridos por el I.S.A., buscando la

    mayor eficacia de los mtodos de descarga, inspeccin y verificacin; 2. Programar la recepcin de los bienes en el Almacn; 3. Encargarse de la recepcin de los bienes de acuerdo con las disposiciones que se

    establezcan en la orden de compra respectiva; 4. Cumplir con las disposiciones respecto a la verificacin de los instrumentos utilizados

    por el almacn para medir, contar y pesar; 5. Solicitar la intervencin de tcnicos o usuarios cuando se trate de bienes que por su

    naturaleza requieran verificaciones especiales; 6. Supervisar que el equipo a su disposicin se conserve en buen estado de servicio; 7. Supervisar el registro inmediato de la recepcin en el tarjetario control de existencia o

    mediante sistema mecanizado;

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    Cargo: Unidad de Desarrollo Institucional Cargo: Gerente General.

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    8. Velar por el envo de la Orden de Compra y Factura a la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales y a la Gerencia de Finanzas al rea de Contabilidad; y

    9. Cualquier otra funcin que se le asigne. b. rea de Custodia 1. Organizar, dirigir y controlar las operaciones de custodia a fin de lograr mejores formas

    y procedimientos de trabajo que redunden en beneficio de la proteccin y conservacin de los bienes bajo su cuidado;

    2. Encargarse del acomodo racional para la proteccin de los bienes bajo custodia; 3. Formar lotes de bienes homogneos para un mejor manejo de los mismos en el

    almacn y para facilitar la realizacin de inventarios; 4. Supervisar que el equipo a su disposicin se conserve en buen estado de servicio; 5. Lograr que los artculos almacenados se encuentren bien dispuestos para la realizacin

    de la toma de inventarios; 6. Colaborar en la verificacin de inventarios; 7. Vigilar que el personal cumpla las disposiciones de la Jefatura en lo que se refiere a los

    mtodos sobre custodia, estiba y localizacin de los bienes; y 8. Cualquier otra funcin que se le asigne. c. rea de Despacho 1. Planear, dirigir y controlar las operaciones de despacho de los bienes y supervisar que

    se lleven a cabo con la mayor eficiencia; 2. Programar las entregas de los bienes requeridos, de acuerdo con las necesidades de

    las dependencias; 3. Entregar los bienes solicitados, observando las disposiciones administrativas; 4. Comprobar que la cantidad, calidad y caractersticas de los bienes a entregar

    corresponden a lo solicitado; 5. Empacar y rotular los bienes de acuerdo con su destino; 6. Supervisar que el equipo a su disposicin se conserve en buen estado de servicio; 7. Supervisar el registro inmediato del despacho en el tarjetario control de existencia o

    mediante sistema mecanizado; 8. Velar por el envo de la copia del documento de despacho de materiales y equipo al

    Departamento de Contabilidad; y 9. Cualquier otra funcin que se le asigne.

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    d. rea de Registro 1. Planear, organizar, dirigir y controlar los sistemas y procedimientos de registro, con el

    fin de mantener al da la informacin acerca de la recepcin, despacho, existencia, costo y localizacin de los bienes;

    2. Mantener actualizados los registros, de manera que puedan obtenerse con oportunidad los datos sobre movimientos, existencias, costos y localizaciones de bienes;

    3. Emplear los formularios y procedimientos de registros establecidos; 4. Supervisar que el equipo a su disposicin se conserve en buen estado de servicio; 5. Solicitar mediante una requisicin al Departamento de Compras aquellos materiales

    que deben adquirirse por estar agotados los niveles de existencias; y 6. Cualquier otra funcin que se le asigne.

    IV. UNIDADES QUE INTERVIENE EN EL PROCESO:

    Departamento de Compras

    Proveedores

    Tesorera

    Bienes Patrimoniales

    Contabilidad

    V. CARGOS QUE INTERVIENEN:

    Jefe de Almacn

    Cotizador

    Almacenista .

    VI. ALCANCE:

    El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio para todas las unidades administrativas, tcnicas y operativas del Instituto De Seguro Agropecuario.

    NORMAS Y POLITICAS

    A continuacin las principales normas y polticas que debe seguir la Seccin de Almacn para la ejecucin de sus procedimientos:

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    Se aceptarn entregas parciales. Sin embargo, el Jefe de Almacn y los almacenistas deben garantizar que la mercanca restante se entregue en los trminos y plazos convenidos con el proveedor.

    La mercanca que se reciban en los almacenes de las diferentes direcciones regionales, cuyo proceso de compra haya sido efectuado a nivel central debern reportarse de forma inmediata al Almacn Central, para efectos de control de mercanca y asientos contables.

    Los almacenistas efectuarn la codificacin de mercancas de acuerdo con las definiciones estipuladas en el catlogo de proveedores que alimenta la tabla relacionada de artculos del SIAFPA.

    Se efectuarn revisiones trimestrales para estimar las cantidades y el valor de la mercanca que se encuentra para descarte, con el propsito de elaborar un informe que deber ser presentado a la Direccin de Administracin y Finanzas.

    Cuando se reciba mercanca por solicitud expresa de una Unidad Solicitante, estas se almacenarn por un tiempo mximo de un mes contado a partir de la fecha en que el almacenista informa a la unidad solicitante que su pedido ya ha sido recibido oficialmente por la institucin.

    Para la entrada y salida de mercanca para stock, se implementar el sistema PEPS (Primeras en Entrar, Primeras en Salir).

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    EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO:

    1. JEFE DE COMPRAS:

    1.1 Remite al Jefe de Almacn, la Orden de Compra original

    2. JEFE DE ALMACEN CENTRAL:

    2.1 Recibe la orden de compra original, verifica:

    - Numero de Orden de Compra. - Nombre del Proveedor. - Monto de la Orden de Compra. - Forma de entrega - Detalle de los Artculos

    2.2 Registra en el sistema y/o libro la recepcin de la orden de compra. 2.3 Confecciona expediente, ingresa la orden de compra en el expediente. 2.4 Se comunica va telefnica con el proveedor para informarle que se

    apersone al Almacn Central para que retire copia de la orden de compra. 2.4 Registra llamada en el expediente

    - Nombre completo de la persona - Cargo - Fecha y hora de la comunicacin. - Breve detalle de lo acordado

    A RECEPCION DE ORDEN DE COMPRA Procedimiento General para elaborar:

    Pasos del Procedimiento:

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    3. PROVEEDOR: 3.1 Se apersona al Almacn Central, con el Jefe de Almacn a retirar la copia

    de la orden de compra.

    4. JEFE DE ALMACEN CENTRAL:

    4.1 Establece el tiempo de entrega de acuerdo a la fecha de notificacin dada al proveedor.

    4.2 Registra en el libro de Salida, la copia de la orden de compra.

    5. PROVEEDOR: 5.1 Recibe y firma en el libro de salida y se acoge al tiempo de entrega FLUJOGRAMA: Recepcin de Orden de Compra

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    Ejecucin del Procedimiento:

    EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO:

    1. PROVEEDOR:

    a. Entrega al Almacenista los artculos de acuerdo a lo establecidos en los renglones de la orden de compra.

    b. Entrega copia de la orden de compra y la original de la factura comercial

    2 ALMACENISTA (rea de Recepcin):

    2.1 Confronta los bienes con la informacin contenida en la Orden de Compra y

    factura comercial. Verificando lo siguiente: - Numero de Orden de Compra. - Nombre del Proveedor. - Monto de la Orden de Compra. - Fecha de aceptacin por parte del proveedor. - Fecha de vencimiento de la orden de compra. - Forma de entrega (inmediata das hbiles por requerimiento).

    2.2 Revisa los articulo entregado por el proveedor versus la orden de compra; Examina los siguientes detalles del artculo. - Tipo. - Marca - Modelo. - Peso. - Color. - Dimensiones.

    B RECEPCION DE MATERIALES EN ALMACEN Procedimiento General para elaborar:

    Pasos del Procedimiento:

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    - Fecha de expiracin. - Indicaciones del uso. - Tipo de entrega (parcial total) - Garanta. - Y otros datos requeridos

    No procede la recepcin: Comunica al Proveedor que no se acepta el o los artculos, por no

    acogerse a las especificaciones de la orden de compra. Se lo devuelve para que lo corrija y/o lo subsane.

    Si Procede la recepcin: Estampa el sello de recibido en la factura comercial.

    2.3 Imprime el sello de recibo al dorso de la factura comercial y firma como

    responsable de la revisin y recibido de los bienes.

    2.4 Remite la copia de la orden de compra y la factura comercial al Jefe de Almacn.

    2.5 Procede al almacenamiento de los artculos recibidos.

    3. JEFE DE ALMACEN CENTRAL:

    6.1 Recibe, verifica lo expuesto en la Orden de Compra y factura comercial.

    - Trascripcin exacta de los bienes. - Verificacin de la codificacin de la empresa comercial. - El detalle de los precios, - La sumatoria de los precios. - La forma de pago - El lugar de entrega. - El tiempo de entrega. - Las observaciones pertinentes

    6.2 Firma la Orden de Compra Original

    6.3 Entrega la original de la Orden de Compra al Proveedor.

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    4. PROVEEDOR:

    .4.1 Recibe la Orden de Compra Original, verifica, procede al cobro.

    NOTA: El Almacn Central tendr original y copia de la Orden de Compra respectiva, para verificar la forma de entrega, el modo, el plazo, la calidad, la cantidad y los requisitos tcnicos exigidos. El Almacn central, no recibir, bajo ninguna circunstancia, los bienes que no estn respaldados por los instrumentos antes sealados. El Almacn Central, podr recibir entregas parciales si las hubiese, siempre que dicha forma de entrega se haya pactado en la Orden de Compra y se cumpla con los procedimientos.

    FLUJOGRAMA: Recepcin de Almacn

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    EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO:

    1. JEFE DE ALMACEN:

    1.1 Luego de que se recibe conforme la mercanca, confecciona el Informe de Recepcin de Almacn, en original y dos copias, distribuidos de la siguiente forma:

    1.1.1 Original: Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales 1.1.2 Copia: Contabilidad 1.1.3 Copia: Archivo.

    En dicho formulario anota los siguientes datos indispensables, los cuales debern ser llenados completamente:

    - Fecha - Nombre del Proveedor - N de Recepcin de Almacn - Cdigo del Proveedor - Forma de Pago (contado crdito) - Factura N - Orden de compra N

    - Cantidad - Unidad - Cdigo del Articulo - Valor (P/U Total) - Observaciones - Sub-Total Descuento I.T.B.M. Total

    C INFORME DE RECEPCION Procedimiento General para elaborar:

    Pasos del Procedimiento:

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    - Recibido por (nombre en imprenta cedula firma) - Registrado por (nombre en imprenta cedula firma) - Verificado por (nombre en imprenta cedula firma)

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    1.2 Firma de verificado y sella, remite a la secretaria, el Informe de Recepcin de Almacn con sus adjuntos:

    - Orden de Compra - Factura Comercial

    1.3 Procede a registrar en el sistema de inventario,

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    2. SECRETARIA DE ALMACEN: 2.1 Recibe el Informe de Recepcin Almacn, verifica y registra la salida.

    2.2 Remite el Informe de Recepcin de Almacn a:

    - Original: Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales - Copia: Contabilidad - Copia: Archivo para el expediente

    FLUJOGRAMA: Informe de Recepcin

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    DEFINICIONES: - Bodega: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se

    despachan y reciben materiales. Tambin incluyen patios de almacenamiento, zonas de cargue y descargue.

    - Apilar: Colocar ordenadamente un objeto sobre otro. - Embalaje: Empaque o cubierta que protege una mercanca o material. - Manipular: Mover, trasladar, transportar o empacar mercancas con las manos o con ayuda

    mecnica.

    CLASIFICACIN DE MATERIALES SEGN EL SITIO DE ALMACENAMIENTO: El primer paso es conocer y clasificar los materiales. Se clasifican bajo dos aspectos importantes:

    a- Almacenamiento en patios o reas descubiertas: Se ubican materiales que no sufran deterioro en su naturaleza misma y en su embalaje.

    b- Almacenamiento bajo techo: Se deben almacenar los materiales que por su forma, volumen, valor, actividad de entrega y salida lo requiera.

    TCNICAS DE ALMACENAMIENTO

    1. En estantera: Calcular la capacidad y resistencia de la estantera para sostener los materiales por almacenar, teniendo en cuenta que la altura ms apropiada la determina la capacidad portante del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo de manipulacin y la altura media de la carga en los entrepaos. Los materiales ms pesados, voluminosos y txicos (pinturas y otros), se deben almacenar en la parte baja.

    D ALMACENAMIENTO DE MERCANCIA Procedimiento General para elaborar:

    Pasos del Procedimiento:

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    2. En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de manipulacin del embalaje.

    ORGANIZACIN INTERNA DE LA BODEGA: Adems, analizados los aprovechamientos de los espacios y de las reas especiales del almacenamiento se debe tener en cuenta:

    1. Pasillos: Los pasillos, hasta donde sea posible, deben ser rectos y conducir directamente a las salidas, deben existir el menor nmero de cruces posibles. Los mismos deben ser situados donde existe la mayor iluminacin y visibilidad. Dejar un pasillo peatonal perifrico de 70 cm. a 100 cm., entre los materiales almacenados y los muros del almacn, lo que facilita realizar inspecciones, prevencin de incendios y defensa del muro contra los derrumbes. Los pasillos interiores longitudinales y transversales deben tener dimensiones apropiadas al tipo de manipulacin y al equipo a utilizar en esta maniobra. Los pasillos de circulacin de marcados deben estar constantemente libres de obstculos

    NORMAS DE ALMACENAMIENTO Y OPERACIN DE BODEGAS

    2. Demarcacin: Pintar una franja de 10 cm., con pintura amarilla en los pasillos, las zonas de

    almacenamiento y la ubicacin de los equipos de control de incendios y primeros auxilios. 3. Sealizacin: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicacin de los equipos de

    control de incendios y de primeros auxilios, salidas de emergencia, sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, reas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros. Permitir el fcil acceso a los extintores y dems equipos de lucha contra incendio. Las vlvulas, interruptores, cajas de fusibles, tomas de agua, sealizaciones, instalaciones de seguridad tales como botiqun, etc.

    ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

    - Los materiales se deben depositar en los lugares destinados para tal fin. - Los Guardalmacenes debern identificar cada tem dentro de las Bodegas con una tarjeta de

    Registro de Inventario, donde consten el cdigo, nombre, identificacin por proveedor y contratos, y datos pormenorizados del bien

    - No deben quedar ocultados por bultos, pilas, etc. Las pilas de materiales no deben entorpecer el paso, estorbar la visibilidad no tapar el alumbrado.

    - No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las estanteras, y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe sealizar convenientemente.

    - Se debe cubrir y proteger el material cuando ste lo requiera.

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    Nombre del Manual de Procedimiento:

    PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y DESPACHO DE MERCANCIAS

    Cdigo: UDI - 2014

    Versin: 1

    SEPT. 29 2014 Fecha de Confeccin

    INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

    Nombre: Ral A. Nota G.

    ELABORO:

    Nombre: IRVIN D. SANTOS H.

    AUTORIZO:

    Cargo: Unidad de Desarrollo Institucional Cargo: Gerente General.

    Fecha: Fecha:

    - Respetar la capacidad de carga de las estanteras, entrepisos y equipos de transporte - Para recoger materiales, no se debe trepar por las estanteras. Utilizar las escaleras

    adecuadas. - Al almacenar materiales comprobar la estabilidad de los mismos - Las pilas de materiales que puedan rodar, tambores, deben asegurarse mediante cuas,

    tacos o cualquier otro elemento que impida su desplazamiento. - Evitar pilas demasiado altas - Para bajar un bulto de una pila, no colocarse delante de ella, sino a un costado. - Las filas de cajas se deben colocar perfectamente a nivel. Cuando se apile un cierto nmero

    de cajas no se debe colocar de modo que coincidan los cuatro ngulos de una caja con los de la inferior. Si es posible, conviene disponerlas de tal modo que cada caja repose sobre la cuarta parte de la situada debajo Si las cajas son de cartn deben ser aplicada en plataformas para protegerlas de la humedad y evitar el derrumbe.

    - Para el almacenamiento de productos en sacos deben inspeccionarse cuidadosamente el espacio previsto para el su depsito para ver si existen clavos, vidrios, etc., que puedan perforar o desgarrar los mismos, ya que los sacos no deben ser arrojados ni manejados con brusquedad. Estos productos ensacados deber ser almacenados en pilas de capas atravesadas. Las bocas de los sacos deben estar dirigidas hacia la parte interior de la pila.

    - Utilizar, siempre que se pueda, medios mecnicos para el movimiento de materiales

    NORMAS DE ALMACENAMIENTO Y OPERACIN DE BODEGAS

    a. En suelos inclinados o combados, las cargas deben ser bloqueadas apropiadamente para evitar vuelcos.

    b. Si los materiales son txicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos o de mal olor, se debe advertir y proteger al personal expuesto.

    c. En caso de un almacenamiento provisional que suponga una obstruccin a la circulacin, se debe colocar luces de advertencia, banderas, vigilantes, vallas, etc.

    d. Utilizar casco cuando hay movimiento areo de materiales e. Mantener permanentemente despejadas las salidas para el personal, sin obstculos.

    ORDEN Y LIMPIEZA EN LAS BODEGAS

    1. Mantenga los pasillos despejados todo el tiempo. Nunca deje obstculos asomarse en los

    pasillos, ni siquiera por un momento. 2. Para el apilamiento de objetos pequeos disponga de recipientes que, adems de facilitar el

    apilamiento, simplifiquen el manejo de los objetos, 3. Tenga cuidado de colocar los desperdicios en los recipientes apropiados. Nunca deje

    desperdicios en el piso o en los pasillos 4. Use los bidones o recipientes para desperdicios distribuidos en la planta para lograr

    mantener las condiciones de orden y limpieza

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    Nombre del Manual de Procedimiento:

    PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y DESPACHO DE MERCANCIAS

    Cdigo: UDI - 2014

    Versin: 1

    SEPT. 29 2014 Fecha de Confeccin

    INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

    Nombre: Ral A. Nota G.

    ELABORO:

    Nombre: IRVIN D. SANTOS H.

    AUTORIZO:

    Cargo: Unidad de Desarrollo Institucional Cargo: Gerente General.

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    5. No deje que los lquidos se derramen o goteen, lmpielos tan pronto pueda. 6. Utilice recipientes o bandejas con aserrn colocados en los lugares donde las mquinas o las

    transmisiones chorreen aceite o grasa para evitar derrames y posibles lesiones provocadas por resbalones o cadas.

    7. Asegrese de que no haya cables o alambres tirados en los pisos de los pasillos. 8. Preste atencin a las reas marcadas en las cuales se sealan los equipos contra incendio,

    salidas de emergencia o de acceso a los paneles de control elctricos, canillas de seguridad, botiquines, etc. y no los obstaculice.

    9. Mantenga limpia toda mquina o puesto de trabajo que utilice. 10. Obedezca las seales y afiches de seguridad que usted vea, cmplalas y hgalas cumplir 11. Mantenga ordenadas las herramientas en los lugares destinados para ellas. Utilizar para ello

    soportes, estantes o perchas.

    EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO:

    1. ALMACENISTA:

    1.1 Recibida la mercanca, procede de acuerdo a la codificacin del bien a su almacenamiento en los anaqueles correspondientes.

    1.2 Identifica el anaquel y verifica con la tarjeta de Kardex, el cdigo, marca,

    descripcin del bien y unidad de medida. Registra la entra y anota el saldo actual, procede estampar su rbrica.

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    PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y DESPACHO DE MERCANCIAS

    Cdigo: UDI - 2014

    Versin: 1

    SEPT. 29 2014 Fecha de Confeccin

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    Cargo: Unidad de Desarrollo Institucional Cargo: Gerente General.

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    SEGURIDAD DE LOS BIENES ALMACENADOS. Para que un almacn funcione satisfactoriamente debe tener los artculos que le demanden en condiciones de ser utilizados, es decir en cantidades y calidad necesaria. Este requisito podr cumplirse si se toman en cuenta los siguientes factores: Herrumbre y corrosin: En ocasiones se guardarn productos a los que pueda afectar herrumbre y la corrosin. Por ello debern ser colocados en lugares secos y, de ser posible elevados, adems, debern ser lubricados peridicamente con aceite denso. Humedad Debe considerarse la humedad provocada por la temperatura del local y por el agua que pueda caer de tuberas, a causa de fugas, con el objeto de que los productos almacenados no sufran deterioro por esta razn para evitar la accin de la humedad, el personal deber hacer inspecciones peridicas y sugerir la reparacin de las fugas de agua existentes, as como, la adaptacin del almacn a las condiciones ambientales de bienestar. Polvo El personal del almacn deber saber a qu tipo de productos le afecta el polvo para protegerlos, ponindolos en cajas, en bolsas de plstico, en armarios cerrados o limpindolos peridicamente. Como ejemplo de estos bienes se pueden citar: los tejidos, los artculos para escritorio y los artculos de precisin Agentes atmosfricos Algunos materiales y equipos que por su volumen o por naturaleza tienen que dejarse al aire libre, debern ser protegidos contra los fenmenos atmosfricos. La construccin de cobertizos adecuados es la solucin ms prctica a este problema. Deterioro o evaporacin Es necesario clasificar los materiales que se deterioran, con el objeto de no almacenarlos en cantidades excesivas. Su almacenamiento se har de tal manera que se utilicen en el orden en que se reciben; esto es, por la prctica que lo que entra primero sale primero. Los productos y lquidos voltiles se debern conservar en recipientes hermticos para que no se pierdan por evaporacin.

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    PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y DESPACHO DE MERCANCIAS

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    SEPT. 29 2014 Fecha de Confeccin

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    Nombre: Ral A. Nota G.

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    Cargo: Unidad de Desarrollo Institucional Cargo: Gerente General.

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    Robo Es posible que la prdida de los productos almacenados se deba al robo, que puede ser efectuado por personas extraas al almacn o por el personal que labora en l. Se recomienda recurrir a guardianes, y sistemas de alarma, segn los volmenes almacenados y el valor que representen para evitar la sustraccin de bienes, para la cual se deber cumplir con lo siguiente: - Seleccionar y emplear exclusivamente personal calificado y responsable. - Proteger los artculos almacenados susceptibles de sustraccin. - Evitar el almacenamiento en envases abiertos. - Emplear un cuerpo de vigilantes encargados de impedir la entrada a personas ajenas al almacn. Obsolescencia El hecho de almacenar un material o equipo que, por sus condiciones particulares, no sea de utilidad inmediata, puede provocar la obsolescencia del mismo; por ello debe evitarse el almacenamiento de materiales de los que ya no sea posible sacar provecho. Es necesario llevar a cabo inspecciones con el objeto de reducir el equipo y el material obsoleto. Plagas Debe considerarse que gran parte de los productos almacenados propician la existencia de animales roedores o insectos, por lo que debern combatirse estas plagas para evitar el deterioro de los productos. Por otra parte, existen algunos artculos (telas, granos, etc.) susceptibles de deteriorarse por la accin de insectos. Cuando se guarden estos productos se requiere un sistema de prevencin contra plaga.