MANUAL DE CONTABILIDAD

CONTABILIDAD................................................................................................................. 3 FORMATOS ................................................................................................................... 3 TABLAS VARIABLES ....................................................................................................... 7 ESQUEMAS.................................................................................................................... 8 ANALTICA:.................................................................................................................. 10 INTERFACE INSTRUMENTOS:...................................................................................... 10 REGLAS CONTABLES: .................................................................................................. 12 CUENTAS CONTABLES:................................................................................................ 15 SELECCIN DE BANCO: ............................................................................................... 18 SELECCIN DE AJUSTES: ............................................................................................. 21 SELECCIN DE ASIENTOS:........................................................................................... 22 INFORME: NO CONTABILIZADOS................................................................................ 23

CONTABILIDAD

En este mdulo, conseguimos realizar de manera automtica el asiento que se realiza manualmente cuando se da un cobro o un pago en banco. Lo que hacemos es establecer unas pautas de lectura para la norma 43, de manera que al integrar el fichero dentro del Cash Flow si se cumple dicha pauta, le asigne la cuenta de contrapartida que le pertenece. Un ejemplo claro sera los ingresos por datfonos de una tienda. El primero en enterarse cuanto he ingresado por ventas a

travs de los datfonos es el banco. Es habitual que dentro de la norma 43 me aparezca el nmero de datfono, por lo que podra buscarlo y asignarle cada vez que encuentre dicho nmero de datfono su cuenta de contrapartida, permitindome saber a qu centro pertenece. De manera que el asiento, sera fcil de realizar. Veamos como es el proceso.

Formatos

Para leer el fichero de norma 43 y que empiece el proceso que nos lleva a asignar una cuenta de contrapartida al movimiento bancario para conseguir un asiento, tenemos que indicar qu parte del fichero queremos que nos lea. Es decir, tenemos que hacer cortes de la norma. Buscamos a travs del botn un fichero de norma 43 que pertenezca a uno de los bancos que queramos contabilizar.

Seleccionamos . Una vez abierto, buscamos donde nos aparece la informacin que vamos a necesitar y la marcamos.

Le ponemos una descripcin a la lnea para saber qu estamos leyendo en esas posiciones. Posteriormente nos ayudar a definir el resto de la estructura. Una vez sealado todo lo que vayamos a necesitar, pinchamos el botn Guardar como y le damos un nombre que se quedar grabado como Cdigo de Formato. Al igual que tenemos que saber como vamos a leer los ficheros que nos entran de norma 43, tenemos que crear tambin como mnimo un formato de salida, para exportar los asientos una vez generados, al programa contable en cuestin. Esta parte va a depender exclusivamente de cmo necesita el programa receptor de los asientos que les volquemos la informacin.

Hay otra posibilidad de exportar un fichero plano en contabilidad con separador (;, @, &,etc).

En el ejemplo, hemos seleccionado el delimitador ;. Nuestro fichero de exportacin dejara de seguir la estructura por posiciones e independientemente de la longitud del valor a devolver en el fichero, se cambiar de campo cada vez que aparezca el delimitador ;. En la imagen de la pgina anterior mostramos un ejemplo de exportacin de ficheros a SAP. En la mitad de la pantalla aparecen dos botones: aadir fijo y aadir variables. Si en vez de fijo, aadimos una variable, en dichas posiciones se devolvern un valor (texto, numrico o alfanumrico), que variar en funcin del tipo de movimiento que vayamos a exportar. Desde aqu generaremos la variable y le daremos el nombre que queramos haciendo doble clic en la columna Campo. En nuestro caso, la hemos llamado GRUPO.

Posteriormente, desde la opcin del men Tabla Variables , nos aparecer la variable generada desde el formato de salida y le daremos el valor que deseamos exportar. A parte del tipo de formato salida, se ha incorporado la posibilidad de exportar los datos de contabilidad a una tabla de la base de datos, a travs del tipo de formato Salida SQL.

Para poder utilizar este tipo de formato, va a ser necesario rellenar algunos campos obligatoriamente como son: SQL Tabla (Campo), Tipo y Longitud. A la hora de parametrizar, lo primero que vamos a tener que hacer es pinchar en el grid de SQL Tabla (Campo), aqu nos va a salir la pantalla de propiedades de vnculo de datos, en donde vamos a tener que seleccionar la base de datos, en la cual este creada la tabla en el que queremos exportar los movimientos contabilizados.

Despus de seleccionar la base de datos, nos aparece la pantalla de seleccionar el campo, aqu es donde seleccionamos la tabla donde se van a guardar los registros contabilizados y adems tenemos que introducir el campo donde queremos que se guarde cada campo del grid del formato salida sql. En nuestro ejemplo, la tabla se llama Pruebaconta y el campo importe (que es el nombre que hemos puesto a uno de los campos de nuestra tabla).

Tipo es un campo obligatorio, vamos a tener que poner de qu clase son los campos. Y encontramos, tres tipos distintos: texto, n.decimal y n.entero.Por ejemplo, si son fechas, ser un nmero entero, si es importe ser nmero decimal y por el contrario si es una referencia ser texto.

Longitud, se va a utilizar solo para algunos tipos de campos, cmo es el caso de la referencia y aqu tenemos que poner el tamao de nuestro campo, en nuestro caso hemos puesto en el campo referencia la longitud de 250.

En la parte inferior hay un ejemplo de cmo queda una exportacin a la tabla SQL, sin que haya ficheros intermedios.

Tablas variables

Desde tablas variables, damos la posibilidad de devolver ms informacin por cada apunte contable. Es decir, adems de poder devolver en cada lnea del asiento todos los datos que nos aparecen en la formato de salida, podemos devolver por cada lnea le podemos incluir ms informacin en funcin de la naturaleza del asiento que estemos contabilizando.

La/s variable/s se habrn generado desde el formato de salida de exportacin de los movimientos contables y se relacionarn con el resto de datos a exportar desde la parte de esquemas.

Esquemas

Una vez que tenemos generados los formatos de entrada con nuestros cortes ya realizados, le vamos a decir a la aplicacin qu es lo que tiene que encontrar.

Vamos a ver una breve descripcin de cada uno de los campos de la rejilla. Cdigo: es la cadena que vamos a buscar dentro de los cortes que hemos realizado en la parte de Formatos. CuentaContrapartida: es la cuenta contable que se le va a asignar para completar lo que sera el asiento contable si se encuentra el cdigo. Analtica: se utiliza cuando queremos introducir en el asiento que vayamos a generar, un cdigo analtico. Ponemos un ejemplo: si voy a contabilizar los ingresos por TPV de las tiendas de una determinada empresa, puede que quiera hacer el asiento de la contabilidad analtica. En este caso, en el campo debera introducir el cdigo con el que quiero diferenciar una tienda o grupos de tiendas en concreto. Es la parte que

vara de la cuenta analtica en funcin del tipo de gasto o ingreso que sea. Est relacionado con la parte Analitica. Tipo: puede ser exacto o contenido. Si marcamos exacto la informacin que venga dentro del espacio cortado en la norma 43 (ver Formatos) tiene que coincidir de manera exacta con el cdigo. Si marcamos contenida slo hace falta que el cdigo est contenido en la cadena que hemos cortado desde Formatos. Variables: Este campo est ntimamente relacionado con la parte de Tablas Variables dentro de la contabilizacin. Lo vamos a utilizar cuando necesitemos exportar ms informacin (ms referencias). Desde aqu creamos las diferentes variables. Generaremos si fuese necesario una variable por cada formato de salida. Comisiones: Esta columna la utilizamos cuando por ejemplo, las comisiones de los tpvs que aplica un banco que nos muestra un resultado neto, es diferente en funcin de la tienda a la que pertenezca. Como se ve en el cuadro anterior, por cada entrada podemos indicarle su comisin, asignarle la variable que le pertenece, indicarle la cuenta de contrapartida, e incluso le podemos indicarle una analtica (centro de coste) diferente a la que lleva el movimiento de origen si fuese necesario. Sociedad: En este campo vamos a poner asignar la sociedad a la que pertenece cada cdigo del esquema. Vemos el ejemplo del cuadro de arriba. Hemos creado un esquema, llamado DOMISABADELL para los ficheros bancarios que entran del Banco Sabadell. En la primera lnea del grid le digo que cuando encuentre en la norma 43 contenida la cadena A81948077020 le asigne como cuenta de contrapartida la cuenta 41000005005 (en este caso es una cuenta contable definitiva). Le decimos que impacta en el centro de coste 410. Adems, que me tenga en cuenta la variable ELECT. BCN ENDESA (posteriormente insistiremos en el tema de las variables).

En este otro ejemplo, hemos creado un esquema para el banco BBK, donde le estamos diciendo que si encuentra en el formato de entrada generado el cdigo 117380527, lo asocie a la cuenta de contrapartida 5700302 y le corresponde c