Manual de Archivo y Administración de documentos

MANUAL CURSO INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

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TEMA 1

FUNDAMENTOS DE ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1. Concepto de Documentos. 1.2. Concepto de Administración de Documentos 1.3. Concepto de Archivo. 1.4. Ciclo Vital de Documentos 1.5. Clasificación Documental 1.6. Concepto de Fondo, Sección, Serie, Expediente,

Unidad Documental Simple

OBJETIVO ESPECÍFICO:

Al término del tema, los participantes reconocerán los principios teóricos que fundamentan la Administración de Documentos y la importancia de su aplicación


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1.1 CONCEPTO DE DOCUMENTO

Desde la antigüedad, el hombre ha tenido conciencia por conservar sus valores

patrimoniales y los documentos no son la excepción. Lo que ha considerado de estima o de

valor, lo ha tratado de conservar como vestigio para las futuras generaciones. Gracias a

ello tenemos conocimiento de la existencia de archivos muy antiguos como los de Uruk en

Mesopotamia, el egipcio de Tel-El-Amarna, entre otros. Los documentos resguardados en

estos depósitos se tenían como relevantes para la vida pública en las áreas administrativa,

económica, jurídica e histórica. En la Edad Media, los documentos fueron apreciados de tal

modo que recibieron el nombre de thesaurus. Si hoy se admiran documentos, que datan

del siglo VII d.c., es porque las generaciones de ese tiempo otorgaron un valor de tal

magnitud a sus testimonios escritos.

Otro acontecimiento que no puede pasar inadvertido en lo referente a la valoración

documental, es la creación de archivos nacionales de Francia. Una de sus aportaciones fue

dar a luz el principio de accesibilidad a los archivos, emanada de la Revolución Francesa,

en donde se decretó que cualquier ciudadano podía consultar los documentos que tuvieran

interés para él.

La apertura de los archivos con documentación consultable, después llamados “archivos

históricos”, realzó el carácter científico o de investigación, cambiando así el concepto de

archivo secreto por el de archivo público o abierto. Por su parte, el archivo administrativo

permaneció limitado en su consultabilidad y destinado, exclusivamente, para la institución

generadora.

El término documento proviene del verbo latino “docere”, que significa enseñar o mostrar.

Así, el documento es aquello por medio de lo que se enseña o muestra algo.


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“Documento es toda información registrada, independientemente de su forma o de sus

características materiales, elaborada, recibida o conservada por una institución u

organización en el desempeño de sus actividades”. (ARCHIVO GENERAL DE LA

NACIÓN).

El término documento comprende no tan sólo las formas tradicionales de los documentos

escritos, sino además, toda la documentación audiovisual, cartográfica o legible por

máquina.

Existen distintos tipos de documentos de acuerdo con la manera de transmisión de la

información:

Documentos textuales.- Contienen información escrita, como los manuscritos, los impresos

y los listados. Son los más abundantes y según el procedimiento manual o mecánico de la

escritura serán manuscritos, mecanografiados o impresos. El soporte es por lo general

papel, pergamino o vitela. El formato es en hojas, folios sueltos, en cuadernillos o libros.

Documentos gráficos.- Contienen información representada por formas y colores como

mapas, planos y dibujos. El formato tiene a menudo un tamaño mayor que el de los

documentos textuales y pocas veces se agrupan en cuadernillo o libros. Generalmente se

les encuentra en hojas sueltas.

Documentos audiovisuales.- Son las fotografías, diapositivas, películas, discos, etc.

El paleógrafo Luis Núñez Contreras sostiene que el documento está compuesto por tres

elementos estructurales:

a) El soporte material (piedra, barro, papiro, pergamino, papel…)

b) Un medio de transmisión o lenguaje (escritura alfabética, imágenes, escritura digital,

etc.)

c) El contenido (mensaje o información).


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1.2 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.

Conjunto de principios, procedimientos y métodos archivísticos que se interesan no

solamente por la conservación, uso y localización de la documentación administrativa, sino

que atienden a la producción, circulación y selección de los propios documentos, entendida

así como una política integral (Archivo General de la Nación).

La Administración de Documentos incorpora a la Archivonomía tres conceptos básicos: la

teoría de las tres edades (Ciclo Vital de los documentos), la selección

documental y el flujo y la transferencia documental, contribuyendo así al control de la

denominada “explosión documental”.

La “explosión documental” es un fenómeno que se origina en los países anglosajones,

especialmente en los Estados Unidos, en la década de los 40’s, al parecer debido a los

cambios en la estructura y servicios gubernamentales y a la rápida difusión de equipos y

técnicas que contribuyeron a la producción y reproducción de documentos, generando una

acumulación compulsiva de documentos, surgiendo de este modo la necesidad de valorar y

seleccionar la documentación, ya que para resolver ese problema resultaba evidente no

conservarlo todo

Archivonomía Clásica : Conservarlo todo

EXPLOSIÓN

DOCUMENTAL: Administración de Documentos: No conservarlo todo


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1.3 CONCEPTO DE ARCHIVO.

“Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución

pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los

producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para

servir de testimonio y como fuente de información a las personas o instituciones que los

produjeron, o para servir como fuente de la historia.” (Vicenta Cortés)

Asimismo, se entiende por Archivo, las instituciones culturales donde se reúnen,

conservan, ordenan y difunden para la investigación, la cultura y la gestión administrativa

los conjuntos orgánicos documentales.

Como todo concepto, el de archivo es la conjunción de elementos que se ubican como

partes integrantes de un todo, de un cuerpo cuyas partes desarrollan funciones específicas

que dan a fin de cuentas la idea de conjunto, de organicidad.

Debemos entender al archivo como un proceso de acumulación natural de documentos

cuyos límites, formas y elementos, están delineados y en cierto modo, dispuestos, a partir

de la existencia misma de las instituciones, de la forma en que éstas se estructuran y

plantean sus relaciones internas y su vinculación con entidades externas.

Funciones de los Archivos:

Organizar y poner en servicio la documentación administrativa en apoyo a la toma de

decisiones.

Asegurar la transferencia de archivos de uso esporádico.

Aplicar principios y técnicas de valoración, selección y baja de documentos.

Clasificar y mantener organizada la documentación en sus diferentes etapas.

Elaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descripción documental que

facilite el acceso a la información.

Ubicar a los archivos en áreas y locales adecuados para garantizar su conservación.

Establecer manuales y procedimientos para lograr el desarrollo adecuado de estas

funciones.


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1.4 CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.

El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (conocidas también

como etapas o fases), determinadas por los valores y usos que tiene durante la misma. A

cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y se conserva en un archivo

específico.

Archivo de Trámite.- Es aquel que contiene expedientes de asuntos en movimiento, cuya

consulta es frecuente y necesaria para la conducción cotidiana de una institución. En

relación con la teoría del ciclo vital del documento, la documentación se encuentra en su

primera etapa y se conserva en función de su valor primario, que es máximo en ese

momento. Su guarda es centralizada, es decir, que son custodiados cerca de aquellas

áreas que los requieren para realizar su trabajo. En un archivo activo, se llevan a cabo una

serie de procedimientos que inician con la recepción de documentos y el establecimiento

de un sistema de clasificación. El término de trámite, se utiliza frecuentemente para

designar la documentación que sirve para una gestión en las actividades administrativas.

Los documentos, se dice, están en circulación, vienen y van integrando un asunto, hasta

que concluye.

Durante esta edad, los documentos tienen valores primarios para la institución:

• Valor administrativo: es el plazo durante el cual los documentos

producidos o recibidos por una institución se utilizarán para realizar funciones o actividades

comunes a esa institución.

• Valor jurídico o legal : es el plazo durante el cual los documentos se conservarán

en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la

Administración Pública o de los ciudadanos.

• Valor fiscal o contable: es el plazo durante el cual los documentos se conservarán

en la institución, para comprobar el origen, distribución y uso de los recursos

financieros de una institución.

De acuerdo a los Lineamientos a que se sujeta la guarda, custodia y plazo de conservación


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del Archivo Contable Gubernamental, publicados el 25 de agosto de 1998, en el Diario

Oficial de la Federación, se dispuso que:

“A efecto de contar con un eficiente archivo contable y de suprimir el costo excesivo de su

guarda, custodia y conservación, es necesario replantear su plazo de guarda a cinco años,

ya que existe documentación que por su naturaleza no amerita su custodia por mayor

tiempo”.

El Archivo Contable Gubernamental se integra con la documentación original e información

de dependencias y entidades de la administración pública federal siguiente:

I.- La información generada por los sistemas de contabilidad

II.- Los libros de contabilidad y los registros contables

III.- Los documentos contables y de afectación contable, comprobatorios y justificatorios del

ingreso y gasto públicos o autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público

que los sustituyan;

IV.- Los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad y

cualquier otro instructivo de carácter contable;

V.- Los libros y registros sociales;

VI.- Los diseños, diagramas, manuales y cualquier otra información para operar el sistema

electrónico de contabilidad;

VII.- Los expedientes de cierre, y

VIII.- La información grabada en disco óptico y la microfilmada.

También formarán parte del Archivo Contable Gubernamental las copias de los

documentos contables tales como los pagos de contribuciones y los depósitos bancarios,

así como los documentos emitidos por la dependencia o entidad en los que se tenga que

entregar el original, como es el caso de las facturas y avisos de cargo o débito.

El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental

será de cinco años, contado a partir del ejercicio siguiente a aquel en el que se elabore el


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documento. La vigencia de los documentos contables originales, según las disposiciones

actuales comienzan a correr, de acuerdo con el año natural, a partir del primero de enero.

En el caso de la guarda o conservación precautoria cuyos documentos sirven de base para

fincar responsabilidades, denuncias ante el ministerio público, litigios pendientes,

observaciones o controversias, a partir del término del ejercicio contable con el que se

otorgue resolución o finiquito.

La norma del archivo contable gubernamental establece un mínimo de doce años de

vigencia para los documentos que amparan inversiones de activos fijos, de obra pública;

los que sirven para fincar responsabilidades y procesos judiciales.

Archivo de Concentración.- (También llamado Intermedio). El documento conserva sus

valores primarios (administrativo, jurídico o fiscal). En esta etapa, los documentos

intermedios, son de uso menos frecuente por parte de las oficinas productoras, pero

pueden o son consultados por las necesidades ordinarias del servicio o como antecedente

de un asunto. En esta fase, los documentos son separados de los lugares de gestión

corriente (Archivo de Trámite) y pasan a salvaguarda o guarda precautoria. Esta es la

etapa

en que se valoran propiamente los documentos que han perdido su vigencia administrativa

o valor primario, y se determina su fin.

Archivo Histórico.- El documento en esta etapa ha perdido sus valores primarios para la

institución, pero conserva valores secundarios:

• Valor evidencial: es la utilidad permanente que los documentos tendrán en virtud

de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas o morales.

• Valor testimonial: es la utilidad permanente que los documentos tendrán para

reflejar la evolución del organismo administrativo que los creó.

• Valor informativo: es la utilidad permanente que los documentos tendrán para

aportar datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier

campo del saber.


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Cuando se considera que un documento contiene valores secundarios, entra en la fase de

conservación para fines culturales. En esta etapa, los documentos son abiertos a la

consulta de los investigadores y del público en general y no sólo a la institución

productora, como en el caso de las primeras dos fases. Su conservación debe ser

permanente en un archivo donde se le proporcione un tratamiento especializado: Archivo

Histórico.

La valoración histórica de los documentos se fundamenta en varios elementos que

ofrezcan la certeza de tener un criterio justo y verídico. Estos elementos ayudarán a

determinar las funciones sustantivas las cuales, a su vez, permitirán observar el carácter

histórico o testimonial, además de los valores informativos no hallados en sitio alguno.

La valoración documental se auxilia en los procesos de la administración en general.

Dichos procesos ayudarán a determinar las funciones sustantivas, las cuales, a su vez,

permitirán observar el carácter histórico testimonial, además de sus valores informativos.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO ACTIVA PRIMARIO:

• Administrativo • Fiscal o

contable • Legal o Jurídico

• Institucional • Frecuente • (consulta

alta)

Institución productora

Trámite

SEMIACTIVA PRIMARIO: • Administrativo • Fiscal o

contable • Legal o jurídico

• Institucional • Ocasional • (Consulta

baja)

Institución productora

Concentración

ARCHIVO CARACTERÍSTICAS TRÁMITE • Expedientes en formación

• Trámite actual • Custodia cerca de oficina tramitadora • Sistema de recuperación rápida • Archiveros • Consulta: expedientes concretos • Sistema de clasificación propia


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ARCHIVO CARACTERÍSTICAS CONCENTRACIÓN • Expedientes formados

• Trámite concluido • No necesita la cercanía • No clasificación propia

HISTÓRICO • Expedientes formados • Trámite concluido • Consulta por serie • Clasificación: Principio de procedencia • Ordenación original • Difusión

Un esquema de valoración, teniendo en cuenta las etapas del proceso administrativo,

puede ser el siguiente:

PLANEACIÓN.

En esta etapa del proceso administrativo, los documentos que deben ser conservados son:

1.- Las actas elaboradas como resultado de la reunión de un cuerpo colegiado o bien de

órganos asesores.

2.- Las minutas de reuniones de alto nivel, incluidos los anexos.

ORGANIZACIÓN.

1.- Manuales generales de organización, de procedimientos o técnicos.

2.- Convenios entre dependencias

3.- Definición de políticas internas

4.- Reglamentos, decretos y acuerdos

5.- Contratos colectivos de trabajo y/o condiciones generales de trabajo

6.- Directorios internos actualizados

7.- Instructivos de procedimientos administrativos

8.- Cuadros de clasificación y catálogo de vigencias documentales

9.- Programas de ejecución


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INTEGRACIÓN

De esta etapa del proceso administrativo, deben conservarse los siguientes documentos:

1.- Todo lo relacionado con la obra pública; ejemplos: proyecto de obra, registro,

adjudicaciones, concursos, entregas de obra, bitácoras de obra, suspensión de obras,

entre otras de naturaleza similar.

2.- Profesiogramas y definiciones de puestos

3.- Plantilla o censos de personal

4.- Expedientes de personal

5.- Programas de capacitación y adiestramiento

DIRECCIÓN

Se conservarán los siguientes documentos:

1.- Delegaciones de autoridad

2.- Políticas

3.- Correspondencia con personalidades relevantes de los ámbitos nacional e internacional

4.- Documentos autógrafos de personalidades relevantes

5.- Disposiciones

6.- Comunicaciones


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1.5 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

Clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o

series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura

de un todo. Al clasificar, agrupamos por las semejanzas y separamos por las diferencias.

En el caso de los archivos administrativos, la clasificación se define por la misma

producción del documento: es un proceso natural. Al formarse los expedientes dentro de la

entidad productora nacen orgánicamente cumpliendo sus funciones administrativas.

Los sistemas de clasificación se constituyen como base o soporte en el que descansa la

organización de un archivo; permite la recuperación de la información de manera

inmediata. La implementación de un sistema de clasificación cubre un aspecto de suma

importancia: servir de instrumento para la ordenación de los documentos.

Antes de elegir el sistema de clasificación, es preciso estudiar las necesidades a las cuales

debe responder la clasificación, ésto permite la creación de un sistema o método que

responda a las necesidades de los usuarios ofreciendo, de esta manera, mayores

posibilidades de éxito en su implementación y posterior mantenimiento.

Por ejemplo, cuando en el archivo tenemos requisiciones nos podemos preguntar: ¿Se

clasificarán las requisiciones según un sistema numérico continuo, a fin de obtener una

serie homogénea?

¿Se clasificarán según un sistema cronológico que permita replantear las órdenes

retrasadas?

¿O se clasificarán según un sistema alfabético que permita agruparlas por el nombre del

proveedor?

La elección del sistema de clasificación puede simplificarse cuando definimos con claridad

los criterios y características que vamos a utilizar. Los siguientes puntos nos pueden

ayudar a elegir el sistema de clasificación:

1) Valor de los documentos

El sistema elegido debe reflejar el valor de los documentos. Entre mayor sea el valor de la

documentación, mayor será el cuidado concedido a su clasificación.

2) Características de los documentos


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Se toman en cuenta con el fin de reducir al mínimo el trabajo de clasificación, por ejemplo:

• Cuando en el archivo tenemos facturas y cheques podemos clasificarlos

numéricamente.

• Cuando queremos clasificar requisiciones a nombre de los proveedores o de

los clientes, podemos elegir un sistema de clasificación alfabética.

3) Volumen y homogeneidad de los documentos

Entre mayor y más heterogénea sea la masa documental, más complejo será el sistema,

sin embargo, una masa documental voluminosa, pero homogénea, no requiere

necesariamente de un sistema muy complejo.

4) Complejidad de las actividades

Los documentos reflejan la actividad a la cual se dedica una institución; entre más

diversificadas sean sus actividades, más complejos serán los documentos que genere. El

sistema de clasificación debe ajustarse a esta situación.

5) Simplicidad del sistema

Debe ser elaborado de manera que pueda comprenderse por todos, no sólo por

especialistas (archivistas o archivónomos).

6) Flexibilidad del sistema

El sistema debe poseer características que nos permitan incluir nueva documentación sin

que sea necesario modificarlo.

7) Eficacia del sistema

El sistema elegido debe respaldar las actividades cotidianas de la organización y

facilitarlas.

Las claves clasificadoras que elijamos deben ser sencillas, precisas y flexibles, a fin de que

éstas sirvan como elemento que facilite la clasificación y recuperación de la información.

El sistema de clasificación debe estar en constante revisión, para que permanezca

actualizado y sea confiable.

La ordenación documental es la actividad que identifica a cada uno de los documentos,

aplicando un lenguaje documental para establecer un título y una codificación, que nos

permita ubicarlo en nuestro archivo, así como la recuperación eficiente y expedita de la


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información cuando sea requerida. Así tenemos métodos numéricos (numérico simple,

numérico compuesto, cronológico, topográfico, decimal); convencionales (cromático, nume-

ralfa, alfa-numérico); alfabéticos (geográfico, por asuntos o materias, onomástico y por

alfabeto general).


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1.6 CONCEPTOS DE FONDO, SECCIÓN, SERIE, EXPEDIENTE Y UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE.

FONDO.- Totalidad de los documentos producidos, acumulados y/o recibidos por una

institución o persona, cuya organización refleja la estructura o funciones de la entidad

generadora.

SECCIÓN.- División primera del fondo, establecida en virtud de la estructura orgánica o las

líneas de acción de la entidad.

SERIE.- Conjunto homogéneo de documentos, producidos de manera continua o seriada,

como resultado de una misma actividad, la cual tiende a repetirse indefinidamente en el

tiempo. Es el equivalente a la tipología documental.

UNIDAD DOCUMENTAL (expediente).- Unidad organizada de documentos, reunidos, ya

sea por el productor o durante el proceso de organización archivística, siempre que se

refiera al mismo tema, actividad o asunto. En tal sentido, constituye la historia del asunto

en cuestión.

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE (Documento).- Es la unidad archivística más pequeña,

intelectualmente indivisible. Ejemplo: una carta, un memorandum, un informe, etc.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

EXPEDIENTE EXPEDIENTE

SECCIÓN

FONDO

SECCIÓN SECCIÓN

SERIE SERIE SERIEEXPEDIENTE

UNIDAD DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL


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EJERCICIO DE REFORZAMIENTO TEMA 1, FUNDAMENTOS DE ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. Lee cuidadosamente las siguientes preguntas y responde a ellas. 1.- Explica brevemente que es un documento: 2.- Menciona los tipos de documentos que existen de acuerdo a la forma de transmisión de la información: 3.- ¿Cuál es el objetivo principal de la Administración de Documentos a diferencia de la Archivística Clásica? 4.- Qué es Archivo? 5.-Menciona las tres fases del Ciclo Vital de los Documentos y explica brevemente en que consiste cada una de ellas


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TEMA 2

ARCHIVO DE TRÁMITE: MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA

2.1 Políticas de operación de los servicios de Recepción y Despacho de Correspondencia

2.2 Políticas en el seguimiento de asuntos 2.3 Organización y Descripción de expedientes 2.4 Cuadro General de Clasificación Archivística 2.5 Guía Simple de Archivos 2.6 Catálogo de Disposición Documental 2.7 Inventarios


Al término del tema, los participantes reconocerán y aplicarán los principios técnicos que sustentan el manejo documental en los Archivos de Trámite y distinguirán la metodología archivística para la correcta aplicación de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.


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2.1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN DE LOS SERVICIOS DE RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA.

En la etapa activa, los documentos se ubican en la Unidad Central de Correspondencia

(UCC’S) y las Unidades de documentación en Trámite (UDT’S).

Es a partir de la recepción o creación de los documentos que toda actividad administrativa

dentro de las dependencias tiene sustento, también es en este momento cuando se inicia

el ciclo de vida en los archivos. Por tanto del mejor manejo de los archivos será posible que

la ciudadanía que realiza actividades ante una dependencia, que los funcionarios que

tienen que cumplir con sus funciones, puedan hacerlo de una forma oportuna y ágil. De ahí

que es el inicio donde se sentarán las bases para contar con archivos organizados.

En consecuencia se contará con una serie de criterios o lineamientos de carácter general,

dentro de los cuales se realizan legítimamente las actividades de una institución. Dichas

políticas abarcan los siguientes aspectos:

• Recepción y despacho de correspondencia

• Seguimiento y control de documentos en trámite

• Despacho de correspondencia

• Organización y control de expedientes

• Control y préstamo de archivos

• Vigencias documentales

• Recepción y despacho de correspondencia

La correspondencia son los escritos que generan y reciben entidades del sector público,

instituciones privadas o personas entre sí. Son comunicaciones en forma de documentos

escritos fluyendo desde un punto de origen hasta otro destino.

La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a

la dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional.

Para tal actividad se deberá observar lo siguiente:


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1.- Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la

dependencia, desde el momento de su ingreso.

2.- Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida por el área que

se encargará de su trámite.

3.- Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente,

conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.


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2.2 SEGUIMIENTO DE ASUNTOS EN TRÁMITE

El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la dependencia para

su trámite, constituye un aspecto medular tanto para el correcto y oportuno desarrollo de

una gestión administrativa, como para la adecuada integración y preservación de los

recursos informativos de las instituciones. De tal actividad, por ende, destaca la íntima

vinculación entre la labor administrativa y el trabajo documentario, lo que hace que su

cumplimiento efectivo requiera de la participación respetuosa y corresponsable de

administradores y archivistas, en la perspectiva de cumplir dos objetivos fundamentales:

1.- Garantizar que las gestiones tengan lugar en la unidad de la dependencia y que el

ingreso de la documentación oficial se lleve a cabo con la debida oportunidad y calidad.

2.- Que la documentación tramitada sea sistemáticamente recuperada y conservada a nivel

institucional, a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma

de decisiones en los trámites futuros de la dependencia.

Asimismo, al referirnos a las políticas de los Archivos de trámite, se deberá elaborar para

tal fin una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a que dé lugar el

documento ingresado a la unidad administrativa, teniendo como elementos mínimos de

descripción:

I. El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente);

II. El asunto (breve descripción del contenido del documento);

III. Fecha y hora de recepción y

IV. Generador y receptor del documento (nombre y cargo).

Ejemplo:


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FOLIO DE

INGRESO

ASUNTO FECHA Y

HORA DE

RECEPCIÓN

GENERADOR

DEL

DOCUMENTO

RECEPTOR

DEL

DOCUMENTO

NÚMERO DE

DOCUMENTO

001/2005 ENVÍA

CONTRATO

A JURÌDICO

PARA

FIRMA

13-I-2005;

9:30 Hs.

ING. ANDRÉS

YÁÑEZ (

SUBGTE. DE

SERVICIOS)

LIC. ADOLFO

ANDRADE

(ASESOR

JURÍDICO)

0020/2005

• Despacho de correspondencia

Esta actividad consiste en separar las piezas postales de salida, para encaminarlas a los

medios de distribución y entrega, garantizando que los documentos generados por las

unidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente por

sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación

documental, resguardando y promoviendo los intereses de la dependencia ante las

diversas instancias de gestión interinstitucional.


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2.3 ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE EXPEDIENTES.

La expedientación, es la etapa que comprende la elaboración de las carpetas o fólders que

conservarán los documentos para guarda y custodia durante su gestión, pero además de

contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior,

que debe incluir datos de identificación del mismo, teniendo en cuenta el Cuadro de

Clasificación Archivística.

El marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes

elementos:

I Unidad administrativa

II Fondo

III Sección

IV Serie

V Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie

documental identifica a cada uno de sus expedientes

VI Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente

VII Asunto (resumen o descripción del expediente)

VIII Valores documentales

IX Vigencia documental

X Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en

los documentos del expediente.

En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura

asignada a los incisos III, IV y V.

Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o

confidenciales, deberán contener además, la clasificación, conforme a lo establecido por

los Lineamientos.


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• ARCHIVACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS EN TRÁMITE

Funciones Genéricas.

La archivación es el ordenamiento y guarda de documentos dentro de sus respectivos

expedientes o en el mueble archivador comprobándose en cada caso su correcta

clasificación y ubicación; cuando es dentro de los expedientes, se hace por orden

cronológico o siguiendo el orden lógico de su tramitación.

Los expedientes a su vez, se ordenan uno tras otro dentro del mueble, en una serie o

secuencia predeterminada que nos permita su rápida localización. Para llevar a cabo este

procedimiento se deben considerar diferentes aspectos tales como:

1.- Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trámite hasta su

integración final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas

de manera institucional.

2.- Auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos oficiales, en el momento y del modo

adecuado.

3.- Conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por la

dependencia, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su

fácil localización y consulta.

4.- Los expedientes deberán estar debidamente organizados y descritos.

Los diversos procedimientos para archivar documentos facilitan la labor del archivista, sin

embargo, van de acuerdo a las necesidades de cada área, así tenemos:

a) Por Orden Cronológico de Desarrollo

Tomando en cuenta que las contestaciones de los asuntos quedan enseguida

de los documentos que los motivaron; por ejemplo: si tenemos un

escrito de fecha 4 de mayo del año en curso que se refiera a otro del 15 de

abril del mismo año, se colocará uno después del otro.


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b) Por Orden Cronológico de los Documentos

No se toma en cuenta ni el orden de desarrollo de los trámites, ni de los

incidentes del asunto a que se refiere el expediente, sólo se ordena y archiva

por la fecha de elaboración de cada documento.

c) Por Orden Cronológico de Entrada

Se archiva tomando en cuenta la fecha de recepción de los documentos, sin

tomar como dato importante la fecha del documento; se archiva por la fecha

del sello y/o las firmas de recibido.

d) Por Orden de Incidencia

Utilizando subdivisiones convencionales que se hagan ya sea dentro de la

carpeta (colocar separadores) o integrar los legajos correspondientes.

e) Por Orden Secretarial

Se archivan los documentos utilizando ambas pastas del fólder, es decir, de

un lado se colocan los documentos emitidos en el área y en la otra las

respuestas a esos documentos.


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Funciones Genéricas de la Archivación u ordenación comúnmente llamada Guarda

documental.

1) Los expedientes guardados en los archiveros van de “ADELANTE HACIA

ATRÁS, DE ARRIBA HACIA ABAJO Y DE IZQUIERDA A DERECHA”.

2) En los estantes, los expedientes se colocarán de “IZQUIERDA A DERECHA Y

DE ARRIBA HACIA ABAJO”, tomando en consideración si el estante tiene tres

partes, en cada una se aplicará la regla.

3) En las Cajas Archivadoras, se colocarán los expedientes de “ADELANTE

HACIA ATRÁS” y en las cajas para transportar la documentación: “DE

IZQUIERDA A DERECHA” .


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2.4 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA.

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y

funciones de una organización.

Objetivos:

1. Facilitar el acceso y la consulta de la documentación desde su creación en las

unidades administrativas hasta su recepción y resguardo en los archivos de trámite.

2. Identificar los documentos y expedientes con un código y un título precisos que

derivan de las funciones y actividades específicas de cada organización.


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2.5 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

La Guía simple de archivos, es un esquema general de descripción de las series

documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus

características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus

datos generales y que de acuerdo al artículo séptimo de los Lineamientos, cada

dependencia elaborará una guía simple de sus archivos, con base en el cuadro general de

clasificación archivística de sus series

documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, así como

el nombre y cargo del responsable, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno

de ellos.

Cada unidad administrativa de la dependencia elaborará la guía de sus series

documentales en todos y cada uno de sus archivos: de trámite, de concentración e

históricos y a partir de la guía de cada unidad administrativa, se integrará la Guía Simple de

la dependencia.


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2.6 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

A la determinación del tiempo que permanecen los documentos en cada unidad de archivo,

se le llama Plazos de Conservación.

Valoración Documental es la identificación y determinación de los plazos y modalidades

de uso de los documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan.

La valoración se divide en dos etapas, cada una de las cuales responde a una serie de

necesidades particulares:

a) Valoración Primaria, que atiende exclusivamente a las llamadas vigencias o valores

primarios y su carácter es estrictamente institucional. (Valores Administrativos, Fiscales

y Legales).

b) Valoración Secundaria, que tiene como fin garantizar la protección de los documentos

que tiene valor social, más allá de la necesidad institucional de conservar los

documentos; es decir, garantizar su utilización para fines distintos a los que

correspondió su creación, básicamente para su consulta e investigación. (Valores

Evidenciales, Testimoniales e Informativos).

La Disposición Documental es la determinación de reglas y normas a partir de la valoración

primaria o secundaria, para establecer plazos de conservación y modos de transferencia y

depuración a los cuales deben sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo vital de

acuerdo a sus usos específicos.

Luego entonces, el Catálogo de Disposición Documental es el registro general,

sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos

existentes, ya sea producidos o recibidos en un sistema administrativo.

Es general, porque permite hacer una valoración total, al abarcar todas las series

documentales de una dependencia.


TEMA 1

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Es sistemático, porque permite realizar una valoración permanente de las series

documentales de la dependencia.

Es normalizado, porque su aplicación se basa en normas preestablecidas. En sí, es el

instrumento que indica de manera organizada y reglamentada qué hacer con la

documentación.


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2.7 INVENTARIOS

El inventario es una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo,

cuyos asientos se sitúan siguiendo el ORDEN del archivo y tiene como fin principal, dar

constancia de la documentación y como fines secundarios, la búsqueda, el control y

estudio del acervo documental.

Es el instrumento interno que permite conocer los volúmenes del acervo, los contenidos

generales y la localización del material. Constituye el instrumento más importante, pues es

el sustento de todo el trabajo de descripción y crea las condiciones para profundizar

gradualmente en el mismo.

Si bien el inventario es una herramienta de trabajo para el archivista, puede ser también, un

instrumento de orientación para el usuario, pues le permite un primer acercamiento al

contenido del archivo.

El inventario debe describir de manera global, la totalidad de los fondos, secciones y series

de un archivo. Debe reflejar la estructura de cada fondo, dando un panorama general del

mismo.

Elementos indispensables:

♦ De carácter estructural: fondo, sección, serie.

♦ De localización: número de volumen (legajo o caja), cantidad de expedientes que

contiene.

♦ De descripción. Fechas extremas, síntesis de asuntos de toda la caja y observaciones

generales.


TEMA 1

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EJERCICIO DE REFORZAMIENTO TEMA 2, ARCHIVO DE TRÁMITE: MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA. Lee cuidadosamente las siguientes preguntas y responde a ellas. 1.- Menciona las principales políticas a seguir en el despacho y recepción de la correspondencia: 2.- Menciona a que Sección y serie de acuerdo al Cuadro de Clasificación Institucional pertenece algún grupo documental que tu conozcas dentro de tu oficina y utiliza la clave de clasificación que en él aparece: 3.- ¿Cuántos años debes conservar la documentación contable (originales), de acuerdo con las disposiciones legales? 4.-¿Cuánto tiempo conservarías en los archivos de trámite y en los archivos de concentración la documentación que se maneja en tu oficina? 5.- Menciona 4 instrumentos de consulta y control archivístico que se deben establecer para llevar a cabo la organización de un archivo:


TEMA 1

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TEMA 3

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: PRINCIPIOS TÉCNICOS DEL MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA

3.1 Políticas, procesos e instrumentos técnicos de Recepción de Transferencias.

3.2 Políticas de control y préstamo.


Al término del tema, los participantes distinguirán y aplicarán las políticas y procedimientos en el manejo de los Archivos de Concentración.


TEMA 1

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3.1 POLÍTICAS, PROCESOS E INSTRUMENTOS TÉCNICOS

DE RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS.

El archivo de concentración corresponde a la segunda etapa del ciclo vital de los

documentos.

Sus principales objetivos son:

Liberar a las administraciones, de los documentos que ya no son necesarios para sus

actividades rutinarias, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas

documentales.

Evitar saturaciones en los archivos históricos con documentos que todavía no son

públicos, una parte de los cuales está destinada a ser destruida, transcurrido cierto

tiempo.

Asegurar la selección de documentos que van a ser conservados y los que van a ser

eliminados.

Garantizar a las administraciones de origen la plena responsabilidad de sus

documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesario.

En esta etapa se inicia el proceso de transferencia de documentos de los archivos de

trámite al Archivo de Concentración (Transferencia primaria)

A efecto de garantizar un adecuado tratamiento para llevar a cabo la transferencia

y conservación de los documentos semiactivos, se observan las siguientes políticas:

♦ La instancia responsable de la captación y conservación de la documentación

semiactiva, será el Archivo de Concentración, quien recibirá directa y exclusivamente

de las unidades de documentación en trámite, los documentos cuya utilidad inmediata

ha concluido.

♦ Será responsabilidad de las unidades de documentación en trámite, detectar y

promover la transferencia inmediata de la documentación susceptible de ser dada de

baja en su propio acervo, sin que ésto obste para que el Archivo de Concentración, en


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44

♦ coordinación con las instancias pertinentes promueva la transferencia correcta y regular

de la documentación semiactiva en todas las unidades de documentación en trámite de

LyFC.

♦ Toda transferencia de documentación semiactiva al Archivo de Concentración de LyFC

, deberá ser preparada y organizada, elaborando bajo la responsabilidad de la unidad

que transfiere la relación completa y precisa de los documentos concentrados, misma

que deberá ser revisada y, en su caso, validada por la propia instancia receptora.

♦ Las unidades de Documentación en Trámite deberán llevar un registro completo y

preciso de las transferencias que efectúen; por su parte, el Archivo de Concentración

deberá establecer el registro central de los movimientos.

Requisitos básicos para la transferencia primaria:

♦ Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata, sea entregada

completa y oportunamente al Archivo de Concentración.

♦ Garantizar que la transferencia corresponda a la documentación que así lo amerite.

♦ Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada

para su localización y consulta.


TEMA 1

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3.2 POLÍTICAS DE CONTROL Y PRÉSTAMO. Control

El Archivo de Concentración integrará a su acervo con la máxima rapidez, la

documentación que reciba, previas las verificaciones en cuestión, ordenándola y

registrándola topográficamente de modo tal que en su caso se facilite la localización de los

expedientes. En este sentido, el sistema de ordenación que se establezca para la

conservación precaucional de los materiales transferidos, deberá responder a las

características y necesidades propias de los Archivos de Concentración y tendrá que

informar a la unidad de documentación en trámite la ubicación física de los expedientes.

Préstamo

El Archivo de Concentración mantendrá a disposición de las diversas áreas de LyFC

los documentos que se encuentran bajo su custodia, para que sean consultados en el

curso de las gestiones institucionales, presentando los expedientes únicamente a la unidad

que los haya transferido, quién se responsabilizará junto con el solicitante para la completa

y oportuna devolución de los documentos recibidos.

Para este proceso, se requiere de un Vale de Préstamo con los elementos necesarios.


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VALE DE PRÉSTAMO

FECHA DE PRÉSTAMO:

FECHA DE DEVOLUCIÓN:

NÚMERO DE EXPEDIENTE:

ASUNTO:

ÁREA SOLICITANTE:

AUTORIZÓ ENTREGA RECIBE

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA


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EJERCICIO DE REFORZAMIENTO TEMA 3, ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: PRINCIPIOS TÉCNICOS DEL MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA. Lee cuidadosamente las siguientes preguntas y responde a ellas. 1.-Menciona tres objetivos principales de las transferencias primarias: 2.- Menciona tres requisitos básicos para las transferencias Primarias: 3.- De que manera enlistas en el formato de transferencias primarias la documentación que se ha de enviar al archivo de concentración? 4.- ¿En qué momento realizarías la transferencia primaria de la documentación que se maneja en el archivo de trámite de tu oficina?


TEMA 1

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ANEXOS En las páginas siguientes, encontrarás información complementaria que te servirá de apoyo para el desarrollo del curso y para consultas posteriores.


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MARCO JURÍDICO

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

GUBERNAMENTAL (DOF 11/06//2002)

Artículo 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con

el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, los criterios para la catalogación, la

clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización

de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los

estándares y mejores prácticas internacionales en la materia.

Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones

aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo,

deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de

clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.

LEY FEDERAL SOBRE MONUMENTOS Y ZONAS ARQUEOLÓGICAS, ARTÍSTICOS E

HISTÓRICOS (DOF 06/05/1972)

Artículo 36. Por determinación de esta ley son monumentos históricos:

II.- Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y

archivos de la federación, de los estados o de los municipios y de las casas curiales.

III.- Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los

libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI y XX

que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el

país.

IV.- Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante

declaración correspondiente.

LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES

PÚBLICOS (DOF 13/03/2002)

Artículo 8.- Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones:


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IV.- Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo

o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar el uso, la

sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquéllas.

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES (DOF 20/05/2004)

Artículo 6.- Están sujetos al régimen del dominio público de la Federación:

XVIII. Los muebles de la federación que por su naturaleza no sean normalmente

sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos,

ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados

importantes y raros, así como las colecciones de estos bienes, las piezas etnológicas y

paleontológicas; los especimenes de tipo de la flora y de la fauna; las colecciones

científicas o técnicas de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos y las

fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos,

cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido; y las

piezas artísticas e históricas de los museos.

LEY DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DE LA FEDERACIÓN (DOF 29/12/2000)

Artículo 12.- La Auditoría Superior de la Federación y la Secretaría de Hacienda y Crédito

Público, en el ámbito de sus respectivas competencias, considerando las que formulen los

poderes de la Unión y de los entes públicos federales, expedirán las bases y normas para

la baja de documentos justificatorios y comprobatorios efecto de destrucción, guarda y

custodia de los que deban conservarse, microfilmarse o procesarse electrónicamente,

sujetándose a las disposiciones legales establecidas en la materia.

Acuerdo Presidencial DOF 25 de Agosto de 1998, por el que se establecen los

Lineamientos a que se sujeta la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo

Contable Gubernamental.


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Artículo 74. El Auditor Superior tendrá las siguientes atribuciones:

VIII.- Establecer las normas, procedimientos, métodos y sistemas de contabilidad y de

archivo de los libros y documentos justificativos y

comprobatorios de ingreso y del gasto público, así como todos aquellos elementos que

permitan la práctica idónea de las auditorías y revisiones, de la Unión y los entes públicos

federales y las características propias de su operación.

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL (DOF 29/12/1976).

ARTÍCULO 20. Las secretarías de estado y los departamentos administrativos

establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia…archivos

y los demás que sean necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal.

ARTÍCULO 37. (Adicionado DOF 13/03/2002)

XXV. Formular y conducir la política general de la Administración Pública Federal y

establecer acciones que propicien la transparencia de la gestión pública, la rendición de

cuentas y el acceso por parte de los particulares a la información que aquélla genere.

CÓDIGO PENAL PARA EL D.F. EN MATERIA DE FUERO COMÚN Y PARA TODA LA

REPÚBLICA EN MATERIA DE FUERO FEDERAL..

Artículo 214.- Comete el delito de ejercicio indebido del servicio público, el servidor público

que:

IV.- Por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte o utilice ilícitamente la

información o documentación que se encuentra bajo su custodia a la cual tenga acceso, o

de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.

REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN.

Artículo 48.- El Archivo General de la Nación, como órgano desconcentrado de la

Secretaría de Gobernación, fungirá como ente rector de la archivística nacional y entidad

central de consulta del Ejecutivo Federal…


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II.- Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la

documentación liberada por las dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal, incorporando a los acervos del órgano administrativo desconcentrado, los que

posean interés histórico y gestionar la recuperación de los archivos históricos.


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B I B I L I O G R A F Í A .

ALDAY García, Araceli, Introducción a la Administración de Documentos y a los Archivos Administrativos. SEP, Edo. de Puebla, México, S/F ARCHIVO General de la Nación, Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), México, 1977. GARRIDO Arilla, Ma. Rosa, Teoría e Historia de la Catalogación de Documentos, Biblioteconomía y Documentación. Editorial Síntesis, España, 1999. NACIF Mina, Jorge, Valoración de Archivos. Archivo General de la Nación. México, 2002.

ROSSEAU Jean, Ives, Los Archivos del Siglo XX. Archivo General de la Nación/Archivo General de Canadá. México, 1994

A NUESTROS LECTORES: Los manuales elaborados por el Departamento de Archivo y Correspondencia

se encuentran en constante actualización, por lo que agradeceremos cualquier aportación o sugerencia que permita mejorar su contenido.

Primera Edición 2004 Segunda Edición 2005

Tercera Edición 2006


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A G R A D E C I M I E N T O S

Nuestro agradecimiento a la Arq. Emma Luz López Juárez, a Omar Alejandro Gutiérrez Olmos, a Gerardo Cervantes Parra y a Gerardo Govea Francesconi, por su valiosa participación para la elaboración de este manual.

Manual de Archivo y Administración de documentos

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