Manual de Beca Universal...Departamento de Desarrollo Institucional, en uso de sus atribuciones,...

Dirección de Planificación Departamento de Desarrollo Institucional

¡

Instituto para la Formación y Aprovechamiento

de Recursos Humanos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

BECA UNIVERSAL

República de Panamá

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REPÚBLICA DE PANAMÁ

INSTITUTO PARA LA FORMACIÓN Y APROVECHAMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

BECA UNIVERSAL

SEPTIEMBRE, 2016


AUTORIDADES

Directora General

Yesenia Rodríguez

Subdirector General Carlos Rubio

Secretaria General Cynthia Guerra

Manual de Beca Universal

Código: MP-BU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 2 de 71


EQUIPO COLABORADOR

Director de Planificación de Recursos Humanos Anibal Barnett

Jefa de Departamento de Beca Universal Valentina López

Jefe Encargado del Departamento de Desarrollo Institucional Arnold López


Código: MP-BU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 3 de 71


Instituto para la Formación y Aprovechamiento de

Recursos Humanos (IFARHU)


Manual de Procedimientos de Beca Universal 1ra. Edición

Modificación 2016

Ubicación: Av. Ramón Arias, Edificio Unicorp Business Plaza Apartado Nº 081601955, Panamá 5, Rep. Panamá Tel.: 500-4800 Ext.:4542/4545 Web: https://www.ifarhu.gob.pa/


Código: MP-BU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 4 de 71

https://www.ifarhu.gob.pa/


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE BECA UNIVERSAL

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Licdo. Arnold López Jefe encargado del Depto. de Desarrollo Institucional

Licdo. Anibal Barnett Director de Planificación de Recursos Humanos

Licda. Yesenia Rodríguez Directora General del IFARHU


Código: MP-BU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

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ÍNDICE


Código: MP-BU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

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I. INTRODUCCIÓN 8

II. OBJETIVOS 10

III. ALCANCE 11

IV. DEFINICIONES 11

V. MARCO JURÍDICO 15

VI. RESPONSABLES 19

VII. GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE BECA UNIVERSAL 19

VIII. AMPLIACIÓN DE ACCESO PARA LOS BENEFICIARIOS DE LA

RED DE OPORTUNIDADES CON INCIDENCIA EN POBREZA

EXTREMA SUPERIOR AL 70%

22

IX. PROCEDIMIENTOS 23

MP-BU-01 Solicitud de Información de Estudiantes Beneficiados 24

MP-BU-02 Captura de Datos y Firma de Resoluciones 26

MP-BU-03 Recorrido de Planillas y cheques 28

MP-BU-04 Logística de Pago 32

MP-BU-05 Pago de Beca Universal 35

MP-BU-06 Tarjeta Débito CLAVE SOCIAL 38

MP-BU-07 Ampliación de acceso a la Población en Pobreza

Extrema

41



Código: MP-BU Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

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X. DIAGRAMAS

D1 Solicitud de Información a Estudiantes Beneficiados

42

42

D2 Captura de Datos y Firma de Resoluciones 43

D3 Recorrido de Planilla y Cheques 44

D4 Logística de Pago 47

D5 Pago de Beca Universal 48

D6 Tarjeta Débito Clave Social 49

D7 Ampliación de acceso a la población de Pobreza Extrema 51

XI. ANEXOS

A1 Decreto Ejecutivo 237 De 2 De Julio De 2009

52

53

A2 Ley 40 de 23 de agosto de 2010 55

A3 Decreto Ejecutivo No.1 de 12 de enero de 2011 58

A4 Decreto Ejecutivo No.167 de 13 de marzo de 2012 62

A6 Formato para captar datos del estudiante 63

A7 Convenio CLAVE SOCIAL para el servicio de pago

Becarios del Programa de Beca Universal

64



Código: MP-BU Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

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I. INTRODUCCIÓN

Es interés de la actual Administración del Instituto para la Formación y

Aprovechamiento de Recursos Humanos (IFARHU), contar con procedimientos que

permitan desarrollar las tareas institucionales con gran desempeño y precisión. Es

por ello, que la Dirección de Planificación de Recursos Humanos a través del

Departamento de Desarrollo Institucional, en uso de sus atribuciones, pone a

disposición el presente Manual de Procedimientos para la ejecución del Programa

de Beca Universal.

Este Manual tiene el propósito de facilitar a los colaboradores de la Institución, un

instructivo que sirva de orientación y guía para el desenvolvimiento de sus

funciones. A su vez, constituye un instrumento técnico administrativo que incorpora

información valiosa sobre actividades específicas en el pago de la Beca Universal,

lo cual permite el desarrollo eficiente de los colaboradores y por ende, de la

Institución.


El documento incluye los objetivos, alcance, definiciones, el contenido, el marco

jurídico y las generalidades que muestran aspectos específicos del Programa de

Beca Universal. Además, contiene los procedimientos, lo cual enmarca la parte

sustantiva del documento. En tal sentido, se identificaron seis procedimientos

específicos: Solicitud de Información de Estudiantes Beneficiados, Captura de

Datos y Firma de Resoluciones, Recorrido de Planillas y Cheques, Logística de

Pago, Pago de Beca Universal, Tarjeta Débito CLAVE SOCIAL y Ampliación de

acceso a la población en pobreza extrema.

Por último se presentan los anexos, donde se incluyen algunas leyes y decretos

que dan sustento al Programa. Además, se agregan los flujogramas y un formato

para recopilar datos de los centros educativos.

Cabe agregar que este Manual es de fiel cumplimiento, sin embargo, la Dirección

de Planificación de Recursos Humanos a través del Departamento de Desarrollo

Institucional, continuará evaluando su funcionalidad para realizar los ajustes y

modificaciones requeridas, a fin de fortalecer y adecuar los procedimientos

establecidos.


Código: MP-BU

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Fecha: 07-09-2016

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Código: MP-BU

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Fecha: 07-09-2016

Página: 10 de 71

II. OBJETIVOS

General

Elaborar un Manual de Procedimientos que sirva de guía e instructivo para el

pago de la Beca Universal que realiza la Institución.

Específicos

Describir en forma secuencial las actividades, tareas u operaciones que se

realizan para el pago de la Beca Universal.

Delimitar actividades y responsabilidades de cada unidad ejecutora.

Orientar e instruir al personal administrativo en la necesidad del uso y

manejo de este documento.

Optimizar la calidad en el desempeño laboral de las unidades responsables

del Programa de Beca Universal.


III. ALCANCE

Este documento es aplicable al proceso de pago de la Beca Universal ejecutado

por el Instituto para la Formación y Aprovechamiento de Recursos Humanos, en

todo el territorio nacional.

IV. DEFINICIONES

Beca Universal: Apoyo económico que se brinda a estudiantes de primaria,

premedia y media hasta la culminación de sus estudios para lograr los

objetivos previsto en la Ley.

Centro Educativo: Establecimiento destinado a la enseñanza. Toda

institución que imparta educación o enseñanza. También se le puede llamar

escuela (nombre genérico), centro docente, centro de enseñanza, centro

educativo, colegio o institución educativa.

Deficiencia Académica: Calificación académica por debajo del mínimo

requerido (3.0). Desempeño inferior respecto al grado de aprovechamiento

obtenido a lo largo de un curso; es decir, que no se alcanza el nivel

promedio de desarrollo escolar.

Digitalizar: Convertir documentos físicos (boletines, resoluciones, cheques)

a imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier

equipo informático.


Código: MP-BU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

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Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

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Educación Básica General (Primer Nivel de Enseñanza): Tiene una

duración de once (11) años, es obligatoria y gratuita. Es general, porque

responde a un concepto de cultura amplia, tanto en el aspecto científico

como en el humanístico; y es básica porque proporciona formación esencial

que debe tener todo ciudadano para adquisición de conocimientos

superiores y su correcta integración a procesos sociales más generales.

Constituye una estructura académica distribuidas en tres etapas; preescolar:

dos (2) años, primaria: seis (6) años y premedia: tres (3) años.

Educación Media (Segundo Nivel de Enseñanza): Normalmente tiene una

duración de tres (3) años. Edad promedio de quince (15) a diecisiete (17)

años. Comprende desde en décimo grado hasta el duodécimo.

Educación Premedia: Etapa final de la Educación Básica General y tiene

una duración de tres (3) años. Edad promedio de doce (12) a catorce (14)

años. Comprende desde el séptimo grado hasta el noveno.

Educación Primaria: Etapa inicial de la Educación Básica General. Tiene

una duración de seis (6) años y atiende el grupo de edad de seis (6) a once

(11) años. Comprende desde el primer grado hasta el sexto.

Educación Secundaria: Comprende la Educación Pre-media y la

Educación Media. Contempla desde el séptimo hasta el duodécimo grado.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

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Educación Superior (Tercer Nivel de Enseñanza): Comprende la

Educación Post-media, Superior no Universitaria (formación y estudios

técnicos) y Superior Universitaria.

Escuela Oficial: Centro de Enseñanza de carácter gratuito y administrado

por el Estado panameño, a través del Ministerio de Educación.

Escuela Particular: Centro de Enseñanza administrado o dirigido por

personas naturales o jurídicas particulares que cobran una cuota por los

servicios educativos que brindan.

Procedimiento: Serie común de pasos definidos, que permiten ejecutar el

Programa de Beca Universal de forma correcta.

Proceso: Conjunto de actividades que interactúan sinérgicamente para

ofrecer a todos los niños y jóvenes del país la oportunidad de estudiar.

Programa: Serie de actividades que corresponden a un objetivo

gubernamental con el propósito de contrarrestar la deserción escolar y

elevar los índices de inscripción y asistencia de niños, niñas y adolescentes

en los procesos educativos.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

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Tarjeta de Débito CLAVE SOCIAL: Tarjeta de Débito vinculada a una

cuenta de trámite Simplificado CLAVE SOCIAL abierta en EL BANCO, por el

beneficiario de una Beca Universal otorgada por el IFARHU, y que permite al

becario titular de la cuenta, disponer de los fondos depositados en ella a

través de cajeros automáticos o puntos de ventas que conforman la red

CLAVE a nivel nacional, sin necesidad de apersonarse a una sucursal

bancaria.

Cuenta de Trámite Simplificado CLAVE SOCIAL: Cuenta especial abierta

en EL BANCO por el beneficiario de una Beca Universal Otorgada por EL

IFARHU, y en la que exclusivamente se depositarán los fondos

correspondientes de dicha beca.

Beca Universal: Asistencia económica educativa condicionada, que

beneficia a todos los estudiantes del sistema público de educación Premedia

y media, así como de los centros educativos particulares, cuya anualidad y

mensualidad no supere los mil balboas con 00/100 (B/.1,000.00), y cuya

finalidad es prevenir y contrarrestar la deserción escolar.

Becario: Estudiante Beneficiario con una Beca Universal otorgada por el

IFARHU, a quien se le abrirá en EL BANCO una cuenta de trámite

Simplificado CLAVE SOCIAL expuesto en el Convenio.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

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Red de Oportunidades (RdO): Programa de Transferencia Monetaria

Condicionada dirigida a familias en situación de pobreza extrema. La Red de

Oportunidades consiste en una transferencia de B/.50.00 mensuales por

hogar la cual se entrega de manera bimensual. Las transferencias están

condicionadas al cumplimiento de corresponsabilidades en salud y

educación. La corresponsabilidad en salud está dirigida a niños de 0 a 4

años de edad, mujeres embarazadas y puérperas, adultos mayores de 60 a

64 años, y adultos de 18 a 64 años con discapacidad diagnosticada. La

corresponsabilidad en educación está dirigida a niños de 4 a 18 años de

edad.

V. MARCO JURÍDICO

Constitución Política de la República de Panamá de 1972 reformada por

los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y

los Actos Legislativos No. 1 de 1993 y No. 2 de 1994. Título III. Derechos

y Deberes Individuales Sociales, Capítulo 5. Educación, Artículo 91 y 95.

(Gaceta Oficial No. 25,176 de 15 de noviembre de 1994).

Artículo 91: Todos tienen el derecho a la educación y la responsabilidad de

educarse. El Estado organiza y dirige el servicio público de la educación

nacional y garantiza a los padres de familia el derecho de participar en el

proceso educativo de sus hijos. La educación es democrática y fundada en

principios de solidaridad humana y justicia social.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 16 de 71

Artículo 95: La Educación Oficial es gratuita en todos los niveles

preuniversitarios. Es obligatorio el primer nivel de enseñanza o educación

básica general. La gratuidad implica para el Estado proporcionar al educando

todos los útiles necesarios para su aprendizaje mientras completa su

Educación Básica General.

Ley 15 de 06 de noviembre de 1990. Artículo 28. (Gaceta Oficial No.

21667 de 16 de marzo de 1990).

Por la cual se aprueba la Convención Sobre los Derechos del Niño, aprobada

por la Asamblea General de las Naciones Unidas, el 20 de noviembre de

1989.

Artículo 28: Los Estados Partes reconocen el derecho del niño a la educación

y, a fin de que se pueda ejercer progresivamente y en condiciones de igualdad

de oportunidades ese derecho, deberán en particular: implantar la enseñanza

primaria obligatoria y gratuita para todos; fomentar el desarrollo, en sus

distintas formas, de la enseñanza secundaria, incluida la enseñanza general y

profesional, hacer que todos los niños dispongan de ella y tengan acceso a

ella y adoptar medidas apropiadas tales como la implantación de la

enseñanza gratuita y la concesión de asistencia financiera de necesidad;

hacer la enseñanza superior accesible a todos, sobre la base de la capacidad,

por cuantos medios sean apropiados; hacer que todos los niños dispongan de

información y de orientación en cuestiones educacionales y profesionales y

tengan acceso a ellas; adoptar medidas para fomentar la asistencia regular a

escuelas y reducir las tasa de deserción.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 17 de 71

Decreto Ejecutivo 237 de 2 de julio de 2009. (Gaceta Oficial No. 26316 de

3 de julio de 2009).

Por la cual se crea una Comisión Técnica para elaborar el Diseño e

Implementación del Programa de Entrega de Becas, Libros y Útiles Escolares.

Ley 8 de 15 de marzo de 2010. Artículo 169, modificado por la Ley 40 de

23 de agosto de 2010. (Gaceta Oficial No. 26479-A de 15 de marzo de

2010 y Gaceta Oficial No. 26604 de 23 de agosto de 2010).

Que reforma el Código Fiscal, adopta medidas fiscales y crea el Tribunal

Administrativo Tributario.

Artículo 169: De los ingresos adicionales que se recauden con el aumento

del Impuesto sobre la Transferencia de Bienes Corporales Muebles y la

Prestación de Servicios (ITBMS), previsto en la presente Ley, se financiará,

entre otros, el costo total del Programa de Beca Universal para todos los

estudiantes de los Centros Educativos Oficiales y Particulares del país,

debidamente reconocidos por el Ministerio de Educación, desde la Educación

Primaria hasta la Educación Media, con base en el rendimiento académico.

Para que los estudiantes de Escuelas Particulares se beneficien con la Beca

Universal, la suma de la matrícula y las mensualidades no deberá exceder los

mil balboas (B/.1,000.00) anuales.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 18 de 71

El Programa de Beca Universal será ejecutado por el Instituto para la

Formación y Aprovechamiento de Recursos Humanos con la colaboración del

Ministerio de Educación.

Ley 40 de 23 de agosto de 2010. (Gaceta Oficial No. 26604 de 23 de

agosto de 2010).

Que regula el Programa de Beca Universal y modifica un artículo de la Ley 8

de 2010, relativo al financiamiento del Programa.

Decreto Ejecutivo No.1 de 12 de enero de 2011. (Gaceta Oficial No. 26702

de 17 de enero de 2011).

Que reglamenta la Ley 40 de 23 de agosto 2010.

Decreto Ejecutivo No. 167 de 13 de marzo de 2012. (Gaceta Oficial No.

26993 de 14 de marzo de 2012).

Que modifica el artículo 9 del Decreto Ejecutivo 1 de 2011, que Reglamenta la

Ley 40 de 2010, sobre las formas de retención de la Beca Universal.

Ley 14 de 12 de agosto de 2014

Que modifica y adiciona a la Ley 40 de 2010 y aumenta la asignación de la beca universal.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 19 de 71

VI. RESPONSABLES

Es responsabilidad de la Dirección General del Instituto para la Formación y

Aprovechamiento de Recursos Humanos velar por el cumplimiento de los

procedimientos establecidos en este Manual. Para ello, deberá contar con el apoyo

de cada una de las unidades administrativas y colaboradores responsables del

desarrollo y ejecución del Programa de Beca Universal.

VII. GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE BECA UNIVERSAL

El Programa de Beca Universal tendrá una asignación, anual de acuerdo con el

nivel de enseñanza, por cada estudiante beneficiario, así:

Doscientos setenta balboas (B/.270.00) para educación primaria.

Trescientos sesenta balboas (B/.360.00) para educación premedia.

Cuatrocientos cincuenta balboas (B/.450.00) para educación media.

Sin limitaciones en cuanto al número de beneficiarios en una misma familia.

También abarca a los estudiantes de Colegios Particulares cuando la suma de la

matrícula y la mensualidad anual no exceda los mil balboas (B/.1,000.00).

El Programa tiene el propósito de disminuir la deserción escolar en todo el territorio

nacional, contribuyendo en cierto modo a sufragar de manera indirecta, la compra

de uniformes, útiles escolares y alimentos para los estudiantes beneficiados.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 20 de 71

Requisitos para la obtención del beneficio de la Beca Universal:1

Ser alumno del subsistema regular de educación. El estudiante debe estar

debidamente inscrito en el Centro Educativo Oficial o Particular.

No contar con un beneficio educativo estatal.

El estudiante debe mantener una asistencia regular a clases no inferior del

porcentaje fijado por ley y los reglamentos expeditos por el Ministerio de

Educación.

Los estudiantes de Educación Primaria deben mantener un promedio

general mínimo de 3.0 por trimestre o su equivalente, de acuerdo al sistema

para el cálculo de calificaciones que utilice los Centros Educativos Oficiales

y Particulares.

Los estudiantes de Escuela Premedia y Media necesitan un promedio

mínimo de 3.0 por materia o su equivalente, de acuerdo al sistema de

calificación que se adopte, que no hayan reprobado asignaturas en el año

escolar anterior al otorgamiento de la beca, ni tengan asignaturas

pendientes de recuperación de años anteriores.

Causas de cancelación:2

No hacer uso adecuado de la Beca en el año lectivo correspondiente.

No entregar al Instituto para la Formación y Aprovechamiento de Recursos

Humanos el informe de calificaciones, dentro de un término de treinta días

calendario, contado a partir de su expedición.

1 Ley 40 de 23 de agosto de 2010. Art.3, y Decreto Ejecutivo No.1 de 12 de enero de 2011. Art.5. 2 Ley 40 de 23 agosto de 2010. Art.6.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 21 de 71

Reprobar el año escolar, cuando se trate de estudiante de Educación

Primaria.

Reprobar una o más asignaturas al final del año escolar, cuando se trate de

estudiante de Educación Premedia y Media.

No asistir el acudiente a las reuniones de seguimiento académico y de

conducta con los maestros y tutores, según el calendario que establezca el

centro educativo o de acuerdo con el programa que establezca el gabinete

psicopedagógico, cuando sea referido a éste por el centro educativo

correspondiente.

Incurrir en faltas establecidas en el reglamento interno del centro educativo

oficial o particular que conlleven una sanción prevista en las normas

dictadas por el Ministerio de Educación sobre la materia.

Incurrir en infracciones a la ley penal sancionadas mediante sentencia firme.

Presentar o usar documentos falsificados y/o adulterados, o sacar provecho

de ellos, en relación con esta beca, sin perjuicio de la responsabilidad penal

correspondiente.

Trasladarse a un centro educativo particular que no cumpla con las

disposiciones señaladas en esta Ley.

Retirarse o abandonar los estudios.



Código: MBU

Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 22 de 71

Renunciar a la Beca, el acudiente del estudiante, expresamente y por

escrito. En este caso, la dirección del centro educativo o el gabinete

psicopedagógico realizará una investigación que certifique que dicha

renuncia no afecta el interés fundamental del menor.

Desatender el acudiente la salud o nutrición del estudiante.

No procurar el acudiente que el estudiante participe, cuando corresponda,

en los programas de vacunación y nutrición ofrecidos por el Estado.

La fecha de pago se determinará en función del calendario de entrega de boletines

por parte del Ministerio de Educación.

VIII. AMPLIACIÓN DE ACCESO PARA LOS BENEFICIARIOS DE LA RED DE

OPORTUNIDADES (RdO) CON INCIDENCIA EN POBREZA EXTREMA

SUPERIOR AL 70%.

El Programa amplia el acceso a la población en pobreza extrema de la siguiente

manera:

Dando acceso a los beneficiarios de la Red de Oportunidades (RdO) que

estén en edad escolar.

Buscando beneficiarios en edad escolar que habiten en corregimientos

con incidencia de pobreza extrema superior al 70%.

Para este fin el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), que es el ente rector de

las políticas sociales del Estado Panameño, compartirá con el IFARHU,

al inicio de cada año lectivo, el padrón de beneficiarios en edad escolar

de la Red de Oportunidades (RdO) y la información de los

corregimientos con incidencia de pobreza extrema superior al 70%.



Código: MBU-P Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 23 de 71

PROCEDIMIENTOS



Código: MBU-PSIEB Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 24 de 71

MB-BU-01 Solicitud de Información de Estudiantes Beneficiados

Descripción de la Actividad Responsable

Envía cartas y formularios a las Escuelas y

Colegios solicitando:

Información de los estudiantes beneficiados

por grado y salón.

Lista de estudiantes reprobados.

Boletín y certificado de nacimiento.

Nota: La información solicitada en el formulario

debe contener:

Nombre del Centro Educativo.

Dirección o Regional.

Provincia.

Distrito.

Corregimiento.

Nivel.

Grado.

Turno.

Bachiller.

Departamento de Beca

Universal, Direcciones

Provinciales y Agencias

Regionales.



Código: MBU-PSIEB Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 25 de 71


Nombre del estudiante.

Apellido del estudiante.

Cédula del Estudiante.

Fecha de Nacimiento del Estudiante.

Sexo.

Nombre y Apellido del Acudiente

Cédula del Acudiente

Teléfono.

Recibe y revisa la información de los formularios

por Centro Educativo.

Nota: Se podrá recoger las listas en los Centros

Educativos o bien, el Centro podrá traerlas a la

Institución.




Regionales.



Código: MBU-PCDFR Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 26 de 71

MP-BU-02 Captura de Datos y Firmas de Resoluciones


Captura la información recibida por Centro

Educativo en la plataforma del sistema de Beca

Universal.

Verifica los datos captados.

Nota: Inconsistencias.

Los estudiantes que al ser capturados en el

sistema presentan errores de cédula, nombres o

cualquier información errada en el formulario, se

procede a llamar o dirigirse al Centro Educativo

para solicitar copia del exonerado de ese

estudiante y poder corregir dichas

inconsistencias. (Verifica con la base de datos

del Tribunal Electoral).

Realiza la apertura y cierre de los Centros

Educativos en la plataforma de Beca Universal.

Asigna e imprime resoluciones por Centro

Educativo.




Regionales



Código: MBU-PCDFR Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 27 de 71


Remite resoluciones para la firma a la Dirección de

Becas y Asistencia Educativa.


Universal

Firma resoluciones.

Remite resoluciones al Departamento de Beca

Universal.

Dirección de Becas y

Asistencia Educativa o

Subdirección

Recibe resoluciones firmadas.

Remite a la Dirección General.


Universal

Firma resoluciones.

Remite resoluciones al Departamento de Beca

Universal.

Dirección General o

Subdirección

Recibe resoluciones.

Envía resoluciones a la Dirección de Finanzas para

ajuntar a la planilla.


Universal

Remite a la Sección de Pago de Becas. Dirección de Finanzas o

Subdirección



Código: MBU-PRPC Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 28 de 71

MP-BU-03 Recorrido de Planillas y Cheques


Genera planilla de pago.

Remite planilla de pago al Departamento de

Tesorería.

Sección de Pago de

Becas

Imprime las planillas y cheques.

Revisa los montos de las planillas.

Remite a la Sección de Pago de Becas.

Departamento de

Tesorería

Registra planillas y cheques emitidos.

Adjunta resoluciones.

Remite al Departamento de Presupuesto.

Sección de Pago de

Becas

Recibe resoluciones, planillas y cheques.

Asigna la partida presupuestaria.

Remite resoluciones, planillas y cheques a la

Sección de Registro y Control Contable.

Departamento de

Presupuesto

Registra en el SIAFPA, devengado y pagado.

Remite resoluciones, planillas y cheques al

Departamento de Contabilidad.

Sección de Registro y

Control Contable

Firma planillas.


Dirección de Finanzas.

Departamento de

Contabilidad




Fecha: 07-09-2016

Página: 29 de 71


Firma planillas.


Dirección General.

Dirección de Finanzas o

Subdirección

Firma planillas.


Oficina de Control Fiscal de la Contraloría

General de la República.


Subdirección

Revisa resoluciones, planillas y cheques.

Firma planillas y cheques.

Remite resoluciones, planillas y cheques al

Departamento de Tesorería.

Oficina de Control Fiscal

de la Contraloría General

de la República

Registra en el libro de control el número de

planillas y cheques.


Sección de Ingresos (Caja).

Departamento de

Tesorería

Marquilla los cheques.


Sección de Pago de Becas.

Sección de Ingresos

(Caja)

Confecciona notas para entrega de planillas y

cheques.

Sección de Pago de

Becas




Fecha: 07-09-2016

Página: 30 de 71


Desglosa planillas y cheques para las

Direcciones Provinciales y Agencias Regionales.

Guarda las resoluciones.

Remite planillas y cheques a la Dirección de

Finanzas para la firma.

Sección de Pago de

Becas

Firma notas.

Remite notas, planillas y cheques a la Oficina de

Auditoría Interna.


Subdirección

Revisa notas, planillas y cheques.

Nota: Si hay errores devuelve a la Sección de

Pago de Becas para corregir.

Remite al Departamento de Administración de

Documentos.

Oficina de Auditoría

Interna

Distribuye planillas y cheques.

Envía planilla original al Departamento de

Contabilidad.

Departamento de

Administración de

Documentos

Recibe planilla original para su custodia. Departamento de

Contabilidad




Fecha: 07-09-2016

Página: 31 de 71


Genera disco compacto (CD) de la Base de

Datos de los estudiantes beneficiarios del

Programa de Beca Universal.

Nota: el disco compacto (CD) contiene los

nombres de todos los estudiantes que pueden

cobrar la Beca Universal.

Remite a la Dirección de Finanzas.

Dirección de Tecnología

Informática

Recibe el disco compacto (CD).

Confecciona nota.

Envía al Banco Nacional de Panamá.

Nota: En caso de que algún estudiante quede

fuera de la lista del disco compacto (CD) enviado

al Banco Nacional, el Depto. de Beca Universal

realizará el reporte y la Dirección de Tecnología

Informática generará un nuevo disco compacto

(CD) incluyendo los nombres de los estudiantes

a otorgársele el beneficio. El disco compacto

(CD) podrá generarse cada semana si fuese

necesario y dependiendo de la cantidad de

estudiantes


Subdirección



Código: MBU-PLP Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 32 de 71

MP-BU-04 Logística de Pago


Envía nota a los Colegios informando la fecha, la

hora de pago y los requisitos que debe llevar el

estudiante para cobrar la Beca.

Requisitos:

Certificado de Escuela para Padres.

Copia del boletín del trimestre

correspondiente.

Estar acompañado de su acudiente, si es

menor de edad.

Nota: El estudiante extranjero deberá presentar

la certificación en que conste que tiene diez (10)

o más años de residir en el país, expedido por el

Servicio Nacional de Migración.

Si el estudiante no ha cobrado llevar el boletín

del año lectivo anterior. (Sólo en el primer

trimestre).




Regionales




Fecha: 07-09-2016

Página: 33 de 71


Establece la fecha de pago por provincia.

Confecciona y remite calendario de pago a las

Direcciones Provinciales y Agencias Regionales.

Dirección de Finanzas,


Asistencia Educativa y


Universal

Selecciona la cantidad de funcionarios de

acuerdo a las escuelas y a la cantidad de

estudiantes.

Nota: Hasta cien (100) cheques, un pagador.

Dirección de Finanzas,


Asistencia Educativa,




Regionales

Solicita apoyo de personal y vehículos a otras

instituciones del Estado.

Elabora presupuesto de gastos: personal de

apoyo, gastos de transporte (carros, lanchas,

caballos, etc.); insumos y otros.

Direcciones Provinciales y

Agencias Regionales




Fecha: 07-09-2016

Página: 34 de 71


Envía presupuesto a la Dirección de Finanzas en

la Planta Central para que se confeccione el

fondo de trabajo correspondiente, previa

autorización del Despacho Superior.


Agencias Regionales

Establece las rutas por día, según calendario

suministrado por la Dirección Finanzas y el

Departamento de Beca Universal.

Asigna la cantidad de vehículos, lanchas y

manejo de combustible de acuerdo a la ubicación

de los Centros Educativos, sean estos de área

urbana, rural o de difícil acceso.

Dirección Administrativa,


Agencias Regionales

Instruye al personal días antes a la fecha de

pago sobre los parámetros a seguir, y aclarando

cualquier duda.

Selecciona a los enlaces por escuelas, que serán

los encargados de la custodia de los cheques en

el plantel y de que el pago se lleve con orden y

eficiencia.


Universal, Dirección de

Finanzas, Direcciones


Regionales



Código: MBU-PPBU Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 35 de 71

MP-BU-05 Pago de Beca Universal


Acude al Centro Educativo y se reúne con la

autoridad encargada, para coordinar el pago de

la Beca.

Enlace y Pagador

Entrega la planilla correspondiente a cada

pagador por grado y nivel, para su distribución. Enlace

Recibe, coteja listado, planilla y cheques.

Realiza el pago por grado y salón.

Solicita al estudiante y al acudiente el Certificado

de Escuela para Padres, copia del boletín del

trimestre correspondiente con sello fresco del

Colegio.

Nota: El Certificado de Escuela para Padres

debe tener el nombre y cédula de la persona que

acompaña al estudiante. El estudiante de

Escuela Primaria para poder cobrar debe tener

en el boletín un promedio general de tres (3.0) o

su equivalente, por trimestre.

Pagador




Fecha: 07-09-2016

Página: 36 de 71


En el caso del estudiante de Premedia y Media,

el boletín no debe presentar fracaso en ninguna

materia, de ser así, se procede a retener el

cheque y se anota en el talonario y en la planilla

“retenido por fracaso”.

Coteja nombre y la cédula del estudiante contra

cheque y planilla.

Nota: Si no aparece el cheque, anotar la

inconsistencia en el formulario suministrado.

Solicita al estudiante y al acudiente firmar la

planilla.

Entrega el cheque.

Firma planilla.

Nota: El estudiante que sea mayor de edad y no

pueda asistir al cobro de la Beca Universal,

podrá mandar una carta firmada y copia de la

cédula con su acudiente o la persona

responsable del cobro, a fin de que la misma

retire el pago correspondiente.

Pagador




Fecha: 07-09-2016

Página: 37 de 71


Hace un recuento de cheques pagados y no

pagados contra planilla.

Devuelve planillas, cheques y la copia de los

boletines al enlace.

Pagador

Recibe y verifica.

Entrega planillas y cheques a la Sección de

Ingresos (Caja).

Remite copia de boletines al Departamento de

Beca Universal, Direcciones Provinciales y

Agencias Regionales.

Enlace

Recibe copia de boletines.

Digitaliza resoluciones y boletines, según Región

y Centros Educativos.

Verifica la documentación digitalizada.

Transfiere documentación digitalizada por medio

del servidor informático al Departamento de

Administración de Documentos.




Regionales

Recibe información digitalizada.

Custodia la información.

Departamento de Administración de

Documentos


MP-BU-06 Tarjeta Débito CLAVE SOCIAL


Envía solicitud formal a EL BANCO para la

apertura de la Cuenta de Trámite Simplificado

CLAVE SOCIAL.

Abre y mantiene cuenta bancaria con los fondos

necesarios para el pago del beneficiario del

programa de beca universal.

Suministra listado a EL BANCO de los

beneficiarios.

Este listado debe Incluir:

Nombre,

Número de Cédula,

Información individual de cada becario.

Envía la información a EL BANCO.

NOTA:

La información debe ser enviada mediante Banca en

Línea o medios Tecnológicos que establezca EL

BANCO.

IFARHU


Código: MBU-PTDCS Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 38 de 71


Manual de Beca

Universal


Fecha: 07-09-2016

Página: 39 de 71


Abre cuenta de Trámite Simplificado CLAVE

SOCIAL a cada uno de los becarios del programa

de beca universal que se encuentren en el listado

que suministre el IFARHU.

Debita cuenta bancaria de los fondos del IFARU

para el pago de las respetivas becas universales.

Acredita Cuenta Trámite Simplificado CLAVE

SOCIAL con la suma equivalente a la beca que

corresponde a cada becario.

Envía al IFARHU las Tarjetas Débito CLAVE

SOCIAL correspondientes a cada Becario.

Entrega al IFARHU los formularios de apertura de

la Cuenta de Trámite Simplificado CLAVE

SOCIAL.

EL BANCO

Facilita al becario o acudiente el formulario de

apertura de Cuenta. IFARHU

Completa y firma formulario de apertura de

Cuenta. Becario o Acudiente




Fecha: 01-09-2016

Página: 40 de 71


Verifica la información contenida en el formulario

de Apertura.

Envía a EL BANCO formulario de apertura con

la información debidamente completada.

Entrega a cada becario su Tarjeta Débito CLAVE

SOCIAL

Explica a cada becario y acudiente sobre el

apropiado uso de la Tarjeta Débito CLAVE

SOCIAL.

Comunica sobre el costo que conlleva la

expedición de la Tarjeta Débito CLAVE SOCIAL.

NOTA: El formulario debe ir adjunto con

certificado de nacimiento o cédula juvenil del

becario.

IFARHU



Código: MBU-PAAPPE Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 41 de 71

MP-BU-07 Ampliación de Acceso a la Población en Pobreza Extrema


Comparte con el IFARHU el padrón de

beneficiarios en edad escolar de la Red de

oportunidad (RdO) y los corregimientos con

incidencia de pobreza extrema superior al 70%.

MIDES

Cruza la información de La Red de oportunidad

(RdO) con el padrón de beneficiarios de la Beca

Universal.

Identifica aquellos beneficiarios de la Red de

oportunidad (RdO) que no estén registrados en

Beca Universal.

Proporciona acceso a aquellos estudiantes

identificados como beneficiarios de la Red de

oportunidad (RdO) que no reciban la Beca

Universal.

Incluye a niños en edad escolar que vivan en

corregimientos de incidencia de pobreza extrema

superior al 70% en el padrón de Beca Universal.

IFARHU



Código: MBU-D1 Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 42 de 71

X. DIAGRAMAS

Diagrama Nº1

Solicitud de Información de Estudiantes Beneficiados

Departamento de Beca Universal, Dir.

Provinciales Y Agencias Regionales

Envía Cartas y Formularios a las

escuelas y Colegios

Estudiantes Beneficiados Por

Grado y Salón

Lista de Estudiantes Reprobados

Boletín y Certificado de Nacimiento

Solicitando

Recibe Información de los Formularios

por Centro Educativo

Revisa

FIN




Fecha: 07-09-2016

Página: 43 de 71

Diagrama N°2

Captura de Datos y Firma de Resoluciones

Departamento de

Beca Universal

Departamento de

Beca Universal,

Direcciones

Provinciales y

Agencias Regionales

Dirección de

Becas y

Asistencia

Educativa o

Subdirección

Dirección General

o Subdirección

Verifica los datos

captados

Captura la

información

recibida por

Centro Educativo

Realiza la

apertura y cierre

de los Centros

Educativos

Asigna e imprime

resoluciones por

Centro Educativo

Remite

resoluciones para la

firma

Remite

resoluciones

Firma

resoluciones

Firma

resoluciones

Remite

resoluciones al

Departamento de

Beca Universal

Recibe

resoluciones

firmadas

Remite a la

Dirección General

Recibe

resoluciones

Envía

resoluciones a la

Dirección de

Finanzas para

adjuntar a la

planilla

Dirección de

Finanzas o

Subdirección

Recibe

resoluciones

Remite a la

Sección de Pago

de Becas

FIN




Fecha: 07-09-2016

Página: 44 de 71

Diagrama N°3

Recorrido de Planilla y Cheques

Sección de Pago de BecasDepartamento de

ContabilidadSección de Registro y

Control ContableDepartamento de

PresupuestoDepartamento de

Tesorería

Genera planilla de pago

Imprime las planillas y cheques

Revisa los montos de las planillas

Registra en el SIAFPA, devengado y pagado

Firma planillas

Registra planillas y cheques emitidos

Adjunta resoluciones

Remite al Departamento de

Presupuesto

Remite a la Sección de Pago de Becas

Recibe resoluciones, planillas y cheques

Asigna partida presupuestaria

Remite resoluciones, planillas y cheques

Remite resoluciones, planillas y cheques

Remite resoluciones, planillas y cheques a la Dirección de Finanzas

A




Fecha: 07-09-2016

Página: 45 de 71


Oficina de Control

Fiscal de la

Contraloría General

de la República

Sección de Ingresos

(Caja)

Departamento de

Tesorería

Revisa resoluciones,

planillas y cheques

Registra en el libro

de control el número

de planillas y

cheques

Remite resoluciones,

planillas y cheques

Firma planillas y

cheques


planillas y cheques

Marquilla los

cheques


planillas y cheques a

la Sección de Pago

de Becas

A

Dirección de Finanzas

o Subdirección


planillas y cheques


Subdirección

Firma planillas Firma planillas


planillas y cheques

B




Fecha: 07-09-2016

Página: 46 de 71


Sección de Pago

de Becas

Confecciona notas

para entrega de

planillas y cheques

Guarda las

resoluciones

Remite planillas y

cheques

Desglosa planillas y

cheques para las

Direcciones

Provinciales y

Agencias

Regionales

B

Dirección de

Finanzas o

Subdirección

Oficina de

Auditoría Interna

Departamento de

Administración de

Documentos

Departamento de

Contabilidad

Firma notas

Distribuye

planillas y

cheques

Revisa notas,

planillas y

cheques

Dirección de

Tecnología

Informática

Remite notas,

planillas y cheques

Recibe el disco

compacto (CD)

Envía planilla

original

Genera disco

compacto (CD) de la

Base de Datos de los

estudiantes

beneficiarios

Recibe planilla

original para su

custodia

Confecciona nota

Envía al Banco

Nacional de

Panamá

FIN




Fecha: 07-09-2016

Página: 47 de 71

Diagrama N°4

Logística de Pago

Dep. de Beca

Universal, Dir.

Provinciales y

Agencias

Regionales

Envía Nota a

colegios con la

información y los

Requisitos al

Estudiante

Dir.de Finanzas,

Dir. de Becas y

Asistencia Educ.,

Dep. de Beca

Universal

Establece Fecha

de Pago por

Provincia

Confecciona y

Remite Calendario

de Pago a

Direcciones

Dir.de Finanzas, Dir. de

Becas y Asistencia

Educ., Dep. de Beca

Universal,

Direcciones


Regionales

Seleccionan la

Cantidad de

funcionarios de

acuerdo a escuelas y

a la Cantidad de

estudiantes.

Direcciones

Provinciales y

Regionales

Solicita apoyo de

personal y

vehículos a otras

Instituciones del

Estado

Elabora

Presupuesto de

gastos

Envía Presupuesto

a la Dirección de

Finanzas

Dirección

Administrativa,

Direcciones

Provinciales y

Agencias

Regionales

Establece Rutas

por día según

Calendario

Asigna la

Cantidad de

vehículos, lanchas

y manejo de

Combustible

Instruye al

Personal

Selecciona a los

enlaces por

escuelas

FIN

Dep. de Beca

Universal, Dir. de

Finanzas,

Direcciones

Provinciales y

Agencias

Regionales




Fecha: 07-09-2016

Página: 48 de 71

Diagrama N°5

Pago de Beca Universal

PagadorEnlace

Departamento de Beca Universal, Direcciones Provinciales y Agencias

Regionales

Entrega planillas a cada pagador

Entrega planillas a cada pagador Recibe copia de boletinesRecibe copia de boletines

Remite copia de boletines al Departamento de Beca Universal, Direcciones Provinciales y Agencias

Regionales

Remite copia de boletines al Departamento de Beca Universal, Direcciones Provinciales y Agencias

Regionales


Ingresos (Caja)


Ingresos (Caja)

Recibe y verificaRecibe y verifica

Recibe y coteja listado, planillas y cheques

Recibe y coteja listado, planillas y cheques

Realiza el pago por grado y salón

Realiza el pago por grado y salón

Solicita el Certificado de Escuela para Padres

Solicita el Certificado de Escuela para Padres

Coteja nombre y cédula contra planilla y cheque

Coteja nombre y cédula contra planilla y cheque

Solicita firma del estudiante y del acudiente

Solicita firma del estudiante y del acudiente

Entrega chequeEntrega cheque

Firma planillaFirma planilla

Hace recuento de cheques pagados y no pagados

contra planilla

Hace recuento de cheques pagados y no pagados

contra planilla


boletines al enlace


boletines al enlace

Digitaliza resoluciones y boletines, según Región y

Centros Educativos

Digitaliza resoluciones y boletines, según Región y

Centros Educativos

Verifica la documentación digitalizada

Verifica la documentación digitalizada

Transfiere documentación digitalizada

Transfiere documentación digitalizada

Departamento de Administración de

Documentos

Recibe información digitalizada

Recibe información digitalizada

Custodia la informaciónCustodia la información

FIN




Fecha: 07-09-2016

Página: 49 de 71

Diagrama N°6

Tarjeta Débito Clave Social

IFARHU EL BANCO

Envía solicitud a EL BANCO

Abre y mantiene Cuenta Bancaria

Suministra listado

Envía la Información

Abre cuenta a becario

Debita cuenta bancaria

Acredita Cuenta Trámite

Simplificado CLAVE SOCIAL

Envía al IFARHU las Tarjetas Débito CLAVE SOCIAL

Entrega al IFARHU los formularios de

Apertura de cuenta

Facilita al Becario o Acudiente

Formulario de apertura de Cuenta

Becario o Acudiente

Completa y firma formulario de

apertura de cuenta

A




Fecha: 07-09-2016

Página: 50 de 71

Tarjeta Débito Clave Social

Verifica la Información

Envía al Banco formulario con la

información completa

Entrega a cada Becario Tarjeta Débito CLAVE

SOCIAL

Explica a cada becario y acudiente el uso de la Tarjeta

Comunica a cada becario y acudiente

el costo de expedición de la

Tarjeta

FIN

A

IFARHU




Fecha: 07-09-2016

Página: 51 de 71

Diagrama N°7

Ampliación de acceso a la Población en Pobreza Extrema

MIDES

Comparte con el IFARHU el padrón

de beneficiarios de (RdO)

IFARHU

Cruza la información de

(RdO) con el padrón de beneficiarios de

Beca Universal

Identifica aquellos beneficiarios de la

(RdO)

Proporciona acceso a estudiantes de

(RdO) que no reciban Beca

Universal

Incluye a niños en edad escolar en

incidencia de Pobreza Extrema

FIN


ANEXOS


Código: MBU-A Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 52 de 71



Código: MBU-A1 Revisión: 01

Fecha: 07-09-2016

Página: 53 de 71

No. 26316 Gaceta Oficial Digital, viernes 03 de julio de 2009




Fecha: 07-09-2016

Página: 54 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 55 de 71

No. 26604 Gaceta Oficial Digital, lunes 23 de agosto de 2010




Fecha: 07-09-2016

Página: 56 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 57 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 58 de 71

No. 26702 Gaceta Oficial Digital, lunes 17 de enero de 2011




Fecha: 07-09-2016

Página: 59 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 60 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 61 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 62 de 71

No 26993 Gaceta Oficial Digital, miércoles 14 de marzo de 2012




Fecha: 07-09-2016

Página: 63 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 64 de 71

TARJETA DÉBITO CLAVE SOCIAL




Fecha: 07-09-2016

Página: 65 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 66 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 67 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 68 de 71




Fecha: 07-09-2016

Página: 69 de 71




Fecha: 07-09-2016

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Fecha: 07-09-2016

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Manual de Beca Universal...Departamento de Desarrollo Institucional, en uso de sus atribuciones,...

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