Manual deManual deCeremonial y ProtocoloCeremonial y Protocolo

1CODESSERNoviembre 2006 actualizado Febrero 2013

"El ceremonial no crea jerarquías,solo las reconoce,

tampoco inventa honoresni los otorga,

ni fomenta magnificencia,solo establece un orden

que facilite las relaciones,no complica, simplifica,

no crea problemas,solamente los evita.“

Jorge Blanco Villalta

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"El ceremonial no crea jerarquías,solo las reconoce,

tampoco inventa honoresni los otorga,

ni fomenta magnificencia,solo establece un orden

que facilite las relaciones,no complica, simplifica,

no crea problemas,solamente los evita.“

Jorge Blanco Villalta

Preparado por: Claudia Ortega Cabezas

Secretaria Gerencia General, Codesser

CONCEPTOS:

CEREMONIAL: Es el conjunto de reglas yprácticas que deben observarse en lasrelaciones oficiales de los jefes de estado, susrepresentantes, ejecutivos, directivos y engeneral de todos aquellos que deben mantenerrelaciones de carácter público con otrospersoneros similares.

PROTOCOLO: Es la convención queregula y ordena las reglas y normas delCeremonial y controla su ejecución. Elprotocolo es la aplicación práctica yconcreta del ceremonial

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PROTOCOLO: Es la convención queregula y ordena las reglas y normas delCeremonial y controla su ejecución. Elprotocolo es la aplicación práctica yconcreta del ceremonial

Puntos básicos para preparar un evento.Planificar y Organizar

• Planificación.Primero definimos el objetivo del acto, que esperamosconseguir, con que medios contamos, audienciaprevista (asistentes, publico en general, etc.) y queobjetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemosestablecer un calendario, asignar recursos, hacer todaslas especificaciones necesarias para llevar a cabo elacto y definir con claridad todos los objetivos.

Producción.Son, lo que podríamos llamar actividades previas alevento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, seasignan tareas, se establecen vías de comunicaciónentre los equipos y con personas y equipos del exterior,se define la imagen al completo del acto.

Explotación.Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho.Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado(fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada puntodebe llevarse a cabo tal y como se ha planificado,ajustándose al calendario previsto, así como a sucorrespondiente checklist. También es bueno contarcon planes alternativos para situaciones imprevistas.

A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hayque tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollodel acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen,vamos a dar tres puntos fundamentales.

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• Planificación.Primero definimos el objetivo del acto, que esperamosconseguir, con que medios contamos, audienciaprevista (asistentes, publico en general, etc.) y queobjetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemosestablecer un calendario, asignar recursos, hacer todaslas especificaciones necesarias para llevar a cabo elacto y definir con claridad todos los objetivos.

Producción.Son, lo que podríamos llamar actividades previas alevento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, seasignan tareas, se establecen vías de comunicaciónentre los equipos y con personas y equipos del exterior,se define la imagen al completo del acto.

Explotación.Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho.Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado(fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada puntodebe llevarse a cabo tal y como se ha planificado,ajustándose al calendario previsto, así como a sucorrespondiente checklist. También es bueno contarcon planes alternativos para situaciones imprevistas.

1. Imagen corporativa personal

2. La Invitacióna) Características Generales

3. Ubicación de Bandera

4. La Puntualidad

5. Orden de Precedenciaa) Ley de la Derechab) Principio del orden lateralc) Principio del orden lineald) Principio generales de la Precedenciae) Aplicación de Normas de Precedenciaf) Precedencias Regionalesg) Precedencia Institucional en Regiones

6. Enunciado de Vocativosa) Enunciado de Vocativos a nivel Comunal

7. Ceremonias:a) Tipos de Ceremonias Solemnes, Institucional, Simplesb) Programas básicos para actos de:

firma de conveniosentrega de donacionesentrega de certificados o diplomas

8. Consejos útiles9. Bibliografía

I N D I C E

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1. Imagen corporativa personal

2. La Invitacióna) Características Generales

3. Ubicación de Bandera

4. La Puntualidad

5. Orden de Precedenciaa) Ley de la Derechab) Principio del orden lateralc) Principio del orden lineald) Principio generales de la Precedenciae) Aplicación de Normas de Precedenciaf) Precedencias Regionalesg) Precedencia Institucional en Regiones

6. Enunciado de Vocativosa) Enunciado de Vocativos a nivel Comunal

7. Ceremonias:a) Tipos de Ceremonias Solemnes, Institucional, Simplesb) Programas básicos para actos de:

firma de conveniosentrega de donacionesentrega de certificados o diplomas

8. Consejos útiles9. Bibliografía

1. Imagen corporativa: Imagen personal

La imagen es nuestra tarjeta de visita. Aunque las personastengamos otros muchos valores la primera impresión esfundamental. La forma de vestir junto con nuestrosmodales y nuestro comportamiento, es el reflejo que damosde la empresa o institución a la que representamos y enestos tiempos la web es una herramienta de las cualmuchas veces se vale para conocer o ver a quien tenemosal otro lado de la línea o bien, quién es mi entrevistado oentrevistador, la fotografía que se sube de usted, evite quetenga alguna de los siguientes parámetros:

Imágenes recortadas de otras, pues pueden lucir pocoprofesionales.imágenes informales, como aquellas que te tomasdurante una fiestaimágenes tomadas en lugares que llamen más laatención que nosotros, por ejemplo, junto a un granmonumentoImagenes pixeladas, borrosas o distorsionadasImágenes utilizando vestimenta informal como poleras,lentes de sol, parkas u otro accesorio,

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La imagen es nuestra tarjeta de visita. Aunque las personastengamos otros muchos valores la primera impresión esfundamental. La forma de vestir junto con nuestrosmodales y nuestro comportamiento, es el reflejo que damosde la empresa o institución a la que representamos y enestos tiempos la web es una herramienta de las cualmuchas veces se vale para conocer o ver a quien tenemosal otro lado de la línea o bien, quién es mi entrevistado oentrevistador, la fotografía que se sube de usted, evite quetenga alguna de los siguientes parámetros:

Imágenes recortadas de otras, pues pueden lucir pocoprofesionales.imágenes informales, como aquellas que te tomasdurante una fiestaimágenes tomadas en lugares que llamen más laatención que nosotros, por ejemplo, junto a un granmonumentoImagenes pixeladas, borrosas o distorsionadasImágenes utilizando vestimenta informal como poleras,lentes de sol, parkas u otro accesorio,

La vestimenta en la oficina es muy importante por lo quedebe tener presente qué las prendas inapropiadas parauna oficina es el uso de jeans, vestidos o blusas muyescotadas y transparentes y zapatillas.Puede usar ropa casual, el pantalón de tela acompañadode chaqueta No casaca como comodín es una alternativa,tanto para damas como varones.El cabello debe estar bien peinado o arregladoadecuadamente, no usar demasiado maquillaje, losvarones deben Aféitese de forma adecuada y limpiar sucalzado sobretodo si tuvo que salir a terreno y debe volvera la oficina.

Recuerde que en las ceremonias, TODO el personalinstitucional se debe vestir formalmente, no olvidarque a través de su imagen se transmite la Corporación

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La vestimenta en la oficina es muy importante por lo quedebe tener presente qué las prendas inapropiadas parauna oficina es el uso de jeans, vestidos o blusas muyescotadas y transparentes y zapatillas.Puede usar ropa casual, el pantalón de tela acompañadode chaqueta No casaca como comodín es una alternativa,tanto para damas como varones.El cabello debe estar bien peinado o arregladoadecuadamente, no usar demasiado maquillaje, losvarones deben Aféitese de forma adecuada y limpiar sucalzado sobretodo si tuvo que salir a terreno y debe volvera la oficina.

Recuerde que en las ceremonias, TODO el personalinstitucional se debe vestir formalmente, no olvidarque a través de su imagen se transmite la Corporación

2. La Invitación:

Las invitaciones pueden definirse como una nota protocolar queimplica un compromiso entre invitante e invitado. Se puedenefectuar por medio de tarjetas y se envía con motivos diversosentre los que incluyen: manifestaciones o actos sociales, actos oceremonias de carácter público o privado, actos o eventos detrabajo.

a) Características Generales:• Las invitaciones para toda clase de actos sociales, debenhacerse con la debida antelación, que permita al destinatariorecibirla al menos con 15 días hábiles de anticipación.

• Al momento de redactar una invitación, se deben considerar lossiguientes puntos: La redacción debe realizarse en tercera persona

Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de

Usted.

Las invitaciones por tarjeta NO deben firmarse Deben ser enviadas al menos, con 15 días de anticipación paraque a los invitados les dé tiempo a contestar y a organizar su agendade compromisos (lo mejor es con tres semanas de anticipación comomínimo). Las invitaciones de última hora no gustan pues parecen decompromiso, como si fueras "un relleno" de última hora

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Las invitaciones pueden definirse como una nota protocolar queimplica un compromiso entre invitante e invitado. Se puedenefectuar por medio de tarjetas y se envía con motivos diversosentre los que incluyen: manifestaciones o actos sociales, actos oceremonias de carácter público o privado, actos o eventos detrabajo.

a) Características Generales:• Las invitaciones para toda clase de actos sociales, debenhacerse con la debida antelación, que permita al destinatariorecibirla al menos con 15 días hábiles de anticipación.

• Al momento de redactar una invitación, se deben considerar lossiguientes puntos: La redacción debe realizarse en tercera persona

Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de

Usted.

Las invitaciones por tarjeta NO deben firmarse Deben ser enviadas al menos, con 15 días de anticipación paraque a los invitados les dé tiempo a contestar y a organizar su agendade compromisos (lo mejor es con tres semanas de anticipación comomínimo). Las invitaciones de última hora no gustan pues parecen decompromiso, como si fueras "un relleno" de última hora

Nombre y apellido de la persona que invita Cargo y/o dignidad de quien invita Nombre de la Institución o empresa a la que pertenece Nombre del invitado (no necesariamente). (Puede sercon acompañante, por ejemplo: y señora y debe ser escritoa mano).Carácter de la Ceremonia o actividad a la que se invita(formal o informal). Fecha, hora y lugar en donde se realizará la actividad oceremonia Indicar (si fuera necesario) la tenida que deberá usarseTeléfono, o mail donde responder o confirmar lainvitación; aquí puede agregar la sigla SRC. (se ruegaconfirmar) al fono…..

Recuerde En todo acto oficial, la mayor precedencia laposee el Presidente de la Corporación por ser el dueño decasa, y esta condición cambia solamente cuando estápresente el Presidente de la República de Chile.

Es muy importante destacar, la relevancia que tiene laconfirmación de los invitados que participarán y si lo haránsolos o acompañados. Una vez hecha la nóminaconfirmada, se procederá a diseñar el esquema deubicaciones, tanto en la testera como en el salón.

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Nombre y apellido de la persona que invita Cargo y/o dignidad de quien invita Nombre de la Institución o empresa a la que pertenece Nombre del invitado (no necesariamente). (Puede sercon acompañante, por ejemplo: y señora y debe ser escritoa mano).Carácter de la Ceremonia o actividad a la que se invita(formal o informal). Fecha, hora y lugar en donde se realizará la actividad oceremonia Indicar (si fuera necesario) la tenida que deberá usarseTeléfono, o mail donde responder o confirmar lainvitación; aquí puede agregar la sigla SRC. (se ruegaconfirmar) al fono…..

Recuerde En todo acto oficial, la mayor precedencia laposee el Presidente de la Corporación por ser el dueño decasa, y esta condición cambia solamente cuando estápresente el Presidente de la República de Chile.

Es muy importante destacar, la relevancia que tiene laconfirmación de los invitados que participarán y si lo haránsolos o acompañados. Una vez hecha la nóminaconfirmada, se procederá a diseñar el esquema deubicaciones, tanto en la testera como en el salón.

3. UBICACIÓN BANDERAS

En todos los actos deberán estar presentes, frente a lasautoridades, la bandera nacional y la bandera institucional,con las siguientes opciones de ubicación .

En un estrado, podio, testera, la bandera chilena deberá estar a laderecha del orador principal, y la institucional a la izquierda.

En caso que deban emplazarse más de dos banderas, se debedistinguir:

a) Si el número de banderas es impar, la bandera chilenaocupará el centro, seguida a su derecha por la que laprecede en rango y a la izquierda por la siguiente enrango, y así sucesivamente.

b) Si el número de banderas es par, la bandera chilenaocupará el primer lugar de la fila, siempre a la izquierdade la percepción del público, seguida de las que lapreceden en rango

a) Si en una ceremonia se deben emplazar variasbanderas institucionales, ocupará el segundo lugar, a laderecha de la nacional, la bandera institucional y luegolas banderas siguientes, en orden alfabético de lainstitución que representan. Este orden alfabético sólopodrá ser alterado si la Dirección lo estimaconveniente considerando la jerarquía.

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3. UBICACIÓN BANDERAS

En todos los actos deberán estar presentes, frente a lasautoridades, la bandera nacional y la bandera institucional,con las siguientes opciones de ubicación .

En un estrado, podio, testera, la bandera chilena deberá estar a laderecha del orador principal, y la institucional a la izquierda.

En caso que deban emplazarse más de dos banderas, se debedistinguir:

a) Si el número de banderas es impar, la bandera chilenaocupará el centro, seguida a su derecha por la que laprecede en rango y a la izquierda por la siguiente enrango, y así sucesivamente.

b) Si el número de banderas es par, la bandera chilenaocupará el primer lugar de la fila, siempre a la izquierdade la percepción del público, seguida de las que lapreceden en rango

a) Si en una ceremonia se deben emplazar variasbanderas institucionales, ocupará el segundo lugar, a laderecha de la nacional, la bandera institucional y luegolas banderas siguientes, en orden alfabético de lainstitución que representan. Este orden alfabético sólopodrá ser alterado si la Dirección lo estimaconveniente considerando la jerarquía.

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4. La Puntualidad

En toda ceremonia ya sea simple o solemne la puntualidad esun factor importante a considerar, ya que a veces se sueleechar por tierra una ceremonia debido al retraso o espera deautoridades. Según protocolo la ceremonia puedecomenzar una vez que haya llegado la autoridad másimportante y sólo se puede esperar 15 minutos a quienesestán retrasados.

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5. Orden de Precedencias:

5.a. Las Precedencias: “ Ley de la Derecha”Indica que el sitio de honor o preferente es el que se sitúa a la derecha de la persona de más altajerarquía.Este principio es de aplicación en actos donde las personas están sentadas y en actos donde se estáde pie.

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imagen desde testera

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PUBLICO

5.b. Las Precedencias: “ Principio del orden lateral”Este principio aplica la “lateralidad” en orden las jerarquías, estableciendo un ordenamiento alterno ylateral a los invitados de cualquier evento, partiendo de un punto central y en orden decreciente.

12 3imagen desde testera

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IzquierdaDerecha

Y si son cuatro? 3 1 2 4

5.c. Las Precedencias: “Principio del orden lineal”Este principio nos indica los lugares de preferencia en el caso de una hilera o línea de personas.Utilizado en actos en los que se camina. La persona de mayor jerarquía o precedencia va delante yen orden decreciente hacia atrás van el resto de personas por orden de importancia.

1Encargado deprotocolo

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d. Principios generales de las Precedencias:

• 1. El cargo priva sobre la categoríapersonal. Por ejemplo, un Alcalde queasiste a la entrega de certificados odiplomas, no desplaza al Gerente de laInstitución.

• 2. La interinidad no disminuye laautoridad. Estar en un cargo de formasubrogante, le confiere la mismaresponsabilidad y autoridad que si fuerael cargo “fijo”.

• 3. La delegación o representación, noconfiere precedencia, pero si acto deprecedencia. Esta representación carecede autoridad, pero si debe tenerse encuenta para atestiguar el cargo al querepresenta.

• 4. La preeminencia del cago se pierdefuera del ámbito jurisdiccional.

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• 1. El cargo priva sobre la categoríapersonal. Por ejemplo, un Alcalde queasiste a la entrega de certificados odiplomas, no desplaza al Gerente de laInstitución.

• 2. La interinidad no disminuye laautoridad. Estar en un cargo de formasubrogante, le confiere la mismaresponsabilidad y autoridad que si fuerael cargo “fijo”.

• 3. La delegación o representación, noconfiere precedencia, pero si acto deprecedencia. Esta representación carecede autoridad, pero si debe tenerse encuenta para atestiguar el cargo al querepresenta.

• 4. La preeminencia del cago se pierdefuera del ámbito jurisdiccional.

e. Aplicación Normas Precedencia• En la aplicación de las normas de precedencia se debe distinguir, necesariamente, si se trata de la ubicación en

testeras; en estrados o en mesas.

• En Testeras

En la testera, quién preside la reunión siempre debe ocupar el asiento del centro de la mesa. El orador principalvendría a ocupar el asiento número dos, siguiéndole otras autoridades en orden de precedencia.

Siempre que sea posible, debe haber el mismo número de asientos a la derecha y a la izquierda de la personaque preside la reunión.

ESTRADO

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6 4 2 1 3 5 7

ESTRADO

f) Precedencia en Regiones:En los actos y ceremonias oficiales en Regiones o Provincias, sin perjuiciode que las autoridades contempladas precedentemente mantengan laubicación que les corresponde cuando asistan, la precedencia de lasautoridades regionales será la siguiente:

Intendente Regional

Senadores de la Circunscripción por antigüedad

Diputados del Distrito por antigüedad

Gobernador Provincial

Alcalde

Oficiales Generales de las FF.AA. Y de Orden y Seguridad Pública.

Arzobispo u Obispo Diocesano de la Iglesia Católica

Oficiales superiores de las Fuerzas Armadas y de Orden y SeguridadPública

Ministros y Fiscal de la Corte de Apelaciones

Concejales y Consejeros Regionales

Secretarios Ministeriales (Seremi)

Rectores de Universidad

Jefes de Servicios Públicos

Jueces de Policía Local

Oficiales de FF.AA. y de Orden y Seguridad Pública, según antigüedad.

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f) Precedencia en Regiones:En los actos y ceremonias oficiales en Regiones o Provincias, sin perjuiciode que las autoridades contempladas precedentemente mantengan laubicación que les corresponde cuando asistan, la precedencia de lasautoridades regionales será la siguiente:

Intendente Regional

Senadores de la Circunscripción por antigüedad

Diputados del Distrito por antigüedad

Gobernador Provincial

Alcalde

Oficiales Generales de las FF.AA. Y de Orden y Seguridad Pública.

Arzobispo u Obispo Diocesano de la Iglesia Católica

Oficiales superiores de las Fuerzas Armadas y de Orden y SeguridadPública

Ministros y Fiscal de la Corte de Apelaciones

Concejales y Consejeros Regionales

Secretarios Ministeriales (Seremi)

Rectores de Universidad

Jefes de Servicios Públicos

Jueces de Policía Local

Oficiales de FF.AA. y de Orden y Seguridad Pública, según antigüedad.

g) Precedencia Institucional en Regiones:

En actos y ceremonias de la Institución enRegiones o Provincias, corresponderá lasiguiente designación, teniendo en cuenta quetodo dependerá de la confirmación de ésta, de locontrario se procederá a tomar como la máximaautoridad aquella que preceda al ausente.

Presidente de la SNA

Vicepresidente SNA

Presidente de Codesser

Vicepresidente Codesser

Representantes Directorio SNA

Representantes Directorio Codesser

Secretario General de la SNA

Secretario General Codesser

Gerentes de Áreas Codesser

Gerentes Regionales

Ejecutivos

Administrativos

Alumnos o Beneficiarios 19

g) Precedencia Institucional en Regiones:

En actos y ceremonias de la Institución enRegiones o Provincias, corresponderá lasiguiente designación, teniendo en cuenta quetodo dependerá de la confirmación de ésta, de locontrario se procederá a tomar como la máximaautoridad aquella que preceda al ausente.

Presidente de la SNA

Vicepresidente SNA

Presidente de Codesser

Vicepresidente Codesser

Representantes Directorio SNA

Representantes Directorio Codesser

Secretario General de la SNA

Secretario General Codesser

Gerentes de Áreas Codesser

Gerentes Regionales

Ejecutivos

Administrativos

Alumnos o Beneficiarios

6. Enunciado de Vocativos:

Tratándose de los vocativos al inicio de un discurso, elorador deberá nombrar a las seis autoridades de mayorjerarquía, pudiendo designar al resto de las autoridadespresentes como “autoridades regionales, provinciales ycomunales, (en el caso que corresponda), pluralizandopor representación de organizaciones privadas yfinalmente la denominación de Señoras y Señores.

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Autoridad/Institución Trato Epistolar Trato Personal Para Referirse a él

Presidente de la República Excelentísimo SeñorExcelencia

Señor Presidente Su Excelencia, el Presidentede la República

Presidente del Senado Excelentísimo señor Senador Excelentísimo señor

Senadores Honorable Senador Senador Honorable Senador

Presiente de la Cámara deDiputados

Excelentísimo Señor Diputado Excelentísimo Señor

Diputados Honorable Diputado Diputado Honorable Diputado

Juez Vuestra señoría, Usía, US Señoría, Magistrado

Ministros Vuestra señoría, Usía, US Vuestra señoría, Usía, US Señor Ministro

Subsecretarios Vuestra señoría, Usía, US Vuestra señoría, Usía, US Señor Subsecretario

Intendente Vuestra señoría, Usía, US Vuestra señoría, Usía, US Señor Intendente

Alcalde Vuestra señoría, Usía, US Vuestra señoría, Usía, US Señor Alcalde

Municipalidades Ilustrísima Municipalidad de Ilustrísima Municipalidad de Ilustre Municipalidad de

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Municipalidades Ilustrísima Municipalidad de Ilustrísima Municipalidad de Ilustre Municipalidad de

Rectores Señor Rector Rector Señor Rector

Generales Señor General, Usía, US General Señor General

Almirantes Señor Almirante, Usía, US Almirante Señor Almirante

Cardenal Eminencia Reverendísima Monseñor Su Eminencia

Arzobispos y Obispos Eminencia Reverendísima Monseñor Monseñor o Su Eminencia

Cura Párroco Presbítero Señor Cura o Padre Padre

Sacerdotes en general Reverendo Padre Padre Reverendo Padre

Religiosa Reverenda Madre o Sor Sor, Madre o Hermana Reverenda Madre o Hermana

Nuncio Apostólico Su Excelencia Reverendísima Excelencia o Monseñor Su Excelencia Reverendísima

Embajadores Extranjeros Excelentísimo señor Señor Embajador Su Excelencia

7. Ceremonias:Todo acto o ceremonia requiere de ciertasformalidades para su organización y desarrollo, demodo de otorgarle la solemnidad inherente a supropio carácter. Resulta conveniente, por lo tanto,que las distintas oficinas puedan ordenar elceremonial de los actos que organicen sobrebases comunes para toda la institución.

Establecer un espacio adecuado para la entrega decertificados a los beneficiados (individualmente o porgrupo)

Debe considerarse en este espacio la fotografía de losbeneficiarios al recibir su certificado.

Como mínimo las ceremonias deberán contar con unmaestro de ceremonias, una persona de apoyo(entrega de certificados, recepción de invitados,ubicación de autoridades) y un Coordinador General,quien será el encargado que todo marche bien.

Existen varios tipos de ceremonias que estánclasificadas en: Solemnes, Institucionales ySimples.

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7. Ceremonias:Todo acto o ceremonia requiere de ciertasformalidades para su organización y desarrollo, demodo de otorgarle la solemnidad inherente a supropio carácter. Resulta conveniente, por lo tanto,que las distintas oficinas puedan ordenar elceremonial de los actos que organicen sobrebases comunes para toda la institución.

Establecer un espacio adecuado para la entrega decertificados a los beneficiados (individualmente o porgrupo)

Debe considerarse en este espacio la fotografía de losbeneficiarios al recibir su certificado.

Como mínimo las ceremonias deberán contar con unmaestro de ceremonias, una persona de apoyo(entrega de certificados, recepción de invitados,ubicación de autoridades) y un Coordinador General,quien será el encargado que todo marche bien.

Existen varios tipos de ceremonias que estánclasificadas en: Solemnes, Institucionales ySimples.

a) Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebra anual oeventualmente y cuyo desarrollo debe realizarse de acuerdo a unceremonial especial decretado o preestablecido. Su organizacióncorresponde según el ámbito territorial en que se realice. Lasinvitaciones para estos actos serán suscritas por el Gerente.

Son ceremonias solemnes:

Acto Conmemorativo con ocasión del Aniversario Institucional

b) Ceremonias Institucionales: Son aquellos actos que, sin sersolemnes, involucran a toda la comunidad institucional o a una omás de sus oficinas con instituciones externas, y requieren deciertas formalidades. Las ceremonias institucionales seránorganizadas por la Oficina Regional; las invitaciones seránsuscritas por el Gerente. Son ceremonias institucionales:

Entrega de Diplomas o CertificadosFirma de conveniosInauguración de obras de carácter institucional o de proyectosReconocimientos y homenajesInicio o cierre de exposiciones

c) Ceremonias Simples: Son todos aquellos actos y eventos querequieran de una formalidad mínima y son organizadosdirectamente por la oficina gestora de los mismos. Son actossimples:

Inicio o Clausura de ProyectosCursos, seminarios, talleres, Días de Campo (Inicio o Clausura)otros. 23

a) Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebra anual oeventualmente y cuyo desarrollo debe realizarse de acuerdo a unceremonial especial decretado o preestablecido. Su organizacióncorresponde según el ámbito territorial en que se realice. Lasinvitaciones para estos actos serán suscritas por el Gerente.

Son ceremonias solemnes:

Acto Conmemorativo con ocasión del Aniversario Institucional

b) Ceremonias Institucionales: Son aquellos actos que, sin sersolemnes, involucran a toda la comunidad institucional o a una omás de sus oficinas con instituciones externas, y requieren deciertas formalidades. Las ceremonias institucionales seránorganizadas por la Oficina Regional; las invitaciones seránsuscritas por el Gerente. Son ceremonias institucionales:

Entrega de Diplomas o CertificadosFirma de conveniosInauguración de obras de carácter institucional o de proyectosReconocimientos y homenajesInicio o cierre de exposiciones

c) Ceremonias Simples: Son todos aquellos actos y eventos querequieran de una formalidad mínima y son organizadosdirectamente por la oficina gestora de los mismos. Son actossimples:

Inicio o Clausura de ProyectosCursos, seminarios, talleres, Días de Campo (Inicio o Clausura)otros.

Cabe destacar, que para cada uno de estas ceremonias ysobretodo donde se entregue algún tipo de distinción u obsequio,tales como: cerfificados, diplomas por años servicios, premios,etc., éstos deben ser entregados por la autoridad de mayorprecedencia que esté presente, ayudado por la SecretariaSecretaria, quienen estos casos cumple un papel fundamental en la buenacoordinación del programa, a fin de evitar enredos y malos ratosPor lo anterior, la secretaría deberá tener con antelación a laceremonia y dependiendo del tenor de ésta, lo siguiente:

Bandeja (no muy grande) y ojala plata o similar para pasar a laautoridad el obsequio o estimulo correspondiente (Diplomas oCertificados).

En el caso de los certificados, éstos deberán estar por curso yen orden alfabético por apellido, CONSIDERANDO SOLO LOSPRESENTES

Tener una copia del libreto de la ceremonia, a fin de saberexactamente el momento que debe acercarse al lugar de lapremiación, ideal es ubicarse en un sector cercano a éste, parano tener que “pasearse” por el lugar donde se lleva a cabo laceremonia.

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Cabe destacar, que para cada uno de estas ceremonias ysobretodo donde se entregue algún tipo de distinción u obsequio,tales como: cerfificados, diplomas por años servicios, premios,etc., éstos deben ser entregados por la autoridad de mayorprecedencia que esté presente, ayudado por la SecretariaSecretaria, quienen estos casos cumple un papel fundamental en la buenacoordinación del programa, a fin de evitar enredos y malos ratosPor lo anterior, la secretaría deberá tener con antelación a laceremonia y dependiendo del tenor de ésta, lo siguiente:

Bandeja (no muy grande) y ojala plata o similar para pasar a laautoridad el obsequio o estimulo correspondiente (Diplomas oCertificados).

En el caso de los certificados, éstos deberán estar por curso yen orden alfabético por apellido, CONSIDERANDO SOLO LOSPRESENTES

Tener una copia del libreto de la ceremonia, a fin de saberexactamente el momento que debe acercarse al lugar de lapremiación, ideal es ubicarse en un sector cercano a éste, parano tener que “pasearse” por el lugar donde se lleva a cabo laceremonia.

Chequear minutos antes del comienzo deésta, si están presentes todos losgalardonados, en caso contrario, retiraraquel que esté ausente en informar almaestro de ceremonia para borrarlos dellistado, ambos deben tener la mismainformación.

En las ceremonias de clausura de cursos o deentregas masivas de certificados, se debetomar la precaución de reunir a las personasantes de la ceremonia en la que recibirán elestímulo, para explicarles el procedimiento dela entrega, cerciorándose de considerar sólo alos presentes, el orden al subir al estrado, engrupo o individual dependiendo del número degalardonados; como recibir y saludar a quiénentrega el estímulo y unos minutos para lafotografía.

Chequear minutos antes del comienzo deésta, si están presentes todos losgalardonados, en caso contrario, retiraraquel que esté ausente en informar almaestro de ceremonia para borrarlos dellistado, ambos deben tener la mismainformación.

En las ceremonias de clausura de cursos o deentregas masivas de certificados, se debetomar la precaución de reunir a las personasantes de la ceremonia en la que recibirán elestímulo, para explicarles el procedimiento dela entrega, cerciorándose de considerar sólo alos presentes, el orden al subir al estrado, engrupo o individual dependiendo del número degalardonados; como recibir y saludar a quiénentrega el estímulo y unos minutos para lafotografía.

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A continuación detallaremos programas básicos parauna ceremonia determinada, porque muchas veces elrecargo en la pauta, hace que ésta se vea aburrida opierda el objetivo central de la misma.

a) Programa para:

Firmas de Convenio:IntroducciónLectura de las principales cláusulas del acuerdoFirma de los documentosPalabras del GerentePalabras del representante de la otra instituciónCierre

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b) Entrega de Diplomas y/o Certificados:

Saludo del maestro de ceremonia (descripción de laceremonia, saludo autoridades)Himno NacionalDiscurso del Gerente y/o anfitriónOtros discursos si son necesariosEntrega de diplomas y foto por grupos que recibenPalabras de beneficiario (opcional)Nº artístico sobrio (opcional)Discurso autoridad que presideCierre del Maestro de ceremoniaCóctel (opcional)

8. Consejos Útiles:Cada ceremonia o acto requiere de unaplanificación para que se logre el éxito de ésta.Tenga presente lo siguiente:

Tener claro el lugar dónde realizará la ceremonia

Conforme un equipo de trabajo donde cada unotenga una misión y reúnase las veces que seanecesario para discutir el avance de las tareasasignadas.

Confeccione un listado con todos los invitadosdonde tenga nombres, cargos, direcciones,teléfono, mail, fax, celular y nombre de la secretaria

En el listado anterior ingrese fecha de cuándodespachó la invitación y a través de qué medio, asíevitará que le digan “no la hemos recibido”

Confirme con antelación a sus invitados y pida elnombre de quién recibió el mensaje y si no lo tienenclaro, solicité cuándo puede llamarle nuevamente.

Recuerde que el éxito de la ceremonia no es deuna persona, sino del trabajo en equipo y está enjuego la imagen de la institución.

Las ceremonias deben iniciarse conpuntualidad, a excepción de esperar a quiénpresidirá el acto.

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8. Consejos Útiles:Cada ceremonia o acto requiere de unaplanificación para que se logre el éxito de ésta.Tenga presente lo siguiente:

Tener claro el lugar dónde realizará la ceremonia

Conforme un equipo de trabajo donde cada unotenga una misión y reúnase las veces que seanecesario para discutir el avance de las tareasasignadas.

Confeccione un listado con todos los invitadosdonde tenga nombres, cargos, direcciones,teléfono, mail, fax, celular y nombre de la secretaria

En el listado anterior ingrese fecha de cuándodespachó la invitación y a través de qué medio, asíevitará que le digan “no la hemos recibido”

Confirme con antelación a sus invitados y pida elnombre de quién recibió el mensaje y si no lo tienenclaro, solicité cuándo puede llamarle nuevamente.

Recuerde que el éxito de la ceremonia no es deuna persona, sino del trabajo en equipo y está enjuego la imagen de la institución.

Las ceremonias deben iniciarse conpuntualidad, a excepción de esperar a quiénpresidirá el acto.

Por último:

La Secretaria y/o el Coordinador General esfundamental en esta labor, por lo tanto requierede toda la confianza y comunicación con su jefe,debe hacerla partícipe de toda la coordinación dela ceremonia, debido a que sabrá exactamente elnº de autoridades e invitados que asistirán,además será responsable de chequear que todoesté ok en el lugar donde se realizará laceremonia.

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En el salón auditorio, tenga presente:

Aseo y presentación adecuada

Iluminación adecuada

Designación de ubicaciones de autoridades e invitadoscon tarjetas a la vista

Encargado de Indicar los lugares de ubicación a lasautoridades e invitados

Encargada de recibir a las autoridades en la puerta dellugar donde se realizará el acto

Testera:

Mesa con capacidad para las personas que iránsentadas

Cubierta de mesa (carpeta o mantel) en lo posiblecolores sobrios

Indicadores de ubicación con los nombres de quienesocuparán la testera

Vaso de Agua

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En el salón auditorio, tenga presente:

Aseo y presentación adecuada

Iluminación adecuada

Designación de ubicaciones de autoridades e invitadoscon tarjetas a la vista

Encargado de Indicar los lugares de ubicación a lasautoridades e invitados

Encargada de recibir a las autoridades en la puerta dellugar donde se realizará el acto

Testera:

Mesa con capacidad para las personas que iránsentadas

Cubierta de mesa (carpeta o mantel) en lo posiblecolores sobrios

Indicadores de ubicación con los nombres de quienesocuparán la testera

Vaso de Agua

Podio:

En lo posible Insignia o logotipo de la institución ensu frontis

Micrófono y pedestal adecuado

Vocativo

Suficiente iluminación para una buena lectura

Vaso de Agua

Auditorio:

Amplificación suficiente para todo el salón

Micrófonos en testera y podio según corresponda

Encargado del Himno Nacional

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Podio:

En lo posible Insignia o logotipo de la institución ensu frontis

Micrófono y pedestal adecuado

Vocativo

Suficiente iluminación para una buena lectura

Vaso de Agua

Auditorio:

Amplificación suficiente para todo el salón

Micrófonos en testera y podio según corresponda

Encargado del Himno Nacional

9. Bibliografía:Ceremonial y Protocolo, Ministerio de RR.EE. Chile

Manual de Carreño “Urbanidad y Buenas Maneras”

Protocolo y Presentación Personal, Waldo Correa – Chileduc

Manual de Ceremonial y Protocolo, Cuerpo de Bomberos, Viña del Mar

Historia del Ceremonial y Protocolo, Club de Leones

Protocolo, Universidad Católica del Norte

Dirección de Extensión y Comunicación, U. del Bío-Bío

Protocolo y Etiqueta on Line

www.buenosmodales.cl

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9. Bibliografía:Ceremonial y Protocolo, Ministerio de RR.EE. Chile

Manual de Carreño “Urbanidad y Buenas Maneras”

Protocolo y Presentación Personal, Waldo Correa – Chileduc

Manual de Ceremonial y Protocolo, Cuerpo de Bomberos, Viña del Mar

Historia del Ceremonial y Protocolo, Club de Leones

Protocolo, Universidad Católica del Norte

Dirección de Extensión y Comunicación, U. del Bío-Bío

Protocolo y Etiqueta on Line

www.buenosmodales.cl