Manual de Ayuda Administración de Usuarios SISPECAN Subdirección de Formación Servicio Canario de Empleo

Índice

Esquema de funcionamiento de Administradores y Usuarios………………………………….. 1

Acceso a SISPECAN …………………………………………………………………………………………………. 3

Administración de Usuarios ……………………………………………………………………………………. 4

Creación de Usuario en Gestión de Cursos (Formación) …………………………………………. 5

Asignación de perfil para Gestión de Cursos (Formación)………………………………………… 13

Creación de Usuario para Prácticas en Empresas, Becas/Ayudas ......………………………. 20

Asignación de perfil para Prácticas en Empresas y Becas/Ayudas ....………………………. 28

Uso exclusivo del SCE………………………………………………………………………………………………. 35

1

ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE SISPECAN

El esquema de funcionamiento de SISPECAN se establece mediante 2 figuras:

Administrador:o Es obligatorio que exista uno.o Puede gestionar como un usuarioo Puede dar de alta, modificar o eliminar otros usuarios del Centro Colaborador para la

gestión de los cursos de su Entidado Para ser Administrador, el Centro Colaborador debe realizar solicitud conforme a

modelo normalizado ante el SCEo Pueden ser más de uno, pero se recomienda no diversificar demasiado la figura del

Administrador.

Usuarioo No es obligatorio que exista, ya que la función también la puede hacer el

Administrador.o Sólo pueden gestionar cursos de la Entidado El alta, modificación o eliminación la realiza el Administrador del Centro, no el SCE.o Pueden haber tantos como el Administrador disponga, no es imprescindible un

mínimo de usuarios.o Pueden acceder solo a gestionar cursos, o prácticas en empresas, o ambos, en

función de los permisos que el Administrador haya generado al usuario.o No puede dar de alta, modificar o eliminar a otros usuarios.o Si tiene problemas de acceso o necesita resetear su contraseña, debe contactar con

el Administrador del Centro, no con el SCE.

Los perfiles de acceso de realizan única y exclusivamente a los datos de los cursos o prácticas en empresas que están asociados a la Entidad que figura Homologada en el SCE y para los cursos programados a nombre de dicha Entidad.

IMPORTANTE: La información de SISPECAN está sujeta a auditorías constantes de cualquier actuación. El uso de la información de SISPECAN está sometida a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, debiéndose circunscribir única y exclusivamente para el fin otorgado, con los principios de la buena fe, protección de la privacidad y correcto uso.

Usuario 1 Usuaria 2 Usuario 3 Usuario 4 Usuaria 1 Usuaria 2 Usuario 3 Usuario 4

Ad

min

istr

ado

r 1

Ad

min

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r 2

Administrador Y Usuario

Ad

min

istr

ado

r

Centro Colaborador Centro Colaborador Centro Colaborador

3

ACCESO A SISPECAN Cuando accedemos a SISPECAN, al introducir el Usuario y Contraseña debemos seleccionar el icono de Administración de Usuarios.

Sólo en caso de que figure vinculado a más de un Centro Colaborador, se muestra el cuadro de diálogo:

¿Qué diferencia hay si el Centro Colaborador es el mismo?

Si el nombre del centro viene precedido del Código de la Entidad el acceso se realiza para Formación (Gestión de Cursos, Gestión Económica y Solicitudes), incluida la Administración de Usuarios.

Si aparece precedido por el CIF de la entidad se accede para gestionar Prácticas en Empresas, incluida la Administración de Usuarios así como Becas y Ayudas.

Además podemos variar en cualquier momento el acceso a la entidad o entidades que tenga vinculadas

4

ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS

Icono de Administración de Usuarios:

Pantalla inicial de Administración de Usuarios:

5

CREACIÓN DE UN USUARIO DE FORMACIÓN (GESTIÓN DE CURSOS) Seleccionamos el Recurso Usuario SISPECAN

Luego la Acción Crear

Y luego seleccionar

6

Mostrará la siguiente pantalla:

Aquí debemos vincular a la persona que queremos dar de Alta con el Centro Colaborador.

Para ello Introducimos el DNI y luego “Buscar NID”:

7

Si la persona ha sido registrada alguna vez en SISPECAN (aunque ya no esté vinculada a ningún otro Centro), aparece el registro. Se recomienda ver los Detalles para comprobar los datos existentes, principalmente el correo electrónico. Si necesita modificarlos debe contactar con el Servicio Canario de Empleo

Si la persona nunca ha sido registrada en SISPECAN (da igual a través de qué Centro Colaborador), se muestra el siguiente mensaje:

8

A continuación se abre una pantalla para cumplimentar todos los datos personales. El nombre y apellidos debe ser exactamente el mismo que el del DNI:

Introducir única y exclusivamente los siguientes datos (el resto se deja tal y como está):

□ Nombre: el que consta en el DNI□ Primer Apellido: el que consta en el DNI□ Segundo Apellido: el que consta en el DNI□ Teléfono: Número de teléfono fijo□ Teléfono Móvil: Nº de teléfono móvil personal□ Correo electrónico: cualquier notificación del sistema se realizará automáticamente a esta

dirección de correo electrónico.

Una vez cumplimentados los datos obligatorios debemos generar el usuario, y que será en el futuro el nombre de Usuario que se utilizará para el acceso a SISPECAN.

Para ello seleccionar

1º 2º

3º

9

Ejemplo:

El siguiente paso será vincular la persona con la Entidad.

Se muestra la siguiente pantalla, donde debemos localizar la Entidad:

10

El código de la Entidad es el que ha facilitado la Sección de Homologación y Acreditación del Servicio Canario de Empleo. Si lo desconoce, deberá contactar con dicha Unidad.

Se debe seleccionar “Centro de Formación” para a continuación introducir el código de la Entidad Otra opción es buscar la entidad mediante el nombre del Centro:

11

Y luego en Tipo de Entidad seleccionar “Centro de formación”:

Con los parámetros de búsqueda ofrece el resultado:

Deberá marcar la casilla donde está el código y luego “Aceptar”

Con esto muestra los datos mecanizados de la persona y el Centro de Formación que se va a vincular.

12

Una vez pulsamos el sistema envía de forma automática un correo electrónico al correo electrónico que se ha suministrado, donde se especifica el nombre del usuario y la contraseña de acceso.

OPCIONAL: Aunque se puede dejar en blanco, si lo desea puede especificar una fecha de vigencia de dicha vinculación. En caso de especificarla debe especificar el motivo. La fecha de fin de vigencia puede modificarse en cualquier momento.

13

ASIGNACIÓN DE PERFIL EN SISPECAN

Desde la pantalla inicial de Administración de Usuarios, seleccionar:

Recurso “Usuario SISPECAN” Acción “Asignar grupos de perfiles”

Muestra una nueva pantalla donde se selecciona el perfil:

De todo lo que aparece, sólo puede asignar:

SISPECAN – Prácticas en Empresa (Prácticas y Becas/Ayudas) SISPECAN – Centro de Formación (Gestión de cursos, solicitudes cuando existe convocatoria,

gestión de FCT, Gestión Económica)

El Administrador de un Centro no puede generar nuevos Administradores para el mismo Centro, ya que esa función se realiza única y exclusivamente desde el Servicio Canario de Empleo. Por tanto los perfiles ADMINISTRADOR SISPECAN – Prácticas en empresa y ADMINISTRADOR SISPECAN – Centro de Formación sólo los puede asignar el SCE, previa solicitud conforme a modelonormalizado.

14

ASIGNACIÓN PARA GESTIONAR CURSOS (FORMACIÓN) SOLICITUDES (Cuando existe plazo abierto por Convocatoria) GESTIÓN DE CURSOS GESTIÓN ECONÓMICA GESTIÓN DE FCT

(Importante: La gestión de Becas/Ayudas se realiza en el mismo acceso que a Prácticas en Empresas, a través del NIF de la entidad, no a través del código de la Entidad)

Seleccionar SISPECAN – Centro de Formación:

Muestra el desglose de los perfiles que se van a asignar.

Seleccionamos

15

Muestra una pantalla con una barra en el lateral para su desplazamiento:

16

En esta pantalla primero debemos añadir el usuario o usuarios a los que vayamos a asignar los perfiles administrables de cursos.

Es necesario localizar al usuario vinculado con el Centro de Formación:

En “Recurso”, seleccionar “Usuario SISPECAN”

Y en “Acción” seleccionar “Buscar Usuario SISPECAN”

Podemos buscarlo por:

Login: nombre de usuario que ha asignado el sistema (ext-???) Identificador: DNI Nombre: nombre y apellidos

17

Para luego introducir el dato de búsqueda y a continuación

Una vez nos muestre el resultado de la búsqueda hay que seleccionar el recuadro situado a su izquierda y luego ACEPTAR

18

Vuelve a la pantalla anterior, y nos vamos hacia el final de la pantalla, para mostrarnos los perfiles:

Los perfiles que se asignan son los siguientes:

Código  Nombre  Descripción 

1085  CMPEPR.PROPIO  ACCESO COMPONENTE EMPRESARIO PARA FCT 

1191  FORM.GASTOS JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA PARA CURSOS CERRADOS CON FECHA ANTERIOR AL 14/10/04 

1195  FORM.GESTECO  ACCESO A GESTIÓN ECONÓMICA 

1193  FORM.MODIFICACION PERMITE REALIZAR MODIFICACIONES EN LOS CURSOS, SI NO SE POSEE ESTE PERFIL, EL USUARIO SÓLO PODRÍA CONSULTAR LOS DATOS 

1113  USUARIO FORMACION  ACCESO A SISPECAN‐FORMACIÓN (VER ICONO EN SISPECAN‐INICIO) 

En Lista de Perfiles, podemos marcar todos los perfiles administrables o sólo los que se quieren asignar. Si tiene dudas sobre los perfiles asignar, se recomienda marcarlos todos y en el futuro modificarlo.

Para Seleccionar todos los perfiles se puede realizar desde aquí:

Y al final seleccionamos:

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Se confirma la asignación mostrando el cuadro de diálogo

La leyenda “No se han pasado perfiles administrables para asignárselos a los usuarios”, hace referencia a que los perfiles administrables solo se pueden asignar desde el SCE.

Cerramos los cuadros de diálogos abiertos y ya tenemos asignados los perfiles de usuarios para la gestión de cursos (Formación)

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CREACIÓN DE UN USUARIO PARA PRÁCTICAS EN EMPRESAS Y BECAS/AYUDAS

GESTIÓN DE PRÁCTICAS NO LABORALES EN EMPRESAS GESTIÓN DE BECAS Y AYUDAS (tanto de Cursos, FCT como prácticas en empresas)

Para Crear un usuario de Prácticas en empresa

Seleccionamos el Recurso Usuario SISPECAN

Luego la Acción Crear

Y luego seleccionar

21

Mostrará la siguiente pantalla:

Necesitamos vincular a la persona con el Centro Colaborador para que pueda gestionar las prácticas en empresas.

Para ello Introducimos el DNI de la persona y luego “Buscar NID”:

22

Si la persona ha sido registrada alguna vez en SISPECAN (aunque ya no esté vinculada a ningún otro Centro), aparece el registro. Se recomienda ver los Detalles para comprobar la información si desconocemos los datos de que dispone (sobre todo el correo electrónico). Si necesita modificar datos existentes debe contactar con el Servicio Canario de Empleo.

Si la persona nunca ha sido registrada en SISPECAN (da igual a través de qué Centro Colaborador), se muestra el siguiente mensaje:

Si figura dado de alta, la mecanización de datos de la persona y generación de su nombre de usuario (Login Usuario) no será necesario volver a realizarlo.

23

A continuación se abre una pantalla para cumplimentar todos los datos personales. El nombre y apellidos debe ser exactamente el mismo que el del DNI:

Introducir única y exclusivamente los siguientes datos (el resto se deja tal y como está):

□ Nombre: el que consta en el DNI□ Primer Apellido: el que consta en el DNI□ Segundo Apellido: el que consta en el DNI□ Teléfono: Número de teléfono fijo□ Teléfono Móvil: Nº de teléfono móvil personal□ Correo electrónico: cualquier notificación del sistema se realizará automáticamente a esta

dirección de correo electrónico.

Una vez cumplimentados los datos obligatorios debemos generar el usuario, y que será en el futuro el nombre de Usuario que se utilizará para el acceso a SISPECAN.

Para ello seleccionar

1º 2º

3º

24

El siguiente paso será vincular la persona con la Entidad.

25

Se muestra la siguiente pantalla, donde debemos localizar la Entidad para el acceso a gestión de prácticas en empresas. Para esto no será necesario el código del Centro Colaborador, sino su CIF.

En Tipo de Acción dejar “Búsqueda por Cod. Entidad” y en los parámetros de búsqueda seleccionar “Empresario”.

Se añade el CIF y a continuación

Recuerde que NO hay que seleccionar “Centro de Formación”, sino “Empresario”

No está disponible la opción de buscar la Empresa mediante el nombre.

Con los parámetros de búsqueda ofrece el resultado:

26

Deberá marcar la casilla donde está el código y luego “Aceptar”

Con esto muestra la persona y el Centro de Formación como EMPRESA que se va a vincular.

¿Qué es la Fecha Fin de Vigencia?

Es OPCIONAL. Aunque se puede dejar en blanco, si lo desea puede especificar una fecha de vigencia de dicha vinculación en el lugar correspondiente. En caso de especificar alguna fecha, debe especificar el motivo. De esta manera una vez llegada la fecha especificada, la vinculación y por consiguiente los permisos de acceso quedan caducados. La fecha de fin de vigencia puede modificarse en cualquier momento, la acción se puede deshacer.

Ejemplo: Quiere dar de alta un usuario para gestionar Prácticas en Empresas, pero desea que solo lo esté hasta una fecha determinada ya que se le vence el Contrato con el Centro Colaborador.

Si tiene dudas, se recomienda dejar en blanco, ya que en cualquier momento el Administrador del Centro puede caducar los perfiles.

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Una vez pulsamos el sistema envía de forma automática un correo electrónico al correo electrónico que se ha suministrado, donde se especifica el nombre del usuario y la contraseña de acceso.

OPCIONAL: Aunque se puede dejar en blanco, si lo desea puede especificar una fecha de vigencia de dicha vinculación. En caso de especificarla debe especificar el motivo. La fecha de fin de vigencia puede modificarse en cualquier momento.

28

ASIGNACIÓN DE PERFIL DE PRÁCTICAS EN EMPRESAS GESTIÓN DE PRÁCTICAS NO LABORALES EN EMPRESAS GESTIÓN DE BECAS Y AYUDAS (tanto de Cursos, FCT como prácticas en empresas)

Desde la pantalla inicial, seleccionar:

Recurso “Usuario SISPECAN” Acción “Asignar grupos de perfiles”

Muestra una nueva pantalla donde se selecciona el perfil:

De todo lo que aparece, sólo puede asignar:

SISPECAN – Prácticas en Empresa SISPECAN – Centro de Formación

Seleccionar: SISPECAN – Prácticas en Empresas

El Administrador de un Centro no puede generar nuevos Administradores para el mismo Centro, ya que esa función se realiza única y exclusivamente desde el Servicio Canario de Empleo. Por tanto

29

los perfiles ADMINISTRADOR SISPECAN – Prácticas en empresa y ADMINISTRADOR SISPECAN – Centro de Formación sólo los puede asignar el SCE, previa solicitud conforme a modelonormalizado.

Y luego

Muestra una pantalla con una barra en el lateral para su desplazamiento:

30

En esta pantalla primero debemos añadir el usuario o usuarios a los que vayamos a asignar los perfiles administrables de cursos.

Es necesario localizar al usuario vinculado con el Centro de Formación:

En “Recurso”, seleccionar “Usuario SISPECAN”

Y en “Acción” seleccionar “Buscar Usuario SISPECAN”

31

Podemos buscarlo por:

Login: nombre de usuario que ha asignado el sistema Identificador: DNI Nombre: nombre y apellidos

Para luego introducir el dato de búsqueda y a continuación

Si aparecen varios resultados hay que seleccionar el adecuado, que para Prácticas en Empresas deberá ser SIEMPRE el de la entidad precedido por el CIF. Marcar el recuadro situado a su izquierda y luego ACEPTAR

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Vuelve a la pantalla anterior, y nos vamos hacia el final de la pantalla, para mostrarnos los perfiles:

Los perfiles que se asignan son los siguientes:

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CODIGO  NOMBRE  DESCRIPCIÓN 

1100  CMPEPR.CONSULTOR  SÓLO CONSULTA LOS DATOS  DEL COMPONENTE EMPRESARIO  

1085  CMPEPR.PROPIO PERMITE MODIFICAR LOS DATOS EN EL COMPONENTE EMPRESARIO PARA SU CENTRO ASOCIADO 

1236  FORM.BECA.USUARIO  ACCESO A SISPECAN‐BECAS 

1087  FORPRE.CENTROCOLABORADOR PERMITE REALIZAR AQUELLAS ACCIONES ASOCIADAS A UN CENTRO COLABORADOR 

1083  GESTION PF PERMITE TANTO LA CONSULTA/MODIFICACIÓN DE LA PERSONA FÍSICA DE ENTIDADES COMUNES DE EMPLEO 

Para Seleccionar todos los perfiles se puede realizar marcando la selección múltiple:

Y al final seleccionamos:

Se confirma la asignación mostrando el cuadro de diálogo

La leyenda “No se han pasado perfiles administrables para asignárselos a los usuarios”, hace referencia a que los perfiles administrables solo se pueden asignar desde el SCE.

Cerramos los cuadros de diálogos abiertos y ya tenemos asignados los perfiles de usuarios para la gestión de Prácticas en Empresas.

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DE USO EXCLUSIVO PARA LA GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE FORMACIÓN

Recibida la Solicitud de Administración de Usuarios, se procede a:

1. Crear al Administrador y asociarlo al Centro Colaborador para Gestión de Cursos(35.XXXX o 38.XXXX)

2. Asignar la agrupación de perfiles ADMINISTRADOR – SISPECAN Centro deFormación

3. Asignar la agrupación de perfiles SISPECAN – Centro de Formación4. Asignar “Gestionar Administrables” de los siguientes perfiles:

1085  CMPEPR.PROPIO 

1191  FORM.GASTOS 

1195  FORM.GESTECO 

1193  FORM.MODIFICACION 

1113  USUARIO FORMACION 

5. Crear al Administrador y asociarlo al Centro Colaborador para Prácticas enEmpresas (identificado con el CIF)

6. Asignar la agrupación de perfiles ADMINISTRADOR – SISPECAN Prácticas enEmpresa

7. Asignar la agrupación de perfiles SISPECAN – Prácticas en Empresa8. Asignar “Gestionar Administrables” de los siguientes perfiles:

1100  CMPEPR.CONSULTOR 

1085  CMPEPR.PROPIO 

1236  FORM.BECA.USUARIO 

1087  FORPRE.CENTROCOLABORADOR 

1083  GESTION PF 

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