manual de bancos 2016 - · PDF fileEste manual es un suplemento al Manual Electrónico...

MANUALDE

AlfaDiseñodeSistemas,[email protected]íneas

Introducción:Estematerialestádiseñadoparaayudara losusuariosquemanejannuestrosistemaCONTPAQi® BANCOS. Incluye entre otros temas,informacióndeloqueustednecesitaconocerparainiciarautilizarnuestrosistemabancario.

CONTPAQ i® BANCOS es el sistema con el que su dinerosiempre está a la vista, ya que le ayuda a controlar susingresos y egresos y a integrar la información de suscomprobantes fiscales digitales, facilitando laadministración de sus cuentas bancarias y el flujo deefectivo.

Este manual es un suplemento al Manual Electrónico decapacitaciónqueseencuentraintegradoensusistema,porlocualnoesunasustitucióndedichomanual,sinounaguíaprácticadelmismo.

CAPITULO1.....................................................................................................................................1

1.1. Ejecutandoelprogramaporprimeravez........................................................................1

1.2. Ventanadeingresoalsistema........................................................................................1

1.3. Ingresoalsistema............................................................................................................2

1.4. Creandounaempresa.....................................................................................................3

1.5. Guardandoconfiguracióndelaempresa........................................................................7

1.6. CatálogodeEmpresas.....................................................................................................7

1.7. Cerrandolaaplicación.....................................................................................................8

CAPITULO2.....................................................................................................................................9

2.1. Redefinirunaempresacreada......................................................................................10

2.1.1. PestañaGenerales.....................................................................................................10

2.1.2. Pestaña2Fechasyperiodos.....................................................................................11

2.1.3. Pestaña3Cuentasysuestructura............................................................................12

2.1.3.1. Manejodecuentas(1)...........................................................................................12

2.1.3.2. Estructuradelascuentas(2).................................................................................13

2.1.3.3. Segmentodenegocios(3).....................................................................................13

2.1.3.4. Cuentadeflujodeefectivo(4)(Cambiar).............................................................14

2.1.4. Pestaña4Pólizasysucaptura...................................................................................14

2.1.4.1. Periodosabiertos(1).............................................................................................15

2.1.4.2. Manejodepólizasymovimientos(2)....................................................................15

2.1.4.3. Capturarápida(3).................................................................................................16

2.1.4.4. Presupuestos(4)....................................................................................................16

2.1.5. Pestaña5IVA.............................................................................................................16

2.1.6. Pestaña6Documentosbancarios............................................................................17

2.1.6.1. ConfiguraciónGeneral1........................................................................................17

2.1.6.2. Ejerciciosyperiodosbancarios2...........................................................................18

2.1.6.3. Presupuestosporcategorías3..............................................................................18

2.1.6.4. Leyendaparaabonoencuentadelbeneficiario4................................................18

INDICE

2.1.6.5. Conciliaciónbancaria5..........................................................................................18

2.1.6.6. Interfazalaempresacomercial6.........................................................................18

2.1.7. Pestaña7Correo.......................................................................................................18

2.1.8. CSD/FIEL....................................................................................................................19

2.2. Configuracióndeldíadetrabajo...................................................................................19

2.3. Cambiarperiodoyejercicio...........................................................................................20

2.4. Tipodedocumento.......................................................................................................20

2.5. Conceptos......................................................................................................................21

2.6. CargarConceptosdeIETU.............................................................................................21

2.7. Cargardiariosespeciales...............................................................................................22

2.8. Cargartiposdepólizas..................................................................................................22

2.9. Cargarsegmentosdenegocios......................................................................................23

2.10. Cuentasdegastosyretenciones...............................................................................23

2.11. Monedas....................................................................................................................24

2.12. Tiposdecambio........................................................................................................25

CAPITULO3...................................................................................................................................25

3.1. Controldegastos–Visióngeneral................................................................................25

3.2. Controldegastos-Ejecucióndereportes.....................................................................28

CAPITULO4...................................................................................................................................29

4.1. Contabilidad..................................................................................................................30

4.2. Catálogodecuentas......................................................................................................30

4.3. Creacióndecuentas......................................................................................................30

4.4. Prepólizas.....................................................................................................................32

4.5. Bajarpólizas..................................................................................................................35

4.6. Cargarpólizas................................................................................................................36

4.7. Contabilizaciónmasivadedocumentos........................................................................36

4.8. DesglosemasivodecausacióndeIVA...........................................................................38

CAPITULO5...................................................................................................................................40

5.1. Catálogos.......................................................................................................................40

5.2. Beneficiarios/Pagadores................................................................................................40

5.2.1. Pestaña1Generales..................................................................................................41

5.2.2. Pestaña2Fiscal.........................................................................................................42

5.2.3. Pestaña3Contabilidad..............................................................................................43

5.2.4. Pestaña4DatosAdicionales.....................................................................................43

5.3. Importacióndeclientes/proveedoresdeAdminpaq...................................................43

5.4. Cuentasbancarias.........................................................................................................44

5.4.1. Pestaña1DatosGenerales........................................................................................45

5.4.2. Pestaña2Contabilidad..............................................................................................46

5.4.3. Pestaña3Comercial..................................................................................................47

5.4.4. Pestaña4Saldos........................................................................................................47

5.4.5. Pestaña5Titulares....................................................................................................47

5.4.6. Pestaña6Formatos...................................................................................................48

5.4.7. Pestaña7DatosAdicionales.....................................................................................48

5.5. Saldosdecuentasbancarias..........................................................................................48

5.6. Cuentasagrupadoras....................................................................................................49

5.7. Categorías......................................................................................................................50

5.8. Presupuestosporcategorías.........................................................................................51

5.9. Bancos...........................................................................................................................51

CAPITULO6...................................................................................................................................52

6.1. Documentos..................................................................................................................53

6.2. Cheques.........................................................................................................................53

6.2.1. 1Documentospagados.............................................................................................54

6.2.2. 2Categorías...............................................................................................................54

6.2.3. 3Otrosdatos.............................................................................................................54

6.3. Egreso............................................................................................................................55

6.4. Ingresos.........................................................................................................................57

6.5. IngresoNodepositado..................................................................................................59

6.6. Depósitos.......................................................................................................................60

6.7. FlujodeEfectivo............................................................................................................62

6.8. CalendarioFinanciero....................................................................................................62

6.9. ConciliaciónBancaria....................................................................................................63

CAPITULO7...................................................................................................................................65

7.1. Reportes........................................................................................................................66

7.2. Auxiliardebancos.........................................................................................................66

7.3. Auxiliardebancoscuentaagrupadora..........................................................................66

7.4. Auxiliarporbeneficiario/pagador.................................................................................67

7.5. Saldosmensualesporcategoría....................................................................................67

7.6. Comparativorealvspresupuestado..............................................................................68

7.7. Conciliaciónbancaria.....................................................................................................68

CAPITULO8...................................................................................................................................69

8.1. ExtrasyUtilerías............................................................................................................70

8.2. Usuarios.........................................................................................................................70

8.2.1. Dardealtaaunnuevousuario.................................................................................70

8.2.2. UsuariosConectados.................................................................................................72

8.3. Utilerías.........................................................................................................................73

8.3.1. Reconstruccióndesaldos..........................................................................................73

8.3.2. Reconstruirdígitosdelnúmerodecheque...............................................................74

8.3.3. Mantenimientoalabasededatos............................................................................75

8.3.4. Saldoceroalabasededatos....................................................................................75

8.3.5. ReconstruirasociaciónenelADD..............................................................................76

8.4. Cambiodeidioma.........................................................................................................77

1 1

NOTA: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuarioSUPERVISOR,yaquedelocontrariocualquierpersonaconaccesoalequipo,podríaejecutarlaaplicación.

1.1. Ejecutando el programa por primera vez

Paraaccesaralsistema,conel“mouse”sedebedardobleclicaliconode:

CONTPAQi®BANCOS

Queseencuentraensuescritorio.

Otraopciónesseleccionareliconoconel“mouse”yposteriormenteoprimirlateclaEnter

1.2. Ventana de ingreso al sistema

Una vez que seejecuta el sistema deCONTPAQi® BANCOS,nos mostrara laventana del sistemacon la versión que setieneinstalada.

Después el sistema nos muestra la ventanaparaelingresoalsistema.

Elsistemasolicitaralossiguientesdatos:

Código de usuario y Clave de acceso, semuestra la palabra SUPERVISOR, que es elusuario predefinido, este usuario no tienecontraseña,porlotanto,siseledaunclicenel botón Aceptar el sistema permitirá elacceso.

CAPITULO 1

1.3. Ingreso al sistema

PosteriormentealingresaralsistemadeCONTPAQi®CONTABILIDAD,semostrarálaventanadelsistema.

También se muestra la ventana de últimasnoticias, con mensajes de twitter sobre lossistemas.

Sisecierralaventana,desdeelmenúdeayudadelsistemapodemosvolveraabrirla.

1.4. Creando una empresa

LossistemasCONTPAQiBancosyCONTPAQiContabilidadcompartenbasesdedatos,detalformaqueunaempresacreadaenContabilidadoBancospuedeversedesdecualquieradelosdosmódulos.Comoconsecuencialosparámetrosdecreacióndeunaempresasonlosmismosenlos2sistemas. Paracrearunaempresahayqueseguirlossiguientespasos:

Dar clic en el icono de la casita o en el menú de Empresas, y selecciona Empresas, opresionarlacombinacióndeteclasCtrl+E

Seabreunaventanaquesellama“CatálogosdeEmpresas”yseledaunclicaliconode“NuevaEmpresa”

En la imagendeabajomuestrasupantallay laventanaqueabrede“NuevaEmpresa”quesedescribeacontinuación.

Esta es la ventana para agregar una nueva empresa al sistema de bancos. Y se describe acontinuación:

1-Nombredelaempresa:Enestecampovaelnombredelaempresa

2-RFCempresa:HayqueponerelRFCdelaempresayesuncampoobligatorio,yaquesinolopone,nopodráguardarlaempresacreada.

3 -Catalogo Preinstalado: Aquí se puede seleccionar el catalogo que ya cuenta con lasagrupadorasdelSAT.:

NOTA:Siutilizamosestecatálogolaestructuraserá3-2-3esdecirXXX-XX-XXX

4-Estructura:Si seleccionamos laopciónningunopodemosmanipular laestructuradelcatálogoconhasta30caracteressinrestricciónalguna.Separandocon“-“guionesmedioscadanivel.

5-Valores:Elcatálogodecuentaspuedetrabajarconvaloresnuméricosoalfanuméricos,estaopciónsolopuedeseleccionarsealcrearlaempresa.

6-Niveles:Enestaconfiguraciónleindicamosalcatálogodecuentaslaformaquequeremosagruparlascuentascontables.

CadasegmentoNOesunnivel

Elusuariotienequeindicarenlascuentascreadascualserálacuentadenivelsuperior.

Ventajas:Conunaestructurapequeñasepuedentrabajarsubniveles.

DesventajasSilascuentasnosonagrupadascorrectamente,losestadosfinancierospuedenmostrarseenformaincorrecta(siestoocurresetendráunanotificación)

CadasegmentoSIesunnivel

Elsistemaautomáticamentealcrearnuevascuentasasignaraelnivelsuperioralacuentacreada.

Ventajas:Sintenertantaprecauciónsetieneuncatálogodecuentasmejorcontrolado

Desventajas:Sedebetenerunaestructuramásgrandeparacadanivelosubnivelquesequieramanejar

Apartirdelacuentademayorlossegmentossísonniveles

Puedenexistirsubnivelesentantonosemarqueunacuentaconlacategoría“MAYOR”,apartirdeellacadanivelrequeriráunamayorestructura

7-IniciodelEjercicio:Aquíesdondeseconfiguraelejerciciodelaempresaydesdeahíelsistemaenautomáticogeneralosejerciciossubsecuentes.Serecomiendainiciarsiemprecon1deeneroparaquelosejerciciosseandeeneroadiciembre.

8-Tipodeperiodo:Siustedeligeeltipodeperíodomensual,CONTPAQi®CONTABILIDADsiemprecrearaejerciciosde12meses.Elsistematraemásperiodosparapoderusarelqueseadapteasusnecesidades.

NOTA:Estosolosepuedemodificaralcrearla

empresa.

Siseseleccionaelperiodoespecialnosmuestralasiguienteventanaynossirveparanosotrosseleccionaremoscuantosperiodostendremosenelejercicio(hasta13)ylasfechasinicialyfinaldecadaunodelosperiodos.

9-PeriodoVigente: Serefiereacuáldelosperiodosdelejerciciocreadocomenzaremosatrabajar.

10-Manejarperiodosabiertos:SihabilitamoslaopciónmanejarperiodosabiertosCONTPAQi®CONTABILIDADnospermitirámodificarunañoadelanteyunañoatrás,siempreycuandoexistanlosperiodosenlabasededatos.

11-Ubicacióndelosarchivosdelaempresa:

Ø ServidordeBDD:EselservidorenqueseencuentrainstaladonuestrosistemaØ Basededatos:Elnombredelabasededatosendondeseguardaralanuevaempresay

todossusmovimientos,elcampopuedesereditado

Ø Respaldos:EslarutaseguardaranlosrespaldoscreadosdesdeCONTPAQi®CONTABILIDAD,sielsistemaesenredlosrespaldosseguardaranenelservidor.

Ø ArchivosdeSalida:CuandopidamosalgúnreporteaExcel,PDF,TextooHTML,estaeslarutapredeterminadaendondeseguardarandichosreportes.

1.5. Guardando configuración de la empresa

ParaguardarlaconfiguracióndelaempresaseledaunclicaliconodeguardaropresionamoslateclaF8yelsistemamostraraunmensajedequesehacreadoconéxito.

AldarleaceptarvemoslaventanadeCatálogodeEmpresasyaconlaempresaqueacabamosdecrear.

Paracerrarestaventanasololedamosuncliceneliconodecerrar.

1.6. Catálogo de Empresas

ParaabrirelcatálogodeEmpresashayquedarleunclicaliconodela“Casita”,tambiénenelmenúdeEmpresasyseleccionarempresasousarlacombinacióndeteclas

<CTRL+E>

Ynosmuestralasiguienteventana:

1.AbrirEmpresa:Abreunaempresayaexistente

2.NuevaEmpresa:Nosmuestralaventanaparadardealtaunaempresanuevaenelsistema

3.Respaldar:Nosmuestraunaventanaparapoderrespaldarnuestrainformación

4.Restaurar:Nosmuestralaventanaparasubirunrespaldopreviamentehecho

5.Borrar:Borraunaempresayaexistenteenelsistema

6.Ayuda:Aquínosmuestrayaayudadelsistemasisetieneinstalada

7.Cerrar:Cierralaventanadel“CatalogodeEmpresas”

1.7. Cerrando la aplicación

NOTA:Paraabrirunaempresaconelbotóndeabrir,primerohayqueseleccionarlaconelmousedándoleunclic,otraformadeabrirlaempresaesdándoledobleclic,o

seleccionándolaconunclicypresionarlatecla“Enter”desuteclado.

Paraconcluir,seleccionaremoseliconodeSalir. Estaeslamaneracorrectadefinalizarlaejecucióndelprograma.

OtraformadesalirdelsistemaesenelmenúdeEmpresa,seleccionamossalir.

CAPITULO 2

2.1. Redefinir una empresa creada

Pararedefinirunaempresayacreada,primerohayqueabrirladándoleunclicaliconodelacasita,darledobleclic,oseleccionarlaydarleabrirempresaopresionarlateclaEnter.

Unavezabiertalaempresanosvamosalmenúdeconfiguración,yseleccionamoslaopciónde“RedefinirEmpresa”

Semuestralasiguienteventana:

Pararedefinirunaempresatenemos6pestañasparahacerlo:

1-Generales

2-Fechasyperiodos

3-Cuentasysuestructura

4.Pólizasysucaptura

5-IVA

6-Docuemntosbancarios7-Correo

8-CSD/FIEL

2.1.1. Pestaña Generales

Parapodercambiarleelnombrealaempresa,esenestaventanaendondedice“Nombredelaempresa”,unavezrealizadoelcambiosoloseledaunclicenaceptarparaguardarel

cambio.

Comosunombreloindica,enestapestañatendremosdatosgeneralesdelaempresacreada,loscualespuedenaparecerendeterminadosreportes.

Ysedivideen4partesqueson:

1-Datosgeneralesdelaempresa

AquívaelR.F.C,nombreregistrodecámara,etc.

2.Datosdelrepresentantelegal

Aquícapturamoslosdatosdelrepresentantelegal.

3-Domicilio

Aquícapturamosladireccióndelaempresa.

4-Ubicacióndelosdatosdelosarchivosdelaempresa

Aquínosmuestralarutapordefaultdedondeseguardaralainformacióndeestaempresa.

2.1.2. Pestaña 2 Fechas y periodos

Enestapestañapodremosverlafechadeiniciodelahistoria,quetipodeperiodoestamosusando,desdecuandotieneinformaciónestaempresa,esdecir;eliniciodelahistoria,entreotrasfechas.

2.1.3. Pestaña 3 Cuentas y su estructura

Estapestañasedivideen4secciones,quesedescribenacontinuación.

2.1.3.1. Manejo de cuentas (1)

Nosotroshabilitaremosodeshabilitaremosconuncliclaopcióndeseada:

• Usarcuentadecuadre:Conestaopciónelsistemamandaraladiferenciadecualquierpólizaalallamadacuentadecuadreconlocualningunapólizaquedaradescuadrada,inclusocuadralapólizasisepresentaunafallaenlaenergíaeléctrica,(silacuentadecuadretienemovimientoslosestadosfinancierosnomostraransumasiguales).

Siestaopciónesdeshabilitadatodaslaspólizastendránquesercuadradasobligatoriamente.

• UsarcuentadeFlujodeefectivo:Lacuentadeflujodeefectivoesunodelosrequerimientosparahabilitarenelsistemalapartefiscal,yaquedeacuerdoalaleydelIETUeIVAestosimpuestossongravadosenelmomentoenquelaoperaciónesaplicadaefectivamenteenbancos.

• Permitircambiarnúmerosdecuenta:ExistelaposibilidadenCONTPAQi®CONTABILIDADdecambiarelnúmerodecuentaaunqueestayatengaunahistoria,alcambiarelnúmeroaunacuentaafectaratodoelhistóricocantabledelamismasinnecesidaddeabrirpólizaporpóliza.

• Mostrarelárboldecuentas:Alentraralmenúcatálogodecuentas,lovaamostrarsitenemosactivadaestaopción,delocontrarioestaráocultoysolopodremosconsultarydardealtacuentassiconocemoselnúmerodeesta.

• Búsquedaporpáginas:EnpólizasofiltrosdereportesparabuscarlacuentadeseadapodemospresionarlateclaF3,búsquedaporpáginasoptimizalabúsquedadelacuentadeseada

• Asumirsiguientecuenta:Sirveparaabúsquedadecuentas.• ObligarasignaragrupadorSATaldardealtacuentas:sisedeseaquelaasignacióndel

agrupadordelSATseaobligatoriaono,alregistrarcuentascontables.Poromisión,dichaopciónseencuentrahabilitada.

2.1.3.2. Estructura de las cuentas (2)

Aquínosmuestralaestructuradelcatálogodecuentasysiestamosmanejandovaloresnuméricosoalfanuméricos,ademásdecómoestamosusandolosnivelesdelcatálogodecuentas.Tambiénpodemoscambiarlaestructuradelcatálogodecuentas.

Laestructuradelcatálogodecuentaspuedesercambiada,elrequisitoesquedebeaumentarse,estoselograpresionandoelbotóncambiarestructura,nosmuestraelmenúdecambiodeestructuraenelcualconformaremoslanuevaestructurayposteriormentedamosclicenelbotónprocesar.

2.1.3.3. Segmento de negocios (3)

SegmentosdenegocioesunaherramientamuyútildeCONTPAQi®CONTABILIDAD,lacualnospermitemanejaraéreas,proyectos,departamentos,sucursalesetc.

Deunaformamuyfácilyeficiente(Análisisdetalladoencursointermedio)

Enestaparteconfiguramossivamosautilizarsegmentosdenegociosycómovanaserasignados.

2.1.3.4. Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar)

Comolomencionamosanteriormente,lacuentadeflujodeefectivonossirveparalapartefiscalenelsistema,estacuentapuedesercambiadaencualquiermomentoydeberáserunacuentaagrupadora,paraincluirtodaslascuentasdependientescomocuentasdeflujodeefectivo.

Cambiarcuentadeflujodeefectivo

PresionarelbotóncambiarlacuentaAsignarlanuevacuentadeflujodeefectivo,mismaquepreviamentedebecrearseennuestrocatálogodecuentas.

Procesar

2.1.4. Pestaña 4 Pólizas y su captura

Enestaparteencontraremosconfiguracionesparalacapturadepólizasymovimientos

2.1.4.1. Periodos abiertos (1)

Leindicaremosalsistema,queperiodosapartedelvigente,queremosquenospermitamodificar.

Habilitaremosodeshabilitaremos,laopcióndeseadaconunclicenlacasilla.

2.1.4.2. Manejo de pólizas y movimientos (2)

• Calcularnúmerodepólizaautomáticamente:elsistemadeformaautónomaasignaráelconsecutivoalasnuevaspólizas,demaneracontraria,elusuariocapturaelnúmerodepóliza.

• Calcularcifradecontrol:ademásdesumarqueloscargosyabonosseanigualesencadapóliza,sumaratambiénelnúmerodecuentadecadapóliza,aestasumatoriaseleconocecomocifradecontrol.

• Usarpólizasestadísticas:elsistemapermitecrearpólizasconmovimientosestadísticos,esdecirestosnuncavanaformarpartedelosestadosfinancieros,tambiénpuedenservirparaagruparcuentas.

• Usarpólizasdeorden:Leindicaremosalsistemasiusamosonocuentasdeorden.• Habilitardiariosenpólizas:Loslibrosdiariossonunaclasificaciónquepodemoshacer

paraagruparpólizas,pordefaulttodaslaspólizassonguardadasenunlibrodiario,sinembargoexistelaposibilidaddecrearmúltipleslibrosdiarios,yconelloampliarnuestravariedaddereportes,ejemplopólizasdeingresosdellibrodiariosucursaluno.

• Habilitardiariosenmovimientos:aligualqueelpuntoanteriorpodemosasignarundiarioperoaniveldemovimiento,conestocadamovimientodelapólizapudieraestarenunlibrodiariodiferente.

• Obligareldiarioenmovimientosdeflujodeefectivo:Puedecrearseunlibrodiarioligadoalacuentadeflujodeefectivo,deseresteelcasoelcamponopodráquedarsesinlibrodiario

• Habilitarconceptosenmovimientos:independientementedelconceptogeneraldelapóliza,cadamovimientopuedetenerunconceptoindependiente

• Habilitarreferenciaenmovimientos:cadamovimientodelapólizapuedetenerunareferenciaindependiente

• Habilitarmonedaextranjera:CONTPAQi®CONTABILIDADtienelacapacidaddemanejarenunasolacuentacontableelsaldoenmonedanacionalyenmonedaextranjerasinnecesidaddeusarcuentascomplementarias(cursointermedioexplicaciónadetalle)

• Imprimirpólizasconformatoparacontadores:laspólizaspuedenserimpresasenunformatomásamigablealalecturasihabilitamosestaopción.

• Alimprimirpóliza,incluirinformaciónrelacionada:NosmuestralainformacióndeIVAydelXML.

• Guardararchivosasociadosenelservidor:encadapólizapodemosadjuntararchivostalescomoPDFoXMLdelascompras,sihabilitamosestaopciónlosarchivosseránguardadosenelservidor,delocontrarioseguardaranlocalmenteenlamáquinadelusuariodelsistema

2.1.4.3. Captura rápida (3)

Poromisiónpólizassinafectar:unapólizasinafectaresaquellaqueseencuentracapturada,peroaunnoformapartedelosestadosfinancieros,siestaopcióneshabilitada,todaslaspólizasgeneradasestaránsinafectar,esperandoqueelusuariolasvalideyafecte,estaopciónpuedeusarsecomofiltroparaautorizacióndelacapturadepólizas.

Habilitarmensajesdeadvertencia:elsistemanosnotificaraautomáticamentesiunapólizaestadescuadrada,siestamosintentandocapturarunapólizaquecorrespondeaotroperiodoquenoeselvigente,osiintentamosmodificareltipo,numeroofechaaunapólizaexistente.

Usabúsquedaincrementalparacuentas:cuandosecomienzaaescribirelnúmerodelacuantacontable,elsistemaúnicamentenosvamostrandolascuentasquecorrespondenaloscaracterescapturados.

MostrarventanadeasociaciónaCFDIalcapturarlapóliza:aquíhabilitamosodeshabilitamosquenossalgalaventanadelADDencadapóliza.

Mostrarventanadepagoalcapturarlapólizadeegresos:Altenerhabilitadaestaopciónnosmuestralaventanadeegresosparalacapturadelainformacióndelpago.

MostrarlaventanadeAsociarcomprobantesamovimientosenautomático:AltenerlahabilitadaenlapólizaalcapturarlosmovimientosseabrirálaventanadelADD(Administradordedocumentosdigitales)parapoderasociarelXMLatravésdelosmovimientosdelapóliza.

2.1.4.4. Presupuestos (4)

Conlaopciónmarcadacuandoseusenlospresupuestosacumuladaalascuentassuperiores.

2.1.5. Pestaña 5 IVA

Alhabilitarlosparámetrosdeestapantalla,generaremoslaconfiguraciónparaelmanejoycontroldelIVA,IETUyDIOT.

Seencuentradivididoen:

CausacióndeIVA–DefinicióndeBaseGravable.

DevoluciónycontroldeIVA

Explicacióndetalladaenpáginassubsecuentes.

2.1.6. Pestaña 6 Documentos bancarios

Tenemosvariasopcionesquesedescribenacontinuación:

2.1.6.1. Configuración General 1

Permitircapturadebenef/pagdesdedocumentos:Nospermitegenerarbeneficiariosypagadoresalmomentodeemitirundocumento,sinnecesidaddeentraralcatálogocorrespondienteyalmismotiempoestebeneficiarioopagadoresguardadoensucatálogo.

Crearconceptosdesdedocumentos:Delamismaformaquelosbeneficiariosypagadoreslosconceptospuedensercreadosyguardadosalmomentodegenerarunmovimiento.ControldeAutorizaciones:Permiteestablecermontosmáximosenlosmovimientosysiestosexcedenrequerirunaautorizaciónporelusuariofacultadoparaello.DígitosparanúmerodechequesSeestablececuantosdígitosdeseamosutilizarenelconsecutivodenúmerosdecheque.

2.1.6.2. Ejercicios y periodos bancarios 2

Semanejandosopcionesparaelmanejodeperiodos:

Debidoaqueeslamismabasecontable,sepuedeutilizardichaconfiguración,delocontrariotenemosqueinformarcualeselejercicioyperiodovigente.Asícomosideseamosmodificarperiodosanterioresyfuturosoúnicamenteelejerciciovigente.Comodatoinformativosemuestraeliniciodelahistoria,(Nosepuedeingresarmovimientosanterioresaestafecha).

2.1.6.3. Presupuestos por categorías 3

Lascategoríassonunconceptoqueseasignaalosmovimientos,estascategoríasnossirven:1 Paratenerunreportedeingresosoegresosagrupado2 Paragenerarunpresupuestodeingresosoegresos

Conestaconfiguración,sisemanejancategoríassepuedenrestringirmovimientosqueexcedanelimporteacumuladodelacategoríaseleccionada.

2.1.6.4. Leyenda para abono en cuenta del beneficiario 4

Siindicamosunimportemínimoparaabonoencuenta,porejemplo$2,000.00MNyenlaLeyendaparaabonoencuentaponemos:Paraabonoencuentadelbeneficiario,éstaleyendaapareceráenelmomentoenqueelaboremosunchequeporesteimporteosuperioralmismo.

2.1.6.5. Conciliación bancaria 5

Cuandoseemiteundocumentoyaseaingresooegreso,elsistemaloconsideracomoefectivamenterealizadoparaefectosfiscales,conestaopciónsialgúndocumentoquedaentránsitoalrealizarlaconciliaciónbancaria,elsistemaautomáticamentecambiaelperiododeacumulaciónoacreditamientoparabasefiscal

2.1.6.6. Interfaz a la empresa comercial 6

Enestaversiónpuedenserconfiguradoshasta3autorizacionesparaquepuedaserpagadounCFDoCFDiprovenientedelsistemaadministrativo(AdminPAQ)

2.1.7. Pestaña 7 Correo

Enestaversiónpuedeasignarelasunto,elcuerpoylafirma,locualserviráparaqueautomáticamentesegenerendichosdatosalenviarsusdocumentosaloscorreosseleccionados.

2.1.8. CSD/FIEL

SeagrególaopcióndeconfigurarlosdatosdelcertificadodelsellodigitalparaeltimbradoderetencionesycertificadodelsellodigitalolaFIEL,paralaentregadelacontabilidadelectrónica,desdelapestañaCSD/FIEL.

2.2. Configuración del día de trabajo

Elmenúconfiguracióndíadetrabajo,lepermitedefinirlafechaenlacualustedpodráiniciaratrabajarensusistemadeCONTPAQi®BANCOS.

2.3. Cambiar periodo y ejercicio

Conestaopciónustedpodrácambiarmásdedosejercicioshaciaatrás,cuandoéstostengandocumentosbancariosdadosdealta.

2.4. Tipo de documento

Tiposdedocumento,permitendefinirdocumentosconcaracterísticaspropias,basadosenundocumentomodelo.

ElsistemadeCONTPAQi®BANCOS,tieneprecargadosdiferentestiposdedocumentosyustedpuedecrearnuevosdocumentos,dependiendodelasnecesidadesdesuempresa.SolobastadarleunclicenelsubmenúdecatálogoysemuestralaventanaendondeydarleunclicalbotonF3nosmuestratodoslosdocumentosquemanejaelsistemadeCONTPAQiBancos,comosemuestraenlaimagen.

2.5. Conceptos

Alcapturarunapólizaestadebellevarunconceptoparaseridentificadaenformaágil,enelmenúConfiguraciónconceptos,catalogoestalistapuedeserguardadayposteriormentepodemosusarestelistadoalcrearunanuevapóliza.Elcatálogodeconceptossecreadandounnúmerodecódigoalconceptoyunnombrequeseráelqueincluiráasuspólizas.Ejemplo:dédealtaelconcepto:rentadeoficinas.

2.6. Cargar Conceptos de IETU

SisetienendadosdealtalosconceptosdeIETUenotraempresa,sepuedenbajarycargartambiénaestaempresapormediodeestaopción.

2.7. Cargar diarios especiales

Sisetienendadosdealtalosdiariosespecialesenotraempresa,sepuedenbajarycargartambiénaestaempresapormediodeestaopción.

2.8. Cargar tipos de pólizas

Sisetienendadosdealtalostiposdepólizasenotraempresa,sepuedenbajarycargartambiénaestaempresapormediodeestaopción.

2.9. Cargar segmentos de negocios

Sisetienendadosdealtalossegmentosdenegociosenotraempresa,sepuedenbajarycargartambiénaestaempresapormediodeestaopción.

2.10. Cuentas de gastos y retenciones

Conestaopciónustedpodráasociarlascuentasdegastosyretenciones,creadosdesdeelsistemadeCONTPAQi®CONTABILIDAD.

BastacondarleunclicenelbotónF3encadaconceptoparapoderseleccionarlacuentacontablequelecorresponde.

2.11. Monedas

EnestaopciónUd.podrádardealtalasmonedasquenecesiteparapodertrabajarconsusistema.Pordefaultelsistemayacuentaconlamonedadepesomexicanoydólaramericano.

ParadardealtalamonedaEUROS,simplementedeclicenelícononuevoyprocedaaregistrarlanuevamoneda,llenandoloscamposquesesolicitan,alterminardeclicenguardar.

2.12. Tipos de cambio

Conestaopciónustedpodráregistrarlostiposdecambiodelasdiferentesmonedasextranjerasregistradasensusistema.SoloshayqueseleccionarlamonedadándoleunclicenelbotónF3ycapturareltipodecambiounavezqueterminedeleunclicenelbotóndeguardar.

3.1. Control de gastos – Visión general

CAPITULO 3

Susgastosestánbajocontrol,yaqueconelnuevomódulodecontroldegastospuede:a.Controlarlasreposicionesdegastos,cajachicaycomprobacionesdeviáticosb.Generardocumentosbancariosapartirdeunareposicióny/ocomprobacióndegastosc.LapólizacontableylainformacióndeproveedoresparalaDIOTlacreasapartirdelosComprobantesd.Identificarlaspartidasdelgastoporcategoríasyporsutipodegasto,concubosdeinformacióne.Llevarelsaldodelosdiferentesresponsablesdelgasto

Parautilizarelmódulodecontroldegastos,primerodebedardealtael(los)beneficiariospagadores,desdeelmenúcatálogo,yseleccionamosbeneficiariospagadores

Posteriormenteseleccioneelbeneficiariopagadoryhabiliteelíconoderesponsabledelgasto,desdeelmenúcatálogo,beneficiariospagadoresyporultimodeunclicenelbotóndeguardar.

Posteriormenteingresealmenúdecontroldegastos,ydeunclicadocumentosdegastosyseleccioneelresponsabledelgastopresionandoconunclicelbotondeF3,tambiénseleccioneeltipodegatosyelconcepto.

Posteriormente,decapturarlareferenciaydardobleEnternosmuestralaventanadedetalle.Procedaaregistrareldetalledelosgastosgeneradosydeclicenguardarycerrar

Tambiénsepuededeshabilitarelíconodecapturacompleta,afinderegistraraquéllosgastosquenogeneraronimpuestos,talescomopropinasydeEnterpararegistrardichosgastos

3.2. Control de gastos- Ejecución de reportes

Ingresealmódulodecontroldegastos,yseleccioneelresponsabledelgasto,desdeelmenúcontroldegastosydeclicenejecutarreporte

Yelresultadoeselsiguiente:

ParasacarelreporteenExcellohacemosdesdeelmenúdecontroldegastos,ReportedecontroldegatosporExcel

AlsacarelreporteenExcelesteeselresultado

CAPITULO 4

4.1. Contabilidad

Enestemenúustedpodráconsultary/oregistrar:cuentascontablesenelcatálogodecuentas,pre-pólizas,bajarpólizas,llevaracabolacontabilizacióny/oeliminaciónmasivadesusdocumentosyefectuareldesglosemasivodelacausacióndeIVA.

4.2. Catálogo de cuentas

RecuerdequeelsistemadeCONTPAQi®BANCOSseintegrademaneratransparenteaCONTPAQi®CONTABILIDADalcompartirunamismabasededatos,evitandorealizarinterfacesmanuales,porlocualelcatálogodecuentasquesetengaregistradoenelsistemaCONTPAQi®CONTABILIDADeselmismoquetieneenelsistemadeCONTPAQi®BANCOS,dichocatálogoseencuentradivididoendosseccionesárboldecuentaseinformacióndecuentas.

ÁrboldecuentasInformacióndecuentas

4.3. Creación de cuentas

Paradardealtaunacuentanuevaseguimoslossiguientespasos.

Nuevo:Parapoderdardealtaunanuevacuenta

Cuenta:Aquívaelnúmerodelacuentaadardealta

Nombre:Elnombredelacuenta

Subcuenta:Enestaseccióntenemosqueseleccionarlacuentaenlaquedeseamosacumularlanuevacuenta

Tipodecuenta:Alseleccionarlacuentadeacumulación,pordefaultnosindicaraelmismotipodecuentaynaturaleza.

CuentadeMayor:No.Noescuentademayorynoapareceimpresaenlosestadosfinancieros

Si.Siesdemayoryapareceráimpresaenlosestadosfinancieros.

Detítulo.Apareceráenlosestadosfinancieroscomountítulo,ytendráungrantotaldelacuenta,porejemplo:ACTIVO.

Desubtitulo.Apareceráenlosestadosfinancieroscomounsubtítulo,ytendráungrantotaldelacuenta,ejemplo.CIRCULANTE

ComoseveráenelreportedeBalanceGeneral

Activo–Titulo(Encabezadoygrantotal)

Circulante–Subtitulo(Subencabezadoytotal)

CuentaBancos–Mayor(Acumula,cuentasafectables)

Guardar:Darleunclicaliconodeguardarparapoderguardarlacuentacreada

4.4. Pre pólizas

Lasprepólizassondocumentosmodeloqueustedelabora,parafacilitarelregistrodegastosfijos,recuerdequeelsistemadeCONTPAQi®BANCOSseintegrademaneratransparenteaCONTPAQi®CONTABILIDADalcompartirunamismabasededatos,evitandorealizarinterfacesmanuales,porlocuallasprepólizasgeneradasenelsistemaCONTPAQi®CONTABILIDAD,sonlasmismasquetieneenelsistemadeCONTPAQi®BANCOS,acontinuaciónseexplicaadetallecómocrearprepólizasennuestrossistemas

Paso1:Enunapólizaseleccionada,declicen“guardarcomoprepóliza”.

Paso2:Enlaventanaquesalelepodemoscambiarelnombreparapoderidentificaralapre-pólizamásfácilmenteytambiénlepodemosagregaruna“letra”comoaccesodirectoparaejecutarlaconesacombinacióndeteclas.Yledamosenprocesarparagenerarlapre-póliza.

PASO3:Nosapareceelmensajedeconfirmacióndequeseacreadoconéxitolapre-póliza,¿Quésideseamosconsultarla?,ledamosunclicenelbotóndeSI.

Segeneralaprepólizayseprocedeasuconfiguración.

Código:Eselnumeroconsecutivodelapre-póliza

Nombre:Apareceelnombrequeledimosalmomentodecrearlapre-póliza

Accesodirecto:Nosaparecelacombinacióndeteclasde<CTRL+““>

laletraquehayamoscapturado.

Fecha:Aquípodemosescogerquefechatendrálapre-pólizacuandoseejecute.

Tipo:Aquípodemoscambiarleeltipodepóliza,yaseingresó,egreso,diarioetc.

Numero:Eselnúmeroquetendrálapólizayagenerada,serecomienda

Concepto:Aquívieneelconceptodelapólizaquesepuedemodificarsinproblema.

Zonademovimientos:Aquíselistanigualqueenlaspólizaslosmovimientosquelacomponenyaldardobleclicacadamovimientoseabrelaventanademovimientosparasumodificación.

NOTA:Cadaopcióndelpunto2tieneunaopciónquesellama“PORCAPTAR”,quieredecirquesiseleccionamosesaopcióncuandoejecutemoslapre-póliza,enelcampoquesehayadejadoporcaptarsedetendráenlaejecuciónhastaquenosotrosescribamosel

valorcorrespondiente.

Seprocedeaconfigurarlaprepóliza“Honorarios”,conlossiguientesparámetros:Fecha:Lafechaesporcaptar;Tipo:Egresos,Número:Elnúmeroesporcaptar,Concepto:Pagodehonorarios.

Seprocedeaconfigurarcadaunodelosasientoscontablesdelaprepóliza“Honorarios”,conlossiguientesparámetros:

Movimiento1:Porcentajedelimportebase(100%)

Movimiento2:IVA16%delimportebase

Movimiento3: RetenciónISR(10%)delimportebase

Movimiento4: RetenciónIVA(2/3)delimportebase

Movimiento5: diferenciadeltotal(F-9).

Asíquedaríalapre-pólizayamodificada:

Soloseledaunclicenelbotonde“Guardar”paraguardarlapólizamodificada.

4.5. Bajar pólizas

Conestaopciónustedpodráexportarsuspólizasaunarchivodesalida,comoresultadosegeneraunarchivodesalida,conelnombreyrutaseleccionados

NOTA:Parapodermodificarelcargoyelabonoparapoder

cambiarestosvaloressolobastacondarleunclicalaflechahacia

abajo

4.6. Cargar pólizas

Conestaopciónustedpodráimportarsuspólizasdesdeunarchivodeentrada,comoresultadoseagregalainformacióncontenidaenelarchivodeentrada.

4.7. Contabilización masiva de documentos

Conestaopciónustedpodrállevaracabolacontabilizaciónmasivadetodossusdocumentos,quegenereensusistemadeCONTPAQi®BANCOS,ysemuestralasiguienteventana:

Enestaventanasepuedecambiarlafechainicialyfinalparaquenosmuestrelosdocumentosenelfiltroyasípoderseleccionarcualessecontabilizanaldarleunclicalbotondeprocesar.Posteriormente,segeneralacontabilizaciónmasivadedocumentosyseinformaqueelprocesohaterminadoconéxitoydeclicenverbitácora.Ynosmostraraalgocomolasiguienteventanadebitácora

SisecuentaconelsistemaCONTPAQi®CONTABILIDAD,darclicenellistadodepólizas,puedeobservarqueyaseencuentrancontabilizadaslaspólizasquesecontabilizarondesdeCONTPAQi

Bancos

4.8. Desglose masivo de causación de IVA

ConestaopciónustedpodráefectuareldesglosemasivodelacausacióndeIVA.Seleccionelafechainicialyfinalydeclicenseleccionartodo,afindeefectuareldesglosemasivodelacausacióndeIVAydeclicenprocesar

Nosmostraralosmovimientosenesasfechasyconlaopciónde

PodemosseleccionarlatasadelIVAqueseasignaraalosdocumentosqueseleccionemos.

Despuésloúnicoquehayquehaceresdarleunclicenelbotónde“Procesar”paraqueserealiceelproceso.

Nosmostraraunaventanaquenosindicaralosdatosdelprocesoyqueserealizóconéxito,ledamosunclicparaverlabitácora.

Bitácoradelprocesode“DesglosemasivodecausacióndeIVA.

5.1. Catálogos

Conestaopciónustedpodráconsultary/oregistrar:beneficiarios/pagadores;importarclientes/proveedoresdeAdminPAQ;traspasarauxiliaresentrebeneficiariosypagadores;dardealtasuscuentasbancarias;verlossaldosdesuscuentasbancarias;generarcuentasagrupadoras;dardealtacategorías,asignarpresupuestosaéstasyconsultarlosbancosregistradosenelsistemaCONTPAQi®BANCOS.

5.2. Beneficiarios/Pagadores

CAPITULO 5

PersonasfiscasomoralesconquienserealizarantodaslasoperacionesdeingresosyegresosregistradasenelsistemadeBancos.Elcatálogodebeneficiariosypagadoresseencuentracompuestodecuatropestañasquesedetallanacontinuación:

5.2.1. Pestaña 1 Generales

Código:eselnúmeroconelcualelsistemaidentificaraalbeneficiariooproveedor

Nombre:NombredelBeneficiariooproveedor,estenombreapareceráenlosdocumentosgeneradosyenlosreportes

Registro:Fechadealtaenelsistema

EnestapantallasedebencapturardatoscomoRFCCURPTeléfonos.

Unsoloregistropuedeservirparamovimientostantodeclientecomodeproveedor,paralo

cualúnicamentehayqueindicarquetipodeoperacióndeseamosregistrar.

Tipo:Aquísemarcalaopciónquesedeseesibeneficiario/proveedor,Pagador7clienteoresponsabledegasto.

5.2.2. Pestaña 2 Fiscal

ElcatálogodePadróndeproveedoresesmuyimportantequeseaalimentadoenformacorrecta,puestoquedeeldependeelcorrectofuncionamientodelapartedeIETUeIVAenelsistema

TipodeTercero:SeclasificadeacuerdoalaactividaddelproveedorestedatoestomadoparaelcargabachdeDIOTA-29

DelamismaformasedebeseleccionarTipodeoperacióndecadaunodelosproveedores.

ControldeIVA:Indicarlatasaotasasdeimpuestoconlaquerealizaremosoperacionesconcadaunodelosproveedores,elbotónasumirindicaconcualtasaelsistemacalculara

Encasodeseleccionar05-ProveedorExtranjero(Entipodetercero)NúmerodeIDFiscal.Campodeidentificador fiscaldeproveedorextranjeroNombredelExtranjero.Nombredelproveedorenelpaísdeprocedencia

Paísderesidencia.SeleccionarpaísdelproveedorNacionalidad.Indicarnacionalidaddel proveedor

ElIVAdelaimportaciónrelacionadoconestosproveedoresserácolocadoendichacolumnaenelarchivocargaBach

automáticamentelasoperacionesrealizadas.

Enelcasodeexistirretencionesindicarelporcentaje,segúncorrespondaIVAoISR

5.2.3. Pestaña 3 Contabilidad

Enestapestañaseleasignaaestebeneficiario/pagadorlacuentacontablequelecorresponde,solobastaseleccionarlacuentadelcatálogodecuantasaldarunclicenF3paraquesedespliegue.

5.2.4. Pestaña 4 Datos Adicionales

Comosunombreloindica,enestapestañaencontraremoscamposextrapara

almacenardatosreferentesalclienteoproveedor.

Ademásdeencontrarcamposparaguardarlosdatosparapagoselectrónicos

5.3. Importación de clientes/ proveedores de Adminpaq

Conestaopción,ustedpodráimportarsusclientesyproveedoresquetengaregistradosenelsistemadeAdminPAQ.

Deseleccionarlapestañacatálogodeclientesproveedores,declicenimportarclientes/proveedoresdeAdminPAQyposteriormenteenregistrarclientes/proveedoresenCONTPAQiyseindicaráquelosclientes/proveedoresfueronregistradosconéxito

5.4. Cuentas bancarias

SonCuentasbancariasenmonedanacionaloextranjeradelascualesregistraremossusmovimientos.ParaesonosvamosalmenúdecatálogosyseleccionamosCuentasbancarias.

Elcatálogodecuentasbancariasconstade7pestañas,quesedescribenacontinuación:

5.4.1. Pestaña 1 Datos Generales

Númerodecuenta:No.Decuentabancariaqueestamosdandodealtaoconsultando

Nombre:Descripciónconlacualidentificaremosaestacuenta

Banco:Seleccionarbancoalacualperteneceestacuenta

Moneda:Seseleccionalamonedaqueseráestacuenta

Usarreferenciaparaconciliacióndedepósito:siusamosdepósitosreferenciadosycapturamosestedatoennuestrosdepósitoselsistemaautomáticamenteconciliaralosdepósitos

Permitiractualizareltipodecambiodeldocumentocuandosecambialafechadelmismo:Silamonedaesextranjeratieneuntipodecambiodiario,simarcamosesacasillaelsistemaactualizaraeldocumentoconeltipodelcambiodelafechaqueselehayacambiado

Llevarcontrolderangosdenúmerosdecheque:únicamenteseencuentrandisponiblesenelsistemaloschequesquecomprendendichorango.

Numeraciónautomática:Automáticamenteelsistemanosindicaraelconsecutivodeloschequesaemitir.

5.4.2. Pestaña 2 Contabilidad

Cuenta:Númerodecuentacontablequedeseamosafectar,encasodecontabilidadautomatizada.

Puedeexistirdesernecesariounacuentacomplementaria

ReferenciayConcepto:sepuedeelegirentrevariasopciones,estaserálareferenciay

conceptoenlapólizacontable.

5.4.3. Pestaña 3 Comercial

Estapestañaseusacuandosetieneinterfazconelsistemacomercial

5.4.4. Pestaña 4 Saldos

Resumenconlosmovimientosysaldosalafechadeldíadetrabajo.Nosmuestrasaldoscontablesybancariosdelacuentaseleccionada,aquísevereflejadoelsaldoinicialyelmovimientoquehatenidodependiendodeloscargosyabonosquesehayanrealizado.

5.4.5. Pestaña 5 Titulares

Datosdetitularesdelacuentaademásdelosdatosbancarios,sucursalyejecutivodelacuentabancaria

5.4.6. Pestaña 6 Formatos

Serefierealosformatos(Caídas)conlosquedeseamosimprimirlostiposdeoperaciones.Cheques,Depósitos,Ingresos,Egresos,Ingresosnodepositados

5.4.7. Pestaña 7 Datos Adicionales

ExistenenCONTPAQiBancos4camposparadatosextra,cuatroparaimportesyunafecha,loscualespuedenserutilizadosenelmomentoqueserequieran.

5.5. Saldos de cuentas bancarias

Saldosdecuentasbancarias,másqueuncatálogo,esunaherramientaenlacualpodemosobservarmuyrápidamentelosmovimientospormesdeunejercicioEnestavistapodemosverelmovimientodecadaperiododeunacuentadeterminadaodetodas.

5.6. Cuentas agrupadoras

Estafunciónsirveparaagruparcuentasbancariasyconellospoderpedirreportesporelgrupodecuentasqueseencuentranagrupadas.Ejemplodeagrupadores:Agrupadorpormoneda(Pesos,Dólares)Agrupadorbanco(Banamex,Bancomer)

Enestecasosecreóunagrupador

llamadoBanamex,elcualagrupaadoscuentasbancariasdeestaempresa.

Conestopodemospedirunreportede

movimientosdelascuentasdel

agrupadorBanamexynosmostrara

automáticamentelosmovimientosde

ambascuentas

Yasíseveríalavistadelascuentasagrupadas

5.7. Categorías

Lascategoríassonagrupadoresparalosmovimientos,yseencuentranenuncatálogo,conellaspodemosagruparlosconceptosdeingresosoegresosdenuestrasoperacionessinimportarconqueclienteoproveedorserealizaron,ademásaestascategoríaspuedeasignarseunpresupuestomensualoanualycomprarloconlaoperaciónreal.

Código:Consecutivoparalacategoría

Nombre:Identificadordelacategoría

Moneda:monedaenlacualseránregistradaslasoperacionesdeestacategoría.

Tipo.Ingresooegreso(Seleccionaraaquétipodemovimientosafectará)

Tipodepresupuesto(Puedeseranualomensual)

5.8. Presupuestos por categorías

Alacategoríaselepuedeasignarunpresupuesto,yaseamensualoanualapartirdelcualsepuedecompararlopresupuestadovsloreal.SolohayqueseleccionarlacategoríaquesecrearonenelpasoanteriordándoleunclicenelbotonF3ycapturarlospresupuestosparacadames.

5.9. Bancos

CONTPAQiBancostraepordefaultuncatálogodelos22principalesbancosqueoperan

enMéxico,siesnecesariocrearunooalgunosmásserealizaráenestaparte,solohayqueentraralmenúdecatálogos,bancos.

Clicalbotónnuevo,asignarcódigoalbanco,ycapturarnombredelBanco.

Despuésdarleunclicenelbotóndeguardar.

ApartirdeestemomentoelBancoestarádisponibleenelcatálogodecuentasbancarias,paraqueestasseencuentren

Identificadasconunbanco.

CAPITULO 6

6.1. Documentos

Losdocumentosenelsistemapuedenserendossentidos:IngresosIngresosIngresosnodepositadosEgresosEgresosDepósitos Cheques

6.2. Cheques

Sedescribelaventanadedocumentos,enestecasodeCheque.

Cuenta:Seleccionarnúmerodecuentadeegreso

Tipo:Pordefault(Chequeemitido)

Fecha:Fechadeemisióndeldocumento

Importe:Montoporelcualsegeneraraelcheque(automáticamentesegeneraráelimporteenletra)

Número:Automáticamentenosindicaráelconsecutivo

Páguesea:SeleccionarelcódigodelBeneficiarioencasodenosaberelcódigotambién

sepuedebuscarpornombreenelcampodelBeneficiario

Referencia:Campocortoparaindicarlareferenciadeldocumento

Concepto:Campolargoparaindicarconmayordetalleelconceptodeldocumento.

Tambiéncuentacon4pestañas:

6.2.1. 1 Documentos pagados

Aquísemostraranlosdocumentos(facturas)quesepagaronconestecheque,siempreycuandosetengalainterfazconelsistemacomercial.

6.2.2. 2 Categorías

Aquísepuedellevarelcontrolporsubcategoríasdeesepago

6.2.3. 3 Otros datos

Enestapestañavemosfechasypermisosdelcheque.

Fechadeaplicación:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechade

cortedelaconciliación.

Proyectado:Indicasiesunposibleegresoqueaúnnoesefectivo

Autorizado:indicaqueeldocumentonotienerestriccióndeemisión

Impreso:Indicaquedocumentoyafueimpreso

Conciliado:Indicaquelaoperaciónestaefectivamenterealizadaporelbanco

Asociado:IndicaquelaoperaciónestáligadocondocumentosdeAdminPAQ

Moneda:Encasodequeeldocumentoseapliqueaoperacionesenmonedadistintaaladelacuenta,indicareltipodecambioparatenerlainformacióndeequivalenciademonedas.

Activarodesactivarsisedeseaimprimirleyenda“Paraabonoencuenta”

6.3. Egreso

SedescribelaventanadeldocumentodeEgresos

Cuenta:Seleccionarnúmerodecuentadeegreso

EliconoTraspaso,loencontraremosenlosdocumentosdeegreso,sufunciónelregistrodemovimientosentrecuentas,aloprimirdichobotónindicaremoscualdenuestrascuentaseslacuentadestinoyelsistemaautomáticamentegeneraráelingresoenla

citadacuenta.

Tipo:Pordefault(Egresobancario)


Importe:Montoporelcualsegeneraraelegreso

Folio:Automáticamentenosindicaráelconsecutivo

Beneficiario:SeleccionarelcódigodelBeneficiarioencasodenosaberelcódigotambiénsepuedebuscarpornombreenelcampodelBeneficiario.



Tambiéntienelas4pestañas,soloveremoslapestaña3deOtrosDatos.

Fechadeaplicación:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechadecortedelaconciliación

Proyectado:Indicasiesunposibleegresoqueaúnnoesefectivo

Autorizado:indicaqueeldocumentonotienerestriccióndeemisión




6.4. Ingresos

AcontinuaciónsedescribelaventanadeIngresos

Cuenta:SeleccionarnúmerodecuentadeIngreso

Tipo:Pordefault(Ingresobancario)


Importe:Montoporelcualsegeneraraelingreso


Pagador:Seleccionarelcódigodelpagadorencasodenosaberelcódigotambiénsepuedebuscarpornombreenelcampodelpagador.



Pestaña3Otrosdatos

Fechadeaplicación:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechadecortedelaconciliación.

Proyectado:Indicasiesunposibleegresoqueaunnoesefectivo




6.5. Ingreso No depositado

Comosunombreloindicaesefectivoqueyatenemosennuestropoder,peroaúnnoestádepositadoenlacuentabancaria,portalmotivoesteimporteaunnoformapartedelsaldobancario.


Tipo:Pordefault(Pagoenefectivodelcliente)

Fecha:Fechaderecepcióndelefectivoodocumentonodepositado



Pagador:Seleccionarelcódigodelpagadorencasodenosaberelcódigotambiénse

puedebuscarpornombreenelcampodelpagador



Pestaña3Otrosdatos

Fechadedepósito:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechadecortedelaconciliación

Depositado:Indicaquelaoperaciónestaefectivamenterealizadaporelbanco


Moneda:Encasodequeeldocumentoseapliqueaoperacionesenmonedadistintaala

delacuenta,indicareltipodecambioparatenerlainformacióndeequivalenciademonedas.

6.6. Depósitos

Conestemovimientorealizaremoseldepósitodelosingresosnodepositadosyconestaacciónafectaránelsaldobancario


Tipo:Pordefault(Depósito)

Fecha:Fechadedepósitoenbancos





Enlaparteinferiornosmostraraelsistemaellistadodelosmovimientospendientes

pordepositar,almarcarloparadepósitoelimporteadepositarseactualizará

Pestaña3otrosdatos

Fechadeaplicación:Pordefaulteslamismaquelafechadeaplicacióndeldocumento,encasodequedarentránsito,estasecambiaautomáticamentealsiguientedíadelafechadecortedelaconciliación

6.7. Flujo de Efectivo

AlutilizarestaopciónnosgeneraráunreportedemovimientosconunagranvariedaddefiltrosenExcelpararealizaruncorrectoanálisisdenuestraoperaciónbancaria.ParaentraraestaopciónnosvamosalmenúdeDocumentosyseleccionamosFlujodeefectivo

Unavezqueentramosyllenamoslosparamentrosdelaempresanosdesplegaalgoparecidoalasiguienteimagen:

6.8. Calendario Financiero

Esteesuncalendarioenelcualnosmostrarálosmovimientosrealizadosoproyectadosdelacuentaocuentasseleccionadasenunrangodefechas,ademásdelossaldosbancariosycontables

Pordefaultmostraráelresumendetodaslascuentas.Encasoderequerirunacuentaenespecificodeshabilitarelcampo“Mostrarsólolosdocumentosenmoneda”yseleccionarlacuentaespecificaEnlapartesuperiorderechaobservamoslossaldosinicialesyfinales,contablesbancariosymovimientosenTránsitoyproyectados.Todoestodeacuerdoalrangodefechasseleccionadas.DetalledelmovimientoDeacuerdoalainformaciónrequerida,elsistematraefiltrosparavertodoslosdocumentosofiltrarrápidamentepor:Cheque,Egresos,Ingresos,Ingresosnodepositados,Depósitos

Enellistadopodemosobservarlosdatosprincipalesdelosdocumentosquecaendentrodelfiltrocomoson:Fecha,Documento,No.Decuenta,Folio,Beneficiario/Pagador,Importe(positivo=ingresos,negativo=egresos)Paraconsultarelmovimientosdardobleclicsobreel.

6.9. Conciliación Bancaria

PararealizarlaconciliaciónbancarianosvamosalmenúdeCierreyvamosaencontrarconciliaciónbancariayconciliaciónbancariadiaria.

Seleccionamosdelsubmenúlaopcióndeconciliaciónbancaria

Parahacerlaconciliaciónsehaceen4pasos:

Seleccionarlacuentabancariaaconciliar.

Fechadecortedelaconciliación

DardobleclicalosdocumentosconciliadosoensucasousarelbotónConciliartodos.

Cuandounaconciliaciónescorrectaelimporteporconciliaresiguale“0”

CAPITULO 7

7.1. Reportes

Elsistemacuentaconvariosreportes,paraentraraellos,tendremosqueiralmenúdeReportes

7.2. Auxiliar de bancos

Enestereportenosmostraráporcuentasaldoinicial,movimientosysaldofinal,(exactamenteunestadodecuentabancario)

7.3. Auxiliar de bancos cuenta agrupadora

Ladiferenciaconelreporteanterioreslaacumulaciónquehaceenlapartefinalsumandosaldosinicialesmovimientosysaldosfinales

7.4. Auxiliar por beneficiario/pagador

Nosmostraraelreporteconlasoperacionesrealizadasconunbeneficiarioopagadorespecífico,enunrangodefechas.

7.5. Saldos mensuales por categoría

Enestereportenosmuestraelacumuladoporcategoría,noporbeneficiarionipagador

7.6. Comparativo real vs presupuestado

Enestereporteobservaremosunadelasfinalidadesmásimportantesdelascategorías,queeselpodercomparalorealcontralopresupuestado

7.7. Conciliación bancaria

Enestereporteobtendremoslaconciliaciónbancariadelacuentayperiodoseleccionado

CAPITULO 8

8.1. Extras y Utilerías

Enestecapítuloseverácomodardealtausuarios,validarqueusuarioestáconectadoalsistemaylasutileríasquetraeelsistemadeCONTPAQiBancosparasolucionarlosproblemasquesenospresentenconnuestrainformación.

8.2. Usuarios

ParadardealtaalosusuariosysusrespetivospermisosnosvamosalmenúdeEmpresasyseleccionamos:Usuarios-Catalogo

Laventanadeusuariosconstade5pestañasendondevienetodoelmanejodelsistema

1-Documentos

Aquísemuestralasopcionesdepóliza,prepóliza,con5columnas.

2.Reportes

Aquívienenlistadostodoslosreportesqueusaelsistema

3.Catálogos

Aquívienelaopcióndeloscatálogos,cuentas,gruposestadísticos,etc.

4.Configuración

Nosmuestranlasopcionesparapoderusarloscatálogos,conceptos,diariosespeciales,etc.

5.Procesosyutilerías

Vienenlistadoslosaactivosfijos,opcionesdecierre,conceptosdeIETUylasutileríasdelsistema.

8.2.1. Dar de alta a un nuevo usuario

Solosedebendeseguirlossiguientespasos:

1.Abrirlaventanadeusuarios

2.Encódigovasernombrequevaaaparecercuandoseabreelsistema,pordefaultelsistemamuestraelnombredelúnicousuarioquetraeelsistema,queeselSUPERVISOR.

3.Ponerelnombredelusuario

4.Asignarlacontraseña

5.Enempresassipresionamoslaflechahaciaabajonosmuestra,2opciones:

Todaslasempresas:Asílodejamossielusuarioqueestamosdandodealtavaateneraccesoatodaslasempresas

Algunasempresas:Nosabreunaventanaparapoderseleccionarsoloaqueempresasvaateneraccesoelusuario.

Empresasdisponibles:Nosvaamostrartodaslasempresasdadasdealtaenelsistema

Empresaspermitidas:Sonlasempresasalasquevaateneraccesoelusuario,solobastaseleccionarlaempresaenelpaneldedisponiblesypresionarelbotónagregarparapasarloalpaneldepermitidas,unavezterminadoledamosunclicenaceptar.

6.Ahoraencadapestaña,hayquemarcarodesmarcarencadacamposegúnsielusuariovaatenerpermisoparahacerlo.

7.Unavezqueseterminódeponeroquitarlaspalomitas,seledaenlapartedearribaunclicenguardar.

8.2.2. Usuarios Conectados

Parasaberqueusuariosestántambiénusandoelsistemahacemoslosiguiente:

NOTA:Sitienelapalomita,esqueelusuariovaatenerpermisoparahaceresaacción,sinolatienenopodráhacerlo.

1.Darclicenelmenúdeempresas,sub-menúusuarios,usuariosconectados.

2.Algenerarselapantallasepuedenobservartodoslosusuariosqueestánconectadosalsistema.

8.3. Utilerías

Paraentraralasutileríasdelsistema,esenelmenúdeempresas,utilerías.

8.3.1. Reconstrucción de saldos

Conestautilería,ustedencuentradiferenciasentrelossaldosymovimientosdelascuentas,apartirdelejercicioyperíodoindicado,dándoleopcionesdereportarerroresocorregirloserrores,quesehubierengenerado.

Enestaventanayatenemoslaopciónseleccionadade“Corregirlosproblemas”,hayqueseleccionarlacuentadechequesypodemosseleccionardesdequeejercicio,queperiodoyenquéformasereconstruiránlossaldos,siporcuentaogenerales.

Enlapartedeabajonosmuestralarutaendondeelsistemageneraralabitácoradelprocedimientorealizado.

Sihubieraerroresaparecenlistadosenlabitácora.

Cuandotermineelprocesonosmuestraunbotónparaverlabitácora

8.3.2. Reconstruir dígitos del número de cheque

Enestautileríapodráasignarotrodigitoalosnúmerosdechequesporejemploquesetengan4dígitosynecesitahacerelcheque10000

8.3.3. Mantenimiento a la base de datos

Estautileríareducelabasededatos,eliminalahistoriadelasafectacionesydisminuyeeltamañofísicodelosarchivosdelabasededatosylosfuturosrespaldos.

Antesdehacerelprocesotambiénharáunrespaldodelainformaciónyalfinalnosmostraraunaventanadeinformacióncomoladeabajo.

8.3.4. Saldo cero a la base de datos

Elprocesogeneradoconestautileríaesirreversible,afectalossistemasdecontabilidad,bancoseinterfazconelsistemacomercialdeAdminpaq,FacturaElectrónicaoPuntodeventa,borralaspólizas,movimientosdecausaciónydevolucióndeIVA,segmentosdenegocio,conservacatálogosyconfiguracionesgeneralesdelsistema.

Este proceso solo nos va aconservar los catálogos, yaseadecuentas,proveedores,conceptos,etc.

Para correr la utilería solonoshacefaltaqueseledéunclicenprocesar.

8.3.5. Reconstruir asociación en el ADD

Medianteestautileríaesposiblereconstruirlainformacióndelaasociacióndepólizas,documentosbancarios,documentosdegastosyXMLemitidosconloscomprobantesdelADD.Elprocesorealizarálareconstruccióndeasociacionesendossentidos:

1.PartiendodelasasociacionesquealmacenaCONTPAQi®Bancos,relacionarálaspólizasconloscomprobantesexistentesenelADD.

2.ApartirdeloscomprobantesregistradosenelADD,sevalidacomprobanteporcomprobantesilareferenciadeldocumentoquetienerelacionadoexisteenlaempresacontable.

25

SóloseeliminaránasociacionesnoexistentesenelADD,losdocumentosnoseeliminan.

CuandoseeliminalacontabilidaddesdealgúnsistemacomercialCONTPAQi®,sedebeejecutarestautileríahabilitandolaopción:EliminarasociacionesnoexistentesenelADD.

8.4. Cambio de idioma

Podemoscambiarelsistemadecontabilidadaidiomainglespararealizarloloquesedebedehaceresiralmenúde“Empresa”,idiomayenlaventaquesalesoloseleccionamos,inglésyenautomáticoelsistemanosmostraralosmenúsytodoelsistemaenidiomainglés.Pararevertirloaespañolvolvemosahacerelprocesoperoahoraseleccionamosespañol.

Enespañol:

Eningles:

Agradecimiento:

Esperamosqueéstematerialsirvaparafacilitarelregistrodesusoperaciones.

Nuestromássinceroagradecimientoporpermitirnosserpartedesucrecimientoy

proyección.

“EsteManualesparausoexclusivodelosclientesySociosdeNegociosdeAlfaDiseñode

Sistemas”

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