MANUAL DE CONTRATACIÓN FSES

MANUAL DE CONTRATACION DE FSE

IE LOS COMUNEROS

Versión 1.0

Año: 2012

Manual de contratación FSE

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Institución Educativa Los Comuneros

TABLA DE CONTENIDO

Identificación.....................................................................................................................................................2

Institución Educativa.....................................................................................................................................2

NOMBRE DEL RECTOR...................................................................................................................................2

Periodo Lectivo..............................................................................................................................................2

Introduccion......................................................................................................................................................3

ASPECTOS LEGALES Y CONCEPTUALES que contempla El REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO.................4

FASE PREPARATORIA DEL CONTRATO CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO....................6

PRIMER PASO................................................................................................................................................6

EL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRAS............................................................6

SEGUNDO PASO............................................................................................................................................7

CONFORMACIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO........................................................................................7

GRUPO 2...................................................................................................................................................8

tercer paso....................................................................................................................................................9

DOCUMENTO DE JUSTIFICACIÓN PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRAR CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO...................................................................................................9

FASE DE LA SELECCIÓN, LA FIRMA, LA EJECUCIÓN Y LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO...................................11

INVITACIÓN PÚBLICA A PROPONER U OFERTAR..........................................................................................11

PROCEDIMIENTO DEL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV.......................................................................................................................................................12

ANEXOS...........................................................................................................................................................15


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MANUAL DE CONTRATACION FSE SEGÚN DISPOSICIONES

DE CONSEJO DIRECTIVO

IDENTIFICACIÓN

INSTITUCIÓN EDUCATIVA

INSTITUCION EDUCATIVA LOS COMUNEROS.

NOMBRE DEL RECTOR

WALTER AUGUSTO GAVIRIA GOMEZ

PERIODO LECTIVO

2012


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INTRODUCCION

Este instructivo señala lo concerniente al manejo que se le debe dar a los procesos de Compras y contratos para la IE los Comuneros, a propósito de la contratación de los Fondos de Servicios Educativos (FSE), a los cuales como es conveniente se les debe aplicar el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo o del Estatuto de Contratación Estatal, según corresponda.

Una vez expedido el citado Reglamento por el Consejo Directivo, sus trámites y reglas se le aplicarán sin excepción a TODAS las compras y contratos inferiores a 20 SMLMV que realicen los FSE.

Este instructivo ordena y explica el Reglamento del Consejo Directivo, para lo concerniente a la Contratación Estatal, buscando garantizar la vigencia de “…los principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa.” En tal sentido además de contenidos de norma muestra formatos y procedimientos relacionados con compras y contratos, paso a paso con el nivel de responsabilidad designado.


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ASPECTOS LEGALES Y CONCEPTUALES QUE CONTEMPLA EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO

Mediante el Reglamento del Consejo Directivo se pueden celebrar contratos de: Contrato de Compraventa (cuando el FSE compra cualquier bien así sea una resma de papel, una caja de tizas…o bienes de un valor superior); Contrato de Suministro (cuando la compra se va cumpliendo por entregas periódicas); Contrato de Honorarios (cuando el FSE contrata Contador, Abogado u otro profesional o técnico para una asesoría temporal y concreta); Contrato de Obra Pública (cuando el FSE realiza reparaciones, adecuaciones, remodelaciones o construye un aula), etc.

La expedición del Reglamento para compras o contratos inferiores a los 20 SMLMV, es competencia exclusiva del Consejo Directivo de los FSE, según lo autoriza el Artículo 13 de la Ley 715 y los Artículos 5 y 17 del Decreto 4791/2008, bajo la advertencia de que “… en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa.”. Esos postulados están en el Artículo 209 de la CP, y son los siguientes: los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

La competencia para ordenar el gasto y ejercer la actividad contractual, ES EXCLUSIVA de los Rectores y los Directores Rurales que tengan FSE. Por lo anterior, es ilegal que el Rector dineros al CER, puesto que lo que debe entregar son bienes y servicios resultantes de un proceso contractual

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos de calidad destinados para gratuidad se administrarán a través de los Fondos de Servicios Educativos conforme a lo definido en el artículo 11 de la Ley 715 de 2001, el Decreto 4791 de 2008, las normas de contratación vigentes, las que las modifiquen o sustituyan y las que se establecen en el presente Decreto.

En todo caso los recursos del Sistema General de Participaciones se administrarán en cuentas independientes de los demás ingresos de los Fondos de Servicios Educativos.

UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Teniendo en cuenta el artículo 11 del decreto 4791 de 2008, relacionado con la utilización de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos la IE los Comuneros, destaca que:

1. La contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada entre transición y undécimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la reglamentación expedida por el Ministerio de Transporte.

2. El desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población matriculada entre transición y undécimo grado, incluyendo alimentación, transporte y materiales.

3. Los costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.

4. Los costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carné escolar.

PARÁGRAFO. La destinación de los recursos para gratuidad educativa deberá realizarse teniendo en cuenta las políticas, programas y proyectos en materia educativa contemplados en el plan de desarrollo de la respectiva entidad territorial y en coordinación con ésta.


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PROHIBICIÓN DE USO DE LOS RECURSOS. Para este entre otros se tiene en cuenta lo contemplando en los numerales al artículo 13 del Decreto 4791 de 2008, relacionado con las prohibiciones en la ejecución de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos:

1. Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias señalada en el artículo anterior del presente decreto.

2. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el Ministerio de Educación Nacional.

3. Financiar la capacitación de funcionarios.

4. Financiar el pago de gastos suntuarios.

FASE PREPARATORIA DEL CONTRATO CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO


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PRIMER PASO

EL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRAS

Antes de iniciar el año lectivo, el Rector hará un inventario de todas las necesidades de la propia institución, para conformar el Presupuesto, el Plan de Compras, únicamente con aquellos bienes y servicios que indica el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan estricta relación con el PEI.

El Presupuesto y el Plan de Compras de los FSE: Estos deberán recoger en forma unificada el inventario de las necesidades propias de la institución para programar con anticipación las compras y contratos: es ILEGAL que un FSE ejecute compras al menudeo los bienes y servicios ya que estos deben responder a una planeación previa de la actividad contractual, a partir de la elaboración del PRESUPUESTO y EL PLAN DE COMPRAS.

Una vez que se haya priorizado y realizado el inventario de necesidades, éstas deben convertirse mediante acto administrativo, en el Presupuesto y el Plan de Compras de la respectiva vigencia, que el Consejo Directivo, previa elaboración del Rector, discutirá y aprobará.

Tanto en la confección del Presupuesto y el Plan de Compras, como en su ejecución, se deberá tener en cuenta la Ley 715 de 2001 (artículos 12 y 14) y el Decreto 4791 de 2008 (artículo 3), que establecen que el manejo presupuestal de los FSE deberá sujetarse a lo dispuesto Estatuto Orgánico de Presupuesto, contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las demás normas que lo modifican y complementan. Ver los artículos 5, 6, 6, 7, 8, 9 y10 del Decreto 4791/2008.

Los dineros de los FSE no pueden consignarse en Cooperativas: Solo se podrán consignar en establecimientos financieros vigilados por la Superintendencia Financiera, lo que quiere decir, que no pueden ser consignados en cooperativas u otras entidades similares así sean de ahorro y crédito, salvo que sean Cooperativas Financieras.

El Plan de Compras deberá registrarse en el SICE antes del 31 de diciembre de cada año. Una vez ocurrido el registro SICE, las variaciones que en el año tenga el presupuesto y el Plan de Compras se registrarán allí mismo como una simple modificación que se hará cada vez que sea necesario.

Todo Proveedor que vaya a ofertar a las entidades del Estado dentro de un proceso de selección del Estatuto de Contratación Estatal, debe también registrarse previamente en el SICE y acreditar ese registro con la propuesta. No obstante, dicho Registro no es absolutamente necesario que lo acredite el proveedor cuando la compra o contrato se vaya a realizar según el procedimiento que establece el Reglamento del Consejo Directivo (tampoco en el procedimiento del Decreto 2516/2011).

De todas formas, la consulta del SICE obliga previamente dentro de la etapa preparatoria del contrato, puesto que es con base en esos precios que el Rector o Director Rural puede con toda tranquilidad apartar mediante la Disponibilidad Presupuestal Previa, la suma de dinero necesaria para realizar la compra o contrato sin peligro de que mañana un ente de control cualquiera le acuse de haber comprado por encima de los precios del mercado.

SEGUNDO PASO


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CONFORMACIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO

Las únicas obras, bienes y servicios que pueden contratar los FSE, son los que aparecen relacionados en el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan ESTRICTA relación con el Proyecto Educativo Institucional, PEI.

Esas obras, bienes y servicios se clasifican así

GRUPO 1

Bienes de uso común y características técnicas uniformes (en adelante también BSCTU): i): Papelería, tal como: Papel Bond Carta y Oficio, Carpetas, sobres, fólderes, libretas, tintas, CD, equipos de cómputo pero de los cuales solo se exigirán las características técnicas requeridas según la necesidad del establecimiento educativo, sin nombrar o exigir una marca en específico; ii): útiles de oficina tales como: lápices, lapiceros, minas, portaminas, borradores, sacapuntas, clips, ganchos de cosedora y similares, todos de uso corriente y que se ofrezcan en cualquier tienda, miscelánea o almacén y satisfagan la necesidad que motiva la compra, independientemente de la marca que pueda tener ese bien; iii): elementos de aseo para el establecimiento con las observaciones hechas para los bienes antes mencionados; iv): servicio de fotocopiado, de impresión y publicaciones, etc.

Con el anterior Grupo o de los bienes que realmente necesite el FSE para la propia institución el Rector elaborará:

-UN ÚNICO OBJETO TOTAL PARA UN ÚNICO CONTRATO EN VIRTUD DE UN SOLO PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN SEGÚN INDICACIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO, POR TRATARSE DE CUANTÍAS IFERIORES A 20 SMLMV. (Ver en anexos el procedimiento de elaboración de contratos). En este caso el objeto del contrato lo constituyen todos los bienes que necesiten la propia institución y las demás sedes para el año o el período que corresponda de este, un solo proponente puede ofertar el suministro de la totalidad de los bienes o de una parte de ellos. O varios proponentes ofertar cada uno el suministro de uno o varios grupos de bienes. Lo anterior, siempre que se garantice la disponibilidad presupuestal suficiente en el respectivo rubro y a la vez el dinero en el banco para cubrir el valor total de los bienes del contrato, y este valga menos de 20 SMLMV.

- Ante la imposibilidad de conformar un único objeto contractual debido a la falta de recursos en el banco o por limitaciones del comercio del municipio u otra causa objetiva, el Rector podrá armar VARIOS OBJETOS CONTRACTUALES PARA VARIOS CONTRATOS EN VIRTUD DE VARIOS PROCESOS DE SELECCIÓN SEGÚN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO, CADA UNO DE LOS CUALES DEBERÁ SER INFERIOR A LOS 20 SMLMV . Ejemplos:

- El Conjunto “A” conformado por resmas de papel carta y oficio, carpetas, carátulas, sobres…. y otros de igual o similar naturaleza, pueden conformar un OBJETO CONTRACTUAL con el Conjunto “B” integrado por útiles de escritorio u oficina: así sean de diferente naturaleza los elementos de los citados conjuntos, ambos tienen en común un mismo uso en el quehacer de la institución, y por ello pueden conformar un grupo de bienes para un único OBJETO CONTRACTUAL y un único proceso de selección del contratista.

- Conjunto “C integrado por detergentes, jabones, desinfectantes y blanqueadores, con los elementos de un Conjunto D compuesto por limpiones, estopas, traperas, escobas, baldes, cepillos, guantes, esponjillas y otros utensilios (plásticos y no plásticos): todos los anteriores, son elementos de aseo.


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Teniendo en cuenta los Numerales 1, 3, 6 y 10 del Artículo 11 del Decreto 4791/2008, otros bienes que en razón de la naturaleza, especialidad o del uso o destinación, pueden conformar varios OBJETOS CONTRACTUALES, diferentes son los que a continuación se relacionan a manera de ilustración:

1. Objeto contractual integrado por equipos de cómputo, impresoras y elementos similares. 2. Objeto contractual integrado con los elementos de aseo. 3. Objeto contractual integrado por pinturas y elementos de ferretería. 4. Objeto contractual integrado por cuidos, concentrados, drogas veterinarias y similares.

El Rector deberá fundamentar en debida forma el porqué de la conformación de los diversos OBJETOS CONTRACTUALES, lo que hará en el respectivo documento de Justificación Previa del Contrato, que es una versión elemental, corta y bastante simplificada de los Estudios y Documentos Previos que obligan cuando se utiliza un procedimiento del Estatuto de Contratación Estatal.

GRUPO 2

Lo constituyen: i): La Obra pública: adecuaciones, reparaciones, refacción, pintura y similares del establecimiento educativo; ii): Los demás bienes que requieran cada una de las sedes: los repuestos, el computador y el software

Para este GRUPO 2 se pueden conformar diversos objetos contractuales para contratarlos en forma independiente aplicando la misma lógica, condiciones y explicaciones dadas para la conformación de los objetos contractuales del GRUPO 1.

PROHIBIDO FRACCIONAMIENTO DE CONTRATO: Hay fraccionamiento de contrato cuando teniendo en caja los recursos suficientes para comprar la totalidad de los bienes y servicios por ejemplo, los del Grupo 1, el Rector divide arbitrariamente la compra de tal manera que la cuantía de cada contrato sea inferior a los 20 SMLMV para poder adquirir varias veces la misma clase de bienes en un mismo período fiscal con base en el Reglamento del Consejo Directivo, evadiendo con ello el procedimiento de selección de ley 80 y 1150, que requiere más trámites, requisitos y documentos en el proceso de selección del contratista.

TERCER PASO

DOCUMENTO DE JUSTIFICACIÓN PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRAR CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO

La Justificación Previa del Contrato Debe elaborarse cuando se hace uso de una de las modalidades de la Contratación Estatal, excepto en la Contratación Directa, donde también simplemente obliga es un simple documento de justificación de la necesidad. Numeral 12 del art. 25 y el numeral 1 del artículo 30 de la ley 80 de 1993. Artículo 77 del Decreto 2474/2008.

En la Justificación Previa del Contrato o necesidad, que es el documento que obliga cuando se contrata según el procedimiento del Consejo Directivo, se analizará la necesidad y conveniencia de la compra o


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contrato a la luz de los principios de la Contratación Estatal, el PEI del respectivo establecimiento educativo y el Artículo 11 del Decreto 4791/2008

CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD PREVIA

PRIMERO: -Una sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación y autorización del Consejo Directivo, según lo disponga el Artículo 11 del Decreto 4791/2008. La necesidad deberá tener ESTRICTA RELACIÓN con el Plan Educativo Institucional-PEI y estar prevista dentro del Numeral 11 del Artículo 11 del Decreto 4791/2008. Y no estar prohibida por la Directiva Ministerial 22 del 21 de Julio de 2010, o el Artículo 13 del Decreto 4791/2008. Si el gasto no tiene esa ESTRICTA RELACIÓN con el PEI, el FSE no podrá realizar la compra o contrato.

SEGUNDO: -La descripción del objeto a contratar e indicación de sus condiciones técnicas. Una vez descrita la necesidad y hechas las verificaciones sobre su relación estricta con el PEI y la NO prohibición del gasto, en el documento de Justificación Previa deberá constar que el bien o servicio está previsto en el Plan de Compras de los FSE y registrado en el SICE.

En el documento de Justificación Previa Se requiere detallar cuál es el bien o servicio requerido, cuáles son sus características, cuál es su número o cantidad, cuál es el precio unitario en el mercado, cuál el valor total…etc.

TERCERO: -El valor estimado del contrato y forma de pago. En la justificación Previa se debe decir que la forma de pago, debe ser de contado y total una vez recibido el bien o servicio a satisfacción y que esta se acreditará siempre que se compruebe el pago de la seguridad social integral, además de las obligaciones parafiscales si se trata de una sociedad, empresa o establecimiento de comercio, según el mandato del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Si se trata de suministros periódicos, o de construcción de obra pública, el precio se pagará por el avance de la obra en la forma que se haya establecido, o por el monto de los suministros recibidos en el período según lo pactado previamente en el contrato respectivo. Con los recursos de los FSE, NO está permitido dar anticipos ni pagos anticipados (adelantar pagos) cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo, lo que se explica en razón de la naturaleza de los contratos que realizan los referidos Fondos, la agilidad del trámite, la cuantía mínima de los mismos y su ejecución instantánea o inmediata.

El valor deberá calcularse en forma razonada, es decir, conforme con los precios del mercado del respectivo municipio de ubicación del FSE, que será la base para la expedición del Certificado Previo de Disponibilidad Presupuestal-CDP, cuyo monto, número y fecha quedarán registrados en el documento de Justificación Previa que nos ocupa: El Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP, es el que garantiza que hay recursos suficientes en el presupuesto y en bancos para la compra o contrato y respalda luego la expedición del Registro Presupuestal-RP a nombre del contratista seleccionado.

El valor del bien o servicio que está dispuesto a pagar el FSE, no podrá ser superior al precio del mercado: o sea, el que registre el SICE para el municipio sede del FSE o el que resulte del estudio de mercado que realice el Rector o Director. La propuesta cuyo precio supere el presupuesto oficial que indique el FSE, será rechazada.

Si por cualquier razón no hubiere precio de referencia del SICE, bien porque no existe ningún proveedor en el municipio o bien debido a una imposibilidad insalvable de consultarlo de lo cual se dejará constancia en el documento de Justificación Previa, el Rector realizará en forma documentada un estudio de mercado en el respectivo municipio para indagar el precio y con base en ello expedir el CDP.


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CONTRATACIONES EN OTROS MUNICIPIOS

El Rector solo comprar o contratar obras en otro municipio con base en el Reglamento del Consejo Directivo, únicamente en el caso de NO existir proveedor para el bien o servicio en Popayán; para ello deberá probar, al menos, con los siguientes documentos previos que harán parte inseparable de la Justificación Previa del posterior contrato que realice por fuera de su jurisdicción:

El pantallazo del SICE que pruebe la consulta previa a la compra o adquisición que haya realizado en otro municipio, o del documento donde conste el estudio de mercado que haya hecho el Rector o Director Rural en el municipio sede del FSE, ante la ausencia de proveedor SICE.

El texto de la convocatoria pública a contratar fallida por ausencia siquiera de un proponente. Lo anterior, debido a que la INVITACIÓN PÚBLICA de todas formas deberá realizarse aun habiéndose constatado la ausencia de proveedores en el SICE y en el municipio de Popayán, conforme con el estudio de mercado realizado por el Rector.

Deberá ser una CONVOCATORIA PÚBLICA para asegurar que si no hubo oferta se debió realmente a la falta de interés o de físico proveedor y no al desconocimiento de la invitación a presentar oferta.

No debe ser causal válida para contratar o comprar en un municipio diferente a Popayán, el menor precio del bien ya que el Reglamento del Consejo Directivo de la IE los Comuneros es para compras y contratos inferiores al 20 SMLMV y está destinado a aplicarse en el municipio de Popayán.

Lo anterior para dar la protección a los “… principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse los contratos,…y la eficacia y la celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos”, principios que se aducen en el Artículo 17 del Decreto 4791/2008.

A la luz de los anteriores principios (eficacia, celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos) es claro que el menor precio de un bien o servicio en otro municipio no siempre sería el más económico puesto que al comprar en otro lugar, deberá tenerse en cuenta los costos de trasporte, de viáticos, manutención y estadía del Rector. Estos costos en cuestión, son fácilmente cuantificables y basta sumarlos al supuesto menor precio pagado para que tengamos una idea, así sea aproximada, de lo antieconómico que podría resultarle al FSE comprar por fuera de su municipio de ubicación, teniendo en este oferta comercial del bien.

Para las compras con base en el Reglamento del consejo Directivo, no es necesario que el proponente esté inscrito en el SICE, ni en el RUP, pero los precios que aparecen en el SICE o en el mercado local sí obligan como referente para la oferta que haga dicho proponente y sobre todo obliga para el FSE.

CUARTO: -El documento de Justificación Previa indicará el plazo dentro del cual se cumplirá con la ejecución del contrato o el día cierto y el lugar en el cual se recibirá el bien o servicio, lo cual deberá constar en actas, tanto de inicio de ejecución como de recibo a satisfacción o no del bien o servicio

Ver en anexo 1: FORMATO DE JUSTIFICACION PREVIA DE LA NECESIDAD A CONTRATAR CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO

FASE DE LA SELECCIÓN, LA FIRMA, LA EJECUCIÓN Y LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO


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En la Justificación Previa cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo, la IE los Comuneros deberá establecer en forma razonada cuál será el procedimiento o la modalidad de selección que utilizará para escoger al contratista: En la citada Justificación, el Rector dirá, por ejemplo, que utilizará el Reglamento del Consejo Directivo para contratar, porque los bienes y servicios valen MENOS de 20 SMLMV. O en los Pliegos de Condiciones Simplificados dirán que se convoca una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA porque el valor del bien o servicio no supera los 28 SMLMV, y no sería procedente contratar con base en el reglamento del Consejo Directivo. Igual explicación deberá darse en los Pliegos de Condiciones normales.

Definido el procedimiento o modalidad contractual que deba convocarse se procederá según la normativa a seleccionar al contratista, para luego suscribir el respectivo contrato, ejecutarlo y una vez agotado el objeto, LIQUIDARLO.

Una vez ejecutado el presupuesto a través de la actividad contractual, el establecimiento educativo tendrá en su bodega todo aquello que necesita para funcionar y prestar el servicio durante el año lectivo, razón por la cual no habrá necesidad de realizar ninguna otra compra durante el período, salvo que por algún eventual motivo muy especial se haya agotado algún bien de la bodega. O deba contratar algún servicio esporádico y transitorio, puesto que debe entenderse que también se realizaron los mantenimientos y demás trabajos que conforme con lo previsto en el presupuesto.

INVITACIÓN PÚBLICA A PROPONER U OFERTAR

Se recomienda la Convocatoria Pública por considerar que es lo más acorde con el deber de protección de los principios de IGUALDAD, TRASPARENCIA y PUBLICIDAD: La Convocatoria Pública NO riñe con la acogida en el Reglamento de un procedimiento ágil, de 3, 4 días o un poco más, obviamente dependiendo de la complejidad del objeto. Así las cosas tendríamos:

CONVOCATORIA PÚBLICA: La Convocatoria pública se cumpliría fijando la invitación a contratar o suministrar el bien o servicio, mínimo por UN (1) DÍA HÁBIL en la página WEB, o Cartelera en lugares visibles y de fácil acceso al público en general (NO en la Rectoría o en la Secretaría de la institución), o a través de la emisora local u otro medio de comunicación de cobertura en el municipio. En los casos anteriores, se dejará constancia escrita y documental en la carpeta de cada contrato o convocatoria, del tiempo en que estuvo fijada la invitación a contratar y el medio o medios utilizados.

El contenido de la Convocatoria Pública o invitación a proponer se debe exponer los elementos básicos y fundamentación de la Convocatoria o Invitación a ofertar, los cuales están en la Etapa Preparatoria del Contrato, desde la confección del Presupuesto y el Plan de Compras y el documento de Justificación Previa de la necesidad.

Ver anexo 2. FORMATO DE CONVOCATORIA PÚBLICA

PROCEDIMIENTO DEL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV

NUMERO CICLO ACCION RESPONSABLE DOCUMENTOS REQUERIDOS

1 P Recibe al docente o administrativo la solicitud de compra de elementos, diligenciada

Directivo ( coordinador de la

sede o jornada)

Formato de solicitud de compra de


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elementos, diligenciado

2 H Verifica si la necesidad está prevista, o sea, la obra, bien o servicio, en el Presupuesto y Plan de Compras del año


sede o jornada

Presupuesto anual y plan de

compras del año

3 H Remite al Rector la solicitud firmada y con visto bueno


sede o jornada

Formato de solicitud de compra de elementos,

diligenciado y con visto bueno de coordinador

4 V Verifica en el SICE si hay oferta para la necesidad. Si no hay oferta, hace estudio de mercado.

Rector Aplicativo SICE y solicitud de cotizaciones

5 H Informa precios del bien o servicio de acuerdo a la oferta SICE o estudio de mercado

Rector Comunicación interna con relación de

precios6 H Recibe comunicación interna de precios del bien

o servicio de acuerdo a la oferta SICE o estudio de mercado

Tesorera Comunicación interna con relación de precios y

anexos de cotizaciones o

pantallazos SICE

7 H Expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo que se hace con base en el SICE o el estudio previo de mercado

Tesorera Comunicación interna con relación de precios y

anexos de cotizaciones o

pantallazos SICE;

presupuesto y orden de

compras del período

8 V Presenta Justificación Previa de la necesidad con las explicaciones del caso indicando el #, fecha y el valor del CDP. Ver formato de Justificación previa

Solicitante de la compra

formato de Justificación

previa, diligenciado

9 H Clasifica el objeto contractual, en grupo 1 o 2, y crea subgrupos, si es necesario

Rector formato de Justificación


y plan de compras del

período10 A Constituye un único o varios objetos

contractuales, según sea el casoRector formato de

Justificación


13



y plan de compras del

período11 H Diligencia Invitación Pública a presentar ofertas Rector Formato de

convocatoria publica

12 H Realiza Invitación Pública a presentar ofertas, mínimo por un día hábil, o varios, dependiendo de lo que disponga el CD: bien en página de la IE, Cartelera Pública u otro medio similar

Rector Aplicativos, carteleras, publicidad

radial o visual, páginas

Institucionales13 H Recibe las propuestas dentro del plazo indicado

en la Invitación. Examina documentos-requisitos habilitantes. Por ejemplo: si acreditan cumplimiento Art. 50 Ley 789, o copia del RUT o de la Cédula,…

Rector Propuestas recibidas

14 H Informa verificación de los requisitos habilitantes para poder participar y término para subsanar-aportar requisito faltante. Este informe se hace conocer de todos.

Rector Propuestas recibidas y

documentos anexos

15 V Selecciona la Oferta más Favorable, o sea la de MENOR PRECIO siempre que el proponente haya acreditado los requisitos para participar, la cantidad y calidad solicitada

Rector Propuestas recibidas y

documentos anexos

16 H Elabora carta informando formalmente la adjudicación a través de carta de aceptación o una minuta contractual que deberán firmar el proponente y el Rector

Secretaria Propuesta ganadora

17 H Expide el Registro Presupuestal a nombre del proponente selecciona que ya es el contratista

Tesorera Carta de formalización

de adjudicación y propuesta ganadora

18 V Realiza seguimiento al contrato ya sea por compra del bien o servicio e informa el estado de avance, en los períodos establecidos en el contrato. Acta de informe de avance firmada por las dos partes.

Interventor del contrato

Formato de actas

institucionales

19 V Indica si el contrato se ha ejecutado Esto es con la entrega del bien comprado. Si es obra o servicio, con la realización de la obra o la prestación del servicio totalmente terminada

Interventor del contrato

Formato de acta de recibido a satisfacción

de la compra o servicio

20 V Recibe Acta de Recibo a Satisfacción y Pago. Tesorera Formato de acta de recibido a satisfacción

de la compra o


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servicio firmado por las dos

partes21 A Exige los documentos para el pago y solicita

recibo de cancelación de la seguridad social y pago de parafiscales. Art. 50 Ley 789.

Tesorera Documentos de identificación y

demás de parafiscales al

día

Aspectos a tener en cuenta:

Si la solicitud de compra no está incluida en el plan de compras debe devolverse al solicitante justificando la devoluciónTodas las consultas del SICE deben dejarse impresas con el pantallazo respectivo, ya que constituyen evidencia; incluyendo los pantallazos que por falla técnica no nos hayan permitido ingresar en ella.

Si la obra, el bien o el servicio valen MENOS de 20 SMLMV, entonces el Rector aplicará el procedimiento establecido en el Reglamento del Consejo Directivo. ($ 11.334.000)

Si la cuantía de la obra, bien o servicio oscila entre los 20 y los 28 SMLMV, obliga la convocatoria de una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA aplicando el Decreto 2516/2011, modalidad que no es tan ágil como el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo, pero sí más rápido que las otras modalidades contractuales. ($ 15.867.600)

Si la cuantía de la obra o de los bienes o servicios superan los 28 SMLMV sin exceder los 280 SMLMV, entonces al FSE le obliga contratar según la modalidad de la SELECCIÓN ABREVIDADA (Subasta Inversa y De Menor Cuantía). ($ 158.676.000)

Si la cuantía supera los 280 SMLMV, el Rector convocará un Licitación Pública, para contratar la obra pública, los bienes o servicios que NO SEAN de características técnicas uniformes y común utilización. ($ 158.676.000)

V. Si lo requerido por el FSE son servicios profesionales, técnicos y oficios específicos, contratará en forma directa, teniendo en cuenta el cumplimiento de las causales “a, c, e, g, h, i”, del Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150; además, con base en el Artículos 32 Numeral 3 de la Ley 80/1993, 82 del Decreto 2474/2008 y el Numeral 11 del Decreto 4791/2008, sin olvidar las prohibiciones del Artículo 13, ibídem

ANEXOS

ANEXO 1: FORMATO DE JUSTIFICACION PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRATAR CON BASE EN EL REGIMEN DEL CONSEJO DIRECTIVO ( GAF-F-33-VER (1))


15


ANEXO 2: FORMATO DE REGLAMENTO DE CONSEJO DIRECTIVO PARA CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS GAF-F-30-VER (1)


16


ANEXO 3: FORMATO DE PRESENTACION DE OFERTA POR PARTE DE LOS PROPONENTES

GAF-F-31-VER (1)


17


ANEXO 4: FORMATO DE PRESENTACION DE LA OFERTA ECONOMICA POR PARTE DE LOS PROPONENTES

GAF-F-32-VER (1)

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