Manual de Calidad Realizó: Contabilidad … · Registros de Calidad Instructivos de Trabajo ......

Manual de Calidad Realizó:

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Fecha:

01/10/04

Código:

M4.1 Sistema de Gestión de la Calidad.

Requisitos Generales. Autorizó:

AGS Edición:

2 Página:

1/25

P4.2.2,1A

Tesorería General Contabilidad General

1. Objetivo

Dar a conocer los lineamientos generales referentes al Sistema de Gestión de la

Calidad.

2. Alcance

Todas las actividades y procesos realizados por la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

3. Definiciones

No Aplica. 4. Actividades

4.1. La Dirección de Contabilidad General establece, documenta, implementa y

mantiene un Sistema de Gestión de la Calidad con base en lo indicado en la

Norma de Calidad Internacional ISO-9001:2000 o su equivalente la NMX-

CC-9001-IMNC-2000.

4.2. Se cuenta con procesos formalizados, claramente definidos, gestionables y

mejorables que permiten satisfacer las necesidades de los clientes en lo

referente a la realización del producto de acuerdo a lo indicado en el punto 7

del Manual de Calidad. En la sección 7.1 se indican la interacción y

secuencia de los procesos de la Dirección de Contabilidad General.

4.3. Con el fin de determinar la eficacia del Sistema de Calidad se han

establecido objetivos de calidad y se da seguimiento a los mismos. El control

de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra

determinado en los procedimientos y planes de trabajo.

4.4. Existen recursos necesarios e información para apoyar y dar seguimiento a

los procesos de acuerdo al punto 6 del Manual de Calidad referente a la

Gestión de Recursos.

4.5. Continuamente se da seguimiento a los procesos con el fin de buscar la

mejora y análisis de los mismos, además de realizar autoevaluaciones al


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Fecha:

01/10/04

Código:

M4.1 Sistema de Gestión de la Calidad.

Requisitos Generales. Autorizó:

AGS Edición:

2 Página:

2/25

P4.2.2,1A

Tesorería General Contabilidad General

Sistema de Gestión de la Calidad que permitan realizar acciones tanto

correctivas como preventivas para alcanzar los resultados planificados según

lo indicado en la Medición, Análisis y Mejora en el punto 8 del Manual de

Calidad.

4.6. En el caso de tener procesos que se contraten externamente y afecten la

calidad del producto, estos serán controlados y se identificarán dentro del

Sistema de Gestión de la Calidad.

5. Responsabilidades:

5.1. Es responsabilidad del Director, que lo indicado en esta sección del manual

se cumpla.

5.2. Es responsabilidad del Subdirector reportar e implementar lo indicado en

esta sección del Manual.

5.3 Es responsabilidad de los Jefes de Fondo, apoyar el cumplimiento de lo

indicado en este punto.

6. Referencias:

6.1 En el punto 4.1 de la Norma ISO 9001:2000


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Fecha:

01/10/04

Código:

M4.2.1 Requisitos de la Documentación.

Generalidades. Autorizó:

AGS Edición:

2 Página:

3/25

P4.2.2,1.A

Contabilidad General

Política de Calidad

1. Objetivo

Dar a conocer los lineamientos generales sobre la documentación que forma parte

del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. Alcance

Todos los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de la

Dirección de Contabilidad General.

3 Definiciones

3.1 Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la

Calidad de una organización.

3.2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

3.3 Instructivos de Trabajo: Forma detallada para llevar a cabo un procedimiento.

3.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

4 Actividades

4.1 El Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General

cuenta con la siguiente estructura documental:

Registros de Calidad

Instructivos de Trabajo

Procedimientos

Manual de Calidad

Política de Calidad


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Fecha:

01/10/04

Código:


Generalidades. Autorizó:

AGS Edición:

2 Página:

4/25

P4.2.2,1.A


4.2 El Director de Contabilidad General ha establecido y documentado la Política

y Objetivos de Calidad los cuales se encuentran indicados en la sección 5 de

este manual.

4.3 La Alta Dirección de la Dirección de Contabilidad General es responsable de

la elaboración y actualización del Manual de Calidad y es responsabilidad del

Director la aprobación de dicho documento. Para la elaboración y control del

Manual se cuenta con los siguientes procedimientos P4.2.2,1 y P4.2.3,1.

4.4 En el Sistema de Gestión de la Calidad se cuenta con los procedimientos

requeridos por la normativa ISO 9001:2000 y con los documentos necesarios

para la adecuada planificación, operación y control de los procesos, estos

procedimientos se elaboran y controlan de acuerdo a los procedimientos

P4.2.2,1 y P4.2.3,1.

4.5 Los registros requeridos por la normativa ISO 9001:2000 y los generados por

la operación del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran definidos y

controlados de acuerdo al Control de Registros según lo indicado en el

procedimiento P4.2.4,1 Control de Registros.

5 Responsabilidades: 5.1 La Alta Dirección y el Personal de la Dirección de Contabilidad son

responsables de ejecutar lo indicado en esta sección del Manual.

6 Referencias: 6.1 En el punto 4.2.1 de la Norma ISO 9001: 2000

6.2 Procedimiento de Elaboración del Manual de Calidad P4.2.2,1

6.3 Procedimiento de Control de Documentos P4.2.3,1

6.4 Procedimiento de Control de Registros P4.2.4,1


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01/10/04

Código:


Manual de Calidad. Autorizó:

AGS Edición:

5 Página:

5/25

P4.2.2,1A


1. Objetivo

Dar a conocer los lineamientos referentes a la elaboración del Manual de Calidad.

2. Alcance

Todos los productos y procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad

de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

3. Definiciones

3.1. Administración del Proceso Contable Universitario:

Recepción, asignación, codificación, registro, revisión, elaboración de

informes, archivo y custodia de la documentación de las operaciones

financieras de la Universidad.

3.2. Operaciones Financieras:

Las transacciones económicas identificables y cuantificables que afectan el

patrimonio de la Universidad.

4. Actividades

4.1 El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de

Contabilidad General abarca el proceso de la Administración del Proceso

Contable Universitario de acuerdo a lo documentado en el punto M7.1 del

Manual de Calidad.

4.1.1 Los productos referentes a la Administración del Proceso Contable

Universitario son:

4.1.1.1 Estados Financieros

4.1.1.2 Balanza de Comprobación

4.1.1.3 Pólizas

4.1.1.4 Auxiliares

4.1.1.5 Cuadro de Adquisiciones de Activos Fijos


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Fecha:

01/10/04

Código:



AGS Edición:

5 Página:

6/25

P4.2.2,1A


4.1.1.6 Cuadro de Impuestos Retenidos

4.1.1.7 Facturas Banner

4.1.1.8 Custodia de Información Contable

4.2 De acuerdo a las características y finalidades de la Dirección de Contabilidad

General el Sistema de Gestión de la Calidad tiene las siguientes exclusiones:

4.2.1 Diseño y Desarrollo del punto 7.3 de la Norma ISO-9001:2000, ya

que no se realizan actividades de diseño y desarrollo y la

Administración del Proceso Contable Universitario se realiza de

acuerdo a prácticas convencionales o tradicionales.

4.2.2 Compras en el punto 7.4 de la Norma ISO 9001:2000 debido a que

las compras son realizadas por la Dirección de Adquisiciones,

Proveeduría e Inventarios y la calidad de los productos requeridos no

afecta la calidad intencional de los productos realizados.

4.2.3 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del

servicio del punto 7.5.2 de la norma ISO 9001:2000, debido a la

naturaleza de los productos estos se pueden verificar en cualquier

etapa del proceso del mismo.

4.2.4 Control de los Dispositivos de seguimiento y de medición de la

sección 7.6 de la Norma ISO 9001:2000 no se incluyen, dado que la

naturaleza de los procesos no requiere de ningún tipo de dispositivo

para su medición.

4.3 El Manual de Calidad es un documento que refleja la manera como la

Dirección de Contabilidad General ha establecido los requisitos de la

normativa ISO 9001:2000. Este Manual esta estructurado de acuerdo a las

secciones de la citada Norma indicando cuando corresponda los

procedimientos que aplican o haciendo referencia a ellos.


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Fecha:

01/10/04

Código:



AGS Edición:

5 Página:

7/25

P4.2.2,1A


4.4 Todos los procesos requeridos para proporcionar los servicios de la

Dirección de Contabilidad General y su interacción están indicados en la

sección 7.1 de este Manual.

4.5 El Manual de Calidad es autorizado en su primera edición por el Director de

Contabilidad General.

4.5.1 Las posteriores modificaciones son autorizadas por el Director de

Contabilidad General y en caso de ausencia por el Subdirector.

4.6 El Manual de Calidad es consultado por todos los integrantes de la Dirección

de Contabilidad General de la BUAP, para conocer las directrices

establecidas hacia la calidad de los servicios y productos. También es una

herramienta para la capacitación del personal de nuevo ingreso.

5. Responsabilidades:

5.1. El Director de Contabilidad General es responsable de vigilar el

cumplimiento de lo indicado en esta sección del Manual.

5.2. El Subdirector y los Jefes de Fondo deberán apoyar lo indicado en esta

sección del Manual.

6. Referencias

6.1. En el punto 4.2.2 de la Norma ISO 9001:2000


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Fecha:

01/10/04

Código:


Control de Documentos. Autorizó:

AGS Edición:

4 Página:

8/25

P4.2.2,1A


1. Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes al Control de Documentos del Sistema de

Gestión de la Calidad.

2. Alcance

Todos los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión de

la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

3. Definiciones

No aplica.

4 Actividades 4.1 Todos los documentos deberán aprobarse y revisarse antes de ser emitidos.

4.1.1 Solo el titular del puesto que elaboró el documento lo puede

modificar en caso de ser necesario.

4.1.2 La revisión y autorización de procedimientos e instructivos de trabajo

solo las pueden realizar Director, Subdirector y Jefes de Fondo en el

área de su ingerencia.

4.1.3 El Manual de Calidad se realiza y autoriza de acuerdo a lo indicado

en M4.2.2

4.2 Los documentos son actualizados cuando surge alguna modificación, el estado

de cambios se encuentra dado con el número de la edición, éstos se encuentran

marcados en el documento de solicitud de alta, modificación y baja P4.2.3,1A

y se realiza como lo indica el procedimiento de Control de Documentos

P4.2.3,1.

4.2.1 La versión que se encuentra en el Sistema de Control Documental

Electrónico se considerada como la actualizada.

4.3 Con el fin de tener un concentrado de todos los documentos del Sistema de

Gestión de la Calidad se cuenta con un formato P4.2.3,1B Lista Maestra de


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Fecha:

01/10/04

Código:



AGS Edición:

4 Página:

9/25

P4.2.2,1A


Documentos, la cual nos permite identificar los cambios en los documentos y

el estado de revisión de los mismos.

4.4 Para asegurar que los procedimientos e instructivos se encuentran disponibles

en los puntos de uso Control Documental los distribuye de acuerdo a lo

indicado en el Procedimiento de Control de Documentos P4.2.3,1 quedando

como evidencia la Lista de Distribución P4.2.3,1C.

4.5 El Control Documental se realiza principalmente de manera electrónica

asegurando de esta manera que los procedimientos y documentos sean legibles

y fácilmente identificables.

4.6 El control de documentos externos es responsabilidad del Director de

Contabilidad General y del Jefe de Fondo de Ingresos Propios de acuerdo a los

indicado en el procedimiento de control de documentos P4.2.3,1.

4.7 Control Documental se asegura de marcar con un sello los documentos

obsoletos producto de algún cambio o modificación en los mismos con el fin

de evitar el uso no intencionado de los mismos. Debido a las características del

Sistema de Control Documental Electrónico en el momento de dar de alta el

nuevo documento la versión anterior desaparece, esta prohibido modificar o

imprimir los documentos que se encuentran en el Sistema de Control

Documental Electrónico, a excepción de los Diagramas de Flujo y Planes de

Trabajo que se encuentran en el Anexo 1 del presente manual.

4.8 En el caso de los documentos de consulta estos se identifican con un sello

verde con la leyenda “Material de Consulta”.

4.8.1 Los documentos impresos que no cuenten con estos sellos y el color

indicado se consideran que están fuera del Sistema de Gestión de la

Calidad.

4.8.2 Todo documento interno impreso se encuentra identificado por el

código, nombre y número de copia controlada.


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Fecha:

01/10/04

Código:



AGS Edición:

4 Página:

10/25

P4.2.2,1A


4.8.2.1 Todo Documento que se encuentra en el Sistema de Control

Documental Electrónico se considera como documento

controlado.

4.9 Se cuenta con una lista electrónica de distribución por cada documento

entregado por el Sistema de Control Documental Electrónico y listas impresas

para los documentos externos sujetos a Control Documental.

4.10 Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad serán resguardados en el

área física de la Subdirección.

4.11 Se cuenta con un procedimiento P4.2.3,1 referente al Control Documental.

4.12 Cada persona de la Dirección de Contabilidad General es responsable de las

no conformidades que puedan surgir por el incumplimiento de lo que se

establece en el procedimiento P.4.2.3,1 referente a Control Documental.

5 Responsabilidades

5.1 El Subdirector es responsable de que se cumpla lo indicado en esta sección del

Manual.

5.2 El Director y Jefes de Fondo deberán de apoyar lo indicado en esta sección.

6 Referencias 6.1 En el punto 4.2.3 de la Norma ISO 9001:2000 6.2 Procedimiento de Control de Documentos P4.2.3,1


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Fecha:

01/10/04

Código:


Control de Registros. Autorizó:

AGS Edición:

5 Página:

11/25

P4.2.2,1A


1. Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes al Control de los Registros de Calidad del

Sistema de Gestión de la Calidad.

2. Alcance

Todos los registros de calidad generados y utilizados en el funcionamiento del

Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la

BUAP.

3. Definiciones

3.1. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

4 Actividades

4.1 Los documentos que son utilizados para los procesos del Sistema de Gestión

de la Calidad y que dan evidencia de la conformidad de los procesos y de la

eficacia de los mismos son considerados registros de calidad.

4.2 Tipos de Registros: En el Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de

Contabilidad General fundamentalmente tenemos dos tipos de registros:

4.2.1 Registros que conserva la persona que los genera y que le sirven para

el control y monitoreo de sus procesos.

4.2.2 Registros que son resultados de los procesos contables y que por

fines regulatorios y legales deben ser mantenidos y resguardados

adecuadamente y que son controlados en el Archivo de la Dirección

de Contabilidad General.

4.3 Los registros que sirven de base para el control y monitoreo de los procesos

son identificados de acuerdo al procedimiento P4.2.2,1 y su almacenamiento,

protección y recuperación es responsabilidad de la persona que los genera, lo

anterior de acuerdo al procedimiento P4.2.4,1 Control de Registros de Calidad.


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Fecha:

01/10/04

Código:


Control de Registros. Autorizó:

AGS Edición:

5 Página:

12/25

P4.2.2,1A


4.4 Control y disposición de los Registros de Calidad: se cuenta con una Lista

Maestra de Registros de Calidad P4.2.4,1A. Para los registros impresos su

disposición es la destrucción de los mismos al vencimiento de su tiempo de

resguardo, en el caso de los electrónicos es la eliminación al dar de alta el

nuevo registro.

4.5 Para los registros que son resultado de los procesos contables y que son

controlados por el Archivo de la Dirección de Contabilidad General se

procede de acuerdo a P7.5.5,1 procedimiento de Archivo y Custodia

4.6 Todos los registros de calidad deberán ser legibles y llenados correctamente,

para mostrar evidencia del cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestión de

la Calidad de la Dirección de Contabilidad General.

5 Responsabilidades 5.1 El Subdirector y los Jefes de Fondo son responsable de que se cumpla lo

indicado en esta sección del Manual.

5.2 El Director deberá apoyar lo indicado en esta sección.

6 Referencias

6.1 En el punto 4.2.4 de la Norma ISO 9001:2000

6.2 En el Procedimiento de Elaboración de Manual, Procedimientos e Instructivos

P4.2.2,1

6.3 En el Procedimiento de Control de Registros P4.2.4,1

6.4 En el Procedimiento de Archivo y Custodia P.7.5.5,1



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Fecha:

01/10/04

Código: M8.1

Medición, Análisis y Mejora Generalidades

Autorizó: AGS

Edición: 2

Página: 13/25

P4.2.2,1A

1. Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la Medición, Análisis y Mejora de los servicios y procesos de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

2. Alcance Todos los servicios, productos y procesos que se efectúen en la Dirección de Contabilidad General.

3. Definiciones

No aplica 4. Actividades

4.1. Se cuenta con procesos que permiten analizar y medir los objetivos de calidad referente a la Planificación según lo indicado en el punto M5.4 del Manual.

4.2. La medición de la conformidad de los servicios proporcionados se realiza por medio de la Satisfacción del Cliente según lo indicado en el punto M8.2.1 del Manual.

4.3. La conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza de acuerdo a las auditorías internas según lo indicado en el punto M8.2.2 del Manual y a las externas que pudieran realizar los Clientes.

4.4. La mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad se da por medio de las acciones correctivas y preventivas según lo indicado en el punto M8.5 del Manual.

4.5. Se utilizaran diferentes técnicas estadísticas para la medición y control del proceso de prestación del servicio.

5. Responsabilidades

5.1 El Director deberá de apoyar lo indicado en esta sección.

5.2 Es responsabilidad del Subdirector, los Jefes de Área e Ingresos Propios

realizar lo indicado en esta sección.

6. Referencias

6.1. En el punto 8.1 de la Norma ISO 9001: 2000


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Fecha:

01/10/04

Código: M8.2.1

Seguimiento y Medición Satisfacción al Cliente

Autorizó: AGS

Edición: 2

Página: 14/25

P4.2.2,1A


1. Objetivo Dar a conocer la información relativa para la medición de la percepción del Cliente en cuanto a su satisfacción, con respecto al cumplimiento de los requisitos del producto y servicios ofrecidos por la Dirección de Contabilidad General.

2. Alcance

Todos los Clientes de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP. 3. Definiciones

Cliente.- Organización ó persona que recibe el producto ó el servicio.

4. Actividades 4.1 La Dirección de Contabilidad General cuenta con los siguientes elementos

para determinar la retroalimentación por parte de sus principales clientes: 4.1.1 Auditores Externos: Proporcionan Informe sobre la conformidad,

veracidad y razonabilidad de los Estados Financieros elaborados por la Dirección de Contabilidad General. Esta valoración por parte de los Auditores Externos representa de manera muy objetiva el grado de satisfacción sobre los productos proporcionados a ellos.

4.1.2 El informe de los auditores externos es analizado por el Director de Contabilidad General con el fin de determinar el grado de satisfacción de los auditores y en su caso tomar las medidas necesarias para solventar sus observaciones.

4.1.3 Contraloría General: Proporcionan Pliego mensual de observaciones a los Estados Financieros elaborados por la Dirección de Contabilidad General.

4.1.4 El pliego de observaciones de la Contraloría General es analizado por la Subdirección con el fin de determinar las que son imputables a la Dirección de Contabilidad, considerando principalmente las observaciones referentes a reclasificaciones y ajustes contables y en su caso tomar las medidas necesarias para solventar sus observaciones

4.1.5 Tesorería General: La retroalimentación sobre la percepción de los servicios proporcionados los realiza a través de reuniones de trabajo y comunicaciones entre la Dirección de Egresos de la Tesorería General y el Director de Contabilidad General.

4.1.6 Usuarios Diversos: La Dirección de Contabilidad General ha establecido en su página WEB una dirección de correo electrónico para recibir de parte de otros usuarios quejas o sugerencias.

4.2 La información obtenida de la satisfacción del cliente se utiliza como información de entrada para la revisión de la Dirección de acuerdo a lo


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Fecha:

01/10/04

Código: M8.2.1

Seguimiento y Medición Satisfacción al Cliente

Autorizó: AGS

Edición: 2

Página: 15/25

P4.2.2,1A


indicado en punto M5.6.2 del Manual referente a “Quejas de Clientes y Satisfacción del mismo”.

4.3 Al realizar el análisis de los resultados de la Satisfacción del Cliente, y si se identifican áreas de oportunidad, estas se realizarán de acuerdo en lo indicado en el punto M8.5.1 del Manual referente a Mejora Continua y de identificarse tendencias negativas se realizan Acciones Preventivas como lo indica el punto M8.5.3 del Manual.

5 Responsabilidades

5.1 El Director, Subdirector y los Jefes de Fondo son responsables de apoyar lo indicado en esta sección del Manual.

6 Referencias

6.1 En el punto 8.2.1 de la Norma ISO 9001: 2000


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Fecha:

01/10/04

Código: M8.2.2

Seguimiento y Medición Auditoria Interna

Autorizó: AGS

Edición: 4

Página: 16/25

P4.2.2,1A


1 Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la realización de la auditoria interna para evaluar el grado de implantación, sus fortalezas y debilidades así como la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, y determinar si este se encuentra conforme con lo indicado en la norma ISO 9001:2000.

2 Alcance

Todo el Sistema de Gestión de la Calidad en la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

3 Definiciones No aplica

4 Actividades

4.1 Responsabilidad de las auditorias internas: El Director de Contabilidad General ha nombrado al Representante de la Dirección como el responsable de coordinar y llevar a cabo el proceso de auditorias internas con el fin de determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 y de la propia organización.

4.2 El Representante de la Dirección selecciona y califica los auditores internos de acuerdo al Procedimiento de Auditoria Internas P8.2.2,1. La asignación de auditores debe cuidar la independencia de los mismos.

4.3 Programa Anual de Auditorias: En el procedimiento P8.2.2,1 se establece el Programa Anual de Auditorias Internas al Sistema de Gestión de la Calidad, el cual es autorizado por el Director, este programa esta basado en la importancia de los procesos, el resultado de auditorias anteriores y quejas de los clientes.

4.4 El Representante de la Dirección debe definir los criterios de auditoria, el alcance de la misma su frecuencia y metodología. Lo anterior esta indicado de manera especifica en el Procedimiento P8.2.2,1 Auditoria Internas.

4.5 Notificación de Auditoria: El Auditor Líder notifica por anticipado al personal de la fecha de la auditoria y del horario de la reunión inicial.

4.6 Ejecución de Auditoria: El Auditor Líder y su grupo de auditores ejecutan la auditoria de acuerdo al Procedimiento de Auditoria Internas P8.2.2,1, utilizando la lista de verificación correspondiente.

4.7 Reunión de Cierre e Informe: El Auditor Líder conduce la reunión de cierre en donde informa los resultados de la auditoria con el fin de que sean conocidos por los auditados y en su caso hacer las aclaraciones pertinentes. El Representante de la Dirección elabora y entrega al Director el Informe de Auditoria.


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Fecha:

01/10/04

Código: M8.2.2

Seguimiento y Medición Auditoria Interna

Autorizó: AGS

Edición: 4

Página: 17/25

P4.2.2,1A


4.8 Seguimiento: El personal auditado responsable de no conformidades detectadas en el proceso de auditorias elabora sus propuestas de acciones correctivas de acuerdo al Procedimiento P8.5.2,1 a las cuales da seguimiento para su cumplimiento y eficacia el Representante de la Dirección.

4.9 Las Auditorias Internas pueden ser desarrolladas por auditores internos calificados de otras dependencias de la BUAP, que cumplan con lo indicado en el punto anterior.

4.10 La información obtenida de las auditorias es utilizada para: 4.10.1 Realizar lo establecido en el punto M5.6.1 del manual, referente a la

Revisión por la Dirección. 4.10.2 Toma de acciones de mejora como respuesta a los resultados de la

auditoria interna. 4.11 El Representante de la Dirección es responsable de recopilar y resguardar toda

la información referente al proceso de auditorias. 5 Responsabilidades

5.1 El Representante de la Dirección y su Grupo de Auditores son responsables de realizar lo indicado en esta sección del Manual.

5.2 El Director y el personal deberá apoyar lo indicado en esta sección del Manual.

6 Referencia

6.1 En el punto 8.2.2 de la Norma ISO 9001: 2000 6.2 En el Procedimiento de Auditorias Internas P8.2.2,1 6.3 En el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas P8.5.2,1


RAT

Fecha:

01/10/04

Código: M8.2.3

Seguimiento y Medición Seguimiento y medición de los

procesos

Autorizó: AGS

Edición: 2

Página: 18/25

P4.2.2,1A


1 Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento y medición, para evaluar el desempeño de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

2 Alcance

Todos los procesos de Realización del Producto del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

3 Definiciones

No aplica 4 Actividades

4.1 Los procesos para la realización de los Estados Financieros de la BUAP se supervisan, miden y controlan a través de Planes de Trabajo y Diagramas de Flujo de estos procesos los cuales se encuentran en el Anexo 1 del presente Manual.

4.2 Los Estados Financieros se realizan por tipo de fondo y para su control existe un plan de trabajo específico. El Jefe de Fondo ha establecido en estos documentos la secuencia de procesos, los responsables de su realización, los procedimientos y registros que aplican y fundamentalmente los indicadores que a su criterio le permiten medir su desempeño.

4.3 El Jefe de Fondo analiza la información que se desprende de los planes de trabajo, en el caso no alcanzar los resultados planificados toma acciones para llevar a cabo las correcciones y/o acciones correctivas según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto.

4.4 La información sobre el desempeño de los procesos y conformidad del producto es enviada mensualmente por el Jefe de Fondo a la Subdirección además de presentarse en las reuniones de revisión por la Dirección.

5 Responsabilidades

5.1 Los Jefes de Fondo son responsables de realizar lo indicado en esta sección del Manual.

5.2 El Director y Subdirector son responsables de apoyar lo indicado en esta sección del Manual.

6 Referencia

6.1 En el punto 8.2.3 de la Norma ISO 9001: 2000.


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Fecha:

01/10/04

Código: M8.2.4

Seguimiento y Medición Seguimiento y medición del Producto

Autorizó: AGS

Edición: 2

Página: 19/25

P4.2.2,1A


1 Objetivo

Dar a conocer los lineamientos referentes a la medición y seguimiento de las

características del producto (Estados Financieros) en las etapas apropiadas del

proceso y antes de su liberación a los Clientes de la Dirección de Contabilidad

General.

2 Alcance

Todos los productos que se incluyen en el Sistema de Gestión de la Calidad de la

Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

3 Definiciones

No aplica

4 Actividades

4.1 Los Estados Financieros se realizan por tipo de fondo y para su control existe

un plan de trabajo específico. El Jefe de Fondo ha establecido en estos

documentos la secuencia de procesos, los responsables de su realización, los

procedimientos y registros que aplican y fundamentalmente los indicadores

que a su criterio le permiten medir su desempeño.

4.2 Los Jefes de Fondo entregan mensualmente los indicadores de sus procesos a

la Subdirección con el fin de que se muestre el nivel del desempeño de los

procesos y sus resultados.

4.3 Los Jefes de Fondo son responsables de realizar integraciones de cuentas

contables de acuerdo al procedimiento P8.2.4,1 de Integraciones con la

finalidad de verificar la conformidad del producto. Estas integraciones son

enviadas a la Subdirección de manera mensual.

4.4 La Subdirección revisa y analiza tanto los indicadores de los planes de trabajo

como las integraciones por tipo de fondo con el fin de comprobar la


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Fecha:

01/10/04

Código: M8.2.4

Seguimiento y Medición Seguimiento y medición del Producto

Autorizó: AGS

Edición: 2

Página: 20/25

P4.2.2,1A


conformidad del producto de acuerdo al procedimiento P8.2.4,1 Integraciones

y a sus Planes de Trabajo.

4.5 La Subdirección notifica al Jefe de Fondo las observaciones a sus Planes de

Trabajo e Integraciones en el caso de encontrar no conformidades.

4.6 El Jefe de Fondo analiza las observaciones enviadas por la Subdirección y

establece las correcciones y/o acciones correctivas que apliquen, lo anterior de

acuerdo al procedimiento de P8.5.2,1 Acciones Correctivas y Preventivas.

4.7 Liberación de los Estados Financieros: Estos solo podrán ser liberados cuando

se hallan completado los programas de monitoreo y medición de los Planes de

Trabajo de los Jefes de Fondo y de la Subdirección.

5 Responsabilidades

5.1 El Director es responsable de apoyar lo indicado en esta sección del Manual.

5.2 El Subdirector y los Jefes de Fondo son responsables de realizar lo indicado en


6 Referencia


6.2 En el Procedimiento P8.2.4,1 Integraciones.


RAT

Fecha:

01/10/04

Código: M8.3 Control del Producto No Conforme

Autorizó: AGS

Edición: 4

Página: 21/25

P4.2.2,1A


1 Objetivo

Dar a conocer los lineamientos referentes a la oportuna detección y control de los

productos no conformes generados en los procesos y productos de la Dirección de

Contabilidad General con el fin de evitar su uso o entrega no intencionada a los

Clientes.

2 Alcance

Todos los Procesos y Productos del Sistema de Gestión de la Calidad de la

Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

3 Definiciones

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

4 Actividades

4.1 Detección de No Conformidades: esta se lleva a cabo a través de la

supervisión indicada en los Planes de Trabajo y los Registros de Calidad que

aplican.

4.2 Para las no conformidades de proceso es el Jefe de Fondo quien tiene la

autoridad para su control e indicar las correcciones y/o acciones correctivas

que apliquen, lo anterior de acuerdo al Procedimiento de Producto no

Conforme P8.3,1.

4.3 Para las no conformidades del producto es la Subdirección quien tiene la

autoridad para su control e indicar las correcciones y/o acciones correctivas

que apliquen, lo anterior de acuerdo al Procedimiento de Producto no

Conforme P8.3,1.

4.4 El Subdirector y los Jefes de Fondo determinan en su área de responsabilidad

las siguientes medidas para el manejo de las no conformidades detectadas:


RAT

Fecha:

01/10/04

Código: M8.3 Control del Producto No Conforme

Autorizó: AGS

Edición: 4

Página: 22/25

P4.2.2,1A


4.4.1 Realizar las correcciones en los documentos contables para lograr su

conformidad y realizar una nueva verificación de la conformidad del

producto.

4.4.2 Analizar la magnitud de la no conformidad y en función de esta la

subdirección autoriza la liberación del producto.

4.5 En el caso de detectar que un producto no conforme ha sido liberado y

entregado al Cliente de la Dirección de Contabilidad General, la Subdirección

informa vía telefónica de esta situación al Cliente acordando el envió del

Producto corregido y solicitando la devolución del no conforme.

4.6 La Subdirección y los Jefes de Fondo mantienen los registros de las no

conformidades detectadas y de las acciones correctivas realizadas de acuerdo

al procedimiento P8.5.2,1 Acciones Correctivas y Preventivas.

5 Responsabilidades

5.1 El Subdirector y Jefes de Fondo son responsables de realizar lo indicado en



6 Referencia

6.1 En el punto 8.3 de la Norma ISO 9001: 2000

6.2 En el procedimiento P8.3,1 Control del Producto No Conforme.

6.3 En el procedimiento P8.5.2,1 Acciones Correctivas y Preventivas.

Manual de Calidad

Realizó: RAT

Fecha:

01/10/04

Código: M8.4 Análisis de Datos

Autorizó: AGS

Edición: 2

Página: 23/25

P4.2.2,1A


1 Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la recopilación y análisis de los datos generados en la elaboración de los Estados Financieros por la Dirección de Contabilidad General, con el fin de evaluar el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a sus objetivos y así identificar áreas de mejora.

2 Alcance

Todos los procesos y productos generados en la elaboración de los Estados Financieros de la BUAP por parte de la Dirección de Contabilidad General.

3 Definiciones

No Aplica 4 Actividades

4.1 El monitoreo y medición de los procesos y productos es la fuente de

generación de datos relevantes sobre el comportamiento y tendencias de los

mismos, la cual se realiza como se indica en las secciones M8.2.3 y M8.2.4

del Manual.

4.2 La Subdirección y los Jefes de Fondo concentran y analizan mensualmente

esta información con el fin de determinar posibles no conformidades,

tendencias, y áreas de oportunidad para la mejora.

4.3 La información referente a los resultados de los Planes de Trabajo y a la

percepción del Cliente se presenta y analiza en las reuniones de la revisión por

la Dirección con el fin de determinar posibles no conformidades, tendencias, y

áreas de oportunidad para la mejora.

5 Responsabilidades


5.2 El Subdirector y Jefes de Fondo son responsables de realizar lo indicado en


6 Referencia

6.1 En el punto 8.4 de la Norma ISO 9001: 2000


RAT

Fecha:

01/10/04

Código: M8.5.1

Mejora Mejora Continua

Autorizó: AGS

Edición: 2

Página: 24/25

P4.2.2,1A


1. Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a la mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General.

2. Alcance

Todos los procesos y productos incluidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

3. Definiciones

No Aplica.

4 Actividades 4.1 La Alta Dirección ha establecido Política y Objetivos de Calidad que son

coherentes con las finalidades de la Dirección de Contabilidad General. 4.2 En la Dirección de Contabilidad General se han establecido metodologías para

la medición y monitoreo de indicadores de procesos y productos alineados a los Objetivos de Calidad, por lo que en el grado que se alcancen los objetivos se demuestra la eficacia del Sistema.

4.3 La mejora del Sistema de Gestión de la Calidad esta planeada a través de proyectos o programas que surjan en las reuniones de la Revisión por la Dirección en donde se analizan el cumplimiento de los objetivos de calidad, los resultados de las auditorias, el análisis mensual de datos presentado por la Subdirección y Jefes de Fondo así como el estado que guardan las acciones correctivas y preventivas.

5 Responsabilidades

5.1 Es responsabilidad del Director realizar lo indicado en esta sección del Manual.

5.2 Es responsabilidad del Subdirector y Jefes Fondo apoyar lo indicado en esta sección del Manual.

6 Referencia



RAT

Fecha:

01/10/04

Código: M8.5.2,3

Mejora Acciones Correctivas y Preventivas.

Autorizó: AGS

Edición: 1

Página: 25/25

P4.2.2,1A


1 Objetivo Dar a conocer los lineamientos referentes a las acciones para eliminar las causas de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir y en el caso de las no conformidades potenciales evitar su ocurrencia.

2 Alcance

Todas las no conformidades generadas en el Sistema de la Gestión de la Calidad de la Dirección de Contabilidad General de la BUAP.

3 Definiciones

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. 4 Actividades

4.1 Las no conformidades de procesos y productos en el sistema de Gestión de la Calidad son detectadas y revisadas a través de la aplicación de los planes de trabajo y el análisis de datos por parte de la Subdirección y Jefes de Fondo.

4.2 Se identifican fuentes de información referentes a la detección y revisión de no conformidades tales como:

4.2.1 Quejas de Clientes 4.2.2 Auditorías Internas y Externas 4.2.3 Revisión de la Dirección 4.2.4 Medición de la Satisfacción del Cliente

4.3 La Subdirección, los Jefes de Fondo y el personal involucrado con una no conformidad realizan el análisis de la causa que la origino con el fin de tomar las acciones necesarias para prevenir su recurrencia y en el caso de las no conformidades potenciales su ocurrencia de acuerdo al procedimiento P8.5.2,1 Acciones Correctivas y Preventivas.

4.4 La Subdirección y los Jefes de Fondo son los responsables de verificar la implantación y efectividad de las acciones correctivas y preventivas y resguardar los registros correspondientes.

4.5 Las acciones correctivas y preventivas deberán de ser apropiadas a la naturaleza y tamaño de la no conformidad encontrada.

5 Responsabilidades

5.1 Es responsabilidad del Director realizar lo indicado en esta sección del Manual.

5.2 Es responsabilidad del Subdirector y los Jefes de Fondo apoyar lo indicado en esta sección del manual.

6 Referencia

6.1 En el punto 8.5.2 de la norma ISO 9001: 2000

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