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MANUAL DE CALIDAD SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL DE CARTAGENA SC-CER170321
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MANUAL DE
CALIDAD
SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL DE CARTAGENA
SC-CER170321
MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO:GHADI01-M001
VIGENCIA: 14/10/2015
VERSIÓN: 4.0
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 2
1. INFORMACION DE LA ENTIDAD ............................................................................... 3
2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................... 4
2.1. OBJETIVO ................................................................................................................ 4
2.2. ALCANCE ............................................................................................................. 5
2.3. EXCLUSIONES ................................................................................................... 5
2.4. POLÍTICA DE CALIDAD .................................................................................... 5
2.5. OBJETIVOS DE CALIDAD ................................................................................ 5
2.6. ESTRUCTURA DEL SISTEMA ......................................................................... 6
2.7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL ....................................................................... 7
2.8. CLIENTE Y PARTE INTERESADA .................................................................. 8
2.13. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ......... 9
3. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................... 11
ANEXOS ......................................................................................................................... 10
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INTRODUCCIÓN
La calidad y cada uno de sus componentes generan una mejora en todos
los procesos de todas y cada una de las entidades que la consideran como
elemento determinante, siendo esta la principal razón de ser de un Sistema
de Gestión de Calidad de cualquier organización, además del compromiso
con la mejora continua, la satisfacción del cliente y la superación de las
expectativas.
La Secretaría de Hacienda Distrital de Cartagena de Indias adopta el
Sistema de Gestión de Calidad, bajo la norma ISO 9001:2008, como la
herramienta necesaria para mejorar la eficacia de sus procesos, con el
objetivo de asegurar el cumplimiento de los requisitos de sus clientes y los
legales y reglamentarios.
Este manual nos describe la estructura del Sistema de Gestión de Calidad
implementado por la Secretaria de Hacienda Distrital de Cartagena de
Indias como mecanismo para una prestación de servicio de calidad
cumpliendo los estándares establecidos en la norma ISO 9001:2008. En
este manual encontraremos la siguiente información:
Los alcances, áreas y procesos involucrados.
Referencia a los procedimientos establecidos para el Sistema de Gestión de Calidad.
Una descripción de la interacción entre los proceso del sistema de gestión de calidad (Ver anexo).
Personas interesadas en encontrar una guía fundamental para el buen
entendimiento de todo lo referente a la Secretaria de Hacienda Distrital de
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Cartagena de Indias, consideraran de gran valor este documento, que se
encuentra a disposición de todos y todas.
1. INFORMACION DE LA ENTIDAD
1.1. MISIÓN
La Secretaria de Hacienda Pública del Distrito de Cartagena es la entidad
encargada de administrar y gestionar estrategias financieras y fiscales que
aseguren la consecución de los recursos económicos y la correcta
asignación de los mismos entre las diferentes dependencias o entidades
del Distrito, contribuyendo en la ejecución del Plan de Desarrollo Distrital y
el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad Cartagenera.
1.2. VISIÓN
En el 2015 la Secretaría de Hacienda Pública del Distrito de Cartagena
será reconocida como modelo de gestión de las finanzas públicas
territoriales, por su transparencia en el manejo de recursos públicos,
excelencia en la ejecución de procesos internos, uso de tecnología de
punta y un talento humano con unidad de propósito y comprometido con su
labor a través de decisiones y actuaciones enmarcadas en una apuesta por
el mejoramiento continuo de su desempeño y la satisfacción de sus clientes
internos y externos.
1.2.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Las responsabilidades y autoridades para la Secretaría de Hacienda están
definidas en el Decreto 1284 del 31 de diciembre de 2010 de la Alcaldía de
Cartagena de Indias, que contienen las funciones, conocimientos, perfiles,
competencias y requisitos.
La dirección establece las relaciones jerárquicas entre el personal de
Secretaría de Hacienda según la siguiente estructura.
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Figura 1. Estructura Organizacional de la Secretaría de Hacienda Distrital de Cartagena
2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
2.1. OBJETIVO
El presente manual describe las lineamientos generales para el desarrollo
eficaz del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Hacienda
Distrital de Cartagena de Indias, centradas en aumentar la satisfacción de
los usuarios, mejorar de manera continua el sistema y asegurar el
cumplimiento de los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
aplicables que garantizan la calidad de los servicios.
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2.2. ALCANCE
Servicio de elaboración, control y seguimiento presupuestal, Gestión
Tributaria, de Tesorería y Contabilidad del Distrito de Cartagena de Indias
para el aseguramiento de los recursos económicos.
2.3. EXCLUSIONES
Dentro del alcance del SGC de la Secretaría de Hacienda, se considera la
siguiente exclusión con su respectiva justificación referente a la norma
NTCI SO 9001:2008:
7.3 Diseño y Desarrollo: La Secretaría de Hacienda Distrital de Cartagena está regida por la Constitución Política, leyes, decretos, normatividad relacionada y el Plan de Desarrollo Distrital, por tanto no es de su competencia diseñar servicios fuera del marco de la Ley.
2.4. POLÍTICA DE CALIDAD
La Secretaría de Hacienda del Distrito de Cartagena de Indias, establece
el Sistema de Gestión de la Calidad como instrumento que propicia el
fortalecimiento de la administración de las finanzas, tributos y rentas
Distritales, en un ambiente donde prima el mejoramiento continuo de los
procesos, productos y servicios, basado en la eficacia y la transparencia,
con atención y acompañamiento a los ciudadanos en los derechos y
obligaciones financieras y fiscales, con el propósito de garantizar los
recursos para financiar el Plan de Desarrollo Distrital.
2.5. OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Fortalecer la administración de las finanzas, tributos y rentas Distritales.
2. Mejorar continuamente los procesos, productos y servicios, basado en la eficacia y la transparencia.
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3. Garantizar los recursos para financiar el Plan de Desarrollo Distrital.
2.6. ESTRUCTURA DEL SISTEMA
La Secretaría de Hacienda de Cartagena de Indias tiene planificado su
Sistema de Gestión de Calidad para asegurar el alcance de los objetivos
propuestos y cumplir con los requisitos ISO, los de sus clientes y los
legales y reglamentarios.
Todos los cambios que se produzcan en este Sistema serán para su
mejora, manteniéndose siempre su correcto funcionamiento.
En el siguiente gráfico se detallan los procesos llevados a cabo por la
Secretaría de Hacienda, cuya correcta gestión contribuye con la
satisfacción de sus clientes.
La secuencia e interacción de estos procesos se muestra en los
documentos identificados como Caracterización de Procesos, de los que se
dispone de uno (1) por cada uno de los subprocesos que componen cada
proceso mencionado, ellos se incluye como anexo al presente manual.
Figura 2. Mapa de Procesos de la Secretaría de Hacienda Distrital de Cartagena
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2.7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
El Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Hacienda de
Cartagena de Indias se encuentra reflejado en:
a) la política y objetivos de calidad b) el manual de calidad c) los procedimientos d) los registros e) Formatos
A continuación, se hace una presentación de la estructura documental del
Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Hacienda:
Figura 3. Estructura documental del Sistema de gestión de calidad
Documentos de
la Organización
Documentos
del SGC
Primer
Nivel
Segundo
Nivel
Tercer
Nivel
Cuarto
Nivel
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2.8. CLIENTE Y PARTE INTERESADA
Contribuyentes y Agentes de Retención de Impuestos Distritales
Contratistas y Proveedores del Distrito
Unidades ejecutoras del Presupuesto del Distrito
Organismos de Control
Ciudadanía
2.9. REQUISITOS (CLIENTE, ISO, LEGALES Y REGLAMENTARIOS)
La Secretaría de Hacienda Distrital de Cartagena de Indias en la Gestión Financiera y Fiscal del Distrito de Cartagena debe garantizar el cumplimiento de los siguientes requisitos, para lograr la satisfacción de sus clientes. La revisión modificación y divulgación de estos requisitos se garantiza con la aplicación de los procedimientos establecidos por la Secretaria de Hacienda Distrital.
2.10. REQUISITOS DEL CLIENTE
Oportunidad de respuesta
Excelente atención
Pertinencia de la Información
Eficiencia en las finanzas Distritales
Transparencia en la información
Aseguramiento sostenible de los ingresos del Distrito
Racionalización gastos de funcionamiento
Control y manejo de la deuda pública
Fortalecimiento y modernización Tributaria
2.11. REQUISITOS LEGALES-REQUISITOS ISO Los requisitos Legales están descritos en el formato Listado Maestro de Documentos Externos GHAAS01-F003 y los requisitos ISO están descritos en los documentos identificados como Caracterización de Subprocesos.
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2.12. REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN
2.13. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Los siguientes son los procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión
de Calidad de la Secretaria de Hacienda Distrital de Cartagena de Indias:
GHAAS02-P001Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora.
Talento Humano Competente
Orientación a la satisfacción de las
necesidades de los contribuyentes
Orientación al cumplimiento de las metas
del plan de Desarrollo
Organización Transparente y Moderna
Propender por la eficiencia de los servicios
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GHAAS02-P002 Procedimiento Tratamiento de Producto o Servicio No
Conforme.
GHAAS02-P003 Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.
GHAAS01-P001 Procedimiento Control de Documentos.
GHAAS01-P002 Procedimiento Control de Registros
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3. CONTROL DE CAMBIOS
4. VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Fecha
Elaboró
Jorge Rizo Mejía
Asesor Externo SGC SHD
14/10/2015
Revisó
Everlides Novoa Salcedo
Asesor Código 105 Grado 47, Administrador de Calidad Representante de la Dirección
14/10/2015
Aprobó
Carlos José Granadillo Vasquez
Secretario de Hacienda Distrital de Cartagena
14/10/2015
Versión No. Descripción de los Cambios Fecha
1.0
Versión de fecha 30/09/2011. Se modifica la primera versión
de este manual de calidad al corregirle algunos errores y al
quitar una exclusión que no debía estar.
2.0
Versión de fecha 27/02/2012. Se modifica la segunda versión
de este manual al incorporarle algunas caracterizaciones en el
anexo y al eliminarle otras
26/11/2012
3.0
Versión de fecha 26/11/2012. Se actualiza logo en todas sus
partes, en la estructura organizacional se ajustan títulos, se
modifica Visión.
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ANEXOS
Caracterizaciones por Subprocesos
Caracterización Análisis e Informes Caracterización Planeación, Control y Seguimiento Caracterización Gestión Documental Caracterización Medición Análisis y Mejora Caracterización Programación Presupuestal Caracterización Ejecución Presupuestal Caracterización Control y Seguimiento Presupuestal Caracterización de Impuesto de Industria y Comercio Caracterización Fiscalización Caracterización Sistematización Tributaria Caracterización Atención al Contribuyente y Cultura Tributaria Caracterización Impuesto Predial Caracterización Cobranzas Caracterización Gestión Jurídico Tributario Caracterización Gestión Pagos Caracterización Administración de Recursos Caracterización Deuda y Crédito Publico Caracterización Suscripción de Actuaciones de Cobro. Caracterización Reconocimiento Contable Caracterización Preparar Información Financiera Caracterización de Adquisición de Bienes y Servicios Caracterización de Peticiones y Actos Administrativos Caracterización Enlace con Talento Humano Caracterización Soporte Informático
